GAIN 2014
Benchmark study 2014
CONCEPT – 23/12/13
INHOUD
1
Organisatie GAIN
2
Deelnemers GAIN 2013
3
Tijdpad GAIN 2014
4
Invulinstructie
Organisatie GAIN
• Doelstelling Commissie GAIN
Leveren van een bijdrage aan de professionalisering van de Internal Audit
Functie door het onderling uitwisselen van trends en signalen die uit de
GAIN benchmark naar voren komen en het uitwisselen van best practices
en praktische ervaringen door auditdiensten.
• Commissieleden
Bert Ide
Jan Grooten
Jantien Heimel
Korstiaan Kegel
(ABN, voorzitter commissie GAIN)
(DSM)
(Nuon/Vattenfall, secretaris commissie GAIN)
(Allianz)
Dia nummer 3
Deelnemers GAIN 2013
In 2013 waren er 34 deelnemers (2012: 34), waarvan 22 financials
(2012: 21) en 12 non-financials (2012: 13).
ABN AMRO
Equens SE
Robeco Group
Achmea NV
F. Van Lanschot Bankiers NV
Royal Ahold NV
AEGON/ Transamerica
ING Bank
Royal DSM NV
AerCap Holdings NV
LeasePlan Corporation
Royal Vopak NV
Akzo Nobel NV
LM Wind Power
SNS/Reaal
Allianz Netherlands
N.V. Bank NL Gemeenten
Sociale Verzekerings Bank
Binck Bank NV
NL Waterschapsbank
UWV
Credit Europe Bank NV
Nikon Europe
Vattenfall (Nuon)
De Nederlandsche Bank
NS
VGZ
DELA
Nutreco NV
Ziggo
Delta Lloyd Group
Rabobank Nederland
Zorg en Zekerheid
Eneco Energie
Dia nummer 4
Tijdpad GAIN 2014
•
•
•
•
Vanaf heden:
1 juni 2014:
Na 7 juni 2014:
12 juni 2014:
Invullen questionnaires
Deadline submitten ingevulde questionnaires
Ontvangst rapportages en (zelf)analyse
Evaluatie resultaten GAIN 2014
Uitwisseling ervaringen
Onderling bespreking resultaten
Round Tables: zie ook website IIA (GAIN)
• Do 12 juni 2014: “Evaluatie Benchmarkresultaten GAIN 2014”
• Do 18 september 2014: "Meer met minder (deel 3, focus op 3LoD)"
• Do 13 november 2014: "Rol van IAF bij strategievorming en realisatie“
• Nader te bepalen: “Impact van het outsourcen van service op IAF’s"
DEADLINE SUBMISSIONS: 1 juni 2014
Dia nummer 5
Invulinstructie GAIN 2014
De vragenlijst is gelijk aan die van vorig jaar.
1. Eerst profiel aanmaken
• Bedrijfsinformatie ingeven: http://iia-survey.theiia.org/GAIN
• Industriegroep en Subindustriegroep (meer dan 100)
L1. First specialty group
= Netherlands
L2. Second specialty group = Dutch Financials
Dutch Trade&Industry
L3. Third specialty group
= Dutch Small Financials
Dutch Insurance
+ ………….
2. Read ‘General instructions for the use of the GAIN Annual
Benchmarking System’
3. Read ‘Preparation Guide for the GAIN Annual Benchmarking
Questionnaire’
Dia nummer 6
Invulinstructie GAIN 2014
Algemeen:
• Nederlandse gegevens
• Invullen in US Dollars; koers 31/12/13: 1 EUR = 1.3743 USD
• Geen duizendtekens !
• Geen spaties, geen komma’s !
• Geen percentages, geen valutatekens !
• Overal antwoord geven! Sluit pas af na complete input.
• ALLE NULLEN vermelden !
Dia nummer 7
Invulinstructie GAIN 2014
Sectie indeling 2014
A. Organization Information
B. Internal Audit Resources
C. Internal Audit Oversight
D. Risk Assessment and Audit Planning
E. Audit Implementation / Life Cycles / Reporting
F. Performance Management
Dia nummer 8
Invulinstructie GAIN 2014
• Sla de questionnaire steeds op na een onderdeel
• Na een periode van inactiviteit gooit het systeem je eruit,
dus ook tussendoor opslaan !
• Altijd wijzigingen afzonderlijk opslaan
• Met ‘save & continue’ wordt het scherm opgeslagen en
ga je naar een volgend scherm
• Summary screen geeft ‘true’ and ‘false’ statements
• Per scherm “Mark as completed’  kan pas nadat
gesaved is
• Als alles is marked completed, kun je pas submitten
Invulinstructie GAIN 2014
A1. Annual Revenues:
Totale opbrengstengegevens die tot het audit domein
behoren: bruto premie-inkomsten, bruto rente- en
beleggingsopbrengsten.
