FAKTOR-FAKTOR KEJAYAAN PERLAKSANAAN SISTEM KUALITI KHAIRIL AZIZI BIN MOHAMAD @ AHMAD
advertisement
FAKTOR-FAKTOR KEJAYAAN PERLAKSANAAN SISTEM KUALITI ISO9000 DI DALAM INDUSTRI PEMBINAAN DI MALAYSIA KHAIRIL AZIZI BIN MOHAMAD @ AHMAD Laporan projek ini dikemukakan sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat penganugerahan Ijazah Sarjana Sains ( Pengurusan Pembinaan) Fakulti Kejuruteraan Awam Universiti Teknologi Malaysia NOVEMBER, 2006 2 “Saya akui ini karya ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya telah saya jelaskan sumbernya” Tandatangan Nama Penulis Tarikh : : : ……………………… Khairil Azizi Bin Mohamad @ Ahmad 30 November 2006 3 TERISTIMEWA BUAT ISTERI TERSAYANG Fadzilah Binti Ibrahim ANAKANDA Khairil Filzairy B. Khairil Azizi Azra Filzaira B. Khairil Azizi 4 PENGHARGAAN Penulis ini merakamkan penghargaan yang tidak terkira kepada Ir. Dr. Rosli Mohamad Zin diatas segala bimbingan dan dorongan yang diberikan sepanjang tempoh kajian ini Juga dirakamkan penghargaan kepada pemaju, agensi kerajaan, kontraktor dan semua pihak yang terlibat dalam memberikan kerjasama yang baik dalam penghasilan kajian ini. Penghargaan juga kepada Jazlan, Azhar, Noor Zarina, Fazleen Hanim, Mashanim, Fadzilah ( isteri dan rakan sekelas), Awang Mortaza, Nor Hisham dan rakan-rakan lain yang juga membantu dalam penghasilan kajian sepanjang dua tahun pengajian. 5 ABSTRAK Bagi mendapatkan kualiti pembinaan yang baik, perlaksanaan sistem kualiti yang tepat haruslah dilaksanakan. Sistem kualiti ISO9000 telah diperkenalkan pada tahun 1987 bagi memenuhi kehendak ini. Di Malaysia, sistem ini berkembang dengan pesatnya dengan kebanyakkan syarikat cuba mendapatkan pengiktirafan termasuklah syarikat yang terlibat dengan industri pembinaan. Kajian ini dilakukan bagi mendapatkan faktor-faktor untuk syarikat pembinaan melaksanakan sistem kualiti ISO9000 dengan berkesan. Metodologi kajian dilakukan dengan mendapatkan timbal balas daripada responden yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 di dalam industri pembinaan di Malaysia. Prosidur dalam perlaksanaan sistem dikaji secara menyeluruh dan data yang diperolehi dianalisis menggunakan analisis indeks purata dan analisis frekuensi. Berdasarkan hasil kajian yang diperolehi menerusi maklumbalas kajian soal selidik yang dijalankan, didapati terdapat enam faedah daripada pelaksanaan sistem, diantaranya ialah menolong memberikan promosi terhadap syarikat, syarikat lebih disegani dan mendapat lebih peluang perniagaan. Diantara masalah-masalah perlaksanaan yang diperolehi dari hasil kajian pula ialah terdapat lebihan prosidur kerja, bebanan dokumentasi dan memerlukan lebih masa kerja untuk menjayakan perlaksanaan. Kajian ini juga mendapati terdapat sepuluh faktor utama dalam menjayakan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 diantaranya ialah komitmen pihak pengurusan, pemberian habuan kepada kualiti baik yang ditunjukkan oleh pekerja dan sistem audit dalaman khusus untuk sistem ISO9000 yang dijalankan yang membolehkan pengurusan memperbaiki kelemahan dalam perlaksanaan sistem. 6 ABSTRACT In order to get a better quality result, the implementation of a precise quality system is necessary in any organization. ISO9000 system was developed in 1987 to suit this objective. In Malaysia, this system grow rapidly with a lot of company in every industry including construction tries to get its recognition. This study is conducted to determine the factors for construction companies to successfully implement ISO9000 system. The methodology adopted is through literature review, interview and questionnaire to respondents who are directly or indirectly involve with ISO9000 system in construction industry. The procedures in implementing ISO9000 are reviewed and the data collected through interview and questionnaire are analyzed using statistical and frequency analysis. The findings are six benefits of ISO9000 implementation such as by implementing ISO9000 system its helps in company promotion, the company getting more recognition and getting better business opportunities. Among the problem in implementation of the ISO9000 system are additional works procedures, heavy load documentation and extra working hours. Among the ten critical factors for success in ISO9000 implementation are top management involvement, reward for good quality produces, an internal audit for the purpose of ISO9000 implementation, management monitoring, education and trainings for the workers in ISO9000 implementation. The other factors related to the success in implementing ISO9000 found in this study also must not be ignored since its play important roles in the success of implementation of ISO9000 system for several companies. The findings of this study hopefully will serve as an important guide to the construction related companies for better ISO9000 system implementation. 7 KANDUNGAN BAB PERKARA MUKA SURAT BAB 1 Halaman Judul i Halaman Pengakuan ii Halaman Dedikasi iii Halaman Penghargaan iv Abstrak v Kandungan vii Senarai Jadual xii Senarai Rajah xii Senarai Lampiran xv PENGENALAN 1.1 Pengenalan 1 1.2 Latar Belakang 1 1.3 Pernyataan Masalah 3 1.4 Objektif Kajian 4 1.5 Skop Kajian 5 1.6 Metodologi Kajian 5 1.7 Penyusunan Bab 8 8 BAB 2 KUALITI DALAM INDUSTRI PEMBINAAN 2.1 Pengenalan 9 2.2 Sistem Kualiti ISO9000 10 2.3 Perlaksanaan Sistem Kualiti ISO9000 13 2.4 Eleman Dalam Sistem Kualiti ISO9000 14 2.4.1 Eleman 1- Tanggungjawab Pengurusan 15 2.4.2 Eleman 2- Sistem Kualiti 16 2.4.3 Eleman 3- Penilaian Rekabentuk 16 2.4.4 Eleman 4- Pengawalan Rekabentuk 16 2.4.5 Eleman 5- Kawalan Dokumen Data 17 2.4.6 Eleman 6- Pembelian 18 2.4.7 Eleman 7- Kawalan Produk Yang Dibekalkan Oleh Pelanggan 2.4.8 20 Eleman 8- Pengenalan Dan Kemudahan Pencarian Produk 20 Eleman 9- Kawalan Proses 21 2.4.10 Eleman 10- Pemeriksaan Dan Ujian 21 2.4.9 2.4.11 Eleman11- Kawalan Peralatan Pemeriksaan, Pengukuran Dan Ujian 23 2.4.12 Eleman 12- Status Pemeriksaan Dan Ujian 24 2.4.13 Eleman 13- Kawalan Ketidaktepatan Produk 25 2.4.14 Eleman 14-Tindakkan Pembetulan Dan Pencegahan 25 2.4.15 Eleman 15- Pengendalian, Penyimpanan, Pembungkusan, Penjagaan Dan Penghantaran 26 2.4.16 Eleman 16- Kawalan Rekod Kualiti 27 2.4.17 Eleman 17- Audit Kualiti Dalaman 27 2.4.18 Eleman 18- Latihan 29 9 BAB 3 2.4.19 Eleman 19- Perkhidmatan 30 2.4.20 Eleman 20- Teknik Statistik 30 MASALAH-MASALAH DALAM PERLAKSANAAN SISTEM KUALITI ISO9000 BAB 4 3.1 KajianYang Telah Dijalankan Di Hong Kong 32 3.2 Komitmen Pihak Pengurusan Atasan 33 3.3 Bersatu Tujuan 34 3.4 Peningkatan Yang Berterusan 35 3.5 Sikap Pengurusan Terhadap Perubahan 35 3.6 Penglibatan Pengurusan Dan Kepimpinan 36 3.7 Audit Dan Pengawasan 37 3.8 Koordinasi Dan Perhubungan 37 3.9 Teknologi Komputer 38 3.10 Pembelajaran Dan Latihan 38 3.11 Penglibatan Pekerja Dan Komitmen Mereka 39 3.12 Insentif, Ganjaran Dan Pengiktirafan 39 3.13 Perubahan Daalam Organisasi 40 3.14 Perubahan Budaya Kerja 41 3.15 Perubahan Struktur Organisasi 41 3.16 Proses Pembelajaran Organisasi 42 METODOLOGI KAJIAN 4.1 Pengenalan 43 4.2 Peringkat Pertama – Kajian Literatur 44 10 4.3 BAB 5 Peringkat Kedua – Borang Soal Selidik 44 4.3.1 Penyediaan Borang Soal Selidik 45 4.3.2 Pengedaran Borang Soal Selidik 48 4.3.3 Pemilihan Responden 49 4.3.4 Kaedah Penganalisaan Data 50 4.3.4.1 Analisis Indek Purata 51 4.3.4.2 Analisis Frekuensi 52 4.4 Temubual Berkaitan Kajian 52 4.5 Kesimpulan 53 ANALISIS KAJIAN 5.1 Pengenalan 54 5.2 Analisis Awalan 54 5.2.1 Agihan Borang Soal Selidik 55 5.2.2 55 Analisis Latarbelakang Responden 5.3 Analisis Data Permulaan 5.4 Analisis Data Bagi Faedah Perlaksanaan Sistem ISO9000 56 5.5 Analisis Data Masalah Dalam Perlaksanaan Sistem ISO9000 5.6 5.7 56 62 Analisis Data Faktor-Faktor Kejayaan Perlaksanaan Sistem ISO9000 69 Kesimpulan Kajian 77 11 BAB 6 KESIMPULAN DAN CADANGAN 6.1 Pengenalan 78 6.2 Kesimpulan 78 6.3 Limitasi Kajian 81 6.4 Cadangan Penyelidikan Akan Datang 81 RUJUKAN 83 LAMPIRAN 85 12 SENARAI JADUAL NO. JADUAL TAJUK MUKA SURAT 5.1 Latarbelakang Responden 55 5.4 Analisis Faedah Perlaksanaan 57 5.5 Masalah Dalam Perlaksanaan 63 5.6 Faktor-Faktor Kejayaan Perlaksanaan 70 5.7 Ringkasan Jawapan Analisis 77 13 SENARAI RAJAH NO. RAJAH TAJUK MUKA SURAT 1.6 Carta Alir Metodologi Kajian 7 5.4.1 Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 1 56 5.4.2 Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 2 57 5.4.3 Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 3 58 5.4.4 Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 4 58 5.4.5 Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 5 59 5.4.6 Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 6 60 5.4.7 Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 7 60 5.4.8 Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 8 61 5.5.1 Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 1 62 5.5.2 Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 2 63 5.5.3 Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 3 64 5.5.4 Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 4 64 5.5.5 Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 5 65 5.5.6 Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 6 66 5.5.7 Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 7 66 5.5.8 Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 8 67 5.6.1 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 1 70 5.6.2 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 2 70 5.6.3 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 3 71 5.6.4 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 4 72 5.6.5 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 5 72 14 5.6.6 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 6 73 5.6.7 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 7 74 5.6.8 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 8 75 5.6.9 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 9 76 5.6.10 Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 10 76 15 SENARAI LAMPIRAN LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT A Borang Soal Selidik 85 16 BAB 1 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Dalam bidang pembangunan hartanah terdapat beberapa siri aktiviti yang menjuruskan kepada pembentukkan struktur atau bangunan yang mana fungsinya untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat ke peringkat yang lebih baik. Ianya adalah satu proses yang rumit dan tersendiri yang melibatkan banyak golongan profesional samada daripada golongan Perancang Bandar, Jururtera, Arkitek, Jurukur Bahan, Jurukur Tanah dan seterusnya. Kepakaran dan kemahiran golongan ini digabungkan untuk menjayakan sesuatu projek. Setiap hasil daripada pembangunan hartanah ini akan direkabentuk untuk bertahan sehingga seratus tahun, dengan itu kualiti produk yang terhasil adalah penting untuk produk tersebut bertahan. Kegagalan mengawal kualiti struktur atau bangunan yang terhasil akan menyebabkan kegagalan pada stuktur tersebut yang bukan hanya melibatkan kerugian dari segi kewangan malah boleh melibatkan kehilangan nyawa. Untuk menghasilkan kualiti pembinaan yang baik bukan hanya dilihat dari sudut penghasilan produk yang terakhir, tetapi harus bermula daripada peringkat awalan lagi. Peroses pengawalan kualiti haruslah di fahami oleh semua golongan yang terlibat dalam sesuatu projek tersebut. Projek terbengkalai dan projek lewat siap adalah antara contoh dimana kualiti pengurusan projek tersebut lemah dan ini mendatangkan kesusahan kepada pengguna atau pelanggan kepada projek tersebut. 17 Kita dapat melihat laporan-laporan yang dikeluarkan oleh media yang menunjukkan saban tahun sentiasa ada projek yang terbengkalai dan ada projek yang lambat siap termasuk beberapa kes-kes yang dibawa ke mahkamah dan statistic ini terus meningkat dari setahun ke setahun. Untuk menyelesaikan masalah ini, perlaksanaan system pengurusan kualiti (QMS) dalam pembangunan sesuatu projek didapati dapat membantu menguruskan projek yang dijalankan dengan lebih sempurna. Walaubagaimanapun hanya segelintir sahaja syarikat yang terlibat dalam bidang hartanah atau kontraktor yang menagambil langkah ini. Kebanyakkan syarikat kontraktor tidak melaksanakan system pengurusan ini adalah kerana tidak mahu menanggung kos tambahan yang diperlukan dalam perlaksanaan system kualiti sedangkan kontrak-kontrak kerja yang ditawarkan samada swata atau kerajaan masih menggunakan system tender harga terendah. Adalah menjadi sesuatu yang wajar jika pihak pemaju bertindak sebagai penggerak dalam perlaksanaan system pengurusan kualiti. Mereka hanya perlu menetapkan suatu standard kualiti yang di kehendaki di mana semua pihak yang terlibat dalam pembangunan projek tersebut akan menggunakan segala kemahiran mereka dalam mencapai kualiti yang dikehendaki. Ini bukan hanya meningkatkan kualiti pruduk yang terhasil malah setiap pihak yang terlibat sama dalam projek tersebut boleh mempromosikan keupayaan mereka dalam penghasilan produk yang berkualiti. Sistem pengurusan kualiti siri ISO 9000 adalah jalan terbaik dalam perlaksanaan pengurusan projek yang berkualiti. 1.2 Latarbelakang Siri ISO 9000 adalah Sistem Piawaian Kualiti (Quality System Standard) yang telah diperkenalkan oleh International Organization for Standardization (ISO) pada 18 tahun 1987 yang bertapak di Geneva. Ianya diujudkan berasaskan kepada sistem piawaian UK BS5750 yang bertujuan untuk memperomosikan kualiti perkhidmatan dan barangan yang dikeluarkan oleh pelbagai sektor industri. ISO9000 adalah satu garispanduan bagi mengelakkan berlakunya kesilapan semasa perancangan dan perlaksanaan sesuatu kerja dan sebagai sebahagian daripada langkah untuk menyeragamkan kualiti produk diantara satu negara dengan negara yang lain. Sejak diperkenalkan ia telah menerima pengikhtirafan di seluruh dunia. Lebih daripada 80 negara telah menggunakannya sebagai system piawaian kualiti kebangsaan, di antaranya ialah negara-negara EC dan EFTA, Jepun, Hong Kong, Amerika Syarikat dan Kanada (McCabe, 1998). Berdasarkan kajian yang dilakukan di U.K, kebanyakkan syarikat yang menggunakan sistem pengurusan ISO adalah kerana untuk memenuhi kehendak pelanggan, meningkatkan kualiti pengurusan, meningkatkan kualiti penghasilan, meningkat kepuasan hati pelanggan dan sistem ISO juga menjadi salah satu strategi pemasaran dalam memenangi saingan (Moatazed-Keivani et al 1999). Pada tahun 1987, SIRIM (Standard And Industrial Research Institute of Malaysia) telah melancarkan sistem Sijil Kualiti ISO sebagai salah satu langkah bagi pelbagai industri di Malaysia meningkatkan kualiti penghasilan barangan untuk bersaing di peringkat antarabangsa. Banyak syarikat di Malaysia telah menunjukkan tindakbalas positif daripada langkah ini. Pada penghujung bulan Oktober 1995, syarikat yang telah berjaya mendapatkan pengikhtirafan berjumlah enam ratus lapan puluh (680) (Yeoh dan Lee, 1996) dan pada penghujung tahun 2005 jumlah yang telah mendapat pengiktirafan adalah sebanyak dua ribu empat ratus dua puluh lima (2425) syarikat (SIRIM standards & Quality News Vol.12). Daripada jumlah itu hanya sebanyak 532 syarikat adalah syarikat yang berkaitan dengan industri pembinaan. Syarikat-syarikat tesebut terdiri daripada kontraktor, pemaju, jurutera perunding, pembekal dan juga pihak berkuasa kerajaan tempatan. 19 1.3 Pernyataan Masalah Kualiti di dalam kontek industri pembinaan di Malaysia boleh dilihat sebagai sebahagian daripada segitiga yang membentuk pembinaan itu sendiri yang mana kontraktor perlu mengawal kos pembinaan, menepati sasaran masa yang telah ditetapkan dan mendapat kualiti yang dihajati. Akan tetapi, kualiti akan menjadi mangsa korban yang pertama diantara aspek-aspek pembinaan diatas jika keperluan mendesak kontraktor untuk menjimatkan kos atau mempercepatkan masa pembinaan. Kita dapat melihat masih terdapat banyak ketidak puasan hati pembeli rumah atau pelanggan terhadap kualiti produk terakhir yang dikeluarkan oleh industri pembinaan di Malaysia. Selaras dengan itu pembangunan sistem kualiti ISO 9000 menjadi suatu langkah yang amat digalakkan oleh kerajaan dalam meyakinkan kembali rakyat terhadap industri pembinaan yang menjadi nadi pembangunan ekonomi negara. Namun begitu masih terdapat syarikat pembinaan atau pemaju yang telah mendapat pengiktirafan sistem pengurusan kuliti ISO9000 tetapi masih tidak dapat mengeluarkan kualiti produk yang memuaskan. Daripada perbincangan dengan pegawai dari KPKT (Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan), terdapat 1926 kes aduan yang diterima sepanjang tahun 2005 yang mana 298 kes aduan adalah berkaitan kualiti pembinaan. Walaupun aduan berkaitan kualiti ini hanya 15% daripada keseluruhan kes, namun perlu dilihat bahawa aduan yang dibuat oleh pengguna kepada KPKT adalah jalan terakhir mereka selepas jalan penyelesaian mereka dengan pemaju atau kontraktor telah buntu. Daripada fakta inilah kajian terhadap faktor kejayaaan perlaksanaan diperlukan bagi menentukan bahawa sistem kualiti ISO9000 mampu mengubah corak kualiti pembinaan di Malaysia sepertimana sistem ini telah mengubah kualiti pembinaan di negara-negara maju. 20 1.4 Objektif Kajian Perlaksanaan projek pembinaan memerlukan kemampuan pengurusan yang baik dan benar–benar memahami sistem pengurusan kualiti untuk memulihkan keyakinan masyarakat terhadap kemampuan dan keupayaan syarikat – syarikat pembinaan tempatan dalam melaksanakan projek. Oleh yang demikian 3 objektif utama kajian telah dikenalpasti iaitu:1. Mengenalpasti faedah daripada perlaksanaan sistem pengurusan kualiti ISO9000. 2. Mengenalpasti masalah-masalah berbangkit dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO 9000 dan cara penyelesaiannya. 