Manual de Governança e Gestão de
Projetos de Capital Tipo C
SAMARCO MINERAÇÃO S/A
Belo Horizonte
2010
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
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Data: Maio/10
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1ª edição: maio 2010
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LISTA DE FIGURAS
1 Macrofluxo para investimentos de capital
2 Classificação dos investimentos de capital
3 Tipologia dos investimentos de capital
4 Ciclo de vida do projeto
5 Grau de imprecisão da estimativa de Capex em cada fase
6 Fluxo de avaliação de maturidade de projetos
7 Índice de Maturidade do Projeto
8 Instâncias de aprovação de projetos
9 Composição do Comitê Interno de Aprovação de Projetos Tipo B
10 Composição do Comitê Interno de Aprovação de Projetos Tipo C
11 Atuação do Comitê Interno de Aprovação de Projetos
12 Fluxograma da fase FEL 1
13 Fluxograma da fase FEL 2
14 Fluxograma da fase FEL 3
15 Modelo de Matriz de Suprimentos para a fase de execução
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Sumário
1. OBJETIVO........................................................................................................................8
2. GOVERNANÇA DE INVESTIMENTOS DE CAPITAL......................................................9
2.1CARACTERIZAÇÃO DOS INVESTIMENTOS DE CAPITAL.........................................................................9
2.1.1 CLASSIFICAÇÃO DOS INVESTIMENTOS DE CAPITAL QUANTO À NATUREZA...........................................10
2.1.2 CLASSIFICAÇÃO DOS INVESTIMENTOS DE CAPITAL QUANTO AO TIPO................................................11
2.2METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJETOS....................................................................................13
2.3AVALIAÇÃO DE MATURIDADE DE PROJETOS..................................................................................16
2.4PROCESSO DE APROVAÇÃO DE PROJETOS...................................................................................18
2.4.1 COMITÊ INTERNO DE APROVAÇÃO DE PROJETOS......................................................................19
2.4.2 COMITÊS EXTERNOS..........................................................................................................22
3. FEL 1 – FASE DE IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE DO PROJETO.....................24
3.1 CAPÍTULO 1 – SUMÁRIO EXECUTIVO........................................................................................29
3.2 CAPÍTULO 2 – ESTRATÉGIA...................................................................................................30
3.3 CAPÍTULO 3 – MERCADO......................................................................................................31
3.4 CAPÍTULO 4 – RISCOS.........................................................................................................32
3.5 CAPÍTULO 5 – ASPECTOS MINERAIS.........................................................................................33
3.6 CAPÍTULO 6 – ENGENHARIA...................................................................................................33
3.7 CAPÍTULO 7 – RECURSOS HUMANOS.......................................................................................35
3.8 CAPÍTULO 8 – PLANO DE EXECUÇÃO DO PROJETO.....................................................................36
3.9 CAPÍTULO 9 – GESTÃO DE OPERAÇÃO.....................................................................................38
3.10 CAPÍTULO 10 – GESTÃO DAS INFORMAÇÕES............................................................................39
3.11 CAPÍTULO 11 – SAÚDE, SEGURANÇA, MEIO AMBIENTE E COMUNIDADE............................................39
3.12 CAPÍTULO 12 – STAKEHOLDERS...........................................................................................41
3.13 CAPÍTULO 13 – ESTIMATIVA DE CAPEX..................................................................................42
3.14 CAPÍTULO 14 – ESTIMATIVA DE OPEX...................................................................................43
3.15 CAPÍTULO 15 – ASPECTOS JURÍDICOS....................................................................................45
3.16 CAPÍTULO 16 – AVALIAÇÃO DO INVESTIMENTO.........................................................................45
3.17 CAPÍTULO 17 – GOVERNANÇA DO PROJETO............................................................................47
3.18 CAPÍTULO 18 – PLANO DE TRABALHO....................................................................................48
4. FEL 2 – FASE DE ESTUDO E SELEÇÃO DE ALTERNATIVAS....................................49
4.1 CAPÍTULO 1 – SUMÁRIO EXECUTIVO........................................................................................53
4.2 CAPÍTULO 2 – ESTRATÉGIA...................................................................................................55
4.3 CAPÍTULO 3 – MERCADO......................................................................................................56
4.4 CAPÍTULO 4 – RISCOS.........................................................................................................57
4.5 CAPÍTULO 5 – ASPECTOS MINERAIS.........................................................................................58
4.6 CAPÍTULO 6 – ENGENHARIA...................................................................................................59
4.7 CAPÍTULO 7 – RECURSOS HUMANOS.......................................................................................62
4.8 CAPÍTULO 8 – PLANO DE EXECUÇÃO DO PROJETO.....................................................................62
4.9 CAPÍTULO 9 – GESTÃO DE OPERAÇÃO.....................................................................................67
4.10 CAPÍTULO 10 – GESTÃO DAS INFORMAÇÕES............................................................................68
4.11 CAPÍTULO 11 – SAÚDE, SEGURANÇA, MEIO AMBIENTE E COMUNIDADE............................................69
4.12 CAPÍTULO 12 – STAKEHOLDERS...........................................................................................71
4.13 CAPÍTULO 13 – ESTIMATIVA DE CAPEX..................................................................................72
4.14 CAPÍTULO 14 – ESTIMATIVA DE OPEX...................................................................................73
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4.15 CAPÍTULO 15 – ASPECTOS JURÍDICOS....................................................................................74
4.16 CAPÍTULO 16 – AVALIAÇÃO DO INVESTIMENTO.........................................................................75
4.17 CAPÍTULO 17 – GOVERNANÇA DO PROJETO............................................................................77
4.18 CAPÍTULO 18 – PLANO DE TRABALHO....................................................................................78
5. FEL 3 – FASE DE DESENVOLVIMENTO DA ALTERNATIVA RECOMENDADA.........80
5.1 CAPÍTULO 1 – SUMÁRIO EXECUTIVO........................................................................................85
5.2 CAPÍTULO 2 – ESTRATÉGIA...................................................................................................87
5.3 CAPÍTULO 3 – MERCADO......................................................................................................88
5.4 CAPÍTULO 4 – RISCOS.........................................................................................................89
5.5 CAPÍTULO 5 – ASPECTOS MINERAIS.........................................................................................90
5.6 CAPÍTULO 6 – ENGENHARIA...................................................................................................91
5.7 CAPÍTULO 7 – RECURSOS HUMANOS.......................................................................................94
5.8 CAPÍTULO 8 – PLANO DE EXECUÇÃO DO PROJETO.....................................................................95
5.9 CAPÍTULO 9 – GESTÃO DE OPERAÇÃO...................................................................................102
5.10 CAPÍTULO 10 – GESTÃO DAS INFORMAÇÕES..........................................................................103
5.11 CAPÍTULO 11 – SAÚDE, SEGURANÇA, MEIO AMBIENTE E COMUNIDADE..........................................104
5.12 CAPÍTULO 12 – STAKEHOLDERS.........................................................................................106
5.13 CAPÍTULO 13 – CAPEX....................................................................................................106
5.14 CAPÍTULO 14 – ESTIMATIVA DE OPEX.................................................................................109
5.15 CAPÍTULO 15 – ASPECTOS JURÍDICOS..................................................................................110
5.16 CAPÍTULO 16 – AVALIAÇÃO DO INVESTIMENTO.......................................................................111
5.17 CAPÍTULO 17 – GOVERNANÇA DO PROJETO..........................................................................113
5.18 CAPÍTULO 18 – PLANO DE TRABALHO..................................................................................114
6. EXECUÇÃO..................................................................................................................116
6.1 METODOLOGIA DE EXECUÇÃO................................................................................................116
6.2 GESTÃO DA EXECUÇÃO.......................................................................................................117
6.2.1 GESTÃO DE ESCOPO........................................................................................................117
6.2.2 GESTÃO DE SAÚDE E SEGURANÇA.......................................................................................117
6.2.3 GESTÃO DE MEIO AMBIENTE E RELACIONAMENTO COM COMUNIDADES...........................................118
6.2.4 GESTÃO DE CRONOGRAMA................................................................................................118
6.2.5 ENGENHARIA DETALHADA..................................................................................................118
6.2.6 GESTÃO DE SUPRIMENTOS................................................................................................118
6.2.7 GESTÃO DA CONSTRUÇÃO.................................................................................................120
6.2.8 GESTÃO DE CUSTOS........................................................................................................121
6.2.9 PRÉ-COMISSIONAMENTO E COMISSIONAMENTO........................................................................121
6.2.10 GESTÃO DA QUALIDADE..................................................................................................121
6.2.11 GESTÃO DE RISCOS.......................................................................................................122
6.2.12 GESTÃO DE SEGUROS....................................................................................................122
6.2.13 RELATÓRIOS DE ACOMPANHAMENTO..................................................................................122
6.3 CONCLUSÃO DA EXECUÇÃO – HAND OVER................................................................................123
6.3.1 DOCUMENTAÇÃO.............................................................................................................124
6.3.2 CONSTRUÇÃO CIVIL.........................................................................................................124
6.3.3 MONTAGEM ELETROMECÂNICA............................................................................................124
6.3.4 ALMOXARIFADO..............................................................................................................125
6.3.5 INFRAESTRUTURA............................................................................................................125
6.3.6 TERMO DE CONCLUSÃO DA EXECUÇÃO..................................................................................125
6.3.7 RELATÓRIO DE CONCLUSÃO DA EXECUÇÃO............................................................................125
7. ENCERRAMENTO........................................................................................................127
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7.1 ENCERRAMENTO DO ESCOPO................................................................................................127
7.2 ENCERRAMENTO DE CUSTOS.................................................................................................127
7.3 ENCERRAMENTO DE CONTRATOS............................................................................................129
7.4 ENCERRAMENTO DA QUALIDADE.............................................................................................129
7.5 ENCERRAMENTO DA GESTÃO DE RISCOS..................................................................................130
7.6 ENCERRAMENTO DO CRONOGRAMA.........................................................................................130
7.7 ENCERRAMENTO DE SSMAC..............................................................................................130
7.8 ENCERRAMENTO DE RH.....................................................................................................130
7.9 TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO.................................................................................130
7.10 RELATÓRIO DE ENCERRAMENTO...........................................................................................131
8. AVALIAÇÕES E AUDITORIAS.....................................................................................132
8.1 AVALIAÇÕES E AUDITORIAS NAS FASES DE PLANEJAMENTO............................................................132
8.2 AUDITORIAS NA FASE DE EXECUÇÃO.......................................................................................133
8.3 AVALIAÇÕES DE ENCERRAMENTO............................................................................................133
8.4 AVALIAÇÕES DA EFETIVIDADE DO INVESTIMENTO.........................................................................133
9. ANEXOS.......................................................................................................................135
9.1ANEXO 1 – LISTA DE SIGLAS.................................................................................................135
9.2ANEXO 2 – CÁLCULO DO ÍNDICE DE DESENVOLVIMENTO DO PROJETO (IDP)...................................135
9.3ANEXO 3 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – PLANEJAMENTO E CONTROLE DO CRONOGRAMA............................135
9.4ANEXO 4 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – PRÉ-COMISSIONAMENTO E COMISSIONAMENTO..............................135
9.5ANEXO 5 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – CAPTURA E REGISTRO DE LIÇÕES APRENDIDAS.............................135
9.6ANEXO 6 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – ORÇAMENTAÇÃO DE CAPITAL (CAPEX).......................................135
9.7ANEXO 7 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – ORÇAMENTAÇÃO DE CUSTO OPERACIONAL (OPEX)........................135
9.8ANEXO 8 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – ESTUDO DE VIABILIDADE ECONÔMICO-FINANCEIRA..........................135
9.9ANEXO 9 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – GESTÃO DE RISCOS DE PROJETOS.............................................135
9.10ANEXO 10 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – DESENVOLVIMENTO DA ENGENHARIA......................................135
9.11ANEXO 11 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – PRÁTICA DE MELHORIA DE VALOR (VIP).................................135
9.12ANEXO 12 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – GESTÃO DE MUDANÇAS DE ESCOPO.......................................135
9.13ANEXO 13 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – RANGE ANALYSIS DE CRONOGRAMA.......................................135
9.14ANEXO 14 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – GESTÃO DE SEGUROS DE PROJETOS......................................135
9.15ANEXO 15 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – HAZOP...........................................................................135
9.16ANEXO 16 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – MEDIÇÃO DE SERVIÇOS......................................................135
9.17ANEXO 17 – INSTRUÇÃO TÉCNICA – GARANTIA E CONTROLE DA QUALIDADE...................................135
9.18ANEXO 18 – MODELO DO TERMO DE CONCLUSÃO DA EXECUÇÃO.................................................135
9.19ANEXO 19 – MODELO DO TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO..............................................135
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1. OBJETIVO
O objetivo deste manual é apresentar a metodologia de gestão de projetos Samarco voltada
a projetos de capital tipo C. Este manual inclui as diretrizes para o processo de governança
dos investimentos, a padronização e sistematização da gestão dos projetos da empresa.
Contempla, ainda, orientações aos gestores de projetos tipo B quanto ao desenvolvimento
das fases de planejamento e elaboração dos relatórios.
A gestão de projetos é um processo fundamental para a consolidação dos planos de
implementação da estratégia da Samarco.
O propósito desse processo é maximizar o valor agregado de projetos com transparência e
eficácia, visando o sucesso da implantação dos investimentos e a minimização dos riscos
envolvidos. Dessa forma, contribui para a tomada de decisão em relação à carteira de
investimentos da empresa.
É uma diretriz da Samarco que todo sponsor e gestor de investimentos de capital conduzam
os projetos sob sua responsabilidade em completo alinhamento com as normas de
governança descritas nesse manual.
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2. GOVERNANÇA DE INVESTIMENTOS DE CAPITAL
O processo de governança dos investimentos de capital da Samarco define a caracterização
dos investimentos, a aplicação da metodologia de gestão de projetos, papéis e
responsabilidades, o fluxo de aprovações e a tomada de decisão sobre o encaminhamento
dos investimentos.
As regras estabelecidas estão alinhadas com a governança dos acionistas da empresa e
visam propiciar uma maior eficácia da gestão do portfolio de investimentos de capital, bem
como transparência dos planos futuros da empresa.
2.1 Caracterização dos investimentos de capital
O macrofluxo para investimentos de capital na Samarco está apresentado na FIG. 1.
FIGURA 1: Macrofluxo para investimentos de capital
A implantação de um investimento de capital inicia-se na identificação de sua necessidade
e/ou oportunidade. Sua efetiva importância deve ser constatada e consolidada para que o
investimento seja, então, submetido a um processo formal de gestão.
Para isso, essa necessidade e/ou oportunidade deve ser definida e formalizada em um
Termo de Abertura de Projeto (TAP), por meio do sistema informatizado de gestão de
projetos WBSSNet.
As principais demandas de investimentos de capital são:
•
Atendimento à estratégia:
- iniciativas para atendimento aos objetivos definidos no mapa estratégico;
- ações para mitigação dos riscos estratégicos da empresa;
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- iniciativas das áreas declaradas nos painéis de contribuição;
•
Melhoria de processos:
- gerenciamento de desempenho;
- benchmarking;
- demanda de clientes;
- auditorias e avaliações dos processos;
- ideias dos empregados;
•
Sustentabilidade do negócio:
- gestão dos riscos operacionais;
- atendimento a requisitos legais (saúde, segurança, meio ambiente e comunidade);
- infraestrutura e suporte.
Uma vez finalizada a etapa de identificação e formalização da necessidade e/ou
oportunidade do investimento de capital, é necessário realizar a sua classificação. Os
investimentos de capital da Samarco são classificados de acordo com sua natureza contábil
e tipo, conforme apresentado a seguir.
2.1.1 Classificação dos investimentos de capital quanto à natureza
A classificação apresentada na FIG. 2 segue os conceitos contábeis definidos pela Samarco
no Procedimento de Investimento de Capital.
FIGURA 2: Classificação dos investimentos de capital
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Através dessa classificação é feita a separação dos investimentos para a devida alocação
de recursos. O critério para classificação em primeiro nível, no que se refere à motivação do
investimento, considera:
•
capital direto – investimento com motivação financeira, ou seja, espera-se um retorno
financeiro com a sua implantação;
•
investimento corrente (ou sustaining capital) – investimento cuja motivação é a redução
do nível de algum risco da empresa.
2.1.2 Classificação dos investimentos de capital quanto ao tipo
Uma vez definida a necessidade e/ou oportunidade e feita a classificação do investimento,
utiliza-se a matriz da FIG. 3 para identificação do seu tipo. Essa classificação é de
responsabilidade do PMO e visa definir qual metodologia de gestão será aplicada e quais as
áreas responsáveis. A matriz relaciona o valor do investimento e o Índice de
Desenvolvimento do Projeto (IDP), o qual resulta da soma de três fatores: complexidade,
maturidade e impacto. O cálculo do IDP é apresentado no ANEXO 2 deste manual.
FIGURA 3: Tipologia dos investimentos de capital
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As definições e características de cada tipo de investimento são:
•
Investimentos tipo A
Referem-se aos investimentos com:
- valor inferior a USD 1MM e IDP Muito Baixo, Baixo ou Moderado;
- valor entre USD 1MM e USD 10MM e IDP Muito Baixo.
Normalmente tratam-se de gastos genéricos, simples aquisições ou projetos simples. Estes
investimentos são realizados pelas próprias áreas operacionais, sem a exigência da
aplicação da metodologia de gestão de projetos e suporte do PMO (project management
office – escritório de gestão de projetos). O processo de suprimentos é conduzido pela
Gerência Geral de Suprimentos (GGS);
•
Investimentos tipo B
Referem-se aos investimentos com:
- valor entre USD 1MM e USD 10MM e IDP Baixo ou Moderado;
- valor entre USD 10MM e USD 100MM e IDP Muito Baixo ou Baixo.
São projetos planejados e executados pelas áreas operacionais com a aplicação da
metodologia de gestão de projetos e o suporte do PMO. O processo de suprimentos é
conduzido pela Gerência Geral de Suprimentos (GGS);
•
Investimentos tipo C
Referem-se aos investimentos com:
- valor entre USD 1MM e USD 10MM e IDP Alto;
- valor entre USD 10MM e USD 100MM e IDP Moderado ou Alto;
- valor superior a USD 100MM e IDP Muito Baixo ou Baixo.
Projetos tipo C têm a fase de planejamento FEL 1 (Identificação) desenvolvida pela área
solicitante. As fases FEL 2 (Seleção) e FEL 3 (Definição), assim como a execução do
projeto, são desenvolvidas pela Gerência Geral de Engenharia e Projetos (GGEP). Caso
seja necessário, em função da natureza ou especialidade do projeto, a fase FEL 2 pode ser
desenvolvida pela área solicitante, com a participação da GGEP.
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Nos projetos tipo C, para todas as fases de implantação é aplicada a metodologia de gestão
de projetos com o suporte do PMO. O processo de suprimentos é conduzido pela Gerência
Geral de Suprimentos de Projetos (GGSS);
•
Investimentos tipo D
Referem-se aos investimentos com valor acima de USD 100MM e IDP Moderado ou Alto.
São projetos planejados e executados por equipes independentes com a aplicação de
metodologia específica para megaprojetos, contendo um gestor da Samarco com dedicação
exclusiva.
Classificações diferentes da indicada na matriz poderão ocorrer para situações especiais,
após análise do PMO e aprovação da Gerência Geral de Gestão de Projetos. Eventuais
necessidades de reclassificação podem ocorrer durante o desenvolvimento dos projetos.
Todos os investimentos são iniciados a partir do cadastramento da necessidade, pelo
proponente, na ferramenta informatizada de gestão de projetos (WBSSNet), por meio da
emissão do Termo de Abertura do Projeto (TAP), contendo os dados que o caracterizam.
Para os investimentos tipo A, o TAP é a forma pela qual as áreas formalizam o pedido de
verba para o orçamento. Para os investimentos tipos B e C, ele é o início da fase de
planejamento, dentro da metodologia de gestão de projetos. Para projetos tipo D também
são registrados TAP, contudo adota-se metodologia específica para a sua implantação.
2.2 Metodologia de gestão de projetos
Conforme descrito anteriormente, projetos classificados como B ou C devem utilizar a
metodologia de gestão de projetos da Samarco. A metodologia segue o processo FrontEnd-Loading (FEL) de planejamento detalhado de cada fase do projeto, visando aumentar
as chances de sucesso da sua execução (conforme planejado) e posterior operação. O ciclo
de vida de um projeto se dá conforme a FIG. 4.
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Portão 2
Portão 3
Av.Mat.
Av.Mat.
Identificação
(FEL1)
Seleção (FEL2)
Definição (FEL3)
Identificação da
necessidade e
planejamento do
negócio
Estudo e seleção
de alternativas
Engenharia
Conceitual
Desenvolvimento
da alternativa
recomendada
Engenharia
Básica
Entrega para
Operação /
Close out
Post
Investment
Review (PIR)
Av.Mat.
Portão 1
Identificação da
Necessidade do
Projeto
Execução e
Encerramento
do Projeto
Operação
Portões de Decisão
Voltar para
reciclar a
definição
Continuar
Avaliação de maturidade de projeto
Av.Mat.
Cancelar
FIGURA 4: Ciclo de vida do projeto
O proponente de um projeto tipos B ou C deve iniciar o registro do TAP com as informações
preliminares do projeto. Antes da solicitação da aprovação do TAP, o proponente deve
fundamentar a estimativa de Capex (Capital Expenditure), de forma a garantir o atendimento
aos limites de imprecisão estabelecidos para a fase FEL 1 (-30% / +40%). A imprecisão
deve ser considerada na contingência da estimativa de Capex em cada fase.
Os limites de imprecisão permitidos para cada fase são demonstrados na FIG. 5 a seguir.
Fase
Grau de imprecisão da estimativa de Capex
FEL 1
- 30%
+ 40%
FEL 2
- 25%
+ 25%
FEL 3
- 15%
+ 15%
FIGURA 5: Grau de imprecisão da estimativa de Capex em cada fase
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Após a fundamentação da estimativa de Capex pelo proponente, o PMO aprova o TAP e,
então, insere o projeto no portfolio de projetos de capital da Samarco.
As fases FEL 1 (identificação da necessidade e planejamento do negócio), FEL 2 (estudo e
seleção de alternativas) e FEL 3 (desenvolvimento da alternativa recomendada) integram o
Front-End Loading e definem o que será feito, por que, quando, onde, como, por quem e
com quais recursos.
De forma geral, cada uma das fases de implantação do projeto objetiva:
•
FEL 1 – desenvolver a fundamentação e definição da necessidade do projeto, realizar
uma avaliação do seu alinhamento com a estratégia da empresa, além de identificar
alternativas tecnológicas e/ou de processo a ser estudadas na fase seguinte;
•
FEL 2 – tornar claros os objetivos do negócio definidos em FEL 1, identificar e estudar
alternativas aplicáveis ao projeto (tecnológicas, de negócio, de processo, de localização,
entre outras), selecionando e fundamentando aquela que melhor atende aos seus
objetivos, além de aumentar a definição do empreendimento através da engenharia
conceitual;
•
FEL 3 – desenvolver a alternativa recomendada em FEL 2, consolidando as premissas,
os ganhos e as linhas de base do projeto (escopo, Capex, cronograma, indicadores de
desempenho etc.), bem como elaborar a engenharia básica e o Plano de Execução do
Projeto (PEP);
•
execução – desenvolver a engenharia detalhada e implantar o projeto conforme metas e
práticas estabelecidas no PEP;
•
encerramento – avaliar os resultados da implantação do projeto (prazo, custo, segurança
etc.), realizar a sua entrega ao cliente final, encerrar os contratos e processos
administrativos do projeto, assim como consolidar as lições aprendidas.
A Samarco possui uma ferramenta informatizada de gestão de projetos (WBSSNet),
ambiente no qual devem ser inseridos as informações e os produtos de cada fase de todos
os projetos.
