Manuel
des décaissements
Banque africaine de développement
Manuel
des décaissements
Tous droits réservés
Groupe de la Banque africaine de développement.
Avertissement : Le Manuel des décaissements présente les politiques et procédures de décaissement de la
Banque africaine de développement. Les documents de politiques et procédures de la Banque mentionnés dans
le présent Manuel sont accessibles sur notre site web http://www.afdb.org et peuvent également être obtenus
en nous écrivant l’adresse loandisbursements@afdb.org. Le présent Manuel n’examine pas de façon exhaustive
tous les documents, politiques et procédures mentionnés. Le lecteur est invité à consulter le document de référence pour en connaître la teneur. Le présent Manuel ne constitue pas un document contractuel ou juridique.
Il ne crée pas de droits juridiques, lesquels sont énoncés exclusivement dans les accords juridiques conclus
avec la Banque, et ne doit pas être utilisé pour interpréter de tels droits.
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Acronymes
ii
BAD
Banque africaine de développement
BIC
Code d’identification bancaire
CEP
Cellule d’exécution du projet
DSP
Document de stratégie pays
DTS
Droit de tirage spécial
ERD
État récapitulatif des dépenses
FAD
Fonds africain de développement
FAE
Facilité africaine de l’eau
FAPA
Fonds d’assistance au secteur privé en Afrique
FEF
Facilité en faveur des états fragiles
FFBC
Fonds forestier du bassin du Congo
FSN
Fonds spécial du Nigeria
GR
Garantie de remboursement
IAEAR
Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement
en milieu rural
IBAN
Numéro de compte bancaire international
LC
Lettre de crédit
MPP
Mécanisme de financement de la préparation des projets
NEPAD
Nouveau partenariat pour le développement de l’Afrique
OE
Organe d’exécution
PAR
Prêt d’appui aux réformes
PMR
Pays membre régional
PNB
Produit national brut
PRI
Pays à revenu intermédiaire
UC
Unité de compte
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Acronymes
Acronymes
Acronymes
Table des matières
iii
Table des matières
1.
2.
3.
4.
Le Groupe de la Banque africaine de développement
1
1.1
Objectif du Groupe de la Banque africaine de développement
1
1.2
La Banque africaine de développement (BAD)
1
1.3
Le Fonds africain de développement (FAD)
2
1.4
Le Fonds spécial du Nigeria (FSN)
2
1.5
Les critères de financement
2
Le cycle de projet
4
2.1
Le document de stratégie pays
4
2.2
Identification
4
2.3
Préparation
5
2.4
Evaluation
5
2.5
Négociation et approbation du Conseil
5
2.6
Signature et entrée en vigueur
5
2.7
Exécution et supervision
5
2.8
Achèvement du projet
5
2.9
Évaluation rétrospective
5
Politiques en matière de décaissement
8
3.1
Accords
8
3.2
Conditions générales
8
3.3
Accords juridiques
9
3.4
Acquisition de biens, travaux et services
9
3.5
Annulations
9
3.6
Suspension des décaissements
10
3.7
Lettre de décaissement
10
Procédures de décaissement
12
4.1
Entrée en vigueur
12
4.2
Conditions préalables au premier décaissement et autres conditions
12
4.3
Personnes habilitées à signer les demandes de décaissement
12
4.4
Financement rétroactif
12
4.5
Dépenses éligibles
12
4.6
Catégories de dépenses
13
4.7
Réallocation des ressources du prêt
13
4.8
Pièces justificatives
13
4.9
Monnaie de décaissement
13
4.10
Taux de change applicables aux décaissements
14
4.11
Transmission des demandes de décaissement
14
4.12
Remboursements
15
4.13
Contrats
15
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Table des matières
Table des matières
Table des matières
Table des matières
5.
6.
4.14
Références bancaires
16
4.15
Décaissements à l’approche de la date de clôture
16
4.16
Honoraires d’audit de clôture
16
Méthodes de décaissement
19
5.1
Introduction
19
5.2
Remboursement des dépenses effectuées par l’emprunteur
19
5.3
Paiement au titre d’une garantie de remboursement (GR)
21
5.4
Fonds de roulement ou compte spécial
24
5.5
Paiement direct
29
5.6
Décaissement des prêts d’appui budgétaires/ prêt à l’appui des réformes
29
Gestion financière
32
6.1
Capacité de gestion financière
32
6.2
Gestion comptable
32
6.3
Normes et pratiques comptables
32
6.4
Évaluation du système comptable
32
6.5
Etats financiers du projet
32
6.6
Rapports financiers
33
6.7
Tenue des comptes et classement
33
6.8
Conservation des documents
33
6.9
Rapports des décaissements
34
6.10
Audit
35
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Table des matières
iv
Table des matières
v
Liste des figures
Figure 1: Le cycle de projet
4
Tableau 2.1: Dates importantes du cycle de projet
6
Tableau 4.1: Sources de financement et devises respectives
14
Tableau 5.1: Méthodes de décaissement
19
Tableau 5.2: La méthode de Remboursement – Documents requis
20
Tableau 5.3: La méthode de Garantie de remboursement – Documents requis
23
Tableau 5.4: La méthode du compte spécial - Documents requis
27
Tableau 5.5: La méthode du paiement direct - Documents requis
30
Liste des annexes
Annexe 1: Liste des bureaux dans les pays régionaux
38
Annexe 2: Pays membres de la BAD
39
Annexe 3: Etats participants au FAD
40
Annexe 4: Exemple de lettre de décaissement
41
Annexe 5: Exemple de lettre désignant les Signataires autorisés
44
Annexe 6: Formulaire A1-Demande de décaissement
45
Annexe 7 : Formulaire A2-Etat récapitulatif des dépenses
48
Annexe 8 : Formulaire A3-Budget prévisionnel d’activités
50
Annexe 9 : Formulaire B1-Demande de garantie de remboursement
52
Annexe 10 : Formulaire B2-Exemple de garantie de remboursement
54
Annexe 11 : Demande d’approbation d’amendement à la lettre de crédit
56
Annexe 12 : Exemple d’état de rapprochement des avances au compte spécial
57
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Table des matières
Table des matières
Liste des tableaux
Préface
Préface
Préface
vii
Préface
Le Manuel des décaissements (le Manuel) présente les politiques, les directives, les pratiques et les procédures
en matière de décaissement du Groupe de la Banque africaine de développement (BAD). Il sert d’outil de référence
pour le personnel de la Banque, les emprunteurs , les agences d’exécution , les cofinanciers, les fournisseurs
et d’autres parties contractantes en ce qui concerne l’élaboration, le traitement et la gestion des décaissements
L’accord portant création de la Banque
La politique de recouvrement des arriérés sur les prêts du
Groupe de la Banque
Les accords de prêts ou les protocoles d’accord
Les directives en matière d’élaboration de rapports financiers et d’audit des projets
Les conditions générales applicables aux accords de
prêts, de garanties et de dons
Les directives du Groupe de la Banque relatives à l’annulation des prêts
La politique relative aux dépenses éligibles au
financement des opérations du Groupe de la Banque
Les directives en matière de gestion financière et d’analyse financière des projets
Les règles et procédures pour l’Acquisition de Biens et de
Travaux
La lettre de décaissement
Les règles et procédures pour l’utilisation des consultants
Le rapport d’évaluation de projet
Les principes et les procédures décrits dans ce Manuel s’appliquent aux projets et programmes
d’investissement publics ou garantie par l’Etat qui sont financés en totalité ou en partie par les ressources
du Groupe de la Banque. Ils s’appliquent également aux fonds spéciaux, aux fonds fiduciaires financés par
les bailleurs de fonds et administrés par la Banque et aux opérations cofinancées pour lesquelles un partenaire
au développement a demandé à la Banque d’administrer les décaissements. Le présent Manuel remplace
tous les manuels précédents et est applicable immédiatement. Il est disponible sur le site web de la Banque
(http://www.afdb.org).
Il sera mis à jour de façon régulière pour refléter les opinions des utilisateurs, les leçons tirées et l’évolution
des politiques et pratiques relatives à l’administration des décaissements.
Le Département du contrôle financier est chargé de la pertinence, du bien-fondé des dispositifs de
décaissement et de l’approbation des demandes de décaissement pour les financements octroyés ou
administrés par la Banque. Pour obtenir de plus amples renseignements vous pouvez visiter notre site web:
www.afdb.org, ou prendre contact avec notre bureau (voir annexe 1), ou nous contacter à l’adresse suivante:
Division des décaissements
Département du controle financier
Banque africaine de développement
Avenue du ghana / BP. 323
1002 Tunis belvédere / Tunisie
Fax
: +216 71 25 20 53
Email
: loandisbursements@afdb.org
1
“Emprunteur(s) dans le Manuel est utilisés pour désigner soit « emprunteurs » et/ou donataires.
Le terme organe d’exécution (OE) est utilisé de façon interchangeable avec Cellule d’Exécution du Projet (CEP). L’emprunteur désigne
un organe d’exécution qui devient une CEP.
3
“Prêt” dans ce Manuel est utilisé pour désigner dons sauf si le contexte précise autrement.
2
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Préface
Préface
pour une exécution efficiente et efficace des projets. Le Manuel complète les documents suivants:
Chapitre 1
Le Groupe de la Banque africaine
de développement
Le Groupe de la BAD
1
1. Le Groupe de la Banque africaine
de développement
Objectif du Groupe de la Banque africaine de développement
L a mission du groupe de la Banque africaine de développement qui comprend la Banque africaine de
développement (BAD), le Fonds africain de développement (FAD) et le Fonds spécial du Nigeria (FSN)
est de promouvoir le développement économique et social de ses pays membres régionaux (PMR). Pour
ce faire, la Banque :
•
•
•
•
Mobilise des ressources pour le financement des projets et programmes ;
Entreprend seule ou en participation, la sélection, l’étude et la préparation des projets, des entreprises
et des activités tendant à ce développement ;
Fait la promotion de l’investissement de capitaux publics et privés en Afrique; et
Fournit l’assistance technique qui peut être nécessaire en Afrique pour l’étude, la préparation, le
financement et l’exécution de projets et programmes de développement.
Bien que le FAD et le FSN soient juridiquement et financièrement distincts de la BAD, ils sont administrés
par le même personnel et leurs opérations sont soumises aux mêmes standards de performance que
ceux de la BAD.
1.2
La Banque africaine de développement (BAD)
L’Accord portant création de la BAD a été adopté à Khartoum en 1963 et mis en vigueur en 1964. La
Banque a officiellement commencé ses opérations en 1967. A la suite d’un amendement apporté à
l’Accord en 1982, le capital de la BAD a été ouvert à des pays non régionaux.
Ses ressources proviennent des ressources ordinaires et des ressources spéciales. Les ressources
ordinaires sont:
•
•
•
•
•
Les actions souscrites du capital autorisé par ses 77 pays membres (voir l’Annexe 2), dont une partie est
appelable ;
Les fonds reçus en remboursement des prêts BAD ;
Les fonds obtenus par emprunt sur les marchés financiers internationaux ;
Le revenu généré des prêts de la BAD ; et
D’autres revenus reçus par la Banque, par exemple le revenu provenant de placements.
L’Article 8 de l’Accord portant création de la BAD autorise l’institution à créer, à administrer et à gérer des
fonds spéciaux conformément à ses objectifs et fonctions.
En vertu de ces dispositions, le Fonds africain de développement (FAD) a été créé avec des États non africains
en 1972 et le Fonds spécial du Nigeria (FSN) avec le gouvernement nigérian en 1976.
Les autres fonds spéciaux de la Banque sont :
Facilité africaine de l’eau (FAE)
Fonds forestier du bassin du Congo (FFBC)
Facilité en faveur des états fragiles (FEF)
Fonds d’assistance au secteur privé en Afrique (FAPA)
Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM)
Fonds pour les pays à revenu intermédiaire (PRI)
NEPAD - IPPF
Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement en milieu rural (IAEAR)
4
L’expression Groupe de la Banque se rapporte à la Banque africaine de développement (BAD), au Fonds africain de développement
(FAD) et au Fonds spécial du Nigeria (FSN). Lorsque le cas ne concerne qu’une de ces institutions, cela est précisé.
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Chapitre 1
Le Groupe de la BAD
1.1
Le Groupe de la BAD
2
Les fonds spéciaux sont régis par les politiques et procédures de décaissement de la Banque, tel que décrit
dans leurs manuels d’opérations respectifs.
Le Fonds africain de développement (FAD)
L’Accord portant création du FAD, qui comprend la BAD et les États participants, a été signé en Algérie en
1972 et est entré en vigueur en 1973. Le FAD fournit une assistance aux pays en développement à faible
niveau de revenu par habitant par le biais de don et de prêts à des conditions concessionnelles. Les ressources
du FAD proviennent des contributions et des reconstitutions périodiques des 26 États non africains participants
(voir l’Annexe 3). Les reconstitutions des ressources du Fonds interviennent normalement tous les trois ans,
sauf décision contraire des États participants. L’éligibilité d’un pays aux ressources FAD dépend essentiellement
de la situation économique observée dans le pays, évaluée sur la base du PNB par habitant et de la capacité
à rembourser la dette.
1.4
Le Fonds spécial du Nigeria (FSN)
Le FSN a été créé à la suite d’un accord signé entre le Gouvernement nigérian et la BAD en 1976 et est entré en
vigueur la même année. L’accord initial a expiré en 2006. Après deux prorogations provisoires d’une année
chacune, l’accord a été prorogé pour une nouvelle période de 10 ans en 2008. Le FSN appuie les efforts de
développement des pays membres régionaux du Groupe de la Banque, en particulier les plus nécessiteux d’entre
eux. Ses ressources sont intégralement constituées des contributions du gouvernement nigérian et du revenu
généré par ses opérations.
1.5
Les critères de financement
Eligibilité
Les critères d’octroie des prêts sont fonction des sources de financement. L’éligibilité d’un PMR à une des
trois sources de financement dépend essentiellement de la situation économique du pays évaluée sur la
base du produit national brut (PNB) par habitant et de sa capacité à assurer le service de la dette. Ainsi,
les PMR sont classés en trois catégories : la catégorie A (pays FAD exclusivement), la catégorie B (pays
éligibles à la fois aux ressources BAD et aux ressources FAD) et la catégorie C (pays exclusivement BAD).
Monnaie d’engagement
Pour le financement BAD, le prêt est libellé dans une des monnaies d’emprunt de l’institution à savoir le
dollar EU, l’euro, le yen et le rand sud-africain, au choix de l’emprunteur. Les prêts et les dons du FAD et
du FSN sont libellés en unités de compte (UC). L’unité de compte est égale à un droit de tirage spécial
(DTS) du Fonds monétaire international(FMI).