3. Menentukan faktor-faktor kejayaan dalam perlaksanaan sistem ISO9000 di dalam industri pembinaan di Malaysia. 1.5 Skop Kajian Kajian ini hanya melibatkan sistem kualiti ISO9000 dan terhad kepada industri pembinaan di Semenanjung Malaysia. Kajian ini menyelidik pelbagai syarikat pembinaan termasuk pemaju perumahan yang telah diiktiraf sebagai mempunyai sistem pengurusan kualiti ISO9000 tetapi tidak termasuk syarikat kerajaan ataupun badan berkanun. Analisis kajian untuk mencapai objektif yang telah dinyatakan terbatas kepada maklumat yang berjaya dikumpulkan melalui borang soal selidik yang diedarkan dan data yang diperolehi daripada KPKT dan SIRIM Berhad. Kajian ini juga tidak membincangkan tindakkan yang telah diambil oleh kerajaan dari sudut undang-undang dalam menangani isu-isu kualiti pembinaan. 21 1.6 Metodologi Kajian Kajian ini disusun mengikut satu rangka kerja yang bermula daripada pengumpulan data, penganalisaan data, rumusan serta cadangan dalam penyelesaian masaalah kajian ini. Oleh itu kajian ini mempunyai 3 peringkat yang paling utama. Peringkat pertama merupakan kajian yang berkaitan dengan kajian literatur. Pada peringkat ini kerja-kerja pengumpulan data dan maklumat yang berkaitan dengan aspek kajian ini telah satukan dan kemudiannya dipersembahkan dalam bentuk kajian literatur yang mana maklumat-maklumat ini diperolehi daripada bukubuku rujukan, majalah, surat khabar, jurnal, artikel dan laporan penerbitan kerajaan. Peringkat kedua ialah membuat kajian empirikal dengan mendapatkan maklumbalas dan pandangan daripada mereka yang terlibat dalam industri pembinaan yang melibatkan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dengan kaedah pengedaran borang soal selidik dan temubual. Pada peringkat ini penganalisaan datadata primer yang telah dikumpulkan bagi membentuk hasil kajian. Data-data akan dianalisis adalah berdasarkan maklumbalas daripada pemaju, kontraktor dan peruding dalam industri pembinaan untuk menentukan faktor-faktor dan masalahmasalah yang menyebabkan kegagalan dalam perlaksanaan sistem kualiti yang berkesan. Analisa keatas setiap peruntukan juga dapat mengenalpasti peringkat yang menyebabkan keberkesanan sistem tidak tercapai. Peringkat ketiga pula merupakan perbincangan mengenai faktor-faktor dan strategi kejayaan dan pembentukkan kerangka konsep yang dicadangkan untuk dijadikan panduan dalam perlaksaan sistem kualiti ISO yang lebih berkesan. Rajah 1 disebelah menunjukkan carta alir metodologi kajian. 22 PERNYATAAN MASALAH Sistem kualiti ISO menjamin kualiti binaan 1. 2. 3. OBJEKTIF KAJIAN Mengenalpasti faedah daripada perlaksanaan ISO9000 Mengenalpasti masalah dalam perlaksanaan sistem dan penyelesian. Menentukan faktor kejayaan dalam perlaksanaan sistem KAJIAN LITERATUR Pengumpulan maklumat daripada data sekunder dan data PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data daripada borang soal selidik PENGANALISAAN DATA HASIL KAJIAN Hasil kajian akan dipersembahkan dalam bentuk penulisan, graf, jadual dan sebagainya KESIMPULAN DAN CADANGAN Rajah 1.6: Carta Alir Metodologi Kajian 23 1.7 Penyusunan Bab Bab satu menerangkan berkaitan perkara-perkara asas kajian yang dilakukan meliputi pengenalan, penyataan masalah, objektif kajian, skop kajian, kepentingan kajian, metodologi kajian dan susunatur bab yang merangkumi seluruh peringkat kajian. Bab dua menerangkan sistem kualiti sedia ada yang digunakan oleh kebanyakkan syarikat pembinaan dan mengaitkan sistem kualiti ISO 9000 yang merangkumi syarat-syarat yang dikehendaki dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 oleh sesebuah organisasi. Faedah yang diperolehi dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 secara literitur akan dijelaskan didalam bab ini. Bab tiga menerangkan methodologi kajian dengan lebih terpeinci daripada proses pengumpulan kajian literatur dan seterusnya kaedah pengedaran, pengumpulan dan penganalisaan data. Bab empat akan menerangkan keputusan penganalisaan data yang telah dikumpulkan. Data-data maklumbalas borang soal selidik dikumpulkan dan dianalisis dan hasil analisis dinyatakan dalam bentuk jadual, gambarajah dan penulisan. Bab lima akan menerangkan tentang strategi organisasi yang telah diiktiraf mempunyai sistem kualiti ISO untuk meningkatkan kualiti pembinaan mereka dan seterusnya cadangan bagaimana perlaksanaan tersebut boleh dijayakan. Bab enam akan menerangkan kesimpulan keputusan kajian yang dijalankan. Kesimpulan yang dibuat akan merumuskan kesesuaian dan keberkesanan kajian yang 24 ingin dicapai. Seterusnya beberapa cadangan penambahbaikan kajiselidik pada masa hadapan dicadangkan. BAB 2 KUALITI DALAM INDUSTRI PEMBINAAN 2.1 Pengenalan Kualiti memainkan peranan yang penting di dalam kejuruteraan dan industri pembinaan kerana risikonya tinggi. Risiko untuk tidak dapat menyiapkan projek mengikut masa yang ditetapkan adalah tinggi kerana terdapat banyak faktor yang boleh menjejaskan kelancaran projek. Adalah menjadi sesuatu yang wajar untuk mana-mana syarikat yang terlibat dalam industri pembinaan untuk melaksanakan sistem kualiti yang padu bagi mengelakkan masalah semasa perlaksanaan projek yang boleh menyebabkan kualiti pembinaan yang terhasil tidak bermutu. Setiap orang yang terlibat dalam industri pembinaan secara langsung atau tidak langsung akan mendapat faedah adaripada perlaksanaan sistem kualiti yang bermutu dalam pembinaan. Sistem kualiti yang teratur akan mengurangkan kegagalan dalam melaksanakan kerja dan menghasilkan produk yang bermutu. Kualiti boleh diterjemahkan dalam berbagai maksud mengikut kehendak penterjemah. Arditi dan Gunaydin (1999) menterjemahkan kualiti sebagai persetujuan penetapan kehendak pelanggan dan produk atau perkhidmatan yang tidak mempunyai kecacatan. Perkataan kualiti tidak boleh digunakan untuk menggambarkan darjah 25 kecemerlangan sesuatu barangan atau perkhidmatan, ianya haruslah difahami sebagai satu ukuran penyesuaian terhadap kehendak pelanggan mengikut harga tertentu yang telah dipersetujui. Penilaian kualiti di dalam projek pembinaan melibatkan dua komponen iaitu jaminan kualiti dan pengawalan kualiti. Menurut Chini (1999) jaminan kualiti dilihat sebagai sistem pengawalan peruntukan penghasilan atau perkhidmatan untuk memenuhi kehendak pelanggan. Ianya dikenalpasti sebagai sistem kualiti luaran, yang memfokuskan kepada meyakinkan pelanggan terhadap produk atau perkhidmatan yang diberikan. Pengawalan kualiti pula menjurus kepada pengawalan perlaksanaan aktiviti-aktiviti khusus yang membawa kepada penghasilan produk atau perkhidmatan. Berbagai langkah dalam mendapatkan kualiti yang lebih baik dalam industri pembinaan telah dilaksanakan antaranya: • Perkongsian (partnering), bertujuan untuk meningkatkan perhubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam projek pembinaan. • (Business process perlaksanaan reengineering), secara menyeluruh langkah dan menukar merekabentuk asas peraturan semula proses perlaksanaan bagi memenuhi kehendak pelanggan. • (Constructibility review), melihat semula pelan projek dan spesifikasi yang dikehendaki dalam usaha untuk meningkatkan keupayaan untuk mencapai kualiti yang lebih baik dalam perlaksanaan proses pembinaan dan hasilnya. • (Value engineering), bertujuan untuk mengurangkan kos dan mengoptimumkan kitaran pembinaan projek dari fasa pra-pembinaan. • TQM (total quality management) adalah falsafah operasi yang menekankan peningkatan kualiti yang berterusan dalam semua aspek pembinaan. 26 2.2 Sistem Kualiti ISO9000 Salah satu sistem kualiti yang terbaik adalah sistem kualiti ISO9000. Ianya adalah sistem kualiti yang merangkumi aktiviti bertujuan untuk menyediakan keyakinan kepada pengurusan sesebuah syarikat atau organisasi bagi mendapat hasil mutu kualiti yang dikehendaki. Sistem kualiti ini akan terbentuk jika ketua yang menjaga bahagian pembinaan sesebuah organisasi tersebut mengambil tanggungjawab untuk memahami dan melaksanakan sistem. Sistem ISO9000 adalah sekumpulan piawaian yang harus dilaksanakan yang diciptakan untuk penyeragaman jaminan kualiti penghasilan dan perkhidmatan di peringkat global dan telah digunapakai oleh banyak organisasi seluruh dunia. Penerimaan industri pembinaan terhadap sistem kualiti ISO9000 tidak begitu meluas seperti penerimaannya didalam industri yang lain seperti industri perkilangan. Terdapat kriteria dalam industri pembinaan yang menyebabkan sistem kualiti ISO9000 terhad perlaksanaanya. Kriteria tersebut antaranya adalah: 1. Projek pembinaan selalunya mempunyai kumpulan pekerja, peralatan dan barangan yang dikumpulkan di suatu kawasan secara unik, sedangkan di industri perkilangan kesemua sumber di atas berada satu tempat yang ditentukan dan mengulangi pengeluaran yang sama bertahun-tahun. 2. Ujian perlaksanaan tidak dapat dilakukan di dalam industri pembinaan kerana faktor kewangan dan masa. 3. Adalah menjadi kebiasaan mempunyai kontraktor yang berlainan di dalam satu projek mengikut jenis kerja yang dilakukan. 4. Tidak dapat menolak sepenuhnya keseluruhan hasil pembinaan secara total selepas siap pembinaan. 5. Keputusan untuk menolak bahagian pembinaan yang mempunyai kecacatan perlu dilakukan sebelum aktiviti kerja pembinaan seterusnya dijalankan. 27 6. Bilangan pihak yang terlibat di dalam sesuatu projek pembinaan adalah ramai berbanding dengan pihak yang terlibat dalam industri perkilangan. Untuk mendapatkan kualiti yang baik memerlukan kerjasama dari semua pihak yang terlibat dan ini melibatkan perhubungan tanggungjawab antara individu atau syarikat terlibat lebih rumit berbanding dengan industri perkilangan. 7. Struktur organisasi syarikat pembinaan adalah pelbagai bergantung kepada jenis projek pembinaan yang diusahakan sedangkan dalam industri perkilangan struktur organisasinya boleh dikatakan tidak pernah bertukar. Ini akan melibat perhubungan tanggungjawab bagi setiap individu yang terlibat dalan organisasi tersebut. 8. Pertukaran pekerja di dalam industri pembinaan adalah lebih tinggi berbanding dengan industri pembinaan. Ini akan mengakibatkan gangguan perancangan masa hadapan. 9. Projek pembinaan adalah rumit dan perlaksanaannya mungkin akan mengambil masa bertahun. 10. Hasil daripada perlaksanaan sistem ISO9000 di dalam industri pembinaan adalah berlainan daripada sesebuah organisasi dengan organisasi yang lain dan antara sebuah negara dengan negara yang lain kerana keadaan semulajadi piawaian ISO9000 itu sendiri. Terdapat berbagai pandangan yang diberikan terhadap sistem ISO9000, antaranya adalah: 11. Sebagai jalan untuk meningkatkan kualiti operasi pembinaan secara menyeluruh. 12. Sebagai syarat pelanggan yang harus dipenuhi. 13. Sebagai cara meningkatkan pesaingan. 14. Sebagai jalan untuk mengurangkan kos pembinaan. 15. Sebagai cara untuk melancar aktiviti pembinaan dan penyusunan organisasi dan tanggungjawab. 16. Sebagai strategi untuk mempopularkan syarikat menerusi imej kualiti. 28 17. Sebagai langkah memperkemaskan syarikat atau organisasi mengikut peredaran zaman. Oleh yang demikian hasil daripada perlaksaan sistem kualiti ISO9000 adalah berlainan daripada satu organisasi dengan yang lain bergantung keapda pemahaman dan kehendak organisasi tersebut. Perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dalam indutri pembinaan mempunyai pandapat yang positif dan negatif. Pandangan ynag positif menyatakan bahawa dengan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 yang berkesan akan memberi banyak keuntungan seperti memiawaikan prosidur perlaksanaan organisasi untuk setiap projek. Sistem ISO9000 juga dikategorikan sebagai prosidur berkesan yang dapat mengawal proses perlaksanaan yang boleh mengurangkan pembaziran bahan binaan dan tenaga kerja. Dengan itu kualiti yang terhasil akan terjamin. Dari sudut pandangan lain, pengiktirafan sistem ISO9000 dapat membuktikan bahawa organisasi tersebut melaksanakan kualiti yang optima pada setiap peringkat pembinaan menjadikan organisasi tersebut mendapat peluang pasaran yang lebih. Pandangan negatif pula menyatakan bahawa dengan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dalam industri pembinaan akan menimbulkan masalah. Telah menjadi satu perdebatan samada langkah-langkah prosidur dalam pembinaan dapat dipiawaikan sepertimana yang telah dilakukan dilakukan di dalam industri perkilangan. Ini adalah kerana hakikat hasil pembinaan itu adalah unik dan proses melibatkan banyak pihak, dan kemungkinan piawaian yang ditetapkan akan disalah ertikan pemahamannya. Ianya juga susah untuk diukur dan dinilai perestasinya. Selaluya kontraktor perlu menyiapkan projek mengikut masa yang telah ditetapkan, mengikut harga yang telah dipersetujui, dan mengikut piawai kerja yang tertentu bagi memastikan kualiti yang dikehendaki. Ini dikatakan percanggahan tujuan antara satu sama lain yang mana pencapaian kualiti selalunya yang pertama akan diabaikan. 29 2.3 Perlaksanaan Sistem Kualiti ISO9000 Sistem kualiti ISO9000 dilaksanakan berasaskan kepada lapan prinsip pengurusan kualiti berikut: 1. Organisasi yang memfokus kepada kehendak pelanggan. Sesuatu organisasi bergantung kepada kehendak pelanggan mereka dan oleh yang demikian organisasi haruslah memahami permintaan pelanggan, kehendak pelanggan dan mampu menghasilkan produk yang melepasi jangkaan kualiti pelanggan. 2. Kepimpinan organisasi yang mampu menciptakan suatu paduan tujuan dan arah organisasi dan perlaksanaan kerja didalam suasana yang boleh melibatkan semua pihak. 3. Penglibatan pekerja dalam semua peringkat dan bahagian yang menjadi tunjang kepada organisasi, dan penglibatan mereka membolehkan keupayaan mereka digunakan sepenuhhnya untuk kepentingan organisasi. 4. Pendekatan melalui proses berperingkat yang akan menghasilkan keputusan dengan lebih berkesan dengan cara penyusunan bahan dan aktiviti perlaksanaan dengan lebih teratur. 5. Pengurusan yang bersistem yang mana mengenalpasti dan memahami dan menguruskan sistem yang berkaitan dengan proses perlaksanaan yang berobjektifkan peningkatan keberkesanan dan kelancaran perlaksanaan kerja. 6. Penambahbaikan yang berterusan haruslah menjadi objektif kekal organisasi. 7. Pendekatan dalam membuat keputusan adalah berdasarkan fakta dan analisis data dan maklumat yang diperolehi. 8. Persefahaman dengan pembekal yang baik dan memahami kehendak kualiti pelanggan. 30 Daripada perinsip diatas, elemen piawaian sistem kualiti ISO9000 akan digunakan dan disesuaikan penggunaannya dalam organisasi yang akan mendapat pengiktirafan. 2.4 Elemen Dalam Sistem Kualiti ISO9000 Terdapat dua puluh eleman yang menjadi sebagai garis panduan yang harus dituruti dalam melaksanakan sistem kualiti ISO9000. Eleman-eleman ini menjadi tunjang dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 yang mengariskan panduan dan piawaian tertentu dalam melaksanakan sistem ini. Pentafsiran eleman-eleman yang berkenaan harus dilakukan dengan teliti dalam perlaksanaan agar ianya tidak bercanggah dengan piawaian yang telah ditetapkan. 2.4.1 Elemen 1 – Tanggungjawab Pengurusan Pengurusan organisasi yang mempunyai tanggungjawab eksekutif perlu mentakrif dan mendokumenkan dasar kualiti organisasi, termasuklah objektif dan komitmen. Dasar kualiti harus relevan dengan sasaran organisasi pembekal dan jangkaan serta keperluan pelanggan-pelanggannya. Kaedah pengukuran dan ujian serta kiriteria penerimaan yang digunakan untuk menilai produk dan proses di peringkat rekabentuk dan pengeluaran perlu dikenalpasti. Parameter seperti nilai sasaran prestasi, ralat izin, penerimaan dan penolakan, ujian lapangan, jenis peralatan pengukuran, kecenderungan dan ketepatan (bias and precision) juga perlu diambilkira. Proses rekabentuk harus melibatkan penilaian dalam tempoh-tempoh tertentu terhadap rekabentuk pada tahap-tahap tertentu. Ini termasuklah Analisis Mod Kegagalan dan Keberkesanan (Failure Mode and Effects Analysis), Analitikal, 31 Penilaian Risiko termasuklah pemeriksaan atau ujian prototaip, persampelan dan lain-lain teknik yang digunakan. Penilaian bebas juga boleh dibuat untuk mengesahkan pengiraan atau memberikan lain-lain pengiraan alternatif atau menjalankan ujian. Lebih banyak persampelan dilakukan, keputusan statistik akan lebih menggalakkan. Keputusan segala ujian mestilah didokumenkan semasa kitaran ujian kelayakan. Semakan keputusan ujian harus melibatkan analisis kerosakan dan kegagalan. Akhirnya, pada setiap fasa pengembangan rekabentuk, semakan sistematik dan kritikal ke atas hasil rekabentuk perlu dijalankan. Hal ini dapat dikenalpasti menerusi mesyuarat semakan rekabentuk. Semakan ini harus menjangkakan secara proaktif akan sebarang ketidaktepatan yang mungkin timbul serta tindakan pembetulan yang harus diambil bagi memastikan rekabentuk terakhir dan data sokongan mampu mencapai kehendak pelanggan. Lain-lain proses rekabentuk ialah pengesahan, kesahihan dan pindaan. Sebarang pindaan ke atas rekabentuk perlu didokumen, disemak dan diluluskan oleh kakitangan yang yang telah diberikan kuasa sebelum ianya dijalankan. Pindaan ini biasanya hasil daripada perubahan trend kehendak pelangggan, pemasaran dan semasa, semakan, pengesahan dan kesahihan rekabentuk. 2.4.2 Elemen 2 – Sistem Kualiti Sistem ini adalah untuk menentukan organisasi pembinaan membuat dan mengawal dokumen sistem kualiti bagi memastikan hasil atau perkhidmatan yang diberikan memenuhi kehendak pengguna. Sistem ini termasuklah dokumen garis panduan kualiti, aturcara kerja, arahan kerja, perancangan kualiti projek, rekod-rekod pemeriksaan dan sumber yang menyumbangkan kearah piawaian ISO9000. 