Tema 1.
Planificación de la gestión de
costos y adquisiciones de un
proyecto
Maestro Hiram Medrano Ciclo 25-2
INTRODUCCIÓN
▰ Durante su breve recorrido académico en este programa de Maestría, el alumno ha aprendido los conceptos generales de
la dirección de proyectos; aprendió sobre la dirección estratégica de los proyectos; conoció los procesos, herramientas de
entrada y salida, y las diversas técnicas para la integración de los proyectos y para los gestionar su alcance y tiempo. Con
estos conocimientos adquiridos, ahora surge el siguiente cuestionamiento:
¿Qué es lo que se necesita para poder realizar las estimaciones de costos, desarrollar
presupuestos, entender los conceptos necesarios para las adquisiciones que involucra el
proyecto y las condiciones de los contratos que las rigen?
▰ A través de esta asignatura, el alumno será capaz de planear y estimar los costos de un proyecto, elaborar el presupuesto
correspondiente, y gestionar y controlar los costos durante la ejecución. En adición a lo anterior, va a revisar los
componentes, documentos y estrategias aplicadas para la adquisiciones del proyecto y gestionar a los proveedores
involucrados en estas. Finalmente , hará la integración de todos los conceptos anteriormente descritos para formular y
documentar el plan de gestión de los costos y adquisiciones, que permitirá asegurar el logro de que se establece para estos
rubros en el plan general de dirección de proyectos.
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TEMARIO
▰ 1. Planificación de la gestión de costos y adquisiciones de un proyecto
▻ 1.1. Documentación base para la gestión de costos y adquisiciones
▻ 1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la planificación de la gestión de costos y
▻ adquisiciones
▻ 1.3. Componentes del plan de gestión de costos
▻ 1.4. Componentes del plan de gestión de adquisiciones
▻ 1.5. Software aplicable a la gestión a la gestión de costos y adquisiciones
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NOTAS COMPLEMENTARIAS
▰ Como parte del estudio de este tema, se solicita al alumno repase el siguiente contenido del PMBOK ®
Edición 6:
▻ 1. INTRODUCCIÓN
▻ 2. EL ENTORNO EN EL QUE OPERAN LOS PROYECTOS
▻ 5. GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
▻ 12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
SI NO CUENTAS CON EL PMBOK, ACÉRCATE CON EL PROFESOR.
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NOTAS COMPLEMENTARIAS
▰ ¿PORQUÉ UTILIZAREMOS MAYORMENTE LA EDICIÓN 6 DEL PMBOK?
▻ La currÍcula de Maestría en sus dos primeros ejes está basada en la Edición 6 del PMBOK.
▻ Contexto de la más reciente Edición: La Edición 7 se liberó en el mes de julio del 2021.
▻ La disponibilidad de la Edición 7 fue realizada de forma gradual; si bien, la descarga para miembros PMI de la
Edición 7 estuvo disponible en varios idiomas para esas fechas, las versiones eBook y las impresas -de inicio- fueron
liberadas para su compra SOLAMENTE en idioma inglés. Los idiomas adicionales para el libro electrónico estuvieron
disponibles en septiembre e impresos hasta octubre de aquel año.
▻ Si buscas la certificación del PMI, el examen PMP no se basa únicamente en el PMBOK, sino que también recoge el
conocimiento de la profesión.
▻ Relativo al examen de certificación PMP, aproximadamente el 50% de preguntas estarán enfocadas en la filosofía
de trabajo Agile y sus prácticas. Tocaremos de forma parcial estos puntos a lo largo de la materia.
▻ El estudio de esta materia amerita ampliarse con otros contenidos, donde la Edición 6 sigue siendo la referencia
mayor.
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NOTAS COMPLEMENTARIAS
▰ Sexta Edición vs. Séptima Edición
Sexta Edición
Séptima Edición




 Enfocado en la entrega del valor total
 Basado en los principios (comportamiento esperado)
 El desempeño es evaluado en relación al cumplimiento de
objetivos (basados en principios)
 El cuerpo de conocimiento está estructurado en relación al
DMAT (dominios, métodos, artefactos y adaptaciones)
Por naturaleza: Predictivo
Basado en procesos (documentos)
El desempeño es evaluado en relación al cumplimiento
El cuerpo de conocimiento (BOK) está estructurado en relación a
las áreas de conocimiento.
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NOTAS COMPLEMENTARIAS
▰ 12 principios Agile PMBOK® Edición 7






Satisfacción al cliente
Adaptación al cambio
Entregas frecuentes
Trabajo en equipo
Personas motivadas
Comunicación directa






Software funcionando
Continuidad
Excelencia técnica
Simplicidad
Equipos auto-organizados
Mejora continua
7
GESTIÓN DE LOS COSTOS Y DE LAS
ADQUISICIONES DEL PROYECTO:
Generalidades
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO: Generalidades
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar,
financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro
del presupuesto aprobado. Los procesos de Gestión de los Costos del Proyecto son:
7.1 Planificar la Gestión de los Costos — Es el proceso de definir cómo se han de estimar, presupuestar, gestionar,
monitorear y controlar los costos del proyecto.
7.2 Estimar los Costos — Es el proceso de desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para
completar el trabajo del proyecto.
7.3 Determinar el Presupuesto — Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada.
7.4 Controlar los Costos — Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del proyecto y
gestionar cambios a la línea base de costos.
