Sommaire
SOMMAIRE
I.TABLE DES REVISIONS ------------------------------------------------------------------------------ 14
II.GLOSSAIRE DES ABREVIATIONS --------------------------------------------------------------- 15
III.INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL -------------------------------------- 19
3.1. INTRODUCTION ---------------------------------------------------------------------------------------- 20
3.1.1. Contexte du manuel de procédures simplifiées ------------------------------------------------ 20
3.1.2. Sources de financement des projets suivis par la CAA --------------------------------------- 21
3.2. OBJECTIFS DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------ 22
3.3. ORGANISATION DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------- 22
3.4. CONDITIONS D’UTILISATION EFFICACE DU MANUEL --------------------------------------------- 22
IV.PRINCIPALES PHASES D’UN PROJET ET DOCUMENTS UTILES -------------------- 23
4.1. PRESENTATION SCHEMATIQUE DES PHASES D’UN PROJET -------------------------------------- 24
V.PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITUTIONNELLE DU PROJET ---------- 25
5.1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU PROJET --------------------------------------------------------- 26
5.2. OBJET GLOBAL DU PROJET -------------------------------------------------------------------------- 26
5.3. BENEFICIAIRES DU PROJET -------------------------------------------------------------------------- 26
5.4. COMPOSANTES DU PROJET--------------------------------------------------------------------------- 26
5.5. INDICATEURS DU PROJET ---------------------------------------------------------------------------- 26
5.6. COUT DU PROJET -------------------------------------------------------------------------------------- 26
5.7. DISPOSITIONS INSTITUTIONNELLES DE MISE EN ŒUVRE ---------------------------------------- 26
5.8. ORGANIGRAMME -------------------------------------------------------------------------------------- 27
5.8.1. Organigramme type d’un Projet ----------------------------------------------------------------- 27
5.8.1.1. Organigramme d’un Projet non décentralisé -------------------------------------------- 27
5.8.1.2. Organigramme d’un Projet décentralisé ------------------------------------------------- 28
5.9. SYSTEME D’INFORMATION --------------------------------------------------------------------------- 29
VI.PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------- 31
6.1. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------------------- 32
6.1.1. Prévision à moyen terme -------------------------------------------------------------------------- 32
6.1.2. Le budget : prévision à court terme-------------------------------------------------------------- 32
6.2. PROGRAMMATION DES ACTIVITES ET ELABORATION DU PROGRAMME DE TRAVAIL ANNUEL -- 33
6.2.1. Généralités sur l'élaboration du PTBA ---------------------------------------------------------- 33
6.2.2. Processus d’élaboration du PTBA --------------------------------------------------------------- 35
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6.2.2.1. Aspects généraux --------------------------------------------------------------------------- 35
a) Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 35
b) Principe d'application ---------------------------------------------------------------------------- 35
c) Documents supports ----------------------------------------------------------------------------- 35
d) Présentation du processus ----------------------------------------------------------------------- 35
6.2.2.2. Déroulement du processus ----------------------------------------------------------------- 36
a) Instructions du Coordonnateur ----------------------------------------------------------------- 36
b) Tenue de la réunion préparatoire --------------------------------------------------------------- 37
c) L'élaboration du PTBA au niveau des responsables d’activités et d’exécution ---------- 38
d) Consolidation des budgets ---------------------------------------------------------------------- 39
e) Validation du projet de budget par l’UCP ---------------------------------------------------- 40
f) Avis de non objection du bailleur de fonds --------------------------------------------------- 41
g) Adoption par le Comité de Pilotage du Projet ------------------------------------------------ 42
6.2.3. Exécution du budget annuel ---------------------------------------------------------------------- 45
6.2.3.1. Mécanisme d’exécution du budget ------------------------------------------------------- 45
6.2.3.2. Processus d’ordonnancement des dépenses --------------------------------------------- 47
6.2.4. Suivi et Contrôle budgétaire ---------------------------------------------------------------------- 49
6.2.4.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 49
6.2.4.2. Principe d’application ---------------------------------------------------------------------- 49
a) Suivi quotidien ----------------------------------------------------------------------------------- 50
b) Suivi mensuel ------------------------------------------------------------------------------------ 50
c) Suivi trimestriel ---------------------------------------------------------------------------------- 50
6.2.4.3. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 51
6.2.5. Révision du budget -------------------------------------------------------------------------------- 52
6.2.5.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 52
6.2.5.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 52
6.2.5.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 52
VII.PROCEDURES ADMINISTRATIVES ----------------------------------------------------------- 55
7.1. GESTION DU COURRIER ------------------------------------------------------------------------------ 56
7.1.1. Présentation de la fonction ------------------------------------------------------------------------ 56
7.1.2. Traitement du courrier au départ ----------------------------------------------------------------- 56
7.1.2.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 56
7.1.2.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 56
7.1.2.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 56
7.1.2.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 57
a) Préparation du courrier départ ------------------------------------------------------------------ 58
b) Archivage du courrier départ ------------------------------------------------------------------- 59
c) Expédition du courrier --------------------------------------------------------------------------- 59
7.1.3. Traitement du courrier à l’arrivée---------------------------------------------------------------- 62
7.1.3.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 62
7.1.3.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 62
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7.1.3.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 62
7.1.3.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 63
a) Réception du courrier arrivée ------------------------------------------------------------------- 63
b) Imputation du courrier arrivée ------------------------------------------------------------------ 64
7.1.4. Traitement du courrier confidentiel-------------------------------------------------------------- 66
7.1.4.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 66
7.1.4.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 66
7.1.4.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 66
7.1.4.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 66
a) Courrier confidentiel départ -------------------------------------------------------------------- 67
b) Courrier confidentiel arrivée ------------------------------------------------------------------- 68
7.1.5. Traitement du courrier électronique ------------------------------------------------------------- 68
7.1.5.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 68
7.1.5.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 68
7.1.5.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 69
7.1.5.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 69
7.1.5.5. Traitement du courrier électronique au départ ------------------------------------------ 69
a) Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 69
b) Principe d'application ---------------------------------------------------------------------------- 69
c) Documents supports ----------------------------------------------------------------------------- 69
d) Description de la procédure --------------------------------------------------------------------- 69
e) Préparation, envoi et copie du courrier électronique au départ ----------------------------- 70
7.1.5.6. Traitement du courrier électronique à l’arrivée ----------------------------------------- 70
a) Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 70
b) Principe d'application ---------------------------------------------------------------------------- 70
c) Document support -------------------------------------------------------------------------------- 70
d) Description de la procédure --------------------------------------------------------------------- 71
7.1.6. Gestion de la télécopie et du téléphone --------------------------------------------------------- 72
7.1.6.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 72
7.1.6.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 72
7.1.6.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 72
7.1.6.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 72
a) Gestion des communications téléphoniques entrantes -------------------------------------- 73
b) Gestion des communications téléphoniques sortantes --------------------------------------- 73
7.2. GESTION DES DOCUMENTS -------------------------------------------------------------------------- 75
7.2.1. Classement des documents ----------------------------------------------------------------------- 75
7.2.2. Plan de classement --------------------------------------------------------------------------------- 76
7.2.3. Accès aux documents------------------------------------------------------------------------------ 78
7.2.4. Destruction des documents périmés ------------------------------------------------------------- 78
7.3. PROCEDURES DE SECURITE -------------------------------------------------------------------------- 78
7.3.1. Sécurité du bureau --------------------------------------------------------------------------------- 78
7.3.1.1. Tenue du registre des visites--------------------------------------------------------------- 78
7.3.1.2. Annonce de visites -------------------------------------------------------------------------- 80
7.3.2. Entrées et sorties du matériel --------------------------------------------------------------------- 80
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7.3.2.1. Sortie temporaire du matériel ------------------------------------------------------------- 80
7.3.2.2. Sortie définitive du matériel --------------------------------------------------------------- 81
7.3.3. Sécurité incendie ----------------------------------------------------------------------------------- 81
7.3.4. Hygiène et santé ------------------------------------------------------------------------------------ 81
7.4. GESTION DU PERSONNEL ----------------------------------------------------------------------------- 81
7.4.1. Généralités ------------------------------------------------------------------------------------------ 81
7.4.2. Recrutement ---------------------------------------------------------------------------------------- 82
7.4.2.1. Recrutement du personnel d’encadrement ----------------------------------------------- 82
a) Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 82
b) Processus de recrutement effectif du personnel d’encadrement---------------------------- 83
c) Cas des fonctionnaires --------------------------------------------------------------------------- 84
7.4.2.2. Le recrutement du personnel d’appui ---------------------------------------------------- 84
a) Procédures de recrutement effectif du personnel d’appui ----------------------------------- 85
7.4.3. Composition et tenue du dossier du consultant recruté et du personnel détaché ---------- 86
7.4.4. Modèle des Termes de référence du personnel clé -------------------------------------------- 86
7.4.4.1. Auditeur interne ----------------------------------------------------------------------------- 86
a) Responsabilités ----------------------------------------------------------------------------------- 86
b) Description des tâches --------------------------------------------------------------------------- 87
c) Profil requis --------------------------------------------------------------------------------------- 88
7.4.4.2. Responsable administratif et financier --------------------------------------------------- 88
a) Responsabilités ----------------------------------------------------------------------------------- 88
b) Description des tâches --------------------------------------------------------------------------- 89
c) Profil requis --------------------------------------------------------------------------------------- 90
7.4.4.3. Spécialiste en Passation des Marchés (SPM)-------------------------------------------- 91
a) Responsabilités ----------------------------------------------------------------------------------- 91
b) Description des tâches --------------------------------------------------------------------------- 91
c) Profil requis --------------------------------------------------------------------------------------- 93
7.4.4.4. Comptable ----------------------------------------------------------------------------------- 94
a) Responsabilités ----------------------------------------------------------------------------------- 94
b) Description des tâches --------------------------------------------------------------------------- 94
c) Profil requis --------------------------------------------------------------------------------------- 95
7.4.5. Discipline ------------------------------------------------------------------------------------------- 95
7.4.6. Congés, absences, maladies ---------------------------------------------------------------------- 95
7.4.6.1. Congés---------------------------------------------------------------------------------------- 95
7.4.6.2. Absences ------------------------------------------------------------------------------------- 95
7.4.6.3. Maladies-------------------------------------------------------------------------------------- 98
7.4.7. Intérims---------------------------------------------------------------------------------------------- 98
7.4.8. Formation ------------------------------------------------------------------------------------------- 99
7.4.9. Rupture de contrat de consultation -------------------------------------------------------------- 99
7.4.9.1. Le décès d’une personne en fonction ----------------------------------------------------- 99
7.4.9.2. La démission--------------------------------------------------------------------------------- 99
7.4.9.3. La retraite ---------------------------------------------------------------------------------- 100
7.4.9.4. La rupture unilatérale du contrat -------------------------------------------------------- 100
7.4.9.5. L’arrivée à terme du contrat ------------------------------------------------------------- 100
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7.5. GESTION DES REUNIONS ET DES MISSIONS------------------------------------------------------- 100
7.5.1. Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------- 100
7.5.2. Réunions ------------------------------------------------------------------------------------------ 100
7.5.3. Missions ------------------------------------------------------------------------------------------- 101
7.5.3.1. Missions au Cameroun ------------------------------------------------------------------- 101
a) Départ en mission ------------------------------------------------------------------------------ 101
b) Retour de mission ------------------------------------------------------------------------------ 102
7.5.3.2. Missions à l’étranger --------------------------------------------------------------------- 103
7.5.3.3. Processus de départ en mission --------------------------------------------------------- 104
7.5.3.4. Processus de retour de mission ---------------------------------------------------------- 105
7.5.4. Barème indicatif des frais de mission --------------------------------------------------------- 107
7.6. GESTION DE LA REMUNERATION ------------------------------------------------------------------ 108
7.6.1. Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------- 108
7.6.2. Préparation de la rémunération ----------------------------------------------------------------- 108
7.6.3. Calcul et édition des états d’honoraires ------------------------------------------------------- 109
7.6.4. Contrôle des états d’honoraires ---------------------------------------------------------------- 109
7.6.5. Signature des états d’honoraires --------------------------------------------------------------- 109
7.6.6. Règlement des honoraires----------------------------------------------------------------------- 109
7.6.6.1. Règlement du consultant ----------------------------------------------------------------- 109
7.6.6.2. Règlement des autres créances ---------------------------------------------------------- 109
7.6.6.3. Les sommes dues par le consultant au projet ------------------------------------------ 109
7.6.7. Processus de paiement des honoraires au personnel----------------------------------------- 110
7.7. AVANTAGES ACCORDES AU PERSONNEL --------------------------------------------------------- 110
7.7.1. Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 110
7.7.2. Principe d’application --------------------------------------------------------------------------- 111
7.7.3. Documents supports ----------------------------------------------------------------------------- 112
7.7.4. Description de la procédure -------------------------------------------------------------------- 112
7.8. SANCTIONS ET EVALUATION ----------------------------------------------------------------------- 112
7.8.1. Sanctions ------------------------------------------------------------------------------------------ 112
7.8.2. Evaluation du personnel------------------------------------------------------------------------- 114
7.9. GESTION DU PATRIMOINE -------------------------------------------------------------------------- 119
7.9.1. Immobilisations ---------------------------------------------------------------------------------- 119
7.9.1.1. Présentation de la fonction --------------------------------------------------------------- 119
7.9.1.2. Entrée des immobilisations dans le patrimoine --------------------------------------- 119
7.9.1.3. Destruction des immobilisations -------------------------------------------------------- 122
7.9.1.4. Vol de l’immobilisation ------------------------------------------------------------------ 125
7.9.1.5. Mise au rebut ------------------------------------------------------------------------------ 128
7.9.2. Stocks---------------------------------------------------------------------------------------------- 131
7.9.2.1. Entrée en magasin ------------------------------------------------------------------------ 131
7.9.2.2. Consommation des stocks --------------------------------------------------------------- 134
a) Sortie des stocks : cas de disponibilité du bien commandé ------------------------------- 135
b) Sortie des stocks : cas d’indisponibilité du bien commandé ------------------------------ 135
7.9.2.3. Inventaire des stocks et immobilisations ----------------------------------------------- 138
a) Préparation de l’inventaire des immobilisations ------------------------------------------- 139
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b) Réalisation de l’inventaire -------------------------------------------------------------------- 140
c) Réception des biens pendant l’inventaire --------------------------------------------------- 140
7.9.2.4. Valorisation des stocks ------------------------------------------------------------------- 143
7.9.3. Gestion des véhicules --------------------------------------------------------------------------- 145
7.9.3.1. Utilisation des véhicules ----------------------------------------------------------------- 146
7.9.3.2. Processus de mise du véhicule du projet à la disposition de l'administration ----- 147
7.9.3.3. Contrôle de l’utilisation des véhicules ------------------------------------------------- 148
7.9.3.4. Distribution des bons de carburant aux usagers --------------------------------------- 149
7.9.3.5. Contrôle de la gestion des bons de carburant------------------------------------------ 150
7.9.4. Entretien et réparation --------------------------------------------------------------------------- 153
7.9.4.1. Responsabilité et périodicité des entretiens ------------------------------------------- 153
7.9.4.2. Exécution de l'entretien ------------------------------------------------------------------ 153
7.9.4.3. Réparation des immobilisations --------------------------------------------------------- 153
VIII.PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ---------------------------------------- 155
8.1. RAPPELS DES DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET REGLEMENTAIRES ET DES PRINCIPAUX
ACTEURS --------------------------------------------------------------------------------------------------- 156
8.1.1. Cadre réglementaire de référence de la passation des marchés ---------------------------- 156
8.1.1.1. Les textes du bailleur de fonds ---------------------------------------------------------- 156
8.1.1.2. Les documents régissant les dispositions institutionnelles -------------------------- 156
8.1.2. Principaux intervenants du système de passation des marchés de Projet et publicité -- 157
8.1.2.1. Intervenants -------------------------------------------------------------------------------- 157
8.1.2.2. Annonce et publicité des marchés ------------------------------------------------------ 158
8.2. PLAN DE PASSATION DES MARCHES -------------------------------------------------------------- 158
8.2.1. Exigences conventionnelles -------------------------------------------------------------------- 158
8.2.2. Suivi du plan de Passation des Marchés ------------------------------------------------------ 158
8.3. CONFLITS D’INTERETS, FRAUDE ET CORRUPTION ---------------------------------------------- 159
8.3.1. Conflits d’Intérêts -------------------------------------------------------------------------------- 159
8.3.2. Fraude et Corruption ---------------------------------------------------------------------------- 159
8.3.2.1. Définitions --------------------------------------------------------------------------------- 159
8.3.2.2. Mesures à prendre ------------------------------------------------------------------------ 160
8.3.2.3. Commissions et rétributions ------------------------------------------------------------- 160
8.4. TYPES DE MARCHES ET PROCEDURES DE PASSATION ----------------------------------------- 160
8.4.1. Types de Marchés -------------------------------------------------------------------------------- 160
8.4.1.1. Services de Consultants ------------------------------------------------------------------ 161
a) Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) --------------------------- 161
b) Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ) ------------------------------------------------------ 162
c) Sélection au Moindre Coût (SMC)----------------------------------------------------------- 162
d) Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD) ---------------------------------- 162
e) Sélection par Entente Directe (SED) -------------------------------------------------------- 163
f) Sélection de Consultants Individuels -------------------------------------------------------- 163
g) Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ---------------------------------------- 163
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8.4.1.2. Marchés de Fournitures, de travaux et services (autres que les services de
consultants) ------------------------------------------------------------------------------------------- 164
a) Appel d’Offres National (AON) ------------------------------------------------------------- 164
b) Appel d’Offres International Restreint (AOIR) -------------------------------------------- 165
c) Consultation de fournisseurs ------------------------------------------------------------------ 166
d) Sélection par Entente Directe ----------------------------------------------------------------- 166
e) Marchés passés auprès d’institutions de l’Organisation des Nations Unies ------------ 167
f) Accords-Cadres--------------------------------------------------------------------------------- 167
g) La Régie ----------------------------------------------------------------------------------------- 168
h) Participation communautaire à la passation des marchés --------------------------------- 169
8.5. DISPOSITIONS COMMUNES A TOUS LES MARCHES ---------------------------------------------- 169
8.5.1. Publicité ------------------------------------------------------------------------------------------- 169
8.5.2. Cas spécifiques des marchés inférieurs à 5 000 000 FCFA -------------------------------- 170
8.5.2.1. Expression des besoins ------------------------------------------------------------------- 170
8.5.2.2. Examen de la Demande d’Engagement de Dépense (DED) ------------------------ 170
8.5.2.3. Approbation de la Demande d’Engagement de Dépense(DED) -------------------- 171
8.5.2.4. Consultation des fournisseurs ----------------------------------------------------------- 171
a) Invitation à soumissionner -------------------------------------------------------------------- 171
b) Dépouillement et analyse des offres --------------------------------------------------------- 171
8.5.2.5. Etablissement et signature du bon de commande (B/C) ----------------------------- 171
8.5.2.6. Enregistrement et classement du bon de commande --------------------------------- 172
8.5.2.7. Réception des biens et services commandés ------------------------------------------ 172
8.5.3. Passation des Marchés de Services non conforme aux Directives du bailleur de fonds 172
8.5.4. Seuils de passation des marchés et de revue préalable -------------------------------------- 172
8.5.4.1. Sélection et Emploi des Consultants --------------------------------------------------- 173
8.5.4.2. Passation des marchés des fournitures, travaux et services (autres que prestations
intellectuelles)---------------------------------------------------------------------------------------- 173
8.5.5. Intervention du MINMAP dans le processus de passation des marchés ------------------ 174
8.5.6. Examen à posteriori par le bailleur ------------------------------------------------------------ 174
8.6. CYCLE DE PASSATION DES MARCHES ET RESPONSABILITES DES DIFFERENTS ACTEURS-- 174
8.6.1. La préparation du marché ----------------------------------------------------------------------- 174
8.6.1.1. L’identification ---------------------------------------------------------------------------- 175
8.6.1.2. La définition des besoins ----------------------------------------------------------------- 175
8.6.2. La planification des activités de passation des marchés ------------------------------------ 175
8.6.3. La préparation des Dossiers d’Appel d’Offres ----------------------------------------------- 176
8.6.4. La passation du marché ------------------------------------------------------------------------- 177
8.6.4.1. La publication de l’appel d’offres ------------------------------------------------------ 177
8.6.4.2. La mise à disposition ou vente des documents d’appel d’offres -------------------- 178
8.6.4.3. La demande d’éclaircissements et réponses ------------------------------------------- 178
8.6.4.4. L’ouverture des plis en séance publique ----------------------------------------------- 178
8.6.4.5. L’évaluation des offres et attribution provisoire des marchés ou proposition
d’attribution des marchés --------------------------------------------------------------------------- 178
8.6.4.6. La publication de l’attribution des marchés y compris le délai d’attente --------- 179
8.6.5. Formalités d’exécution des marchés----------------------------------------------------------- 179
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8.6.5.1. Les formalités de démarrage pour les marchés de travaux -------------------------- 179
8.6.5.2. Le versement de l’avance de démarrage et la fourniture de la garantie d’avance 180
8.6.5.3. L’exécution des prestations suivant le calendrier contractuel ----------------------- 180
8.6.5.4. Les paiements pour les différentes phases ou décomptes périodiques pour les
marchés de travaux ---------------------------------------------------------------------------------- 180
8.6.5.5. La clôture du marché --------------------------------------------------------------------- 180
8.6.5.6. L’évaluation des performances des titulaires des marchés -------------------------- 181
8.6.6. Exécution des marchés -------------------------------------------------------------------------- 181
8.6.7. Réception des biens et services ---------------------------------------------------------------- 181
8.6.8. Composition des Commissions de Réception ------------------------------------------------ 182
8.6.9. Réceptions proprement dites ------------------------------------------------------------------- 182
8.6.10.
Suivi de la facturation des prestations ------------------------------------------------ 183
8.6.10.1. Frais de fonctionnement------------------------------------------------------------------ 183
8.6.10.2. Frais Formations/Ateliers/Séminaires/Conférences. --------------------------------- 183
8.6.10.3. Planification et suivi des marchés ------------------------------------------------------ 183
8.6.11.
Classement et archivage des documents de passation des marchés --------------- 184
8.6.11.1. Principe et système de Codification ---------------------------------------------------- 184
8.6.11.2. Système de classement ------------------------------------------------------------------- 184
8.6.11.3. Principes du Système de Classement. -------------------------------------------------- 184
IX.PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ------------------------------------------------- 189
9.1. ORGANISATION DE LA GESTION FINANCIERE --------------------------------------------------- 190
9.1.1. Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------- 190
9.1.2. Organisation des comptes bancaires ----------------------------------------------------------- 190
9.1.3. Mobilisation des ressources -------------------------------------------------------------------- 190
9.1.3.1. Mobilisation des Fonds de crédit ou de don accordés par le bailleur -------------- 190
a) Remboursement des Fonds ------------------------------------------------------------------- 191
b) Fonds de roulement ou compte spécial ------------------------------------------------------ 191
c) Paiement direct --------------------------------------------------------------------------------- 192
d) Engagement spécial ---------------------------------------------------------------------------- 192
9.1.3.2. Mobilisation des fonds de contrepartie ------------------------------------------------- 193
9.1.3.3. Justifications des dépenses--------------------------------------------------------------- 193
a) Justification de l’utilisation d'une avance des fonds --------------------------------------- 194
9.1.4. Gestion de la trésorerie -------------------------------------------------------------------------- 194
9.1.4.1. Contrôle des dépenses du projet -------------------------------------------------------- 194
9.1.4.2. Suivi et contrôle des comptes ----------------------------------------------------------- 195
9.1.4.3. Rapprochement des comptes de trésorerie --------------------------------------------- 195
9.2. GESTION DES RELATIONS AVEC LA CAA -------------------------------------------------------- 196
9.2.1. Rôle de la CAA dans la conduite des opérations du projet --------------------------------- 196
9.2.2. Identification du projet par la CAA------------------------------------------------------------ 196
9.2.3. Ouverture et gestion des comptes -------------------------------------------------------------- 197
9.2.3.1. Ouverture et approvisionnement des comptes bancaires ---------------------------- 197
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9.2.3.2. Les paiements sur comptes spéciaux et fonds de contrepartie ---------------------- 197
a) Demande de Paiement des salaires----------------------------------------------------------- 198
b) Demandes de paiement dans le cadre des prestations ------------------------------------ 199
c) Demande de paiement des frais de mission ------------------------------------------------- 201
d) Demande de paiement des billets d’avions ------------------------------------------------- 202
e) Demande de paiement des frais d'atelier ---------------------------------------------------- 202
f) Demande de paiement des quittances d'eau, électricité et téléphone -------------------- 203
g) Demande de paiement pour les avances en caisse ----------------------------------------- 203
9.2.4. Contrôle des dépenses par la CAA ------------------------------------------------------------ 203
9.2.5. Suivi des comptes bancaires -------------------------------------------------------------------- 204
9.2.5.1. Processus d’établissement d’une demande de paiement ----------------------------- 205
9.2.6. Principaux documents échangés entre le projet, la CAA et le bailleur de fonds --------- 206
9.2.6.1. L’UCP adresse à la CAA les principaux éléments suivants ------------------------- 206
9.2.6.2. CAA adresse au bailleur les principaux documents suivants concernant le projet 206
9.2.6.3. Le bailleur envoie à la CAA les principaux documents suivants ------------------- 206
X.PROCEDURES COMPTABLES ------------------------------------------------------------------- 213
10.1. ORGANISATION COMPTABLE -------------------------------------------------------------------- 214
10.1.1.Configuration comptable ---------------------------------------------------------------------- 214
10.1.2.Système comptable ----------------------------------------------------------------------------- 214
10.2. REGLES COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------- 214
10.2.1.Concept d’image fidèle ------------------------------------------------------------------------ 214
10.2.1.1. Sincérité ------------------------------------------------------------------------------------ 215
10.2.1.2. Régularité ---------------------------------------------------------------------------------- 215
10.2.2.Principes comptables --------------------------------------------------------------------------- 215
10.2.2.1. Continuité du projet----------------------------------------------------------------------- 215
10.2.2.2. Permanence des méthodes comptables ------------------------------------------------- 215
10.2.2.3. Principe du coût historique -------------------------------------------------------------- 215
10.2.2.4. Principe de prudence --------------------------------------------------------------------- 215
10.2.2.5. Principe d’importance relative ---------------------------------------------------------- 215
10.2.2.6. Principe de non compensation ---------------------------------------------------------- 216
10.2.2.7. Principe de bonne information ---------------------------------------------------------- 216
10.3. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES ---------------------------------------------------------- 216
10.3.1.Pièces comptables ------------------------------------------------------------------------------ 216
10.3.2.Journaux comptables --------------------------------------------------------------------------- 217
10.3.2.1. Journal des achats ------------------------------------------------------------------------- 218
10.3.2.2. Journal de trésorerie : --------------------------------------------------------------------- 218
10.3.2.3. Journal des opérations diverses --------------------------------------------------------- 218
10.3.2.4. Journal de banque ------------------------------------------------------------------------- 218
10.3.2.5. Journal de demandes de paiement ------------------------------------------------------ 218
10.3.3.Les livres comptables -------------------------------------------------------------------------- 219
10.4. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES -------------------------------------------------------- 219
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
11
Sommaire
10.4.1.Travaux quotidiens ----------------------------------------------------------------------------- 219
10.4.2.Production des éléments du tableau de bord mensuel -------------------------------------- 220
10.4.2.1. Trésorerie : Suivi du Compte désigné et des fonds de contrepartie ---------------- 220
10.4.2.2. Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : ---------------- 221
10.4.2.3. Achats -------------------------------------------------------------------------------------- 221
10.4.2.4. Stocks--------------------------------------------------------------------------------------- 221
10.4.2.5. Financement Bailleur de fonds ---------------------------------------------------------- 221
10.4.2.6. Paiement des honoraires de consultants ------------------------------------------------ 222
10.4.2.7. Immobilisations --------------------------------------------------------------------------- 222
10.4.2.8. Travaux de synthèse ---------------------------------------------------------------------- 223
10.4.3.Planning d’arrêt des comptes annuels -------------------------------------------------------- 224
10.4.3.1. Travaux d’inventaires -------------------------------------------------------------------- 224
10.4.3.2. Etat de suivi des paiements d’honoraires de consultants ---------------------------- 225
10.4.3.3. Travaux de suivi des immobilisations -------------------------------------------------- 225
10.4.3.4. Etablissement des états comptables et financiers ------------------------------------- 225
10.5. METHODES DE COMPTABILISATION ------------------------------------------------------------ 226
10.6. MODELE DE CADRE COMPTABLE---------------------------------------------------------------- 227
10.7. MODELE DE SCHEMAS COMPTABLES ----------------------------------------------------------- 228
10.7.1.Mobilisation de l’avance initiale -------------------------------------------------------------- 229
10.7.2.Mobilisation des fonds de contrepartie en numéraire -------------------------------------- 230
10.7.3.Les réapprovisionnements --------------------------------------------------------------------- 230
10.7.4.Les paiements directs--------------------------------------------------------------------------- 231
10.7.5.Comptabilisation des dépenses de fonctionnement----------------------------------------- 232
10.7.6.Comptabilisation des charges du personnel ------------------------------------------------- 233
10.7.7.Comptabilisation des avances sur mission et atelier --------------------------------------- 234
10.8. MODELE DE PLAN ANALYTIQUE ET DE PLAN BUDGETAIRE --------------------------------- 235
10.8.1.Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt ------------------------- 235
10.8.2.Plan budgétaire par catégorie de dépenses -------------------------------------------------- 235
10.8.3.Plan analytique par composante exemple type---------------------------------------------- 236
10.9. MODELE DE RAPPORT DE SUIVI FINANCIER OU RAPPORT FINANCIER INTERMEDIAIRE - 239
10.9.1.Modèle de rapports financiers trimestriels -------------------------------------------------- 239
XI.AUDIT ET REVISION DES COMPTES -------------------------------------------------------- 241
11.1. PLANIFICATION ET COORDINATION DES MISSIONS DE CONTROLE, D'AUDIT ET DE
SUPERVISION ---------------------------------------------------------------------------------------------- 242
11.2. LA VERIFICATION DU CONTROLE SUPERIEUR DE L’ETAT ---------------------------------- 243
11.3. EXECUTION DES MISSIONS D'AUDIT ET DE SUPERVISION ------------------------------------ 244
11.4. AUDIT INTERNE ------------------------------------------------------------------------------------ 244
11.5. TABLEAU DE CONTROLES DES RISQUES -------------------------------------------------------- 247
11.6. SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES CONTROLES--------------------------------------------- 248
11.7. OPERATIONS DE CLOTURE DU PROJET --------------------------------------------------------- 250
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
12
Sommaire
XII.CONTROLE ET GESTION DES TRAVAUX------------------------------------------------- 253
12.1. GARANTIES ----------------------------------------------------------------------------------------- 254
12.2. CONTROLE DE L’EXECUTION -------------------------------------------------------------------- 256
12.3. AVANCES ------------------------------------------------------------------------------------------- 257
12.4. ACOMPTES------------------------------------------------------------------------------------------ 257
12.5. INTERETS MORATOIRES-------------------------------------------------------------------------- 258
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
13
Table des révisions
I. TABLE DES REVISIONS
INDICE REVISION
DATE
00
11/10/2014
01
02/07/2015
OBJET DE LA MISE A JOUR
Création du manuel des procédures.
Relecture du manuel des procédures
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
14
Glossaire des abréviations
II. GLOSSAIRE DES ABREVIATIONS
AC
: Accords-Cadres
AFD
: Agence Française de Développement.
AOI
: Appel d’Offre International.
AON
: Appel d’Offre National.
AOIR
: Appel d’Offre International Restreint.
ARMP
: Agence de Régulation des Marchés Publics.
BAD
: Banque Africaine de Développement.
BADEA
: Banque Arabe pour le Développement Economique en Afrique.
BDEAC
: Banque de Développement des Etats de l’Afrique Centrale.
BDC
: Banque de Développement de Chine.
BEAC
: Banque des Etats de l’Afrique Centrale.
BEI
: Banque Européenne d’Investissement.
BID
: Banque Interaméricaine de Développement.
BID
: Banque Islamique de Développement.
BIRD
: Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement.
BM
: Banque Mondiale.
BS
: Bordereau de Sortie.
CAA
: Caisse Autonome d’Amortissement.
CAS
: Stratégie d’Assistance Pays.
CMUP
: Coût Moyen Unitaire Pondéré.
COPIL
: Comité de Pilotage.
DAO
: Dossier d’Appel d’Offre.
DED
: Demande d’Engagement de Dépenses.
DP
: Demande de Paiement.
DPD
: Demande de Paiement Direct.
DRF
: Demande de Remboursement de Fonds.
DSCE
: Document de Stratégie pour la Croissance et l’Emploi.
FAD
: Fonds Africain de Développement.
FED
: Fonds Européen de Développement Agricole.
FIDA
: Fonds International de Développement Agricole.
FMI
: Fonds Monétaire International.
FSD
: Fonds Saoudien de Développement.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
15
Glossaire des abréviations
FSN
: Fonds Spécial du Nigéria.
HT
: Hors Taxe.
IDA
: International Development Association (Association Internationale de
Développement).
IIA
:Institute of Internal Auditors
IR
: Impôt sur le Revenu.
ITFC
: International Islamic Trade Finance Corporation.
ISD
: Integrated Safeguard Datasheet.
JICA
: Agence Japonaise de Coopération Internationale
KBC
: Coopération Financière Allemande
KOICA
: Agence Coréenne de Coopération Internationale.
MAD
: Mise A Disposition.
MEP
: Manuel d’Exécution du Projet.
MINMAP
: Ministère des Marchés Publics.
MPACF
: Manuel de Procédures Administratives Comptables et Financières.
MSE
: Manuel de Suivi et Evaluation.
OFID
: Fonds de l’OPEP pour le Développement International.
OHADA
: Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires.
OM
: Ordre de Mission.
OPEC
: Organization of the Petroleum Exporting Countries.
PAD
: Project Appraisal Document (Document d’Evaluation du Projet).
PID
: Project Information Document (Document d’Information sur le Projet).
PPM
: Plan de Passation des Marchés.
PTBA
: Programme de Travail et Budget Annuel.
PV
: Procès-verbal.
RAF
: Responsable Administratif et Financier.
RSE
: Responsable Suivi et Evaluation.
RSF
: Rapport de Suivi Financier.
SCBD
: Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé.
SFQ
: Sélection Fondée sur la Qualité.
SIGED
: Système Intégré De Gestion Des Décaissements.
SMC
: Sélection à Moindre Coût.
SPM
: Spécialiste en Passation des Marchés
TDR
: Termes de Référence.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
16
Glossaire des abréviations
TOM2PRO to SIGED : Ensemble indissociable comprenant la licence d’utilisation complète
du logiciel TOM2PRO interfaçable avec le SIGED, fourni avec trois (03) licences utilisateurs
plus une (01) journée de prestations pour les services d’installation et de paramétrage de base
avec 1 an de maintenance gratuite.
TTC
: Toutes Taxes Comprises.
TVA
: Taxe sur la Valeur Ajoutée.
UCP
: Unité de Coordination du Projet.
UE
: Union Européenne.
UEP
: Unité d’exécution de projet.
UGP
: Unité de Gestion du Projet.
URP
: Unité régionale de Projet
USA
: United States of America.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
17
Glossaire des abréviations
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
18
Chapitre I
Introduction et Présentation
III. INTRODUCTION ET
PRESENTATION DU MANUEL
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
19
Chapitre I
Introduction et Présentation
3.1. Introduction
3.1.1. Contexte du manuel de procédures simplifiées
La capacité de gestion des fonds alloués dans le cadre de l’aide extérieure est très limitée.
Cette limite se manifeste notamment au travers des retards dans le démarrage effectif, et le
faible taux de décaissement, dans l’exécution des activités de mise en œuvre des projets.
Face à ce constat, une étude menée par la CAA en vue d’identifier les différents obstacles
majeurs liés à la faible capacité de gestion de l’aide extérieure et à la réalisation physique des
projets de développement a suscité un intérêt particulier de la Banque Mondiale, qui a
entrepris d’appuyer la Caisse Autonome d’Amortissement dans son ambition d’être un pôle
d’excellence en matière de gestion des fonds d’emprunts.
La performance dans la gestion des fonds d’emprunts issue de l’aide extérieure et destinés aux
projets de développements suppose l’existence des procédures de gestion
acceptables,
harmonisées et immédiatement disponibles pour l’ensemble des projets et des bailleurs de
fonds.
Le présent manuel vise à répondre à ce besoin et son utilisation par tous les projets au
Cameroun
constituera
un
début
d’harmonisation.
Le
manuel
est
développé
en
complémentarité avec le logiciel de gestion qui est mis à la disposition des projets et qui
fonctionne en synergie avec le logiciel ad hoc mis en place à la CAA.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
20
Chapitre I
Introduction et Présentation
3.1.2. Sources de financement des projets suivis par la CAA
Les principaux pourvoyeurs de fonds qui sont gérés par la CAA sont résumés dans le tableau
suivant :
TYPES DE BAILLEURS
SOUS TYPES
INTERNATIONAUX
MULTILATERAUX
REGIONAUX
BILATERAUX CLUB DE PARIS
BILATERAUX
BILATERAUX NON CLUB DE
PARIS
SPECIFIQUES
BAILLEURS
BIRD
BEI
FMI
UE
FIDA
IDA
PNUD
BAD
BADEA
BDEAC
BID
FAD
FSN
ITFC
OFID
OPEC
ALLEMAGNE
BELGIQUE
ESPAGNE
FRANCE
PAYS BAS
SUISSE
JAPON
ITALIE
AFD
BDC
CHINE
DEXIA
INDE
EXIM CHINE
EXIM COREE DU SUD
EXIM INDE
FKDEA
FSD
JICA
KFW
KOICA
DEUTSCHE BANK
SOCIETE GENERALE
INTER ISLAMIC T.C
ETAT DU CAMEROUN
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
21
Chapitre I
Introduction et Présentation
3.2.
Objectifs du manuel
Le manuel a pour objectifs principaux de :
-
-
3.3.
Fournir aux Unités de Coordination des Projets (UCP) un cadre général des procédures
contenant les éléments caractéristiques et généraux de conduite des opérations. Ce
cadre général pourra être adapté aux spécificités propres à chaque projet pour obtenir
un manuel de procédures complet ;
Présenter aux UCP, les exigences en matière de décaissement de fonds destinés au
financement des projets et dont la gestion est assurée par la CAA ;
Faciliter la gestion des relations entre les UCP et la CAA à travers la description
précise des procédures et documents nécessaires par type d’opérations ;
Faciliter les échanges d’informations entre la CAA et les projets à travers notamment
un système d’information intégré.
Organisation du manuel
Ce manuel simplifié pourra être complété par chaque projet suivant ses propres spécificités. Il
résume les aspects généraux et communs des procédures de gestion. Ces procédures peuvent
varier d’un bailleur à l’autre, c’est pour cette raison que chaque projet devra tenir comptes des
directives en la matière du bailleur de fonds concerné.
Le manuel est articulé en neuf (09) chapitres :
3.4.
Principales phases du projet ;
Présentation et organisation d’un projet ;
Procédures budgétaires ;
Procédures administratives ;
Procédures de passation des marchés ;
Procédures de gestion financière ;
Procédures comptables ;
Procédures d’audit et de supervision ;
Procédures de contrôle et gestion des travaux.
Conditions d’utilisation efficace du manuel
Ce manuel est particulièrement adapté aux projets du Cameroun domiciliés à la CAA. Pour un
besoin d’efficacité, chaque projet doit l’associer avec un système informatisé de gestion
financière, comptable et budgétaire axé sur la comptabilité d'engagement.
Le logiciel spécifique à la gestion des projets doit comporter les différentes fonctionnalités
capables de faire le reporting aux bailleurs et en même temps inter-changer les informations
avec le système de la CAA tel qu’indiqué au point 3.9.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
22
Chapitre II
Principales Phase d’un Projet et Documents
IV. PRINCIPALES PHASES D’UN
PROJET ET DOCUMENTS UTILES
INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL
INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
23
Chapitre II
Principales Phase d’un Projet et Documents
4.1.
Présentation schématique des phases d’un projet
LOGIGRAMME
DSCE, CAS
PHASES
DOCUMENTS CLES
Niveau stratégique de
programmation
DSCE, CAS
Identification de projet
Integrated Safeguards Datasheet (ISDS)
Aides mémoires
d’identification
- Aide-mémoire de préparation ;
Préparation de projet
- Rapport d’évaluation environnementale ;
- Etude d’impact ;
- Project information document (PID) ;
Rapports de
préparation de
projet
- Integrated Safeguards Datasheet (ISD).
- Document d’évaluation de projet ou
Project Appraisal
Document (PAD)
Project Appraisal Document (PAD) ;
- Mémo au Président de l’Institution
- Documents juridiques;
Négociation, approbation et
signature d’accord
Accord de financement (Crédit ou Don) et
liste de conditionnalités.
Approbation du
projet
Négociation et
Signature de
l’accord de crédit
Préparation de la
mise en œuvre
Financière ;
Evaluation et approbation de
projet
Préparation de la mise en œuvre
du projet
- Annexes techniques.
- Manuel d’exécution du projet (MEP);
- Manuel de suivi et évaluation (MSE) ;
- Manuel des procédures administratives
comptables et financières (MPACF).
- PTBA;
- PPM;
- Rapports d’activités;
Mise en œuvre
Mise en œuvre
- Aides mémoires de supervision;
- Rapports de gestion;
- Rapports sur la passation des marchés;
- Rapports financiers;
- Rapports d’audits;
- Etats financiers.
- Rapports d’évaluation des résultats;
Evaluation ex post
Evaluation finale
- Rapports d’achèvement;
- Rapports d’évaluation d’impact;
- Rapports du panel d’inspection, etc.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
24
Chapitre III
Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet
V. PRESENTATION ET
ORGANISATION
INSTITUTIONNELLE DU PROJET
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
25
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Cette partie du manuel à compléter suivant le projet considéré comprend les sous chapitres
suivants :
5.1.
Contexte et justification du projet
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(À compléter par le projet)
5.2.
Objet global du projet
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet)
5.3.
Bénéficiaires du projet
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet)
5.4.
Composantes du projet
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet)
5.5.
Indicateurs du projet
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet)
5.6.
Coût du projet
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet)
5.7.
Dispositions institutionnelles de mise en œuvre
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet)
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
26
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
5.8.
Organigramme
Le manuel présente un modèle d’organigramme type d’un projet décentralisé ou non.
5.8.1. Organigramme type d’un Projet
5.8.1.1.
Organigramme d’un Projet non décentralisé
Assistant en
passation des
marchés
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
27
Chapitre III
Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet
5.8.1.2. Organigramme d’un Projet décentralisé
Coordonnateur National
Du Projet
UNITE DE GESTION PROJET
Responsable Administratif
et Financier
Spécialiste
Spécialiste
Spécialiste
Secrétaire
Planton
Spécialiste de suivi
Évaluation
Spécialiste en passation
Des marchés
Comptable
Assistant
Passation des
Marchés
Assistant
Adminstratif et
Comptable
Chauffeurs
Gardiens
UNITE DE
COORDINATION
Coordonnateur
Régional 1
Coordonnateur
Régional 2
Coordonnateur
Régional 3
Coordonnateur
Régional 4
Coordonnateur
Régional 5
Coordonnateur
Régional 6
Secrétaire
Secrétaire
Secrétaire
Secrétaire
Secrétaire
Secrétaire
Spécialiste
Spécialiste
Spécialiste
Spécialiste
Spécialiste
Spécialiste
Comptable
Comptable
Comptable
Comptable
Comptable
Comptable
Chauffeurs Planton Gardien
Chauffeurs Planton Gardien
Chauffeurs Planton Gardien
Chauffeurs Planton Gardien
Chauffeurs Planton Gardien
Chauffeurs Planton Gardien
REGIONALE
(UCR)
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
28
Chapitre III
Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet
5.9.
Système d’information
Afin d’assurer une gestion performante, en plus du présent manuel, un système intégré de
gestion budgétaire, comptable et financière devra être installé au niveau de chaque projet.
A cet effet, la CAA a mis en place une plateforme de gestion Bi-modulaire intégrée, ayant un
module spécifique dédié aux UCP baptisée TOM2PRO to SIGED.
Pour les projets désireux de l’acquérir, ils devront faire une requête à la CAA ou directement
à l’éditeur TOMATE pour la mise à disposition dudit Système.
Le logiciel de gestion financière et comptable TOM2PRO compris dans le package
TOM2PRO to SIGED en version complète mono-projet et mono-site est composé des dix
modules suivants:










Paramètres et codifications ;
Comptabilité générale et auxiliaire – États financiers standards ;
Suivi budgétaire ;
Comptabilité analytique ;
Suivi financier (y compris interface avec SIGED) ;
Gestion des marchés et engagements ;
Suivi des immobilisations ;
États financiers bailleurs ;
Suivi des décaissements ;
Utilitaires.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
29
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
30
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
VI. PROCEDURES DE GESTION
BUDGETAIRE
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
31
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
6.1.
