TransQ
Svenska............6
English .............2
empowered by Achilles
services for sustainable procurement
global resource. local skills.
Information Booklet
Allmän information
TransQ - Qualification System for
Suppliers to Transport Utilities in
Scandinavia
TransQ – Kvalificeringssystem för
Leverantörer till transportorganisationer
i Skandinavien
IN ENGLISH
The TransQ Qualification System for Suppliers to Transport Utilities in
Scandinavia is to establish a registry of suppliers evaluated in accordance
with a set of standardised criteria set forth by the participating Utilities in
Scandinavia. Suppliers that meet the entrance requirements are considered
by the participating Utilities in accordance to a bidderslist. When purchasing
products or services inclusive in TransQ the Utilities are able to make a bidders list among qualified Suppliers.In that way TransQ Transport Supplier
Qualification System shortens the time making a purchase and bidders list.
TransQ qualifies Suppliers for most of Transport Utilities in Scandinavia.
CONTENTS
PART I
Transport Supplier Qualification System
to Transport Utilities in Scandinavia
1. Introduction
1.1 The TransQ System Background
1.2 Participation Utilities
1.3 Use of the Qualification System
2 Information about the TransQ
qualification system
2.1 Announcement of the System and
Duration
2.2 Procedure and Criteria for
Qualification
2.3 Commercial Qualification
Requirements
2.4 Completed Questionnaire
Requirements
2.5 Managing Director’s confirmation
2.6 Reply Deadline and Feedback
2.7 Product and Service Categories
3 Qualification and updating
3.1 Qualification Fee and updating
Requirements
3.2 Optional Updates
4 Selection of tenders
4.1 Selection on the first stage
4.2 Selection on Subsequent stages
5 Disqualification
6 The co-ordination unit
PART II
TransQ Qualification System – Rights
andDuties of the Parties
1. General
2. Definitions
3. Duration and Scope
4. Announcements and Documentation
5. Qualification Criteria
6. Application for Qualification
7. Approval/Rejection/Termination
8. Tender List
9. Indemnity
10. Applicable Law
PART III
TransQ Qualification System SupportingDeclaration
Declaration 12E
1
I. TransQ - Qualification System for Suppliers to
Transport Utilities in Scandinavia
1. INTRODUCTION
1.1 The TransQ System Background
Laws and regulations in Scandinavia regulating procurements made by the Utilities
have been adjusted with effect to meet the
requirements of the EU Utilities and services Directive No 93/38/EEC. The rules
require that Suppliers of products and
services to the Utilities are selected with
the aid of objective criteria based on a
public call for competition in the EU/EEA
area. To ensure a correct and objective
procurement in accordance with the rules,
a several of Transport Utilities in
Scandinavia have decided to establish a
joint Qualification System in 1998.
1.2 Participating Utilities
The following Utilities have appointed
TransQ, Achillevs Information AB, hereafter
referred to as the Co-ordination Unit, to
co-ordinate the joint system for
Qualification of Suppliers of products
services and works. This system will be
open to other Utilities that wish to participate.
Participating utilities
Sweden
Banverket, Botniabanan AB
Norway
Jernbaneverket, Avinor AS,
Oslo Lufthavn AS, NSB BA
Main contractors:
Balfour Beatty Rail, Baneservice
Aktuell information se: www.transq.com
1.3 Use of the Qualification System
TransQ has been developed to cover most
procurement needs by Transport Utilities in
Scandinavia. The objective of the participating Utilities is to establish the majority
of tender lists on the basis of TransQ.
Qualification through TransQ will therefore
be the most important gateway for
Suppliers and contractors seeking contracts with the participating Transport
Utilities.
Each Utility is however free to use all the
procurement procedures available according to Scandinavian laws and the
EU/EEA procurement rules.
2. INFORMATION ABOUT THE
TRANSQ QUALIFICATION SYSTEM
2.1 Announcement of the System
and Duration
The Co-ordination Unit announces, on
behalf of the Utilities, the qualification
system in the Journal of Supplement to
the Official Journal of the European
Communities and Tenders Electronic
Daily (TED) for the product and service
categories covered by the system.
Suppliers may obtain qualification for
any of the announced products or services in. Any changes in the system
will be announced as required, and a
total overview of the product and service categories covered by the system
will be announced annually.
Announcement of products or service
categories that TransQ include is made
yearly. The participating Utilities in
scandinavia have no duty to make an
announ-cement for every specific purchase. The TransQ System is used without limit of time.
