MELAKUKAN
PROSEDUR ADMINISTRASI
ADM.PK02.007.01
Standar Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi
Kompetensi Dasar : 1. Proses dokumen-dokumen kantor
2. Melakukan Surat-menyurat
3. Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen
PROSES DOKUMEN DOKUMEN
KANTOR
1. Dokumen kantor diproses sesuai dengan
prosedur perusahaan dengan batas waktu.
2. Peralatan kantor dipakai secara benar
untuk memproses dokumen
3. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi
secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan,
sesuai dengan prosedur perusahaan
TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 1
Proses dokumen-dokumen kantor
1.
Siswa dapat mengetahui jenis-jenis dokumen
2.
Siswa dapat menyebutkan kan bagian-bagian surat
dengan responsif
3.
Siswa dapat membedakan bentuk-bentuk surat.
TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 2
Melakukan Surat-menyurat
1.
Siswa dapat Menggunakan tata bahasa dalam surat
menyurat sesuai dengan kaidah
2.
Siswa dapat membedakan surat dinas, niaga, dan
surat pribadi
TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 3
Proses dokumen-dokumen kantor
1.
Siswa dapat menjelaskan sistim indeks
2.
Siswa dapat mengindeks nama orang dan
perusahaan sesuai peraturan yang berlaku
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
PENGERTIAN DOKUMEN
1.Kamus Bahasa Indonesia
Diartikan sebagai “sesuatu yang tertulis atau
tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
atau keterangan”
2.Kamus Bahasa Inggris Webster
Diartikan sebagaia “sesuatu yang tertulis atau
tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
atau keterangan”
3. Ensiklopedi Administrasi
Warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung
suatu keterangan
4. Ensiklopedi umum
Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan
rekaman tertulis atau terrcetak yang dapat
memberikan keterangan
5. Kamus Kepegawaian
a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun
tidak tercetak
b. Segala benda yang mempunyai keteranganketterangan dipilih untuk dikumpulkan,
disusun, disediakan, atau untuk disebarkan
Kesimpulan:
Pengertian dokumen sangat luas, mencakup segala macam
benda yang dapat memberikan ketrangan, tidak terbatas
pada yang tertulis dan tercetak, tetapi juga termasuk
benda yang mempunyai nilai sejarah seperti candi, arca,
alat perkakas, mata uang kuno dan sebagainya
JENIS-JENIS DOKUMEN
• Dilihat dari segi si pemakai
a. Dokumen Pribadi, yang menyangkut kepentingan
perorangan; KTP, SIM, Ijazah dan sebagainya
b. Dokumen Niaga; Cek, Packing list, Kwitansi dsb.
c. Dokumen Sejarah; Fosil, Tugu, Naskah Proklamasi
d. Dokumen Pemerintah, Berisi informasi tentang
ketatanegaraan suatu pemerintahan; Keppres dan
Undang-Undang.
2. Dilihat dari segi Fungsinya
A. Dokumen Dinamis, yang digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
a. Dinamis aktif; Dipakai secara terus-menerus dalam
dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
b. Dokumen semi aktif; Penggunaannya sudah menurun
c. Dokumen In aktif, Sudah jarang digunakan
B. Dokumen Statis; Dokumen yang tidak secara
langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor
3. Dilihat dari segi Bentuk Fisiknya
a. Dokumen Korporal; berupa benda sejarah, seperti
arca, patung, pakaian tradisional, uang logam
kuno, candi dsb. Biasa menjadi koleksi musium
b. Dokumen literal; dokumen yang dicetak, ditulis direkam dan digambar; buku, surat kabar, majalah
film, micro film, pita kaset. Biasa jadi koleksi perpustakaan
c. Dokumen rivat; berupa arsip, surat, laporan dsb.;
Biasa dikelola dalam kegiatan kearsipan
MACAM-MACAM DOKUMEN
Document
User point
of View
Functional Point
Of View
Environment and
Physical Point
Of View
KINDS OF DOCUMENT
User Point
of View
Individual
Document
Business
Document
Government
Document
Historical
Document
Macam-macam
Dokumen
Dilihat dari segi
Fungsi
Dynamic Document
Active Dynamic Document
In active document
Semi Active Document
Static Document
KINDS OF DOCUMENT
Environment and
Physical Pont
Of View
Corporal
Document
Literal
Document
Privat
Document
RUANG LINGKUP DOKUMENTASI
1. Dokumentasi Literer
Meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merukan kegiatan mengumpul buku, majalah, koran, bahan
pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu
agar pengunjung mudah mencari bahan yang
diperlukan
2. Dokumentasi Korporil
Meliputi bidang permusiuman. Dokumentasi ini
meliputi kegiatan mencari, mengumpulkan tulisantulisan kuno, arca dan benda kuno yang disusun
berdasarkan sistem tertentu
3. Dokumentasi Privat meliputi bidaing kearsipan,
berupa kegiatan mengumpulkan warkat arsip dan
atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan
disimpan menurut sistem tertentu agar bla diperlukan mudah ditemukan.
Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi
adalah pengumpulan.
Berikut di bawah ini merupakan salah satu
formulir sebagai alat bantu pencatatan penerimaan
dokumen dalam bentuk buku:
Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi
adalah pengumpulan.
Berikut di bawah ini merupakan salah satu
formulir sebagai alat bantu pencatatan
penerimaan dokumen dalam bentuk buku:
No
Urut
Tanggal
Judul
Pengarang
Kota
Penerbit
Tahun
Terbit
Jumlah
Cara
Perolehan
Ket.
DOKUMEN KANTOR
( SURAT )
DOKUMEN KANTOR (SURAT)
Dokumen yang dikelola dalam kantor
lebih banyak termasuk dalam jenis
surat, seperti memo, lembar pesan
telepon, e-mail, laporan dan
sebagainya. Oleh karena itu dalam
kegiatan proses dokumen, sangat
penting mengetahui tentang dasardasar surat-menyurat.
DOKUMEN KANTOR ( SURAT )
Surat Sebagai Dokumen Kantor,
diciptakan melalui sebuah Proses dan
prosedur yang jelas,
Mulai surat itu dirancang
sampai surat itu siap dikirimkan
PROSES PENANGANAN SURAT
DICATAT
DIPROSES
DISIMPAN/FILE
SURAT MASUK
DIJAWAB
DITANDA
TANGAN
DICETAK
DIPERIKSA
DISIMPAN/FILE
DIKIRIM
SURAT KELUAR
DIBUAT
DRAP
KONSEP
PENGERTIAN SURAT
Indonesian Encyclopedy WJS Poerwadarminta
”is a written letter”,
”is a tool to inform something writtenly”.
Drs. E. Martono
Letter is only a piece of paper which is
written about news, but as tool of
comunication for an individual or a group
1.Definition verbal expression; literal
statement
or
meaning;
exact
signification requirement
2.A written or printed communication;
a message expressed in intelligiblee
character on something adapted to
conveyance, as paper, parchment,
etc.;
In simply a letter is a tool
which is used to inform
news/ message from a
writer / seder to receiver
2. The Function of Letter
1.
2.
3.
4.
5.
6.
As a representative
As Written evidence
As a guide to do
As a Reminder
As a Organization progress barometer
As a Historical Document
LETTER CLASSIFICATION
IN EXIST
USER
SIFAT
URGENSI
PENYELESAIAN
Covvered Letter
Private Letter
Common Letter
Urgent Letter
Confidential letter
Semi U.L
Stricly Comf. L.
Common Letter
Post Card
Official Letter
Telex
Business letter
Teleghram
Social letter
Faxsimile
Memo & Nota
As Evidence
PERLENGKAPAN SURAT
Bisnis Manajemen
LETTER EQUIPMENT
1. Jenis-jenis kertas
2. Ukuran Kertas
3. Macam-macam lipatan
surat
4. Macam-macam amplop
KIND OF PAPER
1. Kertas Union Skin
2. Kertas HVS
3. Kertas Doorslag (tipis, bisa untuk tindasan
4. Kertas Stensil ( bisa untuk penggandaan dalam
jumlah banyak)
Bisnis dan Manajemen
SIZE OF PAPER
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
21 x 23 cm
(204 x 330 mm)
21 x 28 cm
(204 x 254 mm)
21 x 28 cm
(204 x 165 mm)
21 x 28 cm
(204 x 127 mm)
21 x 28 cm
(204 x 127 mm)
21 x 29,7 cm (210 x 297 mm)
21 x 14,8 cm (210 x 148 mm)
10,5 x 14,8 cm (105 x 148 mm)
=
=
=
=
=
=
=
=
Folio
Kwarto
Sixmo
Oktavo
Memo
A4
A5
A6
Bisnis dan Manajemen
TYPE OF BENDING LETTER
Bisnis dan Manajemen
KIND OF COVER LETTER
Bisnis dan Manajemen
kind OF ENVELOPE
Bisnis dan Manajemen
Part of Letter
Bisnis Manajemen
BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Letterhead/Heading
2. Date line
3. Number of letter
4. Inside Address
5. Attention Line
6. Greeting/Solutation
7. Subject line
8. Body of the Letter
9. Complimentary Close
10. Signature
11. Attachment
12. Reference line / initial
13. Additional information
(Enclosure,Carbon copies)
Bisnis dan Manajemen
HADING/LETTERHEAD
RERERENCE
LINE
DATE LINE
INSEDE
ADDRESS
ATTENTION LINE
SOLUTATION
SUBJECT LINE
BODI OF THE LETTER
COMPLIMENTARY CLOSE
SIGNATURE
ENCLOSURE
Kind of From the
Letter
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Block Format
Modified Block Format
Modified Semi Block Format
Simplified Format
Indented Style
Hanging Faragraph Style
Official Style
New Official Style
Bisnis dan Manajemen
BLOCK FORMAT
===========
==================
==========
------------------------------------------------------------===========
========
===========
===============
=========
===: =========
==========,
====================================
===================================
===========================
MODIFIED BLOCK F
============
===================
==========
------------------------------------------------------------==========
============
===========
==============
=========
===============
========
====================================
====================================
============================
====================================
====================================
====================================
====================================
====================================
====================================