Intérêt de la gestion budgétaire
6.1.1. Prévision à moyen terme
Sur le plan de la gestion prévisionnelle, le projet est une prévision à moyen terme des actions
à mener pour atteindre des objectifs de développement définis dans le DSCE (gouvernementemprunteur) et le CAS (bailleur). Ainsi, la préparation du projet permet entre autres :
-
d’estimer ce que pourrait être les résultats des actions de développement à
entreprendre;
d’évaluer leurs conséquences sur l’environnement et de définir les objectifs à
atteindre;
de préparer les bénéficiaires à tirer le maximum d’avantages et à subir le minimum
d’impacts négatifs des résultats attendus ;
d’affecter les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs poursuivis ;
de contrôler la marche du projet vers les objectifs fixés.
Le projet implique à la fois :
-
une meilleure connaissance des faits présents (diagnostic) et futurs (prévision) ;
une volonté de déterminer et de définir la situation future (stratégie) ;
une programmation et une coordination des actions à mener pour les atteindre (plans
opérationnels à moyen et court terme).
6.1.2. Le budget : prévision à court terme
De manière générale, la méthode budgétaire dans le cadre du projet, consiste à établir sur la
base d’un programme d’activité, des prévisions chiffrées qui serviront ultérieurement
d’éléments de référence pour apprécier les réalisations. Ainsi, sur le court terme,
généralement un an, le budget est :
 un outil de planification et de décision ;
 un outil de décentralisation et de communication ;
 un outil de coordination et de cohérence ;
 un outil de contrôle et d’action.
En conclusion, la gestion budgétaire du projet consiste, sur une base annuelle et à partir des
prévisions déterminées au cours de sa préparation, à :
-
programmer les activités de l’année et les chiffrer ;
planifier leur réalisation ;
distribuer les responsabilités ;
coordonner les actions à entreprendre ;
contrôler et orienter les actions.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
32
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Le programme des activités et le budget sont résumés dans un tableau appelé «programme de
travail et budget annuels (PTBA) ». C’est un outil de gestion qui permet de s’assurer que les
ressources utilisées sont destinées aux activités du projet.
Dans le portefeuille de projets gérés par la CAA, on distingue :
-
les projets conjointement financés par l’Etat camerounais et un ou plusieurs bailleurs
de fonds ;
les projets financés uniquement par les bailleurs de fonds sous forme de dons, crédits
ou prêts ;
les projets financés uniquement par l’Etat camerounais.
Ainsi, afin de faciliter les opérations d’analyse de la CAA, tout projet dont les ressources
sont soumises à sa gestion, est tenu dans le cadre des présentes procédures, de
transmettre à la CAA au début de chaque exercice, son PTBA résumant les plans
d’utilisation de l’ensemble de ses ressources de l’exercice, toute origine confondue.
6.2.
Programmation des activités et élaboration du programme de travail annuel
6.2.1. Généralités sur l'élaboration du PTBA
Le budget constitue la traduction chiffrée du programme d'activités du Projet.
La responsabilité de l’élaboration du budget incombe à l’Unité de Coordination du Projet.
Les responsables des Unités participent aussi à l’élaboration du budget du projet.
Ces responsables ou structures collaborent toutes à la préparation des prévisions budgétaires
du Projet. Le budget est établi sur la base des opérations programmées pour l’année à venir,
conformément aux accords de financement des bailleurs de fonds et aux activités du Projet
décrits dans le document de projet.
Une phase de planification technique précède l’élaboration du budget. Elle se base sur les
opérations décrites pour chaque composante dans le manuel d’exécution du Projet.
A long terme, la planification est générale et les prévisions sont mises à jour périodiquement
sur la durée du projet (cinq ans) par les différents intervenants en collaboration avec l’UCP.
La planification est glissante. Les phases d’actualisation sont annuelles. Les organes de
pilotage et d’orientation avec le soutien de l’unité de gestion sont impliqués à ce niveau. Le
Budget annuel est élaboré en tenant compte de cette planification.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
33
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Les projets de budget sont centralisés et consolidés par l’UCP pour donner lieu à un projet de
budget global annuel, qui devra être discuté et approuvé par les différentes instances, suivant
le tableau ci-après.
Planning d’élaboration du PTBA
Période
Activités
1er -5 août
Rédaction et diffusion des instructions du
Coordonnateur pour la préparation des
programmes de travail et budgets
6-15 août
Réunion préparatoire à l’élaboration des
programmes d’activités et budgets, et plan de
décaissement annuel
16 août - 15
septembre
Collecte et traitement des informations et
données au niveau de chaque responsable
d’exécution
16 -30 septembre
Consolidation des programmes d'activités et
des budgets
Responsables
-
Coordonnateur.
-
Coordonnateur ;
Responsable de la passation des
marchés ;
Responsable administratif et financier ;
Responsable du suivi-évaluation ;
Responsables d’activités et
d’exécution.
-
-
Unité de coordination du Projet.
-
15 – 31 octobre
Avis du bailleur de fonds sur le budget du
Projet
-
Coordonnateur ;
Responsable de la passation des
marchés ;
Responsable administratif et financier ;
Responsable du suivi-évaluation.
Coordonnateur ;
Responsable de la passation des
marchés ;
Responsable administratif et financier ;
Responsable du suivi-évaluation ;
Experts techniques du projet ;
Toute autre personne utile.
Bailleur de fonds ;
01 – 15 novembre
Correction et adoption du PTBA
-
Unité de Gestion du Projet ;
Avant le 30
novembre
Approbation du programme d’activités et du
budget
-
Comité de Pilotage du Projet.
01 - 10 décembre
Notification du budget et transmission du
PTBA au Bailleur de fonds
-
Coordonnateur.
11 – 20 décembre
Saisie du budget dans le logiciel de gestion
du projet
-
Responsable administratif et financier ;
Responsable du suivi-évaluation ;
Mise en exécution du budget
-
Responsables d’activités et
d’exécution des composantes.
-
01 – 14 octobre
1 janvier
Débats budgétaires et amendement des
budgets
-
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
34
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
6.2.2. Processus d’élaboration du PTBA
6.2.2.1.
Aspects généraux
a) Objet de la procédure
La procédure budgétaire est primordiale pour l’exécution objective et efficace du projet. Elle
doit être participative et débuter suffisamment tôt pour permettre l’élaboration du budget
consolidé avant le début de l’exercice.
Le budget consolidé du projet est obtenu à partir des budgets des différentes parties prenantes
à la réalisation du projet. La procédure décrite ci-après est élaborée pour atteindre ces
objectifs.
b) Principe d'application
Les responsables ou unités impliquées dans la mise en œuvre des opérations du projet devront
élaborer un programme d’activités annuel qui sera soumis au Coordonnateur du projet.
Les budgets sont soumis à l’examen par une commission mise en place à cet effet par le
Coordonnateur. Un canevas d’élaboration du programme de travail et du budget annuel
(PTBA) est présenté dans les sections suivantes.
c) Documents supports
Le programme d’activités prévoit les activités, les tâches et les opérations à exécuter avec une
description des coûts et des financements pour un exercice donné.
d) Présentation du processus
Le processus comprend :
-
Instructions du Coordonnateur ;
Tenue de la réunion préparatoire ;
Préparation du budget au niveau des experts ;
Consolidation des budgets ;
Débats et amendements du budget par la Coordination ;
Revue et adoption du budget par le Comité de Pilotage ;
Revue et avis de non objection par le bailleur de fonds.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
35
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
6.2.2.2.
Déroulement du processus
a) Instructions du Coordonnateur
Références
Opérations
Au début du quatrième trimestre de l’année N
Le Coordonnateur :
1
rédige et diffuse une note aux responsables d’activités et d’exécution pour
avis sur l'élaboration du budget de l’année N+1. Ladite note devrait contenir :
 les objectifs généraux de l’année N+1 ;
 La présentation sommaire du budget de l’année précédente ;
 l’état de réalisation du budget de l’année précédente ;
 les recommandations du bailleur, de la tutelle et du COPIL ainsi que
des principes qui doivent gouverner l’élaboration du budget au vu des
réalisations des années précédentes ;
 la date et l’agenda de la réunion préparatoire du budget.
Chaque responsable d’activités et d’exécution:
2
3
4
-
lit la note ;
prépare une note spécifique à l’unité qu’il joint à la note du
Coordonnateur;
transmet un exemplaire de la note spécifique de l’unité au Coordonnateur.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
36
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
b) Tenue de la réunion préparatoire
Références
Opérations
Le Coordonnateur :
01
Préside la réunion avec pour ordre du jour entre autres :
 fixer les objectifs spécifiques à atteindre pour l’année à venir ;
 fixer les actions prioritaires de l’exercice à venir ;
 faire le point des réalisations du budget en cours pour décider des
mesures correctives à prendre pour l’exercice à venir ;
 examiner les notes spécifiques aux unités d’exécution du projet ;
 fixer et arrêter le calendrier détaillé de la préparation du budget.
A la fin de la réunion
Le secrétaire de Séance :
02
03
04
05
-
Dresse le procès-verbal de la réunion ;
Le fait approuvé par l’assistance ;
Remet une copie à chaque responsable et participant ;
Classe une copie dans les archives de la coordination.
Après la réunion, chaque responsable d’exécution organise la planification de
ses activités en fonction des objectifs et actions prioritaires fixés lors de la
réunion
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
37
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
c) L'élaboration du PTBA au niveau des responsables d’activités et d’exécution
Références
Opérations
Chaque responsable d’activités et d’exécution :
01
02
03
04
05
-
06
-
07
-
08
-
09
10
11
-
12
-
13
14
15
-
Passe en revue toutes les opérations en cours ;
Détermine leur niveau d’exécution ;
Planifie si nécessaire la poursuite de leur exécution sur l’exercice suivant ;
Détermine les nouvelles activités à programmer ;
Décline chacune de ces activités en opérations et chacune des opérations en
taches ;
Evalue la faisabilité des activités programmées et leur adéquation avec les
objectifs du projet;
Inscrit les opérations retenues dans le programme d’activités pour l’année à
venir ;
Estime le temps et les moyens nécessaires pour chacune des activités (anciennes
ou nouvelles) retenues pour l’année à venir ;
Planifie dans le temps ces activités et dresse un chronogramme de leur exécution
Détermine les indicateurs de performance des activités à mener ;
Evalue le cout des opérations et activités en tenant compte de leur niveau de
réalisation ;
Evalue le coût des nouvelles activités par tache, par opération et par activité dans
le respect de l’enveloppe disponible par composante, sous-composante et
catégorie;
Détermine les couts agrèges des activités anciennes et nouvelles ;
Arrête le projet de budget de l’unité ou entité ;
Envoie une copie du programme d’activités, du chronogramme et du projet de
budget correspondant au Coordonnateur.
Le Coordonnateur
16
17
18
19
20
-
Passe en revue chaque projet de programme d’activités, le chronogramme et le
budget en fonction des instructions et données caractéristiques ;
En cas de nécessité, formule des observations et commentaires et retourne ces
projets à l’unité concernée pour correction ;
Transmet les projets de programme, de chronogramme et de budget au RAF pour
consolidation s’ils sont jugés conformes aux prescriptions ;
Remet un exemplaire de chacun de ces documents au responsable chargé du
suivi évaluation pour préparation des plans de suivi de l’exécution ;
Remet un exemplaire au responsable de la passation des marchés pour
vérification de la conformité au plan de passation des marchés.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
38
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
d) Consolidation des budgets
Références
Opérations
Le Responsable Administratif et Financier :
01
02
03
04
-
reçoit et compile les programmes de travail et les budgets des unités
d’exécution;
confectionne le budget consolidé du projet pour l’exercice ;
transmet une copie au Coordonnateur ;
transmet une copie à chaque unité d’exécution et au responsable du suiviévaluation.
Le responsable du suivi-évaluation :
05
06
-
07
-
consolide les chronogrammes des activités ;
fait ressortir une prévision mois par mois et trimestre par trimestre des
réalisations du projet au cours de l’année à venir ;
en fonction de l’objectif global, met en évidence l’indicateur de performance
pour chaque objectif à atteindre au cours de l’année à venir.
Le responsable de la passation des marchés :
08
-
finalise le plan de passation des marchés en ajustant les actions à mener en
fonction des exigences du PTBA. Le PTBA est accompagné d’un plan de
décaissement annuel réaliste basé sur le PTBA et le PPM.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
39
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
e) Validation du projet de budget par l’UCP
Références
Opérations
Le Coordonnateur :
01
Fixe la date de l'examen du budget par l'UCP et invite à cet effet l'ensemble des
personnes concernées tant en interne qu'à l'externe.
Lors des débats budgétaires,
Chaque responsable d’activités et d’exécution :
02
présente son budget en termes :
 d’objectifs ;
 d’activités ;
 de résultats attendus ;
 d’indicateurs de performance ;
 de moyens disponibles (financiers, matériels et humains) en début
d’exercice;
 de moyens complémentaires à acquérir au cours de l’exercice à venir.
Au terme de cette présentation, le Coordonnateur assisté éventuellement du RAF et de
toute autre personne dont il jugera la présence nécessaire :
03
04
-
effectue les analyses appropriées ;
valide le projet de budget ainsi présenté ou fait des remarques et ajustements.
Après validation du projet de budget par l’UCP et les responsables d’exécution,
Le Coordonnateur :
05
transmet le projet arrêté au bailleur de fonds concerné pour avis de non objection.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
40
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
f) Avis de non objection du bailleur de fonds
Références
Opérations
01
02
03
Le bailleur de fonds :
- reçoit le projet de PTBA du projet ;
- effectue les analyses nécessaires ;
- donne son avis de non objection si le programme et le budget sont conformes
aux objectifs et l'évolution normale du projet.
03 bis
04
05
06
07
-
Ou
apporte ses observations et commentaires pour des éventuelles corrections
avant avis de non objection ;
transmet le programme et le budget ainsi que son avis de non objection au
Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
- reçoit l’avis de non objection sur le budget général ;
- informe les responsables d’exécution des dispositions budgétaires définitives
pour l’année N+1 ;
- transmet le programme d'activités, le budget ainsi que l’avis de non objection
du bailleur de fonds au Comité de Pilotage du Projet pour adoption.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
41
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
g) Adoption par le Comité de Pilotage du Projet
Références
01
02
03
04
Opérations
Le Coordonnateur :
- présente de manière détaillée au comité de pilotage, le PTBA du projet.
Le COPIL :
- examine et adopte le programme d’activités et le budget annuel ;
- formule ses instructions pour l’exécution ;
- transmet le programme et le budget adoptés au Coordonnateur pour
exécution.
08
09
Le Coordonnateur :
- convoque une réunion d’information sur l’exécution du programme
d’activités et du budget annuel ;
- présente à tout le personnel les instructions de réalisation des travaux
et d’exécution du budget ;
- remet un exemplaire du programme et du budget adoptés aux unités
d’exécution ainsi qu’un exemplaire des instructions ;
- transmet le PTBA approuvé au bailleur de fonds concerné ;
- transmet une copie du PTBA à la CAA.
10
Le RAF
- Saisit le Budget approuvé dans le logiciel de gestion TOM2PRO.
05
06
07
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
42
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
PROGRAMME D’ACTIVITE
Année : __________________________________________
Responsable d’exécution : ___________________________
Date de rédaction : __________________________________
Date
Activité
Date
Engagement
Codification
Responsable
d’exécution
Composante
Activités
Sous Composante
Opérations
1
2
Responsable d’exécution
BUDGET D’EXECUTION
Année : ____________________________________________
Responsable d’exécution : ______________________________
Date de rédaction : ____________________________________
Codification
Date
Activi
té
Date
Engage
ment
Respons
able
d’exécut
ion
B : Bailleur de fonds
Composa
nte
Sous –
Opérat
Compos
ion
ante
Co
ût
Financement (Activités/Sousactivités)
A1
A2
AN
A1 A
2 1n
A2 A
1 2n
AN A
1 Nn
Responsable d’exécution
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
43
N
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
PROGRAMME D’ACTIVITE CONSOLIDE
Année : _______________________________________
Cellule de Gestion du Projet : _____________________
Date de rédaction : _______________________________
Codification
Responsable
d’exécution
Composante
Opération
Sous Composante
Catégorie de
dépenses
Activité
Le Coordonnateur
BUDGET CONSOLIDE DU PROGRAMME
Année : ________________________________________
Date de rédaction : _______________________________
Codification
Coût
catégori
e de
dépenses
Compo Sous Activi
sante Composante
té
Financement
Responsable
d’exécution 1
B : Bailleur de fonds
Responsable
d’exécution 2
Responsable
d’exécution n
Le Coordonnateur…………………………
PLAN DE DECAISSEMENT
Année : __________________________________________
JANVIER
FEVRIER
MARS
AVRIL
MAI
JUIN
JUILLET
AOUT
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
SEPT
OCT
44
NOV
DEC
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
6.2.3. Exécution du budget annuel
6.2.3.1.
Mécanisme d’exécution du budget
Le RAF, secondé par le Comptable, est chargé d’assurer la gestion et le suivi du budget. Il
assure notamment :
-
la tenue quotidienne des états d’exécution du budget et la consolidation mensuelle des
budgets ;
-
le suivi des engagements à priori par nature, activité, catégorie de dépenses et source
de financement.
Dès adoption du budget, le Coordonnateur notifie aux responsables d’exécution et à tous les
membres de la coordination, l’enveloppe budgétaire affectée par nature, activité et catégorie
de dépenses.
De même, il convient de noter que l’engagement et la liquidation des dépenses obéissent aux
principes ci-après :
i.
la dépense n’est autorisée que si elle est inscrite au PTBA ou en cas des circonstances
exceptionnelles ou imprévues sur avis de non objection du bailleur de fonds et
révision du plan de passation des marchés si cela s’avère nécessaire.
ii.
pour tout engagement des dépenses, l’acte juridique notamment le contrat est requis.
La facture (ou tout autre document en tenant lieu) devra être accompagnée des
documents suivants :
-
un bon de réception partielle ou définitive des travaux ou bon de livraison
de fournitures régulièrement approuvé par les responsables habilités ;
une facture relative à la prestation effectuée par le fournisseur ;
une copie du contrat liant le fournisseur au projet ;
une copie du procès-verbal de sélection du fournisseur avec avis de non
objection du bailleur.
iii.
l’avis du Responsable Administratif et Financier est requis pour confirmer l’existence
du budget et la trésorerie nécessaire : son visa sera apposé (le RAF devra veiller au
respect des procédures).
iv.
la dépense n’est effectivement engagée qu’après accord du Coordonnateur : sa
signature y sera opposée.
v.
la dépense ne sera effective qu’après réception des biens ou services, la facturation et
le virement des fonds dans le compte du bénéficiaire.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
45
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Il est important de signaler que la régularité d’un paiement peut être remise en cause lors des
missions de contrôle, de supervision ou d’audit.
Le suivi de l’exécution du budget est primordial pour le Projet. Sur le plan comptable et
financier il permet de situer les affectations de crédits et l’exécution des activités.
Toute dépense consentie est imputée selon un plan budgétaire. Cette imputation permet de
suivre régulièrement l’exécution du budget par activité, nature et financement.
La procédure explique comment s’effectue le suivi du budget.
A chaque niveau d’exécution, le RAF a la responsabilité du suivi budgétaire. Il fournit
régulièrement au Coordonnateur l’état d’exécution du budget. Ce dernier peut également lui
demander de fournir l’état d’exécution du budget sur la base de critères variés suivant la
nature des décisions à prendre.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
46
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
6.2.3.2.
Processus d’ordonnancement des dépenses
Références
Opérations
Réception des travaux ou des livraisons
01
02
03
La commission de réception comprenant suivant le cas un représentant du
MINMAP :
- réceptionne les travaux ou les livraisons de matières et fournitures ;
- délivre un bon de réception conjointement signé par les deux parties ou,
après vérification d’usage, signe le bordereau de livraison et conserve un
exemplaire ;
- classe un exemplaire du bon de réception ou du bordereau de livraison.
Ordonnancement de la dépense
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
Le RAF :
- à la réception du dossier de paiement (facture, bon de réception ou
bordereau de livraison, copie du marché,…), il transmet l’original au
service technique pour vérification de sa conformité aux travaux ou à la
livraison ;
- transmet un exemplaire à la comptabilité pour prise en compte.
Le service technique
- vérifie la conformité du dossier de paiement, y appose son visa, y joint
l’original du bon de réception ou du bordereau de livraison ;
- transmet la liasse du dossier de paiement au RAF.
Le RAF
- vérifie la conformité et la cohérence de ces documents ;
- approuve la dépense en apposant son visa sur l’ensemble des documents;
- demande le visa préalable du MINMAP le cas échéant ;
- établit la demande de paiement ainsi qu’une fiche d’engagement de la
dépense et joint l’ensemble à la liasse ;
- transmet la liasse (facture, bon de réception ou bordereau de livraison,
copie du marché et demande de paiement) au Coordonnateur.
Le Coordonnateur
- examine la conformité des données de la liasse ;
- signe la demande de paiement et appose son visa sur les autres
documents;
- transmet la liasse au RAF pour acheminement à la CAA.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
47
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR CATEGORIE
Catégorie de dépenses : _______________________________________
Financement_______________________ alloué : ______________________
Date
Nature de la
dépense
Signature du RAF
Montant de la
dépense
Dépenses
cumulées
Visa
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Credit
disponible
du Coordonnateur
48
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
6.2.4. Suivi et Contrôle budgétaire
Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives.
Les qualités d’un bon contrôle budgétaire sont :
-
Efficacité : la recherche des exceptions doit permettre de détecter systématiquement
toute erreur de prévision ou toute anomalie d’exécution ;
Rapidité : en cas d’irrégularité les mesures correctives doivent être prises
immédiatement. Dans le cas contraire il y a risque d’aggravation ;
Fréquence : les vérifications opérées lors du contrôle budgétaire sont nombreuses et
plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité.
6.2.4.1.
Objet de la procédure
Assurer le suivi et le contrôle des engagements et des décaissements des dépenses en vue de
la production des rapports d’exécution financière.
6.2.4.2.
Principe d’application
La procédure s’applique quotidiennement avant l’engagement de toute dépense,
mensuellement et trimestriellement pour la production des rapports d’exécution financière.
L’engagement d’une dépense se fait sur la base d’une demande d’achat signée par le
Coordonnateur;
Le contrôle quotidien des engagements et le suivi budgétaire/analytique sont assurés par le
RAF ;
En cas de dépassement budgétaire, seul le Coordonnateur de UCP, après avis positif du
Bailleur, autorise l’engagement de nouvelles dépenses sur le budget ou autorise des
réaffectations d’une ligne budgétaire à une autre.
Après la fin du cycle de préparation du budget, la configuration de saisie budgétaire doit être
définie pour tenir compte des différents plans de gestion du projet à savoir :
-
l’axe comptable ;
l’axe budgétaire ;
l’axe analytique ;
l’axe géographique ;
l’axe financier.
Le budget de trésorerie doit être élaboré et saisi dans le même contexte dans le système. La
fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de la
comptabilité. Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-dessous :
-
· sur quelle catégorie de dépenses ?
· pour quel but ?
· pour quel objectif ?
· pour quelle activité ?
· pour quelle entité ?
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
49
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
Pour un meilleur suivi budgétaire et analytique, le Coordonnateur de l’UCP doit effectuer
périodiquement des visites de terrain pour mieux assurer le contrôle continu de la mise en
œuvre des activités sur le terrain.
Les points focaux doivent fournir des rapports techniques et financiers de l’état d’exécution
des activités qu’ils ont en charge.
Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de gestion intégrée TOM2PRO ou tout autre
logiciel selon les axes définis ci-dessus. L’UCP doit élaborer des rapports mensuels,
trimestriels et annuels (technique et financier).
a) Suivi quotidien
Le contrôle budgétaire intervient à l’étape de l’engagement de la dépense à partir des
demandes émises.
Dans la phase d’exécution du budget, le RAF :
- Effectue un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement de dépenses :
 le bien ou le service à acquérir est inscrit au budget ;
 la ligne budgétaire est suffisante ;
- Rejette la demande, si la ligne budgétaire est inexistante ou insuffisante.
- Poursuit la procédure d’achat ou de règlement si la ligne budgétaire est suffisante ;
b) Suivi mensuel
Le Responsable Administratif et Financier produit un tableau de bord budgétaire mensuel
permettant de suivre de façon fiable l’exécution du budget par ligne budgétaire.
Au plus tard, dans les cinq (05) jours suivant la clôture du mois, le RAF fournit au
Coordonnateur, l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé, ainsi que les dépenses
cumulées depuis le début de l’année.
Tout écart fait l’objet d’une analyse en vue d’actions correctrices sous le management de la
Coordination du projet.
c) Suivi trimestriel
La comptabilité édite les balances trimestrielles pour faire ressortir l’état récapitulatif des
engagements réalisés, par ligne budgétaire et par centre de responsabilité.
En fin de trimestre, le RAF reprend le tableau de prévisions de la période, le compare aux
états comptables (réalisations), les écarts éventuels sont analysés et expliqués. Cette analyse
suppose que la comptabilité est tenue en temps réel.
Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport comprenant :
-
une description succincte des objectifs visés au cours du trimestre écoulé ;
une analyse globale de la situation financière par rapport aux objectifs du budget ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
50
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
-
une analyse détaillée du niveau d’exécution du budget par ligne budgétaire et par
centre de responsabilité ;
une analyse et une explication de tout écart observé, en collaboration avec le
responsable du suivi-évaluation et le responsable d'exécution concerné ;
une analyse de la situation de trésorerie.
-
Le Coordonnateur convoque une réunion trimestrielle réunissant les responsables d’exécution
et les responsables de l’unité de gestion du projet, pour analyser le niveau d’exécution du
budget et recommander les actions correctives si nécessaires.
6.2.4.3.
Description de la procédure
La procédure comprend une tâche :
-
Suivi périodique (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel)
Références
Opérations
Le Comptable :
01
02
03
04
05
06
07
-
A partir du logiciel TOM2PRO ;
Fixe la période d’analyse ;
Détermine les critères d’analyse (budget, activité, financement etc) ;
Edite le tableau de suivi approprié ;
Procède au contrôle et à l’analyse des données ;
Diligente la correction éventuelle ;
Transmet au RAF pour supervision et validation.
08
09
10
Le RAF :
- Reçoit le tableau de bord de suivi budgétaire ;
- Apprécie les résultats du suivi budgétaire ;
- Formule et transmet les observations à prendre en compte.
13
14
Le Comptable :
- Reçoit les observations ;
- Procède à la correction subséquente.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
51
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
6.2.5. Révision du budget
6.2.5.1.
Objet de la procédure
Au cours de l'année, lorsque les conditions l’exigent, les entités d’exécution ou l’UCP
peuvent être amenées à modifier leur budget. C'est l'objet de la présente procédure.
6.2.5.2.
Principe d'application
La révision du budget est possible au cours de l'année. Elle ne devrait toutefois intervenir que
dans des cas particuliers. Les entités d’exécution et l’UCP doivent faire en sorte que les
prévisions budgétaires soient les plus fiables possibles. Toute révision budgétaire doit être
validée par le bailleur de fonds.
La procédure de révision suit la même logique que la procédure d’élaboration du budget
décrite ci-dessus.
-
6.2.5.3.
Documents supports
Budget approuvé ;
Etat d’exécution du budget ;
Propositions de révision.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
52
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
ETAT D’EXECUTION MENSUELLE DES BUDGETS
Financement : _________________________________
Mois de : _________________________ 20__________
Catégorie
Budget
annuel
Réalisation
à M-1
Réalisation
mois M
Cumul
%
Solde
à fin M réalisé disponible
01.
02.
03.
04.
05.
06.
TOTAUX
LE RAF
LE COORDONNATEUR
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
53
Chapitre IV
Procédures de Gestion Budgétaire
TABLEAU DE SUIVI TRIMESTRIEL
Financement bailleur de fonds
Catégorie
Budget annuel
Réalise
%
Financement Etat
Budget annuel
Realise
Financement global
%
Budget annuel
Realise
%
01.
02.
03.
04.
05.
06.
TOTAUX
LE RAF
LE COORDONNATEUR
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
54
Chapitre V
Procédures Administratives
VII. PROCEDURES
ADMINISTRATIVES
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
55
Chapitre V
Procédures Administratives
7.1.
Gestion du courrier
7.1.1. Présentation de la fonction
Le courrier, par son archivage adéquat permet, à une structure de se constituer une base de
données indispensables à sa gestion.
La gestion optimale du courrier est celle qui assure au responsable, l’identification du
destinataire et la provenance de tout courrier envoyé ou reçu. De même, elle doit assurer un
bon système de classement et d’archivage.
Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de
rationaliser le coût de gestion du courrier.
Elles comprennent :
-
le traitement du courrier au départ ;
le traitement du courrier à l’arrivée ;
le traitement du courrier confidentiel ;
le traitement du courrier électronique ;
la gestion du téléphone et de la télécopie.
7.1.2. Traitement du courrier au départ
7.1.2.1.
Objet de la procédure
La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de
courrier du Projet. Elle assure la formalisation de l’ensemble des tâches afférentes à cette
opération. Les différents documents supports permettent l’archivage adéquat du courrier
envoyé.
7.1.2.2.
Principe d'application
Aucun courrier ne doit être envoyé sans l’accord du Coordonnateur du Projet. Celui-ci
mentionne son accord par la signature de tous les courriers à envoyer.
En son absence, il désigne par note de service le responsable qui aura la délégation de
pouvoir. Le champ de cette délégation est précisé par note de service.
7.1.2.3.
Documents supports
Registre de courrier au départ : il porte les renseignements suivants : date d’expédition,
numéro d’ordre, destinataire, objet. Il se présente sous la forme d’un cahier pré-imprimé
scindé en colonnes. Il permet d’annoter les différents courriers envoyés par le Projet avec une
indication de leurs destinataires ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
56
Chapitre V
Procédures Administratives
Cahier de transmission : registre à colonnes contenant les indications sur la nature du
courrier envoyé, le destinataire, la date d’envoi et le réceptionnaire. Une colonne
d’émargement y est prévue, elle reçoit la signature du destinataire.
Les différents types de registres à tenir au titre des « courriers départs » sont :
-
Courrier ordinaire ;
Notes de service adressées aux responsables, décisions de la coordination etc ;
Correspondance adressée à l’administration ;
Demandes de paiement ou de remboursement;
Correspondance adressée aux responsables d’exécution.
7.1.2.4.
Description de la procédure
La procédure comprend trois tâches :
-
Préparation ;
Archivage ;
Envoi.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
57
Chapitre V
Procédures Administratives
a) Préparation du courrier départ
Références
Opérations
L’initiateur du courrier :
01
02
-
saisit le courrier,
le transmet au secrétariat de son service pour mise en forme.
L’assistant(e) du Projet :
03
04
-
effectue la mise en forme du courrier,
transmet au chef du service initiateur pour visa
Le chef du service :
05
06
-
après éventuellement quelques observations sur le courrier,
transmet le courrier auprès du secrétariat du Coordonnateur.
L’assistant(e) du Projet :
07
-
transmet le courrier au Coordonnateur pour observations.
Le Coordonnateur :
08
09
-
après éventuellement quelques observations,
transmet le courrier à l'assistant(e) pour la mise sur papier entête.
L’assistant(e) du Projet :
10
11
-
imprime le courrier sur papier entête,
transmet au Coordonnateur pour signature.
Le Coordonnateur :
12
13
-
signe le courrier,
le transmet à l'assistant(e) de direction.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
58
Chapitre V
Procédures Administratives
b) Archivage du courrier départ
Références
Opérations
01
02
03
L’assistant(e) du Projet :
- fait deux copies du courrier ;
- classe une copie dans le chrono des départs ;
- envoie une copie à l’initiateur pour son classement.
04
05
06
L’initiateur :
- reçoit sa copie du courrier ;
- signe pour décharge sur la copie de l'assistant(e) ;
- classe sa copie.
c) Expédition du courrier
Références
01
02
03
04
Opérations
L’assistant(e) du Projet :
- prend l’original du courrier signé ;
- l’enregistre dans le registre des courriers au départ ;
- l’enregistre dans le cahier de transmission ;
- prépare l’envoi par l’utilisation d’enveloppe, plis ou colis appropriés;
- le donne au coursier pour acheminement.
05
06
07
08
09
10
11
12
Le coursier :
- achemine le courrier au lieu indiqué ;
- fait signer par le correspondant une décharge (sur la page de garde du
cahier de transmission ou une copie de la lettre) ;
- ou joint le PV de transmission au courrier s'il s'agit d'un fax ;
- retourne la décharge à l’assistant(e).
L’assistant(e) du Projet :
- reçoit le cahier ;
- s’assure de la décharge ;
- classe dans le cahier de transmission.
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59
Chapitre V
Procédures Administratives
MODELE DE REGISTRE
« Courrier départ »
Date
Expédition
N°
d’ordre
Nombre
de pièces
Destinataire
Objet
N°
Observations
Archives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
60
Chapitre V
Procédures Administratives
MODELE DE CAHIER DE TRANSMISSION
« Courrier départ »
N° d’ordre
Objet
Destinataire
Date de
transmission
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Réceptionné
par
61
Chapitre V
Procédures Administratives
7.1.3. Traitement du courrier à l’arrivée
7.1.3.1.
Objet de la procédure
La réception du courrier en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie
les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser
cette opération.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
7.1.3.2.
Principe d'application
Le courrier reçu est d’abord soumis à la lecture du Coordonnateur du Projet qui décide ensuite
de la transmission aux membres du personnel pour information ou traitement.
En cas d’absence, il délègue les pouvoirs à un autre agent habilité par note de service. La
durée de cette délégation est également précisée dans la note.
Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne
traitant le dossier.
7.1.3.3.
Documents supports
Registre de courrier «arrivée» : cahier scindé en colonnes permettant de suivre de manière
chronologique l’ensemble des correspondances reçues au Projet ainsi que leur provenance. Le
spécimen de ce document est fourni en annexe.
Les différents types de registres à tenir au titre du courrier arrivé sont :
-
courrier ordinaire ;
courrier à caractère urgent ;
les correspondances sous sceau officiel ;
factures fournisseurs ;
courrier des soumissionnaires aux appels d’offres ;
documents de banque (avis d’opérations) ;
demandes d’emploi ;
courrier reçu des unités d’exécution ;
courrier en provenance de la CAA ;
courrier en provenance du bailleur de fonds.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
62
Chapitre V
Procédures Administratives
Dans chaque registre, le mode de réception du courrier est à préciser (le fax, le courrier
électronique, la poste, le pli recommandé sur décharge, le pli déposé par un tiers).
7.1.3.4.
Description de la procédure
La procédure comporte deux principales tâches :
- la réception ;
- l'imputation.
a) Réception du courrier arrivée
Références
Opérations
Réception courrier arrivée
04
L’Assistant(e) du Projet :
- reçoit le courrier ;
- mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ;
- classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur du Projet ou de toute
autre personne indiquée ;
- dépose le trieur sur le bureau du responsable.
05
06
07
Le Coordonnateur du Projet ou la personne habilitée :
- reçoit le courrier ;
- traite ;
- impute le courrier au destinataire.
01
02
03
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
63
Chapitre V
Procédures Administratives
b) Imputation du courrier arrivée
Références
Opérations
Imputation du courrier arrivée
01
02
03
04
05
06
07
08
09
L’Assistant(e) du Projet :
- reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ;
- fait une copie du courrier ;
- classe l’original dans le registre « arrivée » ;
- transmet la copie du courrier au secrétariat du destinataire.
L’assistant(e) du service :
- reçoit le courrier ;
- mentionne dans son cahier ou registre d’entrée des correspondances ;
- transmet au chef de service, qui à son tour l’imputera à la personne
chargée du dossier.
Le destinataire :
- reçoit la copie du courrier ;
- diligente le traitement approprié.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
64
Chapitre V
Procédures Administratives
MODELE DE REGISTRE
« Courrier arrivée »
Date
Arrivée
N° D’ordre
Expéditeur
Date et No de
correspondance
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Objet
65
Date de la
Réponse
Chapitre V
Procédures Administratives
7.1.4. Traitement du courrier confidentiel
7.1.4.1.
Objet de la procédure
Le courrier confidentiel eu égard à sa particularité, doit subir un traitement spécifique.
La présente procédure permet de codifier les principales tâches exécutées en la matière.
7.1.4.2.
Principe d'application
le Coordonnateur du Projet est seul habilité à ouvrir le courrier confidentiel ou, à défaut, il
désignera par note de service l’agent chargé de le suppléer. Il décide de la suite à donner au
traitement du courrier.
7.1.4.3.
Documents supports
Les mêmes documents utilisés dans la gestion du courrier classique seront utilisés pour le
traitement du courrier confidentiel.
7.1.4.4.
Description de la procédure
La procédure comporte deux tâches :
- le traitement au départ ;
- le traitement à l’arrivée.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
66
Chapitre V
Procédures Administratives
a) Courrier confidentiel départ
Références
01
02
03
04
05
06
07
08
06bis
06ter
06quater
7bis
09
10
Opérations
Le Coordonnateur :
- définit le caractère confidentiel du courrier ;
- enregistre le courrier dans son registre courrier confidentiel au départ ;
- fait deux copies du courrier ;
- classe une copie dans son classeur de courrier confidentiel au départ ;
- dépose auprès de l’initiateur une copie pour ses archives ;
- prépare l’expédition de l’original au moyen d’enveloppe, plis ou colis
adéquats;
- appose la mention « confidentiel» sur le courrier apprêté ;
- donne à l’Assistante de direction pour expédition ;
Ou
- transmet le courrier à l’Assistante du projet pour la préparation
de l’expédition.
L’assistant(e) du Projet:
-
reçoit le courrier ;
prépare l’expédition au moyen de l’enveloppe, de plis ou de colis
adéquats ;
y appose la mention « confidentiel » ;
l’enregistre dans son registre en indiquant la mention, « confidentiel» ;
fait expédier conformément à la procédure de courrier au départ.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
67
Chapitre V
Procédures Administratives
b) Courrier confidentiel arrivée
Références
Opérations
01
02
03
L’assistant(e) du Projet :
- reçoit le courrier confidentiel ;
- l’enregistre comme confidentiel dans son registre ;
- le transmet fermé au Coordonnateur ou à son remplaçant désigné.
04
05
06
07
08
09
10
11
Le Coordonnateur ou son remplaçant désigné :
- reçoit le courrier ;
- procède à son ouverture ;
- l’enregistre dans son registre de courrier confidentiel reçu ;
- le traite ;
- décide de son imputation ;
- effectue une copie ;
- classe l’original ;
- impute la copie au destinataire pour le traitement.
12
13
14
Le destinataire :
- reçoit le courrier ;
- traite selon la procédure de l’information requise ;
- transmet le résultat du traitement au Coordonnateur.
7.1.5. Traitement du courrier électronique
7.1.5.1.
Objet de la procédure
Le traitement du courrier électronique, tant à la réception qu’à l’envoi se fait selon les
procédures adéquates permettant un niveau de contrôle indispensable et fiable assurant la
sécurité des opérations.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
7.1.5.2.
Principe d'application
Le traitement du courrier électronique se fait suivant les mêmes procédures décrites ci-dessus,
à l'exception des courriers reçus ou envoyés directement par les chefs de service à partir de
leur adresse électronique professionnelle.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
68
Chapitre V
Procédures Administratives
-
7.1.5.3.
Documents supports
Registre de courrier arrivée ;
Registre courrier départ ;
Cahier de transmission.
7.1.5.4.
Description de la procédure
La procédure concerne principalement le traitement du :
-
Courrier au départ ;
Courrier à l’arrivée.
7.1.5.5.
Traitement du courrier électronique au départ
a) Objet de la procédure
Le courrier électronique est un des moyens les plus utilisés pour les échanges d'information
ou de correspondance. Les procédures qui suivent visent à formaliser les différentes étapes
dans le traitement de ce type de courrier.
b) Principe d'application
Chaque chef de service ou de département a une adresse électronique pour les échanges de
correspondances professionnelles.
Le courrier électronique au départ doit être envoyé par l’adresse électronique du projet ou du
Coordonnateur. S’il est effectué par un responsable du projet il doit obligatoirement obtenir
l’accord préalable du Coordonnateur qui doit être mis en copie.
-
c) Documents supports
Registre courrier départ ;
Cahier de transmission;
Accusé de réception.
d) Description de la procédure
La procédure comprend des tâches groupées :
- Préparation, envoi et archivage.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
69
Chapitre V
Procédures Administratives
e) Préparation, envoi et copie du courrier électronique au départ
Références
Opérations
L’initiateur du courrier :
01
-
02
03
04
7.1.5.6.
saisit le courrier
avec obtient éventuellement l’accord du
Coordonnateur ;
l'expédie au correspondant ;
tire une copie du courrier ;
le classe dans son chrono ‘courrier départ’.
Traitement du courrier électronique à l’arrivée
a) Objet de la procédure
La réception des courriers électroniques en provenance de l’extérieur se fait selon une
procédure qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables
permettant de sécuriser cette opération.
La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération.
b) Principe d'application
L’Assistante consulte dès son arrivée, chaque matin, la boîte de réception des messages et
transmet l »imprimé au Coordonnateur du Projet. Le courrier reçu est d’abord examiné par le
Coordonnateur qui en assure ensuite l’imputation aux membres du personnel.
En cas d’absence, le Coordonnateur délègue par note de service, les pouvoirs à un agent
habilité. La durée de cette délégation est également précisée dans la note.
Tout courrier reçu est archivé au secrétariat de la coordination en plus du second archivage
par la personne traitant le dossier.
Toutefois, les courriers reçus par les chefs de service à partir de leur adresse professionnelle
sont traités directement par eux. Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur,
une copie lui est remise avec décharge. Pour les courriers engageant le projet, l’avis du
Coordonnateur est requis avant toute action de traitement.
-
c) Document support
Registre courrier arrivée ;
Cahier de transmission;
Accusé de réception.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
70
Chapitre V
Procédures Administratives
d) Description de la procédure
La procédure comporte deux principales tâches :
- la réception ;
- l'imputation.
Références
Opérations
Réception
L’Assistante du projet :
01
02
03
04
-
05
-
consulte la boite de réception des messages ;
édite tous les messages à caractère professionnel reçus ;
mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ;
classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur ou de la personne
habilitée pour le remplacer ;
dépose le trieur sur le bureau du Coordonnateur.
Le Coordonnateur ou le remplaçant désigné:
06
07
-
reçoit le courrier;
l'impute au destinataire.
Imputation
L’assistant(e) du Projet :
01
02
03
04
-
reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ;
fait une copie du courrier ;
classe l’original dans le chrono arrivée;
transmet la copie du courrier au destinataire contre décharge.
L’assistant(e) :
05
06
07
-
reçoit le courrier ;
l’enregistre dans son cahier ;
l’envoie chez le responsable de service, qui l’imputera à la personne
chargée du dossier.
Le chargé du dossier :
08
09
10
-
reçoit la copie du courrier ;
diligente le traitement approprié ;
transmet ses conclusions à son supérieur hiérarchique qui l’examine ;
l’approuve par son visa et le transmet au Coordonnateur.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
71
Chapitre V
Procédures Administratives
7.1.6. Gestion de la télécopie et du téléphone
7.1.6.1.
Objet de la procédure
La télécopie et le téléphone sont plus fréquemment utilisés dans les relations avec l’extérieur.
Leur gestion doit être codifiée afin de permettre leur rationalisation.
7.1.6.2.
Principe d'application
Les communications avec l’extérieur par voie de télécopie doivent être gérées avec efficacité.
Les originaux des messages expédiés doivent être classés par ordre chronologique dans un
dossier spécifique « Fax envoyés » et doivent être traités conformément aux procédures du
courrier « départ ».
Les messages reçus par télécopie doivent être classés dans un dossier spécifique « Fax Reçus»
et doivent être traités conformément aux procédures du courrier à l’arrivée.
Le Coordonnateur établit une règle d’accès aux communications téléphoniques.
Cette règle permet d’établir les conditions d’appel urbain, interurbain et international. La mise
en place de ces règles est essentielle en vue de limiter au minimum le coût des
communications téléphoniques.
La personne chargée de gérer les communications téléphoniques utilise un registre des appels.
Le modèle de ce registre est joint en annexe.
7.1.6.3.
-
Documents supports
Fiche de réception des communications ;
Cahier de communications téléphoniques.
7.1.6.4.