A2. Total Assets:
Balanstotaal assets die tot het audit domein behoren (dus
inclusief Assets under Management).
A3. Annual Expenses:
Totale kostengegevens die tot het audit domein behoren,
inclusief rente- en schadelasten en (eventueel) resultaat
op herverzekeringen.
Dia nummer 10
Invulinstructie GAIN 2014
A4. Total employees in organization (full-time equivalents):
FTE’s gerelateerd aan bij A1 en A2 vermelde revenues &
costs. NB: 1 FTE = 40 uur !!!
A6. Is your organization:
– Public / Private / Government or Non-Profit
Vul ”Public” in als je eigen organisatie of je
moedermaatschappij beursgenoteerd is.
A7. Is your organization subject to the US SOx 2002 ?
– Yes / No
Je bent ook ‘subject to’ als je organisatie vrijwillig aan SOx
voldoet, maar dan wel ‘echt’.
Dia nummer 11
Invulinstructie GAIN 2014
A8. If your organization is subject to SOX, what is the level of
responsibility handled by the internal audit activity?
– full responsibility over all aspects of SOX (e.g. process
documentation and testing)
– The internal audit activity is responsible for the testing of
controls only
– The internal audit activity acts in a consultative manner
assisting organization management to ensure all
components of SOX are completed
– The internal audit activity remains independent regarding
SOX and audits the process in place that is owned outside
of the internal audit activity
Dia nummer 12
Invulinstructie GAIN 2014
A9. Organizational Reach:
– Keuze uit: Regional, National, International
A10. Organizational Structure:
– Keuze uit: Centralized of Decentralized
Invulinstructie GAIN 2014
Internal Audit Costs
B1. Please allocate the total cost of your internal audit activity:
– Salary (gross pay and bonuses): Geen Sociale Lasten /
Pensioenen
– Employee benefits (if not tracked separately, averages 30% of
salaries): Hier Sociale lasten en pensioen
– Travel: ‘Echte’ reiskosten + lease-auto’s -/- reisk opleiding
– Training: Kosten opleiding/PE + reiskosten opleiding
– Costs of purchased services (consultants, co-source providers,
outsource providers, etc.): Non salary earners die hebben
meegewerkt aan je audit plan
– Other: Overige DIRECTE KOSTEN, dus geen doorberekeningen
voor overhead als huisvesting, pc’s e.a.
– Total internal audit costs: Automatic sum
Dia nummer 14
Invulinstructie GAIN 2014
Staffing
B2. Please enter the following FTE staff information. (Sourced staff must be
entered/calculated as a full-time equivalent staff)
In-House Staff
Sourced Staff
Chief Audit Executive
Directors / Managers
Seniors / Supervisors
Staff
Total Audit Positions
Automatic Calculation
Total Professional Audit Positions
Automatic Calculation (in-house +
sourced)
Automatic Calculation
Secretarial / Clerical
Total Positions
Automatic Calculation
Total Staff
Automatic Calculation (in-house +
sourced)
Automatic Calculation
B3. Including sourced staff, by what percent did your staff size increase or
decrease over the last year (please insert ‘0’ for no change and a negative
number for a decrease)? _________
Dia nummer 15
Invulinstructie GAIN 2014
B2.
Chief Audit Executive = Directeur Interne Accountantsdienst
Directors & Managers = Audit Managers, tweede echelon bij
“grotere” IAD
Seniors / supervisors = Leidinggevenden / teamleiders / senior
medewerkers, met 5 jr ervaring en/of
titel
Staff
= Medewerkers (de “handjes”)
Secretarial/Clerical
= Ondersteuning/Secretariaat/Administratie
- Staffunctionarissen: vaktechniek onder ‘Seniors’,
- Control/HR onder ‘Secr’
- B2 en B3: ‘Sourced staff’ alleen INDIEN EN VOORZOVER
meegewerkt aan het uitvoeren van het internal audit plan !
r 16
Invulinstructie GAIN 2014
B3. Audit Staff Change
Let op:
•increase invullen met een positief getal;
•decrease met een negatief getal.
B3.
Met gezond verstand afronden, 1 feb of 1 mrt mag 1 jaar zijn
(en omgekeerd)
r 17
Invulinstructie GAIN 2014
B7. Please identify the following staff information by level (FTE in-house staff only):
Level of education
sought for
position
•Zie B2
•Alleen
in
house !
KIES EEN
CERTIFICATE UIT
DE LIJST VAN B6 +
TOELICHTING
Average years in
internal audit
profession
Average years of
industry experience
(primary industry of
organization)
ALLEEN
INTERNAL
AUDITERVARING !!
