(8 steps PDCA & 7 tools)
8 September 2021
Yoepy Wijaya
1
AGENDA
1
GEMBA MANAGEMENT
2
3
PROBLEM & PROBLEM SOLVING
A. PROBLEM & PROBLEM SOLVING TERMINOLOGI
B. PROBLEM SOLVING – BASIC PRINCIPLE
C. PROBLEM SOLVING – TRAPS
PROBLEM SOLVING METHODS & TOOLS
A. WHYS ANALYSIS & PDCA
B. 7 TOOLS
2
PROFIL NARASUMBER
Pendidikan
Sarjana Teknik Industri (Industrial Engineering)
Bidang Keahlian
1. ISO 9001 : 2015 (QMS))
2. ISO 14001 : 2015 (EMS)
3. Social Compliance
4. Analisa & Perancangan Kerja (Work Design)
5. Lean Six Sigma, Problem Solving & Root Cause Analysis (RCA)
6. 5S Implementation
7. Continuous Improvement/Kaizen
Pengalaman
1. Management Representative & Internal Lead Auditor
2. Beberapa bidang manufacture, antara lain Upholstery Fabric
(OEM), Mattress Maufacturing, Food & Beverages
Manufacturing, dan Corrugated Box Manufacturing
Yoepy Wijaya
yoepywijaya@yahoo.co.id
0811205633
3
QUOTE
4
GEMBA MANAGEMENT
Sumber : Massaki Imai [Toyota’s Taiichi Ohno].
https://www.google.com/search?q=taiichi+ohno+gemba&rlz=1C1GCEU_enID903ID903&sxsrf=ALeKk012YCrfyOPaT0Bkr4QYnZ74J89yyQ:1628731481015&sour
ce=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwi1tPDKqaryAhXZdCsKHYT-D30Q_AUoAXoECAEQAw&biw=1366&bih=657#imgrc=qpqYirsZNla-XM
5
GEMBA MANAGEMENT
Salah satu kunci Problem Solving adalah dengan Gemba Management
Definisi
Golden Rules
*Gemba means the place where the products or services are formed
Genba
Actual Place : go to the spot/workplace where the event happens
現場
Genbutsu Actual Things : actual equipment, product or material involved in
現物
the event
Genjitsu
現実
Facts : what actually happened, what you can actually observe
with your own eyes
Genri
Principles : refer to the theory
原理
Gensoku Standards & Parameter : follow SOP or WI
原則
*Sumber : Imai, Massaki. 2012. Gemba Kaizen Second Edition. United State : The McGraw-Hill
Companies, Inc.
6
PROBLEM & PROBLEM SOLVING
PROBLEM
Definisi
Pernyataan yang menunjukkan adanya jarak (gap) antara
target dengan realisasi (antara harapan dengan
kenyataan)
PROBLEM SOLVING
Definisi
Sifat
Suatu proses yang tercakup dalam usaha-usaha
menemukan urutan yang benar dari alternatif dan jawaban
yang mengarah pada satu sasaran atau ke arah
pemecahan yang ideal (C.P. Chaplin, 1989)
Tindakan pencegahan
(Preventive Action)
Potensi masalah
Analisa potensi
masalah dengan “Risk
Based Thinking”
Tindakan perbaikan
(Corrective Action)
Masalah
Problem Solving
dengan PDCA
7
PROBLEM & PROBLEM SOLVING
PROBLEM SOLVING
Fokus
Perbedaan
1. Fokus utama dalam problem solving bukanlah “Solusi”
2. Fokus utama adalah memahami kondisi saat ini dalam suatu
sistem kerja dengan mendalam, dari tangan pertama sehingga
mendapat solusi yang tepat dan jelas
Contoh perbedaan mind set
problem solving Toyota vs
yang saat ini terjadi
Sumber : Rother, Mike. 2010. Toyota Kata. United State : The McGraw-Hill Companies, Inc.