32 2.4.3 Elemen 3 – Penilaian Rekabentuk Elemen ini adalah untuk menetukan langkah-langkah dibuat untuk menilai kontrak bagi memastikan semua kehendak pengguna dimasukkan dalam kontrak dan organisasi pembinaan mempunyai keupayaan untuk memenuhi kehendak kontrak tersebut. Jika ada perbezaan diantara kehendak pengguna dan apa yang dapat diberikan oleh organisasi, perkara ini haruslah diselesaikan sebelum penerimaan surat pemberian kerja dilakukan. 2.4.4 Elemen 4 – Pengawalan Rekabentuk Peruntukan elemen ini terbahagi kepada enam peringkat iaitu: 1. Perancangan rekabentuk, 2. Input rekabentuk, 3. Output rekabentuk, 4. Semakan rekabentuk, 5. Pengesahan rekabentuk dan 6. Kawalan rekabentuk dan perubahan rekabentuk. 2.4.5 Elemen 5 – Kawalan Dokumen Data Kontraktor perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur untuk mengawal segala dokumen dan data. Dokumen dan data merangkumi sebarang bentuk media, tulisan atau elektronik. Dokumen dan data perlu disemak dan diluluskan oleh 33 kakitangan yang telah diberikan autoriti sebelum diedarkan. Satu senarai utama atau setaraf dengannya yang menerangkan aliran kawalan dokumen dan status semakan terkini perlu diadakan. Kawalan ini akan memastikan: • dokumen menurut jenis operasi berada di semua lokasi untuk melicinkan perjalanan aktiviti kualiti; • dokumen yang tidak sah atau lupus mestilah dikeluarkan dengan segera bagi mengelakkan penggunaan yang tidak disengajakan. • sebarang dokumen lupus yang perlu disimpan untuk tujuan perundangan dan rujukan perlu dikenalpasti dan diasingkan. Sebarang pindaan dokumen dan data harus disemak dan diluluskan oleh kakitangan asal yang merangka dokumen berkenaan atau mereka yang setaraf dengannya. Selagi praktikal, pindaan-pindaan ini harus dicatatkan di dalam dokumen terkini atau lampiran-lampiran yang sesuai. Prosedur kawalan dokumen data mestilah merangkumi penyediaan, pemeriksaan, kelulusan, pindaan, edaran dan indeks dokumen serta data. Dokumen yang lupus harus diasingkan dan dimusnahkan, jika perlu. Ini penting bagi memastikan: • dokumen hanya diedarkan secara terhad kepada kakitangan yang mana pengujudan dan pindaan dokumen adalah diluluskan oleh kakitangan yang yang telah diberikan kuasa; • segala pindaan dokumen mestilah dirancang dengan teliti; • hanya dokumen yang terbabit sahaja; • hanya dokumen semakan terkini sahaja akan diedarkan untuk kegunaan; • penerima memahami isi kandungan dokumen; • semua dokumen lupus akan dikeluarkan daripada lokasi kegunaan. 34 Sebarang pindaan ke atas dokumen dan data yang disalin dan diarkibkan dalam bentuk media yang berbeza umpamanya elektronik dan harus konsisten dengan pindaan dokumen yang bertulis. 2.4.6 Elemen 6 - Pembelian Bahan dan komponen yang dibeli merupakan sebahagian daripada produk dan meninggalkan kesan secara langsung ke atas kualiti produk berkenaan. Kualiti perkhidmatan umpamanya aspek penentukuran dan proses khusus harus dipertimbangkan. Sebarang pembelian mestilah dirancang dan dikawal. Pengurus Pembelian atau yang setaraf dengannya perlu menjalinkan hubungan yang baik dengan vendor atau sub-kontraktor. Ini untuk memudahkan proses maklumbalas dan penyelenggaraan ke arah kesinambungan peningkatan kualiti serta menyelesaikan dengan segera sebarang konflik yang mungkin timbul. Program Kualiti Pembelian perlu melibatkan paling minimanya, elemenelemen berikut: 1. keperluan spesifikasi, lukisan atau lakaran dan pesanan belian; 2. pemilihan sub-kontraktor atau vendor yang bertauliah; 3. persetujuan ke atas aspek kepastian kualiti; 4. persetujuan ke atas kaedah pengesahan; 5. cara penyelesaian konflik; 6. penerimaan pelan pemeriksaan; 7. penerimaan kawalan; dan 8. penerimaan rekod kualiti. 35 Kontraktor harus: 1. menilai dan memilih sub-kontraktor berdasarkan keupayaan mereka dalam menepati keperluan sub-kontrak termasuklah aspek sistem dan kepastian kualiti; 2. mentakrifkan jenis dan had kawalan yang dijalankan oleh pembekal ke atas sub-kontraktor. Ini bergantung ke atas jenis produk, kesannya, kualiti produk terakhir dan di mana yang berkaitan, laporan audit kualiti dan rekod kualiti mengenai prestasi sub-kontraktor di masa lalu. 3. mengada dan menyelenggarakan rekod kualiti ke atas sub-kontraktor yang telah terpilih. Dokumen pembelian perlu mengandungi sekurang-kurangnya data-data produk yang dipesan sebagaimana berikut: • Jenis, kelas, gred atau lain-lain bentuk pengenalpastian; • Tajuk lain-lain pengenalpastian positif dan nombor semakan spesifikasi, lukisan atau lakaran, keperluan proses, arahan pemeriksaan dan lain-lain data teknikal, termasuklah keperluan untuk kelulusan atau kelayakan sesuatu produk, prosedur, peralatan proses dan kakitangan; • Tajuk, nombor dan semakan piawaian sistem kualiti yang berkaitan. Kontraktor perlu menyemak dan meluluskan dokumen pembelian setelah terbukti mematuhi kehendak sebelum pelepasan. Seandainya pembekal mencadangkan pengesahan barangan yang dibeli perlu dilakukan di premis subkontraktor, maka kontraktor harus mendefinisikan corak pengesahan dan kaedah pelepasan produk di dalam dokumen pembeliannya. Sekiranya tercatat di dalam kontrak, pelanggan kepada pembekal harus diberikan hak untuk mengesahkan produk di premis sub-kontraktor. Walaubagaimanapun, pengesahan ini hanyalah 36 untuk tujuan rujukan dalaman pelanggan semata-mata dan tidak boleh dijadikan sebagai bukti kepada kawalan efektif kualiti oleh sub-kontraktor pembekal. Pengesahan ini juga tidak boleh dijadikan asas kepada kontraktor supaya mengambilkira aspek ini dalam pembekalan produk terakhirnya atau pun sebagai asas kepada pelanggan untuk menolak produk daripada kontraktor. 2.4.7 Elemen 7 – Kawalan Produk Yang Dibekalkan Oleh Pelanggan Kontraktor perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur untuk mengawal pengesahan, penstoran dan penyelenggaraan produk yang dibekalkan oleh pelanggan sebagai sebahagian daripada proses atau aktiviti pembikinan produk. Sebarang kehilangan, kerosakan dan sebagainya ke atas produk berkenaan perlu direkod dan dilaporkan kepada pelanggan. Sebarang pengesahan daripada kontraktor tidak akan meninggalkan kesan ke atas tanggungjawab pelanggan untuk membekalkan produk yang dapat diterima. Kawalan yang efektif ke atas prosedur perlu diadakan dan diselenggara untuk pengendalian, penyimpanan, pembungkusan, penghantaran dan perlindungan ke atas barangan atau bahan yang dibekalkan oleh pelanggan. 2.4.8 Elemen 8 – Pengenalan Dan Kemudahan Pencarian Produk Di mana perlu, kontraktor perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur untuk mengenalpasti produk menerusi bentuk pengenalan yang sesuai bermula daripada penerimaan sehinggalah ke semua peringkat pengeluaran, penghantaran dan pemasangan. Ini dilakukan dengan menjelaskan tanda pengenalan yang unik ke atas produk dan pengenalan ini mestilah direkodkan. Pentingnya pengenalan produk yang 37 sesuai ialah bertujuan untuk membezakan produk dan perkhidmatan dari satu karektoristik dengan yang lain. Antara kaedah pengenalan ialah penggunaan nombor kod, nombor kawalan, nama, label, nombor siri, kod bar dan skim warna. Kemudahan pencarian pula dirujuk kepada keupayaan untuk memisahkan bahan atau produk menerusi kumpulan, lot atau unit. Organisasi perlu mengenalpasti dan merekodkan sumber sesuatu produk atau perkhidmatan umpamanya kakitangan yang bertanggungjawab mengesahkan produk dan perkhidmatan bagi memastikan kemudahan mencari apabila sesuatu ketidaktepatan berlaku atau aduan daripada pelanggan. 2.4.9 Elemen – Kawalan Proses Kontraktor perlu mengenalpasti dan merancang proses pengeluaran, pemasangan dan servis di bawah keadaan yang terkawal bagi mencapai kehendak kualiti. Keadaan terkawal harus melibatkan: 1. Prosedur yang mendefinisikan corak pengeluaran, pemasangan dan servis ; 2. Penggunaan peralatan yang sesuai untuk pengeluaran, pemasangan dan servis serta persekitaran kerja; 3. Kepatuhan terhadap piawaian/kod yang dirujuk, pelan kualiti dan/atau prosedur; 4. Kengawas dan mengawal parameter proses yang sesuai dan karektoristik produk; 5. Kelulusan ke atas proses dan peralatan; 6. Kriteria cara penggunaan, yang perlu dijelaskan secara praktikal (contohnya piawaian bertulis, sampel dan ilustrasi); dan 7. Penyelengaraan yang sesuai ke atas peralatan bagi memastikan keupayaan proses. Sekiranya keputusan proses tidak dapat disahkan menerusi 38 pemeriksaan dan ujian ke atas produk dan bila mana; contohnya ketidaktepatan dalam pemerosesan mungkin hanya dapat diketahui setelah sesuatu produk digunakan, maka proses ini hendaklah dijalankan oleh operator yang bertauliah dan memerlukan pengawasan yang berterusan serta kawalan ke atas parameter proses. Keperluan kelayakan operasi proses, termasuklah peralatan dan kakitangan perlu dikenalpasti. Rekod bagi proses yang khusus, peralatan dan kakitangan mestilah diselenggarakan. 2.4.10 Elemen 10 – Pemeriksaan Dan Ujian Kontraktor perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur untuk aktiviti pemeriksaan dan ujian bagi mengesahkan ketepatan terhadap spesifikasi produk. Pemeriksaan dan ujian yang diperlukan serta rekod yang berkaitan harus dijadikan sebahagian daripada isi kandungan pelan kualiti atau prosedur kualiti. Pembekal perlu memastikan bahawa produk yang diterima tidak akan digunakan atau diproses sehinggalah ianya telah diperiksa ketepatannya dengan spesifikasi. Pengesahan ketepatan adalah didasarkan kepada pelan kualiti dan prosedur. Dalam menentukan jumlah dan corak pemeriksaan penerimaan, pertimbangan perlu diberikan ke atas kawalan premis sub-kontraktor dan bukti ketepatan yang telah direkodkan. Sekiranya terdapat sebarang produk yang diterima perlu dilepaskan dengan segera bagi tujuan pengeluaran sebelum pengesahan berlaku, ianya mestilah dikenalpasti secara positif dan direkodkan untuk memudahkan kemudahan mencari sekiranya berlaku ketidaktepatan. 39 Kontraktor harus: • memeriksa dan menguji produk sebagaimana yang dikehendaki oleh pelan kualiti atau prosedur; dan • menahan produk sehinggalah pemeriksaan dan ujian selesai dijalankan atau laporan telah pun diterima dan disahkan, kecuali untuk bahan yang dilepaskan dalam kes yang telah dijelaskan di atas. Kontraktor perlu menjalankan pemeriksaan dan ujian terakhir menurut kehendak pelan kualiti dan prosedur bagi membuktikan ketepatan produk akhir mengikut keperluan yang telah ditetapkan. Pelan kualiti dan prosedur untuk pemeriksaan dan ujian terakhir akan memerlukan keputusan yang tepat ke atas pemeriksaan dan ujian semasa penerimaan, proses dan pelepasan terakhir. Produk tidak boleh dihantar sehinggalah segala aktiviti yang dijelaskan di dalam pelan dan prosedur dipatuhi serta segala data dan dokumen lain yang berkaitan diluluskan dan berada di lokasi yang dikehendaki. Pembekal perlu mengada dan menyelenggarakan rekod yang mengutarakan bukti pemeriksaan dan ujian telah pun dijalankan. Rekod ini harus menunjukkan samada produk berkenaan gagal atau pun lulus berdasarkan kriteria penerimaan. Sekiranya terdapat sebarang produk yang gagal semasa pemeriksaan, prosedur kawalan ketidaktepatan produk perlu digunakan. Rekod ini juga akan mengenalpasti pihak pemeriksa yang bertanggungjawab ke atas pelepasan produk. 2.4.11 Elemen 11- Kawalan Peralatan Pemeriksaan, Pengukuran Dan Ujian Kontraktor perlu mengadakan prosedur bagi mengawal, menentukur dan menyelenggarakan peralatan pemeriksaan, pengukuran dan ujian (termasuklah 40 perisian ujian) yang digunakan bagi mendemonstrasikan ketepatan produk mengikut keperluan yang telah ditetapkan. Peralatan ini mestilah dikawal dari sudut ukurannya dan kakitangan yang menggunakannya. Di mana perisian ujian atau rujukan komparatif dan lain-lain cara pemeriksaan digunakan, ianya mestilah diperiksa terlebih dahulu untuk menentukan kemampuan mengesahkan penerimaan produk sebelum dilepaskan ke bahagian pengeluaran, pemasangan, atau servis. Pemeriksaan ke atas peralatan juga perlu dilakukan dari masa ke semasa di samping merekodkan setiap pemeriksaan yang dijalankan. Sekiranya terdapat sebarang data teknikal berhubung dengan peralatan pemeriksaan, pengukuran dan ujian, ianya mestilah diadakan apabila diperlukan oleh pelanggan bagi tujuan pengesahan bahawa peralatan ini dapat berfungsi dengan baik. Kontraktor perlulah: 1. menentukan sebarang ukuran yang dijalankan adalah tepat dan memilih peralatan pemeriksaan dan ujian yang berupaya mendapatkan ketepatan berkenaan ; 2. mengenalpasti kesemua peralatan pemeriksaan, pengukuran dan ujian ditentukur dan dipinda di mana perlu mengikut piawaian yang telah ditentukan. Sekiranya tiada piawaian yang khusus untuk aktiviti ini, maka asas kepada penentukuran berkenaan perlu didokumenkan. 3. mendefinisikan proses yang digunakan untuk menetukur peralatan pemeriksaan, pengukuran dan ujian, termasuklah keterangan tentang jenis peralatan, pengenalan unik, lokasi, kekerapan dan kaedah pemeriksaan, kriteria penerimaan dan tindakan yang bakal diambil sekiranya keputusan didapati tidak memuaskan; 4. mengenalpasti peralatan pemeriksaan, pengukuran dan ujian dengan petunjuk yang sesuai atau rekod pengenalan status penentukuran; 5. menyelenggarakan rekod penentukuran ke atas peralatan pemeriksaan, pengukuran dan ujian; 41 6. menilai dan mendokumenkan kesahihan keputusan pemeriksaan dan ujian yang lalu apabila didapati peralatan telah terkeluar daripada had penentukuran; 7. memastikan keadaan persekitaran di mana aktiviti penentukuran, pemeriksaan, pengukuran dan ujian sedang dijalankan adalah sesuai; 8. memastikan pengendalian, penjagaan dan penstoran peralatan pemeriksaan, pengukuran dan ujian berada dalam keadaan yang boleh digunakan dan sentiasa diselenggarakan; 9. mengawal peralatan ini daripada sebarang pindaan yang tidak sah dan mungkin menyebabkan ketidaktepatan dalam penentukuran. 2.4.12 Elemen 12 – Status Pemeriksaan dan Ujian Status pemeriksaan dan ujian sesuatu produk perlu dikenalpasti bagi menunjukkan ketepatan atau ketidaktepatan apabila aktiviti pemeriksaan atau ujian telah dijalankan. Status ini mestilah ditakrifkan di dalam pelan kualiti dan prosedur semasa pengeluaran, pemasangan dan servis produk bagi memastikan hanya yang diluluskan sahaja boleh dilepaskan, digunakan atau dipasangkan. Terdapat berbagai contoh kaedah untuk mengenalpasti status pemeriksaan dan ujian, antaranya: 1. penggunaan tanda atau lebal yang sepatutnya 2. rekod pemeriksaan melalui pemeriksaan kad kerja. 3. stesen kerja yang berasingan Salah satu faktor yang perlu diperhatikan ialah sebarang kaedah yang dipilih mestilah sesuai, efektif, kekal dan mudah difahami. 42 2.4.13 Elemen 13 – Kawalan Ketidaktepatan Produk Kontraktor perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur untuk memastikan sebarang produk yang gagal menepati keperluan dicegah daripada digunakan dan pemasangan seterusnya. Kawalan ini mengambilkira aspek pengenalpastian, dokumentasi, penilaian, pengasingan dan di mana praktikal, pembuangan serta pemberitahuan kepada fungsi yang terlibat. Tanggungjawab untuk menyemak dan meluluskan pembuangan produk yang tidak menepati mestilah ditentukan. Produk yang tidak menepati prosedur mungkin: • dipulangkan kembali sehingga menepati spesifikasi ; • diterima untuk dibaiki dengan bersyarat; • digredkan kembali untuk aplikasi yang alternatif atau; • ditolak sepenuhnya. Jika dinyatakan di dalam kontrak sebarang ketidaktepatan dan pemulangan kembali atau pembaikian produk perlu dilaporkan secara lengkap kepada pelanggan. Pembaikian atau pembetulan kembali produk perlu diperiksa mengikut kehedak pelan kualiti dan prosedur. 2.4.14 Elemen 14 – Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan Pelaksanaan tindakan pembetulan akan bermula apabila pembekal mengesan sesuatu masalah berhubung dengan kualiti yang membabitkan cara untuk membasmi atau meminimakannya daripada berulang. Tindakan pembetulan juga berkaitan dengan pembaikian, pemulangan semula atau pembuangan sebarang produk yang tidak memuaskan. Tanggungjawab dan kuasa untuk melaksanakan tindakan pembetulan adalah sebahagian daripada sistem kualiti dan ianya perlu didefinisikan 43 dengan jelas. Penyelarasan, rekod dan pengawasan ke atas tindakan pembetulan berhubung keseluruhan aspek dalam organisasi atau produk perlu ditugaskan kepada fungsi yang tertentu atau pelbagai seperti jualan, rekabentuk, operasi, pengeluaran dan kawalan kualiti. Kepenting sesuatu permasalahan perlu dikaji kerana ianya boleh memberikan kesan ke atas kos pengeluaran, kualiti, prestasi, ketahanan, keselamatan dan kepuasan pelanggan. Perkaitan di antara sebab dan musabab perlu ditentukan. Kepelbagaian keupayaan proses dalam menepati standard yang ditentukan perlu dikenalpasti. Dalam menganalisa permasalahan berhubung dengan kualiti, sebab utama (root cause) perlu dikenalpasti sebelum sebarang tindakan pencegahan diambil. Selalunya sebab utama ini sukar dikenalpasti, maka analisis yang teliti harus dijalankan ke atas spesifikasi produk atau perkhidmatan, proses yang berkaitan, operasi, rekod kualiti, laporan servis, aduan ketidakpuasan hati pelanggan dan statistik. Dalam usaha untuk mencegah berulangnya sebarang ketidaktepatan, adalah wajar untuk menukar kaedah proses pengeluaran, pembungkusan, transit atau penyimpanan, menyemak kembali spesifikasi produk malah sistem kualiti itu sendiri. Tindakan pencegahan perlu dimulakan sesuai dengan magnitud potensi masalah yang mungkin timbul. Kawalan yang mencukupi ke atas proses dan prosedur perlu dilaksanakan bagi mencegah berulangnya sesuatu masalah. Apabila tindakan pencegahan telah dilaksanakan, kesannya perlu diawasi untuk memastikan pencapaian sasaran. Bagi kerja yang sedang dijalankan, tindakan pembetulan harus diambil secepat mungkin untuk menghadkan kos pembaikian, pengerjaan semula dan penskrapan. Pindaan kekal hasil daripada tindakan pembetulan harus direkodkan di dalam arahan kerja, proses pembuatan, spesifikasi produk atau sistem kualiti. Di mana perlu, semakan semula ke atas prosedur untuk mengesan dan membasmi sebarang masalah yang berpotensi harus dilakukan. 