As reuniões são fundamentais no mundo dos negócios. Porém, é recorrente a queixa quanto à
quantidade e o tempo gasto nelas. A primeira pergunta que você deve se fazer antes de agendar uma
reunião é:
●
●
●
Essa reunião é necessária?
Respondida esta pergunta, a seguinte é:
Para que estamos reunindo a equipe?
É para:
●
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●
●
●
●
Comunicar informações importantes?
Identificar problemas?
Resolver problemas?
Para a tomada de decisões?
Fomentar ideias?
Negociar?
Seja qual for o motivo, para promover uma reunião eficaz é preciso preparar os participantes com
antecedência e deixar claro qual é o objetivo. Assim você poderá garantir eficácia da reunião e atingir os
resultados esperados.
Vamos ver, então, o passo-a-passo sobre como conduzir uma reunião eficaz...
1° Passo
Antes de iniciar qualquer reunião
●
Você precisa ter definido claramente o
objetivo e os resultados desejados;
●
Avaliar se a reunião é realmente necessária
ou se os assuntos podem ser tratados fora
da reunião ou por meios eletrônicos;
Quem são os participantes
●
Você deve convidar apenas as pessoas que
realmente possam contribuir;
●
Informe os objetivos da reunião e os
resultados
esperados
a
todos
os
participantes;
2° Passo
Agora você vai preparar a reunião
●
Organize o local (sala ou espaço externo, garanta
que todos tenham contato visual para facilitar a
comunicação);
●
Assegure o conforto e tranquilidade de todos
participantes. Providencie água e café quando
possível.
Tenha muita atenção aos tópicos da
reunião
●
Eleja os assuntos a serem discutidos, o resultado
esperado e o tempo necessário estimado para
cada tópico;
●
Coloque os itens mais importantes no início da
agenda e reserve para o fim aqueles que podem
ser eliminados se o tempo não for suficiente;
2° Passo
Tempo de duração e o número de
participantes para uma reunião eficaz
O tempo razoável para as reuniões depende dos objetivos das
mesmas. Não devendo exceder a 90 minutos.
Não há regras prontas. Mas, em princípio, para se tomar
decisões ou realizar algo de fato, uma reunião com número
menor de participantes (máximo 8) é melhor. Para
brainstorming (coletar ideias), opte por até 18 participantes.
Já se você quiser fazer comunicação e encorajamento, você
poderá convidar números muito maiores de participantes,
podendo chegar até a 1800. Esta é a regra conhecida por regra
8-18-1800.
3° Passo
Início da reunião
●
Você deve iniciar e terminar a reunião sempre no horário previsto, independentemente do atraso de alguns
participantes;
●
Comece esclarecendo as regras, recordando os tópicos, faça algumas alterações se necessário, e deixe
claro os papeis dos participantes;
●
Eleja um participante para redigir a ata da reunião. A ata deve ser simples:
➢
➢
➢
➢
➢
➢
Data, local, horário de início e fim da reunião;
Pessoas presentes;
O objetivo da reunião;
Registro das decisões tomadas e listar quais serão os próximos passos;
Compromissos e os prazos assumidos para as entregas;
Local e participantes da próxima reunião;
Modelo da ata
Data
dd/mm/aaaa
Horário de Início
Local
Participantes
●
●
●
Nome - Área - Cargo
Nome - Área - Cargo
Nome - Área - Cargo
Pauta
1.
2.
3.
Assunto 1
Assunto 2
Assunto 3
1.
Discussões do assunto 1
Decisão:
Compromissos:
2.
Discussões do assunto 2
Decisão:
Compromissos:
hh:mm
Horário de Término
hh:mm
3° Passo
Durante a Reunião
●
Você deve ficar atento aos tempos previstos para cada assunto, garantir o ritmo adequado da reunião;
●
Conduza as discussões e encoraje a participação de todos, convidando nominalmente cada um a se
expressar;
●
Permita a flexibilidade se surgir necessidade, mas assegure-se sempre que a hora e os tópicos sejam
respeitados.
Fim da reunião
●
Você deve enfatizar as decisões tomadas, assinalar os aspectos mais importantes e solicitar opinião sobre
a eficácia do encontro;
●
Antes de encerrar, confirme com cada um dos membros os compromissos assumidos. Deve propor os
tópicos para a próxima reunião e agradecer os participantes pelos objetivos alcançados.
4° Passo
Após a reunião
●
Se possível, nas 24 horas após o término da
reunião você deverá enviar/entregar a ata a
todos os participantes,
●
Tenha certeza que os compromissos
assumidos na reunião sejam cumpridos
dentro dos prazos estabelecidos. Isso afetará
a qualidade das próximas reuniões.
●
Dê meios e condições para que os membros
consigam
realizar
os
compromissos
assumidos.
Seu dever de casa
Se você chegou até aqui, isso me diz algo sobre você. Acho que você se preocupa em fazer o seu melhor.
E quer mais!
Você agora sabe o que precisa fazer. É hora de repensar sua forma de se organizar.
Confie que, ao iniciar, repetir e melhorar o modo como dirigirá suas reuniões será um dos grandes desafios
profissionais, mas, aumentará:
● sua produtividade;
● sua eficácia;
● seu respeito profissional.
FAÇA ACONTECER (você merece!)
Bibliografia
DRESSLER, Larry; Reuniões Eficazes. 1a. Edição, Portugal: Editora Almedina 2008
HAWKINS,Charlie; O Segredo Das Reuniões Produtivas 1a. Edição, Rio de janeiro: Editora Saraiva 2013
STREIBEL, Barbara J. Você S/A, V.14 Como planejar e conduzir reuniões produtivas. 1a. Edição Brasil: Editora
Sextante 2008
http://www.rcc.gov.pt/novaaprendizagem/nl/Documents/Guia%20@prender_4.pdf
http://reuniaoempauta.com/como-fazer-uma-excelente-pauta-de-reuniao-em-6-passos-express/
https://www.manualdasecretaria.com.br/ata-de-reuniao-como-fazer/