GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
This GDEX Employee Handbook governs the conduct and behavior of all employees of GD
Express Group of Companies (GDEX), consisting of the ultimate Holding Company GD
Express Carrier Berhad and all its subsidiary companies.
I hereby acknowledge that I have received a copy of the GDEX Employee Handbook and
undertake to read, understand and abide to the contents of this Handbook.
Upon leaving the employment of the GDEX, I undertake to return this Employee Handbook
to the Human Resource Department.
Buku Panduan Kakitangan ini mengandungi tatacara dan kelakuan yang perlu dipatuhi oleh
semua kakitangan kumpulan syarikat GD Express (GDEX), termasuk GD Express Carrier Berhad
sebagai syarikat penaung dan semua subsidiarinya.
Saya dengan ini mengaku bahawa saya telah menerima satu salinan Buku Panduan Kakitangan
GDEX dan bersetuju untuk membaca, memahami dan mematuhi semua isi kandungan di dalam
buku ini.
Sekiranya saya tidak lagi berkhidmat dengan GDEX, saya bertanggungjawab untuk
mengembalikan Buku Panduan Kakitangan ini kepada Jabatan Sumber Manusia.
…………………………...................…..
( Signature / Tandatangan)
Name / Nama :
NRIC No. / No. KP :
Date / Tarikh :
Please acknowledge and return this page to Human Resource Department within 3 days upon
receiving this handbook.
Sila tandatangan dan kembalikan mukasurat ini kepada Jabatan Sumber Manusia dalam 3 hari
selepas menerima buku panduan ini.
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
This GDEX Employee Handbook governs the conduct and behavior of all employees of GD
Express Group of Companies (GDEX), consisting of the ultimate Holding Company GD
Express Carrier Berhad and all its subsidiary companies.
I hereby acknowledge that I have received a copy of the GDEX Employee Handbook and
undertake to read, understand and abide to the contents of this Handbook.
Upon leaving the employment of the GDEX, I undertake to return this Employee Handbook
to the Human Resource Department.
Buku Panduan Kakitangan ini mengandungi tatacara dan kelakuan yang perlu dipatuhi oleh
semua kakitangan kumpulan syarikat GD Express (GDEX), termasuk GD Express Carrier Berhad
sebagai syarikat penaung dan semua subsidiarinya.
Saya dengan ini mengaku bahawa saya telah menerima satu salinan Buku Panduan Kakitangan
GDEX dan bersetuju untuk membaca, memahami dan mematuhi semua isi kandungan di dalam
buku ini.
Sekiranya saya tidak lagi berkhidmat dengan GDEX, saya bertanggungjawab untuk
mengembalikan Buku Panduan Kakitangan ini kepada Jabatan Sumber Manusia.
…………………………...................…..
( Signature / Tandatangan)
Name / Nama :
NRIC No. / No. KP :
Date / Tarikh :
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
This GDEX Employee Handbook governs the conduct and behavior of all employees of GD
Express Group of Companies (GDEX), consisting of the ultimate Holding Company GD
Express Carrier Berhad and all its subsidiary companies.
I hereby acknowledge that I have received a copy of the GDEX Employee Handbook and
undertake to read, understand and abide to the contents of this Handbook.
Upon leaving the employment of the GDEX, I undertake to return this Employee Handbook
to the Human Resource Department.
Buku Panduan Kakitangan ini mengandungi tatacara dan kelakuan yang perlu dipatuhi oleh
semua kakitangan kumpulan syarikat GD Express (GDEX), termasuk GD Express Carrier Berhad
sebagai syarikat penaung dan semua subsidiarinya.
Saya dengan ini mengaku bahawa saya telah menerima satu salinan Buku Panduan Kakitangan
GDEX dan bersetuju untuk membaca, memahami dan mematuhi semua isi kandungan di dalam
buku ini.
Sekiranya saya tidak lagi berkhidmat dengan GDEX, saya bertanggungjawab untuk
mengembalikan Buku Panduan Kakitangan ini kepada Jabatan Sumber Manusia.
…………………………...................…..
( Signature / Tandatangan)
Name / Nama :
NRIC No. / No. KP :
Date / Tarikh :
Please acknowledge and return this page to Human Resource Department within 3 days upon
receiving this handbook.
Sila tandatangan dan kembalikan mukasurat ini kepada Jabatan Sumber Manusia dalam 3 hari
selepas menerima buku panduan ini.
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
This GDEX Employee Handbook governs the conduct and behavior of all employees of GD
Express Group of Companies (GDEX), consisting of the ultimate Holding Company GD
Express Carrier Berhad and all its subsidiary companies.
I hereby acknowledge that I have received a copy of the GDEX Employee Handbook and
undertake to read, understand and abide to the contents of this Handbook.
Upon leaving the employment of the GDEX, I undertake to return this Employee Handbook
to the Human Resource Department.
Buku Panduan Kakitangan ini mengandungi tatacara dan kelakuan yang perlu dipatuhi oleh
semua kakitangan kumpulan syarikat GD Express (GDEX), termasuk GD Express Carrier Berhad
sebagai syarikat penaung dan semua subsidiarinya.
Saya dengan ini mengaku bahawa saya telah menerima satu salinan Buku Panduan Kakitangan
GDEX dan bersetuju untuk membaca, memahami dan mematuhi semua isi kandungan di dalam
buku ini.
Sekiranya saya tidak lagi berkhidmat dengan GDEX, saya bertanggungjawab untuk
mengembalikan Buku Panduan Kakitangan ini kepada Jabatan Sumber Manusia.
…………………………...................…..
( Signature / Tandatangan)
Name / Nama :
NRIC No. / No. KP :
Date / Tarikh :
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
TABLE OF CONTENTS
PART 1
: DEFINITION, INTERPRETATION AND INTRODUCTION
PG 1
PART 2
: GDEX PHILOSOPHY
PG 4
PART 3
: GDEX QUALITY POLICY
PG 6
PART 4
: HUMAN RESOURCE POLICY
PG 7
PART 5
: MISCONDUCT POLICY
PG 23
PART 6
: SAFETY POLICY
PG 31
PART 7
: SEXUAL HARRASSMENT POLICY
PG 51
PART 8
: RETIREMENT POLICY
PG 57
PART 9
: INFORMATION SYSTEM POLICY
PG 60
PART 10 : INTERNAL TRANSFER POLICY
PG 67
PART 11 : APPEAL MECHANISM GUIDELINES
PG 70
PART 12 : INCENTIVE DEDUCTION
PG 73
PART 13 : REPLACEMENT OFF DAY POLICY
PG 74
APPENDIX
PG 76
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 1 : DEFINITION, INTERPRETATION AND INTRODUCTION
1. DEFINITION
For the purposes of the GDEX Employee Handbook, the following terms will have the
following meanings:
1.1 GDEX
means the Group of Companies within the GD Express Group,
including GD Express Carrier Bhd as the ultimate Holding
Company, GD Express Sdn Bhd as its main operating Company,
all its subsidiary companies and associate and related companies
upon which GD Express Sdn Bhd exercises management control
1.2 The Company
means GD Express Sdn Bhd or GD Venture (M) Sdn Bhd or any
subsidiary company of GD Express Carrier Bhd
1.3 CEO
means the Chief Executive Officer of GDEX
1.4 The Management
means the Management of GDEX
1.5 HRD
means the Human Resource Department of GDEX
1.6 HR Committee
means the Human Resource Committee of GDEX
1.7 HOD
means the Head of Department or Branch of The Company
1.8 Employee
means all employees under the employment of The Company
1.9 Handbook
means GDEX Employee Handbook
2.0 CRO
means Central Recrutiment Office of GDEX
1
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
2. INTERPRETATION
2.1 The contents in this handbook are not intended to be exhaustive although every attempt
has been made to cover all relevant areas.
2.2 Any statutory matter not covered by this handbook or any ambiguity shall be referred
under the relevant statutes.
2.3 Where the context so admits, words imparting singular number will include the plural
number.
2.4 Where the context so admits, words imparting the masculine gender shall include the
feminine gender except where the text clearly indicates otherwise.
2.5 The English version is the official version. Should there be any confusion arising from
the translation to Bahasa Malaysia, the English version shall be used as the reference
text.
3. INTRODUCTION
3.1 Objective
This Employee Handbook serves as a guide to the terms and conditions, duties and
responsibilities, benefits and other related matters pertaining to the service of the
Employee.
3.2 Confidentiality
The contents of this Employee Handbook is to be kept strictly confidential and are
intended for reference between the Company and the employee. This handbook must be
return to the Human Resource Department upon leaving the service of the Company.
3.3 Application
3.3.1
The contents of this handbook should be strictly adhered to by all
employees on full time employment with the Company.
3.3.2
The application of this Handbook to contract and part-time employee
shall cover in general all work place policies, terms and conditions, rules
and regulations except otherwise spelt out in the contract of service.
Benefits referred to in this Handbook are in general not applicable to
part-time employee and shall be explicitly spelt out in the contract of
service.
3.4 Extension and Exemption
The Management may at its discretion, subject to the recommendation of the HR
Committee and approval from the CEO, extend or exempt any of the policies, benefits,
2
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
terms and conditions laid down in this handbook to any one employee or category of
employees as the circumstances call for.
3.5 The terms and conditions stated in this handbook shall be complementary to those stated
in the employee’s “Letter of Appointment”.
3.6 Any decision made by the Management in the exercise of its discretion with respect to
any one employee shall not be regarded as a precedent or as a reason entitling any other
employee to claim the same decision in his case.
3.7 The Management reserves the right to amend, delete or augment any term and condition
as and when necessary. All changes to the terms and conditions of service shall be
approved by the Chief Executive Officer or any person or committee designated by the
CEO.
3.8 Any existing provision pertaining to HR policy if left out in the Employee Handbook
shall remain in force until it is being superseded by any new provision.
3
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 2 : GDEX PHILOSOPHY
GDEX PHILOSOPHY is the foundation to all GDEX policies. It defines the Core Values we
desire to be present in all GDEX employees, the Management Principles that govern our work
processes and functional goals, the Corporate Qualities we wish to achieve, and the final goal of
the organization which is the TRUST on us by our customers and stakeholders.
GDEX Philosophy also includes a long-term guide to its advances and growth which is its
Corporate Vision and a current goal to achieve which is its Corporate Mission.
These are the components of the GDEX Philosophy:-
1. Vision
2. Mission
3. Core Values
4. Management Principle
5. Corporate Qualities
6. Corporate Objective
2.1
GDEX Vision
A Team of Caring and Passionate People;
An Organisation of Sound Values and Dynamic Processes;
Empowering its Customers with Value-for-Money Effective Solutions; and
Contributing to the Well-being of the Community.
- A Leading Role Model in the Logistics Service Industry
2.2
GDEX Mission
To Deliver the Most Trusted and Professional Express Carrier Services in countries we
operate
4
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
2.3
2.4
2.5
2.6
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
GDEX Core Values
2.3.1
Respect of Individual
2.3.2
Commitment
2.3.3
Mutual Care
2.3.4
Listen, Think , Do
2.3.5
Pro-Active
2.3.6
Professionalism
2.3.7
Honesty
2.3.8
Improvement Seeking
2.3.9
Company First
GDEX Management Principles
2.4.1
Objective Oriented
2.4.2
Accountability
2.4.3
Corporate Governance
2.4.4
Performance Based Reward
2.4.5
Plan-Action-Review
GDEX Corporate Qualities
2.5.1
Security
2.5.2
Integrity
2.5.3
Reliability
GDEX Corporate Objective
TRUST
5
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 3 : GDEX QUALITY POLICY
GDEX QUALITY POLICY is the basis to the design of all work processes and definition of the
functional goals of all operating units of GDEX. It consists of two parts.
The first part requires all employees to understand the WHY of any given task, plan its execution
before carrying out the task, and perform checks after executing the task to ensure that the goals
are met. Doing something is not just about doing it, it involves understanding the WHY and
checking the result.
The second part requires all employees to put aside their ego and ready to accept criticism and
suggestion for improvement to what they are currently doing, no matter how good the current
process can be. It forces all employees to accept there is always a better way to do something than
the current way and we must thank the person who criticize us and drive us towards continual
improvement.
The GDEX Quality Policy is as below:-
We are committed to ensuring every task is thoroughly planned and goals understood. Each
process is only completed after checking that the goals are met.
Whatever we do, we believe that there is always a better way to carry out the task. We must
strive to discover the better way.
6
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 4: HUMAN RESOURCE POLICY
4.1
CODES OF CONDUCT
All employees are expected to:
4.1.1
Understand and conform with GDEX Corporate Philosophy
4.1.2
Comply with the policies, procedures and practices of GDEX
4.1.3
Discharge the responsibilities entrusted to them to the best of their abilities
4.1.4
Promote and advance the interest of GDEX at all times
4.1.5
Devote their career to the Company and not to engage directly/indirectly in any form of
employment which can be detrimental to the interest of GDEX, even on part time basis
4.1.6
Seek the Company’s prior permission for any shareholdings or directorship in other
company’s outside the group
4.1.7
Coordinate themselves with propriety and decorum at all times to reflect the good
standing of GDEX
4.1.8
Honour the confidentiality of all GDEX’s proprietary information acquired during their
employment.
4.2
WORKDAYS AND WORKHOURS
Operations Employee

Couriers :
Monday to Friday
: 8.00am to 6.00pm
(rest time of 2 hours from 12.00pm to 2.00pm)
Saturday

: 8.00am to 1.00pm
Hub Division :
a) Shift 1
: Monday to Friday
: 6.00pm to 3.00am
b) Shift 2
: Monday to Friday
: 7.00pm to 4.00am
c) Shift 3
: Monday to Friday
: 9.00pm to 6.00am
d) Shift 4
: Monday to Friday
: 10.00pm to 7.00am
a)
Shift 1
: Saturday
: 1.00pm to 8.00pm
b) Shift 2
: Saturday
: 7.00pm to 4.00am
Shift 3
: Saturday
: 10.00pm to 7.00am
: Sunday
: 10.00pm to 7.00am
c)
a) Shift 1
(rest time of 1hour)
7
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook


COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Linehaul Division :
a)
Shift 1 (Daily Team)
: Subject to Monthly Linehaul Duty Schedule
b)
Shift 2 (Alternate Team)
: Subject to Monthly Linehaul Duty Schedule
Security Department :
a)
Shift 1
: Monday to Sunday
: 8.00am to 8.00pm
b)
Shift 2
: Monday to Sunday
: 8.00pm to 8.00am
(rest time of 1 hour)
Non – Operations Employee
Monday to Friday
: 8.30am to 5.30pm
(rest time of not more than 1 hour from 12.00pm to 2.00pm)
Saturday
4.2.1
: 8.30am to 12.30pm
However, the Management may from time to time review and revise normal office hour
based on the requirements of job.
4.2.2
The general guideline to be observed is that the Employee is required to put in 44 hours
in a week less 8 hours per public holiday.
4.2.3
All employees are entitled to one day of rest each week. Sunday is the day of rest for
employees working under normal circumstance. For employees working in the state of
Kelantan and Terengganu, the rest day will be on Friday while Sunday is a workday.
The rest day for Hub Division and Linehaul Division will either be on Saturday, Sunday
or Monday. The rest day for Security Department may fall on any day of the week. The
rest day arrangement can be viewed in the Monthly Duty Roster which is prepared by
the respective Head of Department.
4.2.4
All employees shall be entitled to paid holidays on all gazetted Federal and State public
holidays in which the employee serves.
4.2.5
Approval for all other ungazetted holidays shall be at the sole discretion of the
Company. All employees shall be informed of such holidays.
4.2.6
All employees are required to observe the stipulated working hours of the Company. If
an employee is unable to commence work on time on any particular day, he must inform
his immediate Supervisor, Head of Department/Branch, Regional Manager or Human
Resource Department by telephone at the earliest available opportunity and in any event
no later than 3 hours from start working hour.
8
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
4.2.7
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Late Attendance by an employee will be recorded in the respective employee’s
attendance record maintained by HRD. If an employee is late for work on more than
three (3) occasions in a month, an appropriate concern letter will be issued to the
employee by the DPRC Department. If the employees persist in late attendance and
without good reason, he shall be subject to disciplinary action at the discretion of the
disciplinary panel.
4.3
OFFICE ATTIRE
4.3.1
All employees are required to adhere to the Company’s dress code as per the Company
Dress Code Policy.
4.4
RECRUITMENT
4.4.1
Recruitment of employees shall be done based on the manpower requirements approved
by the Management.
4.4.2
The appointment shall only be made provided that:
4.4.2.1
Candidate must sit for and pass the Basic Requirement Test (BRT) conducted.
4.4.2.2
After passing the BRT, interview shall be conducted according to the Table of
Authority for Recruitment Interview (Appendix 1).
4.4.2.3
If the shortlisted candidate is applying for Critical or Key Appointment, he will
be referred to a second interview according to the Table of Authority for
Recruitment Interview. If the shortlisted candidate is applying for other
appointment, the completed job application form shall be forwarded to CRO for
comments and approval.
4.4.2.4
If the candidate is suitable, the completed job application form shall be
forwarded to CRO for comments and approval.
4.4.2.5
The CRO shall carry out a pre-employment screening on the candidate before
obtaining final approval from the CEO.
4.4.2.6
Once the final approval is obtained, the appointment letter shall be issued.
Please take note that no one is supposed to promise a salary to the candidate before obtaining
prior approval from the CEO.
9
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.5 PROBATION
4.5.1
The normal probation period for all employees is three (3) months, except for those
specifically mentioned in the appointment letter.
4.5.2
If the employee performance far exceeds the requirements and expectation for this
position, the Company may confirm the employee before the probation period ends.
4.5.3
If the employee fails to meet the requirements and expectation for his position, the
Company may extend his probation.
4.5.4
If the employee performance is far below the requirements and expectation for this
position and there is no chance to meet the expectation in near future, the Company may
terminate the employment before the probation period ends.
4.5.5
During the probation period, if the employee commits a Major, Serious or Severe
Misconduct, the Company may terminate the employee immediately before the probation
period ends.
4.5.6
During the probation period, the employee shall not be eligible to annual leave. The
employee shall be entitled to the prorated annual leave upon confirmation based on the
number of months worked.
4.5.7
Employee under probation period who is working more than one month is allowed to take
advance annual leave in accordance to his appointment. However, if the Employment
Contract is terminated before confirmation, all the advance annual leave taken will be
deducted from his final pay.
4.5.8
All employees may need to pass whatever test and assessment the Company requires him
to undertake to be eligible for confirmation.
4.6
UPGRADING / REDESIGNATION / TRANSFER
4.6.1
It is the Company’s prerogative to re-designate an employee and/or transfer an employee
to any company, department or branch within GDex wherever deems fit. No additional
benefits will be granted unless it is the result of a promotion.
4.7
NOTICE OF TERMINATION
4.7.1
During the probation period, employment may be terminated at any time by:
4.7.2
i)
either party giving the other party three (3) days notice in writing or
ii)
payment of salary-in-lieu of such notice
For a confirmed employee, employment may be terminated by:
i)
either party giving the other party notice in writing as below
10
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
4.7.3
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
No.
Grade
Level
Notice period
1
A1
Assistant
7 Days
2
A2
Officer
14 Days
3
A3
Senior Officer
14 Days
4
E1
Executive
30 Days
5
E2
Senior Executive
30 Days
6
S1
Assistant Manager
30 Days
7
S2
Manager
30 Days
8
S3
Senior Manager
30 Days
ii)
payment of salary-in-lieu of such notice
The Company reserves the right to terminate an employee services with the Company
immediately if he:
4.7.3.1 commits any act of major, serious or severe misconduct and/or gross negligence;
4.7.3.2 becomes insane;
4.7.3.3 becomes a bankrupt;
4.7.3.4 is convicted of any criminal offence involving fraud or dishonesty;
4.7.3.5 commits in the opinion of the Company any act of dishonesty in a manner
prejudicial to the Company
4.8
INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS
4.8.1
Any designs, procedures, inventions, improvements, innovations, systems, computer
programs, software and modifications that an employee develops during the course of his
employment shall be the Company’s intellectual property rights.
4.9
SECONDARY EMPLOYMENT
4.9.1
Each employee is expected to commit his full time service to the Company. Employment
in other organizations, whether part time or full time is strictly prohibited.
4.10
INVOLVEMENT IN BUSINESS ACTIVITIES OUTSIDE EMPLOYMENT
4.10.1 If an employee is in any way involved in any direct marketing scheme, network
marketing scheme or any form of marketing scheme, or is a part time insurance agent or a
11
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
part time real estate agent at the time he joins the Company, he is required to declare in
the acceptance portion of the appointment letter.
4.10.2 If anytime during his employment with the Company, an employee is in any way
involved in any direct marketing scheme, network marketing scheme or any form of
marketing scheme, or becomes a part time insurance agent or a part time real estate agent,
he is required to inform the Company by declaring his involvement in such activities to
HRD in writing not later than 7 days from commencement date.
4.10.3 If there is any changes in his involvement as mentioned in 4.10.1 and 4.10.2, he is
required to inform about the changes to HRD in writing not later than 7 days from the
date of change.
4.10.4 The Company reserves the rights to ask the employee to stop his involvement as
mentioned in 4.10 if the performance of the employee is affected by his involvement in
such activities.
4.10.5 Notwithstanding from 4.10.1 and 4.10.2, whereby the employee has the consent of the
Company to be involved in such activities, he is not allowed at anytime or in any way
make use of Company’s facilities or resources to conduct such activities.
4.10.6 Failure to comply with 4.10.4 or 4.10.5 constitutes a serious misconduct.
4.11
SECRECY CONDITION
4.11.1 Employee shall not, at any time, during his employment with the Company or after he
has resigned from the Company, make public, divulge or disclose to any person, firm,
company or organisation whatsoever any information as to the conduct, management,
practice, business arrangement, business contract or affair of the Company or any of its
customers, directors, management or employee which may have come to his knowledge,
during the course of his employment with this Company. He shall at all times treat such
information strictly confidential.
4.12
LEAVE
4.12.1 ANNUAL LEAVE ENTITLEMENT
All confirmed employee shall be entitled to annual leave in accordance to his
appointment. Employee in Group A for leave entitlement are generally operational
employee who due to nature of his duty not entitled to Alternate Saturday Off. Employee
in Group B for leave entitlement are generally functional employee who are entitled to
12
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Alternative Saturday Off. Hence employee in Group A has more annual leave entitlement
than employee in Group B.
Employee in Group A shall entitle for 1 Special Day off on Saturday (Saturday Off)
every month and another additional Special Day off on Saturday (Special Saturday Off)
every quarter. This brings a total of 16 Saturday Off in a year for employees under Group
A.
Group A

Branch operations (all branch employee )

Linehaul Department

Hub Division

Security Department

Courier Division except Customer Service Department and Courier Division Cells
13
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
A)
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Junior
Executive
Senior
(A1-A3)
(E1-E2)
(S1-S3)
Remarks
.* to be apportioned by
the number of months
of employment
accordingly.
st
1 partial year of employment
16 *
18 *
20 *
Commencement of
work on or before 15th
of the month is counted
as one month.
For the second, third and
18
20
22
20
22
24
22
24
26
fourth year of employment
For the fifth, sixth and seventh
year of employment
For the eighth year onwards
Group B
All functional departments at HQ except those mentioned under Group A