2.2 Procedure and Criteria for
Qualification
When a Supplier applies for qualification in the TransQ the Supplier have to
fill in an electronic questionnaire and
submit it
including supporting declarations to
the Co-ordination Unit. The Supplier
must fulfil the criteria stated below in
order to
achieve qualified status in TransQ:
1. COMMERCIAL QUALIFICATION REQUIREMENTS
2. COMPLETION OF AN ELECTRONIC QUESTIONNAIRE
3. MANAGING DIRECTOR'S CONFIRMATION
4. DECLARATION OF INCORPORATION
In connection with the questions, certain requisite documents must be
enclosed when returning the completed questionnaire to the CoordinationUnit. Documents as
Declaration of Incorporation. Moreover,
it is the Supplier's own responsibility to
provide relevant information on the
company's products/services and
other manufacturing aspects in an
accurate manner.
2
2.3 Commercial Qualification
Requirements
a) The Supplier is performing the sale in
the own name.
The Declaration gives the right to the
Utilities, if needed, to do revisions of the
quality, health and environment
systems of the Supplier.
b) The Supplier is up-to-date with payments of all imposed taxes and fees.
2.6 Reply Deadline and Feedback
Qualification for announced product
and service
categories may be conducted throughout
the year. The Supplier will receive feedback
on the result of the qualification
process within four weeks after the oordination Unit has received the completed
qualification material, indicating which
categories the Supplier has been qualified
for. If the Supplier is not qualified, the
reason will be specified, and the Supplier
can rectify any errors and / or omissions
and send in a revised application.
c) The Supplier is adhered to legal
requirements with regard to submittal of
last Year's Annual Report and Accounts to
the legal authorities.
d) The Supplier is not involved in any debt
settlement proceedings or in any other
respect is placed under public
e) The Supplier is registered in a Public
Company Register (Certificate of
Company Register (Certificate of
Incorporation). If a certificate of a Supplier
is not relevant, other satisfactory documentation from public authorities concerning legal registration must be enclosed.
f) The Supplier is registered in the VAT
register where required by law. If the
activity is not subject to VAT registration, a
statement to that effect must be submitted.
2.4 Completed Questionnaire
Requirements
The internet-based questionnaire must be
completed accurately and correctly. It is
recommended that the Supplier carefully
read through the applicable instructions
before filling in the internet-based questionnaire. Insufficient completion will
prevent the Supplier from obtaining qualification. The Supplier will not be qualified if
there are any errors and/or omissions of
mandatory information.
The Supplier should enter all relevant products and services in the questionnaire,
and the Co-ordination Unit's responsibility
is to enter the Supplier's products and
services in the TransQ database. It is of
importance that the Supplier describes the
products and services in a way that
makes them easy to find, describe and
are specific.
3
2.5 Managing Director's Confirmation
A standardised declaration form Trans declaration
12E must be signed by the Managing
Director or equivalent confirming that the
information entered in the questionnaire is
correct. The Declaration confirms that the
given information in the questionnaire is
correct and is included with the questionnaire.
2.7 Product and Service Categories
Special product/service nomenclature has
been prepared for products and services
covered by TransQ Qualification System. A
prerequisite for search and retrieval of data
may be that the Supplier
completes the internet-based questionnaire based on the nomenclature of the qualification system
3. QUALIFICATION AND UPDATING
3.1 Qualification Fee and updating
Requirements
For the initial registration the applicant will
be charged a qualification fee to cover the
Co-ordination Units case processing. The
qualification is valid for 12 months, and
must be renewed within 365 days of the
previous qualification to maintain continuous qualification. The Co-ordination
Unit will after approximately nine months
issue necessary material for qualification
renewal. A fee accrues for each annual
qualification renewal. See current fee on
http:\\www.transq.com.
Update of the information is free of charge.
Increasing codes means an additional fee.
4. SELECTION OF TENDERERS
4.1 Selection on the first stage
The existence of the qualification system is
advertised annually in the Official journal of
the European Communities, as required by
Swedish and EU law.The Co-ordination
Unit then registers the details of
suppliers in accordance with the requirements of TransQ, as set out in the TransQ
questionnaire. The Utilities who use TransQ
may then use this information
to select suppliers for bid lists. They do
this by searching the TransQ database for
a specific product or service category, and
for other information relevant to selection.
By this means, they may select a suitable
number of qualified suppliers in an nondiscriminatory manner who will be invited
to tender for a contract. Note that in some
cases a Utility may have other qualification
requirements, additional to those stipulated in the joint criteria for the Qualification
System. In these cases, the utility will seek
additional information from those suppliers
who meet the joint qualification criteria.
The TransQ System is used in accordance
with the principle of proportionality. This
means that the utility will specify requirements in proportion to what is necessary
for the supplier to fulfil the scope of the
contract. The utility will also ensure that a
suitable number of suppliers is included in
the bid list to ensure adequate competition. Utilities will make selection decisions
based on the information given by the
suppliers. The information considered by
utilities typically includes the financial and
economic situation of the supplier, the
technical skills and capacity of the supplier, the capacity of the suppliers to meet
requirements regarding quality, safety and
environment aspects in the work.
