Norsk akkreditering Dok.id.: VII.1.30 NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) Guideline/Veiledning Utarbeidet av: Sidenr: Godkjent av: AGR Versjon: ICL 5.01 Gjelder fra: 15.07.2013 1 av 12 NA Dok. 57 / NA Doc. 57 Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier Guidelines on accreditation in microbiology Dokumentkategori / Document category: Veiledning / Guide Fagområde / Technical area: laboratorier / Laboratories Innhold 1. Referanse- og kontrollstammer.......................................................................................................... 3 2. SLP-deltagelse for laboratorier som har flere metoder for en parameter ......................................... 4 3. Opprettholdelse av analysegodkjenning/kompetanse ...................................................................... 4 4. Måleusikkerhet ................................................................................................................................... 5 5. Kontroll av dyrkningsmedier .............................................................................................................. 5 6. Holdbarhetstid på dyrkningsmedier, testkit og lignende ................................................................... 6 7. Bruk av kjøleinkubatorer .................................................................................................................... 7 8. Registrering av rådata......................................................................................................................... 7 9. Testkit og kommersielle metoder....................................................................................................... 7 10. Overgang til ny utgave av metoder .................................................................................................... 8 11. Avvik fra standard metoder ................................................................................................................ 8 12. Hygiene/overflatekontroll .................................................................................................................. 9 13. PCR-metoder ...................................................................................................................................... 9 14. Relevant litteratur ............................................................................................................................. 11 NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 2 av 12 Table of Contents 1. Reference and control organisms ....................................................................................................... 3 2. PT-participation for laboratories applying different methods for one parameter ............................. 4 3. Maintenance of competency and authorization for testing ............................................................... 4 4. Measurement uncertainty .................................................................................................................. 5 5. Quality control of culture media ......................................................................................................... 5 6. Shelf life of culture media, test kits etc ............................................................................................... 6 7. Use of cooling incubators ................................................................................................................... 7 8. Recording of raw data ........................................................................................................................ 7 9. Test kits and commercial methods ..................................................................................................... 7 10. Implementation of revised versions of methods ................................................................................ 8 11. Deviation from standard methods...................................................................................................... 8 12. Hygiene- and surface control .............................................................................................................. 9 13. Polymerase Chain Reactions (PCR) methods ....................................................................................... 9 14. Relevant literature ............................................................................................................................. 11 NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 3 av 12 Formål / objectives Objectives Dokumentet EA 4/10 gir veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (fagområdene P16 og P24). Dette dokumentet er en utdyping og et tillegg til veiledningen på utvalgte områder slik denne blir praktisert av Norsk Akkreditering (NA). Relevant veiledning for mikrobiologiske laboratorier finnes også i NA Dok 9. EA 4/10 gives guidance on accreditation for microbiological laboratories (technical areas P16 and P24). This document is a supplement to the guidance document issued by EA and is describing the practise used by Norwegian Accreditation. Relevant guidance for microbiological laboratories is also given in NA Doc 9. 1. 