Manajemen Proyek
Manajemen adalah suatu proses berbeda yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengendalian memanfaatkan keduanya dalam ilmu pengetahuan dan seni untuk
mencapai atau menentukan tujuan.
Pengembangan era manajemen proyek, oleh Henry L. Gantt (1861-1919) mengembangkan
perangkat visualisasi kegiatan (proyek) yang dikenal dengan Gantt Chart (1917), diterjemahkan
menjadi Bagan/Diagram Gantt. Henry L. Gantt dikenal sebagai ayah dari teknik perencanaan dan
kontrol, Fayol dikenal dengan 5 fungsi manajemen yang membentuk dasar tubuh pengetahuan yang
berkaitan dengan proyek.
Manajemen Proyek di Indonesia, Berkembang pada era 1970-1990, yang diawali dengan
berkembangnya proyek infrastruktur, Pada tahun 1996, didirikan PMI (Project Management Institute)
Indonesia-Organisasi nirlaba profesional di seluruh dunia, didedikasikan untuk meningkatkan
konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek indonesia, bekerja untuk pengembangan pengetahuan
dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder.
Proyek adalah usaha yang kompleks, tidak rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya,
dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. (Gray & Larson,
2007).
Sebuah proyek dapat dipertimbangkan berupa rangkaian aktivitas atau tugas apa pun bahwa:
mempunyai tujuan tertentu untuk diselesaikan dalam jangka waktu tertentu spesifikasi, telah
ditentukan awal dan tanggal akhir, memiliki dana batas, menghabiskan sumber daya.
Karakteristik manajemen proyek :
•
Tujuan Proyek adalah aktivitas yang berlangsung dalam kurun waktu tertentu dengan hasil
akhir tertentu.
•
Kompleksitas Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi, karena diperlukan
berbagai macam keterampilan & bakat dari berbagai disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan
dalam proyek.
•
Keunikan Suatu proyek adalah pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan
persis sama.
•
Tidak permanen Bersifat temporer/sementara. Organisasi akan dibubarkan apabila tujuan
sudah tercapai.
•
Ketidakbiasaan Menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan
beresiko.
•
Siklus hidup Dalam proyek terdapat beberapa fase untuk mencapai tujuan.
Project life cycle adalah kerangka kerja yang mencakup empat fase utama untuk membantu
manajer proyek dan anggota timnya bekerja dari awal hingga selesai. Tujuan dari project life cycle
adalah mendefinisikan proyek berdasarkan peran dan tanggung jawab manajer proyek hingga seluruh
tim yang terlibat.
Setiap proyek memiliki keunikan dengan tantangan dan isu yang ada. Namun, struktur dari
project life cycle pada dasarnya terdiri dari empat fase yang sama. Masing-masing merupakan batasan
umum yang menandai berakhirnya satu fase untuk beralih ke fase selanjutnya. Berikut inilah contoh
fase yang mengilustrasikan project life cycle:
1. Fase Inisiasi (initiation phase)
Selama fase inisiasi, seorang manajer proyek dan eksekutif perlu menentukan sebuah misi utama dari
sebuah proyek. Manajer proyek bisa menentukan campaign baru berdasarkan arahan dari Chief
Marketing Officer (CMO) dan menetapkannya sebagai misi proyek.
