REQUEST FOR PAYMENT
PART I
a.​ First request
Comprehension questions
1. What is enclosed with the letter?
→ A copy of invoice No. H931 for £919.63
2. Why is the writer so surprised when the buyer delayed in payment?
→ Because since the writer and buyer began trading the buyer have cleared
their accounts regularly on the due dates.
b.​ Reply to the first request
Comprehension questions
1. Why was the writer surprised to receive the supplier’s letter?
→ Because the supplier’s letter said they had not received payment but they
instructed their bank to credit the supplier’s account some time ago.
2. What may the problem be here?
→ the supplier’s bank has not advised them yet.
3. What does he suggest the supplier should do?
→ He suggests the supplier should check this with Barnley's.
c.​ Second request
Comprehension questions
1. How did the writer feel when writing this letter?
→ disappointed
2. What does the writer ask the buyer to do?
→ send a reply or cheque to clear the account within the next seven days
d.​ Reply to the second request
Comprehension questions
1. Why hadn’t the writer’s company cleared their June statement?
→ Because of their move from Milano to Torino, which would involve
replacing more than half our staff with new people who needed time to get
used to our accounts and filing systems. Therefore, there might be some
delay in clearing accounts and replying to correspondence
2. What has the writer done about the outstanding account and what will he
do in the near future?
→ The writer has enclosed a cheque for $300,000 on account, and will send
a full settlement of your June statement within the next few days.
3. What is the value of the cheque enclosed?
→ $300,000
4. What has he asked Mr. Costello to do to ensure that letters get to him?
→ note their new address, which is on the heading of this letter, for future
reference
e.​ Third request
Comprehension questions
1. What is enclosed with the letter?
→ Copies of the invoices
2. How long has the balance remained unpaid?
→ three months
3. Does the writer plan to take legal action?
→ Yes, the writer plans to take legal action if the remittance is not received
within the next ten days.
4. What phrase is used which has a similar meaning to “take legal action”?
→ “start proceedings to recover the debt”
PART II. Exercises
I. Fill in the blanks with the appropriate words in this letter requesting
payment.
1.​
Dear Sirs,
Your invoice No. 527 dated 20 July for $1516 is due for (1) payment at the end
of this month.
Unfortunately, a fire broke out in our Despatch Department last week and (2)
destroyed a large part of a valuable consignment due for (3) shipment to a
cash customer. Our (4) claim is now with the insurance company but it is
unlikely to be met for another 3 or 4 weeks. Until then we are (5) dealt with a
difficult (6) cash flow problem. I am therefore writing for (7) permission to
defer payment of your invoice until the end of September.
As you are aware, my accounts with you have always been (8) settled
promptly, and it is with (9) regret that I am now forced to make this (10)
request. I hope that you will find it possible to grant it.
Yours faithfully
2.​
Dear Mr. Janssen​
Account No. VS 3019
We wrote to you on 25 March concerning the above (1) invoice for $2,700.00
which has now been (2) overdue for three months. When we agreed to offer
you credit (3) previously, we pointed out that it was essential to (4) settle
accounts (5) by the exact date, particularly as we generally do not (6)
extend credit terms.
As you realized, delayed payment can create problems for us (7) with our
own suppliers, therefore we would appreciate it if you could either let us
know why the (8) invoice has not been paid, or let us have a remittance (9)
within the next ten days.
We would be grateful if this could receive your immediate (10) attention.
Yours sincerely
3.​
Dear Sir,
We are writing (1) regarding the February balance of $567 on your account,
which is (2) overdue for three months. We have written to you twice and did
not receive a (3) response, which surprised us as you have been our regular
customer for years.
We would like to (4) remind you that the credit was given on the (5)
understanding that the balance would be cleared on due (6) date; failure to
do so will create (7) difficulties for us with our suppliers.
We are prepared to (8) allow you a further ten days to clear the balance or
explain why you cannot do so, (9) otherwise we will, reluctantly, have to
take legal (10) action.
Yours faithfully
II. Translation
A. English – Vietnamese Translation
1. A warehouse flood destroyed the majority of the components that were to
be fitted into Zenith 900. We are waiting for our insurance company to settle
our claim so that we can renew our stock and pay our suppliers.
→ Một trận lũ lụt tại kho hàng đã phá hủy phần lớn các linh kiện dự kiến sẽ
được lắp vào Zenith 900. Chúng tôi đang chờ công ty bảo hiểm giải quyết
yêu cầu bồi thường của chúng tôi để có thể mua mới hàng tồn kho và thanh
toán cho các nhà cung cấp.
