CHAPTER 5
1.
CONCLUSION AND SUGGESTION
1.1. Conclusion
Integrating school management information systems within a
business organization will not only prove for a faster, more efficient
workplace. School management information systems will also improve
the bottom line for company growth.
The main purpose of this Thesis project is to analyze school
management information system that PT Programa Reka Piranti develop
by design the system with a user friendly user experience.
It is also designed to be adaptive with mobile browser. We made
the web this way to ensure that the user, both the teacher and students can
access our services anytime, on any device as long as they have internet
access in their device.
1.2. Suggestion
 Dual language for better localization in the future.
 For school to assemble IT team in charge of maintaining the system
while also providing support and training regarding the system.
 Dual language for better localization in the future.
 In the future, PT Programa Reka Piranti might want to add another
module to manage SMS communication, message, email, library,
human resource, and finance, along with integration with well-known
331
332
Knowledge Management System such as Moodle and collaboration
platform such as Microsoft SharePoint.
333
2.
BIBLIOGRAPHY
Brumbulli, M., Topçiu, B., & Dalaçi, A. (2008). SMIS: A Web-Based School
Management Information System. International Scientific Conference
Computer Science, 1.
Encyclopedia Britanica. (2014, September 17). School. Retrieved from MerriamWebster: http://www.merriam-webster.com/dictionary/school
Encyclopedia Britanica. (2014, September 17). School. Retrieved from MeriamWebster: http://www.merriam-webster.com/dictionary/school
Encyclopedia Britanica. (2014, September 17). System. Retrieved from MerriamWebster: http://www.merriam-webster.com/dictionary/system
Encyclopedia Britanicca. (2014, September 17). Information. Retrieved from
Merrism Webster: http://www.merriam-webster.com/dictionary/information
Hemmatfar, M., Salehi, M., & Bayat, M. (2010). Competitive Advantages and
Strategic Information Systems. International Journal of Business and
Management, 159.
Marakas, G. M., & O'Brien, J. (2012). Introduction to Information Systems. New
York, NY: The McGraw-Hill Companies, Inc.
Nikhil, S. (2014, September 4). The Data-Information-Knowledge-Wisdom
Hierarchy and its Antithesis. Retrieved from University Libraries | University
of
Washington:
https://journals.lib.washington.edu/index.php/nasko/article/viewFile/12806/1
1288.
334
Oxford Dictionaries. (2014, September 17). Management. Retrieved from Oxford
Dictionaries:
http://www.oxforddictionaries.com/definition/english/management
Oxford Dictionaries. (2014, September 2014). School. Retrieved from Oxford
Dictionaries: http://www.oxforddictionaries.com/definition/english/school
PT. Programa Reka Piranti. (2014, October 1). About Us. Retrieved from PT.
Programa
Reka
Piranti:
http://www.programa.co.id/progarama.co.id-
aboutus.html
Rob, M. A. (2006). Dilemma Between the Structured and Object-Oriented
Approaches to Systems Analysis And Design. Houston, Texas: University of
Houston-Clear Lake .
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2012). Systems Analysis and Design
in a Changing World. Boston, MA: Course Technology, Cengage Learning.
Satzinger, W. J., Jackson, B. R., & Burd, D. S. (2010). Object-Oriented Analysis and
Design with the Unified Process. Boston, MA: Cengage Learning.
Stanford Encyclopedia of Philosophy. (2011, March 25). Heraclitus. Retrieved from
stanford.edu: http://plato.stanford.edu/entries/heraclitus/
335
3.
APPENDIX
3.1. Interview
Interview with the school headmaster, vice principals, and foundation senior staff.
S: School
A: Author
A: Selamat siang bu!
S: Selamat siang!
S: Jadi kalian mau buat skripsi dengan Abdi Siswa sebagai topic
penelitiannya, betul begitu?
A: Hampir Bu. Kami mau mencoba untuk membuat sistem informasi untuk
membantu manajemen sekolah.
S: Maksudnya seperti apa itu?
A: Sekarang ini kan sekolah banyak pakai aplikasi komputer untuk
membantu proses tata kelola sekolah. Nah, kita mau mencoba untuk membuat
sistem informasi sejenis itu.