Ao final de cada fase de desenvolvimento (FEL 1, FEL 2 e FEL 3), todos os projetos tipos B
e C são submetidos à avaliação de maturidade e ao processo de portões de aprovação,
detalhados a seguir.
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2.3 Avaliação de maturidade de projetos
O processo de avaliação da maturidade de projetos tipos B e C tem como propósitos
principais avaliar o projeto em cada fase de desenvolvimento, bem como subsidiar os
Comitês que aprovam a passagem de fases.
As avaliações são realizadas pela equipe avaliadora do PMO, liderada pelo PMO e formada
de acordo com a natureza de cada projeto (tipo, tamanho, complexidade), e devem ocorrer
em até 10 (dez) dias após o recebimento do relatório do projeto, conforme fluxo da FIG. 6.
EQUIPE AV
FIGURA 6: Fluxo de avaliação de maturidade de projetos
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A equipe avaliadora será multidisciplinar, podendo conter profissionais das áreas: GGGP
(Gerência Geral de Gestão de Projetos), GGDT (Gerência Geral de Desenvolvimento
Tecnológico), GGGE (Gerência Geral de Gestão de Energia), suprimentos, financeiro,
segurança, meio ambiente, além de especialistas das áreas de operação e manutenção da
empresa. Também podem integrar essa equipe consultores externos com experiência em
projetos e conhecimentos específicos.
O processo de avaliação da maturidade de projetos é suportado por um sistema que verifica
o atendimento do projeto aos requisitos de cada uma das disciplinas:
•
engenharia – grau de definição da engenharia em relação aos seus requisitos, qualidade
das soluções propostas e documentos exigidos pela Samarco;
•
planejamento / comissionamento – sequenciamento, prazos e escopo de atividades
planejadas para atender aos objetivos do projeto, planejamento de tie ins (interconexões
nos limites de bateria) e paradas programadas de produção;
•
suprimentos – nível de definição do plano de contratação e seu alinhamento às
necessidades da engenharia e do cronograma;
•
financeiro – suficiência e aprofundamento das estimativas de Capex e Opex (Operational
Expenditure) e confiabilidade das premissas adotadas para a avaliação do investimento;
•
processo – nível de conhecimento e aprofundamento da rota de processo e testes
associados, bem como seus impactos na qualidade do produto, nos sistemas de
tratamentos de resíduos e na reserva mineral da Samarco;
•
saúde, segurança, meio ambiente e comunidade – grau de atendimento aos requisitos
de SSMAC (legais e Samarco) para execução e operação do projeto, mapeamento das
comunidades e respectivos mecanismos de relacionamento entre as partes;
•
aderência metodológica – qualidade de VIP’s (Value Improvement Practices), adoção de
lições aprendidas, elaboração do Plano de Execução do Projeto, aplicação de gestão de
riscos, gestão de comunicação e gestão da qualidade, relatórios, definição e controle de
KPI’s (key performance indicators), e planejamento de Recursos Humanos (RH).
O sistema permite avaliações customizáveis para cada uma das fases, bem como para cada
tipo de projeto (B e C).
O resultado dessa avaliação é o Índice de Maturidade do Projeto, que classifica a
maturidade do projeto em níveis, conforme FIG. 7.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 17
FIGURA 7: Índice de Maturidade do Projeto
Projetos sendo avaliados em FEL 1 ou FEL 2 somente terão a recomendação do PMO para
passagem de fase se obtiverem Índice de Avaliação da Maturidade Médio, Alto ou Muito
Alto. Em FEL 3, somente serão recomendados pelo PMO projetos que tenham atingido
Índice de Avaliação da Maturidade Alto ou Muito Alto.
O Comitê é soberano no processo de aprovação dos investimentos de capital. Sendo assim,
independentemente da recomendação do PMO, o sponsor ou o gestor pode solicitar que o
projeto seja avaliado pelo Comitê Interno de Aprovação de Projetos.
Os projetos recomendados pelo PMO para passagem de fase são submetidos ao processo
de aprovação de projetos, descrito a seguir.
2.4 Processo de aprovação de projetos
Um projeto que tenha concluído uma fase de planejamento (FEL 1, FEL 2 ou FEL 3) deve
ser submetido à aprovação de passagem de fase, conforme fluxogramas constantes dos
itens 3 (FEL 1), 4 (FEL 2) e 5 (FEL 3) deste manual. O PMO avalia e aprova todas as fases
de desenvolvimento dos projetos e as recomenda às demais instâncias de aprovação, as
quais são definidas na FIG. 8 apresentada a seguir.
FIGURA 8: Instâncias de aprovação de projetos
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 18
Há três exceções à FIG. 8:
- projetos tipo B com estimativa de Capex acima de USD 10MM também precisam
passar, em FEL 1, pela aprovação do Comitê Interno de Aprovação de Projetos;
- projetos tipo B com estimativa de Capex acima de USD 10MM também precisam
passar, em FEL 3, pelas aprovações do Comitê de Operações e do Conselho de
Administração;
- projetos tipo C com estimativa de Capex abaixo de USD 10MM não precisam
passar pelas aprovações do Comitê de Operações e do Conselho de Administração.
A seguir são detalhados os papéis e as responsabilidades das instâncias de aprovação.
2.4.1 Comitê Interno de Aprovação de Projetos
Para projetos tipos B e C, o processo de aprovação e a composição dos Comitês são:
•
projetos tipo B – as fases FEL 2 e FEL 3 de projetos tipo B, bem como a fase FEL 1 de
projetos tipo B acima de USD 10 MM, são, após aprovadas e recomendadas pelo PMO,
submetidas à aprovação do Comitê Interno de Aprovação de Projetos em reuniões
organizadas pelo PMO. Este Comitê deve ser composto conforme FIG. 9.
FIGURA 9:Composição do Comitê Interno de Aprovação de Projetos Tipo B
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 19
•
projetos tipo C – todas as fases de projetos tipo C (FEL 1, FEL 2 e FEL 3) são, após
aprovadas e recomendadas pelo PMO, submetidas à aprovação do Comitê Interno de
Aprovação de Projetos em reuniões organizadas pelo PMO. Esse Comitê deve ser
composto conforme FIG. 10.
FIGURA 10: Composição do Comitê Interno de Aprovação de Projetos Tipo C
Diretor de D
O processo de aprovação pelo Comitê Interno de Aprovação de Projetos deve abranger as
responsabilidades descritas na tabela da FIG. 11.
Gestor do projeto
•
Elaborar e realizar a apresentação do projeto na
Diretor de O
reunião
PMO
•
Definir a composição do Comitê
•
Encaminhar ao Comitê o relatório do projeto e o
relatório
da
avaliação
da
maturidade
com
antecedência mínima de 5 dias da reunião
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Gerente Ge
•
Divulgar previamente a pauta e realizar a convocação
•
Registrar as decisões e recomendações do Comitê,
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 20
elaborar e enviar a ata da reunião
•
Elaborar o documento de formalização da aprovação
do projeto e buscar assinaturas dos membros do
Comitê
•
Arquivar no sistema WBSSNet os documentos das
reuniões de aprovação (atas e formulários de
aprovação)
Comitê de Aprovação
•
de Projetos Samarco
Avaliar o relatório do projeto e o relatório de avaliação
da maturidade
•
Decidir quanto à passagem de fase
•
Fornecer recomendações para as fases atual e
seguinte
•
Assinar o formulário de aprovação do projeto
FIGURA 11: Atuação do Comitê Interno de Aprovação de Projetos
Nas reuniões de aprovação organizadas pelo PMO, a apresentação do projeto deve ser feita
pelo gestor contendo, no mínimo:
•
recomendações da reunião anterior (caso se aplique), demonstrando o que foi
endereçado e as pendências;
•
sumário executivo (histórico, objetivo, premissas gerais, KPI’s);
•
descrição do projeto (escopo, exclusões do escopo);
•
alternativas avaliadas e a indicação da alternativa para o projeto (para FEL 2);
•
engenharia;
•
metodologia de execução (estrutura analítica do projeto – EAP, principais aspectos
relacionados à execução, organograma);
•
licenciamento ambiental e aspectos regulatórios;
•
cronograma;
•
estimativa de Capex e Opex;
•
análise do investimento (ganhos do projeto) e resultados financeiros (caso se apliquem);
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 21
•
resultado da avaliação de riscos;
•
próximos passos (fase seguinte).
Após a apresentação do projeto, as decisões do Comitê podem ser:
•
aprovar (seguir para a fase seguinte);
•
revisar (implementar as recomendações de melhoria e solicitar nova avaliação);
•
congelar (arquivar até que seja revista a sua necessidade ou confirmada determinada
premissa);
•
cancelar (encerrar no sistema).
2.4.2 Comitês externos
Os projetos tipos B ou C acima de USD 10 MM, após aprovados pelo Comitê Interno de
Aprovação de Projetos em FEL 3, são submetidos às seguintes instâncias de avaliação /
aprovação:
•
Subcomitê de Projetos de Capital – formado por membros de acionistas e
representantes da Samarco, é responsável pela avaliação técnica dos projetos. Após a
avaliação, o Subcomitê faz recomendações técnicas ao Comitê de Operações, ao qual
está subordinado;
•
Comitê de Operações – também formado por membros dos acionistas e representantes
da Samarco, é responsável pelo tratamento de assuntos relacionados a investimentos,
desempenho e demais temas ligados às operações. O Comitê faz a recomendação para
aprovação dos projetos propostos pela Samarco ao Conselho de Administração;
•
Conselho de Administração – aprova os projetos com base na recomendação do Comitê
de Operações. As reuniões ordinárias do Conselho de Administração ocorrem com
periodicidade quadrimestral.
Existe ainda a possibilidade de avaliações de projetos por acionistas ou empresas externas,
mediante decisão interna ou solicitação específica destes.
As decisões das instâncias de aprovação podem ser:
•
aprovar (seguir para a fase seguinte);
•
revisar (implementar as recomendações de melhoria e solicitar nova avaliação);
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 22
•
congelar (arquivar até que seja revista a sua necessidade ou confirmada determinada
premissa);
•
cancelar (encerrar no sistema).
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Gestão de Projetos Tipo C
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No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 23
3. FEL 1 – FASE DE IDENTIFICAÇÃO DA NECESSIDADE DO PROJETO
O início formal da fase FEL 1 ocorre com a aprovação do Termo de Abertura do Projeto
(TAP) e o seu término ocorre com a aprovação para prosseguimento do projeto para a fase
FEL 2 (Portão 1).
De acordo com referências de mercado, o valor investido na fase FEL 1 representa um
percentual em torno de 0,5% do investimento total do projeto. Esta é a mais significativa
oportunidade para influenciar o rumo do empreendimento ao menor custo, ao se buscar:
•
desenvolver um business case para fundamentar a proposição de um projeto;
•
demonstrar a sua viabilidade e o alinhamento com a estratégia da Samarco;
•
identificar alternativas de implantação a ser estudadas na fase seguinte.
A FIG. 12 demonstra o fluxograma estabelecido para o desenvolvimento da fase FEL 1.
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Gestão de Projetos Tipo C
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Aprovado:
Data: Maio/10
Página 24
ÁREA
Identifica a necess
projeto
Elabora Termo de
de Projeto - T
FIGURA 12: Fluxograma da fase FEL 1
O proponente de um projeto tipo C deve iniciar o registro do TAP com as informações
preliminares do projeto. Antes da solicitação para aprovação do TAP, o proponente deve
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 25
fundamentar a estimativa de Capex de forma a garantir o atendimento aos limites
estabelecidos para a fase FEL 1 definido no quadro da FIG. 5 (-30% / + 40%).
O PMO avalia e aprova o TAP e, então, insere o projeto no portfolio de projetos de capital da
Samarco, iniciando-se os estudos da fase FEL 1.
Os estudos e resultados obtidos na fase FEL 1 de projetos tipo C devem ser apresentados
em um relatório, seguindo a seguinte estrutura:
Capítulos
Produtos
1- Sumário executivo
1.1- Descrição do projeto
1.2- Escopo
1.3- KPI’s e benchmark
2- Estratégia
2.1- Aderência à estratégia
2.2- Análise de preço e margem 1
2.3- Análise de cenários 1
3- Mercado 2
3.1- Análise de mercado
4- Riscos
4.1- Identificação e registro de riscos
4.2- Gestão de riscos
5- Aspectos minerais 3
5.1- Mineração e processo metalúrgico
6- Engenharia
6.1- Infraestrutura
6.2- Processo 4
6.3- Engenharia
6.4- VIP
7- Recursos Humanos 5
7.1- Análise de RH
8- Plano de Execução do Projeto
8.1- Objetivos do projeto
8.2- Escopo
8.3- EAP
8.4- Organização do projeto
8.5- SSMAC
8.6- Planejamento e cronograma
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Gestão de Projetos Tipo C
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No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 26
8.7- Estratégia de contratação e gestão de
suprimentos
8.8- Gestão da construção
8.9- Pré-comissionamento e comissionamento
9- Gestão de operação 6
9.1- Organização
9.2- Operação e manutenção
9.3- Transporte e logística
10- Gestão das informações
10.1- Gestão documental
10.2- Lições aprendidas
11- Saúde, segurança, meio ambiente e
comunidade
11.1- Gestão de SSMAC
11.2- Licenciamento ambiental
11.3- Avaliação de riscos de saúde e segurança
11.4- Avaliação de riscos de meio ambiente e
comunidade
11.5- Exigências legais e/ou contratuais
12- Stakeholders
12.1- Avaliação de stakeholders
13- Estimativa de Capex
13.1- Premissas da estimativa de Capex
13.2- EAP / Estrutura da estimativa de Capex
13.3- Tributação
13.4- Estimativa de Capex
13.5- Contingência
14- Estimativa de Opex 7
14.1- Premissas da estimativa
14.2- Estrutura da estimativa
14.3- Estimativa de Opex
15- Aspectos jurídicos
15.1- Aspectos legais, contratuais e regulatórios
16- Avaliação do investimento 8
16.1- Método de avaliação
16.2- Resultados da avaliação
16.3- Análise de sensibilidade 9
16.4- Tributação
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Gestão de Projetos Tipo C
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No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 27
16.5- Avaliação do investimento na fase FEL 2
16.6- Anexos
17- Governança do projeto
17.1- Conformidade dos estudos
17.2- Custos de planejamento
17.3- Avaliações do projeto
17.4- Suporte especializado
18- Plano de trabalho
18.1- Plano de trabalho para a fase FEL 2
________________
1
Item aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou substituição de
insumos.
2
Capítulo aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc), desenvolvimento
de novos produtos ou substituição de insumos que gere impacto significativo na empresa.
3
Capítulo aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou alteração da
configuração da reserva da Samarco.
4
5
Item aplicável somente a projetos que envolvam modificações no processo produtivo da Samarco.
Capítulo aplicável somente a projetos que, para a sua operação, demandem necessidade de novas contratações ou
desenvolvimento de novas competências, bem como alterem requisitos da política de recursos humanos da empresa (egime
de trabalho, critérios de remuneração, periculosidade, relação com empregados).
6
Capítulo aplicável somente a projetos a serem implantados fora dos sites da Samarco ou que tenham características
operacionais diferentes das existentes.
7
8
9
Capítulo aplicável somente a projetos que alterem significativamente o Opex da Samarco.
Capítulo aplicável somente a projetos com motivação financeira (capital direto).
Capítulo aplicável somente a projetos com estimativa de Capex superior a USD 10 MM.
A identificação do projeto no relatório deve ser feita no rodapé das páginas e da seguinte
forma:
(Nome do projeto)
Gestor: (nome)
xxxx FEL1 Rx
Data: dd / mm / aa
Página: xx de xx
Número do Número da
TAP
revisão do
relatório
Para os anexos ao relatório, a identificação “xxxx FEL 1 Rx” deve ser substituída por
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 28
“xxxx FEL 1 Rx ANX x”.
Número da Número do
revisão do
anexo
relatório
Número do
TAP
Os capítulos e seus produtos contidos no relatório FEL 1 de projetos tipo C estão detalhados
a seguir.
3.1
Capítulo 1 – Sumário executivo
Esse capítulo apresenta, de forma gerencial, as informações do projeto no que tange a
escopo, prazos, estimativa de Capex e resultados econômico-financeiros.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 1.1 – Descrição do projeto;
Item 1.2 – Escopo;
Item 1.3 – KPI’s e benchmark.
•
Item 1.1 – Descrição do projeto
Nesse item deve ser descrita a oportunidade e/ou justificativa do investimento, destacando
os objetivos, os ganhos e um sumário das principais informações do projeto (orçamento,
prazo de implantação, capacidades etc.).
Projetos de capital direto devem apresentar os benefícios econômicos e os investimentos
correntes devem descrever a forma pela qual buscam reduzir algum risco da empresa.
Também devem ser relacionadas as alternativas identificadas para o projeto, as quais serão
avaliadas na fase FEL 2.
Deve ser apresentada, ainda, a relação dos principais riscos identificados e demais
aspectos do projeto considerados importantes para a estratégia da Samarco.
Caso o projeto tenha sinergia ou concorrência com outro(s) projeto(s) na empresa, devem
ser descritos eventuais ganhos, interferências, pontos de atenção e demais aspectos
relevantes decorrentes dessa interface.
•
Item 1.2 – Escopo
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 29
Nesse item deve ser apresentado o escopo do projeto, incluindo, sem a eles se limitar:
- lay out – demonstração dos principais processos e equipamentos;
- localização – site ou localização geográfica, em caso de projetos externos;
- produtos – descrição das entregas do projeto;
- premissas – aspectos assumidos como verdadeiros para o projeto;
- restrições – aspectos que limitam a execução do projeto (espaço, prazo, recursos,
regulamentação, suprimentos etc.);
- exclusões do escopo – itens relevantes que não compõem o escopo do projeto.
•
Item 1.3 – KPI’s e benchmark
Nesse item devem ser apresentados os indicadores de desempenho da execução do
projeto, incluindo, no mínimo, aqueles relacionados a custo, prazo e segurança.
Quando possível, devem ser apresentadas considerações e/ou comparações com outros
projetos e/ou plantas da Samarco ou de outras empresas.
3.2
Capítulo 2 – Estratégia
Esse capítulo descreve a análise da oportunidade de investimento e a forma pela qual o
projeto atende aos objetivos estratégicos da Samarco. A avaliação deve estar alinhada às
premissas do plano de negócio da Samarco.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 2.1 – Aderência à estratégia;
Item 2.2 – Análise de preço e margem;
Item 2.3 – Análise de cenários.
•
Item 2.1 – Aderência à estratégia
Nesse item deve ser descrito como o projeto atende aos objetivos estratégicos da Samarco,
ou seja, devem ser detalhadas as justificativas para a implantação do projeto e como ele
explora as oportunidades identificadas no planejamento estratégico da empresa.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 30
•
Item 2.2 – Análise de preço e margem
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou
substituição de insumos.
Nesse item devem ser avaliados, quando aplicáveis, os seguintes aspectos:
- principais drivers de oferta e demanda – índices que definem a oferta e a demanda
no mercado, tais como consumo de aço, aumento do PIB, crescimento mundial, taxa
de câmbio etc.;
- estruturas da indústria – principais concorrentes, aspectos regulatórios, logística,
funcionamento do mercado etc.;
- diversidade de fornecedores e clientes – caracterização dos principais fornecedores
e clientes;
- curva de custo da indústria – posicionamento do projeto em relação aos demais
players da indústria em termos de custo;
- premissas de preço – principais preços de insumos e de vendas de produtos ao
longo do tempo;
- margens históricas e futuras – histórico das margens registradas e margens
projetadas no tempo de vida do projeto.
•
Item 2.3 – Análise de cenários
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou
substituição de insumos.
Nesse item deve ser apresentado o processo de desenvolvimento de cenários utilizado, ou
seja, quais os potenciais cenários avaliados e os respectivos impactos para o projeto.
3.3
Capítulo 3 – Mercado
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc),
desenvolvimento de novos produtos ou substituição de insumos que gere impacto significativo na
empresa.
Este capítulo descreve a avaliação da capacidade do mercado de absorver o aumento de
produção gerado ou a capacidade de fornecimento da cadeia de abastecimento. Essa
avaliação deve estar alinhada às premissas do plano de negócio da Samarco.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 31
O produto desse capítulo é análise de mercado, a seguir detalhado:
•
Item 3.1 – Análise de mercado
Nesse item deve ser incluída a análise dos seguintes aspectos relacionados a mercado:
- especificação do padrão a ser atingido pelo produto ou insumo;
- previsões de oferta e demanda (curto, médio e longo prazos), utilizando dados
externos existentes e destacando as premissas consideradas para demanda ou
consumo;
- previsões de receita com base nas informações da indústria;
- premissas para embarque, estocagem e distribuição da produção adicional.
3.4
Capítulo 4 – Riscos
Esse capítulo apresenta a relação dos riscos identificados na fase FEL 1, bem como as
atividades de gestão de riscos direcionadas para:
- identificar os riscos associados à oportunidade do investimento;
- planejar e preparar as atividades de gestão de riscos a ser realizadas nas fases
seguintes;
- avaliar meios viáveis de gerenciar riscos, prevendo a execução e operação.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 4.1 – Identificação e registro de riscos;
Item 4.2 – Gestão de riscos.
•
Item 4.1 – Identificação e registro de riscos
Nesse item deve ser apresentado o produto da identificação dos principais riscos
estratégicos da oportunidade de investimento em FEL 1, ou seja, o registro contendo os
riscos, causas, consequências, controles existentes e, caso tenham sido estabelecidas,
ações de tratamento previstas para as fases seguintes.
•
Item 4.2 – Gestão de riscos
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 32
Nesse item devem ser descritas as ações de gestão de riscos a ser aplicadas na fase FEL
2, incluindo recursos necessários e coordenação das atividades de gestão de riscos
(atividades de avaliação, controle e comunicação).
3.5
Capítulo 5 – Aspectos minerais
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou que
alterem a configuração de reserva da Samarco.
Nesse capítulo, é caracterizada a capacidade e especificação da reserva.
O produto deste capítulo é mineração e processo metalúrgico, a seguir detalhado:
•
Item 5.1 – Mineração e processo metalúrgico
Neste item devem ser desenvolvidos os aspectos relacionados a:
- geologia e recursos minerais – descrição dos padrões utilizados, geologia da
região, histórico de exploração, método de obtenção de dados, avaliação da
estimativa de recursos, caracterização ambiental e metalúrgica, hidrogeologia,
avaliação geotécnica, riscos associados;
- mina – discussão dos aspectos relacionados ao projeto da cava, plano de lavra e
operação da mina (padrões e critérios utilizados, dados de reserva, custos e riscos
associados).
3.6
Capítulo 6 – Engenharia
Esse capítulo descreve os aspectos relacionados à engenharia realizada em FEL 1.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 6.1 – Infraestrutura;
Item 6.2 – Processo;
Item 6.3 – Engenharia;
Item 6.4 – VIP.
•
Item 6.1 – Infraestrutura
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 33
Nesse item deve ser apresentada a avaliação preliminar da necessidade e disponibilidade
de facilidades internas e externas para suportar a execução e a operação do projeto. Devem
ser avaliados:
- plano diretor do canteiro de obras (facilidades temporárias requeridas durante a
construção, tais como energia, água, escritórios, acomodações);
- utilidades para a operação: energia, combustível, água, entre outras;
- disposição e drenagem: resíduos, rejeitos, esgoto, pluvial;
- edifícios administrativos;
- acessos;
- comunicação: requisitos de Tecnologia da Informação (TI) e telecomunicações;
- outros: segurança patrimonial, proteção a sinistros, entre outros aspectos.
•
Item 6.2 – Processo
Aplicável somente a projetos que envolvam modificações no processo produtivo da Samarco.
Nesse item devem ser descritos os padrões utilizados, características do minério, realização
de testes, fluxo de processo, facilidades de processo, pesquisas metalúrgicas e de
engenharia, riscos associados. Devem ser apresentados:
- rotas de processo;
- balanço de água, de massa e de energia;
- taxas de alimentação;
- especificações de qualidade do produto;
- padrões de engenharia de processo;
- premissas de disponibilidade, produtividade e utilização de planta e equipamentos.