BINNEN DE
BETREFFENDE
SPECIALTY GROUP,
BIJV. FINANCIALS,
OOK IN ANDERE
FUNCTIES !!
Number of staff with
one or more
professional
certification
designation(s)
AANTAL PERSONEN,
DUS:
Mr XXX RA CIA = 1
Chief Audit
Executive
Directors /
Managers
Seniors /
Supervisors
Staff
Dia nummer 18
Invulinstructie GAIN 2014
B8. Please provide the total number of audit staff with the following auditrelated professional certifications (FTE in-house professional audit staff
only):
NEDERLANDSE EQUIVALENTEN
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
CIA / MIIA / PIIA
CISA / QiCA
CIPFA / CGAP / CGFM
CCSA
CA / CPA / ACCA / ACA
CMA / CIMA / CGA
CAT / AAT
CFE
CFSA / CIDA / CBA
FCA / FCCA / FCMA)
CFA
Other
RO
RE
MGA
• Alleen inhouse
RA/ CAA
• Welke titels
komen hoe
vaak voor, dus
Mr X RA CIA = 2
Dia nummer 19
Invulinstructie GAIN 2014
Sourcing
B14. What percentage of your audit engagements are (must add to 100%):
– Staffed internally: ______
eigen internal auditors
– Co-sourced: _______
joint audits met combinatie
eigen/externe auditor(s)
– Outsourced: _______
audits volledig uitgeveoerd
door
externe auditor(s)
B15. What areas do you source (choose all that apply)?
– General internal auditing
m.n. operational / financial auditing
– Information Technology (IT) auditing
– Subject matter expertise
– Fraud auditing
– Other
– None
Dia nummer 20
Invulinstructie GAIN 2014
Sourcing
B16. What percentage of the following general areas are sourced?
– General internal auditing: ____%
– Information Technology (IT) auditing: _____%
– Subject matter expertise: ____%
– Fraud auditing: ____%
% van totale urenbesteding in die categorie door Internal Audit !
B17. In the last fiscal year, how many total hours did you receive in sourced
internal audit services? _______
Totaal co-sourced + outsourced (alleen externe uren/kosten)
Dia nummer 21
Invulinstructie GAIN 2014
Relationship with External Auditors
For the following questions, do not include any statutory audits.
B19. What were the total internal audit hours worked on the most recently
completed external audit: ________
Bijv. SAS 70, Sox testing,
subsidieverklaring
B20. Estimate the total external audit hours (both internal audit and
external audit combined) worked on the most recently completed
external audit: _______
B21. What were the total external audit fees associated with the most
recently completed external audit: ________
NB: Houdt de relatie tussen uren en kosten reëel.
Dia nummer 22
Invulinstructie GAIN 2014
Chief Audit Executive
= Directeur IAD of vergelijkbare functie (hoogste functie binnen IAD nemen)
C2. The CAE reports administratively to:
•
Administratively = Puur hiërarchisch, voor “de declaraties en de potloden”
C3. The CAE reports functionally to:
•
Functionally
= Functioneel, inhoudelijk, CAE beoordelaar, beloning bepalend
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Audit Committee, or equivalent
AC sec of voorzitter AC
General / Legal Counsel
Hoofd Juridische Zaken (?)
Chief Executive Officer (CEO)
Voorzitter Raad van Bestuur
President or Government Agency Head
Chief Financial Officer(CFO)
op hoogste niveau in organisatie
Chief Operating Officer (COO)
op hoogste niveau in organisatie
Chief Risk Officer (CRO)
op hoogste niveau in organisatie
Controller
groepscontroller
Other
Dia nummer 23
Invulinstructie GAIN 2014
Audit Committee
C5. Do you have an audit committee, or its equivalent?
– Yes / No
•
Voor concerns is de NL-situatie relevant voor een positief antwoord.
•
Indien er alleen een ‘concern-AC’ bestaat dat nadrukkelijk ook de NL auditactiviteiten meeneemt in haar toezicht, is het antwoord toch ‘Ja’.
•
Indien in NL een platform/commissie bestaat dat in de geest acteert als een ‘echt’
AC, dan kan vraag C6 met ‘Ja’ beantwoord worden. De overige vragen onder C
dienen analoog hieraan te worden beantwoord.
Dia nummer 24
Invulinstructie GAIN 2014
Audit Committee
C6. How many people sit on your audit committee, or equivalent?
Alleen RvC-leden (= ‘non executives’ van Board of Directors), dus geen gasten als
de RvB-leden, interne accountant en/of externe accountant.
C7. Who chairs your audit committee, or equivalent?
