Towards Management Information Systems for
Strategic Periodicals Collection Management for
Saudi Academic Libraries in the World of Electronic
Journals
Abstract
Saudi Academic Libraries (SALs) have been moving towards using electronic
resources since 1992. This study aims to investigate the extent to which they have adopted
the changes in electronic journals (bibliographic and full-text databases) and its effects on
printed journal collection between the years 1995 and 2000. It also investigates the effect
of electronic journal (EJ) on periodicals collection management procedures and the criteria
considered important in the EJ decision-making process. This study also aims to integrate
certain management methods with the criteria important in decision-making for EJ
collection management. Furthermore, it compares the criteria applied by SALs in the EJ
decision-making process to the international guidelines for EJ collection management, two
University Libraries in the UK and by Purcel Report.
The survey method was used and data was obtained through questionnaires, which
were administered to library professionals from six SALs which had electronic systems
since 1995. The sample of the study belonged to three managerial levels: Administrative,
General Services, and Technical Services, involved in EJs. The analysis of the data focused
on understanding the major characteristics of SALs in terms of organizational structure and
the existing EJ situation and its effects.
The most important findings show that the percentage of EJ collection sharply
increased in 1996 by ninety eight percent which corresponds to a high increase in their
budget of hundred and twenty five percent. The size of Printed Journals (PJ) collection did
not increase much and remained stable between 1997 and 2000. The electronic journals
acquisition was restricted only to the fields of Applied Science and Technology and Social
Science. Most of the electronic journals that SALs subscribe to were in bibliographic form.
This clearly indicates that the transition to the electronic media in SALs was somewhat
sudden in the year 1997 which perhaps resulted in discrepancies in the budgeting and
periodical collection management.
It was also found that EJs had a positive effect on Services and Equipment/
Facilities. A positive significant relationship was found between Costs and Services, Costs
and Periodicals control and between Costs and Periodicals Collection. A significant
relationship was also found between Staffing and Services and between Staffing and
Equipment/Facilities. No significant relationship was found among the three job functions
(Administrative, General and Technical) and their evaluation of criteria in decision-making
thus indicating that the criteria of EJ decision-making differs according to job functions.
A follow up study was undertaken to assess the situation between 2001 and 2003 in
SALs and also find their readiness to apply the Electronic Journals Management Systems
(EJMS). It was found that they are capable of applying MIS models to help them deal with
the existing problems in the process of adaptation to the developments in the field of
information technology.
Although the findings of the comparative study indicated that SALs professionals
generally agree with most of the criteria in the International Guidelines (INGs), that
included two UK academic libraries and information provided in the Purcel Report, they
lacked the capability to implement them. This could be due to the fact that the organisation
of SALs is highly centralized.
The final objective of the study related to the development of an MIS model on the
basis of the extent to which SALs, possess the potential of applying it. The model is based
on the Knowledge Based System, Stakeholders and Process approaches. Having
ascertained that SALs possess the minimum requirements to apply MIS the researcher
‫‪developed a model of EJMS, for SALs, and also proposed an alternative model of DSS. A‬‬
‫‪case study was conducted in King Abdul Aziz University Library (KAAUL) to ensure the‬‬
‫‪implementation of the MIS model applied to the decision making process proposed in‬‬
‫‪EJMS.‬‬
‫المستخلص‬
‫تطورت المكتبات األكاديمية السعودية )‪ (SALs‬باتجاه استخدام المصادر االلكترونية منذ عام ‪.1992‬لذا فان هذه‬
