GENERAL OVERVIEW
REMUNERATION MANAGEMENT
MERANCANG SISTIM PENGGAJIAN
YANG EFFECTIVE : JOB GRADING
Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja
dan Transmigrasi R.I.
Nomor : KEP.49/MEN/IV/2004
Tentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah
Oleh :
Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM
Training Instructor
Personal Data
Name
:
ASFAR ARIEF, MBA
Education
:
1968 - BA degree from IKIP Padang
1991 - MBA degree from PPMTT Malang
Mar. 2004 – Sep. 2004
:
Trainer & Consultant of BSDM, Jakarta
Sep. 2003 – Feb. 2004
:
Executive Assistant for TPJ PT ARGO PANTES, Jakarta
Working history
Apr 2002 – Aug 2003
HR Adviser PT Sunrise Bumi Textiles Indonesia, Bekasi
May 2001 - Nov. 2002
:
Human Resources Advisor / Manager of PT GATRA MAPAN, Malang
Nov. 2000 - Apr. 2001
:
HR Manager of PT ASIA MAS, Semarang.
Jul. 2000 - Oct. 2000
:
Human Resources Director of RADISSON Hotel, Bali.
Jul 1996 – Nov. 1999
:
Community & Human Resources Manager of PT Edison Mission Operation And
Maintenance Indonesia, Paiton Probolinggo.
Dec. 1991 - Nov. 1995
:
Personnel & General Affairs Manager of PT ETERNIT GRESIK, Gresik
Sep. 1988 - Sep. 1991
:
Human Resources Manager of PT ROTHMANS OF PALL MALL INDONESIA, Malang.
Feb. 1986 - Feb. 1988
:
Personnel Manager of BP PETROLEUM DEVELOPMENT OF INDONESIA Ltd., Jakarta.
Oct. 1982 - Feb. 1986
:
Industrial Relations Manager of PT BASF INDONESIA, Jakarta.
Apr. 1979 - Sep. 1982
:
Personnel Manager of PT HM SAMPOERNA, Surabaya
Sep. 1971 - Jan. 1979
:
Personnel & Administration Supervisor of PT McDERMOTT INDONESIA, Jakarta.
2
Kegiatan sekarang
• Menulis untuk majalah HRD & surat kabar.
• Menjadi partner Training Institution (Trainer) di
Jakarta, Surabaya dan Malang.
• Consulting : Merancang Sistim Penggajian,
Membuat Policy & Procedure, Peraturan
Perusahaan.
• Translator
• Recruitment service
– Executive Search
– Outsourcing Service
– Labor Supply
3
Perkenalan Peserta
•
•
•
•
•
•
Pendidikan
Pekerjaan sekarang
Pekerjaan sebelumnya
Pengetahuan mengenai sistim penggajian
Minat dan motivasi mengikuti training ini
Pendapat pribadi mengenai peluang karir dibidang
remuneration
4
General Overview
• Pelaksanaan Pasal 92 Ayat 3 dari UU 13/2003.
• Kepmen 49-Men/IV/2004 Mengenai Ketentuan Struktur
dan Skala Upah.
• Kepmen itu menetapkan kebijakan pemerintah mengenai
penyusunan struktur dan skala upah.
• Selama ini, puluhan tahun kebijakan itu ditunggu oleh para
praktisi pengelola sumber daya manusia (SDM) perusahaan.
• Perusahaan lokal juga berkepentingan dan sudah saatnya
untuk menindaklanjutinya seperti umumnya perusahaan
PMA.
• Praktisi HRD Management dan staff terkait perlu segera
mempelajari sistim ini untuk dapat men-design sendiri sistim
penjenjangan kepangkatan dan jabatan diperusahaan masingmasing.
5
Sistim penggajian yang effective
dari segi industrial relations :
– Ada kejelasan dalam tingkat penggajian.
– Lebih open
– Mudah di-manage
– Effective, tidak menimbulkan masalah,
kekecewaan karyawan
– Menciptakan ketenangan kerja
– Menghindari kecemburuan, pilih kasih dan
diskriminasi
– Lebih professional
6
Sistim penggajian yang effective
dari segi pengembangan &
persaingan bisnis :
– Membayar gaji secara competitive
– Menghindari pembajakan karyawan
– Mendapatkan karyawan yang potential
– Mengembangkan serta mempertahankan
karyawan yang productive (golongan star)
7
Kondisi sekarang mengenai
sistim penggajian diperusahaan
• Kurangnya perhatian Direksi perusahaan terhadap
pentingnya sistim penggajian.