1. Referanse- og kontrollstammer Sporbarhet i mikrobiologi oppnås blant annet ved bruk av renkulturer av referanseorganismer fra internasjonale eller nasjonale kultursamlinger. Bruk av referansekulturer (i form av en bruks/arbeidskultur) inngår i de daglige rutinene på laboratoriet. Referansekulturer brukes eksempelvis til opplæring, kontroll av medier, metoder, test-/verifiseringskits, og til validering og sammenligning av metoder. Antall referanseorganismer laboratoriet trenger er avhengig behov for periodisk intern kontroll av metodene, behovet for feilsøkning eller validering, bruk av andre kontroller som referanseprøver, referansematerialer og SLP-prøver, bruk av kommersielle, kvalitetskontrollerte medier og kit osv. Referanseorganismer og regelmessig/periodisk bruk av disse i laboratoriet skal være beskrevet. Kontrollprogrammer bør være risikobaserte. Laboratoriene bør følge oppbevaringsbetingelser og holdbarhetstider som er anbefalt fra leverandøren av referansestammene. Ved leveringsproblemer fra produsenten, kan det i en kortere periode benyttes referansekulturer der holdbarheten er overskredet dersom laboratoriet kan dokumentere at: bestilling av nye referansestammer er sendt inn før holdbarhetstiden utløp kontroll av vekst og karakteristika er utført, inkludert kvantitative kontroller hvis relevant bruksegenskapene for det aktuelle anvendelsesområde ikke er endret Reference and control organisms Traceability in microbiology can be established by using pure cultures of reference organisms from national or international culture collections. Use of working cultures made from the reference organisms is a part of the daily routines in the laboratory. Examples of use are training programs, internal control of culture media, methods, test/verification kits and validation/comparisons of methods. The number of reference strains is depending on the needs for periodic internal control of the methods used, the needs for troubleshooting and/or validation, use of other controls as reference samples, reference materials and PT-samples, use of commercial, quality controlled culture media, test kits etc. Reference organisms and the regular/periodic use of them in the laboratory shall be described in the quality management system. The design of the control programs should be risk based. The laboratory should use storage conditions and shelf lives recommended by the provider. Due to e.g. delivery problems, use of reference organisms with exceeded expiry dates are accepted for a limited period if the laboratory can prove that: new reference cultures are ordered before the expiry date of previous batch control of growth and appearance are performed, including quantitative controls if relevant characteristics are not changed in area of application Bruksklare kommersielle kontrollstammer kan benyttes. Betingelsene er at disse kun brukes som arbeidsskulturer (utsåing direkte på skål) og at kvalitetssertifikat er tilgjengelig på laboratoriet eller at det kan dokumenteres at sertifikatet er sjekket på Internet. Bruksklare, kommersielle kontrollstammer skal ikke danne utgangspunktet for en stammebank (nedfrysning eller frysetørking). Commercial available ready to use organisms should only be used as working cultures and cannot be used as a basis for freeze dried or frozen reference stocks. Copy of certificates for each batch of reference organism shall be available at the laboratory or the laboratory must document that the certificates are checked on Internet. Laboratoriet skal etablere prosedyrer for overføring fra skål til skål. Maksimum antall overføringer skal The laboratory shall establish procedures for transfers of control organisms from plate to plate. Maximum NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 4 av 12 inngå i beskrivelsen. Overføringer skal registreres. number of transferences shall be defined. All transfers shall be recorded. 2. 2. SLP-deltagelse for laboratorier som har flere metoder for en parameter PT-participation for laboratories applying different methods for one parameter Hvis laboratoriet har flere metoder for en parameter i akkrediteringsomfanget, må alle metodene være underlagt ekstern kontroll med SLP-deltakelse. Det samme gjelder også hvis laboratoriets metodeprosedyrer innholder muligheter for valg av ulike vekstmedier, konfirmeringmetoder og lignende. If the laboratory has different methods in the accredited scope for a specific parameter, all methods has to be externally controlled by PT-participation. The same applies if the laboratory’s standard operation procedure describes different options regarding culture media, confirmation methods etc. Dersom det ikke er mulig å sende inn resultatene for alle metodene (eller varianter av en metode) til SLParrangøren, anses det som tilstrekkelig å sende inn resultatet for en av metodene. Resultatene fra de øvrige metodene evalueres internt, og på samme måte som SLP-resultatene. I tillegg må SLPrapporteringen fra de ulike metodene rulleres slik at alle metodene inngår i SLP-programmet i løpet av en rimelig tidsperiode. Retningslinjer for SLP-deltakelse i mikrobiologi framgår av NA Dok. 9. Some PT-providers do not accept reporting of several results/methods for one parameter. In this case, it is satisfactory to report results from one of the methods to the provider. Test results from the other methods have to be dealt with according to a standard operational procedure for evaluation of PT-results. The laboratory should avoid reporting results to the PT-provider exclusively from the same method each time. A rotating reporting system shall be in place. Guidance about PT-participation in microbiology is also given in NA Doc. 9. 3. 