Chapter 6
Pengembangan System dan
Teknik Dokumentasi
1
Sururi
BENTUK DOKUMENTASI
 Narasi atau uraian tertulis
 Bagan alir
 Diagram
2
Sururi
DIAGRAM ARUS DATA
Diagram arus data atau Data
flow diagram (DFD) adalah
diagram yang digunakan untuk
menggambarkan arus data
dalam SIA.
3
Sururi
SIMBUL DIAGRAM ARUS DATA
Untuk membuat Data flow diagram
(DFD) digunakan empat simbul
dasar sebagai berikut:
1. Asal data dan tujuan data
2. Arus data
3. Proses transformasi
4. Penyimpanan data
4
Sururi
SIMBUL DFD
Asal data dan tujuan data
Transformasi/pengolahan data
Arus data
Penyimpanan data
5
Sururi
DIAGRAM ARUS DATA
Asal
Data
(A)
Arus Data (B)
Proses
(C)
Arus Data (E)
Tujuan
Data
(J)
6
Sururi
Arus Data (D)
DIAGRAM ARUS DATA
Piutang Dagang
(H)
Pelanggan
(A)
Pembayaran
Pelanggan
(B)
1.0
Proses
Pembayaran
(C)
Data
Pelanggan
(D)
Setoran (E)
Bank
(J)
7
Sururi
(G)
2.0
Update
Piutang
(F)
Informasi
Piutang
(I)
Manajer
Kredit
(K)
DATA FLOW DIAGRAMS
Departments
Human
Resources
New employee
form
Time
cards
1.0
Update
empl.
Payroll
file
Employee
Change
form
3.0
Prepare
reports
2.0
Pay
Employees
Employee/
Payroll file
Management
Sururi
Payroll
Disbursement data
Payroll
check
Bank
5.0
Update
Gen.
Ledger
Payroll tax
disb. voucher
Payroll
report
8
Employees
Employee
paychecks
4.0
Pay
taxes
General
Ledger
Tax report
& payment
Govt.
Agencies
DIAGRAM KONTEK
Diagram kontek (context
diagram) adalah DFD
dalam bentuk yang
masih sangat umum,
belum menggambarkan
arus data secara detil.
9
Sururi
DIAGRAM KONTEK SISTEM PENGGAJIAN
Pembayaran dan Lap. Pajak Government
agencies
Sistem
Pengolahan
Gaji/upah
Slip gaji
Cek gaji
Laporan gaji
10
Sururi
Employees
Bank
Management
DATA DICTIONARY
Data dictionary adalah
deskripsi tetang seluruh
elemen data, penyimpanan
data, arus data, dokumen
data, termasuk item fisik
data di dalam SIA.
11
Sururi
BAGAN ALIR (FLOWCHART)
Bagan alir digunakan untuk
menjelaskan prosedur secara
jelas dan ringkas. Bagan alir
dibuat dengan menggunakan
simbul-simbul standar
sebagaimana simbul standar
dalam Data Flow Diagram (DFD).
12
Sururi
JENIS-JENIS BAGAN ALIR
1. Bagan alir dokumen (dokument
flowcharts), untuk menggambarkan arus
dokumen dan informasi dalam organisasi.
2. Bagan alir sistem komputer atau bagan alir
sistem (computer system
flowcharts/system flowcharts), untuk
menggambarkan hubungan input, proses,
dan output.
3. Bagan alir program (program flowcharts),
digunakan untuk menggambarkan urutan
kerja program komputer.
13
Sururi
DVD vs BAGAN ALIR
DFD mendeskripsikan arus
data SIA sedangkan bagan
alir mendeskripsikan arus
dokumen atau catatan yang
berisi data dalam sistem.
14
Sururi
SIMBUL BAGAN ALIR
Simbul bagan alir dapat dibagi ke
dalam empat kategori sebagai
berikut:
1. Simbul Input/output
2. Simbul proses
3. Simbul penyimpanan
4. Simbul arus dokumen dan
simbul lain-lain.
15
Sururi
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
 Document Symbol
 Represents a document or report that is prepared by hand or
printed by a computer.
16
Sururi
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
2
3
1
• Multiple Copies of One Document
– Indicates multiple copies of a paper document
or report.
– The document copies should be numbered in
the upper, right-hand corner.
17
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Input/Output; Journal/Ledger
– Can represent any input or output on a
program flowchart.
– Also represents accounting journals or
ledgers in a document flowchart.
18
Sururi
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Display
– Represents information displayed by an
online output device such as a terminal,
monitor, or screen.
19
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Online Keying
– Represents data entry by an online device
such as a terminal or personal computer.
20
Sururi
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Terminal or Personal Computer
– Combines the display and online keying
symbols to represent terminals and personal
computers.
21
Sururi
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
• Transmittal Tape
– Represents manually prepared control totals
which are to be compared to computer totals
for control purposes.
22
PROCESSING SYMBOLS