• Kebanyakan perusahaan belum memiliki sistim
penggajian.
• Kurangnya praktisi yang mau berbagi pengalaman,
knowledge dan skill-nya.
• Sistim penggajian tidak diajarkan dikuliah.
• Pemerintah (baca : Depnaker) lebih
mementingkan bidang Hubungan Industrial.
8
Membuat sistim penggajian
• Tugas pertama adalah menunjuk seorang
penanggung jawab untuk :
– Men-design
– Merencanakan
– Meng-implementasi
• Membentuk Evaluation Committee.
• Perlu kordinasi yang baik untuk
menyelenggarakan.
• Alternative lain : Menggunakan jasa konsultan ?
9
Menggunakan Konsultan :
Masalahnya
• Butuh biaya yang cukup besar.
• Dia memerlukan bantuan juga dari karyawan
dan executive perusahaan.
• Sering gagal menyampaikan laporan kepada
Management.
• Butuh waktu memahami operasional, proses,
produk perusahaan, kualitas SDM dan hal-hal
yang mempengaruhi pembuatan sistim
penggajian.
• Sistim yang dibuat bisa terlalu simple atau malah
terlalu komplek bagi perusahaan.
10
Fungsi Payroll dalam HRD
Management
• Penggajian adalah salah satu fungsi dari HRD
Management.
• Urusan Accounting membukukan dengan sistim yang
dipakai.
• Seseorang harus ber-tanggung jawab pada payroll ini
sebagai Payroll / Compensation Manager.
• Banyak perusahaan meremehkan fungsi ini, sibuk
dengan produksi saja, akibatnya terjadi sistim penggajian
yang tidak benar, kesenjangan dalam menentukan upah
dan timbul ketidakpuasan.
• Setelah kacau, pada akhirnya perusahaan terpaksa juga
untuk menata sitim penggajian ini.
11
Menggunakan karyawan sendiri
•
•
•
•
•
Pilih yang qualified.
Tidak mengganggu pekerjaan pokoknya.
Mampu merencanakan dengan baik.
Ditunjuk sebagai penanggung jawab.
Dari part time menjadi full time karena tugasnya
makin banyak.
• Dilanjutkan dengan penunjukan beberapa orang
Job Evaluator untuk ”menentukan nilai uang
untuk tiap job” diperusahaan.
12
Payroll Manager
(Administrator)
• Familiar dengan kegiatan operasional
perusahaan.
• Mampu me-manage dengan baik.
• Berkepribadian yang baik untuk bisa
mendapatkan kerjasama dari semua pihak.
• Harus persistent dengan data.
• Mampu menciptakan hubungan baik agar
pengumpulan data lancar tanpa reponden
merasa terusik.
13
4 cara mengumpulkan
informasi mengenai jabatan
1.
2.
3.
4.
Menggunakan Job Questionnaire.
Interview langsung.
On sight observation.
Melihat work log (catatan harian mengenai
kegiatan tiap hari).
14
3 hal yang harus diperhatikan
agar interview berhasil
1. Berikan pertanyaan berkaitan dengan “job
family” dari karyawan ybs.
2. Susunlah pertanyaan semudah mungkin.
3. Jangan ajukan terlalu banyak pertanyaan,
lakukan se-minimum mungkin.
15
Job Analyst
• ”Workhorse” dari proyek Job Grading.
• Mengumpulkan data.
• Mempersiapkan berbagai formulir & dokumen, job
description (position description) dan daftar gaji.
• Harus persistent dengan data.
• Sabar dan menyenangkan.
• Mengerti seluk beluk pekerjaan di perusahaan, baik dikantor
maupun dipabrik.
• Mengerti mengenai peralatan, mesin-mesin dan proses
produksi.
• Mengenal dan memahami semua jabatan yang ada.
• Job Analyst terdiri dari staff pabrik (operasional) dan kantor.
16
Memulai Proyek Job Grading
• Penjelasan ringkas kepada seluruh karyawan.
• Maksud dan manfaatnya.
• Check list persiapan sebelum membuat sistim
penggajian (Job Grading) 
17
CHECKLIST
PERSIAPAN MEMBUAT SISTIM PENGGAJIAN (JOB GRADING)
No.