3. Opprettholdelse av analysegodkjenning/kompetanse Laboratoriet skal ha et program som sikrer vedlikehold av analysekompetanse hos godkjente analytikere. Programmet skal være basert på en risikovurdering. Følgende elementer bør minst tas i betrakning: Antall analyser som gjennomføres Gruppering av analyser med identisk analyseteknikk Antall positive funn i rutinen hvor målorganismen kan identifiseres Interne og eksterne kontrollordninger Metoder som bygger på samme analyseteknikk eller prinsipp og med felles konfirmerings og avlesningsprosedyrer kan behandles samlet som en gruppe, og prøvingserfaringen kan baseres på et samlet antall analyser i gruppen. Analyse av kimtall i næringsmidler og vann kan eksempelvis slås sammen. Analyser av vann og næringsmidler kan imidlertid ikke uten videre slås sammen. Dette gjelder eksempelvis koliforme bakterier hvor metodeforskjellene er for store. Laboratoriet bør ha et system for å dokumente prøvingserfaringen. Dette inkluderer analyser av SLPprøver og referansematerialer. Registreringer må være sporbare til alle godkjente analytikere. Dersom mengden av rutineprøver er høy, og det kan dokumenters at alle typer av analyser sirkuleres blant Maintenance of competency and authorization for testing The laboratory shall establish a program ensuring maintenance of competency of authorized analysts. The program shall be risk based. The following elements should at least be taken into consideration: The number of tests to be performed Grouping of tests with identical testing techniques The number of results were the target organism can be identified Internal and external control programs Methods based on equal analytical techniques or principles and with identical reading and confirmation can be treated as a group. The testing experience can be based on the total number of analyses in the group. Examples of methods that can be pooled are aerobic culturable microorganisms in food and water. On the other hand, methods for enumeration of coliform bacteria in food and water have too many differences to be treated as a group. The laboratory should establish records to demonstrate testing experiences included PTperformances and performances of reference materials. Data shall be traceable to all authorized analysts. If the number of routine samples tested is high, and the laboratory has rotating shifts that ensures regular use of all methods in the accreditation NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) de godkjente analytikere, kan registreringen utelates. Laboratoriet skal regelmessig vurdere analytikernes kompetanse og opprettholdelse av den enkeltes analysegodkjenninger. Objektive kriterier bør i størst mulig grad legges til grunn for vurderingene. Gjennomgangen bør dokumenteres. Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 5 av 12 scope, the records can be omitted. The laboratory shall regularly review the competence and the maintenance of authorizations for all analysts. As far as possible, evaluations should be based on objective criteria. The evaluations should be recorded. For sesongavhengige analyser bør laboratoriet beskrive en rutine for oppstart av analysen og regodkjenning av analytikere før sesongstart. For seasonal methods, the laboratory should have a procedure describing the seasonal start-up of the method and re-authorizartion of the personnel involved. 4. 4. Måleusikkerhet Alle bidrag til måleusikkerheten skal identifiseres og innbyrdes vektes for alle metoder. Metoder som bygger på samme analyseteknikk eller prinsipp og med felles konfirmerings og avlesningsprosedyrer kan behandles samlet som en enhet. Measurement uncertainty For all methods contributions to measurement uncertainty shall be identified and weighted. Methods based on equal analytical techniques or principles can be treated as a group. For kvantitative metoder skal måleusikkerheten beregnes i hht. laboratoriets egen prosedyre. For veiledning henvises det eksempelvis til rapport fra NAs sektorkomite P9, ISO/TS 19036 og NMKL prosedyre nr. 8. Se også NA Dok. 9. Beregnet måleusikkerhet må etterprøves regelmessig. For quantitative methods the measurement uncertainty shall be estimated according to the laboratory own procedure. Guidance documents are available e.g. ISO/TS 19036, Report from NAs sectorial committee P9 (only available in Norwegian), and NMKL Procedure No 8. See also NA Dok. 9. Estimated measurement uncertainty shall be regularly reviewed. Beregnet måleusikkerhet for kvantitative metoder skal være tilgjengelig for laboratoriets kunder. Informasjonen må foreligge i en slik form at den er forståelig for kunden. Estimated measurement uncertainties for quantitative methods shall be available to customers. The information has to presented in a way that is understandable to the customers. Inkluderes grenseverdier i analyserapportene skal også den beregnede måleusikkerheten tas med. If specifications or tolerance limits are included in the test report, the estimated measurement uncertainties shall be reported too. 5. 