44 2.4.15 Elemen 15 – Pengendalian, Penyimpanan, Pembungkusan, Penjagaan Dan Penghantaran. Kontraktor perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur pengendalian, penyinpanan, pembungkusan, pengawetan atau penjagaan dan penghantaran produk. Pembekal harus mengadakan kaedah untuk mengendalikan produk daripada sebarang kerosakan. Pembekal juga perlu menggunakan stor atau bilik stok bagi mencegah sebarang kerosakan, sebelum digunakan atau dihantar. Kaedah yang sesuai untuk penerimaan dan pengeluaran produk ke lokasi yang diperlukan harus dikenalpasti. Keadaan produk di dalam stok harus diperiksa dalam tempoh yang telah ditetapkan untuk memudahkan pengesanan sebarang kerosakan. Pembekal perlu mengawal pembungkusan untuk memastikan ketepatan. Pembekal juga perlu mengadakan kaedah yang sesuai untuk mengawet atau menjaga dan mengasingkan produk. Pembekal harus merancang cara perlindungan ke atas kualiti produk sehinggalah pemeriksaan dan ujian terakhir dijalankan. Sekiranya dinyatakan di dalam kontrak, perlindungan ini harus merangkumi penghantaran ke destinasi pelanggan. 2.4.16 Elemen 16 – Kawalan Rekod Kualiti Kontraktor perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur untuk mengenalpasti, mengumpul, mengindeks, akses, fail, penyelenggaraan dan pelupusan rekod kualiti. Rekod kualiti harus diselenggarakan untuk membuktikan ketepatan terhadap spesifikasi serta keberkesanan operasi sistem kualiti (contohnya rekod kualiti berkaitan dengan sub-kontraktor). Kesemua rekod kualiti mestilah sah, disimpan sebaiknya untuk kemudahan pencarian dan tidak mudah rosak atau hilang. Tempoh simpanan (retention period) rekod kualiti mestilah dikenalpasti. Sekiranya 45 dinyatakan di dalam kontrak, rekod kualiti harus diadakan untuk tujuan pemeriksaan pelanggan dalam tempoh-tempoh yang tertentu. 2.4.17 Elemen 17 – Audit Kualiti Dalaman Kontraktor perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur bagi tujuan merangcang dan melaksanakan audit kualiti dalaman untuk mengesahkan samada aktiviti kualiti dan hasilnya menepati aturan yang terancang dan untuk menentukan keberkesanan sistem kualiti. Jadual audit kualiti dalaman adalah berasaskan status dan kepentingan aktiviti yang perlu diaudit dan ianya mestilah dijalankan oleh kakitangan yang bebas daripada sebarang tanggungjawab terhadap aktiviti yang sedang diauditnya. Keputusan audit akan direkodkan dan dibawa untuk perhatian kakitangan yang bertanggungjawab ke atas aktiviti yang telah diaudit. Kakitangan berkenaan harus mengambil tindakan pembetulan ke atas ketidaktepatan yang ditemui semasa audit. Audit susulan pula mestilah dijalankan untuk mengesah dan merekodkan pelaksanaan dan keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil. Pelan audit harus melibatkan: 1. aktiviti khusus dan lokasi yang akan diaudit ; 2. kelayakan kakitangan yang menjalankan audit; 3. asas pengauditan (umpamanya, laporan ketidaktepatan, pemeriksaan rutin dan tinjauan); dan 4. prosedur melaporkan keputusan audit, kesimpulan dan pengesyoran. Semasa menjalankan audit, aktiviti atau lokasi yang diperiksa dan dinilai perlu melibatkan: 46 • struktur organisasi; • prosedur pentadbiran dan operasi; • sumber - kakitangan, bahan dan peralatan; • lokasi kerja dan proses; dan • dokumentasi, laporan dan penyimpanan rekod. Perkara-perkara yang perlu dirangkumi di dalam laporan dan hasil audit susulan adalah sebagaimana berikut: • contoh khusus ke atas ketidaktepatan, sebabnya dan bukti; • tindakan pembetulan mungkin dicadangkan; dan • pelaksanaan serta keberkesanan tindakan pembetulan. 2.4.18 Elemen 18 - Latihan Keperluan dan kaedah latihan yang sesuai untuk kakitangan perlu dikenalpasti. Adalah digalakkan supaya latihan diberikan kepada keseluruhan kakitangan organisasi tanpa mengira peringkat. Perhatian yang khusus harus diberikan kepada pemilihan dan latihan kakitangan yang diambil bekerja atau bertukar tugas. Latihan di peringkat pengurusan eksekutif perlu dimulakan terlebih dahulu bagi mencetuskan kesedaran dan kefahaman terhadap sistem kualiti. Ini penting kerana sokongan moral dan material daripada pengurusan eksekutif menjadi tunjang kepada kejayaan keseluruhan operasi sistem kualiti. Latihan juga perlu diberikan kepada kakitangan teknikal bagi menambahkan sumbangan mereka terhadap pencapaian sistem kualiti. Latihan harus tidak terhad kepada mereka di peringkat tertinggi sahaja malah perlu melibatkan fungsi pemasaran, pembelian, proses dan operasi. Perhatian perlu diberikan kepada latihan berbentuk teknik statistik umpamanya pembelajaran tentang 47 keupayaan proses, persampelan statistik, pengumpulan dan analisis data, mengenalpasti dan menganalisa masalah serta tindakan pembetulan. Semua penyelia dan kakitangan pengeluaran perlu diberikan latihan secukupnya mengenai kaedah dan kemahiran yang diperlukan bagi menjalankan tugas masing-masing. Umpamanya operasi peralatan dan mesin yang digunakan, asas statistik, membaca dan memahami dokumentasi atau arahan, perkaitan di antara tugas mereka dengan aspek kualiti dan keselamatan di tapak/premis kerja. Di mana perlu, operator harus diiktiraf dengan latihan kekompetanan. Keperluan kelayakan formal kakitangan yang menjalankan operasi khusu, proses dan ujian perlu dinilai dan dilaksanakan, di mana perlu. Pertimbangan juga harus diberikan kepada pengalaman dan kemahiran. Motivasi kakitangan bermula dengan pemahaman terhadap tugas yang dijalankan dan apakah kaitannya tugas mereka terhadap aktiviti keseluruhan organisasi. Kakitangan perlu diberikan kesedaran tentang hasil dari prestasi kerja yang baik atau sebaliknya, kepuasan pelanggan, kos operasi dan status ekonomi organisasi itu sendiri. Usaha memotivasikan kakitangan terhadap prestasi yang berkualiti tidak harus terhad kepada pekerja pengeluaran semata-mata malah perlu merangkumi pekerja pemasaran, rekabentuk, dokumentasi, pembelian, pemeriksaan, ujian, pembungkusan dan penghantaran termasuklah servis jualan. Kakitangan pengurusan, professional dan sokongan juga tidak harus ketinggalan. Keperluan untuk mencapai sasaran kualiti harus ditekankan dalam program kesedaran yang melibatkan latihan pengenalan dan asas untuk kakitangan baru, latihan berterusan untuk kakitangan kanan malah membuka jalan kepada kakitangan untuk mengambil tindakan pembetulan dan lain-lain kaedah. Sebarang pencapaian kualiti yang tepat hasil kerja individu atau kolektif harus dimaklumkan secara terbuka supaya kakitangan dan penyelia pengeluaran dapat melihat sendiri apa yang telah mereka capai dan tentunya akan lebih menggalakkan mereka untuk menghasilkan produk dan perkhidmatan yang lebih memuaskan. Pengurusan harus 48 memberikan penghargaan terhadap prestasi yang baik hasil pencapaian sesuatu tahap kualiti yang memuaskan. 2.4.19 Elemen 19 - Perkhidmatan Di mana elemen perkhidmatan ini menjadi sebahagian daripada keperluan, pembekal perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur untuk melaksana, mengesah dan melaporkan bahawa aktiviti perkhidmatan telah menepati kehendak yang telah ditetapkan. Perkhidmatan merangkumi tindakan yang diambil oleh organisasi pembekal selepas penghantaran produk atau perkhidmatan kepada pelanggan. 2.4.20 Elemen 20 – Teknik Statistik Kontraktor perlu mengenalpasti keperluan statistik dalam mengada, mengawal dan mengesahkan keupayaan proses dan karektoristik produk. Pembekal perlu mengada dan menyelenggarakan prosedur untuk melaksana dan mengawal penggunaan teknik statistik. Teknik statistik selalunya merujuk kepada teknik kuantitatif yang digunakan untuk meningkatkan atau mengawal proses-proses tertentu di dalam sesebuah organisasi. Teknik ini mungkin melibatkan kawalan statistik proses (statistical process control), kajian proses keupayaan, rekabentuk eksperimen dan persampelan statistikal. Tujuan teknik statistik ini diadakan ialah untuk mempastikan pendekatan saintifik digunakan ke dalam usaha ke arah peningkatan dan kawalan kualiti. Teknik statistik juga boleh digunakan untuk analisis pasaran bagi menentukan tahap kerosakan yang timbul selepas sesuatu produk atau perkhidmatan telah dihantar. Prosedur yang menerangkan bagaimana setiap teknik ini digunakan mestilah diadakan. Teknik dan data yang berkaitan ini 49 harus disesuaikan dengan keadaan organisasi untuk mempastikan keberkesanan penggunaannya. Kaedah statistik moden dapat membantu organisasi perkhidmatan di dalam kebanyakan aspek seperti pengumpulan dan penggunaan data, untuk lebih memahami kehendak pelanggan, kawalan proses, kajian keupayaan malah membuat ramalan. Antara teknik statistik yang dapat digunakan ialah Persampelan, Analisa Pareto, Analisa Regressi dan Carta Kawalan. Kebanyakan teknik ini digabungkan bagi mengukur dan mengawal keupayaan proses dan biasanya dikenali sebagai kawalan statistik proses. Selain itu, teknik statistik juga boleh digunakan untuk analisa pasaran, kawalan stok dan carta tahap kerosakan. BAB 3 PERLAKSANAAN SISTEM KUALITI ISO9000 3.1 Kajian yang telah dijalankan di Hong Kong Pada tahun 1984, pihak berkuasa perumahan Hong Kong (HKHA) telah memutuskan untuk merobohkan 26 blok perumahan awam yang telah dibina antara tahun 1963 dan 1975 kerana ianya telah mengalami masalah struktur yang serius. Ini menunjukkan bahawa bidang industri pembinaan Hong Kong masih mempunyai 50 ruang untuk meningkatkan kuualiti pembinaan. Pada tahun 1988, pihak berkuasa perumahan Hong Kongg telah mengumumkan bahawa semua kontraktor pembinaan di Hong Kong wajib mendapatkan pengiktirafan ISO9000 dan dikuatkuasakan pada tahun 1993 (Chan dan Tam, 2000). Walaupun terdapat banyak kegagalan dalam perlaksanaan system kualiti ISO9000 di banyak negara namun Sweden, Singapore dan Hong Kong tetap menjadikan sistem kualiti ISO9000 sebagai polisi yang wajib dilaksanakan bagi setiap kontraktor dan perunding pembinaan (Low dan Lim, 2000). Kajian yang telah dijalankan di Hong Kong menekan beberapa isu mengenai perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 seperti berikut: 1. Boleh dikatakan kebanyakkan organisasi pembinaan mendapatkan pengiktirafan ISO9000 adalah hanya untuk memenuhi kehendak klien sahaja. 2. Komitmen dan kesungguhan pihak pengurusan atasan dalam memastikan perlaksaan sistem kualiti ISO9000 berjaya. 3. Didalam sesetengah organisasi, pekerja menganggap sistem kualiti ISO9000 adalah hanya untuk mengisi borang sahaja. 4. Semasa menjalankan aktiviti pembinaan, latihan yang berterusan adalah diperlukan dalam memastikan peninkatan kualiti yang berterusan. 5. Audit dalaman adalah suatu yang berguna sepanjang proses perlaksanaan projek. 6. Perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 memerlukan sokongan dan minat terhadap peningkatan kualiti yang berterusan. 7. Masalah yang terdapat didalam organisasi pembinaan menunjukkan keperluan terhadap perubahan budaya dan struktur organisasi tersebut. 8. Perubahan budaya dan struktur organisasi pembinaan dapat meningkatkan kualiti pembinaan dan kemajuan organisasi. 51 Beberapa faktor yang menjayakan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 di Hong Kong telah di kenalpasti sepertimana yang disenaraikan di bawah. 3.2 Komitmen Pihak Pengurusan Atasan Telah terdapat banyak kajian yang telah dijalankan sebelum ini menekan bahawa penglibatan dan komitmen pihak pengurusan atasan menjadi penyumbang utama dalam kejayaan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Michalisin et.al. (2001) menegaskan bahawa pentingnya komitmen kualiti dan kepimpinan bagi organisasi memastikan bahawa kepuasan hati pelanggan dan perkhidmatan yang cemerlang menjadi tunjang utama syarikat. Di industri pembinaan di Hong Kong, Tam dan Ho (2000) menjelaskan bahawa kontraktor mendapatkan pengiktirafan sistem kualiti ISO9000 adalah hanya bagi mendapatkan tender projek sahaja. Oleh itu komitmen mereka terhadap kualiti tidak telus dan ikhlas. Bagi melaksanakan sistem kualiti ISO9000 yang berkesan, komitmen yang padu dan tulen terhadap kualiti adalah kemestian bagi mengujudkan kepimpinan kualiti yang berkesan (Sun 2000). Low dan Omar (1997) menegaskan bahawa komitmen pihak pengurusan atasan amat memainkan peranan dalam kualiti pembinaan kerana tanpa komitmen mereka sistem kualiti mungkin tidak dilaksanakan. Sokongan mereka terhadap penekanan nilai-nilai kualiti dalam pembinaan yang boleh membawa pembaharuan terhadap kualiti pembinaan amat penting. Dale dan Duncalf (1985) menekankan lima kategori yang diperlukan dalam mendapatkan sistem kualiti yang baik iaitu komitmen pihak pengurusan atasan, bersatu tujuan, peningkatan yang berterusan, penglibatan dan kepimpinan pihak pengurusan dan sikap pengurusan terhadap perubahan. 52 3.3 Bersatu Tujuan Didalam sitem kualiti ISO9000, bersatu tujuan antara pihak pengurusan dan pekerja terdapat dalam elemen “tanggungjawab Pengurusan”. Pengkaji kuliti seperti Deming (1994) menegaskan bahawa perancangan strategi adalah kritikal bagi melibatkan kehendak kualiti dan peningkatannya di setiap operasi perlaksanaan kerja didalam sesuatu organisasi. Perancangan strategi adalah termasuk misi, pendekatan, kehendak penghasilan, objektif dan perancangan masa hadapan. Tanpa bersatu tujuan dalam perlaksanaan, perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 tidak dapat dijalankan dengan sempurna dan berkesan (Choi dan Chin, 2001). Selanjutnya, Atkinson (1998) menjelaskan bahawa pertembungan tujuan antara bahagian yang berlainan di dalam organisasi boleh menyebabkan berlakunya banyak kesilapan manusia yang membawa kepada kejatuhan organisasi itu sendiri. Bersatu tujuan dalam setiap bahagian didalam organisasi boleh mengurangkan halangan dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 di organisasi tersebut. Bagi meningkatkan peluang dan keupayaan organisasi bersaing, pekerja dan pengurusan haruslah memahami situasi keadaan semasa yang sentiasa menekankan kualiti dan berusaha untuk bersatu tujuan bagi peningkatan kualiti penghasilan daripada organisasi tersebut. Bagi mencapai bersatu tujuan antara pekerja dan majikan dalam sesuatu organisasi, perubahan dari segi pengurusan dan pengendalian operasi organisasi adalah menjadi kemestian. 3.4 Peningkatan Yang Berterusan Peningkatan yang berterusan adalaah berhubung kait dengan “Tanggungjawab Pengurusan dan Langkah Pembetulan” di dalam eleman yang terdapat sistem kualiti ISO9000. Adalah menjadi tanggungjawab pengurusan dalam menunjukkan kehendak terhadap kualiti dengan setiasa terlibat dan memantau 53 operasi organisasi dan sentiasa menitikberatkan peningkatan kualiti penghasilan (Burati et. al.,1991). Peningkatan yang berterusan bermaksud peningkatan dalam semua bahagian operasi organisasi dan komitmen semua pihak terhadap peluang baru yang dapat membantu dalam peningkatan kualiti. Pengawalan pihak pengurusan dalam hal kualiti akan dapat memastikan sistem pemantauan kualiti yang sedia ada dipertingkatkan dan dimajukan dengan menjadikan ia lebih efektif bagi organisasi untuk bersaing dalam keadaan ekonomi yang semakin mencabar. Dengan cara-cara pemantauan yang jelas seperti mengadakan mesyaurat penyelenggaraan, mesyuarat operasi, laporan kualiti, akan dapat membantu mempermudahkan penyeliaan dan memperbaiki sistempemantauan yang sedia ada. Pihak pengrusan juga haruslah sentiasa mempunyai keupayaan mengadaptasi perubahan dari semasa ke semasa. 3.5 Sikap Pengurusan Terhadap Perubahan Terdapat banyak cara yang telah dijalankan untuk sesuatu kontrak yang dilaksanakan di Hong Kong seperti menggunakan kaedah pelbagaian sub-kontrak yang mana menjejaskan tahap harga dan kualiti industri pembinaan di Hong Kong. Ming Pao (2000) menyatakan bahawa sepatutnya proses perlaksanaan kontrak mengunakan kaedah pelbagaian sub-kontrak haruslah dihapuskan dan kaedah baru di perkenalkan sepertimana yang telah dilakukan di negara lain seperti UK dan Jepun. Ini dapat mengurangkan kecacatan dalam pembinaan dengan mengelakkan penggunaan barangan pembinaan yang kurang berkualiti, penggunaan tenaga buruh yang tidak mahir dan dapat mempercepatkan kerja dengan menjadikan suasana kerja yang lebih selesa dan lancar. Low dan Lim (2000) menegaskan bahawa peranan yang dimainkan sub-kontraktor dalam industri pembinaan amatlah besar dan jika mereka ini tidak dapat melakukan kerja dengan mendapat keuntungan dan masa yang berpatutan, maka kualiti pembinaan yang akan diketepikan. Walaubagaimanapun, 54 kerajaan Hong Kong membuat laporan yang mengatakan bahawa punca sebenar kepada buruknya kualiti pembinaan negara itu adalah kerana pemberian tender yang mementing harga terendah tanpa menilai samada kontraktor berkenaan mempunyai kemampuan atau sejarah pembinaan yang telah dilaksanakan (Ming Pao, 2000). Perlaksanaan sistem pemberian tender ini haruslah ditukar dan dipebaiki dan ini memerlukan perubahan sikap pihak pengurusan dan kerajaan dalam membentuk suatu sistem pemberian tender yang lebih baik dalam mengawal kualiti pembinaan. 3.6 Penglibatan Pengurusan Dan Kepimpinan Faktor ini membabitkan “Tanggungjawab Pengurusan”di dalam eleman ISO9000 yang telah dinyatakan didalam Bab 2 sebelum ini. Penglibatan pihak atasan dalam proses peningkatan kualiti adalah penyumbang utama kejayaan sesuatu organisasi dalam menangani masalah kualiti (Burati et al.,1991). Tan dan Ho (2000) menegaskan bahawa di Hong Kong, komitment yang jitu daripada pihak atasan dalam melaksanakan sistem kualiti ISO9000 adalah tunjang utama perlaksanaan dari salur pengurusan yang cekap. Keberkesanan kepimpinan berkait rapat dengan penghasilan kualiti pembinaan yang terbaik (Burati et al.,1991). Low dan Omar (1997) menegaskan bahawa pemimpin organisasi haruslah berupaya berunding, memberikan arah tuju dan mengubah haluan mengikut keadaan semasa sesuatu organisasi. Penglibatan pihak atasan dalam menilai dan menyemak kualiti pembinaan menunjukkan bahawa organisasi itu mempunyai kepimpinan kualiti yang baik (Michalisin et al., 2001). 