SULTAN QABOOS UNIVERSITY PRINTING PRESS H A N D G e n e r a l B O O K S u p e r v i s i o n : Amur Mohammed Al-Sawai Director of the University P r i n t i n g Technical P r e s s Supervision: Mossa Mohammad Al-Noumani Deputy Director University of Printing the Press Design and Art Direction: Siham Khalfan Al-Yahyai Sultan Qaboos University Printing Press 2 Muscat, Sultanate of Oman 2 0 1 4 P h o t Ahmed o g Ali r a p h y : Al-Ajmi 3 4 Introduction 7 Vision 9 Mission 9 Objectives 0 Services Offered by SQU Printing Press 11 Printing other books & Printing Materials 12 Printing Press Departments 14 Contact 36 5 Introduction The establishment of the Printing Press coincided with the inauguration of Sultan Qaboos University, in the year 1986. It was to function as a non-profit department, serving only the University and the SQU Hospital. The purpose behind that was to highlight the need of a good printing press, capable of meeting the voluminous requirements of the curriculum, publishing, and other stationery needs of the University. This includes the course books, periodical scientific journals, research books, and other books/booklets/brochures/posters, etc., to be printed on various special occasions, such as, graduation ceremony, University day, conferences, workshops, exhibitions and other occasions. The SQU Printing Press extends its best services, with high quality and capability in printing various jobs for all the Colleges, Centers, Deanships and other departments, according to its available facilities. In view of the growing number of students yearly in the University, opening of more departments in the existing Colleges, and the resultant increase in the number of printing jobs that we receive, we are looking forward to get latest facilities and new building, according to the University strategic plan, in order to meet future demands. 6 7 Vision: That the Printing Press becomes the best Print Organization among the University Printing Presses in the Region by year 2020. Also, to be a well service and educational printing press. Mission: Provision of effective work environment for all the services and provision of necessary resources for the line of production of the Printing Press. 8 9 Objectives: 1- High degree of efficiency in management of Production operation. 2- Control over the Operation plans and achieving a balance between the productive forces and maintain the important factors, which are: a) achieving maximum operational efficiency; b) compliance of deadline for the delivery of finished material. 3- Selection of the staff who posses efficiency and technical expertise. 4- Accuracy in selection of hardware equipment and consumable material for purchasing. 5- Optimum utilization of Printing Press budget. 6- Optimum utilization of equipment and hardware. 7-Improving the performance of the Printing Press staff. 8- Maximizing the dealers satisfaction. 9- Simplifying and development of procedures and mechanisms of work. Services Offered by SQU Printing Press Photocopying of various Teaching Summary books for all the Colleges and SQU Hospital Printing of Course Books, like: Oman-and-Islamic Civilization, etc Printing of Conferences’ Proceedings Books Printing of Programs, Certificate, Booklets, Visiting Cards, and all the concerning material of Conferences, Exhibitions, and Programs of special occasions like the University Day and Graduation Day of university students Printing of received books and those authorized by the Scientific Publications Council Printing of Answer Booklets Printing of books of General Reports for University Achievements, received from the Office of the Deputy Vice- Chancellor Printing of Scientific Journals for all the Colleges, after their sanction from the Council