====================================
====================================
==============================
===================================
=============================
====================================
=================================
=============
===============
=============
========
===========
=======
=========
=====
=====: =====
===/===
Semi block
INDENTED
============
=================
========
============
=================
========
---------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
==========
==========
===============
==========
==============
============
===============
==========
==============
============
======== : ============
======== : ============
==========
===============================8
============================
================================
====================================
====================================
================================
=================================
==============================
==============
==========
===============================8
============================
================================
====================================
====================================
================================
=================================
==============================
==============
===========
==========
===========
==========
Hangging paragrafh
============
=================== ( 1 ) )
==========
------------------------------------------------------------========== ( 2 )
============ ( 3 ))
===========
============== ( 4 ))
=========
=============== (5))
======== (6 ))
====================================
(7)
=================================
========================
(8)
====================================
=================================
=================================
=================================
======================
(9)
====================================
============================
============= (1))
(11 ===============
( 12 )
=========== ( 11 )
)=======
=====: ===== ( 13 ))
===/=== ( ( 14 )
Bisnis dan Manajemen
HADING/LETTERHEAD
RERERENCE
LINE
DATE LINE
INSEDE
ADDRESS
ATTENTION LINE
SOLUTATION
SUBJECT LINE
BODI OF THE LETTER
COMPLIMENTARY CLOSE
SIGNATURE
ENCLOSURE
MELAKUKAN
SURAT MENYURAT
Bisnis Manajemen
TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 2
Melakukan Surat-menyurat
1.
Siswa dapat Menggunakan tata bahasa
dalam surat menyurat sesuai dengan
kaidah
2.
Siswa dapat membedakan surat dinas,
niaga, dan surat pribadi
BAHASA SURAT
BAHASA SURAT DINAS DAN NIAGA
Seorang penulis surat harus menggunamenggunakan susunan kalimat dengan
pilihan kata dan ejaan serta tanda baca
yang sesuai dengan kaidah bahasa
indonesia yang baik dan benar.
Nada surat harus simpatik, sopan, menarik,
luwes tapi lugas dan tidak memakai kata
yang kurang tepat, bermakna ganda
Sebuah surat khususnya business letter harus
memiliki sifat-sifat berikut:
1. Jelas (clear)
- Kepada siapa surat ditujukan
- Dari siapa surat itu berasal
- Isi yang dimaksudkan
- Kata-kata atau kalimatnya, tulisan
atau ketikannya
2. Singkat (consice)
- tidak bertele-tele
- tidak menggunakan kalimat panjang atau
berlebihan, pendek dan tegas
3. Lengkap (complete)
- Mengandung semua informasi yang dibutuhkan
4. Bernada sopan (courteous)
- Bijak dalam mengemukakan kehendak dan
tidak meremehkan orang lain.
5. Benar (correct)
- Benar dan baik dalam pemilihan bahasanya
serta berisi informasi yang benar
6. Bersih (clear)
- Menggunakan kertas yang baik dan bersih
7. Hati-hati (careful)
- Diketik hati-hati agar rapih, bersih dan tidak
salah
Pembukaan, Isi dan Penutup Surat
a. Pembuka Surat
1). Dalam menulis pembuka, hindari bahasa resmi
seperti:
“In reply to your letter…….” atau
“We are in receipt of your letter.
Gunakan kata-kata penggantinya yang tidak resmi
seperti:
“Thank you for your letter….”
“We are glad to send you…..”
“We appreciate your notifying us that…”
2). Jika dibutuhkan, tulis kata-kata yang mengandung
rasa simpati atau ucapan maaf kepada pembaca.
“We are sorry to learn that……..”
“We regert we are not able to…..”
“Pleace accept our apologies for…”
3). Jangan menuliskan keputusan menolak pada
pembukaan kalimat. Jika anda harus mengatakan
“tidak”, tulislah pada kalimat berikutnya.
*Jangan menulis seperti:
“We regret to inform you that your suggestion is not
acceptable”
* Tapi Tulislah:
“ We appreciate the suggestion you made but we are not
possible to take it”
“We have carrefully considered your suggestion but…..”
b. Isi Surat
1). Isi alinea biasanya lebih panjang dibanding pembuka dan penutup, tetapi hindari alinea yang
berisi lebih dari sepuluh atau dua belas baris.