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Chapitre 1
Le Groupe de la BAD
1.3
Le cycle de projet
Chapitre 2
Le cycle de projet
4
2. Le cycle de projet
L es projets financés par le Groupe de la Banque sont élaborés et gérés selon un cycle. Il s’agit d’une succession d’étapes qui vont de l’identification à l’évaluation rétrospective, en vue de la réalisation d’objectifs
spécifiques conformes au plan de développement du pays concerné et à la stratégie de la Banque.
Chapitre 2
Le cycle de projet
Figure 1 Le cycle de projet
Les principales dates du cycle de projet figurent au tableau 2.1.
2.1
Le document de stratégie pays
La Banque collabore avec chaque pays membre régional emprunteur pour la formulation d’une stratégie de
développement et d’un programme opérationnel décrit dans un document de stratégie pays (DSP).
Lors de la préparation du DSP, la Banque procède à une analyse et à des études économiques pluridisciplinaires en consultation étroite avec le gouvernement, les différentes parties prenantes dans le pays et les partenaires au développement. Le DSP procède à une analyse globale des secteurs susceptibles de bénéficier
des concours de la Banque. Il oriente les interventions de l’institution dans les pays et constitue le principal
instrument de la concertation sur les stratégies avec les pays.
2.2
Identification
En se basant sur le DSP, la Banque, en concertation avec le pays concerné, introduit dans sa réserve de
projets, les projets jugés réalisables et justifiés aux plans technique, socioéconomique, financier et environnemental.
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d e s
d é c a i s s e m e n t s
Le cycle de projet
5
2.3
Préparation
La Banque détermine, au cours de cette étape, les conditions de succès du projet en se basant sur les impacts positifs attendus aux plans : économique, financier, social et environnemental.
2.4
Evaluation
La Banque est responsable de l’évaluation du projet. Durant cette étape, elle examine les études techniques,
environnementales, économiques, financières5, institutionnelles et sociales menées lors de l’étape de la préparation. L’évaluation aboutit à la préparation du rapport d’évaluation du projet sur lequel se fonde la décision de financement de la Banque ainsi que les documents juridiques.
2.5
Négociation et approbation du Conseil
Au cours des négociations officielles, la Banque et l’emprunteur s’accordent sur le contenu du rapport d’évaluation du projet, du projet d’accord (ou les accords) juridique(s), et du projet de lettre de décaissement. Après
les négociations, la Banque soumet la proposition de financement au Conseil pour approbation.
2.6
Signature et entrée en vigueur
Une fois le prêt approuvé, les représentants autorisés de l’emprunteur et de la Banque signent les accords
juridiques. Lorsque l’emprunteur remplit les conditions générales et spécifiques d’entrée en vigueur, la
Banque déclare l’entrée en vigueur des accords juridiques.
2.7
Exécution et supervision
L’emprunteur est responsable de l’exécution du projet; il doit rendre compte périodiquement de son état d’avancement et fournir des états financiers annuels audités. La Banque, à son tour, supervise le projet afin de s’assurer des progrès réalisés et que les fonds décaissés sont utilisés aux fins prévues de manière économique,
efficiente et efficace.
2.8
Achèvement du projet
L’emprunteur prépare et soumet à la Banque un rapport d’achèvement donnant sa propre appréciation sur
l’exécution du projet, les avantages qui en découleront, la performance de divers intervenants, le niveau de réalisation des objectifs, les leçons à en tirer et les mesures prises pour garantir la durabilité des réalisations.
La Banque prépare aussi son propre rapport d’achèvement visant à évaluer les objectifs atteints; les réalisations
et les impacts significatifs ; les chances de durabilité du projet ; la performance de la Banque et de l’emprunteur
; ainsi que les leçons tirées de l’exécution.
2.9
Évaluation rétrospective
Après la préparation des rapports d’achèvement par l’emprunteur et la Banque, la Banque mène une mission
d’évaluation rétrospective ayant pour but de mesurer les réalisations du projet par rapport aux objectifs initiaux.
Cette mission examine la préparation, la conception, évaluation et l’exécution du projet, les coûts et les avantages ainsi que les résultats par rapport aux objectifs initiaux. L’évaluation rétrospective rend également compte
des leçons tirées du projet en vue de renforcer l’efficacité de l’aide au développement et d’améliorer les pratiques
et procédures de la Banque.
5
Comprend une évaluation de la capacité institutionnelle de l’emprunteur et de l’adéquation des systèmes de gestion financière.
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Chapitre 2
Le cycle de projet
La préparation du projet incombe à l’emprunteur qui peut demander l’assistance technique ou financière
de la Banque. Au cours de cette étape, le PMR mène des études et des estimations visant à définir les objectifs, les composantes, les activités, les produits et les résultats attendus du projet. Ces études visent à
confirmer si les objectifs du projet du point de vue technique, environnemental, économique, financier, institutionnel et social sont réalisables selon un calendrier, un cadre institutionnel, et un plan d’exécution définis.
Le cycle de projet
6
Date
Définition
Date d’approbation
Date à laquelle l’autorité compétente à la Banque approuve
l’octroi du prêt
Date de signature
Date à laquelle l’emprunteur et la Banque signent l’accord juridique. Cette date marque le début du calcul de la commission
d’engagement, au besoin, et l’échéancier de remboursement.
Date d’entrée en vigueur
Date à laquelle la Banque notifie à l’emprunteur qu’il a satisfait
les conditions d’entrée en vigueur de l’accord juridique.
Date du premier décaissement
Date à laquelle la Banque notifie à l’Emprunteur qu’il a remplit
toutes les conditions préalables au premier décaissement.
Date de financement rétroactif
Pour les projets éligibles à un financement rétroactif, date antérieure à la date de l’accord juridique telle que mentionné dans
ledit l’accord, à partir de laquelle les paiements sont éligibles
au remboursement.
Date de clôture
Date mentionnée dans le document juridique après laquelle la
Banque met fin au droit de l’emprunteur d’effectuer des retraits
du compte du prêt. L’emprunteur peut solliciter une prorogation de la date de clôture en fournissant une justification appropriée au moins six mois avant cette date. Les dépenses
effectuées après la date de clôture ne peuvent pas être financées par les ressources du prêt.
Date limite du dernier décaissement
La Banque peut accepter pendant une durée limitée (n’excédant pas trois mois) après la date de clôture de couvrir des dépenses pour l’achat des biens, ou des travaux effectués ou
des services effectués avant ou à la date de clôture.
Date de remboursement
Dates auxquelles l’emprunteur effectue les paiements au titre
du service de la dette (commissions et principal) à la Banque.
Ces dates sont arrêtées au moment des négociations, généralement sur base semestrielle, et précisées dans l’accord juridique.
M a n u e l
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d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 2
Le cycle de projet
Tableau 2.1: Dates importantes du cycle de projet
Politiques en matière de décaissement
Chapitre 3
Politiques en matière de décaissement
8
3.1
Accords
L es dispositions de l’Accord portant création de la Banque6 énoncent trois principes de base en matière
de décaissement au titre de projets de développement.
•
Article 17(d): “Le produit d'un prêt, d'un investissement ou d'une autre opération de financement entreprise
dans le cadre des opérations ordinaires de la Banque, servira à l'acquisition uniquement dans les pays
membres, des biens et services qui y sont produits sous réserve des cas où le Conseil d'administration
décide d'autoriser l'acquisition des biens et services dans un pays non membre ou produits par un pays
non membre, si des circonstances particulières rendent commode une telle acquisition, comme par
exemple lorsqu'un pays non membre fournit à la Banque des fonds importants”
Depuis le 1er novembre 2008, le Fonds africain de développement permet aux entreprises et aux particuliers
de tous les pays de fournir des biens, des travaux et des services dans le cadre de projets qu’il finance. Les
ressources engagées dans les opérations de la Banque africaine de développement et du Fonds spécial du
Nigeria sont utilisées pour l’acquisition de biens et de travaux, y compris les services connexes, fournis par
les soumissionnaires provenant des pays membres.
•
Article 17(g): “Lorsque la Banque accorde un prêt direct, elle n'autorise l'emprunteur à tirer sur les
fonds que pour couvrir les dépenses relatives au projet, au fur et à mesure qu’elles sont effectuées”
•
Article 17(h): “La Banque prend des dispositions pour s'assurer que le produit d’un prêt quelconque consenti
ou garanti par elle est employé exclusivement aux fins auxquelles ledit prêt a été accordé, en donnant aux
considérations d'économie et de rendement l’importance qui leur est due”
3.2
Conditions générales
Les prêts et dons du groupe de la Banque sont régis par les Conditions générales applicables aux
accords de prêts, de garanties et de dons de la Banque africaine de développement et du Fonds
africain de développement. Les Conditions générales, qui font partie intégrante de l’accord juridique,
couvrent entre autres les domaines suivants :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Le remboursement et le paiement des intérêts et autres charges ;
L’utilisation des monnaies ;
Le décaissement des ressources ;
L’annulation et la suspension ;
L’exigibilité anticipée ;
L’exécution du projet ;
L’opposabilité ;
L’entrée en vigueur, les conditions opérationnelles et l’extinction ;
D’autres clauses juridiques.
Au cas où une disposition d’un accord juridique est en contradiction avec les dispositions des conditions
générales, c’est la disposition de l’accord juridique qui prévaut.
6
Les mêmes principes de base sont énoncés à l’Article 15 de l’Accord portant création du Fonds africain de développement.
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 3
Politiques de décaissement
3. Politiques en matière de décaissement
Politiques en matière de décaissement
3.3
Accords juridiques
Le principal document juridique concernant un projet ou un programme financé par le Groupe de la Banque
est un accord signé par l’emprunteur et la Banque qui précise les conditions spécifiques du prêt. Il s’agit de
l’accord de prêt dans le cas des prêts, et du protocole d’accord pour les dons.
Lorsque la Banque octroie un prêt à une entité du secteur public autre que l’état membre, elle conclut également
un accord de garantie avec le pays membre ou, conformément aux règles applicables, avec une autre entité
acceptable, qui sera ainsi considérée comme garant.
Les accords juridiques énoncent les conditions spécifiques, notamment, les points suivants entre autres :
•
•
•
•
•
•
La monnaie et le montant du financement ;
Les activités spécifiques pour lesquelles des dépenses peuvent être engagées ;
Les conditions financières et les modalités de remboursement, si applicable ;
L’information financière à fournir et les exigences en matière d’audit ;
Les dispositions relatives à l’acquisition des biens et services ;
Les conditions de décaissement applicables ;
•
Les dates importantes dans le cycle de projet.
L’accord juridique peut être amendé soit sur avis à l’emprunteur, soit par accord mutuel entre la Banque
et l’emprunteur. Un amendement qui modifie de manière significative les conditions initiales approuvées
peut exiger l’approbation du Conseil d’administration.
3.4
Acquisition de biens, travaux et services
L’acquisition de biens et services financée par la Banque est régie par les Règles et procédures de la Banque
pour la fourniture des biens et travaux, et aux Directives de la Banque pour l'utilisation des services de
consultants. Les dispositions d’acquisition spécifiques à un projet donné sont énoncées dans l’accord juridique
et s’ajoutent à ces règles. Le respect de ces règles et procédures constitue une obligation contractuelle de
l’emprunteur et contribue à une bonne exécution du projet et facilite les décaissements.
La responsabilité de l’exécution du projet, de l’attribution et de l’administration des contrats incombe à
l’emprunteur. La Banque supervise les activités relatives à l’attribution des contrats menées par l’emprunteur
conformément aux dispositions de l’accord juridique et comme précisé dans le plan d’acquisition du projet.
3.5
Annulations
Les Conditions générales et les directives relatives à l’annulation des prêts de la Banque africaine de développement
et du Fonds africain de développement précisent les conditions et les procédures qui s’appliquent aux annulations.
Avant l’annulation, la Banque s’assure qu’il n’existe pas de demandes de décaissement en instance ou
d’engagement pris et que les contrats financés par les ressources du prêt qui n’ont pas été entièrement décaissés
ont été annulés de façon régulière. La Banque n’annulera aucun montant pour lequel elle aura conclu un engagement
spécial pour couvrir les lettres de crédit, sauf si le texte de cet engagement prévoit le contraire.
Les commissions d’engagement, s’il y a lieu, continuent de s’accumuler au-delà de la date de clôture mentionnée
dans l’accord de prêt, même si cette date n’a pas été prorogée. Seule l’annulation de la portion non utilisée
du prêt met fin à la commission d’engagement.
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 3
Politiques de décaissement
9
Politiques en matière de décaissement
3.6
Suspension des décaissements
La Banque peut suspendre les décaissements si l’emprunteur ne respecte pas les conditions mentionnées
dans l’accord de prêt ou dans les conditions générales. La suspension peut s’appliquer à un ou plusieurs
prêts ou à des composantes spécifiques. L’annulation des décaissements entre en vigueur à la date à laquelle
la décision est prise et reste en vigueur jusqu’à la date à laquelle les facteurs qui l’ont motivée cessent de se
produire et à la notification par la Banque du retrait total ou partiel de la suspension.
Dans le cas de manquements liés au service de la dette, la Banque suspend les décaissements liés à tous
les prêts octroyés au pays membre ou garantis par celui-ci. La Politique en matière de recouvrement des
arriérés sur prêts prévoit les divers types de sanctions et des exemptions.
3.7
Lettre de décaissement
La lettre de décaissement (voir l’Annexe 4) fournit aux emprunteurs et aux agences d’exécution des instructions
spécifiques relatives aux décaissements concernant un prêt donné. Un projet de lettre de décaissement est
accepté de commun accord par la Banque et l’emprunteur lors des négociations. Après la signature de l’accord
de prêt, la Banque envoie à l’emprunteur une lettre de décaissement signée.
Dans certains projets, plusieurs agences d’exécution ainsi que l’emprunteur peuvent participer à la mise en
œuvre du projet et envoyer des demandes de décaissements à la Banque. Il incombe à l’emprunteur de veiller
à ce que toutes les entités participant au projet reçoivent une copie de la lettre de décaissement signée. La
Banque peut, à la suite de consultations avec l’emprunteur, émettre une lettre de décaissement révisée tenant
compte des modifications apportées aux modalités de décaissement pendant l’exécution du projet.
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 3
Politiques de décaissement
10
Procédures de décaissement
Chapitre 4
Procédures de décaissement
4. Procédures de décaissement
L’emprunteur est responsable de l’exécution des projets et des programmes conformément à tous les accords.