Of Scientific Publications and due approval from H.E. the Deputy Vice-Chancellor Printing of magazines of activities of individual Colleges, after their due approval by the Ministry of Information for publication, received via Information Dept. of Sultan Qaboos University Printing of Teaching booklets for Colleges, e.g.: “Medicine Log Book”, and “Internship Log Book”, etc. 10 11 Printing other books & Printing Materials: Annual Reports Out Research Report Research Report Academic Annual Repor, etc University Strategic Plan book and Summary Printing of Telephone Directory Printing of Program of University Teachings & Program of Post-graduate Teachings Printing of Prospectus (Daleel-al-Jami’ah) Printing of Letter Heads, Notes, Invitation Cards, Certificates, Memos with compliments and Registers for all University Units and SQU Hospital Printing of Leaflets, Brochures, Posters and Pamphlets Printing of Coupon tickets for students Re-binding of books received from the Main Library and other Libraries associated with Colleges Printing of some files Printing of Envelopes Photocopy of Exams’ question papers, when any College expresses its inability to print the same. Printing of Stickers, forms, and menus. 12 13 Job Process Estimating forms, bill calculations Approved by the Director Submit your printing request by filling the job order form Distributing the work to all departments Design & Preprinting jobs 14 Binding and finishing job Sign & enjoy you work Finall Prints Supply all departments with the 15 16 17 Duties of the Coordination and Follow-up Office : Receiving all letters and requisition forms from the other University departments; Keeping all received letters and their attachments in particular files and retrieving them, as required. Follow-up in the in-ward and out-ward post. Arranging the Director’s appointments. Following up administrative procedures relating to the staff of the Printing Press and coordinate with SQU Admin. to finish their procedures. Using the Printing Press Data-base. Working out the Estimating system. ani fice w k a of a dH e mm ha Mo ad o tion a rdin o o fC & m u.o ed qu. s 1@ ni wa k a z 64 33 He Z Al- ow-up n l a Fol md Carrying out/Achieving any other tasks given by the Director. 18 19 20 21 Duties of the Graphic Design Section: Design all printing materials such as (books, leaflets, posters, magazines, invitation cards, business cards … etc.; Perform regular maintenance of all the Section’s equipments; Apply quality measures such as Densitometer and other tools to acquire high quality color separation; Archive completed jobs; Using latest technology in output such as printer, digital proofing and computer-to-plate machine (CTP), to produce processed plates by applying Workshop, Prinergy and Imposition; Manipulate with various programs such as Adobe In-design, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator …etc. to produce complete designed pages comprising of text and photos; Preparing proofs (drafts) for the clients before starting the printing of any particular job; Keeping and storing all processed plates and films to use them for any repeat job in future; Handing in ready-plates or repeat job plates to the printing section. 