Pertanyaan untuk dibahas
1
Siapkah semua staff (team) management mendukung sistim ini?
2
Apakah semua staff management telah mengerti bagaimana sistim ini
dilaksanakan dan apa saja yang mereka harus lakukan?
Apakah Pimpinan Perusahaan telah bersikap realistis mengenai tujuan dan
maksud sistim penggajian ini berkaitan dengan tujuan perusahaan dan
kondisi keuangan perusahaan?
Apakah para supervisor mengerti peran yang akan mereka lakukan dalam
mengumpulkan informasi dan menjelaskan mengenai suatu jabatan?
Apakah para Manager telah mengerti bahwa mereka akan bertanggung jawab
menentukan tingkat penggajian bagi department mereka masing-masing
didalam kerangka sistim penggajian yang akan dibuat?
Apakah PUK SPSI telah diberitahu mengenal tujuan dan maksud serta
prosedure selanjutnya dari program ini?
Apakah PUK telah menyatakan atau menunjukan bahwa mereka akan
mendukung program ini dan tidak menjadi penghalang?
Apakah Management telah mempertimbangkan sistim kerja borongan dalam
sistim ini, dan apabila sudah apakah sudah dipertimbangkan perubahannya?
Apakah para Manager telah mengerti bahwa setelah sistim ini mulai
dilaksanakan, Komite Evaluasi Jabatan akan meng-audit performance
mereka sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan?
Apakah sudah memiliki informasi yang cukup mengenai sistim dan tingkat
penggajian dari perusahaan sekeliling dan diperusahaan kompetitor?
Apakah selama ini kita merasa sistim penggajian yang ada merupakan
penyebab turnover yang tinggi, sikap kerja rendah atau produtivitas yang
rendah?
Apakah semua staff yang terlibat mengerti pelaksanaan dan persyaratan dari
prosedur yang akan dilakukan, seperti :
1. Job analysis ?
2. Persiapan job description ?
3. Menentukan tingkat penggajian ?
4. Penggunaan upah sebagai insentive ?
5. Bagaimana memelihara sistim penggajian ?
6. Performance analysis ?
Apakah sudah ada sistim yang akan dipakai untuk karyawan Sales?
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
17
Apakah ada rencana untuk melakukan perubahan sistim penggajian pada
executive?
Apakah sudah disiapkan pengumuman mengenai program sistim penggajian
baru ini kepada semua karyawan?
Apakah perusahaan bersedia menampilkan struktur dan skala upah yang baru
dalam bentuk grafik dan tabel secara terbuka?
Apakah bersedia memperkirakan trend gaji top management?
18
Apakah sudah ada objective performance appraisal untuk semua tingkatan?
15
16
Ya
Tidak
Langkah-langkah yang
akan diambil
Pengumuman
• Perlu sosialisasi keseluruh department / karyawan.
• Jangan jalankan dulu sebelum ada tanggapan
positive.
• Buat pengumuman seperti contoh ini.
•  Lihat Contoh
19
PENGUMUMAN
No. HRD-123/IV/2005
Kepada
Dari
CC
Perihal
:
:
:
:
Seluruh Karyawan PT DDDD EEEE
Managing Director
Seluruh Manager
PROYEK JOB GRADING – MEMBUAT SISTIM PENGGAJIAN
Pengumuman
Bersama ini disampaikan bahwa perusahaan akan melaksanakan pembuatan sistim penggajian
(Job Grading) untuk semua karyawan perusahaan.
Maksud dari Job Grading itu adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
Menentukan secara jelas tugas-tugas dan tanggung jawab dan setiap jabatan dengan
cara membuat uraian jabatan secara tepat.
Untuk memastikan agar tingkat penggajian antara satu jabatan dengan jabatan
lainnya berbanding seimbang sesuai dengan bobot dan nilai jabatan-jabatan itu.
Untuk mendapatkan nilai yang tepat dalam memberikan imbalan kepada karyawan
sesuai dengan prestasi kerjanya.
Untuk menciptakan struktur penggajian yang sepadan dan kompetitive dalam industri.
Untuk menciptakan ketentuan dan kebijaksanaan yang menjamin adanya standard
yang objective dalam administrasi penggajian.
Saudara SUYANTOMO – Payroll Supervisor terhitung mulai tanggal 1 Maret 2005 telah ditunjuk
sebagai COMPENSATION MANAGER untuk bertanggung jawab melaksanakan proyek ini. Dia akan
dibantu oleh beberapa Job Analyst yang nama-namanya akan ditentukan kemudian.
