Výdavkový cyklus: Obchodné aktivity a riadenie rizík

Chu trình chi phí Expenditure cycle AIS- 15th Marshall B.Romney et al, 2021 chapter 15 Mục tiêu 1 2 3 Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản và các hoạt động xử lý thông tin liên quan Thảo luận các quyết định quan trọng và các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định Xác định các rủi ro và các thủ tục kiểm soát thích hợp Nội dung 1 Giới thiệu chung chu trình 2 Các hoạt động cơ bản và xử lý thông tin liên quan 3 Rủi ro và các thủ tục kiểm soát thích hợp 4 Thuật ngữ - glossary Blanket purchase order/blanket order Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn đặt hàng theo lô. Bidding Competitive bidding Đấu thầu hoặc lựa chọn Quy trình đấu thầu Debit memo Bản điều chỉnh nợ phải trả. Disbursement voucher Bảng kê chứng từ thanh toán. Thuật ngữ - glossary Economic order quantity Số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) EDI- electronic data interchange Hệ thống giao tiếp dữ liệu điện tử. Evaluated receipt settlement (ERS) Cách thức ghi nhận nợ không sử dụng hóa đơn. Imprest fund Quỹ chi tiêu lặt vặt. Thuật ngữ - glossary Just – in - time (JIT) inventory systems Hệ thống quản lý hàng tồn kho kịp thời. kickback Hoa hồng cho người đi mua . Materials requirements planning (MRP) Lập kế hoạch yêu cầu nguồn lực. Nonvoucher system Hệ thống không sử dụng bảng kê chứng từ thanh toán. Thuật ngữ - glossary Purchase Requisition Yêu cầu mua hàng. Là chứng từ trong nội bộ Purchase order Đơn Đặt hàng Procurement card Thẻ tín dụng để mua hàng theo ủy quyền. Reorder point Điểm đặt hàng. Receiving report Phiếu nhập kho/báo cáo nhận hàng. RFID (Radio-frequency Nhận dạng tần sóng vô tuyến identification) Thuật ngữ - glossary Vendor –managed inventory program Chương trình quản lý hàng tồn kho theo nhà cung cấp. Voucher package Bộ chứng từ thanh toán: Voucher system Hệ thống sử dụng bảng kê chứng từ thanh toán. Giới thiệu chu trình chi phí Nội dung Chu trình chi phí: Mua và thanh toán cho người bán • Hoạt động kinh doanh • Hoạt động xử lý thông tin • Kiểm soát hoạt động kinh doanh và xử lý thông tin trong chu trình Các sự kiện cơ bản • Yêu cầu mua hàng, dịch vụ • Đặt hàng • Nhận hàng • Chấp nhận hóa đơn • Thanh toán tiền Mục tiêu chính của hoạt động trong chu trình ❖Các quyết định cần thực hiện: • Mục tiêu hoạt động: Giảm thiểu chi phí mua và chi phí bảo quản hàng và dịch vụ • Hàng: Loại hàng và số lượng cần mua tối ưu • Nhà cung cấp: Chọn lựa nào là tốt nhất • Tổ chức phối hợp hoạt động các bộ phận: để đạt mức giá tối ưu • Sử dụng CNTT thế nào: gia tăng tính hữu hiệu và chính xác của các BP liên quan • Tối ưu dòng tiền: Chuẩn bị nguồn lực và cách thức thanh toán DFD khái quát chi trình chi phí DFD cấp 0 chu trình chi phí Xử lý đặt hàng Xác định nhu cầu Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng Xử lý đặt hàng Xác định yêu cầu mua hàng Bộ phận có nhu cầu • Xác định nhu cầu • Gửi yêu cầu mua hàng (purchase requisition) tới bộ phận mua hàng Mua hàng • Kiểm tra yêu cầu • Tổng hợp nhu cầu toàn DN • Yêu cầu mua hàng có thể xác định bởi kho hàng hoặc bất cứ BP nào có nhu cầu • Tại DN lớn, hệ thống KS hàng tồn kho tự động tạo ra yêu cầu mua hàng khi hàng