• Computer Processing
– Represents a process performed by a
computer, which usually results in a change in
data or information.
23
Sururi
PROCESSING SYMBOLS
• Manual Operation
– Represents a processing operation that is
performed manually.
24
Sururi
PROCESSING SYMBOLS
• Auxiliary Operation
– Represents a processing operation carried
out by a device other than a computer, e.g.,
an optical character scanner.
25
Sururi
PROCESSING SYMBOLS
• Off-line Keying Operation
– Represents an operation that uses an off-line
keying device, such as a cash register or
keying to a disk.
26
Sururi
STORAGE SYMBOLS
• Magnetic disk
27
– Represents data stored permanently on a
magnetic disk.
– Frequently used to represent master files and
databases.
Sururi
STORAGE SYMBOLS
• Magnetic Tape
– Represents data stored on a magnetic tape.
– Sometimes represents transaction files.
28
Sururi
STORAGE SYMBOLS
• Diskette
– Represents data stored on a floppy disk or zip
disk.
29
Sururi
STORAGE SYMBOLS
• Online Storage
– Represents data stored in a temporary online
file in a direct-access medium such as a
magnetic disk.
30
Sururi
STORAGE SYMBOLS
A
• File
– Represents a file of documents that are manually
stored and retrieved.
– Letter indicates the ordering sequence:
• A = Alphabetic order
• D = Date order
• N = Numeric order
31
Sururi
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Document or Processing Flow
– Represents the direction of processing or
document flow.
– Normal flow is top to bottom and left to right.
32
Sururi
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Data/Information Flow
– Represents the direction of data/information
flow.
– Often used to show data being copied from
one document to another.
33
Sururi
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Communication Link
– Represents the transmission of data from one
location to another via communication lines.
34
Sururi
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• On-page connector
– Connects processing from one location to
another on the same page.
– Used to avoid crisscrossing lines.
35
Sururi
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Off-page connector
– Connects the processing flow between two
different pages.
– Signals the exit from one page and the
corresponding entrance on another page.
36
Sururi
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Terminal
– Represents the beginning, end, or a point of
interruption in a process or program.
– Also used to indicate an external party.
37
Sururi
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Decision
– Represents a decision-making step.
– Used in a program flowchart to show
branching to alternate paths.
38
Sururi
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
• Annotation
– Provides for the addition of descriptive
comments or explanatory notes as
clarification.
39
Sururi
BAGAN ALIR DOKUMEN
 Bagan alir dokumen menggambarkan arus
dokumen dan informasi dalam organisasi
sesuai dengan area tanggungjawab suatu
transaksi.
 Bagan alir ini menunjukkan arus data dari
awal sampai akhir, dalam arti:
 Dari mana asal dokumen
 Kemana saja dokumen didistribusikan
 Bagaiman dokumen digunakan
40
Sururi
BAGAN ALIR DOKUMEN
 Internal control flowcharts adalah bagan alir
dokumen yang digunakan untuk mengevaluasi
kecukupan pengendalian interen, seperti
pemisahan fungsi dan pengecekan independen.
 Bagan alir dokumen dapat menunjukkan
kelemahan dan pemborosan, seperti
 Ketidakcukupan arus komunikasi
 Kopleksitas dokumen yang tidak diperlukan
 Prosedur yang tidak efisien
 Bagan alir dokumen juga dibuat pada saat
proses perancangan sistem.
41
Sururi
Contoh bagan
alir dokumen
Sururi
42
PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR
 Sebagaimana DFD, bagan alir sangat
membantu dalam memahami prosedur dalam
suatu sistem. Langkah penyusunan bagan
alir adalah sebagai berikut:
 Mewawancarai pengguna, pengembang,
auditor, dan manajemen.
 Mengadmisitrasikan pertanyaan.
 Membaca deskripsi dalam bentuk narasi.
 Mengevaluasi keseluruhan transaksi
dalam sistem.
43
Sururi
PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR
 Mengidentifikasi:
 Bagian/divisi yang masuk ke dalam