Courier Division : Customer Service Department and Courier Division Cell ONLY
14
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
A)
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Junior
Executive
Senior
(A1-A3)
(E1-E2)
(S1-S3)
Remarks
.* to be apportioned by
the number of months
of employment
accordingly.
st
1 partial year of employment
12 *
14 *
16 *
Commencement of
work on or before 15th
of the month is counted
as one month.
For the second, third and
14
16
18
16
18
20
18
20
22
fourth year of employment
For the fifth, sixth and seventh
year of employment
For the eighth year onwards
4.12.2 LEAVE APPLICATION PROCEDURES
4.12.2.1Annual leave entitlement outlined in 4.12.1 is based on a complete year of employment.
Annual leave entitlement for less than a complete year of employment shall be prorated
based on months of completed service in a calendar year.
4.12.2.2Each employee applying for annual leave must first obtain the recommendation of his
immediate superior. Upon recommendation, he shall submit the leave application form to
the head of department or head of branch or head of Division or CEO for approval.
4.12.2.3The leave application form must reach the approving party no less than 7 days before the
leave commences.
4.12.2.4Employee is not allowed to go on leave until his annual leave application has been
approved in writing by the relevant approving party.
15
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.2.5Employee who goes on leave without the prior approval from the respective approval
party shall be treated as Absent Without Official Leave (AWOL) and shall face severe
disciplinary action. Such absence shall be treated as Unpaid Leave and his salary shall be
deducted.
4.12.2.6Upon termination of service other than dismissal by the company in accordance to
Section 14 of The Employment Act, an employee shall be paid any earned annual leave
not taken on pro-rated basis, if any.
4.12.2.7Employee dismissed by the company in accordance to Section 14 of The Employment
Act shall not be entitled to any prorated annual leave.
4.12.2.8Annual leave shall normally be taken in full in the year the employee is entitled. Annual
leave can be carried forward to the following year if the employee is unable to consume
their annual leave in full, subject to a maximum of 8 days for Group A and 6 days for
Group B as specified in 4.12.1. The carried forward leave must be consumed by 30th June
in the following year. Beyond this date, the balance carried forward shall be forfeited
unless otherwise special approval has been given by the company through an official
memorandum from the HRD.
4.12.2.9Minimum division in which annual leave can be taken is half day or 4 working hours and
shall be known as half-day leave.
4.12.2.10Annual leave taken on Saturday shall be treated as half-day leave.
4.12.2.11Annual leave is strictly personal by nature and cannot be traded, exchanged or
transferred with another employee of the company.
4.12.2.12The Company reserves the right to cancel any approved application for annual leave
should the employee’s presence is required.
4.12.3 ADVANCE LEAVE
4.12.3.1In accordance to 4.12.1, the number of days of annual leave an employee is entitled in a
calendar year shall be pro-rated according to the number of months of service with the
Company. If the number of days of annual leave an employee applies is more than the
sum of his brought forward leave from previous year entitlement plus his leave
entitlement up to the current month, the difference shall be considered as advanced leave.
4.12.3.2The maximum number of advanced leave that an employee is allowed to take shall not
exceed his balance leave entitlement for the current year.
4.12.3.3Should an employee who has taken advanced leave resigns before he completes his
service for the year to make up to his entitlement, the advanced leave taken over and
16
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
above his annual leave entitlement up to the date he resigned shall be treated as unpaid
leave and shall be deducted from his final pay.
4.12.3.4If an employee goes on leave after his total leave entitlement has been consumed and
without prior approval as stated in 4.12.3.4, such absence shall be treated as Absent
Without Official Leave (AWOL) and subject to disciplinary actions.
4.12.4 UNPAID LEAVE
4.12.4.1If an employee has taken his maximum leave entitlement whether in the form of regular
annual leave or as advanced leave, plus any brought forward leave, any additional leave
application shall be treated as unpaid leave.
4.12.4.2Unpaid leave application up to 3 days must first be recommended by the relevant Head of
department or Head of Branch and approved by Division Head / Group Head. For unpaid
leave of more than 3 days, the application must be approved by the relevant superior and
by the CEO. Unless it is genuinely required, unpaid leave is not recommended and is
deemed undesirable by the company.
4.12.4.3Unpaid leave shall be limited to a maximum of 7 days in a calendar year.
4.12.4.4An employee may apply for unpaid leave only after the number of annual leave entitled
for the year, plus any brought forward unconsumed annual leave have been consumed.
4.12.4.5All Head of department must exercise extreme caution in granting unpaid leave and must
strongly justify it before recommending.
4.12.4.6The Company shall have the right to take disciplinary action against any employee who
has not followed the unpaid leave application procedures as mentioned.
4.12.5 MARRIAGE LEAVE
4.12.5.1An employee shall be granted paid marriage leave for three (3) consecutive working days
on the occasion of his first, second, third or fourth legal marriage whilst in the service of
the Company.
4.12.5.2Application for paid marriage leave must be made no lesser than 21 days before the
commencement of the leave.
4.12.5.3After the employee has taken the marriage leave, he must furnish a copy of the marriage
certificate no more than 21 days after the end of the marriage leave to the HRD (for
branch employee, to the branch head to pass to HRD). Otherwise, the marriage leave
taken shall be treated as unpaid leave.
17
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.6 COMPASSIONATE LEAVE
4.12.6.1Each employee of the company shall be granted paid compassionate leave upon the
demise of his kin in accordance to the table below:
S/N
Kin of Employee Demised
Compassionate
Leave
Entitlement
1
Parents
3 Days
2
Spouse
3 Days
3
Children
3 Days
4
Grandparents
2 Days
5
Parents in Law
2 Days
6
Siblings
2 Days
7
Spouse’s Grandparents
1 Day
4.12.6.2In order to be treated as paid compassionate leave, the employee must furnish a copy of
the death certificate and any other documents as proof of relationship with the deceased.
4.12.6.3In the context of definition, stepparents are treated as parents; stepchildren are treated as
children.
4.12.6.4The spirit of compassionate leave is the understanding of the company that the employee
will require time off to handle funeral matters and that he requires a break in the moment
of grief. Therefore, compassionate leave is to be granted and taken in the days
immediately following the demise of the kin. If however, the employee decides not to be
on leave immediately following the demise of the kin, or that the leave taken is less than
his entitlement, the unconsumed compassionate leave is deemed to be unnecessary and
cannot be carried forward to be taken at some other later dates.
4.12.7 MATERNITY LEAVE
4.12.7.1Each female employee who has completed not less than 90 days of continuous service
with the Company immediately preceding the confinement shall be granted paid
maternity leave for a maximum period of sixty (60) consecutive calendar days inclusive
of rest days and public holidays.
4.12.7.2Employee applying for maternity leave must state the commencement date based on the
expected delivery date as advised by her doctor. Employee has a choice to commence her
18
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
maternity leave prior to her expected delivery date but not more than 30 days in advance
of the expected delivery date.
4.12.7.3Unless otherwise agreed by the management, should an employee who has been granted
maternity leaves decides on her own accord to commence work before she has fully
consumed the 60 days of maternity leave granted, the unconsumed maternity leave is not
allowed to be carried forward to be taken at some other dates and shall deemed to be
unnecessary for the employee.
4.12.7.4Notwithstanding Para 4.12.7.3, is an employee who is on maternity leaves decides to
resume work with the Company to clear some outstanding and urgent work at the request
of the Company, she will be compensated with day off at some other dates.
4.12.7.5A female employee shall not be entitled to any Maternity allowance if at the time of her
confinement she has five or more surviving children.
4.12.7.6All other terms and condition of maternity leave are in accordance to the Employment
Act Section 37 to Section 42.
4.12.8 PATERNITY LEAVE
4.12.8.1Each legally married male employee shall be granted paid paternity leave for a maximum
of two (2) consecutive working days immediately following the birth of his child up to
his fifth legal child.
4.12.8.2Employee who has applied for paternity leave must furnish HRD the necessary
document, namely birth certificate proving the birth of his legal child.
4.12.8.3Unless otherwise agreed by the management, should an employee who has been granted
paternity leave decides on his own accord not to take the granted paternity leave or he
decides to take less than the entitled paternity leave the unconsumed maternity leave(s) is
(are) not allowed to be carried forward to be taken at some other dates and shall deemed
to be unnecessary for the employee.
4.12.9 MEDICAL LEAVE
4.12.9.1Each employee is entitled to paid medical leave in accordance to Section 60F of the
Employment Act as follows:
(1) fourteen (14) days in the aggregate in each calendar year if the employee has
been employed less than two (2) years;
(2) eighteen days (18) days in the aggregate in each calendar year if the employee
has been employed for two years or more but not less than five years;
19
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
(3) twenty two (22) days in the aggregate in each calendar year if the employee has
been employed for five years or more.
4.12.9.2Paid medical leave shall be granted to employee certified to be medically unfit for work
by the Company‘s Panel Doctor or any government polyclinic and hospital.
4.12.9.3The Company shall not be obliged to grant paid medical leave obtained from medical
doctors who are not on the Company’s Panel of Clinics in a non-emergency situation.
The days absent from work shall be treated as annual leave for confirmed employee or
unpaid leave for probation employee.
4.12.9.4An employee who is unable to attend work because of illness shall submit the original
medical certificate to the HRD on the day he returns to work.
4.12.9.5Employee on prolong medical leave is required to submit the original medical certificate
to HRD within 1 week from the medical leave starting date.
4.12.9.6Medical leave from authorized dental clinics or government polyclinics are acceptable.
However, any optical or dental related medical claims are not claimable.
4.12.10 HOSPITALISATION LEAVE
4.12.10.1Employee is entitled up to 60 days of paid hospitalization leave in a calendar year if he
is required to be hospitalized as advised by any medical practitioner.
4.12.10.2Hospitalization leave does not cover for childbirth, dental treatment, pregnancy,
miscarriage and any complication arising from pregnancy, cosmetic surgery at your
own accord. Any other such operation has to be carried out not due to situation leading
to the permanent degrading of health or life threatening situation.
4.12.11 STUDY LEAVE
4.12.11.1Employees who has completed his 1st partial year of service up to 31st December shall
be entitled to three (3) days study leave for exam, provided notice of examination
produced to the company.
4.12.11.2Subject to the study concerned by the examination leave shall be technical or
professional in nature relating to his vocation in the Company and subject to the
recognition of the management for approval.
4.12.11.3Application for paid study leave must be made no lesser than 21 days before the
commencement of the leave.
20
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.12 EMERGENCY LEAVE
4.12.12.1In a situation in which an employee is required to take leave urgently rendering him
insufficient time to complete the proper procedure of leave application, he must obtain
the verbal approval from the relevant approving authority or in his absence, the HRD.
4.12.12.2Emergency leave will only be granted to employee when he encounters unavoidable
incident and is urgent in nature.
4.12.12.3Emergency leave without supporting documents will be treated as unpaid leave.
4.12.12.4The Company shall have the right to take disciplinary action against any employee
found to be abusing his emergency leave.
4.12.12.5Approval shall be given at the absolute discretion of the Company depending on the
reason given.
4.12.12.6 The Company reserves the right to reject any application for emergency leave without
giving any reason and should the employee continue to be absent, it is considered as
AWOL.
4.13
IDENTIFICATION BADGE
4.13.1 Any person entering the Company premises must have an ID Tag that should be worn in
such as way that can be clearly seen.
4.13.2 If the ID Tag is lost or damaged, the employee must report to HRD for replacement. The
Company shall charge a levy of RM 30.00 / or cost of replacement of the tag due to the
employee’s own negligence.
4.14
SECURITY
4.14.1 The company strives to provide reasonable protection to its property, assets and
information, as well as to ensure the personal safety of all employees and visitors. This
requires the cooperation of its entire employee to comply with its security policies and
procedures.
4.14.2 All employees are advised to be security conscious and should cooperate to maintain the
highest degree of security in the Company’s premises, buildings and properties. The
general responsibilities of all employees concerning security include the followings
(1) Prevention of unauthorized entry to or departure from Company’s premises and
restricted or closed areas
(2) Protection of life, and Company’s and personal property
(3) Detecting violations of Company’s safety rules and/or hazardous conditions.
21
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.14.3 An employee should report to Security Dept if he encounters any suspicious person
loitering around the premises or any package left unattended for a while.
4.14.4 Security personnel may conduct search anytime upon entry and leaving the company
premises. Checking will be made on the employee’s personal belongings, vehicles, any
package brought in or out of the Company’s premises without any written authorisation.
Employees should cooperate with the security personnel and facilitate any check
conducted.
4.14.5 Employees found to have committed any of the following offences shall not be permitted
to enter the Company premises and shall be ordered to leave the premises immediately:
(1) carrying firearms, dangerous weapons, inflammable materials or any other prohibited
substance (including drugs)
(2) during suspension from work
(3) acting in an irresponsible manner that is detrimental to the reputation or may be
harmful to the Company
4.14.6 Employees who fail to adhere to the security rules and regulations will be subjected to
disciplinary action that may include termination
4.14.7 The Company may require an employee to undergo medical examination (including urine
test for drugs) at any time when the Company deem necessary.
22
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 5 : MISCONDUCT POLICY
DISCIPLINE
Employees should display good discipline and conduct at all times. The Company reserves the
right to take disciplinary action against any employee in the event of misconduct, inefficiency,
and indiscipline or for committing any infraction.
The disciplinary procedures are not primarily meant as a means of imposing sanctions. They are
also designed to encourage improvements in employees’ individual conduct through the
development of positive attitude and good personal discipline.
1.0 Definition of Misconduct
1.1 Improper conduct
1.2 Intentionally doing something that is wrong
2.0 Definition of Misconduct in GDEX
2.0 The intentional doing of something which the doer knows to be wrong and which
he does recklessly not caring what the result would be
2.1 The act or conduct which is prejudicial or likely to be prejudicial to the interests
or reputation of the company
2.2 Any conduct which is inconsistent with the faithful discharge of an employee
duty or any breach of the express or implied duties of an employee towards the
company.
2.3 Dereliction or a deviation from duty
3.0 CATEGORIES OF MISCONDUCT
3.1 Misconduct relating to duty
3.2 Misconduct relating to discipline
3.3 Misconduct relating to morality
23
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.0 WHAT AMOUNT TO A GROSS MISCONDUCT
What is a gross misconduct is a question of fact and law and will depend upon:
4.1 The act itself
4.2 The circumstances under which the act was committed
4.3 The nature of business of the company
4.4 The position of the employee
4.5 The duties and responsibility and trust attached to the job
4.6 The consequences of that misconduct
5.0 TYPES OF MISCONDUCT
5.1 Minor Misconduct
5.2 Major Misconduct
5.3 Serious Misconduct
5.4 Severe Misconduct
6.0 DEALING WITH MISCONDUCT
6.1 Minor Misconduct
i.
Issue letter of concern
ii.
Issue letter of warning after 3 letters of concern issued
iii.
Issue letter of serious warning after 2 letters of warning issued
iv.
Issue letter of final warning after letter of serious warning issued
v.
If still no improvement within three months after letter of final warning is issued,
employee will be given a show cause letter as to why his or her employment will
not be terminated
vi.
If employee reply to show cause letter is not satisfactory, domestic inquiry will
be held to give a fair hearing for the employee & to ascertain if employee is
guilty of misconduct. Employee may be suspended from duty pending domestic
inquiry.
vii.
If guilty, disciplinary action, including dismissal, will be decided by the
Management
24
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
6.2 Major Misconduct
i.
Issue letter of warning to the employee
ii.
Issue letter of serious warning after 2 letters of warning is issued
iii.
Issue letter of final warning after letter of serious warning is issued
iv.
If still no improvement within three months after letter of final warning is issued,
employee will be given a show cause letter as to why his or her employment will
not be terminated.
viii.
If employee reply to show cause letter is not satisfactory, domestic inquiry will
be held to give a fair hearing for the employee & to ascertain if employee is
guilty of misconduct. Employee may be suspended from duty pending domestic
inquiry.
ix.
If guilty, disciplinary action, including dismissal, will be decided by the
Management
6.3 Serious Misconduct
From Serious Misconduct 2.2 to 2.12
i.
Issue show cause letter to employee
ii.
If employee reply to show cause letter is not satisfactory, domestic inquiry
will be held to give a fair hearing for the employee & to ascertain if
employee is guilty of misconduct. Employee will be suspended from duty
pending domestic inquiry.
iii.
If guilty, disciplinary action, including dismissal, will be decided by the
Management
From Serious Misconduct 2.13 to 2.25
i.
Issue letter of serious warning
ii.
Issue letter of final warning after letter of serious warning is issued
iii.
Issue show cause letter to employee
iv.
If employee reply to show cause letter is not satisfactory, domestic inquiry
will be held to give a fair hearing for the employee & to ascertain if
employee is guilty of misconduct. Employee will be suspended from duty
pending domestic inquiry.
25
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
v.
If guilty, disciplinary action, including dismissal, will be decided by the
Management
6.4 Severe Misconduct
From Serious Misconduct 1.1
i.
If guilty, dismissal, will be decided by the Management
From Serious Misconduct 1.2 to 1.7
i.
ii.
Issue show cause letter to employee
If employee reply to show cause letter is not satisfactory, domestic inquiry
will be held to give a fair hearing for the employee & to ascertain if
employee is guilty of misconduct. Employee will be suspended from duty
pending domestic inquiry.
iii.
If guilty, disciplinary action, including dismissal, will be decided by the
Management
* Counseling and verbal warning is up to respective superior decision and can be given if needed
(only for non-serious misconduct)
ACT OF MISCONDUCT
1. SEVERE MISCONDUCT
1.1
Conviction or imprisonment under Penal Code
1.2
Criminal breach of trust
1.3
Serious abuse of company’s funds
1.4
Commercial Espionage
1.5
Intentional circulation of scandalous remarks to to tarnish company image
1.6
Publishing scandalous remarks to the press media or broadcasting media or
internet media to intentionally tarnish company image
1.7
Falsifying or destroying company’s records (i.e. falsifying delivery record /
runsheet / POD / signature)
26
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
2. SERIOUS MISCONDUCT
2.1
Absent without prior approval or reasonable cause for more than two consecutive
days
2.2
Being under the influence of abusive drugs or alcohol while in the company
premises or while on duty
2.3
Failure to pass urine test (drug abuse)
2.4
Theft, fraud or dishonesty, either actually committed or attempted
2.5
Taking of bribes or any illegal gratification or receiving presents in cash or kind
from suppliers, agents or any persons related to the business of the company
2.6
Assault other employees or superior in the company premises or while on duty
outside the company premises
2.7
Possession of any lethal or offensive weapons in the company premises or while
on duty outside the company premises
2.8
Striking or inciting others to strike
2.9
Disclosing company secrets or information of a confidential nature to
unauthorized persons
2.10
Forgery of medical certificates to defraud company
2.11
Falsifying or destroying cash sales book, cash register, official receipt and / or
other related financial document
2.12
Forgery of time card to defraud company
2.13
Threatening to assault other employees or superiors in the company premises or
while on duty outside the company premises
2.14
Abuse of company funds
2.15
Serious abuse of company assets
2.16
Riotous, gambling, extortion, committing nuisance or fighting in the company
premises or while on duty outside the company premises
2.17
Committing indecent behavior in the company premises
2.18
Assisting the company’s competitors in operations, sales, marketing and all other
functional areas without the prior permission of the company
2.19
Employment with any other organizations or employer without the prior written
consent of the company
2.20
Willful damage or causing loss of the company’s assets and property
27
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
2.21
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Willful disobedience of any lawful or reasonable order of a superior whereby
such an insubordination result or will result in a loss of revenue or profits or
reputation of the company
2.22
Smoking in fire sensitive areas which will cause harm or damage to the
company’s assets and property
2.23
Tampering or interference with any safety or security devices installed in the
company’s premises
2.24
Not banking in the company’s cash and cheque collections in accordance with
the company’s policy and guidelines.
2.25
Driving company vehicle recklessly until involve in accident
3. MAJOR MISCONDUCT
3.1
Removing company’s property (e.g. files, notice, intellectual property, secret or
confidential document whether original or photo stated) from the company
premises without proper authority
3.2
Abuse of company assets
3.3
Driving company vehicle recklessly
3.4
Driving company vehicle exceeding speed limit
3.5
Driving company’s Goods vehicle or company’s vehicle without valid driving
license or GDL
3.6
Failure to maintain valid driving license (applicable for operational employee)
3.7
Serious non-compliance of Standard Operating Procedure (SOP)
3.8
Failure to exercise due care on customer’s shipment entrusted thereby causing
damage or loss to the customer and / or company
3.9
Repeated failures to meet established compliance or quality standards
3.10
Rudeness (repeated or serious) or improper behavior to company’s customers
while on duty
3.11
Willful disobedience of any lawful or reasonable order of a superior
(insubordination)
3.12
Failure to exercise due respect towards fellow colleague (using derogatory
language or improper behaviour)
3.13
Willful slowing down in the performance of work or inciting other employee to
do so; malingering or interfering with the work of the employee or other
employee
28
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
3.14
Habitual absence without leave
3.15
Habitual late attendance
3.16
Leaving one’s workplace habitually and without permission of the superior
during working hour
3.17
Habitual or serious negligence of duties or neglect of work
3.18
Habitual or serious failure to comply with safety and health regulations
3.19
Smoking in prohibited area
3.20
Viewing of pornographic materials in the company premises or vehicles
3.21
Allowing non-employee of the company to be the driver or passenger in a
company vehicle without prior approval from management
3.22
Allowing non-employee to stay at company premises without authorization
3.23
Breach of any laws, rules, regulations or orders applicable to the company or
those listed in the company’s handbook and / or policy manual
3.24
Failure to disclose or falsifying or providing false information in any kind of
human resource or personnel record
4. MINOR MISCONDUCT
4.1
Willful disobedience of traffic regulation
4.2
Mis-using company telephone, fax machine or equipment for personal usage
4.3
Failure or neglect to furnish personal, family or other related particulars as and
when changes occur or in response to the request of Human Resource
Department or Management
4.4
Removing, putting up or defacing of notices, circulars or document at company’s
premises or on company’s assets
4.5
Negligence of duties or neglect of work
4.6
Failure to comply with IT policy and guidelines
4.7
Late banking in the company’s cash and cheque collections in accordance with
the company’s policy and guidelines
4.8
Late handover cash to relevant person in charge
4.9
Late attendance
4.10
Sleeping on duty
4.11
Leaving one’s workplace without permission of the superior during working hour
4.12
Absent without permission and without valid reason
4.13
Stopping work before scheduled finishing time
29
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.14
Failure to punch IN and / or punch OUT
4.15
Amendment of punch card
4.16
Vandalizing company’s properties or assets
4.17
Dirtying company premises
4.18
Failure to exercise due care in handling company’s equipment, tools and / or
employee supplies
4.19
Failure to wear and display (make visible) uniform and complete ID tag set
(including GDEX lanyard) while on duty
4.20
Non compliance of Standard Operating Procedure (SOP)
30
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 6 : SAFETY POLICY
INTRODUCTION
The objectives of these safety guidelines are to establish procedures to meet basic safety
requirements of the company, to develop and consolidate workable practices and procedure so as
to maintain uniformity by all concerned and to establish specific responsibilities of all employees
for an effective loss prevention program.
GDEX believes that safety awareness among the employees can be encouraged by having regular
safety discussions and meeting involving all employees in establishing safe working and
operating habits. Safety of your colleagues and you depends on you and your actions. Through
these guidelines, this is expected that all employees will find the means of protecting themselves
and those associated with them from accidents which may result in material loss, injury and death
which will bring grief to family, friends and the company.
We hope all employees will follow and work in a safe and healthy working condition by
complying with these basic sets of guidelines.
MISSION
EXCELLENT WORK ENVIRONMENT
GOAL
SAFE WORKING ENVIRONMENT
HEALTH, SAFETY AND ENVIRONMENT POLICY
The Safety, Health and Environment Policy of GDEX is to achieve a degree of excellence in
matters pertaining to Safety and Health with full recognition of the OCCUPATIONAL SAFETY
AND HEALTH ACT 1994 of the Malaysia Law.
We will manage and carry out its business in compliance to authorities by-law, in the manner that
ensure the safety of its employees, protect the environment, safeguard the customers’ and the
third party’s interests that may be involved in its operations.
We will strive to manage all risks and prevent all accidents, injuries and occupational illness and
pollution through the involvement of management and every employee to identify, recognize,
31
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
control, manage and eliminate risks associated with its activities. The management and the
employees shall work together to:
1.
Prevent injuries and accidents.
2.
Prevent occupational illness.
3.
Prevent pollution of the environment.
4.
Prevent fire hazard and obstacles.
5.
Formulate and execute contingency plans to deal with possible emergencies to avoid
adverse effect to employees.
We hereby committed to:
1.
Establish practices, provide training and conduct operations in a manner that
safeguard workers, properties, communities and the environment.
2.
Respond quickly and effectively to emergencies, accidents and incidents resulting
from its operations.
3.
Comply with all applicable laws and regulation of the industry.
4.
Stress to all employees their responsibilities and accountability for the promotion of
safety, health and environment protection.
The management of GDEX regards that the safety, health and welfare of its employees and
the protection of the environment as a matter of priority. Safety shall not be compromised in
achieving any objectives. Accident free work place, good health practices leading to safe
work environment and conducive working culture.
HEALTH, SAFETY AND ENVIRONMENT PHILOSOPHY
The management of GDEX regards the health, safety and welfare of its employees as well as
environment protection as an issue of utmost importance.
We believe that almost all incidents are preventable with the active participation of both employer
and employees by eliminating or managing health, safety and environmental risks associated with
its activities.
We will not put any activities or operations in any way, which can compromise the health, safety
and environment. We stress to all employees that it is their responsibility to work safely for their
32
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
own as well as their fellow work mate’s well being. At the same time ensuring the environment is
protected.
ABUSE OF DRUG AND ALCOHOL POLICY
It is the policy of GDEX to prohibit all employee and or anyone who work together with us,
whilst within GDEX premises to consume, be in possession of, or be under the influence of drugs
and alcohol.
Exception is for medical drugs which have been prescribed by a medical practitioner, especially
for own treatment. In this case evidence in the form of doctor’s prescription for such medicine
must be produced on demand.
Violation to this policy will be subjected to disciplinary action and in some cases the case may be
referred to the law enforcement officers.
SMOKING POLICY STATEMENT
The purpose of this policy is to reduce the fire risk and to protect the health of non-smokers. As a
general rule, smoking is FORBIDDEN in any non-designated areas and/or in public areas.
This is to reduce unnecessary risk of fire incidents as well as to protect the health of non-smoker
since most of the air conditioned units at worksites are of centralized system.
Non-designated smoking areas:
1.
Hub/warehouse
2.
In any air-conditioned room
3.
Toilet
4.
Linehaul hostel
5.
Meeting Room/Hall or Public Waiting Room.
Smoking Areas: Areas designated by Management
WASTE MANAGEMENT POLICY
It is the policy of GDEX that in executing all our activities, we will be responsible and committed
to use material and energy efficiency to protect the environment.
33
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
To satisfy our objectives, the following strategies on waste management shall be applied:
1.
The disposal of waste shall be reduced by applying the 4Rs; Reduce, Reuse, Recycle,
and Recover. Where applicable, the use of hazardous material shall be reduced by
substituting it which less hazardous materials.
2.
Waste that cannot be eliminated shall be properly stored until suitable treatment /
disposal route become available. Storage shall be such to prevent health or safety
hazards to personnel or a threat to the environment.
3.
All waste shall be accompanied by information on its composition, hazards and
instructions for what to do in an emergency involving the waste.
4.
We shall review and familiarize our personnel to the above requirement regularly.
STOP WORK POLICY
This serves to reiterate our commitment to achieve our goal of no harm to people, property and
environment.
In line with our objectives are stipulated, it is the right of any company’s employees or its
contractor’s personnel to stop work when there is a potential of an immediate threat to the safety
and health to themselves or that of others.
Should any circumstances arise, the works should be stopped immediately; and the person
involve shall immediately inform or seek advise from his or her superior or the worksite
designated person in charge for an appropriate response.
BASIC SAFETY RULE
1.
Please keep in mind that on of your primary responsibilities, as an employee is to
perform your duties in a safe manner.
2.
Maintain an active interest in the safety program. Always attend safety meeting
called by your supervisor. Request explanation of points you do not understand.
3.
Never attempt to do a job alone when common sense and safe working practices tell
you that assistance in needed.
4.
Be careful in working or moving about the work area so as to avoid slipping, tripping
and falling. Running on the job invites accident and you should not run in performing
your work under normal circumstances.
34
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
5.
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Smoking and naked lights are permitted only in designated areas. Matches and
cigarettes lighters are not to be carried outside smoking designated areas.
6.
Use the protective equipment provided and prescribed for the work you are doing, no
matter how inconvenient it may seem to you at first.
7.
Report promptly to your supervisor any injury you sustain while at work, no matter
how slight you may consider the injury to be.
8.
When on duty, your mind always be on the job and must strictly follow instructions
as instructed.
9.
All loose tools should be placed in toolboxes or in the safe store away from working
area and tool must be kept clear of moving objects.
10.
Under no circumstances, should you be allowed to work on influence of drugs and
alcoholic beverages.
11.
Observe all kind of safety signs i.e no smoking sign, poisonous gas are, fire, etc.
12.
All live plants should be isolated prior to work in the area. Only on authorization by
client should you carry out any repair or maintenance work.
13.
Proper tools should be used during maintenance of any plant and should any special
tools be required, you should seek the advice of your supervisors.
14.
Machines and equipments must not be operated until the employee understands fully
of the instructions and rules operate such machines and equipments.
15.
All machines and equipment must be reported of its defects and malfunctions
immediately. Action should be taken to rectify the problems.
16.
Explosive and inflammable materials must be handled with greatest care and all
instructions pertaining to these items must be followed strictly.
17.
Worksites and surrounding areas must be kept in clean and tidy manner. All debris
and unwanted materials must be removed after completion of each job. This is to
ensure the safe working area and environment.
18.
All personal should strive to maintain themselves in a state of peak physical and
mental fitness so as to be alert and effective at all times.
19.
Personnel shall avoid carrying loads that block their field of vision.
20.
Personnel shall avoid walking and working under suspended loads. When it is
necessary to perform work under a load raise on jacks or suspended by hoisting
equipments, the load shall be blocked and close supervision must be exercised.
21.
Guards must be placed at all opening floors, ground and pits when manhole covers
are removed.
35
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
22.
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
All operators of equipment must know the capacities of the equipment which should
not be exceeded.
23.
Loose wires, cables and horses must be placed properly to avoid tripping hazards.
24.
Only officially recommended quantities of toxic chemicals currently needed shall be
kept and stored in a safe day placed.
25.
A load that is too heavy or bulky should not be lifted manually. Used a mechanical
device or seek help.
26.
A ladder of suitable length should be used to gain access to place that are out of reach
from the ground level.
27.
When handling gas cylinder, valve protector caps should always be in place.
28.
When raising materials, be sure there is sufficient headroom. Watch out for beam,
pipelines, lights and other overhead obstruction.
29.
Keep the work place, especially kitchen floor free of grease and oil.
WHY SAFETY IS IMPORTANT?
The aspects of safety in workplace are important to be placed in the mind of each employee,
because it may helps to avoid the accidents which then leave the effects to the employee and the
organization.
Accident leads to:
1.
Permanent handicap faced by the victim.
2.
Emotional stress faced by the victim and the family, and the colleagues.
3.
Employer may bear the cost of discontinue productivity process, recruitment training,
meeting customers’ order, summon, and etc.
SAFETY FIRST IN YOUR ACTIONS
Don’t jeopardize you and your friends’ lives.
Accidents can be avoided.
Remember….!
Think before you do a work.
Will your action dangerous to:

Yourself?

Colleagues? Or,

Company’s property?
If there is the danger, report to your supervisor.
36
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
HOW TO AVOID ACCIDENTS?
Be smart in your action..!
There is a reason for accidents to happen. It can be avoided by:
1.
Follow strictly with the rules and regulations set by the government and the
company.
2.
Follow safe-working technique.
3.
Corporate with the company to develop health and safety program.
4.
Influence the colleague to follow safe-working technique.
5.
Wear self-protection devices that have been prepared by the company.
6.
Keep working environment safe from any substance that will lead to danger.
7.
Report any situation or behavior that is not safe.
WHAT IS OCCUPATIONAL HEALTH AND SAFETY ACT
Occupational Health and Safety Act was enforced on 1994 to ensure safety, health and welfare of
the employees during the working period and other people from danger of the work done.
This act also highlights several important items that must be followed by employer and
employees, which are:
1.
Prepare the Health And Safety Policy.
2.
Appoint Health and Safety Officer.
3.
Set-up Health and Safety Committee
4.
Audit and inspect the working environment.
5.
Do investigation and report the accident.
6.
Promote continuous training and development.
HEALTH AND SAFETY COMMITTEE
The reason to set-up the Health and Safety Committee is to plan the health and safety program of
the company, which consist of the top management, secretary, head of department, and an
employee from each department.
Top management
Secretary
Employer
Employee
37
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
You can issue any complaint or problem to the representative that had been choose. Any
complaints and problem will be solved, or may be needed to bring in the meeting for possible
solution.
Under Occupational Safety and Health Act 1994, employees and employer are responsible to
ensure health and safety.
Responsibility of the employer
-
Appoint Health & Safety Officer
-
Set-up Health and Safety Committee
-
Provide a safe working environment
-
Organize continous training to the
Responsibility of the employees
- Ensure self health & safety, colleagues,
and anybody related.
- Co-operate with employer in developing
occupational health & safety program
employees
- Use self protection devices that are
provided by the management.
- Follow the rules and regulation under
occupational health and safety act.
DANGEROUS WORK
When you do a work, you may expose to too many types of dangerous work. Dangerous work is
the situation, material or the working process that has a potential to lead injury, wound or
sickness towards the worker.
Types of dangerous work
1.
2.
Any object or process that may leads to physical injuries, such as:
-
Noise
-
Tools or equipments that are not been obstructed.
-
Slippery floor
-
Unsuitable lights.
-
Broke equipments and machines.
-
Exposed wires and starting place of electrics.
Dangerous chemical:
Any chemical that leads to physical injuries, sickness or death like solvent, asbestos,
arsenic, silica, and others.
38
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
3.
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Dangerous biological:
Any sources that will lead to allergy reaction or sickness such as bacteria, disease
agents like HBV and HIV, dusts, insects, and others.
4.
Ergonomic Danger:
A situation or activity that will lead to mental or physical stress. For example:
-
Uncomfortable design of work place.
-
handle objects frequently.
-
Poor design of office equipment and machines.
-
Imbalanced working and break timetable.
-
Poorly arrange the working shift.
Do your assessment before starting work
It is a good practice to do work place assessment before starting work. Follow these steps.
Step 1: observe the environment to identify danger of risks or disease.
Step 2: understand the consequences of that danger if you are working without protection.
Step 3: Try to avoid from confronting that danger.
Step 4: If that danger cannot be avoided, wear suitable self protection tools that may
protect you from such danger.
Step 5: learn the way to choose, and to look after the self protection tools you used.
ACCIDENTS
Accident is unwanted situation that happen without expected. It may be due to dangerous
behavior, dangerous work environment or both. Accident may leads to lost of life, injury, damage
to property, and discontinue of production operation.
A
- dangerous
behavior
- dangerous
work
environment
C
- lost of life
C
- injury
I
- damage to property
D
- discontinue
production operation
E
N
T
S
39
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Dangerous behaviors
Dangerous situations
- having fun while working
- slippery floor
- not following the rules correctly
- uncovered hole on the floor
- not wearing self protection equipment
- tear-off electric wires
- use broken equipment
- broken machines
- carry things in a wrong way
- passable machines
- others.
- others
BEHAVIORS THAT LEAD TO ACCIDENTS
One of the reason accidents happen is because of the behavior of the worker who take for granted
of their safety. Among the behaviors that lead accidents are:
1.
careless: careless while doing the work
2.
stubborn: did not follow the safety rules like not wearing the self protection
equipment.
3.
‘think clever’: assume to know all the works and avoid to learn the correct way.
4.
‘not my responsibility’ behavior: assume that safety matters are on the shoulder of
Safety Committee only.
5.
‘short cut’: prefer to choose short cut and neglect the safety factors.
6.
burden: safety rules are extra burden apart from present task.
7.
over confident: assume that accident will not happen due to high experience.
8.
fate: regard accidents are fated and cannot be avoided.
Report the Accident
All kinds of accidents shall be reported immediately. Every employee is needed to report if
they see,
-
Accidents
-
Dangerous incidents
-
Almost Accidents
Report can be made to:
-
Health and Safety Committee
-
Supervisor of the department
-
Head of Department
40
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
What will be done with the report?
Health and Safety Committee will undergo an investigation on accident happened in order
to recognize the source and propose the prevention measures. This will ensure it is not
happen again.
Accidents / Incidents
Victim / Eyewitness
Investigation team undergo investigation to collect the facts
Every fact will be analyzed & discussed to identify the reason for accident
Propose the prevention measures to avoid repetition.
Choose suitable prevention measures to be done
PERSONAL PROTECTIVE EQUIPMENT
1. Clothing shall be well fitted, in good condition, and must cover legs, body and upper
arms. When shirt and long pants are worn, the shirt shall be buttoned and tucked in to
pants. Long sleeved shirts and coveralls must be worn cuffs fastened or sleeves rolled on.
2. If clothing should become saturated with oil or chemicals, you should immediately
remove the clothing, wash all parts of the body which have come in contact with the oil
or chemical and then put on clean clothing. A doctor shall be consulted if skin rash
develops.
3. Use of safety toe shoes, safety spectacles and approved safety helmets, in good condition
is mandatory at all worksites.
4. Ear protection equipment must be worn at all times in excessively noisy areas. This
location is defined with Noise Area Sign.
5. All personnel must wear spectacles type of safety glasses during their entire tour of work.
6. Safety goggles must be worn when clipping, scrapping, buffing, grinding, hammering or
when engaged in any activity involving hazards to the unprotected eye by flying or
falling particles or objects.
7. A person working near other person who are doing work requiring the used of safety
goggles must also wear such goggles.
41
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
8. Gloves will prevent many minor injuries when handling rough materials or substances
that can irritate the skin. Wear them whenever practical. Leather or leather-palm gloves
should always be worn when handling wire rope. Cloth gloves afford adequate general
protection.
9. Safety helmets must be worn whenever you are on site. Exception are when boarding
aircraft or in living quarters.
10. Rubber boots may be required for work and will be furnished when needed, in
wet
areas or where large quantities of corrosive materials are used.
11. Suitable respirators must be worn when working personnel are subjected to respiratory
contaminants.
12. Self-contained breathing apparatus must be worn in toxic or oxygen deficient
atmospheres.
13. Safety belts
A.
Safety belts must be worn all times while working above
ground/platform/ water level unless other adequate protection against
falling is provided.
B.
All safety belts shall be regularly inspected for excessive wear or
damage that could cause them to fail. Belts worn or damage to the
extent that they could fail shall be destroyed not discarded.
14. The wearing of jewellery such as ring, watchband and the like on the job can cause or
contribute to accidents in certain circumstances. The wearer should keep this in mind and
take necessary precautions.
FIRE SAFETY
Fire may happen if there are 3 elements; heat, oxygen, and source of burning. Fire can be avoided
or prevented by separating either one of the elements.
Fire Extinguisher
Fire extinguisher is used to wipe out small fire. This equipment shall be available in several
places that have high tendency of fire. It is easy to use by remembering the P.A.S.S formula.
-
P : PULL – pull the safety pin.
-
A : AIM – aim the nozzle towards the fire.
-
S : SQUEEZE – press the holder about 8meters away from the fire.
-
S : SWEEP – circulate the nozzle forward and backward of the fire.
42
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Guidelines to use fire extinguisher
There are 4 classes of fire, based on the source of burning.
Classes of fire
A
B
C
D
Materials
Tools that can be used.
Solid:
i-
water
Wood, cloth, paper and others
ii-
dried dust
iii-
foam
Liquid:
i-
foam
Oil, varnish, paint, and others
ii-
dried dust
iii-
water spray
Gas:
i-
foam
Butane, methane, propane,
ii-
dried dust
Ammonia and others.
iii-
water spray
Metals
i-
TEC type of dried dust
Potassium, sodium, magnesium and
ii-
Dried dust
others.
iii-
Dried sand
Avoid using a wrong fire extinguisher, as this may lead fire become worst.
What to do if fire is burning your garments.
-
Stop : to where you are; as this may avoid fire become worst
-
Fall down : your body on the ground / floor
-
Roll: your body on the ground, so that fire can stop.
Techniques to face the fire
1. Fire extinguisher can be used to stop the fire if:
- you know how to use fire extinguisher
- fire is still small and can be controlled
- no toxic steam were out from the burning
- no explosive from the burning.
2. Stand behind the flow of air, when facing the fire.
3. Request help from friend if fire is flare up. Leave the place, if friend is not there.
4. Don’t just leave the place if the fire had stop, it may be alive if there is enough oxygen.
5. Don’t put back a used fire extinguisher at its place. Immediately send to supplier for recharge.
43
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
FIRE CONTROL AND HAZARD PREVENTION
1. All personnel should familiarize themselves by knowing the location of the nearest
emergency exit, alarms, safety sprinkles, fire floor, fire fighting, and emergency
equipments and how to operate them.
2. In certain working condition, a fire watch may need to be assigned and his
responsibilities are:
A.
Worn the worker in the event of a fire breaking out
B.
Equip him with appropriate fire fighting equipment.
C.
Fight the fire in the event that the worker’s activities cause
combustion.
D.
He must never leave the work area while the worker is still at his job.
3. All personnel must attend fire –training courses organized by the client or the company.
4. All employees should make a conscious inspection of safety equipment and potential
hazards in their area of work. Anything found to be faulty or hazardous should be
reported to the supervisor.
5. Any personnel, who discover an oil spill, gas leak, and chemical spillage, must inform the
supervisor.
6. If any of the above occurs, all operations must be stopped as necessary and should not
restart until the hazards are eliminated.
7. All chemical containers must be kept well sealed and should be marked naming the type
of chemicals they contain.
8. Concentrated acids must be used only in open / well ventilated rooms.
9. Petrol, kerosene or any other similar liquids shall not be siphoned by mouth suction
10. When handling acids, appropriate safety equipment must be worn at all times.
ACTIONS DURING ACCIDENT
Emergency happens without prior noticed. Below are the situations that may lead to emergency:
1. Fire
2. Escape of the toxic waste like chemical waste or gas.
3. Natural disaster like flood.
4. Serious accidents
5. Electricity break-down
6. Threaten: bomb, terrorist
Certain emergencies may need you to move out from the building and get together in a safe place.
44
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
What should be done during emergency?
When you see fire….
-
Be calm, don’t panic.
-
Ring the fire alarm
-
Report to the supervisor
-
Break the electric connection to machines.
-
If the fire is still small, use fire extinguisher. However, if you don’t know how to use
it, leave the place.
-
Leave the building by using the safe and near exit.
-
Don’t try to bring along the valuable things that have been left behind. Your life is
more important.
-
Get together at the prescribed place. Wait for further instruction.
Emergency Plan
Emergency Plan is a map that leads to the nearest exit and safe for employees to escape during
emergency. When emergency happens, every employee is needed to follow the emergency plan
for the way out of the building.
SAFETY OF THE MACHINES
Machines at the work place leads to dangerous for workers, like injury. Every worker will be
given training before been allowed to operate the machines.
-
Don’t operate the machine that you don’t know how.
-
Follow the correct way of operating the machines. No short cut.
-
Check the condition of the machines from time to time. Report any broken parts.
You are not allowed to:
-
Leave or change the guarding that had been attached towards machine or equipment.
-
Operate the machine that you had not been trained to use it.
-
Use a broken machine or under repair.
-
Having fun while operating the machine.
Repair the machines
Before you start repair the machine, ensure yourself:
-
Knows how to operate the broken parts at the machine.
-
Off the main switch, and don’t repair it when the machine is on.
-
Put the warning sign at the repair machine to avoid it being used by other worker.
45
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
SAFETY OF FORKLIFT
-
Careful with the moving forklift.
-
Don’t drive the forklift if it is not your job, or if you have not been given enough
training.
-
Forklift is made for a person, not two. Don’t be on the forklift for 2 people.
-
Don’t use the forklift for personal purpose.
SAFETY IN OFFICE
1. Avoid paper cuts by picking up an individual sheet of paper (page) at the corner, not at
the side.
2. Pass scissors handles first, blades together.
3. Place pins, thumbtack and other sharp objects in containers and not loose in the desk
drawer or desktop.
4. Do not placed sharpened pencils or other pointed objects with the point upright in a
container.
5. All electrical equipment should be properly grounded.
6. Report worn or frayed electrical cords immediately.
7. Report all furniture and equipments needing repair.
8. Pull out electric plug before adjusting or cleaning any electrical equipment.
9. Broken glass tops on desks must be removed as soon as possible.
10. Removed obstruction (cartons, chairs, wastebasket, etc) from aisle or walking area.
11. Never leave a desk or file cabinet drawer pull out.
12. Report defective carpeting or floor tiles.
13. Use step stool or ladder, do not over reach.
14. Do not stand on insecure objects such as boxes, cartons or chairs.
15. Never lean backwards on a straight chair. Sit with all four legs of the chair firmly on the
floor.
16. Do not read while walking
17. Switch off all typewriters and copy machine when not in use for long periods.
18. Determine the location of the fire extinguisher nearest to you. Learn how to use it and
ensure that the area around it is free of obstruction.
19. All personnel shall become familiar with fire safety procedures establish for that area.
20. Never open more than one file drawer at a time.
21. Two open drawers can upset the balance of the cabinet.
46
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
WORKING PERMIT
Special permit may be given to a worker to allow him to work an area or handling a machine or
equipment. Permit may be given to worker who has enough training.
Permit will be given to:
-
forklift driver
-
welding worker
-
worker who work in heat area.
-
worker been placed in confined area.
You are not allowed to handle the work that needs to have a permit.
WORKING INFRONT OF THE COMPUTER
You are exposed to several sicknesses working in front of the computer, which are:
-
Eyes : tiredness due to focusing the computer screen too long.
-
Back pain : due to uncomfortable seat.
-
Hands : pain due to holding mouse and keyboard too long.
Guideline working with the computer.
1. Light is not too bright or too soft.
2. Adjustable monitor
3. Keyboard position is in the suitable height.
4. Foot mat.
5. Adjustable height of the chair.
6. Adjustable back supporter.
Do light exercise for every 30 minutes.
Exercise 1
-
grasp your hand
-
open it back, and spread your
Exercise 2
-
hand wrist in one way for 15 times.
finger.
-
grasp your hand and turn your
-
hold the movement for 10 second.
then, repeat the same thing on
reverse action.
47
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
HOUSEKEEPING
Every worker must ensure their working environment is safe from accidents for themselves and
other people. Follow these guidelines,
-
Clean the working environment from rubbish, oil, chemical and others.
-
Throw rubbish at the provided area.
-
Arrange things in order and don’t block the pathway especially the emergency way.
-
Ensure there are enough gaps to walk between the things arranged.
-
To avoid the things drop, arrange it from the biggest until the smallest on the top.
-
Throw or twist the nail or steel on the floor.
-
You are not allowed to bring food or beverages in the work place because it may
contaminate with dirt.
WORK DISCIPLINE
Every worker must follow the company’s rules and be discipline. Which are:
-
Protect the working environment, machines, and equipment that had been used.
-
Check the work place condition and frequently used equipment. Don’t try to do the
work that you don’t know. Request help from supervisor.
-
Don’t do the work that is beyond your capabilities, like carry a heavy thing. Request
help.
-
Do not having fun in the work place.
-
Do your work in careful and systematic. Don’t rush.
RULES FOR DRIVING
Either company’s vehicle or personal, within the factory are; you must follow the rules; which
are:
1. Follow the speed limit. If there is no sign, drive at ‘walking speed’.
2. Care for company’s vehicle. Do check from time to time. Report for any broken part.
3. Put the vehicle at the provided place
4. Follow the sign.
5. Careful when driving in working area, pay attention to walking people.
6. Don’t use company vehicle for personal reason.
48
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
SAFETY SIGN
Safety sign will be place in a predetermined dangerous area for a worker. You must observe and
follow the instruction stated.
Where the safeties sign being placed?
-
Entrance
-
Storage of materials like bottles, boxes, plastics and many more.
-
Gate
-
Operation area.
-
Machine
Non-smoking area.
Fire from the cigarette can be the source of fire. It is compulsory to observe and follow the sign of
non-smoking warning that can be seen in certain area like;
-
Store for chemicals
-
In the operation area
-
In the office
-
In the area that were placed for easily burnt materials
FIRST AID
Accident victims can be saved if you take immediate action.
Principles of First Aid
Before the arrival of qualified medical officer, first aid is given to the victim. It only can be done
if,
-
You have been given enough training for earliest treatment
-
Sure that you can save the victim
-
Have the appropriate equipment, and
-
Your action will not harm the victim
If not, please report the supervisor or medical officers near you.
Simple Guidelines of First Aid
-
Look around you. Start with the help that would not harm you.
-
If necessary, remove the victim from the area of accident.
-
Call for ambulance. Give detail information.
49
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
If
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Review the victim by follow the guidelines below.
A: airway
Open the airway by cock one’s head
B: breathing
Ensure whether the victim is still breathing through:
C: circulation
-
Breathe out that you can feel on your cheek
-
Movement of the victim’s chest
Check the heart beat by placing 2 fingers on the carotid
pulse (below the throat) of the victim.
carotid pulse is not beating, try to do CPR. However, you are not allowed to do something beyond
what you know.
50
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 7 : SEXUAL HARRASSMENT POLICY
1. Introduction
Employees are the most important assets who will determine the level of productivity of a
company. In order to ensure that employees are able to give significant contributions to the
company, employer and all involved need to play their role to create a conducive and
harmony workplace. Sexual harassment at workplace will affect the employees’ health and
morale as it brings negative effect; both physical and psychologically which then results in
deterioration to the company’s productivity, performance and image.
2. Preliminary Statement
Company observes the issue of sexual harassment at workplace seriously because it can
bring negative implications; not only mentally, that could affect the productivity, morale,
and image of the company but many other negative implications as well.
Therefore, all employees are advised to hinder themselves from involving in any conduct
that could result in sexual harassment because it is one of the major misconduct that is
against the company’s policy and rules.
3. Definition Of Sexual Harassment
Sexual harassment means any unwanted sexual oriented behavior that could caused a
disturbance regardless whether it is verbally, non-verbally, visually, psychologically or
physically:
3.1 whereby, on reasonable grounds, can be perceived by the victim as setting sexual related
terms on his/her job; or
3.2 whereby, on reasonable ground, can be perceived by the victim as an insult to his/her
dignity, or humiliation or a threat to himself/herself but it is not directly related to his/her
job.
Sexual harassment at workplace also includes sexual harassment that occurs outside of the
office, when there is any relationship and responsibility that associated to their job. Sexual
harassment is not limited to happen on the following situations only but also occur in many
other situations:
3.3 social gathering that related to their job; when they are on duty outside of their workplace;
51
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
3.4 conference session or training that is related to their job; when they are on the way due to
outdoor tasks;
3.5 through telephone; and
3.6 through electronic medias.
It is very important to emphasize that sexual harassment means an unwanted sexual behavior
that caused the victim to be uncomfortable. It is also a sexual conduct done to the victim
without being asked or being given any response by the victim.
4. Categories of Sexual Harassment
Based on the definition mentioned above under part 3, sexual harassment can be divided into 2
categories: firstly threat-oriented sexual harassment better known as sexual coercion and
secondly sexual harassment that could threaten their personal well-being better known as
sexual annoyance.
4.1 Sexual coercion has direct effect to a person’s job status. For example, a superior who has
power to determine the salary and position might try to threaten his subordinates to give
sexual treatment to him. If the subordinate bow to his superior’ request, job benefits will be
given. However, if the subordinate reject, the job benefits will be taken aback.
4.2 Sexual annoyance is a sexual behavior that is perceived by the victim as a threat,
intimidation or humiliation, but it does not have any direct relationship with job’s benefits and
perks. The victim still has to continue working under an uncomfortable working environment
due to the unwanted behavior. Sexual harassment among colleagues and the harassment done
by the company’s customers toward the employee are included under this category.
5. Types of Sexual Harassment
Sexual harassment consists of various types of sexual behaviors, which can be divided into
five types, which includes:
5.1 Verbal harassment:
For example, in oral form such as words, comment, and uncomfortable and offensive
teasing, joking or making suggestive remarks or sounds, and questions asked in a
way that is threatening or contains sexual suggestions/ proposal.
5.2 Non-verbal harassment:
52
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
For examples: ogle that conceive bad intention or wants, lips licking or eating food in
a flirtatious way, sexual activity or desire denoted by hand signal, and persistent
flirting.
5.3 Visual harassment:
For example: showing or forwarding pornographic materials through e-mails
/handphone, drawing pornographic pictures, writing letter that are sexual-oriented,
and revealing private parts.
a. Psychological harassment:
For examples: continuous giving social invitations that are unwanted, constant
proposals for dates, or undesirable physical intimacy.
b. Physical harassment:
For example: unpleasant action such as touching, patting, pinching, stroking, grazing
against the body, hugging, kissing, fondling and sexual assault.
6. Written Law In Malaysia To Deal Specifically On Sexual Harassment
There is one law in that comes close in dealing with sexual harassment issues in Malaysia
– Penal Code, Section 509.
The Penal Code, section 509 states that:
“ Anyone, with the intention to insult the modesty of a women, utters words, makes sound
or gesture or exhibit object, with the purpose that such word or sound to be heard, or
such gesture or object to be seen by the woman, shall be punished with imprisonment for
a long term up to 5 years or fine, or both.”
This edition of law put more emphasis on the physical aspects. Currently, sexual
harassment cases are control by the police and lawsuit is made under the Penal Code,
Section 509.
7. Sexual Harassment Investigation Committee
GDEX Group has established an investigation committee for all sexual
harassment complaints. This committee is an independent body and has to report
directly to the Chief Executive Officer (CEO).
The functions of the committee are:

Receiving all complaint related to sexual harassment.
53
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)

Gather all committee members within 72 hours after receiving complaint.

Investigate the complaint and ensure the results will reflect the truth without any
prejudice to the complainant or victim.

Gives necessary recommendations or suggestions on the outcome of the investigation
to the Chief Executive Officer.

All investigations need to be done in full confidentiality.
Main Committee Members consist of:

Chairperson : Lisa Chan (Corporate Group)

Members : Caryn Kwok (Quality Assurance)
: Lim Yik Sue (Quality Assurance)
: Marmizahsalwa (Domestic, PR & Communication)
: Ganesh Pillai A/L Muthu Lingam (Security & Investigation)
: Harichandran A/L Govindasamy (Courier Division)
Reserved Committee Members include:

Members : Penny Set Siew Ling (Quality Assurance)
: Noor Naimah Binti Munisan @ Monison (Customer Service)
: Mustapha bin Mada Ali (Courier Division)
8. Complaint Procedure
Informal Procedure

Victim has to learn to say ‘NO’ immediately in a stern way

Meet Head of Department / Branch Head / Regional Manager or close friend to discuss
the problem.

Other informal methods.
Formal Procedure

Make complaint in writing to the appointed committee using Sexual Harassment
Complaint Form

Address the complaint letter to Chairperson of Sexual Harassment Committee or to any
member of Sexual Harassment Committee.
54
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook

COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Investigation Procedure
Receive complaint in writing
/ verbally
Chairperson of Sexual
Harassment Committee
Investigation by Sexual
Harassment Committee
Not reasonable
Reasonable
Show Cause Letter to Accused
Inform Complainant
Case settle / appeal
Internal Investigation by Sexual Harassment
Committee
Not guilty
If False Complaint lodged,
Disciplinary Action
Recommended to the CEO
(against the complainant)
Guilty
Disciplinary Action Recommended to the
CEO (against the accused)
Disciplinary action taken
Disciplinary action taken
Case settle / appeal
55
Case settle / appeal
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
9. Disciplinary Actions
Disciplinary actions against the accused are as follow:
Minor Misconduct
 Counselling
 Verbal Warning
 Advice or Letter of Concern

Major Misconduct
 Show Cause Letter
 Warning Letter

Serious Misconduct
 Show Cause letter and wait for Internal Investigation action within 14 days
 Carry out Internal Investigation and Punishment according to the Section 14 of
the Employment Act 1955 such as suspension, demotion or termination.
Note : Action will also be taken against the complainant if he/she is found to make false and
baseless complaint
10. Appeal Procedure

Appeal letter must reach the Chairman of The Disciplinary Appeal Board within 14 days
from the date he received the verdict letter.

The Disciplinary Appeal Board shall review all documents submitted carefully and make
decision as to whether the punishment made earlier shall be maintained, lightened,
increased or cancelled.
Members of the Disciplinary Appeal Board
Chairman
- Mr. Teong Teck Lean (Executive Deputy Chairman)
Members
- Ms. Jane Tung (Deputy Chief Executive Officer)
- Legal Advisor
56
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 8: RETIREMENT POLICY
A. Introduction
This retirement policy is applicable for all GDEX Employee in Malaysia who is under the
permanent contract with the company but excludes the Board of Directors of GD Express
Carrier Berhad.
This retirement policy shall take effect on 1st October 2008.
The retirement age for all employee is on reaching the age of 58 years or in other words upon
completion of 57 years old. As a guideline, the retirement age in GDEX is fixed based on
the retirement age in the Public Sector in Malaysia. Therefore, the retirement age GDEX shall
be reviewed in accordance to the retirement age in the Public Sector in Malaysia.
Not withstanding the above clause, if there is a law in future stating the Retirement age for
Private Sector in Malaysia, GDEX shall abide to the law accordingly.
B.
Retirement Benefit
Employee who is still under the employment with GDEX has reached the retirement age shall
entitle for the following minimum retirement benefits:
Pewter Plaque which will be presented by the Chairman during the company’s
Annual Dinner

RM200 per year of service

Farewell Treat

Certificate of Appreciation

Testimonial (upon employee request)
C. Special Retirement Age for Age 53 Years & Above (As at Year 2008)
Since the Retirement Policy is introduced in Year 2008, the company has agreed on a special
retirement age for employee who is 53 years old and above as at year 2008. The special
retirement age is as follows:-
57
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
No
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Age
(as at Year New
2008)
Retirement
Age Upon Completion of
(Birthday of / Reaching
the age of)
1
53 to 54
59
58
2
55 to 56
60
59
3
57 to 58
61
60
4
59 to 60
63
62
5
61 to 62
65
64
Employee who falls under the age group of 53 to 58 as at Year 2008 can choose to retire on
the normal retirement age which is upon reaching the age of 58 or the special retirement date
as above.
Employee who falls under the age group of 59 to 62 as at Year 2008 shall retire upon
reaching the special retirement age as above. However, these employee have an option to
retire earlier than the special retirement age as above by giving a 6 months prior written
notice to the company.
Employee will entitle for equal retirement benefit if he or she chooses to retire on the normal
retirement age or the special retirement age.
D. Options after Retirement
Employee who has reached the retirement age or who has retired may apply for the
following options:-
i.
To work in GDEX under a contract term which may range from six (6) months to three
(3) years. This contract is renewable and must be mutually agreed by GDEX and the
employee.
ii. To work as a contractor of GDEX, subject to availability in Operations or in the
Functional group.
The application must be in formal writing and addressed to the Human Resource Committee
of GDEX. The company has the full authority in approving and rejecting the application.
58
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
E.
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Retirement Policy & Contract Review
The Human Resource Committee possesses the authority to review the Retirement Policy
and the contract renewal. The committee shall conduct a yearly review on the employee who
will be reaching the retirement age on the following year.
59
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 9 : INFORMATION SYSTEM POLICY
1. Introduction
a. This Information System Policy (IS Policy) is applicable for GDEX
b. The implementation of IS Policy to ensure the efficiency and effectiveness protection
against any unauthorized usage, infringement and / or abuse of the IS whether actually
committed and / or attempted to commit the offence.
2. Commercial Software and Customized In-house Application
a. Only IT management employee are allowed to install, configure, modify of any software
or In-house applications. (Reg. of software)
b. Software allowed to be install at GDEX computer system are:
i.
Licensed operating system
ii.
Licensed office tools software
iii.
Licensed drawing software
iv.
Licensed photo editing software
v.
Licensed antivirus software
vi.
Licensed software development kits
vii.
Other Licensed Application Software for specific function
viii.
Opened license software
ix.
Software comes with hardware purchased by GDEX
x.
All customized in-house applications
c. Software restricted to be install at GDEX computer system are:
i.
Unlicensed software
ii.
Online chatting software (MSN messenger, ICQ, yahoo messenger, etc)
iii.
Bit torrent downloading software (BitComet, etc)
iv.
Freeware which restricted from commercial uses
v.
All kind of computer games except Microsoft Windows standard games
vi.
Non job related software (MP3 Player, utilities gadgets, Handphone gadget)
vii.
Adware, Spamware, Hacking, Pinging
60
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
d. IT department and Field Technical Support (FTS) department have rights to carry random
check on each computer systems to ensure there is no illegal or unauthorized installation
and modification on the software in the computer.
e. No Party is allowed to save any material, file, data or information that are irrelevant of
the GDEX Group’s business and operations (i.e. games, MP3, video) into the IS to ensure
scarce resources are maximized for the benefit and interest of the GDEX’s Group.
f.
In the event of discovery of any illegal or unauthorized software found being installed, IT
department and Field Technical Support department have rights to remove the said
software from user computer and report to discipline department for further action.
3. Hardware
a. The installation, configuration, modification, maintenance, and relocation any IS
hardware within GDEX Group shall be the responsibilities of Field Technical Support,
FTS Department.
b. Proper authorization from Head of the IT Department or Head of the FTS are required to
install, configure, maintenance, and relocation of any IS hardware via email or call follow
up with email.
c. All users of GDEX IT resources shall be solely responsible for the cleanliness, safety,
security and reasonable care of any IS hardware within or outside the GDEX Group’s
premises.
d. All users shall return the IS hardware in good working conditions within the prescribed
time or upon receiving the written notice by IT or FTS Department without any delay.
e. Use of personal notebook for company purpose is not allowed.
f. Use of personal removable storage device is not allowed. All removable storage devices
(e.g.: Thumb drive, SD memory card, portable hard disk ) shall be registered with Head of
IT and controlled by Functional Group Head / Division Head / Regional Head. IT
department shall conduct random check on removable storage devices.
g. Sharing of notebook with non-GDEX employee is not allowed.
4. Local Area Network (LAN)
a. FTS and IT Department are responsible for managing, administering and maintaining the
Local Area Network which consists of central servers, switches, routers, firewalls at
GDEX HQ and branches. Any access to and usage of the servers is restricted to authorize
users only.
61
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
b. No Party is allowed to attach any LAN devices to GDEX Group’s network without
obtaining prior approval or consent from the FTS or IT Department.
5. User Accounts Management
a. HR department shall inform IT department whenever there is new requirement for new
member or employee to allow access to the server and in-house application login
b. HR department shall inform IT department whenever there is any transfer or change of
appointment of employee to modify access to server and in-house application login
c. HR department shall inform IT department whenever there is any termination or
resignation of employee to cease access to the server and in-house application login.
6. Login ID and Passwords
a. Each Party shall be allocated the relevant login ID and password for the access to the IS
respectively and each Party shall keep the login ID and password private and
confidentially and shall not disclose or attempted to disclose it to any person or
organization.
b. Each Party shall be required to change its unique password every 180 days to preserve
the security of the IS.
c. Each password must be alphanumeric and minimum 6 characters in length. (e.g.: 123abc,
68579s, rytcw9)
d. In the event any Party forgets its login ID or password, please contact IT Department.
7. IS Usage
a. All users shall ensure their computers are fully shut down and turned off at the end of the
day.
b. Computers should be locked (log off or screen saver lock) or shut down whenever it is
left unattended for any significant period of time in order to preserve the security of IS.
Computer monitor shall be turn off when left un-attend to preserved the service life of the
monitor.
8. Internet and Emails
a. Internet and email are provided by GDEX Group for business related and for the
performance of the obligation of each Party, limited personal use is permitted.
62
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Utilization of the internet or email for the purpose of accessing or sending any
pornographic, illegal, unauthorized, chat room, dating agencies, messaging services,
blogs, online subscription and gambling website are STRICTLY PROHIBITED.
b. No personal / customized screensaver is allowed to be installed in the IS.
Party shall be responsible to ensure that any downloading from the internet are free from
any virus or any materials that may damage the IS. Otherwise, party shall be subject to
the appropriate disciplinary actions as the Management deemed fit, and shall indemnify
GDEX Group for any loss or damage as may be suffered in connection or any other
losses.
c. GDEX Group at all times under any circumstances reserves its right to obtain authorized
GDEX Group or its authorized representative to monitor or view the internet usage or
email of the Party for the preservation of the IS Policy, security and to ensure there is no
breach or misconduct under this clause.
d. Any email shall be composed to the intended recipients only. Broadcasting is only
allowed after processed by IT department.
9.
Voice Over Internet Protocol (VOIP)
a. VOIP is solely meant for the communication between the network of GDEX Group and
its customers only or for any purpose consistent with GDEX Group’s business or
operations.
b. FTS department shall be responsible for first level support of VOIP resources. IT
department shall be responsible for the policy level and server level support of VOIP.
10. Data and Information
a. Data refers to raw bits and pieces of transaction details input into or captured by the
system but yet to be processed. Information refers to processed data from the system that
enable user of the information to further its function or make decisions. Data is captured
via standard forms. Information is presented via reports.
b. Every user shall ensure that data input by him/her is accurate and complete.
c. Every user who generates the information from the system shall ensure accuracy,
completeness and confidentiality.
d. Every user of the system shall exercise due care to prevent the system from being
infected by viruses. (Refer to GD Intranet)
63
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
e. IT department, FTS department and QA department shall jointly carry out regular
inspections to ensure the compliance to IT Policy. Any non-compliance shall be reported
to DPRC department for disciplinary action.
11. Back Up
a. Each user is responsible to backup any related work, information, file and data into their
local hard drives, designated file directory or server. (*Shall move toward centralized
storage and backup device in future)
b. Backup to external devices is only allowed with due authorization from IT department.
(Form to be fill: CIO-IT-SM-F11)
c. All application databases shall be backup to external storage devices into three copies in
three generations. Two copies and two generation shall be stored respectively by CEO
and EDC at remote location and updated weekly. One copy shall be update in daily basis
and maintain in IT department with fireproof safe.
12. Anti-Virus Protection
a. All IS resources must be protected by anti virus software and the anti virus software shall
be equipped with the up-to-date anti virus definition/updates.
b. Any installation, upgrade and update of anti virus software on all IS equipments shall be
the responsibilities of the FTS Department on regularly basis not otherwise.
c. Each Party shall be required to perform virus-scan at all times for all media (including
floppy disks, zip disks, CDs and DVDs) before use of the same with IS. (Right click the
removable drive and select Scan for Treats to perform virus scan)
d. Party shall notify FTS immediately upon discovery of any virus or any abnormal events.
e. No Party is allowed to disable or interfere with the virus scanning software.
13. External / Customer’s Intellectual Property
a. Customer’s intellectual property (e.g.: Shipment receiver database provided by customer)
shall be protected by the respective department from unauthorized personal access.
b. Sharing of the customer’s data within the group must protected by password and the
password shall keep by authorized personal only.
64
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
c. Backup of customer’s data shall be performed off from local computer/ local hard disk to
avoid unnecessary lost of backup copy. The backup copy must protected by password to
increase the security.
14. Privacy / Intrusion
a. All software are copy righted to GDEX.
b. All GDEX application source codes and relevant information are property of GDEX. No
party is allowed to change or modify the application source codes and relevant
information without proper authorization.
c. All users are not allowed to delete any GDEX program files, email, database, and
relevant information.
d. The GDEX application database cannot be copied except the authorized backup process.
e. No one is allowed to access any GDEX databases except the authorized person.
f.
Any Party who is aware of any breach of privacy or intrusion should inform IT
Department or the Management immediately.
15. IS Return Procedure
a. IS in this section refer to hardware, software, data and records in local hard disk.
b. IS Return Procedure shall applied to any employee whom resigned, terminated or
relocated within GDEX Group.
c. The Employee must return the IS to GDEX Group without any deletion, modification,
sabotage of data upon the last service day of resigned, terminated or relocated within
GDEX Group.
d. In the event of discovery of any deletion, modification, sabotage of data been discovered,
IT department and Field Technical Support department have rights to report to discipline
department for further action.
16. Emergency Responses
a. Virus Infection
Employee must disconnect the computer network cable from the computer which
infected by viruses, Trojans, spy ware, mal ware or any suspicion application. Employee
who discovered the incident shall inform IT department or Field Technical Support
department immediately to clean up the viruses and analysis the impact to the GDEX
business.
65
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
b. Network / System Breakdown
In event of discovered network / in-house application breakdown, respective employee
shall inform IT department or Field Technical Support department immediately for
further action.
c. Electricity Failure
In event of electricity breakdown at any section within GDEX Group, employee shall
inform IT department or Field Technical Support department immediately to check for
the damage / impact to the IS system.
17. Penalty and Disciplinary Action
Any breach to the provisions of this IS Policy, the party shall be subject to the appropriate
disciplinary actions as may be levied by the Management at its based on the nature and
seriousness of the breach including of termination of Employment Contract, suspension or
revocation of the privileges to the IS access.
Any breach of Clause 13 is deemed a criminal offence and subject to legal proceeding.
66
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 10 : INTERNAL TRANSFER POLICY
1. Introduction
This internal transfer and secondment policy is applicable for all GDEX Employee who is
under the permanent contract with the company.
The Company shall from time to time conduct inter/intra transfer to ensure optimum
allocation and utilization of manpower resources. This documents set out the internal
application and transfer policy and guideline.
2. Type of Transfer
a. Transfer initiated by Management
i.
It is the Company’s prerogative to re-designate an employee and / or transfer an
employee to any company, department or branch within GDex wherever deems
fit.
ii. The employee has to accept the differences in the remuneration or incentive
package (where applicable) of the new position or department and this may have
a reduction in the salary.
iii. No additional benefits will be granted unless it is the result of a promotion.
b. Transfer initiated by the Head of Department / Branch (either releasing or accepting
party)
i.
Situations arise where it is desirable that staff be transferred to alternative
position because staff are physically incapable of performing work in their
current position but are capable of performing other work.
ii. The transfer is to maintain efficient and productive workflow and results.
iii. Reduction in headcount or job elimination is necessary as the result of the
economic recession or some other unavoidable events.
67
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
iv. The employee has to accept the differences in the remuneration or incentive
package (where applicable) of the new position or department and this may have
a reduction in the salary.
c. Transfer initiated by the employee
i.
The employee is interested in other opportunities outside of the department.
ii. An employee under this category must be in his or her current position at least
one (1) year before he / she is eligible to apply for transfer. The one (1) year
waiting requirement may be waived based on business conditions.
iii. Employee must have a satisfactory record of attendance, performance and
conduct.
iv. Prior to initiating a transfer, it is recommended that the interested employee
advise his/her immediate superior for his/her transfer request.
v. The employee has to accept the differences in the remuneration or incentive
package (where applicable) of the new position or department and this may have
a reduction in the salary.
3. Position, Grade, Remuneration and Seniority
It is the Company’s prerogative to decide on the new position, grade, and remuneration /
incentive package for the transfer. However, the seniority will remain unchanged.
4. Internal Application Process
4.1 Complete the Staff Transfer / Re-assignment / Re-designation Form and submit it to
Human Resource Department.
4.2 For transfer that initiated by the employee, the employee must attach and updated
resume together with the Staff Transfer / Re-assignment / Re-designation Form.
4.3 The accepting department has to check the position vacancy if there is an employee
outside the department who is interested on their opening before raise the transfer form.
68
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.4 The Staff Transfer Committee (sub-committee from HR Panel) will conduct a review on
monthly basic to evaluate all transfer requests.
4.5 Employee may be required to demonstrate the suitability of their knowledge and skills
for the post upon request by the Staff Transfer Committee while information related is
limited.
4.6 The employee and the related Head of Department / Branch will be advised of the
outcome of their application by the Human Resource Department.
4.7 The transfer will only take effect after receiving an official confirmation or notification
from the Human Resource Department.
4.8 A date of transfer will be agreed upon by the affected department and the employee. In
the event of a dispute on the release date, the HR Department will facilitate the
discussion
4.9 A summary report of the discussion will be documented under the Staff Transfer / Reassignment / Re-designation Form and signed by employee and the Head of the
Department / Branch involved avoiding misunderstandings or grievances at a later date.
The summary shall include the following elements.
i. Agreement on Terms and Conditions of the transfer, such as grade or position
ii. Agreements on Compensation and Benefits offered
5.
Others
An employee should be aware that it is necessary to satisfactorily meet the new position’s
performance expectations and standard as established by the new superior. The orientation or
probation period may be required under some special cases.
The employee is only allowed to transfer back to their former department upon completing
the orientation or probation period under new department. However, the approval is subject to
availability of the vacancy, acceptance by the former Head and the final decision from the
Staff Transfer Committee.
69
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 11 : APPEAL MECHANISM GUIDELINES
1.0 Objective of Appeal Mechanism
1.1 To ensure that an enforcement system is fair, parties affected by a dispute resolution or
enforcement decision should be able to seek an appeal of the initial decision to a higher
level after the verdict and judgment has been delivered.
2.0 Why a proper Appeal Mechanism Is Necessary?
2.1 To ensure that the regulations and order of the company are upheld.
2.2 To ensure that the company will operate smoothly.
2.3 To ensure management ought to give employee the opportunity to appeal even after the
verdict and judgment has been delivered.
2.4 By opening the case or considering the appeal, it may reveal any shortcomings,
irregularities or laxity in the enforcement of safety, security, rules and regulations or
operational procedures, which might have escaped the management’s attention.
2.5 To avoid misuse of power by discipline panel.
3.0 Type of Appeal
3.1 To withdraw the disciplinary case.
3.2 To reduce the level of disciplinary action that have been decided in the disciplinary
meeting by disciplinary panel.
3.3 To reduce the level of disciplinary action that has been decided in the domestic
inquiry by domestic inquiry panel.
3.4 Only cases start from Letter of Concern is allowed for appeal hearing.
3.5 Only cases involved demotion and dismissal verdict is allowed for final appeal
hearing.
4.0 Appeal Panel
4.1 For Appeal (Cases Involving Below Manager Level)
4.1.1
Senior Manager
4.1.2
Senior Manager
4.1.3
Manager
70
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.2 For Appeal (Cases Involving Manager Level)
4.2.1
Deputy CEO / COO
4.2.2
Senior Manager
4.2.3
Senior Manager
4.3 For Final Appeal (Cases Involving Below Manager Level)
4.3.1
Senior Manager
4.3.2
Senior Manager
4.3.3
Manager
4.4 For Final Appeal (Cases Involving Manager Level)
4.4.1
EDC / CEO
4.4.2
Senior Manager
4.4.3
Senior Manager
5.0 Appeal Procedure
5.1 Appeal must be made in writing to Head of DPRC within fourteen (14) days from the
date he / she received the verdict / judgment letter.
6.0 Appeal Hearing
6.1 An Appeal Panel should be formed and convene a hearing within seven (7) working
days from the date of appeal letter received for serious cases (Cases pertaining
demotion or dismissal).
6.2 An Appeal Panel should be formed every one (1) month and convene a hearing for
non serious cases (Cases not pertaining demotion or dismissal).
6.3 It is the onus of the appellant to provide the required proof or evidence to justify the
appeal.
6.4 An Appeal Panel has a right to get a statement or view from any relevant parties
during the Appeal Board meeting if needed.
6.5 An Appeal Panel should decide on the appeal with an ‘open mind’ i.e. No
preconceived ideas of the guilt or character of the accused.
6.6 An Appeal Panel should be fair and free from any form of biasness whether official,
personal or pecuniary.
6.7 In deciding the appeal decision, the following factors should be taken into
consideration :
71
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
6.7.1
Degree of seriousness of the act of misconduct committed by the
employee.
6.7.2
Extent to which the delinquent employee is responsible.
6.7.3
Circumstances under which the offence was committed.
6.7.4
Past employment record of the delinquent employee and if there are any
mitigating factors in favor of the accused.
6.7.5
Recommendations of the employee’s supervisor or department manager.
6.7.6
Repercussion of the offence on the general discipline among other
employees in the company.
6.8 An Appeal Panel shall review all documents submitted and decide to
6.8.1
increase
6.8.2
maintain
6.8.3
reduce
6.8.4
cancel / withdraw the earlier judgment.
7.0 Appeal Decision
7.1 In the event the Appeal Panel differs in their findings, the majority decision shall
prevail. It would be appropriate to indicate in the findings of the Panel which finding
were by a majority decision.
7.2 An Appeal Panel shall then make their findings in writing as to increase, maintain,
reduce or cancel earlier verdict / judgment and they must record their reasons.
7.3 The decision should be communicated to the employee in writing within three (3)
days from the date of the Appeal Panel meeting.
7.4 The decision of the Appeal Panel is the final decision (for non serious cases).
7.5 The decision of the Final Appeal Panel is the final decision (for serious cases).
72
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 12 : INCENTIVE DEDUCTION
In order to tighten GDEX rules and regulations and to improve employees’ discipline, also to
reduce the total number of lost shipment, the management would like to announce Incentive
Deduction as per below;
1) Incentive will be deducted from any employee who is involved in any lost shipment case
due to;
a) Employee’s negligence, or
b) Employee’s failure to comply with company’s policies or procedures, or
c) Employee is found to be involved in theft or customer’s shipment is missing.
2) Incentive deduction is for lost shipment case which involves a Domestic Inquiry (DI)
session or lost shipment case which has been investigated by Security & Investigation
Department (SID).
3) Incentive deduction also depends on the result of Security & Investigation Department
(SID) investigation and also depends on the recommendation of Security & Investigation
Department (SID) on whether the said employee involved found guilty or not and either
the said employee is involved or not involved in the case.
4) If the Domestic Inquiry (DI) result is termination, all incentive that is held by Human
Resource Department (HRD) on the date before and all incentive that will be received by
the said employee on the said date and onwards will be deducted.
5) If the Domestic Inquiry (DI) result is lesser punishment and no termination required, all
incentive that has been held by Human Resource Department (HRD) on the date before
and on the said date and all incentive that will be received by employee for the next
following month will be deducted.
6) The type of incentive or categories of incentive that will be deducted from employee are
all performance based incentives.
7) All employee incentive will be deducted regardless of the value, the cost or the price of
the lost shipment and also regardless the amount of compensation that has been made to
customer (if any).
8) This Incentive Deduction Due to Lost Shipment Case Policy is officially effective on 10 th
of February 2011.
73
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PART 13 : REPLACEMENT OFF POLICY
1. REPLACEMENT OFF DUE TO OUTSTATION WORK / TRAINING
The objective of this Replacement Off is to compensate extra hours spent by the staff for working
or traveling on rest day, public holiday or going outstation. It is also to ensure staff has enough
rest time after traveling.
The criteria for the Replacement Off day are as follows:
i.
Working and Traveling on Work Day
1. Staff are encouraged to return to their respective work station at the earliest
possible time upon completing the task. However, should there be unavoidable
circumstances (finish work midnight or unavailable transport), then the staff are
allowed to travel next day.
2. Staff who travel back on the same day are allowed to start work 2 hours later than
the normal start work hour on the following day, if they arrive office/hotel
between 2130 hours to 0000 hours.
3. Staff who travel back on the same day are allowed to take half day replacement
off if they arrive office/hotel after 0001 hours.
4. Staff who travel back the next day and reach their destination before 1600 hours
are required to report to work on that day.
ii.
Working and Traveling on Saturday
1. Staff who are required to work and travel outstation on their working Saturday
shall be entitled to half day replacement off if they arrive office/hotel anytime
between 1600 hours to 1800 hours.
2. Staff who are required to work and travel outstation on their working Saturday
shall be entitled to 1 day replacement off if they arrive office/hotel at 1801 hours
to 0000 hours.
74
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
iii.
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Working and Traveling on Sunday or Public Holiday
1. Staff who are required to work and travel outstation on Sunday or Public Holiday
for minimum 3 hours but less than 4 hours shall be entitled to half day
replacement off.
2. Staff who have taken more than 4 hours for working and traveling on Sunday or
Public Holiday shall be entitled to 1 day replacement off.
Note : Staff under Grade A1 to A3 are allowed to claim OT as normal but should exclude the
traveling time. Therefore, the staff should produce the clock in and clock out record of the OT
(either punch card or written).
2. REPLACEMENT OFF DAY DUE TO IN-HOUSE EXTENDED WORKING HOUR
The staff under Executive level (E1&E2) staff shall be eligible for the replacement off day if they
are required to work at office on Sunday or Public Holiday. The requirements are as follows:
i.
Staff shall be entitled to half day replacement off, if they work minimum for 3 hours
but less than 4 hours
ii.
Staff shall be entitled to 1 day replacement off, if they work more than 4 hours
All the replacement off day must be utilized within 3 months.
All of the criteria mentioned above are not applicable for the following groups: a) All RDF staff
b) All Linehaul staff
75
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
APPENDIX 1 – Table of Authority for Recruitment Interview
Section A : Applicable for the following Division / Group / Department :1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Customer Support Group
Finance Group
Corporate Support Group
Quality Assurance Group
Information Technology / Field Technical Support Department
Network Development Unit
Business Development Unit
Corporate Planning & Development Unit
Courier Divisions – HQ Operation
Transshipment Hub Division
Transport Division
Linehaul Department
International Department
Logistic Division
Category
Interviewer
Replacement Interviewer
Employee
Asst. Head / Deputy Head /
Head of Department
Head of Division
Asst. Head / Deputy Head /
Head of Department
Head of Division
COO / CEO
Head of Division
COO / CEO
Executive Deputy Chairman
Section B : Applicable for the following Division / Group / Department :1.
2.
Courier Division – Branch Operations
Courier Division – Regional Operations
Category
Interviewer
Replacement Interviewer
Employee
Asst. Head / Deputy Head /
Head of Branch
Regional Head
Asst. Head / Deputy Head /
Head of Department
Regional Head
Head of Division
Regional Head
Head of Division
COO / CEO
Head of Division
COO / CEO
Executive Deputy Chairman
REMARK: RECRUITMENT FOR GRADE A1 & A2 SHALL FOLLOW THE ABOVE
TABLE. RECRUITMENT FOR GRADE A3 & ABOVE SHALL BE REFERRED TO
CENTRAL RECRUITMENT OFFICE.
76
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
VERSI BAHASA MELAYU
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
ISI KANDUNGAN
BAHAGIAN 1
: DEFINISI, TAFSIRAN DAN PENGENALAN
MS 1
BAHAGIAN 2
: FALSAFAH GDEX
MS 4
BAHAGIAN 3
: KUALITI POLISI GDEX
MS 6
BAHAGIAN 4
: POLISI SUMBER MANUSIA
MS 7
BAHAGIAN 5
: POLISI DAN PERATURAN SALAH LAKU
MS 24
BAHAGIAN 6
: POLISI KESELAMATAN
MS 33
BAHAGIAN 7
: POLISI GANGGUAN SEKSUAL
MS 56
BAHAGIAN 8
: POLISI PERSARAAN
MS 63
BAHAGIAN 9
: POLISI SISTEM TEKNOLOGI & MAKLUMAT
MS 66
BAHAGIAN 10
: POLISI PERTUKARAN DALAMAN
MS 74
BAHAGIAN 11
: MEKANISMA / PROSEDUR RAYUAN
MS 77
BAHAGIAN 12
: PENOLAKAN INSENTIF KAKITANGAN
MS 81
BAHAGIAN 12
: POLISI GANTI CUTI
MS 83
LAMPIRAN 1
MS 85
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 1 : DEFINISI, TAFSIRAN DAN PENGENALAN
1. DEFINISI
Bagi Buku Panduan Kakitangan ini, terma-terma di bawah mempunyai definisi seperti
berikut;
1.1 GDEX
bermaksud
semua
kumpulan
syarikat
di
bawah
Kumpulan GD Express, termasuk GD Express Carrier
Bhd sebagai syarikat penaung, GD Express Sdn Bhd
sebagai syarikat yang beroperasi, semua subsidiari dan
syarikat bersekutu dan syarikat-syarikat yang diuruskan
oleh GD Express Sdn Bhd.
1.2
Syarikat
bermaksud GD Express Sdn Bhd atau GD Venture (M)
Sdn Bhd atau mana-mana subsidiari kumpulan syarikat
GD Express Carrier Bhd.
1.3 CEO
bermaksud Ketua Pegawai Eksekutif GDEX
1.4 Pihak Pengurusan
bermaksud Pihak Pengurusan GDEX
1.5 HRD
bermaksud Jabatan Sumber Manusia GDEX
1.6 Ahli Jawatankuasa Sumber Manusia bermaksud Ahli Jawatankuasa Sumber Manusia GDEX
1.7 HOD
bermaksud Ketua Jabatan atau Ketua Cawangan
1.8 Kakitangan
bermaksud semua kakitangan di bawah Syarikat
1.9 Buku Panduan
bermaksud Buku Panduan Kakitangan GDEX
2.0 CRO
bermaksud Pusat Pengambilan Kakitangan
1
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
2.
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
TAFSIRAN
2.1 Isi kandungan Buku Panduan ini tidak semestinya lengkap walaupun segala usaha dan
percubaan telah dibuat untuk merangkumi semua bahagian yang berkaitan dengannya.
2.2 Mana-mana bahagian berkanun yang tidak terdapat dalam Buku Panduan ini atau
timbulnya sebarang keraguan atau kekeliruan, bahagian berkanun atau akta-akta yang
berkaitan akan digunakan sebagai rujukan.
2.3 Tidak berkaitan untuk versi Bahasa Melayu (Sila rujuk versi Bahasa Inggeris)
2.4 Tidak berkaitan untuk versi Bahasa Melayu (Sila rujuk versi Bahasa Inggeris)
2.5 Versi Bahasa Inggeris adalah versi rasmi. Sekiranya terdapat sebarang kekeliruan yang
timbul daripada versi Bahasa Melayu, versi Bahasa Inggeris akan digunakan sebagai
rujukan.
3.
PENGENALAN
3.1 Objektif
Buku Panduan Kakitangan ini adalah sebagai rujukan kepada terma dan syarat, tugasan
dan tanggungjawab, faedah dan perkara-perkara lain yang berkaitan dengan
perkhidmatan kakitangan.
3.2 Sulit
Isi kandungan Buku Panduan Kakitangan ini adalah sulit dan bertujuan sebagai rujukan
di antara pihak syarikat dan kakitangan. Buku panduan ini harus dipulangkan ke Jabatan
Sumber Manusia sekiranya kakitangan tidak lagi berkhidmat dengan Syarikat.
3.3 Kegunaan
3.3.1
Segala isi kandungan di dalam buku panduan ini perlu dipatuhi oleh semua
kakitangan syarikat yang berkhidmat sepenuh masa.
3.3.2
Buku Panduan ini juga perlu dipatuhi oleh kakitangan kontrak dan kakitangan
separuh masa secara amnya termasuk semua polisi tempat kerja, terma, syarat dan
peraturan kecuali yang bercanggah di dalam kontrak perkhidmatan. Kakitangan
kontrak dan kakitangan separuh masa tidak layak untuk menerima sebarang faedah
yang dinyatakan di dalam buku panduan ini sepertimana kakitangan sepenuh masa
melainkan faedah-faedah tersebut telah dinyatakan di dalam kontrak perkhidmatan.
2
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
3.4 Penambahan dan Pengecualian
Pihak pengurusan mempunyai hak untuk menambah atau mengecualikan mana-mana
polisi, faedah, terma dan syarat di dalam buku panduan ini terhadap mana-mana
kakitangan atau kumpulan kakitangan sekiranya diperlukan atau bergantung kepada
keadaan, tertakluk kepada pertimbangan Ahli Jawatan Kuasa Sumber Manusia dan
kelulusan CEO.
3.5 Segala terma dan syarat di dalam buku panduan ini adalah tambahan kepada terma dan
syarat yang dinyatakan di dalam Surat Perlantikan Jawatan.
3.6 Sebarang keputusan yang telah dibuat oleh pihak pengurusan terhadap mana-mana
kakitangan syarikat tidak boleh dijadikan panduan, rujukan atau alasan bagi mana-mana
kakitangan lain untuk menerima keputusan yang sama.
3.7 Pihak pengurusan mempunyai hak untuk meminda, mengeluarkan atau menambah manamana terma dan syarat apabila diperlukan dan sekiranya diperlukan. Segala perubahan
terhadap terma dan syarat tersebut perlu diluluskan oleh CEO atau mana-mana pegawai
atau ahli jawatankuasa yang telah diberi mandat oleh CEO.
3.8 Mana-mana peruntukan atau akta yang berkaitan dengan Polisi Sumber Manusia yang
tidak dinyatakan di dalam Buku Panduan ini tetap akan berkuatkuasa sehingga ianya
diganti dengan peruntukan atau akta yang baru.
3
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 2 : FALSAFAH GDEX
Falsafah GDEX adalah asas kepada semua polisi GDEX. Falsafah GDEX mengandungi NilaiNilai Teras yang perlu disematkan dalam diri semua kakitangan GDEX, Prinsip Pengurusan yang
merangkumi proses kerja dan matlamat setiap bahagian syarikat, Kualiti Korporat yang ingin
dicapai dan matlamat unggul syarikat iaitu KEPERCAYAAN dari pihak pelanggan dan manamana pihak yang mempunyai kepentingan di dalam syarikat.
Falsafah GDEX juga mengandungi matlamat jangka panjang terhadap kemajuan dan
pertumbuhan syarikat iaitu Visi Korporat dan matlamat semasa yang harus dicapai iaitu Misi
Korporat.
Berikut adalah komponen utama Falsafah GDEX:-
1. Visi
2. Misi
3. Nilai-Nilai Teras
4. Prinsip Pengurusan
5. Kualiti Korporat
6. Objektif Korporat
2.1 Visi GDEX
Satu pasukan yang saling mengambil berat dan bersemangat tinggi;
Sebuah Organisasi yang mempunyai nilai-nilai teguh dan proses-proses yang dinamik;
Memberi penyelesaian efektif yang bernilai kepada pihak pelanggan; dan
Menyumbang kepada kesejahteraan komuniti.
- Menjadi model peneraju di dalam industri perkhidmatan logistik.
2.2 Misi GDEX
Untuk memberi perkhidmatan penghantaran ekspres yang paling dipercayai dan
professional dalam negara kita beroperasi.
4
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
2.3 Nilai-Nilai Teras GDEX
2.3.1
Menghormati individu
2.3.2
Komitmen
2.3.3
Saling Mengambil berat
2.3.4
Dengar, Berfikir, Bertindak
2.3.5
Pro-Aktif
2.3.6
Profesional
2.3.7
Kejujuran
2.3.8
Peningkatan Berterusan
2.3.9
Mengutamakan syarikat
2.4 Prinsip Pengurusan GDEX
2.4.1
Berorientasikan Objektif
2.4.2
Bertanggungjawab
2.4.3
Pentadbiran & Pengurusan Korporat
2.4.4
Ganjaran Berdasarkan Prestasi
2.4.5
Merancang-Bertindak-Menyemak Semula
2.5 Korporat Kualiti GDEX
2.5.1
Keselamatan
2.5.2
Integriti
2.5.3
Kebolehpercayaan
2.6 Objektif Korporat GDEX
KEPERCAYAAN
5
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 3 : KUALITI POLISI GDEX
KUALITI POLISI GDEX adalah asas kepada semua proses kerja syarikat dan juga matlamat
setiap bahagian di dalam semua unit operasi GDEX. Ia mempunyai dua bahagian.
Bahagian pertama memerlukan semua kakitangan memahami MENGAPA setiap tugasan
diberikan, merancang dengan teliti sebelum melaksanakan tugasan tersebut, dan menyemak
perlaksanaan tugasan bagi memastikan matlamat yang telah ditetapkan berjaya dicapai.
Melaksanakan sesuatu tugasan bukan sahaja melibatkan perlaksanaan semata-mata, ianya harus
melibatkan pemahaman MENGAPA sesuatu tugasan itu perlu dilaksanakan dan juga melibatkan
proses penyemakan setelah ianya dilaksanakan.
Bahagian kedua memerlukan semua kakitangan mengetepikan ego dan sentiasa bersedia
menerima kritikan dan cadangan bagi tujuan peningkatan dalam tugasan sedia ada, tanpa
mengambil kira betapa bagusnya proses yang sedia ada. Ia memaksa semua kakitangan untuk
menerima dan memahami bahawa sentiasa ada cara yang lebih baik untuk melaksanakan sesuatu
tugasan berbanding proses yang sedia ada dan kita seharusnya berterima kasih kepada mereka
yang mengkritik dan membawa kita kepada peningkatan yang berterusan.
Kualiti Polisi GDEX adalah seperti berikut :-
Kami amat komited untuk memastikan setiap tugasan dirancang dengan teliti dan
matlamat tugasan tersebut difahami. Setiap proses hanya dianggap sempurna setelah
penyemakan dibuat bagi memastikan matlamat yang telah ditetapkan berjaya dicapai.
Dalam apa jua tugasan, kami percaya bahawa akan sentiasa ada cara yang lebih baik
untuk melaksanakannya. Kami akan sentiasa berusaha untuk mencari cara yang terbaik.
6
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 4 : POLISI SUMBER MANUSIA
4.1
KOD TATALAKU
Semua kakitangan perlu ;
4.1.1
Memahami dan mematuhi Falsafah Korporat GDEX.
4.1.2
Mematuhi segala polisi, prosedur dan amalan GDEX
4.1.3
Melaksanakan tanggungjawab yang telah diamanahkan dengan sedaya upaya dan
membuat yang terbaik.
4.1.4
Mempromosikan dan mengutamakan kepentingan GDEX sepanjang masa.
4.1.5
Menumpukan kerjaya hanya untuk syarikat dan tidak terlibat secara langsung / tidak
langsung dalam mana-mana jenis pekerjaan yang boleh menjejaskan kepentingan pihak
syarikat, walaupun berkerja sambilan.
4.1.6
Mendapatkan kebenaran terlebih dahulu daripada pihak syarikat untuk mana-mana
pemegangan saham atau perlantikan sebagai pengarah di mana-mana syarikat lain di luar
kumpulan pihak syarikat.
4.1.7
Memastikan diri sentiasa berkelakuan sopan pada setiap masa bagi menampilkan nama
baik GDEX.
4.1.8
Menjaga maklumat-maklumat sulit pihak syarikat yang diperolehi semasa tempoh
berkhidmat dengan pihak syarikat.
4.2
HARI BEKERJA DAN WAKTU BEKERJA
Kakitangan Operasi