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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO: Generalidades
Descripción General de
la Gestión de los Costos
del Proyecto
Capítulo 7 Sección 7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO: Generalidades
En algunos proyectos, especialmente en aquellos de alcance más reducido, la estimación de costos y la
preparación del presupuesto en términos de costos están tan estrechamente ligadas que se consideran un
solo proceso, que puede realizar una única persona en un período de tiempo relativamente corto. Aquí se
presentan como procesos distintos debido a que las herramientas y técnicas requeridas para cada uno de ellos
son diferentes. Debido a que la capacidad de influir en los costos es mucho mayor en las primeras etapas del
proyecto, la definición temprana del alcance del proyecto se revela como una tarea crítica.
La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para
completar las actividades del proyecto. La Gestión de los Costos del Proyecto debería tener en cuenta el efecto
de las decisiones tomadas en el proyecto sobre los costos recurrentes posteriores de utilizar, mantener y dar
soporte al producto, servicio o resultado del proyecto. Por ejemplo, el hecho de limitar el número de
revisiones de un diseño podría reducir el costo del proyecto, pero podría asimismo resultar en un incremento
de los costos operativos del producto.
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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL
PROYECTO: Generalidades
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos,
servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto incluye los procesos de gestión y de control requeridos para desarrollar y administrar acuerdos tales como
contratos, órdenes de compra, memorandos de acuerdo (MOAs) o acuerdos de nivel de servicio (SLAs) internos. El
personal autorizado para adquirir los bienes y/o servicios requeridos para el proyecto puede incluir miembros del
equipo del proyecto, la gerencia o parte del departamento de compras de la organización, si corresponde. Los
procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen los siguientes:
12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto — Es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del
proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.
12.2 Efectuar las Adquisiciones — Es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionar a un proveedor y
adjudicarle un contrato.
12.3 Controlar las Adquisiciones — Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los
contratos, efectuar cambios y correcciones, según corresponda, y cerrar los contratos.
12
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL
PROYECTO: Generalidades
Descripción General de la
Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
Capítulo 7 Sección 7.1.1 Planificar la Gestión
de los Costos: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía
PMBOK Sexta Edición. Project Management
Institute Inc.
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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL
PROYECTO: Generalidades
Más que en la mayoría de los demás procesos de la dirección de proyectos, pueden existir obligaciones y sanciones legales significativas
vinculadas al proceso de adquisición. El director del proyecto no necesita ser un experto capacitado en leyes y regulaciones de gestión de
adquisiciones, pero debería estar lo suficientemente familiarizado con el proceso de adquisición para tomar decisiones inteligentes
relativas a los contratos y las relaciones contractuales. Normalmente el director del proyecto no está autorizado a firmar acuerdos legales
vinculantes para la organización; esto está reservado a aquellos que tienen la autoridad para hacerlo.
Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto involucran acuerdos que describen la relación entre dos partes—un comprador
y un vendedor. Los acuerdos pueden ser tan simples como la compra de una cantidad determinada de horas de trabajo a un costo de
mano de obra especificado, o pueden ser tan complejos como los contratos internacionales de construcción plurianuales. El enfoque de
contratación y el contrato en sí mismo deberían reflejar la simplicidad o la complejidad de los entregables o el esfuerzo requerido y
deberían ser redactados de manera que cumplan con las leyes locales, nacionales e internacionales que rigen los contratos.
Un contrato debe establecer claramente los entregables y los resultados esperados, incluida cualquier transferencia de conocimiento del
vendedor al comprador. Todo aquello que no esté en el contrato no puede exigirse legalmente. Cuando se trabaja a nivel internacional, los
directores de proyecto deben considerar cómo la cultura y las leyes locales influyen sobre los contratos y su capacidad de ser cumplidos,
independientemente de lo bien que esté redactado el contrato.
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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL
PROYECTO: Generalidades
Un contrato de compra incluye términos y condiciones y puede incorporar otros detalles del comprador respecto a lo que el vendedor debe
realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto garantizar que todas las adquisiciones satisfagan las
necesidades específicas del proyecto, a la vez que trabaja con la oficina de adquisiciones para asegurar que se sigan las políticas de la
organización en materia de adquisiciones. Según el área de aplicación, un acuerdo puede ser un contrato, un SLA, un convenio, un MOA o una
orden de compra.
La mayoría de las organizaciones cuenta con políticas y procedimientos documentados que definen específicamente reglas de adquisición, así
como quién está autorizado a firmar y administrar dichos acuerdos en nombre de la organización. En todo el mundo, las organizaciones
utilizan diferentes nombres para los departamentos o divisiones que se ocupan de las adquisiciones, tales como compras, contrataciones o
simplemente adquisiciones; sin embargo, las responsabilidades suelen ser similares.
Un proyecto complejo puede implicar la gestión simultánea o secuencial de múltiples contratos. En tales casos, el ciclo de vida de cada
contrato puede comenzar y finalizar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto. La relación comprador-vendedor puede existir a
muchos niveles en cualquier proyecto, y entre organizaciones internas y externas a la organización compradora.
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1.1. Documentación base para la gestión
de costos y adquisiciones
1.1. Documentación base para la gestión
de costos
▰ PLANIFICACIÓN
La planeación o planificación se puede definir como el acto de influir en el futuro al tomar decisiones basadas
en necesidades y objetivos. Es el proceso de establecer las metas y determinar la más forma más efectiva de
llegar a ellos. Este proceso de decisión orientado al futuro define las acciones y actividades, los objetivos de
tiempo y costo, y los hitos de desempeño que resultarán en un exitoso logro de objetivos.
La planificación del costo se inicia con la propuesta para el proyecto. Los costos se estiman durante el
desarrollo de la propuesta. En algunos casos, la propuesta sólo señalará el costo final. En otros casos, el cliente
quizá exija una división detallada de los precios. La sección de costos de una propuesta probablemente
consista en una o varias tablas y los gastos estimados por el proveedor.