- Failure to meet the renewal deadline for
annual updating.
- Absence of and / or unapproved material
at the annual update.
- Missing payment
6. THE CO-ORDINATION UNIT
Questions/applications regarding TransQ
may be addressed to the Co-ordination
Unit.
TransQ Qualification
Achillevs Information AB
P.O. Box 1817 Stoa
NO-4858 Arendal
Norway
Street address: Vikavn 31
Tel.nr: +47 37 06 35 40
Fax: +47 37 06 35 41
E-m
mail: transq@achilles.com
Web: http:\\www.transq.com
http:\\www.achilles.com
References from customers. In all cases,
the particular characteristics of a contract
will be important aspects when suppliers
are selected for the bid list and the information sought and selection criteria used
will be established in proportion to the
scope of the particular contract.
4.2 Selection on Subsequent Stages
If the Utility need further information, more
than found in TransQ for establishing tender lists for a certain procurement, they
may on its own establish one or more
subsequent qualification stages.
Subsequent stages must pertain to the
Suppliers who are qualified in TransQ. The
supplementary criteria stipulated by the
Utility for subsequent qualification stages
are nondiscriminatory, and the Suppliers
must fulfil the criteria mentioned above in
order to be considered for the final tender
list.
5. DISQUALIFICATION
Suppliers that withhold essential information or give false, misleading or grossly
incorrect information will be disqualified.
Suppliers will also lose their qualification in
TransQ in the following cases:
4
II TransQ - Rights and duties of the parties
By participating in TransQ, the Utilities and Suppliers
In that case, the Utility will establish and distribute
7.5 The Supplier is responsible for providing informa-
accept the rights and duties set forth below:
information on supplementary criteria, etc., to
tion about important changes of registered data wit-
Suppliers who are qualified in the System.
hout being reminded. The qualification will
1 General
apply to the relevant qualification period unless termi-
These terms regulate both the relationship between
3.5 Supplier has no guarantee of being included in any
nated by the Utilities. For additional information look at
the Utilities and the Co-ordination Unit on one hand
specific tender list or awarded a contract.
chapter I section 7.6.
Supplier on the other. The terms enter into force when
4. Announcements and Documentation
7.6 The Utilities may terminate the qualification of a
the Coordination Unit has received the completed
4.1 The System will be announced in OJ/TED. The
Supplier registered as qualified in the Qualification
electronic questionnaire or other specified documenta-
announcement will contain information on the System
System only if the Supplier no longer satisfies the rules
tion from the Supplier.
and will be in accordance with the EU Utilities and
and criteria pertaining to the System. The Suppliers
Services Directive No. 93/38 EEC and relevant national
will be informed in writing, stating the reason for the
regulations.
qualification termination, before having their registration
and the relationship between the Utilities and the
The purpose of the qualification system for Suppliers
terminated.
to the participating Utilities is to establish a register of
Suppliers who are evaluated on the basis of pre-esta-
4.2 The announcement in OJ/TED that the System is
blished, objective qualification criteria. Furthermore that
in effect will serve as the formal call for competition.
7.7 Withholding important information or providing
false, misleading or grossly incorrect information will
they are found to satisfy the above mentioned criteria
result in disqualification.
so that when an appropriate demand occurs, they will
4.3 The Co-ordination Unit will administrate the docu-
be considered into the tender list in the relevant pro-
mentation in the qualification process and of informa-
duct and service categories.
tion on relevant decisions regarding the qualification of
7.8 The Utilities are subject to, and work according to,
each Supplier. The documentation will be kept on file
strict businessethics requirements. Unethical behaviour
for a minimum of four years.
on the Supplier's part can lead to disqualification.
the qualification system. The Supplier shall upon
5. Qualification Criteria
8. Tender Lists
request be given an updated list of companies as
The System is based on objective qualification criteria
The Utilities make a bidders list by making a choice
users of the System. The Supplier is the Supplier of
and rules stipulated by the participating Utilities. The
among qualified Suppliers in TransQ. This is done on
products and/or services who has sent in a completed
qualification criteria are described in the chapter I sec-
non-discriminated basis. The size and type of procure-
elctronic questionnaire and supporting documents to
tion 1.3 above. The Utilities reserve the right to change
ment is indicating which Suppliers will be included in
the Co-ordination Unit. The Co-ordination Unit is
criteria and rules as needed.
the bidders list. The criteria for that choice is described
2 Definitions
The Utilities are the companies registered as users of
in chapter I section 3 and 6.1.