22 Mohammed Said Al-Aghbari Head of Graphic Design Department aghbarim@squ.edu.om 3370 23 24 25 Duties of the Printing Section: Receiving and following-up the job orders Checking and auditing the color quality according to the sample attached Fixing and removing plates from the printing machines Processing the plates after printing and saving them to be used later Sticking to a daily and regular maintenance of machines Employing quality tools to acquire high-quality color printing Coordinating with stores section to define the types of materials needed to produce high-quality printing Reporting the Section’s requirements Adopting Health & Safety measures 26 i amham H lA m Sali ment Khalid Depart g in t in r fP u.om Head o squ.ed @ d e h 3361 aburas 27 28 29 Duties of the Binding Section: Receiving and follow-up the job orders; Photocopying textbooks for various colleges and departments of the University, with binding Binding and finishing all types of books by using various methods and stages: gathering, collating, side-stitching, saddle-stitching and perfect binding; Re-binding old books, received from University’s libraries Packing the books and other printing materials before delivery Reporting the section’s requirements Manipulating with all types of binding machines Employing regular maintenance for photocopying and binding machines Adopting Health and Safety measures 30 Khalid Khalaf Al-Mamari Head of Binding Department khaledm@squ.edu.om 3361 31 32 33 Duties of the Stores Section : Receiving and storing materials such as paper, ink, machines’ spare parts … etc. Issuing materials to various sections; Saving materials from depreciation and loss; Making a plan for Printing Press requirements of all materials needed; Organizing an archive to keep some copies of the printed materials; Using procurement and storing system. 34 Su Head res of Sto bi l-Hada Said A leiman .om qu.edu bi@s shada 3364 35 Please pay attention to the following guidelines: The SQU Printshop does not take any responsibility for mistakes and typos that have not been take care of by originating body of the print material. Therefore, when reviewing a print job, please make sure it has no mistakes or typos. To be able to know the specifications of the print job, please complete the Printing Requisition form signed and stamped by the college or department requesting the job. For easier technical procedures, please attach a soft copy of the job on a CD as well as a printed copy of it. When requesting a photocopying job, please bring printed materials ready for photocopying. For issuing an ISBN and obtaining approval from Ministry of Information, The University Printshop liaises with the Department of Public Relations and Information to take care of the procedures To complete the administrative procedures, the printed material should be approved by the college or department concerned with it. Your collaboration with the procedures of Printing Press Departments and coommunicate with us, is important to collect your job on time Call us: :لإلتصال بنا Sultan Qaboos University Printing Press P.O. Box: 50 Al-Khoudh الخوض50 :.ب.ص 123 :الرمز البريدي مسقط – سلطنة عمان Postal Code: 123 Muscat – Sultanate of Oman ppd@squ.edu.om :البريد اإللكتروني للمطبعة E-mail: ppd@squ.edu.om Follow up matter Department Phone Extension المحول القسم موضوع المتابعة Consultation and Decision-making Printing Press Director 1091 10٩1 مدير مطبعة الجامعة اإلستشارات وإتخاذ القرار Cost estimates and quotations Coordination and Follow-up Department 3364 3364 المتابعة والتنسيق تكلفة المطبوعات Deputy Director 3377 3377 نائب المدير لمعرفة الفترة الزمنية للطباعة Coordination and Follow-up 3364 or 3360 3360، 3364 المتابعة والتنسيق لإلجراءات اإلدارية والمالية Design Department 3370 3370 التصميم واإلخراج لفني نماذج الطباعة واإلعتماد Binding Department or Coordination and Follow-up 3361 3360 3361 التجليد أو المتابعة والتنسيق إستالم األعمال الجاهزة Time estimate required to complete a requested job Administrative and financial matters Print samples and approving them Completed job collection 38 3360 39 لألهمية : §لمعرفة مواصفات العمل يرجى تعبئة طلب المطبوعات بالكامل مع توقيع وختم الجهة الطالبة. §لتسهيل اإلجراءات الفنية يرجى إرفاق العمل على قرص ( )CDمع نسخة مطبوعة ( ، )Hardcopyكما يرجى إرفاق نسخة مطبوعة ( )Hardcopyعند طلب تصوير ( )photocopyingالمادة. §لتكملة اإلجراءات اإلدارية يحب اعتماد المادة من الكلية أو اإلدارة المعنية بالوحدة في الجامعة . §للقيام باإلجراءات المتعلقة بإصدار رقم اإليداع واإلذن بالطبع من وزارة اإلعالم فإن المطبعة تتولى التنسيق مع قسم اإلعالم بدائرة العالقات العامة واإلعالم إلنهاء اإلجراءات. §عند مراجعة المادة العلمية ألي مطبوع يرجى التأكد من خلوها من أي أخطاء وسوف لن تتحمل المطبعة مسئولية أية أخطاء مطبعية ال يتم مراجعتها أو تصويبها مسبقا من قبل الجهة المعنية. تعاونكم مع إجراءات مطبعة الجامعة وبتواصلكم معنا، مهم إلستالم العمل في الوقت المحدد 36 37 اختصاصات المخزن: §اإلشراف على تزويد المخازن بالمواد الالزمة وبصفة دائمة ومتابعة حركة المواد. §طلب المواد ومتابعتها واستالمها حسب المواصفات المطلوبة عن طريق برنامج المشتريات. §تنظيم سجالت المخازن والمتابعة الفعالة باستخدام برنامج المخازن عن طريق الحاسب اآللي. §تنظيم المواد وإجراءات التخزين ووضع توصيف وترميز للمخزن إلكترونيًا. سليمان ب ن سعي د ال ه د ابي أمي m ن مخزن u.edu.o bi@sq shada 3364 §القيام بأعمال السلفة المستديمة ومتابعتها عن طريق النظام المالي. §القيام بالجرد السنوي للمواد للتأكد من مطابقة المخزون بالمصروفات. §رفع تقارير وتوصيات دورية عن احتياجات المخازن. 34 35 33 32 اختصاصات قسم التجليد: §تصوير وتجليد المستندات والملخصات الدراسية وغيرها الواردة من كافة وحدات الجامعة. §استخدام مختلف أنواع آالت التجليد. §إعادة تجليد الكتب الدراسية والكتب الخاصة بمكتبات الجامعة. §متابعة عمليات التجليد لكافة أنواع المطبوعات وتجميع الملزمات وترتيبها. §تغليف المطبوعات النهائية وتسليمها للجهة الطالبة. §استخدام أدوات ضبط الجودة. §متابعة الصيانة الدورية لآلالت واألنظمة والمعدات. §تطبيق أدوات الصحة والسالمة المهنية (& Adopting Health .)Safety Measures §رفع تقارير وتوصيات دورية عن احتياجات القسم. 30 خالد بن خلف المعمري رئيس القسم khaledm@squ.edu.om 3361 31 29 28 اختصاصات قسم الطباعة: §طباعة الكتب والمجالت العلمية واإلعالمية وغيرها من المطبوعات. §الصيانة الدورية آلالت الطباعة واألنظمة بالقسم. §تشغيل كافة أنواع آالت الطباعة على األوفست ( أربعة ألوان/ لونين /لون واحد). §استخدام أدوات ضبط الجودة. §تطبيق أدوات الصحة والسالمة المهنية (& Adopting Health .)Safety Measures §استخدام أنظمة التشغيل ومزج األلوان. §معالجة وحفظ الصفائح وتركيبها. §التأكد من جودة صناعة الطباعة ومراجعة النصوص المطبوعة واأللوان وتوافقها مع النماذج األصلية. §رفع تقارير وتوصيات دورية عن احتياجات القسم. 26 خالد ب ن سالم ال ح م حا م ي رئي س القسم u.om @squ.ed d e h s a r abu 3361 27 25 24 اختصاصات قسم التصميم واإلخراج الفني: §طباعة وتصميم كافة أنواع المطبوعات لوحدات الجامعة المختلفة. §استخدام برامج التصميم المختلفة على سبيل المثال: Adobe Indesign Adobe Photoshop Adobe Illustrator §إعداد النماذج للمطبوعات قبل الشروع في الطباعة. §إعداد صفائح الطباعة باستخدام أنظمة متخصصة ذات تقنيات عالية ،مثل workshop, prinergy, Imposition §إنتاج وتجهيز الصفائح للطباعة باستخدام نظام Computer to )Plate )CTP َّ منظم لتسهيل §حفظ النماذج واألفالم والصفائح بشكل استخراج الطلبات المكررة. محمد بن سعيد األغبري رئيس القسم aghbarim@squ.edu.om 3370 §تطبيق أدوات الصحة والسالمة المهنية (& Adopting Health .)Safety Measure §استخدام أدوات ضبط الجودة. §متابعة إجراءات صيانة األجهزة واألنظمة. §رفع تقارير وتوصيات دورية عن احتياجات القسم. 22 23 21 20 اختصاصات مكتب التنسيق والمتابعة: §استالم طلبات المطبوعات الواردة إلى المطبعة وتسجيلها بعد الموافقة عليها من الفاضل /مدير المطبعة. §حفظ الطلبات الواردة ومرفقاتها بملفات خاصة حسب التسلسل واسترجاعها عند اللزوم. §استخدام نظام قاعدة بيانات المطبعة. §إعداد وتقييم تكلفة المطبوعات. §اإلعداد الجتماعات فريق العمل بالمطبعة وإعداد جدول األعمال وتسجيل محاضر االجتماعات. §متابعة البريد الصادر والوارد. §تنظيم وحفظ مواعيد والتزامات مدير مطبعة الجامعة. §القيام بأعمال طباعة وتنسيق البريد الصادر. §متابعة إنجاز األمور اإلدارية الخاصة بموظفي المطبعة واستكمال معامالتهم بالتنسيق مع الجهات المعنية. م حم دب نح مدا om رئي ن الز du. ك e . و ا ن ي @squس ال مك 1 تب ani w zak 4 6 33 §رفع تقارير وتوصيات دورية عن احتياجات المكتب. 