Dalam fase inisiasi, dibutuhkan dokumen yang mencakup tujuan campaign, deskripsi proyek, kriteria
kesuksesan, serta peran dan tanggung jawab stakeholders. Berikut inilah tindakan yang dapat dilakukan
dalam fase inisiasi:
•
Melakukan identifikasi tujuan dan deliverables yang harus dipenuhi, misalnya membangun
awareness dalam produk baru
•
Menentukan prioritas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan dan juga mengidentifikasi
potensi risiko yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung
•
Mempertimbangkan ekspektasi dari pihak manajerial, mengatur timeline pengembangan
produk, dan mengalokasikan sumber daya sesuai cakupan proyek
2. Fase Perencanaan
Pada fase perencanaan, tahapan proyek, peran manajer proyek, dan tim harus lebih fokus pada tugas,
tanggung jawab, dan timeline tertentu. Tahap perencanaan manajemen proyek mencakup penentuan
tujuan jangka pendek dan solusi untuk mengatasi risiko dalam fase eksekusi dengan beberapa tindakan
berikut:
•
Membuat rencana proyek yang detail termasuk tugas-tugas, deadline, dan orang yang
bertanggung jawab dalam alur kerja tersebut
•
Membuat project roadmap dan memberikan informasi dalam bentuk tugas-tugas dan
pencapaian dengan visualisasi yang mudah dimengerti seperi gantt chart
•
Persiapkan peluncuran proyek yang dapat memotivasi tim Anda untuk bekerja ke tahap
selanjutnya
3. Fase Eksekusi
Selama fase eksekusi, semua yang dibahas dan direncanakan selama dua fase pertama akan
dipraktikkan. Peran manajer proyek bergeser dari perencanaan ke pengawasan karena fokus perannya
adalah memastikan pelaksanaan yang tepat.
Sepanjang fase ini, manajer proyek juga perlu meminta persetujuan dari stakeholders. Pada contoh
campaign marketing produk baru, manajer akan berbagi pesan dan pencapaian untuk memastikan
campaign yang ditujukan bagi target dapat untuk mengukur kepuasan.
4. Fase Penutupan Proyek
Pada fase ini, Anda akan mengakhiri proyek atau siklus proyek tertentu. Semua tugas dalam siklus
hidup proyek telah selesai. Proyek campaign peluncuran produk biasanya hanya melibatkan satu project
life cycle. Artinya, campaign akan diluncurkan dan dinilai untuk kinerjanya berdasarkan tahap-tahap
berikut:
•
Membagikan hasil proyek kepada para stakeholders sesuai kesepakatan. Dalam contoh kasus
campaign, deliverables yang dimaksud mencakup konten, laporan, dan aset proyek lainnya
•
Menutup proyek secara resmi dengan memberitahu tim bahwa proyek telah selesai dan bagikan
penghargaan atas upaya mereka dengan menyertakannya dalam laporan atau sesi penutupan
•
Tinjau dan evaluasi kinerja proyek dengan melihat seberapa baik proyek bekerja dalam hal
tujuan, kerangka waktu, alokasi sumber daya, dan laba atas investasi.
Meninjau keseluruhan proses dalam project life cycle dapat memberikan insight tentang cara
meningkatkannya di proyek serupa di masa mendatang. Tidak hanya itu, eksekusi sebuah proyek juga
dapat dipantau dengan lebih rapi dan teratur berdasarkan perpindahan dari setiap fase hingga proyek
selesai.
Keberhasilan suatu yang memiliki hasil jauh lebih baik dari perkiraan yang biasanya diamati
dari sisi biaya, jadwal, kualitas, keamanan dan kepuasaan pihak-pihak yang terlibat. Ketika sukses
diukur untuk mengetahui pencapaian goal, terdapat ambiguitas dalam menentukan apakah sebuah
proyek berhasil atau gagal. Beberapa perubahan terjadi dalam penentuan kriteria keberhasilan proyek
pada lebih dari satu dekade terakhir. Tren project success yang pertama adalah keberhasilan proyek
dilihat dari keberhasilan mencapai objective/goal dari klien. Jika goal telah tercapai, maka proyek
tersebut dapat dikatakan berhasil. Hal ini dapat dievaluasi dari indikator kinerja proyek yaitu biaya,
jadwal dan kualitas. Meskipun demikian, dengan tetap memperhatikan tujuan keberhasilan proyek,
dirumuskan halhal yang dapat digunakan untuk menilai keberhasilan suatu proyek. Beberapa kriteria
yang digunakan untuk menilai kesuksesan proyek adalah profitability, health and safety, productivity
dan beberapa factor lain.