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1.1. Documentación base para la gestión
de costos
▰ 7.1 Planificar la Gestión de los Costos
Planificar la Gestión de los Costos es el proceso de definir cómo se han de estimar, presupuestar, gestionar,
monitorear y controlar los costos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y
dirección sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. Este proceso se lleva a cabo
una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
Las Entradas o, dicho de otra forma, los documentos de donde procede la información para poder realizar la
gestión de costos y adquisiciones en esta etapa de planificación son los siguientes:
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1.1. Documentación base para la gestión
de costos
Para planificar la gestión de los costos, de acuerdo al PMBOK®
▰ Entradas
▻ 1. Acta de constitución del proyecto (Project Charter)
▻ 2. Plan para la dirección del proyecto (Project Plan)
▻ 3. Factores ambientales de la empresa (EEF’s)
▻ 4. Activos de los procesos de la organización (OPA’s)
Capítulo 7 Sección 7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de costos
Información relevante de esta documentación
▰ Línea de base del alcance: Incluye la declaración del alcance del proyecto, la WBS (Work Breakdown Structure) y el diccionario
de la WBS. Estas son las fuentes de información sobre componentes y productos del proyecto, así como supuestos y
restricciones.
▰ Cronograma del proyecto: Incluye la cantidad y el monto ($) de tiempo que se requerirán para los recursos. Esto logra “cerrar la
pinza“ entre los procesos de Estimar la Actividad de los Recursos y Estimar los Costos.
▰ Plan de Recursos Humanos: Indica las necesidades de personal (Staffing), las tasas de costos de los recursos y los costos
relacionados con las prestaciones, beneficios, costos operativos de los recursos.
▰ Registro de riesgos: Los costos de mitigación de riesgos se incluyen en las estimaciones de costos.
▰ Factores ambientales de la empresa: Se consideran las condiciones del mercado y las bases de datos comerciales publicadas o
las listas de precios de los vendedores.
▰ Activos de los procesos de la organización: Las políticas y plantillas de estimación de costos, junto con información histórica y la
de las lecciones aprendidas.
Capítulo 7 Sección 7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de costos
Acta de Constitución del Proyecto
El acta de constitución del proyecto proporciona los recursos financieros pre-aprobados a partir de
los cuales se desarrollan los costos detallados del proyecto. El acta de constitución del proyecto
define asimismo los requisitos para la aprobación del proyecto, que influirán en la gestión de los
costos del mismo.
Capítulo 7 Sección 7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de costos
Plan para la Dirección del Proyecto
Los componentes del plan para la dirección del proyecto incluyen, entre otros:
o
Plan de gestión del cronograma: El plan de gestión del cronograma establece
los criterios y las actividades para desarrollar, monitorear y controlar el
cronograma. El plan de gestión del cronograma proporciona procesos y
controles que afectarán la estimación y la gestión de los costos.
o
Plan de gestión de los riesgos: El plan de gestión de los riesgos proporciona el
enfoque para identificar, analizar y monitorear los riesgos. El plan de gestión de
los riesgos proporciona procesos y controles que afectarán la estimación y la
gestión de los costos.
Capítulo 7 Sección 7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de costos
Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión de los
Costos incluyen, entre otros:
o
o
o
o
o
o
La cultura y la estructura de la organización, que pueden influir en la gestión de los costos.
Las condiciones del mercado, que describen los productos, servicios y resultados que se encuentran disponibles en el mercado local
y en el mercado global.
Las tasas de cambio de divisas, para los proyectos cuyos costos se originan en más de un país.
La información comercial publicada, tal como los ratios de costos de recursos, que a menudo se encuentra disponible en bases de
datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y que proporcionan costos
estándar para materiales y equipos. Otra fuente de información la constituyen las listas de precios publicadas por los proveedores.
El sistema de información para la dirección de proyectos, que proporciona diferentes posibilidades para la gestión de los costos.
Las diferencias de productividad en diferentes partes del mundo, que pueden tener gran influencia en el costo de los proyectos.
Capítulo 7 Sección 7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de costos
Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión de
los Costos incluyen, entre otros:
o
Procedimientos de control financiero (p.ej., informes de tiempos, revisiones requeridas de gastos y desembolsos,
códigos contables y disposiciones contractuales estándar);
o
o
o
Información histórica y repositorio de lecciones aprendidas;
Bases de Datos financieras, y
Las políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con la gestión de costos y el
presupuesto.
Capítulo 7 Sección 7.1.1 Planificar la Gestión de los Costos: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
▰ PROCUREMENT = COMPRAS = ADQUISICIONES
En un mundo comercial cada vez más complejo, donde las empresas deben ser dinámicas, cambiar
rápidamente y ser eficientes, es importante optimizar los procesos comerciales internos para adaptarse a este
entorno. En muchas empresas, los patrones de flujo de trabajo antiguos y complicados y los procesos
manuales obsoletos pueden hacer perder tiempo y dinero, algo que todas las empresas desean evitar.
Hay muchas formas diferentes de mejorar la eficiencia empresarial en toda la organización. Como proceso, es
algo que debe evaluarse constantemente para encontrar mejoras y áreas de ineficiencias en la forma en que
una empresa realiza el comercio. Una de las áreas clave que un gerente de proyecto podría examinar al
evaluar la eficiencia de los procesos de una empresa es su estrategia de gestión de adquisiciones. La razón de
esto es que la gestión de adquisiciones juega un papel clave en la rentabilidad de una empresa.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
▰ ¿QUÉ SON LAS ADQUISICIONES?
