Manuel de Procédures Simplifiées - Gestion de Projets au Cameroun
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Sommaire SOMMAIRE I.TABLE DES REVISIONS ------------------------------------------------------------------------------ 14 II.GLOSSAIRE DES ABREVIATIONS --------------------------------------------------------------- 15 III.INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL -------------------------------------- 19 3.1. INTRODUCTION ---------------------------------------------------------------------------------------- 20 3.1.1. Contexte du manuel de procédures simplifiées ------------------------------------------------ 20 3.1.2. Sources de financement des projets suivis par la CAA --------------------------------------- 21 3.2. OBJECTIFS DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------ 22 3.3. ORGANISATION DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------- 22 3.4. CONDITIONS D’UTILISATION EFFICACE DU MANUEL --------------------------------------------- 22 IV.PRINCIPALES PHASES D’UN PROJET ET DOCUMENTS UTILES -------------------- 23 4.1. PRESENTATION SCHEMATIQUE DES PHASES D’UN PROJET -------------------------------------- 24 V.PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITUTIONNELLE DU PROJET ---------- 25 5.1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU PROJET --------------------------------------------------------- 26 5.2. OBJET GLOBAL DU PROJET -------------------------------------------------------------------------- 26 5.3. BENEFICIAIRES DU PROJET -------------------------------------------------------------------------- 26 5.4. COMPOSANTES DU PROJET--------------------------------------------------------------------------- 26 5.5. INDICATEURS DU PROJET ---------------------------------------------------------------------------- 26 5.6. COUT DU PROJET -------------------------------------------------------------------------------------- 26 5.7. DISPOSITIONS INSTITUTIONNELLES DE MISE EN ŒUVRE ---------------------------------------- 26 5.8. ORGANIGRAMME -------------------------------------------------------------------------------------- 27 5.8.1. Organigramme type d’un Projet ----------------------------------------------------------------- 27 5.8.1.1. Organigramme d’un Projet non décentralisé -------------------------------------------- 27 5.8.1.2. Organigramme d’un Projet décentralisé ------------------------------------------------- 28 5.9. SYSTEME D’INFORMATION --------------------------------------------------------------------------- 29 VI.PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------- 31 6.1. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------------------- 32 6.1.1. Prévision à moyen terme -------------------------------------------------------------------------- 32 6.1.2. Le budget : prévision à court terme-------------------------------------------------------------- 32 6.2. PROGRAMMATION DES ACTIVITES ET ELABORATION DU PROGRAMME DE TRAVAIL ANNUEL -- 33 6.2.1. Généralités sur l'élaboration du PTBA ---------------------------------------------------------- 33 6.2.2. Processus d’élaboration du PTBA --------------------------------------------------------------- 35 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 3 Sommaire 6.2.2.1. Aspects généraux --------------------------------------------------------------------------- 35 a) Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 35 b) Principe d'application ---------------------------------------------------------------------------- 35 c) Documents supports ----------------------------------------------------------------------------- 35 d) Présentation du processus ----------------------------------------------------------------------- 35 6.2.2.2. Déroulement du processus ----------------------------------------------------------------- 36 a) Instructions du Coordonnateur ----------------------------------------------------------------- 36 b) Tenue de la réunion préparatoire --------------------------------------------------------------- 37 c) L'élaboration du PTBA au niveau des responsables d’activités et d’exécution ---------- 38 d) Consolidation des budgets ---------------------------------------------------------------------- 39 e) Validation du projet de budget par l’UCP ---------------------------------------------------- 40 f) Avis de non objection du bailleur de fonds --------------------------------------------------- 41 g) Adoption par le Comité de Pilotage du Projet ------------------------------------------------ 42 6.2.3. Exécution du budget annuel ---------------------------------------------------------------------- 45 6.2.3.1. Mécanisme d’exécution du budget ------------------------------------------------------- 45 6.2.3.2. Processus d’ordonnancement des dépenses --------------------------------------------- 47 6.2.4. Suivi et Contrôle budgétaire ---------------------------------------------------------------------- 49 6.2.4.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 49 6.2.4.2. Principe d’application ---------------------------------------------------------------------- 49 a) Suivi quotidien ----------------------------------------------------------------------------------- 50 b) Suivi mensuel ------------------------------------------------------------------------------------ 50 c) Suivi trimestriel ---------------------------------------------------------------------------------- 50 6.2.4.3. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 51 6.2.5. Révision du budget -------------------------------------------------------------------------------- 52 6.2.5.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 52 6.2.5.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 52 6.2.5.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 52 VII.PROCEDURES ADMINISTRATIVES ----------------------------------------------------------- 55 7.1. GESTION DU COURRIER ------------------------------------------------------------------------------ 56 7.1.1. Présentation de la fonction ------------------------------------------------------------------------ 56 7.1.2. Traitement du courrier au départ ----------------------------------------------------------------- 56 7.1.2.