Kurier :
Isnin hingga Jumaat
: 8.00 pagi hingga 6.00 petang
(waktu rehat adalah 2 jam dari 12.00 tengahari hingga 2 petang)
Sabtu

: 8.00 pagi hingga 1.00 petang
Operasi Malam (HUB) :
a) Syif 1
: Isnin hingga Jumaat
: 6.00 petang hingga 3.00 pagi
b) Syif 2
: Isnin hingga Jumaat
: 7.00 malam hingga 4.00 pagi
c) Syif 3
: Isnin hingga Jumaat
: 9.00 malam hingga 6.00 pagi
d) Syif 4
: Isnin hingga Jumaat
: 10.00 malam hingga 7.00 pagi
7
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook


COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
a) Syif 1
: Sabtu
: 1.00 petang hingga 8.00 malam
b) Syif 2
: Sabtu
: 7.00 petang hingga 4.00 pagi
c) Syif 3
: Sabtu
: 10.00 malam hingga 7.00 pagi
a) Syif 1
: Ahad
: 10.00 malam hingga 7.00 pagi
Bahagian Linehaul :
a)
Syif 1 (Daily Team)
: Tertakluk kepada Jadual BulananTugasan Linehaul
b)
Syif 2 (Alternate Team)
: Tertakluk kepada Jadual BulananTugasan Linehaul
Bahagian Keselamatan :
a)
Syif 1
: Isnin hingga Ahad
: 8.00 pagi to 8.00 malam
b)
Syif 2
: Isnin hingga Ahad
: 8.00 malam to 8.00 pagi
(waktu rehat adalah 1 jam)
Kakitangan Bukan Operasi
Isnin hingga Jumaat
: 8.30 pagi hingga 5.30 petang
(waktu rehat tidak lebih daripada satu (1) jam dari 12.00 tengahari hingga 2.00 petang)
Sabtu
: 8.30 pagi hingga 12.30 tengahari
4.2.1 Walaubagaimanapun, pihak pengurusan akan mengkaji semula waktu bekerja mengikut
keperluan tugasan dari masa ke semasa,
4.2.2 Sebagai panduan am, kakitangan perlu bertugas selama 44 jam seminggu di mana 8 jam
akan ditolak bagi setiap cuti umum.
4.2.3 Semua kakitangan layak memperolehi satu hari rehat dalam setiap minggu. Hari Ahad
adalah hari rehat bagi kakitangan yang bekerja di bawah keadaan normal. Bagi negeri
Kelantan dan Terengganu, hari rehat adalah hari Jumaat, manakala hari Ahad adalah hari
bekerja. Hari rehat untuk Bahagian Hub dan Bahagian Linehaul adalah sama ada pada
hari Sabtu, Ahad atau Isnin. Hari rehat untuk Jabatan Keselamatan adalah pada mana-
8
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
mana hari dalam minggu tersebut. Susunan hari rehat boleh dilihat dalam Jadual Tugasan
Bulanan yang disediakan oleh ketua jabatan masing-masing.
4.2.4 Semua kakitangan adalah layak untuk menerima cuti bergaji bagi semua cuti awam
persekutuan dan negeri yang telah diwartakan, di mana kakitangan berkhidmat.
4.2.5 Kelulusan dan kebenaran bagi semua cuti yang tidak diwartakan adalah tertakluk kepada
pertimbangan dan keputusan mutlak pihak syarikat. Semua kakitangan akan
dimaklumkan mengenai cuti tersebut.
4.2.6 Semua kakitangan dikehendaki untuk mematuhi waktu bekerja yang telah ditetapkan oleh
pihak syarikat. Sekiranya kakitangan tidak dapat menghadirkan diri pada waktu yang
telah ditetapkan pada mana-mana hari bekerja, kakitangan hendaklah memaklumkan
kepada Penyelia, Ketua Jabatan / Cawangan, Pengurus Regional atau Jabatan Sumber
Manusia melalui panggilan telefon seawal mungkin atau tidak lebih daripada tiga (3) jam
selepas waktu mula bekerja.
4.2.7 Kelewatan kehadiran kakitangan akan direkodkan di dalam rekod kedatangan kakitangan
yang disimpan oleh Jabatan Sumber Manusia. Sekiranya kakitangan lewat hadir bekerja
lebih daripada tiga (3) kali sebulan, surat peringatan (kehadiran) akan dikeluarkan kepada
kakitangan oleh Jabatan Domestik, Perhubungan Awam dan Komunikasi (DPRC).
Sekiranya kakitangan masih hadir lewat tanpa sebarang alasan kukuh, tindakan disiplin
akan diambil dan keputusan tindakan disiplin tersebut bergantung kepada panel disiplin.
4.3
KOD PAKAIAN
4.3.1
Semua kakitangan hendaklah mematuhi kod pakaian seperti yang telah ditetapkan di
dalam Polisi Kod Pakaian.
4.4
PENGAMBILAN KAKITANGAN
4.4.1
Pengambilan kakitangan adalah berdasarkan kepada keperluan tenaga kerja yang telah
diluluskan oleh Pihak Pengurusan.
4.4.2
Perlantikan jawatan hanya boleh dibuat sekiranya:
4.4.2.1
Calon wajib menduduki dan lulus Penilaian Asas (BRT)
4.4.2.2
Setelah lulus ujian BRT, calon akan ditemuduga oleh pihak seperti yang
tersenarai di dalam Jadual Kuasa Temuduga Pengambilan Kakitangan.
4.4.2.3
Sekiranya calon memohon jawatan kritikal atau utama, calon dikehendaki
menduduki temuduga kedua seperti yang tersenarai di dalam Jadual Kuasa
Temuduga Pengambilan Kakitangan. Sekiranya calon memohon bagi jawatan-
9
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
jawatan lain, borang permohonan kerja yang lengkap perlu dihantar ke CRO bagi
tujuan komen dan kelulusan.
4.4.2.4
Sekiranya calon didapati sesuai dengan jawatan yang dipohon, borang
permohonan kerja yang lengkap perlu dihantar ke CRO bagi tujuan komen dan
kelulusan.
4.4.2.5
CRO akan menjalankan proses penyaringan kakitangan terhadap setiap calon
sebelum mendapatkan kelulusan terakhir daripada CEO.
4.4.2.6
Sebaik sahaja kelulusan terakhir diperolehi dari CEO, surat perlantikan jawatan
akan dikeluarkan.
Sila beri perhatian, penemuduga tidak boleh menjanjikan sebarang jumlah gaji kepada calon yang
ditemuduga sebelum mendapat kelulusan daripada CEO terlebih dahulu.
4.5 TEMPOH PERCUBAAN
4.5.1
Tempoh percubaan normal bagi setiap kakitangan adalah tiga (3) bulan kecuali bagi
kakitangan yang tempoh percubaan berbeza seperti yang ternyata dalam surat perlantikan
jawatan.
4.5.2
Sekiranya prestasi kakitangan jauh melebihi jangkaan dan keperluan bagi sesuatu
jawatan, pihak syarikat boleh mengesahkan jawatan kakitangan tersebut sebelum tamat
tempoh percubaan.
4.5.3
Sekiranya prestasi kakitangan gagal memenuhi keperluan dan jangkaan bagi sesuatu
jawatan, pihak syarikat berhak untuk melanjutkan tempoh percubaan.
4.5.4
Sekiranya prestasi kakitangan jauh lebih rendah daripada jangkaan dan keperluan bagi
sesuatu jawatan dan tiada peluang dan harapan untuk memenuhi keperluan dan jangkaan
tersebut dalam tempoh masa terdekat, pihak syarikat berhak untuk menamatkan
perkhidmatan kakitangan tersebut sebelum tamat tempoh percubaan.
4.5.5
Sepanjang tempoh percubaan, sekiranya kakitangan terlibat atau melakukan salahlaku
major, salahlaku serius atau salahlaku yang keterlaluan, pihak syarikat berhak untuk
menamatkan perkhidmatan dengan serta merta sebelum tamat tempoh percubaan.
4.5.6
Sepanjang tempoh percubaan, kakitangan tidak layak untuk memperolehi sebarang cuti
tahunan. Kakitangan hanya layak memperolehi cuti tahunan pro-rata setelah jawatan
disahkan bergantung kepada jumlah bulan bekerja.
4.5.7
Kakitangan dalam tempoh percubaan yang bekerja lebih satu bulan dibenarkan
mengambil cuti tahunan pendahuluan mengikut jawatannya. Walaubagaimanapun,
10
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
sekiranya Kontrak Perkhidmatan ditamatkan sebelum pengesahan jawatan, semua cuti
tahunan pendahuluan yang telah diambil akan ditolak daripada gaji terakhir.
4.5.8
Semua kakitangan dikehendaki lulus sebarang ujian atau penilaian yang telah ditetapkan
oleh pihak syarikat sebagai keperluan bagi pengesahan jawatan.
4.6
KENAIKAN
PANGKAT
ATAU
GRED
/
PERUBAHAN
JAWATAN
/
PENUKARAN
4.6.1
Pihak syarikat mempunyai hak mutlak untuk mengubah jawatan dan / atau menukarkan
mana-mana kakitangan di dalam kumpulan GDEX sekiranya perlu. Tiada faedah
tambahan akan diberikan kecuali ia melibatkan kenaikan pangkat atau gred.
4.7
NOTIS PENAMATAN PERKHIDMATAN
4.7.1
Sepanjang tempoh percubaan, perkhidmatan boleh ditamatkan pada bila-bila masa
apabila:
i.
Mana-mana pihak (majikan / kakitangan) memberikan notis secara bertulis
kepada pihak yang satu lagi bagi tempoh tiga (3) hari atau
ii.
4.7.2
Membayar gaji sebagai ganti tempoh notis tersebut (3 hari)
Bagi kakitangan yang telah di sahkan jawatan, perkhidmatan boleh ditamatkan apabila:
i.
Mana-mana pihak (majikan / kakitangan) memberikan notis secara bertulis
kepada pihak yang satu lagi bagi tempoh sepertimana berikut:
Bil.
Gred
Peringkat
Tempoh Notis
1
A1
Pembantu (Assistant)
7 Hari
2
A2
Pegawai (Officer)
14 Hari
3
A3
Pegawai Kanan
14 Hari
(Senior Officer)
4
E1
Eksekutif (Executive)
30 Hari
5
E2
Eksekutif Kanan
30 Hari
(Senior Executive)
6
S1
Penolong Pengurus (Assistant
30 Hari
Manager)
7
S2
Pengurus (Manager)
30 Hari
8
S3
Pengurus Kanan
30 Hari
(Senior Manager)
11
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
ii)
4.7.3
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Membayar gaji sebagai ganti tempoh notis seperti jadual di atas.
Pihak syarikat berhak untuk menamatkan perkhidmatan kakitangan dengan serta
merta sekiranya:
4.7.3.1 Kakitangan melakukan sebarang salahlaku major, salahlaku serius atau salahlaku
yang keterlaluan atau kecuaian yang keterlaluan
4.7.3.2 Disahkan kurang siuman
4.7.3.3 Disahkan muflis
4.7.3.4 Disabitkan dengan mana-mana kesalahan jenayah yang melibatkan kes penipuan
dan ketidakjujuran
4.7.3.5 Melakukan sebarang tindakan yang tidak jujur di mana ianya menyebabkan
kemudaratan kepada pihak syarikat.
4.8
HAK HARTA INTELEK
4.8.1
Mana-mana rekaan, prosedur, ciptaan, peningkatan, pembaharuan, sistem, program
komputer, perisian dan pengubahsuaian yang telah disumbangkan sepanjang tempoh
kakitangan syarikat berkhidmat adalah hak harta intelek syarikat.
4.9
PEKERJAAN SAMBILAN
4.9.1
Setiap kakitangan diharapkan supaya memberikan komitmen sepenuhnya terhadap
syarikat. Kakitangan yang bekerja dengan mana-mana organisasi lain samaada sepenuh
masa atau separuh masa adalah dilarang sama sekali.
4.10
PENGLIBATAN
DIRI
DALAM
AKTIVITI
PERNIAGAAN
DI
LUAR
PERKHIDMATAN
4.10.1 Sekiranya kakitangan melibatkan diri dalam apa jua aktiviti perniagaan seperti skim
pemasaran langsung, rangkaian pemasaran atau sebarang bentuk skim pemasaran atau
menjadi ejen insuran separuh masa atau ejen hartanah separuh masa semasa menyertai
syarikat ini, kakitangan tersebut dikehendaki mengisytiharkannya di dalam ruang
penerimaan surat pelantikan jawatan.
4.10.2 Sepanjang tempoh berkhidmat dengan syarikat, sekiranya seorang kakitangan melibatkan
diri dalam apa jua aktiviti perniagaan seperti skim pemasaran langsung, rangkaian
pemasaran atau sebarang bentuk skim pemasaran atau menjadi ejen insuran separuh masa
atau ejen hartanah separuh masa, kakitangan tersebut dikehendaki memaklumkan
12
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
mengenai penglibatan aktiviti tersebut kepada syarikat secara bertulis melalui Jabatan
Sumber Manusia tidak lebih daripada tujuh (7) hari dari tarikh permulaan penglibatan
tersebut.
4.10.3 Sekiranya terdapat sebarang perubahan dalam penglibatan seperti yang tersebut dalam
4.10.1 dan 4.10.2, kakitangan dikehendaki memaklumkan perubahan tersebut secara
bertulis kepada Jabatan Sumber Manusia tidak lebih daripada tujuh (7) hari dari tarikh
perubahan tersebut.
4.10.4 Pihak syarikat mempunyai hak untuk mengarahkan kakitangan supaya menghentikan
penglibatan seperti yang tersebut pada 4.10 sekiranya prestasi kerja kakitangan tersebut
terjejas akibat penglibatannya dalam aktiviti tersebut.
4.10.5 Walaupun kakitangan mendapat persetujuan daripada syarikat untuk terlibat dalam
aktiviti di luar kakitanganan sepertimana di dalam 4.10.1 dan 4.10.2, kakitangan tidak
dibenarkan sama sekali menggunakan kemudahan atau mana-mana sumber syarikat
untuk menjalankan aktiviti tersebut.
4.10.6 Kegagalan mematuhi 4.10.4 atau 4.10.5 merupakan salah laku serius.
4.11
SULIT DAN PERSENDIRIAN
4.11.1 Kakitangan syarikat pada bila-bila masa tidak dibenarkan mendedahkan kepada manamana pihak, firma, syarikat ataupun mana-mana organisasi berkenaan kepimpinan,
maklumat pengurusan, amalan, urusan perniagaan, perjanjian perniagaan, atau hal-hal
syarikat, pelanggan syarikat, pengarah, pihak pengurusan atau kakitangan syarikat yang
diketahui sepanjang tempoh berkhidmat, semasa bekerja ataupun setelah berhenti
berkhidmat dari syarikat. Kakitangan hendaklah menganggap segala maklumat tersebut
sebagai maklumat yang sulit.
4.12
CUTI
4.12.1 KELAYAKAN CUTI TAHUNAN
Semua kakitangan yang telah disahkan jawatannya akan mendapat cuti tahunan mengikut
jawatannya. Kakitangan di dalam kumpulan A yang merangkumi Bahagian Operasi tidak
mendapat cuti sabtu berselang kerana keperluan tugas mereka, manakala kakitangan di
dalam kumpulan B yang merangkumi Bahagian bukan Operasi, layak mendapat cuti
sabtu berselang. Oleh yang demikian kakitangan di dalam kumpulan A mendapat lebih
banyak cuti tahunan daripada kakitangan daripada kumpulan B.
13
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Setiap bulan, kakitangan dalam Kumpulan A akan mendapat satu (1) Hari Cuti pada hari
Sabtu (Cuti Sabtu). Pada setiap suku tahunan, kakitangan dalam Kumpulan A akan
mendapat satu (1) lagi Hari Cuti tambahan pada hari Sabtu (Cuti Sabtu Khas). Jumlah
Cuti Sabtu bagi kakitangan Kumpulan A adalah 16 hari untuk satu tahun.
Kumpulan A
Cawangan (semua kakitangan di cawangan)

Jabatan Linehaul

Bahagian Hub

Jabatan Keselamatan

Bahagian Kurier kecuali Jabatan Perkhidmatan Pelanggan dan kakitangan pengurusan di
Bahagian Kurier.
A)
Tahun pertama
perkhidmatan
Junior
Executive
Senior
(A1-A3)
(E1-E2)
(S1-S3)
16 *
18*
20*
18
20
22
20
22
24
22
24
26
Pada tahun
kedua,ketiga,keempat
perkhidmatan
Pada tahun kelima,
keenam dan ketujuh
perkhidmatan
Pada tahun kelapan dan
seterusnya
14
Komen
* Jumlah cuti akan
dipro-ratakan mengikut
jumlah bulan bekerja
pada tahun tersebut.
Pemulaan
perkhidmatan sebelum
atau pada 15 haribulan
bulan tersebut dikira
sebagai satu (1) bulan.
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Kumpulan B
Semua kakitangan yang bekerja di Ibu Pejabat kecuali yang dinyatakan di dalam
kumpulan A