La adquisición es el proceso dentro de una empresa de administrar las relaciones con los proveedores, así
como de seleccionar y negociar con los proveedores para obtener las mejores tarifas y servicios. Las
adquisiciones juegan un papel clave en los procesos de una empresa, desde los minoristas que trabajan con
sus proveedores, fabricantes y distribuidores para obtener los bienes que venden, hasta los fabricantes que
tienen que obtener las materias primas que necesitan para fabricar productos. La gestión de contratos y la
obtención del precio más bajo en las órdenes de compra son áreas clave que los equipos de adquisiciones
deben poder abordar.
26
1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
▰ 7.1 Planificar la Gestión de Las Adquisiciones
De acuerdo al PMBOK ®, Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto es el proceso de documentar
las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.
El beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso adquirir bienes y servicios desde fuera del
proyecto y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera y cuándo hacerlo. Los bienes y servicios pueden
adquirirse de otras partes de la organización ejecutante o de fuentes externas. Este proceso se lleva a cabo
una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
El director del proyecto debe garantizar que el equipo del proyecto esté dotado de experiencia en
adquisiciones al nivel requerido por el proyecto. Los participantes del proceso de adquisición pueden incluir
personal del departamento de compras o adquisiciones, así como personal del departamento legal de la
organización compradora. Estas responsabilidades deben documentarse en el plan de gestión de las
adquisiciones.
27
1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Para planificar la gestión de las adquisiciones, de acuerdo al PMBOK®
▰ Entradas
▻ Acta de constitución del proyecto
▻ Documentos de negocio
• Caso de negocio
• Plan de gestión de beneficios
▻ Plan para la dirección del proyecto
• Plan para la gestión del alcance
• Plan de gestión de la calidad
• Plan de gestión de los recursos
• Línea base del alcance
▻ Documentos del proyecto
• Lista de hitos
• Asignaciones del equipo del proyecto
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Requisitos de recursos
• Registro de riesgos
• Registro de interesados
▻ Factores ambientales de la empresa
▻ Activos de los procesos de la organización
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Acta de Constitución del Proyecto
El Acta de Constitución del Proyecto contiene los objetivos, la descripción del proyecto, el resumen de
hitos y los recursos financieros pre-aprobados.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Documentos de Negocio
Los documentos de negocio incluyen los siguientes:
o
Caso de negocio: La estrategia de las adquisiciones y el caso de negocio necesitan estar alineados
para asegurar que el caso de negocio siga siendo válido.
o
Plan de gestión de beneficios: Describe cuándo se espera que estén disponibles ciertos beneficios
del proyecto, lo que determinará las fechas de las adquisiciones y el lenguaje contractual.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Plan para la Dirección del Proyecto
Los componentes del Plan para la Dirección del Proyecto incluyen, entre otros:
o
o
o
o
Plan de gestión del alcance: Describe la manera en que se gestionará el alcance del trabajo de los contratistas a
través de la fase de ejecución del proyecto.
Plan de gestión de la calidad: Contiene los estándares y códigos aplicables de la industria que el proyecto debe
cumplir. Esta información se utiliza en documentos de licitación tales como la RFP y finalmente se hará referencia
a ella en el contrato. Esta información puede utilizarse en la precalificación de proveedores o como parte de los
criterios de selección.
Plan de gestión de los recursos: Este Plan tiene información sobre qué recursos se comprarán o alquilarán, junto
con cualquier supuesto o restricción que pueda influir en las adquisiciones.
Línea base del alcance: Contiene el enunciado del alcance, la EDT/WBS y el diccionario de la EDT/WBS.
Tempranamente en el proyecto, el alcance del proyecto aún puede estar evolucionando. Los elementos del
alcance que son conocidos se utilizan para desarrollar el enunciado del trabajo (SOW) y los términos de referencia
(TOR).
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto que pueden ser considerados como entradas para este proceso incluyen,
entre otros:
o
o
o
Lista de hitos (milestones): La lista de los principales hitos muestra cuándo los vendedores deben entregar sus
resultados.
Asignaciones del equipo del proyecto: Contienen información sobre las habilidades y capacidades del equipo del
proyecto y su disponibilidad para apoyar las actividades de adquisición. Si el equipo del proyecto no posee las
habilidades para llevar a cabo las actividades de adquisición de las que es responsable, se deberán adquirir
recursos adicionales y/o se deberá brindar capacitación.
Documentación de requisitos:
•
•
Requisitos técnicos que el vendedor debe satisfacer, y
Requisitos con implicaciones contractuales y legales que pueden incluir aspectos relacionados con salud, seguridad,
desempeño, medio ambiente, seguros, derechos de propiedad intelectual, igualdad de oportunidad en el empleo, licencias,
permisos y otros requisitos no técnicos.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Documentos del Proyecto
o
o
o
o
Matriz de trazabilidad de requisitos: Vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que
los satisfacen.
Requisitos de recursos: Contienen información sobre necesidades específicas, tales como recursos físicos y del
equipo, que puede ser necesario adquirir.
Registro de riesgos: Proporciona la lista de riesgos, junto con los resultados del análisis de riesgos y de la
planificación de la respuesta a los riesgos. Algunos riesgos se transfieren a través de un acuerdo de adquisición.