La Banque, quant à elle, suit l’exécution du projet/programme pour s’assurer de sa conformité aux accords, aux
règles et procédures décrites dans le présent Manuel et dans d’autres documents et directives.
4.1
Entrée en vigueur
La Banque déclare l’entrée en vigueur de l’accord de prêt après que l’emprunteur ait satisfait aux conditions
stipulées dans ledit accord et dans les conditions générales.
4.2
Conditions préalables au premier décaissement et autres conditions
Outre les conditions d’entrée en vigueur, le prêt peut être assorti de conditions de premier décaissement et
de conditions applicables aux décaissements ultérieurs. Les documents soumis doivent être des originaux
ou des copies certifiées conformes et acceptables par la Banque. Ces conditions figurent également dans
l’accord juridique.
4.3
Personnes habilitées à signer les demandes de décaissement
L’emprunteur doit désigner, avant le début des décaissements, la(les) personne(s) autorisée(s) à signer les
demandes de décaissement et fournir leur(s) spécimen(s) de signature à la Banque. Il doit indiquer clairement
à cette occasion (voir l’Annexe 5) le nombre et/ou la combinaison de signatures devant figurer sur toute
demande de décaissement. Sauf indication contraire, la désignation entre en vigueur à partir de la date à
laquelle la Banque reçoit la lettre de l’emprunteur.
Les personnes désignées par le représentant autorisé de l’emprunteur signent les demandes de décaissement.
Les documents joints à ces demandes, tels que les états récapitulatifs des dépenses et les programmes
d’activités et budgets doivent être contresignés par le coordonnateur du projet. L’emprunteur peut fournir une
autorisation générale habilitant une ou plusieurs personnes à signer les demandes de décaissement pour tous
les prêts du pays.
Si les signataires autorisés changent au cours de l’exécution du projet, l’emprunteur est tenu d’en aviser la
Banque dans les meilleurs délais et de lui transmettre les signatures des nouvelles personnes désignées.
4.4
Financement rétroactif
En général, les dépenses effectuées avant la date de signature de l’accord juridique ne sont pas admissibles
au financement. Toutefois, sur la base d’un accord préalable entre la Banque et l’emprunteur, une clause
spéciale dans l’accord de prêt autorisant le financement de certaines dépenses effectuées avant la date de
signature peut être ajoutée pour faciliter l’exécution du projet. Cette clause indique le montant du financement
rétroactif, la catégorie de dépense concernée et la date à partir de laquelle les dépenses peuvent être considérées
comme admissibles au financement.
4.5
Dépenses éligibles
Aux termes des Conditions générales, les dépenses éligibles au financement du prêt sont les coûts raisonnables
des biens, travaux et services nécessaires à la réalisation du projet et acquis conformément aux conditions de
l’accord juridique.
M a n u e l
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Chapitre 4
Procédures de décaissement
12
Procédures de décaissement
Les dépenses non éligibles englobent :
•
•
•
Les éléments non prévus dans les catégories de dépenses dans les accords juridiques.
•
•
Les paiements effectués au titre de dépenses engagées après la date de clôture.
4.6
Les éléments acquis de façon non-conforme aux procédures d’acquisition de la Banque.
Les paiements effectués avant la signature des accords juridiques ou, avant la date indiquée dans l’accord
juridique pour le financement rétroactif.
Les dépenses pour lesquelles la Banque n’a pas reçu de pièces justificatives satisfaisantes ou appropriées.
Catégories de dépenses
Les catégories de dépense sont fonction de la nature de la dépense que le projet est appelé à engager au cours
de la période du prêt. Elles permettent de suivre et de gérer les dépenses liées aux activités du projet. Elles sont
indiquées dans le rapport d’évaluation, le document juridique et la lettre de décaissement du projet.
Les décaissements sont effectués dans la limite des montants alloués à chaque catégorie. Toute modification
apportée à la liste des biens et services doit recevoir au préalable l’approbation de la Banque.
Lorsqu’une catégorie nécessite plus de financement qu’initialement prévu, l’emprunteur doit obtenir l’accord
préalable de la Banque avant d’engager de nouvelles dépenses ou de soumettre une demande de décaissement
au titre de cette catégorie de dépense.
4.7
Réallocation des ressources du prêt
Les ressources du prêt ne sont utilisées qu’aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées. Les décaissements
ne peuvent pas être directement imputés à la rubrique “non alloué” prévue dans l’accord de prêt. Toutefois, la
Banque peut, à la demande de l’emprunteur, approuver la réallocation des ressources non allouées ou non
engagées d’une catégorie à une autre catégorie éligible pour la réalisation des objectifs du projet.
4.8
Pièces justificatives
La Banque détermine les types de pièces justificatives à soumettre par l’emprunteur en fonction de la méthode
de décaissement utilisée. Ces pièces justificatives peuvent inclurent : (i) un état récapitulatif des dépenses
éligibles encourues pendant une période donnée, (ii) des documents tels que les factures, avis de débit ou
relevés bancaires, reçus de versement, bordereaux d’expédition tels que les connaissements, chèques, traites
encaissées, lettres de crédit exécutées et approbation préalable ou « non objection » de la Banque.
Le type de pièce requise est arrêté au cours des négociations et reflète les circonstances spécifiques du
projet et les méthodes de décaissement retenues.
4.9
Monnaie de décaissement
Pour les prêts BAD, la Banque décaisse dans la monnaie d’engagement du prêt. Pour les prêts FAD
libellés en UC, la Banque décaisse dans une des monnaies suivantes : le dollar des États-Unis, l’euro, le
yen japonais, la livre sterling et le rand sud-africain, selon le choix de l’emprunteur. Pour le FSN, tous les
décaissements se font en dollars des États-Unis. Le tableau 4.1 récapitule les monnaies d’engagement,
de décaissement et de paiement pour les différentes sources de financement de la Banque.
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 4
Procédures de décaissement
13
Procédures de décaissement
Les paiements sont effectués uniquement dans les devises du contrat.
Tableau 4.1 Sources de financement et devises respectives
Devise
de décaissement
USD, EUR, JPY, GBP et Même que la devise
RAND
d’engagement
Devise
de règlement/Contrat
Don BAD
UAC
Choix de la Banque
Sans restrictions
Prêt FAD
UAC
USD, EURO, JPY et
GBP
Sans restrictions
ADF Grant
UAC
Choix de la Banque
Sans restrictions
FSN
UAC
USD
Sans restrictions
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
Fonds d'assistance au secteur privé en Afrique (FAPA)
USD
USD
USD
Facilité en faveur des États
fragiles (FEF)
UAC
USD et EUR
USD et EUR
Fonds pour l’Environnement
Mondial (FEM)
USD
USD
USD
Fonds pour les pays à revenu intermédiaire (PRI)
UAC
USD et EUR
USD et EUR
IPPF du NEPAD
USD
USD
USD
Initiative pour l’alimentation
en eau et l’assainissement en EUR
milieu rural (IAEAR)
EUR
EUR
Source de financement
Prêt BAD
Facilité africaine de l’eau
(FAE)
Fonds forestier du basin du
Congo (FFBC)
4.10
Devise d’engagement
Sans restrictions
Taux de change applicables aux décaissements
La Banque peut être appelée à acheter la devise demandée à l’aide d’une autre devise. Dans ce cas, elle
achète la devise au taux de change donné par la banque vendeuse.
4.11
Transmission des demandes de décaissement
Le Département du contrôle financier, qui est également représenté dans les bureaux régionaux et nationaux
de la Banque (voir l’Annexe 1), est seul habilité à recevoir et à traiter les demandes de décaissements.
La Banque doit recevoir l’original de la demande de décaissement (les photocopies, les télécopies et les
documents scannés ne sont pas acceptés) signé par le représentant dûment autorisé. La demande doit être
établie en utilisant les formulaires appropriés et comporter toutes les informations requises. Les formulaires
des demandes de décaissement sont fournis sur demande ou disponibles en ligne à l’adresse
http://www.afdb.org.
7
Devise d’engagement: Monnaie dans laquelle est libellé le prêt ou le don.
Devise de décaissement : Monnaie que la Banque utilise pour acheter la devise réclamée par l’emprunteur sur la demande de décaissement. Le service de la dette s’effectue dans la monnaie de décaissement.
9
Devise de règlement/contrat: Monnaie dans laquelle a été payé ou doit être payé les biens et services.
8
M a n u e l
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Chapitre 4
Procédures de décaissement
14
Procédures de décaissement
La Banque vérifie toute information imprécise contenue dans les demandes de décaissement. Dans les cas
où elle ne réussit pas à clarifier une situation dans un laps de temps raisonnable, elle peut approuver la demande
avec un montant réduit ou retourner la demande sans paiement à l’emprunteur.
Numérotation des demandes de décaissement
Pour faciliter l’identification, la demande de décaissement doit comprendre au plus 4 chiffres et être numérotée
par ordre chronologique quelque soit la méthode de décaissement utilisée (exemple 0001, 0002, etc.). Lorsqu’un
projet a plus d’un organe d’exécution, l’OE doit attribuer un code d’identification de 3 caractères alphabétiques
pour chaque organe, exemple 0001ABC à 9999ABC; 0001XYZ à 9999XYZ, etc. Lorsqu’un projet comporte
à la fois un prêt et un don, les demandes de décaissements pour chacun des deux instruments doivent avoir
leur propre numéro chronologique.
Lorsque des justificatifs de dépenses sont soumis sans une demande de réapprovisionnement, la demande
doit être numérotée de façon séquentielle avec un maximum de 4 chiffres suivis de la mention JUS.
Processus de paiement et de notification
Dès l’approbation de la demande de décaissement, la Banque donne des instructions à ses banques dépositaires
pour effectuer le paiement sur le compte du bénéficiaire. Ces instructions sont normalement transmises par
message SWIFT. A la fin de chaque mois, la Banque envoie à l’emprunteur un état des décaissements
confirmés. Cette information est également disponible sur demande.
4.12
Remboursements
La Banque peut demander à l’emprunteur le remboursement des montants décaissés pour les raisons
suivantes :
•
•
•
•
•
•
Avances au compte spécial non justifiées dans un délai raisonnable;
Fonds non utilisés dans le compte spécial et qui ne sont plus requis pour l’exécution du projet;
Montants décaissés à cause d’une erreur de l’emprunteur et qui n’auraient pas dû être décaissés;
Montants décaissés à cause d’une erreur de la Banque et qui n’auraient pas dû être décaissés;
Dépenses jugées non éligibles au financement selon les termes du prêt ou du don; et
Déclaration de passation de marché non conforme après que des paiements aient déjà été effectués au
titre du contrat mis en cause.
Les montants remboursés sont versés sur un compte indiqué par la Banque. La Banque se réserve le droit
d’annuler le montant remboursé ou de créditer le compte du prêt pour des dépenses inéligibles.
4.13
Contrats
Les décaissements sont effectués dans le cadre de contrats conclus entre l’emprunteur et les fournisseurs
uniquement après examen, approbation et notification de la “non objection” de la Banque et ce conformément
aux règles applicables à la passation de contrats, ainsi qu’après réception d’une copie signée du contrat. En
principe, le paiement est effectué dans la monnaie dans laquelle les biens et les services ont été facturés.
Dès réception de la demande de décaissement, qui contient les instructions de l’emprunteur, la Banque effectue
les paiements au bénéficiaire dans les limites du montant approuvé. Si le contrat est payable en plusieurs monnaies,
une demande de décaissement distincte sera requise pour chaque monnaie de règlement et, si nécessaire, le
taux de change utilisé aux fins de paiement doit être indiqué.
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Chapitre 4
Procédures de décaissement
15
Procédures de décaissement
Dans le cadre d’un contrat, les décaissements effectués selon une méthode donnée doivent continuer de s’effectuer
avec cette même méthode pour toutes les demandes ultérieures, à moins que la Banque ne le décide autrement.
Lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’un contrat, les garanties bancaires pour l’avance et les garanties
de bonne fin doivent être libellées dans la monnaie du règlement conformément au contrat signé entre le projet
et le bénéficiaire. L’emprunteur doit veiller à la validité des garanties d’avance et des garanties de bonne fin et
s’assurer qu’elles sont modifiées ou prorogées, le cas échéant.
Les remboursements des retenues de garantie10, dans le cadre de contrats, doivent être effectués à la fin de la
période de garantie ou de mise en service ou sur présentation d’un procès-verbal de réception dressé par le
projet. Nonobstant, la retenue de garantie peut être remboursée contre une garantie bancaire irrévocable fournie
à l’organe d’exécution par l’entrepreneur ou le fournisseur, notamment lorsque le remboursement des retenues
de garantie doit survenir plus de trois mois après la date de clôture du projet. Les garanties doivent être émises
par une banque ou un établissement financier agréé dans le pays où il exerce. Lorsqu’une garantie est émise par
une institution financière non bancaire, elle doit être accompagnée de pièces appropriées confirmant que cette
institution est autorisée à effectuer de telles opérations.
Dans le cadre de l’exécution d’un contrat, les dépassements de coût attribuables à la hausse des prix ou à des
aléas physiques peuvent nécessiter l’établissement d’un avenant au contrat initial. Tous les avenants sont soumis
au même processus d’approbation que le contrat initial.
4.14
Références bancaires
Banque du bénéficiaire : le nom du titulaire du compte, le nom et adresse complète de la banque du bénéficiaire,
le numéro de compte du bénéficiaire, l’IBAN (s’il y a lieu) et le code SWIFT, doivent figurer sur la demande de
décaissement.
Correspondant bancaire de la banque du bénéficiaire : un règlement en faveur d’un bénéficiaire, effectué dans
un pays dans lequel la monnaie de la demande n’a pas cours légal, exige le recours à un correspondant de la
banque du bénéficiaire. Le nom de ce correspondant, son adresse complète, son code SWIFT et le numéro de
compte doivent figurer sur la demande de décaissement.
4.15
Décaissements à l’approche de la date de clôture
La date de clôture du prêt est fonction de la date d’achèvement du projet. Toutes les dépenses admissibles
doivent avoir été effectuées avant cette date. L’emprunteur bénéficie normalement de trois mois supplémentaires
après la date de clôture pour soumettre des demandes de décaissement et des pièces justificatives pour les
dépenses effectuées à la date de clôture ou avant celle-ci. S’il y a des raisons de penser que le projet ne sera
pas achevé à la date de clôture, une demande de prorogation officielle doit être transmise à la Banque au moins
six mois avant la date de clôture.