Bahagian Kurier: Jabatan Perkhidmatan Pelanggan dan kakitangan pengurusan di
Bahagian Kurier
A)
Junior
Executive
Senior
(A1-A3)
(E1-E2)
(S1-S3)
Remarks
* Jumlah cuti akan
dipro-ratakan mengikut
jumlah bulan bekerja
pada tahun tersebut.
Tahun pertama
12 *
14 *
16 *
Pemulaan
perkhidmatan sebelum
perkhidmatan
atau pada 15 haribulan
bulan tersebut dikira
sebagai satu (1) bulan.
Pada Tahun kedua, ketiga
dan keempat perkhidmatan
14
16
18
Pada tahun kelima, keenam
16
18
20
18
20
22
dan ketujuh perkhidmatan
Pada tahun kelapan dan
seterusnya
15
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.2 PROSEDUR PERMOHONAN CUTI
4.12.2.1 Kelayakan cuti tahunan yang dinyatakan di dalam 4.12.1 adalah diberi kepada
kakitangan yang bekerja penuh dalam satu (1) tahun kalendar. Bagi kakitangan yang
bekerja tidak cukup satu (1) tahun, jumlah cuti yang layak akan dipro-ratakan mengikut
jumlah bulan penuh bekerja pada tahun tersebut.
4.12.2.2 Setiap kakitangan yang memohon cuti tahunan hendaklah mendapatkan kebenaran
terlebih dahulu daripada ketua. Selepas mendapat kebenaran, borang permohanan cuti
hendaklah dihantar kepada Ketua Jabatan, Ketua Bahagian, Ketua Cawangan atau CEO
untuk kelulusan mengikut jadual kelayakan cuti.
4.12.2.3 Permohonan cuti tersebut mestilah diserahkan kepada pihak yang meluluskan tidak
kurang daripada tujuh (7) hari sebelum tarikh cuti bermula.
4.12.2.4 Kakitangan tidak dibenarkan bercuti sehingga permohonan cuti diluluskan secara
bertulis oleh pihak yang meluluskan.
4.12.2.5 Kakitangan yang bercuti tanpa mendapat kelulusan daripada pihak yang meluluskan
dikira sebagai tidak hadir bekerja tanpa kebenaran (AWOL) dan akan dikenakan tindakan
disiplin yang berat. Ianya dikira sebagai cuti tanpa gaji dan gaji kakitangan tersebut akan
ditolak.
4.12.2.6 Bagi penamatan perkhidmatan selain daripada pemecatan oleh syarikat selaras dengan
Akta Seksyen 14 Akta Pekerjaan, kakitangan akan dibayar baki cuti tahunan yang di proratakan sekiranya ada.
4.12.2.7 Kakitangan yang telah dipecat oleh syarikat selaras dengan Seksyen 14 bagi Akta
Kakitanganan tidak layak untuk mendapat mana-mana baki cuti tahunan yang telah
dipro-ratakan.
4.12.2.8 Cuti tahunan patut dihabiskan pada tahun yang sama. Walaubagaimanapun, cuti tahunan
yang tidak dapat dihabiskan boleh dibawa ke tahun berikutnya tetapi ia terhad 8 hari bagi
kumpulan A dan 6 hari bagi kumpulan B sepertimana pada 4.12.1. Cuti tahunan yang
dibawa ke tahun berikutnya hendaklah dihabiskan sebelum 30hb Jun pada tahun tersebut.
Jikalau tidak, ia akan dikira telah lupus melainkan terdapat kelulusan khas daripada
syarikat melalui satu memorandum rasmi daripada Jabatan Sumber Manusia.
4.12.2.9 Jumlah minimum cuti yang boleh diambil adalah separuh hari atau empat (4) jam
daripada waktu bekerja dan ia akan dikira sebagai cuti separuh hari.
4.12.2.10 Cuti tahunan yang diambil pada hari Sabtu akan dikira sebagai cuti separuh hari.
4.12.2.11 Cuti tahunan adalah hak milik peribadi seseorang kakitangan, ianya tidak boleh
diniagakan, ditukar milik ataupun diserahkan kepada kakitangan yang lain.
16
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.2.12 Syarikat mempunyai hak untuk membatalkan mana-mana cuti tahunan yang telah
diluluskan kepada kakitangan sekiranya kehadiran kakitangan tersebut dikehendaki.
4.12.3 CUTI PENDAHULUAN
4.12.3.1 Merujuk kepada 4.12.1, jumlah cuti tahunan yang dibenarkan akan dipro-ratakan
berdasarkan jumlah bulan bekerja pada tahun tersebut. Sekiranya jumlah hari cuti
tahunan yang dimohon adalah lebih daripada baki cuti tahun sebelumnya ditambah
dengan jumlah cuti tahun semasa yang layak pada bulan tersebut, maka perbezaan antara
cuti tersebut adalah dikira sebagai cuti pendahuluan.
4.12.3.2 Jumlah maksimum cuti pendahuluan yang dibenarkan untuk kakitangan tidak boleh
melebihi jumlah cuti tahunan yang dibenarkan pada tahun tersebut.
4.12.3.3 Sekiranya seorang kakitangan yang mengambil cuti pendahuluan berhenti berkhidmat
dan telah mengambil cuti pendahuluan yang melebihi kelayakan kakitangan tersebut,
maka baki cuti pendahuluan yang diambil akan dikira sebagai cuti tanpa gaji dan ianya
akan ditolak dari gaji terakhir kakitangan tersebut.
4.12.3.4 Cuti Pendahuluan hendaklah diluluskan oleh CEO tidak kurang dari tujuh (7) hari
sebelum tarikh cuti bermula
4.12.3.4 Sekiranya kakitangan masih mengambil cuti setelah menghabiskan semua cuti tahunan
yang layak diperolehi dan tanpa kelulusan terlebih dahulu seperti yang dinyatakan dalam
4.12.3.4, ketidakhdirannya akan dikira sebagai Tidak Hadir Bekerja Tanpa Kebenaran
(AWOL) dan tertakluk kepada tindakan disiplin.
4.12.4
CUTI TANPA GAJI
4.12.4.1 Sekiranya kakitangan mengambil cuti lebih daripada yang dibenarkan samada cuti
tahunan ataupun cuti pendahuluan termasuk baki cuti dari tahun sebelumnya, cuti
tersebut akan dikira sebagai cuti tanpa gaji.
4.12.4.2 Bagi permohonan cuti tanpa gaji yang kurang daripada 3 hari, sokongan daripada Ketua
Jabatan atau Ketua Cawangan diperlukan dan Ketua Kumpulan mesti meluluskan
permohonan. Kelulusan daripada pihak penyelia dan CEO diperlukan untuk permohonan
cuti tanpa gaji yang melebihi 3 hari. Cuti tanpa gaji ini adalah tidak digalakkan dan tidak
diinginkan melainkan ianya benar-benar perlu diambil.
4.12.4.3 Jumlah maksimum cuti tanpa gaji dihadkan kepada tujuh (7) hari bagi satu tahun
kalendar.
17
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.4.4 Kakitangan boleh memohon cuti tanpa gaji hanya setelah cuti tahunannya termasuk baki
cuti dari tahun sebelumnya habis digunakan.
4.12.4.5 Semua Ketua Jabatan haruslah membuat penilaian sepenuhnya sebelum membenarkan
cuti tanpa gaji diambil dan memberi sebab yang kukuh sebelum mengesyorkannya.
4.12.4.6 Syarikat berhak mengambil tindakan disiplin terhadap kakitangan yang gagal mematuhi
prosedur permohonan cuti tanpa gaji sepertimana yang telah dinyatakan.
4.12.5 CUTI KAHWIN
4.12.5.1 Setiap kakitangan layak menerima cuti kahwin selama tiga (3) hari bekerja berturut-turut
bagi perkahwinan yang sah dari segi undang-undang bagi perkahwinan kali pertama,
kedua, ketiga atau keempat selagi dia masih berkhidmat dengan syarikat.
4.12.5.2 Permohonan cuti kahwin hendaklah dibuat tidak kurang daripada dua puluh satu (21)
hari sebelum tarikh permulaan cuti.
4.12.5.3 Selepas kakitangan mengambil cuti kahwin, kakitangan hendaklah menyerahkan salinan
sijil perkahwinan kepada Jabatan Sumber Manusia tidak lebih dari dua puluh satu (21)
hari selepas hari terakhir cuti kahwin diambil. (Bagi kakitangan di cawangan, sijil
perkahwinan hendaklah diserahkan kepada ketua cawangan untuk diserahkan kepada
Jabatan Sumber Manusia). Sekiranya kakitangan gagal berbuat demikian, cuti kahwin
tersebut akan dikira sebagai cuti tanpa gaji.
4.12.6 CUTI EHSAN
4.12.6.1 Setiap kakitangan akan diberi cuti ehsan berbayar bagi kematian ahli keluarga
sepertimana jadual di bawah :
S/N
Hubungan Dengan Orang Jumlah
Yang Meninggal Dunia
Cuti
Ehsan
Diberikan
1
Ibu / Bapa
3 Hari
2
Suami / Isteri
3 Hari
3
Anak
3 Hari
4
Datuk / Nenek
2 Hari
5
Ibu Mertua / Bapa Mertua
2 Hari
6
Adik Beradik
2 Hari
7
Datuk / Nenek bagi Suami /
1 Hari
Isteri
18
Yang
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.6.2I Bagi Cuti Ehsan berbayar, kakitangan hendaklah menyerahkan satu salinan sijil
kematian dan apa-apa dokumen sokongan lain sebagai bukti kakitangan mempunyai
hubungan dengan orang yang meninggal dunia.
4.12.6.3 Dalam Cuti Ehsan berbayar, Ibu / Bapa Tiri akan dikira sebagai Ibu/Bapa dan Anak Tiri
dikira sebagai Anak Sendiri.
4.12.6.4 Cuti Ehsan ini diberikan kepada kakitangan atas keprihatinan pihak syarikat terhadap
kakitangan yang memerlukan masa untuk menguruskan jenazah dan hal-hal yang
berkaitan dengannya dan untuk meredakan kesedihan. Oleh yang demikian cuti ini hanya
sah jika diambil sejurus selepas kematian ahli keluarga. Walaubagaimanapun, jika
kakitangan memutuskan untuk tidak mengambil cuti sejurus selepas kematian ahli
keluarganya ataupun cuti tersebut diambil kurang daripada kelayakan, ianya akan dikira
sebagai tidak diperlukan dan tidak boleh diambil pada hari yang lain.
4.12.7 CUTI BERSALIN
4.12.7.1 Setiap kakitangan wanita yang telah melengkapkan tempoh berkhidmat tidak kurang
daripada 90 hari dengan syarikat sebelum tempoh berpantang akan dibenarkan
mengambil cuti bersalin berbayar untuk satu tempoh maksimum enam puluh (60) hari
termasuk hari rehat dan termasuk cuti umum.
4.12.7.2 Kakitangan yang memohon cuti bersalin hendaklah menyatakan tarikh jangkaan bersalin
seperti yang telah dimaklumkan oleh doktor. Kakitangan mempunyai pilihan di mana
ianya boleh diambil sebelum tarikh bersalin tetapi tidak boleh melebihi daripada 30 hari
sebelum tarikh jangkaan bersalin.
4.12.7.3 Melainkan dipersetujui oleh pengurusan, sekiranya kakitangan yang mengambil cuti
bersalin membuat keputusan tanpa paksaan untuk memulakan kerja sebelum tempoh cuti
bersalin selama 60 hari habis digunakan, cuti tersebut tidak dibenarkan dibawa ke
hadapan atau dibawa ke hari lain dan ianya disifatkan tidak perlu.
4.12.7.4Bagi kakitangan yang masih di dalam tempoh cuti bersalin tetapi dikehendaki kembali ke
syarikat atas permintaan syarikat bagi menghabiskan kerja yang tertangguh, kakitangan
tersebut akan diberikan cuti ganti bagi baki cuti yang bersalin yang tidak diambil pada
hari yang lain, walaupun ianya telah dinyatakan di dalam 4.12.7.3.
4.12.7.5 Kakitangan wanita tidak layak mendapat cuti bersalin sekiranya dia mempunyai lima
atau lebih anak (yang hidup) pada masa bersalin.
19
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.7.6 Semua terma dan syarat bagi cuti bersalin adalah sepertimana termaktub di dalam Akta
Kakitanganan Seksyen 37 sehingga Seksyen 42.
4.12.8 CUTI PATERNITI
4.12.8.1 Kakitangan lelaki yang sudah berkahwin secara sah akan diberikan cuti paterniti
berbayar untuk maksimum dua (2) hari bekerja berturut-turut sejurus selepas kelahiran
anaknya yang sah bagi lima anak.
4.12.8.2 Kakitangan yang telah memohon cuti paterniti haruslah menyerahkan sijil kelahiran
anaknya bagi membuktikan kelahiran anak tersebut kepada Jabatan Sumber Manusia.
4.12.8.3 Melainkan dipersetujui oleh pihak pengurusan, kakitangan yang diberikan cuti paterniti
tetapi telah membuat keputusan tanpa paksaan untuk tidak mengambil cuti paterniti atau
mengambil kurang daripada yang diberikan ianya tidak dibenarkan dibawa ke hadapan
atau dibawa ke hari yang lain dan disifatkan tidak perlu.
4.12.9 CUTI SAKIT
4.12.9.1 Setiap kakitangan layak memperolehi cuti sakit berbayar sepertimana yang termaktub di
dalam Seksyen 60F Akta Kakitangan sepertimana berikut:
(1) empat belas (14) hari mengikut kalendar jika kakitangan itu telah
berkhidmat kurang daripada dua (2) tahun;
(2) lapan belas belas hari (18) hari mengikut kalendar jika kakitangan telah
berkhidmat untuk dua tahun atau lebih tetapi kurang daripada lima
tahun;
(3) dua puluh dua (22) hari mengikut kalendar jika kakitangan telah
bekerja untuk lima tahun atau lebih.
4.12.9.2 Cuti sakit berbayar akan diberikan kepada kakitangan yang disahkan tidak sihat untuk
bekerja oleh doktor daripada panel klinik yang telah dilantik oleh syarikat atau manamana poliklinik atau hospital kerajaan.
4.12.9.3 Syarikat tidak akan bertanggungjawab untuk meluluskan cuti sakit berbayar yang
diperolehi daripada doktor perubatan yang bukan panel klinik dalam situasi bukan
kecemasan. Hari tersebut akan dikira sebagai cuti tahunan untuk kakitangan yang sah
atau sebagai cuti tanpa gaji untuk kakitangan yang dalam tempoh percubaan.
4.12.9.4 Seorang kakitangan yang tidak dapat hadir disebabkan oleh sakit hendaklah
menyerahkan sijil cuti sakit yang asal kepada Jabatan Sumber Manusia pada hari pertama
kakitangan kembali bertugas.
20
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.9.5 Kakitangan yang dilanjutkan cuti sakitnya oleh doktor dikehendaki mengemukakan sijil
cuti sakit asal kepada Jabatan Sumber Manusia dalam tempoh satu (1) minggu daripada
tarikh permulaan cuti sakit.
4.12.9.6 Cuti sakit daripada klinik gigi yang sah atau poliklinik kerajaan boleh diterima.
Walaubagaimanapun, mana-mana tuntutan rawatan optik (mata) atau perubatan berkaitan
gigi tidak boleh dituntut.
4.12.10 CUTI RAWATAN DI HOSPITAL
4.12.10.1 Kakitangan layak memperolehi 60 hari cuti rawatan berbayar di hospital bagi satu tahun
kalendar jika kakitangan dimasukkan ke hospital setelah dinasihatkan oleh mana-mana
pengamal perubatan yang sah.
4.12.10.2 Cuti rawatan di hospital tidak termasuk untuk bersalin, rawatan pergigian, kehamilan,
keguguran dan mana-mana komplikasi akibat kehamilan, pembedahan kosmetik atas
kehendak sendiri ataupun lain-lain pembedahan yang dilakukan bukan kerana keadaan
yang memudaratkan kesihatan dan mengancam nyawa.
4.12.11 CUTI BELAJAR
4.12.11.1 Kakitangan yang telah melengkapkan tahun pertama perkhidmatan sehingga ke-31
Disember layak menerima tiga (3) hari cuti belajar untuk peperiksaan, dengan syarat
notis peperiksaan diberikan kepada syarikat.
4.12.11.2 Cuti belajar hanya diluluskan oleh pihak pengurusan jika ianya berkaitan dengan
pengajian teknikal atau profesional dan berkaitan dengan tugasan kakitangan tersebut.
Pengajian tersebut mesti diiktiraf oleh pihak pengurusan.
4.12.11.3 Permohonan untuk cuti belajar berbayar mestilah dipohon tidak kurang daripada 21 hari
sebelum permulaan cuti.
4.12.12 CUTI KECEMASAN
4.12.12.1 Dalam situasi di mana kakitangan ingin mengambil cuti kecemasan dan masa yang ada
tidak mencukupi untuk memohon cuti mengikut prosedur permohonan cuti, kakitangan
hendaklah mendapatkan kebenaran secara lisan daripada pihak yang meluluskan ataupun
Jabatan Sumber Manusia.
4.12.12.2 Cuti kecemasan hanya dibenarkan kepada kakitangan apabila terdapatnya kejadian
yang tidak dapat dielakkan, tidak diduga dan cemas.
4.12.12.3 Cuti Kecemasan tanpa sebarang dokumen sokongan akan dikira sebagai cuti tanpa gaji.
21
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.12.12.4 Syarikat berhak mengambil tindakan disiplin terhadap kakitangan yang didapati
menyalahgunakan cuti kecemasan.
4.12.12.5 Kelulusan akan diberi mengikut pada budi bicara mutlak syarikat dan bergantung pada
sebab yang diberikan.
4.12.12.6 Syarikat mempunyai hak untuk menolak mana-mana permohonan cuti kecemasan tanpa
memberikan sebarang sebab dan jika kakitangan tersebut masih tidak hadir ianya akan
dikira sebagai tidak hadir tanpa kebenaran (AWOL).
4.13
TAG PENGENALAN DIRI
4.13.1 Sesiapa yang memasuki premis syarikat hendaklah memakai tag pengenalan diri yang
dapat dilihat dengan jelas.
4.13.2 Jika tag pengenalan diri hilang atau rosak, kakitangan hendaklah melaporkan kepada
Jabatan Sumber Manusia untuk penggantian. Syarikat akan mengenakan bayaran RM
30.00 atau kos penggantian untuk penggantian tag pengenalan diri akibat kecuaian
kakitangan sendiri.
4.14
KESELAMATAN
4.14.1 Syarikat telah berusaha menyediakan perlindungan untuk harta, aset-aset dan maklumat,
serta memastikan keselamatan semua kakitangan dan pelawat di dalam premis syarikat.
Ini memerlukan kerjasama daripada semua kakitangan untuk mematuhi polisi dan
prosedur keselamatan.
4.14.2 Semua kakitangan adalah dinasihatkan menjaga keselamatan dan harus bekerjasama
untuk mengekalkan keselamatan dalam premis syarikat, bangunan dan harta benda
syarikat. Tanggungjawab semua kakitangan berkenaan keselamatan termasuk seperti
berikut:
(1) Mencegah sebarang keluar masuk yang tidak sah di premis syarikat dan kawasan
larangan atau kawasan tertutup.
(2) Perlindungan nyawa, syarikat dan harta peribadi
(3) Mengesan kegagalan mematuhi peraturan keselamatan dan / atau keadaan merbahaya.
4.14.3 Kakitangan hendaklah melaporkan kepada Bahagian keselamatan jika terdapat sesiapa
yang mencurigakan di premis syarikat atau terjumpa sebarang bungkusan yang
mencurigakan.
4.14.4 Pengawal Keselamatan boleh menjalankan sebarang pemeriksaan bila-bila masa semasa
masuk dan keluar daripada premis syarikat. Pemeriksaan akan dibuat pada barang milik
22
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
peribadi kakitangan, kereta, sebarang bungkusan yang dibawa masuk atau keluar daripada
premis syarikat tanpa sebarang
kebenaran bertulis. Kakitangan perlulah berkerjasama
dengan pengawal keselamatan semasa pemeriksaan dilakukan.
4.14.5 Kakitangan yang didapati telah melakukan mana-mana kesalahan di bawah tidak akan
dibenarkan untuk masuk premis syarikat dan akan diarah untuk meninggalkan premis
dengan kadar segera :
(1) Membawa senjata api, senjata berbahaya, bahan mudah terbakar atau apa-apa bahan
yang dilarang (termasuk dadah)
(2) Semasa pengantungan kerja
(3) Bertindak dengan cara yang tidak bertanggungjawab yang mana menjejaskan reputasi
atau yang boleh membahayakan syarikat.
4.14.6 Kakitangan yang gagal untuk mematuhi peraturan keselamatan tertakluk kepada tindakan
disiplin termasuk penamatan perkhidmatan.
4.14.7 Syarikat boleh mengarahkan seorang kakitangan untuk menjalani pemeriksaan perubatan
(termasuk ujian air kencing untuk dadah) pada bila-bila masa apabila ianya dianggap
perlu oleh syarikat.
23
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 5 : POLISI DAN PERATURAN SALAH LAKU
DISIPLIN
Kakitangan hendaklah menunjukkan disiplin dan kelakuan yang baik sepanjang masa. Syarikat
berhak untuk mengambil tindakan disiplin terhadap mana-mana kakitangan jika terlibat dalam
hal-hal salah laku, ketidakcekapan, dan tidak berdisiplin atau melanggar peraturan dan polisi
syarikat.
Prosedur disiplin bukan sepenuhnya bermaksud mengenakan hukuman. Ianya diwujudkan untuk
menggalakkan kemajuan dalam diri kakitangan melalui pembinaan kelakuan yang positif dan
disiplin yang baik.
1.0 DEFINISI SALAH LAKU
1.1 Kelakuan yang salah
1.2 Dengan niat melakukan sesuatu yang salah
2.0 DEFINISI SALAH LAKU DI GDEX
2.1 Mempunyai niat melakukan sesuatu dimana kakitangan mengetahui perkara itu
salah dan kakitangan secara dengan sengaja tidak mengambil kira akibat daripada
tindakannya.
2.2 Sesuatu perbuatan atau kelakuan yang menjejaskan atau akan menjejaskan
kepentingan atau reputasi syarikat.
2.3 Mana-mana tindakan yang tidak seimbang dengan kerja atau melanggar
peraturan dan polisi tanggungjawab kakitangan yang dinyatakan terhadap
syarikat.
2.4 Meninggalkan atau menyeleweng daripada tugas.
3.0 KATEGORI SALAH LAKU
3.1 Salah laku berkaitan dengan tugas
3.2 Salah laku berkaitan dengan disiplin
3.3 Salah laku berkaitan dengan moral
24
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.0 APAKAH SALAH LAKU YANG KETERLALUAN
Salah laku yang keterlaluan adalah bergantung kepada persoalan fakta dan undangundang dan ianya juga bergantung kepada:
4.1 Kelakuan itu sendiri
4.2 Keadaan di mana sesuatu kesalahan itu dilakukan
4.3 Jenis perniagaan syarikat
4.4 Jawatan kakitangan
4.5 Tugas dan tanggungjawab dan kepercayaan terhadap kerja
4.6 Akibat daripada salah laku kakitangan
5.0 JENIS-JENIS SALAH LAKU
5.1 Salah laku minor
5.2 Salah laku major
5.3 Salah laku serius
5.4 Salah laku yang keterlaluan
6.0 TINDAKAN TERHADAP SALAH LAKU
6.1 Salah Laku Minor
i.
Memberi surat peringatan kepada kakitangan.
ii.
Memberi surat amaran setelah memberi tiga (3) kali surat peringatan.
iii.
Memberi surat amaran serius setelah memberi dua (2) kali surat amaran.
iv.
Memberi surat amaran terakhir setelah memberi surat amaran serius.
v.
Sekiranya tiada perubahan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas menerima surat amaran
terakhir, kakitangan akan diberikan surat tunjuk sebab bagi menjelaskan mengapa
perkhidmatan anda tidak boleh ditamatkan.
vi.
Sekiranya penjelasan dalam surat tunjuk sebab tersebut tidak memuaskan, siasatan
dalaman
akan
dijalankan
bagi
memberi
peluang
kepada
kakitangan
untuk
mempertahankan diri dan untuk menentukan sama ada kakitangan tersebut didapati
bersalah dalam salah laku tersebut. Kakitangan akan digantung perkhidmatannya semasa
siasatan dalaman akan dilakukan.
vii.
Sekiranya didapati bersalah, tindakan disiplin termasuk penamatan perkhidmatan, akan
ditentukan oleh pihak pengurusan.
25
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
6.2 Salah Laku Major
i.
Memberi surat amaran kepada kakitangan
ii.
Memberi surat amaran serius setelah memberi dua (2) kali surat amaran.
iii.
Memberi surat amaran terakhir setelah memberi surat amaran serius.
iv.
Sekiranya tiada perubahan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas menerima surat amaran
terakhir, kakitangan akan diberikan surat tunjuk sebab bagi menjelaskan mengapa
perkhidmatan anda tidak boleh ditamatkan.
v.
Sekiranya penjelasan dalam surat tunjuk sebab tersebut tidak memuaskan, siasatan
dalaman
akan
dijalankan
bagi
memberi
peluang
kepada
kakitangan
untuk
mempertahankan diri dan untuk menentukan sama ada kakitangan tersebut didapati
bersalah dalam salah laku tersebut. Kakitangan akan digantung perkhidmatannya semasa
siasatan dalaman akan dilakukan.
vi.
Sekiranya didapati bersalah, tindakan disiplin termasuk penamatan perkhidmatan, akan
ditentukan oleh pihak pengurusan.
6.3 Salah Laku Serius
Dari salah laku serius 2.2 hingga 2.12
i.
Memberi surat tunjuk sebab kepada kakitangan
ii.
Sekiranya penjelasan dalam surat tunjuk sebab tersebut tidak memuaskan, siasatan
dalaman
akan
dijalankan
bagi
memberi
peluang
kepada
kakitangan
untuk
mempertahankan diri dan untuk menentukan sama ada kakitangan tersebut didapati
bersalah dalam salah laku tersebut. Kakitangan akan digantung perkhidmatannya semasa
siasatan dalaman akan dilakukan.
iii.
Sekiranya didapati bersalah, tindakan disiplin termasuk penamatan perkhidmatan, akan
ditentukan oleh pihak pengurusan.
Dari salah laku serius 2.13 hingga 2.25
i.
Memberi surat amaran serius kepada kakitangan
ii.
Memberi surat amaran terakhir setelah memberi surat amaran serius.
iii.
Memberi surat tunjuk sebab kepada kakitangan
iv.
Sekiranya penjelasan dalam surat tunjuk sebab tersebut tidak memuaskan, siasatan
dalaman
akan
dijalankan
bagi
memberi
peluang
kepada
kakitangan
untuk
mempertahankan diri dan untuk menentukan sama ada kakitangan tersebut didapati
26
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
bersalah dalam salah laku tersebut. Kakitangan akan digantung perkhidmatannya semasa
siasatan dalaman akan dilakukan.
v.
Sekiranya didapati bersalah, tindakan disiplin termasuk penamatan perkhidmatan, akan
ditentukan oleh pihak pengurusan.
6.4 Salah Laku yang Keterlaluan
Salah laku serius 1.1
i.
Sekiranya didapati bersalah, perkhidmatan akan ditamatkan, keputusan akan ditentukan
oleh pihak pengurusan.
Dari salah laku serius 1.2 hingga 1.7
i.
Memberi surat tunjuk sebab kepada kakitangan
ii.
Sekiranya penjelasan dalam surat tunjuk sebab tersebut tidak memuaskan, siasatan dalaman
akan dijalankan bagi memberi peluang kepada kakitangan untuk mempertahankan diri dan
untuk menentukan sama ada kakitangan tersebut didapati bersalah dalam salah laku
tersebut. Kakitangan akan digantung perkhidmatannya semasa siasatan dalaman akan
dilakukan.
iii. Sekiranya didapati bersalah, tindakan disiplin termasuk penamatan perkhidmatan, akan
ditentukan oleh pihak pengurusan.
* Kaunseling dan amaran lisan adalah bergantung kepada keputusan pegawai yang
bertanggungjawab dan ianya boleh diberikan sekiranya perlu (hanya untuk salah laku yang tidak
serius)
27
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
GDEX
JENIS-JENIS SALAHLAKU
1.0 SALAHLAKU YANG KETERLALUAN
1.1
Disabitkan bersalah atau dipenjarakan di bawah Kanun Keseksaan
1.2
Jenayah pecah amanah
1.3
Penyalahgunaan serius dana syarikat
1.4
Pengintipan perdagangan / perniagaan
1.5
Mempunyai niat untuk menyebarkan skandal yang menjejaskan imej syarikat.
1.6
Menerbitkan kata-kata melampau atau skandal untuk media akhbar, media
penyiaran atau media internet dengan tujuan mencemarkan imej syarikat.
1.7
Memalsukan, merosakkan atau memusnahkan rekod syarikat. (Cth: Memalsukan
rekod penghantaran / rekod penerimaan barangan milik pelanggan POD /
tandatangan)
2.0 SALAHLAKU SERIUS
2.1
Tidak hadir tanpa kelulusan atau sebab yang munasabah lebih daripada dua hari
bekerja berturut-turut
2.2
Di bawah pengaruh dadah merbahaya atau alkhohol semasa di dalam premis
syarikat atau semasa bertugas atau semasa mana-mana majlis / acara syarikat.
2.3
Gagal ujian air kencing (penyalahgunaan dadah)
2.4
Pencurian, penipuan atau tidak jujur, sama ada ianya dilakukan atau percubaan
untuk melakukan.
2.5
Mengambil rasuah atau menerima suapan atau menerima hadiah dalam bentuk
wang tunai atau bukan dalam bentuk wang daripada pembekal, agen atau sesiapa
yang berkaitan dengan perniagaan syarikat
2.6
Menyerang atau mengancam kakitangan lain, ketua
atau
seseorang
yang
lebih besar atau tinggi pangkatnya di dalam premis syarikat atau semasa bertugas
di luar syarikat.
28
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
2.7
Memiliki sebarang senjata yang boleh membawa maut atau senjata yang boleh
digunakan untuk menyerang di dalam premis syarikat atau semasa bertugas di
luar premis syarikat.
2.8
Mogok atau menghasut kakitangan lain untuk mogok.
2.9
Mendedahkan rahsia syarikat atau maklumat sulit tanpa kebenaran.
2.10
Memalsukan atau merosakkan sijil cuti sakit (MC) untuk menipu syarikat.
2.11
Memalsukan atau merosakkan atau memusnahkan buku jualan tunai, daftar tunai,
resit rasmi dan / atau mana-mana rekod / dokumen kewangan syarikat.
2.12
Memalsukan kad perakam masa / rekod kedatangan untuk menipu syarikat.
2.13
Mengugut untuk menyerang kakitangan lain, ketua atau seseorang yang lebih
besar atau tinggi pangkatnya di dalam premis syarikat atau semasa bertugas di
luar syarikat.
2.14
Menyalahgunakan dana atau wang syarikat
2.15
Penyalahgunaan serius aset syarikat
2.16
Merusuh, berjudi, memeras ugut, melakukan gangguan, atau bergaduh di dalam
premis syarikat atau semasa bertugas di luar syarikat atau semasa mana-mana
majlis / acara syarikat.
2.17
Berkelakuan tidak senonoh di dalam premis syarikat.
2.18
Membantu syarikat pesaing dalam operasi, jualan, pemasaran dan semua
bahagian operasi yang lain tanpa kebenaran terlebih dahulu daripada syarikat.
2.19
Bekerja dengan mana-mana organisasi atau majikan yang lain tanpa persetujuan
bertulis terlebih dahulu daripada syarikat.
2.20
Dengan sengaja merosakkan atau menyebabkan kehilangan aset dan harta
syarikat.
2.21
Dengan sengaja mengingkari sebarang undang-undang atau arahan yang
berpatutan dari ketua atau seseorang yang lebih besar atau tinggi pangkatnya
dimana kesannya menyebabkan kerugian kepada syarikat atau menjejaskan imej
dan reputasi syarikat.
2.22
Merokok di dalam kawasan larangan / sensitif yang mana boleh mengakibatkan
kebakaran atau kecederaan atau kerosakan aset dan harta syarikat.
2.23
Mengubah atau mengganggu mana-mana alat keselamatan atau alat sekuriti yang
dipasang di dalam bangunan syarikat.
2.24
Kegagalan membank-in wang syarikat dan kutipan cek mengikut polisi dan
peraturan syarikat.
29
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
2.25
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Memandu kenderaan syarikat secara merbahaya sehingga terlibat di dalam
kemalangan.
3.0 SALAHLAKU MAJOR
3.1
Mengalihkan harta syarikat (Cth: fail, notis, harta intelektual, dokumen rahsia
atau sulit sama ada yang asli atau salinan) daripada premis syarikat tanpa
kebenaran pihak tertentu.
3.2
Penyalahgunaan aset syarikat.
3.3
Memandu kenderaan syarikat secara merbahaya.
3.4
Memandu kenderaan syarikat melebihi had laju yang dibenarkan.
3.5
Memandu kenderaan yang digunakan untuk mengangkut barang-barang atau
memandu kenderaan syarikat tanpa lesen memandu yang sah atau tanpa lesen
GDL.
3.6
Kegagalan memperbaharui lesen memandu (bagi kakitangan operasi).
3.7
Tiada pematuhan yang serius terhadap Standard Operasi Prosedur (SOP).
3.8
Kegagalan menjaga keselamatan barangan milik pelanggan yang diamanahkan
sehingga menyebabkan kerosakan atau kerugian terhadap pelanggan atau pihak
syarikat.
3.9
Berulangkali gagal mematuhi peraturan dan kualiti standard syarikat.
3.10
Biadap (berulangkali atau serius) atau berkelakuan kurang sopan terhadap
pelanggan syarikat semasa bertugas.
3.11
Dengan sengaja mengingkari mana-mana peraturan atau arahan daripada ketua
(pihak atasan).
3.12
Kegagalan menghormati rakan sekerja (menggunakan perkataan yang biadap
atau berkelakuan kurang sopan).
3.13
Dengan sengaja melengah-lengahkan kerja atau menghasut kakitangan lain untuk
melengah-lengahkan kerja, berpura-pura sakit atau mengganggu kerja kakitangan
lain atau mengganggu kakitangan lain.
3.14
Menjadi kebiasaan tidak hadir tanpa kebenaran cuti .
3.15
Menjadi kebiasaan datang lewat ke tempat kerja.
3.16
Menjadi kebiasaan meninggalkan tempat kerja tanpa kebenaran ketua semasa
waktu kerja.
30
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
3.17
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Menjadi kebiasaan selalu cuai atau kecuaian yang serius semasa bertugas atau
mengabaikan kerja.
3.18
Menjadi kebiasaan gagal atau kegagalan yang serius dalam mematuhi peraturan
keselamatan.
3.19
Merokok di kawasan larangan.
3.20
Menonton bahan lucah di dalam premis syarikat atau kenderaan syarikat.
3.21
Membenarkan bukan kakitangan syarikat memandu atau menjadi penumpang di
dalam kenderaan syarikat tanpa kebenaran daripada pihak pengurusan terlebih
dahulu.
3.22
Membenarkan bukan kakitangan syarikat untuk tinggal di premis syarikat tanpa
kebenaran terlebih dahulu.
3.23
Melanggar mana-mana undang-undang, syarat-syarat, peraturan, atau arahan
syarikat atau yang tersenarai di dalam buku panduan syarikat atau polisi manual.
3.24
Kegagalan mengemukakan atau memalsukan atau memberi maklumat palsu
dalam mana-mana rekod sumber manusia atau rekod peribadi.
4.0 SALAHLAKU MINOR
4.1
Dengan sengaja melanggar peraturan trafik
4.2
Menyalahgunakan telefon, mesin fax atau peralatan syarikat untuk kegunaan
peribadi semasa dan selepas waktu pejabat
4.3
Kegagalan mengemukakan butir-butir peribadi, keluarga atau butir-butir yang
berkaitan semasa atau apabila terdapat sebarang perubahan atau butir-butir yang
diminta oleh Jabatan Sumber Manusia atau pihak pengurusan.
4.4
Memindahkan, meletakkan atau merosakkan notis, surat pekeliling atau dokumen
yang ditampal di premis syarikat atau aset syarikat.
4.5
Cuai semasa bertugas atau mengabaikan kerja.
4.6
Kegagalan mematuhi polisi dan panduan teknologi maklumat (IT).
4.7
Lewat membank-in wang syarikat dan kutipan cek mengikut polisi dan peraturan
syarikat.
4.8
Lewat menyerahkan wang tunai syarikat kepada pihak yang sepatutnya.
4.9
Lewat hadir ke tempat kerja.
4.10
Tidur semasa bertugas.
4.11
Meninggalkan tempat kerja tanpa kebenaran ketua semasa waktu kerja.
4.12
Tidak hadir tanpa kebenaran dan tanpa alasan yang munasabah.
31
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.13
Berhenti bekerja sebelum tamat waktu kerja.
4.14
Kegagalan untuk merakamkan waktu masuk kerja (punch in) dan / atau waktu
tamat kerja (punch out).
4.15
Mengubah kad perakam waktu (punch card).
4.16
Merosakkan atau memusnahkan harta atau asset syarikat
4.17
Mengotorkan premis syarikat
4.18
Kegagalan menjaga dengan baik kelengkapan, peralatan, dan sebagainya yang
dipertanggungjawabkan kepadanya
4.19
Kegagalan memakai dan mempamerkan pakaian seragam dan set kad ID yang
lengkap (termasuk tali penyandang GD EXPRESS) yang disediakan oleh pihak
syarikat semasa bertugas.
4.20
Tidak mematuhi Standard Operasi Prosedur (SOP)
32
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 6 : POLISI KESELAMATAN
PENGENALAN
Objektif panduan keselamatan ini adalah untuk mewujudkan langkah-langkah asas keselamatan
di organisasi, membina dan mengukuhkan budaya kerja dan langkah-langkah untuk mengekalkan
keseragaman dan mewujudkan tangungjawab yang tetap terhadap semua kakitangan dalam
program pencegahan kerugian secara efektif.
GDEX percaya bahawa kesedaran keselamatan di kalangan kakitangan boleh digalakan dengan
mengadakan perbincangan keselamatan secara kerap yang melibatkan semua kakitangan bagi
mewujudkan suasana dan sikap kerja yang selamat. Tindakan dan cara anda akan menentukan
keselamatan anda dan rakan-rakan anda. Dengan garis panduan ini, semua kakitangan dijangka
dapat memahami maksud melindungi diri sendiri atau rakan-rakan yang berkaitan dengannya dari
kemalangan yang boleh menyebabkan kerugian, kecederaan dan kematian yang boleh membawa
kedukaan kepada keluarga, rakan-rakan dan organisasi.
Diharap agar semua kakitangan dapat mengikuti dan bekerja dalam suasana yang sihat dan
selamat dengan mematuhi garis panduan asas keselamatan ini.
MISI
SUASANA KERJA YANG BAIK
MATLAMAT
SUASANA KERJA YANG SELAMAT
POLISI KESIHATAN, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN.
Polisi Kesihatan, Keselamatan dan Persekitaran GDEX, ialah untuk mencapai tahap
kecemerlangan yang berkaitan dengan kesihatan dan keselamatan bagi memperolehi
pengiktirafan dari Akta Keselamatan dan Kesihatan Kakitanganan 1994 Undang-Undang
Malaysia.
Kami akan mengendalikan perniagaan dengan mematuhi kuasa undang-undang bagi memastikan
keselamatan kakitangan, melindungi persekitaran, menjaga kepentingan pelanggan dan pihak
ketiga yang berkaitan dalam operasi.
33
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Kami akan bersungguh-sungguh mengendalikan semua risiko dan menghalang kemalangan,
kecederaan, penyakit yang berkaitan pekerjaan dan pencemaran melalui penglibatan pihak
pengurusan dan kakitangan. Kedua-dua pihak akan mengenalpasti, memahami, mengawal,
menguruskan, dan menghapuskan risiko yang berkaitan dan bekerjasama dalam:
1. Menghalang kecederaan dan kemalangan
2. Menghalang penyakit yang berkaitan pekerjaan
3. Menghalang pencemaran alam sekitar
4. Menghalang bahaya kebakaran dan halangan
5. Mengadakan dan melaksanakan pelan kecemasan bagi menangani kecemasan yang
mungkin berlaku untuk mengelakkan kesan buruk terhadap kakitangan.
Kami dengan ini berjanji untuk:
1. Mewujudkan amalan, menyediakan latihan dan menjalankan operasi yang memastikan
keselamatan kakitangan, harta benda, masyarakat, dan persekitaran.
2. Bertindak pantas dan efektif terhadap kecemasan, kemalangan dan kejadian yang berlaku
akibat operasi.
3. Mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan industri.
4. Menekankan kepada semua kakitangan akan tanggungjawab dan akauntabiliti dalam
menggalakan keselamatan, kesihatan dan penjagaan persekitaran.
Pihak pengurusan GDEX mengutamakan keselamatan, kesihatan dan kebajikan kakitangan dan
persekitarannya. Dalam mencapai mana – mana objektif, keselamatan tidak boleh diabaikan.
Tempat kerja yang tiada kemalangan, amalan kesihatan yang baik akan mewujudkan tempat kerja
yang selamat dan budaya kerja yang kondusif.
FALSAFAH KESIHATAN, KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN.
Pihak pengurusan GDEX mengutamakan kesihatan, keselamatan dan kebajikan kakitangan dan
penjagaan persekitaran.
Kami percaya bahawa semua kejadian boleh dielakkan dengan penglibatan aktif pihak majikan
dan kakitangan dalam menangani risiko – risiko kesihatan, keselamatan dan persekitaran yang
berkaitan dengan aktiviti – aktiviti tertentu.
34
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Kami tidak akan bertolak ansur dengan apa-apa aktiviti atau operasi yang boleh menjejaskan
kesihatan, keselamatan dan persekitaran. Kami menekankan kepada semua kakitangan bahawa ia
adalah tanggungjawab mereka untuk bekerja dengan selamat untuk diri sendiri dan juga rakanrakan tempat kerja. Dalam masa yang sama, kami memastikan persekitaran dilindungi.
POLISI PENYALAHGUNAAN DADAH DAN ALKOHOL.
Ia adalah polisi GDEX untuk tidak membenarkan semua kakitangan syarikat, atau sesiapa sahaja
yang bekerja di dalam premis GDEX mengambil, memiliki atau berada di dalam pengaruh dadah
dan alkohol.
Ini tidak merangkumi dadah yang diluluskan oleh oleh pegawai perubatan untuk tujuan rawatan
persendirian. Surat sokongan dari pegawai perubatan mestilah ditunjukkan bagi tujuan ini.
Tindakan disiplin termasuk melaporkan kepada pihak penguatkuasa undang-undang boleh
diambil sekiranya polisi ini tidak dipatuhi.
POLISI MEROKOK
Tujuan polisi ini adalah untuk mengurangkan risiko kebakaran dan menjaga kesihatan kakitangan
yang tidak merokok. Secara amnya, merokok adalah TIDAK DIBENARKAN di mana-mana
kawasan yang dilarang merokok dan/atau kawasan awam. Ini dapat mengurangkan risiko
kebakaran dan melindungi kesihatan kakitangan yang tidak merokok kerana kebanyakan tempat
kerja dilengkapi dengan unit penghawa dingin yang menggunakan sistem pusat.
Kawasan dilarang merokok:
1. Hub/gudang
2. Kawasan berhawa dingin
3. Bilik air
4. Hostel Linehaul
5. Bilik mesyuarat/dewan atau bilik menunggu awam.
Kawasan yang dibenarkan untuk merokok: tempat yang disediakan oleh pihak pengurusan.
35
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
POLISI PENGURUSAN BAHAN BUANGAN
Kami akan bersikap bertanggungjawab dan bersungguh – sungguh dalam menguruskan bahan
dan tenaga dengan cekap untuk melindungi persekitaran kerana ia adalah polisi GDEX dalam
melaksanakan semua aktiviti-aktiviti tersebut.
Untuk mencapai objekif tersebut, kami menjalankan beberapa strategi keatas pengurusan bahan
buangan.
1. Penghapusan bahan buangan mestilah dikurangkan dengan menggunakan 4R iaitu
Reduce (mengurangkan), Reuse (menggunakan semula), Recycle (mengitar semula),
Recover (membaiki semula). Dimana sesuai, penggunaan bahan merbahaya akan
dikurangkan dengan menggantikan dengan bahan yang kurang merbahaya.
2. Bahan yang tidak boleh dihapuskan, mestilah disimpan sehingga terdapatnya langkah
yang sesuai untuk menghapuskan. Penyimpanan mestilah dalam cara yang tidak
membahayakan kesihatan dan keselamatan kakitangan atau mengancam persekitaran.
3. Semua
bahan
buangan
mestilah
disertakan
dengan
maklumat
mengenai
isi
kandungannya, kesan bahaya dan arahan mengenai langkah yang perlu diambil apabila
terdapat kecemasan melibatkan bahan buangan tersebut.
4. Kami akan kerap mengkaji semula dan memberi tunjuk ajar kepada kakitangan kami
tentang keperluan di atas.
POLISI BERHENTI KERJA (SEMENTARA)
Ini bertujuan menunjukkan kesungguhan kami untuk mencapai matlamat kami iaitu untuk tidak
membawa kemudaratan kepada manusia, harta benda dan persekitaran.
Bersama dengan objektif yang telah dinyatakan, ianya adalah hak bagi setiap kakitangan dan
kontraktor untuk berhenti bekerja (sementara) apabila berlakunya kemungkinan bencana yang
membawa ancaman kepada keselamatan dan kesihatan diri sendiri dan orang lain.
Apabila berlakunya keadaan yang demikian, kerja yang dibuat mestilah diberhentikan dengan
segera. Mereka yang terlibat mestilah melaporkan atau mendapatkan nasihat daripada penyelia
atau pegawai yang bertugas untuk tindakan yang sewajarnya.
36
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PERATURAN ASAS KESELAMATAN
1. Tanggungjawab utama setiap kakitangan ialah melaksanakan tugas dengan cara yang
selamat.
2. Kakitangan sentiasa mengekalkan minat dalam program keselamatan dan selalu
menghadiri mesyuarat keselamatan yang diadakan oleh penyelia anda. Kakitangan
digalakkan mendapatkan penjelasan jika terdapat perkara yang tidak difahami.
3. Kakitangan tidak dibenarkan melakukan kerja bersendirian jikalau secara logik dan
amalan kerja yang selamat menunjukkan pertolongan diperlukan.
4. Kakitangan dinasihatkan berharu -hati sewaktu bekerja dan bergerak dalam tempat kerja
bagi mengelakkan tergelincir ataupun terjatuh. Berlari ketika bekerja boleh menyebabkan
kemalangan dan anda tidak sepatutnya berlari sewaktu menjalankan kerja di bawah
keadaan yang normal.
5. Kakitangan dibenarkan merokok hanya di kawasan yang disediakan. Mancis dan pemetik
api tidak boleh dibawa keluar dari kawasan yang disediakan untuk merokok.
6. Kakitangan dinasihatkan menggunakan alat perlindungan yang disediakan untuk kerja
yang berkaitan, walaupun ianya membawa ketidakselesaan kepada anda.
7. Kakitangan adalah dinasihatkan untuk melaporkan sebarang kecederaan berlaku semasa
waktu bekerja tanpa mengira samada ianya ringan atau tidak.
8. Kakitangan diingatkan sentiasa memberi perhatian semasa bekerja dan mematuhi arahan
yang diberikan.
9. Semua alatan-alatan yang kecil hendaklah diletakkan di dalam kotak alatan atau disimpan
jauh dari tempat kerja dan objek yang bergerak.
10. Kakitangan tidak dibenarkan bekerja di bawah pengaruh alkohol ataupun dadah di bawah
apa sahaja keadaan.
11. Kakitangan dinasihatkan memerhatikan semua jenis tanda keselamatan seperti tanda
dilarang merokok , kawasan terdedah gas beracun, mudah terbakar dan lain-lain.
12. Kakitangan hendaklah memastikan semua tumbuhan diasingkan dan mendapat kebenaran
sebelum melakukan sebarang penyelenggaraan.
13. Kakitangan dinasihatkan menggunakan alatan-alatan yang sesuai semasa kerja
penyelenggaraan dan minta nasihat daripada penyelia sekiranya peralatan yang istimewa
diperlukan.
14. Kakitangan tidak dibenarkan menggunakan mesin dan alatan sehingga kakitangan benarbenar memahami cara dan peraturan menggunakan mesin dan alatan tersebut.
37
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
15. Kakitangan dinasihatkan melaporkan sebarang kerosakan mesin dan peralatan dengan
segera dan tindakan mesti diambil untuk menyelesaikan kerosakan tersebut.
16. Bahan-bahan mudah meletup dan terbakar mesti dikendalikan dengan berhati-hati dan
semua arahan berkaitan tentang cara penggunaannya mestilah dipatuhi.
17. Tempat bekerja dan kawasan sekeliling mestilah dijaga dengan bersih dan rapi. Semua
bahan yang tidak diperlukan hendaklah dialihkan selepas selesai setiap kerja bagi
memastikan kawasan kerja yang selamat.
18. Semua kakitangan mesti bersungguh dalam mengekalkan fizikal dan mental pada tahap
yang tinggi supaya sentiasa cergas dan waspada pada setiap masa.
19. Kakitangan
mestilah
mengelak
membawa
barangan
yang
boleh
menghalang
penglihatannya.
20. Kakitangan mestilah mengelak berjalan dan bekerja di bawah tempat yang mengandungi
barang berat yang tergantung. Jika perlu bekerja di bawah keadaan ini barangan-barangan
mestilah dibungkus dengan selamat dan perhatian yang sepenuhnya diberikan.
21. Tanda amaran hendaklah diletakkan di setiap lantai, jalan dan lubang yang terdedah.
22. Semua operator alatan hendaklah mengetahui kapasiti alatan.
23. Wayar, kabel, dan hos yang longgar hendaklah diletakkan dengan baik untuk
mengelakkan bahaya.
24. Bagi bahan kimia yang bertoksik, hanya kuantiti yang dibenarkan sahaja boleh disimpan
dan mestilah di tempat yang selamat.
25. Kakitangan dinasihatkan tidak mengangkat barangan yang terlalu berat atau besar secara
manual. Gunakan alatan yang sesuai atau minta bantuan.
26. Tangga yang sesuai hendaklah digunakan untuk mencapai tempat yang lebih tinggi.
27. Ketika mengendalikan silinder gas, penutup yang melindungi injap hendaklah sentiasa
ada.
28. Apabila mengangkat barang, pastikan terdapat ruang di atas. Berhati-hati akan bendul,
saluran paip, lampu dan lain-lain halangan di atas.
29. Sentiasa menjaga keselamatan kawasan kerja terutamanya lantai dapur bersih dari
minyak.
38
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
MENGAPA KESELAMATAN ITU PENTING?
Aspek keselamatan di tempat kerja amat penting disematkan di dalam diri setiap kakitangan,
kerana ia dapat mengelakan daripada berlakunya kemalangan yang menimbulkan pelbagai kesan
kepada kakitangan dan juga syarikat.
Kemalangan boleh mengakibatkan:
-
Kecacatan anggota badan yang kekal.
-
Tekanan perasaan yang dialami oleh mangsa, ahli keluarga dan rakan sekerja.
-
Pelbagai kos yang perlu ditanggung oleh majikan disebabkan oleh proses pengeluaran
yang terganggu, gagal memenuhi kehendak pelanggan, kos melatih kakitangan baru,
saman dan sebagainya.
UTAMAKAN KESELAMATAN DALAM SETIAP TINDAKAN ANDA
Jangan pertaruhkan nyawa anda dan rakan anda.
Kemalangan dan kecelakaan dapat dielakkan.
Ingat....
Fikir dahulu sebelum bekerja.
Adakah tindakan anda akan membahayakan kepada:
-
diri sendiri?
-
rakan sekerja anda? Ataupun
-
harta benda syarikat?
Jika terdapat bahaya, laporkan segera kepada penyelia anda.
BAGAIMANA MENGELAKKAN KEMALANGAN?
Bertindak bijak......
Ada puncanya mengapa kemalangan berlaku dan ia dapat dielakkkan dengan:
-
mematuhi setiap peraturan keselamatan yang ditetapkan oleh kerajaan dan syarikat.
-
mengamalkan cara kerja yang selamat
-
bekerjasama dengan syarikat di dalam melaksanakan program keselamatan dan kesihatan.
-
mengajak rakan anda mengamalkan cara kerja yang selamat.
-
memakai alat pelindung diri yang dibekalkan oleh syarikat.
39
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
-
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
sentiasa menjaga kawasan tempat kerja anda dari sebarang perkara yang boleh
menimbulkan kemalangan
-
melaporkan sebarang keadaan dan juga perbuatan yang tidak selamat.
APAKAH AKTA KESELAMATAN DAN KESIHATAN KAKITANGAN 1994?
Akta Keselamatan dan Kesihatan Kakitangan yang dikuatkuasakan pada tahun 1994 bertujuan
bagi menjaga keselamatan, kesihatan dan kebajikan para kakitangan semasa kerja dan juga
melindungi orang lain dari segala bahaya kerja yang sedang dilakukan.
Akta ini juga menggariskan perkara-perkara penting yang perlu dipatuhi oleh pihak majikan dan
kakitangan iaitu:
-
Menyediakan Polisi Keselamatan dan Kesihatan
-
Melantik Pegawai Keselamatan dan Kesihatan
-
Menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan
-
Menjalankan audit dan pemeriksaan tempat kerja
-
Menjalankan siasatan dan melaporkan kemalangan
-
Mempromosikan latihan dan pembangunan yang berterusan
JAWATANKUASA KESELAMATAN DAN KESIHATAN
Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan ditubuhkan bertujuan bagi merancang program
keselamatan dan kesihatan di syarikat ini. Ia terdiri daripada Pihak Pengurusan, Setiausaha, Ketua
Jabatan dan wakil daripada setiap jabatan.
Pihak Pengurusan
Setiausaha
Majikan
Kakitangan
Anda boleh mengemukakan sebarang aduan atau masalah berhubung dengan keselamatan dan
kesihatan kepada wakil-wakil yang dipilih. Setiap aduan dan masalah akan cuba diselesaikan,
atau akan dibawa ke mesyuarat jawatankuasa untuk dibincangkan bagi mencari jalan
penyelesaian.
40
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Di bawah Akta Keselamatan dan Kesihatan Kakitanganan 1994, adalah tanggungjawab bersama
kakitangan dan majikan memastikan keselamatan dan kesihatan.
Tanggungjawab Majikan
Tanggungjawab Kakitangan
melantik Pegawai Keselamatan dan Kesihatan
menjaga
keselamatan
dan
kesihatan
diri
sendiri, rakan sekerja dan juga orang lain yang
berkaitan
menubuhkan Jawatankuasa Keselamatan dan bekerjasama
Kesihatan
melaksanakan
dengan
majikan
programa
di
Keselamatan
dalam
dan
Kesihatan
menyediakan persekitaran yang sihat dan menggunakan alat pelindung diri yang telah
selamat untuk bekerja
disediakan oleh pihak pengurusan
menganjurkan latihan yang berterusan untuk mematuhi Akta undang-undang keselamatan
kakitangan
dan kesihatan
KERJA YANG MERBAHAYA
Apabila anda menjalankan sesuatu kerja , anda mungkin terdedah kepada pelbagai jenis bahaya
kerja. Kerja yang merbahaya adalah situasi dimana bahan atau keadaan proses kerja yang
mempunyai potensi yang menyebabkan kecederaan, luka ataupun penyakit kepada seseorang
kakitangan.
JENIS KERJA YANG MERBAHAYA
1. Sebarang objek ataupun proses yang boleh mengakibatkan kecederaan fizikal,
Contohnya:
-
bunyi bising
-
peralatan ataupun mesin yang tidak dihadang
-
permukaan lantai yang licin
-
cahaya lampu yang tidak sesuai
-
peralatan/mesin yang rosak
-
wayar dan punca elektrik yang terdedah.
2. Kimia yang merbahaya
Sebarang bahan kimia yang boleh mengakibatkan kecederaan pada anggota badan,
penyakit atau kematian, seperti solven, asbestos, arsenic, silica dan sebagainya.
41
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
3. Biologikal yang merbahaya
Sebarang sumber yang boleh mengakibatkan tindakbalas alahan, ataupun penyakit,
seperti bakteria, agen-agen pembawa penyakit melalui darah seperti HBV, HIV, habuk,
serangga dan sebagainya.
4. Ergonomik yang merbahaya
Sebarang keadaan ataupun aktiviti yang boleh mengakibatkan ketegangan dari segi
fizikal ataupun mental. Contohnya:
-
reka bentuk tempat kerja yang tidak selesa
-
terlalu kerap mengendalikan barang-barang
-
rekabentuk peralatan pejabat dan mesin yang kurang baik
-
jadual waktu rehat dan kerja yang tidak seimbang
-
jadual shif kerja yang tidak teratur.
Buat penilaian sebelum memulakan kerja anda
Adalah satu amalan yang baik sekiranya anda dapat membuat penilaian tempat kerja sebelum
memulakan kerja. Sila ikut langkah-langkah berikut:
Langkah pertama
: memerhatikan keadaan sekeliling untuk mengenalpasti risiko bahaya dan
penyakit.
Langkah kedua
: memahami kesan bahaya sekiranya anda bekerja tanpa perlindungan.
Langkah ketiga
: cuba elak berhadapan dengan bahaya tersebut
Langkah empat
: jika bahaya tidak dapat dielakkan, guna alat pelindung diri yang
sesuai yang dapat melindungi diri anda
Langkah lima
: belajar cara memilih dan menjaga alat pelindung diri yang anda guna
KEMALANGAN
Kemalangan adalah satu kejadian yang tidak diingini dan berlaku tanpa diduga. Ia berlaku
mungkin disebabkan oleh perbuatan atau persekitaran kerja yang tidak selamat ataupun keduaduanya. Kemalangan boleh mengakibatkan kehilangan nyawa, kecederaan, kerosakan harta, dan
operasi pengeluaran terganggu.
42
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
- perbuatan
tidak
selamat
K
- persekitaran
kerja yang
tidak selamat
A
E
- kecederaan
M
- kematian
- kerosakan harta benda
L
- operasi pengeluaran
A
terganggu
N
G
A
.
N
Perbuatan yang tidak selamat
Persekitaran kerja yang tidak selamat

