LAPORAN FEASIBILITY STUDY PENELITIAN RISET TERAPAN INOVASI A. Identitas Penelitian 1. Judul Penelitian : 2. Tim Peneliti : Nama Jabatan Bidang Keahlian Jurusan Alokasi Waktu (jam/minggu) Dr. Rakhmat Arianto, S.ST., M.Kom Ketua Natural Language Processing Teknologi Informasi 10 jam / minggu 2. Ekojono, ST., M.Kom. Anggota 1 Sistem Informasi Teknologi Informasi 8 jam / minggu 3. Anugrah Nur Rahmanto, S.Sn., M.Ds Anggota 2 UI/UX Design Teknologi Informasi 8 jam / minggu Marsekal Pertama TNI Dr. Ir. Arwin Datumaya Wahyudi Sumari, S.T., M.T., IPU, ASEAN Eng., ACPE Anggota 3 Kecerdasan Buatan Teknologi Informasi 8 Jam / Minggu No. 1. 4. 3. Pemetaan SDM pada Proses Mutasi dan Promosi Jabatan Berdasarkan Rekam Jejak, Kompetensi, dan Deskripsi Pekerjaan menggunakan Vector Space Model 5. Sesha Dwi Lestari Pembantu Pelaksana Teknologi Informasi 6 jam / minggu 6. Maulana Malik Ibrahim Pembantu Pelaksana Teknologi Informasi 6 jam / minggu 7. Gadhis Pramestya Arifin Pembantu Pelaksana Teknologi Informasi 6 jam / minggu 8. Brian Adam Bhagaskara Pembantu Pelaksana Teknologi Informasi 6 jam / minggu Obyek Penelitian: Rekam jejak jabatan sebelumnya dan kompentensi yang dimiliki karyawan 4. Masa Pelaksanaan : 8 Bulan 5. Biaya : Rp. 25.000.000,- 6. Lokasi Penelitian : Perumda Air Minum Tugu Tirta Kota Malang 7. TKT Awal : 0 TKT Akhir yang diusulkan 8. Grup Riset : - 9. Instansi lain yang terlibat: - : 5 10. Temuan yang ditargetkan: Prototipe system yang dapat memberikan rekomendasi suatu karyawan dapat dimutasi atau promosi pada suatu jabatan tertentu sehingga dapat mengoptimalisasikan proses adaptasi karyawan pada jabatan yang baru 11. Kontribusi mendasar pada suatu bidang ilmu: Analisis terhadap penggunaan Natural Language Processing dalam mengukur tingkat kemiripan antara deskripsi pekerjaan yang pernah dijabat dengan 12. Jurnal ilmiah yang menjadi sasaran : - 13. Rencana luaran HKI, buku, purwarupa atau luaran lainnya yang ditargetkan, tahun rencana perolehan atau penyelesaiannya : Dokumen IPTEKSB Dokumen Feasibility Study B. Ringkasan Penelitian Sumber Daya Manusia (SDM) dipetakan untuk mengetahui jumlah, kualifikasi, dan distribusi karyawan yang tersedia dalam suatu organisasi. Hal ini membantu dalam merencanakan, mengorganisir, dan mengelola sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien. Setelah proses mutasi atau promosi jabatan telah dilakukan maka muncul masalah adaptasi karyawan terhadap posisi jabatan baru karena beberapa alasan, diantaranya ketidakcocokan dengan tugas baru, masalah lingkungan kerja, tekanan, masalah komunikasi, masalah kepemimpinan, dan masalah adaptasi dengan perubahan. Karyawan dapat mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan tugas yang baru, lingkungan kerja yang berbeda, budaya perusahaan yang baru, atau perubahan sistem kerja. Hal ini dapat menyebabkan rendahnya produktivitas, kinerja yang buruk, dan masalah motivasi dalam karyawan yang baru di terima dalam posisi baru. Solusi yang ditawarkan untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut adalah dengan membangun sebuah sistem yang dapat memberikan rekomendasi terhadap karyawan yang akan dimutasi atau dipromosikan berdasarkan rekam jejak pekerjaan, kompetensi, dan deksripsi pekerjaan pada posisi yang pernah ditempati dengan posisi yang akan ditempati menggunakan metode Vector Space Model sehingga karyawan yang mendapatkan nilai mendekati 1 akan mendapatkan peringkat rekomendasi yang lebih tinggi atau berkebalikannya. Hasil yang didapatkan dari pengujian dengan menggunakan metode Support Vector Machine adalah deskripsi yang dimasukkan dengan menggunakan Bahasa Inggris mendapatkan akurasi yang lebih tinggi, yaitu: 84% sedangkan dengan menggunakan Bahasa Indonesia, mendapatkan nilai akurasi