Job Analyst tersebut akan mengumpulkan data-data yang diperlukan melalui wawancara,
memberikan questionnaire (daftar pertanyaan) atau dengan metode lainnya. Sangat diperlukan
kerjasama dari Anda agar JOB anda diuraikan secara tepat dan tugas-tugas serta tanggung
jawab anda jelas.
Dengan demikian perusahaan dapat menentukan nilai rupiah dari setiap jabatan sesuai dengan
nilai jabatan itu dan berdasarkan juga pada tingkat penggajian di industri. Tidak akan akan
pengurangan gaji ataupun tunjangan akibat dari hasil proyek Job Grading ini. Juga tidak ad a
tambahan tugas dan tanggung jawab kepada suatu job tanpa diikuti dengan peninjauan gaji.
Kerjasama dari Anda sangat dihargai, dan apabila Anda memerlukan penjelasan lebih lanjut,
silahkan menghubungi Manager masing-masing, yang juga telah mendapatkan penjelasan
mengenai hal ini.
Demikian untuk dimaklumi.
Malang, 24 Maret 2005
ARIOBIMA SOEMARYONO
AS/AA
Manfaat & Tujuan Training
Memberikan pengertian mengenai :
• Sistim penggajian / remunerasi yang umumnya digunakan dalam industri.
• Sistim kepangkatan dan penjenjangan jabatan diperusahaan.
• Struktur dan skala upah sebagaimana disebut dalam Kepmenaker &
Transmigrasi No. 49/2004.
• Remuneration Policy & Procedure diperusahaan.
• Teknik yang mudah untuk merancang sendiri sistim remunerasi yang
effective diperusahaan.
• Teknik membuat job description sesuai dengan kebutuhan proses
membuat job grading.
• Teknik dan keahlian untuk mampu melakukan analisa dan evaluasi jabatan
agar bisa membuat sistim job grading dalam kebijaksanaan pengupahan
diperusahaan.
• Teknik melaksanakan survey upah dan benefits.
• Kegunaan sistim job grading dalam membuat strategi perusahaan dan
pengembangan sumber daya manusia.
21
Materi Training
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sistim Penggajian Yang Effective.
Mekanisme Penentuan Tingkat Upah Karyawan.
Job Description, Job Requirement, Job Specification
Job Analysis & Job Evaluation.
Job Evaluation Method  Job Analysis  Job Grading
Job Evaluation & Management.
Keuntungan Melaksanakan Job Evaluation.
Job Evaluation Committee
Menggunakan Table of the Evaluation Factors
Point System.
Benchmark Positions.
Job Grading & Job Steps.
Salary Structure
Grading & Point System
Survey Upah
22
Tujuan akhir dan peluang karir
bagi peserta
 Payroll Officer - Mampu membuat sistim
penggajian diperusahaan masing-masing.
 Menjadi Remuneration / Compensation
Specialist – Mengkhususkan profesi pada sistim
penggajian / kompensasi.
 Compensation Manager – Memimpin Payroll
& Compensation Department.
 Remuneration Consultant – Banyak
perusahaan yang membutuhkan untuk
membuat sistim penggajian.
23
Kegunaan Evaluasi Jabatan
1. Membuat kebijakan mengenai Penetapan Upah.
2. Sebagai dasar pada saat dilakukan Job Review
(Penilaian Pekerjaan).
3. Membuat kebijakan pada saat merancang
kebijakan pengembangan sumber daya manusia di
perusahaan.
Job Analysis
24
Sequence mengerjakan Job
Grading
•
•
•
•
•
•
•
•
Job Description,  harus sudah lengkap
Organization chart ,  harus sudah lengkap
Analisa Jabatan, form Questionnaire 
Evaluasi Jabatan
Evaluation Factors (Point Factor System) 
Spread Sheet  fungsi-fungsi dept. &  daftar karyawan
Menentukan point value
Menentukan classification & jumlah grades, menurut
kebijakan perusahaan
• Menentukan salary scale, menurut kebijakan perusahaan
25
Sistim remunerasi yang effective
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Level / classification ;
• Golongan
• Jabatan
Jumlah golongan jabatan
yang dikehendaki oleh
Management.
Min – max dan mid point
salary.