8
PROBLEM & PROBLEM SOLVING
9
PROBLEM SOLVING – BASIC PRINCIPLE
10
PROBLEM SOLVING – BASIC PRINCIPLE
1. HILANGKAN MENTAL BLOCK
Penyebab
1. Merasa sudah cukup atau merasa tidak ada
masalah
2. Selalu berpikir bahwa masalah terjadi karena
external
3. Merasa sulit dilakukan
4. Terjebak pada mitos yang terbangun
11
https://www.youtube.com/watch?v=YcjGggF79xA
12
PROBLEM SOLVING – BASIC PRINCIPLE
2. SELESAIKAN MASALAH TANPA MASALAH
Kunci
1. Lakukan Root Cause Analysis (RCA)
2. Bedakan antara Symptoms (gejala), Problem (masalah), dan
Causes (Penyebab)
Fokus
Symptoms (Gejala)
•
hasil/output dari suatu
masalah
• Contoh : rasa sakit,
kelelahan, dan lain-lain
1. Kenali “Problems”(Masalah)
2. Temukan “Root Cause”
Problems (Masalah)
•
Gap/celah antara goal atau
standar vs realisasi
Causes (Penyebab)
•
Sifatnya sulit ditemukan
13
PROBLEM SOLVING – BASIC PRINCIPLE
3. STOP BLAMING !!!
Fokus
1. Problem solving bukan saling menyalahkan
2. Berfokus pada “Bagaimana”
Basic Mindset
1. Kita tidak dapat mengubah masa lalu namun
dapat menciptakan masa depan yang lebih baik
2. There is no mistake only lesson
14
PROBLEM SOLVING – BASIC PRINCIPLE
4. EVIDENDENCE BASED !!!
Fokus
1. Problem solving harus berdasarkan fakta
2. Problem solving tidak berjalan jika
berdasarkan opini, atau asumsi
Basic Mindset
1. Genjitsu
15
PROBLEM SOLVING – TRAPS
1. EQUIPMENT ISSUES
Bad
Basic Mindset
1. Insiden terjadi karena spare part habis/rusak
(tidak ada yang selamanya)
2. Insiden terjadi karena part yang jelek
Good
Basic Mindset
1. Mesin, peralatan inspek, peralatan uji, dan
perawatan mesin, dapat mencegah sebagian
besar kegagalan (failure)
2. Parts yang jelek dapat diidentifikasi melalui
Quality Assurance Process
16
PROBLEM SOLVING – TRAPS
2. HUMAN PERFORMANCE ISSUES
Bad
Basic Mindset
1. Karyawan yang melakukan kesalahan dianggap
sebagai bukan karyawan yang terbaik
2. Prosedur sudah benar, karayawan hanya
sedang melakukan kesahalan
Good
Basic Mindset
1. Training adalah kewajiban untuk meningkatkan
kompetensi karyawan
2. Lakukan analisa risiko untuk preventive action
17
PROBLEM SOLVING – TRAPS
3. EXTERNAL EVENT ISSUES
Bad
Basic Mindset
1. Insiden terjadi karena fenome alam
2. Insiden terjadi karena ada faktor di luar
jangkauan
Good
Basic Mindset
1. Lakukan perencanaan yang baik untuk
mengantisipasi adanya faktor external untuk
meminimasi dampak buruk yang terjadi
18
PROBLEM SOLVING METHODS – WHYS ANALYSIS
Nama Lain
1. 5 Whys Analysis
2. Why Whys Analysis
Sejarah
Metode yang dikembangkan oleh Sakichi
Toyoda (pendiri Toyota Motor Corporation)
Tujuan
Agar setiap individu dalam organisasi (top
management hingga shopfloor) memiliki skill
problem solving dan mampu menjadi problem
solver di area masing-masing
19
PROBLEM SOLVING METHODS – WHYS ANALYSIS
20
PROBLEM SOLVING METHODS – WHYS ANALYSIS
Tahapan
1. Tentukan masalah secara spesifik
2. Identifikasi dan kategorikan kemungkinankemungkinan penyebab masalah (ini menjadi
“Why” yang pertama) dan dapat juga lampirkan
dokumen pendukung
3. Lanjutkan dengan kemungkinan-kemungkinan
penyebab masalah berikutnya (ini menjadi “Why”
yang kedua)
4. Ulangi langkah 1 ~ 3 hingga penyebab masalah
teridentifikasi
5. Buat action plan untuk penyelesaikan dan
mitigasi
21
PROBLEM SOLVING METHODS – WHYS ANALYSIS
22
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
What is PDCA ??
1. PDCA singkatan dari Plan – Do – Check – Action
2. PDCA adalah suatu siklus/metode ilmiah yang tiada
henti dalam melakukan penyelesaian masalah atau
peningkatan berkesinambungan
History
PDCA dikembangkan
oleh Shewhart
Go
&
See
23
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
8
1
Standardisasi & Tindak
Lanjut
Ya
Pemilihan Tema
Hasil
sesuai
target
???