4.16
Honoraires d’audit de clôture
La Banque autorisera des décaissements pour le règlement des honoraires d’audit de clôture du projet si
l’emprunteur a conclu un contrat à prix global forfaitaire pour l’audit final avant la date de clôture. Ledit audit
doit être effectué et soumis à la Banque dans les six mois suivant la date de fin de l’année fiscale.
Le paiement final aux auditeurs est subordonné à l’approbation du rapport par la Banque.
10
Retenue de garantie: Fonds retenus sur le contrat par l’emprunteur dans l’attente de l’achèvement de façon satisfaisante jusqu’à la fin
de la période de garantie ou jusqu’à une autre date établie.
M a n u e l
d e s
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Chapitre 4
Procédures de décaissement
16
Procédures de décaissement
Afin d’accélérer le traitement des demandes de décaissement, les emprunteurs doivent :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
S’assurer que les conditions relatives à l’entrée en vigueur et au premier décaissement ont été remplies;
Remplir les formulaires conformément aux instructions données;
S’assurer que les demandes de décaissement ont été signées par les personnes habilitées à signer;
S’assurer que les noms et les désignations des personnes autorisées sont lisibles sur la demande;
Indiquer le numéro du prêt ou du don approprié dont les ressources financeront les montants demandés;
Indiquer les numéros de contrat BAD à imputer sur l’État récapitulatif des dépenses (ERD) ;
Transmettre les originaux des demandes au Directeur du Département du contrôle financier ou au représentant résident du bureau national mentionné dans la lettre de décaissement;
Transmettre une copie du contrat concerné ainsi que de tous les avenants
S’assurer que la formulation, la devise, le montant et la période de validité des garanties des avances et
des garanties de bonne fin sont conformes aux termes du contrat;
Soumettre les demandes dans une seule monnaie;
Joindre les pièces justificatives appropriées en anglais ou en français. Si ces pièces sont établies dans une
langue autre que l’anglais et le français, elles doivent être traduites en anglais ou en français;
S’assurer que la facture comporte l’instruction de paiement complète (c’est-à-dire le nom de la banque,
la succursale, l’adresse de la banque, le numéro de compte (l’IBAN pour les paiements dans la zone euro)
ainsi que le code SWIFT/BIC du bénéficiaire;
S’assurer que la banque correspondante est mentionnée lorsque la devise demandée n’a pas cours légal
dans le pays du bénéficiaire;
S’assurer que l’information donnée dans la demande est conforme à celle qui figure sur les pièces justificatives;
S’assurer de la disponibilité des ressources pour la catégorie de dépenses concernée;
S’assurer que tout changement apporté aux catégories de dépense et à la liste des biens et services a été
approuvé par la Banque;
S’assurer que les rapports d’audit exigés ont été envoyés à la Banque et approuvés par celle-ci.
Donner les renseignements concernant la personne qui s’occupe du projet (numéros de téléphone et de
télécopie et adresse électronique)
M a n u e l
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Chapitre 4
Procédures de décaissement
17
Méthodes de décaissement
Chapitre 5
Méthodes de décaissement
19
5.1
Introduction
La Banque propose quatre méthodes de décaissement. Elle décaisse selon une ou plusieurs de ces méthodes.
Les méthodes choisies sont arrêtées au cours des négociations en se fondant sur les caractéristiques du projet,
les catégories de dépenses à financer, et la capacité de l’organe d’exécution à gérer les ressources du projet.
Sous réserve de l’approbation préalable de la Banque, il est possible de changer, au cours de l’exécution du
projet, les méthodes de décaissement choisies et d’utiliser plus d’une méthode de décaissement.
Pour toutes ces méthodes de décaissement, la Banque décaisse les fonds conformément aux instructions
reçues de l’emprunteur.
Tableau 5.1 Méthodes de décaissement
Nature de la dépense
Méthode de décaissement recommandée
Description
Monnaie locale, petits achats, travaux
de génie civil de petite envergure.
Remboursement
Pour les dépenses éligibles déjà effectuées et payées par l’emprunteur sur
ses ressources propres
Petites et nombreuses dépenses ; dépenses de formation ; dépenses d’exploitation et petits travaux
Compte spécial
La Banque effectue une avance du
compte du prêt au compte spécial aux
fins exclusives du financement de sa
part de dépenses éligibles.
Acomptes sur les travaux; acomptes sur
les honoraires des consultants ; achat de
biens/équipement
Paiement direct
La Banque, à la demande de l’emprunteur, paie directement un bénéficiaire désigné.
Financement des importations des
biens
La Banque fournit une garantie irrévocable pour le remboursement à une
banque commercial des montants verGarantie de remboursesés ou à verser à un bénéficiaire contre
ment
une lettre de crédit. Il s’agit d’un « engagement spécial » tel que défini dans
les conditions générales.
5.2
Remboursement des dépenses effectuées par l’emprunteur
Cette méthode consiste à rembourser à l’emprunteur ou au projet tous les types de dépenses autorisées
effectuées et préfinancées par l’emprunteur ou l’organe d’exécution sur ses propres ressources.
Lorsque la transmission de l’ensemble des documents pose un problème pratique, la Banque peut accepter
de limiter la justification de la demande à un état récapitulatif des dépenses, signé par les personnes
autorisées et par le responsable du projet. Pour accepter des demandes de décaissement sur la base d’un
état récapitulatif des dépenses, l’emprunteur ou l’organe d’exécution du projet doit (i) avoir démontré une
capacité administrative, financière et comptable suffisante pour préparer et maintenir des dossiers de
dépenses; (ii) avoir mis en place un système de contrôle interne adéquat ; et (iii) avoir pris des dispositions
appropriées pour des audits réguliers et indépendants des dépenses du projet.
Dans l’état récapitulatif des dépenses, l’emprunteur certifie que les dépenses ont été effectuées et réglées
conformément aux termes et conditions de l’accord juridique et que les livres comptables et les justificatifs sont
bien conservés et sont disponibles aux fins d’examen par la Banque et/ou les auditeurs indépendants.
M a n u e l
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Chapitre 5
Méthodesde décaissement
5. Méthodes de décaissement
M a n u e l
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d é c a i s s e m e n t s
Copie du contrat (avec la première demande de paiement)
Bon de commande
Copie de la garantie bancaire pour toute l’avance
Copie de la caution pour la retenue de garantie
Copie de la facture
Copie du certificat de paiement
Copie du connaissement
Copie du bon de livraison
PV de réception provisoire
PV de réception définitif
Copie du certificat de la fin du délai pour la levée des réserves
Lettre du projet/avis de la Banque indiquant l’acceptation du
rapport/de l’étude
La Banque se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives au besoin.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Autres pièces (tel que convenu avec la Banque ou exigé par le
contrat):
Chapitre 5
Pour l’approbation et le décaissement des prêts secondaires (lignes de
crédit)
4. Remplit et signe la demande décaissement (Formulaire A1)
5. Remplit et signe l’état récapitulatif des dépenses approprié (formulaire
A2)
6. Annexe les pièces justificatives, tel que convenu avec la Banque
Formulaire A1 (demande distincte pour chaque monnaie) (voir l’Annexe 6)
Formulaire A2 (voir l’Annexe 7)
1. Remplit et signe la demande de décaissement (Formulaire A1)
2. Remplit et signe l’état récapitulatif des dépenses (formulaire A2 – voir
l’Annexe 7)
3. Joint les pièces justificatives, tel que convenu avec la Banque
Pièces justificatives
Obligatoires :
Justificatif de paiement indiquant le montant, la date et le bénéficiaire du
paiement;
Attestation de la banque indiquant le taux de change appliqué à l’opération, si la monnaie de règlement est différente de la monnaie de la demande
Documents requis par l’emprunteur
Procédure à suivre par l’emprunteur
Méthodes de décaissement
20
Méthodes de décaissement
Tableau 5.2 La méthode de remboursement –Documents requis
Méthodes de décaissement
5.3
Paiement au titre d’une garantie de remboursement (GR)
La Banque, à la demande de l’emprunteur, s’engage à titre irrévocable à rembourser à la banque confirmatrice
désignée, les paiements effectués à un fournisseur au profit duquel une lettre de crédit (LC) a été émise. Une
fois que la Banque a émis une garantie de remboursement, toutes les créances reçues à la date d’expiration
ou avant cette date sont honorées. La garantie de remboursement expire trois mois après l’expiration de la
lettre de crédit sauf si la date de clôture du prêt est antérieure à cette date. La Banque n’émettra ni ne prorogera
une garantie de remboursement si la date d’expédition ou d’expiration de la lettre de crédit est ultérieure à la
date de clôture du prêt. Les garanties de remboursement ne sont généralement pas émises dans la monnaie
nationale de l’emprunteur, étant donné qu’elles visent exclusivement à faciliter l’importation de biens étrangers.
Limite de la garantie de remboursement
La Banque a pour politique de conserver suffisamment de ressources dans le compte du prêt pour honorer
entièrement toutes les garanties de remboursement en vigueur. Elle examine de temps à autre la clause
limitative de ses engagements spéciaux et les augmente au besoin, si les ressources non engagées du
prêt sont disponibles. Les emprunteurs qui demandent des garanties de remboursement indiquent sur
la demande (voir annexe 9) qu’ils acceptent, compte tenu de la limitation des engagements découlant de
ces garanties, que la Banque utilise tout montant non engagé du prêt pour honorer le paiement au titre
d’une garantie de remboursement. Si cette portion non engagée est insuffisante, l’emprunteur doit, une
fois informé par la Banque, prendre des dispositions pour honorer dans les meilleurs délais les appels de
fonds de la banque détenant la garantie.
Commissions, frais et intérêts
L’emprunteur prendra toutes les dispositions nécessaires pour le paiement des commissions et des frais
relatifs aux lettres de crédit garanties par la Banque.
Émission de la garantie de remboursement
La Banque émet la garantie de remboursement dans la monnaie de la lettre de crédit en faveur de la banque
confirmatrice mentionnée dans la lettre de crédit. Pour toute demande acceptée, la Banque transmet l’original
de la garantie à la banque confirmatrice par courrier ordinaire et par message SWIFT (MT 799). Une copie de
la garantie est envoyée à l’emprunteur et/ou à l’organe d’exécution pour information.
Acceptation de la garantie de remboursement
La première demande de paiement faite par la banque confirmatrice dans le cadre d’une garantie de
remboursement constitue une acceptation des conditions de la garantie émise par la Banque.
Demande de remboursement faite par les banques confirmatrices
Immédiatement après avoir effectué un paiement au titre d’une lettre de crédit, la banque confirmatrice adresse
par message SWIFT (MT 742 ou MT 799) une demande de remboursement à la Banque.
M a n u e l
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Chapitre 5
Méthodes de décaissement
21
dlskdlsmdlsd
Paiement à la banque confirmatrice
Sur réception de la demande de paiement, la Banque paie par SWIFT à la banque confirmatrice dans la
monnaie de la lettre de crédit.
Modification des termes de la lettre de crédit
Il peut être nécessaire de modifier les termes de la lettre de crédit couverte par la garantie de la Banque.
Dans ce cas, l’Emprunteur est tenu d’informer la Banque de toutes les modifications souhaitées. L’accord
préalable de la Banque est nécessaire pour les modifications qui portent sur:
•
•
•
Le montant de la lettre de crédit;
La description et la quantité des biens fournis; et
Le bénéficiaire
Si la Banque approuve les modifications, elle confirme son accord à la banque confirmatrice par message
SWIFT.
Le Tableau 5.3 récapitule les procédures et les documents requis pour la méthode de garantie de
remboursement.
M a n u e l
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Chapitre 5
Méthodes de décaissement
22
M a n u e l
Procédure pour la Banque
d e s
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Procédure pour la banque
confirmatrice
• Copie du contrat
banque émettrice en faveur
d’un fournisseur avec date
d’expiration valide;
• Copie de la LC émise par la
Pièces à fournir
Formulaire B1 (voir Annexe 9)
Documents requis
• Copie de la LC modifiée
modification (voir l’Annexe 11)
• Demande d’approbation de
1. Soumet à la Banque une • MT 742 ou MT 799.
demande de paiement selon
le modèle MT742 ou MT 799.
Chapitre 5
2. Banque paie la banque
confirmatrice
D. SOUMISSION DES CRÉANCES DE LA BANQUE CONFIRMATRICE CONTRE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT
1. Reçoit la modification apportée à la LC ve- 4. Informe l’emprunteur et la
nant de la banque émettrice
banque confirmatrice par mes2. Remplit une demande d’approbation de
sage SWIFT,
cette modification
3. Joint les pièces justificatives
C. MODIFICATION DE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT SUITE A UNE MODIFICATION DE LA LETTRE DE CREDIT
1. Émet une GR (B2) (voir An- 2. Accepte par SWIFT la
nexe 10) en faveur de la banque GR émise
confirmatrice.
B. ÉMISSION ET ACCEPTATION DE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT
1. Remplit et signe une demande de garantie 3. Reçoit le formulaire B1 remde remboursement (formulaire B1);
plit ainsi que les pièces justifica2. Joint les pièces justificatives à chaque de- tives y afférentes.
mande de RG
A. DEMANDE D’ÉMISSION D’UNE GARANTIE DE REMBOURSEMENT
Procédure à suivre par l’emprunteur
Méthodes de décaissement
23
dlskdlsmdlsd
Table 5.3 La méthode de garantie de remboursement – Documents requis
Méthodes de décaissement
5.4
Fonds de roulement ou compte spécial
Introduction
La méthode du fonds de roulement ou méthode du compte spécial consiste à octroyer des avances à l’emprunteur
pour le financement des dépenses jugées éligibles par la Banque. L’objectif principal de cette méthode de décaissement
est d’aider l’emprunteur ou l’organe d’exécution à faire face à ses besoins en monnaie locale ou en devises, de
s’assurer d’une disponibilité de ressources d’une façon permanente et de bénéficier d’une certaine flexibilité au plan
de la réalisation de certaines composantes du projet.
Les projets pour lesquels un compte spécial a été autorisé doivent être dotés: (i) de procédures administratives,
financières et comptables adéquates, (ii) de mécanismes de contrôle interne satisfaisants, et (iii) s’engager à faire
réaliser un audit régulier et indépendant du compte spécial.
Choix de la banque pour l’ouverture d’un compte spécial
En général, les comptes spéciaux sont ouverts dans des banques commerciales, mais dans certaines circonstances
ils peuvent être ouverts à la banque centrale. La banque qui abrite le compte spécial doit être financièrement solide
et en mesure:
•
•
•
•
D’exécuter des opérations de change et des opérations en monnaie nationale;
D’offrir une vaste gamme de services bancaires ;
D’effectuer rapidement de nombreuses opérations;
De fournir des relevés de compte mensuels aux détenteurs de comptes
Monnaie du compte spécial
Le compte spécial est tenu dans une monnaie appropriée pour les dépenses que l’emprunteur/projet entend
effectuer. Tout risque de change est assumé par l’emprunteur.