Range / rentang / skala
Steps ; perkiraan lamanya
seseorang berada dalam 1
grade.
Regression / laju kenaikan
upah.
7.
Analisa Jabatan /Job
Description /Organisasi
Chart.
8. Evaluasi Jabatan, point
factor/system.
9. Theorytical salary
seseorang diperusahaan
berdasarkan masa kerja.
10. Prosentase gaji seseorang
dalam skala gaji
(prosentase posisi)
11. Merit Rating.
12. Job Evaluation Team.
26
5 Fungsi Management
1.Planning
2.Staffing
3.Coordinating
4.Directing
5.Controlling
6 Fungsi HRD Mgmt :
max
1.300.000
Rp.
22,22%
1.100.000
mid
22,22%
900.000
min
Steps in Range  20 tahun
1. Employment
44,44%
1. Level / Classification /
Golongan / Kelompok Jabatan
2. Grades
3. Min Max Salary
(5)
Max
salary
44,44% : 20 = 2.22%
2. Salary & Compensation
4. Rentang /
Range / Skala
Gaji
3. Industrial Relations
4. Training & Development
Range :
5. Government Relations
(4)
Max – min x 100% =
6. Employee Benefits
5. Steps in Grade
Min
Posisi gaji dalam range : (10)
1.300.000 – 900.000 x 100%= 44,44%
Upah – min x 100% =
900.000
Max – Min
1.200.000 – 900.000 x 100% = 75,00%
1.300.000
1.300.000 - 900.000
PPK :
5 = 6 steps
4 = 4 steps
3 = 3 steps
2 = 2 steps
1 = 0 steps
Min
salary
900.000 10
R&F
Laju kenaikan upah :
4
For
6. Laju Kenaikan Upah
7. Analisa Jabatan
8. Evaluasi Jabatan
9. Theorytical Salary
10. Posisi gaji dalam Range
11. Merit Rating
12. Job Evaluation Team
4
3
2
Supv
Mgr
Dir
(6)
Max – 1 = 11.000.000 – 1 =10 - 1 = 2,25
Min
1.100.000
N-1
5-1
4
Proses JOB Grading
Sistim Penjenjangan Kepangkatan & Jabatan
Total 23
grades
1.Know
2.Exp
3.Scope
4.Resp
5.Conseq
6.Int
7.Ext
8.Comp
9.No of emp
10.Res & analysis
Menyusun struktur dan skala
upah
Dilakukan dengan memperhatikan golongan,
jabatan, masa kerja, pendidikan dan kompetensi
dan mempertimbangkan kondisi perusahaan.
28
Mengenal
Human Resources Development
Management
29
“Functions” in
Human Resources
Development Management
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Employment
Salary & Compensation Administration
Industrial Relations
Training & Development
Government Relations
Employee Benefits & Facilities
30
Job
Description
• Job Analysis
• Job Evaluation
• Job Grading
Compensation
Policy
Recruitment
Selection
Induction
Industrial
Relations
POSTING
Training &
Developmen
t
Performance
Appraisal
Transfer & Job
Rotation
Human
Resources
Development
Management
Termination :
• Resignation
• Retire
•
Retrenchment
• Dismissal
• Death
Promotion &
Demotion
Employment
•
•
•
•
•
•
•
Recruitment
Selection
Personal Filing  HRMIS - Computerized
Promotion & Demotion
Transfer
Induction
Termination
32
Training Record :
In house &
External Training,
Professional Dev.
Review
Job
Description
Performance
Appraisal
Termination :
Resignation
Retirement
Retrenchment
Dismissal
Death
Personal File :
• Personal data
• History
Salary
Position
Grade
Training
Medical
Jamsostek, Askes
Personal Insurance
Pension Scheme
Personal Loan
Absenteeism
Performance
Discipline
Awards
• Training Record
• Dependants Record
Applicants
Data &
Application
Forms
DATA BASE
EMPLOYEE LIST
Warning
Letters :
I
II
III
Dependants
Record :
- Name
- DOB
- Relationship
- Photograph
HRMIS
Job Analyssis
& Evaluation
Job Classification &
Grading System
Working
Agreement :
KKWT
Permanent
Employment
Confirmation
for Permanent
Employment
(Successful
probation
period).
Security
Record
- ID Card
- KTP
- Photograph
Employee
status
change form
Confirmation of
New Status:
- Position
- Grade
- New salary
- Dept.