2). Susunlah ide-ide dengan logis dan konsisten, misalnya dengan cara kronologis atau berdasarkan
kepentingannya
3). Jika terdapat banyak informasi yang mesti
disampaikan, susun dan beri nomor agar
memudahkan pembaca dan menghemat tempat
4). Jika informasinya singkat, tambahkanlah
beberapa kata yang menarik pada awal atau
akhir kalimat.
c. Akhir Surat
1). Untuk mengakhiri surat dengan kata-kata formal
tidak begitu penting. Berhenti setelah informasi
yang diperlukan sudah tersampaian
2). Dalam banyak hal, hidari penggunaan frase;
“Hoping this is satisfactory, I remain”
Jika itu saja yang ingin anda utarakan maka
akan lebih baik seperti ini:
“ I hope this is satisfactory”
3). Bagian akhir surat merupakan bagian paling
tepat untuk menyampaikan apa yang pembuat
surat inginkan. Nada yang akan disampaikan
dapat lembut dapat juga kuat,
“If you will give me a call, we can arrange a
mutually satisfactory date” : (lembut)
“Please return the card at your convenience”
(kuat)
4). Selain bagian akhir surat untuk memperoleh kesan
dari si pembaca. Bagian akhir juga dapat
digunakan untuk menyampaikan niat baik.
“We appreciate writing to us”
“Thank you for giving us the opportunity to
service you”
“We will most certainly keep you in mind”
5). Jika terjadi kesalahan, cobalah meluruskannya
dengan ungkapan seperti berikut, asalkan jangan
sudah dibuat sebelumnya.
“Thank you so much for your patience”
“We are sorry for the inconvenience caused
you”
“Please accept you sincerele apologies
Pemilihan Kata dan Susunan
Kalimat
Dalam surat niaga, ada beberapa hal yang perlu
diparhatikan.
A. Gunakanlah kata “I”, “We” dan “You” untuk
membuat sebuat surat terkesan akrab dan menarik
tetapi jangan digunakan berulang-ulang.
Resmi
Akrab
Pleas communicate with
The undersigned
Please write to me
As requested
As you requested
It is believed
We believe
This pamplet deals with
Estate probems
You will find this pamplet
helful in dealinlg with estate
problems.
b. Gunakan kata-kata yang menarik sebanyak mungkin:
Thank you
pleasure
benefit
glad
please
service
considerate happy
appreciate
promptly
generous
dellighted
c. Hindari kata-kata atau frase yang sering digunakan
(klise) sehingga menghilangkan ciri khas.
Klise
We wish to acknowledge
receipt of you letter of recent
date
Please be advised that this
charge was made by the
collecting agent.
Wajar
We have received tour recent
Letter
This charge was made by the
collecting agency.
c. Susunlah ungkapan negatif menjadi positif.
Negatif
Positif
I cannot send you the
information because you
failed to give the account
number
I shall be glad to send you
the information as soon as
you give us your account
We hope there will be no
further delay in shipping your
order
We are trying hard to get
your order to you promptly
Its is against our policy to sell It is our policy to sell only
direct to cnsumer.
through retailers
f. Lihatlah kemampuan pembaca, dan jangan
menggunakan bahasa yang terlalu teknis:
Teknis
Mudah
Will you please
acnowledge payment by
receiving and returning
to us the voucher
accompanying the check
Will you sign the blue slip
accompanying the check and
return to us as our receipt
Enquiry Letter
Enquiry Letter adalah surat yang dibuat untuk
mendapatkan informasi tentang: mutu,
harga barang, potongan harga, cara
pembayaran dan waktu pengiriman barang.
Contoh 1. Meminta katalog dan daftar harga;
Dear Sirs,
We are interested in buying office equipment
and would be pleased to receive your lates
catalogue and price list.
Yours faithfully,
Kalimat-kalimat yang perlu
disampaikan dalam inquiry letter;
a. Kalimat pembuka
* Your name has been given to us by the British
Chamber of Commerce Hamburg…..
* We saw your products demonstrated at the Hannover
Fairearlier this year, and would like to know
whether…
b. Kalimlat-kalimat lanjutan tentang kondisi pasar:
* here is high demand here for high-quality sport shirts
of the type you manufacture.
* You can count on a brisk turnover if prices are
competitive and deliveries prompt.
c. Kalimat-kalimat meminta informasi
• Will you please send us your catalogue and price list
for……
• Will you please quote prices c.i.f. Amsterdam for the
following items in the quantity stated…..
• We are interested in your items of payment and in
discount offered for regular purchases and large
orders.
d. Kalimat-kalimat Penutup:
• We are looking forward to hearing from you.
• We would appreciate a prompt answer.
• Since our customers are pressing us on quotation,
we hope you will be able to make us an offer within
a week from today’s date.