•
Item 6.3 – Engenharia
Nesse item deve ser apresentada a engenharia realizada em FEL 1, considerando a
avaliação dos seguintes aspectos:
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 34
- Bases e especificações técnicas consideradas para o desenvolvimento da
engenharia durante a fase FEL 1. Estas relacionam-se a:
. condições locais relevantes (topografia e clima);
. critérios de operabilidade, confiabilidade e manutenabilidade das facilidades;
. requisitos de segurança e saúde ocupacional;
. restrições ambientais;
. padrões de engenharia Samarco (processo, mecânica, civil, estrutural,
elétrica, automação, instrumentação etc.);
- Entregas da engenharia: layouts e lista de equipamentos principais;
- Estratégia para desenvolvimento da engenharia conceitual na fase FEL 2.
•
Item 6.4 – VIP
Na fase FEL 1, são identificadas as práticas de melhoria de valor (VIP’s) que serão
realizadas nas fases seguintes.
Caso aplicável, deve ser realizada a VIP Seleção de Tecnologia em FEL 1, cujos resultados
devem ser apresentados nesse item.
3.7
Capítulo 7 – Recursos Humanos
Aplicável somente a projetos que, para a sua operação, demandem necessidade de novas contratações
ou desenvolvimento de novas competências, bem como alterem requisitos da política de recursos
humanos da empresa (regime de trabalho, critérios de remuneração, periculosidade, relação com
empregados).
O produto desse capítulo é a análise de RH, a seguir detalhado.
•
Item 7.1 – Análise de RH
Nesse item deve ser apresentada uma análise preliminar dos impactos do projeto em
recursos humanos, contendo:
- capacidade da organização: análise das competências requeridas para a operação
do projeto e a disponibilidade na empresa;
- impacto do projeto nas operações existentes;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 35
- mão-de-obra requerida para a operação do projeto (quantidade por disciplina).
3.8
Capítulo 8 – Plano de Execução do Projeto
O Plano de Execução do Projeto (PEP) apresenta, de forma resumida, todo o planejamento
do projeto e, também, as instruções e ações que devem ser tomadas durante a execução,
em conformidade com as metas assumidas quanto a escopo, prazo, custo, qualidade,
indicadores de desempenho, dentre outros.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 8.1 – Objetivos do projeto;
Item 8.2 – Escopo;
Item 8.3 – EAP;
Item 8.4 – Organização do projeto;
Item 8.5 – SSMAC;
Item 8.6 – Planejamento e cronograma;
Item 8.7 – Estratégia de contratação e gestão de suprimentos;
Item 8.8 – Gestão da construção;
Item 8.9 – Pré-comissionamento e comissionamento.
•
Item 8.1 – Objetivos do projeto
Nesse item devem ser sumarizados os objetivos do projeto.
•
Item 8.2 – Escopo
Nesse item devem ser descritos o escopo do projeto e as suas principais premissas.
Também devem ser apresentadas as alternativas que serão analisadas em FEL 2.
•
Item 8.3 – EAP
Nesse item deve ser apresentada a EAP preliminar do projeto.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 36
A instrução técnica para elaboração da EAP é apresentada no ANEXO 3 (Planejamento e
controle de cronograma) que acompanha este manual.
•
Item 8.4 – Organização do projeto
Nesse item deve ser apresentado, de forma macro, o organograma do projeto e principais
papéis da equipe.
•
Item 8.5 – SSMAC
Nesse item devem ser identificadas as principais questões de saúde, segurança, meio
ambiente e comunidade, que necessitarão ser gerenciadas nas próximas fases do projeto.
O conteúdo desse item deve estar alinhado aos procedimentos corporativos da Samarco.
Deve conter, ainda, uma breve descrição do processo de licenciamento ambiental do projeto
(o detalhamento deve ser apresentado no Capítulo 11 – Saúde, segurança, meio ambiente
e comunidade — do relatório).
•
Item 8.6 – Planejamento e cronograma
Nesse item deve ser apresentado um cronograma e uma tabela dos principais marcos das
fases de desenvolvimento e execução do projeto.
•
Item 8.7 – Estratégia de contratação e gestão de suprimentos
Nesse item devem ser identificados os principais equipamentos (com destaque àqueles de
longo prazo de entrega) ou tecnologias críticas do projeto, incluindo estimativa de prazos de
fornecimento e potenciais fabricantes ou fornecedores.
•
Item 8.8 – Gestão da construção
Nesse item deve ser descrita, de forma macro, a abordagem para a fase de execução,
considerando:
- gestão de logística (movimentação interna, áreas de manobra, pré-montagem etc.);
- interfaces com a produção;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 37
- requisitos de mão-de-obra e relações sindicais;
- equipamentos críticos necessários à construção;
- questões específicas de construção.
•
Item 8.9 – Pré-comissionamento e comissionamento
Nesse item deve ser apresentada uma abordagem preliminar das etapas de précomissionamento e comissionamento, caso aplicáveis, incluindo os requisitos de novas
tecnologias, locação, paradas, tie ins etc.
A instrução técnica para pré-comissionamento e comissionamento é apresentada no
ANEXO 4 que acompanha este manual.
3.9
Capítulo 9 – Gestão de operação
Aplicável somente a projetos a serem implantados fora dos sites da Samarco ou que tenham
características operacionais diferentes das existentes.
Esse capítulo demonstra a capacidade da empresa de implantar, comissionar e operar as
facilidades e infraestrutura propostas.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 9.1 – Organização;
Item 9.2 – Operação e manutenção;
Item 9.3 – Transporte e logística.
•
Item 9.1 – Organização
Nesse item deve ser apresentada, de forma macro, a quantidade de mão-de-obra por
disciplina para a nova operação e possíveis fontes de recursos.
•
Item 9.2 – Operação e manutenção
Nesse item devem ser descritos os requisitos de operação e manutenção, considerando
base de dados (lições aprendidas e histórico de outros projetos), benchmark e experiência
da equipe.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 38
•
Item 9.3 – Transporte e logística
Nesse item deve ser incluída a previsão de requisitos de transporte e logística para a
operação da nova planta.
3.10
Capítulo 10 – Gestão das informações
Esse capítulo discute o processo de captura, armazenamento, controle e distribuição de
dados, informações e conhecimento durante toda a implantação do projeto.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 10.1 – Gestão documental;
Item 10.2 – Lições aprendidas.
•
Item 10.1 – Gestão documental
Nesse item deve ser descrita a gestão dos documentos do projeto (recebimento,
arquivamento e distribuição) durante as próximas fases.
•
Item 10.2 – Lições aprendidas
Nesse item deve ser estabelecido o plano para captura, compartilhamento e transferência
de conhecimentos adquiridos. Deve ser descrita a previsão de fóruns a serem realizados,
técnicas a serem utilizadas, interações e forma de obtenção de resultados.
Também deve ser descrito de que modo o projeto se valerá das lições aprendidas de outros
projetos conhecidas e disponíveis na empresa.
A instrução técnica para captura e registro de lições aprendidas é apresentada no ANEXO 5
que acompanha este manual.
3.11
Capítulo 11 – Saúde, segurança, meio ambiente e comunidade
Esse capítulo abrange os estudos preliminares relacionados a SSMAC, incluindo análises
para o projeto, impactos, requisitos regulatórios e processos de avaliação utilizados.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 39
Item 11.1 – Gestão de SSMAC;
Item 11.2 – Licenciamento ambiental;
Item 11.3 – Avaliação de riscos de saúde e segurança;
Item 11.4 – Avaliação de riscos de meio ambiente e comunidade;
Item 11.5 – Exigências legais e avaliação de impactos socioambientais.
•
Item 11.1 – Gestão de SSMAC
Nesse item deve ser declarado se os aspectos de SSMAC para o projeto se enquadram nos
padrões da Samarco ou se há a necessidade de novos padrões. Caso necessário, deve ser
apresentado um plano preliminar, contendo:
- prazos e recursos requeridos para o desenvolvimento do sistema de gestão de
SSMAC;
- critérios e planos de gestão e monitoramento de emissões e de resíduos;
- normas, procedimentos e metas para a gestão de riscos específicos de saúde e
segurança;
- endereçamento de questões relacionadas a stakeholders (direitos, valores,
oportunidades e capacidade de envolvimento);
- oportunidades do projeto em relação à entrega de benefícios sustentáveis às
comunidades;
- atendimento a normas e leis aplicáveis.
•
Item 11.2 – Licenciamento ambiental
Para a avaliação das necessidades do projeto em relação a licenciamento ambiental, é
necessário envolver a Gerência de Meio Ambiente.
Nesse item deve ser apresentado o processo de licenciamento ambiental, incluindo as
licenças necessárias, órgãos envolvidos, estimativa de prazos e responsabilidades.
•
Item 11.3 – Avaliação de riscos de saúde e segurança
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 40
Na fase FEL 1 deve ser realizada uma avaliação preliminar específica dos principais riscos
de saúde e segurança relativos à fase de execução do projeto.
Nesse item devem ser apresentados os principais riscos identificados e avaliados, incluindo
as medidas de mitigação, caso tenham sido estabelecidas.
•
Item 11.4 – Avaliação de riscos de meio ambiente e comunidade
Na fase FEL 1 deve ser realizada uma avaliação preliminar específica dos principais riscos
relativos ao meio ambiente e comunidade da fase de execução do projeto.
Nesse item devem ser apresentados os principais riscos identificados e avaliados, incluindo
as medidas de mitigação, caso tenham sido estabelecidas.
•
Item 11.5 – Exigências legais e/ou contratuais
Nesse item devem ser descritas as exigências legais para a implantação e a operação do
projeto, incluindo verificação dos prazos x necessidades do projeto. Caracterizam exigências
legais ou contratuais:
- licenças ambientais (prévia, de instalação e de operação);
- licença de captação de água;
- licença para supressão vegetal;
- autorizações de agências regulamentadoras, tais como Agência Nacional de
Energia Elétrica
(Aneel),
Agência
Nacional
de Telecomunicações
(Anatel),
Departamento Nacional de Infraestrutura e Transporte (DNIT), Agência Nacional de
Transportes Aquaviários (Antaq), Operador Nacional do Sistema Elétrico (ONS),
Agência Nacional do Petróleo (ANP), entre outras;
- acordos operacionais com outras empresas privadas ou públicas.
3.12
Capítulo 12 – Stakeholders
Esse capítulo apresenta o mapeamento dos stakeholders (partes interessadas) internos e
externos do projeto.
O produto desse capítulo é a avaliação de stakeholders, a seguir detalhado.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 41
•
Item 12.1 – Avaliação de stakeholders
Nesse item deve ser incluída a relação dos stakeholders e suas necessidades em relação
ao projeto, destacando as especificidades e demais aspectos que podem impactar o projeto.
Também deve ser descrita a estratégia de comunicação com os stakeholders na fase
seguinte (FEL 2), caso aplicável.
3.13
Capítulo 13 – Estimativa de Capex
Esse capítulo apresenta o desenvolvimento da estimativa de Capex do projeto. O grau de
imprecisão do Capex estabelecido e aceito para a fase FEL 1 é (-30% / +40%).
A instrução técnica para orçamentação de capital (Capex) é apresentada no ANEXO 6 que
acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 13.1 – Premissas da estimativa de Capex;
Item 13.2 – EAP / Estrutura da estimativa de Capex;
Item 13.3 – Tributação;
Item 13.4 – Estimativa de Capex;
Item 13.5 – Contingência.
•
Item 13.1 – Premissas da estimativa de Capex
Nesse item devem ser apresentadas as bases utilizadas para o desenvolvimento da
estimativa de Capex com relação a:
- dados macroeconômicos (câmbio, data base, expectativa de inflação);
- abordagem de mercado (cotação, preços estimados, consultas a fornecedores etc.);
- estratégia e metodologia para cálculo da estimativa de Capex;
- premissa para alocação de owner costs (custos do proprietário);
- fontes de informação (benchmark, subcontratados, fornecedores de equipamentos
e materiais, consultores, entre outras).
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 42
•
Item 13.2 – EAP / Estrutura da estimativa de Capex
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Capex, representada segundo a EAP do
projeto. Os custos referentes a owner costs e comissionamento devem ser destacados.
•
Item 13.3 – Tributação
Nesse item devem ser apresentados os impostos aplicáveis no momento de desembolso do
capital e operação, os benefícios fiscais considerados, bem como os impactos desses
benefícios à estimativa de Capex do projeto.
•
Item 13.4 – Estimativa de Capex
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Capex decomposta nos seguintes itens:
- custos diretos (por disciplina do projeto);
- custos indiretos;
- provisões para inflação e margem de aumento de custos (cost growth allowance);
- contingência.
Nesse item deve ser apresentada a curva de desembolso financeiro anual da estimativa de
Capex do projeto (ou mensal, caso o projeto tenha um curto prazo de execução).
•
Item 13.5 – Contingência
Nesse item deve ser demonstrada a contingência incluída na estimativa de Capex do
projeto, em conformidade com o grau de imprecisão previsto para a fase FEL 1 (-30% /
+40%).
3.14
Capítulo 14 – Estimativa de Opex
Aplicável somente a projetos que alterem significativamente o Opex da Samarco.
Esse capítulo relata o desenvolvimento da estimativa de Opex do projeto.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 43
A instrução técnica para orçamentação de custo operacional (Opex) é apresentada no
ANEXO 7 que acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 14.1 – Premissas da estimativa;
Item 14.2 – Estrutura da estimativa;
Item 14.3 – Estimativa de Opex.
•
Item 14.1 – Premissas da estimativa
Nesse item devem ser apresentadas as bases utilizadas para o desenvolvimento da
estimativa de Opex, com relação a:
- bases de estimativas;
- dados macroeconômicos (câmbio, data base e expectativa de inflação);
- definição dos custos (custo cash, custo líquido, custo bruto);
- fontes de informação (benchmark, orçamento, estudos macroeconômicos etc.).
•
Item 14.2 – Estrutura da estimativa
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Opex decomposta nos seguintes itens:
- custos fixos de operação – mão-de-obra, overhead, outros custos fixos;
- custos variáveis de operação – consumíveis de operação e manutenção, químicos
e reagentes, energia e água, combustíveis e derivados de petróleo, transporte de
produtos e seguros, sobressalentes e equipamentos de manutenção;
- outros custos.
•
Item 14.3 – Estimativa de Opex
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Opex, considerando os impactos
esperados com a entrada em operação do projeto no custo operacional da empresa.
Essa apresentação deve comparar o Opex com e sem o projeto, decomposto em custos
fixos de operação, custos variáveis e outros.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 44
3.15
Capítulo 15 – Aspectos jurídicos
Para a avaliação dos aspectos jurídicos do projeto, é necessário envolver a Gerência Geral
Jurídica.
O produto desse capítulo é o tratamento dos aspectos legais, contratuais e regulatórios, a
seguir detalhado:
•
Item 15.1 – Aspectos legais, contratuais e regulatórios
Nesse item devem ser analisados e discutidos os seguintes pontos:
- aspectos relativos à legislação federal, estadual e municipal que impactam a
implantação do projeto;
- autorizações e licenças necessárias ao projeto;
- direitos de propriedade;
- legalidade de passagem em faixas de servidão;
- obrigações legais da Samarco e requisitos regulatórios.
3.16
Capítulo 16 – Avaliação do investimento
Aplicável somente a projetos com motivação financeira (capital direto).
Esse capítulo detalha os resultados da avaliação econômico-financeira do projeto,
demonstrando a geração de valor à Samarco e a análise da sensibilidade do projeto em
relação aos principais drivers de valor.
A instrução técnica para estudo de viabilidade econômico-financeira de projetos é
apresentada no ANEXO 8 que acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 16.1 – Método de avaliação;
Item 16.2 – Resultados da avaliação;
Item 16.3 – Análise de sensibilidade;
Item 16.4 – Tributação;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 45
Item 16.5 – Avaliação do investimento na fase FEL 2;
Item 16.6 – Anexos.
•
Item 16.1 – Método de avaliação
Nesse item devem ser descritas a metodologia aplicada, bem como a taxa de desconto, as
premissas macroeconômicas e as referências de custos utilizadas na avaliação do projeto.
•
Item 16.2 – Resultados da avaliação
Nesse item devem ser apresentados os principais indicadores financeiros do projeto (Valor
Presente Líquido – VPL, Taxa Interna de Retorno – TIR, payback e Capital Efficiency Index
– CEI) e explicitados os principais drivers do VPL (receita, custo, capital empregado e
impostos).
•
Item 16.3 – Análise de sensibilidade
Aplicável somente a projetos com estimativa de Capex superior a USD 10 MM.
Nesse item devem ser incluídas as premissas de variação dos principais drivers de valor do
projeto e a sensibilidade do resultado frente a essas variações.
A demonstração da sensibilidade é feita por meio dos gráficos Tornado, Spider e de
distribuição probabilística.
•
Item 16.4 – Tributação
Nesse item devem ser sumarizadas as premissas tributárias, a relação dos impostos
aplicáveis no momento de desembolso do capital e operação, bem como os benefícios
fiscais do projeto.
•
Item 16.5 – Avaliação do investimento na fase FEL 2
Nesse item devem ser descritos o método, os recursos necessários, as atividades e os
prazos para a avaliação do investimento em FEL 2.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 46
•
Item 16.6 – Anexos
Nesse item deve ser anexado o modelo de avaliação econômica, ou seja, os fluxos de caixa
detalhados do projeto para os casos As Is, To Be e o fluxo de caixa diferencial.
3.17
Capítulo 17 – Governança do projeto
Esse capítulo apresenta um sumário do desenvolvimento da fase FEL 1 do projeto,
indicando a maturidade atingida.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 17.1 – Conformidade dos estudos;
Item 17.2 – Custos de planejamento;
Item 17.3 – Avaliações do projeto;
Item 17.4 – Suporte especializado.
•
Item 17.1 – Confomidade dos estudos
Nesse item deve ser apresentada a declaração do gestor do projeto legitimando o
desenvolvimento da fase FEL 1 em conformidade com a metodologia de gestão de projetos
da Samarco. Eventuais pendências, atividades não realizadas e entregas adicionais devem
ser igualmente declaradas e justificadas.
•
Item 17.2 – Custos de planejamento
Nesse item deve ser apresentada a comparação entre os custos de planejamento orçados,
incorridos e compromissados até o momento (FEL 1), bem como os custos previstos para as
fases FEL 2 e FEL 3. Esses custos devem ser estratificados em seus principais elementos
de decomposição.
•
Item 17.3 – Avaliações do projeto
Nesse item deve ser apresentado o planejamento das avaliações a serem realizadas até a
aprovação da fase FEL 3.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 47
•
Item 17.4 – Suporte especializado
Nesse item deve ser apresentada a relação das organizações externas contratadas e/ou
consultadas durante as fases de planejamento do projeto, incluindo seus papéis,
responsabilidades e contribuições.
Devem ser incluídas nessa relação empresas projetistas, consultorias, instituições
acadêmicas, gerenciadoras, entre outras.
3.18
Capítulo 18 – Plano de trabalho
O produto desse capítulo é o plano de trabalho para a fase FEL 2, a seguir detalhado.
•
Item 18.1 – Plano de trabalho para fase FEL 2
Nesse item devem ser incluídas as atividades, os prazos e as responsabilidades referentes
à fase FEL 2 do projeto, levando em conta os papéis de todas as áreas envolvidas.
Esse plano deve contemplar os seguintes itens:
- principais desafios do projeto para a fase FEL 2;
- estimativas de custo das atividades de FEL 2 e detalhamento da verba de
planejamento para a fase (custos de engenharia conceitual e/ou consultoria
especializada devem ter como base propostas de fornecedores);
- cronograma das atividades de FEL 2;
- recursos a serem empregados;
- abordagens especiais do projeto (negociações, contratações etc.);
- recursos externos adicionais;
- suporte e recursos corporativos necessários;
- procedimentos e sistemas a serem aplicados;
- comunicação, interfaces e envolvimentos externos.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 48
4. FEL 2 – FASE DE ESTUDO E SELEÇÃO DE ALTERNATIVAS
O início formal da fase FEL 2 ocorre com a aprovação de FEL 1 e o seu término ocorre com
a aprovação para prosseguimento do projeto para a fase FEL 3 (Portão 2).
É nessa fase que se avalia em profundidade alternativas tecnológicas e/ou de processo para
a implantação do projeto, de forma a se obter, ao seu final, a recomendação com a melhor
alternativa para se atingir os objetivos pretendidos. A estimativa de Capex dessa fase deve
garantir o atendimento aos limites estabelecidos para a fase FEL 2 apresentados no quadro
da FIG. 5 (- 25% / + 25%).
De acordo com referências de mercado, o valor investido na fase FEL 2 representa um
percentual em torno de 1,5% do investimento total do projeto, o que torna possível, portanto,
influenciar o seu resultado final, a um custo relativamente baixo, através da seleção da
melhor alternativa (tecnologia e/ou processo) e escopo de trabalho mais adequado.
A FIG. 13 demonstra o fluxograma estabelecido para o desenvolvimento da fase FEL 2.
ÁREA
FIGURA 13: Fluxograma da fase FEL 2
Os estudos e resultados obtidos na fase FEL 2 de projetos tipo C devem ser apresentados
em um relatório, seguindo a seguinte estrutura:
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Realiza o planejamen
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 49
Capítulos
Produtos
1- Sumário executivo
1.1- Descrição do projeto
1.2- Variações em relação à fase anterior
1.3- Escopo
1.4- KPI’s e benchmark
2- Estratégia
2.1- Aderência à estratégia
2.2- Análise de preço e margem 1
2.3- Análise de cenários 1
3- Mercado 2
3.1- Análise de mercado
4- Riscos
4.1- Avaliação de riscos
4.2- Registro de riscos
4.3- Gestão de riscos
5- Aspectos minerais 3
5.1- Mineração e processo metalúrgico
6- Engenharia
6.1- Infraestrutura
6.2- Processo 4
6.3- Engenharia
6.4- VIP
7- Recursos Humanos 5
7.1- Análise de RH
7.2- Treinamento
8- Plano de Execução do Projeto
8.1- Objetivos do projeto
8.2- Escopo
8.3- EAP
8.4- Organização do projeto
8.5- SSMAC
8.6- Planejamento e cronograma
8.7- Indicadores de desempenho
8.8- Engenharia
8.9- Estratégia de contratação e gestão de
suprimentos
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 50
8.10- Gestão da construção
8.11- Pré-comissionamento e comissionamento
8.12- Ramp up e hand over
8.13- Plano de gestão da qualidade
8.14- Gestão de seguros
9- Gestão de operação 6
9.1- Filosofia de operação
9.2- Organização
9.3- Operação e manutenção
9.4- Transporte e logística
9.5- Administração
9.6- Outros aspectos operacionais
10- Gestão das informações
10.1- Gestão documental
10.2- Lições aprendidas
11- Saúde, segurança, meio ambiente e
comunidade
11.1- Gestão de SSMAC
11.2- Licenciamento ambiental
11.3- Avaliação de riscos de saúde e segurança
11.4- Avaliação de riscos de meio ambiente e
comunidade
11.5- Exigências legais e/ou contratuais
12- Stakeholders
12.1- Matriz de comunicação
13- Estimativa de Capex
13.1- Premissas da estimativa de Capex
13.2- EAP / Estrutura da estimativa de Capex
13.3- Estimativas de Capex
13.4- Contingência
14- Estimativa de Opex 7
14.1- Premissas da estimativa
14.2- Estrutura da estimativa
14.3- Estimativa de Opex
15- Aspectos jurídicos
15.1- Aspectos legais, contratuais e regulatórios
16- Avaliação do investimento 8
16.1 – Método de avaliação
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 51
16.2 – Avaliação da alternativa recomendada para
o projeto
16.3 – Avaliação das demais alternativas avaliadas
para o projeto
16.4 – Tributação
16.5 – Variações em relação à fase anterior
16.6 – Estratégia de financiamento
16.7 – Anexos
17- Governança do projeto
17.1- Conformidade dos estudos
17.2- Custos de planejamento
17.3- Avaliações do projeto
17.4- Suporte especializado
18- Plano de trabalho
18.1- Plano de trabalho para a fase FEL 3
________________
1
Item aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou substituição de
insumos.