S: Kan banyak yang sudah jadi, terus kenapa harus dibuat lagi?
A: Selain untuk skripsi, system informasi yang kita buat sudah terintegrasi
Bu. S: Jadi kalau ibu beli aplikasinya satu per satu kan sangat mungkin
aplikasi itu tidak salaing berhubungan. Kalau aplikasinya tidak saling
berhubungan, akan ada kemungkinan data satu aplikasi dan aplikasi lainnya
tidak singkron.
A: Betul Bu, selain itu kelebihan aplikasi kita adalah dapat menghasilkan
laporan sesuai dengan permintaan atau pada waktu-waktu tertentu. Sesuai
dengan kebutuhan Abdi Siswa.
A: Selain itu, system informasi ini juga dibuat supaya sesuai dengan proses
bisnis Abdi Siswa. Sama halnya dengan membeli baju. Kalau kita
bandingkan antara baju yang dibeli langsung di rak butik dengan baju yang
dibuat di tailor, baju yang dibuat di tailor tentunya akan lebih nyaman kan
Bu? Karena disesuaikan dengan selera dan ukuran masing-masing pelanggan.
S: Betul. Betul. Dengan zaman teknologi seperti ini, perkembangan sekolah
pun semakin dinamis seperti tugas tugas dapat dikumpulkan dengan sistem
online seperti email dll.
336
S: Selain itu, penggunaan sistem seperti ini dapat menghemat pengunaan
kertas untuk tercapainya prinsip “Go Green“. Sebagai alumni, sekiranya
Kalian sudah mengetahui beberapa permasalahan yang ada di sekolah ini dan
dengan menjadikan sekolah ini sebagai sebuah objek penelitian kalian juga
sudah turut membantu membawa perubahan yang baik bagi sekolah ini.
A: Apa saja masalahnya Bu?
S: Tentu penerapan sistem ini memiliki beberapa tantangan, salah satunya
berupa SDM. Maka dari itu, dalam implementasi ini diharapkan sistem yang
dirancang,
hendaknya
dirancang
sedemikian
rupa
sehingga
dapat
memudahkan semua pihak terutama bagi yang masih awam.
S: Berikutnya mengenai masalah komunikasi. Diharapkan sistem ini juga
dapat dirancang untuk mempermudah komunikasi antara pihak sekolah
dengan murid, misalnya jika terjadi perubahan jadwal yang mendadak dan
memastikan informasi tersebut sampai ke orang tua murid. Hal ini kan
terlebih dahulu harus disetujui dan ditandatangani Kepala Sekolah.
Sedangkan Kepala Sekolah di Abdi Siswa itu selalu memiliki tingkat
kepadatan jadwal yang tinggi sehingga hal ini akan memakan waktu. Kadang
surat lupa disampaikan ke orang tua atau muridnya tidak masuk.
A: Biasanya berapa hari Bu?
S: Sekitar 3 hari sampai dengan 2 minggu. Belum lagi kalau ada anak yang
sakit, atau suratnya lupa diberikan ke orang tua.
S: Maslah lain adalah masalah buku perpustakaan.
Siswa terkadang
meminjam buku tetapi lupa mengembalikan buku tersebut walaupun sudah
diperingatkan berkali-kali. Akhirnya terkadang buku tersebut
tidak
dikembalikan samapi Siswa itu lulus.
A: Kalau di Binus Bu, kita ada yang namanya kartu ujian mahasiswa. Kartu
itu harus dibawa saat mengikuti ujian.
S: Kita juga sudah punya kartu itu. Sudah sejak dulu
A: Tetapi Bu, kalau di Binus, kartu itu hanya akan diberkan oleh sistem
apabila mahasiswa sudah menyelesaikan masalah tunggakan uang sekolah
dan perpustakaan.
S: Hmm…
337
A: Iya Bu, jadi kalau dia ada tunggakan, belum mengembalikan buku, atau
keduanya maka Siswa tersebut tidak akan dapat mencetak kartu ujiannya. Hal
ini akan berakibat pada Siswa tidak dapat mengikuti ujian. Sehingga
tunggakan dan masalah buku akan selesai sebelum musim ujian.