Contoh 2
Menanyakan informasi tentang katalog, dafatar
harga, cara pembayaran dan tanggal pengiriman;
Dear Sirs,
Re: Verdi Mens Shoes
We have seen some of your exellent shoes products
exhibited at Jakarta Fair and as we are interested
in your Verdi Men’s Shoes, we should like to know
whether you can let us have your catalogue and
price list and tell us your terms of business and
delivery date.
We should appreciate your prompt reply.
Yours faithfully,
Reflies to Inquiry:
a.
Mengucapkan terima kasuh atas surat Enquiry
yang dikirimkannya
b. Berikan informasi yang diminta; katalog, daftar
harga, tanggal pengiriman dan sebagainya
c. Erikan informasi tambahan jika perlu
d. Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang
untuk memesan.
Kalimat-kalimat yang perlu diterapkan dalam surat ini:
Membuka kalimat balawan enquiry:
a. Many thanks for your enquiry of………
b. We are pleased to hare your enquiry about……
c. We thank you for your letter of 6th Januari in whichy
you enquire about…..
d. In reply to your enquiry of 8 August we are
enclosing…….
e. Replying to your enquiry of 2 June……
Dear Sirs,
Thank you for your enquiry of 15th January and we
haveleasure in enclosing a copy of our latest
catalogue and price list.
Yours truly,
Dear Sirs,
Our Verdi Men’s Shoes
Thank you for your enquiry letter of 15th March,
1987 asking catalogue and price list of our men’s
shoes. We have pleasure in sending you under
separate cover our illustrated catalogue which gives
you full particulars of our Men’s shoes together with
prices.
We let you know that for order 10 pairs and
more we shall allow you a discount of 5%
We hope you will find our prices and terms
satisfactory and look forward to hearing from you
soon.
Yours fithfully,
Dear Sirs,
Re 200 Kitchen Cupboards
We are very pleased to have your letter of 5th. May,
1987 requesting quotation for our teak-wood
kitchen cupboards, and are sending you herewith
the pricelist requested. We also enclose details of
our terms and conditions of sale.
We will assure you that the kitchen cupboards you
mentioned in the letter can be delivered in
accordance with the delivery dates you requested.
We are also sending you descriptive brochures of our
furniture products, and hope you will find our prices,
terms and quality satisfactory and look forward to
receiving your order in the near future.
Yours Faithfully,
Order Letter
Order with Post – Card
115 Jl. Sukaamanah V
Jakarta
28 September, 1995
Please supply the following items:
10 “SAUKI” filing cabinet
8 “ROJI” filing cabinet
5 “ITTOH” safes GS 87
@ Rp 600.000,@ Rp 450.000,@ Rp 700.000,-
Delivery
Terms
Monier Trade Ltd.
: Prompt
: As usual
Agus Suharto
Order dan menanyakan tanggal kirim
Dear Sirs,
In reply to your letter of 2nd October 1982 with
samples and price list, for which we thank you, we
would ask you to send us as soon as possible:
12 Doz Serang Siver Tea Spoon No. 27
10 Doz Serang Dinner Kaives No. 73
6 Doz Serang Silver Cups and Saucers
Would you let us know when the articles could be
despatched.
Best Regards
For Duran & Co. Ltd.
Complaint Letter
a. Keterlambatan:
Dear Sirs,
On 5th August:1992, we ordered 100 copies of secretarial
Practice, a book by Drs. E. Martono and enclosed a cheque
for Rp 1000.000,- in payment of them.
As we requested, this book was needed for the college
session beginning 10th August 1992, but the books did not
arrive on time.
We would be glad if you look into the matter and let us
know when the books will arrive at our address.
Yours faithfully,
b. Kerusakan barang
Dear Sirs,
Refering to our order No. 266, we regret to inform you
that our customer has refused to take delivery of 2 our of
10 cases of Philip tape recorders because the goods were
badly damaged during transit.
There was nothing wrong with the forwarding company in
transporting the goods. The main cause of damage was
due to the improper packing in your Warehouse
Departement. The materia; froin which the two cases were
made was so poor that it is easyly broken with slight
pressure.
This is the first time we have had to complaint, and we
have no order alternative but to return the goods. We
would require replaacements for the damaged goods as
soon as possible.
Athe Word for Complaint letter
Tentang Mutu yang rendah
• You have supplied goods below standard we
expected from samples.
• The bulk of the goods is not up to sample
• Unfortunately, we find you hav sent us the wrong
goods
• We cannot accp this container as they are not the
size and shape we ordered.
Tentang barang yang rusak:
• On checking the goods received we find that several
items on your invoice have not been included; we
enclose a list of the missing articles
• Unfortunately you have not sent us all the goods we
ordered, the folloeings are missing.
• You have short-shipped this consignment by 100
kgs.
Tentang Keterlambatan barang
• If the goods have not been shipped we must ask you
to send them by air.