2
Capítulo aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc), desenvolvimento
de novos produtos ou substituição de insumos que gere impacto significativo na empresa.
3
Capítulo aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou alteração da
configuração da reserva da Samarco.
4
5
Item aplicável somente a projetos que envolvam modificações no processo produtivo da Samarco.
Capítulo aplicável somente a projetos que, para a sua operação, demandem necessidade de novas contratações ou
desenvolvimento de novas competências, bem como alterem requisitos da política de recursos humanos da empresa (regime
de trabalho, critérios de remuneração, periculosidade, relação com empregados).
6
Capítulo aplicável somente a projetos a serem implantados fora dos sites da Samarco ou que tenham características
operacionais diferentes das existentes.
7
8
Capítulo aplicável somente a projetos que alterem significativamente o Opex da Samarco.
Capítulo aplicável somente a projetos com motivação financeira (capital direto).
A identificação do projeto no relatório deve ser feita no rodapé das páginas e da seguinte
forma:
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 52
(Nome do projeto)
Gestor: (nome)
xxxx FEL2 Rx
Data: dd / mm / aa
Página: xx de xx
Número do Número da
TAP
revisão do
relatório
Para os anexos ao relatório, a identificação “xxxx FEL 2 Rx” deve ser substituída por
“xxxx FEL 2 Rx ANX x”.
Número da Número do
revisão do
anexo
relatório
Número do
TAP
Os capítulos e seus produtos contidos no relatório FEL 2 de projetos tipo C estão detalhados
a seguir.
4.1
Capítulo 1 – Sumário executivo
Esse capítulo apresenta, de forma gerencial, as informações do projeto tais como escopo,
prazos, Capex, resultados econômico-financeiros e indicadores de desempenho.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 1.1 – Descrição do projeto;
Item 1.2 – Variações em relação à fase anterior;
Item 1.3 – Escopo;
Item 1.4 – KPI’s e benchmark.
•
Item 1.1 – Descrição do projeto
Nesse item deve ser descrita a oportunidade e/ou justificativa do investimento, destacando
os objetivos, os ganhos e um sumário das principais informações do projeto (orçamento,
prazo de implantação, capacidades etc.).
Projetos de capital direto devem apresentar os benefícios econômicos e os investimentos
correntes devem descrever a forma pela qual buscam reduzir algum risco da empresa.
Também deve ser apresentado um resumo das alternativas avaliadas nessa fase,
justificando a alternativa recomendada para o projeto, considerando os riscos associados.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 53
Caso o projeto tenha sinergia ou concorrência com outro(s) projeto(s) na empresa,
eventuais ganhos, interferências, pontos de atenção e demais aspectos relevantes
decorrentes dessa interface devem ser detalhados e considerados em seu desenvolvimento.
•
Item 1.2 – Variações em relação à fase anterior
Nesse item devem ser descritas, em linhas gerais, as principais alterações dessa fase em
relação a FEL 1, no que tange a escopo, custo, prazo, produtos, resultados, premissas e
restrições.
•
Item 1.3 – Escopo
Nesse item deve ser apresentado o escopo da alternativa recomendada para o projeto,
incluindo, sem a eles se limitar:
- lay out – demonstração dos principais processos e equipamentos;
- localização – site ou localização geográfica, em caso de projetos externos;
- produtos – descrição das entregas do projeto;
- premissas – aspectos assumidos como verdadeiros para o projeto;
- restrições – aspectos que limitam a execução do projeto (espaço, prazo, recursos,
regulamentação, suprimentos etc.);
- exclusões do escopo – itens relevantes que não compõem o escopo do projeto.
•
Item 1.4 – KPI’s e benchmark
Nesse item devem ser apresentados os indicadores de desempenho da execução da
alternativa recomendada para o projeto, incluindo, no mínimo, aqueles relacionados a custo,
prazo e segurança. Indicadores de custo e prazo devem considerar os resultados esperado,
otimista e pessimista, obtidos por meio de range analysis.
Devem ser relacionados, se aplicáveis, os indicadores de operação do projeto.
Quando possível, devem ser apresentadas considerações e/ou comparações com outros
projetos e/ou plantas da Samarco ou de outras empresas.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 54
4.2
Capítulo 2 – Estratégia
Esse capítulo descreve a análise da oportunidade de investimento e a forma pela qual o
projeto atende aos objetivos estratégicos da Samarco. A avaliação deve estar alinhada às
premissas do plano de negócio da Samarco.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 2.1 – Aderência à estratégia;
Item 2.2 – Análise de preço e margem;
Item 2.3 – Análise de cenários.
•
Item 2.1 – Aderência à estratégia
Nesse item deve ser descrito como o projeto atende aos objetivos estratégicos da Samarco,
ou seja, devem ser detalhadas as justificativas para a implantação do projeto e como ele
explora as oportunidades identificadas no planejamento estratégico da empresa.
•
Item 2.2 – Análise de preço e margem
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou
substituição de insumos.
Nesse item devem ser avaliados, quando aplicáveis, os seguintes aspectos:
- principais drivers de oferta e demanda – índices que definem a oferta e a demanda
no mercado, tais como consumo de aço, aumento do PIB, crescimento mundial, taxa
de câmbio etc.;
- estruturas da indústria – principais concorrentes, aspectos regulatórios, logística,
funcionamento do mercado etc.;
- diversidade de fornecedores e clientes – caracterização dos principais fornecedores
e clientes;
- curva de custo da indústria – posicionamento do projeto em relação aos demais
players da indústria em termos de custo;
- premissas de preço – principais preços de insumos e de vendas de produtos ao
longo do tempo;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 55
- margens históricas e futuras – histórico das margens registradas e margens
projetadas no tempo de vida do projeto.
O impacto dessa análise, quando houver, deve ser informado e justificado na alternativa
recomendada para o projeto.
•
Item 2.3 – Análise de cenários
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou
substituição de insumos.
Nesse item deve ser apresentado o processo de desenvolvimento de cenários utilizado, ou
seja, quais os potenciais cenários avaliados e os respectivos impactos para o projeto.
O impacto dessa análise, quando houver, deve ser informado e justificado na alternativa
recomendada para o projeto.
4.3
Capítulo 3 – Mercado
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc),
desenvolvimento de novos produtos ou substituição de insumos que gere impacto significativo na
empresa.
Esse capítulo descreve a avaliação da capacidade do mercado de absorver o aumento de
produção gerado ou a capacidade de fornecimento da cadeia de abastecimento. Essa
avaliação deve estar alinhada às premissas do plano de negócio da Samarco.
O produto desse capítulo é Análise de Mercado, a seguir detalhado:
•
Item 3.1 – Análise de mercado
Nesse item deve ser incluída a análise dos seguintes aspectos relacionados a mercado:
- especificação do padrão a ser atingido pelo produto ou insumo;
- previsões de oferta e demanda (curto, médio e longo prazos), destacando as
premissas consideradas para demanda ou consumo;
- previsões de receita com base nas previsões de preço, start up do projeto e mix do
produto;
- premissas para embarque, estocagem e distribuição da produção adicional.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 56
O impacto dessa análise, quando houver, deve ser informado e justificado na alternativa
recomendada para o projeto.
4.4
Capítulo 4 – Riscos
Deve ser utilizada a metodologia ERM (Enterprise Risk Management), conforme praticado
corporativamente na empresa, a qual consiste em:
- identificação e avaliação dos riscos e controles existentes (considerando potencial
de ocorrência e severidade);
- definição da estratégia de resposta ao risco e ações de tratamento;
- controle, comunicação e monitoramento de todo o processo.
Esse capítulo apresenta as atividades de gestão de riscos direcionadas para:
- propiciar uma avaliação comparativa dos riscos associados a cada alternativa do
projeto, destacando os maiores riscos comuns a todas elas e os específicos de cada
alternativa;
- determinar ações para controlar riscos, buscando agregar valor ao projeto;
- contribuir para o processo de decisão da melhor alternativa para o projeto;
- preparar as atividades de gestão de riscos para a fase FEL 3.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 4.1 – Avaliação de riscos;
Item 4.2 – Registro de riscos;
Item 4.3 – Gestão de riscos.
•
Item 4.1 – Avaliação de riscos
Nesse item deve ser detalhada a avaliação de riscos estratégicos do projeto. Esse processo
consiste em avaliar os riscos identificados em FEL 1 e os novos riscos surgidos com o
estudo de alternativas em FEL 2. A Gerência de Riscos e Controles Internos deve ser
envolvida nessa avaliação.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 57
Devem ser descritos, de forma geral, os maiores riscos comuns a todas as alternativas,
assim como os riscos específicos de cada uma delas. Essa avaliação deve contribuir para a
definição da alternativa recomendada para o projeto.
Caso haja ações de tratamento dos riscos que causam algum impacto nas estimativas de
Capex ou Opex, as ações e seus valores associados devem ser apresentados.
A instrução técnica para gestão de riscos de projetos é apresentada no ANEXO 9 que
acompanha este manual.
•
Item 4.2 – Registro de riscos
Nesse item deve ser apresentado o produto da avaliação de riscos estratégicos do projeto
em FEL 2, ou seja, o registro contendo os riscos comuns a todas as alternativas, assim
como os riscos específicos de cada uma delas. O registro deve incluir, além da descrição
dos riscos, as causas, consequências, controles existentes, nível do risco (potencial de
ocorrência x severidade), resposta ao risco (mitigar, eliminar, transferir, aceitar) e ações de
tratamento (o que, quem e quando).
•
Item 4.3 – Gestão de riscos
Nesse item deve ser descrito o processo de gestão de riscos a ser aplicado na fase FEL 3,
incluindo metodologias, acompanhamento das ações e coordenação das atividades de
gestão de riscos (atividades de reavaliação, controle, comunicação e monitoramento).
4.5
Capítulo 5 – Aspectos minerais
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou que
alterem a configuração de reserva da Samarco.
Nesse capítulo é caracterizada a capacidade e especificação da reserva.
O produto desse capítulo é mineração e processo metalúrgico, a seguir detalhado.
•
Item 5.1 – Mineração e processo metalúrgico
Nesse item devem ser desenvolvidos, para todas as alternativas do projeto, os aspectos
relacionados a:
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Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 58
- geologia e recursos minerais: descrição dos padrões utilizados, geologia da região,
histórico de exploração, método de obtenção de dados, avaliação da estimativa de
recursos,
caracterização
ambiental
e
metalúrgica,
hidrogeologia,
avaliação
geotécnica, riscos associados. Para a alternativa recomendada, devem ser
apresentadas as considerações para a fase FEL 3. Também deve ser apresentada
uma declaração de reservas assinada por um CP (Competent Person);
- mina: discussão dos aspectos relacionados ao projeto da cava, plano de lavra e
operação da mina (padrões e critérios utilizados, dados de reserva, custos e riscos
associados).
4.6
Capítulo 6 – Engenharia
Esse capítulo descreve os aspectos relacionados à engenharia conceitual de todas as
alternativas analisadas nessa fase.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 6.1 – Infraestrutura;
Item 6.2 – Processo;
Item 6.3 – Engenharia;
Item 6.4 – VIP.
•
Item 6.1 – Infraestrutura
Nesse item deve ser apresentada a avaliação das facilidades internas e externas requeridas
para suportar a execução e operação das alternativas do projeto. Devem ser avaliados:
- plano diretor do canteiro de obras (facilidades temporárias requeridas durante a
construção, tais como energia, água, escritórios, acomodações);
- utilidades para a operação: energia, combustível, água, entre outras;
- disposição e drenagem: resíduos, rejeitos, esgoto, pluvial;
- edifícios administrativos;
- acessos;
- comunicação: requisitos de TI e telecomunicações;
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 59
- outros: segurança patrimonial, proteção a sinistros, entre outros aspectos.
•
Item 6.2 – Processo
Aplicável somente a projetos que envolvam modificações no processo produtivo da Samarco.
Nesse item devem ser descritos os padrões utilizados, características do minério, realização
de testes, fluxo de processo, facilidades de processo, pesquisas metalúrgicas e de
engenharia e riscos associados.
Devem ser detalhados, no mínimo, para cada alternativa analisada:
- rotas de processo;
- balanço de água, de massa e de energia;
- taxas de alimentação;
- especificações de qualidade do produto;
- padrões de engenharia de processo;
- premissas de disponibilidade, produtividade e utilização de planta e equipamentos.
Uma análise comparativa das alternativas, incluindo dados de ensaios técnicos, deve
contribuir para a definição da alternativa recomendada para o projeto.
•
Item 6.3 – Engenharia
A engenharia conceitual desenvolvida para as alternativas do projeto fundamenta a
estimativa de Capex e o cronograma de cada uma delas, contribuindo para a definição da
alternativa recomendada para o projeto.
Nesse item deve ser apresentada a engenharia conceitual realizada em FEL 2 para todas as
alternativas do projeto, considerando a avaliação dos seguintes aspectos:
- bases e especificações técnicas consideradas para o desenvolvimento da
engenharia durante a fase FEL 2. Estas relacionam-se a:
. condições locais relevantes (topografia e clima);
. operabilidade, confiabilidade e manutenabilidade das facilidades;
. requisitos de segurança e saúde ocupacional;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 60
. restrições ambientais;
. padrões de engenharia Samarco (processo, mecânica, civil, estrutural,
elétrica, automação, instrumentação etc.);
. condições externas que reflitam restrições de suprimentos ou logística;
. interferências com plantas existentes;
. informações do plano diretor dos sites da empresa;
. fatores de projeto;
. necessidade de ampliação ou criação de infraestrutura / sistemas de TI e
telecomunicações;
- estudos de alternativas de locação para facilidades de processo, infraestrutura,
áreas de disposição de resíduos, rejeitos e bota-fora;
- entregas da engenharia conceitual – layouts, arranjos gerais, movimentações de
terra, diagramas, fluxos de processo, especificações de desempenho, lista de
equipamentos
(para
execução
e/ou
operação),
planilhas
de
quantitativos,
especificações preliminares dos principais equipamentos.
De acordo com as características do projeto e especificidades da engenharia, deve ser
analisada a necessidade de aplicação da técnica Hazop (Hazard and Operability) para
avaliar a operabilidade do projeto em FEL 3, com base na engenharia básica.
A instrução técnica para desenvolvimento da engenharia conceitual é apresentada no
ANEXO 10 que acompanha este manual.
•
Item 6.4 – VIP
Na fase FEL 2 são realizadas práticas de melhoria de valor (VIP’s) conforme definido em
FEL 1.
Nesse item devem ser detalhados e quantificados os resultados obtidos com as VIP’s
realizadas nessa fase, assim como o planejamento para as demais VIP’s na fase FEL 3.
A instrução técnica para realização de práticas de melhoria de valor (VIP’s) é apresentada
no ANEXO 11 que acompanha este manual.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
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No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 61
4.7
Capítulo 7 – Recursos Humanos
Aplicável somente a projetos que, para a sua operação, demandem necessidade de novas contratações
ou desenvolvimento de novas competências, bem como alterem requisitos da política de recursos
humanos da empresa (regime de trabalho, critérios de remuneração, periculosidade, relação com
empregados).
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 7.1 – Análise de RH;
Item 7.2 – Treinamento.
•
Item 7.1 – Análise de RH
Nesse item deve ser apresentada a análise dos impactos do projeto em recursos humanos,
contendo:
- capacidade da organização – análise das competências requeridas para a
operação do projeto e a disponibilidade na empresa;
- impacto do projeto nas operações existentes;
- modelo organizacional requerido pelo projeto – estrutura, mão-de-obra (quantidade
por disciplina), bases e arranjos de transferências internas, dentre outros aspectos;
- plano preliminar de recrutamento e seleção.
•
Item 7.2 – Treinamento
Nesse item deve ser descrito o plano inicial de treinamentos para novas contratações e/ou
desenvolvimento das novas competências requeridas pelo projeto.
4.8
Capítulo 8 – Plano de Execução do Projeto
O Plano de Execução do Projeto (PEP) apresenta, de forma resumida, todo o planejamento
do projeto e, também, as instruções e ações que devem ser efetivadas durante a sua
execução, em conformidade com as metas assumidas – escopo, prazo, custo, qualidade,
indicadores de desempenho, dentre outros.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 8.1 – Objetivos do projeto;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 62
Item 8.2 – Escopo;
Item 8.3 – EAP;
Item 8.4 – Organização do projeto;
Item 8.5 – SSMAC;
Item 8.6 – Planejamento e cronograma;
Item 8.7 – Indicadores de desempenho;
Item 8.8 – Engenharia;
Item 8.9 – Estratégia de contratação e gestão de suprimentos;
Item 8.10 – Gestão da construção;
Item 8.11 – Pré-comissionamento e comissionamento;
Item 8.12 – Ramp up e hand over;
Item 8.13 – Plano de gestão da qualidade;
Item 8.14 – Gestão de seguros.
•
Item 8.1 – Objetivos do projeto
Nesse item devem ser sumarizados os objetivos do projeto.
•
Item 8.2 – Escopo
Nesse item devem ser descritos o escopo, incluindo restrições e exclusões, e as premissas
da alternativa recomendada para o projeto.
Deve ser apresentado o procedimento preliminar de gestão de mudanças, a ser utilizado
para controle do escopo, Capex e cronograma durante a fase de execução.
A instrução técnica para gestão de mudanças de escopo é apresentada no ANEXO 12 que
acompanha este manual.
•
Item 8.3 – EAP
Nesse item deve ser apresentada a EAP da alternativa recomendada para o projeto, com a
descrição dos níveis.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 63
A elaboração da EAP é descrita na instrução técnica para planejamento e controle do
cronograma, apresentada no ANEXO 3 que acompanha este manual.
•
Item 8.4 – Organização do projeto
Nesse item deve ser apresentado o organograma para a execução da alternativa
recomendada para o projeto, papéis e responsabilidades dos membros-chave da equipe,
considerando profissionais da Samarco, gerenciadora e especialistas.
•
Item 8.5 – SSMAC
Nesse item devem ser identificadas as principais questões de saúde, segurança, meio
ambiente e comunidade, que necessitarão ser gerenciadas na fase de execução.
O conteúdo desse item deve estar alinhado aos procedimentos corporativos da Samarco.
Deve conter, ainda, uma descrição do processo de licenciamento ambiental (o detalhamento
deve ser apresentado no Capítulo 11 – Saúde, segurança, meio ambiente e comunidade –
do relatório).
•
Item 8.6 – Planejamento e cronograma
Nesse item devem ser apresentados o planejamento e o cronograma do projeto, incluindo:
- premissas (produtividade, escala de trabalho etc.) para desenvolvimento do
cronograma;
- principais marcos do projeto – mechanical completion (conclusão de testes sem
carga), project completion (entrega formal para a operação), dentre outros;
- caminhos críticos e quase críticos;
- alocação de recursos;
- descrição dos tie ins;
- histogramas dos principais recursos;
- premissas e resultados do estudo de range analysis;
- curvas S (mais cedo e mais tarde);
- software de planejamento a ser adotado.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 64
O planejamento deve indicar, quando necessário, o plano de contratação de serviços ou
aquisição de equipamentos previamente à aprovação da fase FEL 3 do projeto (Portão 3).
As instruções técnicas para desenvolvimento do planejamento e controle do cronograma e
realização do range analysis de cronograma são apresentadas, respectivamente, nos
ANEXOS 3 e 13 que acompanham este manual.
•
Item 8.7 – Indicadores de desempenho
Nesse item devem ser apresentados os indicadores de desempenho da execução do
projeto. Devem ser previstos indicadores relacionados a custo, aderência ao cronograma,
segurança, meio ambiente, conformidade em auditorias e inspeções, dentre outros.
•
Item 8.8 – Engenharia
Nesse item deve ser descrito, de forma preliminar, o planejamento da engenharia detalhada,
considerando:
- necessidade de especialistas;
- fluxo de recebimento, verificação, aprovação e distribuição de documentos de
engenharia;
- ferramentas;
- necessidades de modelamento;
- aplicação de novas tecnologias;
- padrões a serem adotados;
- processo de elaboração de as built.
•
Item 8.9 – Estratégia de contratação e gestão de suprimentos
Nesse item devem ser descritas as estratégias de contratação dos principais bens e
serviços para o projeto (modalidade, responsabilidades, riscos envolvidos etc.), assim como
o plano de suprimentos alinhado a essas estratégias. Devem ser apresentadas as
alternativas de suprimentos analisadas, explicando a escolha da melhor estratégia.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 65
Deve-se, ainda, identificar os fornecedores potenciais para os principais equipamentos e
fornecimentos
prioritários. Deve ser avaliada a necessidade de contratação de
gerenciamento para a execução do projeto e apresentado o planejamento dessa
contratação.
Além disso, deve-se avaliar a disponibilidade de área e logística de almoxarifado para o
projeto (armazenamento, conservação e movimentação).
As práticas descritas nesse item devem estar alinhadas ao manual e aos procedimentos da
Gerência Geral de Suprimentos de Projetos.
•
Item 8.10 – Gestão da construção
Nesse item devem ser descritos a metodologia e os procedimentos a serem adotados
durante a execução, o que abrange:
- papéis e responsabilidades;
- gestão de logística (movimentação interna, áreas de manobra, pré-montagem etc.);
- instalações e serviços temporários (central de concreto, limpeza de escritórios,
restaurantes, instalações sanitárias etc.);
- segurança patrimonial e acesso;
- gestão das interfaces com a produção;
- requisitos de mão de obra e relações sindicais;
- questões específicas de construção.
•
Item 8.11 – Pré-comissionamento e comissionamento
Nesse item devem ser apresentados, de forma geral, a metodologia e o planejamento do
pré-comissionamento e comissionamento, caso aplicáveis, incluindo os requisitos advindos
de novas tecnologias, necessidades de utilidades, paradas, tie ins, participação das equipes
de operação e manutenção, dentre outros.
A instrução técnica para pré-comissionamento e comissionamento é apresentada no
ANEXO 4 que acompanha este manual.
•
Item 8.12 – Ramp up e hand over
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 66
Nesse item devem ser preliminarmente apresentadas as responsabilidades dos membros do
projeto de operação e manutenção durante as etapas de ramp up (etapa entre o início da
operação e o alcance da capacidade nominal), caso aplicável, e hand over (entrega ao
cliente). Devem ser definidas as entregas que caracterizarão o hand over e início de ramp
up.
•
Item 8.13 – Plano de gestão da qualidade
Nesse item deve ser apresentada uma abordagem preliminar de como será realizado o
processo de garantia e controle da qualidade na execução do projeto.
•
Item 8.14 – Gestão de seguros
Nesse item devem ser descritos, de forma preliminar, os seguros necessários para a
implantação do projeto, bem como o seu impacto dos mesmos na estimativa do Capex.
A Gerência de Finanças deve ser envolvida nessa avaliação e descrição do plano.
A instrução técnica para gestão de seguros de projetos é apresentada no ANEXO 14 que
acompanha este manual.
4.9
Capítulo 9 – Gestão de operação
Aplicável somente a projetos a serem implantados fora dos sites da Samarco ou que tenham
características operacionais diferentes das existentes.
Esse capítulo demonstra a capacidade da empresa de implantar, comissionar e operar as
facilidades e a infraestrutura propostas.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 9.1 – Filosofia de operação;
Item 9.2 – Organização;
Item 9.3 – Operação e manutenção;
Item 9.4 – Transporte e logística;
Item 9.5 – Administração;
Item 9.6 – Outros aspectos operacionais;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 67
•
Item 9.1 – Filosofia de operação
Nesse item deve ser descrita a filosofia da nova operação, incluindo políticas, princípios,
atividades, terceirizações, escalas de trabalho, entre outros aspectos.