Description de la procédure
La procédure qui ne s’applique qu’au téléphone fixe du projet comprend deux tâches :
-
la gestion des communications téléphoniques entrantes ;
la gestion des communications téléphoniques sortantes.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
72
Chapitre V
Procédures Administratives
a) Gestion des communications téléphoniques entrantes
Références
Opérations
Communication téléphonique entrante
L’Assistant(e) du Projet :
01
02
03
-
reçoit l’appel et le transfère directement au destinataire final;
ou en cas d’absence ;
- prend le message sur la fiche des réceptions des communications
téléphoniques ;
- remet la fiche à l’intéressé dès son retour.
b) Gestion des communications téléphoniques sortantes
Références
Opérations
Communication téléphonique sortante
L’Agent intéressé :
01
-
demande au standard un numéro d’appel,
L’Assistant(e) du Projet
02
03
04
-
compose le numéro ;
passe la communication à l’intéressé ;
renseigne le registre des communications sortantes (heure d’appel,
numéro d’appel, destinataire, le nom de l’intéressé ayant demandé
l’appel).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
73
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE DE RECEPTION DES COMMUNICATIONS
Le ____________________________ à_________ H___________mn
Message reçu de___________________________________________
Destiné à _________________________________________________
Objet______________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Disposition à prendre ________________________________________________________
A téléphoné
Est venu
Va rappeler
Urgent
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
74
Chapitre V
Procédures Administratives
CAHIER DE COMMUNICATION TELEPHONIQUE
Date
7.2.
Nom appelant
Numéros appelés
Destination
(services)
Heures d’appel
Gestion des Documents
7.2.1. Classement des documents
Après traitement, les documents et dossiers doivent être archivés de manière sécurisante et de
façon à faciliter l’accès en cas de besoin.
La procédure de classement recouvre :
-
Le plan de classement ;
L’accès aux documents classés ;
La destruction des documents périmés.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
75
Chapitre V
Procédures Administratives
7.2.2. Plan de classement
Les documents de l'UCP sont regroupés en grandes classes identifiées par 1 (un)
caractère alphabétique : de A à Z.
Chaque classe est à son tour subdivisée en plusieurs sous-classes identifiées par 2 (deux)
caractères numériques : de 00 à 99.
Les documents sont classés par ordre chronologique dans des pochettes archives ou des
chronos sur lesquels sont inscrits :
-
l’année ou la période concernée ;
le code : classe et sous/classe ;
la série séquentielle le cas échéant.
Le responsable des activités relevant de chaque classe ou sous-classe est également
responsable de l’archivage de ses documents.
S’agissant des activités dont le suivi est réparti entre plusieurs responsables, chacun d’eux est
responsable de la tenue des dossiers de ses activités.
Le modèle du plan de classement ci-dessous sera complété par le Comptable et sera mis à jour
chaque fois qu’une nouvelle classe ou sous-classe aura été créée.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
76
Chapitre V
Procédures Administratives
MODELE DU PLAN DE CLASSEMENT :
(A faire par prêt)
FAMILLE
CLASSE
Marché XX
Marché YY
Comptabilité
Banque /Trésorerie
Bilan
Etats financiers
Etats d’Inventaires
Banque 1
Banque 2
Activité XX
Activités
Activité YY
SOUS CLASSE
Pièces comptables
…
…
Pièces comptables
…
…
Par année
Par trimestre
Par trimestre
Relevés de compte
Etats de rapprochement
Agios /Avis de débit
Avis de crédit
Correspondances
…
Relevés de compte
Etats de rapprochement
…
Accord de Prêt
DAO
PV d’Attribution
…
Accord de Prêt
DAO
…
Aide-mémoire Visite du..….
Rapports de Missions
/ Aides mémoires
Contrôle /Visites
Dossier du
personnel
Rapports d’Audit
Unité XX
Projet Rapport d’audit N°…… du…
Rapport final Audit N°…… du…
…
Contrat d’embauche
Nomination
Congés / Absence
Discipline
Divers
Unité YY
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
77
Chapitre V
Procédures Administratives
7.2.3. Accès aux documents
Chaque responsable assure le classement et la sécurité de ses documents. Il est seul habilité à
autoriser l'accès à toute personne désirant les consulter. Le retrait des documents se fait sur
autorisation écrite.
7.2.4. Destruction des documents périmés
En règle générale, les documents comptables doivent être conservés pendant 10 (dix) ans.
Dans le cas de l’unité de gestion du projet, ces dix années courent à compter de la date de fin
de projet.
Tous les autres documents dont l’inutilité n’est pas prouvée doivent être conservés pendant la
même durée.
7.3.
Procédures de sécurité
La sécurité est l’un des facteurs clés de la réussite des missions assignées à la coordination du
projet. De ce fait, il importe de s’assurer que les conditions et l’environnement de travail ne
présentent pas un danger pour les ressources humaines qui y sont affectées d’une part et que
d’autre part, le matériel alloué n’est pas exposé à des risques et des dommages évitables de
quelque nature que ce soit.
Cette sécurité doit être garantie dans les bureaux.
Le Coordonnateur est le responsable de la sécurité et à ce titre il doit s’assurer que les
consignes et mesures de sécurité sont efficaces et qu’elles sont respectées par l’ensemble du
personnel. En cas de besoin il initie les améliorations nécessaires.
7.3.1. Sécurité du bureau
7.3.1.1.
Tenue du registre des visites
Un registre des visites doit être tenu par l’Agent de Sécurité installé à l’entrée de l'UCP. Dans
ce registre, l’agent de sécurité portera chaque jour et pour chaque visite :
-
la date ;
le nom du visiteur ;
la personne demandée ;
le motif de la visite ;
l’heure d’arrivée ;
l’heure de départ ;
les observations (par exemple : Reçu, Non Reçu, Message, colis, courrier, etc.…
selon que le visiteur a été reçu par la personne demandée ou non, s’il a laissé un
message, colis, etc.).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
78
Chapitre V
Procédures Administratives
REGISTRE DES VISITES
Date------------------------------------
Nom et Prénom
Personne
Demandée
Motifs de la visite
Heures
Arrivée
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Départ
79
Observations
Chapitre V
Procédures Administratives
7.3.1.2.
Annonce de visites
Tout visiteur extérieur au Projet doit se présenter au secrétariat. L’assistante de Direction ou
le vigile annoncera la présence du visiteur à la personne demandée pour avis, si cette dernière
est présente. C’est en cas d’avis favorable et dans ce cas seulement que le visiteur est invité à
se rendre au bureau du visité.
En cas d’avis défavorable ou lorsque le visité est absent, la secrétaire ou le vigile informe le
visiteur afin qu’il reparte sans attendre inutilement.
Dans tous les cas les visiteurs ne doivent pas séjourner au secrétariat pendant plus de 10
minutes.
7.3.2. Entrées et sorties du matériel
L’entrée des biens pour la première fois à l’UCP est soumise à la simple présentation à l’agent
de sécurité des documents y afférents.
Par contre toute sortie de biens appartenant à la coordination doit se faire à l’aide d’un
Bordereau de Sortie (BS).
Le Bordereau de Sortie est établi en trois (03) exemplaires et doit être signé soit par le
Coordonnateur, soit par le RAF.
Après signature, l’original et une copie sont remis à la personne sortant le bien en même
temps que celui-ci. A la sortie l’intéressé remet l’original du Bordereau de Sortie à l’Agent de
Sécurité et conserve la copie pour formalités de police.
Le troisième exemplaire est classé comme souche dans le chrono des « Souches des
Bordereaux de Sortie » ouvert à cet effet.
Pour la suite deux cas peuvent se présenter selon que la sortie du matériel est définitive ou
temporaire :
7.3.2.1.
Sortie temporaire du matériel
Au retour du matériel, l’intéressé le présente à l’Agent de Sécurité et récupère l’original du
BS qui lui avait été délivré à la sortie du matériel. Il remet le matériel à son emplacement
habituel et, détruit sous sa seule responsabilité l’original du BS ainsi que la copie de
formalités de police qui aura accompagné le matériel pendant tout son séjour hors du projet.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
80
Chapitre V
Procédures Administratives
7.3.2.2.
Sortie définitive du matériel
Si la sortie du matériel est définitive, l’original du BS reste définitivement dans le classement
de l’Agent de Sécurité.
Le registre de l’Agent de Sécurité pourra ainsi servir de repère lors des inventaires. En effet,
toute sortie du matériel du Projet sera matérialisée par un BS dont les références sont portées
dans ce registre.
7.3.3. Sécurité incendie
Dans le cadre de la sécurité incendie, le Projet doit acquérir des extincteurs à accrocher de
manière visible et facilement accessible à divers endroits du bâtiment abritant l'UCP.
Une formation à l’utilisation des extincteurs doit être organisée pour l’ensemble du personnel
de l'UCP et sous la responsabilité du Coordonnateur dans les 3 (trois) mois suivant leur
acquisition.
7.3.4. Hygiène et santé
La consommation des boissons contenant de l’alcool est interdite à l’enceinte du bâtiment
abritant la coordination du projet. Il en est de même en dehors pour le personnel pendant les
heures de travail. De même, il est interdit de fumer dans les lieux communs et en particulier
dans les bureaux.
7.4.
Gestion du personnel
7.4.1. Généralités
Le personnel qui émarge sur le budget du Projet est composé essentiellement de consultants
individuels recrutés après « appel à candidatures » fait par voie de presse. Les dossiers de
candidatures du personnel sont évalués par un consultant recruté lui-même par appel à la
concurrence par le Ministère de Tutelle du Projet ou par une Commission d’évaluation ad hoc
comprenant au moins un expert du domaine.
Les recrutements du personnel de l’UCP sont faits suivant des procédures respectant les
directives du bailleur de fonds en la matière.
Il est important de relever que l’Etat peut, soit détacher, soit recruter, un fonctionnaire dans le
cadre d’un projet. Dans ce cas, les conditions d’emploi et de rémunération du personnel
fonctionnaire sont soit précisées dans les directives du bailleur de fonds concerné, soit
définies dans les accords de financement du projet.
Mais en règle générale, le personnel ayant le statut de fonctionnaire ne peut percevoir un
salaire sur les fonds du bailleur en contrepartie du travail fournis.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
81
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.2. Recrutement
De manière générale, les recrutements du personnel émargeant sur le budget du projet sont
faits par appel à la concurrence suite à un avis d’ouverture de poste publié par le projet par
voie de presse.
7.4.2.1.
Recrutement du personnel d’encadrement
Le personnel d’encadrement du Projet est essentiellement composé de :
-
un (01) Coordonnateur;
un (01) Responsable Administratif et Financier ;
un (01) Responsable en Passation des Marchés;
un (01) Expert environnemental et social;
un (01) Responsable en suivi-évaluation ;
un (01) Comptable;
un (01) Auditeur interne.
Ce personnel est recruté généralement par appel à la concurrence et selon les dispositions de
l’accord de financement.
Les représentants du gouvernement et les fonctionnaires peuvent être engagés pour des
marchés portant sur des services de conseil, à titre individuel ou en tant que membres de
l’équipe d’experts proposée par un bureau de consultants, sous réserve que cela ne soit pas
incompatible avec le droit de la fonction publique ou d’autres lois et règlements ou politiques
et (i) s’ils sont en congé sans solde, retraités ou ont démissionné ; (ii) s’ils ne sont pas engagés
par l’organisme pour lequel ils travaillaient avant leur départ en congé sans solde, en retraite
ou leur démission ; et (iii) si leur engagement ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts.
a) Objet de la procédure
Elle a pour principal objectif, la mise à la disposition du projet d’une équipe compétente afin
de faciliter la mise en œuvre de ses activités et l’atteinte de ses objectifs de développement.
Le processus de sélection consiste à la mise en concurrence de consultants afin d’effectuer des
choix fondés sur les performances et expériences techniques du domaine concerné.
Toutefois, les directives du bailleur peuvent autoriser d’autres modes de sélection, mais dans
des conditions particulières selon les cas.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
82
Chapitre V
Procédures Administratives
b) Processus de recrutement effectif du personnel d’encadrement
Références Opérations
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Le Ministre de tutelle ou son représentant :
- après constitution du comité de recrutement du personnel d’encadrement, remet aux
membres de ce comité un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir ainsi
que les TDR pour le recrutement d'un consultant chargé de conduire le processus. Ce
comité, en outre, comprend au moins un spécialiste du métier faisant l’objet du
recrutement et le spécialiste en passation des marchés. Les TDR sont envoyés à l’avis
de non objection du bailleur
Le comité de recrutement :
- sur la base des termes de référence (TDR), publie un avis d'appel à manifestation
d'intérêt pour le recrutement du consultant devant réaliser l'opération ;
- reçoit les dossiers de candidature ;
- évalue les candidatures reçues et arrête une liste de candidats ;
- sollicite l'avis de non objection du bailleur de fonds ;
- reçoit, évalue les offres et sélectionne un consultant ;
- sollicite l'avis de non objection du bailleur sur le choix du candidat retenu ;
- prépare le projet de contrat et le soumet à la non objection du bailleur ;
- sur la base de la non objection, procède aux négociations avec le consultant ;
- sollicite l'avis de non objection du bailleur et procède à la signature du contrat ;
- transmet au consultant retenu les TDR de chacun des postes à pourvoir pour procéder
au recrutement.
Le Consultant :
- procède au recrutement sur une base compétitive suivant le processus utilisé pour son
propre recrutement ;
- établit son rapport de recrutement comprenant une short-list des personnes retenues et
la transmet au Comité de Recrutement ;
Le Comité :
- transmet le rapport de recrutement comprenant une short-list des personnes retenues
pour la non-objection au bailleur ;
- prépare les projets de contrats et négocie avec chacun des candidats retenus ;
- joint au rapport de recrutement les projets de contrats ainsi que les procès-verbaux de
négociations et les soumet à la non objection du bailleur de fonds ;
- sur la base de la non objection, transmet les projets de contrats dûment signés par les
personnes retenues à la signature du Ministre ;
Le Ministre ou son représentant :
- apprécie le rapport de recrutement et signe les contrats ;
- présente la liste des personnes retenues, le PV et le rapport du comité de recrutement
ainsi que l’avis de non objection au bailleur et au COPIL.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
83
Chapitre V
Procédures Administratives
c) Cas des fonctionnaires
Les fonctionnaires peuvent être amenés à travailler dans des projets. Mais ces derniers ne
perçoivent pas d’honoraires ou de rémunération sur les fonds du Projet. Leur rémunération
étant assurée par la fonction publique.
7.4.2.2.
Le recrutement du personnel d’appui
Le recrutement du personnel d’appui est beaucoup plus souple. Après publication du poste, il
est fait par le Coordonnateur entouré de ses principaux collaborateurs sur la base de l’étude
des dossiers de candidature et interview des postulants. Le RAF et le SPM doivent
nécessairement faire partie de l’équipe de recrutement. Ce personnel d’appui est
essentiellement constitué de :
-
un(e) (01) assistant(e),
un (01) ou plusieurs chauffeurs pour les véhicules du projet;
un (01) agent d’entretien;
Le gardiennage sera confié à une société de gardiennage recruté sur appel d’offres.
Il aboutit à un contrat individuel passé entre chaque personne recrutée et le projet.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
84
Chapitre V
Procédures Administratives
a) Procédures de recrutement effectif du personnel d’appui
Références
01
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10
Opérations
Le Coordonnateur :
- après constitution du comité de recrutement de personnel d’appui, remet aux membres de ce
comité un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir. Le RAF et le SPM doivent
nécessairement faire partie de ce comité.
Le comité de recrutement :
- sur la base des termes de référence (TDR), publie les avis de recrutement ;
- reçoit les dossiers de candidature ;
- évalue les candidatures reçues et retient par poste à pourvoir les trois premiers candidats ;
- dresse un rapport de recrutement et transmet au Coordonnateur accompagné des dossiers
des meilleurs candidats retenus ;
Le Coordonnateur :
- apprécie le rapport de recrutement, les critères d’évaluation et convoque les candidats pour
un dernier entretien avec ses principaux collaborateurs ;
- à l’issue de l’entretien, confirme les candidatures jugées satisfaisantes par rapport aux
objectifs à atteindre ;
- dresse un procès-verbal des entretiens en justifiant les choix de l’équipe ;
- transmet la liste des personnes retenues, le PV et le rapport du comité de recrutement au
COPIL pour avis ;
Le COPIL :
- apprécie la régularité et la conformité du recrutement et transmet son avis au
Coordonnateur.
11
12
Le Coordonnateur :
- reçoit l’avis du COPIL ;
- sous la collaboration du RAF et du SPM, convoque les personnes retenues pour
négociations et signature des contrats à durée déterminée.
13
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Les personnes retenues :
- négocient et cosignent les contrats avec le Coordonnateur ;
- et entrent en fonction.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
85
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.3. Composition et tenue du dossier du consultant recruté et du personnel
détaché
Le personnel du Projet est constitué des consultants recrutés suivant la procédure décrite cidessus.
Un dossier est ouvert pour chacun de ces consultants. Ces dossiers sont tenus
confidentiellement par le Coordonnateur et le RAF. Ils sont conservés dans une armoire qui se
ferme à clé. En dehors du Coordonnateur et du RAF, personne d’autre n’a accès aux dossiers
des personnes travaillant pour le projet. Chaque personne ne peut consulter que son propre
dossier ou ceux des agents placés sous son autorité, sur autorisation écrite du Coordonnateur.
Ces dossiers sont de deux ordres :
- les dossiers des personnes en service ;
- les dossiers des personnes parties du projet.
Ils comprennent par personne une chemise cartonnée dans laquelle sont classées des sous chemises comportant les pièces et documents relatifs :
-
au contrat, liant la personne au projet ;
à la nomination : Copies décisions d’affectation, ordre de prise de service, etc… ;
les congés / absences : demandes de congés, décisions de départ en congés, certificat
de reprise de service, demandes d’absence ;
au dossier disciplinaire : copies de toutes correspondances relatives à la discipline
individuelle ;
aux divers.
Quand un agent a quitté le Projet son dossier est transféré du fichier « Dossiers des
personnes en service » au fichier « Dossiers des personnes parties du projet».
7.4.4. Modèle des Termes de référence du personnel clé
7.4.4.1.
Auditeur interne
a) Responsabilités
Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur, il est chargé de :
- faire appliquer le suivi des procédures de gestion en vigueur du projet ;
- conseiller la coordination dans la maîtrise des risques;
- favoriser l’amélioration de la qualité de l’information et faire toute suggestion
relative ; au respect des manuels de procédures et d’exécution du projet;
- assurer la mise en place des outils et du cadre de l’audit interne;
- veiller à la bonne application des procédures de gestion des projets et de passation des
marchés;
- veiller à l’utilisation efficiente des ressources du projet;
- veiller à la fiabilisation des données comptables et financières;
- sécuriser le patrimoine du projet ;
- apporter un appui à la coordination du projet.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
86
Chapitre V
Procédures Administratives
b) Description des tâches
-
-
-
-
-
-
-
exécuter les missions d’Audit Interne en conformité avec les normes internationales
(normes IFACI et IIA) régissant la pratique professionnelle de l’audit interne et les
procédures admises ;
veiller à ce que toutes les entités qui sont impliquées dans la gestion du projet, soient
conformes aux directives de la Banque mondiale, ainsi qu’aux principes de
transparence et de saine gestion. Il prêtera une attention au respect des pratiques saines
en matière de gestion financière et de passation des marchés ;
évaluer la qualité du système de contrôle interne et jauger l’efficience des opérations
par approche opérationnelle (audit opérationnel) ;
identifier les dysfonctionnements opérationnels, en évaluer les conséquences et
proposer des moyens appropriés pour y remédier ;
contrôler périodiquement les transactions financières liées, en s’assurant de leur
opportunité, leur régularité, ainsi que des niveaux de risques, fraudes et corruptions
éventuelles ;
réaliser des inspections physiques des biens et services acquis et des travaux réalisés ;
examiner les dossiers de passation des marchés pour s’assurer du respect des termes
des accords de financement ;
vérifier la sincérité et la fiabilité des informations financières et comptables, ainsi que
la sécurité des enregistrements comptables :
 éligibilité des dépenses, respect des allocations budgétaires et catégorielles;
 justification des dépenses : contrôle de la force probante et de l’authenticité des
pièces justificatives (absence de rature, d’indices de falsification, etc.);
 qualité et efficacité du classement et de l’archivage des pièces comptables.
 examiner l’efficacité de la protection des acquis : Codification des
immobilisations, système et outils de gestion de la comptabilité matière
(inventaire des immobilisations, livres et divers documents d’enregistrement
de la comptabilité matière, fiches de stock, etc.) ;
examiner la pertinence et le fonctionnement effectif des procédures mises en place
pour lutter contre la corruption, notamment la constitution de commissions
d’évaluation des propositions, les mécanismes mis en place pour recevoir et traiter les
plaintes des soumissionnaires, les publications des marchés, … ;
Mener des missions spéciales d’investigation et des contrôles au sein de toutes les
entités intervenant dans les activités du projet au niveau des différents échelons de la
mise en œuvre. Ces investigations et contrôles porteront sur les services administratifs,
y compris la passation des marchés, les services comptables et financiers des
différents acteurs impliqués à quelque niveau que ce soit dans l’exécution des activités
du projet ;
s’assurer que les recommandations des auditeurs externes, de l’audit interne et des
bailleurs de fonds sont prises en compte et dûment exécutées par les différentes
structures ayant la charge de leur exécution dans la mise en œuvre des projets ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
87
Chapitre V
Procédures Administratives
-
-
assurer la formation continue des acteurs impliqués dans la mise en œuvre des projets;
recommander, le cas échéant, des mesures d’amélioration de la gestion des projets ;
exécuter tous autres travaux et tâches qui rentrent dans le cadre de la fonction d’Audit
interne telle que définie par les organisations professionnelles internationales d’Audit
Interne, notamment l’IFACI et l’IIA.
identifier les risques de faible décaissement, proposer les mesures d’atténuation et
suivre leur mise en œuvre
c) Profil requis
-
-
être titulaire au moins d’un diplôme supérieur en comptabilité et gestion (BAC + 4) ou
équivalent ;
avoir au moins cinq (05) années d’expérience à un poste analogue dans le secteur
public ou privé (cabinet d’audit, projet de développement etc.);
avoir une très bonne connaissance et expérience pratique (i) des mécanismes de
financement des projets de développement en général et des procédures des bailleurs
de fonds en particulier , et (ii) des normes internationales d’audit interne ;
avoir l’expérience de l’utilisation de l’outil informatique et d’un ou plusieurs logiciels
de gestion comptable et financière ;
avoir l’aptitude de travailler en équipe et sous pression et sens élevé de persuasion et
de diplomatie.
7.4.4.2.
Responsable administratif et financier
a) Responsabilités
Placé sous l’autorité du Coordonnateur, il est chargé de :
-
-
-
gérer le personnel, le matériel et le patrimoine du projet sous la responsabilité du
Coordonnateur;
veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des
dépenses) dans toutes les composantes du projet et conseiller le Coordonnateur à cet
égard;
assurer la gestion et la consolidation des sous-traitances et partenariats en
collaboration avec le Responsable des passations des marchés conformément aux
termes des contrats ;
gérer les comptes spéciaux du projet sur autorisation du Coordonnateur ;
assurer le suivi de la mobilisation des fonds de contrepartie et l’approvisionnement des
comptes du projet ;
assurer en liaison avec les responsables techniques la préparation du programme de
travail et du budget annuel ;
assurer le suivi de l’exécution du budget annuel et proposer des actions pour
l’amélioration de son exécution ;
préparer les TDR des audits externes et arrêter les comptes du projet ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
88
Chapitre V
Procédures Administratives
-
-
faire le suivi de la mise en œuvre des recommandations de l’auditeur externe ;
superviser la tenue de la comptabilité et la production des états financiers du projet
dans le respect des normes et délais prescrits par les directives des bailleurs de fonds
et du plan comptable en vigueur;
assurer la consolidation des rapports financiers des Unités décentralisées ;
assurer un bon niveau de décaissement ;
veiller au respect des dispositions du manuel de procédures aux niveaux régional et
national.
b) Description des tâches
-
Ouvrir et mettre à jour les dossiers du personnel ;
Ouvrir et mettre à jour le fichier patrimoine ;
Mettre en place et assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et
comptable informatisé du projet avec la production des informations nécessaires ;
Superviser la tenue de la comptabilité générale, analytique et budgétaire du projet ;
Elaborer et actualiser les plans comptable, budgétaire, financier etc... ;
Coordonner la préparation du budget annuel en rapport étroit avec les comptables ;
Assurer le suivi et l’exécution du budget ;
Suivre les opérations financières des comptes désignés (engagements, retraits,
règlement, états de rapprochement bancaire) du projet et des paiements directs;
Suivre les engagements administratifs et financiers pris dans le cadre du projet ;
Etablir les états financiers consolidés du projet ;
Produire les rapports de suivi financier et rapports d’activités du projet de la partie
financière du projet (rapport intérimaire des suivis financiers) ;
Faire la revue qualité des demandes de paiement et/ou de remboursement des fonds;
Assurer les relations financières avec la CAA, les banques et les bailleurs de fonds ;
Assister le Coordonnateur dans le suivi financier et la mise en œuvre effective des
activités du projet ;
Superviser la programmation des acquisitions et l’utilisation des biens et services ;
Développer les actions pour le respect des clauses des Accords de financement par les
différents acteurs du projet et en assurer le suivi ;
Contribuer à la préparation de toute la documentation nécessaire pour l’examen
trimestriel, semestriel ou annuel des plans d’exécution du projet ;
Préparer et assister les missions d’audit financier et mettre en œuvre les
recommandations pour améliorer la gestion ;
Veiller à l’équilibre financier du projet ;
Veiller au fonctionnement du contrôle interne dans le projet ;
Veiller au respect du calendrier des activités et au maintien permanent du niveau de
liquidité ;
Assurer la gestion administrative des ressources humaines sous l’autorité du
Coordonnateur;
Organiser et mettre en œuvre un contrôle de gestion ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
89
Chapitre V
Procédures Administratives
-
-
Veiller à ce que les documents financiers pertinents soient soumis promptement aux
dates prévues ;
Organiser et assurer la formation des comptables ;
Participer à l’élaboration de la programmation budgétaire et financière des activités du
projet ;
Garantir la conservation du patrimoine (biens durables et fournitures) ;
Veiller à la préparation, à l’actualisation et à l’exécution du plan de passation des
marchés (PPM) en collaboration avec le Responsable de la Passation des marchés ;
Contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des DAO, des TDR
et des contrats des marchés ;
Préparer les TDR des audits financiers ;
Suivre l’exécution des contrats en liaison avec le Responsable de Passation des
Marchés ;
Assurer l’archivage des documents administratifs et financiers ;
Organiser le cas échéant la revue des comptes délégués tenus par les gestionnaires
comptables et financiers régionaux et le contrôle de l’exécution des conventions et
contrats ;
Prendre les mesures nécessaires afin que les biens et services livrés soient stockés en
lieux sûrs prévus à cet effet ;
Procéder à l’évaluation du personnel comptable et financier.
c) Profil requis
-
-
Etre de nationalité camerounaise ;
Etre titulaire au moins d’un diplôme supérieur en comptabilité et gestion (BAC + 4) ou
équivalent ;
Avoir au moins cinq (05) années d’expérience réussie à un poste analogue dans le
secteur public ou privé (cabinet d’audit, projet de développement etc) ;
Avoir des connaissances dans la rédaction administrative et la gestion du personnel ;
Avoir une très bonne expérience des mécanismes de financement des projets de
développement en général et des procédures des bailleurs de fonds en particulier ;
Avoir l’expérience de l’utilisation de l’outil informatique et d’un ou plusieurs logiciels
de gestion comptable et financière, et en particulier une très bonne expérience pratique
de logiciel de gestion de projet;
Avoir l’aptitude de travailler en équipe et sous pression.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
90
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.4.3.
Spécialiste en Passation des Marchés (SPM)
a) Responsabilités
Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur du projet à qui il rend compte de toutes les
activités, le Spécialiste en Passation des Marchés est chargé de la passation des marchés, y
compris la planification des activités et le suivi du processus. Il travaille en étroite
collaboration avec toutes les structures impliquées dans l’exécution du Projet.
A ce titre, il assiste et conseille les responsables de la mise en œuvre des activités du projet
sur les domaines concernant la passation, l’exécution des marchés et la gestion des contrats.
b) Description des tâches
Sur la base de l’accord de financement (crédit, prêt et dons), du manuel de procédures et du
plan de passation des marchés approuvé, il participe à l’exécution des tâches détaillées
suivantes par catégories :
Planification de la passation des marchés et suivi du processus : dans ce cadre, le
Spécialiste en Passation des Marchés devra :
- Préparer et coordonner la planification pour la passation des marchés de fournitures,
de services non intellectuels, de travaux, et de sélection des consultants ;
- Mettre à jour le plan de passation des marchés au moins une fois l’an et chaque fois
que de besoin ;
- Procéder au classement et à l’archivage de tous les documents et dossiers de
marchés ;
- Développer un mécanisme de suivi de passation des marchés, y compris des délais,
afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer
le Coordonnateur et de proposer des solutions pour les résoudre.
Sélection et emploi des consultants : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés
devra :
- Rédiger les demandes de manifestation d’intérêt pour les services de consultants et en
assurer la publication dans la presse nationale et/ou internationale et dans
DgMarket/UNDB si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité
du marché ;
- Elaborer les dossiers de Demande de propositions ;
- Assurer la notification des lettres d’invitation aux consultants figurant sur les listes
restreintes après avis de non objection du bailleur (si requise) ;
- Participer aux ouvertures des plis, aux évaluations des propositions techniques et
financières, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller les membres de la
Commission Spéciale de Passation des Marchés du Projet, en qualité de personnes
ressource ; ainsi que ceux des sous–commissions d’analyse et des comités ad hoc
chargées principalement de procéder aux évaluations ;
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
91
Chapitre V
Procédures Administratives
-
Assurer l’établissement des contrats entre le Projet et les consultants choisis après avis
de non objection du bailleur (si requise)
Assurer le suivi des avis de non objection sollicités au niveau du bailleur.
Choix des fournisseurs de biens et équipements et d'entrepreneurs pour les marchés des
travaux : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés devra :
- Préparer les Dossiers d'appel d'offres et les demandes de cotation sur la base des
spécifications techniques validées par l'UEP ;
- S'assurer de la publication des avis d'appel d'offres dans les supports appropriés ;
- Participer aux ouvertures des plis, aux évaluations des offres, aux attributions de
marchés afin de pouvoir conseiller ( selon les cas les membres de la Commission
Spéciale de Passation des Marchés du Projet), en qualité de personnes ressource ;
ainsi que ceux des sous-commissions d’analyse et des comités ad hoc chargées
principalement de procéder aux évaluations ;
- Assurer la supervision du secrétariat des sous-commissions d’analyse et des comités
ad hoc ;
- Etablir les marchés entre le Projet et les fournisseurs ou entrepreneurs adjudicataires
sélectionnés après appel d'offres ou consultation des fournisseurs et avis de non
objection du bailleur (si requise) ;
- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités au niveau des bailleurs de fonds.
Conseil au Coordonnateur du Projet ainsi qu’à tout responsable de l'exécution du projet
dans les actes liés à la planification, à la passation et à l'exécution des marchés.
Le Spécialiste en Passation des Marchés devra :
-
-
-
S'assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l'exécution des marchés ont
respecté les règles et procédures de passation des marchés aussi bien nationales que
celles du bailleur ;
Appuyer le Coordonnateur du Projet dans la compréhension et la rédaction de tout
courrier entrant ou sortant ayant des aspects liés à la passation des marchés ;
Apporter les conseils appropriés dans l'exécution des marchés et surtout dans la
prévention et la résolution des différends qui pourraient subvenir ;
Exécuter toute tâche ou mission liée à la passation des marchés assignée par le
Coordonnateur de projet ;
Produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer à la rédaction des
aspects relatifs à la passation des marchés dans le Rapport du suivi financier ;
Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés
dans le système d'information du Projet et communiqués au Responsable Administratif
et Financier et au Comptable ;
S'assurer que les Dossiers d'Appel d'Offres, les Demandes de Proposition et les
rapports d'évaluation des offres reçoivent les approbations nécessaires des membres
compétents de l'administration avant de requérir l'avis de non objection du bailleur (si
requis).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
92
Chapitre V
Procédures Administratives
-
S’assurer que les résultats des appels d'offres sont publiés dans les délais prescrits
après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent
les informations nécessaires.
Responsabilité dans le transfert de compétence et le renforcement des capacités : dans ce
cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés définira et mettra en application sous la
supervision du Coordonnateur du Projet, un programme de renforcement de capacités
comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l’exécution
des activités du Projet dans le secteur concerné par sa mission.
Tâches incompatibles et actions non permises : en raison de son rôle de conseiller dans les
décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers
de marchés :
- Le SPM ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures,
travaux ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de
procédures ;
- Le SPM ne doit pas percevoir de jetons de présence aux différentes commissions ou
sous-commissions auxquelles il/elle sera appelé à participer ;
- Toute prestation externe du SPM devra recevoir une autorisation préalable et sera sans
rémunération additionnelle pour autant qu’il dispose d’un contrat à plein temps avec le
Projet ;
- En outre, le SPM veillera à ce qu’aucun membre de la commission d’évaluation des
offres ne soit membre de la commission des marchés et vice-versa.
c) Profil requis
-
-
-
Avoir au moins une maîtrise ou un diplôme universitaire (BAC + 4), avec comme
matière principale une discipline pertinente (par exemple : ingénierie, passation des
marchés, droit, administration, commerce, finance, gestion, architecture, économie, ou
domaine connexe) ;
Avoir cinq (05) ans d’expérience professionnelle et exercer au moins pendant trois (3)
ans à un poste de passation des marchés similaire dans le secteur public ou privé ou
avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine ; l’expérience dans un
projet sur financement extérieure ;
Avoir une parfaite connaissance des procédures de passation des marchés des
Bailleurs Multilatéraux ou Bilatéraux ;
Avoir une bonne expérience générale des contrats ;
Maîtriser des applications logicielles couramment utilisées (Word, Excel, PowerPoint)
ainsi que les outils de communications tels que les courriels ;
Etre apte à travailler en équipe ;
Etre apte à travailler efficacement sous pression ;
Avoir d’importantes capacités d’analyse et de résolution des problèmes ;
Avoir une excellente capacité de communication écrite et orale en français ;
la connaissance de l’anglais est un atout.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
93
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.4.4.
Comptable
a) Responsabilités
D’une manière générale, le Comptable est chargé de tenir les comptes du projet en lien avec le
RAF.
b) Description des tâches
Dans le cadre du démarrage du projet, il est procédé au recrutement d’un comptable pour le
projet.
Placé sous l’autorité du Coordonnateur du Projet et sous la supervision directe du
Responsable Administratif et Financier, le Comptable est chargé des tâches suivantes :
-
Tenir au jour le jour la comptabilité du Projet,
Préparer et produire des états financiers mensuels, en particulier les rapports
trimestriels de suivi financiers et les états financiers annuels du projet;
Assurer, de façon générale, la mise en œuvre adéquate du système de suivi financier,
de la comptabilité dans le respect du Manuel des Procédures Administratives,
Financières et Comptables du Projet;
Proposer, autant que de besoin, les améliorations du manuel ci-dessus, au cours de
l’exécution du projet ;
Assurer la planification financière pour approbation ;
Faire fonctionner et tenir à jour les comptes de trésorerie du projet et les états de
rapprochement bancaires ;
Organiser un système d’archivage et de classement des pièces comptables et
documents financiers du projet;
Suivre les dispositions du Manuel des Procédures Administratives, Financières et
Comptables du Projet ;
Collecter les informations financières relatives au Compte Spécial, et compte de projet
pour l’information de la Coordination du projet et des partenaires financiers;
Faire assurer l’audit de tous les comptes du projet;
Collaborer avec l’unité chargée du Suivi-Evaluation en vue de l’alimentation de la
Base de données pour les aspects financiers du projet ;
Apporter un appui financier dans d’autres tâches qui pourraient lui être demandées par
le Coordonnateur du projet.
Le titulaire du poste devra manier parfaitement le Français. La connaissance de l’Anglais est
également souhaitée.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
94
Chapitre V
Procédures Administratives
c) Profil requis
-
Etre titulaire d’un BTS/DUT en comptabilité ou équivalent;
Avoir au moins trois (03) ans d’expérience professionnelle dans un cabinet d’audit et
d’expertise comptable;
L’expérience de comptable dans un projet financé par l’IDA, BAD, fonds mondiale,
etc.. serait un atout ;
Avoir la connaissance et la maîtrise des logiciels comptables de gestion des
projets TOM2PRO;
Avoir une bonne capacité en analyse financière, en communication et en rédaction des
rapports financiers.
7.4.5. Discipline
Le personnel du Projet reste soumis aux mesures disciplinaires régissant l’application du
contrat passé entre les parties pour tous les aspects non prévus par le présent Manuel de
Procédures.
7.4.6. Congés, absences, maladies
7.4.6.1.
Congés
Conformément au contrat, un droit aux congés est acquis après une durée effective de travail
d’un (1) an. Le congé annuel est obligatoire.
Un planning des congés est établi en début de chaque année par le Coordonnateur tenant
compte des impératifs de service et des desiderata de chacun.
Au vu du planning, chaque agent formulera une demande de congés pour la période indiquée,
qu’il soumettra au visa de son supérieur hiérarchique. L’acte de notification de mise en congé
ou le certificat de reprise de service sont signés par le Coordonnateur. Leurs originaux sont
remis à l’intéressé et les copies classées dans son dossier.
A titre transitoire un planning spécial peut être établi pour résorber les arriérés de congés
cumulés par le personnel.
7.4.6.2.
Absences
Toute absence doit être justifiée et autorisée d’avance par le Coordonnateur ou son
représentant.
A cet effet une autorisation d’absence motivée doit être remplie par le demandeur.
Aucune absence de plus de trois heures sans autorisation préalable n’est admise, sous peine de
sanction conformément aux mesures disciplinaires du contrat de travail.
Toute absence non justifiée de plus de dix (10) jours ouvrables est assimilée à un abandon de
poste. Le Coordonnateur met en œuvre les mesures pour pourvoir au remplacement de l'agent
concerné.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
95
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE DE SUIVI DES CONGES - ANNEE : N
Nom de l’agent : ____________________________________________________________
Fonction : __________________________________________________________________
Nombre de jours
Reliquat congés annuels - Année N-1
Droit à congés payés annuels – Année N
Total Capital congés à pouvoir
Prise de congés annuels au cours de l’année N
Date début des congés
Date fin des congés
Reliquat congés annuels – En fin d’année N
Signature de l’agent
Visa du RAF
Visa du Coordonnateur
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96
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE DE PERMISSION
Date : _____________________________________________________________________
Mr, Mlle, Mme : ____________________________________________________________
Fonction : __________________________________________________________________
Motif de la permission : ______________________________________________________
Durée demandée : ___________________________________________________________
Durée accordée : ____________________________________________________________
Signature de l’agent
Visa du RAF
Visa du Coordonnateur
Observations du Coordonnateur
(Préciser le traitement à faire par le Comptable de l’absence)
- déduction des congés
- déduction des Notes d’honoraires
- pas de déduction
- etc…
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
97
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.6.3.
Maladies
Les cas de maladie sont constatés par un médecin agréé qui établit un certificat médical
devant être déposé à l'UCP dans les 48 heures suivant la déclaration de la maladie.
Pour la protection de son personnel, le projet après accord des bailleurs de fonds, peut
souscrire une police d’assurance maladie du personnel dans le respect du processus de
passation des marchés.
7.4.7. Intérims
L’intérim du personnel du projet est défini au moment de la vacance du poste, ou en cas de
départ en congé. Le canevas général suivant étant à titre indicatif.
No
Fonction
Intérimaires
01
Coordonnateur
Le Coordonnateur signe une décision
permanente désignant les personnes devant
assurer son intérim.
02
Responsable Administratif et
Financier
03
Spécialiste en passation des marchés
RAF
04
Expert Environnemental et social
Responsable technique ou Chercher un
remplaçant
05
Responsable suivi-évaluation
RAF
Responsable technique
06
Coordonnateur Régional
Personne désignée par la Coordination
07
Comptable
R.A.F.
08
Secrétaire
Secrétaire ou personne désignée
-
Comptable sur le plan technique ;
Spécialiste en passation de marché sur le
plan administratif.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
98
Chapitre V
Procédures Administratives
7.4.8. Formation
La formation du personnel en service vise trois (03) objectifs :
-
développer les compétences et les connaissances des employés ;
postuler à de nouveaux postes ou de responsabilités ;
accélérer le processus d’apprentissage.
Le Coordonnateur est responsable de l’élaboration du plan de formation
et de
l’administration des programmes et des budgets de formation en liaison avec le RAF et les
employés.
Compte tenu du niveau de technicité de certains points traités par le projet et la nécessité de
mise à niveau au vu des évolutions techniques, une formation technique, un recyclage ou une
remise à niveau du personnel engagé dans le projet en fonction des besoins. Ledit plan est
soumis à l’avis de non objection du bailleur.
7.4.9. Rupture de contrat de consultation
La cessation d’activités au Projet entraîne la perte des privilèges du personnel du projet. Elle
résulte :
- du décès ;
- de la démission ;
- du licenciement ;
- de l’admission à la retraite ;
- d’une promotion amenant l’intéressé à exercer hors du Projet ;
- de l’arrivée à terme du contrat et son non renouvellement ;
- de la remise à son administration d’origine (en cas de mauvais résultat ou
d’achèvement de sa mission).
7.4.9.1.
Le décès d’une personne en fonction
Le décès d’un membre du personnel du projet entraîne la rupture du contrat. Dans ce cas, le
détachement, la mise à la disposition ou le reversement, prend immédiatement fin.
La rémunération et les droits acquis par le défunt à la date du décès reviennent à ses ayants
droit.
7.4.9.2.
La démission
La démission est un acte par lequel tout consultant de l’Unité de Gestion ou de tout autre
entité du projet marque sa volonté de quitter celle-ci.
Toute personne qui abandonne son poste de travail pendant une période donnée et ceci en
suivant les procédures de sanctions motivées par ses chefs hiérarchiques peut être considéré
comme démissionnaire de fait.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
99
Chapitre V
Procédures Administratives
Dans les deux cas, les dispositions du contrat liant le consultant au projet sont respectées.
7.4.9.3.
La retraite
Le personnel recruté exclusivement pour le projet quant à lui est tenu de respecter les termes
du contrat le liant au projet.
7.4.9.4.
La rupture unilatérale du contrat
La rupture du contrat est une mesure d’exclusion définitive de la personne concernée du
projet.
7.4.9.5.
L’arrivée à terme du contrat
Le personnel du projet est recruté pour une durée déterminée. Le contrat s’arrête
automatiquement à son échéance, à moins que les parties n’en décident autrement.
7.5.
Gestion des réunions et des missions
7.5.1. Généralités
Dans le cadre du suivi et de l’exécution des activités, le personnel du projet peut être appelé à
exercer en dehors de son cadre ou lieu de travail habituel, pour des missions ou pour des
réunions.
7.5.2. Réunions
Avant de se rendre à une réunion où l’avis de la coordination est requis, l’agent désigné doit :
- Soumettre à l’appréciation du Coordonnateur ou de son supérieur hiérarchique un bref
exposé sur l’objet de la réunion ainsi que la contribution ou de l’avis qu’il envisage
d’y apporter au nom du projet ;
- Recevoir d’éventuelles instructions.
Au cours des réunions, les représentants du Projet doivent observer une conduite propre à
préserver la bonne image du bailleur de fonds et de l’Administration.
Après les réunions, le représentant du Projet doit :
-
Dans les six (06) heures ouvrables qui suivent la réunion faire un compte rendu verbal
à son supérieur hiérarchique et requérir d’éventuelles instructions.
-
Dans les deux (02) jours ouvrables qui suivent la réunion dresser un rapport ou compte
rendu écrit à l’attention du Coordonnateur et de son supérieur hiérarchique, où il sera
indiqué :
 Les objectifs et les conclusions de la réunion ;
 Les actions attendues du Projet ;
 Les suggestions et propositions.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
100
Chapitre V
Procédures Administratives
7.5.3. Missions
En plus des indications prescrites pour les réunions, la préparation d’une mission doit porter
sur les TDR, l’équipe, les moyens de transport, la durée, etc., étant entendu que les délais
prescrits pour les comptes rendus verbaux et écrits (rapports) sont respectivement fixés à 24
heures et trois (03) jours décomptés du premier jour ouvrable qui suit le retour de la mission.
Toute mission au Cameroun ou à l’étranger est soumise à la non objection du bailleur de
fonds.
7.5.3.1.
Missions au Cameroun
a) Départ en mission
Les missions sont initiées suivant les besoins par le Responsable concerné ou par le
Coordonnateur. L’accord de départ en mission est matérialisé par un Ordre de Mission (OM).
L’Ordre de Mission est établi par l'assistante en un (01) exemplaire et le fait viser par le chef
hiérarchique du proposé à la mission et au Coordonnateur.
Après visa, l’Ordre de Mission est transmis au RAF pour contrôle budgétaire. En cas de
disponibilité budgétaire le RAF porte les imputations sur la partie réservée à cet effet et il
soumet le document à l’accord du Coordonnateur.
