Organizational Challenge in Tech Company
Organizational Challenge in Tech Company Cyberstar adalah perusahaan yang menyediakan
layanan telekomunikasi bagi berbagai industri. Berkat reputasinya yang baik, semakin banyak
klien mempercayakan layanan mereka kepada Cyberstar. Di perusahaan ini, tim proyek
ditentukan oleh manajemen tingkat atas, yang terdiri atas senior vice president, vice
president, dan assistant vice president. Ketiganya membawahkan manajer proyek dan para
anggota proyek. Tim proyek dibentuk berdasarkan industri klien, bukan berdasarkan produk
yang dikembangkan. Misalnya, terdapat tim yang menangani sektor logistik, rantai pasok,
finansial, dan lainnya. Setiap proyek melibatkan beberapa anggota dari tim product
development, pre-sales, dan sales. Saat ini, seorang karyawan dapat menangani hingga 5
proyek dengan nilai antara 500 juta hingga 1 miliar rupiah per proyek, masing-masing dengan
produk yang berbeda. Beban tanggung jawab yang besar dalam memahami dan menguasai
berbagai produk membuat karyawan merasa kewalahan. Dengan keterbatasan yang ada,
mereka hanya mampu memahami produk secara umum, sehingga proyek tidak dapat berjalan
secara optimal.
Pertanyaan:
1.​ Apa struktur organisasi yang diterapkan di Cyberstar saat ini, dan bagaimana
keterkaitannya dengan teori institusional atau action perspective?
2.​ Bagaimana Cyberstar dapat mengurangi dampak negatif dari pembagian kerja
(division of labour) dalam struktur ini?
3.​ Apakah span of control di Cyberstar berpotensi menimbulkan masalah? Jika ya,
bagaimana cara mengurangi kemungkinan terjadinya masalah tersebut?
4.​ Menurut Anda, struktur organisasi seperti apa yang lebih sesuai untuk Cyberstar?
Jelaskan alasan dan pertimbangannya.
1.​ Apa struktur organisasi yang diterapkan di Cyberstar saat ini, dan bagaimana
keterkaitannya dengan teori institusional atau action perspective?
Gambar 1.1. Struktur Organisasi Cyberstar
Struktur organisasi yang diterapkan oleh Cyberstar adalah matriks. Struktur organisasi
ini menugaskan spesialis dari departemen fungsional yang berbeda untuk mengerjakan satu
atau lebih proyek (Robbins, Stephen P & Coulter, Mary A, 2017). Berdasarkan struktur
hierarki perusahaan Cyberstar, terdapat rantai komando yang mengatur bagaimana karyawan
melapor ke atasannya. Dalam struktur ini, terdapat manajemen tingkat atas (senior vice
president, vice president, assistant vice president) yang membawahi manajer proyek dan
anggota tim proyek, untuk setiap proyek melibatkan beberapa anggota dari tim product
development, pre-sales, dan sales. Pada kasus ini, terdapat juga karyawan yang dapat
menangani hingga 5 proyek, hal tersebut merupakan konsekuensi langsung dari desain
organisasi yang mengandalkan rantai komando ganda. Dalam struktur ini, tim proyek
dibentuk berdasarkan industri klien, bukan berdasarkan produk yang dikembangkan,
sehingga karyawan yang memiliki keahlian di bidang tertentu sering kali ditugaskan ke
beberapa proyek berbeda.
Apabila struktur perusahaan tersebut dikaitkan dengan teori institusional maka
strukturnya tidak bergantung pada individu ataupun tindakan individu yang ada di dalamnya.
Sehingga, fokusnya hanya pada fungsi organisasi secara keseluruhan. Perusahaan Cyberstar
sendiri sudah memiliki struktur organisasi yang ditetapkan yaitu terdiri dari manajemen
tingkat atas, manajer proyek, dan anggota tim proyek. Selain itu, Cyberstar menyediakan
kebutuhan bagi berbagai industri, dan tim proyek yang dibentuk berdasarkan industri klien.
Hal tersebut menunjukkan bahwa bentuk organisasi ini juga dipengaruhi oleh lingkungan
(Organisations as environments).
