1. Prelude • The assessment committee asks that, apart from presenting the results in the PhD Thesis, you are to lecture on the subject • “Work Design Theory, Project Portfolio Management and the Digitalization of the Public Sector - odd bedfellows or a perfect match?” • 1 No. 1 Hvad nu? • Fokus på styrings og koordineringsmæssige udfordringer i organisationers porteføljeledelse af projekter. – Et central aspekt i projekt portefølje management – Bygger på en Ph.d.-afhandling og publicerede videnskabelige artikler – Udviklet på baggrund af et casestudie af Newport – Bygger på anerkendt og velkendt organisatorisk teori (Sinha and Van de Ven 2005) 2 No. 2 Teorien til at identificere styrings- og koordineringsmæssige udfordringer i porteføljeledelse Kompleks styring og koordinering Aktiviteter der både går på tværs af hierarkiske niveauer og på tværs af enheder Styring Foregår på tværs af hierarkiske niveauer og er forbundet via styringsmekanismer Koordinering Koordinering af projekter er fordelt ud på tværs af enheder og funktioner og er forbundet via koordineringsmekanismer 3 No. 3 Kan opsummeres til fire spørgsmål • Spørgsmål 1 - Hvilke hierarkiske niveauer er de vigtigste i PPM? • Spørgsmål 2 - Er de styringsmekanismerne, der forbinder disse hierarkiske tilstrækkelige? • Spørgsmål 3 - Hvordan er aktiviteterne i PPM fordelt på tværs af funktioner og enheder? • Spørgsmål 4 - Er koordineringsmekanismerne, der forbinder disse PPM aktiviteter tilstrækkelige? 4 No. 4 The poli cal level Town Council Aldermen Commi ees Mayor Alder man Alder man Alder man Alder man Alder man Alder man Magistrat T&E F&E E&D S&C H&SD U.C Director Director Director Director Director Director Director Central Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Central Unit IT executive IT executive IT executive IT executive IT executive IT executive IT executive The administra ve level Directors Units IT departments Subunits Local Government of Newport 5 No. 5 Spørgsmål 1 - Hvilke hierarkiske niveauer er de vigtigste i PPM? Vigtigste hierarkisk niveauer* Typen af involvering Det politiske niveau Godkender større projekter og har det overordnede ansvar for hele organisationen Direktørniveauet Godkender større projekter og har ansvaret for den daglige drift af den administrative organisation IT cheferne Har viden om indhold om porteføljens indhold og styringskoncepter IT projekter Ressourcer i forhold til gennemførsel af projekter ligger lokalt *Mest autoritet, viden og ressourcer i PPM 6 No. 6 Spørgsmål 1 - Hvilke hierarkiske niveauer er de vigtigste i PPM? Political level Director level IT executives IT Projects 7 No. 7 Spørgsmål 2 - Er de styringsmekanismerne, der forbinder disse hierarkiske tilstrækkelige? • Styringsmekanismer mellem de hierarkiske niveauer kan beskrives og evalueres via understående fire kategorier af styringsmekanismer: Type af styring Fordele Ulempe Styring via output Kan formulere meget Denne styringsform information på en ikke altid anvendes. omkostnings-lav måde Via specificerede regler Kan genbruges Bureaukratisk Uformel og interpersonel kontakt Kan håndtere kompleksitet Kan ikke bruges på tværs af tid og rum og kan være omkostningstung Selv-styring Ikke bureaukratisk Er dette styring? 8 No. 8 Spørgsmål 2 - Er de styringsmekanismerne, der forbinder disse hierarkiske tilstrækkelige? Political level Er de anvendte styringsmekanismer tilstrækkelige? Director level Er de anvendte styringsmekanismer tilstrækkelige? IT executives Er de anvendte styringsmekanismer tilstrækkelige? IT Projects 9 No. 9 Styringsmæssige udfordringer Udfordringer identificeret Newport, hvor PPM overvejende styres via uformel og interpersonel kontakt: 10 No. 10 Kompleks styring og koordinering Aktiviteter der både går på tværs af hierarkiske niveauer og på tværs af enheder Styring Foregår på tværs af hierarkiske niveauer og er forbundet via styringsmekanismer Koordinering Koordinering af projekter er fordelt ud på tværs af enheder og funktioner og er forbundet via koordineringsmekanismer 11 No. 11 Spørgsmål 3 - Hvordan er aktiviteterne i PPM fordelt på tværs af funktioner og enheder? Phase: Pre selection Selection Post selection Portfolio selection Tasks: Development of Methodologies Development of Strategies Individual analysis and screening Pre screening Evaluation Project development 12 No. 12 Spørgsmål 3 - Hvordan er aktiviteterne i PPM fordelt på tværs af funktioner og enheder? Fordeling af PPM- aktiviteter i Newport Faser* Vigtigste elementer i koordinering af projekter* Involveret gruppe og produkter Pre selektion Udvikling af IT strategi IT grupper har udviklet IT strategier til forvaltninger Udvikling af metode Central IT gruppe er begyndt på udvikling af fælles metodologi Pre screening og analyse IT projekt team foretager analyse jf. projektmodellens retningslinjer Selektion af