Uploaded by Rudy Ariyanto

Studi Kelayakan: Pemetaan SDM dengan NLP

advertisement
LAPORAN FEASIBILITY STUDY
PENELITIAN RISET TERAPAN INOVASI
A. Identitas Penelitian
1.
Judul
Penelitian
:
2.
Tim Peneliti :
Nama
Jabatan
Bidang
Keahlian
Jurusan
Alokasi Waktu
(jam/minggu)
Dr. Rakhmat
Arianto, S.ST.,
M.Kom
Ketua
Natural
Language
Processing
Teknologi
Informasi
10 jam /
minggu
2.
Ekojono, ST.,
M.Kom.
Anggota 1
Sistem
Informasi
Teknologi
Informasi
8 jam / minggu
3.
Anugrah Nur
Rahmanto, S.Sn.,
M.Ds
Anggota 2
UI/UX
Design
Teknologi
Informasi
8 jam / minggu
Marsekal Pertama
TNI Dr. Ir. Arwin
Datumaya
Wahyudi Sumari,
S.T., M.T., IPU,
ASEAN Eng.,
ACPE
Anggota 3
Kecerdasan
Buatan
Teknologi
Informasi
8 Jam / Minggu
No.
1.
4.
3.
Pemetaan SDM pada Proses Mutasi dan Promosi Jabatan
Berdasarkan Rekam Jejak, Kompetensi, dan Deskripsi Pekerjaan
menggunakan Vector Space Model
5.
Sesha Dwi Lestari
Pembantu
Pelaksana
Teknologi
Informasi
6 jam / minggu
6.
Maulana Malik
Ibrahim
Pembantu
Pelaksana
Teknologi
Informasi
6 jam / minggu
7.
Gadhis Pramestya
Arifin
Pembantu
Pelaksana
Teknologi
Informasi
6 jam / minggu
8.
Brian Adam
Bhagaskara
Pembantu
Pelaksana
Teknologi
Informasi
6 jam / minggu
Obyek Penelitian:
Rekam jejak jabatan sebelumnya dan kompentensi yang dimiliki karyawan
4.
Masa Pelaksanaan
:
8 Bulan
5.
Biaya
:
Rp. 25.000.000,-
6.
Lokasi Penelitian
:
Perumda Air Minum Tugu Tirta Kota Malang
7.
TKT Awal
:
0
TKT Akhir
yang
diusulkan
8.
Grup Riset
:
-
9.
Instansi lain yang terlibat:
-
:
5
10.
Temuan yang ditargetkan:
Prototipe system yang dapat memberikan rekomendasi suatu karyawan dapat dimutasi atau
promosi pada suatu jabatan tertentu sehingga dapat mengoptimalisasikan proses adaptasi
karyawan pada jabatan yang baru
11.
Kontribusi mendasar pada suatu bidang ilmu:
Analisis terhadap penggunaan Natural Language Processing dalam mengukur tingkat kemiripan
antara deskripsi pekerjaan yang pernah dijabat dengan
12.
Jurnal ilmiah yang menjadi sasaran :
-
13.
Rencana luaran HKI, buku, purwarupa atau luaran lainnya yang ditargetkan, tahun
rencana perolehan atau penyelesaiannya :
Dokumen IPTEKSB
Dokumen Feasibility Study
B. Ringkasan Penelitian
Sumber Daya Manusia (SDM) dipetakan untuk mengetahui jumlah, kualifikasi, dan distribusi
karyawan yang tersedia dalam suatu organisasi. Hal ini membantu dalam merencanakan, mengorganisir,
dan mengelola sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien. Setelah proses mutasi atau promosi
jabatan telah dilakukan maka muncul masalah adaptasi karyawan terhadap posisi jabatan baru karena
beberapa alasan, diantaranya ketidakcocokan dengan tugas baru, masalah lingkungan kerja, tekanan,
masalah komunikasi, masalah kepemimpinan, dan masalah adaptasi dengan perubahan. Karyawan
dapat mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan tugas yang baru, lingkungan kerja yang
berbeda, budaya perusahaan yang baru, atau perubahan sistem kerja. Hal ini dapat menyebabkan
rendahnya produktivitas, kinerja yang buruk, dan masalah motivasi dalam karyawan yang baru di terima
dalam posisi baru.