Tidak
2
Analisa Kondisi yang Ada
3
Penetapan Target
4
Analisa Sebab Akibat
5
Rencana Penaggulangan
7
Evaluasi Hasil
6
Penanggulangan
24
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
1. Pemilihan Tema
• Pengumpulan data & fakta (Fact Finding)
• Memperlajari data & fakta (lakukan “Genba”)
• Menentukan prioritas masalah
2. Analisa Kondisi yang Ada
• Membuat diagram proses (Operation Process Chart)
3. Penetapan Target
• Gunakan metode SMART
4. Analisa Sebab Akibat
• Gunakan “Diagram Sebab Akibat” (Fishbone)
5. Rencana Penanggulangan
• Brainstorming (tukar pikiran) untuk mencari ide-ide
• 5W + 1 H
25
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
8. Standardisasi & Tindak Lanjut
• Jika masalah selesai maka problem solving
tersebut dapat distandarkan (SOP/WI/dll)
• Lanjutkan untuk menyelesaikan masalah
berikutnya sehingga satu demi satu masalah
dapat diselesaikan
7. Evaluasi Hasil
• Perbandingkan kondisi sebelum vs sesudah
• Pertimbangkan QCDSM
(Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale)
6. Penanggulangan
• Implementasi dari “Rencana Penanggulangan”
• Pada tahap ini perlu ada monitoring/supervisi
dari superior
26
PROBLEM SOLVING METHODS – 7 TOOLS
Cause & Effect Diagram (Fishbone)
Fishbone
Check Sheet
Control Chart
untuk mengidentifikasi hubungan antara penyebab dan dampak dari masalah
Check Sheet
Histogram
digunakan untuk pengumpulan data
Control Chart
grafik garis untuk memonitor stabilitas proses dari waktu ke waktu.
Pareto
Histogram
grafik statistik untuk menunjukkan distribusi frekuensi penyebaran masalah
Pareto
Scatter Diagram
tool statistik untuk mengurutkan masalah dari yang terbesar ke yang terkecil
Scatter Diagram
Stratification
Scatter diagram digunakan untuk menemukan korelasi antara 2 variabel
Stratification
Pengelompokan menjadi kategori lebih kecil berdasarkan kesamaan karakter
27
PROBLEM SOLVING METHODS – 7 TOOLS
Cause & Effect Diagram (Fishbone)
Apa ??
Kapan ??
Keuntungan ?
Cause and Effect (C & E) Diagram digunakan untuk mengidentifikasi hubungan
antara penyebab dan dampak dari masalah untuk menemukan “Root Cause”.
Tools ini membagi penyebab masalah menjadi Man/People, Materials,
Methods, Machine/Equipment, Measurement, dan Environment
Tools ini digunakan saat ingin mencari root cause dari setiap penyebab
masalah
Penyebab masalah yang dibagi menjadi 4 bagian akan memudahkan untuk
melakukan analisa “Root Cause”
Note : C & E dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa (1943)
Contoh
28
PROBLEM SOLVING METHODS – 7 TOOLS
Check Sheet
Apa ??
Check Sheet adalah tool yang paling sederhana dan
yang paling umum digunakan untuk pengumpulan data secara benar dan akurat
Kapan ??
Tool ini digunakan saat akan mengumpulkan dan dilakukan pengelompokkan
data
Keuntungan ?
- Pengumpulan data dilakukan secara sistematik
- Cara cepat mendapatkan gambaran suatu masalah
Contoh
29
PROBLEM SOLVING METHODS – 7 TOOLS
Control Chart
Apa ??
Kapan ??
Keuntungan ?
Peta kendali adalah grafik garis yang digunakan untuk memonitor stabilitas
proses dan variansi dari waktu ke waktu atau dari setiap kelompok.
Tool ini digunakan saat ingin melihat variansi dari suatu proses.
Peta kendali untuk memprediksi apakah suatu proses akan keluar dari kendali
atau masih dalam kendali
Contoh
30
PROBLEM SOLVING METHODS – 7 TOOLS
Histogram
Apa ??
Histogram adalah grafik statistik untuk menunjukkan distribusi frekuensi
penyebaran suatu data
Kapan ??
Tool ini digunakan untuk melihat distribusi data. Kita dapat mengecek apakah
penyebaran data ada dalam internal normal atau abnormal
Keuntungan ?
- Grafik menunjukkan variasi proses.