TransQ, Achillevs Information AB. The System is the
Qualification System for Suppliers to Transport Utilities
6. Application for Qualification
in Scandinavia for Suppliers to the Utilities afore listed.
A Supplier applying for qualification is responsible for
9. Indemnity
correct indication of the product and service categories
The Supplier indemnifies the Utilities and the Co-ordi-
to be included in the System.
nation Unit for any form of loss and / or damage that
3. Duration and Scope
might arise through the use of information and data
3.1 Qualification of Suppliers will be conducted in
accordance with specified product and service catego-
The Supplier is responsible for keeping the
registered in the System based on the electronic ques-
ries as announced in the Journals Supplement to the
Qualification information updated throughout the quali-
tionnaire the Supplier has delivered.
Official Journal of the European Communities and
fication period and updating the information if changes
Tenders European Daily (OJ/TED).
occur.
3.2 The System will be announced in OJ/TED at least
7. Approval / Rejection / Termination
that cannot be resolved by mutual agreement shall be
once annually, with information specifying which pro-
7.1 The Co-ordination Unit informs the applicant of the
brought to arbitration in Stockholm.
duct and service categories are included in the
result of the assessment within at most four weeks
System. Separate announcements will be issued
after the recieval of the qualificationmaterial. If the
whenever the System is supplemented with new pro-
Supplier does not achieve qualification the reason for
duct and service categories. The Utilities may at any
that decision will be specified and the Supplier can
time, jointly or separately, terminate the Qualification
rectify any errors and/or omissions and return a revised
System for one or more product or service categories.
application.
10. Applicable Law, Arbitration
This agreement is subject to Swedish law. Disputes
Affected Suppliers will be informed of any termination.
7.2 A certificate of qualification is sent after the Co3.3 The qualification is conducted separately for each
ordination Unit has approved the Supplier in TransQ.
category when a Supplier can offer products and / or
services in two or more announced categories.
7.3 Rejection of a qualification application will also be
notified in writing, stating the reasons.
3.4 The qualification may include two or more qualification stages. All Suppliers will be evaluated according
7.4 Failure to provide complete and correct information
to the joint qualification criteria established within the
within the deadline specified in the correspondence
System. If the result of the evaluation is passed, the
with the Co-ordination Unit or possibly in the announ-
Supplier will be informed that they are qualified in
cement in OJ/TED is sufficient reason for rejecting
accordance with the first stage. Certain products and
the application.
services may require qualification at additional stages.
5
PÅ SVENSKA
TransQ Kvalificeringssystem för Leverantörer till Skandinaviska
Transportorganisationer är ett register med Leverantörer som är utvärderade efter
kriterier satta av de deltagande organisationerna. Vid upphandlingar av produkteller tjänstekategorier som TransQ omfattar skapar organisationerna en lista med
anbudsgivare bland kvalificerade Leverantörer. Fördelarna med TransQ är bland
annat förkortad upphandlingstid och att Leverantörer som kvalificerats i TransQ är
kvalificerade för de största organisationerna i Skandinavien.
INNEHÅLL
DEL I
Kvalificeringssystemet för Leverantörer
till Transport-organisationer i
Skandinavien
1 Inledning
1.1 Bakgrund TransQ
1.2 Deltagande Transportorganisationerna
1.3 Prekvalificeringssystemets fördelar
2 Information om TransQ
kvalificeringssystemet
2.1 Annonsering och giltighet av kvalificering
2.2 Kvalificeringens processer och kriterier
2.3 Finansiella krav för kvalificering
2.4 Besvara frågeformuläret TransQ
2.5 Kompletterande intyg av verkställande
direktör
2.6 Tidsfrister och Feedback
2.7 Produkt och tjänstekategorier
3 Kvalificering och uppdateringar
3.1 Administrationsavgift och krav på uppdatering
3.2 Valfria uppdateringar
4 Urval av anbudsgivare
4.1 Urval I en första nivå
4.2 Urval I ytterligare nivåer
5 Diskvalificering
DEL II
Parternas rättigheter och skyldigheter
1. Allmänt
2. Definitioner
3. Varaktighet och omfattning
4. Annonsering och dokumentation
5. Kriterier för kvalificering
6. Ansökan om kvalificering
7. Godkännande/Avslag/Upphörande
8. Urval av anbudsgivare
9. Skadeslöshet
10. Tillämplig lagstiftning
DEL III
TransQ kvalificeringssystem –
Kompletterande intyg
Intyg 12E
6
I TransQ – Kvalificeringssystemet för leverantörer till Transportorganisationer i Skandinavien
1. INLEDNING
1.1 Bakgrund TransQ
Lagar och regler som styr upphandlingar
inom försörjningssektorn i Skandinavien
har anpassats för att möta kraven i EU:s
försörjningsdirektiv Utilities Directive
2004:16. Regelverket innebär att organisationer inom försörjningssektorn skall välja
leverantörer av varor och tjänster på ett
objektivt sätt och anbudsbegäran skall
annonseras. För att säkerställa att upphandlingen sköts på ett objektivt, affärsmässigt och korrekt sätt etablerade de
största Skandinaviska
Transportorganisationerna ett gemensamt
kvalificeringssystem 1998.