Registro de interesados: Proporciona detalles sobre los participantes del proyecto y sus intereses en el mismo,
incluidos agencias reguladoras, personal de contratación y personal legal.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto incluyen, entre otros:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Condiciones del mercado;
Productos, servicios y resultados disponibles en el mercado;
Vendedores, incluido su desempeño pasado o reputación;
Términos y condiciones típicos para los productos, servicios y resultados, o para la industria específica;
Requisitos locales específicos, tales como los requisitos regulatorios para mano de obra o vendedores locales;
Asesoramiento jurídico en relación con las adquisiciones;
Sistemas de gestión de contratos, incluidos los procedimientos para el control de cambios de los contratos;
Sistema establecido de proveedores de niveles múltiples, con datos sobre vendedores precalificados en función
de la experiencia previa; y
Sistema de contabilidad financiera y pagos de contratos.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Activos de los Procesos de la Organización
Los distintos tipos de acuerdos contractuales utilizados por la organización también influyen en las decisiones
para el proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Los activos de los procesos de la
organización que pueden influir en el proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen,
entre otros:
o Listas de vendedores pre-aprobados: Las listas de vendedores que han sido debidamente evaluados y
aprobados pueden racionalizar los pasos necesarios para anunciar la oportunidad y reducir el tiempo del
proceso de selección de vendedores.
o Políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición: La mayoría de las organizaciones cuentan con
políticas formales de adquisición y organizaciones de compra. En caso de no disponer de tal respaldo para
las adquisiciones, el equipo del proyecto debe proporcionar tanto los recursos como la pericia necesarios
para llevar adelante dichas actividades de adquisición.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Activos de los Procesos de la Organización: Tipos de Contrato
o
Tipos de contrato: Por lo general, todas las relaciones contractuales legales se encuadran en una de las
siguientes dos grandes categorías: los contratos de precio fijo o los contratos de costos reembolsables.
Asimismo, existe un tercer tipo híbrido utilizado frecuentemente y que se denomina contrato por tiempo y
materiales. Los tipos de contrato más difundidos se abordan a continuación como tipos diferenciados, pero, en
la práctica, no es inusual combinar uno o más tipos en el marco de una misma adquisición.
•
Contratos de precio fijo. Esta categoría de contrato implica establecer un precio total fijo para un producto,
servicio o resultado definidos que se van a suministrar. Estos contratos deben utilizarse cuando los requisitos
están bien definidos y no se prevén cambios significativos en el alcance. Los tipos de contrato de precio fijo
incluyen:
 Precio fijo cerrado (FFP). El tipo de contrato de uso más común es el FFP. Es el preferido por la mayoría de
las organizaciones compradoras dado que el precio de los bienes se fija al comienzo y no está sujeto a
cambios, salvo que se modifique el alcance del trabajo.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Activos de los Procesos de la Organización: Tipos de Contrato



Precio fijo cerrado (FFP). El tipo de contrato de uso más común es el FFP. Es el preferido por la mayoría de
las organizaciones compradoras dado que el precio de los bienes se fija al comienzo y no está sujeto a
cambios, salvo que se modifique el alcance del trabajo.
Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF). Este acuerdo de precio fijo confiere cierta flexibilidad al
comprador y al vendedor, ya que permite desviaciones en el desempeño, con incentivos financieros
ligados al cumplimiento de las métricas acordadas. Por lo general, estos incentivos financieros están
relacionados con los costos, el cronograma o el desempeño técnico del vendedor. En los contratos FPIF
se fija un precio tope y todos los costos que superen dicho precio tope son asumidos por el vendedor.
Precio fijo con ajustes económicos de precio (FPEPA). Este tipo se utiliza cuando el período de desempeño
del vendedor abarca un período considerable de años, o cuando los pagos se efectúan en una moneda
diferente. Se trata de un contrato de precio fijo, pero con una disposición especial que permite ajustes
finales predefinidos al precio del contrato debido a cambios en las condiciones, tales como cambios
inflacionarios o aumentos (o disminuciones) del costo de productos específicos.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
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1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Activos de los Procesos de la Organización: Tipos de Contrato
•
Contratos de costos reembolsables. Esta categoría de contrato implica efectuar pagos (reembolsos de costos) al
vendedor por todos los costos legítimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, más los honorarios
que representan la ganancia del vendedor. Este tipo de contrato debe utilizarse cuando se espera que el
alcance del trabajo cambie significativamente durante la ejecución del contrato. Las variaciones pueden incluir:


Costo más honorarios fijos (CPFF). Al vendedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del
contrato, a la vez que recibe el pago de sus honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos del proyecto
estimados al inicio. El monto de los honorarios no cambia, a menos que se modifique el alcance del proyecto.
Costo más honorarios con incentivos (CPIF). Al vendedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el
trabajo del contrato, y recibe honorarios con incentivos predeterminados, basados en el logro de objetivos específicos de
desempeño establecidos en el contrato. En los contratos CPIF, si los costos finales son inferiores o superiores a los costos
originales estimados, el comprador y el vendedor comparten las desviaciones de costos según una fórmula previamente
negociada; por ejemplo, un reparto de 80/20 por encima o por debajo de los costos objetivo sobre la base del desempeño
real del vendedor.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
38
1.1. Documentación base para la gestión
de las adquisiciones
Activos de los Procesos de la Organización: Tipos de Contrato

•
Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF). Al vendedor se le reembolsan todos los
costos legítimos, pero la mayor parte de los honorarios se obtiene en base a la satisfacción de ciertos
criterios subjetivos generales de desempeño que se definen e incorporan dentro del contrato. Los
honorarios se establecen exclusivamente sobre la base de la determinación subjetiva del desempeño del
vendedor por parte del comprador y, por lo general, no admiten apelación.
Contratos por tiempo y materiales (T&M). Los contratos por tiempo y materiales (también llamados por tiempo
y medios) son un tipo híbrido de acuerdo contractual con aspectos tanto de los contratos de costos
reembolsables como de los contratos de precio fijo. A menudo, se utilizan para el aumento de personal, la
adquisición de expertos y cualquier tipo de apoyo externo cuando no es posible establecer con rapidez un
enunciado preciso del trabajo.