55 3.7 Audit Dalam dan Pengawasan Faktor ini melibatkan eleman “Kualiti Audit Dalam” di dalam sistem kualiti ISO9000. Landin (2000) menekankan bahawa audit dalam adalah penting dalam industri pembinaan. Tanpa audit, pihak pengurusan tidak dapat memeriksa dan mengetahui sistem perjalanan operasi pembinaan itu berkesan dalam hal kualiti ataupun masih memerlukan pembaikkan. Menerusi sistem audit dalaman, sesebuah organisasi dapat mengetahui kesan daripada pemberian masa kerja yang tidak tepat, tidak melakukan seperti yang diarahkan dan tersalah meletakkan harga yang selalunya perkara-perkara di atas akan menjejaskan kualiti pembinaan (Tan dan Lu, 1993). Terdapat ramai pekerja yang melakukan berbagai bidang kerja pembinaan di tapak bina tanpa menerima apa-apa latihan yang mencukupi bagi menjalankan kerja tersebut (Abdel-Razek, 1998). Oleh itu pemantauan melalui sistem audit dalaman amatlah berguna bagi menjamin pembinaan yang dilakukan mengikuti jadual dan mendapat kualiti yang diingini. Bradley (1992) menegaskan dengan sentiasa melakukan audit dalaman akan menjadikan pihak pengurusan dapat mengambil tindakkan pembetulan dengan lebih berkesan dengan melihat kesilapan pada peringkat awal lagi. Sistem audit dalam haruslah disokong dengan mendapat kerjasama semua pihak yang terlibat dan bekerja secara berkumpulan. 3.8 Koordinasi dan Perhubungan Koordinasi dan perhubungan adalah antara faktor kejayaan dalam melaksanakan sistem kualiti ISO9000 bagi sesuatu organisasi. Organisasi yang mempunyai keupayaan menyampaikan maklumat yang berkesan kepada pekerja dapat meningkatkan keupayaan pekerja organisasi tersebut memberikan kualiti kerja yang terbaik dan dapat megurangkan kesilapan manusia (Abdel-Razek, 1998). Dalam hal ini, perhubungan antara belah pihak iaitu pengurusan adan pekerja adalah 56 penyumbang utama dalam peningkatan kualiti dengan sentiasa memastikan maklumat terkini, keutamaan, penentuan masa yang kritikal, arahan yang jelas penyelesaian masalah sampai kepada pekerja dengan sempurna. Dalam dunia yang serba moden ini, sitem kumputer tidak dapat dinafikan keupayaannya menjana sistem perhubungan yang berkesan dalam industri pembinaan. 3.9 Teknologi Komputer Teknologi kumputer dan teknologi imformasi adalah bertujuan untuk menyenangkan pengurusan organisasi dalam melaksanakan kerja dengan berkesan. Ianya banyak menjimat masa dan kos operasi organisasi didalam berbagai sektor industri termasuk industri pembinaan sendiri. Low dan Lim (2000) menjelaskan bahawa dengan menggunakan sistem berkummunikasi menggunakan kumputer, organisasi menjimatkan banyak kos perhubungan seperti yang telah dilakukan oleh banyak syarikat pembinaan di Singapura yang menggunakan sistem komunikasi tanpa kertas dalam melaksanakan sistem kualiti ISO9000. 3.10 Pembelajaran Dan Latihan Faktor ini melibatkan eleman “latihan” di dalam sistem kualiti ISO9000. Latihan dan pembelajaran pekerja memainkan peranann penting dalam meningkatkan kualiti bagi sesuatu organisasi (Burati et al.,1991). Tam dan Ho (2000) menegaskan bahawa didalam industri pembinaan sesetengah bahagian kerja haruslah mempunyai pekerja yang mahir dan terlatih untuk melakukannya. Dalam kata lain latihan untuk berkomunikasi dengan lebih baik, cara kerja dan cara menyelesaikan masalah adalah penting dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. 57 Perlaksaan kerja menggunakan pekerja yang kurang terlatih menjadikan kualiti pembinaan yang terhasil tidak memuaskan (Tan dan Lu, 1993). Pada ketika ini di sesengah negara seperti Hong Kong dan Singapura telah menetapkan hanya syarikat pembinaan yang mempunyai pekerja yang cukup latihan sahaja dibenarkan untuk memasuki tender pihak kerajaan dan hanya pekerja yang bertauliah sahaja yang dibenarkan memasuki tapak pembinaan. Dengan pengawalan ini menjadi suatu pembaharuan dalam industri pembinaan yang mana semua pekerja haruslah mendapat latihan yang mencukupi bagimembolehkan syarikat mereka mendapat tender yang dikehendaki. Dengan mempunyai pekerja yang terlatih dan cekap, tahap kemalangan di tapak bina akan dapat dikurangkan dan kelebihan dalam persaingan mendapatkan tender adalah lebih tinggi (Ming Pao,2000). Telah ternyata bahawa dengan meningkatkan tahap kecekapan pekerja di tapak pembinaan berupaya meningkatkan kualiti dan bagi mendapatkan kejayaan dalam peningkatan pembelajaran dan latihan, kerjasama semua pihak dalam organisasi amatlah penting. 3.11 Penglibatan Pekerja dan Komitmen Mereka Tummala dan Cheng (1998) menjelaskan bahawa penglibatan pekerja dari semua bahagian pembinaan adalah kritikal dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Tam dan Ho (2000) menyatakan bahawa kesedaran pekerja dalam hal kualiti adalah pokok utama yang menjayakan sistem kualiti syarikat dan meningkat taraf kualiti secara keseluruhan. Adalah menjadi tabiat semulajadi pekerja yang tidak akan memperdulikan tentang kualiti kerja asalkan mereka menerima bayaran, akan tetapi organisasi haruslah mencari cara yang boleh membangkitkan kegairahan mereka dalam memberikan yang terbaik dalam kualiti kerja mereka. Atkinson (1998) menjelaskan bahawa faktor sosial seperti pengurusan yang tidak cekap, pemilihan 58 pekerja yang tidak tepat, percanggahan haluan adalah punca-punca kepada kesilapan manusia yang membawa kepada hasil pembinaan yang cacat dan tidak sempurna. 3.12 Insentif, Ganjaran dan Pengiktirafan Ganjaran yang memuaskan dan adil sudah semestinya memberikan kesan kepada tahap penglibatan dan komitmen pekerja dalam mendapat kualiti yang terbaik untuk organisasi. Insentif adalah untuk menaikkan semangat bekerja dan tidak semestinya hanya dalam bentuk kewangan. Abdel-Razek (1998) membahaskan bahawa dengan meningkatkan kepuasan pekerja juga akan meningkatkan moral pekerja terbabit. Bukan semua pekerja hanya memandang kepada kewangan untuk bekerja dengan lebih baik, tetapi suasana kerja yang memuaskan juga memainkan faktor penting dalam mengekalkan kesetian pekerja terhadap syarikat. Terdapat berbagai lapisan sub-kontraktor yang menjalankan kerja pembinaan yang selalunya lapisan sub-kontraktor yang terbawah yang menjalankan kerja dan kontraktor ini melakukan kerja hanya untuk cepat siap tanpa memperdulikan hasil kualiti kerja mereka. Mereka berbuat demikian adalah untuk menjimatkan kos kerana mereka mungkin hanya mendapat separuh daripada harga kontrak yang sebenar. Oleh itu pihak berkuasa haruslah memastikan kontraktor yang melakukan kerja mendapat imbuhan yang sepatutnya bagi membolehkan mereka melakukan kerja dengan kualiti baik. 3.13 Perubahan dalam Organisasi Low dan Lim (2000) menekankan bahawa dengan mendapat pengiktirafan ISO9000 sahaja bukan bererti organisasi tersebut mampu menghasilkan kualiti pembinaan bertaraf dunia. Walaubagaimanapun organisasi itu haruslah sentiasa mencari perubahan yang membolehkan mereka bersaing dalam keadaan semasa yang 59 makin mencabar. Contoh perubahan yang boleh dilakukan adalah seperti membangunkan sistem informasi yang baik, meningkatkan sistem dokumentasi dan memperbaiki sistem perhubungan dengan pelanggan dan perunding. Dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 perubahan seperti budaya kerja, struktur organisasi dan proses pembelajaran seluruh organisasi amatlah penting dan memainkan peranan. 3.14 Perubahan Budaya kerja Satu perubahan dalam perlaksanaan kerja menjadi perkara penting bagi mengurangkan kealpaan terhadap kualiti didalam industri pembinaan. Tam dan Ho (2000) menegaskan bahawa walaupun sistem ISO9000 telah dilaksanakan oleh syarikat kontraktor namun budaya kualiti tidak berubah. Ini adalah kerana dalam melaksanakan sistem kuualiti ISO9000, penekanan perubahan budaya kerja tidak dilakukan. Perubahan budaya kerja adalah memerlukan pengorbanan masa dan mungkin sesuatu organisasi itu perlu melakukan perubahan struktur organisasi itu sendiri. Dalam melakukan perubahan budaya dalam organisasi, pemberian insentif kepada perkerja yang melakukan kerja dengan kualiti yang baik adalah sesuatu yang mempercepatkan proses perubahan budaya kerja (Abdel-Razek 1998). Walaubangaimanapun, Michalisin et al. (2001) berpendapat bahawa pihak pengurusan atasan adalah memainkan peranan yang utama dalam menentukan budaya kerja sesuatu organisasi itu. 60 3.15 Perubahan Struktur Organisasi Bagi menjayakan perubahan budaya kerja sesuatu orgainisasi itu, mungkin terdapat perubahan struktur organisasi perlu dilakukan. Sebagai contoh, perubahan di dalam struktur organisasi sesuatu projek boleh dilaksanakan dengan menggunakan sistem perkongsian yang mana melibatkan semua pihak dari berbagai bahagian kerja termasuk pelanggan sendiri. Perubahan ini mungkin memberikan cabaran baru dalan industri pembinaan namun ianya juga membuka peluang kepada pembaharuan teknologi pengurusan projek (Chrystostomou 2001). Mendapat teknologi pengurusan yang terkini yang terbaik bukan sahaja memudah proses kerja-kerja pembinaan, ianya juga dapat meningkatkan imej syarikat, diberikan penghormatan di dalam industri dan meningkatkan kemampuan bersaing dalam pasaran. Dalam memastikan perubahan ini, organisasi haruslah menekan kepada pembangunan sumber pengetahuan, meningkatkan taraf dokumentasi syarikat dan dan meningkatkan sistem maklumat di dalam organisasi. 3.16 Proses Pembelajaran Organisasi Dalam memenuhi kehendak pasaran semasa di dalam industri pembinaan, Chrystostomou (2001) menjelaskan bahawa terpulang kepada syarikat untuk melakukan promosi dan melibatkan diri secara meluas terhadap perubahan teknologi yang semakin meningkat dalam industri pembinaan. Ini menunjukkan betapa pentingnya proses pembelajaran organisasi terhadap perubahan semasa. Pada masa sekarang, alternatif dalam pengurusan kontrak pembinaan dilakukan menggunakan berbagai cara iaitu seperti sistem “design-and-build”, konkrit pasang siap, penggunaan sistem acuan logam yang mana dapat meningkatkan kualiti dan memudahkan kerja. Abdel-Razek (1998) menyatakan bahawa sesuatu syarikat dapat meningkat taraf pembelajaran mereka dengan berkerjasama dengan syarikat 61 pembinaan terkenal antarabangsa dan melakukan projek secara usahasama, sentiasa mendapatkan kerjasama dari pihak universiti, mengambil pekerja pakar dalam bidang tertentu dan memperkenalkan kepakaran baru di dalam syarikat. BAB 4 METODOLOGI KAJIAN 4.1 Pengenalan Peringkat-peringkat pengenalan dan aspek perlaksanaan berkaitan sistem kualiti ISO9000 telah dibincangkan di dalam Bab 2 dan Bab 3. Segala perbincangan yang telah dilakukan pada bab-bab berkenaan adalah berdasarkan pada kajian literatur. Oleh itu, objektif kajian untuk mengkaji faedah daripada perlaksanaan dan masalah yang dihadapi dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 tercapai. Hasil kajian literatur juga digunakan untuk mempertajam pengetahuan penyelidik mengenai matlamat utama penyelidikan. 62 Pelbagai faktor menyebabkan kegagalan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dikenalpasti secara teori melalui sumber-sumber seperti buku rujukan, jurnal, kertaskertas seminar, majalah, jurnal, artikel, kertan akhbar dan sumber maklumat yang lain seperti internet. Namun persoalan yang timbul sekarang adalah faktor-faktor yang dibincangkan, berlaku dan mempunyai perkaitan dengan keadaan sebenar dalam praktis pembinaan semasa. Hubungkait yang wujud antara teori dan praktikal perlu dikaji dan diperjelas agar pengetahuan yang diperolehi dapat dipraktikkan dengan sebaiknya apabila berhadapan dengan praktis sebenar pembinaan. 4.2 Peringkat Pertama – Kajian Literatur Data yang dikumpulkan dalam kaijan ini secara amnya dapat diklasifikasikan kepada data sekunder. Data sekunder ialah sumber data yang diterbitkan oleh sektor awam dan sektor swasta secara rasmi. Sumber data ini dapat diperolehi melalui penulisan atau laporan-laporan oleh pihak-pihak yang terlibat di dalam industri pembinaan. Data ini kebanyakannya diperolehi daripada jurnal yang terdapat dalam ASCE. Senarai buku-buku rujukan, artikel, jurnal, laporan yang diterbitkan oleh badan kerajaan dan laporan akhbar yang berkaitan dengan sistem kualiti ISO9000 dikumpulkan dan isu-isu berkaitan faktor-faktor dalam perlaksanaan sistem dan masalah yang dihadapi oleh pihak-pihak yang terlibat dalam industri pembinaan negara disusun untuk membantu penyelidik merangka satu set soalan soal selidik. Data ini juga memberi pemahaman kepada penyelidik dalam bidang yang hendak dikaji dan memastikan penyelidik tahu dan faham apa sedang berlaku dan membantu penyelidik menganalisis maklum balas respoden. 63 4.3 Peringkat Kedua – Borang Soal Selidik Peringkat kedua metodologi kajian merupakan kerja-kerja penyediaan dan pengumpulan data primer. Data primer ialah data terkini yang diperlukan dalam kajian. Biasanya data jenis ini sentiasa berubah-ubah mengikut keadaan pembinaan semasa. Data ini juga lebih objektif dan mematuhi kriteria serta matlamat kajian ini. Ini kerana ia berkait terus dengan keadaan sebenar dalam senario perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Analisis dan rumusan kajian dibuat dengan menggunakan data primer kerana data ini lebih bersesuaian. Namun begitu, tidak kesemua data dapat diperolehi dengan menggunakan borang soal selidik sahaja. Maklumat-maklumat seperti pandangan, komen dan penjelasan terhadap strategi pengurusan syarikat dalam memantau perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dan pengawasan yang dilakukan yang mencerminkan praktis sebenar dengan jelas dan efektif amat sukar dimasukkan bersam dengan borang soal selidik. Oleh itu, bagi menampung kelemahan ini, temubual ringkas telah dijalankan. Melalui temubual ini, praktis sebenar yang dijalankan oleh pihak pengurusan syarikat untuk melaksana dan mengawasi perjalanan sistem kualiti ISO9000 di dalam syarikat mereka dapat dikenal pasti. 4.3.1 Penyediaan Borang Soal Selidik Satu set lengkap borang soal selidik untuk setiap responden disediakan untuk tujuan pengumpulan data. Penyediaan borang berkenaan adalah berdasarkan kepada isu-isu penyelidikan yang diperolehi melalui kajian literatur. Jenis-jenis soalan yang dikemukakan secara umum dalam borang soal selidik terdiri daripada soalan-soalan objektif yang berkaitan dengan praktis sebenar tentang faktor-faktor yang melibatkan pemahaman, perlaksanaan dan pengawasan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. 64 Soalan yang disediakan dipecahkan kepada 3 bahagian (rujuk lampiran A) iaitu Bahagian A, B dan C yang mengandungi pecahan-pecahan seperti berikut: Bahagian 1 – Mendapatkan pandangan berkaitan faedah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 Bahagian ini adalah soalan-soalan berkaitan dengan pemahaman mereka terhadap mengapa perlu dilaksanakan sistem kualiti ISO9000 dan faedah yang diperolehi daripada perlaksanaan sistem. Bahagian 2 – Pandangan responden terhadap masalah-masalah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Sejumlah 9 faktor disenaraikan dan responden dikehendaki menandakan jawapan berdasarkan skala yang diberikan. Skala 5 skor digunakan untuk mencerminkan pengaruh setiap masalah yang diutarakan. Bahagian 3 – Mendapatkan pandangan responden terhadap faktor-faktor kejayaan dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Penulis menyenaraikan 9 faktor yang boleh menyumbang kepada kejayaan dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Pandangan responden terhadap faktorfaktor yang kejayaan yang telah didapati daripada kajian literatur ini digunakan sebagai landasan utama kepada hasil kajian. Ianya juga bertujuan untuk memudahkan penulis mendapatkan penilaian sebenar tentang kemampuan syarikat responden bekerja melaksanakan sistem kualiti ISO9000. Soalan 1 dan 2, Bahagian 1 disediakan bertujuan untuk mengetahui tentang latar belakang pemahaman responden serta pengalaman mereka dalam sistem kualiti 65 ISO9000. Ini penting untuk memastikan soalan yang dihantar, dijawab oleh responden yang terpilih sahaja. Bahagian 2 merupakan jawapan kepada objektif kedua kajian dan menjadi fokus dalam penyediaan borang soal selidik ini. Ini kerana ia mebincangkan tentang masalah yang menyebabkan perlaksanaan sistem kualiti tidak membawa kesan yang positif terhadap industri pembinaan. Soalan-soalan direkabentuk mudah dan ringkas untuk memudahkan responden menyatakan pandangan mereka samada bersetuju dengan kenyataan-kenyataan yang disenaraikan. Responden dikehendaki menandakan jawapan mereka mengenai satu kenyataan berdasarkan satu skala dari satu ekstrem kepada ekstrem yang lain iaitu dari nilai lima skala yang mewakili sangat setuju kepada nilai satu skala yang mewakili ‘tidak setuju’. Skala yang dinyatakan adalah seperti berikut: 1. Tidak setuju 2. Kurang setuju 3. Sederhana setuju 4. Setuju 5. Sangat setuju Pembahagian soalan-soalan soal selidik dibahagikan kepada kategori tertentu dibuat bertujuan untuk memudahkan responden menjawab soalan yang dikemukakan memandangkan terdapat 8 faedah perlaksanaan yang dikemukakan dan 8 masalah perlaksanaan yang semuanya memerlukan taraf persetujuan daripada responden. Jika tidak dikategorikan, factor-faktor yang dikemukakan akan kelihatan sarat dan ini akan mempengaruhi secara psikologi minda responden menjadikan mereka tidak berminat untuk mengisi borang yang dikemukakan. Oleh itu, penyusunan soalan sebegini dilihat penting. 