S: Wah, mearik ini. Masalah lainnya adalah masalah orang tua. Seringkali
orangtua tidak berkomunikasi secara intens dengan anaknya. Sehingga kalau
ada masalah, mereka sering tidak tahu. Sampai ketika dipanggil barulah
mereka tahu bahwa selama ini anaknya ada beberapa masalah yang belum
terselesaikan.
A: Wah, jadi setelah masalahnya menumpuk barulah orangtua itu tahu ya Bu?
S: Betul. Hal ini tentunya tidak sesuai dengan nilai-nilai sekolah kita. Kita
juga mau minta tolong dibuatkan sistem dimana orangtua bisa tahu poin
anaknya dan status kehadiran mereka. Sehingga kalau ada hal yang janggal
mereka bisa tahu dan diselesaikan secara kekeluargaan bersama dengan
sekolah sebelum masalahnya menjadi besar.
A: Kita mengerti dengan apa yang dimaksud oleh pihak sekolah. Kita
berusaha mewujudkan aplikasi ini sedemikian rupa sehingga penggunaan
maupun penerapannya sendiri nanti dapat memberikan manfaat bagi pihak
sekolah.
S: Betul. Tetapi kalau memungkinkan tolong dibuat supaya bisa dimengerti
ya. Karena sebelumnya kan kita belum banyak memakai system seperti ini.
Saya memiliki kekhawatiran untuk sumber daya manusianya. Saya khawatir
fitur aplikasi yang diberikan terlalu banyak sehingga membuat bingung dan
malah mengganggu aktifitas sehari-hari sekolah.
A: Jangan khawatir Bu, kami akan mengusahakan supaya aplikasi ini bisa
dirancang sesederhana mungkin. Selain itu, aplikasi ini juga tidak harus
diterpkan. Kan tugas kami untuk merancang dan menganalisa. Untuk masalah
implementasi, kembali lagi pada kebijakan pihak manajemen Abdi Siswa.
S: Kapan perkiraan proyek ini selesai? Bagaimana kerangka pemikirannya?
Dan hal – hal apa saja yang dapat dibantu oleh pihak sekolah?
A: Perkiraan aplikasi Desember (menyesuaikan jadwal magang), namun akan
tetapi kami masih membutuhkan finalisasi dan penyelesaian akhir yang
338
diperkirakan mencapai bukan Februari atau Maret (Setelah Sidang). Tentu,
dalam penelitian ini, kami membutuhkan beberapa data maupun sampel
penelitian untuk menjalankan penelitian ini. Namun, kami masih fokus
kepada proses bisnis dari sekolah ini sendiri dan tidak memasukan data2
penting seperti data guru, siswa, dll. Data tersebut baru akan dimasukkan
apabila pihak sekolah ingin menerapkan.
3.2. User Interface
3.2.1. User Interface: Login
This is the log in screen to Abdi Siswa information system, here the user can log in
according to their credentials. The credential type are: admin, librarian, teacher,
student, and parent.
339
3.2.2. User Interface: Dashboard
On the dashboard, the user can see the important status in accordance to their roles.
For admin, the status is server load, visits, and feedbacks from users. It’s collapsible
and they can customize it from control panel.
340
3.2.3. User Interface: Lock
If the user let their computers sit for 5 minutes or click the lock button at the bottom,
the screen wil lock itself to prevent unauthorized user to alter the data.
341
3.2.4. Admin
3.2.4.1.
User Interface: Admit Student
Here, the admin can insert the student data along with the parent/guardian.
342
3.2.4.2.
User Interface: Student Info
And in here, the admin can see the student information and edit them.
343
3.2.4.3.
User Interface: Teacher
In here, the admin can see teacher information and edit them.
344
3.2.4.4.
User Interface: Register Librarian
In here, the admin can register the person who want to become a librarian.
345
3.2.4.5.
User Interface: Librarian Info
And here, the admin can see the librarian information.
346
3.2.4.6.
User Interface: Parent Information
On this menu, the admin can see the parents information.
347
3.2.4.7.
User Interface: Homeroom
Here, the admin can register homeroom teacher based on the existing teacher in the
database.