Di sisi lain, Action perspective menyoroti peran individu dan interaksi mereka dalam
membentuk struktur organisasi sehingga gambaran organisasi menjadi subjektif, berbeda
untuk setiap individu. Hal tersebut tercermin dari beban dan tanggung jawab masing-masing
individu dalam memahami dan menguasai setiap proyek. Selain itu, organisasi dibangun
berdasarkan pengetahuan yang dimiliki dan digunakan oleh para pekerjanya dalam
menjalankan tugas mereka (Garfinkel, n.d). Dalam konteks Cyberstar, karyawan harus
menangani beberapa proyek dengan produk yang berbeda, sementara waktu dan sumber daya
mereka terbatas. Akibatnya, mereka hanya dapat memahami produk secara umum, yang
dapat menghambat proyek. Jika pengetahuan ini tidak dikelola dengan baik, maka perusahaan
akan menghadapi kesulitan dalam memastikan keberlanjutan dan efisiensi proyek. Oleh
karena itu, Cyberstar perlu mengelola pengetahuan secara lebih terstruktur dan pembagian
kerja yang efektif memastikan bahwa setiap individu memiliki tugas spesifik (Rana, M. M.
2024).
2.​ Bagaimana Cyberstar dapat mengurangi dampak negatif dari pembagian kerja
(division of labour) dalam struktur ini?
Saat ini, Cyberstar menghadapi tantangan dalam pembagian kerja (division of labour)
karena struktur organisasi matriks berbasis industri yang menyebabkan seorang karyawan
dapat menangani hingga 5 proyek masing-masing dengan produk yang berbeda. Hal ini
menyebabkan kelelahan dan kurangnya pemahaman mendalam terhadap produk.
Untuk mengurangi dampak negatifnya, Cyberstar dapat menerapkan prinsip
spesialisasi dan optimalisasi tugas dengan mempertimbangkan prinsip manajemen Henri
Fayol:
1.​ Optimalisasi Pembagian Kerja
Rana, M. M. (2024) menjelaskan bahwa pembagian kerja yang efektif
memastikan bahwa setiap individu memiliki tugas spesifik, sehingga mereka dapat
memahami tanggung jawabnya dengan jelas dan dapat bekerja sama secara lebih
efektif dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, Cyberstar sebaiknya
memberi lebih banyak wewenang kepada manajer proyek untuk mengatur pembagian
tugas yang strategis dalam tim proyek. Kemudian para manajer proyek dapat
membentuk sub-tim berdasarkan produk dalam tiap sektor industri, mengalokasikan
proyek sesuai dengan keahlian dan pengalaman karyawan terhadap produk tertentu,
juga memastikan bahwa setiap individu memiliki tanggung jawab yang lebih fokus
sehingga pemahaman terhadap produk lebih mendalam.
2.​ Spesialisasi untuk Meningkatkan Efisiensi
Henri Fayol percaya bahwa spesialisasi kerja dapat meningkatkan
produktivitas, efisiensi, akurasi, dan kecepatan kerja (BYJU'S, n.d.). Dengan
membatasi jumlah produk yang harus dipahami oleh satu karyawan menjadi lebih
sedikit sekitar 2-3 proyek, Cyberstar dapat meningkatkan kualitas pekerjaan serta
mempercepat proses penyelesaian proyek.
Selain itu, dengan mengalokasikan tugas kepada individu yang memiliki
keahlian spesifik, spesialisasi dan penguasaan terhadap bidang tertentu dapat
berkembang, yang pada akhirnya meningkatkan kualitas pekerjaan.
3.​ Peningkatan Koordinasi dan Kolaborasi Antar Tim
Untuk mendukung kerja tim yang lebih efisien, Cyberstar dapat menerapkan
sistem dokumentasi untuk setiap progres bersama agar setiap anggota tim memiliki
akses cepat terhadap informasi produk. Juga menyediakan platform komunikasi
internal antar karyawan agar setiap anggota dapat dengan mudah berkolaborasi dan
berbagi pemahaman tentang produk terkait.
3.​ Apakah span of control di Cyberstar berpotensi menimbulkan masalah? Jika ya,
bagaimana cara mengurangi kemungkinan terjadinya masalah tersebut?
Ya, span of control di Cyberstar berpotensi menimbulkan masalah. Cyberstar
memiliki masalah karena span of control yang tidak seimbang. Berdasarkan struktur
organisasi Cyberstar pada gambar 1.1., perusahaan ini memiliki jenis span of control yang
berbeda di tingkat manajemen atas dan tingkat operasional.
1.​ Tingkat Manajemen Atas
Tingkat manajemen atas (senior vice president, vice president, dan assistant vice
president) memiliki span of control yang sempit (narrow span of control). Hal ini terlihat dari
banyaknya lapisan hierarki pada tingkat ini. Meskipun struktur ini memungkinkan
pengawasan yang lebih terfokus, menurut Dave Kim (2023), banyaknya lapisan hierarki
berpotensi memperlambat proses pengambilan keputusan. Padahal, tingkat manajemen atas
memegang peran penting dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan. Keputusan
yang lambat dapat berdampak negatif pada tingkat responsif perusahaan terhadap dinamika
pasar atau kebutuhan proyek.