tồn dưới mức đặt hàng (reorder point) 15 Xác định yêu cầu mua hàng Xác định yêu cầu/ nhu cầu mua hàng • Thời điểm đặt hàng (reorder point) • Số lượng đặt hàng: EOQ 16 Công cụ xác định yêu cầu Material requirements • Just in time inventory planning (MRP) system • Dựa trên dự báo bán hàng, lập kế hoạch sản xuất chi tiết cho 1 kỳ thời gian (VD 3 tháng) -> xác định lượng NVL cần thiết • Thường áp dụng cho sản xuất hàng thiết yếu • Chỉ mua hay sản xuất khi thực sự cần chứ không dựa trên dự báo nhu cầu hoặc dự báo bán hàng. • Phù hợp với (1) SP có vòng đời, hoặc các SP không thể xác định trước nhu cầu chính xác. (2) DN có khả năng tăng tốc SX nhưng lại ngưng SX nhanh để tránh hàng tồn Công cụ xác định yêu cầu Material requirements • Just in time inventory planning (MRP) system • Giao hàng khối lượng lớn tới kho /vị trí quản lý hàng ở kho trung tâm • Việc giao nhận hàng nhiều lần, mỗi lần với số lượng nhỏ tới những vị trí có nhu cầu (hơn là giao tới khối lượng lớn tới kho/ vị trí nhận hàng trung tâm của DN) • Cần nhiều vị trí nhận hàng Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng Lựa chọn nhà cung cấp • Nhân tố cân nhắc lựa chọn: • Giá • Chất lượng hàng/dịch vụ • Sự tin cậy trong giao hàng Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng • Lập đặt hàng – chứng từ ▪ Đơn Đặt hàng (Purchase order ) Là chứng từ chính thức yêu cầu nhà cung cấp để mua các mặt hàng cụ thể theo 1 mức giá được xác định trước. Khi nhà cung cấp chấp nhận thì đặt hàng trở thành hợp đồng giữa 2 bên. Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng • Lập đặt hàng – chứng từ ▪ Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn đặt hàng theo lô: (Blanket Purchase order) Là 1 cam kết để mua những mặt hàng cụ thể nào đó tại mức giá được xác định (designated prices) từ 1 nhà cung cấp cụ thể cho 1 kỳ thời gian, thường là 1 năm • Mục đích : Thỏa thuận đặc biêt với 1 nhà cung cấp quan trọng cho 1 kỳ thời gian • Đặc điểm Blanket PO khác thế nào với PO • Nội dung cơ bản của chứng từ Ứng dụng IT vào xử lý đặt hàng ❖Sinh viên đọc và tìm hiểu thêm các kỹ thuật • Chương trình quản lý hàng tồn kho theo nhà cung cấp. (Vendor- managed inventory program) p389 • Đấu giá ngược (Reverse auctions) P390 • Pre-award audit P.390 • Nhận dạng tần sóng vô tuyến (RFID) p 388: Radiofrequency identification (RFID) is a concept that was initially patented in the 1970s, but the technology to enable it was much too expensive to allow for commercial developments. RFID is the use of wireless signals to transfer data between microchips. The chips can be inserted in tags, cards, or even living beings. Xử lý nhận hàng Xử lý nhận hàng, nhập kho Chức năng Nhận hàng • Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận • Chấp nhận việc giao hàng • Ghi nhận thông tin nhận hàng • Gửi thông tin nhận hàng cho các BP liên quan Chức năng quản lý kho/BP yêu cầu • Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận • Nhập kho hàng nhận • Xác nhận thông tin nhận hàng 24 Xử lý nhận hàng ❖ Phiếu nhập kho (Receiving report). Là chứng từ ghi chi tiết về từng hoạt động giao hàng gồm: ngày giao, nhà cung cấp, doanh nghiệp vận chuyển, số lượng hàng nhận Xử lý nhận hàng ❖Ứng dụng IT vào xử lý nhận hàng • Nhận dạng tần sóng vô tuyến (RFID) • Hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử và kỹ thuật vệ tinh (EDI and satellite technology) giúp DN nhận DL gửi hàng kịp thời. Ngoài ra, nhờ kết nối dữ liệu của xe vận chuyển (are equipted with data terminals) của công ty vận chuyển và vệ tinh nên DN mua có thể theo dõi việc vận chuyển hàng Xử lý chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ phải trả Chức năng Kế toán phải trả • Nhận hóa đơn của nhà cung cấp • Đối chiếu kiểm tra chứng từ liên quan (Đơn đặt hàng. Phiếu nhập kho, hóa đơn của người bán). Bộ chứng từ mua hàng này gọi là Bộ chứng từ thanh toán (voucher package) • Theo dõi phải trả người bán 1. BP kế toán phải trả cần kiểm tra. đối chiếu thông tin gì khi chấp nhận hóa đơn? Tại sao? Mục đích đối chiếu là gì? 27 Xử lý chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ phải trả ❖Chứng từ • Bộ chứng từ thanh toán (voucher package) Là bộ chứng từ mua hàng gồm Đơn đặt hàng. Phiếu nhập kho, hóa đơn của người bán • Bảng kê chứng từ thanh toán (disbursement voucher). Là chứng từ xác định nhà cung cấp, các hóa đơn chưa thanh toán (outstanding invoices) và số tiền thực sự phải trả (net amount) sau khi trừ các khoản chiết khấu hoặc giảm trừ được hưởng Các phương pháp theo dõi công nợ Nonvoucher systems • Hóa đơn được chấp thuận được phân loại theo từng người bán. • Ghi vào sổ chi tiết phải trả người bán Voucher systems • Các hóa đơn được chấp thuận được phân loại theo ngày dự định thanh toán • Lập Bảng kê chứng từ thanh toán (disbursement voucher) cho các hóa đơn được chấp nhận So sánh Các phương pháp theo dõi công nợ Nonvoucher system Voucher system Nhấn mạnh tới theo dõi theo từng nhà cung cấp Nhấn mạnh tới kế hoạch thời gian thanh toán (cho từng nhà cung cấp) ❖Ưu điểm voucher systems vs nonvoucher systems ❖ Giảm bớt số lượng Check được lập: 1 D.V có thể lập 1 hoặc nhiều HĐ/nhà cung cấp ❖ Truy vết quá trình thanh toán dễ dàng: Do D.V là chứng từ nội bộ nên có thể đánh số trước. ❖ Kiểm soát tốt dòng tiền IT hỗ trợ phát hành hóa đơn và theo dõi công nợ ❖CHUYỂN GIAO VÀ XỬ LÝ HÓA ĐƠN TỰ ĐỘNG • Nhà cung cấp lập và chuyển hóa đơn qua EDI • DN mua có thể tự động đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho • Những hóa đơn nào bị hệ thống xác định đối chiếu không khớp thì được xem xét và xử lý bằng tay IT hỗ trợ phát hành hóa đơn và theo dõi công nợ ❖ KHÔNG DÙNG HÓA ĐƠN: Tiếp cận ERS (evaluated receipt settlement). ❖ Nguyên lý: đối chiếu 2 chiều IT hỗ trợ phát hành hóa đơn và theo dõi công nợ ❖ KIỂM SOÁT MUA VẬT DỤNG VĂN PHÒNG • Thiết lập ngân sách mua vật dụng văn phòng • Xác định những nhà cung cấp chỉ định và các loại vật dụng văn phòng mua tại các nhà cung cấp chỉ định • Sử dụng “Thẻ tín dụng để mua hàng theo ủy quyền” (Procurement card). • Kết nối thanh toán từ “Thẻ tín dụng để mua hàng theo ủy quyền” với tài khoản “vật dụng văn phòng” (office supplies account) Xử lý thanh toán tiền Kế toán phải trả Accounts payable • Xác định khoản nợ đến hạn thanh toán • Chuyển các chứng từ cho việc thanh toán Giám đốc tài chính • Duyệt đề nghị thanh toán Quỹ Cashier • Chi theo đề nghị/lệnh chi được duyệt (tùy phương thức thanh toán) • Thông báo thanh toán cho kế toán theo dõi