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 56 7.1.2.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 56 7.1.2.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 56 7.1.2.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 57 a) Préparation du courrier départ ------------------------------------------------------------------ 58 b) Archivage du courrier départ ------------------------------------------------------------------- 59 c) Expédition du courrier --------------------------------------------------------------------------- 59 7.1.3. Traitement du courrier à l’arrivée---------------------------------------------------------------- 62 7.1.3.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 62 7.1.3.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 62 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 4 Sommaire 7.1.3.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 62 7.1.3.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 63 a) Réception du courrier arrivée ------------------------------------------------------------------- 63 b) Imputation du courrier arrivée ------------------------------------------------------------------ 64 7.1.4. Traitement du courrier confidentiel-------------------------------------------------------------- 66 7.1.4.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 66 7.1.4.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 66 7.1.4.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 66 7.1.4.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 66 a) Courrier confidentiel départ -------------------------------------------------------------------- 67 b) Courrier confidentiel arrivée ------------------------------------------------------------------- 68 7.1.5. Traitement du courrier électronique ------------------------------------------------------------- 68 7.1.5.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 68 7.1.5.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 68 7.1.5.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 69 7.1.5.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 69 7.1.5.5. Traitement du courrier électronique au départ ------------------------------------------ 69 a) Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 69 b) Principe d'application ---------------------------------------------------------------------------- 69 c) Documents supports ----------------------------------------------------------------------------- 69 d) Description de la procédure --------------------------------------------------------------------- 69 e) Préparation, envoi et copie du courrier électronique au départ ----------------------------- 70 7.1.5.6. Traitement du courrier électronique à l’arrivée ----------------------------------------- 70 a) Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 70 b) Principe d'application ---------------------------------------------------------------------------- 70 c) Document support -------------------------------------------------------------------------------- 70 d) Description de la procédure --------------------------------------------------------------------- 71 7.1.6. Gestion de la télécopie et du téléphone --------------------------------------------------------- 72 7.1.6.1. Objet de la procédure ----------------------------------------------------------------------- 72 7.1.6.2. Principe d'application----------------------------------------------------------------------- 72 7.1.6.3. Documents supports ------------------------------------------------------------------------ 72 7.1.6.4. Description de la procédure --------------------------------------------------------------- 72 a) Gestion des communications téléphoniques entrantes -------------------------------------- 73 b) Gestion des communications téléphoniques sortantes --------------------------------------- 73 7.2. GESTION DES DOCUMENTS -------------------------------------------------------------------------- 75 7.2.1. Classement des documents ----------------------------------------------------------------------- 75 7.2.2. Plan de classement --------------------------------------------------------------------------------- 76 7.2.3. Accès aux documents------------------------------------------------------------------------------ 78 7.2.4. Destruction des documents périmés ------------------------------------------------------------- 78 7.3. PROCEDURES DE SECURITE -------------------------------------------------------------------------- 78 7.3.1. Sécurité du bureau --------------------------------------------------------------------------------- 78 7.3.1.1. Tenue du registre des visites--------------------------------------------------------------- 78 7.3.1.2. Annonce de visites -------------------------------------------------------------------------- 80 7.3.2. Entrées et sorties du matériel --------------------------------------------------------------------- 80 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 5 Sommaire 7.3.2.1. Sortie temporaire du matériel ------------------------------------------------------------- 80 7.3.2.2. Sortie définitive du matériel --------------------------------------------------------------- 81 7.3.3. Sécurité incendie ----------------------------------------------------------------------------------- 81 7.3.4. Hygiène et santé ------------------------------------------------------------------------------------ 81 7.4. GESTION DU PERSONNEL ----------------------------------------------------------------------------- 81 7.4.1. Généralités ------------------------------------------------------------------------------------------ 81 7.4.2. Recrutement ---------------------------------------------------------------------------------------- 82 7.4.2.1. Recrutement du personnel d’encadrement ----------------------------------------------- 82 a) Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 82 