L’avis de non objection du bailleur est obligatoirement requis pour les TDR et le budget des
missions à l’étranger. Toutefois, l’avis de non objection peut être requis pour des missions de
nature spécifique à l’intérieur du pays.
Après les différentes signatures, on procède à la formalisation (mise des cachets) et
l’enregistrement dans le registre des Ordres de Mission ;
Les frais de mission
Les frais de mission comprennent :
Les perdiems ;
Le péage ;
Le carburant pour les déplacements en voiture pour le personnel du Projet ;
Le transport en commun ;
Frais de visa etc…
Les Perdiems.
Les perdiems couvrent en cas de non utilisation du véhicule du projet, les frais suivants liés au
déplacement du personnel : le transport, l’hébergement et la restauration. Les frais de
transport à verser au départ en mission à chaque participant sont déterminés sur une base des
kilomètres à parcourir sur le trajet aller et retour en mission.
Une avance est versée au départ pouvant aller jusqu’à 90% et le complément au retour sur
présentation des justificatifs. Une proposition de barème des frais de fonctionnement
comprenant les montants maxima de ces rubriques est jointe au point 5.5.4. Barème indicatif
et frais de mission.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
101
Chapitre V
Procédures Administratives
Le Carburant de mission.
En cas de déplacement du personnel par véhicule du projet, les frais de transport ne sont pas
inclus dans les perdiems. Dans ce cas, avant le départ, le chef de mission évalue la quantité
de carburant requise pour le déplacement, en tenant compte de la distance à parcourir, des
caractéristiques du véhicule, puis il fait établir une fiche de sortie de carburant comme
indiquée ci-dessous.
L’ordre de mission (OM) est constitué de deux parties :
Une partie à remplir au départ de la mission et comprenant :
le nom de l’agent ;
la fonction ;
le service ;
les destinations principale et secondaire ;
l’objet de la mission ;
la date et l’heure prévues pour le départ ;
la date du retour ;
le moyen de transport ;
la durée de la mission ;
l’avance des frais accordée ;
la date d’établissement de l’OM ;
la signature du Coordonnateur.
Une autre partie à remplir au retour de la mission et comportant le décompte des frais engagés
lors de la mission.
A la date prévue, l’agent doit retourner à son lieu habituel de travail, sauf autorisation de la
hiérarchie pour la prolongation de la mission. L’autorisation doit être matérialisée par un
document écrit.
b) Retour de mission
Au retour de mission, l’agent remet son rapport et les autres pièces justificatives (ticket
d’embarquement, etc.) en même temps que son ordre de mission au RAF pour le décompte
des jours de mission dans un délai de trois (03) jours après la fin de la mission ;
Le décompte des jours de mission par le RAF est effectué à l’aide de l’original de l’OM remis
par l’agent. Une copie de l’OM ne peut être utilisée pour le décompte.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
102
Chapitre V
Procédures Administratives
7.5.3.2.
Missions à l’étranger
Les missions à l’extérieur du Cameroun comprennent les étapes suivantes:
-
établissement de l’ordre de mission, du budget et des TDR de la mission par le
Coordonnateur.
transmission du budget et des TDR de la mission au bailleur de fonds pour l’obtention
de l’avis de non objection.
En cas d’objection :
-
l’intéressé est informé ;
le dossier est classé.
L’avis de non objection est transmis par le Coordonnateur au RAF qui y joint tous les
documents relatifs et les remet au Coordonnateur pour signature. Il s’agit des documents
suivants :
-
l’ordre de mission signé par l’intéressé et visé par la hiérarchie ;
la demande d’avance pour mission ;
l’imputation budgétaire ;
le budget ;
Les perdiems pour les missions à l’étranger sont déterminés sur la base des taux appliqués
dans le système des Nations Unies ou la circulaire d’exécution du budget selon le cas.
La demande de paiement et les pièces justificatives (Avis de non objection, ordre de mission,
TDR, demande d’avance, imputation budgétaire…) sont transmises à la CAA pour paiement.
Les avances sur frais de mission sont payées avant le départ en mission.
La Caisse Autonome d’Amortissement établit un chèque ou fait une mise à disposition des
fonds au nom de l’intéressé, au vu de la demande de paiement signée par le Coordonnateur.
Le retour de mission et la comptabilisation de son coût sont traités comme ci-dessus.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
103
Chapitre V
Procédures Administratives
7.5.3.3.
Références
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
Processus de départ en mission
Opérations
Le Coordonnateur :
- en cas de besoin décide de mettre un collaborateur en mission ;
- notifie au collaborateur concerné avec qui il élabore les TDR de la
mission ;
- sollicite l'avis de non objection du bailleur de fonds en cas de mission à
l'étranger ;
- demande au RAF de préparer un ordre de mission (OM) ;
Le RAF :
- selon les instructions du Coordonnateur prépare l’OM et l’ordre de
paiement pour l'avance sur frais de mission ;
- soumet l’ensemble à la signature du Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
- Après vérification de la conformité de
l’ensemble des documents
transmet la liasse approuvée au RAF pour suite de la procédure
Le RAF :
- remet l'original de l'OM au collaborateur ;
- transmet l'ordre de paiement avec un exemplaire de l'OM à la CAA pour
déblocage des fonds.
La CAA :
- débloque les fonds nécessaires qui sont remis au collaborateur concerné
- transmet une copie des documents supports au RAF
Le RAF :
- A la réception des documents de la CAA, transmet au comptable pour
enregistrement des écritures appropriées
Le Comptable :
- passe les écritures appropriées
- Classe les documents supports
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
104
Chapitre V
Procédures Administratives
7.5.3.4.
Références
01
02
03
Processus de retour de mission
Opérations
L’intéressé :
De retour de mission, élabore et transmet au Coordonnateur un rapport de
mission et l’état détaillé des frais réels engagés avec une copie de chacun
de ces documents au RAF. Le ticket d’embarquement doit être inclus aux
justificatifs.
Le Coordonnateur :
- apprécie l’effectivité de la mission et approuve le rapport ;
- vise et transmet l'état des frais ainsi que les justificatifs au RAF pour
établissement si nécessaire de l’ordre de paiement du reliquat des frais de
mission. En cas de reliquat à reverser au projet, il est déduit du salaire
suivant.
05
Le RAF :
- si nécessaire, établit un ordre de paiement du reliquat dû et le joint au reste
des documents ou au contraire transmet l'état des frais et les justificatifs au
comptable pour écritures appropriées ;
- si établi, soumet l'ordre de paiement à la signature du Coordonnateur.
06
07
Le Coordonnateur :
- vérifie et signe l’Ordre de Paiement ;
- transmet la liasse au RAF pour finalisation du processus.
04
08
09
10
11
Le RAF :
transmet la liasse approuvée à la CAA pour exécution du paiement.
La CAA :
- après vérification d’usage, débloque les fonds nécessaires au profit de
l'intéressé ;
- transmet une copie de chacun des documents au RAF
Le RAF :
A la réception des documents, les transmet au comptable pour
comptabilisation
Le Comptable :
12
- passe les écritures appropriées
13
- Classe les documents supports
Absence de justification des avances pour mission dans les délais
Consultant : En cas d’absence de justification des avances dans les délais, écrire une lettre de
relance dans les 10 jours. A défaut, prélever sur les honoraires du mois.
Fonctionnaire : En cas d’absence de justification des avances dans les délais, écrire une lettre
de relance dans les 10 jours. A défaut, écrire au Ministère de tutelle. A défaut, la dépense
devient inéligible.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
105
Chapitre V
Procédures Administratives
ORDRE DE MISSION
REPUBLIC OF CAMEROON
REPUBLIQUE DU CAMEROUN
Peace-Work-Fatherland
Paix-Travail-Patrie
NOM DU PROJET
Unité de Gestion du projet
NOMSituation des crédits …………….
IMPUTATION BUDGETAIRE
NAME
Dotation
Budgetary charge
…………………………….
Chap………..Art……....Paragr………. Prénoms Dépenses engagées ………………
Engagement proposé ……………..
–First
Exercice 20……/20……
Reliquat disponible …………..
Name
Motif :…………………………………………………………………………………………
Grade :……………………………………….. Affectation……………………………………
Rank
Unit
Matricule :……………………... Situation de famille………………………. Indice…………..
Service number
Family situation
Index
Se rendre à :……………………………………………………………………………………..
Will visit
Motif et références :……………………………………………………………………………
Purpose and references
Moyens de Transport :…………………………………………………………………………
Means of Transport
Accompagné de (nom & prénom) :……………………………………………………………
Accompanied by (names & first names)
Date de départ :……………………………..…Date de retour…………………………..…..
Date of departure
Date of return
date – heure hour
L’intéressé :
Visa Hiérarchie
Coordonnateur
Nom:
Visa :
DECOMPTE DES AVANCES – DETAILS OF ADVANCES
Page 2 : Sans changement
(sans changement)
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
106
Chapitre V
Procédures Administratives
7.5.4. Barème indicatif des frais de mission
RUBRIQUES
UNITES
TAUX (FCFA)
I. PERSONNEL UCP, UGP
A. MISSION A L’INTERIEURE DU CAMEROUN
a. Déplacements à l'intérieur du Cameroun (ville à pouvoir d'achats élevé: DLA, Limbé, Kribi)
homme jour
130 000
COORDONNATEUR
homme jour
90 000
Responsable (RAF-RSE-SPM-COM)
homme jour
60 000
Assistants (SPM, comptables et autres )
homme jour
35 000
Autres Agents d'appui (Chauffeurs et autres)
b. Déplacements à l'intérieur du Cameroun (Autres villes)
COORDONNATEUR
Responsable (RAF-RSE-SPM-COM)
Assistants (SPM, comptables et autres )
Autres Agents d'appui (Chauffeurs et autres)
homme jour
homme jour
homme jour
homme jour
100 000
70 000
50 000
35 000
B. MISSION A L’EXTERIEURE DU CAMEROUN
Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC) ;
La Circulaire d’application du Budget ;
II. PERSONNEL URP, UEP
A. MISSION A L’INTERIEURE DU CAMEROUN
a. Déplacements à l'intérieur de sa Région
Responsable régionale
Cadres URP
Assistants
Autres agents d'appui (Chauffeurs et autres)
homme jour
homme jour
homme jour
homme jour
50 000
40 000
35 000
25 000
b. Déplacements à l'intérieur du Cameroun mais hors de sa province (ville à pouvoir d'achats
élevé: DLA, Limbé, Kribi)
Responsable régionale
Cadres URP
Assistants
Autres agents d'appui (Chauffeurs et autres)
homme jour
homme jour
homme jour
homme jour
90 000
60 000
35 000
35 000
c. Déplacements à l'intérieur du Cameroun mais hors de sa province (Autres Villes)
Responsable régionale
Cadres URP
Assistants
Autres agents d'appui (Chauffeurs et autres)
homme jour
homme jour
homme jour
homme jour
70 000
50 000
40 000
30 000
B. MISSION A L’EXTERIEURE DU CAMEROUN
-
Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC) ;
La Circulaire d’application du Budget ;
III. DOTATION CARBURANT (Essence/Gasoil)
Dotation au 100 Km de Mission (Prix du Litre à la pompe)
N.B : Les montants constituent un plafond indicatif
20L au 100 km
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
107
----------
Chapitre V
Procédures Administratives
7.6. Gestion de la rémunération
7.6.1. Généralités
L’essentiel de la paie effectuée au niveau du Projet concerne les honoraires de consultants. Ils
sont fixés et perçus selon les conditions définies dans le contrat liant chaque personne
employée au projet.
7.6.2. Préparation de la rémunération
A la fin du mois, chaque membre du personnel du projet établit et transmet à la coordination,
une note d’honoraires ou une facture intitulée salaire du mois dont le montant dépend des
dispositions de son contrat. Cette facture indique le brut des honoraires, les impôts et autres
retenus à opérer.
A la suite de ces notes ou factures, le RAF établit un état des honoraires du mois, en notant les
déductions éventuelles à opérer (Impôts, taxes, CNPS et autres) et les avances ou acomptes
sur honoraires effectués.
L’état mensuel des honoraires accompagné des demandes de paiement est soumis à la
signature du Coordonnateur au plus tard le 20 du mois courant. Pour ce faire, le délai de
recevabilité des notes d’honoraires ou factures est fixé au 15 du mois courant:
-
le 15, envoi des notes d’honoraires établies par le personnel au RAF;
-
le 16, vérification de leur conformité avec les contrats signés et préparation des soldes
à verser (effectué par le RAF assisté du comptable) et des demandes de paiement à
soumettre à la CAA ;
-
le 18, transmission des notes d’honoraires, de l’état récapitulatif et des demandes de
paiement au Coordonnateur ;
-
les 19-20, vérification de l’état des honoraires par le Coordonnateur, signature des
demandes de paiement et transmission à la CAA pour paiement;
-
Le présent manuel propose ci-dessous un barème indicatif des honoraires pour les
Consultants Senior, Junior et les assistants pour les projets de plus de US 10, 000,000.
Barème d’honoraires de Consultant indicatif pour projet de plus d’US 10, 000,000
FCFA
EXPERT SENIOR
EXPERT JUNIOR
PERSONNEL D’APPUI
Débutant
1, 000,000
700,000
300,000
5-10 ans
1, 500,000
1, 000,000
400,000
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
10 ans +
1, 800,000
1, 400,000
500,000
108
Chapitre V
Procédures Administratives
7.6.3. Calcul et édition des états d’honoraires
La paie est traitée par le RAF assisté du Comptable. Dès l’obtention des notes d’honoraires du
personnel, il établit les états d’honoraires à l’aide d’un logiciel approprié.
7.6.4. Contrôle des états d’honoraires
Une fois les états d’honoraires établis par le RAF, ils sont transmis au Coordonnateur pour
contrôle avant le tirage définitif.
7.6.5. Signature des états d’honoraires
Les états d’honoraires sont visés par le RAF et signés par le Coordonnateur.
- visa technique : RAF;
- visa administratif : Coordonnateur.
En cas d’absence de l’un ou l’autre, se référer au tableau des intérims présenté plus haut.
L’état de virement signée est accompagné d’une demande de paiement pour être transmettre à
la CAA. Les honoraires sont versés par virement bancaire par la CAA.
A la réception des copies des ordres de virement des honoraires de la CAA, un état
récapitulatif des virements est effectué.
7.6.6. Règlement des honoraires
Le calcul des honoraires débouche au paiement du consultant, des retenues des sommes dues
au projet, des créances diverses (impôts, cotisations sociales et autres).
-
7.6.6.1.
Règlement du consultant
la périodicité du paiement des honoraires, sauf spécification, est le mois ;
les honoraires doivent être payés au plus tard 8 jours après la fin du mois ;
en plus du calcul et paiement au consultant des honoraires nets dus, la remise d’un état
justifiant les éléments qui ont conduit au net à payer est une obligation.
Le consultant qui n’a pas réclamé son paiement durant 3 ans se trouve frappé par la
prescription et perd tout droit de recours.
7.6.6.2.
Règlement des autres créances
Le RAF doit effectuer un état des retenus sur honoraires, ainsi que l’état des oppositions et le
transmettre à la CAA suivant la procédure normale.
7.6.6.3.
Les sommes dues par le consultant au projet
Il s’agit de toutes sommes dues par le consultant au projet telles que : les reliquats sur avance
sur frais de mission non justifiés, les avances exceptionnelles accordées au consultant, etc.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
109
Chapitre V
Procédures Administratives
7.6.7. Processus de paiement des honoraires au personnel
Références
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
Opérations
Le RAF :
- collecte les factures des collaborateurs;
- établit l’état mensuel des honoraires et les ordres de paiement (OP) ;
- transmet l’ensemble au Coordonnateur pour vérification et visa ;
Le Coordonnateur :
- vérifie et vise l’état mensuel des honoraires en cas de conformité ;
- transmet la liasse de documents au RAF pour acheminement à la CAA ;
La CAA :
- vérifie la conformité, vise les documents et procède au paiement des
honoraires et retient les impôts qui sont reversés par la suite au Trésor ;
- transmet les preuves de paiement au RAF;
Le RAF :
- transmet dès réception, les documents au comptable pour passation des
écritures appropriées ;
Le Comptable :
- passe les écritures comptables appropriées ;
- classe les documents.
7.7. Avantages accordés au personnel
7.7.1. Objet de la procédure
Les avantages accordés au personnel de l’équipe de projet sont constitués de
-
Dotation en carburant ;
Forfait Téléphonique.
.
Eu égard à l’incidence financière significative que peuvent avoir ces avantages, Il est
important de codifier l’ensemble des tâches exécutées dans le processus d’élaboration des
états des avantages accordés.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
110
Chapitre V
Procédures Administratives
7.7.2. Principe d’application
Les dotations forfaitaires de carburant sont allouées au personnel pour permettre le
déplacement du personnel de l’Unité de Coordination et des points focaux.
Le tableau suivant présente les barèmes indicatifs des dotations accordées aux différents
responsables du Projet.
N°
RESPONSABLES
Coordonnateur
01
RAF
02
RSE
03
SPM
04
Auditeur Interne
05
Comptable
06
Responsable (UEP, URP)
07
Assistants (SPM, comptables et autres)
08
Autres Agents d'appui (Chauffeurs et autres)
09
N.B : Les montants constituent un plafond indicatif
UNITES
MOIS
MONTANT (FCFA)
200 000
125 000
100 000
100 000
100 000
100 000
100 000
50 000
20 000
Cette dotation ne tient pas compte des frais de carburant des missions de terrain. Les frais de
Carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du kilométrage
Parcouru à savoir 20 litres de carburant au 100 km.
Les allocations forfaitaires mensuelles de téléphone attribuées au personnel en complément de
L’utilisation du téléphone fixe de bureau pour des raisons de service sont fixées et réparties
Ainsi:
N°
RESPONSABLES
Coordonnateur
01
RAF
02
RSE
03
SPM
04
Auditeur Interne
05
Comptable
06
Responsable (UEP, URP)
07
Assistants (SPM, comptables et autres)
08
Autres Agents d'appui (Chauffeurs et autres)
09
N.B : Les montants constituent un plafond indicatif
UNITES
MOIS
MONTANT (FCFA)
150 000
75 000
75 000
75 000
75 000
50 000
75 000
30 000
10 000
Chaque mois les états des avantages accordés sont préparés par le Comptable selon une
procédure réglementée.
Les déclarations sociales et fiscales sont effectuées selon une périodicité mensuelle.
Les primes et gratifications peuvent être versées au personnel sur la base des critères qui
seront définis par L’UCP en commun accord avec le bailleur ou le ministère de tutelle selon le
cas.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
111
Chapitre V
Procédures Administratives
-
7.7.3. Documents supports
Décision accordant les avantages accordés ;
Etat: récapitulatif des avantages accordés.
7.7.4. Description de la procédure
Références
Opérations
Chaque mois le RAF en collaboration avec le Comptable :
01
02
03
04
05
- procède à l’acquisition des tickets de carburant et des cartes téléphonique suivant la
procédure de passation de marché
- établit l’état récapitulation des avantages d’après la clé de répartition validée par l’IDA en
deux copies et contenant les informations relatives au Projet (intitulé et adresse), les
bénéficiaires (nom, poste occupé) et les avantages (période, nature et montant, date et
émargement…).
- le fait signé par le Coordonnateur
- procède à la distribution et reçoit la signature des bénéficiaires
- procède à l’enregistrement conformément au schéma comptable
7.8. Sanctions et évaluation
La sanction et l’évaluation sont des critères d’une bonne politique de gestion des ressources
humaines.
Cependant elles sont délicates et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de
son caractère qui peut parfois paraître subjectif.
Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la
sanction et l’évaluation pour les membres du personnel.
La procédure suivante décrit les étapes du processus en codifiant les rôles de chaque acteur et
en précisant les règles significatives.
7.8.1. Sanctions
Les dispositions juridiques en matière de contrat s’appliquent au Projet, tout le personnel étant
lié au projet par un contrat. Le dossier des consultants est régulièrement mis à jour en fonction
des événements postérieurs.
Un règlement intérieur précisera les conditions générales de travail (les horaires de service,
les heures supplémentaires…). En cas de doute, il est recommandé de recourir aux services
d’un conseil extérieur qualifié.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
112
Chapitre V
Procédures Administratives
Les documents utilisés sont :
- Constat de faute : document manuscrit utilisé par le RAF décrivant la faute commise et
ses circonstances;
- Fiche d’évaluation.
La procédure comprend deux tâches principales:
 appréciation de la faute;
 administration de la sanction.
Références
Opérations
Appréciation de la faute
01
02
03
04
Le responsable d’un service :
- constate une faute de la part d’un membre de son personnel;
- juge de l’importance de la faute;
- décide de lui donner un caractère formel;
- contacte le Coordonnateur dans les vingt-quatre heures.
05
06
07
Le Coordonnateur :
- prend connaissance;
- apprécie la gravité;
- demande au RAF d’effectuer le constat.
08
09
10
11
Le RAF :
- reçoit la consigne du Coordonnateur;
- se rend sur place;
- s’entretient avec l’employé fautif;
- remplit la fiche de constat.
Sanction de la faute
01
02
03
04
05
06
Le Coordonnateur :
- reçoit une copie de la fiche de constat;
- apprécie le caractère de la faute;
- adresse une demande d’explication à l’acteur concerné;
- détermine la sanction appropriée;
- fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée à l’intéressé;
- adresse une copie de la lettre au RAF pour traitement.
07
08
09
Le RAF :
- reçoit la lettre;
- la classe dans le dossier de l’employé concerné;
- prend les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la sanction (suspension,
licenciement…).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
113
Chapitre V
Procédures Administratives
7.8.2. Evaluation du personnel
Le personnel du projet sera évalué sur la base du critère d’assiduité, de performance (atteinte
des objectifs) et de discipline par la hiérarchie.
L’évaluation sera faite chaque fin d’année. Il y aura deux systèmes de notation et
d’évaluation, le système de l’Administration pour les fonctionnaires et le système propre au
Projet pour les consultants.
L’évaluation tiendra compte des éléments suivants :
-
la ponctualité ;
l’assiduité au travail ;
le comportement vis-à-vis des supérieurs hiérarchiques ;
la qualité du travail est analysée à travers des indicateurs objectifs de performance;
le rendement fourni est mesuré par le degré d’accomplissement du programme de
travail annuel de référence ;
le respect des textes.
La fiche d’évaluation et de notation, soumise à la revue et non objection du bailleur de fonds
sera classée dans le dossier de chaque employé. La bonne ou mauvaise notation conditionnera
le renouvellement du contrat de chaque personne contractuelle.
L’évaluation suit le cheminement suivant :
Références
Opérations
07
Le Coordonnateur :
- constitue une équipe restreinte;
- fixe les dates et les heures de rencontre;
- reçoit les collaborateurs individuellement;
- échange avec eux sur leurs attentes, leurs performances par rapport aux TDR de
leurs postes respectifs et aux réalisations de l’année en fonction du PTBA initial;
- à la fin de l’entretien, un bilan est dressé et un contrat de performance signé avec
le collaborateur pour l’année prochaine;
- transmet le rapport et les fiches d’évaluation au bailleur de fonds pour revue et
non objection;
- le renouvellement du contrat est conditionné par une bonne notation.
08
Evaluation des agents de soutien (vigiles, agents d’entretien)
- les agents de soutien sont évalués en présence de leurs supérieurs hiérarchiques.
01
02
03
04
05
06
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
114
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE D’EVALUATION
Nom de l’employé:
Emploi occupé :
Date de prise de fonction :
RAPPEL DES OBJECTIFS DE L’ANNEE ECOULEE
Rappel des objectifs
(se limiter à 4 ou 5 objectifs essentiels,
factuels et mesurables)
Résultats et interprétation des écarts
Objectifs collectifs
Objectifs individuels
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
115
Chapitre V
Procédures Administratives
B2 FICHE D’EVALUATION
CRITERES
(Liste non exhaustive)
NOM
A
B
C
1- Connaissance du métier et savoir faire
. Maîtrise des travaux liés au poste de travail
comportant :
 la connaissance technique;
 la méthodologie;
 le rendement;
 la capacité à rédiger les rapports.
2-Capacité relationnelle
. Travail en équipe / coopération avec ses
collègues
 Capacité d’écoute;
 Capacité de mise en œuvre des
recommandations de la direction.
3- Activité efficacité et dynamisme
. Rythme de travail
Livrables fournis dans les délais et en qualité.
Taux d’erreur
.Capacité d’auto formation
4- Autonomie
. Prise d’initiative / de risque
. Capacité d’analyse et de proposition
5- Engagement personnel
. Implication
. Disponibilité
6- Autres
Supplément Maîtrise et Encadrement
7- Capacité de management
.Capacité à transmettre l’information
ascendante et descendante
.Capacité d’écoute
.Capacité de rendre compte
.Capacité de transmission du savoir
.Capacité de planification et d’organisation
.Capacité à faire adhérer l’équipe aux objectifs
.Force de persuasion et capacité de
.Négociation
A : Excellent
B : Bon
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
C : Passable
116
Chapitre V
Procédures Administratives
SYNTHESE DE LA TENUE DU POSTE
Poste très bien tenu
Poste bien tenu
Poste partiellement tenu
Poste non tenu
La durée d’occupation du poste est insuffisante pour porter une appréciation
Conclusion générale de l’évaluateur
Point de vue de l’agent sur les conclusions de l’évaluateur
Signature de l’évaluateur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Signature de l’agent
117
Chapitre V
Procédures Administratives
CONSTAT DE FAUTE
Structure responsable : ___________________________________________________
Employé concerné
:____________________________________________________
Date de la faute
:____________________________________________________
Description précise des conditions de la faute
Date :___________________
Signature de l’employé
Signature du responsable
Signature du Coordonnateur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
118
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9. Gestion du patrimoine
Le patrimoine du Projet, est constitué des biens corporels durables et par des stocks de
consommables détenus pour réaliser les activités du projet.
7.9.1. Immobilisations
7.9.1.1.
Présentation de la fonction
Les immobilisations constituent un élément substantiel du patrimoine d’une structure.
Une immobilisation est un bien durable non destiné à passer en consommation de l’exercice,
mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen permanent d’exploitation.
Dans le cas du Projet, les immobilisations comprennent essentiellement :
-
le matériel et mobilier de bureau;
le matériel roulant;
les équipements informatiques;
les aménagements et installations réalisés dans les bureaux;
etc.
La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires
de la gestion de ces biens.
Les procédures décrites sont les suivantes :
- l’entrée dans le patrimoine;
- la destruction;
- le vol;
- la mise au rébus;
- l’inventaire.
7.9.1.2.
Entrée des immobilisations dans le patrimoine
L’acquisition des immobilisations s’effectue selon la procédure des approvisionnements.
Les procédures qui suivent visent à préciser par des tâches simples les dispositions utiles à
mettre en œuvre pour sécuriser le patrimoine du Projet.
Les immobilisations représentent les biens destinés à rester durablement dans le projet. Pour
les biens de très faible valeur, le fichier extra comptable de suivi est tenu par le Comptable
sous la supervision du RAF.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
119
Chapitre V
Procédures Administratives
A leur entrée dans le patrimoine, les immobilisations sont codifiées pour faciliter leur suivi.
Ce code tient compte de :
- leur nature définie par le plan comptable OHADA ;
- leur affectation (exemple : 01 pour la Coordination, etc...) ;
- leur date d’acquisition (12 pour l’année 2012, 13 pour l’année 2013, etc...) ;
- leur source de financement (01 pour l’Etat, 02 pour l’IDA, etc.…) ;
- le numéro d’ordre.
D’autres caractéristiques seront retenues à l’initiative du Projet.
Comme documents supports pour le contrôle des entrées d’immobilisations dans le
patrimoine du Projet, nous avons :
1. registre des immobilisations : document qui récapitule pour chaque catégorie
d’immobilisations, les informations nécessaires à leur traitement administratif. Il peut
être tenu à partir d'un tableur.
2. bon de réception.
A la réception des immobilisations, le spécialiste en passation des marchés ou le responsable
de l’immobilisation, l’utilisateur et le RAF ou son représentant :
-
vérifie que la livraison correspond aux caractéristiques définies dans le bon de
commande ;
constate la réception en délivrant le bon de réception des immobilisations reçues au
fournisseur ou en visant le bon de livraison ;
définit le code de l’immobilisation ;
procède à l’étiquetage ou marquage;
remplit et met à jour le registre des immobilisations.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
120
Chapitre V
Procédures Administratives
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
Date
Code Nature Localisation Désignation Financement Valeurs Fournisseur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
121
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.1.3.
Destruction des immobilisations
L’utilisation des immobilisations les expose à un risque important de destruction. La présente
procédure a pour objet la spécification des tâches exécutées pour le traitement de la
destruction des immobilisations et pour permettre leur prise en charge comptable. La
procédure recommande ce qui suit :
-
-
les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces
contre les destructions accidentelles ;
toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par un
procès-verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler
immédiatement au Coordonnateur ;
le procès-verbal de destruction est signé par le RAF, ou par le Coordonnateur ainsi que
le responsable de l’immobilisation ;
après constat, le Coordonnateur est seul habilité à donner une suite à la destruction de
l’immobilisation.
Le principal document de constat de destruction d’immobilisation est le procès-verbal de
destruction qui est un document permettant d’identifier les immobilisations détruites.
Description de la procédure
La procédure comprend deux tâches :
-
le constat ;
le traitement.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
122
Chapitre V
Procédures Administratives
Références
Opérations
Constat de la destruction des immobilisations
01
02
03
04
05
06
Le responsable d’une immobilisation :
- constate sa destruction ;
- s’enquiert des conditions de cette destruction ;
- prévient le Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
- reçoit l’information ;
- l’impute au RAF pour traitement ;
- contacte la compagnie d’assurance
nécessaire.
pour
dédommagement
si
Traitement de la destruction des immobilisations
01
02
03
04
05
06
06bis
07
08
09
10
11
12
Le RAF :
- reçoit les instructions du Coordonnateur ;
- constate la destruction sur place ;
- émet le procès-verbal ;
- fait signer le procès-verbal par le responsable ;
- fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur ;
- donne copie du procès-verbal à son agent pour la mise à jour des
documents,
ou
- met à jour lui-même les documents ;
- reçoit le procès-verbal ;
- transmet le PV à l’agent administratif pour la clôture de la fiche
d’immobilisation et la mise à jour du registre des immobilisations.
ou
- clôture la fiche d’immobilisation ;
- met à jour le registre des immobilisations;
- reçoit le procès-verbal et une copie de la fiche individuelle soldée ;
- constate la sortie de l’immobilisation.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
123
Chapitre V
Procédures Administratives
PROCES-VERBAL DE DESTRUCTION
Structure responsable : ________________________________________________
Immobilisation concernée : _____________________________________________
Date de la destruction : _________________________________________________
Description précise des conditions de la destruction
Date:
Signature du responsable
Signature du RAF
Signature du Coordonnateur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
124
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.1.4.
Vol de l’immobilisation
Le risque de vol des immobilisations ne peut être écarté. En cas de vol, il est indispensable
que des garanties minimales soient prises pour permettre au Projet d’obtenir réparation du
préjudice subi.
La procédure recommande ce qui suit :
-
les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces
contre les cas de vol;
toute immobilisation dérobée frauduleusement doit être identifiée et le vol constaté par
un procès-verbal dûment établi par une autorité compétente. Le responsable de
l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur.
Le procès-verbal de vol, est signé par le Coordonnateur.
Après constat, les autorités de police ou judiciaires doivent être contactées afin de diligenter
une enquête appropriée.
Le principal document de constat de vol est le Procès-verbal de vol qui constate la disparition
d’un élément immobilisé du patrimoine. La fiche doit être tenue manuellement et mise à la
disposition du Comptable et du RAF.
La procédure de gestion de vol des immobilisations comprend deux tâches :
-
le constat;
le traitement.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
125
Chapitre V
Procédures Administratives
Références
Opérations
Constat de vol d’immobilisation
Le responsable d’une immobilisation :
01
02
03
04
05
06
07
08
-
constate le vol ;
s’enquiert des conditions de ce vol ;
fait constater sur PV le vol par une autorité compétente ;
prévient le Coordonnateur par courrier dans les quarante-huit heures en y
joignant le PV de constat.
Le Coordonnateur :
- reçoit le courrier ;
- l’impute au RAF pour traitement ;
- contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une enquête ;
- contacte la compagnie d’assurance pour dédommagement si nécessaire.
Traitement du Vol des immobilisations
01
02
03
Le RAF:
- reçoit les instructions du Coordonnateur ;
- procède aux imputations comptables nécessaires ;
- transmet une copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des
documents.
04
05
06
Le Comptable :
- met à jour le registre des immobilisations ;
- passe les écritures comptables ;
- classe les documents.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
126
Chapitre V
Procédures Administratives
PROCES VERBAL DE VOL
Structure responsable :
Immobilisation concernée :
Date du Vol :
Description précise des conditions du Vol
Date :
Signature du responsable
Signature du RAF
Signature du Coordonnateur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
127
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.1.5.
Mise au rebut
Du fait de l’utilisation, certaines immobilisations peuvent se révéler hors d’usage. Elles
doivent être mises au rebut.
Cette opération doit être formalisée.
Les étapes de traitement de la mise au rebut sont décrites ci-dessous :
-
-
toute immobilisation hors d’usage doit être identifiée et constatée par un procès-verbal
dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au
Coordonnateur ;
après constat le Coordonnateur jugera de la reforme éventuelle de l’immobilisation ;
en cas de mise au rebut, le procès-verbal est établi par une autorité compétente.
Les principaux documents utilisés lors de la mise au rebut d’une immobilisation sont :
 le procès-verbal de mise au rebut;
 la fiche individuelle et registre des immobilisations.
La procédure de mise au rebut d’immobilisations comprend essentiellement deux tâches :
- le constat;
- le traitement.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
128
Chapitre V
Procédures Administratives
Références Opérations
Constat de la mise au rebut des immobilisations
Le responsable d’une immobilisation :
01
02
03
- constate la non fonctionnalité ;
- s’enquiert des raisons de cette situation ;
- prévient le Coordonnateur par courrier de la mise hors d’état de marche de
l’immobilisation.
Le Coordonnateur :
04
05
06
06 bis
- reçoit le courrier ;
- l’impute au RAF pour traitement ;
- demande la réforme de l’immobilisation ;
ou
- requiert les services de l’autorité compétente pour procès-verbal de mise au
rebut
Traitement de la mise au rebut des immobilisations
01
02
03
04
Le RAF :
- reçoit les instructions du Coordonnateur ;
- reçoit le procès-verbal de l’autorité compétente ;
- procède aux imputations comptables nécessaires ;
- donne copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des documents.
05
06
07
Le Comptable :
- met à jour le registre des immobilisations ;
- procède aux enregistrements comptables ;
- classe les documents.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
129
Chapitre V
Procédures Administratives
PROCES-VERBAL DE MISE AU REBUT
Structure responsable : _______________________________________________________
Immobilisation concernée : ___________________________________________________
Date de la mise au rebut : ____________________________________________________
Description précise des raisons de mise au rebut
Date
Signature du responsable
Signature du RAF
Signature du Coordonnateur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
130
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.2. Stocks
Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine du Projet.
Ils doivent bénéficier de la même attention que les immobilisations.
Par stock, il faut entendre :
- les petits matériels ;
- les tickets de carburant ;
- les fournitures de bureau.
Leur niveau doit faire l’objet de suivi.
Pour ceux qui ne sont pas directement consommés leur gestion est effectuée par le Comptable
ou un des agents chargés des stocks.
Il constate les entrées et sorties et met à jour les fiches de stock.
Les réceptions et les autorisations de sorties sont de la responsabilité du RAF.
La fonction de gestion des stocks est constituée des procédures suivantes :
- le traitement des entrées ;
- le traitement des consommations ;
- l’inventaire ;
- la valorisation ;
- le renouvellement.
7.9.2.1.
Entrée en magasin
Le Projet doit s’employer à mettre en œuvre les diligences minimales permettant de sécuriser
ses stocks dès leur réception. Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans
la procédure décrite ci-dessous.
- les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat ;
- toute réception de stock doit transiter par le RAF assisté du spécialiste de la passation
des marchés ;
- les consommations directes doivent être limitées.
Comme documents supports d’entrée en stock, nous avons :
1. fiche de stock : document recensant par type tous les stocks du Projet ;
2. bon de réception ou bon de livraison (provisoire ou définitif).
La procédure comprend deux tâches essentielles :
- la réception;
- la réception partielle.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
131
Chapitre V
Procédures Administratives
Références
Opérations
Réception des biens
03
04
05
06
Le RAF et l’utilisateur du bien :
- reçoivent le bien ;
- vérifient la conformité de la livraison au bon de commande ou au cahier de
charges ;
- signent
le bon de livraison conformément à la procédure des
approvisionnements;
- rangent le bien ;
- informent le Coordonnateur de la réception ;
- transmettent les documents au comptable pour mise à jour de la fiche de stock
07
08
Le Comptable :
- reçoit les documents ;
- actualise la fiche de stock.
01
02
Réception des biens partielle
01
02
03
04
Le RAF assisté du SPM et de l’utilisateur :
- constate la livraison partielle;
- délivre un bon de réception provisoire pour les quantités reçues ;
- invite le fournisseur à livrer les quantités manquantes ;
- s’abstient de signer le bon de livraison définitif du fournisseur.
05
Le fournisseur :
- procède aux livraisons supplémentaires.
06
07
Le RAF et l’utilisateur :
- reçoivent les quantités manquantes ;
- lancent la procédure de réception énoncée plus haut.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
132
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE DE STOCK
Désignation :________________________________________________________
Stock de commande : ______________
Date
Document
de
référence
Stock de sécurité : ____________
Mouvement
Libellé
Entrées
sorties
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Stock
133
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.2.2.
Consommation des stocks
La consommation de stocks respecte la procédure suivante :
-
Les différents services du Projet adressent à la coordination du projet leurs besoins en
fourniture de biens préalablement stockés ;
Les sorties de stock sont considérées comme des consommations. Il ne doit pas y avoir
de stockage intermédiaire au niveau des services du Projet.
Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d'avarie. Mais l'avarie devrait être
constatée par un procès-verbal établi par une autorité compétente.
Les principaux documents utilisés lors de la sortie de stocks sont :
 le bon de consommation : une fiche est mise à la disposition des services pour
matérialiser les demandes de biens stockés ;
 la fiche de stock.
La procédure comprend trois tâches :
- la demande de biens;
- la sortie des stocks;
- la demande insatisfaite.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
134
Chapitre V
Procédures Administratives
a) Sortie des stocks : cas de disponibilité du bien commandé
Références
Opérations
Demande de biens
Le responsable d’un service du Projet :
01
02
-
constate un besoin ;
adresse un bon de consommation au RAF ou à toute autre personne
désignée à l’effet de suivre les mouvements de sortie du stock.
Sortie des stocks
01
02
03
04
Le RAF ou son agent administratif :
-
reçoit le bon de consommation ;
prépare la livraison ;
signe le bon de consommation ;
prévient le service bénéficiaire de la disponibilité du bien.
Le bénéficiaire :
05
06
-
prend livraison de l’article souhaité ;
récupère une copie du bon de consommation signé par le RAF ou l’agent
administratif.
Le RAF ou son agent administratif :
07
08
-
classe sa copie du bon de consommation ;
met à jour la fiche de stock.
b) Sortie des stocks : cas d’indisponibilité du bien commandé
Références
Opérations
04
Le RAF :
- reçoit le bon de consommation ;
- constate l’indisponibilité de l’article en quantité ou en qualité ;
- prévient le demandeur de l’indisponibilité totale ou partielle du bien
demandé ;
- prévient le SPM pour qu’il programme l’achat.
05
Le SPM :
- prépare l’achat conformément à la procédure des approvisionnements.
01
02
03
06
07
08
09
Le bénéficiaire, s’il le souhaite :
- prépare un bon de consommation pour la quantité disponible ;
- le transmet au RAF.
Le RAF :
- reçoit le nouveau bon ;
- lance la procédure de sortie décrite plus haut.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
135
Chapitre V
Procédures Administratives
BON DE CONSOMMATION
Service bénéficiaire :________________________________________________________
Responsable :______________________________________________________________
Date :_____________________________________________________________________
Désignation
Spécificité technique
Quantité
Le Responsable
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Observation
Le RAF
136
Chapitre V
Procédures Administratives
BORDEREAU DE SORTIE DU MATERIEL
N° Projet _______________________________________________
Date de sortie:__________________________________________
N°
d’ordre
Désignation
Le Demandeur
N°
d’identification
Interne
Le RAF
Références
Qté
Date prévisionnelle
de retour
Le Coordonnateur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
137
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.2.3.
Inventaire des stocks et immobilisations
La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer
leur existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire
périodique.
La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.
Le RAF est responsable de la planification des travaux d’inventaire qui sont effectués au 31
décembre de chaque année.
Documents supports de l’inventaire :
1. la fiche d’inventaire est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en
permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément
inventorié;
2. la fiche des écarts d’inventaire précise les écarts entre les existants physiques et les
soldes théoriques tels que relevés sur les fiches d’immobilisation ;
3. le bon de réception provisoire constate la réception des biens pendant les travaux
d’inventaire.
La procédure d’inventaire comprend trois tâches essentielles :
-
la préparation de la prise d’inventaire ;
la réalisation de la prise d’inventaire ;
la réception des biens pendant l’inventaire.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
138
Chapitre V
Procédures Administratives
a) Préparation de l’inventaire des immobilisations
Références
01
02
03
Opérations
Le Coordonnateur :
- prévoit la date des travaux d’inventaire en fonction des différents lieux
par note de service au mois de Novembre ;
- constitue également à travers cette note un comité d’inventaire composé
du RAF, du Comptable, du SPM et toute autre personne ;
- ordonne au RAF de prendre les dispositions utiles.
Avant le début de tous travaux d’inventaire
04
05
06
07
08
Le RAF, assisté des autres membres du comité d’inventaire :
- procède à l’aménagement de l’espace d’inventaire ;
- liste (par numéro d’ordre, désignation et localisation) tous les biens à la
date déterminée ;
- s’assure que les aires de stockage sont bien délimitées ;
- détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus pendant
l’inventaire ;
- prévient tous les acteurs (mi-décembre).
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
139
Chapitre V
Procédures Administratives
b) Réalisation de l’inventaire
Références
Opérations
Le RAF assisté des autres membres du comité d’inventaire :
01
02
03
-
04
-
05
-
06
07
08
-
09
-
procède au comptage des biens sur leurs lieux de localisation en spécifiant leur état ;
remplit la fiche d’inventaire ;
effectue la collecte des fiches et transcrit le résultat de l’inventaire sur une fiche
récapitulative ;
détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages physiques à partir de
la fiche des écarts ;
dresse un procès-verbal des biens inventoriés signé conjointement par l’équipe de
comptage, les responsables des immobilisations recensées et le gestionnaire des
stocks;
valorise le stock inventorié ainsi que les écarts constatés ;
recense les fiches d’inventaires, les fiches d’écarts et les procès-verbaux ;
transmet une copie des différents documents recensés au Coordonnateur pour prise
de décision en cas d’irrégularité constatée ;
transmet une autre copie des documents au comptable pour le traitement comptable
des inventaires.
Le Comptable :
-
10
11
12
reçoit les documents ;
confronte les soldes comptables aux résultats valorisés de l’inventaire ;
procède aux régularisations comptables nécessaires.
Le Coordonnateur :
13
-
reçoit le dossier d’inventaire composé de :
 procès-verbal d’inventaire ;
 fiche d’écarts ;
 fiche de comptabilisation.
-
14
15
16
procède aux contrôles nécessaires ;
constate les irrégularités éventuelles et définit les responsabilités ;
prend les sanctions à l’encontre des responsables identifiés
irrégularités.
pour pallier ces
c) Réception des biens pendant l’inventaire
Références
Opérations
Le RAF :
01
02
03
-
04
-
procède à la réception des biens ;
émet un bon de réception provisoire ;
fait stocker les biens dans un espace distinct de l’aire de stockage
des biens inventoriés ;
à la fin de l’inventaire lance la procédure d’entrée.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
140
Chapitre V
Procédures Administratives
VERIFICATION DE LA PRISE D’INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx
FICHE DES ECARTS
N° Unique
Séquentiel
d’inventaire
Code
Localisation
Désignation
Bien physique
Donnée
théorique
Responsable de : ___________________________________________________
RAF : ____________________________________________________________
Date :_______________________________________________________________
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
141
Différences
Chapitre V
Procédures Administratives
MODELE DU BON DE RECEPTION PROVISOIRE
Bon de réception Provisoire N°.......................
DATE
DESIGNATION
QUANTITE
Signature du livreur
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
142
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.2.4.
Valorisation des stocks
La valorisation permet une bonne exploitation des résultats de l’inventaire. Elle respecte la
procédure suivante :
-
les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation, et prendre en compte les
dépréciations éventuelles ;
le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en
œuvre une méthode de valorisation des stocks ;
la méthode recommandée par le droit comptable OHADA est celle du Coût Moyen
Unitaire Pondéré (CMUP).