348
3.2.4.8.
User Interface: Insert Class
In here, the admin can assign the student to a class.
3.2.4.9.
User Interface: Homeroom Information
349
In here, the user can edit homeroom teacher information.
3.2.4.10.
User Interface: Edit Class
In here, the user can edit class and see class information.
350
3.2.4.11.
User Interface: Insert Subject
In here, the admin can create subject assigned to each class. So the mathematics at
class XIA can have different teacher with class XIS. But can also be the same.
351
3.2.4.12.
User Interface: View Subject
The admin can view and edit registered subject here.
352
3.2.4.13.
User Interface: Insert Schedule
The admin can insert schedule for teacher and student here.
353
3.2.4.14.
User Interface: View Schedule
The user and admin can both see the assigned schedule here, but only admin can edit
the schedule.
354
3.2.4.15.
User Interface: Insert Payment
The admin can insert payment for each student. The class have to be registered first.
355
3.2.4.16.
User Interface: Insert Payment 2
In here, the admin can edit the payment for each student.
356
3.2.4.17.
User Interface: Payment 1
In here, the admin can create each type of new payment for the student.
357
3.2.4.18.
User Interface: Edit Payment 1
In here, the admin can edit payment
358
3.2.4.19.
User Interface: Edit Payment 2
In here, the admin can edit student payment amount and status.
359
3.2.4.20.
User Interface: Edit Payment 3
In here, the admin can edit the status of the payment along with the amount.
360
3.2.4.21.
User Interface: Score
In here, the admin can add score for each student.
361
3.2.4.22.
User Interface: Add Score
In here, the admin and teacher can add score to each student in accordance to their
subjects.
362
3.2.4.23.
User Interface: Attendance 1
In here, the admin can check attendance and edit the status of the students.
363
3.2.4.24.
User Interface: Attendance 2
In here, the admin can check attendance and edit the status of the students.
364
3.2.4.25.
User Interface: Change Password
In here, the admin can change their password for security purposes.
365
3.2.5. Librarian
3.2.5.1.
User Interface: Insert Book
In here, the librarian can insert newly given book.
366
3.2.5.2.
User Interface: Book List
In here, the librarian can edit the status of the book.
367
3.2.5.3.
User Interface: Book Request
Here, the librarian can check book request from the students
368
3.2.5.4.
User Interface: Check Borrowing
Here, the librarian can check borrowed books status
369
3.2.5.5.
User Interface: Check Borrowing 2
The continuation of previous screen.
370
3.2.6. Student
3.2.6.1.
User Interface: Schedule Information
Here, the student can check their schedule.
371
3.2.6.2.
User Interface: Book Request
Here, the student can check their book request status.
372
3.2.6.3.
User Interface: Point
Here, the student can check their point.
373
3.2.6.4.
User Interface: Attendance
Here, the student can check their attendance.
374
3.2.6.5.
User Interface: Score
Here, the student can check their score.
3.2.6.6.
User Interface: Score Print
375
Here, the student can print, email, or download the PDF of their grade.
3.2.6.7.
User Interface: Payment
Here, the student can check their payment status.
376
3.2.6.8.
User Interface: Services
Here, the student can check their services.
377
3.2.1. Parent
3.2.1.1.
User Interface: Student Information
Here, the parent can check the student information.
378
3.2.1.2.
User Interface: Schedule Information
Here, the parent can check the student schedule.
379
3.2.1.3.
User Interface: Point
Here, the parent can check the student point.
380
3.2.1.4.
User Interface: Attendance
Here, the parent can check the student attendance record.
381
3.2.1.5.
User Interface: Score
Here, the parent can check the student score.
382
3.2.1.1.
User Interface: Payment
Here, the parent can check the student payment.
383
3.2.1. Teacher
3.2.1.1.
User Interface: Attendance 1
Here, the teacher can check and edit the student attendance.
384
3.2.1.2.
User Interface: Attendance 2
Here, the teacher can check and edit the student attendance.
385
3.2.1.3.
User Interface: Score 1
Here, the teacher can check and edit the student score.
386
3.2.1.4.
User Interface: Score 2
Here, the teacher can check and edit the student score.