b) Processus de recrutement effectif du personnel d’encadrement---------------------------- 83 c) Cas des fonctionnaires --------------------------------------------------------------------------- 84 7.4.2.2. Le recrutement du personnel d’appui ---------------------------------------------------- 84 a) Procédures de recrutement effectif du personnel d’appui ----------------------------------- 85 7.4.3. Composition et tenue du dossier du consultant recruté et du personnel détaché ---------- 86 7.4.4. Modèle des Termes de référence du personnel clé -------------------------------------------- 86 7.4.4.1. Auditeur interne ----------------------------------------------------------------------------- 86 a) Responsabilités ----------------------------------------------------------------------------------- 86 b) Description des tâches --------------------------------------------------------------------------- 87 c) Profil requis --------------------------------------------------------------------------------------- 88 7.4.4.2. Responsable administratif et financier --------------------------------------------------- 88 a) Responsabilités ----------------------------------------------------------------------------------- 88 b) Description des tâches --------------------------------------------------------------------------- 89 c) Profil requis --------------------------------------------------------------------------------------- 90 7.4.4.3. Spécialiste en Passation des Marchés (SPM)-------------------------------------------- 91 a) Responsabilités ----------------------------------------------------------------------------------- 91 b) Description des tâches --------------------------------------------------------------------------- 91 c) Profil requis --------------------------------------------------------------------------------------- 93 7.4.4.4. Comptable ----------------------------------------------------------------------------------- 94 a) Responsabilités ----------------------------------------------------------------------------------- 94 b) Description des tâches --------------------------------------------------------------------------- 94 c) Profil requis --------------------------------------------------------------------------------------- 95 7.4.5. Discipline ------------------------------------------------------------------------------------------- 95 7.4.6. Congés, absences, maladies ---------------------------------------------------------------------- 95 7.4.6.1. Congés---------------------------------------------------------------------------------------- 95 7.4.6.2. Absences ------------------------------------------------------------------------------------- 95 7.4.6.3. Maladies-------------------------------------------------------------------------------------- 98 7.4.7. Intérims---------------------------------------------------------------------------------------------- 98 7.4.8. Formation ------------------------------------------------------------------------------------------- 99 7.4.9. Rupture de contrat de consultation -------------------------------------------------------------- 99 7.4.9.1. Le décès d’une personne en fonction ----------------------------------------------------- 99 7.4.9.2. La démission--------------------------------------------------------------------------------- 99 7.4.9.3. La retraite ---------------------------------------------------------------------------------- 100 7.4.9.4. La rupture unilatérale du contrat -------------------------------------------------------- 100 7.4.9.5. L’arrivée à terme du contrat ------------------------------------------------------------- 100 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 6 Sommaire 7.5. GESTION DES REUNIONS ET DES MISSIONS------------------------------------------------------- 100 7.5.1. Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------- 100 7.5.2. Réunions ------------------------------------------------------------------------------------------ 100 7.5.3. Missions ------------------------------------------------------------------------------------------- 101 7.5.3.1. Missions au Cameroun ------------------------------------------------------------------- 101 a) Départ en mission ------------------------------------------------------------------------------ 101 b) Retour de mission ------------------------------------------------------------------------------ 102 7.5.3.2. Missions à l’étranger --------------------------------------------------------------------- 103 7.5.3.3. Processus de départ en mission --------------------------------------------------------- 104 7.5.3.4. Processus de retour de mission ---------------------------------------------------------- 105 7.5.4. Barème indicatif des frais de mission --------------------------------------------------------- 107 7.6. GESTION DE LA REMUNERATION ------------------------------------------------------------------ 108 7.6.1. Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------- 108 7.6.2. Préparation de la rémunération ----------------------------------------------------------------- 108 7.6.3. Calcul et édition des états d’honoraires ------------------------------------------------------- 109 7.6.4. Contrôle des états d’honoraires ---------------------------------------------------------------- 109 7.6.5. Signature des états d’honoraires --------------------------------------------------------------- 109 7.6.6. Règlement des honoraires----------------------------------------------------------------------- 109 7.6.6.1. Règlement du consultant ----------------------------------------------------------------- 109 7.6.6.2. Règlement des autres créances ---------------------------------------------------------- 109 7.6.6.3. Les sommes dues par le consultant au projet ------------------------------------------ 109 7.6.7. Processus de paiement des honoraires au personnel----------------------------------------- 110 7.7. AVANTAGES ACCORDES AU PERSONNEL --------------------------------------------------------- 110 7.7.1. Objet