Les documents supports de valorisation des immobilisations sont :
 la fiche d’inventaire qui est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en
permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément
inventorié ;
 les factures de la période ;
 les données récentes sur les prix du marché.
La procédure comprend deux tâches essentielles :
-
l'exploitation des résultats de l’inventaire ;
la valorisation.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
143
Chapitre V
Procédures Administratives
Références
Opérations
Exploitation Des Résultats De L’inventaire
Le RAF en collaboration avec le Comptable :
01
02
03
-
regroupe l’ensemble des fiches d’inventaire ;
effectue un classement selon la nature des stocks ;
recherche les prix des biens sur la période concernée à partir des factures.
Valorisation des stocks
Le RAF assisté du Comptable :
01
02
03
04
05
-
classe les stocks inventoriés par nature ;
pondère les quantités respectives achetées selon la nature par les prix sur la
période concernée ;
effectue une sommation de ce résultat (1) ;
somme les quantités de la période (2) ;
détermine le prix moyen unitaire par le rapport (1) / (2).
CMUP = Somme (Qn x Pn)/Somme (Qn)
06
07
08
-
valorise la quantité de stocks inventoriée par le CMUP calculé ;
effectue les corrections nécessaires des états financiers ;
met à jour les fiches de stocks.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
144
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.3.
Gestion des véhicules
La gestion du parc automobile du Projet est de la responsabilité du RAF sous la supervision
du Coordonnateur. Le RAF affecte les véhicules disponibles en fonction des besoins de
déplacements professionnels exigés par les activités du projet.
Le RAF ouvre une fiche pour chaque véhicule. Il comptabilise les acquisitions et met à jour le
registre des immobilisations.
Il s’assure de la disponibilité des pièces administratives requises par véhicule et contrôle leur
mise à jour périodique. Il conserve la photocopie de chacun de ces documents administratifs
(assurance, carte grise, vignette, etc.) dans un classement ouvert par véhicule.
Tous les mois, il vérifie la bonne tenue des carnets de bord par les chauffeurs et émet
éventuellement un rapport sur l’utilisation des véhicules, leur entretien et l’indice de
consommation au vu des dotations faites en bons de carburant.
A la fin de l’exercice, le RAF calcule et enregistre les amortissements pour l’évaluation du
bien.
La tenue d’un carnet de bord renseignant sur les mouvements, la consommation et l’entretien
est obligatoire pour tous les véhicules de la coordination. Il est tenu par le chauffeur ou le
conducteur qui le met à jour après chaque déplacement.
Les entretiens des véhicules sont effectués :
-
dans les stations-services pour les vidanges et graissages ;
chez les concessionnaires pour les réparations et visites générales périodiques. A
défaut, des garages agréés peuvent être utilisés dans les conditions requises de
passation des marchés.
Après chaque intervention sur le véhicule, le chauffeur met à jour le carnet de bord.
La procédure de gestion des véhicules est décrite comme suit :
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
145
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.3.1.
Utilisation des véhicules
Références
Opérations
A chaque sortie des locaux du projet, le Chauffeur ou l'Utilisateur du véhicule :
01
inscrit dans le livret de bord du véhicule :





le nom de l’utilisateur et /ou le nom du Chauffeur ;
la date et l’heure de prise du véhicule ;
destination ;
l’objet du déplacement ;
le montant en bon de carburant pris à la coordination et la quantité
correspondante ;
 kilométrage au départ ;
 les observations à la prise du véhicule ;
 la signature du Chauffeur.
Au retour du déplacement
02
Le Chauffeur ou l’utilisateur du véhicule
inscrit dans le livret de bord du véhicule :
 l’heure de retour et le kilométrage à l’arrivée;
 les pannes et réparations éventuelles qui ont été faites ;
 les observations éventuelles à la remise du véhicule.
03
04
05
05 bis
-
remet les clés à l’assistante du Coordonnateur.
Le RAF :
- procède à des vérifications inopinées ;
- porte les mentions "vu et approuvé " après le contrôle ;
ou
- en cas de non-conformité demande des explications écrites au chauffeur dans
les quarante-huit (48) heures.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
146
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.3.2.
Processus de mise du véhicule du projet à la disposition de
l'administration
Références
Opérations
Demande écrite du véhicule
Ministère de tutelle :
01
-
02
-
la tutelle et ses démembrements adressent à l'UCP deux semaines à l'avance, une
demande écrite de mise à disposition de véhicule du projet, en indiquant la
période sollicitée et le parcours à effectuer;
les administrations publiques dans les mêmes délais, adressent leur demande de
mise à disposition du véhicule du projet au Ministre de tutelle qui y porte son avis
avant transmission au Coordonnateur.
L'assistant(e) :
03
04
05
-
reçoit le courrier lui affecte un numéro d’ordre ;
l'inscrit dans le registre courrier arrivé ;
le transmet immédiatement au Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
06
07
08
09
-
apprécie la demande ;
donne un avis dans les 48 heures en fonction de la disponibilité des véhicules et
surtout de l'urgence des activités du projet ;
en cas d'avis favorable, précise dans son avis que le carburant, les frais de
mission éventuels du chauffeur et les autres charges connexes sont à la charge du
Ministère ou de l'administration concernée ;
annote l'avis sur la demande et la transmet à l'assistante pour mise en forme du
courrier réponse.
L'assistant(e) :
10
11
-
prépare le courrier réponse qui suit le processus de traitement du courrier départ
décrit ci-dessus ;
joint un double de la réponse à l'original de la demande annoté et classe dans le
chrono de suivi des mouvements de véhicule.
Le Chauffeur ou l’utilisateur du véhicule
12
13
-
en cas de mise à disposition, gère le véhicule sur cette période suivant les
procédures ci-dessus décrites;
dresse à son retour et à l'attention du Coordonnateur, un rapport de mission dans
lequel il indique le nombre de kilomètres parcourus et décrit les conditions
d'utilisation du véhicule.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
147
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.3.3.
Contrôle de l’utilisation des véhicules
Références
Opérations
Chaque mois
le Comptable :
01
02
-
recense les différents livrets de bord des véhicules ;
prépare un relevé par véhicule indiquant :
 le kilométrage parcouru ;
 la consommation de carburant du mois;
 les différentes pannes enregistrées;
 le montant des frais d’entretien et de réparation du véhicule;
03
-
transmet le relevé des véhicules à la coordination du projet.
Le Coordonnateur :
04
05
06
-
reçoit les relevés par véhicule ;
effectue les analyses y afférentes ;
signale les consommations excessives aux différents utilisateurs des véhicules
Au besoin
07
-
prend des mesures correctives et les sanctions.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
148
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.3.4.
Références
Distribution des bons de carburant aux usagers
Opérations
En début de chaque mois, après achat des bons ou carte de recharge de
carburant.
01
02
03
04
05
06
07
08
Le RAF sous la supervision du Coordonnateur :
- remet contre décharge au personnel ayant droit les bons ou les carte de
recharge de carburant conformément aux dispositions du contrat de travail ou
des dérogations spéciales;
- conserve un stock de bons ou carte de recharge pour le(s) véhicule(s) du
projet.
Les personnes concernées :
- se présentent au RAF;
- émargent, chacun à son tour dans le registre de prise de bon ou carte de
recharge de carburant.
L’utilisateur de véhicule du projet :
- se présente chez le RAF;
- remplit le cahier de bord du véhicule comme présenté plus haut ;
- retire un bon ou carte de recharge de carburant en fonction des tâches à
accomplir dans la journée ;
- vise le registre de prise de bon ou carte de recharge de carburant en indiquant
le véhicule pour lequel le bon de carburant est utilisé.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
149
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.3.5.
Références
Contrôle de la gestion des bons de carburant
Opérations
A la fin de chaque mois.
01
02
03
04
05
06
07
08
Le RAF :
- fait un inventaire des bons ou carte de recharge de carburants ;
- compare le résultat avec les états du « registre des prises de bon ou carte de
recharge de carburant » ;
- ressort les écarts éventuels ;
- recherche et explique les écarts constatés, et proposition d’actions
correctrices;
- prépare l’état mensuel de la gestion des bons ou carte de recharge de
carburant;
- transmet le rapport au Coordonnateur pour information et prise de décisions
correctrices en cas d’écarts constatés dans l’utilisation.
Le Coordonnateur
- reçoit le rapport ;
- prend une décision sur la distribution et l’utilisation des bons de carburant.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
150
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE D’UTILISATION DE VEHICULE
Bureau comptable responsable : ________________
Marque/Type du véhicule : ________________
Numéro d’immatriculation : ________________
Mois : ________________
Année : _______________
Date Chauffeur
Bénéficiai
re
(service)
Entret
ien
Itinérai
res
Heures
Kilométrage
Dép
Dép
Arr
Arr
Nombre
Kms
Parcour
us
Combustibles
Essence
(1)
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Gasoil
(2)
151
CONSOMMATIO
N PAR
VEHICULE AU
100KM
Signature
Compta
ble
Bénéfici
aire
Chapitre V
Procédures Administratives
FICHE DE SUIVI D'UTILISATION DU CARBURANT
I -AUTORISAT I O N HIÉRARCHIQUE
01
MOTIF
État (actuel de remplissage) du
réservoir
02
VÉHICULE
03
Nom
de
la
personne
responsable de l'utilisation
Date(s)
d'utilisation
envisagée(s)
Noms
et
signature
du
demandeur
Avis du Coordonnateur
04
05
06
II - S U I V I, V É R I F I C A T I O N
01
Date de livraison
02
Fournisseur
03
04
Date
Date
E T
A NA L Y S E
C O M P T A B L E
Heure
Adresse /Lieu de livraison
Quantité servie
Véhicule
Indication compteur kilométrique
Avant service
05
État actuel de remplissage du
réservoir
06
Nom du réceptionnaire
07
Suivi et analyse comptable
Préparé par le Comptable
Après service
Normal
Anormal
Validé par le RAF
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
152
Chapitre V
Procédures Administratives
7.9.4. Entretien et réparation
7.9.4.1.
Responsabilité et périodicité des entretiens
Chaque utilisateur est le premier responsable de l'entretien des immobilisations mises à sa
disposition.
Le Coordonnateur veille à ce que tous les équipements du Projet soient maintenus dans de
bonnes conditions d'entretien et de maintenance.
Chaque matériel doit subir un entretien périodique suivant un intervalle d'utilisation consigné
dans le cahier historique par matériel.
7.9.4.2.
Exécution de l'entretien
L'entretien des matériels est effectué suivant une des modalités ci-après :
 contrat de maintenance auprès du fournisseur ou d'un spécialiste reconnu pour les
matériels acquis sous garantis;
 consultation d’au moins trois spécialistes reconnus pour des entretiens ponctuels non
contractualisés.
Chaque opération d'entretien doit être inscrite dans le cahier de maintenance du matériel.
Le RAF sous la supervision du Coordonnateur doit :
 vérifier en permanence la bonne tenue des cahiers de maintenance du matériel ;
 vérifier la bonne exécution des exigences d'entretien ;
 prendre les mesures nécessaires pour faire exécuter convenablement les opérations
d'entretien.
7.9.4.3.
Réparation des immobilisations
Chaque utilisateur qui constate une panne ou une défaillance d'un matériel doit la signaler à la
Coordination du projet.
Tout accident survenu à la suite de l'utilisation d'un matériel doit être signalé, par écrit au
Coordonnateur. Chaque panne ou accident signalé est enregistré dans le cahier de
maintenance du matériel.
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
153
Chapitre V
Procédures Administratives
Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
154
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
VIII. PROCEDURES DE PASSATION
DES MARCHES
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
155
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.1. Rappels des dispositions administratives et réglementaires et des principaux
acteurs
8.1.1. Cadre réglementaire de référence de la passation des marchés
Deux types de documents règlementent la passation des marchés dans les projets.
8.1.1.1.
-
Les textes du bailleur de fonds
l’Accord de financement ;
les Directives de la Passation des Marchés de Fournitures, de Travaux et Services
(autres que les Services de Consultants);
les Directives de Sélection et Emploi de Consultants;
les Directives de Passation des Marchés et de Décaissement Simplifiées
Applicables aux Investissements à Base Communautaire;
les Directives sur la prévention et la Lutte contre la fraude et la corruption;
le Document d’Evaluation de Projet.
8.1.1.2.
Les documents régissant les dispositions institutionnelles
Les lois et textes régissant la passation des marchés au Cameroun sont :
-
la constitution ;
la loi n°99/016 du 22 décembre 1999 portant statut général des établissements
publics des entreprises du secteur public et parapublic ;
le décret n°2004/275 du 24 septembre 2004 portant code des marchés publics ;
le décret n°2011/408 du 09 décembre 2011 portant organisation du gouvernement ;
le décret n° 2011/410 du 09 décembre 2011 portant formation du gouvernement ;
le décret n° 2011/412 du 09 décembre 2011 portant réorganisation de la présidence
de la République ;
le décret n° 2012/074 du 08 mars 2012 portant création, organisation et
fonctionnement des commissions de passation des marchés publics ;
le décret n° 2012/075 du 08 mars 2012 portant organisation du Ministère des
marchés publics ;
le décret n° 2012/076 du 08 mars 2012 modifiant et complétant certaines
dispositions du décret N° 2001/048 du 23 février 2001 portant création,
organisation et fonctionnement de l’ARMP ;
la circulaire n° 001/CAB/PR du 19 juin 2012 relative à la passation et au contrôle
de l’exécution des marchés publics ;
l’arrêté n°006/A/MINMAP du 08 mai 2013 portant création des commissions
Spéciales de passation des marchés auprès de certains Projets.
l'arrêté No ….. du ……. Portant création d'une Commission Spéciale de Passation
des Marchés auprès du Projet.
Au Cameroun, le code des marchés est le document qui fixe les règles applicables à la
passation, à l’exécution et au contrôle des marchés Publics.
Le code des marchés décompose le processus de passation des marchés comme suit :
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
156
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
-
-
Publication d’un avis général de passation des marchés (appel public à concurrence ou
Manifestation d’intérêt) dans le journal des Marchés Publics ou dans toute publication
habilitée;
Elaboration des documents (Dossier d’Appel d’Offres (DAO), Avis d’Appel d’Offres,
Règlement Particulier d’Appel d’Offres …) ;
Examen et la validation de ceux-ci se font avec l’appui technique de toutes les
commissions et des organes compétents ;
Publication d’un avis d’appel d’offres dans le journal des Marchés publics ;
Ouverture des plis par les CPM Compétentes;
Evaluation des offres par une sous-commission d’analyse ;
Attribution du marché ;
Signature du contrat.
Les dispositions de l’accord de financement en ce qui concerne la passation des marchés
priment sur celles des textes nationaux notamment le Code des Marchés Publics et ses
textes subséquents.
Les marchés seront passés au niveau de la Coordination.
8.1.2. Principaux intervenants du système de passation des marchés de Projet et
publicité
8.1.2.1.
Intervenants
Les principaux acteurs intervenant dans le système de passation des marchés du Projet sont
les suivants :
- La Commission de Passation des Marchés : s’assure du respect de la procédure ;
- Le Comité d’Achat : gère le processus des achats de moins de 5 millions de FCFA ;
- Le Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué ;
- Le Spécialiste en Passation des Marchés : technicien d’appui à la passation des
marchés;
- Assistant au Spécialiste en Passation des Marchés (ASPM) pour les projets
décentralisés ;
- Services de contrôle des marchés du bailleur de fonds : s’assurent du respect des
Directives;
- Organes de contrôle et de régulation des marchés publics de l’Etat :
 Ministère des Marchés Publics : autorité contractante du Gouvernement ;
 Observateur indépendant : s’assure du bon déroulement du processus de passation
des marchés ;
 Auditeurs Indépendants des Marchés publics : vérifient et contrôle à posteriori la
passation des marchés de l’Etat ;
 Agence de Régulation des Marchés publics (ARMP) : s’occupe des aspects
règlementation et formation dans le domaine des marchés publics.
Les fonctions et attributions de chaque acteur ci-dessus sont largement détaillées dans d’autres
documents du projet tel que le manuel d’exécution.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
157
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.1.2.2.
Annonce et publicité des marchés
Les Directives du bailleur de fonds donnent les orientations en matière d’annonce et publicité
des marchés à passer dans le cadre du projet.
8.2.
Plan de passation des marchés
8.2.1. Exigences conventionnelles
L’accord de financement règlemente généralement la passation des marchés dans le cadre du
projet. Toutefois, chaque projet est tenu d’élaborer un plan de passation des marchés en
conformité avec le PTBA de l’exercice. Ce plan de passation des marchés est communiqué
au bailleur de fonds pour approbation avant toute transmission au MINMAP.
Ce Plan de Passation des Marchés (PPM) énoncera :
 les marchés de fournitures, de biens et travaux sur la période du PTBA ainsi que
les méthodes de passation ;
 les marchés particuliers de services de consultants requis pour réaliser le projet
pendant la période du PTBA ;
 les méthodes proposées pour la sélection des services de consultants ;
 les procédures d’examen du bailleur de fonds y afférentes.
Le Plan de passation des marchés sera mis en œuvre tel qu’il aura été approuvé par le
bailleur de fonds et programmé par le MINMAP.
8.2.2. Suivi du plan de Passation des Marchés
Le plan de passation des marchés approuvé sera mis en œuvre tout au long de sa période de
validité sur la supervision quotidienne du responsable de la passation des marchés. Le suivi
par type de marché est réalisé à partir des tableaux ci-dessous.
Tableau de suivi du plan de passation des marchés de fournitures, travaux et prestations
non intellectuelles
No.
Ref.
Description
Coût estimé
Méthode de Préférence
Revue par le
passation des
locale
bailleur de fonds
marchés
(Oui/non)
(A Priori/A
Posteriori)
01.
02.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
158
Commentaires/
Date
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Tableau de suivi du plan de passation des marchés de consultants
No. Ref.
Description de la
mission
Coût estimé
Méthode de Revue par le bailleur de
Sélection
fonds
(A Priori / A Posteriori)
Commentaires/
Date
01.
02.
8.3.
Conflits d’intérêts, fraude et corruption
8.3.1. Conflits d’Intérêts
Le Personnel ou Consultant du Projet défendra avant tous les intérêts du Projet sans prendre
en compte l'éventualité d'une mission future et évitera strictement tout conflit d'intérêts avec
d'autres missions ou avec ses propres intérêts.
8.3.2. Fraude et Corruption
8.3.2.1.
Définitions
Sont définies, aux fins de cette Clause les expressions ci-dessous:
-
-
est coupable de « corruption » quiconque offre, donne, sollicite ou accepte,
directement ou indirectement, un quelconque avantage en vue d’influer indûment sur
l’action d’une autre personne ou entité;
se livre à des «manœuvres frauduleuses» quiconque agit, ou dénature des faits,
délibérément ou par imprudence intentionnelle, ou tente d’induire en erreur une
personne ou une entité afin d’en retirer un avantage financier ou de toute autre
nature, ou se dérober à une obligation;
se livre à des «manœuvres collusoires» les personnes ou entités qui s’entendent afin
d’atteindre un objectif illicite, notamment en influant indûment sur l’action d’autres
personnes ou entités;
se livre à des «manœuvres coercitives» quiconque nuit ou porte préjudice, ou
menace de nuire ou de porter préjudice, directement ou indirectement, à une personne
ou à ses biens en vue d’en influer indûment les actions.
se livre à des « manœuvres obstructives »
 quiconque détruit, falsifie, altère ou dissimule délibérément les preuves sur
lesquelles se fonde une enquête du bailleur en matière de corruption ou de
manœuvres frauduleuses, coercitives ou collusives, ou fait de fausses
déclarations à ses enquêteurs destinées à entraver son enquête; ou bien
menace, harcèle ou intimide quelqu’un aux fins de l’empêcher de faire part
d’informations relatives à cette enquête, ou bien de poursuivre l’enquête; ou
 celui qui entrave délibérément l’exercice par le bailleur de son droit d’examen
tel que stipulé au paragraphe ci-dessous.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
159
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.3.2.2.
Mesures à prendre
Les mesures suivantes sont prescrites en cas de fraude ou de corruption :
-
-
-
-
rejeter la proposition d’attribution du marché s’il est établi que le soumissionnaire
auquel il est recommandé d’attribuer le marché est coupable, directement ou par
l’intermédiaire d’un agent, de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses,
collusoires, coercitives ou obstructives en vue de l’obtention de ce marché;
annuler la fraction du prêt allouée à un marché s’il est déterminé, à un moment
quelconque, que les représentants de l’Emprunteur ou d’un bénéficiaire du prêt s’est
livré à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives
pendant la procédure de passation du marché ou l’exécution du marché sans que
l’Emprunteur ait pris, en temps voulu et à la satisfaction du bailleur, les mesures
nécessaires pour remédier à cette situation;
sanctionner un Consultant soit en l’excluant indéfiniment ou pour une période
déterminée de toute attribution des marchés financés par le bailleur, soit en imposant
une sanction, si le bailleur établit, à un moment quelconque, que ce fournisseur s’est
livré, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, à la corruption ou à des
manœuvres frauduleuses, collusoires, coercitives ou obstructives au cours de
l’attribution ou de l’exécution d’un marché que le bailleur finance ;
exiger que le Dossier d’Appel d’Offres et les marchés financés par le bailleur
contiennent une disposition requérant des soumissionnaires, fournisseurs, consultants,
entrepreneurs et leurs sous-traitants, représentants, personnel, consultants, prestataires
de services ou fournisseurs qu’ils autorisent le bailleur à examiner tous les comptes,
pièces comptables, relevés et autres documents relatifs à la soumission des offres et à
l’exécution du marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par
le bailleur ;
8.3.2.3.
Commissions et rétributions
Il sera demandé au Consultant sélectionné d’indiquer toute commission ou rétribution qui
aurait pu être payée ou qui le sera à des agents, représentants, ou agents de l’administration
impliqués dans le processus de sélection ou l’exécution du Contrat. Les informations données
doivent inclure, à tout le moins, le nom et l’adresse de l’agent, du représentant ou de l’agent
administratif, le montant de la commission et la devise ainsi que la raison d’être de la
commission ou rétribution.
8.4.
Types de marchés et procédures de passation
8.4.1. Types de Marchés
Les marchés porteront généralement sur :



les services de consultant;
les fournitures (l’acquisition et l’installation d’équipements);
les travaux.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
160
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Avant de soumettre une opération à la procédure de passation des marchés, l’UCP doit
préalablement se rassurer :



qu’elle est inscrite au Plan de Passation des marchés dûment approuvé par les
services de le bailleur de fonds et du MINMAP;
que le bien et service, ou les travaux concernés sont éligibles ;
que le financement est disponible.
8.4.1.1.
Services de Consultants
Dans le cadre du Projet,
sélection de consultants:







les méthodes suivantes sont généralement retenues pour la
Sélection Fondé sur les Qualification des Consultants (SFQ) ;
Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ;
Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ) ;
Sélection au Moindre Coût (SMC) ;
Sélection dans le cadre d’un budget déterminé ;
Sélection par Entente Directe (SED) ;
Sélection de consultants individuels.
Chacune de ces méthodes est présentée de manière détaillée ci-dessous.
a) Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC)
Ce mode de sélection des Consultants peut être utilisé pour des marchés de faible montant
pour lesquels il n’est pas justifié de faire établir et d’évaluer des propositions concurrentes, le
montant est décidé au cas par cas et précisé dans le Plan de Passation des Marchés ou suivant
les prescriptions du bailleur.
Dans ce cas, l’UCP :
 établit les termes de référence;
 invite les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir des informations
sur leur expérience et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission;
 établit une liste restreinte d’au moins trois consultants qualifiés dotés d’une
expérience pertinente;
 choisit le Consultant ayant les qualifications et les références les plus adéquates
pour la mission.
Le Consultant retenu doit être invité à remettre une proposition technique et financière, puis
à négocier le marché.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
161
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
b) Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ)
Cette méthode de sélection s’applique particulièrement aux missions :
 complexes ou très spécialisées pour lesquelles il est difficile de définir de manière
précise les termes de référence des consultants ;
 dont l’impact pour la suite est très importante et qui requièrent par conséquent de
mobiliser les meilleurs experts du domaine ;
 dont les réalisations pourraient être presque équivalentes, ce qui rend difficile
l’évaluation objective de propositions techniques comparables.
Pour cette méthode SFQ, il peut être demandé aux consultants de présenter une proposition
technique et /ou une proposition financière ; l’évaluation des offres se fera suivant l’approche
du SFQC. Il reste entendu que le Maître d’Ouvrage et le consultant retenu négocient et
finalisent les propositions techniques et financières de ce marché préalablement inscrit dans
le Plan de Passation des Marchés.
c) Sélection au Moindre Coût (SMC)
Cette approche de sélection des consultants s’applique couramment pour des missions
standards (audits, élaboration des DAO, etc.) pour lesquelles il existe des pratiques et normes
bien établies.
La démarche consiste à fixer une note de qualification technique minimum et à inviter les
consultants figurant sur une liste restreinte à remettre des propositions sous deux enveloppes
séparées. Les propositions techniques sont ouvertes en premier lieu et sont évaluées. Celles
qui n’atteignent pas le score de qualification technique minimum sont éliminées et les
propositions financières des consultants restants sont alors ouvertes en séance publique, et la
proposition dont le prix est le plus bas est retenue et la publication de l’attribution du marché
suivra.
Pour une application pertinente de cette méthode, il est important de bien déterminer la note
de qualification technique minimum en gardant à l’esprit que les propositions obtenant une
note technique supérieure à ce minimum concourent selon le seul critère « coût ».
La note de qualification technique minimum doit être spécifiée dans la Demande de
Propositions(DP).
d) Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD)
Cette méthode est appropriée dans les cas d’un projet simple pouvant être défini de manière
précise et avec un budget fixe au-delà duquel aucun financement n’est disponible. La
Demande de propositions doit indiquer le budget disponible, en invitant les consultants à
soumettre, sous plis séparés, leurs meilleures propositions technique et financière dans les
limites de ce budget. Il faut établir les Termes de référence avec un soin particulier, pour
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
162
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
s’assurer que le budget est suffisant pour permettre aux consultants d’exécuter les
prestations.
Les propositions techniques sont évaluées d’abord, comme dans le cas de la méthode SFQC,
puis les propositions de prix sont ouvertes en séance publique et les prix sont lus à voix
haute. Les propositions financières d’un montant supérieur au budget indiqué sont rejetées,
celle correspondant à la proposition technique la mieux classée est retenue, et le Consultant
qui l’a soumise est invité à négocier un marché.
e) Sélection par Entente Directe (SED)
Les Consultants (Firmes ou Individuels) peuvent être sélectionnés par Entente Directe dans
des cas exceptionnels, tels que :
 pour des missions qui constituent une continuation des activités antérieures du
consultant pour lesquelles le consultant était choisi après appel à la concurrence ;
 pour des missions dont la durée ne devrait pas dépasser six mois ;
 en cas d’une situation d’urgence suite à une catastrophe naturelle ;
 le consultant en question est le seul à posséder les qualifications voulues.
f) Sélection de Consultants Individuels
Le recours aux Consultants Individuels peut se justifier pour les missions ci-après :
 l’ampleur des prestations ne nécessite pas un travail en équipe ;
 aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège) ;
 l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix
majeur.
Les consultants individuels sont choisis en fonction de leurs qualifications et eu égard à la
nature de la mission. La publicité n’est pas obligatoire ; l’UCP appréciera de son opportunité.
Les consultants n’ont pas à soumettre de propositions techniques.
Les consultants individuels dont les qualifications feront l’objet d’une comparaison doivent
posséder toutes les qualifications minima pertinentes requises.
Les consultants sélectionnés pour le recrutement par l’UCP doivent être les mieux qualifiés
et être pleinement capables de mener à bien la mission. L’évaluation de leurs capacités se fait
sur la base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a lieu, de leur
connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique).
g) Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC)
La méthode SFQC consiste à mettre en concurrence les consultants figurant sur une liste
restreinte, en prenant en compte la qualité de la proposition et le coût des services pour
choisir le consultant à retenir. Le critère coût est un facteur de sélection à utiliser
judicieusement. La pondération relative des critères de qualité et de coût est fixée au cas par
cas, selon la nature de la mission.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
163
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
La procédure de sélection comprend les étapes suivantes :
-
rédaction des termes de référence ;
estimation des coûts, établissement du budget et des critères de sélection sur la liste
restreinte;
publicité ;
établissement de la liste restreinte de consultants ;
préparation et émission de la Demande de Proposition (DP) qui doit inclure : la Lettre
d’invitation, les Instructions aux Consultants (IC), les Termes de référence et le projet
de marché proposé ;
réception des propositions ;
évaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualité ;
ouverture publique des propositions financières
évaluation des propositions financières ;
évaluation finale consolidée de la qualité et du coût; et Négociations et attribution du
marché au consultant retenu.
8.4.1.2.
Marchés de Fournitures, de travaux et services (autres que les services
de consultants)
L’examen des Plans de Passation des Marchés permet de noter que l’UCP a exprimé des
besoins en fournitures.
Dans le cadre du Projet, l’accord de financement prescrit les méthodes de sélection.
Toutefois, on distingue généralement cinq méthodes de sélection des prestataires pour
l’acquisition des biens et la réalisation des travaux ne relevant pas des prestations
intellectuelles à savoir :









Appel d’Offres National (AON) ;
Appel d’Offres International Ouvert (AOIO)
Appel d’Offres International Restreint (AOIR);
Consultation de Fournisseurs ;
Sélection par Entente Directe ;
Achats auprès des Agences des Nations Unies ;
les accords-cadres ;
la régie ;
la participation communautaire a la passation des marchés.
Les procédures de passation des marchés de fournitures s’appliquent également à
l’acquisition des prestations de services non intellectuelles.
a) Appel d’Offres National (AON)
L’appel d’offres national (AON) est la procédure de passation des marchés publics dans le
pays de l’Emprunteur et peut être le moyen le plus adéquat pour passer des marchés de
fournitures qui, en raison de leur nature ou de leur ampleur, ont peu de chances d’intéresser
des candidats étrangers.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
164
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Dans certains cas et suivant le bailleur de fonds, cette procédure doit être examinée et
modifiée dans la mesure du nécessaire pour garantir que la passation des marchés se fera
dans de bonnes conditions d’économie, d’efficacité et de transparence.
Cette méthode peut être mieux adaptée lorsque la participation de candidats étrangers est peu
probables du fait que les montants en jeu sont peu élevés et les prestations sont dispersées ou
étalées dans le temps.
Les procédures doivent permettre une concurrence suffisante pour que le Projet puisse
obtenir des prix raisonnables, et les méthodes utilisées pour l’évaluation des offres et
l’attribution des marchés doivent être objectives et communiquées à tous les candidats dans
le Dossier d’Appel d’Offres et ne pas être appliquées de façon arbitraire.
En plus des dispositions générales ci-dessus, certaines dispositions spécifiques sont prévues
dans le cadre des marchés à passer localement par le Projet :
-
-
-
Tout Dossier d’Appel d’Offres ou contrat devra spécifier que les soumissionnaires,
fournisseurs, contractants et leurs sous-contractants, agents, personnel, consultants,
prestataires de service, ou fournisseurs devront permettre au bailleur dès sa demande,
d’inspecter tous comptes, livres, et tout document relatif à la soumission des offres et
à sa performance et de pouvoir les faire auditer par un auditeur de son choix. Toute
violation volontaire et matérielle de cette disposition sera considérée comme une
obstruction en matière de passation des marchés ;
Les avis des marchés en question devront être publiés dans des journaux de large
diffusion sur le plan national ;
Les critères d’évaluation, de sélection des offres et d’attribution du contrat doivent
être clairement indiqués dans le Dossier d’Appel d’Offres ;
Les soumissionnaires devront avoir suffisamment du temps (au moins quatre
semaines à compter de la date d’invitation à soumissionner ou de la date de
disponibilité du Dossier d’Appel d’Offres) pour préparer et soumettre leurs offres ;
Les contrats doivent être attribués aux soumissionnaires les mieux disant suivant les
critères retenus ;
Les soumissionnaires étrangers ne devront pas être exclus du processus ;
Aucune préférence ne sera accordée aux fournisseurs locaux ou aux biens produits
localement.
b) Appel d’Offres International Restreint (AOIR)
L’Appel d’Offres International Restreint (AOIR) correspond pour l’essentiel à un AOI, mais
les candidats sont directement invités à présenter une offre sans qu’il y ait publication d’Avis
d’Appel d’Offres. Cette méthode peut être retenue :
 s’il n’existe qu’un petit nombre de fournisseurs ;
 si d’autres motifs exceptionnels justifient de ne pas appliquer toutes les
procédures de l’Appel d’Offres International Ouvert.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
165
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
L’UCP doit alors s’adresser à un nombre de fournisseurs suffisant pour obtenir des prix
compétitifs ; tous les fournisseurs doivent être contactés lorsqu’il n’en existe qu’un petit
nombre.
Dans le cas d’AOIR, il n’est pas accordé de marge de préférence aux entreprises locales lors
de l’évaluation des offres. Sauf en ce qui concerne la publicité et l’application de la
préférence nationale, y compris la publication de l’attribution du marché. Les procédures à
suivre sont identiques à celles qui régissent les Appels d’Offres Internationaux Ouverts.
c) Consultation de fournisseurs
Le maître d’ouvrage ou le maître d’ouvrage délégué élabore un fichier des fournisseurs
qualifiés qui sera mis à jour au moins une fois par an.
La consultation de fournisseurs consiste à comparer au moins trois (03) cotations obtenues de
fournisseurs différents, pour garantir l’obtention de prix compétitifs.
Cette méthode est recommandée pour des fournitures généralement disponibles dans le
commerce, des produits standards de faible valeur. Les demandes de cotations doivent
décrire les fournitures recherchées, en indiquant la quantité requise ainsi que la date et le lieu
de livraison.
Ces fournisseurs /Entrepreneurs qualifiés, de bonne réputation et régulièrement installés,
proviendront du fichier fournisseurs / Entrepreneurs mis à jour au moins une fois l’an.
Les cotations seront envoyées sous plis fermés et l’acheteur devra les évaluer conformément
aux mêmes principes que ceux de l’appel d’offres ouvert. Les conditions de l’offre retenue
sont indiquées dans le bon de commande.
Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué peut recourir à l’utilisation d’une
autre méthode de passation des marchés équivalente au niveau des procédures nationales,
pour autant que le bailleur de fonds la juge satisfaisante ; il peut s’agir de la Demande de
Cotation Ouverte.
d) Sélection par Entente Directe
La procédure dite « Entente Directe » peut être entreprise pour conclure des marchés sans
appel à la concurrence (fournisseur unique) justifiée par les conditions suivantes :
 Un marché de fournitures attribué conformément à des procédures jugées acceptables
par le bailleur de fonds peut être reconduit pour l’acquisition de fournitures
supplémentaires de nature analogue. En pareil cas, il doit être établi à la satisfaction
du bailleur qu’un nouvel appel à la concurrence n’apporterait aucun avantage et que
les prix obtenus lors de la reconduction du marché sont raisonnables. Si la
reconduction est prévisible dès le départ, le marché initial doit contenir des
dispositions à cet effet ;
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
166
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
 II peut être justifié de s’adresser au fournisseur initial lorsque les achats
supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou à des pièces détachées devant
être compatibles avec le matériel déjà en service.
Pour que cette procédure soit valide, il faut que le matériel initial donne satisfaction, que
d’une manière générale la quantité des nouvelles fournitures soit inférieure à celle des
fournitures déjà achetées, et que le prix offert soit raisonnable. Il faut en outre avoir étudié
les avantages que présenterait le choix d’une autre marque ou d’une autre source
d’approvisionnement et avoir rejeté cette solution pour des raisons jugées acceptables par le
bailleur :
 Le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un
seul fournisseur ;
 L’entreprise responsable de la conception du procédé exige d’acquérir des
composants essentiels provenant d’un fournisseur particulier pour pouvoir garantir le
bon fonctionnement de l’installation ;
 Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, en réponse à des catastrophes
naturelles.
e) Marchés passés auprès d’institutions de l’Organisation des Nations Unies
Il peut y avoir des cas où l’acquisition directement auprès des institutions de l’ONU,
appliquant leurs propres procédures de passation des marchés, est la méthode la plus
adéquate de passation des marchés:
- de petites quantités de fournitures disponibles dans le commerce,
principalement pour les secteurs de l’éducation et de la santé ;
- de fournitures à but médical pour le traitement d’hommes ou d'animaux, y
compris vaccins, médicaments et produits pharmaceutiques, de traitement
préventif et de contraception, et équipements biomédicaux ;
- des marchés de faible valeur portant sur des travaux simples lorsque
l'institution de l'ONU agit en tant que contractant, ou engage directement des
petites entreprises, et du personnel qualifié et non qualifié;
- dans ces cas exceptionnels, tels qu'en réponse à des catastrophes naturelles ou
à des situations d'urgence reconnues par le bailleur.
f) Accords-Cadres
Certains marchés du Projet pourront être passés par Accords-Cadres (AC), notamment les
marchés avec les instituts de recherche.
Un accord-cadre (AC) est un accord de longue durée conclu avec des fournisseurs de biens,
de travaux et de services (autres que les services de consultants).
L'AC fixe les termes et conditions de la passation des marchés individuels subséquents qui
peuvent être attribués pendant la durée de l'accord. Les accords-cadres sont, en règle
générale, basés sur des prix qui ont été préalablement fixés, ou qui sont déterminés lors de la
remise en concurrence ou par une procédure permettant leur modification sans remise en
concurrence.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
167
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Les ACS peuvent être autorisés comme alternative aux méthodes de consultation des
fournisseurs et d'AON pour :
- les fournitures disponibles dans le commerce ou pour les produits communs
d'usage courant avec des spécifications standards;
- les services (autres que les services de consultants) simples et non-complexes
qui peuvent être demandés périodiquement par l'organisme (ou les différents
organismes) de l'Emprunteur ;
- ou les travaux de faible valeur dans le cadre d'opérations d'urgence.
g) La Régie
Il s’agit de l’exécution de travaux telles que la construction et l'installation d'équipements et
la fourniture de services (autres que les services de consultants) par une Administration
Publique à l’aide de son propre personnel et matériel qui peut être la seule méthode possible
de réalisation de travaux ou de prestations dans des circonstances particulières. L'utilisation
de la régie requiert :
- que le montant total maximum alloué à la régie soit fixé d’avance et que le Bailleur et
le MINMAP y émette un avis de non-objection ;
- que la même rigueur de contrôle de qualité et d’inspection que pour les marchés
attribués à des tiers soit appliquée.
La régie doit être justifiée et ne peut être utilisée qu'après un avis de non-objection du
Bailleur et du MINMAP dans les circonstances suivantes :
- Les quantités des travaux de construction et d’installation à exécuter ne peuvent pas
être définies à l’avance ;
- Les travaux de construction et d’installation sont peu importants et dispersés ou
localisés dans des zones d’accès difficile, de sorte qu’il y a peu de chances que des
entreprises qualifiées présentent des offres assorties de prix raisonnables ;
- Les travaux de construction et d’installation doivent être réalisés sans perturber les
opérations en cours ;
- L’Administration est mieux en mesure que l’entrepreneur de supporter les risques
d’une interruption inévitable des travaux ;
- Des services spécialisés (autres que les services de consultants), tels que la
cartographie et les relevés aériens, ne peuvent être réalisés que par un service
spécialisé de l'Etat, pour des considérations, telle que la sécurité nationale, imposées
par la loi ou la réglementation ;
- Des réparations urgentes nécessitant une prise en charge rapide afin d'éviter la
survenance de dommages supplémentaires, ou des travaux à réaliser dans des régions
en conflit pour lesquels les entreprises privées ne seraient pas intéressées.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
168
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
h) Participation communautaire à la passation des marchés
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, l’Administration peut faire appel à la
participation de communautés locales et/ou d’organisations non gouvernementales (ONG)
pour des travaux de génie civil et la fourniture de services (autres que les services de
consultants) pour :
-
accroître les chances de succès durable du projet ou atteindre certains de ses objectifs
sociaux ;
stimuler l’utilisation du savoir-faire, des fournitures et des matériaux locaux ;
employer des méthodes à forte intensité de main-d’œuvre et d’autres technologies
appropriées, ces considérations sont prises en compte dans le choix des procédures de
passation des marchés, la définition des spécifications et la détermination du contenu
des marchés, pour autant que ces méthodes soient acceptables par le bailleur.
Les procédures proposées et les activités du projet à réaliser avec la participation de la
communauté seront indiquées dans l’Accord de financement et détaillées dans le Plan de
passation des marchés ou le Document d’information sur le projet (PID ou Manuel)
approuvé par le bailleur et mis à la disposition du public.
En raison de la nature participative de ces projets, il n'est pas toujours possible de préparer,
au moment des négociations, des plans de passation des marchés détaillés tels que requis,
pour la composante du projet réalisée avec la participation de la communauté, en particulier
lorsque les procédures de passation ou les activités elles-mêmes sont mises en œuvre
directement par la communauté. Lorsque cela est possible, des plans simplifiés de passation
des marchés peuvent être préparés à partir d’une liste indicative d'activités pouvant être
mises en œuvre.
8.5.
Dispositions communes à tous les marchés
8.5.1. Publicité
Pour tout appel à la concurrence, il est essentiel de diffuser le plus largement possible l’avis
de pré-qualification ou d’appel d’offres spécifique afin de susciter la participation d’un
nombre conséquent de soumissionnaires.
Les dispositions spécifiques sont présentées dans les Directives de chacun des bailleurs de
fonds en matière de passation des marchés, mais également dans le Code des Marchés de l’Etat
du Cameroun.
Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou
d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
169
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le
temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur
demande de pré-qualification ou leurs offres.
8.5.2. Cas spécifiques des marchés inférieurs à 5 000 000 FCFA
Ces engagements ne sont pas régis par les textes du Code des Marchés du Cameroun.
Les dispositions présentées ci-après concourent à la bonne gouvernance des ressources du
Projet.
Les principales étapes de la procédure de passation de la commande dans le cas de l’achat de
biens et services d’une valeur inférieure à 5 000 000 F CFA sont :
- Expression des besoins ;
- Examen de la demande ;
- Approbation de la demande ;
- Consultation des fournisseurs ;
- Etablissement du bon de commande ;
- Réception des travaux, biens et services commandés.
8.5.2.1.
Expression des besoins
Les services utilisateurs expriment leurs besoins sur une Demande d’Engagement de
Dépenses (DED) en 2 exemplaires :
-
le premier exemplaire est adressé au Responsable Administratif et Financier ;
le deuxième exemplaire est conservé à la souche.
La Demande d’Engagement de Dépenses comprend :
-
la désignation du service utilisateur ;
le numéro de la demande d’engagement de Dépenses ;
la date ;
la désignation des articles ;
les quantités ;
la signature du responsable du service utilisateur.
8.5.2.2.
Examen de la Demande d’Engagement de Dépense (DED)
Le Responsable Administratif et Financier :
-
contrôle la DED, et s’assure au préalable de la régularité de la demande ;
consulte le budget y afférent, afin de s’assurer que le budget est disponible ;
transmet la DED au Coordonnateur pour approbation.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
170
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.5.2.3.
Approbation de la Demande d’Engagement de Dépense(DED)
Le Coordonnateur examine la demande et s’assure de sa régularité et de son opportunité.
En cas d’accord, il vise la demande et l’adresse au Spécialiste en Passation des Marchés pour
lancement de la procédure de consultation des fournisseurs.
8.5.2.4.
Consultation des fournisseurs
Le processus de consultation comprend deux phases principales :
- la demande de cotation ou l’invitation à soumissionner;
- le dépouillement et l’analyse des offres.
a) Invitation à soumissionner
Pour tout achat d’un montant inférieur à 5 000 000 FCFA, le Comité d’Achat procède à la
consultation des fournisseurs ou entrepreneurs suivant les procédures décrites au 5.2.3.4. ou
au 5.2.4.5
b) Dépouillement et analyse des offres
Les offres reçues en plis fermé sont ouvertes et analysées par le Comité d’Achat qui établit :
-
un tableau comparatif des propositions comprenant la désignation des articles
proposés, les prix, les délais de livraison établit;
un tableau comparatif des propositions comprenant la désignation des articles
proposés, les prix, les délais de livraison et propose l’attribution.
8.5.2.5.
Etablissement et signature du bon de commande (B/C)
Le Coordonnateur ordonne l’établissement d’un bon de commande au Spécialiste en
passation des marchés en trois (03) exemplaires.
Le bon de commande est signé par le Coordonnateur, et visé par le RAF après vérification à
priori de la disponibilité du budget.
Le Bon de commande indique :
- la date ;
- le nom du fournisseur ;
- la désignation et le prix unitaire des articles commandés ;
- le montant total de la commande ;
- le lieu et le délai de livraison.