2. When we allowed open account terms, we emphasized this was only on
the condition that balances were cleared promptly on due dates as credit
facilities put a strain on out own cash low situation. Because of this we
cannot extend the credit by another two months.
→ Khi chúng tôi cho phép phương thức mở tài khoản ghi sổ, chúng tôi đã
nhấn mạnh rằng điều này chỉ được thực hiện với điều kiện rằng các số dự phải
được thanh toán kịp thời vào ngày đáo hạn, vì các khoản tín dụng gây áp lực
lên tình hình dòng tiền của chúng tôi. Vì lý do này nên chúng tôi không thể gia
hạn tín dụng thêm hai tháng nữa.
3. As you are usually prompt in settling your accounts, we wonder whether
there is any special reason why we have not received payment of this
account, which is already a month overdue.
→ Vì quý ngài thường thanh toán tài khoản sớm, chúng tôi thắc mắc rằng liệu
có bất kì lý do đặc biệt nào liên quan đến tại sao chúng tôi chưa nhận được
khoản tài khoản cho tài khoản này, hiện đã quá hạn một tháng.
4. To regular customers such as yourself our terms of payment are 3% one
month, and we hope you will not withhold payment any longer, otherwise it
will be necessary for us to revise these terms.
→ Đối với những khách hàng thường xuyên như quý vị, điều khoản thanh toán
của chúng tôi là 3% trong vòng một tháng. Chúng tôi hy vọng quý vị sẽ không
trì hoãn việc thanh toán thêm nữa; nếu không, chúng tôi sẽ buộc phải xem xét
lại các điều khoản này.
5. We were disappointed that you did not bother to reply to either of our
letters asking you to clear your account, and you have left us no alternative
but to take legal action.
→ Chúng tôi thất vọng rằng bạn không bận tâm phản hồi bất kì lá thư nào của
chúng tôi yêu cầu thanh toán tài khoản và điều này đã khiến chúng tôi không
còn lựa chọn nào khác ngoài việc tiến hành quy trình pháp lý.
6. It is with the utmost regret that we have reached the stage when we must
press for immediate payment. Failing payment by 7 August you will leave us
no choice but to put the matter into the hand of our solicitor.
→ Chúng tôi vô cùng tiếc nuối khi phải thông báo rằng chúng tôi đã đến giai
đoạn mà chúng tôi buộc phải yêu cầu quý ngài thực hiện việc thanh toán
ngay lập tức. Nếu khoản thanh toán không được thực hiện trước ngày 7 tháng
8, quý vị sẽ không để lại cho chúng tôi sự lựa chọn nào khác ngoài việc
chuyển vụ việc này cho luật sư của chúng tôi.
7. It was in consideration of the present economic climate that we allowed
you a two-month period to settle, and while we would like to offer you more
time to clear the balance, our own financial position makes this impossible.
Therefore we must ask you to settle the
account within the next fortnight.
→ Xem xét tình hình kinh tế hiện tại, chúng tôi đã cho phép quý vị thời gian hai
tháng để thanh toán. Mặc dù chúng tôi muốn tạo điều kiện cho quý vị thêm
thời gian để giải quyết số dư nhưng tình hình tài chính của chúng tôi hiện tại
không cho phép điều này. Do đó, chúng tôi buộc phải yêu cầu quý vị thanh
toán tài khoản trong vòng hai tuần tới.
8. When we arranged payment terms we offered you payment against
monthly statements, yet it has been three months since you promised the
account would be cleared.
→ Khi chúng tôi thiết lập các điều khoản thanh toán, chúng tôi đã đề nghị
quý ngài thanh toán dựa trên các hóa đơn hàng tháng. Tuy nhiên, đã ba
tháng trôi qua kể từ khi quý ngài hứa hẹn rằng tài khoản sẽ được thanh toán
đầy đủ.
9. As we have traded for some time, we have not pressed for payment.
However, we must now insist that either you settle the account or offer a
reasonable explanation for not doing so.
→ Vì chúng ta đã giao dịch trong một thời gian dài, chúng tôi đã không thúc
giục việc thanh toán. Tuy nhiên, hiện tại chúng tôi buộc phải yêu cầu quý ngài
hoặc thanh toán tài khoản, hoặc cung cấp một lời giải thích hợp lý về việc
không thực hiện điều đó.
10. The failure either to clear your account or even to offer an explanation is
all disappointing because of our past satisfactory dealings over many years.
→ Việc không thanh toán tài khoản của quý ngài cũng như không cung cấp
bất kỳ lời giải thích nào thật sự gây thất vọng cho chúng tôi bởi vì chúng ta
đã có những giao dịch hài lòng mà chúng ta đã duy trì trong nhiều năm qua.