44
Sururi
bagan alir, misalnya, depertement,
fungsi-2, pihak luar yang
berhubungan dengan perusahaan.
Arus dokumen dan informasi
Proses
BAGAN ALIR SISTEM
 Bagan alir sistem menggambarkan hubungan
antara input, proses, dan output dari SIA.



45
Sururi
Bagan alir sistem berawal dari
pemasukan data ke dalam sistem.
Setiap data diproses di dalam sistem.
Data yang telah diproses disajikan dalam
bentuk output/laporan, menghasilkan
informasi baru.
 Berikut ini
contoh bagan
alir sistem.
 Bagan alir
tersebut
menggambarkan hubungan
input – proses dan output.
46
Sururi
BAGAN ALIR PROGRAM
Bagan alir program menggambarkan
urutan proses pengolahan data
dalam suatu program komputer.
Bagan alir program juga
menggambarkan hubungan antara
input-proses-output.


47
Sururi
• Contoh hubungan bagan
alir sistem dengan bagan
alir program.
Sururi
48
BAGAN ALIR VS DFD
DFD lebih menekankan pada
aspek logika transmisi data
dalam sistem, yaitu dalam bentuk
bagan arus data dalam sistem.
Bagan alir lain lebih menekankan
pada karakteristik fisik dalam
sistem.
49
Sururi
Registrar’s Office
Students
Students
Enrollment
Forms
Sort
Forms
Update
Student
Records
Sorted
Enrollment
Forms
Sorted
Enrollment
Forms
Prepare
Class
Lists
Enrollment
Forms
A
1.0
Update
Student
Records
Student
Records
Enrollment
Forms
2.0
Prepare
Class Lists
Bursar
Enrollment
Forms
Class
Lists
Class
Lists
DFD
Faculty
Bagan
alir
Faculty
50
Sururi
Sorted
Enrollment
Forms
Bursar
BENTUK
DOKUMENTASI SISTEM
YANG LAIN
51
Sururi
BAGAN STRUKTUR (STRUCTURE CHART)
Menunjukkan
hubungan
antar modul
Pengurutan
Transaksi
52
Sururi
Update
Master File
Membuka
File
Mengolah
Data
Menutup
file
Panggil
Data
Up-date
Data
Simpan
Data
TABEL KEPUTUSAN (DECISION TABLES)
 Adalah tabel yang berisi data
alternatif keputusan pada
berbagai situasi. Tabel keputusan
dapat dibuat secara manual atau
diolah di dalam program
komputer
53
Sururi
Keputusan Pembelian Kembali
Persediaan
Ketentuan
1
2
3
4
5
6
7
N
Y
Y
Y
Y
Y
Y
N
Y
Y
Y
Y
Y
Y
N
N
N
N
Y
N
N
N
N
Y
Y
N
Y
Keadaan:
1. Persediaan  titik pemesanan
kembali
2. Penjualan bulan sebelumnya
3. Persediaan  titik kritis
4. Item sedang dalam proses
produksi
5. Ramalan penjualan memberi
sinyal positif
6. Laba penjualan memuaskan
Keputusan:
7. Lakukan pesanan produksi
54
2. Jangan lakukan pesanan
produksi
X
X
X
X
X
X
X
GANTT CHART
Diagram ini dikembangkan oleh
Henry L. Gantt pada awal tahun
1900, digunakan untuk
menggambarkan hubungan antara
jenis pekerjaan (sub proyek) dengan
target waktu penyelesaian.
55
Sururi
CONTOH GANTT CHART
WAKTU (BULAN)
A Menetapkan kebijakan
B Memilih personil
C Membuat manual
D Melatih personil
E Merancang standar program
F
Kode program
G Pengujian sistem
H Konversi file
I
Penyiapan lokasi sistem
J
Memasang perangkat sistem
K
Pengoperasian paralel
L
Review dan pengesahan
56
Sururi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM
Pelanggan
Pesanan
pelanggan
Memesan
Terdiri
dari
Ditagih
dengan
Item
pesanan
57
Sururi
Pesanan
untuk
Isi faktur
Item
faktur
Merefleksikan
Faktur
Persediaan
produk
ISTILAH-ISTILAH PENTING



58
Data flow diagram, diagram yang
menggambarkan arus data antara
proses, file, dan tujuan data.
Decision table, suatu matrik yang
menggambarkan proses keputusan
dengan variable yang komplek. Matrik
berisi hubungan keputusan dengan
berbagai kondisi yang terjadi.
Document flowchart, diagram yang
menggambarkan arus dokumen diantara
berbagai unit dalam suatu organisasi.
Sururi
ISTILAH-ISTILAH PENTING



59
Entity-relationship diagram, diagram yang
menggambarkan hubungan antar entity
(satuan data) yang disimpan dalam
memori computer.
Flowchart, diagram yang menggambarkan
hubungan diantara proses yang
berurutan.
Gantt chart, diagram untuk
menggambarkan target waktu
penyelesaian untuk setiap kegiatan dalam
suatu proyek.
Sururi
ISTILAH-ISTILAH PENTING

60
Network techniques, diagram yang
mencakup PERT (Programme
Evaluation and Review Technique)
dan CPM (Critical Path Method)
untuk menggambarkan urutan
pelaksanaan setiap tahapan proyek
termasuk target waktu
penyelesaiannya.
Sururi
ISTILAH-ISTILAH PENTING




61
Program flowchart, diagram untuk
menggambarkan langkah-langkah dan logika
kerja program computer
Structure chart, diagram untuk menggambarkan
hirarkhi serta hubungan antar modul program
computer.
System flowchart, diagram untuk
menggambarkan hubungan input, proses, dan output
suatu sistem aplikasi.
System configuration chart, diagram untuk
menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem.
Sururi
Terimakasih
62
Sururi
63
Sururi