bergurau semasa bekerja

lantai yang licin

tidak mematuhi peraturan kerja dengan

lubang lantai yang tidak ditutup
betul

wayar elektrik yang koyak

tidak memakai alat pelindung diri

mesin yang rosak

menggunakan peralatan yang rosak

mesin yang kurang baik

mengangkat barang dengan cara yang
salah
SIKAP-SIKAP YANG MENGAKIBATKAN KEMALANGAN
Salah satu sebab berlakunya kemalangan adalah sikap kakitangan sendiri yang mengabaikan
aspek keselamatan di dalam setiap tindakan mereka.
Di antara sikap-sikap tersebut adalah:
1. cuai : cuai ataupun lalai semasa menjalankan kerja
2. degil : enggan mematuhi peraturan keselamatan seperti enggan memakai alat pelindung
diri
3. berlagak pandai : mengandaikan diri tahu semua kerja dan enggan mempelajari cara yang
betul
4. sikap bukan tanggungjawab aku: anggap tugas menjaga keselamatan terletak hanya pada
Jawatankuasa Keselamatan sahaja
5. jalan pintas : cenderung mengambil jalan pintas mudah dan mengabaikan faktor
keselamatan
43
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
6. beban : menganggap peraturan keselamatan adalah beban tambahan selain dari tugas
sedia ada
7. terlalu yakin : menganggap kemalangan tidak akan berlaku pada dirinya disebabkan
berpengalaman
8. takdir: kemalangan sering kali dianggap sebagai satu takdir yang tidak dapat dielakkan.
Melaporkan kemalangan
Semua jenis kemalangan perlu dilaporkan. Setiap kakitangan dikehendaki melaporkan dengan
segera sekiranya terlihat

kemalangan

kejadian bahaya

nyaris kemalangan
Laporan boleh dibuat kepada
-
Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan
-
Penyelia Bahagian
-
Ketua Bahagian
Apa yang akan dibuat pada laporan tersebut?
Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan akan menjalankan siasatan keatas setiap kejadian dan
kemalangan yang berlaku bagi mengenalpasti punca dan juga mencadangkan langkah pencegahan
bagi mengelakkan kejadian yang sama berulang kembali.
44
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Kemalangan / kejadian
Mangsa / saksi di tempat kejadian
Pasukan penyiasat akan menjalankan siasatan bagi mengumpul fakta kejadian
Setiap fakta akan dianalisa dan perbincangan diadakan bagi mengenalpasti punca kejadian kemalangan
Mencadangkan langkah-langkah pencegahan daripada berulangnya kejadian / kemalangan
Memilih dan melaksanakan cadangan yang sesuai
ALAT PERLINDUNGAN PERIBADI
1.
Pakaian hendaklah dipakai dengan kemas, berada dalam keadaan baik, harus menutup
kaki, badan dan lengan atas. Jika memakai kemeja dan seluar panjang, kemeja hendaklah
dibutang dan dimasukkan ke dalam seluar. T-shirt yang berlengan panjang dan ‘coveralls’
hendaklah dilipat ke atas.
2
Jika pakaian terkena minyak atau bahan kimia, anda perlu serta-merta menanggalkan
pakaian tersebut, cuci semua bahagian badan yang telah terkena minyak atau bahan kimia dan
kemudian pakai pakaian yang bersih. Berjumpalah dengan doktor sekiranya terdapat ruam pada
badan.
3.
Kasut, cermin mata dan topi keselamatan yang digunakan semasa berada di tempat kerja
hendaklah berada dalam keadaan yang elok sentiasa.
4.
Memakai alat pelindung telinga setiap masa semasa berada di kawasan yang terlalu
bising. Kawasan ini akan dilengkapi dengan tanda amaran Bunyi Bising.
45
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
5.
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Semua kakitangan dikehendaki memakai kaca mata keselamatan semasa melawat tapak
kerja.
‘Goggles’ keselamatan mesti dipakai apabila melakukan kerja keratan, kikisan,
6
pengilatan, mengisar, mengetuk atau apabila melakukan kerja-kerja yang boleh membahayakan
mata disebabkan oleh benda yang terbang atau pun jatuh.
7.
Orang lain yang berada berdekatan dengan seseorang yang sibuk melakukan kerja
merbahaya tersebut juga dikehendaki memakai goggles keselamatan.
8.
Sarung tangan dapat menghalang kecederaan kecil semasa mengendali bahan-bahan yang
dapat menghakis kulit. Gunakannya apabila diperlukan. Sarung tangan kulit atau sarung tangan
yang mempunyai lapisan kulit hendaklah dipakai semasa mengendalikan dawai atau wayar.
Sarung tangan kain pula, mampu memberikan perlindungan secara keseluruhan.
9.
Topi keselamatan hendaklah dipakai semasa berada di tapak kerja. Pengecualian ketika
menaiki pesawat atau di tempat kediaman.
10.
But getah hendaklah dipakai semasa bekerja di kawasan basah atau di kawasan yang
menggunakan banyak bahan mudah hakis.
11.
Alat pernafasan yang sesuai hendaklah dipakai apabila kakitangan bekerja di kawasan
udara tercemar.
12.
Alat pernafasan yang lengkap mestilah dipakai di kawasan yang bertoksik atau kurang
oksigen.
13.
Tali pinggang keselamatan
A.
Tali pinggang keselamatan hendaklah sentiasa dipakai semasa bekerja di atas
asas/platform/ paras air melainkan perlindungan yang mencukupi untuk mengelakkan
dari terjatuh disediakan.
B.
Keselamatan tali pinggang hendaklah kerap diperiksa untuk mengelakkan ianya tidak
berfungsi disebabkan terlalu kerap digunakan. Tali pinggang yang rosak atau tidak
dapat berfungsi dengan baik hendaklah dimusnahkan, bukan dibuang.
14.
Memakai barang kemas seperti cincin, jam tangan boleh menyebabkan atau menyumbang
kepada kemalangan dalam keadaan tertentu. Pemakai sepatutnya sentiasa beringat dan perlu
mengambil langkah berjaga-jaga.
KESELAMATAN KEBAKARAN
Kebakaran boleh berlaku jika terdapatnya 3 elemen ; haba, oksigen dan sumber bahan bakar.
Kebakaran boleh dielakkan atau dicegah dengan cara memisahkan salah satu daripada elemenelemen tersebut.
46
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
ALAT PEMADAM API
Alat Pemadam Api digunakan bagi memadam kebakaran yang kecil sahaja. Alat tersebut
diletakkan dibeberapa tempat yang cenderung berlakunya kebakaran. Ia mudah dilakukan dengan
mengingati formula P.A.S.S.
-
P: PULL
– cabut pin keselamatan..
-
A: AIM
– halakan muncung (nozzle) alat pemadam api kearah kebakaran
-
S: SQUEEZE – tekan pemegang alat tersebut pada jarak 8 meter dari kebakaran.
-
S: SWEEP
– tebarkan (nozzle) kehadapan dan kebelakang pada kebakaran
PANDUAN MENGGUNAKAN ALAT PEMADAM API.
Terdapat 4 kelas jenis kebakaran berdasarkan sumber bahan bakar.
Kelas Api
A
B
C
D
Bahan-bahan
Jenis alat yang digunakan
Pepejal
i.
Air
kayu, kain, kertas dll
ii.
debu kering
iii.
buih
Cecair:
i.
buih
Minyak, varnish, cat, dll
ii.
debu kering
iii.
semburan air
Gas
i.
buih
Butane, methane, propane,
ii.
debu kering
Ammonia dan lain-lain
iii.
semburan air
Logam
i.
debu kering jenis TEC
Potassium, sodium, magnesium dan
ii.
debu kering
lain-lain.
iii.
pasir kering
Elakkan menggunakan alat pemadam api yang salah. Ini boleh mengakibatkan kebakaran
bertambah marak.
Apakah yang perlu dilakukan sekiranya pakaian anda terbakar?
Berhenti – dimana anda berada, ini akan mengelakkan api daripada marak
Rebah – badan di atas tanah/ lantai
Guling – badan di atas lantai, tanah, supaya api boleh terpadam
47
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Kaedah berhadapan dengan kebakaran
Memadam kebakaran memerlukan kaedah yang betul. Ikuti panduan di bawah semasa
menggunakan Alat Pemadam Api:
1. Alat pemadam api boleh digunakan untuk memadam api jika:
a. anda tahu cara menggunakan alat tersebut
-
api masih kecil dan boleh dikawal
-
bahan yang terbakar tidak mengeluarkan wap yang toksik
-
bahan yang terbakar tidak mudah meletup
2. Berdiri membelakangkan arah tiupan angin semasa berhadapan dengan kebakaran.
3. Sekiranya api semakin marak, minta bantuan rakan. Sekiranya tiada rakan untuk
membantu tinggalkan sahaja tempat tersebut.
4. Jangan tinggalkan api yang telah dipadamkan, api mungkin akan hidup semula sekiranya
cukup oksigen.
5. Jangan letakkan semula alat pemadam api yang telah digunakan ditempatnya. Hantar
kepada pembekal untuk diisi semula dengan segera.
MENGAWAL KEBAKARAN DAN PENCEGAHAN BAHAYA
1.
Semua kakitangan perlu membiasakan diri mereka dengan mengetahui lokasi pintu
kecemasan terdekat, penggera, penyembur keselamatan, alat memadam kebakaran, dan peralatan
kecemasan dan bagaimana menggunakannya.
2.
Dalam keadaan kerja tertentu, pemerhati kebakaran mungkin perlu dilantik dan
tanggungjawab mereka adalah:
A.
Memberi amaran kepada kakitangan sekiranya kebakaran berlaku
B.
Melengkapkan peralatan memadam kebakaran yang sesuai
C.
Padamkan api sekiranya kemungkinan terdapat kebakaran yang disebabkan oleh
aktiviti kakitangan
D.
Dia tidak boleh meninggalkan kawasan kebakaran sekiranya terdapat kakitangan
yang masih bekerja
3.
Semua kakitangan mesti mengikuti kursus latihan kebakaran yang dilaksanakan oleh
pelanggan atau syarikat.
4.
Semua kakitangan harus membuat pemeriksaan teliti pada kelengkapan keselamatan dan
potensi bahaya di tempat kerja mereka. Laporkan kepada penyelia sekiranya terdapat sebarang
kerosakan atau merbahaya.
48
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
5.
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Mana-mana kakitangan yang menemui tumpahan minyak, kebocoran gas dan tumpahan
bahan kimia hendaklah melaporkan kepada penyelia.
6.
Jika salah satu keadaan diatas berlaku, semua operasi harus dihentikan dan tidak boleh
beroperasi sehingga bahaya telah dihapuskan.
7.
Semua bahan kimia mesti disimpan dengan elok dan ditutup rapat. Setiap bahan kimia
hendaklah ditanda jenis bahan kimia dan kandungannya.
8.
Asid tepu mesti dikendalikan di kawasan terbuka atau kawasan yang mempunyai aliran
udara yang baik
9.
Petrol, minyak tanah atau mana-mana cecair lain yang serupa tidak boleh disedut dengan
mulut.
10.
Ketika pengendalian asid-asid, kelengkapan keselamatan mesti dipakai setiap waktu.
TINDAKAN SEMASA KECEMASAN
Kecemasan berlaku tanpa diduga. Dibawah adalah keadaan-keadaan yang boleh mengakibatkan
kecemasan:
-
kebakaran
-
pelepasan bahan toksik seperti kimia dan gas
-
bencana alam seperti banjir, ribut
-
kemalangan serius
-
terputus bekalan elektrik
-
ancaman bom, pengganas.
Sesetengah kecemasan memerlukan anda keluar dari bangunan dan berkumpul ditempat yang
selamat.
Apa yang perlu dibuat semasa kecemasan
Apabila terlihat kebakaran,…….
1. Bertenang. Jangan panik
2. Bunyikan penggera kebakaran
3. Laporkan kepada penyelia
4. Putuskan bekalan elektrik yang menyambungkan ke mesin
5. Sekiranya api masih kecil, cuba padamkan kebakaran dengan menggunakan alat
pemadam api. Walaubagaimanapun jika tidak tahu menggunakannya, tinggalkan saja
tempat tersebut.
6. Keluar dari bangunan dengan menggunakan jalan keluar yang berhampiran dan selamat.
49
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
7. Jangan cuba mengambil barang-barang berharga untuk dibawa keluar. Nyawa anda lebih
berharga.
8. Berkumpul ditempat yang ditentukan. Tunggu sehingga mendapat arahan selanjutnya.
Pelan Kecemasan
Pelan kecemasan adalah satu peta yang menunjukkan laluan keluar yang paling dekat dan selamat
bagi kakitangan menyelamatkan diri semasa berlakunya kecemasan.
Apabila berlakunya kecemasan, setiap kakitangan dikehendaki keluar dari bangunan mengikut
pelan dan berkumpul ditempat yang selamat dan yang telah ditetapkan.
KESELAMATAN MENGGUNAKAN MESIN
Mesin di tempat kerja boleh membawa bahaya kepada kakitangan-kakitangan, contohnya
kecederaan. Setiap kakitangan akan diberi latihan sebelum dibenarkan mengendalikan sesebuah
mesin.
-
jangan kendalikan mesin jika anda tidak tahu menggunakannya
-
ikuti kaedah pengendalian mesin yang betul, jangan gunakan jalan pintas
-
periksa keadaan mesin dari masa ke semasa. Laporkan sekiranya terdapat sebarang
kerosakan.
Anda dilarang untuk:
-
menanggalkan atau mengubah pengadang yang dipasang pada mesin atau peralatan
-
mengendalikan mesin yang anda belum dilatih menggunakannya
-
menggunakan mesin yang rosak ataupun sedang dibaikpulih.
-
bergurau semasa mengendalikan mesin
Kerja baikpulih.
Sebelum menjalankan kerja membaik pulih mesin, pastikan anda:
-
tahu membaiki kerosakkan pada mesin
-
mematikan suis utama, jangan jalankan kerja pembaikan semasa mesin sedang
beroperasi
-
meletakkan tanda amaran pada mesin yang sedang dibaikpulih bagi mengelakkan
mesin digunakan oleh kakitangan lain.
50
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
KESELAMATAN TRAK ANGSUN (FORKLIFT)
-
berhati-hati dengan forklift yang lalu lalang di kawasan kerja
-
jangan pandu forklift sekiranya bukan tugas anda ataupun anda tidak mempunyai
latihan yang mencukupi
-
jangan menumpang forklift, forklift hanya boleh dinaiki oleh seorang sahaja
-
jangan gunakan forklift untuk tujuan peribadi
KESELAMATAN DI PEJABAT
-
Mengambil kertas dengan cara yang betul, elakkan kecederaan
-
Ketika menyerahkan gunting pastikan ianya tertutup.
-
Letakkan pins, paku tekan dan barang-barang tajam kedalam bekas dan jangan
biarkan ianya bersepah didalam laci atau meja.
-
Jangan letak pencil yang tajam atau benda-benda yang tajam menghala keatas.
-
Semua peralatan hendaklah di simpan dengan betul.
-
Laporkan dengan segera jika terdapatnya wayar elektrik yang terdedah.
-
Laporkan perabot dan peralatan yang perlu dibaiki.
-
Mencabut plug elektrik sebelum membaiki atau membersih sebarang peralatan
elektrik.
-
Kaca meja yang pecah mesti dibuang serta merta.
-
Alihkan halangan (kotak, kerusi, tong sampah, dll) daripada lorong jalan.
-
Jangan biarkan fail kabinet atau laci terbuka.
-
Laporkan kerosakan karpet atau lantai.
-
Gunakan tangga untuk tempat tinggi.
-
Jangan berdiri diatas tempat yang selamat seperti kotak atau kerusi.
-
Duduk dengan elok diatas kerusi, jangan menjungkitkan kerusi.
-
Jangan membaca sambil berjalan.
-
Tutup suis mesin photostat dan taip jika tidak menggunakannya.
-
Kenal pasti lokasi alat pemadam api yang berdekatan dengan anda. Mempelajari cara
menggunakannya dan pastikan kawasan persekitaran tiada halangan.
-
Semua kakitangan hendaklah memahami prosedur keselamatan kebakaran di tempat
masing-masing
-
Jangan buka laci lebih dari satu pada satu masa.
-
Dua laci yang terbuka akan mengganggu keseimbangan kabinet.
51
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
PERMIT KERJA
Permit kerja khas akan diberi kepada kakitangan bagi membenarkan mereka bekerja di kawasan
yang mengendalikan peralatan mesin. Permit kerja hanya akan diberikan kepada kakitang yang
telah menerima latihan yang cukup.
Permit akan diberikan kepada:
-
Pemandiu forklift
-
Pekerja welding
-
Pekerja yang bekerja dikawasan panas
-
Pekerja yang ditempatkan di tempat tertutup
Kakitangan tidak dibenarkan bekerja jika tidak mempunyai permit.
BEKERJA DI HADAPAN KOMPUTER
Kakitangan akan terdedah kepada penyakit seperti berikut jika bekerja di hadapan komputer di
dalam jangkamasa yang panjang.

