Knowledge
Management
Mengorganisir pengetahuan untuk
proses belajar yang lebih baik
Ranilia Lestari
Apa sih Knowledge
Management itu?
Salah satu kunci sukses kemenangan Timnas
Jerman di Piala Dunia 2014?
Knowledge Management
http://video.metrotvnews.com/play/2014/07/17/266667/aplikasi-kunci-sukses-timnas-jerman
Knowledge Management Timnas Jerman
• Timnas Jerman menggunakan aplikasi canggih untuk
menganalisa kemampuan lawan-lawan dan tim
Jerman sendiri, serta membuat suatu database dari
analisis tersebut
• Aplikasi ini kemudian dibuat
sedemikan rupa sehingga bisa
dipelajari oleh para pemain
timnas dengan baik
• Di sinilah penerapan Knowledge
Management dalam Timnas
Jerman
Knowledge Management
Popular in late 90s
and early 2000s
"Knowledge management is the process of capturing,
distributing, and effectively using knowledge.”
Davenport (1994)
Knowledge Management di Sekitar Kita
Encyclopaedia Britannica
Microsoft Encarta,
1993
The World is Changing
Bisakah terlihat perkembangannya?
Dulu kumpulan pengetahuan ada dalam bentuk
buku, sekarang menjadi bentuk digital
Wikipedia, 2009
Knowledge Management
“In an economy where the only
certainty is uncertainty, the one
sure source of lasting
competitive advantage is
knowledge”
Menekankan pentingnya
knowledge
Knowledge Management
KM akan membantu kita dalam:
1. Time & cost efficiency
Penerapan KM menghemat waktu
untuk mengakses dan biaya
(Ensiklopedia harganya mahal,
tidak ringkas; Wikipedia gratis,
mudah diakses)
2. Increasing knowledge assets
Semakin banyak pengetahuan yang
bisa ditambahkan karena aksesnya
lebih mudah. Misalnya, kita bisa
berkontribusi memasukkan informasi
ke dalam Nutrifood Portal.
Knowledge Management
KM akan membantu kita dalam:
3. Adaptation
Pengetahuan yang sudah dikategorikan dalam
KM akan membantu kita dalam beradaptasi
terhadap suatu tugas/tempat yang baru
karena informasinya tersedia. Misalkan, kita
bisa mengakses jalan di kota yang kita
kunjungi dengan Google Maps.
4. Problem Solving & Decision Making
Akses informasi yang mudah dan cepat
memungkinkan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan yang lebih mudah
Kita semua adalah knowledge worker
ka re n a …
Sumber daya paling berharga dari
organisasi adalah knowledge dari
orang-orang di dalamnya.
Performance organisasi tergantung
pada seberapa efektif anggotanya
menciptakan, membagi, dan
menggunakan knowledge tersebut
untuk melakukan yang terbaik bagi
organisasi.
Sebenarnya, kita sudah sering menerapkan KM:
menyusun prosedur, folder Public, knowledge
sharing via Learning Forum, dll.
Kita semua merupakan “tempat penyimpanan”
pengetahuan yang kita peroleh lewat training
dan pengalaman kita.
Ensuring people having
Knowledge
is the facts,
feelings or
experience known
by a person or group
of people.
the right
knowledge,
in the right place,
at the right time.
2 Types of Knowledge
Explicit
Bisa dituliskan di dalam
document/database
Instruksi Kerja (IK)
Tacit
knowledge yang dibawa
“di dalam kepala” (tidak
tertulis)
How to fix a .....
How to handle a..
Cupcake Making:
Adonan dikocok atau diaduk?
Kapan selesai dipanggang?
Seperti saat kita membuat kue,
ada pengetahuan yang bisa kita
peroleh dari resep/explicit
knowledge (dikocok, diaduk).
Tapi ada juga yang memerlukan
tacit knowledge (panasnya
oven, kapan memindahkan panas
atas-bawah untuk memastikan
matangnya merata) yang tidak
tertulis di resep.
S o m et i m e s i t i s h a rd to te l l h o w
Framework Knowledge Management
KM Examples
7. Putting staff directories
online so that people can
easily find out who does what
and where they are
8. Creating intranets so that
staff can access all kind of
organizational information
and knowledge
1. Providing “Know How”
induction packs to new staff
2. Conducting exit interviews
when staff leave so that their
knowledge is not lost
3. Creating accessible databases
of all publication produced by
an organization
4. Providing ongoing learning
5. Encourage people with a
common interest to network
with others
6. Creating electronic filing
system that can be easily
searched
The Components
People
Technology
Getting into
organizational
culture
Technology helps
people to connect,
but NOT the solution
of KM
KM
Process
To improve knowledge sharing,
organizations often need to
change the internal processes
structures and even
organizational structures itself
It is vital that any technology used
“fits” the organization’s people
and processes – otherwise it will
simply not be used.