5. Kontroll av dyrkningsmedier Quality control of culture media Egenproduserte dyrkningsmedier: Laboratoriet bør ha et kvalitetskontrollprogram for egenproduserte dyrkningsmedier som benyttes i akkrediterte analyser. Kontrollprogrammet kan gjennomføres som en forhåndsgodkjenning før et parti tas i bruk eller i tilknytting til den enkelte analyseserie parallelt med rutineanalysene. Laboratory made culture media: The laboratory should establish a quality control program for all in house produced culture media and relevant reagents used for accredited analysis. Quality control analysis may be performed beforehand of ordinary use or in parallel with testing of customer’s samples. Kontrollprogrammet bør minimum bestå av følgende elementer: Bruk av positive og negative/ikke-typiske kontrollstammer får å demonstrere: o Egnethet av selektive dyrkningsmedium (kvalitativ kontroll) o Reproduserbare resultater (kvantitativ kontroll) Visuell utseende kontroll (mengde, inntørking, overflate, osv) pH-kontroll The control programme should at least consist of following elements: Growth performance tests of culture media to demonstrate o suitability by use of positive and negative control organisms (qualitative control) o reproducible results (quantitative control) Physical appearance (quantity, water loss, surface etc) pH-control NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) Sterilkontroll Volumkontroll (fortynningsrør etc.) Dersom dehydrerte medier fra anerkjente, ISO 9001 godkjente produsenter anvendes, kan laboratoriet redusere frekvensen for de kvantitative kontrollene. Kontrollprogrammet bør utføres på alle partier som produseres. Vurdering av utseende, pH-kontroll og sterilkontoroll bør inngå hver gang. Kontrollfrekvens for øvrige kontrollparametere settes på grunnlag av blant annet produksjonsutstyr, lagringsforhold og hvor ofte laboratoriet utfører analysen. Bruksklare, kommersielle dyrkningsmedier: Veiledning i EA-4/10, pkt. 7.3 bør følges. Dokumentasjon av visuell inspeksjon ved mottak er et minimumskrav. Øvrige kontroller kan dokumenteres gjennom produsentens kontrollsertifikater. Produsenten må være ISO-sertifisert eller tilsvarende dersom produsentkontrollen skal kunne godkjennes. Innholdet i kvalitetssertifikater skal følge prinsippene i ISO/TS 11133. Er det fare for at produktene er blitt skadet under transport må funktsjonskontroller gjennomføres og dokumenteres. Skader kan oppstå ved for høy temperatur, frost, fare for krysskontaminasjon ved punktert emballasje og lignende. Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 6 av 12 Sterility control Volume control (e.g. diluents tubes) If dehydrated culture media is purchased from recognized, ISO 9001 approved producers, the laboratory can reduce the frequency of quantitative control tests. The control programme should cover all batches produced. Physical appearance, sterility control and pH-control shall be carried out each time. As for the rest, the laboratory has to settle the control frequency due to production equipments, storage conditions and daily use. Ready to use commercial culture media: Guideline EA-4/10, clause 7.3 should be followed. On reception visual inspection and recording is a minimum requirement. Control certificates from the producers are accepted as documentation. The producer has to be ISO certified or have similar approvals on the same quality level. The content of quality control certificates provided from the producer should follow the principals given in ISO/TS 11133. If there is a risk that the products are damaged during transport quality controls must be performed and documented. Damages may be caused by high temperature, low temperature, cross contamination due to punctured packaging etc. Kjemikalier: Kjemikalier og kit som brukes til verifisering/konfirmering må kontrolleres og dokumenteres i henhold til kravene i ISO/TS 11133. Kontrollsertifikater fra produsenter godtas som dokumentasjon. Produsenten må være ISO-sertifisert eller tilsvarende dersom produsentkontrollen skal kunne godkjennes. Er det fare for at produktene er blitt skadet under transport må funktsjonskontroller gjennomføres og dokumenteres. Skader kan oppstå ved for høy temperatur, frost, fare for krysskontaminasjon ved punktert emballasje og lignende. Relevant litteratur: EA-4/10, ISO/TS 11133 og NMKL prosedyre 10. Chemicals: Chemicals and kits used for verification/confirmation should be controlled and documented according to ISO 11133. Control certificates from the producer are accepted as documentation. The producer has to be ISO certified or have similar approvals on the same quality level. If there is a risk that the products are damaged during transport quality controls must be performed and documented. Damages may be caused by high temperature, low temperature, cross contamination due to punctured packaging etc. 6. 6. Holdbarhetstid på dyrkningsmedier, testkit og lignende Relevant literature: EA-4/10, ISO/TS 11133 and NMKL Procedure No 10. Shelf life of culture media, test kits etc Holdbarhetstiden angir tidsperioden der produsenten garanterer at produktet tilfredsstiller spesifiserte krav. Bruk av kit-interne og kit-eksterne positive/negative kontroller verifiserer at test systemene samsvarer med kravene og at testen utføres korrekt. Shelf lives determined by the producer are the period where the producer guarantees that specified requirements are met. Use of kit internal and kit external positive and negative quality controls verifies that test systems comply with the requirements and that the tests are carried out correctly. Som hovedregel skal produsentens holdbarhetstider overholdes. Ved leveringsproblemer fra produsenten In general, the laboratory shall comply with shelf lives determined by the producer. Due to delivery problems, NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) kan medier, testkit og lignende hvor holdbarhetstiden er overskredet benyttes i en kortere periode. Forutsetningen er at laboratoriet kan dokumentere at bestillingen er sendt inn i rimelig tid før holdbarheten er utløpt, og at egnede kontroller gjennomføres for å dokumentere at produktene fungerer som tilsiktet. Permanent forlengelse av produsentens holdbarhetstid må dokumenteres med full validering. Stressete organismer må inkluderes i valideringen. 