2.​ Tingkat Operasional
Tingkat operasional (project manager dan anggota proyek) memiliki span of control
yang lebar (wide span of control). Ini ditunjukkan oleh sedikitnya lapisan hierarki di tingkat
ini. Project Manager harus mengawasi banyak anggota proyek dari berbagai tim (Product
Development, Pre-Sales, dan Sales). Dengan jumlah anggota yang besar dan tim yang
beragam, kontrol terhadap setiap individu menjadi sulit untuk dilakukan.
Selain itu, setiap anggota proyek menangani hingga lima proyek dengan produk
berbeda sekaligus yang harus dilaporkan kepada project manager yang berbeda-beda.
Kondisi ini meningkatkan risiko miskomunikasi karena melibatkan banyak atasan, kurangnya
bimbingan dan dukungan dari project manager, serta kontribusi yang kurang optimal akibat
fokus yang terbagi ke banyak proyek.
Untuk mengurangi permasalahan yang terjadi akibat perbedaan span of control ini,
Cyberstar dapat menerapkan langkah-langkah berikut:
1.​ Mengurangi lapisan hierarki di tingkat manajemen atas dengan menggabungkan
posisi yang tidak terlalu krusial, seperti Assistant Vice President dengan Vice
President. Hal ini akan mempercepat proses pengambilan keputusan dengan
mempersingkat jalur komunikasi.
2.​ Memberikan lebih banyak wewenang ke tingkat operasional untuk
keputusan-keputusan teknis. Hal ini memungkinkan manajemen atas fokus pada
pengambilan keputusan strategis, sementara tingkat operasional dapat bertindak lebih
cepat dan efisien.
3.​ Menggunakan project management tools. Menurut Dee Project Manager,
implementasi software seperti Trello, Jira, atau Microsoft Project dapat membantu
project manager dan anggota proyek untuk memantau kemajuan proyek secara
real-time. Tools ini juga memudahkan pelaporan, alokasi tugas, dan pemantauan
deadline sehingga mengurangi risiko miskomunikasi.
4.​ Mengurangi beban proyek setiap karyawan menjadi 2-3 proyek saja. Dengan
demikian, karyawan dapat lebih fokus mendalami produk yang mereka tangani,
meningkatkan produktivitas dan kualitas kontribusi.
5.​ Menambahkan manajer fungsional, yaitu menambahkan manager khusus untuk
masing-masing fungsi, seperti Manager Product Development, Manager Pre-Sales,
dan Manager Sales. Manajer fungsional ini akan bertanggung jawab untuk
mendampingi anggota tim di setiap proyek, sehingga bimbingan dan dukungan lebih
terarah.
Dengan menerapkan langkah-langkah tersebut, Cyberstar dapat mengoptimalkan
pengelolaan proyek dan meningkatkan efisiensi organisasi, baik di tingkat manajemen atas
maupun tingkat operasional.
4.​ Menurut Anda, struktur organisasi seperti apa yang lebih sesuai untuk Cyberstar?
Jelaskan alasan dan pertimbangannya.
Struktur organisasi yang sesuai untuk perusahaan Cyberstar adalah struktur matriks.
Karena, struktur matriks memiliki keunggulan, yaitu fleksibel dalam mengelola banyak
proyek sekaligus, serta tidak menurunkan kualitas maupun kuantitas dari keahlian spesifik di
setiap departemen.
Saat ini, perusahaan Cyberstar sudah menggunakan struktur matriks. Namun,
perusahaan dihadapi tantangan dalam menangani banyak proyek sekaligus. Hal ini
menyebabkan pekerjaan menjadi tidak efisien, serta kurangnya kontrol dan dukungan dari
project manager. Sehingga, karyawan merasa kewalahan yang menyebabkan proyek tidak
berjalan dengan optimal. Maka dari itu, perlu dilakukan beberapa penyesuaian dari struktur
matriks sebelumnya, yaitu dengan menambahkan manajer fungsional (Product Development
Manager, Pre-Sales Manager, dan Sales Manager) dan mengurangi lapisan dalam
manajemen tingkat atas dengan mengintegrasikan fungsi Assistant Vice President dan Vice
President.