Capítulo 12 Sección 12.1.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Entradas
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
39
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de costos y
adquisiciones
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de costos
Juicio de Expertos
Se debería considerar la pericia de individuos o grupos con capacitación o conocimientos
especializados en los siguientes temas:
o
o
o
o
Proyectos anteriores similares;
Información de la industria, disciplina y área de aplicación;
Estimación de costos y elaboración de presupuestos; y
Gestión del valor ganado.
Capítulo 7 Sección Planificar la Gestión de los Costos: Herramientas y Técnicas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
41
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de costos
Análisis de Datos
Entre las técnicas de análisis de datos que pueden utilizarse para este proceso se incluye, entre
otras, el análisis de alternativas. El análisis de alternativas puede incluir la revisión de opciones
estratégicas de financiación, tales como auto-financiación, financiación a través de acciones, o
financiación mediante deuda. También puede incluir la consideración de las formas de adquirir los
recursos del proyecto, tales como construir, comprar, alquilar o arrendar (“leasing”).
Capítulo 7 Sección Planificar la Gestión de los Costos: Herramientas y Técnicas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
42
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de costos
Reuniones
Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de planificación para desarrollar el plan de
gestión de los costos. Los participantes de estas reuniones pueden incluir al director del proyecto, al
patrocinador del proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto, determinados
interesados, cualquier persona que tenga responsabilidades relativas a los costos del proyecto, así
como otras personas, según sea necesario.
Capítulo 7 Sección Planificar la Gestión de los Costos: Herramientas y Técnicas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
43
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de las adquisiciones
Juicio de Expertos
Se debe tomar en cuenta la pericia de los individuos o grupos que tengan conocimientos
especializados o capacitación en los siguientes temas:
o
o
o
Adquisiciones y compras,
Tipos de contrato y documentos contractuales, y
Regulaciones y temas relativos al cumplimiento.
Capítulo 12 Sección 12.1.2 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Herramientas y Técnicas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
44
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de las adquisiciones
Recopilación de Datos
Entre las técnicas de recopilación de datos que pueden utilizarse para este proceso se incluye, entre
otras, la investigación de mercado. La investigación de mercado incluye el estudio de las
capacidades de la industria y de los vendedores específicos. Los equipos de adquisiciones pueden
hacer uso de la información obtenida en conferencias, reseñas en línea y una diversidad de fuentes
para identificar las capacidades del mercado. El equipo también puede refinar objetivos específicos
de adquisición para hacer uso de las tecnologías en fase de maduración y a la vez equilibrar los
riesgos asociados al espectro de vendedores capaces de suministrar los materiales o servicios
deseados.
Capítulo 12 Sección 12.1.2 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Herramientas y Técnicas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
45
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de las adquisiciones
Análisis de Datos
Las técnicas de análisis de datos que pueden utilizarse para este proceso incluyen, entre otras, el análisis de
hacer o comprar. El análisis de hacer o comprar se utiliza para determinar si el trabajo o los entregables
pueden ser realizados de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o deben ser adquiridos de
fuentes externas. Los factores a considerar en la decisión de hacer o comprar incluyen la asignación actual
de recursos de la organización y sus habilidades y capacidades, la necesidad de pericia especializada, el
deseo de no ampliar las obligaciones laborales permanentes y la necesidad de pericia independiente.
También incluye la evaluación de los riesgos involucrados en cada decisión de hacer o comprar.
El análisis de hacer o comprar puede utilizar el plazo de retorno de la inversión, el retorno de la inversión
(ROI), la tasa interna de retorno (IRR), el flujo de caja descontado, el valor actual neto (NPV), el análisis
costo/beneficio (BCA), u otras técnicas a fin de decidir si incluir algo como parte del proyecto o si
comprarlo externamente.
Capítulo 12 Sección 12.1.2 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Herramientas y Técnicas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
46
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de las adquisiciones
Análisis de Selección de Proveedores
Antes de decidir acerca del método de selección, es necesario revisar la priorización de las demandas del
proyecto que compiten entre sí. Los métodos de selección comúnmente utilizados incluyen los siguientes:
o
o
o
o
o
o
Menor costo
Sólo por calificaciones
Puntuación por propuesta técnica superior/basada en calidad
Basado en costos y calidad.
Proveedor único
Presupuesto fijo
Capítulo 12 Sección 12.1.2 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Herramientas y Técnicas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
47
1.2. Herramientas y técnicas aplicables a la
planificación de la gestión de las adquisiciones
Reuniones
La investigación por sí sola podría no proporcionar la información específica para formular una estrategia
de adquisición sin recurrir a reuniones adicionales de intercambio de información con oferentes
potenciales. Al colaborar con oferentes potenciales, la organización que compra el material o servicio se
podría beneficiar, a la vez que el vendedor podría ejercer su influencia para lograr un enfoque o producto
beneficioso para ambas partes. Las reuniones pueden utilizarse con el fin de determinar la estrategia para
gestionar y monitorear las adquisiciones
Capítulo 12 Sección 12.1.2 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Herramientas y Técnicas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
48
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Como hemos visto a lo largo de este tema, el trabajo involucrado en la ejecución de los cuatro procesos de la
Gestión de los Costos del Proyecto está precedido por un esfuerzo de planificación del equipo de dirección del
proyecto. Este esfuerzo de planificación es parte del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto,
lo cual produce un Plan de Gestión de Costos que determina el formato y establece los criterios necesarios
para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto.