B. Vietnamese – English Translation
1. Chúng tôi muốn nhắc quý ngài rằng chúng tôi đã chào bán cho quý ngài giá
thấp trên cơ sở thanh toán tiền sớm.
→ We would like to remind you that we offered you a lower price on the basis
of early payment.
2. Chúng tôi rất mong quý ngài không cho rằng việc chúng tôi không thanh
toán nợ đúng hạn là cố ý.
→ We sincerely hope that you would not consider our failure to settle the
debt on time as intentional.
3. Chúng tôi rất thông cảm với vấn đề quý ngài gặp phải trong việc thanh
toán số nợ còn lại và sẵn sàng gia hạn nợ thêm 6 tuần nữa.
→ We understand the difficulties you are facing with settling the outstanding
debt and are willing to extend the payment deadline by an additional six
weeks.
4. Từ khi chúng tôi viết thư cho quý ngài ngày... về khoản nợ còn lại chưa được
thanh toán trị giá ..., chúng tôi vẫn chưa nhận được thư trả lời. Xét thấy quý
ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, nên trước đây, chúng tôi đã
không hối thúc quý ngài thanh toán.
→ Since we wrote to you on [date] regarding the outstanding balance of
[amount] that has not been settled, we have not yet received a response.
Considering your support in the past, we have refrained from urging you to
make the payment.
5. Cảm ơn quý ngài đã viết thư và giải thích cho chúng tôi biết tại sao số nợ
trong tháng 5 vẫn chưa được thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi không thể gia
hạn nợ thêm nữa vì chúng tôi cho hưởng mức chiết khấu cao đổi lại việc thanh
toán đúng hạn.
→ Thank you for your letter and for explaining to us why the debt for May has
not yet been settled. However, we cannot extend the debt any further, as we
have provided a high discount in exchange for timely payment.
6. Chúng tôi sẽ cho quý ngài thêm 7 ngày nữa để gửi tiền cho chúng tôi, sau
thời gian này vấn đề sẽ được chuyển cho luật sư chúng tôi giải quyết.
→ We will allow an additional 7 days for you to remit the funds; after this
period, the matter will be forwarded to our solicitor.
7. Chúng tôi cảm thấy đã đủ kiên nhẫn và đã xem xét rất kỹ lưỡng. Tuy nhiên,
bây giờ chúng tôi rất tiếc phải thực hiện các biện pháp để thu hồi nợ theo
luật.
→ We feel that we have been patient enough and have considered the
situation very carefully. However, we regret to inform you that we must now
take legal action to recover the debt.
8. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng tôi sẵn
sàng cho phép quý ngài thanh toán một nửa số nợ bằng cách gửi chúng tôi
hối phiếu trả ngay và thanh toán phần còn lại bằng cách chấp nhận hối phiếu
đính kèm ký phát thời hạn 30 ngày.
→ Considering your support in the past, we are willing to allow you to settle
half of the outstanding debt by providing us with a sight draft and pay the
remaining balance via acceptance of the attached 30-day time draft.
9. Bởi vì chính sách của chúng tôi là kinh doanh dựa trên lợi nhuận thấp nên
chúng tôi tiếc là chúng tôi không thể cho quý ngài hưởng điều kiện tín dụng
dài hạn được.
→ Due to our policy of operating on low profit margins, we regret to inform
you that we cannot extend long-term credit terms.
10. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì không nhận được thư trả lời của
quý ngài cho 2 lá thư của chúng tôi ngày... nhắc quý ngài về khoản nợ còn lại
trị giá...
→ We are very surprised and disappointed that we have not received your
response to our two letters dated... reminding you of the outstanding debt
of…
III. Letter-writing
1. Công ty anh/chị đã nhận được lô hàng từ công ty Glaston Potteries cùng
với hóa đơn đề ngày... Tuy nhiên, công ty không thể thanh toán như thời hạn
ghi trong hóa đơn. Anh/ chị hãy viết thư gửi ông John Merton, giám đốc kinh
doanh của Glaston để xin lỗi và yêu cầu cho thêm thời gian để thanh toán với
những gợi ý sau:
-​ Kho hàng bị lụt, nhiều hàng hóa bị hư hỏng
-​ Chúng ta chỉ có thể thanh toán khi công ty bảo hiểm bồi thường cho
chúng ta trong vòng 4 tuần tới.
-​ Cam kết chúng ta sẽ thanh toán đầy đủ khi nhận được bồi thường và
mong đối tác thông cảm.
Anh/ chị có thể thêm bớt bất kỳ thông tin nào để thư được hoàn thiện.
Bắt đầu thư bằng “Dear Mr. …”