Varje år görs en förnyad annonsering av
de produkt- och tjänstekategorier som
kvalificeringssystemet omfattar. De deltagande organisationerna är inte skyldiga att
annonsera varje specifik upphandling
separat. TransQ tillämpas utan tidsbegränsning.
2.2 Kvalificeringens processer och
kriterier
När en leverantör ansöker om att delta i
TransQ, fyller leverantören i ett elektroniskt
formulär med uppgifter om det egna företaget. Det sänds till Achilles tillsammans
med tillhörande intyg. Leverantören måste
uppfylla samtliga nedanstående kriterier för
att bli kvalificerad i TransQ:
1.KOMMERSIELLA KVALIFICERINGSKRAV
Deltagande organisationer
Sverige
Banverket, Botniabanan AB,
Norger
Jernbaneverket, Avinor AS,
Oslo Lufthavn AS, NSB BA
Huvudkontraktörer:
Balfour Beatty Rail, Baneservice
Aktuell information se: www.transq.com
1.2 Deltagande
Transportorganisationer
Följande Transportorganisationer har utsett
TransQ, Achillevs Information AB för att
koordinera och administrera kvalificeringssystemet. Systemet är öppet för fler
Transportorganisationer som önskar ansluta sig.
1.3 Fördelar med kvalificeringssystem
TransQ är utvecklat för att möta de flesta
Skandinaviska Transportorganisationernas
upphandlingsbehov. De deltagande organisationerna har som mål att det mesta
urvalet av anbudsgivare skall genomföras
med hjälp av TransQ. Kvalificeringen
i TransQ kommer därför att vara det viktigaste sättet för leverantörer att komma
ifråga för kontrakt med dessa organisationer.
Det står dock varje organisation fritt att
även sedan systemet etablerats att använda alla de upphandlingsformer som nationell lagstiftning och regelverk påbjuder.
2. INFORMATION OM
KVALIFICERINGSSYSTEMET
7
2.1 Annonsering och giltighet av
kvalificering
På uppdrag av de deltagande organisationerna annonserar Koordineringsledet årligen kvalificeringssystemet i Tenders
Electronic Daily (OJ/TED) med de produktoch tjänstekategorier som systemet omfattar. Leverantörer kan bli kvalificerade för de
varor och tjänstekategorier som är annonserade. Eventuella förändringar i systemet
annonseras vid behov.
2. DET ELEKTRONISKA FORMULÄRET SKALL VARA
IFYLLT
3. INTYG FRÅN VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR OM
ATT DEN UPPGIVNA INFORMATIONEN ÄR KORREKT
4. REGISTRERINGSBEVIS FRÅN BOLAGSVERKET
ELLER MOTSVARANDE
Det är leverantörens eget ansvar att fylla i
relevant information om den egna verksamheten och de varor eller tjänster de
kan leverera på ett korrekt och sökbart
sätt.
2.3 Kommersiella krav för kvalificering
a) Leverantören skall företa försäljning i
eget namn.
b) Leverantören skall vara ajour med alla
pålagda skatter och avgifter.
c) Leverantören skall ha uppfyllt regler som
omfattar insändande av årsredovisningar
och räkenskaper till myndigheter
d) Leverantören skall inte vara satt på
obestånd, vara inblandad i några skuldprocesser eller under förmyndarskap
e) Leverantören skall vara registrerad i ett
offentligt register över företag och organisationer. En kopia av registreringsbevis
som är utfärdat av officiellt företagsregister
(Bolagsverket) sänds med ansökan. Om
registreringsbevis inte är relevant för den
ansökande leverantören skall annan officiell
handling insändas som styrker officiell
registrering av verksamheten.
f) Leverantören skall vara registrerad i
Moms (VAT) register om så krävs enligt
lagar och förordningar. Om verksamheten
inte kräver någon Momsregistering skall
detta anges.
2.4 Besvara frågeformuläret TransQ
Då det Internetbaserade formuläret och
medföljande intyg fylls i rekommenderas
leverantörerna studera alla online dokument. Det internetbaserade formuläret
måste fyllas i noggrant och korrekt. Är
formuläret otillräckligt ifyllt kommer leverantören inte att kvalificeras, tex. om det saknas obligatorisk information eller om oriktig
information har uppgetts.