Ouverture de sous-comptes
Eu égard aux besoins spécifiques des projets décentralisés, il peut s’avérer nécessaire d’ouvrir plusieurs comptes
pour assurer la flexibilité dans l’exécution du projet. Des assurances devront être données à la Banque quant à
l’existence de mécanismes de contrôle et de suivi des comptes décentralisés et l’établissement d’un état de
rapprochement avec le compte spécial principal dans lequel sont versés les décaissements de la Banque.
Nature des dépenses à financer par le compte spécial
Le compte spécial doit être utilisé exclusivement pour le financement de la part des dépenses du projet qu’assume
la Banque et finance généralement les dépenses récurrentes.
Si la Banque estime qu’un paiement sur le compte spécial n’est pas justifié ou a été effectué au titre de dépenses
non éligibles, elle demandera à l’emprunteur de fournir des renseignements complémentaires pour la dépense en
cause et/ou de rembourser le montant de la dépense dans le compte spécial ou sur le compte de la Banque qui
lui aura été communiqué.
M a n u e l
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d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 5
Méthodes de décaissement
24
Méthodes de décaissement
Gestion du compte
La gestion du compte spécial doit répondre aux exigences suivantes :
•
Le compte doit recevoir exclusivement les ressources du prêt et ne doit recevoir ni les fonds de contrepartie
ni d’autres ressources. Toute dérogation à cette disposition devra être décidée pendant les négociations et
mentionnée dans l’accord de prêt ;
•
Le compte spécial ne peut être utilisé aux fins de nantissement et aucune facilité de découvert ne peut être
autorisée sur ce compte ;
•
Le compte spécial peut être un compte rémunéré et l’emprunteur peut utiliser les intérêts générés,
conformément aux procédures en vigueur dans le pays, pour couvrir les frais de gestion du compte. Toutefois,
les fonds ne peuvent pas être transférés du compte spécial à des fins de placement ;
•
L’emprunteur est responsable de tous les fonds décaissés au compte spécial, y compris les montants qui
peuvent avoir été transférés aux sous comptes.
Programme de travail et budget prévisionnel d’activités
A l’appui de la demande d’avance initiale ou de la reconstitution des ressources du compte spécial, l’emprunteur
est tenu de présenter un programme de travail annuel ainsi qu’un budget prévisionnel des activités du projet (voir
annexe 8) pour une période allant jusqu’à six mois ou comme convenu au cours des négociations et mentionné
dans la lettre de décaissement. Le budget prévisionnel d’activités et le programme de travail annuel doivent obtenir
l’approbation préalable de la Banque.
Reconstitution des ressources du compte spécial
Les ressources du compte spécial ne peuvent être reconstituées que pendant la période de décaissement du prêt
ou du don à condition que l’avance précédente ait été justifiée jusqu’ à 50 % et que les autres avances antérieures
aient été entièrement justifiées.
Si le projet nécessite plus de deux reconstitutions entre les audits annuels, un audit intérimaire du compte spécial
et des états de dépenses y afférents ainsi qu’une opinion des auditeurs peuvent être exigés.
La dernière reconstitution aura lieu au plus tard 6 mois avant la date de clôture.
Justification de l’utilisation de l’avance
La justification des dépenses, comprenant la demande, l’état récapitulatif des dépenses et le cas échéant les
pièces justificatives des dépenses, peut être soumise aussi souvent que possible, mais au moins tous les six mois,
sauf s’il a été convenu autrement. Les justifications peuvent ne pas être accompagnées d’une demande de
reconstitution des ressources. Les pièces justificatives à soumettre avec les demandes par le projet sont précisées
au cours des négociations ou pendant l’exécution du projet.
L’emprunteur veille à ce que tous les fonds avancés soient justifiés dans les trois mois suivant la date de clôture.
M a n u e l
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Chapitre 5
Méthodes de décaissement
25
Méthodes de décaissement
Pièces justificatives
Dépendamment de la nature des dépenses à financer et/ou de la fiabilité du système de gestion financière de
l’emprunteur, celui-ci peut être dispensé de soumettre certaines pièces justificatives à la Banque. La Banque se
réserve le droit de demander des pièces justificatives et/ou de mener des vérifications sur les dépenses effectuées
à partir du compte spécial.
Suspension des reconstitutions
La Banque peut suspendre la reconstitution du compte spécial pour les raisons suivantes :
•
•
•
La Banque suspend le prêt;
Les états financiers audités n’ont pas été reçus dans les six mois suivant la fin de l’exercice;
Les rapports d’audit ou les missions de la Banque font état d’irrégularités importantes au plan de l’utilisation
du compte spécial ou des faiblesses significatives du mécanisme de contrôle interne.
Pendant toute la durée de la suspension, des fonds supplémentaires ne seront pas versés dans le compte spécial.
Toutefois, les fonds disponibles dans le compte spécial peuvent continuer à être utilisés pour régler les dépenses
éligibles.
Liquidation finale des avances et du solde du compte spécial
Tout solde non utilisé/non justifié doit être remboursé par l’emprunteur à la Banque dans les 3 mois suivant la date
de clôture, dans la monnaie du compte spécial. Le non-respect de cette exigence peut entraîner la suspension
de l’utilisation de la méthode du compte spécial pour tout nouveau projet dans le pays.
Le Tableau 5.4 récapitule les procédures et les documents requis pour la méthode du compte spécial.
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Chapitre 5
Méthodes de décaissement
26
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La Banque se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives au besoin.
Autres pièces (tel que convenu avec la Banque ou exigé par le
contrat):
• Copie du contrat (avec la première demande de paiement)
• Bon de commande
• Copie de la garantie bancaire pour toute l’avance
• Copie de la caution pour la retenue de garantie
• Copie de la facture
• Copie du certificat de paiement
• Copie du connaissement
• Copie du bon de livraison
• PV de réception provisoire
• PV de réception définitif
• Copie du certificat de la fin du délai pour la levée des réserves
• Lettre du projet/avis de la Banque indiquant l’acceptation du rapport/de l’étude
Pièces justificatives
Obligatoires :
État de rapprochement du compte spécial(voir l’Annexe 12)
Relevé bancaire du compte spécial
Relevé bancaire des sous comptes.
Chapitre 5
3. Prépare l’état de rapprochement du compte spécial et joint les relevés
bancaires (y compris ceux des sous comptes)
4. Joint les pièces justificatives tel que convenu avec la Banque
5. Rembourse les montants non approuvés dans le compte spécial
1. Remplit et signe la demande de décaissement de fonds (Formulaire A1)
2. Remplit et signe l’état récapitulatif des dépenses (Formulaire A2)
Formulaire A1 (voir l’Annexe 6)
Formulaire A2 (voir l’Annexe 7)
Formulaire A3 (voir l’Annexe 8)
Formulaire A1 (voir l’Annexe 6)
Formulaire A3 (voir l’Annexe 8)
1. Remplit et signe la demande de décaissement de fonds (Formulaire A1)
2. Remplit un budget prévisionnel d’activités (Formulaire A3)
B. JUSTIFICATION OU RECONSTITUTION DU COMPTE SPÉCIAL
Documents requis par l’emprunteur
Procédure à suivre par l’emprunteur
A. AVANCE INITIALE BAD AU COMPTE SPÉCIAL
Méthodes de décaissement
27
Méthodes de décaissement
Tableau 5.4 La méthode du compte spécial - Documents requis
Documents requis par l’emprunteur
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Copie du contrat (avec la première demande de paiement)
Bon de commande
Copie de la garantie bancaire pour toute l’avance
Copie de la caution pour la retenue de garantie
Copie de la facture
Copie du certificat de paiement
Copie du connaissement
Copie du bon de livraison
PV de réception provisoire
PV de réception définitif
Copie du certificat de la fin du délai pour la levée des réserves
Lettre du projet/avis de la Banque indiquant l’acceptation du rapport/de l’étude
La Banque se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives au besoin.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Autres pièces (tel que convenu avec la Banque ou exigé par le
contrat):
Pièces justificatives
Obligatoires :
État de rapprochement (voir l’Annexe 15)
Relevé bancaire du compte spécial
Relevé bancaire des sous comptes
Formulaire A1 (voir l’Annexe 6)
Formulaire A2 (voir l’Annexe 7)
Chapitre 5
1. Remplit et signe la demande de décaissement (Formulaire A1)
2. Remplit et signe l’état des dépenses approprié (Formulaire A2):
3. Prépare l’état de rapprochement du compte spécial et joint les relevés bancaires (y compris ceux des sous-comptes)
4. Joint les pièces justificatives comme convenu avec la Banque
5. Rembourse dans les meilleurs délais dans le compte du prêt tout montant
restant dans le compte spécial après la date de clôture du prêt.
C. JUSTIFICATION FINALE OU REMBOURSEMENT DU SOLDE DES AVANCES
Procédure à suivre par l’emprunteur
Méthodes de décaissement
28
Méthodes de décaissement
Tableau 5.4 La méthode du compte spécial - Documents requis (suite)
Méthodes de décaissement
5.5
Paiement direct
Introduction
Le paiement direct est une méthode de décaissement qui consiste à effectuer un décaissement à la
demande de l’emprunteur en faveur de l’un des bénéficiaires suivants :
•
•
•
Un fournisseur, pour des biens fournis ou à fournir;
Un entrepreneur ou un consultant, pour des travaux ou des services fournis ou à fournir;
Un sous-traitant opérant dans le cadre d’un contrat pour lequel la Banque a donné son avis de nonobjection.
Les paiements directs résultent des termes et conditions contenues dans le contrat signé entre le Project
et le fournisseur/contractant/consultant.
Le Tableau 5.5 récapitule les procédures et les documents requis dans le cadre de la méthode de paiement
direct.
5.6
Décaissement des prêts d'appui budgétaire/prêts à l'appui des réformes
Les prêts d'appui budgétaire/prêts à l’appui des réformes sont des instruments de financement à
décaissement rapide qui accompagnent les réformes stratégiques et institutionnelles. La Banque décaisse
ces instruments en une ou plusieurs tranches, chacune sur la base de la réalisation des conditions
préétablies et de la conformité à celles-ci.
Seul le formulaire A1 est exigé pour le décaissement des prêts d'appui budgétaire/prêts à l'appui de
réformes.
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Chapitre 5
Méthodes de décaissement
29
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Formulaire A1 (voir l’Annexe 6)
Formulaire A2 (voir l’Annexe 7)
1. Remplit et signe le formulaire A1 de demande de décaissement en utilisant
une demande distincte par monnaie.
2. Remplit et signe l’état des dépenses approprié (Formulaire A2).
3. Joint les pièces justificatives
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Chapitre 5
La Banque se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives au besoin.
Copie du contrat (avec la première demande de paiement)
Bon de commande
Copie de la garantie bancaire pour toute l’avance
Copie de la caution pour la retenue de garantie
Original de la facture
Original du certificat de paiement
Copie du connaissement
Original ou copie certifiée du bon de livraison
Original ou copie certifiée PV de réception provisoire
Original ou copie certifiée PV de réception définitif
Original ou copie certifiée du certificat de la fin du délai pour la
levée des réserves
• Lettre du projet/avis de la Banque indiquant l’acceptation du rapport/de l’étude
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pièces justificatives
Obligatoires :
Documents requis par l’emprunteur
Procédure à suivre par l’emprunteur
Méthodes de décaissement
30
Méthodes de décaissement
Tableau 5.5 La méthode de paiement direct - Documents requis
Gestion financière
Chapitre 6
Gestion financière
32
6. Gestion Financière
Capacité de gestion financière
L a Banque évalue l’aptitude des dispositifs de gestion financière et de passation de marchés de l’emprunteur.
Ces dispositifs visant à garantir l’utilisation efficace et efficiente des ressources du projet comprennent : (i) le
contrôle du budget, (ii) le contrôle interne, (iii) la comptabilité, (iv) les flux de trésorerie, (v) les rapports financiers,
et (vi) l’audit externe. Lorsque la Banque juge que ces dispositifs sont satisfaisants, elle s’appuie sur ceux-ci
pour s’assurer que les ressources du prêt sont utilisées aux fins prévues. Si la Banque relève des insuffisances,
elle demande à l’emprunteur de prendre des mesures appropriées pour atténuer les risques dus aux insuffisances
et peut réviser ou modifier les procédures de décaissement et de passation de marchés pour réduire l’impact
de ces faiblesses.
6.2
Gestion comptable
Les accords de prêt et les protocoles d’accord exigent de l’emprunteur qu’il : (i) tienne une comptabilité et
prépare les états financiers des projets et programmes financés sur les ressources de la Banque, (ii) élabore
et mette en œuvre un manuel de procédures comptables, administratives et financières. Ces comptes et états
financiers doivent justifier l’utilisation qui est faite des fonds décaissés et doivent être établis selon les normes
comptables en vigueur.
6.3
Normes et pratiques comptables
Les normes et pratiques comptables peuvent différer d’un pays à l’autre, mais indépendamment du système
adopté, la comptabilité du projet doit respecter les principes d’une gestion transparente et fournir de manière
exhaustive les informations suivantes :
•
La comptabilisation des fonds du projet. Ces fonds incluent les ressources du prêt ou du don octroyées
par la Banque et d’autres ressources provenant de cofinanciers et de fonds de contrepartie;
•
Présentation des dépenses et des informations relatives aux composantes financées par la Banque.
6.4
Évaluation du système comptable
Durant les phases de préparation/évaluation du projet, la Banque doit s’assurer que l’emprunteur a mis en
place un système comptable approprié et que la structure de gestion du projet dispose de capacités adéquates
en matière de gestion financière et comptable. La Banque doit aussi s’assurer de l’existence d’un manuel de
procédures comptables et d’un mécanisme de contrôle interne adéquat.
6.5
Etats financiers du projet
Les états financiers du projet préparés par l’organe de gestion comprennent :
Pour tous les projets
•
Un tableau de ressources (fonds provenant de la Banque, fonds de contrepartie et, s’il y a lieu, fonds
provenant de cofinanciers) et des emplois (dépenses effectuées à la fois pour l’exercice en cours et
dépenses cumulées à la date d’établissement de l’état) montrant distinctement les ressources octroyées
par la Banque, les fonds de contrepartie et les fonds provenant de cofinanciers, ainsi que les soldes de
trésorerie;
M a n u e l
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d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 6
Gestion Financière
6.1
Gestion financière
33
•
•
Un état du compte spécial;
Des notes aux états financiers décrivant les normes comptables applicables et une analyse détaillée des
comptes principaux.