66 Setelah penyediaan borang soal selidik siap dilakukan, penyemakan semula telah dilakuakan dengan teliti. Ini bertujuan untuk mengelakkan daripada berlaku sebarang kesilapan, keciciran soalan yang penting dan juga bagi memastikan hanya soalan-soalan yang bersesuaian dan berguna sahaja dimasukkan ke dalam borang. Bagi mengatasi masalah berlaku keciciran yang tidak disedari terhadap sesetengah faktor, soalan Lain-lain komen disediakan bagi menampung kelemahan ini. Melalui soalan ini, satu ruangan disediakan untuk membolehkan responden memberikan cadangan terhadap factor-faktor yang penting tetapi tidak dinyatakan di dalam borang soal selidik. Borang soal selidik yang telah disemak oleh penyelidik disemak pula oleh penyelia penyelidik untuk sebarang untuk sebarang pengubahsuaian dan penambahan jika perlu. Selepas semua dipastikan memuaskan, borang soal selidik yang telah siap dan lengkap, dibuat dalam beberapa salinan mengikut jumlah responden yang disasarkan dalam kajian ini. 4.3.2 Pengedaran Borang Soal Selidik Dalam kajian ini, dua kaedah penyerahan borang soal selidik telah digunakan. Kaedah yang dimaksudkan ialah melalui pos dan melalui serahan tangan oleh penyelidik sendiri. Walaupun terdapat pelbagai kaedah lain yang dapat dipratikkan dalam mengagihkan borang kepada responden, penyelidik berpendapat kaedah ini sudah cukup untuk memenuhi objektif kajian ditambah pula dengan faktor masa yang terhad membolehkan hanya dua kaedah ini digunakan. Bagi kaedah pengagihan borang melalui pos, penyelidik mendapatkan maklumat tentang firma-firma kontraktor dan pemaju yang aktif menjalankan pembangunan di sekitar Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan negeri Selangor 67 yang mempunyai pengiktirafan daripada SIRIM. Penyelidik juga mendapatkan senarai pemaju dan kontraktor yang terlibat dengan projek pembangunan kediaman yang disenaraikan oleh KPKT. Antara maklumat yang ingin diperolehi ialah nama firma, alamat dan nombor telefon atau faks. Nama firma dan alamat diperlukan untuk tujuan penghantaran borang melalui pos. Dalam kaedah ini, sebanyak 80 responden telah dipilih. Sebelum proses penghantaran dilakukan, setem dan sampul surat beralamat sendiri turut dikirimkan bersama-sama dengan borang soal selidik. Ini bagi memudahkan responden untuk mengembalikan borang yang dikirim. Tempoh masa yang dijangka untuk menghantar dan mengumpul kembali borang soal selidik ini ialah lebih kurang tiga minggu bermula dari tarikh penghantaran borang yang pertama. Setelah borang dihantar, penyelidik akan menghubungi melalui telefon firma yang berkenaan untuk tujuan mendapat maklum balas dari responden. Dalam kaedah serahan tangan penyelidik mengenal pasti beberapa lokasi responden yang berada dalam lingkungan kawasan yang mampu diserahkan borang soal selidik secara serahan tangan. Aplikasi serahan tangan dilakukan bertujuan untuk mendapatkan maklum balas secara terus dan langsung daripada responden. Ini dapat dilakukan kerana borang yang dihantar kepada responden diisi dihadapan penyelidik. Dengan itu, segala maklum balas dapat diterima secara terus. Malah melalui kaedah ini juga, penyelidik mampu mendapatkan komen dan pandangan daripada responden dan perbincangan secara dua hala dapat dilaksanakan. Dalam mempraktikkan kaedah ini, pelbagai cara penyerahan dan pengumpulan balik borang dapat dilakukan. Namun, untuk kajian ini, penyerahan dilakukan dengan menyerahkan borang kepada responden yang terbabit di pejabat dan pengumpulan balik borang dibuat sejurus selepas borang lengkap diisi oleh 68 responden, ini bermakna, responden akan diminta oleh penyelidik untuk mengisi borang yang diserahkan pada masa itu juga. Kaedah ini dipilih kerana ia dapat memudahkan penyelidik mengumpul balik borang yang diedarkan tanpa perlu kembali semula ke tempat yang sama pada hari yang berlainan. Walaupun dilihat agak memakan masa, namun peratusan borang yang dihantar untuk diperoleh kembali adalah tinggi. Malah penyelidik juga dapat memastikan borang dihantar diisi oleh responden yang sepatutnya. Ini kerana proses pengisian borang dilakukan di hadapan penyelidik. Namun tidak semua borang yang dihantar mampu dikumpul balik pada masa yang sama. Terdapat juga situasi di mana semasa borang dihantar, responden yang sepatutnya menjawab borang soal selidik tidak berada di pejabat. Oleh itu, penyelidik terpaksa meninggalkan borang berkenaan dan mengambil semula pada hari yang telah dipersetujui kemudiannya. 4.3.3 Pemilihan Responden Dalam kajian ini, responden yang dipilih untuk kajian soal selidik adalah terdiri daripada pihak utama yang terlibat dalam pembinaan dan mempunyai kepakaran menganalisis aspek perlaksanaan, pengawalan, penilaian potensi pembangunan projek dan pihak yang mempunyai kuasa yang memahami tentang perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Walaubagimanapun penyelidik mengedarkan jumlah borang soal selidik yang banyak kepada pihak pemaju dan kontraktor untuk mendapatkan maklum balas yang tepat mengenai faktor-faktor yang menyumbang kepada kejayaan dalam pelaksanaan sistem kualiti ISO9000. 69 4.3.4 Kaedah Penganalisaan Data Bagi mencapai objektif kajian, penganalisisan data terhadap maklumat yang berkaitan telah dijalankan. Penganalisaan data dilakukan menggunakan kaedah penganalisaan analisis frekuensi dan Indek purata. Dengan mengunakan dua kaedah penganalisaan ini pembentangan hasil analisis dalam bentuk graf atau carta yang lebih mudah difahami. Selain itu, perisisan Microsoft Excel turut digunakan bagi membantu penyelidik membentangkan hasil kajian dalam bentuk yang lebih menarik. Secara amnya, data-data yang dikumpulkan dibahagikan kepada 2 bahagian sebelum dianalisis iaitu bahagian analisis awalan dan bahagian analisis terperinci. Analisis awalan dilakukan terhadap data-data tentang latar belakang responden dan projek manakala analisis terperinci pula merupakan penganalisisan terhadap data bagi tujuan mencapai objektif-objektif kajian. Pada peringkat akhir kajian, hasil data yang telah dianalisis akan dirumuskan dan cadangan mengikut pandangan penyelidik berdasarkan hasil kerja yang telah dibuat juga akan disediakan untuk panduan di masa akan datang. Untuk menganalisis faktor-faktor kejayaan, setiap satu soalan atau pembolehubah diberikan nilai-nilai tertentu seperti 1 Tidak setuju, 2 Kurang setuju, 3 untuk Sedehana setuju, 4 untuk Setuju dan 5 untuk sangat setuju. Melalui nilai-nilai yang telah ditetapkan, setiap pembolehubah akan memberikan nilai kepentingan terhadap analisis yang dijalankan. Dalam penyelidikan ini terdapat dua kaedah yang digunakan untuk menganalisis pembolehubah iaitu Analisis Indeks Purata dan Analisis Frekuensi. Penyelidik kemudiannya menyusun keutamaan faktor-faktor faedah, masalah dan kejayaan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dengan merujuk kepada nilai analisis yang paling tinggi. 70 4.3.4.1 Analisis Indeks Purata Analsis indek Purata merupakan kaedah analisis yang utama digunakan oleh penyelidik untuk menganalisis data terutama bagi jawapan yang tidak mempunyai kekerapan utama yang menonjol atau jelas. Seperti yang telah dibincangkan sebelum ini, setiap pernyataan telah dibahagikan kepada lima tahap kepentingan yang diwakili oleh nombor 1 hingga 5. Formula yang digunakan untuk mengira nilai Indeks Purata (Odeh dan Batainneh, 2001) adalah seperti berikut: Indeks Purata = ∑ (aX), di mana X = n/N a = nilai pemberat yang telah ditetapkan untuk pembolehubah (1 hingga 5) N = Jumlah responden N = Kekerapan responden Penyelidik kemudiannya menganalisa tahap kepentingan setiap pernyataan yang dicadangkan dengan merujuk kepada skala kepentingan setiap pernyataan yang diadaptasikan daripada skala yang dicadangkan oleh Abdul Majid (1997). Klasifikasi kepentingan setiap pernyataan diletakkan dalam lingkungan seperti berikut: Tidak Penting 1.00 ≤ Indek Purata < 1.50 Kurang Penting 1.50 ≤ Indek Purata < 2.50 Sederhana Penting 2.50 ≤ Indek Purata < 3.50 Penting 3.50 ≤ Indek Purata < 4.50 Sangat Penting 4.50 ≤ Indek Purata < 5.00 71 4.3.4.2 Analisis Frekuensi Analisis statistik frekuensi secara amnya menunjukkan taburan peratusan kekerapan bagi setiap pembolehubah atau pernyataan jika merujuk kepada kajian ini. Melalui kaedah ini, setiap faktor akan mempunyai peratusan kekerapan berdasarkan bilangan responden yang menjawab soalan-soalan berkenaan. Melalui nilai kekerapan yang diperolehi, kedudukan keutamaan faktor yang dijawab oleh responden akan dapat dilihat dan ini akan membolehkan senarai pernyataan tentang faedah perlaksanaan, masalah dalam perlaksanaan dan faktor-faktor kejayaan dalam perlaksanaan dapat disusun mengikut keutamaan berdasarkan kekerapanyang dijawab oleh responden. Sebagai contoh, jika sesuatu penyataan itu mempunyai kekerapan jawapan bernilai 5 iaitu sangat setuju, maka pernyataan itu dilihat sebagai suatu pernyataan yang penting dalam bahagian tersebut. 4.4 Temubual Berkaitan Kajian Maklumat yang diperolehi dalam borang soal selidik masih tidak mencukupi bagi mendapat maklumat tentang langkah-langkah penyelesaian terhadap masalahmasalah yang terdapat dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Penyelidik melakukan temubual dan memberikan soalan terhadap responden terpilih sahaja yang pada pendapat penyelidik mempunyai kemampuan dan kuasa dalam mengubah konsep perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 di syarikat beliau bekerja. Soaljawab hanya dilakukan selepas penyelidik mengisi penuh semua borang soal selidik dan berkisar tentang penyelesaian pernyataan masalah yang telah dipersetujui sebagai masalah dalam pelaksanaan oleh responden sebelumnya didalam borang soal selidik. 72 4.5 Kesimpulan Secara keseluruhannya, bab ini membincangkan kaedah pengumpulan data dan analisis hasil daripada pengedaran soal selidik dan temubual yang telah dijalankan. Dua kaedah analisis digunakan untuk menganalisis data-data yang telah dikumpulkan menerusi borang soal selidik iaitu kaedah analisis indek purata dan analisis frekuensi. Sebagai kesimpulan, kedua-dua kaedah pengumpulan dan pengambilan data iaitu borang soal selidik dan temubual adalah difikirkan cukup dan bersesuaian bagi memenuhi keperluan kajian. BAB 5 ANALISIS KAJIAN 5.1 Pengenalan Pelbagai kaedah statistik dan matematik boleh diaplikasikan untuk tujuan penganalisaan data. Antaranya adalah seperti kaedah korelasi, penetuan purata atau min, hubungan regresi, penentuan sisihan piawai dan lain-lain kaedah lagi. Namun, kaedah analisis yang sesuai sahaja digunakan dalam kajian ini dan pemilihan kaedah 73 analisis dilakukan dengan memilih kaedah yang dapat menghasilkan keputusan yang penting untuk pencapaian objektif kajian serta membantu di dalam membuat kesimpulan yang munasabah. Penjelasan tentang kaedah analisis yang digunakan telah diterangkan di dalam Bab 4. 5.2 Analisis Awalan Setelah borang soal selidik dapat dikembalikan oleh responden, proses seterusnya yang terlibat dalam kajian ini ialah menganalisis data yang diperolehi melalui borang berkenaan. Analisis awalan akan menganalisis dan membincangkan tentang agihan borang soal selidik, latar belakang responden dan jawatan yang dipegang. 5.2.1 Agihan Borang Soal Selidik Daripada sejumlah 50 borang soal selidik yang diedarkan, hanya 40 borang sahaja yang berjaya dikembalikan iaitu 4 diterima melalui pos dan 36 dipulangkan melalui serahan tangan. Dari segi peratusan kejayaan dalam mendapatkan kembali borang soal selidik ini, peratusan serahan tangan lebih tinggi keberkesanannya iaitu 90% manakala pemulangan melalui pos hanyalah 40%. Jelas menunjukkan di sini bahawa kaedah serahan tangan adalah lebih efektif berbanding serahan pos. 74 5.2.1 Analisis Latarbelakang Responden Kebanyakkan responden terdiri daripada golongan profesional yang terlibat dalam industri pembinaan yang meliputi pembangunan projek kawasan pedagangan ataupun kawasan perumahan. Sejumlah 18 orang reponden yang mewakili 45% daripada keseluruhan responden adalah daripada pekerja kontraktor pembinaan yang terdiri daripada 13 orang Jurutera dan Eksekutif dan 5 orang Pengurus Projek. 47.5% responden adalah bekerja dalam syarikat pemaju perumahan yang terdiri daripada 4 orang Pengurus Projek dan 15 orang Jurutera ataupun berpangkat Eksekutif di dalam syarikat. Hanya 3 orang daripada responden bekerja sebagai Jurutera di syarikat Jurutera Perunding yang mewakili 7.5% daripada keseluruhan responden. 34 orang atau 85% responden bekerja di dalam syarikat yang mendapat pengiktirafan ISO9000 manakala selebihnya pernah terlibat dalam projek yang menjalankan sistem kualiti ISO9000. Jadual 5.1: Latarbelakang Responden Jumlah Responden 13 5 15 4 3 5.3 Bidang Pembinaan Kontraktor Kontraktor Pemaju Pemaju Perunding Jawatan Jurutera, Eksekutif Pengurus Projek Jurutera, Eksekutif Pengurus Projek Jurutera Analisis Data Permulaan Maklum balas yang diterima daripada responden akan dianalisis menggunakan dua kaedah iaitu analisis indek purata dan analisis frekuensi. Pernyataan-pernyataan yang terdapat di dalam soal selidik kemudiannya disusun mengikut keutamaan berdasarkan kaedah indeks purata. Dalam menganalisis 75 menggunakan kaedah frekuensi, jawapan yang diberikan telah dipermudahkan bagi memudah pembentangan persembahan hasil analisis yang diperolehi. Singkatan terhadap jawapan yang diberikan boleh dirujuk seperti berikut: 5.4 Sangat Setuju SS Setuju S Sederhana Setuju SDS Kurang Setuju KS Tidak Setuju TS Analisis Data Bagi Faedah perlaksanaan Sistem ISO9000 Analisis terhadap faedah perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dilakukan dengan menilai setiap kekerapan jawapan dan status kedudukan mengikut indeks purata yang diperolehi. Setiap pernyataan akan diteliti persetujuan responden dan nilai persetujan yang diberikan. Pembentangan jadual secara keseluruhan akan dapat memberikan gambaran sebenar setiap pernyataan dan kepentingan mengikut status penilaian yang diperolehi. Penjadualan ringkasan terhadap pernyataan faedah perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 diberikan mengikut dalam jadual 5.4 di sebelah. Kepentingan dan status pernyataan juga diberikan dalam jadual tersebut. 76 Jadual 5.4: Analisis Faedah Perlaksanaan Responden Frekunsi No 1 2 Faedah Perlaksanaan Mengurangkan kos projek Mengurangkan masa perlaksanaan projek 1-Tidak setuju, 5-Paling setuju Indek Purata Taraf Kepentingan Status 1 8 2 24 3 5 4 3 5 - 2.07 8 Bukan Faedah 7 25 2 6 - 2.17 7 Bukan Faedah 3 Mengurangkan kesilapan manusia semasa perlaksanaan - - 2 30 8 4.15 5 Faedah 4 Memberikan promosi terhadap syarikat - - 4 15 21 4.55 1 Faedah 5 Mendapat lebih pengiktirafan - - 2 19 19 4.42 2 Faedah 6 7 Meningkatkan kualiti Meningkatkan prestasi pengrusan - - 3 4 16 17 21 19 4.32 4.13 4 6 Faedah Faedah 8 Membuka peluang perniagaan - - 2 21 17 4.37 3 Faedah Sebanyak 85% responden menyatakan bahawa mereka tidak bersetuju dengan pernyataan pertama yang menyatakan bahawa perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dapat mengurangkan kos perlaksanaan projek. Daripada jadual analisis menunjukkan bahawa indek purata bagi pernyataan ini hanya 2.07 dan dikelaskan sebagai kurang penting. Merujuk kepada taburan kekerapan jawapan oleh responden seperti carta 5.4.1 di bawah, jawapan tidak setuju memberikan peratusan sebanyak 20%, kurang setuju memberikan peratusan 60%, sederhana setuju hanya menyumbang 12.5% manakala setuju hanya 7.5%. 77 Mengurangkan kos projek 30 25 20 15 10 5 0 TS KS SDS S SS Sk a l a K e p e n t i n g a n Rajah 5.4.1: Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 1 Bagi pernyataan ketiga iaitu dengan melaksanakan sistem kualiti ISO9000 boleh mengurangkan masa perlaksanaan sesuatu projek, 62.5% responden kurang setuju, 17.5% langsung tidak setuju, 5% menyatakan sederhana setuju manakala 15% menyatakan setuju. Kemungkinan hanya segelintir syarikat yang mendapat pengiktirafan ISO9000 yang menjalankan kerja-kerja pembinaan mampu melaksanakan sistem kualiti ISO9000 yang berkesan di tapak bina memberikan pengalaman pada kebanyakkan responden untuk tidak setuju dengan pernyataan ini. Mengurangkan masa perlaksanaan projek 15% 0% 18% 5% TS KS SDS S SS 62% Rajah 5.4.2: Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 2 78 Untuk pernyataan ketiga iaitu dengan melaksanakan sistem ISO9000 dapat mengurangkan kesilapan manusia semasa melaksanakan kerja pembinaan, sebanyak 30 responden menyatakan persetujuan dengan 8 responden sangat setuju dan hanya 2 responden menyatakan sederhana setuju. Ini memberikan nilai indek purata terhadap pernyataan ini sebanyak 4.15 dan meletakkan status kepentingan pernyataan ini berada di tahap 5 dan merupakan salah satu faedah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Mengurangkan kesilapan manusia semasa perlaksanaan 30 30 25 20 15 8 10 5 2 0 0 0 TS KS SDS S SS Rajah 5.4.3: Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 3 Pernyataan tentang faedah perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 yang keempat adalah dengan melaksanakan sistem kualiti ISO9000 dapat membantu dalam memberikan promosi kepada syarikat. Pernyataan ini mendapat persetujuan 100% peratus dengan 52.5% sangat setuju, 37.5% setuju dan 10% sederhana setuju. Tiada responden yang tidak atau kurang setuju dengan pernyataan ini. Indek purata bagi pernyataan ini ialah 4.55 dan ianya berada pada tahap pertama kepentingan jawapan kepada objektif mendapatkan faedah perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. 79 Mem berik an prom osi te rhadap s yarik at SDS S SS 10% 52% 38% Rajah 5.4.4: Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 4 Bagi pernyataan yang kelima iaitu dengan perlaksanaan sistem ISO9000 menjadikan syarikat lebih disegani, kesemua responden bersetuju. 