7. Bruk av kjøleinkubatorer Kjøleinkubering av agarskåler før avlesing aksepteres uten validering når det er beskrevet i standard, eksempelvis ISO 6222 (1999). I slike tilfeller må laboratoriet kunne dokumentere kjøletemperatur og tidsperiode for nedkjøling i tillegg til inkuberingstemperaturen. Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 7 av 12 it is satisfactory to use culture media or test kits exceeding expiry dates for a limited period. The condition is that consumables are ordered in due time before the expiry date and that evidence in form of orders exists. To check the performance of expired culture media and kits, suitable controls have to be included on use. Permanent extension of the producer’s shelf life should be fully validated. The validation study should include use of stressed microorganisms. 7. Use of cooling incubators For cultural methods it is acceptable to use programmed cooling incubators without further validation when this is described as a part of a standard method, e.g. ISO 6222 (1999). In addition to the incubation temperature, the laboratory should measure and record the cooling time and the cooling temperature. Dersom kjøleinkubering ikke er omtalt i standard metoden, er dette å anse som en modifisering av metoden og må valideres. Krav til validering av modifiserte metoder og egenutviklede metoder er nærmere beskrevet i NA Dok 25/31. Valideringen kan for eksempel bestå av sammenligning av analyseresultater før og etter kjøleinkubering. Valideringsstudiet må inkludere prøver med samme matriks og bakgrunnsflora som de rutineprøver laboratoriet normalt håndterer. Valideringsdata fra andre laboratorier eller samarbeidspartnere aksepteres dersom valideringen er omfattende nok og studiet innholder relevante matriks. Use of programmed cooling incubators in standard methods not describing such equipment is regarded as a modification of the method and has to be validated. NA Doc 25/31 gives further information about requirements for validation of modified methods and in-house developed methods. The documentation can e.g. be comprised of results obtained before and after use of the cooling stage in the method. The validation study should include matrixes regularly analysed in the laboratory. Validation data obtained from other laboratories or joint venture partners is acceptable if relevant matrixes are included. 8. 8. Registrering av rådata Tilstrekkelig informasjon for kunne rekonstruere analyse resultater må registreres. Eksempel på slik informasjon er: Prøvebehandling og fortynningsfaktorer Utstyr og forbruksmateriell (fortynningsvæsker, dyrkningsmedier, test kit og reagenser) Resultater (antall kolonier, karakteristika eller koloniutseende, konfirmerte kolonier og beregninger) Kvalitetskontroll resultater Alle arbeidsoperasjoner skal være sporbare til personell som har gjennomført det enkelte steg. Overføring av data skal kontrolleres på en systematisk måte. Papirbasert og elektronisk dokumentasjon sidestilles. 9. Testkit og kommersielle metoder Som for standardiserte metoder, skal laboratoriet ha etablert et system for styring og regelmessig Recording of raw data Information needed to reconstruct test results shall be recorded. Examples are: sample handling and dilution factors equipments and consumables (diluents, culture media, test kits or reagents) Results (number of colonies, characteristics or physical appearance of colonies, number of confirmed colonies, calculations) quality control results All working steps shall be traceable to the specific operators. Transferences of data or test results shall be systematically checked. Paper based systems and electronically systems are equal. 9. Test kits and commercial methods As for standard methods, the laboratory shall have established a system for document control in NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 8 av 12 gjennomgang av valideringssertifikater og pakningsvedlegg (brukerveiledning) for kommersielt tilgjengelige metoder. connection to test kits and commercial methods. Validity of validation certificates, user instructions and kit inserts shall be reviewed on regular basis. Det skal foreligge dokumentasjon på tilfredsstillende validering før testkit og kommersielle metoder tas i bruk. Dokumentasjonen fra produsent skal fortrinnsvis inkludere tredje parts validering for eksempel fra AOAC, AFNOR eller NordVal. Dersom tilfredsstillende dokumentasjon ikke foreligger, må laboratoriet gjennomføre supplerende utprøvinger. Documentation of validation shall be available for commercial test kits before use. Documentation from the producer shall preferably contain third party evaluations, e.g. from AOAC, AFNOR or NordVal. If satisfactorily documentation is not provided, supplementary in house validation has to be carried out. Dersom beskrivelser i pakningsvedlegg (brukerveiledning) for kommersielt tilgjengelige metoder avviker fra beskrivelsene i gyldig valideringssertifikat, er det laboratoriets ansvar å validere endringene eller fremskaffe valideringsdokumentasjon. If instructions in user guides and kit insert deviate from valid validation certificates and validation reports, the laboratory has the responsibility to validate the deviation or obtain correct validation documentation. 