Leverantören ansvarar för att uppge
relevanta produkt- eller tjänstekategorier.
Koordineringsledet ansvarar att dessa är
sökbara för de upphandlande enheterna i
TransQ databas. Det är viktigt att produkterna/tjänsterna beskrivs med karaktäristiska ord på ett sökbart, förklarande och
särskiljande sätt.
2.5 Intyg av verkställande direktör
Verkställande Direktör eller motsvarande
undertecknar ett standardiserat intyg TransQ Declaration 12E. Intyget bekräftar
att den uppgivna informationen given i
formuläret är korrekt och bifogas med
ansökan. Intyget godkänner att de upphandlande enheterna som deltar i TransQ
har rätt, om så krävs, att genomföra revision av leverantörens eventuella kvalitets-,
hälso- och miljöledningssystem samt CSR
infomation. Det bekräftar också informationen kommer att hållas uppdaterad
under kvalificeringsperioden.
2.6 Tidsfrister och respons
Kvalificering för de annonserade produktoch tjänstekategorierna kan göras när som
helst under året. Leverantörer som
an-söker om kvalificering meddelas om
resultatet inom fyra veckor efter att
komplett kvalificeringsmaterial inkommit till
Koordineringsledet. Kvalificeringsutfallet
innehåller en förteckning över de produkter, tjänster eller entreprenader som
leverantören är kvalificerad för. Om
leveran-tören inte blir kvalificerad kommer
orsaken till detta anges och leverantörerna
kan då åtgärda bristerna och inkomma
med en förnyad ansökan.
2.7 Produkt- och tjänstekategorier
En särskild kategorilista har utarbetats för
de produkter, tjänster och entreprenader
som TransQ omfattar. En förutsättning för
sökbarhet i TransQ är att Leverantörerna
fyller i det Internetbaserade formuläret och
använder sig av kvalificeringssystemets
kategorisystem.
3. KVALIFICERING OCH UPPDATERINGAR
3.1 Administrationsavgift och krav på
uppdatering
För kvalificeringsmaterial, handläggning
och kvalificering i TransQ utgår en avgift.
Avgiften ger möjlighet att kvalificera sig för
mer än 40 produkt- eller tjänstekategorier.
Kvalificeringen är giltig i 12 månader och
måste förnyas inom 1 år.
Koordineringsledet kommer efter ca 9
månader sända leverantören nödvändigt
material för att uppdatera informationen.
Avgiften utgår årligen för förnyad kvalificering. Se aktuell avgift på
http:\\www.transq.com
3.2 Valfria uppdateringar
Information kan uppdateras utan kostnad.
Sådan information som avser företagets
adress, E-post, telefon- eller faxnummer
samt kontaktpersoner vid företaget kan
uppdateras manuellt av Koordineringsledet.
Förändringar avseende ett företags ombildning såsom fusion eller delning kräver ett
nytt ifyllt formulär, nytt intyg och registreringsbevis.
Leverantören kan kvalificera sig för flera
produkt och tjänstekategorier, lägga till
referenser, ändra information om kvalitetssystem eller uppdatera finansiell information under kvalificeringsperioden. Uppdatering
av enbart information är kostnadfri. Vid beställning av fler kategorier debiteras en tillägsavgift.
4. URVAL AV ANBUDSGIVARE
4.1 Urval i en första nivå
Organisationerna kan söka i systemet efter
anbudsgivare för en specifik produkt- eller
tjänstekategori. Om ytterligare information
inte behövs, utöver den som är angiven i
TransQ, kan den aktuella organisationen
skapa en lista över anbudsgivare. Ett urval
av kvalificerade leverantörer i TransQ görs
då på objektiva grunder. Systemet kommer
att tillämpas i enlighet med proportionalitets-principen. Det innebär att krav som
ställs på leverantörer i en upphandling
kommer att vara avvägda mot det som
krävs för att Leverantörerna skall kunna
genomföra uppgiften / kontraktet.
Avvägningar görs för att antalet leverantörer som ger anbud blir tillräckligt stort för
att konkurrensen på marknaden skall
kunna utnyttjas fullt ut.
9
Den upphandlande enheten kommer att
göra sin bedömning utifrån den information
som företagen har lämnat till TransQ.
Leverantörernas ekonomiska och finansiella ställning avvägs i proportion till upphandlingens värde och omfattning.
Leverantörernas tekniska förmåga och
kapacitet bedöms i avvägning till uppgiften
/ kontraktet. Då ställs krav på miljö-, hälso, och säkerhetsarbete i den utsträckning
kraven är relevanta till upphandlingen.