Solusi yang ditawarkan untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut adalah dengan
membangun sebuah sistem yang dapat memberikan rekomendasi terhadap karyawan yang akan
dimutasi atau dipromosikan berdasarkan rekam jejak pekerjaan, kompetensi, dan deksripsi pekerjaan
pada posisi yang pernah ditempati dengan posisi yang akan ditempati menggunakan metode Vector
Space Model sehingga karyawan yang mendapatkan nilai mendekati 1 akan mendapatkan peringkat
rekomendasi yang lebih tinggi atau berkebalikannya.
Hasil yang didapatkan dari pengujian dengan menggunakan metode Support Vector Machine
adalah deskripsi yang dimasukkan dengan menggunakan Bahasa Inggris mendapatkan akurasi yang
lebih tinggi, yaitu: 84% sedangkan dengan menggunakan Bahasa Indonesia, mendapatkan nilai akurasi
yang lebih rendah, yaitu: 73% dikarenakan dalam deskripsi pekerjaan yang dituliskan mengandung
istilah-istilah Bahasa Inggris yang memiliki makna yang sama namun dengan penulisan yang berbeda.
Perlu adanya penelitian lebih lanjut tentang pengukuran kemiripan deskripsi pekerjaan dengan
menganalisis dari segi semantic dikarenakan ditemukan banyak data yang memiliki makna yang sama
namun penulisan yang berbeda.
C. Pendahuluan
Pemetaan sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan adalah proses mengidentifikasi
jumlah, kualifikasi, dan distribusi karyawan yang tersedia dalam suatu organisasi. Ini dilakukan untuk
memahami komposisi SDM yang tersedia dan untuk menentukan kebutuhan SDM di masa depan.
Pemetaan SDM dapat dilakukan dengan mengumpulkan data mengenai jumlah karyawan, posisi,
kualifikasi, pengalaman, dan kompetensi. Data ini kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi
kekurangan, kebutuhan pelatihan, dan untuk mengambil keputusan perekrutan. Pemetaan SDM juga
dapat digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi untuk dikembangkan dan
digunakan untuk mempromosikan karir internal (Peccei & Van De Voorde, 2019).
Proses promosi dan mutasi jabatan dilakukan oleh perusahaan dikarenakan beberapa alasan,
antara lain: (i) peningkatan kinerja dimana promosi dan mutasi jabatan dapat membantu dalam
meningkatkan kinerja karyawan dengan memberikan tantangan yang lebih tinggi dan memberikan
kesempatan untuk berkembang dalam karir; (ii) pemenuhan kebutuhan orgnisasi dengan memberikan
karyawan yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan; (iii) pemenuhan kebutuhan karyawan yang
bertujuan untuk memberikan karyawan yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan; (iv) peningkatan
motivasi dengan memberikan kesempatan untuk mengejar karir yang diinginkan dan memberikan
kesempatan untuk menjadi pemimpin; (v)peningkatan kompetensi dengan memberikan kesempatan
untuk belajar dan berkembang dalam bidang yang diinginkan; dan (vi) keamanan organisasi perusahaan
untuk menjamin keamanan organisasi dengan memberikan karyawan yang sesuai dengan posisi yang
dibutuhkan (Haryono et al., 2020).
Setelah proses mutasi atau promosi jabatan telah dilakukan maka muncul masalah adaptasi
karyawan terhadap posisi jabatan baru karena beberapa alasan, diantaranya ketidakcocokan dengan
tugas baru, masalah lingkungan kerja, tekanan, masalah komunikasi, masalah kepemimpinan, dan
masalah adaptasi dengan perubahan. Karyawan dapat mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri
dengan tugas yang baru, lingkungan kerja yang berbeda, budaya perusahaan yang baru, atau perubahan
sistem kerja. Hal ini dapat menyebabkan rendahnya produktivitas, kinerja yang buruk, dan masalah
motivasi dalam karyawan yang baru di terima dalam posisi baru (Hamouche, 2021).
Solusi yang ditawarkan untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut adalah dengan
membangun sebuah sistem yang dapat memberikan rekomendasi terhadap karyawan yang akan
dimutasi atau dipromosikan berdasarkan rekam jejak pekerjaan, kompetensi, dan deksripsi pekerjaan
pada posisi yang pernah ditempati dengan posisi yang akan ditempati menggunakan metode Vector
Space Model sehingga karyawan yang mendapatkan nilai mendekati 1 akan mendapatkan peringkat
rekomendasi yang lebih tinggi atau berkebalikannya.