•
Item 9.2 – Organização
Nesse item deve ser apresentada a estrutura para a nova operação, indicando
responsabilidades e autoridades sobre aspectos operacionais.
•
Item 9.3 – Operação e manutenção
Nesse item devem ser descritos os requisitos de operação e manutenção da nova planta.
•
Item 9.4 – Transporte e logística
Nesse item deve ser incluída a previsão de requisitos de transporte e logística para a
operação da nova planta.
•
Item 9.5 – Administração
Nesse item deve ser estabelecida a nova administração funcional ou o efeito do projeto na
administração da unidade e seus custos adicionais.
•
Item 9.6 – Outros aspectos operacionais
Nesse item deve ser descrito o sumário dos aspectos operacionais da nova instalação
relacionados a marketing, SSMAC, RH, TI e telecomunicações, bem como seus respectivos
planos de desenvolvimento.
4.10
Capítulo 10 – Gestão das informações
Esse capítulo discute o processo de captura, armazenamento, controle e distribuição de
dados, informações e conhecimento durante toda a implantação do projeto.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 68
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 10.1 – Gestão documental;
Item 10.2 – Lições aprendidas.
•
Item 10.1 – Gestão documental
Nesse item deve ser descrita a gestão dos documentos do projeto (recebimento,
arquivamento e distribuição), incluindo o controle das revisões e as built.
•
Item 10.2 – Lições aprendidas
Nesse item devem ser descritas quais lições aprendidas foram capturadas de outros
projetos e como elas foram consideradas, bem como as capturadas nas fases FEL 1 e FEL
2.
A instrução técnica para captura e registro de lições aprendidas é apresentada no ANEXO 5
que acompanha este manual.
4.11
Capítulo 11 – Saúde, segurança, meio ambiente e comunidade
Esse capítulo abrange os estudos relacionados a SSMAC, incluindo análises para o projeto,
impactos, requisitos regulatórios e processos de avaliação utilizados.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 11.1 – Gestão de SSMAC;
Item 11.2 – Licenciamento ambiental;
Item 11.3 – Avaliação de riscos de saúde e segurança;
Item 11.4 – Avaliação de riscos de meio ambiente e comunidade;
Item 11.5 – Exigências legais e avaliação de impactos socioambientais.
•
Item 11.1 – Gestão de SSMAC
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 69
Nesse item deve ser declarado se os aspectos de SSMAC para a alternativa recomendada
para o projeto se enquadram nos padrões da Samarco ou se há a necessidade de novos
padrões. Caso necessário, deve ser apresentado um plano, contendo:
- prazos e recursos requeridos para o desenvolvimento do sistema de gestão de
SSMAC;
- critérios e planos de gestão e monitoramento de emissões e de resíduos;
- normas, procedimentos e metas para a gestão de riscos específicos de saúde e
segurança;
- endereçamento de questões relacionadas a stakeholders;
- oportunidades do projeto em relação à entrega de benefícios sustentáveis às
comunidades;
- atendimento a normas e leis aplicáveis.
•
Item 11.2 – Licenciamento ambiental
Nesse item deve ser detalhado o processo de licenciamento ambiental e o planejamento de
atendimento a condicionantes ambientais e medidas compensatórias, caso existam.
Deve-se incluir as licenças necessárias, os órgãos envolvidos, os prazos e as
responsabilidades.
•
Item 11.3 – Avaliação de riscos de saúde e segurança
Na fase FEL 2 deve ser realizada uma avaliação específica dos principais riscos de saúde e
segurança relativos à execução do projeto, propiciando uma comparação dos riscos de
todas as alternativas analisadas.
Nesse item devem ser apresentados os principais riscos identificados e avaliados, incluindo
as medidas de mitigação e suas respectivas ações de implementação e acompanhamento.
Também deve ser declarado o atendimento do projeto aos protocolos de controle de riscos
fatais, visando a execução e operação da instalação.
•
Item 11.4 – Avaliação de riscos de meio ambiente e comunidade
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 70
Na fase FEL 2 deve ser realizada uma avaliação específica dos principais riscos relativos ao
meio ambiente e à comunidade, propiciando uma comparação dos riscos de todas as
alternativas analisadas.
Nesse item devem ser apresentados os principais riscos identificados e avaliados, incluindo
as medidas de mitigação e suas respectivas ações de implementação e acompanhamento.
•
Item 11.5 – Exigências legais e/ou contratuais
Nesse item devem ser descritas as exigências legais para a implantação e a operação do
projeto, bem como o cronograma de atendimento às mesmas. Caracterizam exigências
legais ou contratuais:
- licenças ambientais (prévia, de instalação e de operação);
- outorga de captação de água;
- autorização para supressão vegetal;
- autorizações de agências regulamentadoras, tais como Aneel, Anatel, DNIT, Antaq,
ONS, ANP, entre outras;
- acordos operacionais com outras empresas privadas ou públicas.
4.12
Capítulo 12 – Stakeholders
Esse capítulo apresenta o mapeamento dos principais stakeholders do projeto, suas
necessidades de informação e a sistemática de comunicação durante toda a implantação do
projeto.
O produto desse capítulo é a matriz de comunicação, a seguir detalhado.
•
Item 12.1 – Matriz de comunicação
Nesse item deve ser incluída a matriz de comunicação, contendo:
- principais stakeholders do projeto;
- mapeamento dos interesses dos principais stakeholders do projeto;
- abordagem geral de comunicação com os principais stakeholders.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 71
4.13
Capítulo 13 – Estimativa de Capex
Esse capítulo apresenta o desenvolvimento da estimativa de Capex de todas as alternativas
analisadas para o projeto, com base na engenharia conceitual. O grau de imprecisão do
Capex estabelecido e aceito para a fase FEL 2 é (-25% / +25%).
A instrução técnica para orçamentação de capital (Capex) é apresentada no ANEXO 6 que
acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 13.1 – Premissas da estimativa de Capex;
Item 13.2 – EAP / Estrutura da estimativa de Capex;
Item 13.3 – Estimativas de Capex;
Item 13.4 – Contingência.
•
Item 13.1 – Premissas da estimativa de Capex
Nesse item devem ser apresentadas as bases utilizadas para o desenvolvimento da
estimativa de Capex com relação a:
- dados macro-econômicos (câmbio, data base, expectativa de inflação e escalation);
- abordagem de mercado (cotação, preços estimados, consultas a fornecedores etc.);
- estratégia e metodologia para cálculo da estimativa de Capex;
- premissa para alocação de owner costs;
- fontes de informação (benchmark, subcontratados, fornecedores de equipamentos
e materiais, consultores, entre outras).
•
Item 13.2 – EAP / Estrutura da estimativa de Capex
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Capex representada segundo a EAP do
projeto. Os custos referentes a owner costs e comissionamento devem ser destacados.
•
Item 13.3 – Estimativa de Capex
Nesse item devem ser apresentadas, de forma comparativa, as estimativas de Capex para
cada uma das alternativas do projeto, decompostas nos seguintes itens:
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 72
- custos diretos (por disciplina do projeto);
- custos indiretos;
- provisões para variação cambial, escalation e margem de aumento de custos (cost
growth allowance);
- contingência.
As diferenças entre as alternativas do projeto devem ser destacadas e explicadas.
Deve ser apresentada, ainda, a curva de desembolso econômico anual da estimativa de
Capex da alternativa recomendada para o projeto (ou mensal, caso tenha um curto prazo de
execução).
•
Item 13.4 – Contingência
Nesse item deve ser demonstrada a contingência incluída na estimativa de Capex do
projeto, em conformidade com o grau de imprecisão previsto para a fase FEL 2 (-25% /
+25%).
4.14
Capítulo 14 – Estimativa de Opex
Aplicável somente a projetos que alterem significativamente o Opex da Samarco.
Esse capítulo relata o desenvolvimento da estimativa de Opex de todas as alternativas
analisadas para o projeto.
A instrução técnica para orçamentação de custo operacional (Opex) é apresentada no
ANEXO 7 que acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 14.1 – Premissas da estimativa;
Item 14.2 – Estrutura da estimativa;
Item 14.3 – Estimativa de Opex.
•
Item 14.1 – Premissas da estimativa
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 73
Nesse item devem ser apresentadas as bases utilizadas para o desenvolvimento da
estimativa de Opex com relação a:
- bases de estimativas;
- dados macro-econômicos (câmbio, data base e expectativa de inflação);
- definição dos custos (custo cash, custo líquido, custo bruto);
- fontes de informação (benchmark, orçamento, estudos macro-econômicos etc.).
•
Item 14.2 – Estrutura da estimativa
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Opex decomposta nos seguintes itens:
- custos fixos de operação – mão-de-obra, overhead, outros custos fixos;
- custos variáveis de operação – consumíveis de operação e manutenção, químicos
e reagentes, energia e água, combustíveis e derivados de petróleo, transporte de
produtos e seguros, sobressalentes e equipamentos de manutenção;
- outros custos.
•
Item 14.3 – Estimativa de Opex
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Opex, considerando os impactos
esperados com a entrada em operação do projeto no custo operacional da empresa.
Essa apresentação deve comparar o Opex com e sem o projeto, decomposto em custos
fixos de operação, custos variáveis e outros.
As diferenças entre as alternativas do projeto devem ser destacadas e explicadas.
4.15
Capítulo 15 – Aspectos jurídicos
O produto desse capítulo é o tratamento dos aspectos legais, contratuais e regulatórios, a
seguir detalhado:
•
Item 15.1 – Aspectos legais, contratuais e regulatórios
Nesse item devem ser analisados e discutidos os seguintes pontos:
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 74
- aspectos relativos à legislação federal, estadual e municipal que impactam a
implantação do projeto;
- autorizações e licenças necessárias ao projeto;
- direitos de propriedade;
- legalidade de passagem em faixas de servidão;
- obrigações legais da Samarco e requisitos regulatórios;
- incidência tributária, bem como eventuais benefícios tributários (podem ser
utilizadas opiniões de especialistas para embasar essa avaliação);
- análise jurídica de contratos vinculados a marketing, vendas, grandes aquisições e
acordos;
- propriedade intelectual.
4.16
Capítulo 16 – Avaliação do investimento
Aplicável somente a projetos com motivação financeira (capital direto).
Esse capítulo detalha os resultados da avaliação econômico-financeira do projeto,
demonstrando a geração de valor à Samarco e a análise da sensibilidade do projeto em
relação aos principais drivers de valor.
A instrução técnica para estudo de viabilidade econômico-financeira de projetos é
apresentada no ANEXO 8 que acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 16.1 – Método de avaliação;
Item 16.2 – Avaliação da alternativa recomendada para o projeto;
Item 16.3 – Avaliação das demais alternativas avaliadas para o projeto;
Item 16.4 – Tributação;
Item 16.5 – Variações em relação à fase anterior;
Item 16.6 – Estratégia de financiamento;
Item 16.7 – Anexos.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 75
•
Item 16.1 – Método de avaliação
Nesse item devem ser descritas a metodologia aplicada, bem como a taxa de desconto, as
premissas macroeconômicas e as referências de custos utilizadas na avaliação do projeto.
•
Item 16.2 – Avaliação da alternativa recomendada para o projeto
Nesse item devem ser apresentados para a alternativa recomendada para o projeto:
- resultados da avaliação – principais indicadores financeiros da alternativa
recomendada (VPL, TIR, payback e CEI) e principais drivers do VPL (receita, custo,
capital empregado e impostos);
- oportunidades de investimentos incrementais – quaisquer oportunidades de
investimentos incrementais oriundas da alternativa recomendada que impliquem
antecipação de Capex, mensuradas por meio de opções reais;
- análise de sensibilidade – premissas de variação dos principais drivers de valor do
projeto e a sensibilidade do resultado da alternativa recomendada frente a essas
variações. A demonstração da sensibilidade é feita por meio dos gráficos Tornado,
Spider e de distribuição probabilística.
•
Item 16.3 – Avaliação das demais alternativas avaliadas para o projeto
Nesse item devem ser apresentados para as demais alternativas avaliadas para o
projeto:
- resultados da avaliação – principais indicadores financeiros das alternativas
avaliadas (VPL, TIR, payback e CEI) e principais drivers de VPL (receita, custo,
capital empregado e impostos);
- oportunidades de investimentos incrementais – quaisquer oportunidades de
investimentos incrementais oriundas das alternativas avaliadas que impliquem em
antecipação de Capex, mensuradas por meio de opções reais;
- análise de sensibilidade – premissas de variação dos principais drivers de valor do
projeto e a sensibilidade do resultado das alternativas avaliadas frente a essas
variações. A demonstração da sensibilidade é feita por meio dos gráficos Tornado,
Spider e de distribuição probabilística.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 76
•
Item 16.4 – Tributação
Nesse item devem ser sumarizadas, a partir da descrição do Capítulo 15 – Aspectos
jurídicos –, as premissas tributárias, a relação dos impostos aplicáveis no momento de
desembolso do capital e operação, bem como os benefícios fiscais do projeto.
•
Item 16.5 – Variações em relação à fase anterior
Nesse item devem ser demonstradas as variações dos resultados da alternativa
recomendada para o projeto, obtidos na fase FEL 2, em relação aos apresentados em FEL
1.
•
Item 16.6 – Estratégia de financiamento
Nesse item deve ser descrito, caso necessário, e com base na estrutura de capital da
Samarco, como o projeto será financiado.
•
Item 16.7 – Anexos
Nesse item deve ser anexado o modelo de avaliação econômica, ou seja, os fluxos de caixa
detalhados do projeto para os casos As Is, To Be e o fluxo de caixa diferencial.
4.17
Capítulo 17 – Governança do projeto
Esse capítulo apresenta um sumário do desenvolvimento da fase FEL 2 do projeto,
indicando a maturidade atingida.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 17.1 – Conformidade dos estudos;
Item 17.2 – Custos de planejamento;
Item 17.3 – Avaliações do projeto;
Item 17.4 – Suporte especializado.
•
Item 17.1 – Conformidade dos estudos
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 77
Nesse item deve ser apresentada a declaração do gestor do projeto legitimando o
desenvolvimento da fase FEL 2 em conformidade com a metodologia de gestão de projetos
Samarco. Eventuais pendências, atividades não realizadas e entregas adicionais devem ser
igualmente declaradas e justificadas.
•
Item 17.2 – Custos de planejamento
Nesse item deve ser apresentada a comparação entre os custos de planejamento orçados,
incorridos e compromissados até o momento (FEL 1, FEL 2 e total), bem como aqueles
previstos para a fase FEL 3. Esses custos devem ser estratificados em seus principais
elementos de decomposição.
•
Item 17.3 – Avaliações do projeto
Esse item deve se iniciar com a apresentação do estágio de atendimento às recomendações
feitas no Portão 1 pelo Comitê Interno de Aprovação de Projetos.
Em seguida, devem ser descritas as demais avaliações realizadas nas fases de
desenvolvimento do projeto, demonstrando o estágio de atendimento das recomendações.
Por fim, deve ser declarado o planejamento das avaliações a serem realizadas até a
aprovação da fase FEL 3.
•
Item 17.4 – Suporte especializado
Nesse item deve ser apresentada a relação das organizações externas contratadas e/ou
consultadas durante as fases de planejamento do projeto, incluindo seus papéis,
responsabilidades e contribuições.
Devem ser incluídas nessa relação empresas projetistas, consultorias, instituições
acadêmicas, gerenciadoras, entre outras.
4.18
Capítulo 18 – Plano de trabalho
O produto desse capítulo é o plano de trabalho para a fase FEL 3, a seguir detalhado.
•
Item 18.1 – Plano de trabalho para a fase FEL 3
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 78
Nesse item devem ser incluídas as atividades, os prazos e as responsabilidades referentes
à fase FEL 3, levando em conta os papéis de todas as áreas envolvidas.
Esse plano deve contemplar os seguintes itens:
- principais desafios do projeto para a fase FEL 3;
- estimativas de custo das atividades de FEL 3 e detalhamento da verba de
planejamento para a fase (custos de engenharia básica e/ou consultoria
especializada devem ter como base propostas de fornecedores);
- cronograma das atividades de FEL 3;
- recursos a serem empregados;
- plano de mobilização e recrutamento para a fase FEL 3;
- plano de contratações antecipadas;
- recursos externos adicionais;
- suporte e recursos corporativos necessários;
- procedimentos e sistemas a serem aplicados;
- comunicação, interfaces e envolvimentos externos.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 79
5. FEL 3 – FASE DE DESENVOLVIMENTO DA ALTERNATIVA RECOMENDADA
O início formal da fase FEL 3 é a aprovação de FEL 2 e o seu término ocorre com a
aprovação para prosseguimento do projeto para a fase de execução (Portão 3).
Nessa fase ocorre o desenvolvimento da alternativa recomendada em FEL 2 através da
elaboração da engenharia básica. Esse é o momento de consolidação do planejamento, o
que inclui o dimensionamento, especificação e detalhamento da instalação ao nível
necessário à obtenção, com a precisão desejada, da estimativa de valor do investimento e
do prazo para sua instalação.
A estimativa de Capex dessa fase deve garantir o atendimento aos limites estabelecidos
para a fase FEL 3 apresentados no quadro da FIG. 5 (- 15% / + 15%).
De acordo com referências de mercado, o valor investido na fase FEL 3 representa um
percentual em torno de 3% do investimento total do projeto. Essa fase é a última
oportunidade de rever, a custo baixo e ainda na etapa de planejamento, os aspectos que
poderão impactar a implantação do projeto e a operação das instalações.
A FIG. 14 demonstra o fluxograma estabelecido para o desenvolvimento da fase FEL 3.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 80
ÁREA
Realiza o planejame
FEL 3
FIGURA 14: Fluxograma da fase FEL 3
Os estudos e resultados obtidos na fase FEL 3 de projetos tipo C devem ser apresentados
FEL 3
concluído?
em um relatório, seguindo a seguinte estrutura:
Capítulos
Produtos
1- Sumário executivo
1.1- Descrição do projeto
1.2- Variações em relação à fase anterior
1.3- Escopo
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
SIM
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 81
1.4- KPI’s e benchmark
2- Estratégia
2.1- Aderência à estratégia
2.2- Análise de preço e margem 1
2.3- Análise de cenários 1
3- Mercado 2
3.1- Análise de mercado
4- Riscos
4.1- Avaliação de riscos
4.2- Registro de riscos
4.3- Gestão de riscos
5- Aspectos minerais 3
5.1- Mineração e processo metalúrgico
6- Engenharia
6.1- Infraestrutura
6.2- Processo 4
6.3- Engenharia
6.4- VIP
6.5- Hazop
7- Recursos Humanos 5
7.1- Análise de RH
7.2- Treinamento
8- Plano de Execução do Projeto
8.1- Objetivos do projeto
8.2- Escopo
8.3- EAP
8.4- Organização do projeto
8.5- SSMAC
8.6- Planejamento e cronograma
8.7- Indicadores de desempenho
8.8- Engenharia
8.9- Estratégia de contratação e gestão de
suprimentos
8.10- Gestão da construção
8.11- Gestão de custos
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 82
8.12- Pré-comissionamento e comissionamento
8.13- Ramp up e hand over
8.14- Operação e manutenção
8.15- Plano de gestão da qualidade
8.16- Gestão de riscos
8.17- Gestão de seguros
8.18- Matriz de aprovação
8.19- Relatórios de acompanhamento
9- Gestão de operação 6
9.1- Filosofia de operação
9.2- Organização
9.3- Operação e manutenção
9.4- Transporte e logística
9.5- Administração
9.6- Outros aspectos operacionais
10- Gestão das informações
10.1- Gestão documental
10.2- Lições aprendidas
11- Saúde, segurança, meio ambiente e
comunidade
11.1- Gestão de SSMAC
11.2- Licenciamento ambiental
11.3- Avaliação de riscos de saúde e segurança
11.4- Avaliação de riscos de meio ambiente e
comunidade
11.5- Exigências legais e/ou contratuais
12- Stakeholders
12.1- Matriz de comunicação
13- Capex
13.1- Premissas do Capex
13.2- EAP / Estrutura do Capex
13.3- Capex
13.4- Contingência / range analysis
13.5- Curva de desembolso
14- Estimativa de Opex 7
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
14.1- Premissas da estimativa
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 83
14.2- Estrutura da estimativa
14.3- Estimativa de Opex
15- Aspectos jurídicos
15.1- Aspectos legais, contratuais e regulatórios
16- Avaliação do investimento 8
16.1- Método de avaliação
16.2- Resultados da avaliação
16.3- Oportunidades de investimentos incrementais
16.4- Análise de sensibilidade
16.5- Tributação
16.6- Capital de giro e investimentos correntes
16.7- Variações em relação à fase anterior
16.8- Estratégia de financiamento
16.9- Anexos
17- Governança do projeto
17.1- Conformidade dos estudos
17.2- Custos de planejamento
17.3- Avaliações do projeto
17.4- Suporte especializado
18- Plano de trabalho 9
18.1- Plano de trabalho para o início da execução
________________
1
Item aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou substituição de
insumos.
2
Capítulo aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc), desenvolvimento
de novos produtos ou substituição de insumos que gere impacto significativo na empresa.
3
Capítulo aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou alteração da
configuração da reserva da Samarco.
4
5
Item aplicável somente a projetos que envolvam modificações no processo produtivo da Samarco.
Capítulo aplicável somente a projetos que, para a sua operação, demandem necessidade de novas contratações ou
desenvolvimento de novas competências, bem como alterem requisitos da política de recursos humanos da empresa (regime
de trabalho, critérios de remuneração, periculosidade, relação com empregados).
6
Capítulo aplicável somente a projetos a serem implantados fora dos sites da Samarco ou que tenham características
operacionais diferentes das existentes.
7
Capítulo aplicável somente a projetos que alterem significativamente o Opex da Samarco.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 84
8
Capítulo aplicável somente a projetos com motivação financeira (capital direto).
9
Capítulo aplicável somente a projetos que tenham atividades a serem realizadas no período compreendido entre a conclusão
do estudo FEL 3 e a aprovação do projeto para execução (Portão 3).
A identificação do projeto no relatório deve ser feita no rodapé das páginas e da seguinte
forma:
(Nome do projeto)
Gestor: (nome)
xxxx FEL3 Rx
Data: dd / mm / aa
Página: xx de xx
Número do Número da
TAP
revisão do
relatório
Para os anexos ao relatório, a identificação “xxxx FEL 3 Rx” deve ser substituída por
“xxxx FEL 3 Rx ANX x”.
Número do
TAP
Número da Número do
revisão do
anexo
relatório
Os capítulos e seus produtos contidos no relatório FEL 3 de projetos tipo C são detalhados a
seguir.
5.1
Capítulo 1 – Sumário executivo
Esse capítulo apresenta, de forma gerencial, as informações do projeto tais como a
descrição da alternativa recomendada na fase anterior, incluindo prazos, Capex, resultados
econômico-financeiros e indicadores de desempenho do projeto.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 1.1 – Descrição do projeto;
Item 1.2 – Variações em relação à fase anterior;
Item 1.3 – Escopo;
Item 1.4 – KPI’s e benchmark.
•
Item 1.1 – Descrição do projeto
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 85
Nesse item deve ser descrita a oportunidade e/ou justificativa do investimento, destacando
os ganhos e/ou benefícios econômicos e principais informações do projeto (orçamento,
prazo de implantação, capacidades etc.).
Projetos de capital direto devem apresentar os benefícios econômicos e os investimentos
correntes devem descrever a forma pela qual buscam reduzir algum risco da empresa.
Devem ser apresentados, ainda, um resumo dos principais riscos e demais aspectos do
projeto considerados importantes para a estratégia da Samarco.
Caso o projeto tenha sinergia ou concorrência com outro(s) projeto(s) na empresa, a
engenharia básica e o planejamento devem considerar os eventuais ganhos, interferências,
pontos de atenção e demais aspectos relevantes decorrentes dessa interface.
•
Item 1.2 – Variações em relação à fase anterior
Nesse item devem ser descritas, em linhas gerais, as principais alterações ocorridas no
desenvolvimento do projeto em relação à fase FEL 2, no que tange a escopo, custo, prazo,
produtos, resultados, premissas e restrições.