En plus de l’information requise ci-dessus mentionné, le projet doit soumettre :
•
Un bilan montrant les fonds cumulés du projet, les soldes bancaires et autres actifs et engagements du
projet à la fin de chaque exercice;
•
•
Un compte de résultat de l’exercice; et
Un état des flux de trésorerie montrant les flux financiers au cours de chaque exercice.
Annexe aux états financiers
Tous les projets sont tenus de fournir dans une annexe aux états financiers l’information suivante :
•
Un état de rapprochement entre le montant « Reçu de la Banque » et celui qui a été décaissé par la
Banque. Le rapprochement de comptes doit indiquer les méthodes de décaissements utilisés (compte
spécial, paiement direct, garantie de remboursement, remboursement) par rapport à ceux qui sont
recommandés dans le rapport d’évaluation et la lettre de décaissement;
•
Une liste exhaustive de tous les actifs immobilisés acquis avec dates, valeur et condition des biens.
6.6
Rapports financiers
L’emprunteur est tenu de communiquer de façon régulière et exhaustive les états comptables et financiers
du projet. Ces informations doivent présenter de manière détaillée et exhaustive les différentes utilisations des
ressources du prêt. Les systèmes financiers et les états financiers peuvent varier selon la nature du projet,
l’instrument de prêt et le pays. La Banque peut ne pas exiger un modèle standard, mais elle veillera à ce que
les rapports soumis à son examen ou à sa vérification soient suffisamment détaillés.
6.7
Tenue des comptes et classement
L’emprunteur doit tenir à jour et préserver les documents et les pièces justificatives du projet et de les rendre
accessibles au besoin aux experts de la Banque.
6.8
Conservation des documents
Les Conditions générales exigent que l’emprunteur conserve tous les documents liés au prêt pour permettre
aux auditeurs externes ou aux représentants de la Banque de les examiner. Ces documents doivent être
conservés de façon à être aisément accessibles.
M a n u e l
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d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 6
Gestion Financière
Pour les projets générateurs de revenu
Gestion financière
34
• Documents d’appel d’offres, d’appels d’offres,
rapport d’évaluation)
• Contracts
• Factures (consultants, entrepreneurs et fournisseurs)
• Attestations d’origine
• Documents d’expédition ou d’importation
• Certificats d’inspection
6.9
• Procès-verbal de réception pour biens et services
• Attestations d’achèvement
• Cautions de bonne fin
• Garanties de restitution d’avance
• Pièces comptables pour les dépenses courantes
• Rapports périodiques
• Aide-mémoires
• Relevés bancaires
• Livres comptables
Rapports des décaissements
La Banque veillera à mettre à la disposition de l’emprunteur tous les rapports de décaissements et toute autre
information pour qu’il soit régulièrement informé de la situation des prêts. Ces rapports et d’autres informations
permettront le rapprochement des comptes des projets et d’effectuer les corrections nécessaires. Les rapports
disponibles à la Banque sont:
Rapport
Description
Etat des décaissements confirmés
Liste des contrats/sous projets
Détaille les décaissements effectués entre deux dates spécifiques
Liste des contrats approuvés par la Banque pour un
prêt/don
Détails de décaissement par contrat
Décaissements/engagements effectués sur un contrat
ainsi que le solde du contrat
Etat des catégories de dépenses
Reflète les décaissements enregistrés sur chaque catégorie de dépenses et le solde de la catégorie
Etat récapitulatif du prêt
Indique les décaissements sur un prêt/don ainsi que le
solde disponible
Rapport du Compte spécial ou Fonds de roulement
Reflète les avances effectuées au compte spécial et les
justificatifs approuvés par la Banque
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 6
Gestion Financière
Les originaux des pièces suivantes doivent être conservés
Gestion financière
35
6.10
Audit
Les Conditions générales applicables aux accords de prêt et aux accords de garantie exigent que les comptes
du projet soient audités chaque année conformément aux normes comptables généralement admises. L’auditeur
est tenu, conformément aux termes de référence pour les audits externes des projets financés par la Banque, de
interne en vue d’identifier les insuffisances et les faiblesses qui pourraient affecter l’efficacité de la gestion du projet
et ainsi de formuler une opinion sur la qualité des états financiers. Il doit également s’assurer que les ressources
sont utilisées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées.
L’emprunteur doit faire auditer les comptes du projet ou programme par des auditeurs qualifiés et indépendants
qui répondent aux critères établis par la Banque. Dans certains pays, lorsque l’audit est confié au Bureau de
l’auditeur général sous la tutelle de l’État, la Banque peut approuver la désignation de ce Bureau à condition que
cela soit convenu lors de l’évaluation du projet et de la négociation du prêt, et que l’audit soit mené conformément
aux termes de référence de la Banque. Les états financiers audités, le rapport de l’auditeur et à la direction doivent
parvenir à la Banque dans un délai maximal de six mois après la clôture de l’exercice auquel ils se rapportent.
Le non-respect de cette exigence entraîne la suspension immédiate des reconstitutions du compte spécial.
Le compte spécial ainsi que l’ensemble des activités du projet (y compris les fonds de contrepartie) doivent être
audités à la clôture de l’exercice. Les termes de référence requièrent de l’auditeur qu’il examine les documents
liés à l’utilisation du compte spécial pour s’assurer que : i) les demandes de reconstitution des ressources (états
des dépenses) présentées sont conformes aux données du projet; ii) les contrôles internes et les procédures
utilisés pour la préparation de ces demandes sont suffisamment fiables pour justifier les reconstitutions; et iii) les
biens et services financés sur les ressources du compte spécial ont été réceptionnés par le projet.
Dans certains cas et selon la nature de l’institution bénéficiaire et de l’instrument utilisé, la Banque peut demander
un audit de l’institution dans son ensemble, avec une séparation des comptes du projet ou un audit séparé.
Si l’emprunteur ne fournit pas des états financiers audités acceptables conformément à l’accord de prêt, la
Banque suspend l’utilisation des états récapitulatifs des dépenses comme pièce justificative pour les décaissements
ainsi, que toutes avances au compte spécial jusqu’à ce que l’emprunteur soumette des états audités acceptables.
La Banque peut également suspendre tous les décaissements.
Si les états financiers audités laissent voir des faiblesses significatives dans le contrôle interne, notamment des
preuves insuffisantes quant à l’utilisation des fonds pour le règlement des dépenses éligibles, la Banque peut
suspendre les décaissements jusqu’à ce qu’elle soit convaincue que l'emprunteur et l'organe d'exécution ont
pris des mesures correctrices appropriées.
M a n u e l
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d é c a i s s e m e n t s
Chapitre 6
Gestion Financière
mener entre autres un examen exhaustif des documents pertinents, de revoir le mécanisme de contrôle financier
Annexes
Annexes
Annexes
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Bureau de l’Egypte
Egypt Country Office (EGFO)
72B Al Maahad Al Eshteraky St. Heliopolis
Cairo / Egypt
Tel: (202) 22563790 - 22563791
Fax: (202) 22563792
Bureau de la RDC
Bureau Régional de la R. D. Congo
(CDFO)
Immeuble de la BCDC (Banque de Commerce du Congo)
Boulevard du 30 Juin - Kinshasa NRC
Kinshasa 340/ Kinshasa I
République Démocratique du Congo
Tel: +243 815 560 291
Fax: +243 815 560 294
Bureau du Tchad
Bureau National du Tchad (TDFO)
Immeuble BCC, 2eme etage
Avenue Charles de Gaulle
BP 193, N’Djamena, Tchad
Tel: (235) 52 46 79/ 52 45 5
Fax: (235) 52 49 96
Bureau du Cameroun
Bureau National du Cameroun (CMFO)
Immeuble No 1067 bis
Rue 1750 Nouvelle Route
Bastos, Yaoundé, Cameroun
Tel: +237 22 20 27 61
Fax: +237 22 20 27 64
Bureau du Burkina Faso
Bureau National du Burkina Faso (BFFO)
Immeuble Administratif et Technique de l'
ARTEL
5eme Etage
Ouagadougou, Burkina Faso
Tel: +226 50375750/51/5
Fax: +226 50375749
Bureau de l’Algérie
Bureau National de l’Algérie (DZFO)
Commune Hydra Paradou
3, rue Hamdani Lahcène, Daira Birmouradrais
Alger, Algérie
Bureau du Sénégal
Immeuble Coumba, Route de Ngor
Zone 12, Quartier des Almadies,
BP 50544 - CP 18524
Dakar, Senegal
Tel: (+221) 33.820.08.88/(+221)
33.869.75.44
Fax: (+221) 33.820.09.99
Bureau du Rwanda
Bureau National du Rwanda (RWFO)
Immeuble BCDI 8 Avenue de la Paix
BP 7329 Kigali , Rwanda
Tel: +(250) 50 42 97/50
Fax: +(250) 50 42 98
Bureau du Nigeria
Nigeria Country Office (NGFO)
Plot 813 Lake Chad Crescent, Maitama District
Tel: +234 9 4133261/ 4133262
Fax: +234 9 413 3260 / +1 321 956
3851
Bureau du Mozambique
Mozambique Regional Office (MZFO)
3rd floor, JAT 4 Building, Zedequias
Maganhela, 267
Maputo, Mozambique
Tel: (258) 21326409
Fax (258) 21315600
Bureau du Maroc
Bureau National du Maroc (MAFO)
Immeuble “Espaces les Lauriers”, 1er
Etage
Avenues Annakhil/Mehdi Ben
Barka/Hay Riad
BP 592 Rabat Chellah
Rabat, Maroc
Tel: (212) 537565937 / 537713826-7
Fax: (212) 537565935
Bureau du Mali
Bureau National de Bamako (MLFO)
3e & 4e étages, Immeuble Investim
Bâtiment B, Quartier du Fleuve
BP 2950 Bamako, Mali
Tel: (223) 222 28 85 ou 222 28 72
Fax: (223) 222 29 13
Annexe 1
Bureau de Malawi
Malawi Country Office (MWFO)
2nd Floor, Kang’ombe House, Box
30732
City Centre, Lilongwe, Malawi
Tel: (+265) 0 1 77 44 60-62/64
Fax: (+265) 0 1 77 44 69
Bureau de Madagascar
Bureau National de Madagascar (MGFO)
9ème étage, Immeuble Fitaratra, Ankorondrano. Rue Ravoninahitriniarivo, BP
1718 Analakely
Antananarivo 101, Madagascar
Tel: (261) 2022 643 61, 202264189
Fax: (261) 2022 642 32
Bureau du Kenya
Kenya Country Office (KEFO)
12th FLOOR, LANDMARK PLAZA
Argwings Kodhek Road, Upper Hill
Nairobi, Kenya
Tel: +254 20 2712925/6/8
Fax: +254 20 2712938
Bureau du Gabon
Bureau Régional du Gabon (GAFO)
Immeuble Saint Georges, Quartier Kalikak
B.P. 4075
Libreville, Gabon
Tel: +241 76 85 76/+241 76 85 79
Fax: +241 76 85 77
Bureau du Ghana
Ghana Country Office (GHFO)
Heritage Tower, 7th Floor
Accra, Ghana
Tel: (233) 21 66 28 40, (233) 21 66 28
18
Fax: (233) 21 66 28 55
Bureau de l’Ethiopie
Ethiopia Country Office (ETFO)
7th and 8th Floor, Get-House Building,
Kirkos Sub-City, Kebele 20/21, House
N° 056
P.O Box 25543 Code 1000
Addis Ababa, Ethiopia
Tel: +251 115 546 336
Fax: +251 115 546 335
Bureau de la Zambia
Zambia Country Office (ZMFO)
Pyramid Plaza
746B Church Road
Cathedral Hill
P O Box 51449
Ridgeway, Lusaka, Zambia
Tel: (260) 21 1257868/869/874
Fax: (260) 21 1257872
Bureau de l’Ouganda
Uganda Country Office (UGFO)
14th Floor, Crested Towers Building
Hannington Road
P.O. Box 28509
Kampala – Uganda
Tel: (+256-414) 236 166/7
Fax: (+256-414) 234 011
Bureau de la Tanzania
Tanzania Country Office (TZFO)
5th Floor
International House, Garden Avenue
P.O. Box 6024
Dar Es Salaam, Tanzania
Tel: (+255) 22 2125281/2/6
Fax: (+225) 22 2125283
Bureau du Soudan
Sudan Country office (SDFO)
Higleig Petroleum Tower, 7th Floor
Plot 499
Square 65, East-Second
Khartoum, Sudan
Tel: 249 922 735 071
Bureau de Sierra Leone
Sierra Leone Country Office (SLFO)
5th & 6th floor, Bishop Building
13 Lamina Sankoh Street, PMP335
Freetown, Sierra Leone
Tel. +232 76541328
Liste des bureaux de la BAD
38
Annexes
Annexe 1 : Liste des bureaux dans les pays régionaux
Annexes
39
Pays membres régionaux
1
Afrique du Sud
2
Algérie
3
Angola
4
Benin
5
Botswana
6
Burkina Faso
7
Burundi
8
Cameroun
9
Cap Vert
10 République Centrafricaine
11 Comores
12 Congo
13 Côte d’Ivoire
14 République Démocratique du Congo
15 Djibouti
16 Egypte
17 Erythrée
18 Ethiopie
19 Gabon
20 Gambie
21 Ghana
22 Guinée
23 Guinée-Bissau
24 Guinée-Equatoriale
25 Kenya
26 Lesotho
27 Liberia
M a n u e l
d e s
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
d é c a i s s e m e n t s
Libye
Madagascar
Malawi
Mali
Mauritanie
Maurice
Maroc
Mozambique
Namibie
Niger
Nigéria
Ouganda
Rwanda
São Tomé & Príncipe
Sénégal
Seychelles
Sierra Leone
Somalie
Soudan
Swaziland
Tanzanie
Tchad
Togo
Tunisie
Zambie
Zimbabwe
Pays membres non régionaux
1
Allemagne
2
Arabie Saoudite
3
Argentine
4
Autriche
5
Belgique
6
Brésil
7
Canada
8
Chine
9
Corée
10 Danemark
11 Espagne
12 Etats-Unis d’Amérique
13 Finlande
14 France
15 Inde
16 Italie
17 Japon
18 Koweït
19 Norvège
20 Pays Bas
21 Portugal
22 Royaume-Uni
23 Suède
24 Suisse
Annexe 2
Pays membres de la BAD
Annexe 2 : Pays membres de la BAD
Annexes
40
1
Afrique du Sud
10
Corée
19
Japon
2
Allemagne
11
Danemark
20
Koweït
3
Arabie Saoudite
12
Emirats Arabes-Unis
21
Norvège
4
Argentine
13
Espagne
22
Pays Bas
5
Autriche
14
Etats-Unis d’Amérique
23
Portugal
6
Belgique
15
Finlande
24
Royaume-Uni
7
Brésil
16
France
25
Suède
8
Canada
17
Inde
26
Suisse
9
Chine
18
Italie
Annexe 3
États Participants au FAD
Annexe 3 : Etats Participants au FAD
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Annexes
41
Annexe 4 : Exemple de lettre de décaissement
Introduction
L’accord de prêt susvisé ayant été signé, nous avons l’honneur de vous préciser ci-après, les procédures applicables au décaissement des fonds du compte de prêt, dès l’entrée en vigueur dudit prêt. A moins que le
contexte l’exige autrement, les termes définis dans l’accord de prêt sont utilisés dans la présente lettre.