• We must ask you to despatch the consignment
immediately, if you have not already done so, and in
any case, please inform us by cable what the
position is
• Any delay now will cause us a loss of buseness
Tentang Pengepakan buruk
• We regret that we have to complain about the way
the goods packed
• The packing inside the case was too loose/was
insufficientn so that there was some shiffing of the
contents and several cups and plates have been
broken.
MULTI TRADING CO.
164 Jl. Gajahmada
Jakarta Utara 11120
---------------------------------------------------------------------Your Refl
: UY/SA
23 December, 2010
PT SUMBER TEKNIK
268 Jl. Otto Iskandardinata
Bandung
Dear Sirs,
RE : BOSCH TECHNICAL TOOLS
We have receiived your letter of 6th December 2010
asking for quotation of our Bosch Technical Tools, for
which we thank you, we are sending you herewith our
latest catalogue together with prices and terms.
As we want to expand our turn-over with you we have in
this case decided to quote you very low prices. We shall
unable to repeate these when our present stock is
exhausted.
We are also pleased to inform you that we will allow you a
10% discount on order for 100 pieces of all kinds of our
Bosch Technical Tools our more for settlement within a
month from the date of the invoice.
We hope you will find our prices and terms satisfactory
and expecting your order as soon as possible.
Yours faithfully,
FOR MULTI TRADING CO.
Encl: Catalogue
Mohamad Ismail
Sales Manager



VERIDICAL SHOES MANUFACTURERS

268 Jl. Kopo Utama

Bandung 40233. West Java

INDONESIA
==================================
Your Ref: AC/YS
18 th March, 2010
Our Ref : MM/SA



The Modern Shoes Centre
158 Pucang Anom Raya
Surabaya

Dear Sirs,



OUR VERDI MEN’S SHOES
We thank you for your inquiry letter of 15 th March,
2010 requesting catalogue and pricelist of our Men’s
shoes, and also thank you for your interest in our
products.

Wh have pleasure in sending you under separate cover
our illustrated catalogue which gives you full particulars
af our Men’s shoes together with the prices.

We are also let you know that we have given you our
very lowest quotations; for orders at 10 pairs and more
we shall allow you our special discount of 5%.

All qualities can at present be supplied from stock, but
in view of the keen demand we would advise you to
send as your order immediately.
We hope you will find our prices and terms satisfactory
and look forward to hearing from you soon.






Your faithfully,
FOR THE VERDICAL SHOES MANUFACT
Mohamad Mochtar
Sales Manager
MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN
TUJUAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar 3
Proses dokumen-dokumen kantor
1.
2.
Siswa dapat menjelaskan sistim indeks
Siswa dapat mengindeks nama orang dan
perusahaan sesuai peraturan yang berlaku
DOKUMEN KANTOR ( SURAT )
 Surat Sebagai Dokumen Kantor, diciptakan
melalui sebuah Proses dan prosedur yang jelas,
mulai surat itu dirancang
sampai surat itu siap dikirimkan dan perlu adanya
arsip yang disimpan, baik surat yang telahlah
diterima maupun yang telah dikirimkan keluar
Salah satu kemampuan yang dituntut dalam
proses penyimpanan surat/arsip/dokumen
adalah kemampuan mengindeks.
Pengertian Indeks
1. Sebagai alat bantu untuk menemukan suatu
tempat
2. Sebagai katalogissi mengenai, judul buku,
deskripsi buku, judul masalah, nomor
klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan
buku sesuai dengan klasifikasinya
3. Petunjuk atau tanda pengenal untuk
memudahkan dalam penentuan tempat
penyimpanan arsip, sehingga ketika
membutuhkan arsip tersebut dengan mudah
dapat ditemukan kembali
Kegunaan Indeks
1. Untuk mengelompokkan atau
menyatukan arsip/dokumen yang
memiliki kode dan kegiatan yang sama
kemudian disatukan de dalam satu
berkas
2. Sebagai media penemuan kembali
dokumen yang telah disimpan
Syarat-syarat Mengindeks
1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami
2. Menggunakan kata yang mudah
dimengerti
3. Memiliki orientasi kepada kebutuhan
pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat
tersebut
MENGINDEKS
A. Menentukan Kata Tangkap
Mengindeks, adalah menentukan urutan unitunit/bagian-bagian dari kata tangkap/
caption yang akan disusun menurut abjad.
Kata tangkap dapat berupa nama orang,
nama organisasi, nama masalah, nama
tempat, atau angka tergantung dari sistem
penyimpanan yang digunakan.