portefølje Direktør/IT chef vælger projekter der vurderes at hæve størst forretningsmæssig værdig Projekt gennemførsel IT projekt teams gennemfører projekter efter projektmodel Projekt evaluering IT projekt team foretager en individuel vurdering af værdiskabelse og erfaringer Selektion Post selektion *Archer and Ghasemzadeh (2007) 13 No. 13 Spørgsmål 4 - Er koordineringsmekanismerne, der forbinder aktiviteterne i PPM tilstrækkelige? Er aktiviteterne i PPM inddelt i moduller, der er forbundet af gateways, der gør relevante, og kun relevante informationer er synlige på tværs af moduler? Phase: Pre selection Selection Post selection Portfolio selection Tasks: Development of Methodologies Development of Strategies Individual analysis and screening Pre screening Evaluation Project development 14 No. 14 Koordineringsmæssige udfordringer: P8: No systematic approach to manage information across units and subunits P6: Lack of linking to operational level activities P9: No standardized processes for submitting IT project proposals P10: No centralized IT project selection process P7: Lack of appropriate change management strategies Pre selection P11:Lack of centralized follow up process on IT projects across units and subunits Selection Post selection Portfolio selection Development of Methodologies Development of Strategies Individual analysis and screening Pre screening Evaluation Project development 15 No. 15 1. Styrings- og koordineringsmekansimer i porteføljeledelse Kompleks styring og koordinering Aktiviteter der både går på tværs af hierarkiske niveauer og på tværs af enheder Styring Foregår på tværs af hierarkiske niveauer og er forbundet via styringsmekanismer Koordinering Koordinering af projekter er fordelt ud på tværs af enheder og funktioner og er forbundet via koordineringsmekanismer 16 No. 16 Komplekse styrings- og koordineringsmæssige udfordringer Styringsmæssige udfordringer Komplekse udfordringer Koordineringsmæssige udfordringer P12: IT PPM is distributed across different portfolios and units with no overall authority P13: Political and managerial silos constitute barriers for IT PPM P14: No overall coordination of responses to IT initiatives from the national level 17 No. 17 Komplekse styrings- og koordineringsmæssige udfordringer P14: No overall coordination of responses to initiatives from the national level. Provides conditions for Provides conditions for Increases P 12: IT PPM is distributed across different portfolios and units with no overall authority Provides conditions for Styringsmæssige udfordringer P1: Weak accountability processes between the political and administrative organization Has impact on P2: Weak accountability processes between director level and IT executives P3: IT projects established based on incomplete information about internal resources Increases P13: Political and managerial silos constitute barriers for IT PPM Has impact on Koordineringsmæssige udfordringer P7: Lack of appropriate change management strategy Has impact on Provides an unexploited opportunity P8: No systematic approach to manage IT project information across units and subunits P6: Lack of linking to operational level activities Provides conditions for Has impact on Has impact on P9: No standardized process for submitting IT projects proposals Provides conditions for Has impact on P10: No centralized IT project selection process Provides conditions for P4:Lack of operational goals to hold IT projects accountable P5: No account of actual IT project costs P11: Lack of centralized follow 18 up on IT projects Mulige løsning på styringsmæssige udfordringer fra Hansen and Kræmmergaard (2013) 19 No. 19 Mulig løsning på koordineringsmæssige udfordringer fra Hansen and Mengiste (2012) 20 No. 20 Mulig løsning på komplekse problemer 21 No. 21 The poli cal level Town Council Aldermen Commi ees Mayor Alder man Alder man Alder man Alder man Alder man Alder man Magistrat T&E F&E E&D S&C H&SD U.C Director Director Director Director Director Director Director Central Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Central Unit IT executive IT executive IT executive IT executive IT executive IT executive IT executive The administra ve level Directors Units IT departments Subunits Local Government of Newport 22 No. 22 De fire spørgsmål angående styrings- og koordineringsmæssige udfordringer. • Spørgsmål 1 - Hvilke hierarkiske niveauer er de vigtigste i PPM? • Spørgsmål 2 - Er de styringsmekanismerne, der forbinder disse hierarkiske tilstrækkelige? • Spørgsmål 3 - Hvordan er aktiviteterne i PPM fordelt på tværs af funktioner og enheder? • Spørgsmål 4 - Er koordineringsmekanismerne, der forbinder aktiviteterne i PPM tilstrækkelige? Resultatet kan opsummeret med en enkel figur, der viser sammenhæng mellem problemer og problemområder 23 No. 23 Tre centrale figurer 24 No. 24