mata – letih akibat memandang skrin terlalu lama

tulang belakang – sakit berpunca dari tempat duduk yang tidak sesuai

tangan – sakit dan sengal akibat terlalu lama memegang tetikus (mouse) dan papan
kekunci (keyboard)
Panduan bekerja dengan komputer
-
cahaya skrin yang tidak terlalu terang/gelap
-
monitor yang boleh diubah sudutnya
-
kedudukan papan kekunci sesuai dengan ketinggian
-
pengalas kaki
-
kerusi yang boleh diubah ketinggiannya
-
panyandar kerusi yang boleh diubah
52
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Lakukan senaman ringan setiap setengah jam bekerja, ikuti cara senaman di bawah:
Senaman 1
-
genggam tangan
-
buka
-
semula
Senaman 2
genggaman
dan
genggam tangan dan pusingkan
dari paras pergelangan tangan pada
kembangkan jari-jari selebar yang
satu arah
mungkin
sebanyak 15 kali
tahan pergerakan tersebut selama
-
lebih kurang 10 saat
lakukan pergerakan yang sama
dengan arah yang berlainan
KEBERSIHAN KAWASAN KERJA (HOUSEKEEPING)
Setiap kakitangan dikehendaki memelihara persekitaran tempat kerja masing-masing bagi
mengelakan dari berlakunya kemalangan pada diri sendiri dan juga kakitangan lain. Ikuti panduan
berikut:

bersihkan kawasan kerja dari sebarang sampah sarap, tumpahan minyak, bahan
kimia dan sebagainya.

buang sampah di tempat yang disediakan.

susun barang-barang dengan teratur dan jangan halang laluan, terutama sekali
laluan kecemasan.

pastikan terdapat ruangan yang mencukupi bagi kakitangan-kakitangan lain
untuk berjalan

susun barang yang paling besar di bahagian bawah dan seterusnya kecil di atas.

buang atau bengkokan paku dan besi yang terdapat di atas lantai

anda dilarang sama sekali membawa makanan atau minuman kekawasan kerja
kerana ianya boleh tercemar disebabkan keadaan tempat kerja yang kotor
DISIPLIN KERJA
Setiap kakitangan dikehendaki mematuhi disiplin yang telah ditetapkan oleh pihak syarikat
Diantaranya adalah :
-
pelihara kawasan kerja ,mesin dan peralatan yang telah anda gunakan
-
periksa keadaan tempat kerja dan juga peralatan yang digunakan dari masa kesemasa,
jangan cuba buat kerja yang anda tidak tahu ,minta bantuan penyelia
-
jangan lakukan kerja yang diluar kemampuan ataupun bidang anda ,seperti
mengangkat barang yang terlalu berat , minta bantuan.
53
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
-
jangan bermain-main atau bergurau ditempat kerja.
-
buat kerja dengan berhati-hati dan teratur , jangan gopoh.
PERATURAN PEMANDUAN KENDERAAN
Samada memandu kenderaan syarikat ataupun persendirian di dalam kawasan kilang anda
dikehendaki mematuhi beberapa peraturan yang berikut :
-
patuhi had laju yang telah ditetapkan ,sekiranya tiada tanda had laju ,pandu pada
kelajuan ‘pejalan kaki’.
-
menjaga kenderaan syarikat,buat pemeriksaan dari masa ke semasa ,laporkan
sekiranya terdapat sebarang kerosakan
-
letakkan kenderaan di tempat yang telah disediakan
-
patuhi arahan disetiap tanda jalan
-
berhati-hati semasa memandu di kawasan kerja, beri keutamaan kepada pejalan kaki
-
jangan gunakan kenderaan syarikat untuk tujuan peribadi
TANDA-TANDA KESELAMATAN
Tanda-tanda keselamatan akan diletakkan di kawasan yang merbahaya kepada kakitangan. Anda
hendaklah mengikuti arahan-arahan yang telah dinyatakan.
Dimanakah tanda-tanda keselamatan diletakkan?
-
di pintu masuk
-
pada bekas menyimpan bahan seperti botol, kotak ,plastik dan sebagainya
-
di pintu pagar
-
di kawasan operasi
-
pada mesin
Kawasan larangan merokok
Api dari rokok adalah merupakan salah satu dari punca berlakunya kebakaran. Anda wajib
memerhati dan mematuhi tanda-tanda larangan merokok yang terdapat di kawasan-kawasan
tertentu seperti :
-
tempat simpanan bahan kimia
-
di dalam kawasan operasi
-
di dalam pejabat
-
di tempat-tempat yang mengandungi bahan mudah terbakar
54
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BANTUAN KECEMASAN
Mangsa kemalangan boleh diselamatkan jika bertindak dengan pantas.
Prinsip asas bantuan kecemasan.
Bantuan kecemasan (First Aid) adalah bantuan awal yang diberikan sebelum tibanya pegawai
perubatan yang berkelayakan. Bantuan hanya boleh diberikan kepada mangsa sekiranya :

anda telah mendapat latihan yang secukupnya untuk memberi rawatan awal

anda yakin dapat menyelamatkan mangsa

anda mempunyai peralatan yang sesuai untuk menyelamat

tindakan anda tidak mendatangkan bahaya kepada mangsa
Sekiranya tidak , laporkan segera kepada penyelia ataupun pegawai perubatan di tempat anda.
PANDUAN RINGKAS MEMBERI BANTUAN KECEMASAN
-
perhatikan keadaan sekeliling ,mulakan beri bantuan sekiranya tidak membahayakan
diri sendiri
-
sekiranya perlu alihkan mangsa dari tempat kejadian
-
minta seseorang memanggil ambulan ,berikan butir- butir yang lengkap
-
buat penilaian keatas mangsa ,ikuti panduan di bawah :
A Saluran Pernafasan
buka saluran pernafasan dengan mendongakkan kepala mangsa
B Bernafas
tentukan samada mangsa bernafas ataupun tidak melalui :
C Pengaliran

hembusan udara yang dirasa pada pipi anda

turun naiknya dada mangsa
periksa degupan jantung dengan meletakan 2 jari anda pada nadi
karotid (di bawah tekak) mangsa
Sekiranya tiada degupan jantung pada nadi karotid ,cuba lakukan CPR (sekiranya anda telah
mendapat latihan yang mencukupi). Walaubagaimanapun anda dilarang berbuat demikian jika
anda tidak mempunyai pengetahuan mengenainya.
55
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 7 : POLISI GANGGUAN SEKSUAL
1. Pendahuluan:
Para kakitangan adalah aset terpenting yang menentukan tahap produktiviti sesebuah
syarikat. Bagi membolehkan kakitangan memberi sumbangan yang berkesan, adalah
menjadi tanggungjawab majikan dan semua untuk mewujubkan suasana kerja yang
kondusif dan harmoni. Gangguan seksual di tempat kerja akan mengganggu
kesejahteraan dan moral kakitangan serta membawa kepada kesan-kesan fizikal, psikologi
yang negatif kepada kakitangan yang akhirnya akan menjejaskan produktiviti, prestasi dan
imej syarikat.
2. Kenyataan Dasar:
Pihak syarikat memandang serius isu gangguan seksual di tempat kerja kerana ianya
boleh membawa implikasi yang negatif, bukan sahaja dari segi mental yang boleh
menjejaskan produktiviti, moral, imej dan sebagainya.
Oleh yang demikian, semua kakitangan adalah dinasihatkan supaya menghindarkan diri
daripada melakukan perbuatan yang menjerumus kepada gangguan seksual kerana
ianya merupakan satu salahlaku yang bertentangan dengan polisi dan peraturan
syarikat.
3. Definisi Gangguan Seksual:
Gangguan seksual bermakna sebarang tingkah laku berunsur seksual yang tidak diingini dan
memberi kesan sebagai satu gangguan sama ada secara lisan, bukan lisan, visual, psikologi
atau fizikal:
3.1 yang, atas sebab yang munasabah, boleh dianggap oleh penerima (mangsa) sebagai
mengenakan syarat berbentuk seksual ke atas kakitanganannya; atau
3.2 yang, atas sebab yang munasabah, boleh dianggap oleh penerima (mangsa)
sebagai satu pencabulan maruah, atau penghinaan atau ancaman terhadap dirinya
tetapi tiada hubungan terus dengan kakitanganannya.
3.3 Gangguan seksual di tempat kerja juga termasuk gangguan seksual yang berlaku di luar
tempat kerja yang timbul dari hubungan dan tanggungjawab yang berkaitan dengan
kakitanganan. Situasi di mana gangguan seksual seperti ini boleh berlaku adalah termasuk,
tetapi tidak terhad kepada:
56
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
3.3.1 majlis sosial berhubung dengan kakitanganan; semasa menjalankan tugas di luar
tempat kerja;
3.3.2 sesi persidangan atau latihan berkaitan dengan kakitanganan; semasa perjalanan
berkaitan dengan tugasan;
3.3.3 melalui telefon; dan
3.3.4 melalui media elektronik.
Adalah penting untuk menekankan bahawa gangguan seksual bermakna tingkahlaku seksual
yang tidak diingini dan tidak disenangi oleh mangsa. Ianya juga satu kelakuan seksual yang
dilakukan ke atas penerima tanpa diminta atau dibalas balik oleh penerima.
4. Kategori Gangguan Seksual:
Berdasarkan kepada definisi di perkara 3 di atas, gangguan seksual boleh dibahagikan kepada
dua kategori, pertama gangguan seksual berbentuk ugutan (sexual coercion) dan kedua
gangguan seksual berbentuk ancaman terhadap ketenteraman peribadi ( sexual annoyance).
4.1 Gangguan seksual yang berbentuk ugutan memberi kesan secara langsung kepada
status kakitanganan seseorang. Sebagai contoh, seorang pegawai atasan yang mempunyai
kuasa menentukan gaji dan pangkat, cuba mengugut kakitangan bawahan supaya
memberi layanan seksual kepadanya. Jika kakitangan bawahan tersebut tunduk kepada
kehendak seksual pegawai atasan tersebut, faedah yang berkaitan dengan kakitanganan
akan diperolehi. Jika sebaliknya pula, faedah itu akan dinafikan.
4.2 Gangguan seksual berbentuk ancaman kepada ketenteraman peribadi ialah tingkah laku
seksual yang dianggap oleh mangsa sebagai ancaman, ugutan atau penghinaan, tetapi
tiada kaitan secara langsung dengan faedah-faedah kakitanganan. Walaupun tingkah laku
itu menimbulkan suasana kerja yang tidak tenteram kepada mangsa, namun dia terpaksa
mengharunginya untuk terus bekerja. Gangguan seksual di antara rakan sekerja dan
pelanggan syarikat terhadap kakitangan adalah termasuk dalam kategori ini.
5. Bentuk-bentuk Gangguan Seksual
Gangguan seksual merangkumi pelbagai jenis tingkah laku seksual yang boleh dibahagikan
kepada lima jenis, iaitu:
5.1 Gangguan secara lisan:
57
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Contohnya: kata-kata, komen, gurauan, usikan bunyi dan soalan-soalan yang berbentuk
ancaman atau cadangan seksual.
5.2 Gangguan secara isyarat/ bukan lisan:
Contohnya: pandangan atau kerlingan yang membayangkan sesuatu niat atau keinginan,
menjilat bibir atau memegang atau memakan makan dengan cara menggoda, isyarat
tangan atau bahasa isyarat yang membayangkan perlakuan seks, tingkah laku mengurat
yang berterusan.
5.3 Gangguan Visual:
Contohnya: menunjukkan bahan-bahan lucah melalui e-mel atau telefon, melukis gambar
lucah, menulis surat berunsur seksual, mendedahkan bahagian badan yang sulit yang
tidak sepatutnya didedahkan.
5.4 Gangguan psikologi:
Contohnya: mengulangi jemputan sosial yang telah ditolak, memujuk rayu berterusan
untuk keluar bersama atau untuk bercumbuan.
5.5 Gangguan fizikal:
Contohnya: sentuhan yang tidak diingini, menepuk, mencubit, mengusap, menggesel
badan, memeluk, mencium, serangan berbentuk seksual.
6. Undang-undang Malaysia Dalam Tulisan Untuk Menyelesaikan Khususnya
Gangguan Seksual
Terdapat satu undang-undang yang berkait rapat dalam menangani isu gangguan seksual di
Malaysia – Kod Berkenaan, seksyen 509.
Kod Berkenaan, seksyen 509 melengkapi bahawa:
“Sesiapa, dengan niat mencaci wanita yang rendah hati, melafazkan perkataan, membuat bunyi
atau isyarat atau mempamerkan objek, dengan tujuan perkataan atau bunyi akan didengar, atau
isyarat atau objek tersebut dapat dilihat oleh wanita berkenaan, akan dihukum pemenjaraan
bagi tempoh panjang ke 5 tahun atau dengan denda, atau kedua-duanya.”
Keluaran undang-undangan ini lebih menekankan kepada aspek fizikal. Sekarang kes-kes
gangguan seksual dikawal oleh polis dan dakwaan dibuat bawah Kod Berkenaan, seksyen 509.
58
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
7. Jawatankuasa Siasatan Gangguan Seksual
Kumpulan GDEX telah menubuhkan satu jawatankuasa siasatan bagi menangani
semua aduan gangguan seksual. Jawatankuasa ini adalah satu badan berkecuali dan
kakitangan perlu melapor terus kepada Ketua Pegawai Eksekutif.
Fungsi-fungsi jawatankuasa ini adalah:

Menerima semua aduan yang berkaitan dengan gangguan seksual.

Mengumpulkan semua ahli jawatankuasa dalam tempoh 72 jam selepas menerima aduan.

Menyiasat tentang aduan tersebut dan memastikan kebenarannya tanpa menaruh syak
wasangka terhadap pengadu / mangsa.

Memberi cadangan yang bernas tentang hasil siasatan kepada Ketua Pegawai Eksekutif.

Semua penyiasatan perlu dikendalikan secara sulit (confidential).
Ahli-ahli utama jawatankuasa terdiri daripada:

Pengerusi - Lisa Chan (Kumpulan Korporat)

Ahli
- Caryn Kwok (Bahagian QA)
- Lim Yik Sue (Bahagian QA)
- Marmizahsalwa (Bahagian DPRC)
- Ganesh Pillai A/L Muthu Lingam (Bahagian Keselamatan dan
Penyiasatan)
- Harichandran A/L Govindasamy (Bahagian Kurier)
Ahli-ahli jawatankuasa simpanan terdiri daripada:

Ahli
- Penny Set Siew Ling (Bahagian QA)
- Noor Naimah Binti Munisan Monison (Bahagian Perkhidmatan
Pelanggan)
- Mustapha bin Mada Ali (Bahagian Kurier)
8. Prosedur Aduan
Prosedur Tidak Formal

Pihak diganggu (mangsa) hendaklah belajar menyatakan “TIDAK” dengan tegas

Berjumpa dengan Ketua Bahagian / Ketua Cawangan / Regional Manager atau kawan
rapat untuk membincangkan masalah yang dihadapi

Cara-cara lain yang tidak formal.
59
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Prosedur Formal

Membuat aduan secara bertulis kepada jawatankuasa yang dilantik menggunakan format
Borang Aduan yang telah disertakan.

Alamatkan surat aduan kepada Pengerusi, Jawatankuasa Gangguan Seksual atau salah
seorang Ahli Jawatankuasa Gangguan Seksual.
60
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook

COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Prosedur Penyiasatan
Menerima aduan bertulis /
lisan
Pengerusi Jawatan Gangguan
Seksual
Siasatan oleh Jawatankuasa
Gangguan Seksual
Tidak Berasas
Berasas
Surat Tujuk Sebab Ke Atas
Tertuduh
Pengadu Dimaklumkan
Kes Selesai / Rayuan
Siasatan
Dalaman
oleh
Jawatankuasa
Gangguan Seksual
Aduan Palsu Cadangan Tindakan
Disiplin kepada Ketua Pegawai
Eksekutif (ke atas pengadu)
Tidak Bersalah
Bersalah
Cadangan Tindakan Disiplin kepada Ketua
Pegawai Eksekutif (ke atas tertuduh)
Tindakan Disiplin Dikenakan
Tindakan Disiplin Dikenakan
Kes Selesai / Rayuan
61
Kes Selesai / Rayuan
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
9. Peraturan Disiplin Dan Hukuman
Peraturan disiplin dan hukuman terhadap tertuduh adalah seperti berikut:
Kesalahan Kurang Serius

Memberi kaunseling

Amaran

Memberi nasihat atau surat peringatan
Kesalahan Serius

Surat Tunjuk Sebab

Surat Amaran
Kesalahan Amat Serius

Surat tunjuk sebab sambil menunggu tindakan Siasatan Dalaman dalam tempoh 14 hari

Menjalankan Siasatan Dalaman Hukuman mengikut Seksyan 14 Akta Kerja 1955 iaitu
gantung kerja, turun pangkat atau buang kerja.
Nota: Tindakan juga akan diambil ke atas pengadu sekiranya dia didapati membuat aduan
palsu dan tidak berasas.
10. Prosedur Rayuan

Surat rayuan mestilah disampaikan kepada Pengerusi Jawatankuasa Rayuan Tatatertib
dalam tempoh masa 14 hari dari tarikh menerima surat keputusan tersebut.

Jawatankuasa Rayuan Tatatertib haruslah meneliti rayuan dan dokumen yang
dilampirkan serta membuat keputusan sama ada untuk mengekalkan, meringankan,
memberatkan atau membatalkan hukuman yang dikenakan oleh Jawatankuasa Gangguan
Seksual.
Jawatankuasa Rayuan Tatatertib

Pengerusi
- Teong Teck Lean (Timbalan Pengerusi Eksekutif)

Ahli
- Jane Tung (Timbalan Ketua Pengawai Eksekutif )
- Penasihat Undang-undang
62
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 8 - POLISI PERSARAAN
A. Pengenalan
Polisi persaraan ini adalah untuk semua kakitangan GDEX di Malaysia yang terikat dengan
kontrak tetap dengan syarikat kecuali Ahli Lembaga Pengarah GD Express Carrier Berhad.
Polisi Persaraan ini berkuatkuasa pada 01hb Oktober 2008.
Umur persaraan bagi semua kakitangan adalah apabila mencapai umur 58 tahun atau dalam
erti kata lain apabila lengkap umur 57 tahun. Sebagai garis panduan, umur persaraan di
GDEX ditetapkan berdasarkan umur persaraan dalam Sektor Awam di Malaysia. Oleh itu,
umur persaraan di GDEX akan dikaji semula mengikut umur persaraan dalam Sektor Awam
di Malaysia.
Walaubagaimanapun, jika terdapat undang-undang dimasa akan datang menyatakan umur
persaraan bagi Sektor Swasta di Malaysia, GDEX akan mengikut undang-undang tersebut
sewajarnya.
B. Faedah Persaraan
Kakitangan yang masih berkhidmat di GDEX dan mencapai umur persaraan akan mendapat
faedah persaraan seperti berikut :
Pewter Plaque yang akan dianugerahkan oleh Pengerusi Syarikat semasa Majlis
Makan Malam