10. Overgang til ny utgave av metoder 10. Implementation of revised versions of methods Reviderte versjoner av standardmetoder og tredjepartsvaliderte kommersielle metoder skal implementeres raskest mulig, senest 6 måneder etter utgivelsesdato (NA Dok 25/31 pkt. 2.2). Ved overgang til ny versjon skal laboratoriet sende melding til saksbehandler i Norsk Akkreditering. Dersom den reviderte versjonen medfører vesentlige, tekniske endringer må laboratoriet søke Norsk Akkreditering om godkjenning for overgang til ny utgave. Uansett grad av endringer må det utarbeides en rapport som oppsummerer de evalueringer som er gjennomført, behovet for validering/innkjøring og evt. resultater og konklusjoner fra validering/innkjøring. Revised versions of standard methods and third party validated commercial methods shall be implemented as fast as possible not later than 6 month after issuing (NA Doc 25). When implementing new versions of standard methods, information shall be given to the case officer in Norwegian Accreditation. If essential changes are performed according to a standard method, the laboratory shall in advance of implementation, apply Norwegian Accreditation for approval. Regardless seriousness of changes, a summary report shall be worked out for all kinds of validation and implementation. Tillegg (Amendment) til standard metoder som utgis av et standardiseringsorgan skal betraktes som en del av standard metoden. Som for standard metoder skal implementering foretas raskest mulig, senest 6 måneder etter utgivelsesdato. An amendment to a standard method issued by a standardization body shall be apprehended as a part of the standard method. Like standard methods, amendments shall be implemented as fast as possible not later than 6 month after issuing. 11. Avvik fra standard metoder 11. Deviation from standard methods ISO 9308-1 Påvisning og telling av E.coli og koliforme bakterier Standardmetodens punkt 8.3, Note 2 beskriver en tilfredsstillende måte å forhindre bakgrunnsvekst. o Inkubering av et ekstra filter ved 44 C ligger innefor anvendelsesområdet til standardmetoden, men anses som en valgfri del av metoden. ISO 6222 Bestemmelse av dyrkbare mikroorganismer (kimtall) Standardmetodens punkt 6 angir at analysestart skal finne sted innen 12 timer etter prøveuttak. Norsk Akkreditering aksepterer at laboratoriet utvider ISO 9308-1 Detection and enumeration of E. coli and coliform bacteria The standard method, clause 8.3, Note 2, describes an acceptable procedure for reducing background flora. Incubation of an extra filter at o 44 C is within the scope of the standard method, but this working step is not mandatory. ISO 6222 Enumeration of culturable microorganisms, Colony count by inoculation in a nutrient agar culture medium The standard method, clause 6, requires analysis within 12 hours after sampling. Norwegian NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) denne tidsgrensen til 24 timer under forutsetning av at prøvene er tilfredsstillende nedkjølt under transport og lagring. I analyserapporten skal det da anmerkes at tiden fra prøvetaking til analysestart avviker fra standardmetodens krav. I tillegg skal antall timer fra prøvetaking til analysestart oppgis. Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 9 av 12 Accreditation accepts that the laboratory extend the time limit to 24 hours. If the time limit is extended, the laboratory has to keep the sample satisfactorily cooled during transportation and storage. A statement about the deviation from the requirements in the standard method shall be given in the test report. In addition, the number of hours from sampling to analysis shall be given. Bestemmelse av koliforme bakterier; metoder o som angir dyrkning ved 35 ± 1 C o Norsk Akkreditering aksepterer angivelse av 36 ± 2 C o og bruk av 37 ± 1 C uten at valideringsdokumentasjon fremlegges. Det skal fremgå av laboratoriets dokumentsjon at laboratoriet avviker fra standard metode eller fra brukerveiledninger for tredjeparts validerte kommersielle metoder. I akkrediteringsdokumentet vil avvikende dyrkningstemperatur bli angitt i merknadsfeltet. 12. Hygiene/overflatekontroll 12. Hygiene- and surface control Akkreditering kan innvilges for prøvetaking og/eller analyse ved bruk av: Svaber og tampong til kvalitativ analyse Svaber og Petrifilm til kvantitativ analyse Accreditation may be granted for sampling and/or testing using: Swabs and tampons for qualitative testing Swabs and Petrifilms for quantitative testing Standardiserte metoder bør benyttes både for prøvetaking og analyse. Ikke-standariserte metoder skal være fullt ut validerte. Instrukser fra nasjonale myndigheter er ikke alltid tilfredsstillende validerte, f.eks. nasjonal instruks utgitt av Mattilsynet for prøvetaking i forbindelse med overflatekontroll av slakteskrotter. Standardized methods should be used both for sampling and for analytical methods. Nonstandardized methods shall be fully validated. Instructions from national authorities are not always validated, e.g. national instructions for sampling of carcass surfaces issued by the Norwegian Food Safety Authority. Dersom både prøvetakingsmetode og analysemetode er akkreditert, skal resultatet angis som kolonier pr. arealenhet der hvor standardisert areal prøvetas. Alternativt rapporteres resultatet sammen med en beskrivelse av svabret område, pr. antall svabrete enheter eller lignende. If both the sampling method and the analytical method are included in the accredited scope, the test result shall be reported as colonies pr area sampled if a defined area is sampled. Alternatively can the number of units sampled or a description of the area sampled, be attached to the result. Dersom prøvetakingsmetoden ikke er inkludert i akkrediteringen må dette klart framgå av prøvingsrapporten. Resultatet skal da kun angis som kolonier pr. svaber, tampong eller Petrifilm. Opplysninger om svabret areal kan gis i kommentarfelt på rapporten sammen med en presiserering om at prøvetakingen ikke er akkreditert. If the sampling method is not included in the accredited scope, this shall be clearly specified in the test report. The test result shall be reported as colonies pr swab, tampon or Petrifilm. Additional information about the sampled area can be given. 