- Effective date
33
Salary & Compensation
Administration
•
•
•
•
•
•
•
Job analysis & job evaluation
Classification & grading system
Performance appraisal
Rating determination
Merit rating
Work schedule control
Salary survey
34
Industrial Relations
•
•
•
•
•
•
Manpower Legislation
Labour Union
Collective Bargaining (CLA)
Company Policy
Work rules & regulations
Work ethic & employee discipline
35
Training & Development
• Training
• Organization development
• Manpower development
36
Government Relations
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ijin Wajib Lapor Perusahaan
Ijin Mempekerjakan Wanita Malam Hari
Ijin Penyimpangan Waktu Kerja
Pendaftaran PKB
Pendaftaran dan Persetujuan PP
RPTKA & IKTA
Laporan Triwulan Perusahaan
Laporan Kecelakaan Kerja
Akte Pemeriksaan
37
Employee Benefits & Facilities
•
•
•
•
•
•
•
Medical Services
Sport & Recreation
Personal Services
Safety & Health
Security & Protection
Canteen
Social & Religious Activities
38
Istilah-istilah dalam Job Grading
•
•
•
•
•
•
•
•
Benchmarking
Red circle jobs
Green circle jobs
Salary survey
Range system
Grade brakes
Minimum point factor value
Minimum wage line
Tambahan Materi Dari :
How to Plan and Manage an Effective Wage and Salary Program
By Alexander Hamilton Institute, Inc. USA - 1984
39
Point Factor System
1. Identify a number of factors present in most of
the jobs being evaluated.
2. Dividing each factor into a number of degrees
that increase the value of the job.
3. Establishing a point value for each degree.
4. Determining the degree level.
5. Adding the points for appropriate degree of
each factor to establish the value of the job.
40
Point Factor System
Konsep Dasar sistim ini
1. Menentukan sejumlah faktor-faktor yang
terdapat pada jabatan-jabatan yang sedang dievaluasi.
2. Pada setiap faktor itu dibuatkan beberapa
tingkatan yang menunjukan bertambahnya nilai
dari satu jabatan.
3. Kemudian menentukan nilai angka untuk setiap
tingkatan itu.
4. Menetapkan tingkatan dari faktor.
5. Menambahkan angka-angka tersebut sesuai
tingkatan masing-masing faktor untuk
menentukan bobot dan nilai dari suatu jabatan. 41
Keuntungan menggunakan
point factor system
• Cara meng-evaluasi jabatan bisa lebih akurat.
• Hubungan antara jobs ditampilkan dalam angka-angka
dan ranking yang mudah dimengerti.
• Perbedaan yang jelas antara jobs dapat dibuat dengan
degree dan point value.
• Nilai jabatan di-evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang
terdapat dalam job.
• Skala perbedaan dapat digunakan untuk jangka lama dan
job yang baru dapat dimasukan pada skala yang ada.
• Point value dapat digunakan waktu membedakan satu
grade upah dengan lainnya.
42
Kerugian dan kelemahan
point factor system, antara lain :
• System ini membutuhkan waktu dan usaha serta memerlukan
seseorang yang ahli, apalagi kalau perusahaan yang
menggunakan banyak tenaga kerja.
• Metode yang digunakan menentukan dan menjelaskan
faktor-faktor kompensasi, membagi menjadi degree dan
memberikan point bisa membingungkan.
• Point factor ditentukan dengan cara kesepakatan antara
anggota evaluation committee (para evaluator).
• Membuat data proses evaluasi dan menjaga agar tetap up to
date memerlukan banyak pekerjaan administrasi.
43
Red circle job terjadi karena :
• Incumbent di-demosi tapi gajinya tetap pada tingkat yang lebih
tinggi.
• Job ditentukan dengan tingkat upah yang terlalu tinggi
sebelumnya karena tidak ada struktur upah yang rasional waktu
itu.
• Pemegang jabatan adalah karyawan yang istimewa dan
menerima kenaikan gaji yang besar, tapi tidak di-promosikan
kegolongan gaji yang lebih tinggi.
• Job tersebut dinilai rendah pada saat di-evaluasi dan tingkat
upah tersebut sudah dianggap benar.
• Incumbent sangat istimewa dan job tersebut sangat penting,
sehingga dibuatkan rate khusus bagi dia.
44
Assessing green circle jobs
• Timbul karena sebab yang berbeda.