The more tacit the knowledge, the less high-tech the solution is
The Process Components
To i m p r o v e k n o w l e d g e s h a r i n g , t h e r e h a s t o b e a c h a n g e p r o c e s s
The Process Components
Pay Attention to :
1. Rule to Contribute
2. Content Management (accepting content,
maintaining quality, keeping content current,
deleting/archiving obsolete contents)
3. Membership (on communities of practice)
4. Knowledge reuse (implementation projects based
on knowledge-reuse)
5. Standard formats for case-studies documents
(clear, simple and well-understood)
To i m p r o v e k n o w l e d g e s h a r i n g , t h e r e h a s t o b e a c h a n g e p r o c e s s
The Components: Technology
Technology  crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with
employee
The Components: Technology
• Mendukung knowledge sharing
• Contoh: knowledge portal (Nutrifood Portal:
portal.nutrifood.co.id) melalui internet.
• User-friendly, simple to use
Technology  crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with
employee
The Components: People
Challenge :
Ensure employee
participation
Hal apa saja yang
menghambat karyawan
dalam membagikan
knowledge-nya?
in knowledge sharing process
Expert – Contributor – Change Agent
Bagaimana membuat karyawan
mau berpartisipasi dalam
knowledge sharing?
C u l t u r e / Va l u e / B e h a v i o u r : A r e t h e y r e a d y ?
Community of Practice (CoP)
Merupakan suatu jaringan orang yang berbagi common interest
dalam area knowledge atau kompetensi tertentu dan bersedia
untuk bekerja dan belajar bersama dalam periode waktu
tertentu untuk mengembangkan dan membagikan
knowledge.
Contohnya:
Learning Forum
T h e p r i n c i p l e : p e o p l e l e a r n b e st i n g ro u p s
Community of Practice
Types of CoP :
1. Voluntary Membership
2. Spesific Focus
3. No Expectation of
tangible results
4. Existence defined by
group members
Community of Practice
Defining Scope
Finding Participant
Clarifying the Purpose
Maintaining member’s
interest & involvement
Langkah-langkah penerapan CoP
Bagaimana cara menyusun langkah
CoP di dalam departemen/divisi saya?
Langkah manakah yang
sulit? Bagaimana solusinya?
Growing the
community
Developing the body
of knowledge
Keep Moving & Adding
Value
Learning from Others: Unilever
• ULI menciptakan suasana nyaman untuk berbagi
• Sharing session suatu topik
• Learning award as trainee or trainer:
–
–
–
–
–
Learning Champion of The Year
Coach of The Year
The Most Active Contributor
The Most Valued Contributor
Top Scorer Award
Apa yang bisa diadaptasi sesuai dengan culture
dan lingkungan Nutrifood?
Learning from Others: Unilever
1. Knowledge Sharing
–Knowledge club (dari top management)
–Retrospect (project lampau)
–Enterprise Award
Tantangan membuat tim kecil untuk memberi
masukan/project baru yang memberi benefit
bagi perusahaan. Dipresentasikan dan
pemenangnya diberi hadiah.
Bagian manakah yang sudah ada di Nutrifood?
Learning from Others: Unilever
2. Informal Sharing
- SOLAR (Sharing of Learning and Result)
Berbagi ilmu agar karyawan dapat mengerjakan
pekerjaan dengan lebih baik lagi.
- GLAD (Group of Learning & Development):
Sharing dari karyawan dengan jabatan lebih tinggi
kepada karyawan junior tentang dunia kerja,
pengalaman pribadi, serta tips-tips dalam
menghadapi tantangan di dunia pekerjaan
maupun pribadi.
- Book Club
3. Online Sharing
- K-Club Online
- Online Library
minute to think
Pikirkan satu pengetahuan yang Anda miliki dan :
1.Orang sering tanyakan
2.Berkaitan dengan orang lain
3.Bisa saja simple namun berguna
Hal itu merupakan knowledge yang Anda miliki secara
spesifik
Seperti apa knowledge management dan
knowledge sharing di departemen/divisi saya?
Apa yang perlu dikembangkan dari
knowledge management dan knowledge
sharing di departemen/divisi saya?
Cara konkret apa yang bisa
diterapkan untuk meningkatkan
knowledge sharing di Nutrifood?
Pe r l u d i p i k i r ka n …