13. PCR-metoder 13. Polymerase Chain Reactions (PCR) methods Norwegian Accreditation is using the standards ISO 22174, ISO 20838, ISO 20837 and ISO/TS 20836 for assessment of PCR methods. The standard methods point out requirements for validation, sample handling, nucleic acid preparation, working Norsk Akkreditering legger ISO 22174, ISO 20838, ISO 20837 og ISO/TS 20836 til grunn ved bedømmelse av PCR metoder. Disse standardene stiller spesifikke krav til validering av PCR baserte metoder, Determination of coliform bacteria by methods o using incubation temperature of 35±1 C Norwegian Accreditation accepts that the laboratory gives an incubation temperature of 36 o ± 2 C in the standard operation procedure and o use 37 ± 1 C in practice. Deviations from the original method shall be clearly pointed out in the standard operation procedure. A corresponding remark about the deviation in the incubation temperature will be given in the accreditation document. NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 10 av 12 prøvebearbeiding, nukleinsyre-ekstraksjon, arbeidsprosedyrer, lokaler/miljø, instrumenter/utstyr og kvalitetskontroller. Norsk Akkreditering benytter følgende krav/retningslinjer: instructions, facilities/environment, instruments/equipments and quality control. In addition, Norwegian Accreditation applies the following requirements/guidelines: Validering: I dag benyttes ofte PCR metoder som er kommersielt tilgjengelige eller publiserte. Valideringsinformasjon skal i slike tilfeller være tilgjengelig. Laboratoriet skal ha vurdert metodens hensiktsmessighet. Full validering skal gjennomføres for egen utviklete metoder. Validation: Laboratories often use commercial available or published PCR methods. Validation data for the methods shall be easily accessible. The suitability of the test shall be evaluated by the laboratory. In-hose developed methods shall be fully validated. Kommersielle kit kan også benyttes for begrensede oppgaver som prøvepreparering og nukleinsyre ekstraksjon. Som beskrevet ovenfor skal valideringsdata være tilgjengelig og i tillegg vise at kitet er hensiktsmessighet i forhold til laboratoriets bruk. Commercial kits can also be used for sample preparation and nucleic acid extraction. As pointed out above, validation data from the producer shall be accessible, and validation data should prove suitability of the kit in regular use. Lokaler, miljø og arbeidsprosedyrer: Arbeidsområdene skal være utformet for å forebygge kontaminering. Arbeidsoppgaven skal organiseres etter ”forward flow” prinsippet. Det skal benyttes ulike frakker i pre- og post-PCR områder. Engangshansker skal benyttes under prøvebehandling og mens PCR settes opp. Frakker og hansker skal byttes ved passende frekvens. Facilities, environment and working procedures Facilities shall be designed to prevent DNA contamination. Dedicated work areas shall be organized according to ”forward flow” principal. Different laboratory coats shall be worn in pre-PCR area and post-PCR area. Disposable gloves should be used during sample preparation and set up of the PCR reaction. Laboratory coats and gloves shall be changed at adequate intervals. Pipetter: Minst tre sett skal benyttes: prøve behandling master miks tillaging post amplifiseringstrinn I laboratorier som benytter real time PCR metoder kan antall pipettesett begrenses til to. Pipettes At least three sets of pipettes shall be used: Sample preparation Preparation of master mix Post amplifying process In laboratories using real time PCR methods, the sets of pipettes can be restricted to two. Filter tips shall be used. Det skal benyttes pipettespisser med filter. Termocyklere: Temperaturen/temperatursyklusen skal kontrolleres før instrumenter tas i bruk og senerere ved regelmessig intervaller. Kontrollen kan foregå enten indirekte med en biokjemisk metode eller direkte med tilfredsstillende sporbare referansenormaler. Begge metoder er beskrevet i ISO 20836, punkt 6.2 og 6.3. Thermocyclers: The temperature/temperature cycle shall be checked before taking the instrument into use and later on regular intervals. The performance shall be checked indirectly with a biochemical method or directly with a physical method (Temperature measurement). Both methods are described in ISO 20836, clause 6.2 and 6.3. Temperature measurement equipment with proper traceability has to be used for the physical method. Kvalitetskontroll: Kontrollene som kreves i PCR-reaksjoner er angitt i ISO 22174, punkt 9.3, tabell 1. Kontrollfrekvensene skal fastsettes som en del av laboratoriets kvalitetsstyringssystem. Intern eller ekstern amplifikasjonskontroll skal benyttes i hver PCR Quality control: Controls required for PCR-reactions are described in ISO 22174:2005, clause 9.3, table 1. Frequency of different control reactions shall be given in the management system. Internal or external amplification control shall be included in every PCR NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 11 av 12 reaksjon. Avhengig av tilgjengelighet bør referansematerialer (RM/SRM) og referansekulturer inkluderes som positive og negative kontroller. reaction. Depending on the availability, reference materials (RM/CRM) and reference