Beberapa data yang dapat digunakan dalam proses pemetaan SDM, adalah Rekam Jejak
Karyawan, Kompetensi Karyawan, dan Deskripsi Pekerjaan suatu posisi jabatan dimana kumpulan data
tersebut sangat berpengaruh dalam perencnaan karir, pengembangan kompetensi, seleksi karyawan,
kinerja dan penilaian karyawan, legalitas, dan keamanan organisasi. Masing-masing data tersebut
melekat pada masing-masing karyawan dimulai dari karyawan tersebut bekerja dalam suatu perusahaan
sehingga keberadaan data tersebut akan sangat mudah untuk didapatkan.
D. Kriteria Kajian
Beberapa kriteria kajian yang telah dilakukan, antara lain:
a. Aspek Kebutuhan Pelanggan dan Peta Pasar
Banyak perusahaan memandang aplikasi komputer yang memanfaatkan Natural Language
Processing (NLP) sebagai suatu kebutuhan penting dalam proses mutasi dan promosi jabatan karena
teknologi ini membawa manfaat yang signifikan. Pertama-tama, NLP memungkinkan otomatisasi
sebagian besar tugas yang sebelumnya memerlukan waktu dan upaya manual dalam peninjauan aplikasi
karyawan dan kandidat. Ini meningkatkan efisiensi proses rekrutmen dan mempercepat pengambilan
keputusan. Selain itu, NLP mampu menganalisis CV, surat lamaran, dan dokumen terkait dengan lebih
akurat, membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan persyaratan
jabatan yang tersedia. Selain itu, dengan analisis sentimen dan pengenalan kepribadian, teknologi ini
membantu dalam memahami karakter dan nilai tambah yang kandidat bisa tawarkan, yang sangat
penting dalam pemilihan yang sesuai dengan budaya perusahaan. Lebih lanjut, NLP memungkinkan
pemantauan real-time terhadap kandidat yang mungkin menonjol dan dapat memberikan peringatan
dini mengenai perubahan atau peluang dalam pasar tenaga kerja. Dengan mengoptimalkan proses,
aplikasi NLP memberikan wawasan lebih mendalam tentang calon potensial dan tren dalam data
perusahaan, memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan merespons
perubahan pasar dengan lebih cepat. Selain manfaat ini, penggunaan NLP juga dapat membantu
mengurangi bias subjektif dalam pengambilan keputusan karyawan, dan pada akhirnya menciptakan
pengalaman yang lebih transparan dan adil bagi karyawan, yang dapat meningkatkan kepuasan
karyawan serta membantu perusahaan mempertahankan bakat yang ada. Dengan kata lain, penggunaan
NLP dalam aplikasi komputer untuk mutasi dan promosi jabatan memungkinkan perusahaan untuk
mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia dan mengambil keputusan yang lebih cerdas, yang
merupakan alasan kuat mengapa banyak perusahaan melihat nilai besar dalam teknologi ini.
b. Aspek Teknis
Aplikasi komputer untuk pengelolaan proses mutasi dan promosi jabatan adalah suatu
kebutuhan kritis bagi perusahaan karena beberapa alasan teknis yang sangat penting. Pertama, dalam
perusahaan dengan ribuan karyawan, manajemen data yang efisien menjadi sangat penting. Aplikasi
komputer memberikan kemampuan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat,
memungkinkan identifikasi karyawan yang memenuhi syarat untuk mutasi atau promosi, serta
memproses perubahan jabatan secara konsisten. Hal ini menghemat waktu dan sumber daya manusia
yang diperlukan dalam proses manual sebelumnya.
Kedua, pengambilan keputusan karyawan melibatkan sejumlah data yang bervariasi, termasuk
riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan penilaian kinerja. Aplikasi komputer memfasilitasi integrasi data
dari berbagai sumber, seperti database karyawan dan sistem penilaian kinerja, memungkinkan manajer
HR dan pemangku kepentingan lainnya untuk membuat keputusan yang lebih akurat dan terinformasi.
Aspek keamanan data menjadi sangat penting dalam pengelolaan informasi karyawan, terutama
karena data tersebut seringkali mengandung informasi sensitif. Aplikasi menyediakan perlindungan
data dengan kontrol akses yang ketat dan enkripsi, memastikan keamanan data dan kepatuhan dengan
peraturan perlindungan data yang berlaku.
Dalam proses mutasi dan promosi jabatan, transparansi dan pelacakan yang baik adalah kunci.
