Kontinuerlig forbedring –
styringssystemet sett fra sluttbrukers ståsted
Lauren Høivik, Senior Quality Engineer
15 oktober 2014
Qualisoft brukermøte
Innhold
Om Technip
Om lansering
Demo
Hva har skjedd siden lansering?
Hva sier sluttbrukere?
Respons og tiltak
Hvordan foregår kontinuerlig forbedring?
2
Om Technip
 Den ledende subsea EPCI leverandør på norsk sokkel
(EPCI = Engineering, Procurement, Construction, Installation)
 Fokus på rørledningssystemer og marine operations
 Også EPCI leverandør i betydelige utbyggingsprosjekter på norsk
sektor av Nordsjøen
3
Om Technip
 4 lokasjoner i Norge
 700 ansatte
 Omsetning 500-750 million Euro
 Prosjektsamarbeid med Technip kontorer i andre land (dele
prosesser, prosedyrer)
 Technip globalt - 40 land, drøy 40 000 ansatte
4
Om lansering i Technip Norge
BMS = Business Management System
Process-based online system covering all
Technip Norge business processes
Mål:
Fokus på sluttbruker = Enkelt å finne og forstå
informasjon
5
Om lansering i Technip Norge
2012-2013 Scope 1 for 2 lokasjoner (80% av nøkkelprosesser)
Pilot
19.Sep.2013
Lansering
26.Nov.2013
Kontinuerlig
forbedring
2014 Scope 2 for siste 2 lokasjoner
6
Om lansering i Technip Norge
Lansering 26.nov.2013!
 User Guide
 Drop-in sessions
 Nyheter på intranet
 Demo video
7
Om lansering i Technip Norge
Suksessfaktorer:
• Prosesseiere
styrer
• BMS team
fasiliterer
• Toppledelse
støtter
• Qualisoft veileder
• Riktig valg av
software
• Tydelig budskap
til sluttbruker
8
Demo BMS
9
Hva har skjedd siden lansering?
Solid engasjement
41 prosesser forbedret
19 nye prosesser
478 tilbakemeldinger dokumentert
10
Hva sier sluttbrukere?
 Flere tilbakemeldinger hver uke via selve systemet,
pluss...
 Spørreundersøkelse sendt til alle ansatte 6
måneder etter lansering
 5 spørsmål
 300 svarte (50%)
 Resultatet viste...
11
Hva sier sluttbrukere?
41% «Jeg bruker BMS daglig/ukentlig»
73% «BMS støtter meg i daglig arbeid»
79% «Jeg forstår BMS»
40% «Jeg trenger ingen opplæring for
å komme i gang»
12
Hva sier sluttbrukere?
A sampling from the 400+ comments received:
• It’s good and intuitive, as it should be :-)
• Clarify what are requirements and what is guidelines. Remove unclear links and
references!
• The BMS is an excellent idea.
• I like the BMS, as it is easier to use than the old QMS.
• There should be room for adaptations to be made given size and importance in various packages related to activities meeting
requirements no of attendees etc.
• Although I didn`t have the necessity to use BMS continuously, I feel that is always good to know that if we need to clarify some issues
about a scope of work, we can use BMS to support us on a lot of our doubts. BMS is a brilliant idea.
• Need sufficient, good support from QHSE when needed
• Need Management focus and follow-up.
• Just someone to call when I do not find what I am looking for
• I would like to see quarterly standardization meetings, held by process owners to ensure best practice and continuity.
• It would be beneficial if all the process owners had created the processes based on the same philosophy/model. Hopefully in the future the
processes will be more standardized.
• BMS work best for large projects. For smaller projects and fast-track projects the system/procedures is too complex. You simply don't have
time to do all the steps necessary to fulfill all the BMS procedures.
• The printer friendly version should have been more describing and with a Technip document style, so that it could easier be used in tenders
when describing how we work.
• The BMS is useful, but at least for "old" personnel it is a threshold to get starting......
• Important that all (including old employees and managers) are actively using the
system, and measured and rewarded against it.
• Correct, descriptive and searchable titles and key words must be ensured for all documents in the BMS.
• I have only used the BMS in a few instances so far, but found that the information I was looking for was easy to find (Readiness Review
Procedure and form).
• The BMS has organized/systematized the engineering process in a very good way.
• Very good that we are moving towards a more user friendly system!
• Process driven flow charts are so much easier to use and much quicker to understand than long policies.
13
Respons til sluttbrukere
Vi skal gi informasjon:
 Quality Engineers presenterer i ukentlig prosjektmøter
 Månedlig nyheter på intranet / digital screens
 Ledere snakker om systemet og kommuniserer forventninger til
bruk og engasjement
 BMS team / Prosesseiere avholder «Q&A session» hvert kvartal
14
Respons til sluttbrukere
Vi skal tilby opplæring:
1) E-læring modul
2) Avdelingsleder/Prosesseier/Lead Engineer ledet opplæring
 Dypere forståele av innhold i sine prosesser
 Rolle-spesifikk
 Ta tak i vanskelig temaer eller ny/endret prosesser
15
Respons til sluttbrukere
Vi skal følge opp og belønne bruk/bidrag:
 Ledere skal inkludere BMS i årlig samtaler om individuelle mål
 BMS team skal skryte av de som gir god og konstruktiv
tilbakemelding
 Toppledere skal motivere og sette forventninger
16
Process improvement
Investigation
results
Audit
findings /
NCRs
Best practice
& experience
Improve processes
Inform and train on
changes
17
Kontinuerlig forbedring
Prosesser som har fokus på
kontinuerlig forbedring
18
Hva jobber vi med nå?
Kortsiktig:
Langsiktig:
19
Hva jobber vi med nå?
Hvorfor?
 Technip skal ha en god prosess modellerings standard
og tydelig ansvar i organisasjonen for sytringssytemet
slik at
 vi er posisjonert for å raskt implementere forbedringer
som skaper verdi og sikrer den beste mulige
prosjektleveranser til våre kunder.
20
Thank you
Technip Norge BMS Journey
www.technip.com
How to navigate (Top Menu, Left panel, process
structure – 4 levels of info)