Dokumenthåndtering
Forvaltning og automatiske prosesser for dine dokumenter
Kostnadseffektiv, enkel dokmenthåndtering
og automatisering av deres prosesser.
DocuShare er anerkjent som en av de mest fleksible og dokumenthåndteringssystemer
på markedet i dag. Den forbinder ulike brukere og innhold med organisasjonens
systemer og prosesser. Ansatte, kunder/klienter og partnere kan få effektiv tilgang
til å dele og håndtere forretningskritiske prosesser, og dele informasjon på den mest
effektive måte.
Firmaer som bruker DocuShare opplever dramatiske fordeler:
Going Paperless saves money and time
“Going paperless has made us a more efficient, green
company but most of all, it allows us to better serve
our clients.”
Bruce Tomason, CEO of Copernicus IRB
• Opp til 80 % reduksjon i tidsbruk på gjenfinning av dokumenter
• Mindre kompetansetap når en ansatt slutter
• Mindre kopiering av dokumenter
• Enklere samhandling og deling av dokumenter internt og ut mot kunder/klienter
• Redusert risiko med tap av dokumenter
• Effektiv sporing av alle hendelser knyttet til et dokument
Meget god ROI (return of investment)
Vår egen research fant frem til DocuShare, sier Torp.
“DocuShare oppfylte våre krav til forretningskritiske
prosesser, samt en høy grad av fleksibilitet og
enkelhet i bruk. Det kunne også integreres mot
Patrawin, som er vår fagapplikasjon.”
• Enkel tilgang via nettleser til alle dokumenter.
DocuShare cdokumenthåndtering - en løsning som fungerer
• Automatiserer forretningsprosesser fra uker til minutter
• Gir bedriften store konkurransefortrinn
• Bedre tilfredsstillelse blant kunder, som øker lojalitet
• Standardiserer forretningsprosessene
• Integreres med deres eksisterende miljø, inkludert dine multifunksjonsskrivere
Improved Satisfaction rates
“DocuShare is very easy and cost effective. HR
satisfaction rates went from 75% to 90%.”
Melissa Simas, HR Manager, Windsor
Regional Hospital
Better control, communication and
collaboration
“Our highly qualified offshore engineers previously
had to rely on their office-based colleagues to amend
documents and procedures and then pick them up
when in port; now, onshore and offshore personnel
can work on the same document together, improving
both productivity and job satisfaction.”
Per Arne Strømø, IT Manager, DeepOcean ASA
DocuShare gir alle autoriserte brukere sikker tilgang kritisk
informasjon fra hvor som helst, når som helst
DocuShare har et enkelt grensesnitt slik at brukere enkelt kan
få tilgang til, dele og bearbeide informasjon i løpet av bare
noen få klikk. DocuShare godtar innhold som papir (fax, mail,
kopier), digitale filer, video, bilder og e-post - slik at du kan styre
nesten alle typer innhold i ett sikkert, sentralisert register. Mer
arbeid blir gjort på kortere tid, sparer tusener eller millioner i
arbeids- og indirekte kostnader, for eksempel lagringsplass, frakt,
og materialer. DocuShare forhindrer tap av forretningskritisk
informasjon med backup og gjenoppretting i tilfelle en katastrofe
eller avbrudd i virksomheten.
Automatisering av forretningsprosesser gir raskere
saksbehandlingstid fra dager til minutter, bedre effektivitet og
nøyaktighet.
Organisasjoner trenger å strømlinjeforme transaksjonsbaserte
forretningsprosesser ved å automatisere ruting, godkjenning,
og andre transaksjonsbaserte trinn. Du kan laste opp
digitale dokumenter eller skanne papirdokumenter fra en
multifunksjonsskriver med DocuShare og dokumentene blir
automatisk rutet til riktig person eller sted. Innholdsregler og
sofistikerte arbeidsflyter støtter alle prosesser i organisasjonen.
Intelligent automatisering av papir til digital migrasjon bedrer
nøyaktighet på alle søk
DocuShare støtter et bredt spekter av skanningsbehov med
verktøy for både distribuert og sentralisert fangst. Din avdeling
vil motta fullstendig, nøyaktig informasjon med færre feil når du
gjør skann-til-prosess og skann-til-arkiv. Du forbruker og arkiverer
mindre papir, sparer ressurser, personaltid, lagringsplass, og kjører
raskere beslutninger.
Bruk av DocuShare gjør at dere arbeider mer effektivt sammen
Med de samarbeidsfunksjoner som eksisterer i DocuShare
som wikier, blogger, arbeidsområder, dokumentruting
og godkjenning, kan din virksomhet spare mye tid og
materialkostnader.
Nyhet! DocuShare Mobile App
Har du en iPhone, iPad, eller iPod Touch?
Gå til Apple Store og skriv inn “DocuShare”
for å hente “DocuShare Mobile”.
DocuShare hjelper organisasjoner dramatisk med reduksjon av mengden tid brukt på
behandling papirarbeid slik dere kan fokusere på egen virksomhet.
Funksjoner:
• Automatiserte prosesser
• MFP Integration
• Arbeidsflyt
• Deling
• Innholdsregler
• Prosjektområder
• eForms
• Public Web Access
• Routing
• Wikis/Blogs
• Dokumentfangst
• Lifecycle Manager
• Enterprise Capture
• Kryptering
• OCR
• Sporing
En advokat er i retten eller ute
hos klient, og trenger tilgang til
dokumenter knyttet til saken. Han
kan logge inn i DocuShare med
sin bruker, gjennom en sikker
protokoll på nettet og hente
sine kritiske dokumenter derfra.
• Email Agent
BLI Winter 2011 Pick
Outstanding Document
Management Solutions
InfoWorld 2011
Green IT Winner
Analyse utført av PWC viser følgende resultat:
- Snitt 20 minutter for å lete etter rett dokument.
- 30 % av arbeidstiden brukes for å lete etter rett informasjon.
- Et gjennomsnittlig dokument kopieres opp til 9 ganger.
- Arkivering koster i gjennomsnitt 100 kr per dokument.
- Når en ansatt slutter i et firma, forsvinner 70 % av kompetansen.
- Mer enn 70 % av dagens bedrifter ville ha kollapset dersom de opplevde katastrofalt tap av sine dokumenter.
Rett forvaltning gir effektivitet og besparelser
- Med DocuShare kan du enkelt dele dokumenter mellom både kolleger og klienter.
- Sikre automatisk versjonshåndtering av alle dokumenter knyttet til saker.
- Sikre gjennfinning og sporbarhet gjennom å legge tilleggsinformasjon på alle dokumenter.
- Bedre tilgjengelighet av dokumenter via web, gjennom sikre protkoller.
- Stopp utsendelser av brev til kunder/klienter. De varsles automatisk i saken med en epost som inneholder en link.
- Stopp diskusjoner rundt saker og kunder via epost. Diskusjonsgrupper i DocuShare vil ivareta alle innlegg og automatisk
varsle involverte ved nytt innlegg.
- Knytt ALLE dokumenter i eksisterende system til DocuShare, og finn ALLE relaterte dokumenter til en sak med ETT søk, fra
ETT SENTRALT verktøy.
Forestill deg hvilke muligheter som kan åpne seg når samme informasjon er
tilgjengelig på samme tid hos samme personer, og alle papirbaserte prosesser
eliminert.