•
Item 1.3 – Escopo
Nesse item deve ser apresentado o escopo do projeto, incluindo, sem a eles se limitar:
- lay out – demonstração dos principais processos e equipamentos;
- localização – site ou localização geográfica, em caso de projetos externos;
- produtos – descrição das entregas do projeto;
- premissas – aspectos assumidos como verdadeiros para o projeto;
- restrições – aspectos que limitam a execução do projeto (espaço, prazo, recursos,
regulamentação, suprimentos etc.);
- exclusões do escopo – itens relevantes que não compõem o escopo do projeto.
•
Item 1.4 – KPI’s e benchmark
Nesse item devem ser apresentados os indicadores de desempenho da execução do
projeto, incluindo, no mínimo, aqueles relacionados a custo, prazo e segurança. Indicadores
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 86
de custo e prazo devem considerar os resultados esperado, otimista e pessimista, obtidos
por meio de range analysis.
Devem ser relacionados, se aplicáveis, os indicadores de operação do projeto, os quais
serão verificados no Post Investment Review (PIR). A data para a realização do PIR (caso
aplicável) deve estar indicada nesse item, considerando a natureza e as características do
projeto.
Quando possível, devem ser apresentadas considerações e/ou comparações com outros
projetos e/ou plantas da Samarco ou de outras empresas.
5.2
Capítulo 2 – Estratégia
Esse capítulo descreve a análise da oportunidade de investimento e a forma pela qual o
projeto atende aos objetivos estratégicos da Samarco. A avaliação deve estar alinhada às
premissas do plano de negócio da Samarco.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 2.1 – Aderência à estratégia;
Item 2.2 – Análise de preço e margem;
Item 2.3 – Análise de cenários.
•
Item 2.1 – Aderência à estratégia
Nesse item deve ser descrito como o projeto atende aos objetivos estratégicos da Samarco,
ou seja, devem ser detalhadas as justificativas para a implantação do projeto e como ele
explora as oportunidades identificadas no planejamento estratégico da empresa.
•
Item 2.2 – Análise de preço e margem
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou
substituição de insumos.
Nesse item devem ser avaliados, quando aplicáveis, os seguintes aspectos:
- principais drivers de oferta e demanda – índices que definem a oferta e a demanda
no mercado, tais como consumo de aço, aumento do PIB, crescimento mundial, taxa
de câmbio etc.;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 87
- estruturas da indústria – principais concorrentes, aspectos regulatórios, logística,
funcionamento do mercado etc.;
- diversidade de fornecedores e clientes – caracterização dos principais fornecedores
e clientes;
- curva de custo da indústria – posicionamento do projeto em relação aos demais
players da indústria em termos de custo;
- premissas de preço – principais preços de insumos e de vendas de produtos ao
longo do tempo;
- margens históricas e futuras – histórico das margens registradas e margens
projetadas no tempo de vida do projeto.
•
Item 2.3 – Análise de cenários
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou
substituição de insumos.
Nesse item deve ser apresentado o processo de desenvolvimento de cenários utilizado, ou
seja, quais os potenciais cenários avaliados e os respectivos impactos para o projeto.
5.3
Capítulo 3 – Mercado
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc),
desenvolvimento de novos produtos ou substituição de insumos que gere impacto significativo na
empresa.
Esse capítulo descreve a avaliação da capacidade do mercado de absorver o aumento de
produção gerado ou a capacidade de fornecimento da cadeia de abastecimento. Essa
avaliação deve estar alinhada às premissas do plano de negócio da Samarco.
O produto desse capítulo é Análise de Mercado, a seguir detalhado:
•
Item 3.1 – Análise de mercado
Nesse item deve ser incluída a análise dos seguintes aspectos relacionados a mercado:
- especificação do padrão a ser atingido pelo produto ou insumo;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 88
- previsões de oferta e demanda (curto, médio e longo prazos), destacando as
premissas consideradas para demanda ou consumo;
- previsões de receita com base nas previsões de preço, start up do projeto e mix do
produto;
- premissas para embarque, estocagem e distribuição da produção adicional.
5.4
Capítulo 4 – Riscos
Deve ser utilizada a metodologia ERM (Enterprise Risk Management), conforme praticado
corporativamente na empresa, a qual consiste em:
- identificação e avaliação dos riscos e controles existentes (considerando potencial
de ocorrência e severidade);
- definição da estratégia de resposta ao risco e ações de tratamento;
- controle, comunicação e monitoramento de todo o processo.
Esse capítulo apresenta as atividades de gestão de riscos direcionadas para:
- conduzir uma avaliação completa dos riscos associados ao projeto e gerar um
registro com seus respectivos planos de ação de controle;
- propiciar meios para controlar riscos, buscando agregar valor ao projeto;
- demonstrar meios viáveis de gerenciar riscos, prevendo a execução e operação.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 4.1 – Avaliação de riscos;
Item 4.2 – Registro de riscos;
Item 4.3 – Gestão de riscos.
•
Item 4.1 – Avaliação de riscos
Nesse item deve ser detalhado o processo de avaliação de riscos estratégicos do projeto na
fase FEL 3, na qual são revistos os riscos analisados em FEL 2 e identificados novos riscos
surgidos com o aprofundamento dos estudos. A Gerência de Riscos e Controles Internos
deve ser envolvida nesta avaliação.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 89
Nesse item deve ser detalhada a avaliação de riscos estratégicos do projeto. Esse processo
consiste em revisar os riscos identificados em FEL 1 e avaliar os novos riscos surgidos em
FEL 3. A Gerência de Riscos e Controles Internos deve ser envolvida nessa avaliação.
Devem ser descritos, de forma geral, os maiores riscos do projeto, assim como as ações de
tratamento estabelecidas para os mesmos. Caso haja ações que causam algum impacto no
Capex ou Opex, as ações e seus valores associados devem ser apresentados.
A instrução técnica para gestão de riscos de projetos é apresentada no ANEXO 9 que
acompanha este manual.
•
Item 4.2 – Registro de riscos
Nesse item deve ser apresentado o produto da avaliação de riscos estratégicos do projeto
em FEL 3, ou seja, o registro contendo os riscos, causas, consequências, controles
existentes, nível do risco (potencial de ocorrência x severidade), resposta ao risco (mitigar,
eliminar, transferir, aceitar) e ações de tratamento (o que, quem e quando).
•
Item 4.3 – Gestão de riscos
Nesse item deve ser descrito o processo de gestão de riscos a ser aplicado na fase de
execução, tanto para riscos estratégicos quanto para riscos relacionados à execução do
projeto, incluindo metodologias, acompanhamento das ações e coordenação das atividades
de gestão de riscos (atividades de reavaliação, controle, comunicação, monitoramento).
Também devem ser apresentados a interface com a gestão de mudanças, os indicadores
para avaliar o desempenho da gestão de riscos durante todo o projeto, assim como os
recursos e as habilidades necessários.
5.5
Capítulo 5 – Aspectos minerais
Aplicável somente a projetos relacionados a aumento expressivo de produção (superior a 1Mtmsc) ou que
alterem a configuração de reserva da Samarco.
Nesse capítulo é caracterizada a capacidade e especificação da reserva.
O produto desse capítulo é mineração e processo metalúrgico, a seguir detalhado.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 90
•
Item 5.1 – Mineração e processo metalúrgico
Nesse item devem ser desenvolvidos os aspectos relacionados a:
- geologia e recursos minerais – descrição dos padrões utilizados, geologia da
região, histórico de exploração, método de obtenção de dados, avaliação da
estimativa de recursos, caracterização ambiental e metalúrgica, hidrogeologia,
avaliação geotécnica, riscos associados, considerações para a fase de execução e
operação;
- mina – discussão dos aspectos relacionados ao projeto da cava, plano de lavra e
operação da mina (padrões e critérios utilizados, dados de reserva, custos e riscos
associados).
5.6
Capítulo 6 – Engenharia
Esse capítulo descreve os aspectos relacionados à engenharia básica, com vistas a atingir
uma estimativa de Capex e cronograma apropriados à fase FEL 3.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 6.1 – Infraestrutura;
Item 6.2 – Processo;
Item 6.3 – Engenharia;
Item 6.4 – VIP;
Item 6.5 – Hazop.
•
Item 6.1 – Infraestrutura
Nesse item deve ser apresentada a avaliação das instalações internas e externas
requeridas para suportar a execução e a operação do projeto.
Para a execução do projeto, deve ser avaliado, caso aplicável, o plano diretor do canteiro de
obras, incluindo as instalações temporárias requeridas durante a construção, tais como
acessos, energia, água, esgoto, escritórios, acomodações, área de pré-montagem, área de
bota-fora, recursos de TI e telecomunicações, entre outros.
Para a operação, devem ser avaliados:
- utilidades – energia, combustível, água, entre outras;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 91
- disposição e drenagem – resíduos, rejeitos, esgoto, pluvial;
- edifícios administrativos;
- acessos;
- comunicação – recursos de TI e telecomunicações;
- automação;
- outros – segurança patrimonial, proteção a sinistros, entre outros aspectos.
•
Item 6.2 – Processo
Aplicável somente a projetos que envolvam modificações no processo produtivo da Samarco.
Nesse item devem ser descritos os padrões utilizados, características do minério, realização
de testes, fluxo de processo, instalações de processo, pesquisas metalúrgicas e de
engenharia, riscos associados.
Devem ser detalhados, no mínimo:
- rotas de processo;
- balanço de água, de massa e de energia;
- taxas de alimentação;
- especificações de qualidade do produto;
- padrões de engenharia de processo;
- premissas de disponibilidade, produtividade e utilização de planta e equipamentos.
•
Item 6.3 – Engenharia
Nesse item deve ser apresentada a engenharia básica realizada em FEL 3, considerando a
avaliação dos seguintes aspectos:
- bases e especificações técnicas consideradas para o desenvolvimento da
engenharia durante a fase FEL 3. Estas relacionam-se a:
. condições locais relevantes (topografia e clima);
. operabilidade, confiabilidade e manutenabilidade das instalações;
. parâmetros de segurança advindos de estudos Hazop (se aplicável);
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 92
. requisitos de segurança e saúde ocupacional;
. restrições ambientais;
. padrões de engenharia Samarco (processo, mecânica, civil, estrutural,
elétrica, automação, instrumentação etc.);
. condições externas que reflitam restrições de suprimentos ou logística;
. interferências com plantas existentes;
. informações do plano diretor dos sites da empresa;
. fatores de projeto;
. necessidade de ampliação ou criação de infraestrutura / sistemas de TI e
telecomunicações;
- estudos de alternativas de locação para instalações de processo, infraestrutura,
áreas de disposição de resíduos, rejeitos e bota-fora;
- entregas da engenharia básica – layouts, arranjos gerais, movimentações de terra,
diagramas,
fluxos
equipamentos,
de
processo,
planilhas
de
especificações
quantitativos,
de
desempenho,
especificações
dos
lista
de
principais
equipamentos.
A instrução técnica para desenvolvimento da engenharia básica é apresentada no ANEXO
10 que acompanha este manual.
•
Item 6.4 – VIP
Na fase FEL 3 são realizadas as práticas de melhoria de valor (VIP’s) planejadas para esta
fase. Os resultados obtidos devem ser detalhados e quantificados.
A instrução técnica para realização de práticas de melhoria de valor (VIP’s) é apresentada
no ANEXO 11 que acompanha este manual.
•
Item 6.5 – Hazop
De acordo com as características do projeto e especificidades da engenharia, deve ser
analisada a necessidade de aplicação da técnica Hazop (Hazard and Operability) para
avaliar a operabilidade do projeto. O Hazop, caso aplicável, deve ser realizado em FEL 3,
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 93
com base na engenharia básica e, se necessário, complementado durante a elaboração da
engenharia detalhada.
Nesse item devem ser detalhados os resultados obtidos com o estudo Hazop realizado
nessa fase.
A instrução técnica para aplicação da técnica Hazop é apresentada no ANEXO 15 que
acompanha este manual.
5.7
Capítulo 7 – Recursos Humanos
Aplicável somente a projetos que, para a sua operação, demandem necessidade de novas contratações
ou desenvolvimento de novas competências, bem como alterem requisitos da política de recursos
humanos da empresa (regime de trabalho, critérios de remuneração, periculosidade, relação com
empregados).
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 7.1 – Análise de RH;
Item 7.2 – Treinamento.
•
Item 7.1 – Análise de RH
Nesse item deve ser apresentada a análise dos impactos do projeto em recursos humanos,
contendo:
- capacidade da organização – análise das competências requeridas para a
operação do projeto e a disponibilidade na empresa;
- impacto do projeto nas operações existentes;
- modelo organizacional requerido pelo projeto – estrutura, mão-de-obra (quantidade
por disciplina), bases e arranjos de transferências internas, dentre outros aspectos;
- plano de recrutamento e seleção.
•
Item 7.2 – Treinamento
Nesse item deve ser descrito o plano completo de treinamentos para novas contratações
e/ou desenvolvimento das novas competências requeridas pelo projeto. Devem ser
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 94
especificadas as necessidades de treinamento de operadores e mantenedores para os
novos equipamentos e instalações.
5.8
Capítulo 8 – Plano de Execução do Projeto
O Plano de Execução do Projeto (PEP) apresenta, de forma resumida, todo o planejamento
do projeto e, também, as instruções e ações que devem ser efetivadas durante a sua
execução, em conformidade com as metas assumidas – escopo, prazo, custo, qualidade,
indicadores de desempenho, dentre outros.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 8.1 – Objetivos do projeto;
Item 8.2 – Escopo;
Item 8.3 – EAP;
Item 8.4 – Organização do projeto;
Item 8.5 – SSMAC;
Item 8.6 – Planejamento e cronograma;
Item 8.7 – Indicadores de desempenho;
Item 8.8 – Engenharia;
Item 8.9 – Estratégia de contratação e gestão de suprimentos;
Item 8.10 – Gestão da construção;
Item 8.11 – Gestão de custos;
Item 8.12 – Pré-comissionamento e comissionamento;
Item 8.13 – Ramp up e hand over;
Item 8.14 – Operação e manutenção;
Item 8.15 – Plano de gestão da qualidade;
Item 8.16 – Gestão de riscos;
Item 8.17 – Gestão de seguros;
Item 8.18 – Matriz de aprovação;
Item 8.19 – Relatórios de acompanhamento.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 95
•
Item 8.1 – Objetivos do projeto
Nesse item devem ser sumarizados os objetivos do projeto.
•
Item 8.2 – Escopo
Nesse item deve ser descrito o escopo do projeto e estabelecido o procedimento de gestão
de mudanças de escopo a ser utilizado para controle do escopo, Capex e cronograma.
O procedimento de gestão de mudanças de escopo deve definir formas, prazos e
responsabilidades para solicitação e aprovação de alterações no projeto, sejam em relação
a prazo, escopo, mudanças técnicas ou quaisquer outras alterações que impactem
cronograma ou alterem a alocação de valores no orçamento do projeto.
Os limites de aprovação de mudanças devem seguir a matriz descrita no item 8.18 – Matriz
de aprovação – deste capítulo.
A instrução técnica para gestão de mudanças de escopo é apresentada no ANEXO 12 que
acompanha este manual.
•
Item 8.3 – EAP
Nesse item deve ser apresentada a EAP do projeto, com a descrição dos níveis.
A elaboração da EAP é descrita na instrução técnica para planejamento e controle do
cronograma, apresentada no ANEXO 3 que acompanha este manual.
•
Item 8.4 – Organização do projeto
Nesse item deve ser apresentado o organograma do projeto, os papéis e as
responsabilidades de cada membro da equipe (Samarco e gerenciadoras), incluindo os
recursos necessários para comissionamento. As mudanças organizacionais internas devem
ser definidas para a execução do projeto.
Deve ser incluído um cronograma de mobilização da equipe do projeto (inclusive equipe de
comissionamento), assim como o procedimento para a gestão de recursos humanos durante
a sua execução (treinamentos e desenvolvimento de novas competências).
Também deve ser verificado se há impactos no Capex do projeto.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 96
•
Item 8.5 – SSMAC
Nesse item deve ser descrito o plano de gestão de saúde, segurança, meio ambiente e
comunidade do projeto, incluindo recursos e sistemas necessários, técnicas de controle,
relatórios e responsabilidades. O objetivo é determinar o que deve ser feito para se entregar
o projeto sem acidentes, com o mínimo de impactos ao meio ambiente e com o mínimo de
interferências e incômodos causados às comunidades próximas.
As práticas descritas nesse item devem estar alinhadas aos procedimentos corporativos da
Samarco.
Deve conter, caso aplicável, uma breve descrição do marco referente à licença ambiental de
operação e acompanhamento do cumprimento de medidas compensatórias. O detalhamento
do processo de licenciamento ambiental e das medidas compensatórias deve ser
apresentado no Capítulo 11 – Saúde, segurança, meio ambiente e comunidade – do
relatório.
•
Item 8.6 – Planejamento e cronograma
Nesse item devem ser apresentados o planejamento e o cronograma do projeto, incluindo:
- premissas (produtividade, escala de trabalho etc.) para desenvolvimento do
cronograma;
- principais marcos do projeto, tais como principais contratações, conclusão da
engenharia detalhada, mobilização, conclusão de obras civis e montagem,
comissionamento e hand over;
- caminhos críticos e quase críticos;
- alocação de recursos;
- descrição dos tie ins;
- histogramas dos principais recursos;
- premissas e resultados do estudo de range analysis;
- curvas S (mais cedo e mais tarde);
- software de planejamento a ser adotado.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 97
Também devem ser descritos o plano de controle do cronograma e a integração com os
controles das contratadas, incluindo as bases para relatórios de avanço e status,
procedimentos de monitoramento, comunicação e aprovação de mudanças no cronograma
do projeto.
As instruções técnicas para desenvolvimento do planejamento e controle do cronograma e
realização do range analysis de cronograma são apresentadas, respectivamente, nos
ANEXOS 3 e 13 que acompanham este manual.
•
Item 8.7 – Indicadores de desempenho
Nesse item devem ser estabelecidos os indicadores de desempenho da fase de execução
do projeto (KPI’s) e o processo de monitoramento, controle e comunicação dos indicadores.
Devem ser previstos indicadores relacionados a custo, aderência ao cronograma,
segurança, meio ambiente, dentre outros necessários.
•
Item 8.8 – Engenharia
Nesse item deve ser descrito o planejamento da engenharia detalhada, considerando:
- necessidade de especialistas;
- fluxo de recebimento, verificação, aprovação e distribuição de documentos de
engenharia;
- ferramentas;
- necessidades de modelamento;
- aplicação de novas tecnologias;
- padrões a serem adotados;
- processo de elaboração de as built.
- responsabilidades pela elaboração;
- papéis dos membros da equipe;
- garantia da qualidade da engenharia;
- questões técnicas específicas e de Hazop;
- apoio técnico de obra (ATO).
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 98
•
Item 8.9 – Estratégia de contratação e gestão de suprimentos
Nesse item devem ser descritas as estratégias de contratação dos principais bens e
serviços para o projeto (modalidade, responsabilidades, riscos envolvidos etc.), assim como
o plano de suprimentos alinhado a essas estratégias. O plano deve incluir marcos e prazos
das principais aquisições em função do planejamento do projeto.
Deve conter a forma de monitoramento e controle das contratações de equipamentos,
materiais e serviços, administração de contratos, diligenciamento e inspeções.
O plano de controle, armazenamento e conservação dos equipamentos e materiais, caso
aplicável, também deve ser detalhado nesse item.
As práticas descritas nesse item devem estar alinhadas ao manual e procedimentos da
Gerência Geral de Suprimentos de Projetos.
•
Item 8.10 – Gestão da construção
Nesse item devem ser descritos a metodologia e os procedimentos a serem adotados
durante a execução, o que abrange:
- papéis e responsabilidades;
- gestão de logística (movimentação interna, áreas de manobra, pré-montagem etc.);
- instalações e serviços temporários (central de concreto, limpeza de escritórios,
restaurantes, instalações sanitárias etc.);
- segurança patrimonial e acesso;
- gestão das interfaces com a produção;
- engenharia de campo (apoio da engenharia e projetistas para as necessidades de
campo);
- procedimentos para fiscalização e medição.
•
Item 8.11 – Gestão de custos
Nesse item deve ser descrito o plano de controle dos custos do projeto, incluindo
aprovações para utilização das verbas de contingência e escalation, aprovações de
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 99
medições e mudanças no orçamento do projeto. Também deve apresentar a forma e
periodicidade de monitoramento, e a emissão de relatórios.
•
Item 8.12 – Pré-comissionamento e comissionamento
Nesse item devem ser apresentadas a abordagem, as responsabilidades e a metodologia a
serem adotadas para as atividades de pré-comissionamento e comissionamento do projeto,
caso aplicáveis.
Deve ser considerado o planejamento de tie ins, quando aplicável, bem como o
envolvimento das equipes de operação, manutenção e planejamento integrado da Samarco
nessas atividades. Ainda devem ser informados, caso sejam necessários, os sobressalentes
críticos considerados para as etapas de pré-comissionamento e comissionamento.
O detalhamento da composição da equipe para essas atividades deve ser incluído nesse
item,
considerando
recursos
Samarco,
consultores
externos,
assistência
técnica,
fornecedores, entre outros.
A instrução técnica para pré-comissionamento e comissionamento é apresentada no
ANEXO 4 que acompanha este manual.
•
Item 8.13 – Ramp up e hand over
Nesse item deve ser apresentada a definição de critérios, prazos e responsabilidades dos
membros do projeto e da operação durante as etapas de ramp up e hand over.
•
Item 8.14 – Operação e manutenção
Nesse item devem ser definidas as responsabilidades das equipes de operação e
manutenção durante a execução do projeto, caso aplicáveis.
Devem ser descritos os documentos que, ao final do projeto, serão entregues à operação e
à manutenção, tais como manuais técnicos e de operação, plano de manutenção, data
book, entre outros.
•
Item 8.15 – Plano de gestão da qualidade
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 100
Nesse item deve ser abordado o processo de garantia e controle da qualidade durante a
fase de execução por meio de:
- normas técnicas e/ou procedimentos a serem adotados, que definem ensaios
aplicáveis e critérios para concretagem, terraplenagem, solda, pintura, torqueamento,
testes de equipamentos elétricos, testes hidrostáticos, dentre outros;
- planos de inspeção;
- plano de auditorias;
- certificados que serão exigidos dos fornecedores;
- outros.
•
Item 8.16 – Gestão de riscos
Nesse item deve ser apresentado o procedimento de gestão de riscos relativos à execução
do projeto, incluindo responsabilidades, monitoramento das ações de tratamento, controle
dos riscos, planejamento de reavaliações, informação e comunicação.
•
Item 8.17 – Gestão de seguros
Nesse item devem ser descritos, caso aplicáveis, os seguros necessários para a
implantação do projeto, seus impactos no Capex, bem como o plano de gestão dos seguros
durante a execução.
A Gerência de Finanças deve ser envolvida nessa avaliação e descrição do plano.
A instrução técnica para a gestão de seguros de projetos é apresentada no ANEXO 14 que
acompanha este manual.
•
Item 8.18 – Matriz de aprovação
Nesse item devem ser apresentados os níveis de aprovação para o projeto e os valores
associados para:
- mudanças de escopo, cronograma e orçamento;
- medições e autorizações de pagamentos;
- movimentação de valores (escalation, contingência, transferências).
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 101
Aprovações relativas à utilização da verba de contingência devem ser efetuadas pelo
sponsor do projeto.
•
Item 8.19 – Relatórios de acompanhamento
Nesse item devem ser descritos os relatórios de acompanhamento a ser elaborados no
sistema WBSSNet e mensalmente distribuídos durante a execução (formato, conteúdo,
periodicidade, públicos), no mínimo ao sponsor do projeto e ao PMO.
5.9
Capítulo 9 – Gestão de operação
Aplicável somente a projetos a serem implantados fora dos sites da Samarco ou que tenham
características operacionais diferentes das existentes.