• Dapat menunjukan karyawan atau trainee yang tidak
kompeten.
• Akibat dari penilaian yang terlalu berlebihan.
• Incumbent seharusnya dikirim kembali untuk training atau
di-mutasi.
• Apabila masih sebagai trainee, biar disana sampai dia dapat
menunjukan kemampuannya.
• Apabila salah evaluasi, lakukan perbaikan dengan evaluasi
ulang.
• Rate bagi Trainee tidak dianggap sebagai sebagai green circle.
45
Comparing graphs
• Pilihlah satu job dari data survey dan buat satu titik di grafik
dimana nilai gaji untuk median rate intersects dengan point
factor scale value untuk comparative job diperusahaan anda.
Lihat Gambar 26.
• Ulangi prosedur ini sampai jobs dalam survey telah
ditempatkan pada grafik. Gunakan sekarang job yang sedang
dibandingkan.
• Tariklah garis dari titik upah terendah keatas seperti
sebelumnya dan bagilah titik-titik itu secara sama banyak.
Garis ini adalah trend line dari wage survey dan menunjukan
median wages dari berbagai job sebagaimana dilaporkan oleh
survey itu.
• Ambil Gambar 25, scattergram upah perusahaan anda sekarang
dan tempatkan diatas Gambar 26 kemudian bandingkan posisi
dan garis trend line perusahaan yang baru saja anda buat.
46
External Comparison
•
•
•
•
•
Harus dijadikan standard scale terlebih dulu.
Evaluation sistim yang seragam.
Tidak ada penyimpangan dibuat dalam memberikan point value.
Conversion dilakukan secara konsisten.
Garis upah comparable antara satu perusahaan dengan
perusahaan lainnya. Konsultan penggajian melakukan survey
upah tahunan, data-datanya dari ”user” sistim yang sama,
sehingga mudah diproses. Hasil survey berupa :
– Mid point salary
– Total cash
– Total remuneration
47
Comparator Distribution
Keadaan upah dipasar
90
Q3
M
Q1
Rp.
10
Points
Market Position
•
•
•
•
•
90th percentile
3rd quartile
M adalah Median atau 50th percentile
1st quartile
10th percentile
49
Positioning Upah Perusahaan
90
Garis Upah Perusahaan
Q3
M
Q1
Rp.
10
Points
Membuat rate range (spread)
1. Buatlah satu grafik, tempatkan titik terendah dan titik
tertinggi sebagai X & Y.
2. Hitunglah minimum base rate yang baru dari upah :
Minimum
=
x (dalam nilai rupiah)
100 + % dari spread yang diinginkan
2
Tandai nilai uang ini pada skala upah sebagai Point XX.
3. Hitunglah nilai atas (upper) dari minimum base rate:
Upper level of minimum = Y (dalam nilai rupiah)
100 + % dari spread yang diinginkan
2
Tandai nilai ini pada grafik sebagi point YY dan tarik garis
antara XX and YY. Ini adalah garis minimum wage line yang
baru dari semua jobs.
51
Establishing a rate range (spread)
4. Sekarang hitunglah upah maksimum yang baru :
Maximum base rate =
X dalam nilai rupiah (100+ % dari spread
2
Tandai pada skala uang dengan XXX.
5. Ulangi perhitungan ini untuk menentukan upper end of the
maximum rate scale dan tandai sebagai YYY. Tariklah garis antara
XXX and YYY. Ini adalah garis upah maksimum untuk setiap job.
Trend line perusahaan yang baru sekarang akan menjadi garis
median untuk semua jobs dan dibayar untuk prestasi kerja ratarata. Karyawan baru akan berada pada titik sedikit diatas
minimum, atau pada titik minimum apabila belum terlatih atau
pengalaman yang sangat minim. Mereka akan naik sesuai dengan
prestasi dan kebijaksanaan perusahaan pada merit raise dan
pertimbangan lainnya.
52
Gambar 25 – Scatter Chart
Upah Sekarang
Company trend line
Filled-in Circle Rates
Blank Circle Rates
600
500
400
300
200
100
Job Value in Points Determined by the Point Factor System
Gambar 26 – Scattergram berdasarkan
data survey upah
Abaikan yang
jauh dari
garis
Point Value Scale
Gambar 27 – Perbandingan Upah
Survey & Upah Perusahaan
Decision A - Bayar
sedikit lebih tinggi.