- Bentuk grafik menunjukkan karakteristik proses.
Contoh
Sumber : Besterfield, Dale. H.; Besterfield-Michna, Carol; Besterfield, Glen. H.; Besterfield-Sacre, Mary. 2012. Total Quality Management, Third Edition. Dorling Kindersley (India) Pvt. Ltd
31
PROBLEM SOLVING METHODS – 7 TOOLS
Pareto
Apa ??
Pareto diagram adalah tool statistik yang digunakan untuk mengurutkan
masalah dari yang terbesar hingga yang terkecil
Kapan ??
Tools ini digunakan untuk mengetahui prioritas masalah yang akan
diselesaikan
Keuntungan ?
- Pareto dapat menunjukkan urutan masalah dari yang terbesar hingga terkecil
- Pareto membantu memprioritaskan analisa untuk masalah yang terbesar
Vital view
Useful Many
Contoh
32
PROBLEM SOLVING METHODS – 7 TOOLS
Scatter Diagram
Apa ??
Kapan ??
Keuntungan ?
Scatter diagram digunakan untuk menemukan hubungan antara 2 variabel
3 kategori umum :
Tool ini digunakan saat ingin menemukan hubungan/korelasi antara 2 variabel.
Data digunakan untuk memprediksi hubungan/korelasi antara 2 variabel.
Contoh
Sumber : Besterfield, Dale. H.; Besterfield-Michna, Carol;
Besterfield, Glen. H.; Besterfield-Sacre, Mary. 2012. Total
Quality Management, Third Edition. Dorling Kindersley (India)
Pvt. Ltd
33
PROBLEM SOLVING METHODS – 7 TOOLS
Stratification
Apa ??
Stratification adalah pengelompokan data ke dalam kategori yang lebih kecil
berdasarkan kesamaan karakteristik
Kapan ??
Tool ini digunakan saat akan dilakukan pengelompokkan data untuk
mengidentifikasi faktor utama pada suatu masalah.
Keuntungan ?
- Data yang telah dikelompokan akan lebih mudah di analisa
- Diagram membantu memprioritaskan mana yang lebih dahulu perlu dianalisa
The data is still random
Operator-based distribution data
Contoh
34
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
CONTOH KASUS
Pimpinan PT. ABC merasa ada suatu masalah di department Gudang Bahan Baku dan
menginstruksikan kepada team auditor internal untuk melakukan audit
Berikut adalah beberapa data yang berhasil dikumpulkan oleh team internal auditor
sebagai bahan analisa problem solving.
Data 1
35
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
1. LANGKAH 1  PEMILIHAN TEMA
PEMILIHAN TEMA di tahap awal dapat diperoleh dari grafik-grafik yang
disajikan pada DATA 1  cari yang actual di bawah target (ingat kembali
definisi masalah !!!)
Ini masalah karena akurasi data tidak pernah
mencapai target !!!
36
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
2. LANGKAH 2  ANALISA KONDISI YANG ADA
ANALISA KONDISI YANG ADA dapat berupa sketsa, ilustrasi, flow chart
dan lain-lain (intinya adalah memberikan gambaran/deskripsi kondisi
saat ini.
BERIKUT ADALAH HASIL AUDIT DAN OBSERVASI KE GUDANG Data 2
In & Out
Receiving Area 1
Forklift
In & Out
In & Out
Receiving Area 2
37
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
3. LANGKAH 3  PENETAPAN TARGET
Spesific
Measureable
Achieveable
Reasonable
Timephase
Hal yang ingin
dicapai adalah
akurasi data stok
100%
Satuan yang
digunakan
adalah
persentase (%)
Peningkatan
akurasi data :
Akurasi data stok
dapat tercapai, salah
satunya dengan
menerapkan 5S/5R
Target direncanakan
tercapai di Juni !!!