Deux (02) exemplaires sont remis au fournisseur dont l’un à joindre à la facture après
enregistrement, le 3ème exemplaire est conservé à la souche et permet au Spécialiste en
Passation des Marchés de suivre les engagements en cours.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
171
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.5.2.6.
Enregistrement et classement du bon de commande
Spécialiste en Passation des marchés :
- enregistre l’engagement dans le système informatique (TOM2PRO ou autre);
- classe une copie en attente de la livraison.
8.5.2.7.
Réception des biens et services commandés
Les biens et services commandés sont réceptionnés par le Coordonnateur, le Responsable
Administratif et Financier et toute autre personne désignée par le Coordonnateur.
Le service utilisateur est également associé dans le cas des livraisons de biens et services
nécessitant une appréciation de la conformité technique des biens et services livrés.
A la réception des fournitures, le Coordonnateur signe le bon de livraison. Un Procès-verbal
de réception est établi et signé conjointement par toutes les personnes ayant été impliquées
dans le processus.
Après la livraison, la liasse des documents comprenant l’original du bon de commande
enregistré, le bon de livraison signé par le Coordonnateur et la facture envoyée par le
fournisseur est reçue au secrétariat du Coordonnateur qui la transmet au Responsable
Administratif et Financier pour paiement.
8.5.3. Passation des Marchés de Services non conforme aux Directives du
bailleur de fonds
Le bailleur de fonds ne finance pas les dépenses effectuées au titre de marchés de fournitures,
de travaux ou des services de consultants qui n’ont pas été passés conformément aux
dispositions de l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de Passation des Marchés (PPM)
dûment approuvé.
En pareils cas, le bailleur déclare la passation du marché non conforme. Il peut annuler la
fraction du prêt affectée aux services qui ont été obtenus en contravention aux procédures
convenues.
Le bailleur peut en outre exercer d’autres recours en vertu de l’Accord de prêt. Même si le
marché a été attribué après émission d’un « avis de non-objection » de sa part, le bailleur
peut encore déclarer que la passation n’a pas été conforme aux procédures s' il conclut que
l’« avis de non-objection » a été émis sur la base de renseignements incomplets, inexacts ou
trompeurs fournis par le Projet ou que les termes et conditions du marché ont été modifiés
sans son approbation.
8.5.4. Seuils de passation des marchés et de revue préalable
Ces seuils sont définis par bailleur de fonds et généralement indiqués dans ses directives.
Nous retenons comme bases indicatives les seuils suivants.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
172
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.5.4.1.
Sélection et Emploi des Consultants
Méthode compétitive /
Consultations (Cabinet
de consultants)
Seuils pour la
revue préalable
(USD $
équivalent
Méthode compétitive /
Consultations (Cabinet
consultants)
≥ 200 000 soit un
équivalent de 100
000 000 F CFA
2
Méthode compétitive /
Consultations (Cabinet
individuel)
≥ 100 000 soit un
équivalent de 50
000 000 F CFA
3
Entente directe
Tous
1
Observations
Tous les contrats d’une valeur équivalente ou
supérieure à $200,000, les premiers contrats à
exécuter pour chaque méthode de sélection
indépendamment du montant, les contrats d’audit,
ainsi que tout contrat identifié dans le PPM
Tous les contrats d’une valeur équivalente ou
supérieure à $100,000 le premier contrat, les
contrats d’audit, et tout autre contrat identifié
dans le PPM
Tous les contrats
8.5.4.2.
Passation des marchés des fournitures, travaux et services (autres que
prestations intellectuelles)
1
Méthodes de passation des
Marchés
Seuils pour la revue
préalable (USD $
équivalent)
Appel d’offres international
(Fournitures et Services non
intellectuels)
≥ 500,000
Soit un équivalent de
250 000 000 F CFA
Tous les contrats d’une valeur
équivalente ou supérieure à US$
500,000
Appel d’offres national (Fournitures
et Services non intellectuels)
≥ 50,000 et < 500,000
Soit un équivalent
≥ 25 000 000 et < 250 000
00 F CFA
< 50,000
Soit un équivalent
25 000 000 F CFA
Tous
Le premier contrat, et tout autre
contrat identifié dans le PPM
2
3
4
Consultation de fournisseurs
(Fournitures et Services non
intellectuels)
Entente directe
Observations
Revue à posteriori
Tous les contrats
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
173
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.5.5. Intervention du MINMAP dans le processus de passation des marchés
Suivant le décret n° 2013/271 du 05 août 2013, le MINMAP interviendra dans le processus
de passation des marchés dans les conditions suivantes :
Type marché
Routes
Autres
infrastructures
Bâtiments et
équipements
collectifs
Approvisionnements
généraux
Services et
prestations
intellectuelles
Seuil
≥ 5 000 000 et < 5 000 000 000
FCFA
≥ 5 000 000 000 FCFA
≥ 5 000 000 et < 1 000 000 000
FCFA
Organe de
passation
Visa préalable
MINMAP
Oui/Non
PROJET
Oui
MINMAP
PROJET
Non
≥ 1 000 000 000 FCFA
MINMAP
Non
≥ 5 000 000 et < 500 000 000
FCFA
PROJET
≥ 500 000 000 FCFA
MINMAP
≥ 5 000 000 et < 250 000 000
FCFA
≥ 250 000 000 FCFA
≥ 5 000 000 et < 100 000 000
FCFA
PROJET
≥ 100 000 000 FCFA
Oui
Oui
Non
Oui
MINMAP
PROJET
Non
MINMAP
Non
Oui
8.5.6. Examen à posteriori par le bailleur
Elle porte sur les marchés non soumis à la revue à priori.
L’UCP conservera tous les documents relatifs aux marchés pendant l’exécution du Projet et
jusqu’à dix ans après la date de clôture de l’Accord de Crédit.
Ces documents devront inclure, sans pour autant y être limités :
 l’original du marché signé;
 l’analyse des diverses propositions et recommandations d’attribution de marché.
Ils pourront être examinés par le bailleur ou par ses consultants.
Pour les marchés passés par entente directe, la documentation doit inclure le rapport justifiant
le recours à la méthode d’entente directe, les qualifications et l’expérience des consultants et
l’original du marché signé.
8.6.
Cycle de passation des marchés et responsabilités des différents acteurs
8.6.1. La préparation du marché
La préparation du marché se résume à deux opérations essentielles devant caractériser la
réussite de l’opération d’acquisition : l’identification et la définition du besoin.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
174
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.6.1.1.
L’identification
Elle commence pendant la phase de l’évaluation du projet. En effet, le rapport d’évaluation
du projet donne déjà les types de biens et services nécessaires pour la mise en œuvre du
projet et dont il faudra acquérir dans le respect de la règlementation applicable en matière de
passation des marchés. Cette présentation est faite de manière globale sans spécificité
technique.
8.6.1.2.
La définition des besoins
Elle consiste à décrire de manière précise les besoins à satisfaire. Pour les fournitures, on
décrit les caractéristiques et fonctionnalités des biens à acquérir. Pour les travaux, on définit
les quantitatifs et les descriptifs par étape successives et pour les services autres que travaux,
on élabore les termes de références.
La définition des besoins est conclue par l’estimation du coût financier de l’opération et les
périodes de disponibilité des biens ou services en fonction du planning de réalisation des
activités.
La préparation du marché relève de la responsabilité de l’équipe technique de l’UCP.
8.6.2. La planification des activités de passation des marchés
Suite à définition précise des biens et services à acquérir, le spécialiste en passation des
marchés établit le planning du déroulement des opérations d’acquisition. Ce planning,
communément appelé plan de passation des marchés est élaboré en même temps que
l’élaboration du budget annuel pour besoin de cohérence.
Pour disposition du bien ou du service au moment opportun, la date de démarrage de chacun
des processus de passation des marchés de ce plan doit tenir compte des délais prescrits ainsi
que des aléas récurrents du système mis en place.
Le plan de Passation des Marchés est publié pour besoin de transparence.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
175
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
Références
Opérations
Planification des Marchés
03
04
le SPM en collaboration avec les points focaux :
- Recensent les besoins d’achats actualisés de l’ensemble des parties prenantes du
projet ;
- Préparent le PPM (incluant les contrats de services) et son actualisation régulière
sont des éléments majeurs pour le bon fonctionnement du projet ;
- Elaborent le PPM en concertation et en cohérence avec le PTA et le budget annuel ;
- Soumettent le plan de passation des marchés au Coordonnateur;
05
Le Coordonnateur :
- Transmet les plans de passation des marchés au bailleur pour avis de non objection ;
01
02
Approbation de la Planification des Marchés
06
07
08
08 Bis
09
Le Bailleur :
- Reçoit le plan de passation des marchés ;
- Examine les modalités de passation des marchés proposées par l’UCP ;
- Effectue des observations, et les transmets à l’UCP pour prises en charges ;
Ou
- donne son avis de non objection sur le plan de passation des marchés ;
- Transmet le plan annuel validé à l’UCP ;
Le Coordonnateur :
10
11
-
Le Coordonnateur reçoit le plan de passation des marchés validé par le bailleur ;
L’impute au SPM pour prise en charge, suivi ;
8.6.3. La préparation des Dossiers d’Appel d’Offres
Pour chaque marché à passer, le spécialiste en passation des marchés prépare le Dossier
d’Appel d’Offres en fonction du type de marché. Le contenu de ce dossier est présenté de
manière détaillée dans les directives en la matière.
Les dossiers d’appel d’offres doivent être rédigés de façon à permettre et à susciter la
concurrence internationale. Ils doivent décrire clairement et précisément :
- les travaux à réaliser et leur emplacement;
- les biens à fournir et leur lieu de livraison ou d’installation;
- les délais d’exécution ou de livraison;
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
176
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
- les normes minimales de performance;
- les conditions d’entretien et de garantie technique, ainsi que toutes autres conditions
et modalités nécessaires.
Les dossiers d’appel d’offres préciseront si nécessaire, les essais, les normes et les méthodes
qui serviront à déterminer si le matériel livré ou les travaux exécutés sont conformes aux
spécifications. Les plans doivent être compatibles avec le texte des spécifications, et les
dossiers préciseront l’ordre de priorité entre plans et spécifications en cas de conflit.
Le Dossier d’Appel d’Offres doit indiquer tous les facteurs qui, outre le prix, seront
considérés lors de l’évaluation des offres et préciser comment ces facteurs seront quantifiés
ou évalués.
Si les candidats sont autorisés à présenter des variantes (les plans, les matériaux, les délais
d’achèvement, les conditions de paiement etc...), le dossier doit indiquer expressément les
conditions auxquelles ces variantes seront recevables et leur méthode d’évaluation.
8.6.4. La passation du marché
La passation des marchés elle-même se fait par étapes successives présentées de manière
détaillée ci-dessous. L’UCP assure la responsabilité de la passation des marchés en couvrant
chacune de ces étapes.
8.6.4.1.
La publication de l’appel d’offres
Tous les marchés sont passés par appel à la concurrence, il est
temps opportun la possibilité de soumissionner.
essentiel d’annoncer en
Le projet fait publier l'Avis Général de Passation des marchés. Cet Avis doit donner des
informations sur l’Emprunteur (ou l’Emprunteur éventuel) et indiquer le montant et l’objet
du prêt, l’objet des marchés correspondant au Plan de Passation des marchés, ainsi que le
nom, le numéro de téléphone ou de télécopie et les adresse(s) des organisme(s) de
l’Emprunteur responsable(s) de la passation des marchés, de même que l’adresse du portail
électronique ou du site internet d’usage courant et d'accès national et international libre et
gratuit où seront affichés les avis particuliers de passation des marchés en question.
L’avis doit aussi mentionner, si elle est connue, la date à laquelle les dossiers de préqualification ou d’appel d’offres seront disponibles. Les dossiers de pré-qualification ou
d’Appel d’Offres, selon le cas, ne doivent pas être mis à la disposition du public avant la date
de la publication de l’Avis.
Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou
d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale
du pays de l’Emprunteur ou dans le Journal Officiel, ou sur un portail électronique ou un site
internet d’usage courant et d’accès national et international libre et gratuit, en langue
anglaise, française ou espagnole, ou au choix de l'Emprunteur dans une langue nationale telle
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
177
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
que définie dans le paragraphe les directives. Ces avis doivent en outre être publiés dans
UNDB online.
Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le
temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur
demande de pré-qualification ou leur offre. le bailleur se chargera de la publication
simultanée sur son site internet public de tous les Avis particuliers de passation des marchés
préparés et transmis par les Emprunteurs.
8.6.4.2.
La mise à disposition ou vente des documents d’appel d’offres
La mise à disposition des documents d’appel d’offres consiste à transmettre ou à remettre
aux soumissionnaires, les documents devant leur permettre de préparer leurs offres. Cette
transmission est faite soit par courrier avec accusé de réception ou décharge soit par voie
électronique avec accusé de réception.
Ces documents d’appel d’offres peuvent être également vendus aux soumissionnaires, le prix
de vente dans ce cas doit couvrir les frais engagés pour leur élaboration sans recherche de
profit.
8.6.4.3.
La demande d’éclaircissements et réponses
Suite à la mise à disposition ou vente des documents d’appel d’offres, les soumissionnaires
peuvent avoir besoin des éclaircissements sur certains aspects de ces documents afin de
mieux préparer leurs offres. Il est conseillé que ces demandes soient faites par écrit et dans
un délai précis avant la date de dépôt des offres. Pour besoin de transparence et de respect de
l’égalité entre les soumissionnaires, la réponse fournie à chacune des demandes reçues doit
être transmise à tous les autres soumissionnaires.
8.6.4.4.
L’ouverture des plis en séance publique
Les offres sont reçues sous plis fermés au jour, à l’heure et lieu indiqués dans les documents
d’appel d’offres. Les plis sont ouverts au jour, à l’heure et au lieu indiqués dans les
documents d’appel d’offres en séance publique en présence des soumissionnaires ou de leurs
représentants. Toutes les communications au cours de la séance d’ouverture des plis est faite
à haute voix. Une feuille de présence signée par toutes les personnes présentes est établie. Un
procès-verbal d’ouverture est dressé à l’issue de la séance et signé par les membres du
bureau constitué à cet effet dont notamment le Président, le rapporteur et les autres membres.
8.6.4.5.
L’évaluation des offres et attribution provisoire des marchés ou
proposition d’attribution des marchés
Une commission d’évaluation des offres est constituée à l’issue de la séance publique
d’ouverture des plis. Cette commission dispose d’un délai pour analyser et évaluer les offres
suivant les critères définis dans les documents d’appel d’offres. Suite à son travail, cette
commission classe les offres par ordre de mérite suivant les notes attribuées à chacune des
offres. Elle fait une proposition d’attribution du marché à l’UCP. C’est sur la base de cette
proposition que l’UCP attribue provisoirement le marché au candidat jugé meilleur en
l’invitant à la négociation du marché.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
178
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.6.4.6.
La publication de l’attribution des marchés y compris le délai
d’attente
Le marché est définitivement attribué à l’issue des négociations. Il est important de souligner
qu’en cas d’échec des négociations avec le premier attributaire potentiel, le projet engage les
négociations avec le second. En cas d’échec total des négociations, le marché est annulé et le
processus devra redémarrer.
Les négociations satisfaisantes, la signature du contrat et les formalités administratives en
découlant marquent l’attribution définitive du marché qui est suivie de la publication.
Le marché doit être attribué sur la période de validité des offres.
8.6.5. Formalités d’exécution des marchés
La notification du marché (pour les marchés de fournitures et services courants) : après
attribution du marché, l’attributaire est officiellement notifié. Il s’agit d’une correspondance
par laquelle l’UCP informe de manière officielle, l’attributaire du marché et l’invite à réaliser
son contrat. Cette notification comporte l’objet du marché, les références du contrat, la durée
et la période des travaux, le lieu d’exécution des travaux, les facilités administratives
accordées dans le cadre du contrat, etc.
8.6.5.1.
Les formalités de démarrage pour les marchés de travaux
L’attributaire du marché doit accomplir les formalités de démarrage, notamment les
formalités d’enregistrement du contrat, la production des garanties, etc.
Pour les marchés de travaux et les marchés à responsabilité unique, le marché doit demander
la constitution d’une garantie d’un montant suffisant pour protéger le projet au cas où
l’entrepreneur manquerait à ses obligations contractuelles.
Les modalités et le montant de la garantie d’exécution doivent être adéquats, tels que
spécifiés dans le Dossier d’Appel d’Offres. Le montant de la garantie peut varier et est
déterminé en fonction de la nature de la garantie fournie et de la nature et de l’importance
des travaux ou des ouvrages. Une fraction de cette garantie de bonne exécution (dite garantie
de bonne fin) restera valable durant la période de garantie technique ou d’entretien jusqu’à la
réception définitive. À la place de cette garantie de bonne fin, le marché de travaux peut
prévoir une retenue de garantie, c’est-à-dire une retenue effectuée sur chaque acompte
périodique et conservée jusqu’à la réception définitive. Les entrepreneurs peuvent être
autorisés à remplacer cette retenue par une garantie bancaire équivalente après la réception
provisoire.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
179
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.6.5.2.
Le versement de l’avance de démarrage et la fourniture de la garantie
d’avance
Selon les marchés, le versement de l’avance de démarrage est automatique après signature du
contrat, mais très souvent, il est soumis à la production d’une caution de garantie à produire
par l’attributaire. Chacune des parties est tenue de remplir ses obligations en matière de
l’avance de démarrage. Après accomplissement des formalités requises par l’attributaire du
marché, l’UCP débloque et met à sa disposition le montant de l’avance de démarrage tel que
prévu dans le contrat.
8.6.5.3.
L’exécution des prestations suivant le calendrier contractuel
Sous la supervision de l’UCP ou du Maître d’Ouvrage délégué, le marché est réalisé par
l’attributaire dans le respect des clauses du contrat et des délais impartis. L’UCP doit suivre
le respect du calendrier arrêté avec l’attributaire du marché tout au long de l’exécution.
8.6.5.4.
Les paiements pour les différentes phases ou décomptes périodiques
pour les marchés de travaux
Suivant les modalités arrêtées dans le contrat, l’attributaire du marché soumettra ses
décomptes au paiement. Après vérification et approbation par l’UCP, ces décomptes sont
transmis à la CAA pour paiement.
Les réceptions partielles ou définitives : pour chaque marché, l’UCP constitue une
commission pour la réception partielle ou définitive des travaux, fournitures ou services.
Cette commission apprécie la qualité des livraisons ou des réalisations, signe les procèsverbaux de réception et donne le quitus pour le paiement des factures et des décomptes.
Aucun paiement ne doit être effectué sans existence de ce procès-verbal.
8.6.5.5.
La clôture du marché
La réception des travaux, des fournitures ou des services ne signifie pas la clôture du marché. Cette
clôture n’intervient qu’après que toutes les obligations contractuelles aient été remplies par les parties
contractantes qui doivent s’assurer que :
- les qualités techniques des livraisons prévues dans les documents contractuels sont
respectées;
- un décompte définitif a été établi ;
- tous les paiements ont été effectués ;
- les cautions ont été libérées.
Ce n’est qu’après ces vérifications que le marché peut être clos.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
180
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.6.5.6.
L’évaluation des performances des titulaires des marchés
l’UCP, à l’issue de chaque marché devra évaluer les performances de chacun des attributaires
afin de constituer par secteur d’activités, une liste des fournisseurs offrant des sécurités en
matière d’exécution des contrats qui leurs sont attribués.
Cette liste pourra être utile en situation d’attribution de marché par entente directe.
8.6.6. Exécution des marchés
Une fois le contrat signé par les parties, l’UCP et le Spécialiste de Passation des Marchés
sont chargés particulièrement de l’exécution des tâches suivantes :
-
-
la notification de l’ordre de service de démarrage des prestations au Client dès
que ce dernier a remis à l’UCP les exemplaires originaux des contrats dûment
enregistrés conformément aux dispositions fiscales en vigueur ;
la vérification de la validité du cautionnement de bonne exécution fourni par le
Client ;
la mise à disposition du Client, s’agissant notamment des marchés des travaux, du
site et des documents techniques de travail ;
l’analyse en vue de leur validation des programmes et calendrier d’exécution des
tâches ;
l’appréciation des contraintes ayant des incidences sur la qualité et la quantité des
prestations ainsi que l’ajustement des délais d’exécution ;
l’organisation et la participation aux réunions de suivi de l’exécution du marché ;
l’appréciation de la qualité des sous-traitants, le cas échéant ;
l’évaluation des pénalités de retard ou des intérêts moratoires ;
l’émission des ordres de service nécessaires à la bonne exécution du marché ;
l’examen des incidences pouvant justifier une suspension des prestations ou une
résiliation du marché;
le suivi des essais en usine notamment dans le cadre de la fabrication des biens,
objets de marché de fournitures ;
le décompte des délais d’exécution;
l’appréciation des clauses d’éventuels avenants aux contrats.
8.6.7. Réception des biens et services
Chaque marché doit faire l’objet d’un contrôle de réalisation physique et de la conformité
avec la facturation induite. Il est généralement recommandé de constituer une commission
chargée de l’évaluation et de la réception des prestations.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
181
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.6.8. Composition des Commissions de Réception
A l’instar des sous-commissions d’analyse des offres, les commissions de réception seront
constituées des responsables de l’UCP. Il s’agit notamment de :
- le représentant du Ministère de Tutelle ;
- le représentant du Ministère des Marchés Publics ;
- le responsable du service technique bénéficiaire des prestations.
Au cas où le suivi et / ou le contrôle de certaines prestations sont confiés à un organe tiers, il
revient à cette structure, avec laquelle l’agence d’exécution a conclu un contrat de services, à
organiser les différentes réceptions conformément aux clauses du marché.
Elle informe les membres de la commission de réception ci-dessus cités qui sont invités à y
prendre part.
Il revient également à l’UCP de moduler la composition des Commissions de Réception en
fonction des types et de la complexité des marchés :
-
Services de consultants ;
Fournitures ;
Travaux.
8.6.9. Réceptions proprement dites
Pour les réceptions de type « physique », la Commission de Réception peut prononcer une
réception partielle ou totale, soit provisoire ou définitive.
-
-
Pour les marchés de fournitures, notamment d’équipements sous garantie, il est
recommandé d’appliquer le principe de la réception provisoire à la livraison, et
d’une réception définitive après le délai de garantie.
Pour les marchés de travaux, il est recommandé d’appliquer le principe de la
réception provisoire à la fin du chantier, et d’une réception définitive après un
délai d’un an.
Il est important de retenir que le principe des réceptions provisoires et définitives implique de
retenir, lors de la réception provisoire, une part des sommes dues (généralement 10%), qui ne
sera libérée qu’après la réception définitive.
Un marché peut également faire l’objet de plusieurs réceptions partielles (cas des marchés de
fournitures ou de travaux). Dans ces cas, une réception totale est prononcée à la fin des
livraisons (cas des fournitures) ou à la fin de chantier (cas des travaux) ; cette réception totale
peut être provisoire, et il sera également organisé une réception totale définitive comme
indiquée ci-dessus.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
182
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
La Commission de Réception doit produire un procès-verbal de réception (partielle,
provisoire, totale, définitive, etc.) signée par tous les participants et auquel seront joints tous
les documents permettant d’apprécier l’effectivité qualitative et quantitative des prestations,
objet du marché concerné.
8.6.10. Suivi de la facturation des prestations
Au regard des éléments contenus dans les procès-verbaux de réceptions dûment signés par
les membres de la Commission de Réception, le prestataire de services, fournisseur ou
entrepreneur établit son mémoire de paiement.
A cette facture, doivent être joints tous les documents justificatifs des montants facturés.
Le Spécialiste de Passation des Marchés et le Responsable Administratif et Financier
apprécient les éléments contenus dans le mémoire de paiement, et le cas échéant, établissent
le dossier de paiement à soumettre à la signature du Coordonnateur.
8.6.10.1.
Frais de fonctionnement
Divers rubriques de dépenses et d’autres coûts additionnels récurrents seront pris en charge
par l’UCP sur la base du manuel de procédures administratives qui aura été revu et jugé
acceptable par le bailleur de fonds.
Pour des raisons d’efficacité, les fournitures de bureau seront acquises sur une base de six
(06) à douze (12) mois de besoins selon un processus concurrentiel. En ce qui concerne les
services d’entretien/réparation (véhicules, ordinateurs etc.…) l’UCP signera des contrats
pour une durée définie.
8.6.10.2.
Frais Formations/Ateliers/Séminaires/Conférences.
Les ateliers, les formations, les participations aux séminaires et aux conférences, les voyages
d’études seront menés sur la base des plannings annuels approuvés et identifiant le cadre
général des formations et des activités similaires pour l’année, en précisant la nature de la
formation, du voyage d’étude, de l’atelier, du nombre de participants et du coût estimatif.
8.6.10.3.
Planification et suivi des marchés
Le plan de passation des marchés est dressé par le spécialiste en passation des marchés du
projet et présenté au bailleur de fonds pour Avis en début de chaque exercice, annexé au
budget. Ce plan est renouvelé chaque trimestre et envoyé au bailleur. Dans le cadre du suivi
du Plan, le spécialiste en passation des marchés dresse la situation des marchés chaque mois
assorti d’un plan d’action qui dégage les responsabilités de toutes les parties prenantes ainsi
que les délais d’exécution. Le spécialiste en passation des marchés fait une large diffusion
dudit plan d’action.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
183
Chapitre VI
Procédures de Passation des Marchés
8.6.11. Classement et archivage des documents de passation des marchés
8.6.11.1.
Principe et système de Codification
Tout marché passé au Projet doit comporter un numéro d’identification dont la structure se présente
comme suit:
Type marché
Numéro séquentiel
Année de décision
1àn
13 = exercice 2013
14 = exercice 2014
15 = exercice 2015
MC = Consultants
MF = Fournitures
MT = Travaux
A titre d’exemple, un premier marché de Fourniture décidé au courant de l’exercice 2014
sera identifié par le code suivant : MF/1/14. Tous les documents émis ultérieurement et se
rapportant au dit marché devront avoir le même système de numérotation.
8.6.11.2.
Système de classement
Le classement et archivage des documents de passation des marchés au Projet est celui
préconisé par le bailleur de fonds.
8.6.11.3.
Principes du Système de Classement.
Le classement des documents de passation des marchés a des caractéristiques spécifiques:
-
Le classement est basé sur les types de marchés qui existent au niveau du Projet
(marchés des biens et services, consultants, travaux, etc...).
Pour plus d’efficacité, diviser chaque type de marchés en deux sous-sections :
-
-
Biens passés par Appel d’Offres;
Biens passés par cotations;
Services de firmes de consultants;
Services de consultants individuels;
Chaque marché doit être classé par lot ou activité séparément;
Tous les documents relatifs à chaque marché, lot ou activité depuis le lancement du
processus de sélection jusqu’à la gestion des marchés/contrats;
Chaque section, dossier, chemise, document doit être identifiable (étiquettes
imprimées sur les meubles, étiquettes apposées sur les chemises cartonnées, les boîtes
et les documents);
Une fiche de retrait doit être remplie chaque fois qu’on sort un document du système
et mise à la place de ce dernier jusqu’à la remise du document dans le classement.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
184
Chapitre V
Procédures de Passation des Marchés
Tableau de suivi des marchés passés - Détails des contrats
Montant du Contrat
N° de série
A
Référence du
Contrat
Source de
Financement
Réf. de la
Demande de
Retrait des
Fonds
Catégories
de dépenses
Description
du contrat
Prévisionnel
Actuel
Références des Contrats et Renseignements sur la Procédure
de Passation des Marchés et la Gestion des Contrats
Méthode de
Type de revue (à
passation/sélectio
Attributaire
priori/à posteriori)
n
SERVICE DE CONSULTANTS
1
2
3
4
5
B
FOURNITURES
C
TRAVAUX
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
185
Nationalité de
l'Attributaire
Chapitre V
Procédures de Passation des Marchés
Tableau de suivi des marchés passés - Détails des contrats
Références des Contrats et Renseignements sur la Procédure de Passation des Marchés et la Gestion des contrats
N° de
série
Date
d'invitation
Date de signature
du contrat
Date de
début
contractuel
Date de fin
contractuel
Date de
livraison
Date de
réception
Date
réception
facture
Date
transmission
Demande de
Paiement à la
C.A.A.
Date
paiement
par la
C.A.A
Montant
payé par le
Bailleur
A
1
2
3
B
C
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
186
Montant
restant à
payer par le
Bailleur
Prestations
terminées
(Oui/non)
Observations
Chapitre V
Procédures de Passation des Marchés
Date ______
BON DE COMMANDE N° …………………….
Fournisseur :_________________________________
Demande d’achat n°_________________ du ___________________________
Date de Livraison: _____________________________
Délai de livraison__________
Références
Désignations
Quantité
Prix Unitaire
Montant du Bon de
Important
Le double de ce bon de Commande doit être commande
retourné avec votre facture sous peine de rejet
Le RAF
Le Coordonnateur
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
187
TOTAL
Chapitre V
Procédures de Passation des Marchés
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
188
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
IX. PROCEDURES DE GESTION
FINANCIERE
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
189
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
9.1.
Organisation de la gestion financière
Il s’agit de décrire le cadre de réalisation des opérations financières du projet à travers :
-
les fonds de l’accord de financement (crédit ou don) gérés par le bailleur ;
les fonds de l’Etat du Cameroun ;
les comptes bancaires ;
l'organisation des caisses.
9.1.1. Généralités
Les activités et le fonctionnement d’un projet sont financés par les principaux types de
ressources suivant : fonds du bailleur (prêt ou don), fonds de contrepartie (Etat) et la
contribution des bénéficiaires dans certains cas spécifiques.
Les mécanismes liés à chacune de ces sources de financement sont propres à chaque projet.
La ligne de crédit ou de don mise en place par le bailleur ou l’Etat est consommée sur
présentation des besoins exprimés par le projet à travers la CAA qui sert d’interface entre les
deux parties. L’accord de crédit indique de manière précise, la source de financement de
chacune des activités du projet (Etat ou bailleur).
Certains paiements du projet à ses fournisseurs sont faits directement par le bailleur et
d’autres par le projet par prélèvement sur un compte ouvert localement et approvisionné par le
bailleur par prélèvement sur la ligne de crédit. Les conditions de fonctionnement de ce compte
sont précisées dans l’accord de financement. De même, la contribution de l’Etat est mobilisée
dans un compte de contrepartie également géré par la CAA. Tous les paiements quels qu’ils
soient, se font à travers la CAA qui doit, à la demande du projet, ouvrir des comptes
appropriés pour domicilier les fonds par source de financement.
9.1.2. Organisation des comptes bancaires
Il s’agit notamment des comptes bancaires :
-
des fonds de contrepartie de l’Etat ;
des fonds du bailleur déposés dans une banque commerciale locale ;
Deux comptes de projet sont ouverts dans une banque commerciale par la CAA. L’un reçoit
les fonds de contrepartie et l’autre les fonds du bailleur.
9.1.3. Mobilisation des ressources
9.1.3.1.
Mobilisation des Fonds de crédit ou de don accordés par le bailleur
Il s’agit ici de décrire les méthodes d’utilisation de la ligne de crédit mise en place par le
bailleur de fonds pour le financement des activités du projet.
Le fonds de crédit ou de don mis à la disposition du projet est mouvementé par le paiement
direct, le remboursement des dépenses ou par engagement spécial.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
190
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
a) Remboursement des Fonds
Il y a remboursement des fonds lorsque le Projet transmet au bailleur à travers la CAA, les
types de dépenses autorisées effectuées et préfinancées sur ses propres ressources.
Dans ce cas, le projet constitue un dossier qu’il transmet à la CAA composé de :
-
la demande de remboursement de fonds suivant le formulaire du bailleur ;
l’état récapitulatif des dépenses par catégories ;
la non objection du bailleur de fonds pour l’engagement de la dépense ;
la preuve du paiement (ordre de virement, chèque…) ;
l’attestation du compte bancaire débité ;
la liasse des pièces justificatives.
Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour
exécution. Toutefois le Bailleur se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives
au besoin.
b) Fonds de roulement ou compte spécial
La méthode du fonds de roulement ou méthode du compte spécial consiste à octroyer des
avances à l’emprunteur pour le financement des dépenses jugées éligibles par le bailleur.
L’objectif principal de cette méthode de décaissement est d’aider l’emprunteur ou l’organe
d’exécution à faire face à ses besoins en monnaie locale ou en devises, de s’assurer d’une
disponibilité de ressources d’une façon permanente et de bénéficier d’une certaine flexibilité
au plan de la réalisation de certaines composantes du projet.
Les dépenses supportées localement par prélèvement sur le compte special recevant les fonds
du bailleur, font l’objet de demande de reconstitution dans les conditions définies dans
l’accord de financement.
A cet effet, le projet transmet au bailleur à travers la CAA, une demande de reconstitution des
fonds du compte spécial constituée des éléments essentiels suivants :
-
la demande de reconstitution des ressources suivant le formulaire du bailleur ;
le relevé du compte pour les avances en sous-compte ou compte auxiliaire ;
l’etat certifié des dépenses par catégorie, chaque dépense devant être répertoriée sur le
relevé bancaire;
l’état récapitulatif des dépenses par catégorie accompagné des pièces comptables
originales (bons de commande, factures timbrées et liquidées…);
un état de rapprochement du compte bancaire.
Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour
exécution. Toutefois le Bailleur se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives
au besoin.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
191
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
c) Paiement direct
Il y a paiement direct lorsque le projet transmet au bailleur de fonds à travers la CAA, un
ordre de paiement au profit de l’un de ses fournisseurs ou prestataires de service dans les
conditions définies dans l’accord de financement.
Dans ce cas, le projet constitue un dossier qu’il transmet à la CAA composé des éléments
essentiels suivants :
-
la demande de paiement direct suivant le formulaire du bailleur;
l’état récapitulatif des dépenses ;
la non objection du bailleur de fonds pour l’engagement de la dépense ;
deux (02) exemplaires du contrat, de la Lettre commande ou du Bon de Commande
dont un original dûment enregistrés. Un exemplaire est transmis au bailleur de fonds et
l’autre est conservé par la CAA pour exploitation et archivage;
trois (03) exemplaires de la facture ou du décompte dont un original timbré;
l’ordre de service et/ou la notification du contrat ;
le RIB du bénéficiaire ;
les annexes prévues ou les garanties diverses.
Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour
exécution. Toutefois le Bailleur se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives
au besoin.
d) Engagement spécial
Ce procédé permet de faire payer les fournisseurs pour les biens et services importés au
moyen d’une "lettre de crédit" exigeant des garanties de retrait de fonds. Cette méthode est
généralement utilisée pour l’importation des biens à l’étranger.
Dans ce cas, le Projet fait recours à une Banque Commerciale via la CAA, aux fins d’émettre
une lettre de crédit pour couvrir les acquisitions.
Cette Banque Commerciale n’acceptera pas de régler le fournisseur étranger si elle n’est pas
elle-même couverte, d’où la garantie du bailleur de fonds de couvrir l’opération après
dénouement. A cet effet, le bailleur de fonds prendra l’engagement de rembourser la Banque
Commerciale directement lors du dénouement de l’opération.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
192
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
9.1.3.2.
Mobilisation des fonds de contrepartie
Le Gouvernement inscrira chaque année dans son budget durant toute la période d’exécution
du Projet, le montant de sa contribution nécessaire pour la réalisation des activités du projet
relevant de sa contribution.
A cet effet, sur la base du PTBA, l’UCP soumettra au MINEPAT ou au Ministère de tutelle
au début de chaque exercice, une demande de fonds de contrepartie pour la partie de ses
activités de la période concernée relevant de la contribution de l’Etat.
Le MINEPAT ou le Ministère de tutelle à son tour émet et transmet au MINFI pour
exécution, un ordre de paiement du montant correspondant, auquel il joint la demande du
projet. Ladite demande de fonds comprend entre autres :
-
un extrait de l’accord de financement indiquant la contribution de l’Etat ;
le PTBA de l’exercice concerné ;
l’état d’utilisation des fonds initialement reçus ;
le relevé d’identité bancaire du projet.
Ce compte est par la suite réapprovisionné en cas de besoin à la demande du MINEPAT ou du
Ministère de tutelle.
9.1.3.3.
Justifications des dépenses
Toutes les dépenses du Projet seront réglées à partir des comptes bancaires et accessoirement
en espèces. L’UCP devra s’assurer que tous les décaissements sont exécutés conformément
aux procédures prescrites dans le manuel de procédures du projet. Elle aura l’entière
responsabilité de la présentation des états financiers annuels.
Les pièces justificatives, concernant les marchés passés dans le cadre du Projet, doivent être
regroupées et classées de manière appropriée par l’UCP. Les pièces seront classées par types
de marché (véhicules, matériel et mobilier, fournitures, travaux et consultants) et par
méthodes de sélection (AOI, AON, CF) et incluront toutes les pièces nécessaires à la
justification des choix effectués.
Les pièces justificatives devront être accessibles pour toute la durée du Projet aux missions
périodiques de supervision des bailleurs, aux auditeurs externes et à l'audit interne des
comptes pour révision.
D’une manière générale les décaissements effectués par le projet respectent dans le cadre des
dépenses autorisées telles que décrites dans le document d’évaluation du projet et les accords
de financement.
Pour besoin de traçabilité, tous les paiements sont faits soit par chèque soit par virement.
L’utilisation des espèces étant l’exception dûment approuvée dans l’accord de financement.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
193
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
a) Justification de l’utilisation d'une avance des fonds
Il y a mise à disposition lorsque pour une activité spécifique (organisation d’un atelier par
exemple), le projet décaisse de manière prévisionnelle des fonds au profit d’un organisme ou
d’un responsable clairement identifié sous réserve de production des pièces justificatives des
dépenses à l’issue de l’activité.
Dans ce cas, les conditions de déblocage de fonds sont les suivantes :
- activité planifiée et inscrite dans le PTBA;
- budget de l’activité clairement établi et approuvé par le bailleur de fonds ;
- contrat passé avec l’organisme si tel est le cas dûment enregistré ;
- gestionnaire des fonds clairement identifié.
Dans les trois jours suivant la réalisation de l’activité, le gestionnaire des fonds doit produire
un état récapitulatif des utilisations de fonds auquel sont jointes toutes les pièces justificatives
des dépenses.
Toute dépense non justifiée ou inéligible doit être remboursée dans le compte du projet.
9.1.4. Gestion de la trésorerie
La gestion de la trésorerie du projet concerne le suivi et le contrôle des ressources du projet
dont notamment la ligne de crédit ou le don et les comptes bancaires.
9.1.4.1.
Contrôle des dépenses du projet
Ces contrôles consistent à s’assurer avant la mise en paiement des dépenses et avant la
demande de réapprovisionnement du compte bancaire local que :
-
les dépenses en cause sont effectivement éligibles au projet ;
chacune d’elle est affectée dans la composante et la catégorie appropriée ;
elles se rapportent aux marchés passés conformément aux règles et procédures en
vigueur ;
elles correspondent aux travaux, biens et services effectivement réalisés ou fournis ;
les quantités et prix unitaires sont conformes et les calculs sont corrects ;
les pièces justificatives sont complètes, conformes et à jour ;
elles sont revêtues des signatures autorisées.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
194
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
9.1.4.2.
Suivi et contrôle des comptes
Le suivi et le contrôle des comptes doivent permettre d’obtenir des informations financières et
comptables fiables, complètes et à temps. Ces informations sont destinées à informer les tiers
sur la situation comptable et financière.
A cet effet, l’UCP doit s’assurer mensuellement que :
- tous les décaissements sont enregistrés au débit du compte couvert à cet effet ;
- son solde (en devises) correspond au solde du compte tenu dans ses livres ;
- aucune dépense n’a été émise au titre d’une catégorie épuisée et/ou s’il y a nécessité
de demander une révision des catégories par rapport à l’affectation initiale ;
- aucun décaissement n’a été demandé au titre d’un contrat entièrement payé et/ou s’il y
a nécessité de demander la révision de la valeur d’un contrat ;
- tous les éléments de l’actif et du passif du projet ont été enregistrés dans les comptes
appropriés et pour les montants exacts.
Le projet a par ailleurs la responsabilité de contrôler l’exactitude et la conformité des
opérations passées dans les comptes bancaires quelle que soit l’origine des fonds. A cette fin,
il doit :
-
-
conserver un double de toutes les pièces comptables dont les originaux ont été
transmis à la CAA pour paiement ;
recevoir sinon réclamer mensuellement à la CAA les relevés du compte de crédit ou
du don et de tous les comptes bancaires ainsi que l’ensemble des pièces justificatives
des écritures initiées dans les comptes par la banque (tickets d’agios, avis de débit,
avis de crédit, etc.) ;
procéder au rapprochement de soldes.
9.1.4.3.
Rapprochement des comptes de trésorerie
Afin de s’assurer de la cohérence et de la conformité des opérations du projet avec le bailleur
de fonds et les banques commerciales, un rapprochement des comptes de trésorerie est
nécessaire à la fin de chaque mois dès réception des extraits d’opérations des différents
partenaires.
Ainsi, le solde du compte tenu par le bailleur sera rapproché à celui tenu par le projet. De
même, le solde de chacun des comptes bancaires recevant localement les fonds, sera
rapproché à celui indiqué sur l’extrait du compte concerné.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
195
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
9.2. Gestion des relations avec la CAA
9.2.1. Rôle de la CAA dans la conduite des opérations du projet
Créée en 1985 par décret du Président de la République du Cameroun, la CAA, établissement
public dont les activités ont un caractère essentiellement financier et statistique, a pour
principales missions statutaires, la gestion de la dette et le financement des projets sur fonds
d’emprunts.
Elle joue l’interface entre les projets initiés par le gouvernement avec l’appui des bailleurs.
C’est donc elle qui gère les fonds d’emprunt du gouvernement en général et en particulier
ceux destinés au financement des projets de développement.
De manière spécifique, lors de la phase de gestion des financements pour la réalisation des
projets, elle doit à la demande de l’UCP :
- ouvrir les comptes bancaires devant recevoir les fonds du projet (fonds du bailleur et
fonds de contrepartie)
- mouvementer les comptes domiciliés chez le bailleur tout au long de la vie du projet
par l’émission des demandes de reconstitution de fonds ou des demandes de paiement
aux fournisseurs;
- mouvementer les comptes (Compte spécial et fonds de contrepartie) domiciliés dans
les banques.
De par ses attributions, la CAA est l’un des maillons essentiels dans la chaîne de mise en
œuvre du projet.
9.2.2. Identification du projet par la CAA
Dès la signature de l’Accord de Financement d’un projet dont les fonds doivent être gérés par
la CAA, celle-ci doit recevoir en même temps que la demande d’ouverture des comptes
bancaires, un exemplaire de l’Accord de Financement.
Elle doit :
-
Procéder à la codification du projet;
informer le projet afin qu’il puisse porter ses numéros identifiants uniques sur tous ses
documents;
définir avec l’UCP le cadre de numérotation par type de documents à lui transmettre
en associant au numéro identifiant unique, d’autres éléments d’identification précise
du document ;
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
196
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Autres documents à fournir par le projet à la CAA :
-
la décision de création de l’UCP ;
la décision de nomination ou de recrutement du personnel clé de l’UCP ;
la description du projet en spécifiant (Localisation, Objet du Projet, Secteur
économique, date de début, date de fin, bailleur, etc.) ;
les conventions de financement liées du projet ;
la demande d'ouverture des comptes bancaires;
la liste des personnes habilitées à engager le projet ainsi que les spécimens de
signature et les fonctions des personnes concernées dans le projet ;
la liste des personnes mandatées à récupérer les documents du Projet à la CAA et dans
les banques.
En retour, la CAA devra remettre au projet :
- un numéro d'identifiant unique du projet ;
- un numéro d'identifiant pour chaque convention, ce numéro devra intégrer le numéro
d’identifiant unique du projet ;
- un relevé d’identité bancaire pour chaque compte ouvert;
- une procuration pour le personnel mandaté par le projet.
Le projet est responsable en cas de transmission de documents faux ou non conformes à la
CAA.
9.2.3. Ouverture et gestion des comptes
9.2.3.1.
Ouverture et approvisionnement des comptes bancaires
L’UCP adresse à la CAA, une demande d’ouverture des comptes dont le nombre varie en
fonction du nombre de bailleur et des exigences spécifiques liées à la mise en œuvre du
projet.
En général, un ou plusieurs comptes bancaires doivent être ouverts : l’un pour recevoir les
fonds du bailleur et l’autre pour recevoir les fonds de contrepartie. Ces comptes sont
approvisionnés suivant les méthodes de mobilisation des ressources décrites au point 7.1.3.
Mobilisation des ressources.
9.2.3.2.
Les paiements sur comptes spéciaux et fonds de contrepartie
Les paiements sont faits sur ordre de la CAA sur la base des demandes émises par le projet.