‫الدراسةةة تفةةدى تل ة تمصةةا المةةد الةةذ تمةةوم في ة ‪ SALs‬بتبنةةا التيييةةرات فةةا الةةدوريات االلكترونيةةة دب ةةك واعةةد‬
‫ببليوجرافية أو عل النص الكام ) وتأثيراتفا عل مجموعات الدوريات المطبوعة خالل السنوات ‪ .2000-1995‬كذلك‬
‫تستك ف الدراسة أثر الدوريات االلكترونية عل عملية تدارة مجموعات الدوريات وعل المعايير التا تعتبةر مفمةة فةا‬
‫عملية اتخاذ المرارات اإلدارية بالنسبة للدوريات االلكترونية‪ .‬كما تفةدى هةذه الدراسةة تلة دمة عةدد م ةدد مة الطةر‬
‫اإلداريةةة بالعوام ة أو المعةةايير المفمةةة التخةةاذ المةةرار إلدارة مجموعةةات الةةدوريات االلكترونيةةة‪ .‬باإل ةةافة تل ة أن هةةذه‬
‫الدراسة توجد ممارنة بي تلك المعايير المطبمة م ‪ SALs‬فا اتخاذ المرار اإلدار بالنسبة إلدارة مجموعات الدوريات‬
‫االلكترونيةةة وتلةةك المةةأخوذ بفةةا فةةا اإلرلةةادات العالميةةة والمةةأخوذ بفةةا فةةا اثنتةةي م ة المكتبةةات الجامعيةةة فةةا بريطانيةةا‬
‫باإل افة تل ما هو مطبق فا تمرير ‪. Purcel‬‬
‫تم استخدام المنف المس ا لجمع البيانات م خالل االستبيان الموج تل أخصائيا المكتبات والمعلومات فةا سةتة‬
‫م ‪ SALs‬الذي اموا بإدخال النظام االلكتـرونا منذ عام ‪ .1995‬عينة الدراسة ت ـتم عل ثالثــة مستويـات تدارية د‬
‫العليا‪ ،‬الوسط ‪ ،‬التنفيذية) والتا تعم فا ‪ :‬اإلدارة‪ ،‬خدمات المعلومات والخدمات الفنية مم يعمل فا مجال الدوريات‬
‫االلكترونيةةة‪ .‬تن ت ليةة البيانةةات ركةةم علةة ففةةم الخصةةائص األساسةةية ل ‪ SALs‬والخاصةةة بالبنةةات التنظيمةةا لو ةةع‬
‫الدوريات االلكترونية وتأثيراتفا‪.‬‬
‫م أهةم النتةائ هةا التةا أهفرتفةا الدراسةة أن مجموعةة الةدوريات االلكترونيةة ةد ارتفعة ب ةك مطةرد فةا عةام‬
‫‪ 1996‬بنسبة ‪ % 98‬والتا تمامن مع زيةادة مطةردة فةا ميمانيتفةا التةا بلية ‪ .%125‬تن حجةم مجموعةات الةدوريات‬
‫المطبوعة لم يتمايد ب ك مل وه وبما ثابتا بي عاما ‪ 1997‬و ‪ ،2000‬كما أن التمويد فا مجال الدوريات االلكترونيةة‬
‫ه مميدا بمجال العلوم الب تة والتطبيمية والتكنولوجيا والعلوم االجتماعية‪ .‬بينا وجد أن معظم الدوريات االلكترونية التا‬
‫تم االلتراك بفا كان عل ال ك الببليوجرافا‪ ،‬مما ي ير بو وح تل أن االنتمال تل الوسائط االلكترونية فةا ‪SALs‬‬
‫كان تل حد ما مفاجئا ً فا عام ‪ 1997‬باحتمال ان نت ع االختالفات فا الميمانية وبي تدارة مجموعات الدوريات‪.‬‬
‫و د تم تجرات دراسة تتبعي ‪ follow up study‬للدراسة لألول م اج تمييم الو ع ما بةي عةام ‪ 2001‬و‪2003‬‬
‫فا ‪ SALs‬وكذلك م اج معرفة مد استعدادهم للتطبيةق نظةام تدارة الةدوريات االلكترونيةة ‪ .EJMS‬ونةت عة تلةك‬
‫الدراسة بأنفم ادري عل تطبيق نموذج نظم المعلومات اإلدارية لمساعدتفم عل التعام مع الم اك المائمة فا عمليةة‬
‫تبنا مجال تمنية المعلومات‪.‬‬
‫كما نت ع الدراسةة أن الةدوريات االلكترونيةة لةديفا تةأثير ايجةابا علة الخةدمات والتجفيةمات والتسةفيالت ‪ .‬و ةد‬
‫هفةةرت عال ةةة ايجابيةةة وذات داللةةة تحصةةائية بةةي التكلفةةة و مجموعةةات الةةدوريات وعال ةةة ذات داللةةة تحصةةائية بةةي‬
‫التوهيف والخدمات وبي التوهيف والتجفيمات والتسفيالت‪ .‬بينا لم تظفر أ عال ةة ذات داللةة تحصةائية بةي ن ةا ات‬
‫الوهةةائف الثالثةةة داإلدارة‪ ،‬خةةدمات المعلومةةات والخةةدمات الفنيةةة) وتميةةيمفم للمعةةايير الفامةةة التخةةاذ المةةرارات اإلداريةةة‬
‫للدوريات االلكترونية مما ي ير تل اختالففا عل حسب اختالى الن ةا ات الوهيفيةة ألخصةائيا المكتبةات والمعلومةات‬
‫فا ‪.SALs‬‬
‫تن نتائ الدراسة الممارنة ‪ comparative study‬د ألارت تل أن أخصائيا المكتبات والمعلومةات فةا ‪SALs‬‬
‫بصفة عامة يوافمون عل معظم المعايير الواردة فا اإلرلادات العالمية والتا وردت كةذلك لةد مكتبتةي جةامعيتي فةا‬
‫بريطانيا وأيضا لد المعلومات الواردة فا تمرير ‪ Purcel‬تال أنفم ألاروا فا نفس الو تل أنفم يفتمروا تل تمكانيات‬
‫التنفيذ‪ ،‬و د يرجع ذلك تل حميمة اتجاه ‪ SALs‬كنظام تل المركمية ال ديدة ‪.‬‬
‫أما الفدى األخير م الدراسة ففو يتعلق بتطوير نماذج لنظم المعلومةات اإلداريةة ‪ MIS model‬مة اجة‬
‫تطبيةةق تلةةك الةةنظم تذا أمكة مة بة ‪ SALs‬التةةا ألةةارت مة بة بأنفةةا علة اسةةتعداد لتطبيمة ‪ .‬يعتمةةد ذلةةك‬
‫النمةوذج علة النظةام المبنةا علة المعرفةة ‪ Knowledge Based System‬و نظةام ‪ Stakeholders‬و مةدخ‬
‫المعالجةةة ‪ .Process approaches‬وعنةةد التأكةةد م ة أن ‪ SALs‬تمتلةةك ال ةةد األدن ة م ة متطلبةةات تطبيةةق نظةةم‬
‫المعلومات اإلدارية ام الباحثة بتطوير نموذج لفا إلدارة الدوريات االلكترونيةة ‪ EJMS‬باإل ةافة تلة تمةديم‬
‫نموذج بدي كنظةام لةدعم المةرار ‪ ، DSS‬وبفةذا الصةدد امة الباحثةة بةإجرات دراسةة حالةة ‪ case study‬علة‬
‫مكتبة جامعة الملك عبد العميم بجدة م اج تعميم عملية تطبيق نماذج نظم المعلومات اإلدارية المطبمة علة‬
‫عملية اتخاذ المرارات والممترحة إلدارة الدوريات االلكترونية فا ‪.EJMS‬‬