Aplikasi komputer dapat merekam semua langkah dalam proses ini, memberikan laporan status yang
dapat diakses oleh pemangku kepentingan yang berwenang, dan memberikan pembaruan real-time
tentang kemajuan proses. Terakhir, aplikasi ini juga dapat disesuaikan sesuai dengan kebijakan dan
persyaratan perusahaan, yang bervariasi antara satu organisasi dan yang lain. Dengan demikian,
perusahaan dapat mengonfigurasi alur kerja sesuai dengan persyaratan internal mereka sendiri dan
memastikan bahwa proses mutasi dan promosi sesuai dengan kebijakan perusahaan. Melalui aplikasi
komputer, perusahaan dapat mengelola proses mutasi dan promosi dengan lebih efisien, akurat, dan
aman, yang pada akhirnya membantu mencapai tujuan strategis dan bisnis mereka.
c. Aspek Finansial
Kajian kelayakan ini menganai analisis kelayakan secara finansial yang dapat dilakukan
dengan melakukan analisis biaya/ kelayakan investasi dengan menggunakan metode net present value
(NPV) atau Benefit Cost ratio (BCR).
Untuk penghitungan finansial dalam penelitian ini berdampak pada prototype yang dihasilkan
serta sistem yang dihasilkan. Dengan asumsi kegiatan menghabiskan dana Rp. 20.000.000,- dengan
asumsi bunga deposito 5% per tahun, maka dalam menghitung NPV juga menggunakan tingkat bunga
yang sama. Dengan jangka waktu tiga tahun maka perhitungan NPV dapat kita hitung menggunakan
rumus :
P / (1 + i)t
P = perkiraan jumlah arus kas yang didapatkan setelah pembelian Aplikasi.
i = adalah tingkat suku bunga.
t = periode tahun (tahun ke)
Misalkan diketahui :
Tahun pertama = 10.000.000 /(1+0,05)^1 = 9.523.809
Tahun kedua = 8.000.000 /(1+0,05)^2 = 7.256.236
Tahun ketiga = 6.000.000 /(1+0,05)^3 = 5.183.026
Dari data diatas maka bisa dihitung proyeksi NPV adalah :
Rp (9.523.809 + 7.256.236 + 5.183.026) – Rp 20.000.000
= Rp 21.963.071 – Rp 20.000.000
= Rp 1.963.071
Dengan proyeksi NPV selama tiga tahun mendatangkan keuntungan sebesar Rp 1.963.071
maka pembelian Aplikasi tersebut dapat dipertimbangkan karena menunjukkan NPV yang lebih besar
dari nol (> 0).
E. Kesimpulan
Berdasarkan kriteria kajian kelayakan yang digunakan maka dalam penelitian ini dapat ditarik
kesimpulan bahwa hasil dari penelitian ini dapat dinalisis dari beberapa aspek yaitu aspek kajian pangsa
pasar, teknis dan finansial sangat layak nantinya diimplementasikan. Sistem dapat beroperasi dari segi
fungsionalitas baik mekanisme klasifikasi model maupun utilitas komponen sesuai dengan spesifikasi
perencanaan
F. Rekomendasi Akhir
Untuk meningkatkan keberlanjutan penelitian terhadap aplikasi komputer untuk mutasi dan
promosi jabatan, beberapa langkah strategis perlu ditempuh. Pertama, fokus pada pengembangan
kemampuan analisis data dengan penerapan teknologi kecerdasan buatan (AI) dan Machine Learning
(ML) untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih cerdas dalam mutasi dan promosi.
Selanjutnya, integrasi dengan platform sumber daya manusia yang sudah ada, seperti sistem manajemen
sumber daya manusia (HRMS) atau perangkat lunak manajemen kinerja, perlu dilakukan untuk
memastikan kesinambungan dan keefektifan dalam pengelolaan data karyawan. Langkah ketiga adalah
memperluas fungsionalitas aplikasi untuk mendukung mobilitas karyawan, termasuk perencanaan
mutasi yang melibatkan pemindahan fisik karyawan. Dalam upaya untuk memperkuat aspek keamanan
data, perlu terus mengikuti perkembangan regulasi perlindungan data, mengimplementasikan enkripsi
yang kuat, dan manajemen akses yang cermat. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, perlu
dikembangkan kemampuan pelaporan yang lebih canggih dan visualisasi data yang informatif. Terakhir,
dalam rangka mendukung keberlanjutan, perlu diterapkan model bisnis yang berkelanjutan, seperti
model berlangganan atau pembaruan berbasis langganan, yang menjaga aplikasi tetap relevan dan
mendukung perkembangan teknologi. Dengan langkah-langkah ini, aplikasi komputer ini akan terus
menjadi alat yang berharga dalam manajemen sumber daya manusia.
Download