Esse capítulo demonstra a capacidade da empresa de implantar, comissionar e operar as
facilidades e infraestrutura propostas.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 9.1 – Filosofia de operação;
Item 9.2 – Organização;
Item 9.3 – Operação e manutenção;
Item 9.4 – Transporte e logística;
Item 9.5 – Administração;
Item 9.6 – Outros aspectos operacionais;
•
Item 9.1 – Filosofia de operação
Nesse item deve ser descrita a filosofia da nova operação, incluindo políticas, princípios,
atividades, terceirizações, escalas de trabalho, entre outros aspectos.
•
Item 9.2 – Organização
Nesse item deve ser apresentada a estrutura para a nova operação, indicando
responsabilidades e autoridades sobre os aspectos operacionais.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 102
•
Item 9.3 – Operação e manutenção
Nesse item devem ser descritos os requisitos de operação e manutenção, caso haja uma
demanda diferente das operações existentes.
•
Item 9.4 – Transporte e logística
Nesse item devem ser incluídos a previsão de requisitos e o plano de transporte e logística
para a operação da nova planta.
•
Item 9.5 – Administração
Nesse item deve ser estabelecida a nova administração funcional ou o efeito do projeto na
administração da unidade e seus custos adicionais.
•
Item 9.6 – Outros aspectos operacionais
Nesse item deve ser descrito o sumário dos aspectos operacionais da nova instalação
relacionados a marketing, SSMAC, RH, TI e telecomunicações, bem como seus respectivos
planos de desenvolvimento.
5.10
Capítulo 10 – Gestão das informações
Esse capítulo discute o processo de captura, armazenamento, controle e distribuição de
dados, informações e conhecimento durante a sua execução, visando a operação.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 10.1 – Gestão documental;
Item 10.2 – Lições aprendidas.
•
Item 10.1 – Gestão documental
Nesse item deve ser abordada a gestão dos documentos do projeto (recebimento,
arquivamento e distribuição), incluindo o controle das revisões e as built.
•
Item 10.2 – Lições aprendidas
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 103
Nesse item devem ser descritas quais lições aprendidas foram capturadas de outros
projetos e como elas foram consideradas, bem como as capturadas na fase FEL 3.
A instrução técnica para captura e registro de lições aprendidas é apresentada no ANEXO 5
que acompanha este manual.
5.11
Capítulo 11 – Saúde, segurança, meio ambiente e comunidade
Esse capítulo abrange os estudos relacionados a SSMAC, incluindo análises para o projeto,
impactos, requisitos regulatórios e processos de avaliação utilizados.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 11.1 – Gestão de SSMAC;
Item 11.2 – Licenciamento ambiental;
Item 11.3 – Avaliação de riscos de saúde e segurança;
Item 11.4 – Avaliação de riscos de meio ambiente e comunidade;
Item 11.5 – Exigências legais e avaliação de impactos socioambientais.
•
Item 11.1 – Gestão de SSMAC
Nesse item deve ser declarado se os aspectos de SSMAC para o projeto se enquadram nos
padrões da Samarco ou se há a necessidade de novos padrões. Caso necessário, deve ser
apresentado um plano, contendo:
- prazos e recursos requeridos para o desenvolvimento do sistema de gestão de
SSMAC;
- critérios e planos de gestão e monitoramento de emissões e de resíduos;
- normas, procedimentos e metas para a gestão de riscos de SSMAC;
- endereçamento de questões relacionadas a stakeholders;
- oportunidades do projeto em relação à entrega de benefícios sustentáveis às
comunidades;
- conformidade com normas e leis aplicáveis.
•
Item 11.2 – Licenciamento ambiental
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 104
Nesse item deve ser detalhado o processo de licenciamento ambiental e do cumprimento
das condicionantes ambientais e medidas compensatórias, caso existam. Deve incluir as
licenças necessárias, os órgãos envolvidos, os prazos e as responsabilidades.
•
Item 11.3 – Avaliação de riscos de saúde e segurança
Na fase FEL 3 deve ser realizada uma avaliação específica dos principais riscos de saúde e
segurança relativos à execução do projeto. Essa avaliação deve contar com a participação
de especialistas em saúde e segurança, e profissionais experientes em construção e
montagem.
Nesse item devem ser apresentados os principais riscos identificados e avaliados, incluindo
as medidas de mitigação e suas respectivas ações de implementação e acompanhamento
durante a fase de execução.
Também deve ser avaliado o nível de atendimento do projeto aos protocolos de controle de
riscos fatais visando a execução e a operação da instalação.
•
Item 11.4 – Avaliação de riscos de meio ambiente e comunidade
Na fase FEL 3 deve ser realizada uma avaliação específica dos principais riscos relativos ao
meio ambiente e à comunidade da fase de execução do projeto. Essa avaliação deve contar
com a participação de especialistas nestas disciplinas e profissionais experientes em
construção e montagem.
Nesse item devem ser apresentados os principais riscos identificados e avaliados, incluindo
as medidas de mitigação e suas respectivas ações de implementação e acompanhamento
durante a fase de execução.
Caso a operação do projeto gere um consumo significativo de combustíveis fósseis ou
energia, deve-se incluir a atualização do inventário de emissão de gases de efeito estufa e o
estudo de medidas para minimização dos impactos.
•
Item 11.5 – Exigências legais e/ou contratuais
Nesse item devem ser descritas as exigências legais para a implantação e a operação do
projeto, bem como o estágio de atendimento às mesmas, caso aplicáveis. Caracterizam
exigências legais ou contratuais:
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 105
- licenças ambientais (prévia, de instalação e de operação);
- outorga de captação de água;
- autorização para supressão vegetal;
- autorizações de agências regulamentadoras, tais como Aneel, Anatel, DNIT, Antaq,
ONS, ANP, entre outras;
- acordos operacionais com outras empresas privadas ou públicas.
5.12
Capítulo 12 – Stakeholders
Esse capítulo apresenta o mapeamento dos stakeholders internos e externos do projeto,
suas necessidades de informação e a sistemática de comunicação.
O produto desse capítulo é a matriz de comunicação, a seguir detalhada:
•
Item 12.1 – Matriz de comunicação
Nesse item deve ser incluída a matriz de comunicação, contendo:
- stakeholders do projeto;
- mapeamento dos interesses de cada stakeholder;
- informações que precisam ser enviadas e/ou recebidas dos stakeholders,
detalhando os prazos, formas de comunicação e responsabilidades.
5.13
Capítulo 13 – Capex
Esse capítulo apresenta o desenvolvimento do Capex do projeto, com base na engenharia
básica. O grau de imprecisão do Capex estabelecido e aceito para a fase FEL 3 é (-15% /
+15%).
A instrução técnica para orçamentação de capital (Capex) é apresentada no ANEXO 6 que
acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 13.1 – Premissas do Capex;
Item 13.2 – EAP / Estrutura do Capex;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 106
Item 13.3 – Capex;
Item 13.4 – Contingência / range analysis;
Item 13.5 – Curva de desembolso.
•
Item 13.1 – Premissas do Capex
Nesse item devem ser apresentadas as bases utilizadas para o desenvolvimento do Capex
com relação a:
- dados macroeconômicos (câmbio, data base, expectativa de inflação e escalation);
- processo utilizado para definição de preços de materiais, equipamentos e serviços
(cotação, consulta a fornecedores, base de dados de projetos etc.);
- estratégia e metodologia para cálculo do Capex;
- premissa para alocação de owner costs, quando aplicáveis (consultorias, viagens,
profissionais com dedicação exclusiva);
- fontes de informação (benchmark, subcontratados, fornecedores de equipamentos
e materiais, consultores, entre outras).
•
Item 13.2 – EAP / Estrutura do Capex
Nesse item deve ser apresentado o Capex representado segundo a EAP do projeto (plano
de contas).
•
Item 13.3 – Capex
Nesse item deve ser apresentado o Capex decomposto nos seguintes itens:
- custos diretos (por disciplina do projeto):
. aquisições de equipamentos, materiais e serviços;
. engenharia detalhada;
. obras civis;
. montagem eletromecânica;
. outros;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 107
- custos indiretos:
. owner costs;
. licenciamento ambiental e/ou outras autorizações necessárias;
. gerenciamento de execução;
. gerenciamento SSMAC;
. comissionamento e start up;
. sobressalentes;
. treinamentos;
. outros custos indiretos;
- provisões para variação cambial, escalation e margem de aumento de custos (cost
growth allowance);
- contingência.
•
Item 13.4 – Contingência / range analysis
Nesse item deve ser demonstrada a contingência incluída no Capex do projeto, em
conformidade com o grau de imprecisão previsto para a fase FEL 3 (-15% / +15%).
Deve ser realizado o estudo de range analysis na fase FEL 3, cujos resultados devem ser
utilizados para verificar a coerência da contingência considerada no Capex do projeto.
•
Item 13.5 – Curva de desembolso
Nesse item deve ser apresentada a curva de desembolso financeiro mensal do Capex do
projeto. É importante que o desenvolvimento dessa curva seja realizado conjuntamente
entre as equipes financeira, de planejamento e de suprimentos, de forma a garantir que
sejam consideradas as seguintes bases:
- cronograma de execução;
- eventos significativos, tais como grandes lançamentos de concreto, montagem de
equipamentos pesados e grandes estruturas, terraplenagem (grandes volumes de
escavação ou aterro), entre outros;
- plano de contratação;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 108
- previsão de adiantamentos e pagamentos.
Deve ser apresentado, ainda, um comparativo entre o desembolso financeiro e o
desembolso econômico do projeto.
5.14
Capítulo 14 – Estimativa de Opex
Aplicável somente a projetos que alterem significativamente o Opex da Samarco.
Esse capítulo relata o desenvolvimento da estimativa de Opex do projeto.
A instrução técnica para orçamentação de custo operacional (Opex) é apresentada no
ANEXO 7 que acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 14.1 – Premissas da estimativa;
Item 14.2 – Estrutura da estimativa;
Item 14.3 – Estimativa de Opex.
•
Item 14.1 – Premissas da estimativa
Nesse item devem ser apresentadas as bases utilizadas para o desenvolvimento da
estimativa de Opex com relação a:
- bases de estimativas;
- dados macroeconômicos (câmbio, data base e expectativa de inflação);
- definição dos custos (custo cash, custo líquido, custo bruto);
- fontes de informação (benchmark, orçamento, estudos macroeconômicos etc.).
•
Item 14.2 – Estrutura da estimativa
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Opex decomposta nos seguintes itens:
- custos fixos de operação – mão-de-obra, overhead, outros custos fixos;
- custos variáveis de operação – consumíveis de operação e manutenção, químicos
e reagentes, energia e água, combustíveis e derivados de petróleo, transporte de
produtos e seguros, sobressalentes e equipamentos de manutenção;
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 109
- outros custos.
•
Item 14.3 – Estimativa de Opex
Nesse item deve ser apresentada a estimativa de Opex, considerando os impactos
esperados com a entrada em operação do projeto no custo operacional da empresa.
Essa apresentação deve comparar o Opex com e sem o projeto, decomposto em custos
fixos de operação, custos variáveis e outros.
5.15
Capítulo 15 – Aspectos jurídicos
Para a avaliação dos aspectos jurídicos do projeto, é necessário consultar a área
responsável da Samarco, cujo parecer deve ser registrado nesse capítulo.
O produto desse capítulo é o tratamento dos aspectos legais, contratuais e regulatórios, a
seguir detalhado.
•
Item 15.1 – Aspectos legais, contratuais e regulatórios
Nesse item devem ser analisados e discutidos os seguintes pontos:
- aspectos relativos à legislação federal, estadual e municipal que impactam a
implantação do projeto;
- autorizações e licenças necessárias ao projeto;
- direitos de propriedade;
- legalidade de passagem em faixas de servidão;
- obrigações legais da Samarco e requisitos regulatórios;
- incidência tributária, bem como eventuais benefícios tributários (podem ser
utilizadas opiniões de especialistas para embasar essa avaliação);
- análise jurídica de contratos vinculados a marketing, vendas, grandes aquisições e
acordos;
- propriedade intelectual.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 110
5.16
Capítulo 16 – Avaliação do investimento
Aplicável somente a projetos com motivação financeira (capital direto).
Esse capítulo detalha os resultados da avaliação econômico-financeira do projeto,
demonstrando a geração de valor à Samarco e a análise da sensibilidade do projeto em
relação aos principais drivers de valor.
A instrução técnica para o estudo de viabilidade econômico-financeira de projetos é
apresentada no ANEXO 8 que acompanha este manual.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 16.1 – Método de avaliação;
Item 16.2 – Resultados da avaliação;
Item 16.3 – Oportunidades de investimentos incrementais;
Item 16.4 – Análise de sensibilidade;
Item 16.5 – Tributação;
Item 16.6 – Capital de giro e investimentos correntes;
Item 16.7 – Variações em relação à fase anterior;
Item 16.8 – Estratégia de financiamento;
Item 16.9 – Anexos.
•
Item 16.1 – Método de avaliação
Nesse item devem ser descritas a metodologia aplicada, bem como a taxa de desconto, as
premissas macroeconômicas e as referências de custos utilizadas na avaliação do projeto.
•
Item 16.2 – Resultados da avaliação
Nesse item devem ser apresentados os principais indicadores financeiros do projeto (VPL,
TIR, payback e CEI) e explicitados os principais drivers do VPL (receita, custo, capital
empregado e impostos).
•
Item 16.3 – Oportunidades de investimentos incrementais
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 111
Nesse item devem ser explicitadas quaisquer oportunidades de investimentos incrementais
oriundas do projeto que impliquem antecipação de Capex, mensuradas por meio de opções
reais.
•
Item 16.4 – Análise de sensibilidade
Nesse item devem ser incluídas as premissas de variação dos principais drivers de valor do
projeto e a sensibilidade do resultado frente a essas variações.
A demonstração da sensibilidade é feita por meio dos gráficos Tornado, Spider e de
distribuição probabilística.
•
Item 16.5 – Tributação
Nesse item devem ser sumarizadas, a partir da descrição do Capítulo 15 – Aspectos
jurídicos –, as premissas tributárias, a relação dos impostos aplicáveis no momento de
desembolso do capital e operação, bem como os benefícios fiscais do projeto.
•
Item 16.6 – Capital de giro e investimentos correntes
Nesse item deve ser demonstrada a estratégia de investimentos correntes considerada,
avaliando a consistência da estimativa do capital de giro e investimentos correntes com
dados históricos (capital de giro x receita; investimentos correntes x depreciação; etc.).
•
Item 16.7 – Variações em relação à fase anterior
Nesse item devem ser demonstradas as variações dos resultados obtidos na fase FEL 3 em
relação àqueles apresentados em FEL 2.
•
Item 16.8 – Estratégia de financiamento
Nesse item deve ser descrito, caso necessário, e com base na estrutura de capital da
Samarco, como o projeto será financiado.
•
Item 16.9 – Anexos
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 112
Nesse item deve ser anexado o modelo de avaliação econômica, ou seja, os fluxos de caixa
detalhados do projeto para os casos As Is, To Be e o fluxo de caixa diferencial.
5.17
Capítulo 17 – Governança do projeto
Esse capítulo apresenta um sumário do desenvolvimento da fase FEL 3 do projeto,
indicando a maturidade atingida.
Os produtos desse capítulo, a seguir detalhados, são:
Item 17.1 – Conformidade dos estudos;
Item 17.2 – Custos de planejamento;
Item 17.3 – Avaliações do projeto;
Item 17.4 – Suporte especializado.
•
Item 17.1 – Confomidade dos estudos
Nesse item deve ser apresentada a declaração do gestor do projeto legitimando o
desenvolvimento da fase FEL 3 em conformidade com a metodologia de gestão de projetos
da Samarco. Eventuais pendências, atividades não realizadas e entregas adicionais devem
ser igualmente declaradas e justificadas.
•
Item 17.2 – Custos de planejamento
Nesse item deve ser apresentada a comparação entre os custos de planejamento orçados,
incorridos e compromissados até o momento (por fase e total). Esses custos devem ser
estratificados em seus principais elementos de decomposição.
•
Item 17.3 – Avaliações do projeto
Esse item deve se iniciar com a apresentação do estágio de atendimento às recomendações
feitas no Portão 2 pelo Comitê Interno de Aprovação de Projetos.
Em seguida, devem ser descritas as demais avaliações realizadas nas fases de
desenvolvimento do projeto, demonstrando o estágio de atendimento das recomendações.
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 113
Por fim, deve ser declarado o planejamento das avaliações a serem realizadas até a
aprovação da fase FEL 3.
•
Item 17.4 – Suporte especializado
Nesse item deve ser apresentada a relação das organizações externas contratadas e/ou
consultadas durante as fases de planejamento do projeto, incluindo seus papéis,
responsabilidades e contribuições.
Devem ser incluídas nessa relação empresas projetistas, consultorias, instituições
acadêmicas, gerenciadoras, entre outras.
5.18
Capítulo 18 – Plano de trabalho
Aplicável somente a projetos que tenham atividades a serem realizadas no período compreendido entre a
conclusão do estudo FEL 3 e a aprovação do projeto para execução (Portão 3).
O produto desse capítulo é o plano de trabalho para o início da execução, a seguir
detalhado.
•
Item 18.1 – Plano de trabalho para o início da execução
Nesse item devem ser incluídas as atividades que suportam o processo de aprovação, a
obtenção do financiamento, bem como ações preparatórias para a fase de execução do
projeto.
Esse plano deve contemplar, quando aplicáveis, os seguintes itens:
- escopo das atividades propostas;
- objetivos e benefícios em se realizar estas atividades anteriormente à aprovação do
projeto;
- estimativas de custo destas atividades;
- cronograma das atividades;
- recursos a serem empregados;
- abordagens especiais do projeto (negociações, contratações etc.);
- recursos externos adicionais;
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 114
- suporte e recursos corporativos necessários;
- procedimentos e sistemas a serem aplicados;
- comunicação, interfaces e envolvimentos externos.
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 115
6. EXECUÇÃO
O início formal da fase de execução ocorre com a aprovação de FEL 3 e seu término ocorre
com o hand over do projeto.
A fase de execução é caracterizada pela implantação das atividades e dos processos
planejados e descritos no PEP, conforme Capítulo 6 – Plano de Execução do Projeto – do
relatório FEL 3. No PEP, são apresentadas as atividades que devem ser desenvolvidas
durante toda a execução do projeto, no que tange à engenharia detalhada, planejamento e
acompanhamento do cronograma, controle de custos, suprimentos dos equipamentos,
materiais e serviços, construção civil, montagem eletromecânica, dentre outros aspectos.
6.1
Metodologia de execução
A Samarco é a principal coordenadora da execução de seus projetos de capital, sendo
responsável pelas aprovações finais das rotas de processo, engenharia, planejamento,
definição de fornecedores, aquisições e realização de testes com carga.
Para tanto, cada projeto deve analisar a necessidade de apoio de uma empresa de
gerenciamento de obras, que tem como principais responsabilidades o desenvolvimento do
cronograma master de execução, o controle do planejamento, a fiscalização de obras, o
apoio à engenharia e suprimentos. Também deve analisar o suporte de uma empresa de
gerenciamento de SSMAC, a qual deve acompanhar todas as atividades das empresas
prestadoras de serviços nas obras, compreendendo admissão de pessoal, treinamentos,
análises dos riscos, inspeções periódicas para verificação ao atendimento às normas
Samarco de saúde e segurança no trabalho, auditorias de segurança, liberação das
atividades de energização e testes.
Os trabalhos de engenharia na fase de execução podem ser realizados por profissionais de
engenharia da Samarco ou por empresas de engenharia. Nessa fase deve ser consolidado
o projeto básico e desenvolvido o projeto detalhado, incluindo a emissão de documentos
que contêm as informações necessárias para compra, construção e montagem.
A execução das obras civis e montagem eletromecânica pode ser realizada por equipes de
operação e manutenção da Samarco e/ou empresas prestadoras de serviços.
Os fornecedores de materiais e de equipamentos devem ser definidos pela Samarco e ter
seus fornecimentos acompanhados por uma empresa especializada em diligenciamento e
inspeção (caso necessário) ou pela Gerência Geral de Suprimentos de Projetos.
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 116
6.2
Gestão da execução
A gestão da execução do projeto é realizada com base nos planos de gestão inclusos no
PEP do relatório FEL 3.
6.2.1 Gestão de escopo
A gestão de escopo do projeto compreende todo o trabalho necessário para garantir a sua
execução conforme características e funções especificadas no PEP do relatório FEL 3.
A verificação do escopo e o controle da EAP fazem parte da gestão da execução do projeto.
Na fase de execução o gestor do projeto deve controlar as alterações de escopo com o
objetivo de assegurar que todas as mudanças sejam analisadas de forma integrada com
todas as disciplinas do projeto, que os impactos sejam avaliados e que todas as
informações sejam documentadas. Aprovações de mudanças são realizadas conforme os
níveis de aprovação descritos no PEP.
A verificação final do escopo físico compreende a aceitação formal das instalações do
projeto pelo cliente, confirmada pela emissão e assinatura do Termo de Conclusão da
Execução, caracterizando o hand over do projeto.
O encerramento formal do projeto é caracterizado pela assinatura do Termo de
Encerramento do Projeto pelo cliente, conforme descrito no Capítulo 7 – Encerramento –
deste manual.
A instrução técnica para gestão de mudanças de escopo é apresentada no ANEXO 12 que
acompanha este manual.
6.2.2 Gestão de saúde e segurança
Na fase de execução deve ser aplicado o plano de gestão de saúde e segurança definido no
PEP, em conformidade com os procedimentos corporativos da Samarco. Durante a
execução do projeto, o plano deve ser revisto considerando novos riscos de saúde e
segurança identificados na fase.
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 117
6.2.3 Gestão de meio ambiente e relacionamento com comunidades
Durante a fase de execução deve ser aplicado o plano de gestão de meio ambiente e
relacionamento com comunidades definido no PEP, considerando, caso aplicáveis, o
atendimento das condicionantes das licenças ambientais, medidas compensatórias e
autorizações, bem como a obtenção da licença de operação.
O plano de meio ambiente e relacionamento com comunidades deve ser monitorado durante
a execução para que alterações necessárias sejam incorporadas.
6.2.4 Gestão de cronograma
Na fase de execução, para garantir a implantação do projeto no prazo previsto, deve ser
implantado o plano de controle do cronograma incluso no PEP, com vistas a acompanhar a
evolução do cronograma físico do projeto e propor ações em caso de desvios identificados.
O controle do cronograma deve ser realizado por meio de indicadores de avanço físico,
físico-econômico e físico-financeiro (para projetos tipo B acima de USD 10 MM), verificação
do caminho crítico, acompanhamento de marcos contratuais e marcos do projeto, previsão
de término do projeto, dentre outros.
A instrução técnica para planejamento e controle do cronograma do projeto é apresentada
no ANEXO 3 que acompanha este manual.
6.2.5 Engenharia detalhada
Durante a fase de execução do projeto a engenharia detalhada deve ser desenvolvida
conforme o plano estabelecido no PEP, incluso no relatório FEL 3.
A instrução técnica para desenvolvimento da engenharia detalhada é apresentada no
ANEXO 10 que acompanha este manual.
6.2.6 Gestão de suprimentos
A gestão de suprimentos de um projeto engloba o planejamento de contratações, a préqualificação e qualificação de fornecedores, o recebimento e a análise de propostas, a
seleção de fornecedores e a gestão de contratos.
Durante a fase de execução as contratações de bens e serviços para o projeto devem seguir
as estratégias e o plano de suprimentos estabelecidos no PEP.
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 118
O gestor do projeto deve estabelecer o fluxo de informações e a agenda de reuniões de
avaliação de prestadores de serviços, buscando a garantia da execução dos compromissos
contratuais.