2 orang responden memberikan jawapan sederhana setuju, 19 responden memberikan jawapan setuju manakala 19 lagi responden memberikan jawapan sangat setuju dengan pernyataan ini. Ini meletakkan pernyataan ini berada pada taraf kedua dengan indek purata 4.42 dalam peringkat kepentingan jawapan terhadap objektif pertama kajian iaitu mencari faedah-faedah daripada perlaksanaan sistem ISO9000. 80 M e ndapat le bih pe ngik tirafan 19 Bil. Responden 20 19 16 12 8 4 2 0 SDS S SS Sk ala Ke pe ntingan Rajah 5.4.5: Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 5 Pernyataan keenam dalam mengenalpasti faedah perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 ialah dengan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dapat memberikan peningkatan terhadap kualiti. Keseluruhan responden bbersetuju dengan pernyataan ini dengan 52.5% memberikan jawapan sangat setuju, 40% menyatakan setuju dan 7.5% sederhana setuju. Indek purata bagi pernyataan ini ialah 4.32 dan ini meletakkan pernyataan dengan melaksanakan sistem kuliti ISO9000 dapat meningkatkan kualiti berada di peringkat ke-4 dalam keseluruhan peringkat kepentingan jawapan kepada kajian mendapatkan faedah perlaksanaan. 81 Meningkatkan kualiti 8% 52% SDS S SS 40% Rajah 5.4.6: Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 6 Peningkatan dalam perestasi pengurusan adalah pernyataan yang ke tujuh bagi mencari faedah perlaksanaan sistem ISO9000. 100% responden bersetuju dengan pernyataan ini tetapi analisis indek purata bagi pernyataan ini memberikan nilai 4.13 yang meletakkan pernyataan ini pada tahap ke-6 dalam kepentingan jawapan. 82 Meningkatkan prestasi pengrusan 19 20 17 18 16 14 12 10 8 4 6 4 2 0 SDS S SS Rajah 5.4.7: Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 7 Bagi pernyataan ke lapan yang menyatakan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dapat membuka peluang perniagaan, 52.5% responden menyatakan setuju, 42.5% responden sangat setuju manakala hanya 5% menyatakan sederhana setuju. Pernyataan ini memberikan nilai 4.37 bagi indek purata dan meletakkannya di tempat ke-3 dalam peringkat kepentingan jawapan. Taburan analisis frekuensi bagi pernyataan ini adalah seperti di dalam carta di 5.4.8 di bawah. 83 Membuka peluang perniagaan 5% 43% SDS S SS 52% Rajah 5.4.8: Frekuensi Jawapan Pernyataan Faedah 8 5.5 Analisis Data Masalah Dalam Perlaksanaan Sistem ISO9000 Terdapat lapan isu yang dibangkitkan dalam borang soal selidik bagi mendapatkan persetujuan responden mengenai masalah-masalah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Analisis dilakukan menggunakan kaedah indek purata bagi mendapatkan keutamaan setiap isu masalah yang dinyatakan dan kaedah frekuensi bagi menunjukkan kekerapan persetujuan setiap isu yang dinyatakan. 84 Jadual 5.5: Masalah Dalam Perlaksanaan Responden Frekuensi Pernyataan Masalah 1 –Tidak setuju, 5 –Paling setuju No 1 2 3 4 5 6 Beban dokumentasi bertambah Dokumentasi memerlukan lebih masa Penyelian yang berulangulang Dokumentasi yang tidak berkenaan Susah memahami prosidur perlaksanaan Tiada garis panduan sewajarnya Pertambahan kos Indek Purata Tahap Pengkelasan 1 - 2 6 3 16 4 14 5 4 3.40 3 Masalah - 6 8 15 11 3.77 2 Masalah 13 15 6 6 - 2.12 5 8 5 18 7 2 2.75 4 Bukan Masalah Masalah 23 11 6 - - 1.57 8 17 16 7 - - 1.75 7 16 19 3 2 - 1.77 6 - - 12 21 7 3.87 1 7 Pertambahan prosidur kerja Bukan Masalah Bukan Masalah Bukan Masalah Masalah 8 Bagi pernyataan masalah yang pertama iaitu dengan perlaksanaan sistem ISO9000 menyebabkan beban dokumentasi bertambah, 15% responden kurang bersetuju, 40% sederhana setuju, 35% responden bersetuju manakala 10% responden sangat bersetuju dengan pernyataan ini. Secara keseluruhan boleh dikatakan 85% responden bersetuju dengan pernyataan beban dokumentasi bertambah apabila perlaksanaan sistem ISO9000 dilaksanakan. Indeks purata bagi pernyataan ini ialah 3.40 dan menjadikan pernyataan ini berada di tahap ke-3 jawapan kepada masalah dalam perlaksanaan sistem ISO9000. 85 Be ban dok um e ntas i be r tam bah 18 16 16 14 14 12 10 8 6 6 4 4 2 0 KS S DS S SS Rajah 5.5.1: Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 1 Pernyataan masalah kedua iaitu perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 menyebabkan pengisian dokumentasi memerlukan lebih masa, 27.5% responden sangat bersetuju dengan perkara ini, 37.5% setuju, 20% sederhana setuju dan 15% menyatakan kurang setuju dengan terdapatnya masalah ini dalam perlaksanaan. Namun begitu secara keseluruhan 85% responden bersetuju dengan pernyataan ini sebagai salah satu masalah dalam perlaksanaan sistem ISO9000. Dok um e ntas i m e m e r luk an le bih m as a 15% 28% KS 20% SDS S SS 37% Rajah 5.5.2: Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 2 86 Penyeliaan yang berulang-ulang dijadikan sebagai pernyataan ketiga dalam masalah perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 tidak mendapat persetujuan responden secara keseluruhannya. 32.5% responden langsung tidak bersetuju, 37.5% kurang setuju dan hanya 30% responden yang sederhana setuju dan setuju dengan permasalahan ini. Ini mungkin disebabkaan faktor pengurusan di tapak pembinaan yang mana bergantung kepada kecekapan pengurusan yang memboleh setiap penyeliaan kerja yang dilakukan diatur dengan baik dan tiada masalah pengulangan. Indek purata bagi pernyataan masalah ini hanyalah 2.12 yang berada pada tahap jawapan yang kurang penting untuk dikaitkan sebagai masalah dalam perlaksanaan sistem ISO9000. Oleh yang demikian pernyataan ini dianggap tidak relevan terhadap masalah-masalah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Pe nye lian yang be r ulang-ulang 15% 33% TS KS 15% SDS S 37% Rajah 5.5.3: Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 3 Terdapat 45% responden yang sederhana setuju dengan pernyataan yang keempat iaitu terdapat masalah dokumentasi yang tidak berkenaan dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. 17.5% responden menyatakan setuju dan 5% menyatakan sangat setuju dengan pernyataan masalah ini. Terdapat juga 20% responden yang langsung tidak bersetuju dan 12.5% yang kurang setuju. Secara 87 keseluruhan 62.5% responden bersetuju dengan pernyataan ini dan indek purata sebanyak 2.75 meletakkan pernyataan ini sebagai masalah ke-4 dalam kajian masalah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Dok um e ntas i yang tidak dipe r luk an 5% 20% 18% TS KS 13% SDS S SS 44% Rajah 5.5.4: Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 4 Pernyataan yang kelima yang menyatakan susah untuk memahami prosidur perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 mendapat reaksi yang kebanyakkan responden tidak setuju dengan 57.5% langsung tidak bersetuju, 27.5% kurang setuju dan hanya 15% sahaja yang sederhana setuju. Indek purata bagi pernyataan ini hanyalah 1.57 menjadikan pernyataan ini tidak menjadi masalah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Tiada langsung responden yang menjawab setuju atau sangat setuju bagi pernyataan ini. 88 Sus ah m e m aham i pros idur pe rlak s anaan s is te m ISO 23 25 20 15 11 10 6 5 0 TS KS SDS Rajah 5.5.5: Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 5 Tiada garis panduan yang sewajarnya menjadi pernyataan yang keenam dalam mencari masalah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Boleh dikatakan keseluruhan responden didapati kurang bersetuju dengan pernyataan ini sebagai masalah dalam perlaksanaan sistemkualiti ISO9000. 17 orang responden memberikan jawapan tidak bersetuju, 16 responden memberikan jawapan kurang setuju dan hanya 7 responden yang mewakili 17.5% keseluruhan responden memberikan jawapan sederhana setuju dengan pernyataan ini. Indek purata pernyataan ini hanya 1.75 menjadikan pernyataan ini tidak penting dan bukan masalah kepada perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. 89 Tiada garis panduan yang sew ajarnya 18% 42% TS KS SDS 40% Rajah 5.5.6: Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 6 Pernyataan yang ketujuh yang menyatakan bahawa dengan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 akan meningkatkan kos juga tidak dipersetujui oleh responden dengan 40% langsung tidak setuju, 47.5% kurang setuju, 7.5% sederhana setuju dan hanya 10% menyatakan setuju. Indek purata bagi pernyataan ini ialah 1.77 yang menjadikan pernyataan ini tidak boleh dikatakan sebagai masalah dalam perlaksanaan. P e r t a mb a ha n k o s 5% 8% 40% TS KS SDS S 4 7% Rajah 5.5.7: Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 7 90 Pernyataan yang kelapan yang menyatakan antara masalah dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 adalah pertambahan prosidur kerja yang perlu dilakukan mendapat persetuan penuh daripada semua responden. 30% responden memberikan jawapan sederhana setuju, 52.5% menyatakan setuju dan 17.5% memberikan jawapan sangat setuju dengan pernyataan ini. Indek purata kepada pernyataan sebanyak 3.87 ini meletakkan pernyataan ini sebagai masalah utama dalam perlaksanaan sisstem kualiti ISO9000. Pe r tam bahan Pr os idur k e r ja 18% 30% SDS S SS 52% Rajah 5.5.8: Frekuensi Jawapan Pernyataan Masalah 8 Daripada lapan pernyataan yang diberikan, hanya empat pernyataan yang dipersetujui oleh responden sebagai menjadi masalah kepada perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 iaitu yang pertama adalah pertambahan prosidur kerja, yang kedua ialah dokumentasi memerlukan lebih masa, ketiga ialah beban kerja dokumentasi dan yang keempat ialah dokumentasi yang tidak berkenaan. Daripada analisis kajian ini boleh dirumuskan bahawa masalah perlaksanaan sistem ISO9000 terletak pada sistem dokumentasinya. Jika ini dapat diatasi maka tiada masalah lain yang dapat dijadikan alasan terhadap kegagalan perlaksanaan sistem ISO9000 yang berkesan. 91 Temuduga telah dijalankan bagi mendapatkan langkah-langkah yang boleh diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang telah dibangkitkan. Mengenai isu dokumentasi yang memerlukan lebih masa dan pertambahan kerja dapat diperbaiki dengan menggunakan sistem komputer secara rangkaian kerjasama. Ini akan mempercepatkan proses mendokumentasikan sesuatu kerja dan ianya juga menjadi lebih mudah. Perkara ini dipersetujui oleh dua orang pengurus projek yang bekerja di syarikat pembinaan dan tiga orang pengurus projek yang bekerja di syarikat pemaju perumahan. Mengenai isu masalah tentang terdapatnya dokumentasi yang tidak berkenaan dan pertambahan prosidur kerja, mereka berpendapat bahawa perkara ini hanya berlaku terhadap organisasi yang baru mendapat pengiktirafan ISO9000 yang mana masih kurang memahami prosidur dalam ISO9000. Masalah ini dapat diselesaikan dengan membuat pembaikkan yang berterusan dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dalam sesuatu organisasi itu. 5.6 Analisis Data Faktor – Faktor Kejayaan Perlaksanaan Sistem ISO9000 Terdapat sepuluh faktor yang telah diusulkan dalam kajian ini bagi mendapatkan persetujuan daripada pihak responden. Pernyataan tentang faktor kejayaan ini diperolehi hasil daripada kajian literatur yang telah dilakukan pada bab 2dan bab 3 sebelum ini. Dengan mengenengahkan usul ini, 100% responden telah memberikan persetujuan yang menunjukan bahawa memang kesemuanya pernyataan tersebut adalah merupakan faktor kejayaan dala perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Jadual 5.6 disebelah menunjukkan taburan indek purata bagi semua usul adalah melebihi 3.5 yang menjadikan kesemua pernyataan tentang faktor-faktor kejayaan tersebut adalah penting kepada jawapan objektif ketiga kajian. Penganalisaan akan dilakukan seperti sebelumnya yang mana setiap pernyataan akan 92 dikaji peratusan dan frekuensi kekerapan jawapan yang diberikan. Setiap faktor yang telah dipersetujui kemudiannya akan disusun mengikut susunan kepentingan keutamaannya berdasarkan ketinggian indek purata yang diperolehi. Jadual 5.6: Faktor-Faktor Kejayaan Perlaksanaan Indek Purata Responden Frekuensi Faktor Bil 1 – tidak penting, 5 – Paling Penting Keutamaan Pengkelasan 1 - 2 - 3 3 4 15 5 22 4.47 1 Penting 1 Penglibatan pihak pengurusan atasan - - 6 18 16 4.25 4 Penting 2 Pemantauan pihak pengurusan Bersatu tujuan - - 15 17 8 3.82 8 Penting - - 7 14 19 4.30 3 Penting 4 Audit dalaman untuk ISO9000 - - 17 11 12 3.87 6 Penting 5 Bekerja secara berkumpulan - - 5 15 20 4.37 2 Penting - - 13 19 8 3.86 7 Penting 7 Ganjaran terhadap pengeluran kualiti yang baik Pengaturan kerja dan perhubungan - - 16 15 9 3.81 9 Penting 8 Penggunaan teknologi komputer - - 23 12 5 3.55 10 Penting 9 Pengstrukturan semula pengurusan - - 14 17 9 3.88 5 Penting 10 Pembelajaran dan latihan 3 6 Pernyataan faktor pertama yang menyatakan antara kejayaan sistem kualiti ISO9000 adalah bergantung kepada penglibatan pihak pengurusan atasan mendapat 93 persetujuan penuh responden dengan 55% sangat setuju, 37.5% setuju manakala hanya 7.5% memberikan jawapan sederhana setuju. Indek purata bagi faktor kejayaan ini adalah 4.47 menjadikan ianya sebagai faktor utama terhadap kejayaan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dalam organisasi pembinaan. Jelas daripada analisis kajian ini menunjukkan pemacu utama kejayaan dalam perlaksanaan sistem mestilah melibat pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai kuasa dalam menentukan hala tuju orgganisasi. Tiada responden yang memberikan jawapan kurang setuju ataupun tidak setuju mengenai faktor ini. Penglibatan pihak pengurusan atasan 25 22 20 15 Bilangan re s ponde n 15 10 3 5 0 SDS S SS Pe rs e tujuan Rajah 5.6.1: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 1 Bagi faktor kedua iaitu pemerhatian daripada pengurusan juga mendapat keputusan 100% responden bersetuju dengan 40% memberikan jawapan sangat setuju, 45% setuju dan hanya 15% memberikan jawapan sederhana setuju dengan faktor ini. Indek purata bagi faktor ini ialah 4.25 meletakan faktor ini berada di tempat ke-4 taraf kepentingannya. 94 Pem erhatian pihak pengurusan 15% 40% SDS S SS 45% Rajah 5.6.2: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 2 Bersatu tujuan dalam organisasi diantara pihak pekerja dan pihak pengurusan bagi mencapai matlamat kejayaan dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 mendapat persetujuan responden sepenuhnya. 37.5% daripada responden memberikan jawapan sederhana setuju, 42.5% memberikan jawapan setuju dan 20% responden memberikan jawapan sangat setuju. Indek purata bagi faktor ini adalah 3.82 yang meletakkan faktor ini berada di peringkat ke-8 taraf kepentingannya. Be r s atu tujuan 20% 38% SDS S SS 42% Rajah 5.6.3: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 3 95 Faktor yang keempat yang diusulkan sebagai faktor kejayaan dalam adalah sistem audit dalaman khas untuk mengaudit sistem ISO9000. 17.5% responden memberikan jawapan sederhana setuju, 35% responden memberikan jawapan setuju manakala 47.5% memberikan jawapan sangat setuju. Indek purata bagi usul ini 4.30 yang meletakkan usul ini ditempat ketiga taraf kepentingannya dalam kajian mencari faktor kejayaan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Indek purata yang tinggi disebabkan peratusan responden memberikan jawapan sangat setuju agak tinggi yang mungkin disebabkan dengan menerusi pemerhatian responden perlaksanaan sistem audit dalaman dapat memberikan petunjuk terhadap kelemahan yang terdapat dalam sistem ISO9000. Kelemahan ini seterusnya diperbaiki dan meningkat perestasi perjalanan sistem di dalam organisasi tersebut. Audit dalam an untuk ISO9000 18% SDS 47% S 35% SS Rajah 5.6.4: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 4 Bekerja secara berkumpulan pula menjadi usul yang kelima bagi mendapatkan persetujuan terhadap faktor-faktor kejayaan dalam sistem kualiti ISO9000. 42.5% responden memberikan jawapan sederhana setuju terhadap faktor ini manakala selebihnya 27.5% memberikan jawapan setuju dan 30% memberikan jawapan sangat setuju. Walaupun semua responden bersetuju pernyataan ini sebagai 96 satu faktor namun mengikut indek purata yang didapati iaitu 3.87 menjadi ianya berada di tempat keenam berbanding dengan fator-faktor yang lain. Be k e r ja s e car a be r k um pulan 30% 42% SDS S SS 28% Rajah 5.6.5: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 5 Usul faktor yang keenam yang telah disusun kepada responden ialah pemberian ganjaran bagi kualiti yang baik. Usul ini mendapat persetujuan yang tinggi dengan peratusan bagi sangat setuju hampir separuh iaitu sebanyak 49% responden. Peratusan bagi persetujuan sederhana setuju hanyalah 13% dan setuju sebanyak 38% menjadikan nilai purata usul ini sebanyak 4.37 yang meletakkan usul ini ditempat ke-2 dalam taraf kepentingan jawapan kajian mencari faktor kejayaan ini. Peratusan sangat setuju yang tinggi ini mungkin disebabkan telah menjadi lumrah pekerja-pekerja di Malaysia yang mengharapkan sedikit imbuhan jika perestasi kerja mereka meningkat ataupun mendapat kualiti kerja yang baik. Imbuhan bukan hanya sekadar berunsurkan kewangan malahan pengiktirafan juga perlu bagi meningkat motivasi pekerja untuk terus memberikan kualiti yang terbaik untuk kerja yang mereka lakukan. Di dalam organisasi pembinaan di Malaysia, ganjaran ini haruslah tidak hanya terhad kepada kumpulan pengurusan projek sahaja, 97 malah kumpulan pekerja bawahan juga harus diberikan ganjaran dan ini termasuklah pihak sub-kontraktor yang menjalankan kerja-kerja terbabit. Ganjar an te r hadap pe nge lur an k ualiti yang baik 13% 49% SDS S SS 38% Rajah 5.6.6: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 6 Pengaturan kerja dan sistem perhubungan dan komunikasi yang baik diusulkan sebagai faktor ketujuh bagi mendapatkan persetujuan responden terhadap faktor-faktor kejayaan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Sebanyak 40% responnden memberikan jawapan sederhana setuju, 37.5% setuju dan hanya 20% yang menjawab sangat setuju dengan usul ini. Walaupun semua responden berada di bahagian yang menyatakan persetujuan bagi usul ini namun nilai indek purata bagi usul ini iaitu 3.86 meletakkan usul ini di tempat ke-7 untuk tahap kepentingan jawapan. Jelas usul ini tidak begitu berpengaruh dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 walaupun dipersetujui sebagai satu faktor kejayaan dalam perlaksanaan. 