yang lebih rendah, yaitu: 73% dikarenakan dalam deskripsi pekerjaan yang dituliskan mengandung istilah-istilah Bahasa Inggris yang memiliki makna yang sama namun dengan penulisan yang berbeda. Perlu adanya penelitian lebih lanjut tentang pengukuran kemiripan deskripsi pekerjaan dengan menganalisis dari segi semantic dikarenakan ditemukan banyak data yang memiliki makna yang sama namun penulisan yang berbeda. C. Pendahuluan Pemetaan sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan adalah proses mengidentifikasi jumlah, kualifikasi, dan distribusi karyawan yang tersedia dalam suatu organisasi. Ini dilakukan untuk memahami komposisi SDM yang tersedia dan untuk menentukan kebutuhan SDM di masa depan. Pemetaan SDM dapat dilakukan dengan mengumpulkan data mengenai jumlah karyawan, posisi, kualifikasi, pengalaman, dan kompetensi. Data ini kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi kekurangan, kebutuhan pelatihan, dan untuk mengambil keputusan perekrutan. Pemetaan SDM juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi untuk dikembangkan dan digunakan untuk mempromosikan karir internal (Peccei & Van De Voorde, 2019). Proses promosi dan mutasi jabatan dilakukan oleh perusahaan dikarenakan beberapa alasan, antara lain: (i) peningkatan kinerja dimana promosi dan mutasi jabatan dapat membantu dalam meningkatkan kinerja karyawan dengan memberikan tantangan yang lebih tinggi dan memberikan kesempatan untuk berkembang dalam karir; (ii) pemenuhan kebutuhan orgnisasi dengan memberikan karyawan yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan; (iii) pemenuhan kebutuhan karyawan yang bertujuan untuk memberikan karyawan yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan; (iv) peningkatan motivasi dengan memberikan kesempatan untuk mengejar karir yang diinginkan dan memberikan kesempatan untuk menjadi pemimpin; (v)peningkatan kompetensi dengan memberikan kesempatan untuk belajar dan berkembang dalam bidang yang diinginkan; dan (vi) keamanan organisasi perusahaan untuk menjamin keamanan organisasi dengan memberikan karyawan yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan (Haryono et al., 2020). Setelah proses mutasi atau promosi jabatan telah dilakukan maka muncul masalah adaptasi karyawan terhadap posisi jabatan baru karena beberapa alasan, diantaranya ketidakcocokan dengan tugas baru, masalah lingkungan kerja, tekanan, masalah komunikasi, masalah kepemimpinan, dan masalah adaptasi dengan perubahan. Karyawan dapat mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan tugas yang baru, lingkungan kerja yang berbeda, budaya perusahaan yang baru, atau perubahan sistem kerja. Hal ini dapat menyebabkan rendahnya produktivitas, kinerja yang buruk, dan masalah motivasi dalam karyawan yang baru di terima dalam posisi baru (Hamouche, 2021). Solusi yang ditawarkan untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut adalah dengan membangun sebuah sistem yang dapat memberikan rekomendasi terhadap karyawan yang akan dimutasi atau dipromosikan berdasarkan rekam jejak pekerjaan, kompetensi, dan deksripsi pekerjaan pada posisi yang pernah ditempati dengan posisi yang akan ditempati menggunakan metode Vector Space Model sehingga karyawan yang mendapatkan nilai mendekati 1 akan mendapatkan peringkat rekomendasi yang lebih tinggi atau berkebalikannya. Beberapa data yang dapat digunakan dalam proses pemetaan SDM, adalah Rekam Jejak Karyawan, Kompetensi Karyawan, dan Deskripsi Pekerjaan suatu posisi jabatan dimana kumpulan data tersebut sangat berpengaruh dalam perencnaan karir, pengembangan kompetensi, seleksi karyawan, kinerja dan penilaian karyawan, legalitas, dan keamanan organisasi. Masing-masing data tersebut melekat pada masing-masing karyawan dimulai dari karyawan tersebut