công nợ 34 Xử lý thanh toán • CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ❖CASH: Chi linh tinh, giá trị nhỏ ❖CHECK (cheque): ❖EFT: electronic funds transfer (xem chu trình Doanh thu) ❖FEDI: Financial electronic data interchange (xem chu trình Doanh thu) Kiểm soát chu trình chi phí Mục tiêu ❖ Kiểm soát đạt mục tiêu thông tin tin cậy • Nguồn dữ liệu và ghi chép xử lý nghiệp vụ kinh tế • Kiểm soát việc sử dụng và công bố thông tin ❖ Kiểm soát đạt mục tiêu hoạt động • An toàn tài sản, thông tin • Đảm bảo các nghiệp vụ được ủy quyền đúng đắn • Cung cấp thông tin hữu ích để giúp hoạt động KD được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả ❖ Kiểm soát đạt mục tiêu tuân thủ 36 Kiểm soát các vấn đề chung của chu trình chi phí (bảng 13-2, P 384) p410 Rủi ro Kiểm soát 1 Tập tin chính không • Kiểm soát toàn vẹn xử lý dữ liệu chính xác hoặc không • Giới hạn truy cập tới tập tin chính hợp lệ • Đánh giá tất cả các thay đổi trên tập tin chính 2 Không được phép công • Kiểm soát truy cập bố các thông tin nhạy • Mã hóa dữ liệu cảm 3 Bị mất hoặc bị phá hủy • Sao lưu dự phòng và các thủ tục kế dữ liệu hoạch dự phòng (disaster recovery procedures) 4 Kết quả không tốt hoạt động • Sử dụng hệ thống báo cáo quản trị Kiểm soát xử lý đặt hàng p410 Rủi ro Kiểm soát 5 Đăt hàng thiếu hoặc • Sử dụng hệ thống kê khai thường thừa hàng so nhu cầu xuyên • Sử dụng Bar coding hoặc RFID • Kiểm kê kho định kỳ 6 Mua các mặt không cần thiết 7 Mua hàng với giá cao hàng • Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên • Đánh giá và xét duyệt yêu cầu mua hàng • Sử dụng việc mua hàng tập trung • Sử dụng bảng giá qui định • Thực hiện đấu thầu hoặc lựa chọn nhà cung cấp • Đánh giá đặt hàng mua • Xây dựng ngân sách chi tiêu Kiểm soát xử lý đặt hàng p410 Rủi ro với Kiểm soát chất • Chỉ mua hàng từ những nhà cung cấp được chấp thuận • Đánh giá và chấp thuận việc mua hàng từ nhà cung cấp mới • Theo dõi và giám sát chất lượng sản phẩm • Người quản lý mua hàng chịu trách nhiệm với chi phí làm lại hoặc chi phí đổ vỡ, hư hỏng hàng mua 8 Mua hàng lượng thấp 9 Nhà cung cấp không tin • Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp qui cậy trình quản lý chất lượng SP • Thu thập và giám sát dữ liệu thực hiện giao hàng của nhà cung cấp Kiểm soát xử lý đặt hàng p410 Rủi ro Kiểm soát 10 Mua hàng từ nhà • Duy trì danh sách nhà cung cấp được chấp cung cấp không thuận và hệ thống chỉ chấp thuận nếu đặt được ủy quyền hàng lựa chọn người bán trong danh sách. • Đánh giá và chấp thuận việc mua hàng từ nhà cung cấp mới • Kiểm soát các xử lý liên quan EDI 11 Hoa hồng người đi (kickback) cho • Nghiêm cấm nhận quà từ nhà cung cấp mua • Luân chuyển nhân viên thực hiện công việc • Yêu cầu BP mua hàng công bố báo cáo mâu thuẫn lợi ích cá nhân và công ty (các gắn kết lợi ích cá nhân hoặc tài chính liên quan nhà cung cấp) • Kiểm toán nhà cung cấp Kiểm soát xử lý nhận hàng p410 Rủi ro Kiểm soát 12 Chấp nhận hàng hóa • Đối chiếu hàng giao với “đơn đặt không được đặt hàng hàng” trước khi chấp nhận việc giao hàng 13 Sai sót trong đếm kiểm • Không thông báo số lượng đặt hàng hàng với bộ phận nhận hàng. • Nhân viên nhận hàng cần ký phiếu nhập kho • Thưởng trách nhiệm cho nhân viên nhận hàng • Sử dụng Bar coding hoặc RFID • Xây dựng thủ tục hệ thống kiểm tra tự động và phát hiện chênh lệch giữa đặt hàng và nhận hàng Kiểm soát xử lý nhận hàng p410 Rủi ro Kiểm soát 14 Kiểm tra nhận dịch vụ • Xây dựng và dùng ngân sách để kiểm soát • Kiểm toán 15 Ăn cắp hàng tồn kho • Giới hạn tiếp cận hàng tồn kho về mặt vật lý • Lập và ghi nhận bằng chứng từ tất cả các hoạt động giao nhận, nhập, xuất hàng tồn kho • Kiểm kê kho và đối chiếu ghi chép kế toán • Phân chia trách nhiệm: Thủ kho không phải là người nhận hàng Kiểm soát chấp thuận hóa đơn p410 16 Rủi ro Kiểm soát Sai sót trong hóa đơn • Kiểm tra tính chính xác của hóa đơn nhà cung cấp • Yêu cầu biên lai thu tiền chi tiết cho việc mua hàng bằng thẻ tín dụng của công ty (procurement card) • Dùng hệ thống ERS (p423) • Hạn chế tiếp cận tới tập tin chính nhà cung cấp • Kiểm tra hóa đơn vận chuyển và sử dụng kênh giao hàng được chấp thuận Kiểm soát chấp thuận hóa đơn p410 17 Rủi ro Kiểm soát Sai sót chuyển vào tài • Kiểm soát nhập liệu khoản chi tiết phải trả • Đối chiếu các ghi chép (mẫu tin) kế toán phải trả chi tiết với tài khoản tổng hợp Kiểm soát thanh toán p410 Rủi ro Kiểm soát 18 Không được hưởng các • Lưu hóa đơn theo ngày đến hạn thanh ưu đãi do thanh toán toán để được hưởng chiết khấu không phù hợp • Lập dự toán cho dòng tiền 19 Thanh toán cho hàng • Đối chiếu hóa đơn và các chứng từ liên không nhận quan • Lập ngân sách (mua dịch vụ) • Yêu cầu biên lai nộp tiền cho các chi phí du lịch • Sử dụng thẻ tín dụng của công ty (procurement card) cho chi phí đi lại Kiểm soát thanh toán p410 20 Rủi ro Thanh toán trùng Kiểm soát • Yêu cầu có “bộ chứng từ thanh toán” đầy đủ cho các lần thanh toán • Chỉ được dùng bản gốc của hóa đơn cho thanh toán • Đóng dấu đã thanh toán lên tất cả các chứng từ (kể cả chứng từ gắn kèm) cho các khoản thanh toán Kiểm soát thanh toán p410 21 Rủi ro Kiểm soát Ăn cắp • Hạn chế tiếp cận và đảm bảo an toàn cho CHECK trắng và thiết tiền bị tạo/ký CHECK • CHECK cần đánh số trước và đếm, kiểm thường xuyên bởi thủ quỹ • Kiểm soát truy cập trạm nhập liệu thanh toán EFT • Sử dụng hệ thống hạ tầng công nghệ của công ty (máy tính và ứng dụng truy cập web) để thực hiện giao dịch ngân hàng trực tuyến (online banking) • Phân chia trách nhiệm giữa chức năng viết CHECK và kế toán phải trả • Đối chiếu thường xuyên tài khoản NH và số tiền ghi sổ, và do người khác người làm thủ tục chi tiền • Giới hạn truy cập tới tập tin chính nhà cung cấp • Giới hạn số lượng NV bán hàng được xử lý tạo nhà cung cấp 1 lần hoặc xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp 1 lần • Sử dụng “Quỹ chi tiêu lặt vặt” petty cash • Kiểm toán đột xuất “quỹ chi tiêu lặt vặt” “Petty cash Kiểm soát thanh toán p410 Rủi ro Kiểm soát 22 Sửa CHECK • Sử dụng máy bảo vệ CHECK • Sử dụng mực in và giấy đặc biệt cho in CHECK • Hợp đồng với ngân hàng để sử dụng dịch vụ đặc biệt giúp doanh nghiệp chống gian lận CHECK (Positive Pay service” 23 Vấn đề • Sử dụng dự toán cho dòng tiền dòng tiền

Výdavkový cyklus: Obchodné aktivity a riadenie rizík

Products

Support

Výdavkový cyklus: Obchodné aktivity a riadenie rizík

Add this document to collection(s)

Add this document to saved

Suggest us how to improve StudyLib