98 Pe ngatur an k e r ja dan pe r hubungan 20% SDS S 33% 47% SS Rajah 5.6.7: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 7 Teknologi komputer menjadi usul seterusnya yang hanya mendapat indek purata sebanyak 3.81 yang meletakkan usul ini di tangga ke-8 taraf kepentingan jawapan kajian. 40% reponden memberikan jawapan sederhana setuju terhadap usul ini, 37.5% menyatakan setuju manakala hanya 22.5% memberikan jawapan sangat setuju. Peratusan sangat setuju yang kecil bagi pernyataan ini mungkin disebabkan hanya dengan penggunaan sistem komputer tanpa bantuan faktor-faktor lain yang lebih penting tidak dapat menjayakan perlaksanaan sistem ISO9000 dan mungkin menerusi pengalaman responden berpendapat kurangnya perkaitan teknologi komputer kejayaan perlaksanaan. Namun begitu pernyataan tentang keperluan teknologi komputer ini tetap penting sebagai salah satu faktor kejayaan kerana indek puratanya melebihi 3.5 seperti yang digariskan sebelum ini. 99 Te k n ol ogi k om pu te r 23% 39% SDS S SS 38% Rajah 5.6.8: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 8 Penyataan tentang pengstrukturan semula pengurusan sebagai salah satu faktor kejayaan dalam malaksanakan sistem kualiti ISO9000, walaupun mendapat persetujuan sepenuhnya daripada responden namun faktor ini hanya mendapat nilai indek purata 3.55 merupakan yang paling rendah diantara kesemua faktor-faktor yang telah diusulkan.57.5% responden memberikan jawapan sederhana setuju, 30% menyatakan setuju dan hanya 12.5% memberikan jawapan sangat setuju. Ini memberikan gambaran bahawa walaupun responden mengaanggap pengstrukturan semula pengurusan sebagai faktor penting dalam menjayakan perlaksanaan sistem ISO9000 namun ianya mungkin tidak kesemua organisasi perlu melakukannya. Sesetengah organisasi di dalam industri pembinaan di Malaysia mungkin tidak perlu melakukan pengstrukturan semula untuk menjayakan sistem ISO9000 mereka, sekadar hanya dengan merubah sistem kualiti yang sedia ada sudah memadai bagi mendapatkan sistem ISO9000. Namun begitu faktor ini penting bagi organisasi yang mahu mendapat pengiktirafan tetapi masih mengekalkan sistem pegurusan yang sama yang menjurus kepada kurangnya kualiti pembinaan mereka. 100 Pe rtuk aran s truk tur pe ngurus an 13% SDS 30% S 57% SS Rajah 5.6.9: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 9 Faktor kejayaan yang kesepuluh yang diusulkan ialah pembelajaran dan latihan tentang perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. 35% responden memberikan jawapan sederhana setuju, 42.5% menyatakan setuju manakala selebihnya iaitu 22.5% memberikan jawapan sangat setuju. Indek purata bagi faktor kejayaan ini ialah 3.88 yang meletakkan faktor kejayaan di tempat ke-5 kepentingannya berbanding dengan faktor-faktor lain yang diusulkan. 101 Pe m be lajar an dan latihan 23% SDS 35% S SS 42% Rajah 5.6.10: Frekuensi Jawapan Faktor Kejayaan 10 5.7 Kesimpulan Kajian Setelah menganalisa faedah perlaksanaan, masalah-masalah dalam perlaksanaan dan faktor-faktor kejayaan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 maka dapatlah diringkaskan disini bahawa hasil kajian memberikan enam faedah perlaksanaan, empat masalah dalam perlaksanaan dan sepuluh faktor kejayaan yang telah dipersetujui oleh kesemua responden. Jadual 5.7 di bawah lebih menperjelaskan lagi tentang jawapan kepada objektif kajian ini. Kesemua pernyataan telah disusun mengikut taraf kepentingan yang diperolehi daripada analisis kajian. 102 Jadual 5.7: Ringkasan Jawapan Analisis Taraf kepentingan Faedah Perlaksanaan Masalah-masalah dalam perlaksanaan Faktor-faktor kejayaan 1 Membantu dalam promosi syarikat Pertambahan prosidur kerja Penglibatan pihak pengurusan atasan 2 Mendapat lebih pengiktirafan 3 Mendapat lebih peluang perniagaan Dokumentasi memerlukan lebih masa Beban dokumentasi bertambah Pemberian ganjaran pada kualiti baik Audit dalaman ISO9000 4 Meningkatkan kualiti Documentasi yang tidak berkenaan Pemantauan pihak pengurusan 5 Mengurangkan kesipan manusia Pembelajaran dan latihan 6 Meningkatkan perestasi pengurusan Bekerja secara berkumpulan 7 Pengaturan kerja dan perhubungan 8 Bersatu tujuan 9 Teknologi komputer 10 Pengstrukturan semula pengurusan 103 BAB 6 KESIMPULAN DAN CADANGAN 6.1 Pengenalan Bab yang terakhir ini akan membincangkan rumusan dan cadangan terhadap kajian yang telah dijalankan. Ianya akan dilakukan terhadap kesemua sumbersumber bertulis berkenaan tajuk kajian. Rumusan terhadap hasil kajian akan dinilai semula dengan merujuk kepada kepada objektif kajian. Ini adalah untuk mengimbas kembali serta menilai semada semua hasil kajian ini dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan sebelum ini. Limitasi kajian akan turut dijelaskan secara ringkas dan cadangan kajian yang datang dalam bidang ISO9000 ini juga akan disediakan. 6.2 Kesimpulan Secara keseluruhan hasil kajian ini telah mencapai objektif kajian iaitu dengan berjaya mengenal pasti faedah-faedah daripada perlaksanaan sistem kualiti ISO9000, mengenalpasti masalah dalam perlaksanaan dan langkah penyelesaiaannya dan menjawab objektif yang terakhir yang menjadi tajuk kepada kajian ini ialah dengan mengenalpasti faktor-faktor kejayaan dalam perlaksanaan sistem ISO9000 di syarikat yang terlibat dengan pembinaan di Malaysia. Antara faedah utama yang didapati daripada kajian ini menunjukkan bahawa dengan melaksanakan sistem 104 kualiti ISO9000 di dalam syarikat akan membawa kepada peluang perniagaan syarikat lebih terbuka. Ini adalah kerana dengan perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 menjadikan syarikat lebih terkenal dan lebih diperakui keupayaannya dan perlaksanaan ISO9000 juga membantu dalam promosi syarikat secara tidak langsung. Masalah dalam perlaksanaan sistem ISO9000 pula hanyalah masalah yang kecil jika kita melihat daripada sudut kelebihan faedah yang didapati. Antara masalah yang dikenal pasti daripada kajian ini hanyalah masalah yang berkaitan dokumentasi sistem ISO9000 yang agak membebankan dari segi masa dan tenaga. Masalah ini menurut kajian temuduga yang telah dijalankan dapat diselesaikan dengan hanya menggunakan perisian komputer yang terkini dan yang menepati kehendak kegunaannya. Penyesuaian diri dengan sistem dan kepandaian dalam menguruskan masa menjadikan faktor masalah ini dapat dihapuskan. Sistem ISO9000 dapat melancarkan lagi perjalanan kerja sesuatu proses pembinaan itu dengan mengelakkan berlakunya kerja yang tersilap atau tersalah. Ini kerana ianya menekan proses pemeriksaan yang teliti dan dokumentasi yang lengkap. Antara faktor-faktor utama yang menyebabkan kejayaan dalam perlaksanaan sistem ISO9000 yang didapati daripada kajian ini pula menunjukkan bahawa komitmen pihak pengurusan atasan menjadi faktor utama kejayaan dalam perlaksanaan sistem kualiti ISO9000. Watak utama yang memainkan peranan dalam perlaksanaan sistem ini bergantung kepada kehendak dan keiklasan pihak pengurusan atasan sesebuah syarikat pembinaan. Terdapat banyak kajian yang telah dilakukan untuk menyokong pendapat ini yang menjelaskan bahawa pentingnya komitmen kepimpinan dalam menentukan halatuju syarikat dalam membentuk sistem pengurusan kualiti yang baik bagi memenuhi kehendak dan kepuasan pelanggan. Faktor komitmen pihak pengurusan atasan terhadap perlaksanaan sistem kualiti adalah amat kritikal dan menjadi faktor utama kejayaan perlaksanaan. Ini menunjukkan kepentingan individu-individu yang menentukan halatuju syarikat memainkan peranan utama memantau perlaksanaan sistem. Tanpa pemerhatian dari 105 pihak atasan mungkin akan menyebabkan perlaksanaan sistem akan menjadi sambil lewa dan tidak berkesan. Dalam melaksanakan pemerhatian terhadap organisasi, pihak pengurusan juga hendaklah melihat dari sudut perlaksanaan yang boleh meningkat kemajuan pengurusan dan pembetulan kepada kesilapan yang lebih efektif dan secara berterusan. Adalah menjadi tanggungjawab pihak pengurusan membentuk standard kualiti yang dikehendaki dengan secara terlibat secara aktif dalam aktiviti peningkatan kualiti. Dalam perlaksanaan sistem pengurusan kualiti, kesepakatan antara pihak pengurusan dan pekerja juga menjadi tonggak kejayaan. Perancangan yang strategik adalah kritikal dalam membentuk cara yang efektif untuk perlaksanaan dan ini termasuklah misi, nilai, perancangan masa hadapan, objektif dan lain-lain perkara yang berkaitan. Tanpa matlamat dan kesepakatan yang jitu antara jabatan yang terdapat dalam sesuatu organisasi, kejayaan sistem ISO tidak mungkin akan tercapai dan akan menyebabkan kegagalan syarikat secara menyeluruh. Kesepakatan bukan sahaja dapat melaksanakan sistem, malah akan menjadikan organisasi terbabit lebih berdaya saing dalam suasana ekonomi sekarang yang mana setiap produk yang terhasil dinilai dari segi kualitinya. Untuk melaksanakan kesepakatan ini pihak pengurusan organisasi haruslah menjalankan kajian terhadap sistem pengurusan sedia ada agar dapat disesuaikan dengan kehendak perlaksanaan sistem pengurusan ISO9000. Pemberian ganjaran terhadap pekerja yang melakukan kerja dengan kualiti yang baik juga merangsangkan semangat pekerja untuk melakukan yang terbaik dalam kerja mereka. Perlaksanaan sistem audit dalaman yang khas hanya untuk memantau perlaksanaan sistem ISO9000 menjamin peningkatan dan kemajuan dalam perlaksanaan. Kesalahan-kesalahan dalam perlaksanaan sistem ISO9000 dapat diperbaiki dan dapat menghapuskan sistem dokumentasi yang tidak perlu dilakukan. Faktor-faktor kejayaan yang seterusnya yang didapati daripada hasil kajian ini 106 seperti latihan dan pembelajaran, penyusunan kerja, penggunaan teknologi komputer, dan pengstrukturan semula pengurusan syarikat diharapkan dapat membantu organisasi yang ingin dan sedang melaksanakan sistem ISO9000 menjayakan perlaksanaan sistem ini dan hasil kajian ini menyumbang kepada peningkatan kualiti dalam industri pembinaan negara secara tidak langsung. 6.3 Limitasi Kajian Di samping mencapai objektif-objektif dan matlamat kajian penyelidkan seperti yang ditetapkan di dalam bab 1, kajian ini mempunyai limitasi-limitasi tertentu yang disebabkan oleh masalah-masalah dan perkara di luar batasan kemampuan penyelidik semasa kajian dijalankan. Antara limitasi-limitasi yang terpaksa dihadapi ialah: i. Masa penyelidik yang terhad yang membataskan penyelidik untuk mendapatkan lebih banyak responden dan memaksa penyelidikan dijalankan dalam jadual yang ketat. ii. Masalah berkaitan ketepatan data-data yang diperolehi daripada responden dalam kajian ini. Walaupun kesemua responden terdiri daripada golongan profesional dalam bidang pembinaan, namun jawapan atau keputusan yang diberikan oleh responden mungkin dipengaruhi oleh faktor-faktor kemanusiaan yang tertentu. iii. Batasan maklumat yang terhad yang diberikan oleh pihak SIRIM Berhad dan KPKT. iv. Pengumpulan data hanya terhad kepada responden yang bekerja di syarikat yang berada sekitar Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan negeri Selangor sahaja. 107 6.4 Cadangan Penyelidikan Akan Datang Penyelidikan yang terhad ini memang tidak mencukupi bagi membentangkan kesemua faktor-faktor yang membolehkan berjayanya sesuatu organisasi dalam melaksanakan sistem kualiti ISO9000. Untuk itu kajian lanjut yang seterusnya perlu dijalankan dari semasa ke semasa kerana mungkin faktor-faktor kejayaan ini berubah mengikut peredaran masa dan teknologi pembinaan terkini. Di samping itu, pihak yang terlibat dalam memberi pengiktirafan ISO9000 di Malaysia diharap dapat melakukan sesuatu bagi memberikan pemahaman tentang betapa pentingnya perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 dalam syarikat pembinaan di Malaysia. Seterusnya, antara kajian yang boleh dijalankan sebagai lanjutan kepada penyelidikan ini ialah: i. Kajian perbandingan tentang kualiti antara syarikat pembinaan yang melaksanakan sistem kualiti ISO9000 dengan syarikat yang tidak melaksanakan sistem kualiti ISO9000. ii. Kajian tentang perlaksanaan sistem kualiti ISO9000 bagi syarikat pembinaan yang kecil. iii. Faktor-faktor kejayaan pengurusan sistem kualiti ISO9000 ditapak pembinaan. iv. Kajian kemungkinan mewajibkan hanya kontraktor yang mendapat pengiktirafan ISO9000 sahaja boleh mendapat tender kerajaan. v. Kajian perubahan pandangan masyarakat terhadap syarikat pemaju perumahan yang mendapat pengiktirafan ISO9000 dan melakukan kualiti yang baik. vi. Lain-lain kajian yang berkaitan ISO9000 yang boleh melengkapkan lagi kajian ini. 108 RUJUKAN Abdel-Razek, R. (1998). Quality improvement in Egypt: methodology and implementation. Journal Construction Engineering management, 124(5). Abdol R. Chini and Hector Evaldez (2003). ISO9000 and the U.S Construction Industry. Journal of Management in Engineering , ASCE(2003)19:2(69). Atkinson, A. (1998).Human error in the management of building projects. Journal Construction Management Economic, 16. Burati, J.L.(1991). Quality management in construction industry. Journal Construction Engineering Management, 117(2). Choi, T.W., and Chin, K.S. (2001). A study of ISO9000 implementation and quality management practices in Hong Kong Construction industry. Asian Journal Quality, 2(2). Dale (1990). Managing Quality. In: Dale, Barrie G. (Ed). Managing Quality. 2nd Edition. New York: Prentice Hall. Dale dan Boaden (1990). A Generic Framework for Managing Quality Improvement. In: Dale, Barrie G. (Ed). Managing Quality. 2nd Edition. New York: Prentice Hall. Dale, Boaden dan Lascelles (1990). Total Quality Management: An Overview. In: Dale, Barrie G. (Ed). Managing Quality. 2nd Edition. New York: Prentice Hall. Dale dan Lascelles (1990). Difficulties and Barriers to Quality Improvement. In: Dale, Barrie G. (Ed). Managing Quality. 2nd Edition. New York: Prentice Hall. Hiyassat, M.A.S. (2000). Applying the ISO standards to a construction company: a case study. Journal Project Management, 18. Lam Siew Wah, Low Chin Min dan Teng Wye Ann (1994). ISO9000 in Construction Singapore: McGraw-Hill Book Co. Landin, A. (2000). ISO9001 within the Swedish construction sector. Journal Construction Management Economic 18. 109 Low, S.P., and Omar, H.F. (1997). The effective maintenance of quality management systems in the construction indusry. Journal Quality Reliable Management, 14(8). Maotazed-Keivani, R., et al. (1999). ISO9000 standards: perceptions and experiences in the UK construction industry. Journal Construction Management Economic 17. Michalisin, M. D. et al. (2001). An empirical study of the posturing implementation gap in quality management. Journal Quality Management 8(1). SIRIM Malaysia. Malaysian Standard MS ISO9000: Volume 12: Part2: 2005. SIRIM Malaysia. Terms and Conditions Governing the Scheme for the Registration of Quality Systems. 110 LAMPIRAN A BORANG SOAL SELIDIK Respondent’s Background Field of Profession Engineer Architect Client Contractor Others_______________ Position Held Supervisor Architect Engineer Manager Others _______________ Section 1- This section aims to evaluate the benefit of implementing ISO9000 system 1) Did your company implemented ISO9000 quality system Y N 2) Do you aware what the purpose of implementing ISO9000 quality Y N system 3) Working experience in construction ________ years. 111 Kindly give your level of agreement for the following statement in 1 to 5 scale. (1-most disagree, 5-most agree) 4) Implementing ISO9000 system can improve in quality 5) Implementing ISO9000 system improve overall management 6) ISO9000 system can reduce the total cost of the project 7) Implementing ISO9000 helps in reducing the construction time 8) Implementing ISO9000 system help reducing the human mistake 9) Implementing ISO9000 system helps promoting your company 10) Company get better busines opportunity by implementing ISO9000 system Section 2- This section aims to evaluate problem of ISO9000 system implementation Kindly give your level of agreement for the following statement in 1 to 5 scale. (1-most disagree, 5-most agree) 1) The ISO9000 system paperworks is a burdening 2) To do ISO9000 system paperworks require extra time 3) The ISO9000 system inspection is a repeating works 4) Additional works procedures when implementing ISO9000 5) Unnecessary documentation required in ISO9000 system 6) Additional cost to your company by implementing ISO9000 7) Understanding ISO9000 system requirement is difficult 8) Implementing ISO9000 require a lot more workers 9) The are no proper guideline in implementing ISO9000 system 112 Section 3- This section aims to determine the success factor for ISO9000 system implementation Kindly give your level of agreement for the following statement in 1 to 5 scale. (1-most disagree, 5-most agree) 1) Top management involvement in ISO9000 implementation 2) Management monitoring of ISO9000 implementation 3) There are common goal between staff and management 4) Team working environment for ISO9000 implementation 5) There are internal auditing for the ISO9000 system in your company 6) There are rewards for good quality produced. 7) Effective coordination and communication. 8) Use computer technologies 9) Management restructuring. 10) Education and trainning provided.