2.
Entrée en vigueur du prêt
Le premier décaissement ne pourra être effectué que lorsque vous aurez satisfait à toutes les conditions
préalables, conformément aux dispositions prévues dans les sections XXX et YYY de l’accord de prêt d’une
part, et dans les sections 12.01 et 12.02 des Conditions Générales applicables aux accords de prêt et aux
accords de garantie de la BAD/FAD d’autre part, pouvant être amendées de temps à autre (ci-après désignées
« conditions générales »)
3.
Personne(s) habilitée(s) à signer les demandes de décaissement
Une lettre mentionnant la/les personnes habilitée/s à signer les demandes de décaissement ainsi que ses/leurs
spécimens de signatures, devront être transmis à la Banque avant tout décaissement de fonds dans le cadre
du présent accord de prêt. L’annexe 5 du Manuel des décaissements présente un modèle de lettre de désignation des signataires autorisés.
Afin d’éviter toute interruption dans le processus de décaissement, une nouvelle lettre de désignation des signataires autorisés doit être envoyée à la Banque dans le cas d’un changement de personnes habilitées à signer les demandes de décaissement.
4.
Date de clôture des décaissements
L’accord de prêt a fixé la date limite du dernier décaissement au [date de clôture]. Toutefois, des paiements
pourront être autorisés sur une période de trois (3) mois maximum, pour le règlement des dépenses (biens,
travaux et services) effectuées avant ou à la date de clôture. Toute demande éventuelle de prorogation devra
être soumise à la Banque au moins six (6) mois avant l’expiration du délai fixé.
5.
Liste des catégories de dépenses
Les dépenses à couvrir par les ressources du prêt doivent correspondre à l’une des catégories suivantes :
En millions [Monnaie du prêt]
Catégories de dépenses
Coût en devises
Coût en monnaie locale
Coût total
Toute modification au niveau de cette liste ou des affectations de fonds correspondantes est subordonnée à
l’approbation préalable de la Banque.
6.
Audit des comptes
Conformément aux conditions générales, l’emprunteur doit faire auditer les comptes du projet/ programme
chaque année, conformément aux règles d’audit en vigueur. L’Emprunteur doit donc recourir à un cabinet externe d’audit remplissant les critères de la Banque pour l’audit des états financiers du projet. Le rapport d’audit
doit être soumis à la Banque, au plus tard, six (6) mois après la clôture de l’exercice comptable y relatif.
L’auditeur devra entre autres :
•
Examiner les transactions et l’utilisation du compte spécial;
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Annexe 4
Lettre de décaissement
1.
Annexes
42
•
•
Vérifier tous les états certifiés de dépenses utilisés par le projet comme base de demandes de retrait de
fonds à la Banque ;
Déterminer l’éligibilité des dépenses conformément aux dispositions de l’accord de prêt et du rapport
d’évaluation et identifier toute dépense inéligible ;
Examiner le mécanisme du contrôle interne et identifier les anomalies et les points faibles spécifiques dudit système de contrôle interne et formuler des recommandations en vue de leur amélioration ;
formuler une opinion sur le respect des politiques du Groupe de la Banque
formuler une opinion sur la qualité et la fiabilité des états financiers.
7.
Méthode(s) de décaissement
•
•
Les méthodes de décaissement suivantes, sont expliquées en détail au chapitre 5 du Manuel des décaissements et sont applicables pour les retraits de fonds:
Méthode I Remboursement
Méthode II Garantie de remboursement
Méthode III Fonds de roulement /Compte spécial
Méthode IV Paiement direct
Tout recours à une autre méthode de décaissement est subordonné à l’autorisation préalable de la Banque.
8.
Compte spécial (si la Méthode III est autorisée)
[L’Emprunteur] ouvrira [X] compte/s spécial/aux en devises et/ou [X] compte/s spécial/aux en monnaie locale
[X] sur lesquels seront virés les fonds décaissés au titre du prêt. Les dépenses devront être éligibles selon l’accord
de prêt et couvrir un programme de travaux de (X) mois approuvé par la Banque. Toute avance ne doit pas dépasser la part budgétée des dépenses correspondant à (X) mois d’activités et éligibles au financement de la
Banque par le biais du compte spécial, ou [X]% du montant du prêt. Les avances versées sur le compte spécial
doivent être entièrement justifiées dans un délai maximum de [X] mois. La reconstitution du compte spécial sera
conditionnée par la justification à hauteur de 50% minimum pour ce qui concerne la toute dernière avance et
100% pour les avances antérieures. La dernière reconstitution doit intervenir au plus tard six (6) mois avant la
date limite du dernier décaissement.
Les états récapitulatifs des dépenses et toutes autres pièces justificatives doivent être régulièrement audités
conformément au paragraphe 6. Le non respect de l’une quelconque des précédentes dispositions entraînera
la suspension immédiate des reconstitutions du compte spécial. L’Emprunteur devrait s’assurer que toutes
les sommes versées sur le compte spécial sont utilisées et justifiées avant la date limite du dernier décaissement. Après cette date, l’Emprunteur doit reverser immédiatement à la Banque, toute avance non encore justifiée ou tout solde encore disponible sur le compte spécial.
9.
Conservation des documents
Les Conditions générales exigent de l’Emprunteur qu’il garde en lieu sûr toutes les pièces (contrats, bons de
commande, factures, effets reçus et autres documents), attestant l’éligibilité des dépenses engagées. Ces
pièces doivent être mises à la disposition des représentants de la Banque ou des auditeurs externes commis
sur demande pendant au moins [X] ans après l’achèvement du projet.
10. Transmission des demandes
Toute demande dument remplie, signée et accompagnée des pièces justificatives doit être adressée au :
(l’adresse concernée)
11. Monnaie de décaissement
Conformément au choix de devises tel que énoncé à la section XXX de l’accord de prêt, et indépendamment
de la monnaie effective de paiement au bénéficiaire, tous les décaissements seront libellés en [monnaie].
M a n u e l
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d é c a i s s e m e n t s
Annexe 4
Lettre de décaissement
•
Annexes
Toute demande de décaissement doit porter sur des montants payables en une seule monnaie. Si l’Emprunteur souhaite que les décaissements soient effectués en deux ou plusieurs monnaies, il doit établir une demande distincte pour chaque monnaie. Toute demande portant sur des paiements à effectuer dans plusieurs
monnaies ne sera pas traitée.
12. Banque du bénéficiaire
Les demandes de retrait doivent indiquer avec précision le nom et l’adresse complets du bénéficiaire, le nom
et l’adresse de sa banque, le numéro de compte et, le cas échéant, le code IBAN et le code SWIFT/
SORT/FEDWIRE de la banque du bénéficiaire.
13. Banques correspondantes
Lorsque le montant à décaisser est exprimé dans une devise autre que celle qui a cours légal dans le pays
du bénéficiaire, le nom et l’adresse complets de la banque correspondante de celle du bénéficiaire, le numéro
du compte ouvert par la banque du bénéficiaire chez son correspondant et le code SWIFT/SORT/FEDWIRE
de ce dernier doivent figurer sur la demande.
14. Service de la dette/ Remboursement
Les dates d’échéance pour le paiement des intérêts et du principal sont fixées au [JJ MMMM] et au
[JJMMMM]. Pour permettre à l’Emprunteur de prendre les dispositions nécessaires pour le paiement ponctuel
à la date d’échéance, la Banque lui enverra des factures, environ six semaines avant cette date. La Banque
doit être informée de tout paiement effectué en guise de remboursement du prêt. Ladite note d’information
doit indiquer la monnaie et le montant du paiement, la banque « payeur », la date de valeur, les références du
prêt concerné ainsi que le nom de la banque et le numéro du compte ayant reçu le paiement.
15. Sanctions pour cause d’arriérés sur prêts
L’Emprunteur doit s’assurer que les paiements dus au Groupe de la Banque au titre du service de la dette
(commissions d’engagement, commissions de service, intérêts et principal) dans le cadre de tous les prêts
qui lui ont été accordés, ou garantis par lui, sont effectués à l’échéance. Si la Banque ne reçoit pas les paiements dus à l’échéance, elle prendra des mesures de sanctions, qui peuvent aller au-delà de la simple suspension des décaissements, et ce, conformément aux dispositions relatives à la « Politique de la Banque en
matière de recouvrement des arriérés sur prêts ».
16. Causes de retard dans le traitement des demandes de décaissement
Au nombre des principales causes de retard dans le traitement des demandes de décaissement, on peut citer
l’absence de contrat, l’absence de signature/s autorisée/s ou la non-notification des changements y afférents ou
encore l’absence de pièces justificatives. Nous osons croire que tout sera mis en œuvre pour éviter ces retards.
17. Conclusion
La plupart des questions abordées dans la présente lettre sont examinées en détail dans le Manuel des décaissements, qui contient des indications précises sur la manière de remplir les formulaires de demande de
décaissement. Nous évoquons ces directives pour mettre en évidence leur importance dans le processus de
décaissement. Nous vous invitons à faire procéder à une étude minutieuse du Manuel des décaissements,
notamment par les agents chargés de l’administration des prêts.
Veuillez diffuser la présente lettre auprès du personnel impliqué dans l’exécution du projet, y compris les
comptables. Pour nous permettre de répondre avec célérité, nous vous prions d’indiquer le numéro de prêt
dans toutes vos correspondances, à la Banque, relatives à ce prêt.
Nous restons à votre disposition pour toute question relative aux procédures de décaissement.
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Annexe 4
Lettre de décaissement
43
Annexes
Annexe 5 : Exemple de lettre désignant les Signataires
autorisés
[En-tête de lettre de l’emprunteur]
Le Directeur
Département du Contrôle financier
Banque africaine de développement.
BP 323
Tunis
Monsieur,
Prêt numéro AAAABBBXXXXXX
En vertu de la section X.X des Conditions générales applicables au prêt et aux accords de garantie, toute
personne dont le spécimen de signature authentifiée apparait ci-dessous est autorisée au nom de
l’Emprunteur, à signer les demandes de décaissement dans le cadre de prêt :
Mr XXXX YYYY
Ministre de …………..
Spécimen Signature
Mr XXXX YYYY
Secrétaire général …………
Spécimen Signature
Mr XXXX YYYY
Chef de Projet
Ministère de ……………………
Spécimen Signature
Les présentes signatures remplacent toute notification précédente de signatures autorisées pour signer
les demandes de décaissement dans le cadre de ce prêt/don.
Salutations distinguées
Ministre des Finances
(Représentant officiel de l’Emprunteur)
Note : Dans le cas où la demande de décaissement doit être signée par plus d’une personne officiellement autorisée, la lettre d’autorisation doit
clairement le spécifier. Si la demande requière des signatures combinées, la signature d’un représentant de chaque groupe est requise et doit
être clairement indiqué dans la lettre.
M a n u e l
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Annexe 5
Désignation des signataires
44
Annexes
45
Annexe 6
Formulaire A1
Annexe 6 : Formulaire A1: Demande de décaissement
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Annexes
Annexe 6
Formulaire A1
46
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Annexes
47
Instructions pour remplir la demande de décaissement – Formulaire A1
1.
Demande type: Sélectionner la méthode de décaissement objet de la demande.
2.
Numéro du prêt/don : Transcrire les 13 chiffres indiqués dans l’accord de prêt /le protocole de don.
3.
Titre du projet: indiquer le titre du projet tel qu’il apparaît sur l’accord de prêt /le protocole de don.
4.
Autres sources de financement: Lorsqu’un projet est financé par des sources autres que celles de la
BAD, du FAD et du NTF, indiquer le nom du co – financier.
5.
Numérotation des demandes: Les demandes doivent être numérotées chronologiquement avec un
maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc), quelque soit la méthode de décaissement utilisée.
de 3 caractères alphabétiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC à 9999ABC; 0001XYZ à
9999XYZ, etc.).
6.
Date de signature des accords de financement et nom de l’emprunteur/donataire tel qu’il apparait
dans l’accord de prêt /le protocole de don.
7.
Devises et montant de la demande de décaissement ; montant des justificatifs des avances antérieures
joints à la présente demande.
8.
Informations sur le bénéficiaire: Le nom et l’adresse complète du bénéficiaire du paiement. Le nom
et l’adresse de la Banque du bénéficiaire, le numéro de compte du bénéficiaire, le code banque et le
code swift de sa banque. Pour le paiement en Europe donner l’identité bancaire complète (IBAN).
9.
Correspondant bancaire: Dans le cas où la monnaie de paiement n’est pas celle du pays où est située
la banque du bénéficiaire, indiquer le nom et l’adresse complète de son correspondant dans le pays
dans lequel, la monnaie à cours légal.
10.
Informations sur l’emprunteur: Fournir des informations sur le bénéficiaire (nom et adresse).
11.
Informations sur l’Agence d’Exécution: fournir des informations telles que le nom, contact, téléphone,
email.
12.
Signataires autorisés: Fournir aussi bien le nom que le titre des signataires autorisés et faire signer la
demande par ces signataires.
13.
Date: indiquer la date de l’établissement de la demande de décaissement.
M a n u e l
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d é c a i s s e m e n t s
Annexe 6
Formulaire A1
Lorsqu’un projet a plus d’un organe d’exécution, le coordonnateur doit attribuer un code d’identification
Annexes
48
Annexe 7
Formulaire A2
Annexe 7 : Formulaire A2: Etat Récapitulatif des Dépenses
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d é c a i s s e m e n t s
Annexes
49
Instruction pour remplir l’Etat récapitulatif des dépenses – Formulaire A2
Le formulaire A2 intitulé " Etat Récapitulatif des Dépenses "doit accompagner le formulaire A1 dans le
cadre des méthodes de remboursement, du compte spécial et de paiement direct.