Perubahan struktur organisasi yang lebih sesuai untuk Cyberstar dapat dilihat dari
struktur organisasi matriks yang dimodifikasi berikut:
Gambar 1.2. Struktur Organisasi Cyberstar Setelah Perubahan
Berikut ini adalah alasan dan pertimbangan terhadap perusahaan Cyberstar dalam
menentukan struktur organisasi yang cocok tersebut:
1. Fleksibilitas
Pada saat ini, perusahaan Cyberstar menangani banyak proyek dengan
nilai yang besar dan produk yang berbeda-beda. Struktur matriks sangat cocok
untuk perusahaan karena fleksibilitasnya, yaitu dengan mengalokasikan
karyawan ke beberapa proyek sekaligus tanpa harus mengubah struktur
organisasi secara keseluruhan. Selain itu, Karyawan dapat bekerja pada
beberapa proyek sambil tetap mendapatkan dukungan dari manajer fungsional
mereka. Ini akan membantu mengurangi beban kerja karyawan dan
memastikan bahwa setiap proyek mendapatkan perhatian yang cukup.
2. Kolaborasi yang Lebih Baik
Dalam struktur matriks, selain karyawan dapat memanfaatkan keahlian
spesifik dari departemen fungsional mereka, seperti product development,
pre-sales, dan sales, karyawan juga tetap terlibat dalam proyek-proyek yang
membutuhkan pendekatan lintas fungsi dalam proyek-proyek yang berbeda.
Kolaborasi ini akan membantu karyawan untuk lebih memahami produk
secara mendalam, karena mereka dapat berinteraksi dengan ahli dari
departemen lain yang memiliki pengetahuan mendalam tentang produk
tertentu. Dengan demikian, proyek dapat berjalan lebih optimal.
3. Efisiensi
Struktur matriks memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan
sumber daya manusia secara lebih efisien. Karyawan dapat dipindahkan antar
proyek sesuai dengan kebutuhan, tanpa harus mengubah struktur organisasi
secara keseluruhan. Ini sangat penting bagi Cyberstar, yang memiliki
keterbatasan sumber daya namun harus menangani banyak proyek dengan
nilai yang besar. Selain itu, modifikasi dengan mengurangi lapisan hierarki di
manajemen tingkat atas membuat pengambilan keputusan menjadi lebih
efisien.
4. Koordinasi Antar Tim
Dalam struktur matriks yang dimodifikasi, koordinasi antara tim
proyek dan departemen fungsional dapat dilakukan dengan lebih baik.
Manajer proyek dapat fokus pada pencapaian tujuan proyek, sementara
manajer fungsional dapat memastikan bahwa karyawan mereka memiliki
keahlian yang diperlukan untuk mendukung proyek tersebut. Hal ini akan
mengurangi kebingungan dan tumpang tindih tanggung jawab yang mungkin
terjadi dalam struktur saat ini.
5. Mengurangi Beban Karyawan
Dengan struktur matriks, karyawan tidak perlu menanggung beban
penuh untuk memahami semua produk secara mendalam. Mereka dapat
mengandalkan dukungan dari tim fungsional yang memiliki keahlian spesifik,
sehingga mereka dapat fokus pada aspek proyek yang paling relevan dengan
keahlian mereka. Ini akan mengurangi tekanan pada karyawan dan
meningkatkan kualitas hasil proyek.
Dari lima alasan dan pertimbangan yang dijelaskan, struktur matriks yang
dimodifikasi adalah struktur yang paling sesuai untuk perusahaan Cyberstar. Karena, struktur
tersebut memiliki kelebihan fleksibilitas, efisiensi, kolaborasi dan koordinasi antar tim yang
lebih baik. Selain itu, struktur matriks juga memfokuskan karyawan pada aspek yang paling
relevan dan karyawan juga mendapatkan dukungan dari tim fungsional sehingga mengurangi
tekanan pada karyawan. Dengan struktur ini, Cyberstar dapat mengurangi beban kerja
karyawan, meningkatkan pemahaman produk, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya
yang terbatas.
Referensi
Rana, M. M. (2024). Industry 4.0 and Fayol’s 14 Principles of Functional Management:
Relevances, Emerging Practices and Consequences. Asian Journal of Economics, Business
and Accounting, 24(7), 82–96.
https://doi.org/10.9734/ajeba/2024/v24i71393
BYJU'S. (n.d.). Henri Fayol 14 principles of management. Retrieved from
https://byjus.com/commerce/henri-fayol-14-principles-of-management/
Dee Project Manager. (2024). Project Management Communication Tools.
https://deeprojectmanager.com/project-management-communication-tools
David Kim. (2023). Excessive management layers: Unraveling its problems and exploring
solutions. AgentNoon.
https://blog.agentnoon.com/infinite-delegation#:~:text=Decreased%20efficiency%20and%20
innovation,hurting%20the%20company's%20bottom%20line
Robbins, Stephen P & Coulter, Mary A. (2017).
Management (14th edition). London : Pearson Education.
Nathan Goldstein (2024). Matrix Organizational Structure: Meaning, Types and Benefits.
https://www.togetherplatform.com/blog/what-is-matrix-organizational-structure-how-does-itimprove-collaboration