Les principales demandes traitées par la CAA sont présentées ci-dessous.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
197
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
a) Demande de Paiement des salaires
Pour le Personnel Consultant
-
-
-
la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la demande, le code budgétaire ou la catégorie de dépense , le numéro et
l'intitulé du compte à débiter , les noms des bénéficiaire, sa fonction, le numéro de la
facture et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur,
la TVA, l'IR et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité
bancaire) du bénéficiaire, la signature du Coordonnateur et le cachet du projet ;
la facture timbrée du personnel concerné comportant : le nom et fonction, le numéro
de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de
la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la période de facturation
concernée, les références du contrat de travail, les conditions de paiement, le mode de
paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le
montant TTC) et la signature ;
l'attestation de présence effective établie sur papier entête du projet et signée par le
Coordonnateur.
l'attestation de présence effective du Coordonnateur signée par le Ministre de tutelle
ou son représentant;
la non objection du bailleur de fonds le cas échéant;
la copie de carte d’identité le cas échéant pour les paiements sous forme de MAD ;
la photocopie du contrat liant le personnel au projet signé par les parties et dûment
enregistré.
L’original du contrat n’est fourni que lors du premier salaire.
Pour le Personnel Recruté
-
-
la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la demande, le code budgétaire ou la catégorie de dépense, le numéro et
l'intitulé du compte à débiter , le nom du bénéficiaire, sa fonction, le détail du
paiement le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, le mode de paiement, la
signature et le cachet du Coordonnateur;
l'attestation de présence effective établie sur papier à entête du projet et signée par le
Coordonnateur.
l'attestation de présence effective du Coordonnateur est signée par le Ministre de
tutelle ou son représentant ;
la non objection du bailleur de fonds le cas échéant;
la copie de la carte d’identité le cas échéant pour les paiements sous forme de MAD ;
le bulletin de salaire du mois antérieur.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
198
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
L’original du contrat n’est fourni que lors du premier salaire.
Pour les Primes et indemnités
-
-
la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la demande, le code budgétaire ou la catégorie de dépense, le numéro et
l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, sa fonction, le détail
du paiement le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, le mode de paiement,
la signature et le cachet du Coordonnateur;
la décision accordant les primes ou indemnités signée par le responsable habilité;
la fiche de présence ou attestation de présence selon le cas en original;
la copie de carte d’identité le cas échéant pour les paiements sous forme de MAD ;
b) Demandes de paiement dans le cadre des prestations
Le paiement intégral relatif à un marché, une lettre commande, comporte les étapes
suivantes selon le cas : paiement de l’avance de démarrage, paiement partiel ou final.
La demande de paiement de la facture d'avance de démarrage d'une prestation de services est
constituée des éléments suivants :
-
-
-
la lettre de demande sur papier à entête du projet conforme au modèle CAA et
comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom, le code et l'adresse du projet, la
date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code convention,
la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et
prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture et le détail du
paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le
montant net à payer au bénéficiaire, etc…), le RIB (relevé d'identité bancaire) du
bénéficiaire, le mode de paiement, la signature et le cachet du Coordonnateur;
la facture timbrée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms ou raison
sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date
d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur
(le projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat, les conditions
de paiement, le RIB, le détail du paiement (Montant HT, IR, TVA, le net à payer, le
montant TTC, etc…) et la signature ;
la caution de garantie suivant les termes du contrat de services ;
la non objection du bailleur le cas échéant;
le visa préalable du MINMAP le cas échéant;
un exemplaire Original du contrat de services liant le prestataire au projet et dûment
enregistré avec la quittance d’enregistrement.
le dossier Fiscal comportant : la copie certifiée de la patente de l’année en cours et le
cas échéant la licence d’importation, la copie certifiée du registre de commerce, la
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
199
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
copie de la carte de contribuable, le bulletin d’émission, la Copie certifiée de
l’attestation de non redevance ;
Les éléments caractéristiques du contrat sont introduits dans le système dès le premier
traitement par la CAA.
La demande de paiement d'une facture partielle ou finale d'une prestation de services est
constituée des éléments suivants :
-
-
-
-
la lettre de demande sur papier à entête du projet conforme au modèle CAA et
comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom, le code et l'adresse du projet, la
date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code convention,
la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et
prénoms ou la raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture et le détail du
paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, TVA, IR et le montant
net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, le
mode de paiement, la signature et le cachet du Coordonnateur;
la facture timbrée ou le décompte timbré ou la note d’honoraire timbrée du prestataire
de services comportant : le nom, prénoms ou raison sociale du prestataire, le numéro
de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de
la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la tranche de facturation
concernée, les références du contrat de service, les conditions de paiement, le RIB, le
détail du paiement (Montant HT, l'IR, TSR, la TVA, le net à payer, le montant TTC,
etc…) et la signature ;
le bordereau de livraison ou le bon de livraison signé ;
le procès-verbal de réception ou attestation de services faits ;
la non objection du Bailleur le cas échéant;
le visa préalable du MINMAP uniquement pour les décomptes des marchés ;
le certificat de non exclusion des marchés délivrée par l’ARMP;
l’attestation de domiciliation bancaire encours de validité et dont le RIB est porté sur
le contrat pour les marchés;
le Contrat de marché ou la lettre de commande ou le Bon de commande en original(e)
avec la quittance d’enregistrement. Si l’original du marché a déjà été transmis à la
CAA, une photocopie du marché certifiée conforme par le Coordonnateur du projet
sera suffisant;
le dossier fiscal comportant : la copie certifiée de la patente de l’année en cours et le
cas échéant la licence d’importation, la copie certifiée du registre de commerce, la
copie de la carte de contribuable, bulletin d’émission, attestation de non redevance
certifiée.
NB : Si le partenaire est étranger il est conseillé d’avoir une représentation au Cameroun
afin de pouvoir fournir les éléments relatifs au dossier fiscal dont il n’est pas assujetti.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
200
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
c) Demande de paiement des frais de mission
Toute mission donne lieu au paiement d'une avance dont le montant est fixé, soit par la
circulaire sur l'exécution du budget, soit par les procédures du bailleur, ou encore par les
textes régissant ces activités dans l'organisme employeur du personnel mis en mission.
La demande de paiement des frais de mission doit comprendre les éléments suivants pour le
paiement :
Frais d’avance de mission :
- la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et
l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, le montant à payer et
son décompte, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature et le
cachet du projet du Coordonnateur;
- Photocopie l'ordre de mission dûment signé et approuvé par l'autorité compétente;
- la non objection du bailleur de fonds le cas échéant;
- l’autorisation de sortie émise par l’autorité compétente pour les personnels
fonctionnaires ou agents de l'Etat désirant se rentre à l’extérieur du Cameroun ;
- la copie de la carte nationale d'identité ;
- les termes de références de la mission ;
Solde des frais de mission :
- la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et
l'intitulé du compte à débiter , le nom du bénéficiaire, le montant à payer et son
décompte, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du
Coordonnateur et le cachet du projet ;
- l'ordre de mission dûment visé à l’aller et au retour par l'autorité compétente et
liquidé ;
- le rapport de mission le cas échéant ou tout autre document justifiant
l’accomplissement de la mission;
- les cartes d’embarquement;
- la photocopie des visas (entrée et sortie) du passeport.
NB : Si le bénéficiaire n'a pas effectué le nombre de jours de mission prévus, le projet doit
reverser dans le compte le montant des frais qui n'a pas de contrepartie effective.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
201
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
d) Demande de paiement des billets d’avions
La demande de paiement des billets d'avion doit comprendre les éléments suivants :
-
-
la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et
l'intitulé du compte à débiter , le nom du bénéficiaire, le montant à payer, le RIB
(relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire si paiement par virement, le numéro de la
CNI et la date de validité si paiement par chèque ou MAD, le visa du Coordonnateur.
la facture Pro-forma émise par la compagnie aérienne ou l'agence de voyage ;
l'ordre de mission du bénéficiaire ;
l’autorisation de sortie délivrée par l’autorité compétente pour les personnels
fonctionnaires ou agents de l'état désirant se rentre à l’extérieur du Cameroun;
photocopie de la carte d’identité si paiement par MAD ou Chèque ;
l'attestation de domiciliation bancaire de l'agence de voyage.
Après paiement du billet d’avion, le projet doit faire tenir à la CAA la facture définitive de la
compagnie aérienne ou l'agence de voyage, certifiée et liquidée ainsi que la copie du billet.
e) Demande de paiement des frais d'atelier
La demande de paiement des frais d'atelier doit comprendre les éléments suivants :
-
la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds
concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande,
l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et
l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, le montant à payer et
le budget de l'atelier, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire si paiement par
virement, la signature du Coordonnateur et le cachet du projet ;
- l'approbation de l'atelier par l'autorité compétente si nécessaire ;
- la non objection du bailleur de fonds si nécessaire ;
- les termes de référence ;
- les factures, ou tout autre document générateur de la dépense.
Certains Projets servent des perdiems aux participants à des réunions ou séminaires qu'ils
organisent. Dans ce cas, la demande de paiement doit être accompagnée du texte qui autorise
ce mode de gratification et qui en détermine le montant individuel.
A cela, il faudrait ajouter l'original de la liste de présence des participants, un état nominatif
signé par le Coordonnateur du projet en précisant le montant à payer à chaque bénéficiaire, et
les références de la carte nationale d’identité.
N.B. : les actes pris dans le cadre de ces projets par les chefs de département ministériel ou
leurs collaborateurs doivent revêtir les visas en bonne et due forme des contrôles financiers
compétents.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
202
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
f) Demande de paiement des quittances d'eau, électricité et téléphone
La demande de paiement des dépenses de cette catégorie est accompagnée de la facture
originale émise par l'entité à payer, certifiée et liquidée par le Coordonnateur du projet et le
cas échéant du RIB pour un virement direct.
g) Demande de paiement pour les avances en caisse
Les avances constituent une exception comme mode de financement et ne sauraient être
généralisées. Elles peuvent se faire en espèces, ou par virement dans un compte auxiliaire
ouvert par le Chef du projet.
La demande d'une avance est accompagnée du budget prévisionnel de l'activité, encore appelé
mémoire de dépenses qui doit être approuvée par le Ministre de tutelle du projet ou le
Président du Comité de pilotage du projet.
Les avances reçues doivent être justifiées une fois les dépenses effectuées et, en tout cas avant
l’introduction de toute nouvelle demande d'avance.
Les pièces justificatives des avances sont les suivantes :
-
le relevé du compte pour les avances en sous-compte ou compte auxiliaire ;
l’état des dépenses par rapport au budget prévisionnel, chaque dépense devant être
répertoriée sur le relevé bancaire;
les pièces comptables originales (bons de commandes, factures timbrées et
liquidées…);
un état de rapprochement du compte bancaire.
9.2.4. Contrôle des dépenses par la CAA
Avant émission de l’ordre de paiement, la CAA s’assure que :
-
la demande comporte toutes les pièces justificatives ainsi que les autres documents et
informations utiles ;
la dépense est éligible et figure sur le PTBA de la période considérée ;
le dossier soumis est régulier et conforme.
Toute dépense inéligible ou non conforme est rejetée.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
203
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
9.2.5. Suivi des comptes bancaires
Les mouvements sur les comptes bancaires sont initiés par la CAA à la demande de l’UCP.
Les comptes étant ouverts au nom du projet, c’est l’UCP qui assure le suivi en procédant au
rapprochement bancaire en fin de mois. A cet effet, la CAA donne procuration à l’UCP pour
le retrait des extraits de compte à la banque en fin de mois.
Les anomalies et erreurs de la banque décelées lors du rapprochement de soldes sont
transmises à la CAA pour réclamation.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
204
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
9.2.5.1.
Références
Processus d’établissement d’une demande de paiement
Opérations
03
04
A l’échéance de paiement d’une facture
Le comptable :
- déclasse ladite facture et s’assure qu’elle est effectivement échue ;
- rassemble tous les documents relatifs à cette facture tels que indiqués dans la check-list
ci-dessus ;
- rempli le formulaire de demande de paiement et l’édite en deux (02) exemplaires ;
- y joint les pièces justificatives (Cf. check-list) et transmet la liasse au RAF ;
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Le RAF :
- reçoit la demande de paiement ainsi que les pièces justificatives ;
- vérifie la conformité et la régularité des documents ;
- s’assure que le montant à payer est correct et y appose son visa;
- transmet la liasse immédiatement au Coordonnateur.
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Le Coordonnateur :
- apprécie la demande en fonction des documents justificatifs ;
- signe la demande et vise les pièces justificatives ou en cas de nécessité, obtient du RAF
des compléments de justificatifs avant signature;
- retourne la liasse de document après signature au RAF pour transmission à la CAA.
Le RAF
- reçoit la demande signée ;
-génère le fichier numérique sur support non réinscriptible et le transmet au responsable
de son portefeuille à la CAA;
-transmet la liasse à l’assistante.
L'assistante :
- renseigne le registre de transmission et remet l’ensemble au Chauffeur/Coursier pour
dépôt à la CAA ;
Le Chauffeur/Coursier :
- dépose la demande au courrier de la CAA contre décharge sur le second exemplaire
(signature, cachet et date) ainsi que sur le registre de transmission;
- au retour à l’UCP, remet le registre et l’exemplaire de la demande avec décharge à
l’assistante.
L’assistante
- prend une copie de la demande déchargée par la CAA et classe dans son registre
courrier sorti
- transmet l’original au comptable pour comptabilisation et classement.
NB : Le processus est identique pour une DRF et une DPD, les pièces justificatives diffèrent
selon les types de demande.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
205
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
La CAA dispose d’un délai de sept (07) jours pour traiter toute demande de paiement reçue du
projet. Dans ce délai, elle doit soit honorer la demande, soit la retourner pour complément
d’information.
La CAA produira des chiffres trimestriels sur le niveau de décaissement de chaque projet. En
conséquence, chaque projet devra se doter du « TOM²PRO to SIGED » et s’appuyer sur ce
manuel comme cadre général.
9.2.6. Principaux documents échangés entre le projet, la CAA et le bailleur de
fonds
9.2.6.1.
L’UCP adresse à la CAA les principaux éléments suivants
 formulaire d’ouverture de projet ;
 accord de financement ;
 demande d’ouverture de compte ;
 demande de paiement (DP, DRF, DPD);
 demande d’extrait de compte.
9.2.6.2.
CAA adresse au bailleur les principaux documents suivants concernant
le projet
 demande de paiement (DRF, DPD) ;
 extrait périodique d’opérations.
9.2.6.3.
Le bailleur envoie à la CAA les principaux documents suivants
 les extraits des opérations du projet (Avis de décaissement);
 toute correspondance relative à la situation des fonds du projet.
Les formulaires de liaison du projet avec la CAA sont présentés ci-dessous. Ceux liant la
CAA aux bailleurs sont fournis par chaque bailleur à la CAA.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
206
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
FORMULAIRE DE DEMANDE D’OUVERTURE DE PROJET ET DE
COMPTE A LA CAA
[INFORMATIONS GENERALES]
MINISTERE DE TUTELLE: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__ I__I__I__I__I__I__I__ I__I
SECTEUR D’ACTIVITE: ……………………………………………………………………………….
OBJECTIF DU PROJET: …………………………………………………………………………………..
DENOMINATION DU PROJET: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
DATE: I__I__I__I__I__I__I__I__I
ABREVIATION: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
[PERSONNES HABILETEES]
N°
Nom & Prénom
Fonction
Spécimen de signature
Contact
1
2
[INFORMATIONS FINANCIERES]
(A remplir pour ouverture de compte)
 Origine des fonds :
 Compte désigné pour le bailleur
 Compte pour les fonds de contrepartie
 Opérations :
 Monnaie locale
 Devises
Signataire
P.J.
 Copie de la convention d’accord de fonds (bailleur) ;
 Aide-mémoire de dépense (Fonds de contrepartie) ;
 Tout autre document indiqué dans le manuel de procédures.
NB. Personnes habilitées
(1) A signer les DP à envoyer à la CAA
(2) A prendre le relevé de compte
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
207
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
DEMANDE DE PAIEMENT
[Facture & Autres]
[INFORMATIONS GENERALES]
Code projet CAA: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Sigle projet CAA: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Nom du projet: ……………………………………………………………………………………………
Date: I__I__I__I__I__I__I__I__I
Ref Courier: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Objet: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I __I__I__I__I__I__I __I__I__I__I__I__I
[INFORMATIONS FINANCIERES]
N° Convention: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Nom du bailleur : …………………………………………………………………………………………
Catégorie: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
N° du compte du projet domicilié à la CAA à débiter:
I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I
Code banque
Code agence
Numéro de compte
Clé RIB
Mode de paiement :
 MAD
 Virement
 Transfert
 Chèque
[INFORMATIONS SUR LE BENEFICIAIRE SI PAIEMENT UNIQUE]
Personne physique Personne morale
Type :
Nom complet : …………………………………………………………………………………………….
N° Compte: I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I
Code banque
Code agence
Numéro de compte
Clé RIB
CNI/Passeport: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Date.: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
RCCM: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
208
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
[INFORMATIONS BENEFICIAIRES SI PAIEMENT MULTIPLE]
BENEFICIARE
Pièce d’identité
Banque
N° Compte
Montant
[PERSONNE N’A CONTACTÉ DANS LE PROJET]
Nom & Prénom : ………………………………………………………………………………………….
Fonction : …………………………………………………………………………………………………..
Contact : Tél :…………………………………Mail………………………………………………………...
Signataire
Attachement (CHEKLIST)
N°
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Désignation du document
Observations
Lettre de commande
Factures
Caution de garantie
Registre de commerce (RCCM)
Carte de contribuable
Carte d’identité nationale
Non objection
PV de réception
Bon de commande
Ordre de service
Relevé d’identité bancaire (RIB)
Etat des salaires
Etat certifié des dépenses
Tableau récapitulatif des dépenses
Ordre de mission
Approbation atelier
Contrat
Etc….
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
209
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
DEMANDE DE PAIEMENT
[Salaries & Perdiems]
[INFORMATIONS GENERALES]
Code projet CAA: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Sigle projet CAA: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Nom du projet: ……………………………………………………………………………………………
Date: I__I__I__I__I__I__I__I__I
Ref Courrier: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Objet: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I __I__I__I__I__I__I __I__I__I__I__I__I
[INFORMATIONS FINANCIERES]
N° Convention: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
Nom du bailleur : …………………………………………………………………………………………
Catégorie: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
N° de compte du projet domicilié à la CAA à débiter:
I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I
Code banque
Code agence
Numéro de compte
Clé RIB
Mode de paiement :
 MAD
 Virement
 Transfert
 Chèque
[INFORMATIONS BENEFICIAIRES]
Nom et Prénom
Pièce d’identité
Banque
N° Compte
Montant
TOTAL
Total en lettres : ……………………………………………………………………………………
[PERSONNES A CONTACTER DANS LE PROJET]
Nom & Prénom : ………………………………………………………………………………………….
Fonction : …………………………………………………………………………………………………..
Contact : Tél :…………………………………Mail………………………………………………………...
Signataire
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
210
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
FORMULAIRE DE PROCURATION A AGIR AU NOM DU PROJET A
LA CAA
[INFORMATIONS GENERALES]
MINISTERE DE TUTELLE: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__ I__I__I__I__I__I__I__ I__I
DENOMINATION DU PROJET: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
DATE: I__I__I__I__I__I__I__I__I
ABREVIATION: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I
PROCURATION DONNEE A :
N°
Nom & Prénom
Fonction
Spécimen de signature Contact
1
2
POUR
 Retrait des extraits bancaires :
 Compte désigné
 Compte des fonds de contrepartie
 Autres opérations :



Signataire
P.J.
 Copie de la convention d’accord de fonds (bailleur) ;
 Copie désignation personne responsable à engager le projet ;
 Tout autre document indiqué dans le manuel de procédures.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
211
Chapitre VII
Procédures de Gestion Financière
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
212
Chapitre VIII
Procédures Comptables
X. PROCEDURES COMPTABLES
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
213
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.1. Organisation comptable
10.1.1. Configuration comptable
La comptabilité du Projet est tenue par l’UCP sous la responsabilité du RAF.
Le Service Comptable de l’UCP est responsable de la tenue des comptes relatifs aux
opérations du projet
Cette responsabilité implique :
- l’imputation des pièces comptables ;
- L’enregistrement des pièces comptables après imputation ;
- la tenue des livres comptables ;
- la production et la diffusion des états financiers ;
- l’exécution des contrôles comptables ;
- le classement des documents et pièces comptables.
La comptabilité du Projet sera tenue dans un système de gestion intégrée. Pour ce faire, le
logiciel de gestion intégrée TOM2PRO est vivement recommandé.
10.1.2. Système comptable
Le système retenu est celui d’une comptabilité d’engagements permettant de constater les
créances et les dettes dès leur naissance.
Le système comptable du Projet devrait être basé sur l’utilisation d’un programme
informatique doté de modules intégrés et comprenant :
-
la comptabilité générale ;
La comptabilité analytique et budgétaire ;
La gestion des immobilisations ;
La gestion des marchés ;
La gestion du personnel ;
La comptabilité financière.
L’organisation comptable est centralisée au niveau du site de l’UCP (siège). Les unités et
entités d’exécution ne tiendront pas de comptabilité.
La comptabilité du projet sera tenue selon le système comptable OHADA auquel des
adaptations ont été apportées pour le rendre conforme à la comptabilité de projet non
générateur de revenus.
10.2. Règles comptables
10.2.1. Concept d’image fidèle
Les comptes annuels doivent être sincères et réguliers afin de donner une image fidèle du
patrimoine, de la situation financière et des activités du projet.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
214
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.2.1.1.
Sincérité
Les comptes doivent refléter la réalité du fonctionnement du Projet. Par conséquent, ils seront
établis de bonne foi, sans intention, de tromper le lecteur des états financiers.
10.2.1.2.
Régularité
La comptabilité du Projet sera tenue en conformité avec les dispositions réglementaires et en
particulier :
- L’accord de crédit ;
- Les normes Comptables.
10.2.2. Principes comptables
Les principes comptables retenus sont les suivants :
10.2.2.1.
Continuité du projet
Les états financiers du Projet sont établis en supposant que les activités se poursuivront
normalement sans intention de les stopper ou de les réduire de manière significative sur la
durée contractuelle.
Le Projet qui est en fait un programme a une durée de cinq (5) ans éventuellement
renouvelable.
10.2.2.2.
Permanence des méthodes comptables
Les états financiers seront établis d'un exercice à l'autre sans changement ni dans
l’application des principes comptables initialement adoptés, ni dans les modes d'évaluation
retenues.
10.2.2.3.
Principe du coût historique
Les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d'acquisition à leur date
d’entrée dans le patrimoine du projet.
10.2.2.4.
Principe de prudence
Les comptes seront tenus dans le respect des règles suivantes :
- Réalité et sincérité des pièces comptables ;
- Soutien de chaque inscription comptable par une documentation acceptable ;
- Correcte évaluation des différentes rubriques des états financiers.
10.2.2.5.
Principe d’importance relative
D’après ce principe, les états financiers doivent révéler toutes les opérations dont
l’importance peut affecter les évaluations et les décisions. L’état annexé doit comporter
toutes les informations d’importance significative.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
215
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.2.2.6.
Principe de non compensation
Aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d’actif et du passif du bilan ou
entre les postes de charges et de produits.
10.2.2.7.
Principe de bonne information
Ce principe correspond à l’idée de ‘sincérité objective’ proche des notions anglo-saxonnes de
‘fairness’, de ‘relevant’ et de ‘reliability’. Il souligne l’importance des informations qui
doivent figurer dans l’état annexé dont, en particulier, la description des méthodes utilisées
qui dérogeraient au droit commun.
10.3. Pièces et documents comptables
10.3.1. Pièces comptables
Les pièces comptables sont les supports de base destinés à soutenir juridiquement les
transactions effectuées par le Projet.
Elles sont constituées :
 les contrats signés avec d'autres partenaires ;
 les bordereaux de versement à la banque ;
 les extraits de compte bancaire ;
 les justificatifs de dépenses en numéraires ;
 les justificatifs des paiements des honoraires ;
 les factures d’honoraires ;
 les factures fournisseurs ;
 les doubles de DRF ou de DPD ;
 les états d’inventaire.
 rapport financier ;
 les reçus de caisse.
Pour besoin de traçabilité, les imputations sont faites directement sur les pièces comptables
avant saisie et classement. Ainsi, la pièce comptable qui est le soutient juridique portera
toutes les indications nécessaires au suivi du traitement conforme de l’information.
Le classement, se fait selon le mode chronologique inversé, la pièce la plus ancienne au fonds
du classeur, et la plus récente en surface. Les documents sont séparés par des intercalaires
permettant le regroupement mensuel des pièces.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
216
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Toute pièce justificative de dépense doit faire l’objet de contrôle de réalité, de sincérité, et de
conformité avant comptabilisation puis paiement. Sans être exhaustif, ces contrôles porteront
sur :
- l’existence d’un contrat ou d’une commande ;
- la conformité de la pièce au contrat ou au bon de commande ;
- la vérification que la livraison est faite ou que le service est rendu ;
- le contrôle arithmétique de la pièce ;
- la vérification de la prévision budgétaire ;
- le contrôle de l’éligibilité de la dépense.
Le RAF doit s’assurer que les contrôles ci-dessus ont été exercés par le comptable, faute de
quoi il prend l’initiative de lui faire retourner les documents.
Les factures reçues des fournisseurs font l’objet d’une numérotation interne en continue. Les
originaux sont classés dans le dossier individuel du fournisseur. Une copie est classée comme
pièce justificative dans le classeur des pièces comptables d’achat, la deuxième copie sert de
support à la justification de la DRF émise.
Après imputation par le Comptable (qui marque son visa), le RAF se charge de vérifier que
l’imputation respecte les règles de l’art et appose son visa, pour approuver l’imputation faite
par le comptable.
Lors du contrôle de l’imputation, le RAF devra veiller à ce que les points suivants ont été
remplis : (N° auxiliaire, Code activité, Poste budgétaire, Code financier et catégorie, Débit,
Crédit).
10.3.2. Journaux comptables
Les journaux comptables retracent les écritures enregistrées. Chacune de celles-ci doit
comporter :
- la date de l'opération ;
- les numéros des comptes utilisés ;
- le numéro de pièce comptable ;
- un libellé explicatif ;
- les imputations budgétaire, analytique, financière et géographique
- le montant inscrit au débit ou au crédit.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
217
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.3.2.1.
Journal des achats
Il reçoit les opérations relatives à la constatation des dépenses de fonctionnement ou
d’investissement.
Les principales factures remises par les fournisseurs portent sur les acquisitions suivantes :
 Achats de fournitures, de tickets de carburant ;
 Achats d'immobilisations ;
 Dépenses de fonctionnement telles que loyers, téléphone, électricité, assurance,
entretien, fournitures diverses.
10.3.2.2.
Journal de trésorerie :
Le journal de trésorerie constate :
 Les décaissements tels que les paiements faits par l’UCP en règlement des factures
fournisseurs, les frais de mission, les frais financiers ;
 Les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les produits financiers
etc.
Il est ouvert un journal de trésorerie par compte bancaire.
10.3.2.3.
Journal des opérations diverses
Il enregistre les écritures correctives ainsi que les opérations spécifiques.
10.3.2.4.
Journal de banque
Il répertorie par compte bancaire, toutes les opérations financières passées par la banque pour
le compte du projet.
Il distingue d’une part, les décaissements tels que les paiements faits par l’UCP en règlement
des factures fournisseurs, les frais de mission, les frais financiers ou les frais de gestion
prélevés par la banque.
Il enregistre également les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les
produits financiers etc.
Il est ouvert un journal de banque par compte bancaire.
10.3.2.5.
Journal de demandes de paiement
Il est chargé de répertorier toutes les demandes de paiement établies par la coordination et
transmise à la CAA dans le cadre du projet.
Il permettra de détecter les demandes de paiement déjà approuvées par la CAA et les
demandes de paiement en attente d’approbation.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
218
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.3.3. Les livres comptables
Les livres comptables à tenir par la coordination du Projet sont essentiellement les livres
comptables obligatoires. La tenue de livres particuliers peut être demandée par le bailleur de
fonds.
Les livres dont la tenue est rendue obligatoire par le droit comptable sont :
-
le livre - journal, dans lequel sont inscrits chronologiquement les mouvements
enregistrés en comptabilité ;
-
le grand - livre, constitué par l’ensemble des comptes ouverts, où sont reportés
simultanément au journal, compte par compte les différents mouvements de la
période ;
-
le livre d’inventaire, sur lequel sont transcrits le Bilan et les opérations d’inventaire ;
-
la balance générale des comptes, état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture
d’une période, pour chaque compte, le solde d’ouverture (débiteur ou créditeur), le
cumul des mouvements débit et des mouvements crédit de la période et le solde de
clôture (débiteur ou créditeur) à la datte considérée.
10.4. Planning des travaux comptables
La comptabilité du Projet est tenue en temps réel, de manière à disposer instantanément des
informations nécessaires à la prise de décision.
10.4.1. Travaux quotidiens
Ils consisteront pour l’essentiel à la gestion et au suivi de la trésorerie du projet, le suivi du
compte désigné, du suivi des achats et des prestations de services.
Ces travaux sont pour l’essentiel effectués par le comptable, sous la supervision du RAF et
consistent :
-
à l’Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de
versements, avis de débit et crédit, remises des chèques) ;
au Contrôle des imputations ;
à la Saisie des transactions bancaires.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivant :
- Position journalière de trésorerie bancaire ;
- Etat journalier de chèques reçus.
Au niveau des achats
- Imputation des factures ;
- Contrôle des imputations ;
- Saisie des factures.
Ces travaux donnent lieu à la mise à jour de la situation des engagements liquidés.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
219
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel
Les éléments du tableau de bord en relation avec la comptabilité dont la production mensuelle
est obligatoire sont les suivants :
 Grand livre, balances générale et auxiliaire ;
 Situation de trésorerie (banques et caisse) ;
 Etat mensuel des DRF et DPD ;
 Etat mensuel de l’exécution budgétaire ;
 Etat des engagements de dépenses.
Soit M la fin d’un mois d’activité. Le planning d’exécution des travaux à conduire est le
suivant :
TRAVAUX MENSUELS
- Edition des grands livres, journaux balances
- Etats de rapprochement des banques
- Ecritures d’ajustement
- Edition des documents mensuels (Demande de Retrait des
Fonds) et présentation au Coordonnateur du projet
- Elaboration des documents de synthèse des DRF, DPD….
- Examen par le Coordonnateur du projet et transmission aux
partenaires.
PAR
Raf & Compta
Raf & Compta
Raf & Compta
Raf & Compta
DELAI (J)
M+3
M+5
M+7
M+8
Raf & Compta
UCP
M+10
M+11
Le RAF est tenu au respect du planning ci-dessus afin de satisfaire les exigences du bailleur
de fonds.
Le Coordonnateur du projet est informé de toute difficulté d’exécution. En cas de nécessité,
celui-ci prendra des décisions appropriées pour que ce calendrier soit respecté.
Les principaux travaux mensuels sont résumés ci-dessous.
10.4.2.1.
Trésorerie : Suivi du Compte désigné et des fonds de contrepartie
Ces tâches seront effectuées par le Comptable et supervisées par le RAF.
-
Collecte des relevés et avis d’opérations bancaires ;
Comptabilisation des frais bancaires ;
Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilité générale
Contrôle des saisies du mois ;
Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ;
Vérification de la cohérence du solde du compte de crédit, rapprochement avec le
solde annoncé par le bailleur;
Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ;
Edition des journaux de banque définitifs et contrôle de la cohérence avec la
comptabilité générale ;
Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés de banque,
avis de crédit et de débit, ordres de virement) ;
Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente,
chèques ou documents réceptionnés mais non transmis).
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
220
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.4.2.2.
-
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
Position de trésorerie bancaire ;
Situation des flux de trésorerie de la période ;
Encaissements ;
Décaissements ;
Flux nets ;
Suivi des réalisations de la trésorerie ;
Actualisation du budget de trésorerie ;
Etat de suivi des chèques reçus.
10.4.2.3.
Achats
Effectué par le Comptable et supervisé par le RAF :
-
Edition du journal d’achats ;
Contrôle de la saisie ;
Rapprochement des documents informatiques pour cohérence ;
Justification des soldes fournisseurs et analyse ;
Classement des pièces justificatives ;
Vérification du correct classement des pièces justificatives.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
- Balance fournisseurs ;
- Etat des engagements liquidés.
10.4.2.4.
Stocks
Il consiste à :
- Inventaire des stocks ;
- Saisie de Bon d’entrée et Bon de sortie ;
- Mise à jour des fiches de stocks ;
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
-
Etat des entrées en stocks ;
Etat des sorties de stock ;
Etat de rapprochement comptabilité / gestion des stocks.
10.4.2.5.
Financement Bailleur de fonds
Il est effectué par le RAF et comprend :
-
Etablissement de l’état de reconstitution du compte désigné du projet ;
Collecte des relevés mensuels des décaissements du bailleur de fonds ;
Edition du journal des demandes de retrait de fonds et rapprochement avec la
comptabilité générale ;
Edition du journal des demandes de paiement direct et rapprochement avec la
comptabilité générale ;
Justification du solde des comptes du suivi des demandes de retrait de fonds et de
paiement direct (compte d’actif et de passif) et rapprochement avec le registre de suivi
des demandes de retrait des fonds ;
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
221
Chapitre VIII
Procédures Comptables
-
Justification du solde des comptes du crédit et contrôle de la cohérence du solde avec
les informations figurant sur les relevés mensuels des décaissements du bailleur de
fonds ;
Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation.
Ces travaux donnent lieu à la production de documents suivants :
-
Etat de reconstitution de compte désigné ;
Synthèse mensuelle des décaissements ;
Synthèse mensuelle des demandes de paiement direct et de leur suivi ;
Synthèse mensuelle des demandes de retrait de fonds et de leur suivi.
10.4.2.6.
Paiement des honoraires de consultants
Cette tâche est effectuée par le RAF, assisté du comptable. Elle consiste en :
-
Préparation des éléments de paie des consultants ;
Saisie de ces éléments ;
Préparation des demandes de paiement à envoyer à la CAA ;
Préparation de la fiche récapitulative mensuelle ;
Centralisation ;
Saisie des écritures comptables ;
Classement des doubles des justificatifs de paiement ;
Saisie des écritures comptables de centralisation ;
Edition du journal de paiement des honoraires ;
Rapprochement entre ce journal et la comptabilité générale.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
- Etat des honoraires ;
- Justificatif de paie des honoraires ;
- Etat des retenues sur honoraires ;
- Etat des avances et des acomptes sur honoraires.
10.4.2.7.
Immobilisations
Les activités relatives au suivi des immobilisations incombent au RAF et consiste entre autres
en :
- Mise à jour des états d’immobilisations après nouvelles acquisitions ;
- Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du
mois et rapprochement avec les pièces justificatives.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
Etat détaillé des immobilisations après rapprochement entre Grand Livre /Fiches/Listing.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
222
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.4.2.8.
Travaux de synthèse
Ces tâches sont du ressort du RAF et consistent-en :
- Edition de la balance générale ;
- Edition du Grand Livre général (à titre exceptionnel) ;
- Edition des documents de synthèse (bilan, grand livre, compte de résultat, tableau
emplois-ressources, état récapitulatif, rapprochement bancaire, annexes) ;
- Edition des états de reporting ;
- Edition des états de suivi analytique ;
- Edition des états de trésorerie ;
- Edition des états de suivi budgétaire ;
- Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts ;
- Les rapports de suivi financier (RSF).
Les principes qui gouvernent les rapports de suivi financier (RSF) sont les suivants :
Ces rapports doivent contenir des informations utiles pour l’Etat tout en fournissant bailleur
de fonds ou à tout autre bailleur de fonds des indications suffisantes pour déterminer :
-
Si les fonds décaissés servent aux fins pour lesquelles, ils ont été fournis ;
Si l’exécution du projet est en bonne voie, et ;
Si les coûts budgétaires ne seront pas dépassés.
Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement
physique des activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence
entre l’évolution de la situation financière et les progrès au plan physique. Le suivi des
dépenses par rapport au déroulement des opérations est un élément clé pour s’assurer de la
maîtrise financière de projet.
Le RSF comprend :
 Un rapport financier ;
 Un rapport sur l’avancement physique des activités ;
 Un rapport sur la passation des marchés.
La périodicité de présentation des rapports de suivi financier au bailleur de fonds est de trois
(03) mois. Par ailleurs, les RSF doivent être soumis au bailleur dans un délai de quarante-cinq
(45) jours suivant la fin du trimestre.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
223
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.4.3. Planning d’arrêt des comptes annuels
Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre,
Le planning d’arrêter des comptes de fin d’exercice du Projet est le suivant :
Travaux mensuels
- Inventaire de caisse, des immobilisations, et des stocks
par
Raf & Compta
DELAI (J)
Raf & Compta
N+5
Raf & Compta
N+20
consultants
Raf & Compta
N+25
-
Edition et analyse des grand-livre, balances
Raf & Compta
N+35
-
Ecritures d’inventaires et de régularisation. Production
Raf & Compta
N+40
UCP
N+45
Raf & Compta
N+60
Raf & Compta
N+65
financier et rapport de synthèse
UCP
N+80
Rapport des auditeurs
Auditeur
N+150
-
Rapprochements
entre
inventaires
et
inscriptions
Comptables
-
Etats de rapprochement bancaire, situation des DRF &
DPD
-
Edition du récapitulatif annuel des honoraires de
des grand- livres et balances analysés
-
Examen des documents par le Coordonnateur du projet et
la préparation des éléments de son rapport
-
Production des états de synthèse et éléments définitifs du
tableau de bord.
-
Transmission des états de synthèse au Coordonnateur du
Projet
-
N
Transmission des documents à l’auditeur. Rapport
Les travaux annuels consistent pour l’essentiel aux travaux de fin d’exercice et consistent-en :
10.4.3.1.
Travaux d’inventaires
Ces travaux sont de la responsabilité du RAF et il peut être assisté de toute personne utile. Ils
concernent entre autres :
-
Inventaires physiques (Bons de carburant, Fournitures, Immobilisations et autres biens
du projet) en présence de l’auditeur externe ;
Inventaires des engagements non liquidés auprès de fournisseurs.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
224
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
-
Situation de trésorerie ;
Etat d’inventaire des bons de carburant ;
Etat d’inventaire des immobilisations ;
Etat d’inventaires des fournitures ;
Etat des engagements non liquidés.
10.4.3.2.
Etat de suivi des paiements d’honoraires de consultants
Ces travaux sont effectués par le RAF, et ils donnent lieu à la production des documents
suivants :
- Edition de l’état récapitulatif annuel des honoraires par consultant ;
- Edition de l’état récapitulatif annuel des retenues d’impôts et des charges sociales sur
honoraires.
10.4.3.3.
Travaux de suivi des immobilisations
Ces travaux sont de la responsabilité du RAF, et ils donnent lieu à :
-
Inventaire physique des immobilisations du projet ;
Edition des tableaux des immobilisations et rapprochement avec les pièces
justificatives et la comptabilité générale ;
Edition du tableau de la balance de contrôle Comptabilité Générale / Etat des
immobilisations (Module de gestion comptable des immobilisations) / Fichier des
immobilisations (Gestion physique des immobilisations) ;
Présenter les plans comptables analytique et budgétaire spécifiques envisagés dans le
cadre du projet.
10.4.3.4.
Etablissement des états comptables et financiers
Les états comptables et financiers suivants doivent être produits par la Cellule de
coordination du projet :
-
Etat des DRFs ;
Rapport de suivi financier annuel avec un délai de quarante-cinq (45) jours à compter
de la fin de l’exercice ;
Etats financiers : Chaque fin d’année ;
Rapport d’audits : Chaque année avec un délai de six (06) mois suivant la clôture de
l’exercice.
Contenu du rapport de suivi financier (RSF)
Le rapport de suivi financier doit contenir les informations suivantes :
 L’introduction ;
 L’examen de l’état d’avancement du projet ;
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
225
Chapitre VIII
Procédures Comptables
 Le tableau des recettes et des paiements par source de financement en distinguant la
partie concernant la période du rapport et la partie cumulée ;
 Le tableau des emplois des fonds du projet par activités avec un comparatif entre le
prévisionnel et le réalisé, le tableau des recettes et des paiements pourra servir en
appui ;
 Le rapport sur l’avancement des activités en comparant l’avancement physique au
taux d’utilisation des fonds budgétaires ;
 Le rapport sur la passation des marchés en ressortant les points significatifs.
10.5. Méthodes de comptabilisation
 Les opérations sont enregistrées chronologiquement et sans retard de manière à
disposer de données comptables actualisées en temps réel.
 La performance de l’organisation comptable est mesurée à partir des critères suivants :
- Exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable ;
- Réalité : tout enregistrement est justifié par une opération ;
- Exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants ;
- Bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle
se rattache.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
226
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.6. Modèle de cadre comptable
Le cadre comptable ci-après est conforme au plan SYSCOHADA:
-
Les deux premiers chiffres permettent une subdivision plus fine par nature selon le plan
comptable OHADA.
Du troisième au sixième chiffre permet une subdivision plus fine par nature selon le plan
comptable OHADA.
Comptes de bilan
Classe 1
COMPTES
RESSOURCES
DURABLES
10 Capital
Classe 2
Classe 3
DE COMPTES
D’ACTIF COMPTES
IMMOBILISE
STOCKS
11 Réserves
12 Report à nouveau
13 Résultat de l’exercice
14 Subvention
d’investissement
15 Provisions
réglementées et Fonds
assimilés
16
Emprunts et Dettes
assimilées
17 Dettes de crédit-bail et
Contrats assimilés
Classe 4
DES COMPTES DES TIERS
Classe 5
COMPTES
TRESORERIE
DE
20 charges Immobilisées
40 Fournisseurs
et 50 Titres de Placement
comptes rattachés
21 Immobilisations
31 Marchandises
41 Clients et comptes 51 Valeurs à Encaisser
incorporelles
rattachés
22 Terrains
32 Matières Premières et 42 Personnels
52 Banques
Fournitures Liées
23 Bâtiments, installations 33 Autres
43 Organismes sociaux
53 Établissements
techniques
et
approvisionnements
financiers et assimilés
agencements
24 Matériel
34 Produits en cours
44 État et Collectivités 54 Instruments
de
Publiques
trésorerie
25 Avances
acomptes 35 Services en cours
45 Organismes
versés
sur
internationaux
immobilisations
26 Titres de participation 36 Produits finis
46 Associés et Groupes
56 Banques Crédits de
trésorerie
et
d’escompte
27 Autres
37 Produits intermédiaires 47 Débiteurs et Créditeurs 57 Caisse
immobilisations
résiduels
divers
financières
28 Amortissements
38 Stocks en cours de 48 Créances et dettes hors 58 Régies
d’avance,
route, en consignation
activités ordinaires
Accréditifs
et
ou en dépôt
Virements internes
18 Dettes liées à des
participations
et
Comptes de liaison des
établissements
et
sociétés
en
participation
19 Provisions financières 29 Provisions
pour risques et charges
dépréciation
immobilisations
pour 39 Provisions
pour 49 Provisions
pour 59 Provisions
pour
des
dépréciation des stocks
dépréciation et risques
dépréciation et risques
provisionnées vis-à-vis
provisionnées vis-à-vis
des tiers
de la trésorerie
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
227
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Comptes
Des engagements hors bilan
Classe 8
Classe 8
Comptes de gestion
Classe 6
COMPTES
CHARGES
ACTIVITES
ORDINAIRES
Classe 7
DE COMPTES
DES PRODUITS
ACTIVITES
ORDINAIRES
DE COMPTES
DE
DES CHARGES
HORS
ACTIVITES
ORDINAIRES
60 Achats
et
70 Ventes
variation de stock
62
Services
extérieurs A
64
73 Variations
de 83 Charges
stocks de biens et
activités
services produits
ordinaires
66 Charges
personnel
85 Dotations
activités
ordinaires
Revenus
financiers
assimilés
68 Dotations
aux 78 Transferts
Amortissements
charges
69 Dotations
aux 79 Reprises
Provisions
Provisions
et
87
hors
94 Comptes de coûts
95 Comptes de stock
86 Reprises
activités
ordinaires
77
92 comptes réfléchis
hors
de
67 Frais financiers et
charges assimilées
des
93 Comptes
de
reclassements
84 Produits
activités
ordinaires
75 Autres produits
hors
Participations des
travailleurs
de
de 89 Impôts
résultat
COMPTES
DELA
COMPTA.