Kata tangkap merupakan tanda pengenal/ID
dari suatu warkat yang disimpan, sehingga
ia dipilih berdasarkan sistem penyimpanan
yang digunakan…. Jadi;
1. Jika menggunakan penyimpanan sistem
alphabetical filing system, maka yang
menjadi kata tangkapnya adalah nama
orang atau nama organisasi. Oleh karena
itu yang diindeks adalah nama orang atau
organisasi
2. Jika menggunakan penyimpanan sistem
subjetical filing system, yang menjadi kata
tangkap adalah nama masalah/ subjek
dari arsip/dokumen yang disimpan
3. Jika menggunakan penyimpanan sistem
cronologocal filing system/tanggal, maka
yang menjadi kata tangkapnya adalah
tanggal surat dari suatu arsip yang
disimpan
4. Jika menggunakan penyimpanan sistem
geografical filing system/wilayah, maka
yang menjadi kata tangkapnya adalah
nama tempat, daerah, wilayah dari suatu
arsip yang disimpan
5. Jika menggunakan penyimpanan sistem
numerical filing system/nomor, maka
yang menjadi kata tangkapnya adalah dari
nomor urut yang terdapat dalam buku
arsip
B. Cara Mengindeks
Nama tunggal mendahului nama tunggal dengan bersingkatan
Nama tunggal bersingkatan mendahului yang singkatannya
diperpanjang
Name
Crisnandi
S. Crisnandi
Setyo Crisnandi
Crisnandia
A. Crisnandia
INDEKS
Unit 1
Crisnandi
Crisnandi
Crisnandi
Crisnandia
Crisnandia
Unit 2
S
Setyo
A
Unit 3
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Cr
Cr
Cr
Cr
Cr
1
2
3
4
5
Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang.
Perhatikan contoh berikut!
Name
INDEKS
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Nur
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Ai
1
Adinda Nur Aisyah
Aisyah
Adinda
Aryo Wibisono
Wibisono
Aryo
Wi
2
Susanto Wibowo
Wibowo
Susanto
Wi
3
Nama keluarga, suku, marga, nama diindeks dari nama marga/keluarga suku pada unit pertama
Name
Cindi Harahap
Jody Gondokusumo
Abdul Haris Nasution
Sony Tulung
Tomy Soeharto
INDEKS
Unit 1
Harahap
Gondokusumo
Nasution
Tulung
Soeharto
Unit 2
Cindy
Jody
Abdul
Sony
Tomy
Unit 3
Haris
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Ha
Go
Na
Tu
So
1
2
3
5
4
Nama dengan gelar, dikenal:
1. Gelar Akademis
2. Gelar Kebangsawanan
3. Gelar Keagamaan
4. Gelar Kepangkatan dan gelar Jabatan
INDEKS
Name
Prof. Dr. Agus Hermawan
KH. Abdullah Nasution, S.E.
AKBP. Teguh Waskito, S.H.
RA. Melur Ishartanti
Uskup Armenson Bello
Ko
de
Uru
tan
Unit 1
Unit 2
Unit 3
Abjad
Abjad
Hermawan
Nasution
Waskito
Ishartanti
Bello
Agus
Abdullah
Teguh
Melur
Armenson
Prof. Dr.
KH, S.E.
AKBP, S.H
RA
Uskup
He
Na
Wa
Is
Be
2
4
5
3
1
Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di belaKang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama
Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu
Kepanjangannya.
Name
INDEKS
Unit 1
Unit 2
M. Baharudin
Baharudin
M
M. Galih P
Galih
M
BJ. Habibie
Habibie
Doni Setiawan K
Setiawan
Unit 3
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Ba
1
P
Ga
2
Baharudin
Jusup
Ha
3
Doni
K
Se
4
Nama Indonesia dengan urutan kelahuran (orang bali) diindeks lebih
Dulu nama diri, kemudian urtan kelahiran dan gelar kalau ada
Name
INDEKS
Unit 1
I Wayan Widiada
Ni Made Desiana
I Ketut Rajasa
I Nyoman Putra
Widiada
Desiana
Rajasa
Putra
Unit 2
I Wayan
Ni Made
I Ketut
I Nyoman
Unit 3
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Wi
De
Ra
Pu
4
1
3
2
Nama Orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga, dan biasa
terdapat setelah nama asli, kecuali Cina dan Korea, Nama keluarga
terletak di depan.
Name
INDEKS
Unit 1
William Jefferson Clinton Clinton
Barack Obama
Obama
David Beckham
Beckham
Kim Dong Mun
Kim
Liem Swie King
Liem
Li Lingwey
Li
Bruce Lee
Lee
Unit 2
Unit 3
William Jefferson
Barack
David
Dong
Mun
Swie
King
Lingwey
Bruce
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Cl
Ob
Be
Ki
Li
Li
Le
2
7
1
3
6
5
4
Nama Orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap seBagai satu unit.