cultures should be included as positive and negative controls. Bruk av CT-verdier ved repportering av kvalitative analyser: Enkelte laboratorier ønsker å oppgi CT verdier ved rapportering av positivt PCR resultat for kvalitative analyser. CT verdier er semikvantitative og angir om det er mye eller lite DNA/RNA til stede i prøven. Når CT-verdier inkluderes i analyserapporter skal dette oppfattes som en fortolkning av resultatet, og dette skal fremgå i rapporten. For laboratorier som ikke er akkreditert for vurdering og fortolkning skal dette vare angitt i analyserapporten. Use of CT-values for qualitative analysis in test reports: Some laboratories want to include the CT-value when reporting positive PCR results from qualitative analysis. The CT-values are semi-quantitative and is an expression of the DNA/RNA content (high or low) in the sample. When CT-values are included in the test report shall they be regarded as an interpretation of the test result, and this shall be expressed as such in the report. Laboratories not accredited for opinions and interpretations shall label the CT-values with “not accredited” in the test report. 14. Relevant litteratur EA-4/10 Accreditation for Microbiological laboratories (www.european-accreditation.org ). 14. Relevant literature EA-4/10 Accreditation for Microbiological Laboratories. (www.european-accreditation.org ) ISO 7218 Mikrobiologi i matvarer og dyrefôr Generelle krav og veiledning for mikrobiologiske undersøkelser. ISO 7218 Microbiology of food and animal feeding stuffs -- General requirements and guidance for microbiological examinations. ISO/TS 19036 Microbiology of food and animal feeding stuffs -- Guidelines for the estimation of measurement uncertainty for quantitative determinations ISO/TS 19036 Microbiology of food and animal feeding stuffs -- Guidelines for the estimation of measurement uncertainty for quantitative determinations ISO/TS 11133-1 Fôr- og næringsmiddelmikrobiologi Retningslinjer for produksjon av dyrkingsmedier - Del 1: Generelle retningslinjer for kvalitetssikring ved tillaging av dyrkingsmedier ISO/TS 11133-1 Microbiology of food and animal feeding stuffs -- Guidelines on preparation and production of culture media – Part 1: General guidelines on quality assurance for the preparation of culture media in the laboratory ISO/TS 11133-2 Fôr- og næringsmiddelmikrobiologi Retningslinjer for produksjon av dyrkingsmedier - Del 2: Praktiske retningslinjer for kontroll av dyrkingsmedier ISO 22174 Fôr- og næringsmiddelmikrobiologi Polymerasekjedereaksjon (PCR) for påvisning av matvarebårne patogener - Generelle krav og definisjoner ISO 20838 Mikrobiologi i matvarer og dyrefôr Polymerasekjedereaksjon (PCR) for påvisning av matbårne patogener - Krav til sekvensformering og påvisning ved kvalitative metoder ISO 20837 Mikrobiologi i matvarer og dyrefôr Polymerasekjedereaksjon (PCR) for påvisning av matvarebårne patogener - Krav til prøvetilberedning for kvalitativ påvisning ISO/TS 20836 Fôr og næringsmiddel mikrobiologi Polymerase chain reaction (PCR) for påvisning av ISO/TS 11133-2 Microbiology of food and animal feeding stuffs -- Guidelines on preparation and production of culture media – Part 2: Practical guidelines on performance testing of culture media ISO 22174 Microbiology of food and animal feeding stuffs -- Polymerase chain reaction (PCR) for the detection of food-borne pathogens – General requirements and definitions ISO 20838 Microbiology of food and animal feeding stuffs -- Polymerase chain reaction (PCR) for the detection of food-borne pathogens – Requirements for amplification and detection for qualitative methods ISO 20837 Microbiology of food and animal feeding stuffs -- Polymerase chain reaction (PCR) for the detection of food-borne pathogens – requirements for sample preparation for qualitative detection ISO/TS 20836 Microbiology of food and animal NA Dok. 57 / NA Doc. 57: Veiledning til akkrediteringskravene for mikrobiologiske laboratorier (Guidelines on accreditation in microbiology) matbårne patogener - Prøving av apparaturens temperaturnøyaktighet NA Dok. 9 Veiledning til akkrediteringsvilkår for laboratorier (www.akkreditert.no). NA Dok. 25/31 Akkrediteringsvilkår (www.akkreditert.no). NMKL prosedyre nr.8 Måleusikkerhet ved kvantitativ mikrobiologisk undersøkelse av næringsmidler. (www.nmkl.org). NMKL prosedyre nr.10 Kontroll av mikrobiologiske dyrkningsmedier. (www.nmkl.org). NMKL prosedyre nr.18 Bruk av referansematerialer, referansestammer og kontrollkort i mikrobiologiske næringsmiddellaboratorier. (www.nmkl.org). Dok.id.: VII.1.30 Versjon: 5.01 Side: 12 av 12 feeding stuffs -- Polymerase chain reaction (PCR) for the detection of food-borne pathogens – Performance testing for thermal cyclers NA Doc 9 Guidance to the accreditation conditions for laboratories (www.akkreditert.no). NA Doc 25/31 Accreditation conditions (www.akkreditert.no). NMKL Procedure No 8 Estimation of Measurement Uncertainty in Quantitative Microbiological Testing of Foods (www.nmkl.org). NMKL Procedure No 10 Control of microbiological culture media (www.nmkl.org). NMKL Procedure No 18 Use of reference materials, reference strains and control charts in a food microbiology laboratory (www.nmkl.org). NordVal ( www.nmkl.org/NordVal/ ). NordVal ( www.nmkl.org/NordVal/ ). Rapport fra NAs sektorkomite P9: Måleusikkerhet ved mikrobiologiske metoder (www.akkreditert.no). Kryssreferanser Eksterne referanser Report from NAs sectorial committee P9: Measurement uncertainty in microbiology (only available in Norwegian) (www.akkreditert.no).