bekerja dalam suatu perusahaan sehingga keberadaan data tersebut akan sangat mudah untuk didapatkan. D. Kriteria Kajian Beberapa kriteria kajian yang telah dilakukan, antara lain: a. Aspek Kebutuhan Pelanggan dan Peta Pasar Banyak perusahaan memandang aplikasi komputer yang memanfaatkan Natural Language Processing (NLP) sebagai suatu kebutuhan penting dalam proses mutasi dan promosi jabatan karena teknologi ini membawa manfaat yang signifikan. Pertama-tama, NLP memungkinkan otomatisasi sebagian besar tugas yang sebelumnya memerlukan waktu dan upaya manual dalam peninjauan aplikasi karyawan dan kandidat. Ini meningkatkan efisiensi proses rekrutmen dan mempercepat pengambilan keputusan. Selain itu, NLP mampu menganalisis CV, surat lamaran, dan dokumen terkait dengan lebih akurat, membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan persyaratan jabatan yang tersedia. Selain itu, dengan analisis sentimen dan pengenalan kepribadian, teknologi ini membantu dalam memahami karakter dan nilai tambah yang kandidat bisa tawarkan, yang sangat penting dalam pemilihan yang sesuai dengan budaya perusahaan. Lebih lanjut, NLP memungkinkan pemantauan real-time terhadap kandidat yang mungkin menonjol dan dapat memberikan peringatan dini mengenai perubahan atau peluang dalam pasar tenaga kerja. Dengan mengoptimalkan proses, aplikasi NLP memberikan wawasan lebih mendalam tentang calon potensial dan tren dalam data perusahaan, memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat. Selain manfaat ini, penggunaan NLP juga dapat membantu mengurangi bias subjektif dalam pengambilan keputusan karyawan, dan pada akhirnya menciptakan pengalaman yang lebih transparan dan adil bagi karyawan, yang dapat meningkatkan kepuasan karyawan serta membantu perusahaan mempertahankan bakat yang ada. Dengan kata lain, penggunaan NLP dalam aplikasi komputer untuk mutasi dan promosi jabatan memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia dan mengambil keputusan yang lebih cerdas, yang merupakan alasan kuat mengapa banyak perusahaan melihat nilai besar dalam teknologi ini. b. Aspek Teknis Aplikasi komputer untuk pengelolaan proses mutasi dan promosi jabatan adalah suatu kebutuhan kritis bagi perusahaan karena beberapa alasan teknis yang sangat penting. Pertama, dalam perusahaan dengan ribuan karyawan, manajemen data yang efisien menjadi sangat penting. Aplikasi komputer memberikan kemampuan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat, memungkinkan identifikasi karyawan yang memenuhi syarat untuk mutasi atau promosi, serta memproses perubahan jabatan secara konsisten. Hal ini menghemat waktu dan sumber daya manusia yang diperlukan dalam proses manual sebelumnya. Kedua, pengambilan keputusan karyawan melibatkan sejumlah data yang bervariasi, termasuk riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan penilaian kinerja. Aplikasi komputer memfasilitasi integrasi data dari berbagai sumber, seperti database karyawan dan sistem penilaian kinerja, memungkinkan manajer HR dan pemangku kepentingan lainnya untuk membuat keputusan yang lebih akurat dan terinformasi. Aspek keamanan data menjadi sangat penting dalam pengelolaan informasi karyawan, terutama karena data tersebut seringkali mengandung informasi sensitif. Aplikasi menyediakan perlindungan data dengan kontrol akses yang ketat dan enkripsi, memastikan keamanan data dan kepatuhan dengan peraturan perlindungan data yang berlaku. Dalam proses mutasi dan promosi jabatan, transparansi dan pelacakan yang baik adalah kunci. Aplikasi komputer dapat merekam semua langkah dalam proses ini, memberikan laporan status yang dapat diakses oleh pemangku kepentingan yang berwenang, dan memberikan pembaruan real-time tentang kemajuan proses. Terakhir, aplikasi