Name
INDEKS
Unit 1
Sylvia Loper-Tiana
John Lee-Barry
Loper-Tiana
Lee-Barry
Unit 2
Sylvia
John
Unit 3
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Lo
Lee
2
1
Nama yang memakai awalan keluarge (De, Da, de, Du, del, Des, Di,
Fiz, La, Le, M, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Vander, Von, Vonder
Dalam mengindeks tidak terpisah sebagai unit pertama, tetapi dalam
Memberi kode, awalan tersebut diabaikan
Name
Harun Al Rasyid
Leonardo da Vinci
Bartje van Houten
Saleh bin Walid
Chris O Donnel
INDEKS
Unit 1
Unit 2
Al Rasyid
da Vinci
van Houten
bin Walid
O Donnel
Harun
Leonardo
Bartje
Saleh
Chris
Unit
3
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Ra
Vi
Ho
Wa
Do
3
4
2
5
1
Nama yang memakai seniority (Sir, Jr, I, II, III) diletakkan pada
Unit terakhir
Name
George Bush, Sr
John F. Kennedy, Jr
King Edward, I
INDEKS
Unit 1
Unit 2
Bush
Kennedy
Edward
George
John
King
U.3
Sr
F
I
Kode
U.4
Jr
Abjad
Bu
Ke
Ed
Uruta
n
Abjad
1
2
3
MENGINDEK NAMA LEMBAGA
Nama perusahaan diindeks lebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badan hukum atau kegiatannya.
INDEKS
Name
PT Mekarsari
CV Bahagia
Salon Johny Andrean
Hotel Indonesia
PT Indah Kiat Jaya
Rumah Sakit Pasar Rebo
Ramayana Dept. Store
Kode
Abjad
Unit 1
Unit 2
Mekarsari
Bahagia
Johny Andrean
Indonesia
Indah Kiat Jaya
Pasar Rebo
PT
CV
Salon
Hotel
PT
Rumah
Sakit
Dept.
Store
Ramayana
Urutn
Abjad
Unit
3
Me
Ba
Jo
In
In
Pa
5
1
4
3
2
6
Ra
7
Untuk nama perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatanNya diperpanjang dahulu, baru diindeks. Tapu untuk perusahaan
Yang sudah dikenal dengan akronimnya(singkatan), dapat diindeks
Akronim tersebut kemudian diberi tunjuk silang
Name
INDEKS
Unit 1
GIA
BRI
IBM
BCA
Garuda
Rakyat Indonesia
International
Central Asia
Unit 2
Indonesia
Bank
Business
Bank
Unit 3
Airways
Machine
-
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Ga
Ra
In
Ce
2
4
3
1
Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.
Name
INDEKS
Unit 1
Unit 2
Toko 234
Dua Tiga Empat Toko
Club 77
Tujuh Tujuh
Club
Bengkel Motor 202 Dua Nol Dua
Bengkel Motor
U.
3
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Du
Tu
Du
2
3
1
Nama perusahaan yang memakai nama penghubung, (dan, pada, of,
And, & dsb.) tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara dua tanda kurung
INDEKS
Name
Unit 1
Unit 2
U.3
Ko
de
Abj
ad
Ur
ut
an
Ab
jad
Andi & Motor Service
Bank of America
Andi &
Motor Service
America Bank (of)
-
An
Am
2
1
Modern Fashion and Make-Up
Modern
-
Mo
3
Fashion (and)
Make-Up
Nama badan yang bergerak dalam pendidikan seperti sekolah, akeDemi, dan Universitas diletakkan pada unit terakhir.
INDEKS
Name
Unit 1
Unit 2
Universitas Indonesia
IPB
SMK Walisongo
SMK Negeri 5 Malang
Indonesia
Pertanian Bogor
Walisongo
Lima Malang
Universitas
Institut
SMK
SMK Negeri
Un
it
3
Kode
Urutn
Abjad
Abjad
In
Pe
Wa
Li
2
3
4
1
Nama Instansi Pemerintah, yang diutamakan adalah nama pokok daRi instansi tersebut. Sifat organisasasi seperti departemen, kantor,
Jawatan,, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir.
INDEKS
Name
Unit 1
Departemen Dalam Negeri
Lembaga Administrasi Negara
Pemprov DKI
Badan Pertanahan Nasional
Dalam Negeri
Administrasi Negara
DKI
Pertanahan Nasional
Unit 2
Departemen
Lembaga
Pemprov
Badan
Ko
de
U
Abj
.
ad
3
Da
Ad
DK
Pe
Ur
ut
an
Ab
jad
2
1
3
4
Nama organisasi/himpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting
dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhimpunan, partai dll.
Name
INDEKS
Unit 1
Unit 2
U.
3
Kode
Urutan
Abjad
Abjad
Partai Golkar
Yayasan GotongRoyong
Golkar
Gotong Royong
Partai
Yayasan
Go
Go
3
4
IDI
LBH
HMI
Dokter Indonesia
Bantuan Hukum
Mahasiswa Indonesia
Ikatan
Lembaga
Himpunan
Do
Ba
Ma
2
1
5