1.
Type de demande : Sélectionner la méthode utilisée.
2.
Numéro du prêt/don : Indiquer les 13 chiffres qui apparaissent sur l’accord de prêt /le protocole
de don.
3.
Numérotation des demandes: Les demandes doivent être numérotées chronologiquement avec
un maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc), quelque soit la méthode de décaissement
d’identification de 3 caractères alphabétiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC à 9999ABC;
0001XYZ à 9999XYZ, etc.).
4.
Titre du projet: Indiquer le titre du projet tel qu’il apparaît sur l’accord de prêt /le protocole de don.
5.
Catégorie ou sous-projet: Indiquer le numéro et le titre de la catégorie de dépenses à laquelle la
dépense doit être imputée.
6.
Devises: Indiquer la devise de la demande.
7.
Contractant/fournisseur/prestataire de services : Indiquer le nom complet et l’adresse.
8.
Description: Se conformer à la description des biens /services/travaux mentionés sur la facture
9.
Pays d’origine: Indiquer le pays d’origine des biens /services objet de la facture. Le pays ou les biens
ou le décompte.
ont été produits ou les services effectués, que ce soit de l’étranger ou sur le marché local.
10.
Références du contrat: Indiquer les références du contrat ou du bon de commande.
11.
Montant du Contrat: Indiquer le montant total du contrat ou du bon de commande.
12.
Part à financer par la Banque.
13.
Montant déjà payé par la Banque.
14.
Référence N° et date : Indiquer le numéro de la facture ainsi que la date.
15.
Montant demandé : Indiquer le montant à payer par la Banque. Le montant demandé doit être hors taxes,
et le cas échant les déductions doivent être faites.
16.
Date de paiement: Cette colonne doit être remplie pour la méthode de remboursement ou la méthode du
compte spécial. Indiquer la date du paiement effectué par l’emprunteur/donataire.
17.
Preuve de paiement: Si le paiement est en liquide, joindre les reçus. Si le paiement est effectué par
chèque/transfert, indiquer le numéro de chèque ou d’avis d’opérations. Les reçus des fournisseurs doivent
porter leur cachet officiel.
18.
Paiement sur cette page: Indiquer le montant total sur cette page.
19.
Cumul des pages précédentes: indiquer le montant total des pages précédentes.
20.
Total général: Indiquer le montant total de toutes les pages des états récapitulatifs des dépenses. Ce
montant devrait correspondre au total demandé pour la catégorie mentionnée dans le point 5 de l’Etat
Récapitulatif des dépenses.
M a n u e l
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Annexe 7
Formulaire A2
utilisée. Lorsqu’un projet a plus d’un organe d’exécution, le coordonnateur doit attribuer un code
Annexes
50
Annexe 8
Formulaire A3
Annexe 8 : Formulaire A3: Budget prévisionnel d’activités
M a n u e l
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Annexes
51
Instructions pour remplir du budget prévisionnel du programme d’activités - Formulaire A3
Le formulaire A3 intitulé "Budget prévisionnel d'activités" doit accompagner le formulaire A1 et/ou le
formulaire A2 dans le cadre de la Méthode du compte spécial.
1.
Demande type: Sélectionner le type d’avance.
2.
Numéro du Prêt/Don : Indiquer les 13 chiffres qui apparaissent sur l’accord de prêt /le protocole
3.
Numérotation des demandes : Les demandes doivent être numérotées chronologiquement avec un
de don.
maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc.), quelque soit la méthode de décaissement utilisée.
de 3 caractères alphabétiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC à 9999ABC; 0001XYZ à
9999XYZ, etc.).
4.
Titre du Projet : Indiquer le titre du projet tel qu’il apparaît sur l’accord de prêt /le protocole de don.
5.
Catégorie ou sous-projet: Indiquer le numéro et le titre de la catégorie de dépenses à laquelle la
dépense doit être imputée.
6.
Devises : Indiquer la devise de la demande.
7.
Période d’utilisation de l’avance : Les avances au compte spécial doivent couvrir une période
n’excédent pas 6 mois.
8.
Description précise des biens et services.
9.
Quantité : Indiquer les quantités prévues.
10.
Pays d’origine : Indiquer le pays d’origine des biens /services à acquérir.
11.
Montant total : Indiquer le montant Total pour chaque activité.
12.
Portion du budget financé par la Banque: Indiquer le montant financé par la Banque.
13.
Montant demandé : indiquer le montant à demander à la Banque.
14.
Date d’approbation par la Banque: Indiquer la date à laquelle cette activité à été approuvée par
la Banque.
15.
Total dépenses prévisionnelles sur cette page : Indiquer le montant total sur cette page.
16.
Cumul des pages précédentes: Indiquer le montant total des pages précédentes.
17.
Total général: Indiquer le montant total de toutes les pages des états récapitulatifs des dépenses
prévisionnelles pour la catégorie.
M a n u e l
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Annexe 8
Formulaire A3
Lorsqu’un projet a plus d’un organe d’exécution, le coordonnateur doit attribuer un code d’identification
Annexes
52
Annexe 9
Formulaire B1
Annexe 9: Formulaire B1: Demande de Garantie
de Remboursement
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Annexes
Annexe 9
Formulaire B1
53
M a n u e l
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Annexes
54
Annexe 10 : Formulaire B2: Exemple de Garantie
de Remboursement
Nous vous adressons, ci-joint, copie de la lettre de crédit que, croyons-nous savoir, vous êtes disposés
à notifier et/ou confirmer pour le compte de :
En faveur de :
D’un montant de :
Venant à expiration le :
A la demande de :
Formulaire B2
a)
b)
c)
d)
à vous rembourser tout paiement versé au bénéficiaire ou sur l’ordre du bénéficiaire, en vertu de la
lettre de crédit et conformément à ses dispositions ;
à vous verser les montants dus au bénéficiaire en vertu des documents négociés par vous-mêmes
et conformément aux dispositions de la lettre de crédit, auquel cas vous vous engagez à
effectuer le paiement en faveur ou à l’ordre du bénéficiaire dès réception de notre versement ;
à effectuer les paiements demandés dans les meilleurs délais et, en aucun cas, plus de 30 jours
après que nous aurons reçu une demande à cet effet, conformément aux dispositions décrites cidessous ;
La présente garantie est valable jusqu’au JJMMAAAA et est assujettie aux conditions et
modalités ci-après :
1.
Vous notifierez et/ou confirmerez la lettre de crédit et vous nous informerez, dans les meilleurs
délais, de tout changement de banque négociatrice.
2.
Vous vous engagez à nous faire parvenir, dans les meilleurs délais, des exemplaires de tous les
amendements de la lettre de crédit. Lesdits amendements sont assujettis aux conditions additionnelles
suivantes :
a) Aucun amendement portant sur la valeur de la garantie, la description ou la quantité des biens, ainsi
que sur le bénéficiaire ne pourra entrer en vigueur avant que vous n’ayez reçu notre approbation
écrite.
b) Aucun amendement portant sur la prorogation de la date d’expiration de la lettre de crédit au-delà
de la date de validité de la présente garantie ne pourra entrer en vigueur, avant que vous
n’ayez reçu notre approbation écrite.
3.
Si la lettre de crédit n’est pas libellée dans la monnaie de votre pays, vous nous notifierez le nom
et l’adresse du correspondant bancaire dans le pays de ladite monnaie qui recevra les fonds pour votre
compte.
4.
Nous ne serons tenus de vous payer que si nous recevons une demande établie par
SWIFT (AFDBCIAB) ou exceptionnellement par télex testé ou par courrier reçu dans les 30 jours suivant
la négociation des documents. Dans le cadre de cet engagement spécial, nous ne serons redevables
envers aucune partie autre que vous.
5.
Nous n’aurons aucune obligation à votre égard en ce qui concerne les intérêts, commissions,
autres charges ou dépenses relatifs à la lettre de crédit.
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Annexe 10
Attendu que vous acceptez le présent document et les dispositions qu’il contient, nous nous engageons
irrévocablement par la présente :
Annexes
55
7.
Le présent engagement est émis au titre d’un accord de prêt avec la Banque africaine
de développement. Etant entendu que ledit financement est limité, nous ne serons pas obligés de
vous rembourser au-delà du montant cumulé de la contrepartie de l’équivalent, déterminé par nous
à la date desdits paiements, soit …………..... Notre Emprunteur a convenu qu’au cas ou, du fait
de la présente clause restrictive, nous ne pourrions décaisser la totalité du montant nécessaire
pour vous régler, nous pourrions à notre discrétion, prélever les fonds manquants sur toute fraction non
engagée du compte pour couvrir tout déficit. Au cas ou cela serait insuffisant pour couvrir le déficit,
nous notifierons à l’Emprunteur la différence à couvrir. Après réception de notre notification, il est
de la responsabilité de l’Emprunteur, de prendre les mesures nécessaires pour un règlement immédiat
des paiements dus.
8.
Votre acceptation de la présente demande de garantie nous sera communiquée soit par
SWIFT (AFDBCIAB).
9.
Votre premier avis de paiement au titre de la présente garantie de remboursement constitue
votre acceptation des conditions de ladite garantie et que nous pouvons effectuer les paiements demandés.
Signé par:
Signatures autorisées
MESSAGE SWIFT DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT
Suivant les termes et conditions de notre garantie de remboursement qui forment un acte contractuel
unique avec les présentes et feront l'objet d'une transmission par courrier, nous nous engageons
irrévocablement à vous rembourser tout paiement se rapportant aux éléments suivants:
1. N° DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT :
2. N° DU PRET :
3. TITRE DU PROJET :
4. LETTRE DE CREDIT N° :
5. BANQUE EMETTRICE :
6. BANQUE CONFIRMATRICE :
7. BENEFICIAIRE DE LA LETTRE DE CREDIT :
8. MONTANT DE LA GARANTIE :
EQUIVALENT DANS LA DEVISE DU PRET
9. DATE D'EXPIRATION DE LA GARANTIE :
Veuillez nous communiquer votre acceptation de cette garantie de remboursement par Swift (AFDBCIAB).
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Annexe 10
Formulaire B2
6.
Vous vous engagez, dès que la lettre de crédit aura été annulée, que sa validité aura expiré ou que
le dernier paiement aura été effectué au titre de la lettre de crédit, à nous informer, dans les
meilleurs délais, par l’entremise de l’Emprunteur, en nous indiquant le montant de toute annulation.
Annexes
Annexe 11 : Demande d’approbation d’amendement
à la lettre de crédit
Date
:__________________________
Prêt No
:__________________________
Lettre de crédit
:__________________________
GR No.
:__________________________
Au:
Le Directeur
Département du contrôle financier
Banque africaine de développement
B 323
Tunis 1002
A l’Attention : Division des décaissements, département du contrôle financier (FFCO)
Messieurs:
Demande d’approbation d’amendement à la lettre de crédit
Nous sollicitons votre approbation formelle pour l’amendement de:
Indiquer ce qui fait l’objet de l’amendement dans la LC
spécifié par la lettre de crédit (numéro) couverte par la Garantie de Remboursement de la BAD numéro
F XX 20XXNNNN. Une copie de la lettre de crédit amendée est jointe.
A notre avis, l’amendement proposé est nécessaire et raisonnable. Par conséquent, nous vous prions de
bien vouloir notifier la banque commerciale de votre approbation.
_______________________________________________
(Nom de l’Emprunteur)
_______________________________________________
(Nom/Titre/Signature des Signataires Autorisés)
_____________________________________________
(Nom/Titre/Signature des Signataires Autorisés)
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Annexe 11
Amendement à la lettre de crédit
56
Annexes
57
Etat du compte spécial (CS)
Nom du pays
Au 30 juin 2007
Numéro de prêt /don
Dollars EU
1
/i
Solde d’avances non liquidées au 31 déc. 06 /ii
31.966,66
2
Plus: Cumul des écarts inexpliqués /iii
13.767,87
3
Avances reçues pendant la période 31 déc. 2006- 31 mar.
2007
176,666.67
176.666,67
222.401,20
4
Moins: Remboursements du CS pendant la période 31 déc.
2006 - 31 mar. 2007
5
Montant à justifier des avances au CS à ce jour
6
Solde de clôture du CS au 31 mar. 07 /iv
7
8
Plus: Montant des dépenses éligibles payées pendant le trimestre /v
Frais bancaires (prélevés sur le CS)
222.401,20
700,00
219,393.33
219.933,33
-
220.633,33
9
Moins: Intérêt perçus (versés au CS)
10
Total des advances justifiées
11
Ecarts (5) - (10) à expliquer /vi
220.633,33
1.767,87
NOTES
/i:
Nous assumons que le CS est en dollars des EU.
/ii:
Saisir le montant indiqué à la ligne 6 du rapport précédent daté du 31 déc.06 et sur le relevé bancaire du compte spécial au 31 déc. 06.
/iii:
Saisir le montant indiqué à la ligne 11 du rapport précédent (daté du 31 déc. 06) --- Toute différence doit être expliquée.
/iv:
Saisir le solde de clôture du CS indiqué sur le relevé bancaire au 31 mar.07.
/v:
Total des dépenses éligibles BAD payées pendant le trimestre.
/vi:
Tout écart doit être expliqué dans une note séparée. Ces écarts incluent les dépenses éligibles
payées par le projet mais non encore débitées au CS ; les montants payés par la Banque mais non
encore crédités au CS du projet, etc.
M a n u e l
d e s
d é c a i s s e m e n t s
Annexe 12
Etat de rapprochement
Annexe 12: Exemple d’état de rapprochement du compte
spécial
Groupe de la Banque africaine de développement.
Avertissement : Le Manuel des décaissements présente les politiques et procédures de
décaissement de la Banque africaine de développement. Les documents de politiques et
procédures de la Banque mentionnés dans le présent Manuel sont accessibles sur notre
site web http://www.afdb.org et peuvent également être obtenus en nous écrivant
l’adresse loandisbursements@afdb.org. Le présent Manuel n’examine pas de façon
exhaustive tous les documents, politiques et procédures mentionnés. Le lecteur est invité à consulter le document de référence pour en connaître la teneur. Le présent Manuel
ne constitue pas un document contractuel ou juridique. Il ne crée pas de droits juridiques, lesquels sont énoncés exclusivement dans les accords juridiques conclus avec la
Banque, et ne doit pas être utilisé pour interpréter de tels droits.
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