Para acompanhamento das aquisições, deve ser adotada a Matriz de Suprimentos,
apresentada na FIG. 15 a seguir, com vistas a permitir o diligenciamento das aquisições de
materiais, equipamentos e serviços para o projeto. A matriz possibilita realizar o controle das
datas das etapas do processo de suprimentos, permitindo o acompanhamento das
aquisições, buscando garantir os prazos de entrega conforme as datas de necessidade na
obra.
FIGURA 15: Modelo de Matriz de Suprimentos para a fase de execução
A gestão de contratos deve ser realizada pelo gestor do projeto juntamente com a área da
GGEP responsável pela gestão de contratos, a qual deve estabelecer a rotina de captação
de dados e a agenda de reuniões de avaliação de prestadores de serviços, de modo a
garantir a manutenção do desempenho dos fornecedores e do projeto.
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Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 119
As práticas de gestão de suprimentos durante a fase de execução devem estar alinhadas ao
estabelecido no manual da Gerência Geral de Suprimentos de Projetos.
6.2.7 Gestão da construção
Para permitir o correto desenvolvimento e acompanhamento das atividades durante a fase
de execução, deve ser implantado o que foi definido no PEP.
Além das disciplinas detalhadas no PEP, algumas práticas inseridas na gestão da
construção são descritas a seguir.
•
Mobilização e logística
As atividades de mobilização devem atender aos procedimentos corporativos da Samarco
para acessos, gestão do canteiro de obras, logística de transporte, estocagem de
equipamentos e de materiais, controle de liberação de pessoal, de equipamentos e
ferramentas, juntamente com inspeção prévia e sistema de aprovação. Essas atividades são
acompanhadas pelo gestor do projeto e pelas gerenciadoras de obras e de saúde e
segurança (caso existam), juntamente com a área de saúde e segurança da Samarco.
•
Fiscalização e medição de serviços
Durante a fase de execução devem ser aplicados critérios e rotinas de avaliação dos
serviços realizados por período (mensal ou conforme marcos contratuais), visando a
consolidação dos serviços e a aprovação do Boletim de Medição emitido pelas contratadas.
As atividades devem ser realizadas de modo a permitir agilidade e confiabilidade para a
aprovação das medições e liberação das faturas para pagamento.
A instrução técnica para medição de serviços é apresentada no ANEXO 16 que acompanha
este manual.
•
Lições aprendidas
Na fase de execução deve ser aplicado o plano desenvolvido em FEL 3, no que tange à
realização dos fóruns planejados e/ou aplicação de lições aprendidas de outros projetos.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 120
A instrução técnica para captura e registro de lições aprendidas é apresentada no ANEXO 5
que acompanha este manual.
6.2.8 Gestão de custos
Durante a fase de execução, o gestor do projeto deve controlar os custos por meio da
comparação dos custos reais apresentados pelas contratadas vs. os valores aprovados nos
contratos de prestação de serviços e integrantes da linha de base de custo do projeto.
Eventuais desvios devem ser tratados.
Nesse acompanhamento também devem ser identificadas outras variáveis que podem
impactar o desempenho econômico-financeiro de contratos, tais como possíveis variações
cambiais, aumento de preços unitários ou de quantitativos, mudança de escopo com reflexo
em custos.
Deve ser previsto, ainda, de forma consolidada, um relatório e uma curva de
acompanhamento econômico-financeiro do projeto com as tendências de desempenho
verificadas.
As seguintes informações devem ser enviadas mensalmente à Gerência Financeira de
Projetos:
- confirmação da previsão de desembolso mensal dos projetos, de acordo com as
condições de pagamentos estabelecidas no projeto / contratos;
- análise de tendências e projeções dos contratos.
6.2.9 Pré-comissionamento e comissionamento
As etapas de pré-comissionamento e comissionamento devem seguir o planejamento
descrito no PEP, assegurando o cumprimento do planejamento e a redução dos riscos
envolvidos nessa etapa.
A instrução técnica para pré-comissionamento e comissionamento é apresentada no
ANEXO 4 que acompanha este manual.
6.2.10 Gestão da qualidade
Na fase de execução deve ser aplicado o plano de gestão da qualidade descrito no PEP.
Manual de Governança e
Gestão de Projetos Tipo C
Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 121
Também deve ser realizado o monitoramento dos indicadores do projeto, com o objetivo de
verificar a conformidade dos resultados com os padrões de qualidade definidos, bem como
identificar as formas de mitigação de causas de resultados insatisfatórios.
A instrução técnica para garantia e controle da qualidade é apresentada no ANEXO 17 que
acompanha este manual.
6.2.11 Gestão de riscos
Durante a fase de execução o responsável pela gestão de riscos deve monitorar os riscos
estratégicos identificados em FEL 3, de forma a garantir que as ações de tratamento
definidas para cada risco estejam sendo implementadas.
Além do acompanhamento das ações de tratamento, devem ser realizadas reavaliações dos
riscos estratégicos do projeto (anualmente ou conforme o prazo do projeto), com vistas a
identificar novos riscos que podem surgir à medida que o projeto é executado. Os impactos
gerados a partir de mudanças de escopo devem ser avaliados e, caso necessário, devem
impulsionar novas avaliações de riscos.
Devem ainda ser realizadas as avaliações de riscos relacionados à execução do projeto,
conforme o descrito no PEP, bem como o acompanhamento das ações de tratamento
estabelecidas.
A instrução técnica para gestão de riscos de projetos é apresentada no ANEXO 9 que
acompanha este manual.
6.2.12 Gestão de seguros
Durante a execução do projeto, deve ser aplicado o plano de gestão dos seguros
desenvolvido em FEL 3.
A instrução técnica para gestão de seguros de projetos é apresentada no ANEXO 14 que
acompanha este manual.
6.2.13 Relatórios de acompanhamento
Durante a fase de execução do projeto as informações do projeto devem ser distribuídas
conforme definido no PEP, de modo a promover uma correta compreensão dos resultados
pelos stakeholders. Algumas das formas de comunicação de projetos são:
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No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 122
•
reunião de acompanhamento;
•
relatório mensal de acompanhamento, contendo:
- sumário executivo do projeto (objetivo e escopo);
- tabela de marcos;
- indicadores de segurança;
- indicadores físicos;
- principais informações financeiras (planejado, realizado, compromissado, disponível
e forecast);
- curva S financeira;
- descrição das principais dificuldades e atividades executadas no período, bem
como ações previstas para o próximo período;
- curvas de avanço físico;
- relatório fotográfico;
O relatório mensal de acompanhamento de projetos deve ser emitido no sistema WBSSNet
pelo gestor do projeto.
Para projetos tipo B acima de USD 10 MM, o relatório deve ser emitido até o terceiro dia útil
de cada mês, para que o PMO o avalie e encaminhe aos stakeholders até o quinto dia útil.
Para projetos tipo B abaixo de USD 10 MM, o relatório deve ser emitido até o décimo dia útil
de cada mês e enviado ao PMO e ao sponsor do projeto.
6.3
Conclusão da execução – hand over
A conclusão da execução do projeto é a verificação final do escopo físico. Compreende a
aceitação formal das instalações do projeto pelo cliente, confirmada pela assinatura do
Termo de Conclusão da Execução pelo cliente, caracterizando o hand over do projeto.
Devem ser estabelecidos os compromissos de entrega ao cliente de toda a documentação
relativa à construção, montagem, comissionamento e as built.
Deve ser acordado com o cliente o planejamento da desmobilização do canteiro de obras e
da conclusão das atividades de reabilitação ambiental, caso aplicáveis.
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Gestão de Projetos Tipo C
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No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 123
6.3.1 Documentação
São documentos típicos da conclusão da execução de um projeto:
- manuais de operação;
- manuais de manutenção;
- termos de garantia;
- especificações e desenhos as built;
- relatórios de testes de aceitação;
- data books gerados durante a implantação;
- punch list (lista de pendências).
Os documentos devem ser formalmente encaminhados ao arquivo técnico da unidade, em
sua última versão.
6.3.2 Construção civil
Finalizada a etapa de construção civil, o gestor do projeto deve verificar o cumprimento do
escopo do contrato da empresa de construção civil. Também nessa etapa deve-se verificar
a entrega formal de databooks, com toda a documentação técnica gerada durante a
execução dos serviços.
6.3.3 Montagem eletromecânica
Finalizada a etapa de montagem eletromecânica, o gestor do projeto deve verificar o
cumprimento do escopo do contrato da montadora. Também nessa etapa deve-se verificar a
entrega formal de databooks, com toda a documentação técnica gerada durante a execução
dos serviços, e do book de comissionamento consolidado, caso aplicável, usualmente
composto pelos seguintes documentos:
- listas de verificação;
- registros de testes em vazio e testes com carga;
- certificados de conclusão de montagem (CCM’s);
- toda a documentação referente ao processo de comissionamento, organizado por
sistema de comissionamento.
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Data: Maio/10
Página 124
6.3.4 Almoxarifado
Caso haja um almoxarifado específico para o projeto, os documentos gerados no
recebimento e na liberação de materiais devem ser organizados, arquivados e
encaminhados para o arquivo técnico do projeto na conclusão da execução.
Os materiais que sobram das obras (sem valor contábil) devem permanecer no
almoxarifado. Caso o almoxarifado do projeto venha a ser desativado, eles devem ser
transferidos para o almoxarifado da unidade.
6.3.5 Infraestrutura
Ao final da execução, deve ser desmobilizada a infraestrutura tipicamente compreendida
pelas instalações prediais, equipamentos de TI e telecomunicações, móveis e utensílios,
dentre outros.
Os fornecedores de serviços, ao término dos trabalhos, devem remover dos canteiros de
obras
todas
as
suas
instalações
temporárias,
incluindo
fossas
e
sumidouros,
desconectando, de forma segura, todas as interligações de água, luz e esgoto.
6.3.6 Termo de conclusão da execução
O Termo de Conclusão da Execução caracteriza o hand over do projeto e a aceitação formal
das instalações do projeto pelo cliente. Deve ser emitido pelo gestor do projeto, assinado
pelo cliente final e anexado ao sistema de gestão de projetos WBSSNet.
O modelo do Termo de Conclusão da Execução é apresentado no ANEXO 18 que
acompanha este manual.
6.3.7 Relatório de conclusão da execução
Ao final da execução (hand over), o gestor deve ser emitir o relatório de conclusão da
execução, o qual deve conter:
- o Termo de Conclusão da Execução;
- indicadores finais de desempenho do projeto característicos da fase de execução
(no mínimo prazo, custo e segurança).
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Resp.: PMO
No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 125
Caso haja pendências relativas à execução, o relatório deve conter também o plano de ação
para tratamento das pendências. Após a conclusão do plano de ação, ele deve ser revisado
e ter a versão final emitida no encerramento.
O(s) relatório(s) deve(m) ser anexado(s) ao sistema WBSSNet e encaminhado(s) ao PMO,
ao sponsor e ao cliente final do projeto.
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No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 126
7. ENCERRAMENTO
A fase de encerramento de um projeto é caracterizada pela finalização dos contratos de
fornecimento, pelo encerramento administrativo, pela aceitação da implantação pela área
cliente, pela consolidação das lições aprendidas e pela verificação do desempenho
operacional alcançado pelo projeto em relação ao compromisso assumido em FEL 3.
As atividades que formalizam a entrega, o aceite do cliente final e o término do projeto são:
•
emissão do relatório de encerramento pelo gestor;
•
validação do relatório de encerramento pelo PMO e pelo cliente;
•
assinatura do Termo de Encerramento do Projeto pelo sponsor e pelo cliente final.
O encerramento das disciplinas do projeto está detalhado a seguir.
7.1
Encerramento do escopo
Para o encerramento do escopo do projeto, deve-se verificar se o escopo implantado está
em conformidade com o detalhado na fase FEL 3, bem como se todas as solicitações de
mudança de escopo foram registradas, aprovadas e devidamente arquivadas.
Se for evidenciada alguma divergência não formalizada pela gestão de mudanças, esta
deve ser registrada no relatório de encerramento e validada pelo sponsor do projeto.
7.2
Encerramento de custos
Para o encerramento de custos do projeto, as seguintes atividades são necessárias:
•
Encerramento dos custos no SAP
Para o encerramento dos custos do projeto, deve-se verificar se todos os compromissos no
SAP foram atendidos. Caso haja valores pendentes, como compromissos, os seguintes
procedimentos devem ser adotados:
- compromissos por RC (requisição de compra) – providenciar o cancelamento dos
itens das RC’s através da transação ME53N;
- compromissos por PC (pedido de compra) – caso o saldo dos itens do pedido
sejam sobras de quantitativos de materiais ou de serviços já concluídos, deve-se
solicitar ao comprador o encerramento do pedido de compra. Caso sejam
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Aprovado:
Data: Maio/10
Página 127
pendências de faturamentos devidos, deve-se solicitar ao fornecedor a emissão da
Nota Fiscal (NF), realizar a medição do serviço e sua aprovação no SAP e enviar a
NF para a Central de Registros Fiscais (CRF) realizar o registro contábil.
O gestor do projeto deve certificar-se de que não existem pendências relativas a aditivos
contratuais e a pleitos de fornecedores. Deve ser formalizado o atendimento a todas as
mudanças aprovadas e negociadas.
O gestor do projeto deve comunicar à Gerência Financeira de Projetos a conclusão do
mesmo após o saneamento das pendências de compromissos para as providências de
encerramentos dos códigos no SAP.
•
Encerramento do seguro de risco de engenharia
O gestor do projeto deve comunicar à Gerência de Finanças a conclusão das obras para
que o setor providencie o comunicado à seguradora, encerrando o seguro de risco de
engenharia e incorporando o valor dos novos ativos ao seguro de risco operacional da
Samarco.
•
Capitalização dos ativos
No encerramento do projeto, o gestor deve enviar o Termo de Encerramento do Projeto à
Gerência Financeira de Projetos, a qual viabilizará as atividades de capitalização dos ativos
a partir das informações contidas no termo.
•
Encerramento legal e fiscal
O gestor do projeto deve garantir que todas as obrigações legais e trabalhistas das
empresas contratadas sejam atendidas antes da aprovação da medição final. A
obrigatoriedade deste cumprimento é registrada como cláusula contratual durante o
processo de contratação.
O gestor do projeto deve atender a todas as demandas do Corpo de Bombeiros e das
prefeituras municipais para as atividades de obtenção do alvará de funcionamento, habite-se
e averbação das novas áreas construídas no Cartório de Registro de Imóveis, caso
aplicáveis.
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Aprovado:
Data: Maio/10
Página 128
7.3
Encerramento de contratos
O encerramento do processo de suprimentos inclui a finalização de todos os contratos de
obras, serviços e fornecimentos, de forma a permitir a eliminação de pendências contratuais
que possam acarretar pleitos e passivos legais.
O cumprimento do escopo contratual das contratadas e a verificação da emissão de todos
os documentos de fornecedores (manuais, desenhos etc.) devem ser realizados antes da
emissão dos termos de aceitação.
No encerramento de contratos, deve-se verificar:
- se os contratos e eventuais aditivos de prazos, escopo e valor estão regularizados;
- se há a necessidades de novos aditivos para regularização de alguma situação não
prevista nos contratos e/ou aditivos anteriores ao término das atividades contratuais;
- se a contratada executou tarefas utilizando materiais fornecidos pela Samarco.
Nesse caso deve ser feito um balanço dos materiais fornecidos e os efetivamente
aplicados, com devolução da diferença encontrada. Pode ser definido um percentual
para perdas, quando aplicável.
Quando houver a necessidade de transferir a gestão de contratos existentes à operação,
esta deve ser formalizada, ficando evidenciada a inexistência de pendências por parte da
Samarco e da contratada.
Deve-se garantir que todos os contratos gerenciados no projeto sejam devidamente
encerrados pelas respectivas áreas responsáveis e a documentação referente esteja
disponível conforme diretrizes da Samarco para a guarda dos contratos encerrados.
7.4
Encerramento da qualidade
O encerramento da disciplina qualidade é consolidado pela elaboração, entrega e
divulgação dos seguintes produtos:
- indicadores de desempenho de execução do projeto;
- avaliações de prestadores de serviços;
- lições aprendidas.
Todas as lições aprendidas identificadas durante o projeto devem ser devidamente
registradas e disponibilizadas na ferramenta de gestão de projetos WBSSNet.
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Data: Maio/10
Página 129
7.5
Encerramento da gestão de riscos
O encerramento da gestão de riscos do projeto é caracterizado pelo fechamento de todos os
riscos e implementação de todas as ações constantes do registro de riscos do projeto.
7.6
Encerramento do cronograma
O encerramento do cronograma é caracterizado pela conclusão de todas as atividades
existentes no projeto e, quando for o caso, pela formalização da justificativa daquelas não
concluídas.
7.7
Encerramento de SSMAC
O encerramento das disciplinas de SSMAC é caracterizado pelo direcionamento dos
documentos gerados durante a implantação do projeto, os quais evidenciam o cumprimento
de todas as normas, leis e procedimentos internos corporativos, e pelo fechamento dos
processos de verificação relativos à SSMAC.
Os documentos e registros relacionados a esse tema fornecem subsídios para defesas de
futuros passivos trabalhistas e ambientais envolvendo a Samarco.
7.8
Encerramento de RH
No encerramento do projeto devem ser desmobilizados os profissionais da Samarco e de
empresas contratadas.
7.9
Termo de encerramento do projeto
O termo de encerramento do projeto é o documento no qual se registra a aceitação do
projeto pelo cliente final, oficializando o seu término.
O termo de encerramento do projeto deve ser emitido pelo gestor, anexado à ferramenta de
gestão de projetos WBSSNet e encaminhado ao PMO, ao sponsor e ao cliente final.
O modelo do Termo de Encerramento do Projeto é apresentado no ANEXO 19 que
acompanha este manual.
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No. Revisão: 1
Aprovado:
Data: Maio/10
Página 130
7.10
Relatório de encerramento
O relatório de encerramento é um resumo formal das informações do projeto, incluindo os
resultados finais alcançados quanto a prazos, custos, qualidade e segurança, bem como o
encerramento de todas as disciplinas. Deve ser destacado o que foi alterado em relação às
previsões originais, os motivos dessas alterações, a respectiva documentação e outras
informações julgadas relevantes.
Este relatório deve conter:
- o escopo do projeto;
- o atendimento às disciplinas do projeto destacadas anteriormente;
- mudanças de escopo, caso existentes;
- as informações de custo, prazo e SSMAC alcançados ao término do projeto;
- os efetivos de mão-de-obra utilizada;
- a avaliação econômico-financeira atualizada, caso aplicável;
- os fatos relevantes que ocorreram durante a implantação;
- as lições aprendidas;
- o termo de encerramento do projeto.
O relatório de encerramento deve ser emitido pelo gestor, anexado à ferramenta de gestão
de projetos WBSSNet e encaminhado ao PMO, ao sponsor e ao cliente final.
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Aprovado:
Data: Maio/10
Página 131
8. AVALIAÇÕES E AUDITORIAS
O processo de gestão de projetos de capital na Samarco prevê um efetivo controle dos
projetos, visando assegurar:
- o planejamento e a execução de projetos segundo as melhores práticas de gestão;
- o alcance dos resultados de implantação pretendidos, no que tange principalmente
a prazo, custo e segurança;
- o alcance dos resultados de operação pretendidos.
Para esse controle, existe um processo sistemático de avaliações e auditorias para todas as
fases dos projetos, o qual é descrito a seguir.
8.1
Avaliações e auditorias nas fases de planejamento
As avaliações que ocorrem durante as fases de planejamento de um projeto (FEL 1, FEL 2 e
FEL 3) têm o objetivo de verificar os estudos realizados em cada fase e, caso eles atendam
os requisitos de maturidade requeridos, recomendar e/ou aprovar a passagem de fase.
Essas avaliações podem ser:
•
avaliação de maturidade de projetos – realizadas sob a coordenação do PMO, as
avaliações de maturidade de projetos ocorrem nos portões de aprovação e têm o
propósito principal de avaliar todos os projetos em cada fase de desenvolvimento (FEL
1, FEL 2 e FEL 3), de forma a subsidiar os Comitês que aprovam a passagem de fases.
Esse processo está detalhado no Item 2.3 – Avaliação de maturidade de projetos – deste
manual;
•
avaliação externa – caso haja uma decisão interna ou uma solicitação de acionistas, um
projeto pode passar por uma avaliação externa, como mais uma forma de subsidiar a
decisão dos Comitês aprovadores;
•
avaliações IPR BHPBilliton / Vale Assessment – as avaliações de acionistas podem
ocorrer nas fases FEL 2 e FEL 3, em projetos com Capex acima de USD 40MM ou por
solicitação dos mesmos. Os resultados embasam as decisões do Subcomitê de Projetos
de Capital e do Conselho Administrativo quanto à aprovação dos projetos para a fase
seguinte.
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Gestão de Projetos Tipo C
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Aprovado:
Data: Maio/10
Página 132
8.2
Auditorias na fase de execução
As avaliações que ocorrem durante a fase de execução de um projeto buscam verificar a
conformidade das práticas realizadas em relação às planejadadas (no PEP), a eficácia
destas práticas, bem como os indicadores de implantação definidos para o projeto.
Essas avaliações podem ser realizadas por:
•
PMO;
•
terceiros;
•
acionistas.
8.3
Avaliações de encerramento
As avaliações que ocorrem no encerramento de um projeto buscam verificar os resultados
de implantação finais alcançados quanto a prazos, custos, qualidade e segurança, bem
como a conformidade do encerramento de todas as disciplinas do projeto em relação ao
planejado (no PEP).
Nesse momento, também podem ser verificados os resultados do projeto em relação aos
seus objetivos (avaliação da efetividade do investimento), caso possível.
O relatório de encerramento é um resumo formal das informações do projeto e deve ser a
base de verificação dessas auditorias.
Essas avaliações podem ser realizadas por:
•
PMO;
•
terceiros;
•
acionistas – Close Out (BHPBilliton e VALE) – em projetos com Capex acima de USD
40MM ou por solicitação dos mesmos.
8.4
Avaliações da efetividade do investimento
As avaliações da efetividade do investimento ocorrem após determinado período de
operação do projeto, o qual deve ser definido em FEL 3, segundo a sua natureza e
características.
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Data: Maio/10
Página 133
Essas avaliações buscam verificar os resultados atingidos em relação aos objetivos do
projeto.
Essas avaliações podem ser realizadas por:
•
PMO;
•
terceiros;
•
acionistas – PIR, Post Investment Review (BHPBilliton e VALE) – em projetos com
Capex acima de USD 40MM ou por solicitação dos mesmos.
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Data: Maio/10
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9. ANEXOS
9.1
Anexo 1 – Lista de siglas
9.2
Anexo 2 – Cálculo do Índice de Desenvolvimento do Projeto (IDP)
9.3
Anexo 3 – Instrução técnica – Planejamento e controle do cronograma
9.4
Anexo 4 – Instrução técnica – Pré-comissionamento e comissionamento
9.5
Anexo 5 – Instrução técnica – Captura e registro de lições aprendidas
9.6
Anexo 6 – Instrução técnica – Orçamentação de capital (Capex)
9.7
Anexo 7 – Instrução técnica – Orçamentação de custo operacional (Opex)
9.8
Anexo 8 – Instrução técnica – Estudo de viabilidade econômico-financeira
9.9
Anexo 9 – Instrução técnica – Gestão de riscos de projetos
9.10 Anexo 10 – Instrução técnica – Desenvolvimento da engenharia
9.11 Anexo 11 – Instrução técnica – Prática de melhoria de valor (VIP)
9.12 Anexo 12 – Instrução técnica – Gestão de mudanças de escopo
9.13 Anexo 13 – Instrução técnica – Range analysis de cronograma
9.14 Anexo 14 – Instrução técnica – Gestão de seguros de projetos
9.15 Anexo 15 – Instrução técnica – Hazop
9.16 Anexo 16 – Instrução técnica – Medição de serviços
9.17 Anexo 17 – Instrução técnica – Garantia e controle da qualidade
9.18
Anexo 18 – Modelo do termo de conclusão da execução
9.19
Anexo 19 – Modelo do termo de encerramento do projeto
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