ini juga dapat disesuaikan sesuai dengan kebijakan dan persyaratan perusahaan, yang bervariasi antara satu organisasi dan yang lain. Dengan demikian, perusahaan dapat mengonfigurasi alur kerja sesuai dengan persyaratan internal mereka sendiri dan memastikan bahwa proses mutasi dan promosi sesuai dengan kebijakan perusahaan. Melalui aplikasi komputer, perusahaan dapat mengelola proses mutasi dan promosi dengan lebih efisien, akurat, dan aman, yang pada akhirnya membantu mencapai tujuan strategis dan bisnis mereka. c. Aspek Finansial Kajian kelayakan ini menganai analisis kelayakan secara finansial yang dapat dilakukan dengan melakukan analisis biaya/ kelayakan investasi dengan menggunakan metode net present value (NPV) atau Benefit Cost ratio (BCR). Untuk penghitungan finansial dalam penelitian ini berdampak pada prototype yang dihasilkan serta sistem yang dihasilkan. Dengan asumsi kegiatan menghabiskan dana Rp. 20.000.000,- dengan asumsi bunga deposito 5% per tahun, maka dalam menghitung NPV juga menggunakan tingkat bunga yang sama. Dengan jangka waktu tiga tahun maka perhitungan NPV dapat kita hitung menggunakan rumus : P / (1 + i)t P = perkiraan jumlah arus kas yang didapatkan setelah pembelian Aplikasi. i = adalah tingkat suku bunga. t = periode tahun (tahun ke) Misalkan diketahui : Tahun pertama = 10.000.000 /(1+0,05)^1 = 9.523.809 Tahun kedua = 8.000.000 /(1+0,05)^2 = 7.256.236 Tahun ketiga = 6.000.000 /(1+0,05)^3 = 5.183.026 Dari data diatas maka bisa dihitung proyeksi NPV adalah : Rp (9.523.809 + 7.256.236 + 5.183.026) – Rp 20.000.000 = Rp 21.963.071 – Rp 20.000.000 = Rp 1.963.071 Dengan proyeksi NPV selama tiga tahun mendatangkan keuntungan sebesar Rp 1.963.071 maka pembelian Aplikasi tersebut dapat dipertimbangkan karena menunjukkan NPV yang lebih besar dari nol (> 0). E. Kesimpulan Berdasarkan kriteria kajian kelayakan yang digunakan maka dalam penelitian ini dapat ditarik kesimpulan bahwa hasil dari penelitian ini dapat dinalisis dari beberapa aspek yaitu aspek kajian pangsa pasar, teknis dan finansial sangat layak nantinya diimplementasikan. Sistem dapat beroperasi dari segi fungsionalitas baik mekanisme klasifikasi model maupun utilitas komponen sesuai dengan spesifikasi perencanaan F. Rekomendasi Akhir Untuk meningkatkan keberlanjutan penelitian terhadap aplikasi komputer untuk mutasi dan promosi jabatan, beberapa langkah strategis perlu ditempuh. Pertama, fokus pada pengembangan kemampuan analisis data dengan penerapan teknologi kecerdasan buatan (AI) dan Machine Learning (ML) untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih cerdas dalam mutasi dan promosi. Selanjutnya, integrasi dengan platform sumber daya manusia yang sudah ada, seperti sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) atau perangkat lunak manajemen kinerja, perlu dilakukan untuk memastikan kesinambungan dan keefektifan dalam pengelolaan data karyawan. Langkah ketiga adalah memperluas fungsionalitas aplikasi untuk mendukung mobilitas karyawan, termasuk perencanaan mutasi yang melibatkan pemindahan fisik karyawan. Dalam upaya untuk memperkuat aspek keamanan data, perlu terus mengikuti perkembangan regulasi perlindungan data, mengimplementasikan enkripsi yang kuat, dan manajemen akses yang cermat. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, perlu dikembangkan kemampuan pelaporan yang lebih canggih dan visualisasi data yang informatif. Terakhir, dalam rangka mendukung keberlanjutan, perlu diterapkan model bisnis yang berkelanjutan, seperti model berlangganan atau pembaruan berbasis langganan, yang menjaga aplikasi tetap relevan dan mendukung perkembangan teknologi. Dengan langkah-langkah ini, aplikasi komputer ini akan terus menjadi alat yang berharga dalam manajemen sumber daya manusia.