– Chairman of the Board of Directors (or equivalent)
Vz RvC
– Other independent Board of Directors member
Ander RvC-lid
– Chief Executive Officer (CEO) or Government Agency Head Vz RvB
– Other individual outside of the organization
– Chief Financial Officer (CFO)
– Chief Audit Executive (CAE)
– Other
– Not applicable
Nederland:
Raad van Bestuur / Raad van Commissarissen
Angelsaksische landen:
Board of Directors met Executives en Non Executives
Dia nummer 25
Invulinstructie GAIN 2014
D1. How many audits did you plan in the last fiscal year? ________
D2. How many audits did you actually perform in the last fiscal year (exclude
management requests not in original audit plan)? ________
Schatting of, indien mogelijk, een berekening maken van de dekkingsgraad
D3. How many unplanned audits did you perform in the last fiscal year?
Dia nummer 26
Invulinstructie GAIN 2014
D4. What percentage of your audit plan is the following (must sum to 100%):
• Assurance engagements Financial en operational audits
• Consulting engagements Specifieke opdrachten voor beoordeling van
design van processen & procedures & risk management;
meedraaien in stuur- en werkgroepen
• Management requests
Verzoeken van het management die aan het op
risico-analyse gebaseerde audit plan worden toegevoegd
• Fraud investigations
• Follow-up audits
Specifiek gericht op implementatie van
verbeteracties n.a.v. een eerdere audit
•
TOTAL
Automatic calculation
D5. What percentage of total hours built into your audit plan is categorized as unallocated
time for future, unplanned, or ad-hoc audit requests?
Dia nummer 27
Invulinstructie GAIN 2014
Audit Engagement Risk Assessments
D12. Does your audit activity complete engagement-level risk assessments?
–
Always / Sometimes / Never
Hier gaat het om een risico-analyse per onderzoek.
Dia nummer 28
Invulinstructie GAIN 2014
INVULLEN OP BASIS VAN URENREGISTRATIE, ANDERS ZO GOED MOGELIJK SCHATTEN
E1. What percentage of your audit staff time (including sourced staff)
was devoted to (should add to 100%):
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Assurance engagements
Consulting engagements
Fraud investigations
Management requests
Follow-up audits
External audit assistance
Non-chargeable time – training
Non-chargeable time – other
Absences
TOTAL
_________
_________
_________
_________
_________
_________
_________
_________
_________
_________ (automatic sum)
ZIE EERDER VOOR ONDERSCHEID
E2. What was the distribution of total time (as a percentage) on typical
audits (should add to 100%)?
–
–
–
–
Planning
Fieldwork
Reporting
TOTAL
_________
_________
_________
_________
= VOORBEREIDING TOT AAN BEGIN GESPREK
= VELDWERK TOT EN MET SLOTGESPREK EN AFSTEMMING BEVINDINGEN
= RAPPORTAGEFASE INCLUSIEF AFSTEMMING RAPPORTAGE
(automatic sum)
Dia nummer 29
Invulinstructie GAIN 2014
E3. On average, how many calendar days does it take to complete the
following tasks (should be measured in working/business days):
–
–
–
–
Planning
Fieldwork
Reporting
Follow-up
_________
_________
_________
_________
–
TOTAL
_________ (automatic sum)
ZIE EERDER
ALLEEN ALS DAT KORT NA AUDIT
PLAATSVINDT, GEEN KWARTAALGEWIJZE FOLLOW-UP MONITORING
E4. On average, how many calendar days lapse between the end of
fieldwork and the issuance of (should be measured in
working/business days):
–
–
Draft Reports: ________
Final Reports: ________
Dia nummer 30
Invulinstructie GAIN 2014
E9. What are the average days outstanding for open items (should be
measured in working / business days!!)
E10. Does internal audit provide senior management and the
board/audit committee with a periodic written report expressing an
opinion on the organization’s internal control environment?
E11. Does internal audit provide senior management and the
board/audit committee with a periodic written report expressing an
opinion on the organization’s risk management environment?
Dia nummer 31
Invulinstructie GAIN 2014
Zie ook de IIA professional practices standards
Standard 1300 – Quality Assurance and Improvement Programs
F1. Do you have a formal quality assurance and improvement program?
– Yes / No
Hier wordt gedoeld op een QA en improvement program voor de Internal
Audit-functie
Standard 1311 – Internal Assessments
F2. What is your internal audit activity’s status with regard to internal
assessments (choose all that apply):
– Our internal audit activity performs ongoing reviews of the
performance of the internal audit activity
– Our internal audit activity performs periodic reviews performed
through self-assessment or by other persons within the organization,
with knowledge of internal audit practices and The IIA’s Standards
– Our internal audit activity does not have a formal internal assessment
Dia nummer 32
process