ANALYTIQUE DE
GESTION
Contreparties des
Engagements
hors
Impôts et Taxes
65 Autres Charges
91
82
Produits
cessions
d’immobilisation
72 Production
immobilisée
63 Services
extérieurs B
COMPTES
DE COMPTES
DES
PRODUITS HORS ENGAGEMENTS
ACTIVITES
HORS BILAN
ORDINAIRES
90 Engagements
obtenus
et
Engagements
accordés
81 Valeurs
comptables des
cessions d’immobilisations
71 Subventions
d’exploitation
61 Transports
Comptes de la comptabilité
analytique de gestion
Classe 9
Classe 9
88 Subventions
d’équilibre
sur
le
96 Comptes d’écarts
sur
coûts
préétablis
97 Comptes
de
différences
de
traitement
comptable
98 Comptes
de
résultats
99 Comptes
de
liaison internes
10.7. Modèle de schémas comptables
Les écritures types relatifs :
-
A la mobilisation de l’avance initiale ;
A la mobilisation de la contribution des bénéficiaires ;
A la mobilisation des ressources des DRFs ;
A la gestion comptable des paiements directs ;
A la gestion comptable des impôts (TVA +IR) financés par les fonds de contrepartie par
compensation ;
A la comptabilisation des dépenses de fonctionnement ;
A la comptabilisation des salaires ;
A la comptabilisation des missions et ateliers.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
228
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.7.1. Mobilisation de l’avance initiale
Dans chaque UCP, la mobilisation de l’avance initiale est constatée par les écritures
suivantes :
A l’émission de la DRF d’avance initiale :
Compte
Libellé
Débit
Crédit
458100XX
IDA - DRF avance initiale
XXXXXXX
471000XX
CAA- avance initiale à encaisser
XXXXXXX
Suivant envoie DRF avance initiale
A la réception des fonds sur le compte désigné
Compte
Libellé
Débit
Crédit
521000XX
IDA - Compte désigné
XXXXXXX
102800xx
IDA- avance initiale
XXXXXXX
Suivant réception de crédit
Compte
Libellé
Débit
Crédit
471000XX
CAA- avance initiale à encaisser
XXXXXXX
458100XX
IDA - DRF avance initiale
XXXXXXX
Suivant réception de crédit
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
229
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.7.2. Mobilisation des fonds de contrepartie en numéraire
Les fonds de contrepartie sont soit numéraire, soit prise en compte par le biais des impôts,
TVA et droits de douane.
Fonds de contrepartie en numéraire
Compte
Libellé
Débit
Crédit
521000XX
État - Fonds de contrepartie reçus
XXXXXXX
102800xx
Contribution État - Fonds de contrepartie
XXXXXXX
Suivant réception de crédit
Fonds de contrepartie apurement TVA et droits de douane
Compte
Libellé
Débit
Crédit
444XXX
Etat - TVA due
XXXXXXX
102804XX
Contribution état du Cameroun, TVA et droit de douane
XXXXXXX
suivant réception de la compensation du MINFI
10.7.3. Les réapprovisionnements
A l’émission de la DRF:
Compte
Libellé
Débit
Crédit
458101XX
IDA - DRF avance à encaisser
XXXXXXX
471001XX
DRF à encaisser
XXXXXXX
Suivant envoie DRF N°…………….
A la réception des fonds sur le compte désigné
Compte
Libellé
Débit
Crédit
521000XX
IDA - Compte désigné
XXXXXXX
102820xx
IDA- réapprovisionnement
XXXXXXX
Suivant réception de crédit
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
230
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Compte
Libellé
Débit
Crédit
471000XX
IDA - DRF avance à encaisser
XXXXXXX
458100XX
DRF à encaisser
XXXXXXX
Suivant réception de crédit
10.7.4. Les paiements directs
A l’émission de la DPD:
Compte
Libellé
Débit
Crédit
2XXXXX
Immobilisations
XXXXXXX
6xxxxx
Charges
XXXXXXX
40XXXX
Fournisseurs d'exploitation
XXXXXXX
48XXXX
Fournisseurs d'immobilisation
XXXXXXX
Enregistrement de l'engagement
Compte
Libellé
Débit
Crédit
458102XX
IDA - DPD à honorer
XXXXXXX
471002XX
DPD à honorer
XXXXXXX
Suivant envoie DPD N°…………….
A la réception de la notification de paiement
Compte
Libellé
Débit
Crédit
40XXXX
Fournisseurs d'exploitation
XXXXXXX
48XXXX
Fournisseurs d'immobilisation
XXXXXXX
102801xx
IDA- paiement direct
XXXXXXX
Suivant réception avis de paiement du bailleur de fonds
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
231
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Compte
471002XX
458102XX
Débit
Libellé
DPD à honorer
IDA - DPD à honorer
Crédit
XXXXXXX
XXXXXXX
Suivant réception avis de paiement du bailleur de fonds
10.7.5. Comptabilisation des dépenses de fonctionnement
A l’enregistrement de l’engagement
Compte
Libellé
Débit
Crédit
2XXXXX
Immobilisations
XXXXXXX
6XXXXX
Charges
XXXXXXX
4XXXXXX
Tiers
XXXXXXX
Constatation de l'engagement
Constatation de l’imputation de l’impôt
Compte
Libellé
Débit
Crédit
4XXXXXX
Tiers
XXXXXXX
44XXXXX
Etat-TVA due
XXXXXXX
44XXXXXX
Etat - IR
XXXXXXX
Suivant dossier du fournisseur ………….
Règlement du fournisseur
Compte
Libellé
Débit
Crédit
4XXXXXX
Tiers
XXXXXXX
521XXXX
Banque
XXXXXXX
XXXXXXX
Paiement facture fournisseur ………….
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
232
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.7.6. Comptabilisation des charges du personnel
A la constations du salaire après traitement de la paie
Compte
Libellé
Débit
Crédit
661100XXX
Salaire personnel du projet
XX
661100XXX
Complément salaire personnel détaché au projet
XX
6413XXXXX
Cotisation part patronale
XXXX
644100XXX
Cotisation Sociale part salariale
XXXX
42xxxxxxx
Rémunération du personnel
XX
4472XXX
Contribution Crédit foncier du Cameroun
XXX
4472XXX
Contribution fonds national de l’emploi
XXX
431100XX
CNPS-Allocations familiales
XXX
431100XX
CNPS-Pension vieillesse
XXX
431100XX
CNPS-Accident de travail
XXX
4472XXX
Impôt sur le revenu des personnes physique (IRRP)
XXXX
4472XXX
Centimes additionnels communaux
XXXX
4472XXX
Redevance audio visuelle
XXXX
Constatation des salaires suivant etat de paie du mois de …………………….
Au moment du paiement des salaires
Compte
Libellé
Débit
42XXXXXX
personnel
XXXXXXX
52XXXX
Banque
Crédit
XXXXXXX
suivant OP émis-le …………………..
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
233
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Liquidation des impôts et taxes sur salaires
Compte
Libellé
Débit
4472XXX
Contribution Crédit foncier du Cameroun
XXX
4472XXX
Contribution fonds national de l’emploi
XXX
431100XX
CNPS-Allocations familiales
XXX
431100XX
CNPS-Pension vieillesse
XXX
431100XX
CNPS-Accident de travail
XXX
4472XXX
Impôt sur le revenu des personnes physique (IRRP)
XXX
4472XXX
Centimes additionnels communaux
XXX
4472XXX
Redevance audio visuelle
XXX
52XXXXXX
Banque
Crédit
XXX
Suivant déclaration des impôts et taxes sur salaire du mois de …………….
10.7.7. Comptabilisation des avances sur mission et atelier
Chaque avance faite au personnel est inscrite dans son compte et apurée au fur et à mesure de leur
justification.
Octroi de l’avance
Compte
Libellé
Débit
42XXXXXX
Personnel-avance pour ateliers ou mission
XXXXXXX
52XXX/57XXX
Banque ou caisse
Crédit
XXXXXXX
suivant OP émis-le …………………..
Apurement des avances suivant production des pièces justificatives
Compte
Libellé
2XXXX/6XXX Missions / Atelier ……………….
42XXXXXX
Débit
XXXXXXX
Personnel-avance pour ateliers ou mission
XXXXXXX
suivant vérification des pièces justificatives………..
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
Crédit
234
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.8. Modèle de Plan analytique et de plan budgétaire
Le manuel propose un modèle de plan analytique et budgétaire adaptable selon les
spécificités de chaque projet. Il faut signaler que les logiciels de gestion effectuent une
ventilation automatique des données générales et analytiques dans les différents postes
budgétaires.
Les états de suivi peuvent être obtenus selon les clés suivantes :
-
catégorie de dépenses ;
composante ;
sous-composante ;
activités et sous activités.
10.8.1. Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt
CATEGORIE
INTITULE
1
Biens, travaux, services autres que les services de consultation, consultants,
formation, ateliers et coût opérationnels
2
Fonds de préparation du projet
10.8.2. Plan budgétaire par catégorie de dépenses
CODE / CATEGORIE
ELEMENT
1
Mise en vigueur
1.1
Travaux
1.2
Biens et Equipements
1.3
Fournitures des services non consultants
1.4
Services de Consultants
1.5
Formation
1.6
Ateliers / Séminaires
1.7
Frais de fonctionnement
2
Fonds de Préparation du Projet (PPF)
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
235
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.8.3. Plan analytique par composante exemple type
CODE
INTITULE
A
Composante A : Accès aux ressources minérales et gouvernance des opérations minières
A.1
Sous-composante A.1 : Programme relatif à l’acquisition des données géologiques, au stockage et à la promotion
A.1.1
Activités 1: Étude de géophysique aérienne
A.1.2
Activités 2: Acquisition des données supplémentaires
A.1.3
Activités 3 : Interprétation des données
A.1.4
Activités 4 : Système de gestion des données géologiques
A.1.5
Activités 5 : Equipements
A.1.6
Activités 6 : Formation
A.1.7
Activités 7 : Promotion
A.2
Sous-composante A.2 : Gestion des droits miniers et des opérations minières
A.2.1
Activités 1: Cadre juridique et réglementaire de l'exploitation minière
A2.1.1
Tâches 1 : Recrutement d’experts en droit et règlements miniers
A2.1.2
Tâches 2 : Ateliers de consultation
A2.1.3
Tâches 3 : Assistance à la diffusion de l’information, des rapports et projets de texte juridique
A2.1.4
Tâches 4 : Formation
A.2.2
Activités 2: Cadastre minier
A2.2.1
Tâches 1 : Développement d’un système informatisé
A2.2.2
Tâches 2 : Equipements nécessaires et la formation
A2.2.3
Tâches 3 : Inventaire et la régularisation des permis et autorisations de l’activité minière artisanale et à petite
échelle, ainsi que la sensibilisation et autres activités possibles
A.2.3
Activités 3: Renforcement des capacités de négociation
A2.3.1
Tâches 1 : Mise en place et/ou la consolidation d’une cellule permanente
A2.3.2
Tâches 2 : Formation
A.2.4
Activités 4: Suivi des opérations minières
A2.4.1
Tâches 1 : Création d’un Système informatisé de gestion de l’inspection des mines
A2.4.2
Tâches 2 : Programme de formation
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
236
Chapitre VIII
Procédures Comptables
CODE
INTITULE
A2.4.3
Tâches 3 : Etudes de cadrage
A2.4.4
Tâches 4 : Fourniture d’équipements et la rénovation de bureaux inclut également la mise en place d’un système
intranet
A.2.5
Activités 5: Gestion de l’exploitation minière sur le plan social et environnemental
A2.5.1
Tâches 1 : Réalisation d’une évaluation stratégique environnementale et sociale (ESES)
A2.5.2
Tâches 2 : Renforcement des capacités du MINEP et du MINIMIDT
A2.5.3
Tâches 3 : Formation et la dotation en matériel
A.3
Sous-composante A.3 : Transparence et redevabilité dans le secteur minier
A.3.1
Activités 1: Mécanismes de transparence et de certification pour le secteur minier
A3.1.1
Tâches 1 : Actions de sensibilisation
A3.1.2
Tâches 2 : Appui à la mise en œuvre de la feuille de route pour l’adhésion au processus de Kimberley
A.3.2
Activités 2: Plateforme de reddition des comptes
A3.2.1
Tâches 1 : Ateliers réguliers à Yaoundé et dans les structures minières déconcentrées
A3.2.2
Tâches 2 : Renforcement des capacités des communautés locales
A3.2.3
Tâches 3 : Information, la divulgation et la diffusion de documents sur le secteur minier et ses impacts dans les
langues appropriées
B
Composante B : Intégration de l’exploitation minière dans le développement local et régional
B.1
Sous-composante B.1 : Système de gestion dynamique des ressources minérales
B.1.1
Activités 1: Formation
B.1.2
Activités 2: Renforcement des capacités
B.1.3
Activités 3: Consultation
B.1.4
Activités 4: Possibles lignes directrices sur les meilleures pratiques nécessaires
B.2
Sous-composante B.2 : Coordination des intervenants
B.2.1
Activités 1: Activités de coordination entre les intervenants, y compris le Comité technique de suivi des
recommandations du Forum sur la gestion intégrée des ressources forestières et minières (CTSF)
B.2.2
Activités 2: Etablissement d’un mécanisme de résolution des conflits entre les utilisations de terres concurrentes
B.3
Sous-composante B.3 : Liens locaux et régionaux
B.3.1
Activités 1: Formation, Sensibilisation et Renforcement des capacités des communautés riveraines des zones
d’exploitation minière
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
237
Chapitre VIII
Procédures Comptables
CODE
INTITULE
B.3.2
Activités 2: Appui aux autorités municipales dans la gestion des impacts liés à l’exploitation minière
B.3.3
Activités 3: Développement de plans novateurs pour mieux canaliser les retombées de l’exploitation minière
vers les communautés (comme la création d’un fonds d’affectation spécial au niveau local et/ou régional)
B.3.4
Activités 4: Promotion des contenus locaux et des actions à caractère commercial par la formation et la
publication des lignes directrices et autres documents pour les PME
B.4
Sous-composante B.4 : Cadre de développement des infrastructures minières
B.4.1
Activités 1: Analyse technique
B.4.2
Activités 2: Examen de la législation
B.4.3
Activités 3: Ateliers
B.4.4
Activités 4: Outils promotionnels
C
Composante C : Gestion et suivi évaluation du projet
C.1
Sous-composante C.1: La coordination du Projet
C.1.1
Activités 1: Rémunérations Personnel UCP
C.1.2
Activités 2: Ateliers/Séminaires/Formation
C.1.3
Activités 3: Réunions
C.1.4
Activités 4: Acquisitions des biens et services de fonctionnement
C.2
Sous-composante C.2: le suivi et évaluation de l’exécution du projet
C.2.1
Activités 1: Audits (technique et financier)
C.2.2
Activités 2: Evaluations (mi-parcours et finale)
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
238
Chapitre VIII
Procédures Comptables
10.9. Modèle de rapport de suivi financier ou rapport financier intermédiaire
10.9.1. Modèle de rapports financiers trimestriels
Sources et utilisation des fonds
RESSOURCES
TRIMESTRE
MONTANT
CUMULE
PREVISIONS :
LES 6
PROCHAINS
MOIS
Fonds publics
Fonds de l’IDA
Financement total
Total des Ressources
Dépenses par Composantes
Component 1
Component 2
Total Dépenses
Ressources moins Dépenses (A)
(Variation nette de la trésorerie)
Soldes de trésorerie d’ouverture
(B)
Compte Désigné IDA
Total trésorerie d’ouverture
Total Solde de trésorerie de
clôture (C= B+A)
Compte Désigné IDA
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
239
Chapitre VIII
Procédures Comptables
Utilisations des fonds par activité du projet
Trimestre
Montant cumulé
Component 1
Prévision
Réalisation
Écart
Prévision
Réalisation
Écart
PAD : Durée
de vie du
projet
Component 2
Total Dépenses du projet
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
240
PAD révisé
/iv
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
XI. AUDIT ET REVISION DES COMPTES
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
241
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
11.1. Planification et coordination des missions de contrôle, d'audit et de
supervision
Le Projet est soumis aux contrôles externes ainsi qu’à la supervision du bailleur et du
Ministère de tutelle.
L’Unité de Gestion du Projet est chargée de la préparation, de la planification et de la
coordination des différentes missions de supervision, d'évaluation et d'audit.
L’UCP se chargera de la rédaction des TDR, et en concertation avec la commission de
passation des marchés, procédera au recrutement d’une firme comptable indépendante, avec
l’accord du bailleur de fonds et du Gouvernement afin de procéder à l’audit des états
financiers du Projet. Le Coordonnateur aura la responsabilité de produire une lettre
d’affirmation au cabinet d’audit retenu.
La vérification portera sur les états financiers (état des dépenses et ressources, bilan), les états
de justification des comptes bancaires et des comptes d’avances, les relevés de dépenses et
tous autres rapports requis. Cette vérification devra être menée conformément aux normes
internationales d’audit. Le cabinet comptable en charge de cet audit sera sélectionné et recruté
selon les procédures acceptables par le bailleur de fonds. La sélection se fera sur la base des
principaux critères suivants :
-
-
Le cabinet d’audit doit être impartial et indépendant de toute relation avec l'entité à
auditer, et de la personne (ou des personnes) qui l’aura (ont) nommé ;
il doit être bien établi et avoir une réputation solide et utiliser des procédures et
méthodes, conformes aux pratiques d'audit généralement admises dans le pays, et
utiliser un personnel adéquat, ayant des qualifications et expérience professionnelles
appropriées ;
il doit également avoir une expérience dans l'audit des comptes de projets ou entités de
mêmes envergure et nature et de même complexité que le travail à entreprendre.
Un rapport d’audit sur les états financiers et un rapport sur le contrôle interne sont transmis au
bailleur de fonds dans un délai maximum de 6 mois après la clôture de l’exercice auquel il se
rapporte.
L’UCP veillera également à archiver, au moins pour trois (03) ans, à compter de la date de
remise du rapport d’audit au bailleur de fonds, pour l’année fiscale au cours de laquelle le
dernier décaissement du Compte du Crédit ou du règlement du compte bancaire été fait, tous
les documents (contrats, commandes, factures, reçus et autres documents) pouvant servir de
preuves à ces dépenses afin de permettre aux représentants du bailleur d'examiner ces
documents ; et s'assurer que ces documents et comptes sont inclus dans l'audit annuel et que
le rapport d'un tel audit contient :
-
l’opinion unique et professionnelle des auditeurs sur:
 les états financiers du projet ;
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
242
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
 les états certifiés de dépenses relatives à l’exactitude et l’éligibilité des
dépenses ayant donné lieu à des retraits au vu des relevés de dépenses, ainsi
que sur le degré de fiabilité des relevés de dépenses comme base de
décaissement des ressources du crédit ;
 le compte désigné relatif à l’utilisation rationnelle des fonds qui y sont
déposés ;
-
la Lettre à la Direction (ou Management Letter) rendant compte de toutes les
faiblesses du système, évaluant les risques liés à ces défaillances et proposant des
recommandations pertinentes et pratiques avec un chronogramme de mise en
application.
11.2. La vérification du Contrôle Supérieur de l’Etat
Conformément au décret 287 du 04 septembre 2013, le contrôle Supérieur de l’Etat qui joue
le rôle d’auditeur externe de l’Etat peut à tout moment initier un contrôle des opérations et des
activités du projet.
A ce titre, il a notamment pour missions :
-
-
-
-
-
la vérification, au niveau le plus élevé, des services publics, des établissements
publics, des collectivités territoriales décentralisées et leurs établissements, des
entreprises publiques et parapubliques, des liquidations administratives et judiciaires,
ainsi que des organismes, établissements et associations confessionnels ou laïcs
bénéficiant des concours financiers, avals ou garanties de l’Etat ou des autres
personnes morales publiques, sur les plans administratif, financier et stratégique ;
le contrôle de l’exécution du budget de l’Etat ;
le contrôle de l’exécution des projets à financements extérieurs ;
le contrôle, en cas de nécessité, de la qualité des rapports d’audits effectués pour le
compte de l’Etat ou de ses démembrements par les cabinets privés ;
l’évaluation des programmes et projets ;
l’appui au renforcement des capacités des ordonnateurs et des gestionnaires de crédits
publics ;
l’appui technique, méthodologique et pédagogique en matière de contrôle et de
vérification de la gestion de la fortune publique, aux structures de contrôle
administratif et d’audit interne d’autres départements ministériels et d’organismes
publics et parapublics ;
la diffusion des normes de vérification et d’audit dans le secteur public et parapublic ;
l’assistance du gouvernement dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des
programmes de modernisation de l’Etat.
L’UCP devra lui accorder l’assistance nécessaire au cours de ses missions de contrôle.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
243
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
11.3. Exécution des missions d'audit et de supervision
Les comptes et les états financiers du Projet tenus et préparés par l’UCP, sont examinés une
fois par an par un auditeur externe indépendant acceptable par le bailleur de fonds,
conformément aux principes d'audit généralement admis sur le plan international et aux
Directives pour l'établissement des rapports financiers et la révision des comptes des Projets
financés par le bailleur de fonds.
L'auditeur externe doit exprimer clairement son opinion sur le contrôle interne et sur
l'information financière et comptable dans son rapport d'audit. Le rapport d’audit comprend
également son opinion sur les opérations effectuées avec les banques commerciales.
L'auditeur externe accorde une attention particulière à la vérification de l'existence, de la
régularité et du classement approprié des pièces justificatives des dépenses figurant sur les
états certifiés des dépenses fournis à l'appui des Demandes de Retrait de Fonds.
Le Responsable Administratif et Financier et l’Auditeur Interne sont les principaux
interlocuteurs de l'auditeur externe et doivent veiller à ce que ce dernier dispose de tous les
documents et informations nécessaires à l'exécution de sa mission.
Cet audit a pour but de vérifier que les états financiers sont sincères, exacts et présentés
conformément aux normes comptables requises pour les projets financés par le bailleur de
fonds et aux principes généralement admis. L'auditeur doit également vérifier que les toutes
ressources ont été utilisées exclusivement pour la réalisation des objectifs du Projet et dans le
respect des règles et procédures en vigueur au sein du Projet et des Directives du bailleur de
fonds.
Le rapport d’audit est transmis au bailleur de fonds par le Projet dans un délai maximum de
six mois après la clôture de l’exercice financier auquel il se rapporte.
Les Termes de Références de l’audit sont rédigés par l’unité de coordination du projet et
approuvés par le bailleur de fonds et le mode de recrutement de l'auditeur conforme aux
directives de ce bailleur de fonds en matière d'emploi de consultants.
11.4. Audit interne
L’existence ou non de l’audit interne dépend des spécificités de chaque projet. Au cas où il
existe, son organisation, les principes et méthodes seront définis dans une charte d’audit à
élaborer par le projet.
L’auditeur interne assure la mise en place et le fonctionnement du dispositif de contrôle
interne. A ce titre, il s’assure que :
-
les différents manuels de procédures en vigueur au sein du Projet sont respectés y
compris les procédures de passation des marchés ; la structure du système de contrôle
interne est efficace, c’est-à-dire que l’ensemble des dispositifs de contrôle et de
sauvegarde est capable de prévenir, au besoin de corriger à temps tout risque de
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
244
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
-
dérapage dans la gestion des ressources et l’atteinte des objectifs de développement du
projet ;
la gestion des contrats conclus entre le Projet et les différents consultants est
efficiente;
l’exécution du Projet est conforme aux termes de l’Accord de Crédit ou du
financement.
Au cas où le dispositif de mise en œuvre du projet prévoit l’audit interne, une Charte de
l’Audit interne doit être définie en précisant clairement :
Sa mission, sa structuration et son positionnement au sein du projet
Les principes de son fonctionnement :
 Indépendance ;
 Responsabilité ;
 Pouvoirs.
Les modalités d’intervention de l’audit interne
 Principe;
 Objectifs des missions ;
 Travaux à effectuer lors des missions ;
 Programmation des missions;
 Méthodologie de conduite des missions d’audit interne ;
 Rapports de mission ;
 Suivi des plans d’action.
Les principes régissant les relations entre les auditeurs et les audités
 Responsabilité des audités;
 Principe de collaboration;
 Accès aux locaux, aux biens et à l’information ;
 Diligences particulières.
Les qualités morales et professionnelles requises pour les auditeurs
 Règles applicables ;
 Professionnalisme ;
 Compétence professionnelle ;
 Confidentialité;
 Objectivité ;
 Intégrité.
Le projet mettra en place un dispositif de sauvegarde permettant de s’assurer que les décisions
prises à quelque niveau que ce soit sont conformes à l’atteinte des objectifs du projet. Ce
dispositif comprend :
-
la mise en pratique effective du présent manuel de procédures et des manuels au
niveau régional ;
les diverses notes de service émises par la coordination ;
les lois et règlements du Cameroun ;
la séparation des tâches au sein du projet ;
la bonne circulation de l’information du bas vers le haut ;
le contrôle financier à priori du contrôleur financier du Ministère ;
l’audit interne.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
245
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
L’auditeur interne est chargé de s’assurer que le dispositif de contrôle interne fonctionne
efficacement et est mis à jour périodiquement.
Avant chaque début de l’exercice, l’Auditeur interne élaborera et soumettra à la validation du
Coordonnateur, un plan d’audit annuel assorti d’un budget y afférant et assurera sa mise en
œuvre.
A la fin de chaque trimestre, l’Auditeur interne devra produire et soumettre à l’approbation de
l’UCP, un rapport sur l’état du projet.
Un rapport annuel d’audit interne sera également produit suivant le même format et transmis
au Comité de pilotage.
L’audit interne sera réalisé conformément aux normes internationales d’audit interne de
l’Institute of Internal Auditors (IIA) et donnera lieu à toutes les vérifications et contrôles que
l’auditeur jugera nécessaire.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
246
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
11.5. Tableau de contrôles des risques
Procédures
Procédure
Budget
Passation des
marchés
Procédures
financières
Procédures
comptables
Procédures
De
Gestion du
patrimoine
Acteurs
- Coordonnateur
- Points focaux
- RAF
- SPM
- Coordonnateur
- RAF
- SPM
- Coordonnateur
- RAF
- Auditeur externe
- Coordonnateur
- RAF
- Auditeur externe
- Coordonnateur
- RAF
- Auditeur externe
Les points de contrôle
- Vérifier de la préparation du budget ;
- Contrôler la participation de l’ensemble des acteurs à l’élaboration du Budget ;
- Vérifie que le Budget a été saisi dans les bases de données informatiques
- Vérifie que le budget a fait l’objet d’approbation ;
- Vérifie que le budget approuvé est répercuté aux entités pour exécution
- Vérifie que l’agent de consolidation fournit les états d’exécution budgétaire aux
demandeurs ;
- Vérifie le respect des délais d’envoi des états de suivi budgétaire aux demandeurs ;
- Vérifie la disponibilité des états dans les sites ;
- Vérifier qu’un dossier est ouvert pour suivre chaque marché ;
- Vérifier si le plan de passation de marché est élaboré dans les délais requis ;
- Contrôle des procédures de sélection des fournisseurs ;
- Contrôle de l’approbation de la procédure ;
- Contrôle de la réception des biens ;
- vérifie la réalité des réceptions en rapprochant le bon de commande, la lettre de
marché au PV de réception ou bon de livraison (BL) ;
- s’assure que les personnes habilitées ont participé à la réception des
biens ;
- Vérifie le respect par le fournisseur des délais de livraison ;
- Vérifie que le fournisseur a bien livré les biens qui ont été commandés
(contrôle de conformité).
- vérifie que les demandes de fonds ont été approuvées par les personnes habiletés ;
- Vérifie que les demandes ont été formalisées (existence de requête, de demande
d’appels de fonds, de demande de mise à disposition de fonds)
- Vérifie le visa de la CAA ;
- Rapproche la requête à l’avis de crédit de la banque ;
- s’assure que les avis de crédit au titre de l’avance initiale sont justifiés par la
convention de financement ;
- Vérifie qu’à chaque demande de remboursement de fonds correspondent les états
de dépense adéquats et les états de rapprochement bancaire ;
- s’assure du respect de la forme des demandes de décaissement ;
- s’assure que chaque demande de décaissement est autorisée par les personnes
habiletés ;
- Rapproche les demandes de paiement direct aux factures fournisseur ;
- Vérifie l’éligibilité de chaque dépense sur les fonds qui sont demandés en
remboursement.
- Vérifie le respect des délais des travaux comptables ;
- Fait tirer la balance générale des comptes ;
- Vérifie que la comptabilité est à jour et que les enregistrements sont justifiés
- Vérifie si les données du projet sont consolidées régulièrement.
- s’assure que chaque élément acquis a fait l’objet d’un PV de réception ou d’un bon
de livraison (BL) ;
- Vérifie l’existence d’un ordre d’entrée chez le Comptable ;
- Vérifie l’existence d’une fiche individuelle d’immobilisation pour chaque matériel
acquis ;
- Vérifie que les immobilisations acquises sont codifiées ;
- Vérifie l’existence de fiche individuelle de suivi auprès du comptable ;
- Vérifie la mise à jour du registre des immobilisations ;
- Vérifie les conditions physiques d’exploitation (localisation, utilisation…) et
s’assure qu’elles sont optimales ;
- s’assure des conditions de sécurité prises pour leur sauvegarde (protection contre
les vols, incendies, dégâts des eaux, poussières…)
- Vérifie pour le matériel de transport l’existence de police d’assurance complète ou
d’une attestation de propriété de l’Etat ;
- vérifie l’existence de fiche de stock auprès du comptable ;
- s’assure que les consommations font l’objet de bon de sortie ;
- Vérifie l’utilisation des ordres de sortie pour chaque déstockage vers les agents ;
- Prépare l’inventaire avec le Comptable matières (calendrier) ;
- s’assure de la correcte tenue d’inventaire du patrimoine.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
247
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
11.6. Suivi des recommandations des contrôles
La diffusion des rapports des audits et contrôles est de la responsabilité du Coordonnateur qui
devra veiller à la bonne transmission à tous les responsables et services intéressés notamment
au Ministère de tutelle, au Comité de Pilotage du Projet et au bailleur de fonds.
Pour chaque rapport, le Coordonnateur remet aux responsables d’actions un tableau de suivi
dont le modèle est présenté ci-dessous. Ce tableau comporte les informations suivantes :
 le N° des recommandations : Figurant dans le rapport ou affecté par l’audité
 le libellé des recommandations : Tel que formulé dans le rapport
 le(s) responsable(s) d’action : Désigné par le Coordonnateur ou indiqué dans le
rapport
 la date limite de prise d’action : Définie par l’audité ou indiquée dans le rapport
 les observations : Commentaires du responsable d’action en cas de nécessité.
En fonction du timing des actions, le Coordonnateur organise les séances de travail avec les
responsables d’action. En particulier il inscrit le point « Suivi des recommandations en
instance » à l’ordre du jour des réunions périodiques de coordination.
Au cours de ces séances de travail chaque responsable d’action indique :
-
le niveau d’avancement de ses actions par rapport au planning ;
les difficultés rencontrées ;
les besoins ou moyens nécessaires ;
les nouveaux engagements (nouveaux délais, nouvelles dispositions etc.)
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
248
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
MODELE DU TABLEAU DE SUIVI DES
RECOMMANDATIONS
FOLLOW-UP DES RECOMMADATIONS.
Titre du Contrôle : _____________________________________________________
Référence du Rapport :____________________________Date : _________________
RECOMMANDATIONS
N°
LIBELLE
ACTIONS
RESPONSABLE
DELAI
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
OBSERVATIONS
249
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
11.7. Opérations de clôture du projet
La date de clôture du projet est indiquée de manière précise dans l’accord de financement. La
clôture du projet doit donc se préparer et l’UCP ne devrait pas être surprise. La clôture
suppose l’arrêt des activités notamment celles réalisées sur financement du bailleur de fonds.
A cet effet, les activités sur financement du bailleur de fonds à retenir dans le PTBA ne
seront que celles pouvant être entièrement réalisées et réceptionnées avant la date de clôture
du projet.
La date de clôture du projet ne coïncide généralement pas avec celle du dernier décaissement.
Cette dernière intervient généralement dans les six mois suivant celle de clôture. A l’occasion
de la clôture du projet, les opérations suivantes sont menées :
N°
OPERATIONS
DELAI
RESPONSABLE
1
Etablissement du dernier PTBA ne retenant
pour le bailleur que les activités pouvant Début exercice
être entièrement réalisées et réceptionnées
Inventaire général du patrimoine du projet Fin période
et établissement de la liste des biens à clôture
transférer à l’Etat
de UCP
2
3
Elaboration des états financiers de clôture Fin période
du projet
clôture
de UCP/RAF
Préparation du rapport de clôture du projet
de UCP
4
Fin période
clôture
UCP
5
Réalisation de la dernière mission d’audit et Dans les deux mois Auditeur externe
présentation du rapport
suivant la date de
clôture
6
Justification des soldes des comptes A l’issue de
bancaires et transfert au bailleur de fonds mission d’audit
des reliquats non utilisés localement
7
Evaluation des acquis et émission du Après réception du Bailleur de
rapport final de réalisation du projet
dernier
rapport fonds/Gouvernement
d’audit
7
8
Transmission des biens et des archives du Après
évaluation
projet au Gouvernement
des acquis du projet UCP
9
Suivi des retenues de garantie jusqu’à leur Après émission du Gouvernement
échéance
rapport de clôture
du projet
Evaluation des impacts du projet
10
la UCP
A tout moment Gouvernement ou bailleur
après la clôture
avec l’accord du
gouvernement
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
250
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Les états financiers de clôture du projet doivent intégrer comme charges à payer :
-
l’ensemble des livraisons intervenues avant la clôture mais non encore payées ;
les honoraires de l’auditeur externe dont le rapport est attendu dans les deux mois
suivant la clôture du projet.
Le bailleur doit être informé de l’existence de ces charges à payer afin de doter des provisions
de trésorerie avant la clôture des décaissements.
Toute livraison de biens ou services intervenue après la date de clôture n’est pas éligible sur
financement du bailleur.
Il est important de relever que la clôture du projet ou d’une convention ne signifie pas la
fin de l’action de développement entreprise. S’agissant d’un programme du
gouvernement, il devrait normalement capitaliser les acquis du projet en continuant sur
ses fonds propres, les actions entreprises dans le cadre du projet.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
251
Chapitre IX
Procédures Audit et Révision des Comptes
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
252
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
XII.
CONTROLE ET GESTION DES
TRAVAUX
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
253
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
12.1. Garanties
Les garanties sur les travaux, ouvrages et infrastructures sont décrites dans le décret du code
des marchés publics applicables au Cameroun. Ce décret stipule que tout titulaire d’un marché
est tenu de fournir :
a) un cautionnement garantissant l’exécution intégrale des prestations, ci-après désigné
«Cautionnement définitif » ;
b) un cautionnement garantissant la bonne exécution du marché et le recouvrement des
sommes dont il serait reconnu débiteur au titre du marché, ci-après désigné «retenue
de garantie ».
Le cautionnement définitif ne saurait être inférieur à deux pour cent (2%) et supérieur à cinq
pour cent (5%) du montant initial du marché, augmenté le cas échéant, du montant des
avenants.
La retenue de garantie est constituée lorsque le marché est assorti d’une période de garantie
ou d’entretien. Elle ne peut être supérieure à dix pour cent (10%) du montant initial du
marché, augmenté le cas échéant, du montant des avenants.
Elle n’est pas exigible pour les marchés de service et de prestations intellectuelles.
Le cautionnement définitif doit être constitué dans les vingt (20) jours qui suivent la
notification du marché et, en tout cas, avant le premier paiement. En cas d’existence d’une
caution de soumission, le cautionnement définitif doit être constitué avant que la caution de
soumission n’expire.
Au titre de la retenue de garantie, une partie des sommes dues au titre du marché est bloquée
jusqu’à ce que la totalité du marché soit exécutée.
La durée de validité du cautionnement correspondant doit dépasser suffisamment les délais
prévus pour l’achèvement des prestations, pour couvrir la période de garantie ou d’entretien
indiquée dans le marché.
Les modalités et l’époque de restitution des cautionnements sont fixées par les cahiers des
clauses administratives générales, sous réserve des dérogations qui pourraient être introduites
par le cahier des clauses administratives particulières.
Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d’une caution d’un établissement
bancaire agréé conformément aux textes en vigueur, et émise au profit du Maître d’Ouvrage
ou du Maître d’Ouvrage Délégué ou par une caution personnelle et solidaire.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
254
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
Les petites et moyennes entreprises (PME) à capitaux et dirigeants nationaux peuvent
produire à la place du cautionnement, soit une hypothèque légale, soit une caution d’un
établissement bancaire ou d’un organisme financier agréé de premier rang conformément aux
textes en vigueur.
Tout organisme ayant produit une caution personnelle et solidaire, est tenu de s’engager à
verser, sur ordre du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué et jusqu’à
concurrence du montant garanti, les sommes dont le co-contractant de l’Administration
viendrait à se trouver débiteur au titre du marché.
Lorsque le co-contractant de l’Administration a rempli ses obligations contractuelles, le
cautionnement est restitué ou la caution visée à l’article 70 libérée, consécutivement à une
mainlevée délivrée par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, dans un délai de
trente (30) jours à compter de l’expiration du délai de garantie ou, lorsque le marché ne
comporte pas un tel délai, suivant la réception des travaux, fournitures ou services.
A l’expiration du délai de trente (30) jours fixés à l’alinéa (1) ci-dessus, l’organisme
compétent est tenu de restituer le cautionnement ou de libérer la caution concernée, sur simple
demande du cocontractant de l’Administration.
A l’expiration du délai de trente (30) jours, la caution cesse d’avoir effet, même en l’absence
de main levée, sauf si le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué a dûment signifié
au co-contractant qu’il n’a pas honoré toutes ses obligations.
Dans ce cas, il ne peut être mis fin à l’engagement de la caution que par main levée délivrée
par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué. Les entreprises titulaires d’un
marché d’un montant au plus égal à trente (30) millions de francs CFA peuvent être
dispensées par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué de l’obligation de fournir
les cautionnements prévus à l’article 67 du Code des marché publics.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
255
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
12.2. Contrôle de l’exécution
Les dispositions relatives au contrôle de l’exécution sont décrites dans les articles 80 à 82 du
code des marchés publics.
Les entreprises soumissionnaires doivent s’engager dans leurs offres, à se conformer à toutes
dispositions législatives et réglementaires ou toutes dispositions résultant des conventions
collectives relatives notamment aux salaires, aux conditions de travail, de sécurité, de santé et
de bien être des travailleurs intéressés.
Elles demeurent, en outre, garantes de l’observation des clauses de travail, et responsables de
leur application par tout sous-traitant ou sous-commandier.
L’exécution des marchés publics fait l’objet de contrôle par :
- le Maître d’Ouvrage et, le cas échéant, le Maître d’Ouvrage Délégué ou le Maître
d’œuvre selon les modalités précisées dans les cahiers des clauses administratives
générales ;
- l’auditeur indépendant ;
- les autres corps de contrôle prévus par les lois et règlements en vigueur.
Pour les marchés égaux ou supérieurs aux seuils ci-après, la maîtrise d’œuvre est exercée par
une personne physique ou une personne morale de droit privé :
-
Travaux
: 100.000.000 F CFA ;
Fournitures : 500.000.000 F CFA.
Pour les marchés dont les montants sont inférieurs aux seuils ci-dessus, les maîtres d’ouvrage
ne disposant pas de compétences requises doivent faire appel à une maîtrise d’œuvre externe à
ses services.
Pour les marchés de prestations intellectuelles dont les montants sont supérieurs ou égaux à
cent (100) millions de FCFA, la maîtrise d’œuvre se fait sous forme de commission de suivi et
de recette technique. Cette commission comprend, entre autres, des membres externes.
Sous réserve des dispositions découlant des accords ou conventions de prêt ou des
conventions internationales, tout règlement relatif à un marché public intervient par transfert
bancaire sur un établissement bancaire ou un organisme financier de droit camerounais agréé
de premier rang conformément aux textes en vigueur ou par crédit documentaire.
Tout tirage sur crédit de financement extérieur est soumis au visa préalable de la Caisse
Autonome d’Amortissement. Toute modification de domiciliation bancaire ne peut être
réalisée que par voie d’avenant.
Les opérations effectuées par le co-contractant de l’Administration et susceptibles de donner
lieu à versement d’avances, d’acomptes ou à paiement pour solde, sont constatées par tout
moyen laissant trace écrite par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ou, le
cas échéant, par le Maître d’œuvre, suivant les modalités prévues par le cahier des clauses
administratives générales.
Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun
256
Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
12.3. Avances
Des avances peuvent être accordées au co-contractant de l’Administration, en vue de la
réalisation des opérations nécessaires à l’exécution des prestations prévues dans le marché.
Le versement des avances visées ci-dessus doit être prévu dans le marché concerné.
Le co-contractant de l’Administration peut, sur simple demande adressée au Maître
d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué et sans justificatif, obtenir une avance dite «de
démarrage» ou « pour approvisionnement de matériaux » dont le montant ne peut excéder
vingt pourcent (20%) du prix initial TTC du marché de travaux ou de prestations
intellectuelles et trente pourcent (30 %) pour les marchés de fournitures.
Cette avance doit être cautionnée à cent pour cent (100%) par un établissement bancaire de
droit camerounais ou un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes
en vigueur.
Elle est remboursée par déduction sur les acomptes à verser au titulaire pendant l’exécution
du marché, et suivant des modalités définies dans ledit marché.
La totalité de l’avance doit être remboursée au plus tard dès le moment où la valeur en prix de
base des prestations réalisées atteint quatre-vingt pour cent (80%) du montant du marché.
Les avances sont versées au co-contractant de l’Administration suivant des modalités fixées
dans le cahier des clauses administratives générales.
Le versement prévu ci-dessus intervient postérieurement à la mise en place des cautions
exigibles, conformément aux dispositions du présent Code.
12.4. Acomptes
Sauf dérogation prévue dans le cahier des clauses administratives particulières, le
cocontractant de l’Administration peut obtenir le paiement d’acomptes périodiques.
Les modalités de paiement des acomptes sont fixées dans le cahier des clauses administratives
particulières.
Tout paiement d’acompte est subordonné à l’une des prestations suivantes :
a. dépôt sur le chantier ou annexe du chantier, de matériaux, matières premières ou objets
fabriqués destinés à l’exécution du marché, sous réserve :
-
qu’ils aient été acquis en toute propriété par le co-contractant de l’Administration, et
effectivement payés par lui ;
qu’ils soient lotis d’une manière telle que leur destination ne fasse l’objet d’aucun
doute ;
qu’ils puissent être contrôlés par le Maître d’ouvrage, le Maître d’Ouvrage Délégué ou
le Maître d’œuvre désigné à cet effet ;
b. l’exécution des prestations prévues dans le marché, sous réserve de la preuve de leur
paiement par le co-contractant de l’Administration lorsque ces prestations ont été
exécutées par des sous-traitants.
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Chapitre X
Procédures Contrôle et Gestion des Travaux
Le montant d’un acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte,
déduction faite des avances remboursées. Cette valeur est appréciée en fonction des
dispositions prévues dans le marché.
Dans le cas d’acomptes versés en fonction de phases techniques d’exécution, le marché peut
fixer le montant de chaque acompte de manière forfaitaire, sous forme de pourcentage du
montant initial du marché.
Les versements d’acomptes doivent intervenir au moins tous les trois (03) mois lorsque se
trouvent réalisées les conditions indiquées à l’article 84 du présent Code. Les acomptes
peuvent s’échelonner pendant la durée d’exécution du marché, suivant les termes périodiques,
ou en fonction de phases techniques d’exécution, tels que définis dans le marché.
Les versements d’acomptes interviennent dans les trente (30) jours à compter de la date de
transmission au comptable compétent des constatations ouvrant droit à paiement.
Les cahiers des clauses administratives générales précisent les délais ouverts au Maître
d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué ou, le cas échéant, au Maître d’œuvre pour
procéder aux constatations ouvrant droit à acompte.
12.5. Intérêts Moratoires
Les intérêts moratoires sont prévus dans les articles 87 et 88 du code des marchés publics.
Lorsqu’il est imputable au Maître d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué ou au
comptable assignataire, le défaut de paiement dans les délais fixés par le Cahier des Clauses
Administratives Particulières, ouvre et fait courir de plein droit au bénéfice du titulaire du
Marché, des intérêts moratoires calculés depuis le jour suivant l’expiration desdits délais,
jusqu'au jour de la délivrance de l’avis dit ‘‘de règlement’’ du comptable assignataire.
Le taux des intérêts moratoires prévus ci-dessus est le taux d’intervention sur les appels
d’offres de la Banque des Etats de l’Afrique Centrale (BEAC), majoré d’un (01) point.
Pour les paiements à effectuer en une monnaie autre que le franc CFA, le taux des intérêts
moratoires correspond au taux d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de cette
monnaie, majoré au plus d’un (1) point.
Le montant des intérêts moratoires est calculé par application de la formule :
I = M x (n/360) x (i) dans laquelle :
M = montant toutes taxes comprises (TTC) des sommes dues au titulaire
n = Nombre de jours calendaires de retard
i = taux d’intervention sur les appels d’offres de la BEAC majoré d’un point ou taux
d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de la monnaie considérée majoré au
plus d’un (1) point, selon le cas.
Les intérêts moratoires ne sauraient s’appliquer sur des montants comprenant déjà des
indemnités pour retard de paiement.
Les intérêts moratoires sont imposables.
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