•
Rata2 : 87% (Jan ~ April)
•
Target : 100%
38
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
4. LANGKAH 4  ANALISA SEBAB AKIBAT
BERIKUT ADALAH HASIL ANALISA ROOT CAUSE Data3
Pareto Diagram
Total = 2.64 jam
100%
83%
TAHAPAN DALAM MELAKUKAN ANALISA (GUNAKAN PARETO TOOLS) :
1 Diurutkan dari terbesar hingga terkecil !!!
2 Pareto Diagram
Jam
1.4
1.2
1.0
0.8
0.6
64%
50%
1.0
38%
0.69
0.51
0.44
0.4
0.2
39
Rank 1
Rank 2
Rank 3
Rank 4
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
4. LANGKAH 4  ANALISA SEBAB AKIBAT
3 Buat Fishbone Diagram
Personil penerimaan &
pengiriman hanya 1 orang
Manusia
Gudang hanya
memiliki 1 unit
1 orang personil yang saat komputer untuk
ini ada di gudang adalah
data entry
Mesin
personil baru (3 bulan)
Adanya personil yang
mengundurkan diri dan
belum ada pengganti
1 unit komputer
sedang dalam
perbaikan oleh IT
1 Akses/Pintu dapat digunakan sebagai
tempat penerimaan & pengeluaran barang
Pelaksanaan 5S/5R yang
belum optimal
Patroli/Audit
rutin 5S/5R
belum
dilakukan
Metode
Akurasi data
stok di bawah
100% karena
barang sulit
ditemukan
Tata letak/lay out yang tidak
beraturan
Personil belum
mendapatkan
training
mengenai tata
letak
Personil kurang
memahami metode
tata letak barang
40
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
5. LANGKAH 5  RENCANA PENANGGULANGAN
Problem
Pencarian barang
Temporary Action
Personil memastikan bahwa setiap
barang memiliki identitas
Countermeasure
1.
2.
3.
Manusia
a. Personil penerimaan &
pengeluaran barang adalah
personil yang berbeda sehingga
perlu ada penambahan 1
karyawan
b. Setiap ada personil baru, pihak HR
wajib membuat modul & jadwal
training sesuai dengan kebutuhan
Mesin
a. IT perlu mengadakan 1 unit
komputer baru untuk gudang
Metode
a. Akses masuk & keluar barang
pada akses yang berbeda (lihat lay
out improvement). Hal ini
bertujuan agar memudahkan
monitoring serah terima
b. Patrol 5S/5R dibuat lebih
terjadwal
c. Improvement tata letak gudang
How ???
When ???
Who (PIC) ???
a.
Pengajuan
penambahan
karyawan baru
a.
1 Mei
a. Manager
gudang
b.
Pembuatan modul
training standar
b.
15 Mei
b. Manager HR
a.
IT mengajukan MR
(Material Request)
a.
1 Mei
a. Staf IT
a.
Penutupan 1 akses
masuk atau keluar
barang
a.
20 Mei
a. Manager
GA & Gudang
b.
PIC membuat
jadwal patrol 5S/5R
Re-lay out
b.
5 Mei
b. Manager GA
c.
15 Mei
c. Manager
gudang
c.
41
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
6. LANGKAH 6  PENANGGULANGAN
After
Before
Receiving Area 1
Receiving Area 1
APD
In
In - Out
Spare Part
Spare Part
Stok
Palet
Forklift
Forklift
Stok
Komputer
ATK
Stok
Palet
In - Out
Stok
Komputer
Spare Part
Stok Komputer
ATK
APD
APD
Stok Palet
Spare Part
Office
In - Out
Out
Receiving Area 2
Delivery Area
2 area – 2 PIC
Penerimaan
Barang (In)
Penyimpanan
sesuai Lay Out
Pengambilan
sesuai permintaan
Delivery melalui
pintu “Out”
42
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
7. LANGKAH 7  EVALUASI HASIL
• Evaluasi 1 : kondisi setelah re-lay out
1.
2.
3.
4.
Penempatan barang lebih rapih dan barang lebih mudah dicari/diidentifikasi
Penambahan 1 personil (PIC pengeluaran barang) sehingga setiap transaksi selalu disertai serah terima
Dokumentasi transaksi lebih disiplin
Kenaikan akurasi data dimulai dari Mei
• Evaluasi 2 : KPI achievement
in %
Dampak dari implementasi
temporary action
Before
Akurasi data 100% di Juni
After
43
PROBLEM SOLVING METHODS – 8 STEPS PDCA
8. LANGKAH 8  STANDARDISASI & TINDAK LANJUT
Hal-hal yang dilakukan berikutnya adalah :
a. Standarkan dalam bentuk SOP, WI, dan lain-lain
b. Sosialisasikan standar yang telah ditetapkan
c. Libatkan semua personil terkait
d. Lakukan monitoring
e. Jika pencapaian sudah baik dan stabil maka lanjutkan untuk problem
solving berikutnya (gunakan 8 Steps & 7 Tools)
44
TERIMAKASIH
45