Wage Survey Trend Line
Decision B - Bayar
sedikit lebih rendah.
Company trend line
Point Value Scale
Gambar 28 – Membuat spread antara min
(X) dan max (Y)
Y Rp (100 + % of spread
2
YYY
Maximum
Y
Company trend line
Mid point
Max = X Rp (100 + % of spread
2
YY
Minimum
Y Rp
XXX
Min = (100 + % of spread
2
X
XX
X Rp
Min base rate = 100 + % of spread
2
Point Value Scale
Gambar 29 – Membuat pay grades dengan
grade overlap
Maximum
Pay
9
8
7
Promosi dari G3 ke G4 akan
langsung naik kegaris ini.
6
5
4
3
2
Breaking Point Between Grades
1
Overlap
Point Value Scale
10
Median
Pay
Minimum
Pay
Maximum
Pay
Gambar 30 – Membandingkan struktur
gaji sekarang dengan struktur grade baru
9
10
Median
Pay
Minimum
Pay
8
Red Circle Jobs
7
6
5
Trend Line Gaji Sekarang
4
3
2
Green Circle Jobs
1
Point Value Scale
Highest
Pay
Gambar 31 – Membuat grading
Job Cluster
Lowest
Pay
Job Cluster
1
2
3
4
5
6
7
Point Value Scale
8
9
10
11
12
Establishment of grades
1.
Tentukan jumlah grade yang diinginkan. Tariklah garis
horizontal pada grafik dititik dimana minimum wage line
intersect (bertemu) dengan minimum point factor value.
2. Tarik garis vertical dititik dimana minimum wage line
intersect dengan minimum point factor value seperti point 1,
dan tarik garis itu keatas pada maximum rate sebagaimana
ditentukan pada Gambar 28.
3. Tarik garis horizontal line dari titik itu ketitik dimana
intersect dengan highest point factor value untuk grade ini.
Selesaikan menjadi kotak empat sisi.
4. Kemudian, tentukan besarnya nilai overlap yang diinginkan
antara satu grade dan grade berikutnya dan ulang seperti Step
1, 2 dan 3 untuk semua grades.
60
Overlap (Tumpang Tindih)
• Terlalu besar overlap tidak baik karena :
– Karyawan naik terlalu cepat kepuncak grade
• Grade bisa dibuat tanpa ada overlap, bahkan terputus
antara grades.
• Yang paling populer caranya adalah overlap dekat
ujung setiap grade.
• Overlap lainnya biasa dipakai dahulu. Keuntungannya
memperlambat progresi keatas.
Overlap (Tumpang Tindih)
• Gambar 29 menunjukan 10 grades pelaksana dengan overlap
yang besar untuk menunjukan masalah yang mungkin terjadi.
Karyawan yang sudah dititik maksimum pada Grade 3 naik ke
Grade 4 pada saat ada dititik midpoint ketika dipromosi.
Jadinya tinggal sedikit ruang lagi untuk kenaikan gaji pada
Grade 4.
• Karena situasinya berulangkali, ada kecenderungan karyawan
naik dengan cepat ke Grade 10.
• Sedikit overlap akan menambah waktu karyawan berada pada
Grade yang sama.
• Pada saat yang sama, memungkinkan Management
memberikan kenaikan yang lebih besar pada kasus-kasus
tertentu.
• Jobs yang telah dievaluasi dengan point factor value tertentu
antara 2 grade, harus dievaluasi ulang agar bisa masuk ke Grade
dibawah atau diatasnya.
62
Memperkirakan biaya struktur baru
Melakukan estimasi yang realistik atas biaya yang terjadi
dengan sistim penggajian baru :
• Tempatkan pay rates sekarang yang ada pada Gambar 25 diatas
grafik struktur gaji baru dalam Gambar 29. Hasilnya adalah
grafik gabungan seperti pada Gambar 30.
• Menempatkan gaji sekarang pada struktur gaji yang baru
memberikan indikasi bahwa ada jobs tertentu yang berada
diluar garis.
• Green Circle adalah jobs yang berada dibawah range, yang
harus dinaikan ketitik minimum sehingga kelihatan nilainya.
• Red Circle yang berada diatas garis akan tetap berada disana
sampai ada kenaikan jabatan yang akan membawa ke grade
yang baru.
63
Selamat mengikuti training ini.
Semoga bermanfaat bagi perusahaan
&
karir anda.
64