Referenser samt kvalitetssystem för produkter och tjänster är viktiga aspekter i
avvägningen. Arten och omfattningen för
en upphandlingen kommer att vara vägledande för urvalet leverantörer till en
anbudsgivning.
4.2 Urval i ytterligare nivåer
behöva mer information än den som finns i
TransQ kan de, var för sig, inrätta ytterligare kvalificeringsnivåer för att välja ut
anbudsgivare. För att komma i fråga för
dessa nivåer måste leverantörerna vara
kvalificerade i TransQ. Urvalskriterierna för
dessa nivåer är objektiva. Om ytterligare
nivåer används måste leverantörerna alltså
både uppfylla kvalificeringskraven i TransQ
och kriterierna i de ytterligare nivåerna för
att komma med på listan över anbudsgivare.
5. DISKVALIFICERING
Leverantörer som undanhåller betydelsefull
information eller uppger falska, missledande eller avsevärt felaktiga uppgifter kommer att bli diskvalificerade. leverantörer kan
också bli diskvalificerade i följande fall:
- Årlig uppdatering av kvalificeringen
inkommer ej inom utsatt tid
- Avsaknad av, eller icke godkänd,
information eller material
- Ej erhållen kvalificeringsavgift
10
6. KONTAKTA OSS
Frågor och kvalificeringsansökan till
TransQ ställs till Achilles:
TransQ Qualification
Achillevs Information AB
P.O. Box 1817 Stoa
NO-4858 Arendal
Norway
Street address: Vikavn 31
Tel.nr: +47 37 06 35 40
Fax: +47 37 06 35 41
E-m
mail: transq@achilles.com
Web: http:\\www.transq.com
http:\\www.achilles.com
II TransQ – Parternas rättigheter och skyldigheter
Genom att delta i TransQ accepterar organisationerna
3.5 Att vara registrerad som kvalificerad leverantör i
7.6 Organisationerna kan avbryta en leverantörs kvalifi-
och leverantörerna de rättigheter och skyldigheter som
Systemet innebär inte någon garanti att delta i anbuds-
cering i Systemet endast om leverantören inte längre
anges nedan:
listor eller att erhålla förfrågningsunderlag.
uppfyller reglerna och kraven för att vara kvalificerad. I
1 Allmänt
4. Annonsering och dokumentation
motivering om orsakerna till att leverantörens kvalifice-
Dessa villkor reglerar förhållandet mellan organisatio-
4.1 Systemet annonseras årligen i TED. Annonsen
ring upphört.
nerna och Achilles å ena sidan och organisationerna
innehåller information om systemet i enlighet med EUs
och leverantörerna å den andra.
försörjningsdirektiv 2004:16 samt relevanta nationella
7.7 Undanhållande av viktig information eller vid uppgi-
lagar och förordningar.
vande av falsk, missledande eller uppenbart felaktig
sådana fall kommer leverantören att erhålla en skriftlig
information kommer att innebära att kvalificeringsansö-
Syftet med kvalificeringssystemet för leverantörer till de
ovan angivna organisationerna är att de etablerar en
4.2 Årlig annonsering av Systemet i TED fungerar som
lista med godkända Leverantörer med hjälp av i förväg
en formell anbudsbegäran.
kan avslås.
7.8 Organisationerna är underlagda att arbeta efter
fastlagda, objektiva kvalificeringskriterier. Leverantörer
som uppfyller dessa kriterier kan inkluderas i listan över
4.3 Koordineringsledet kommer att administrera kvalifi-
affärsetiska principer. Oetiskt uppträdande från leve-
anbudsgivare för en aktuell produkt- eller tjänstekate-
ceringsprocessen och dokumentera formella beslut
rantörens sida kan leda till diskvalificering.
gori.
och information som berör kvalificeringen av varje
2 Definitioner
enskild leverantör. Dokumentationen kommer att
8. Urval av anbudsgivare
sparas i minst 4 år.
Transportrganisationer skapar listor över anbudsgivare
genom ett urval av kvalificerade leverantörer i TransQ
Transportorganisationerna i Skandinavien är de organisationer som är registrerade som användare av
5. Kriterier för kvalificering
på objektiva grunder. Arten och omfattningen av före-
TransQ. Leverantörerna skall vid begäran erhålla en
Systemet bygger på objektiva kvalificeringskriterier
målet för en viss upphandling är vägledande för urvalet
uppdaterad lista med organisationer som är användare
samt regler fastställda av organisationerna. Kriterierna
av de leverantörer som kommer att inbjudas till
av TransQ. Leverantören är Leverantörer av varor och
beskrivs i detta häfte under kapitel I avsnittet 1.3.
nbudsgivning. Kriterierna beskrivs i detta häfte under
tjänster och som sänt Koordineringsledet ett komplett
Transportorganisationerna förbehåller sig rätten att
kapitel I avsnitt 3 och 6.1.
ifyllt elektroniskt formulär tillsammans med nödvändiga
ändra reglerna efter behov.