RM200 bagi setiap tahun perkhidmatan

Jamuan Perpisahan

Sijil Penghargaan

Surat Penghargaan (atas permintaan kakitangan)
C. Umur Persaraan khas bagi umur 53 tahun dan ke atas (pada tahun 2008)
Oleh kerana Polisi Persaraan ini diperkenalkan pada tahun 2008, syarikat telah bersetuju
dengan umur persaraan khas bagi kakitangan berumur 53 tahun dan ke atas pada tahun 2008.
Umur persaraan khas adalah seperti berikut:-
63
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
No
Umur (pada tahun
Umur Persaraan Baru
Telah Melengkap
2008)
(Mncapai umur )
Umur
1
53 hingga 54
59
58
2
55 hingga 56
60
59
3
57 hingga 58
61
60
4
59 hingga 60
63
62
5
61 hingga 62
65
64
Kakitangan yang berada dalam kumpulan 53 hingga 58 tahun pada tahun 2008 boleh memilih
untuk bersara pada umur persaraan normal di mana apabila mencapai umur 58 tahun atau
memilih persaran khas sepertimana jadual di atas.
Kakitangan yang berada dalam kumpulan 59 hingga 62 tahun pada tahun 2008 mestilah
bersara apabila mencapai umur persaraan khas seperti di atas. Walaubagaimnapun kakitangan
mempunyai pilihan untuk bersara lebih awal daripada umur persaraan khas seperti di atas
dengan memberi notis secara bertulis kepada syarikat 6 bulan sebelum hari terakhir
perkhidmatan.
Kakitangan akan mendapat faedah persaraan yang sama jika memilih untuk bersara mengikut
umur persaraan normal ataupun umur persaraan khas
D. Pilihan Selepas Persaraan
Kakitangan yang telah mencapai umur persaraan atau kakitangan yang sudah bersara boleh
membuat permohonan seperti berikut:-
ii-
Berkhidmat dengan GDEX di bawah syarat kontrak untuk tempoh selama
enam (6) bulan hingga ke tiga (3) tahun . Kontrak ini boleh diperbaharui dan
mestilah dipersetujui bersama oleh GDEX dan kakitangan.
iii-
Berkhidmat dengan GDEX sebagai Kontraktor, jika terdapat kekosongan di
dalam bahagian Operasi atau di dalam Kumpulan Pengurusan.
64
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Permohonan mestilah secara bertulis dan formal dan dialamatkan kepada Ahli Jawatankuasa
Sumber Manusia GDEX. Syarikat mempunyai kuasa penuh untuk menerima dan menolak
permohonan.
E. Polisi Persaraan & Kajian Semula Kontrak
Ahli Jawatankuasa Sumber Manusia memiliki kuasa penuh bagi mengkaji semula polisi
persaraan dan pembaharuan kontrak. Ahli Jawatankuasa akan menyemak secara tahunan
senarai kakitangan yang akan mencapai umur persaraan pada tahun berikutnya.
65
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 9 - POLISI SISTEM TEKNOLOGI & MAKLUMAT
1. Pengenalan
a. Polisi Sistem Informasi (IS) ini adalah untuk diaplikasikan oleh GDEX.
b. Perlaksanaan Polisi Sistem Informasi (IS) ini adalah untuk memastikan
perlindungan terhadap sebarang penggunaan Sistem Informasi (IS) tanpa
kebenaran, pelanggaran dan / atau penyalahgunaan sama ada ianya dilakukan dan
/ atau percubaan untuk melakukan kesalahan tersebut.
2. Perisian Perdagangan dan Aplikasi Milik Syarikat
a. Hanya kakitangan yang diberi kebenaran oleh pihak pengurusan GDEX sahaja
dibenarkan membuat pemasangan, pengaturan, perubahan mana-mana perisian atau
aplikasi milik syarikat.
b. Perisian yang dibenarkan di pasang di komputer milik syarikat ialah:
i.Sistem operasi berlesen
ii. Perisian peralatan pejabat berlesen
iii. Perisian melukis berlesen
iv. Perisian penyuntingan foto berlesen
v. Perisian anti virus berlesen
vi. Kit pembangunan perisian berlesen
vii. Lain-lain perisian aplikasi berlesen bagi fungsi yang lebih spesifik
viii. Perisian terbuka berlesen
ix. Perisian bersama perkakasan yang dibeli oleh GDEX
x. Semua perisian milik syarikat
c. Perisian yang tidak dibenarkan pemasangannya di komputer milik syarikat:
i.
Perisian tanpa lessen
ii.
Perisian perbualan online (MSN messenger, ICQ, Yahoo messenger, dll)
iii.
Perisian / muat turun yang menganggu kelancaran (BitComet, etc)
iv.
Perisian percuma yang dilarang dalam kegunaan komersil
v.
Semua jenis permainan komputer kecuali permainan asal Microsoft
vi.
Perisian yang tidak berkaitan dengan kerja (perisian bagi pemain MP3, alat utiliti,
telefon bimbit)
vii.
Adware, Spamware, Pengodaman
66
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
d. Bahagian Teknologi Maklumat (IT) dan Bahagian Sokongan Teknikal (FTS) mempunyai
hak untuk membuat pemeriksaan secara rambang pada setiap komputer milik syarikat
bagi memastikan tiadanya perisian haram atau pemasangan perisian / perubahan pada
perisian tanpa kebenaran.
e. Tiada mana-mana pihak dibenarkan untuk menyimpan sebarang bahan, fail, data atau
maklumat yang tidak berkaitan dengan operasi GDEX dan kumpulan syarikatnya (seperti
permainan komputer, MP3, video) di dalam komputer milik syarikat bagi memastikan
penggunanaan sumber Sistem Informasi (IS) dapat dimaksimakan bagi manfaat dan
kepentingan pihak syarikat dan kumpulan syarikatnya.
f.
Sekiranya pihak syarikat menemui masa-mana perisian haram atau sebarang perisian
dipasang / dimasukkan ke dalam komputer milik syarikat tanpa kebenaran, bahagian IT
dan FTS mempunyai hak untuk mengeluarkan semula perisian tersebut daripada
komputer dan aduan terhadap bahagian disiplin akan dibuat bagi tindakan selanjutnya.
3. Perkakasan
a. Pemasangan, pengaturan, perubahan, dan perubahan lokasi mana-mana perkakasan
Sistem Informasi (IS) diantara kumpulan syarikat GDEX adalah di bawah tanggungjawab
bahagian FTS.
b. Kebenaran daripada ketua bahagian IT atau ketua bahagian FTS perlu diperolehi melalui
e-mail atau panggilan telefon yang disusuli dengan e-mail bagi setiap pemasangan,
pengaturan, penyelenggaraan, dan perubahan lokasi bagi mana-mana perkakasan Sistem
Informasi (IS).
c. Semua pengguna sumber Teknologi Maklumat GDEX dipertanggungjawabkan
sepenuhnya di atas kebersihan, keselamatan dan sebarang penjagaan yang munasabah
bagi mana-mana perkakasan Sistem Informasi (IS) sama ada di dalam atau di luar premis
syarikat GDEX serta kumpulan syarikatnya.
d. Semua pengguna harus memulangkan perkakasan Sistem Informasi (IS) di dalam
keadaan yang baik bagi suatu tempoh yang ditetapkan atau apabila menerima notis
bertulis daripada bahagian IT atau bahagian FTS tanpa sebarang kelewatan.
e. Penggunaan komputer riba peribadi bagi sebarang urusan yang berkaitan dengan pihak
syarikat adalah tidak dibenarkan.
f. Penggunaan alat simpanan peribadi mudah alih tidak dibenarkan. Semua alat simpanan
mudah alih (seperti thumb drive, kad memori SD, cakera keras mudah alih) hendaklah
didaftarkan pada ketua bahagian IT dan dikawal selia oleh Functional Group Head /
67
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
Division Head / Regional Head. Bahagian IT akan membuat pemeriksaan secara rambang
ke atas alat penyimpanan mudah alih tersebut.
g. Perkongsian komputer riba milik syarikat dengan bukan kakitangan GDEX adalah tidak
dibenarkan.
4. Local Area Network (LAN)
a. Bahagian IT dan FTS bertanggungjawab dalam mengurus, mentadbir dan menyelenggara
‘Local Area Network’ (LAN) yang meliputi pangkalan server, suis, routers, peranti
keselamatan di Ibu Pejabat GDEX dan cawangan-cawangannya. Akses dan penggunaan
server adalah terhad kepada pengguna yang diberi kebenaran sahaja.
b.
Tiada pihak yang dibenarkan untuk menyambung mana – mana alatan ‘Local Area
Network’ (LAN) pada kumpulan rangkaian GDEX tanpa memperolehi kebenaran terlebih
dahulu atau kebenaran daripada bahagian FTS atau IT.
5. Pengurusan Akaun Pengguna
a. Bahagian HR perlu memaklumkan kepada bahagian IT sekiranya ada kakitangan yang
baru menyertai syarikat, bagi tujuan mendapatkan akses server dan aplikasi milik
syarikat.
b. Bahagian HR perlu memaklumkan kepada bahagian IT sekiranya ada pertukaran atau
perubahan pada mana-mana perlantikan kakitangan, bagi tujuan perubahan akses server
dan aplikasi milik syarikat.
c. Bahagian HR juga perlu memaklumkan kepada bahagian IT sekiranya ada penamatan
perkhidmatan atau perletakan jawatan mana-mana kakitangan, bagi tujuan penamatan
akses server dan aplikasi milik syarikat.
6. Log masuk dan kata laluan
a. Setiap pihak akan diperuntukkan log masuk dan kata laluan untuk mengakses Sistem
Informasi (IS) dan setiap pihak perlu merahsiakan log masuk dan kata laluan tersebut
secara sulit dan persendirian dan tidak boleh mendedahkannya kepada mana-mana pihak
atau mana-mana organisasi.
b. Setiap pihak perlu menukar kata laluannya setiap 180 hari untuk mengekalkan dan
memastikan keselamatan Sistem Informasi (IS) yang berterusan.
68
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
c. Setiap kata laluan mesti dalam bentuk abjad dan angka dan mempunyai sekurangkurangnya 6 aksara.
d. Dalam keadaan mana-mana pihak terlupa log masuk atau kata laluan, sila hubungi
bahagian IT.
7. Penggunaan Sistem Informasi (IS)
a.
Semua pengguna perlu memastikan komputer telah ditutup / dimatikan sepenuhnya di
penghujung setiap hari (sebelum pulang ke rumah setelah selesai bekerja).
b.
Komputer perlu dikunci (melalui log keluar atau menggunakan kunci pelindung skrin)
atau ditutup pada bila-bila masa komputer dibiarkan atau ditinggalkan terutamanya
bagi tempoh masa yang lama, bagi mengekalkan keselamatan Sistem Informasi (IS).
Monitor komputer juga perlu ditutup bagi tujuan mengekalkan tempoh guna monitor
tersebut.
8. Internet dan E-Mel
a.
Internet dan e-mel disediakan oleh kumpulan syarikat GDEX bagi tujuan yang berkaitan
dengan urusan perniagaan dan bagi meningkatkan prestasi kerja setiap pihak,
penggunaan peribadi yang terhad adalah dibenarkan.
Penggunaan internet atau e-mel bagi tujuan mengakses atau menghantar sebarang bahan
yang berkaitan dengan pornografi, atau bahan-bahan yang tidak dibenarkan seperti
ruangan sembang, agensi temu janji, perkhidmatan menghantar mesej, blog, langganan
online dan laman perjudian adalah TIDAK DIBENARKAN SAMA SEKALI.
b. Tiada screensaver peribadi dibenarkan dipasang di Sistem Informasi (IS) syarikat.
Setiap pihak dipertanggungjawabkan dalam memastikan mana-mana muat turun dari
internet adalah bebas dari sebarang virus atau sebarang bahan yang mungkin akan
mendatangkan kerosakan terhadap Sistem Informasi (IS). Jika sebaliknya, pihak
pengurusan akan mengenakan tindakan disiplin yang bersesuaian bagi melindungi
kumpulan syarikat GDEX atas sebarang kerugian atau kerosakan berkaitan atau sebarang
kerugian lain.
c. Kumpulan syarikat GDEX pada setiap masa, pada sebarang keadaan mempunyai hak
untuk mendapatkan kebenaran kumpulan syarikat GDEX atau wakil yang dibenarkan
untuk membuat pemerhatian penggunaan internet dan e-mel pada mana-mana pihak /
kakitangan bagi tujuan melindungi Sistem Informasi (IS), keselamatan dan untuk
69
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
memastikan tiadanya penyalahgunaan atau salah laku di bawah fasal Sistem Informasi
(IS).
d. Setiap e-mel adalah untuk dihantar kepada penerima tertentu sahaja. Penyiaran
penghantaran e-mel kepada semua hanya dibenarkan setelah diproses oleh bahagian IT.
9. Voice Over Internet Protocol (VOIP)
a. VOIP adalah bagi tujuan komunikasi di antara rangkaian kumpulan syarikat GDEX dan
pelanggan-pelanggannya sahaja atau bagi tujuan yang konsisten dengan urusan
pengurusan atau operasi kumpulan syarikat GDEX.
b. Bahagian FTS adalah bahagian yang dipertanggungjawabkan bagi sokongan peringkat
pertama sumber VOIP. Manakala bahagian IT dipertanggungjawabkan bagi peringkat
polisi dan sokongan server VOIP.
10. Data dan Maklumat
a. Data merujuk kepada cebisan-cebisan dan kepingan-kepingan setiap kemasukan transaksi
terperinci atau dikenalpasti oleh sistem tetapi masih belum diproses. Maklumat merujuk
kepada data yang telah diproses dari sistem dan membolehkan pengguna maklumat
tersebut untuk meneruskan fungsi atau membuat keputusan.
b. Setiap pengguna perlu memastikan kemasukan data olehnya adalah tepat dan lengkap.
c. Setiap pengguna yang menjana maklumat daripada sistem perlu memastikan ketepatan,
kelengkapan dan kesulitannya.
d. Setiap pengguna sistem perlu mengamalkan penjagaan untuk mencegah sistem dari
dijangkiti virus. (Sila rujuk GD Intranet)
e. Bahagian IT, bahagian FTS dan bahagian QA akan bekerjasama untuk melaksanakan
pemeriksaan berkala bagi memastikan pematuhan terhadap Polisi Teknologi Maklumat
(IT). Sebarang kegagalan dalam pematuhan tersebut akan dilaporkan ke bahagian DPRC
bagi tujuan tindakan disiplin.
11. Sokongan / Dokumen Sokongan
a. Setiap pengguna dipertangggungjawabkan untuk membuat dokumen sokongan / back-up
bagi sebarang kerja yang berkaitan, informasi, fail dan data-data ke dalam cakera keras,
fail khas atau server. (*Akan diubah kepada penyimpanan berpusat dan peralatan
sokongan kelak)
70
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
b. Sokongan / back-up dengan menggunakan peralatan luaran adalah hanya dengan
kebenaran bahagian IT.
c. Semua aplikasi pangkalan data perlu mempunyai dokumen sokongan / back up pada
peralatan luaran dalam tiga (3) salinan dimana ianya juga disimpan dalam tiga generasi.
Dua (2) salinan dan dua (2) generasi perlu disimpan masing-masing oleh CEO dan EDC
di lokasi berasingan dan dikemaskini setiap minggu. Satu (1) salinan akan dikemaskini
setiap hari dan dikekalkan di bahagian IT dengan keselamatan kalis api.
12. Perlindungan Anti-Virus
a. Semua Sistem Informasi (IS) mesti dilindungi oleh perisian anti virus dan perisian anti
virus ini perlu dilengkapi dengan sistem kemaskini.
b. Sebarang pemasangan, peningkatan dan pengemaskinian perisian anti virus secara
berkala bagi semua peralatan Sistem Informasi (IS) adalah di bawah tangggungjawab
bahagian FTS.
c. Setiap pihak perlu membuat imbas virus / virus-scan sepanjang masa untuk semua media
(termasuk disket, zip disk, CD dan DVD) sebelum menggunakan Sistem Informasi (IS).
(Klik belah kanan pada ‘removable drive’ dan pilih ‘Scan for Treats’ untuk membuat
imbas virus / virus-scan)
d. Semua pihak perlu memaklumkan bahagian FTS dengan segera sekiranya sebarang virus
atau apa – apa yang tidak normal dikesan.
e. Tiada mana-mana pihak dibenarkan membuang atau mengganggu perisian imbasan virus
/ virus scanning.
13. Harta Intelektual Pelanggan
a. Harta Intelektual Pelanggan (Cth: pangkalan data / senarai penerima yang dihantar oleh
pelanggan) mesti dilindungi oleh bahagian-bahagian yang berkaitan supaya tidak
disalahgunakan.
b. Perkongsian data milik pelanggan diantara kumpulan tertentu mesti dilindungi dengan
kata laluan dan kata laluan tersebut hanya boleh disimpan oleh pihak yang dibenarkan
sahaja.
c. Sokongan / backup data pelanggan mesti dibuat di luar daripada komputer atau di luar
daripada cakera keras komputer tersebut bagi mengelakkan sebarang kehilangan
dokumen sokongan. Dokumen sokongan mesti dilindungi dengan kata laluan bagi
meningkatkan tahap keselamatan.
71
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
14. Privasi / Tiada Pematuhan
a. Semua perisian adalah hak milik GDEX.
b. Semua kod sumber aplikasi GDEX dan maklumat yang berkaitan dengannya adalah hak
milik GDEX. Tiada mana-mana pihak berhak untuk menukar atau mengubah kod sumber
aplikasi dan maklumat yang berkaitan dengannya tanpa kebenaran.
c. Semua pengguna tidak dibenarkan untuk memadam mana-mana fail program GDEX, emel, pangkalan data dan maklumat yang berkaitan.
d. Aplikasi pangkalan data GDEX tidak boleh disalin kecuali melalui proses sokongan yang
dibenarkan.
e. Tiada pihak yang dibenarkan untuk mengakses mana-mana pangkalan data GDEX
kecuali mereka yang diberi kebenaran.
f.
Mana - mana pihak yang menyedari sebarang pelanggaran peraturan perlu memaklumkan
kepada bahagian IT atau pihak pengurusan dengan segera.
15. Prosedur Pemulangan IS
a. Sistem Informasi (IS) di bawah seksyen ini merujuk kepada perkakasan, perisian, data
dan rekod di dalam cakera keras tempatan.
b. Pemulangan Sistem Informasi (IS) adalah diaplikasikan kepada semua kakitangan yang
meletak jawatan, ditamatkan perkhidmatan, dipindahkan atau ditukarkan diantara
kumpulan syarikat GDEX.
c. Kakitangan GDEX mesti memulangkan Sistem Informasi (IS) kepada kumpulan syaikat
GDEX tanpa sebarang pemadaman, perubahan atau sabotaj terhadap data pada hari
terakhir perletakan jawatan, penamatan perkhidmatan, pemindahan atau pertukaran
diantara kumpulan syarikat GDEX.
d. Sekiranya didapati terdapat sebarang pemadaman, perubahan atau sabotaj terhadap data,
bahagian IT dan bahagian FTS mempunyai hak untuk membuat laporan kepada bahagian
disiplin (atau pihak berkuasa) untuk tindakan selanjutnya.
16. Tindakbalas / Tindakan Kecemasan
a. Jangkitan Virus
Kakitangan mesti memutuskan hubungan di antara kabel rangkaian komputer dengan
komputer yang dijangkiti virus, trojans, spyware, mal ware atau apa-apa aplikasi yang
meragukan. Kakitangan yang berhadapan dengan insiden tersebut perlu memaklumkan
kepada bahagian IT atau FTS dengan segera bagi tujuan pembersihan virus tersebut dan
72
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
juga untuk menganalisis kesan jangkitan virus tersebut terhadap urusan perniagaan
syarikat.
b. Kerosakan sistem / rangkaian
Mana-mana pihak yang mendapati adanya kerosakan rangkaian / aplikasi milik syarikat
perlu memaklumkan bahagian IT atau bahagian FTS dengan segera untuk tindakan
selanjutnya.
c. Gangguan Bekalan Elektrik
Sekiranya terdapat gangguan bekalan elektrik pada mana-mana bahagian di dalam
kumpulan syarikat GDEX, kakitangan dari bahagian tersebut perlu memaklumkan
bahagian IT atau bahagian FTS dengan segera bagi tujuan pemeriksaan kerosakan dan
kesannya terhadap Sistem Informasi (IS).
17. Tindakan Disiplin dan Penalti
Pihak pengurusan akan mengambil tindakan disiplin terhadap kakitangan yang tidak patuh
atau melanggar mana-mana peruntukan Polisi Sistem Informasi (IS) ini, bergantung kepada
sifat dan tahap serius tiada pematuhan / pelanggaran polisi tersebut termasuk penamatan
perkhidmatan di bawah Kontrak Kakitanganan, pengantungan kerja dan pembatalan pada
mana-mana keistimewaan / kebenaran mengakses Sistem Informasi (IS).
Sebarang pelanggaran terhadap fasal 13 dianggap sebagai kesalahan jenayah dan tertakluk
kepada prosiding undang-undang.
73
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 10 : POLISI PERTUKARAN DALAMAN
1. Pengenalan
Polisi pertukaran ini adalah merangkumi semua kakitangan kontrak GDEX.
Syarikat akan mengadakan pertukaran dari semasa ke semasa untuk memastikan pengagihan
dan penggunaan sumber manusia yang optima. Dokument ini menjelaskan polisi dan garis
panduan mengenai process pertukaran dalaman.
2. Jenis Pertukaran
a. Pemindahan yang berasal daripada Pihak Pengurusan
i.
Pihak syarikat mempunyai hak mutlak untuk mengubah jawatan dan/ atau
menukarkan kakitangan ke mana-mana syarikat, jabatan dan cawangan dalam
GDEX sekiranya perlu.
ii.
Kakitangan mesti menerima perbezaan dalam gaji atau insentif (yang berkaitan)
dan ia mungkin juga berlaku kekurangan dalam gaji setelah bertukar kepada
jawatan atau jabatan yang baru.
iii.
Tiada tambahan faedah kecuali ia berlaku akibat daripada kenaikan pangkat.
b. Pertukaran yang berasal daripda Ketua Jabatan / Cawangan (sama ada bahagian
pelepasan atau penerimaan)
i.
Keadaan ini berlaku kerana kakitangan adalah lebih sesuai bertukar ke jawatan
lain kerana keadaan fizikal yang tidak mampu dalam menjalakan tugas sekarang
tetapi berkemampuan dalam menjalankan kerja lain.
ii.
Pertukaran ini perlu untuk mengekalkan kecekapan dan produktif kerja dan
keputusan.
iii.
Pengurangan dalam jumlah pekerja atau ketidakperluan kerja akibat daripada
kesusutan ekonomi atau sesuatu kejadian yang tidak dapat dielakkan.
iv.
Kakitangan mesti menerima perbezaaan dalam gaji atau insentif (yang
berkenaan) dan ia mungkin juga berlaku kekurangan dalam gajisetelah bertukar
kepada jawatan atau jabatan yang baru.
74
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
c. Pertukaran yang berasal daripada kakitangan
i.
Kakitangan berminat terhadap peluang yang berada di luar jabatan sendiri.
ii.
Kakitangan di bawah kategori ini mesti bekerja sekurang-kurangnya setahun (1)
sebelum dia layak untuk memohon pertukaran. Walaubagiamanapun, syarat ini
boleh dikecualikan kerana sebab tertentu.
iii.
Kakitangan mesti mempunyai rekod kedatangan, prestasi dan kelakuan yang
memuaskan.
iv.
Kakitangan dinasihatkan untuk mendapatkan nasihat daripada penyelia mereka
sebelum menghantar permintaan pertukaran.
v.
Kakitangan mesti menerima perbezaaan dalam gaji atau insentif (yang
berkenaan) dan ia mungkin juga berlaku kekurangan dalam gaji setelah bertukar
kepada jawatan atau jabatan yang baru.
3. Jawatan, Gred, Gaji dan tempoh perkhidmatan
Syarikat mempunyai hak mutlak untuk memutuskan jawatan baru, gred dan gaji atau insetif
untuk sebarang pertukaran. Walaubagaimanapun, senioriti akan kekal sama.
4. Process Permohonan Dalaman
4.1 Lengkapkan Transfer / Re-assignment / Re-designation Form dan hantar kepada
Jabatan Sumber Manusia.
4.2 Bagi pertukaran yang berasal dari kakitangan, kakitangan mesti kepitkan resume
yang terbaru bersama dengan borang Staff Transfer / Re-assignment / Redesignation.
4.3 Jabatan penerima mesti memastikan terdapat jawatan kosong jikalau terdapat
kakitangan daripada jabatan lain berminat untuk bekerja di jabatan penerima
sebelum mengisi borang pertukaran.
4.4 Staff Transfer Committee (sub-jawantakuasa daripada HR Panel) akan
mengadakan perbincangan bulanan untuk mengkji semua permohonan yang
diterima.
75
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.5 Kakitangan mungkin diminta untuk menunjukkan pengalaman dan kemahiran
untuk jawatan yang diminta jikalau diminta oleh Staff Transfer Committee
sekiranya maklumat yang diperlukan adalah terhad.
4.6 Jabatan Sumber Manusia akan menasihat pihak kakitangan dan Ketua Jabatan
yang berkaitan mengenai keputusan permohonan.
4.7 Pertukaran hanya berkuatkuasa setelah menerima pengesahan daripada Jabatan
Sumber Manusia.
4.8 Jabatan yang berkaitan dan kakitangan mesti setuju dengan tarikh pertukaran.
Bahagian Sumber Manusia akan mengadakan perbincangan dengan pihak yang
berkaitan jikalau terdapat sebarang kesulitan dalam menetapkan tarikh
pertukaran.
4.9 Laporan ringkasan akan dicatatkan dalam Staff Transfer / Re-assignment / Redesignation Form dan ditandantangani oleh kakitangan dan ketua jabatan yang
berkaitan untuk mengelakkan sebarang salahfaham dan aduan pada masa akan
datang. Elemen adalah seperti berikut :
i. Persetujuan terhadap syarat berkaitan dengan pertukaran seperti gred dan
jawatan
ii. Persetujuan dalam pampasan dan faedah yang ditawarkan
5. Lain-lain
Kakitangan dikehendaki sedar bahawa mereka perlu memenuhi prestasi yang ditetapkan oleh
penyelia baru. Mereka dikehendaki melalui tempoh percubaan jikalau diminta.
Kakitangan hanya dibenar balik kepada jabatan asal selepas menamatkan tempoh percubaan
di jabatan baru. Walaubagaimanapun, ia bergantung kepada kekosongan jawatan, penerimaan
oleh ketua jabatan asal dan keputusan akihr daripada Staff Transfer Committee jikalau
mereka minta untuk balik kepada jabatan asal.
76
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 11 : MEKANISMA / PROSEDUR RAYUAN
1.0 Objektif Mekanisma / Prosedur Rayuan
Bagi memastikan sistem penguatkuasaan tindakan adalah adil, pihak-pihak yang
menerima hukuman atau tindakan disiplin diberi peluang untuk membuat rayuan untuk
mengurangkan hukuman atau tindakan yang diterima kepada pihak atasan setelah pihak
terbabit menerima keputusan rasmi hukuman atau tindakan disiplin atas kesalahan
salahlaku.
2.0 Mengapa Perlunya Mekanisma / Prosedur Rayuan
2.1 Untuk memastikan proses rayuan dibuat mengikut prosedur yang betul.
2.2 Untuk memastikan kelancaran operasi syarikat.
2.3 Untuk memastikan pihak pengurusan memberi peluang secukupnya kepada kakitangan
untuk membuat rayuan walaupun setelah keputusan rasmi hukuman atau tindakan
disiplin diputuskan.
2.4 Dengan membuka semula kes atau mempertimbangkan rayuan, ia berkemungkinan akan
mengemukakan
sebarang
kesalahan,
ketidakadilan
atau
kecuaian
di
dalam
penguatkuasaan keselamatan, prosedur dan peraturan atau prosedur operasi yang tidak
mendapat perhatian sepenuhnya dari pihak pengurusan.
2.5 Untuk mengelakkan penyalahgunaan kuasa oleh panel disiplin.
3.0 Jenis-Jenis Rayuan Yang Dibenarkan
3.1 Untuk menggugurkan kes disiplin sekiranya kes tersebut didapati tidak layak
langsung untuk menerima hukuman atau tindakan disiplin.
3.2 Untuk mengurangkan hukuman atau tindakan disiplin yang telah diputuskan oleh
panel disiplin didalam mesyuarat kes disiplin.
3.3 Untuk mengurangkan hukuman atau tindakan disiplin yang telah diputuskan oleh
panel Soal Siasatan Dalaman (DI) didalam sesi Soal Siasatan Dalaman (DI).
3.4 Hanya kes yang bermula dengan peringkat hukuman Surat Peringatan dan keatas atau
peringkat seterusnya sahaja dibenarkan untuk rayuan.
3.5 Hanya kes yang melibatkan penurunan pangkat atau gred dan penamatan
perkhidmatan sahaja yang dibenarkan untuk rayuan peringkat akhir.
77
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
4.0 Panel Rayuan
4.1 Untuk Rayuan (Kes Melibatkan Kakitangan dibawah Peringkat Pengurus)
4.1.1
Pengurus Atasan / Pengurus Senior
4.1.2
Pengurus Atasan / Pengurus Senior
4.1.3
Pengurus
4.2 Untuk Rayuan (Kes Melibatkan Pengurus / Kakitangan di Peringkat Pengurus)
4.2.1
Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif / Ketua Pegawai Operasi
4.2.2
Pengurus Atasan / Pengurus Senior
4.2.3
Pengurus Atasan / Pengurus Senior
4.3 Untuk Rayuan Terakhir (Kes Melibatkan Kakitangan dibawah Peringkat
Pengurus)
4.3.1
Pengurus Atasan / Pengurus Senior
4.3.2
Pengurus Atasan / Pengurus Senior
4.3.3
Pengurus
4.4 Untuk Rayuan Terakhir (Kes Melibatkan Pengurus / Kakitangan di Peringkat
Pengurus)
4.4.1
Timbalan Pengerusi Eksekutif / Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif
4.4.2
Pengurus Atasan / Pengurus Senior
4.4.3
Pengurus Atasan / Pengurus Senior
5.0 Prosedur Rayuan
5.1 Semua rayuan mestilah didalam bentuk surat rasmi bertulis dihantar kepada Ketua
DPRC dalam tempoh empat belas (14) hari daripada tarikh rasmi hukuman
dijatuhkan atau tarikh rasmi keputusan tindakan disiplin.
6.0 Pendengaran Rayuan
6.1 Panel Rayuan akan dibentuk dan dikumpulkan untuk pendengaran rayuan dalam
tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh surat rasmi rayuan diterima (bagi kes-kes yang
melibatkan penurunan pangkat atau penamatan perkhidmatan sahaja).
6.2 Panel Rayuan akan dibentuk dan dikumpulkan untuk pendengaran rayuan dalam
tempoh satu (1) bulan daripada tarikh surat rasmi rayuan diterima (bagi kes-kes
selain kes yang melibatkan penurunan pangkat atau penamatan perkhidmatan sahaja).
78
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
6.3 Adalah
menjadi
tanggungjawab kakitangan
yang
membuat
rayuan
untuk
mengemukakan bukti-bukti yang berkaitan atau bukti dan data sokongan bagi
menyokong rayuan rasmi yang dikemukakan.
6.4 Panel Rayuan berhak untuk mendapatkan kenyataan atau pandangan daripada pihakpihak lain yang berkaitan semasa mesyuarat pendengaran rayuan sekiranya perlu.
6.5 Panel Rayuan bertanggungjawab untuk memutuskan keputusan rayuan secara terbuka
tanpa sebarang prejudis atau ketidakadilan.
6.6 Panel Rayuan juga bertanggungjawab untuk bertindak adil dan bebas daripada
sebarang sebarang prejudis atau ketidakadilan sama ada ianya berbentuk rasmi,
peribadi atau fizikal sepanjang proses pendengaran rayuan.
6.7 Dalam membuat keputusan terhadap rayuan kakitangan, faktor-faktor berikut akan
dipertimbangkan:
6.7.1
Tahap keseriusan salahlaku yang telah dilakukan oleh kakitangan yang
membuat rayuan sehingga jatuhnya hukuman yang membawa kepada
rayuan.
6.7.2
Tahap tanggungjawab yang dipikul oleh kakitangan.
6.7.3
Keadaan keseluruhan atau persekitaran yang menyumbang kepada
berlakunya salahlaku.
6.7.4
Rekod-rekod disiplin yang tedahulu dan sekiranya ada faktor-faktor lain
yang menyokong rayuan yang dikemukakan oleh kakitangan.
6.7.5
Rekomendasi atau cadangan atau pandangan penyelia atau ketua kepada
kakitangan yang mengemukakan rayuan.
6.7.6
Kesan atau akibat daripada tindakan salahlaku kakitangan tersebut
terhadap tahap moral dan disiplin kakitangan lain didalam syarikat.
6.8 Panel Rayuan akan meneliti kesemua surat dan dokumen sokongan yang
dikemukakan dan keputusan yang mungkin akan dibuat adalah seperti berikut;
6.8.1
Meningkatkan tahap hukuman atau tindakan disiplin yang diterima oleh
kakitangan kepada hukuman yang lebih berat daripada hukuman atau
tindakan yang telah diterima sebelumnya.
6.8.2
Mengekalkan keputusan hukuman yang telah diterima.
6.8.3
Mengurangkan atau meringankan keputusan hukuman yang telah
diterima oleh kakitangan ke tahap hukuman atau tindakan disiplin yang
lebih ringan daripada hukuman atau tindakan yang telah diterima
sebelumnya.
79
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
6.8.4
Mengugurkan kes disiplin sekiranya kes tersebut didapati tidak layak
langsung untuk menerima hukuman atau tindakan disiplin.
7.0 Keputusan Rayuan
7.1 Sekiranya berlaku percanggahan keputusan terhadap rayuan yang dikemukakan oleh
Panel Rayuan, keputusan majoriti diantara Panel Rayuan akan diambilkira.
7.2 Panel Rayuan kemudian akan mengemukakan keputusan dalan bentuk bertulis
samaada untuk menambah, mengekalkan, mengurangkan atau mengugurkan
keputusan hukuman atau tindakan disiplin yang telah diterima oleh kakitangan
tersebut.
7.3 Keputusan rayuan akan dikomunikasikan kepada kakitangan dalam tempoh tiga (3)
hari daripada tarikh rayuan didengarkan atau daripada tarikh mesyuarat rayuan.
7.4 Keputusan Panel Rayuan adalah keputusan muktamad (bagi kes normal).
7.5 Keputusan Panel Rayuan Terakhir adalah keputusan muktamad (bagi kes serius).
80
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 12 : POLISI PENOLAKAN INSENTIF
Bagi mengetatkan peraturan serta meningkatkan tahap disiplin kakitangan, disamping bertujuan
untuk mengurangkan jumlah kes kehilangan barangan milik pelanggan disebabkan kecuaian
kakitangan atau kecurian barangan milik pelanggan, pihak syarikat akan melaksanakan penolakan
insentif kakitangan bagi kes kehilangan barangan milik pelanggan seperti berikut;
1) Insentif kakitangan akan ditolak bagi mana-mana kakitangan syarikat yang terlibat dalam
sebarang kes kehilangan barangan milik pelanggan sama ada ianya disebabkan;
a) Kecuaian kakitangan, atau
b) Kegagalan kakitangan mematuhi prosedur atau polisi yang ditetapkan, atau
c) Kakitangan didapati mencuri atau barangan milik pelanggan terlibat dalam kes
kecurian
2) Penolakan Insentif adalah bagi kes-kes kehilangan barangan milik pelanggan yang
melibatkan Sesi Soal Siasatan Dalaman atau kes-kes kehilangan barangan milik
pelanggan yang disiasat oleh Jabatan Keselamatan & Penyiasatan.
3) Penolakan insentif juga adalah berdasarkan kepada keputusan siasatan Jabatan
Keselamatan & Penyiasatan dan juga bergantung kepada rekomendasi hasil siasatan
Jabatan Keselamatan & Penyiasatan samaada kakitangan tersebut didapati bersalah atau
tidak bersalah dan terlibat atau tidak terlibat.
4) Sekiranya keputusan Sesi Soal Siasatan Dalaman adalah penamatan perkhidmatan,
kesemua insentif yang ditahan oleh Jabatan Sumber Manusia pada tarikh sebelumnya dan
kesemua insentif yang akan diterima oleh kakitangan pada tarikh tersebut dan tarikh
seterusnya akan ditolak.
5) Sekiranya keputusan Sesi Soal Siasatan Dalaman adalah lebih ringan dan tidak
melibatkan penamatan perkhidmatan, kesemua insentif yang ditahan oleh Jabatan Sumber
Manusia pada tarikh sebelumnya atau pada tarikh tersebut dan kesemua insentif yang
akan diterima oleh kakitangan pada bulan seterusnya akan ditolak.
6) Jenis atau kategori insentif yang akan ditolak daripada kakitangan adalah kesemua jenis
insentif berdasarkan prestasi .
7) Kesemua insentif milik kakitangan seperti di atas akan ditolak tanpa mengambil kira
nilai, kos atau harga barangan milik pelanggan yang hilang dan tanpa mengambil kira
jumlah pampasan yang dibayar kepada pihak pelanggan (jika ada).
81
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
8) Polisi penolakan insentif bagi kes kehilangan barangan milik pelanggan ini secara
rasminya berkuatkuasa pada 10hb Februari 2011.
82
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
BAHAGIAN 13 – POLISI GANTI CUTI
1. GANTI CUTI KERANA BEKERJA LUAR / LATIHAN
Tujuan utama cuti ganti ialah untuk mengganti masa lebih yang digunakan oleh kakitangan
kerana bekerja atau terlibat dalam perjalanan kerana bekerja pada hari rehat, cuti umum atau kerja
luar. Ini juga untuk memastikan kakitangan mempunyai waktu rehat yang secukupnya selepas
perjalanan.
Kriteria untuk cuti ganti adalah seperti berikut ;
i.
Bekerja dan Perjalanan Pada Hari Bekerja
1.
Kakitangan adalah digalakkan untuk pulang kepada tempat kerja secepat yang mungkin
selepas menghabiskan tugasan. Walaubagaimanapun, kakitangan adalah dibenarkan
pulang pada keesokan hari jikalau terdapat keadaan yang tidak dapat dielakkan, seperti
kerja habis pada tengah malam atau ketiadaan kemudahan pengangkutan.Kakitangan
yang bekerja dan balik pada hari yang sama dibenarkan bermula kerja 2 jam lebih lewat
daripada waktu kerja biasa jikalau sampai pejabat / hotel di antara jam 2130 ke 0000.
2.
Kakitangan yang bekerja dan balik pada hari yang sama dibenarkan mengambil setengah
hari cuti ganti pada keesokan hari jikalau dia sampai pejabat / hotel selepas jam 0001.
3.
Kakitangan yang balik pada keesokan hari tetapi sampai destinasi sebelum jam 1600
dikehendaki melaporkan diri ke pejabat.
ii.
Bekerja dan Perjalanan Pada Hari Sabtu
1. Kakitangan dikehendaki bekerja luar pada hari Sabtu (hari bekerja) adalah layak
mendapat setengah hari ganti cuti jikalau mereka sampai pejabat / hotel di antara jam
1600 ke 1800.
2. Kakitangan dikehendaki bekerja luar pada hari Sabtu (hari bekerja) adalah layak
mendapat satu hari cuti ganti jikalau mereka sampai pejabat / hotel di antara jam 1801
ke 0000.
83
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
iii.Bekerja dan Perjalanan pada Hari Ahad dan Cuti Umum
1. Kakitangan adalah layak mendapat setengah hari ganti cuti jikalau mereka bekerja luar
sekurang-kurangnya 3 jam tetapi kurang daripada 4 jam pada hari Ahad atau cuti
umum.
2. Kakitangan adalah layak mendapati satu hari ganti cuti jikalau mereka bekerja atluar
melebihi 4 jam pada hari Ahad dan cuti umum.
Nota : Kakitangan di bawah Gred A1 ke A3 dibenarkan menuntut kerja lebih masa seperti
biasa tetapi ini tidak termasuk masa perjalanan. Kakitangan dikehendaki melampirkan rekod
kerja lebih masa sama ada dalam kad kedatangan atau tulisan tangan.
2. GANTI BUTI KERANA KERJA LEBIH MASA DALAMAN
Kakitangan di bawah Gred E1 dan E2 layak mendapati cuti ganti jikalau mereka dikehendaki
bekerja di pejabat pada hari Ahad atau cuti umum. Syarat-syarat adalah seperti berikut :
i.
Kakitangan adalah layak mendapati setengah hari cuti ganti jikalau mereka
bekerja sekurang-kurangnay 3 jam tetapi kurang daripada 4 jam
ii.
Kakitangan adalah layak mendapati 1 hari cuti ganti jikalau mereka
berkerja melebihi 4 jam
Semua cuti ganti mesti diambil dalam tempoh 3 bulan.
Semua kriteria seperti di atas adalah tidak tertakluk kepada kumpulan seperti berikut :a. Semua kakitangan RDF
b. Semua kakitangan linehaul
84
GD EXPRESS GROUP
Employee Handbook
COR-HR-PR-S01
(Rev : 2.3)
LAMPIRAN 1 : JADUAL KUASA TEMUDUGA PENGAMBILAN KAKITANGAN
Bahagian A: Untuk Bahagian / Kumpulan / Jabatan seperti :1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Customer Support Group
Finance Group
Corporate Support Group
Quality Assurance Group
Information Technology / Field Technical Support Department
Network Development Unit
Business Development Unit
Corporate Planning & Development Unit
Courier Divisions – HQ Operation
Transshipment Hub Division
Transport Division
Linehaul Department
International Department
Logistic Division
Kategori
Penemuduga
Pengganti Penemuduga
Kakitangan Biasa
Penolong Ketua/Timabalan
Ketua/Ketua Jabatan
Ketua Bahagian
Penolong Ketua/Timabalan
Ketua/Ketua Jabatan
Ketua Bahagian
Ketua Pegawai Operasi/ Ketua
Pegawai Eksekutif
Ketua Bahagian
Ketua Pegawai Operasi/ Ketua
Pegawai Eksekutif
Timbalan Pengerusi Eksekutif
Bahagian B : Untuk Bahagian / Kumpulan / Jabatan seperti :1.
2.
Bahagian Kurier - Operasi di Cawangan
Bahagian Kurier - Operasi di Zon (Regional)
Kategori
Penemuduga
Pengganti Penemuduga
Kakitangan Biasa
Penolong Ketua/Timbalan
Ketua/Ketua Jabatan
Ketua Zon (Regional)
Penolong Ketua/Timabalan
Ketua/Ketua Jabatan
Ketua Zon (Regional)
Ketua Bahagian
Ketua Pegawai Operasi/ Ketua
Pegawai Eksekutif
Ketua Pegawai Operasi/ Ketua
Pegawai Eksekutif
Ketua Pegawai Operasi/ Ketua
Pegawai Eksekutif
Ketua Zon (Regional)
Ketua Bahagian
Timbalan Pengerusi Eksekutif
NOTA : SILA RUJUK JADUAL DI ATAS UNTUK PENGAMBILAN PEKERJA BAGI GRED A1
DAN A2. PENGAMBILAN PEKERJA BAGI GRED A3, E1,E2,S1,S2 DAN S3 PERLU DIRUJUK
KEPADA CENTRAL RECRUITMENT OFFICE.
85