18 19 17 16 التنسيق والمتابعة نظام تخزين الطلبات تجميع الفواتير نظام حساب التكلفة نظام الفوترة مدير مطبعة التوقيع على الجامعة أمر تشغيل الزبون العمل استالم اإلرتباط المالي س ّلم طلب الطباعة عن طريق تعبئة استمارة طلب عمل نائب المدير توزيع األعمال لألقسام أم ر تش أمر تشغيل التجليد أمر تشغيل أمر تشغيل التسليم التجليد والخطوات النهائية للعمل استلم ووقع واستمتع بعملك أمر تشغيل غيل أمر تشغيل أمر تشغيل الطباعة النهائية التصميم واإلخراج الفني تصميم وتجهيز للطباعة الطباعة 14 تزويد األقسام األخرى بالمواد األولية المخازن 15 الخدمات التي تقدمها مطبعة الجامعة §طباعة الكتب الدراسية مثل( :كتاب عمان والحضارة اإلسالمية ،و المجتمع العماني). §تصوير وتجليد الملخصات الدراسية لكافة الكليات والمراكز. §طباعة مختلف المطبوعات الخاصة بالمؤتمرات. §طباعة البرنامج والشهادات والكتيبات والبطاقات وكل ما يخص المطبوعات المتعلقة بالمؤتمرات وبالمعارض والمناسبات الخاصة مثل يوم الجامعة وحفل تخرج الطالب. §طباعة الكتب الواردة والمعتمدة من مجلس النشر العلمي. §طباعة كتاب وكتيب موجز إحصائيات الجامعة. §طباعة كتب التقارير العامة إلنجازات الجامعة والواردة من مكتب نائب الرئيس. §طباعة المجالت العلمية لكل الكليات بعد إقرارها من مجلس النشر العلمي وموافقة الدكتور نائب الرئيس. §طباعة المجالت اإلعالمية الخاصة بالكليات بعد موافقة وزارة اإلعالم أو الحصول على إذن طباعة من قسم اإلعالم بالجامعة. §طباعة كتب: •Annual Report •Out Research Report •Research Report •Academic Annual Report §طباعة كتب برامج الدراسات العليا وبرامج الدراسات الجامعة. §طباعة كتاب دليل الجامعة. §طباعة األوراق الرسمية والدفاتر والمذكرات والسجالت. §إعادة تجليد الكتب الواردة من المكتبة الرئيسية والمكتبات األخرى الخاصة بالكليات. §الطباعة على األظرف. §تصوير االمتحانات إذا تعذرت الكلية عن تصويرها. §طباعة كراسات اإلجابة للكليات والمراكز بالجامعة. 12 13 األهداف: الكفاءة العالية. التحكم في خطط التشغيل وتحقيق التوازن بين القوى اإلنتاجية و المحافظة على عاملين مهمين هما: .1 تحقيق أقصى درجة الكفاءة التشغيلية. .2التحسين و التطوير المستمر. 10 اختيار موظفين يتصفون بالكفاءة و المهارة الفنية. الدقة في اختيار األجهزة و المعدات و المواد االستهالكية عند الشراء. اإلستثمار األمثل لموازنة المطبعة. اإلستثمار األمثل لألجهزة والمعدات. تأهيل وتحسين أداء موظفي مطبعة الجامعة. زيادة رضا العمالء. تبسيط وتطوير إجراءات وآليات العمل. 11 الرؤية: أن تصبح مطبعة الجامعة أفضل مطابع الجامعات في المنطقة لعام 2020م ،وأن تكون مطبعة خدمية تعليمية. الرسالة: توفير بيئة عمل فاعلة بها كافة الخدمات والموارد الالزمة لخط سير اإلنتاج بالمطبعة. 8 9 تم افتتاح مطبعة الجامعة تزام ًنا مع افتتاح جامعة السلطان قابوس في عام 19٨٦م ،ومنذ ذلك التاريخ شهدت مطبعة الجامعة تطورت في جميع أقسامها حتى تستطيع أن تواكب التطورات والتوسعات الكبيرة التي شهدتها الجامعة منذ بدء تأسيسها وإلى اآلن، مما يخدم المسيرة التعليمية بالجامعة من عمل مطبعة الجامعة الدؤوب في توفير المطبوعات الالزمة لكافة وحدات الجامعة من كليات ومراكز وغيرها. ويسرنا أن نقدم بين أيديكم هذا الكتيب الذي يتضمن معلومات شاملة عن مطبعة الجامعة حتى يسهل مهمة التواصل مع المستفيدين من خدمات المطبعة للتعرف عن كثب على أقسام المطبعة والخدمات التي تقدمها مطبعة الجامعة. آملين في تقديم المزيد من الخدمات بما يخدم جامعة السلطان قابوس. 6 7 الرؤية 9 الرسالة 9 األهداف 10 الخدمات التي تقدمها مطبعة الجامعة 11 نظام سير العمل 12 مكتب المتابعة والتنسيق 14 التصميم الجرافيكي واإلخراج الفني 1٨ الطباعة 22 التجليد 2٦ المخازن ٣0 بيانات التواصل ٣4 د لـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــيـــــل مــــطـــــــــــــــــبــــعـــة جامعة السلطان قابوس اإلشــــــــــــــــــراف الــــعـــــــام: عامـــــر محــــمد الصــــواعي مــدير مطبـــعة الجامــعة اإلشــــــــــــــــــراف الفـــــــــــني: مـــوسى محــمد النعمــاني نائـب مدير مطبعة الجامعة التصميــم واإلخـــراج الفني: سهــام خلفـــان اليحـــيائي مطبعــــــــة جـــــامــــعة السلــــطـــــان قـــــابـــوس سلـــــــــطنــــــــــــة مـــســـقـــط، 4 1 0 2 م عــــمــــــــــــان ا لـــــتصـــــــــــــــــو يـــــــــــــــــر : عــلي أحمـــــــد العجـــــمــي