Toda la información que se incluye en el Plan de Gestión de Costos. Este Plan es un componente del Plan para
la Dirección del Proyecto, y está incluido ya sea como texto dentro del cuerpo del Plan o como anexo(s).
Dependiendo de las necesidades del proyecto, el Plan de Gestión de Costos puede ser formal o informal, muy
detallado o formulado de manera general.
El Plan de Gestión de Costos puede establecer todos o algunos de los siguientes componentes:
50
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Unidades de medida
Se definen, para cada uno de los recursos, las unidades que se utilizarán en las mediciones (tales
como horas, días o semanas de trabajo del personal para medidas de tiempo, o metros, litros,
toneladas, kilómetros o yardas cúbicas para medidas de cantidades, o pago único en dinero).
Capítulo 7 Sección 7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
51
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Nivel de precisión
Consiste en el grado de redondeo, hacia arriba o hacia abajo, que se aplicará a las estimaciones del
costo (por ejemplo, US$ 995.59 a US$ 1,000), en función del alcance de las actividades y de la
magnitud del proyecto.
Capítulo 7 Sección 7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
52
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Nivel de exactitud
Se especifica el rango aceptable (por ejemplo, ±10%) que se utilizará para hacer estimaciones
realistas sobre el costo y que puede contemplar un determinado monto para contingencias.
Capítulo 7 Sección 7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
53
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Enlaces con los procedimientos de la organización
La estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) establece el marco general para el plan de gestión
de los costos y permite que haya coherencia con las estimaciones, los presupuestos y el control de
los costos. El componente de la EDT/WBS que se utiliza para la contabilidad de los costos del
proyecto se denomina cuenta de control. A cada cuenta de control se le asigna un código único o un
número o números de cuenta vinculados directamente con el sistema de contabilidad de la
organización que ejecuta.
Capítulo 7 Sección 7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
54
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Umbrales de control
Para monitorear el desempeño del costo, pueden definirse umbrales de variación, que establecen
un valor acordado para la variación permitida antes de que sea necesario tomar medidas. Los
umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con respecto a la línea base
del plan.
Capítulo 7 Sección 7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
55
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Reglas para la medición del desempeño
Se establecen reglas para la medición del desempeño mediante la gestión del valor ganado (EVM).
El plan de gestión de los costos podría, por ejemplo:
o
Definir los puntos en los que se realizará la medición de las cuentas de control en el ámbito de
la EDT/WBS;
o
Establecer las técnicas de EVM que se emplearán (por ejemplo, hitos ponderados, fórmula fija,
porcentaje completado, etc.); y
o
Especificar las metodologías de seguimiento y las fórmulas de cómputo del EVM para
determinar la estimación a la conclusión (EAC) proyectada de modo que proporcione una
prueba de validación de la EAC ascendente.
Capítulo 7 Sección 7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
56
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Formatos de los informes
Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes informes de costos.
Capítulo 7 Sección 7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
57
1.3. Componentes del plan de gestión de
costos
Detalles adicionales
Estos detalles adicionales sobre la gestión de costos incluyen, entre otros:
o
o
o
Descripción de la selección estratégica del financiamiento,
Procedimiento empleado para tener en cuenta las fluctuaciones en los tipos de cambio, y
Procedimiento para el registro de los costos del proyecto.
Capítulo 7 Sección 7.1.3 Planificar la Gestión de los Costos: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
58
1.4. Componentes del plan de gestión de
adquisiciones
1.3. Componentes del plan de gestión de
adquisiciones
El Plan de Gestión de las Adquisiciones contiene las actividades a emprender durante el proceso
de adquisición. Debe documentar si se ha de emplear, por ejemplo, una la licitación local,
licitación pública o privada nacional, una licitación pública o privada internacional, etc.
Si el proyecto es financiado externamente, las fuentes y la disponibilidad de la financiación
deben estar alineadas con el Plan de Gestión de las Adquisiciones y el cronograma del proyecto.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, un Plan de Gestión de las Adquisiciones puede ser
formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.
60
1.4. Componentes del plan de gestión de
adquisiciones
El Plan de Gestión de las Adquisiciones puede incluir directrices para lo siguiente:
o
La forma en que se coordinarán las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, como el
desarrollo del cronograma del proyecto y los procesos de control;
o
o
o
El cronograma de las actividades de adquisición clave;
o
Las restricciones y los supuestos que podrían afectar las adquisiciones planificadas;
Las métricas de adquisiciones que se emplearán para gestionar contratos;
Los roles y responsabilidades de los interesados relativos a las adquisiciones, incluidas la
autoridad y las restricciones del equipo del proyecto cuando la organización ejecutante tiene
un departamento de adquisiciones;
Capítulo 12 Sección 12.1.3.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
61
1.4. Componentes del plan de gestión de
adquisiciones
o
o
La jurisdicción legal y la moneda en la que se efectuarán los pagos;
o
Los asuntos relacionados con la gestión de riesgos, incluida la identificación de requisitos para
obtener garantías de cumplimiento o contratos de seguros a fin de mitigar algunas formas de
riesgo del proyecto; y
o
Los vendedores precalificados, si los hubiese, que se utilizarán.
Determinar si se utilizarán estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de
evaluación;
Capítulo 12 Sección 12.1.3.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
62
1.4. Componentes del plan de gestión de
adquisiciones
Salidas adicionales del Proceso
o
Estrategia de las Adquisiciones
•
•
•
o
Métodos de entrega.
Formas de pago de los contratos.
Fases de la adquisición.
Documentos de las Licitaciones
•
•
•
Solicitud de información (RFI).
Solicitud de cotización (RFQ).
Solicitud de propuesta (RFP).