9. Skadeslöshet
dokument för kvalificering. Koordineringsledet är
TransQ, Achillevs information AB. Systemet avser kvali-
6. Ansökan om kvalificering
Leverantören skall hålla organisationerna och
ficeringssystemet för Leverantörer till ovan listade
En leverantör som ansöker om att bli kvalificerad är
Koordineringsledet skadeslösa för varje typ av skada
Skandinaviska transportorganisationerna inom försörj-
ansvarig för att på ett korrekt sätt registrera sig för de
eller förlust som kan uppkomma vid bruk av informa-
ningssektorn
produkt- eller tjänstekategorier som denna ansöker
tion och data som framkommit i det elektroniska for-
kvalificering för.
mulär och som har registrerats i systemet.
3.1 Kvalificering av leverantörer kommer att göras
7. Godkännande / Avslag / Upphörande
10. Tillämplig lagstiftning
utifrån produkt- och tjänstekategorier annonserade i
7.1 Koordineringsledet informerar leverantören om
Detta avtal omfattas av svensk lagstiftning. Tvister där
EU:s officiella databas Tenders European Daily (TED).
utfallet av kvalificeringen längst fyra veckor efter att
parterna ej kan förlikas skall lösas genom skiljedoms-
kvalificeringsmaterialet inkommit. Om leverantören inte
förfarande i Stockholm.
3. Varaktighet och omfattning
3.2 Systemet annonseras i TED årligen. Annonsen
blir kvalificerad meddelas orsaken till detta och leveran-
innehåller de produkt- och tjänstekategorier som sys-
tören ges möjlighet att korrigera felaktigheter och / eller
temet omfattar. Ytterligare annonsering görs i de fall
komplettera nödvändig information för att återkomma
systemet utökas med ytterligare produkt- och / eller
med en ny kvalificering.
tjänstekatgorier. Transportorganisationerna kan om så
önskas tillsammans eller var för sig, stänga systemet
7.2 Ett certifikat av kvalificeringen sänds efter att leve-
för en eller flera produkteller tjänstekategorier. Berörda
rantören godkännts för TransQ.
Leverantörer kommer i sådana fall att underrättas.
7.3 Avslag av kvalificeringsansökan meddelas skriftli3.3 Registrerade kategorier kvalificeras var för sig när
gen med en motivering.
leverantören kan erbjuda produkter eller tjänster i två
eller fler kategorier.
7.4 Underlåtelse att inkomma med komplett och korrekt information inom de tidsfrister som specificerats i
3.4 Kvalificeringen kan bestå i en, två eller fler nivåer.
korrespondens med Koordineringsledet eller i eventuell
Alla leverantörer utvärderas med de kvalificeringskrav
annons i TED utgör skäl för avslag av kvalificeringsan-
som systemet omfattar. Om resultatet av denna utvär-
sökan.
dering är positiv kommer leverantören meddelas att de
godkänts för kvalificeringens första steg. För upphand-
7.5 Leverantören är ansvarig för att meddela föränd-
lingar av vissa produkter eller tjänster kan det krävas
ringar i informationen given till Koordingeringsledet,
att ytterligare kvalificeringsnivåer införs. I sådana fall
utan påminnelse. Kvalificeringen är giltig för den aktuel-
kommer organisationerna att distribuera ytterligare krav
la kvalificeringsperioden om den inte avbryts av organi-
till de berörda leverantörerna som är kvalificerade i
sationerna. För mer information se kapitel I avsnitt 7.6.
TransQ.
11
TransQ Declaration No. 12E
Transport Qualification System for Suppliers to
Transport Utilities in Scandinavia
DECLARATION ISSUED BY MANAGING DIRECTOR
The below attestation concerns:
TransQ ID:
Company:
Address:
Postal Code / Location:
Country:
We hereby confirm that the information regarding the above mentioned company registered
in the Internet-based questionnaire is correct and by the date of issue reflecting the present
activity including our current scope of products / services.
We accept that the Utilities as users of TransQ, on request, will be allowed to
audit and verify the information stated regarding Quality System(s)
and / or regarding Health, Environment and Safety System.
We hereby confirm that we will work with CSR (Corporate Social Responsibility) and strive to
follow the 10 principles set out in UN-Global compact act. Read more at
www.unglobalcompact.org
Binding signature
Managing director
Date:
Signature:
Name in block letters:
The statement is valid only if registered with TransQ unit within 30 days after the date of issue.
Original signature required
TransQ Qualification, P.O.Box 1817 Stoa, N-4858 Arendal, Norway