Capítulo 12 Sección 12.1.3 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
63
1.4. Componentes del plan de gestión de
adquisiciones
Salidas adicionales del Proceso
o
o
o
o
o
o
o
Enunciados del Trabajo Relativo a las Adquisiciones
Criterios de Selección de Proveedores
Decisiones de Hacer o Comprar
Estimaciones de Costos Independientes
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Capítulo 12 Sección 12.1.3 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Salidas.
Project Management Institute Inc. (2017). Guía PMBOK Sexta Edición. Project Management Institute Inc.
64
1.5. Software aplicable a la gestión a la
gestión de costos y adquisiciones
1.5. Software aplicable a la gestión a la
gestión de costos y adquisiciones
Importancia de contar con un software
o
Disponer de un software de gestión de costos es algo indispensable en la gestión de proyectos
actual. Un programa de gestión financiera te permite hacer los presupuestos y control de los
costos de los proyectos, sus ingresos, su facturación, y tener una visión clara del estado del
proyecto y su proyección.
o
Existe una gran variedad de programas de gestión de proyectos. A continuación, vamos a
revisar las características y funcionalidades del software centrado en la gestión de costos.
66
1.5. Software aplicable a la gestión a la
gestión de costos y adquisiciones
Características y funcionalidades – Gestión de Costos
o
Un software aplicable a gestionar los costos de los proyectos, son programas de gestión de
proyectos con funcionalidades para hacer presupuestos y controlar los costos, básicamente. Se
pueden complementar con otras funcionalidades y módulos que permiten controlar procesos
adicionales, como es el de adquisiciones, pero no es una característica habitual y para ello, se
revisará esta parte más adelante. Haciendo estos señalamientos, es importante no confundir o
relacionarlos con los programas de contabilidad o alguna otra solución de software pensados
únicamente para el control financiero.
o
Estos sistema de información pueden incluir hojas de cálculo, software de simulación y
herramientas de análisis estadístico para apoyar la estimación de costos. Dichas herramientas
simplifican el uso de algunas de las técnicas de planeación y estimación de costos y, de esta
manera, facilitan el estudio rápido de las alternativas para estas labores.
67
1.5. Software aplicable a la gestión a la
gestión de costos y adquisiciones
Características y funcionalidades básicas – Gestión de Costos
o
o
o
o
Simulación de datos
o
o
Control de entradas y salidas financieras
Creación de presupuestos
Integración con los programas de contabilidad y financieros
Integración son los sistemas de planeación y control de los procesos y recursos de la empresa
(ERP)
Elaboración y customización de gráficas y reportes
68
1.5. Software aplicable a la gestión a la
gestión de costos y adquisiciones
Tendencias y prácticas – Gestión de las Adquisiciones
Existe una serie de tendencias importantes en herramientas de software, riesgo, procesos, logística
y tecnología en diferentes industrias que pueden afectar la tasa de éxito de los proyectos. Las
tendencias y prácticas emergentes para la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen, entre
otras:
o
o
o
o
o
Gestión de riesgos más avanzada.
Cambios en los procesos de contratación.
Logística y gestión de la cadena de suministro.
Aplicación de la tecnología y relaciones de los interesados.
Contrataciones a prueba.
69
1.5. Software aplicable a la gestión a la
gestión de costos y adquisiciones
Tendencias y prácticas – Gestión de las Adquisiciones
Seleccionar e incorporar proveedores, negociar contratos o aprobar órdenes de compras y
adquisiciones. Los procesos de gestión de adquisiciones suelen ser largos, engorrosos y caóticos,
sobre todo si hay muchas partes implicadas. Los equipos de adquisiciones se enfrentan a la tarea no
solo de gestionar, sino también de simplificar el proceso para reducir los gastos y conseguir
resultados con prontitud. Para no perder el tiempo peleando con complejos flujos de trabajo
manuales, las herramientas de gestión de compras y adquisiciones pueden ser la solución
automatizada que marque la diferencia.
70
1.5. Software aplicable a la gestión a la
gestión de costos y adquisiciones
Herramientas de Gestión de las Adquisiciones
Las herramientas de gestión de adquisiciones ayudan a quienes participan en los procesos de
compra a gestionar requisitos complejos de manera rápida y sencilla. En lugar de probar muestras
individuales de cada proveedor para garantizar la conformidad y el rendimiento, las herramientas
de gestión de adquisiciones permiten al usuario mejorar las tareas y flujos de trabajo internos. Estas
herramientas emplean la automatización para racionalizar el trabajo de los departamentos de
compra. Entre sus funciones se incluyen las siguientes:
o
o
o
o
Emisión y aprobación de órdenes de compra
Mantenimiento de inventario
Incorporación y gestión de proveedores
Recepción y combinación de facturas y pedidos
71
1.5. Software aplicable a la gestión a la
gestión de costos y adquisiciones
Ejemplo de Herramientas de Gestión de Costos y de las Adquisiciones
COSTOS
ADQUISICIONES
72
Material complementario
▰ Sitios web:
▻ Recursos en Project Management (2 de noviembre del 2021). Software de gestión de costos en proyectos
https://www.recursosenprojectmanagement.com/project-management-software/software-de-gestion-de-costes/
▰ Video:
▻ ProjectManager. (19 de febrero del 2018). The Basics of Project Cost Management. [Archivo de Video]. Youtube.
https://www.youtube.com/watch?v=EyPFi0YO32M
▻ PMC Lounge. (20 de enero del 2020). The Basics of Procurement Management. [Archivo de Video]. Youtube.
https://www.youtube.com/watch?v=aZRouISq-WM
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Excelente inicio de ciclo 25-2
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