de la procédure ---------------------------------------------------------------------------- 110 7.7.2. Principe d’application --------------------------------------------------------------------------- 111 7.7.3. Documents supports ----------------------------------------------------------------------------- 112 7.7.4. Description de la procédure -------------------------------------------------------------------- 112 7.8. SANCTIONS ET EVALUATION ----------------------------------------------------------------------- 112 7.8.1. Sanctions ------------------------------------------------------------------------------------------ 112 7.8.2. Evaluation du personnel------------------------------------------------------------------------- 114 7.9. GESTION DU PATRIMOINE -------------------------------------------------------------------------- 119 7.9.1. Immobilisations ---------------------------------------------------------------------------------- 119 7.9.1.1. Présentation de la fonction --------------------------------------------------------------- 119 7.9.1.2. Entrée des immobilisations dans le patrimoine --------------------------------------- 119 7.9.1.3. Destruction des immobilisations -------------------------------------------------------- 122 7.9.1.4. Vol de l’immobilisation ------------------------------------------------------------------ 125 7.9.1.5. Mise au rebut ------------------------------------------------------------------------------ 128 7.9.2. Stocks---------------------------------------------------------------------------------------------- 131 7.9.2.1. Entrée en magasin ------------------------------------------------------------------------ 131 7.9.2.2. Consommation des stocks --------------------------------------------------------------- 134 a) Sortie des stocks : cas de disponibilité du bien commandé ------------------------------- 135 b) Sortie des stocks : cas d’indisponibilité du bien commandé ------------------------------ 135 7.9.2.3. Inventaire des stocks et immobilisations ----------------------------------------------- 138 a) Préparation de l’inventaire des immobilisations ------------------------------------------- 139 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 7 Sommaire b) Réalisation de l’inventaire -------------------------------------------------------------------- 140 c) Réception des biens pendant l’inventaire --------------------------------------------------- 140 7.9.2.4. Valorisation des stocks ------------------------------------------------------------------- 143 7.9.3. Gestion des véhicules --------------------------------------------------------------------------- 145 7.9.3.1. Utilisation des véhicules ----------------------------------------------------------------- 146 7.9.3.2. Processus de mise du véhicule du projet à la disposition de l'administration ----- 147 7.9.3.3. Contrôle de l’utilisation des véhicules ------------------------------------------------- 148 7.9.3.4. Distribution des bons de carburant aux usagers --------------------------------------- 149 7.9.3.5. Contrôle de la gestion des bons de carburant------------------------------------------ 150 7.9.4. Entretien et réparation --------------------------------------------------------------------------- 153 7.9.4.1. Responsabilité et périodicité des entretiens ------------------------------------------- 153 7.9.4.2. Exécution de l'entretien ------------------------------------------------------------------ 153 7.9.4.3. Réparation des immobilisations --------------------------------------------------------- 153 VIII.PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ---------------------------------------- 155 8.1. RAPPELS DES DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET REGLEMENTAIRES ET DES PRINCIPAUX ACTEURS --------------------------------------------------------------------------------------------------- 156 8.1.1. Cadre réglementaire de référence de la passation des marchés ---------------------------- 156 8.1.1.1. Les textes du bailleur de fonds ---------------------------------------------------------- 156 8.1.1.2. Les documents régissant les dispositions institutionnelles -------------------------- 156 8.1.2. Principaux intervenants du système de passation des marchés de Projet et publicité -- 157 8.1.2.1. Intervenants -------------------------------------------------------------------------------- 157 8.1.2.2. Annonce et publicité des marchés ------------------------------------------------------ 158 8.2. PLAN DE PASSATION DES MARCHES -------------------------------------------------------------- 158 8.2.1. Exigences conventionnelles -------------------------------------------------------------------- 158 8.2.2. Suivi du plan de Passation des Marchés ------------------------------------------------------ 158 8.3. CONFLITS D’INTERETS, FRAUDE ET CORRUPTION ---------------------------------------------- 159 8.3.1. Conflits d’Intérêts -------------------------------------------------------------------------------- 159 8.3.2. Fraude et Corruption ---------------------------------------------------------------------------- 159 8.3.2.1. Définitions --------------------------------------------------------------------------------- 159 8.3.2.2. Mesures à prendre ------------------------------------------------------------------------ 160 8.3.2.3. Commissions et rétributions ------------------------------------------------------------- 160 8.4. TYPES DE MARCHES ET PROCEDURES DE PASSATION ----------------------------------------- 160 8.4.1. Types de Marchés -------------------------------------------------------------------------------- 160 8.4.1.1. Services de Consultants ------------------------------------------------------------------ 161 a) Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) --------------------------- 161 b) Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ) ------------------------------------------------------ 162 c) Sélection au Moindre Coût (SMC)----------------------------------------------------------- 162 d) Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD) ---------------------------------- 162 e) Sélection par Entente Directe (SED) -------------------------------------------------------- 163 f) Sélection de Consultants Individuels -------------------------------------------------------- 163 g) Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ---------------------------------------- 163 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 8 Sommaire 8.4.1.2. Marchés de Fournitures, de travaux et services (autres que les services de consultants) ------------------------------------------------------------------------------------------- 164 a) Appel d’Offres National (AON) ------------------------------------------------------------- 164 b) Appel d’Offres International Restreint (AOIR) -------------------------------------------- 165 c) Consultation de fournisseurs ------------------------------------------------------------------ 166 d) Sélection par Entente Directe ----------------------------------------------------------------- 166 e) Marchés passés auprès d’institutions de l’Organisation des Nations Unies ------------ 167 f) Accords-Cadres--------------------------------------------------------------------------------- 167 g) La Régie ----------------------------------------------------------------------------------------- 168 h) Participation communautaire à la passation des marchés --------------------------------- 169 8.5. DISPOSITIONS COMMUNES A TOUS LES MARCHES ---------------------------------------------- 169 8.5.1. Publicité ------------------------------------------------------------------------------------------- 169 8.5.2. Cas spécifiques des marchés inférieurs à 5 000 000 FCFA -------------------------------- 170 8.5.2.1. Expression des besoins ------------------------------------------------------------------- 170 8.5.2.2. Examen de la Demande d’Engagement de Dépense (DED) ------------------------ 170 8.5.2.3. Approbation de la Demande d’Engagement de Dépense(DED) -------------------- 171 8.5.2.4. Consultation des fournisseurs ----------------------------------------------------------- 171 a) Invitation à soumissionner -------------------------------------------------------------------- 171 b) Dépouillement et analyse des offres --------------------------------------------------------- 171 8.5.2.5. Etablissement et signature du bon de commande (B/C) ----------------------------- 171 8.5.2.6. Enregistrement et classement du bon de commande --------------------------------- 172 8.5.2.7. Réception des biens et services commandés ------------------------------------------ 172 8.5.3. Passation des Marchés de Services non conforme aux Directives du bailleur de fonds 172 8.5.4. Seuils de passation des marchés et de revue préalable -------------------------------------- 172 8.5.4.1. Sélection et Emploi des Consultants --------------------------------------------------- 173 8.5.4.2. Passation des marchés des fournitures, travaux et services (autres que prestations intellectuelles)---------------------------------------------------------------------------------------- 173 8.5.5. Intervention du MINMAP dans le processus de passation des marchés ------------------ 174 8.5.6. Examen à posteriori par le bailleur ------------------------------------------------------------ 174 8.6. CYCLE DE PASSATION DES MARCHES ET RESPONSABILITES DES DIFFERENTS ACTEURS-- 174 8.6.1. La préparation du marché ----------------------------------------------------------------------- 174 8.6.1.1. L’identification ---------------------------------------------------------------------------- 175 8.6.1.2. La définition des besoins ----------------------------------------------------------------- 175 8.6.2. La planification des activités de passation des marchés ------------------------------------ 175 8.6.3. La préparation des Dossiers d’Appel d’Offres ----------------------------------------------- 176 8.6.4. La passation du marché ------------------------------------------------------------------------- 177 8.6.4.1. La publication de l’appel d’offres ------------------------------------------------------ 177 8.6.4.2. La mise à disposition ou vente des documents d’appel d’offres -------------------- 178 8.6.4.3. La demande d’éclaircissements et réponses ------------------------------------------- 178 8.6.4.4. L’ouverture des plis en séance publique ----------------------------------------------- 178 8.6.4.5. L’évaluation des offres et attribution provisoire des marchés ou proposition d’attribution des marchés --------------------------------------------------------------------------- 178 8.6.4.6. La publication de l’attribution des marchés y compris le délai d’attente --------- 179 8.6.5. Formalités d’exécution des marchés----------------------------------------------------------- 179 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 9 Sommaire 8.6.5.1. Les formalités de démarrage pour les marchés de travaux -------------------------- 179 8.6.5.2. Le versement de l’avance de démarrage et la fourniture de la garantie d’avance 180 8.6.5.3. L’exécution des prestations suivant le calendrier contractuel ----------------------- 180 8.6.5.4. Les paiements pour les différentes phases ou décomptes périodiques pour les marchés de travaux ---------------------------------------------------------------------------------- 180 8.6.5.5. La clôture du marché --------------------------------------------------------------------- 180 8.6.5.6. L’évaluation des performances des titulaires des marchés -------------------------- 181 8.6.6. Exécution des marchés -------------------------------------------------------------------------- 181 8.6.7. Réception des biens et services ---------------------------------------------------------------- 181 8.6.8. Composition des Commissions de Réception ------------------------------------------------ 182 8.6.9. Réceptions proprement dites ------------------------------------------------------------------- 182 8.6.10. Suivi de la facturation des prestations ------------------------------------------------ 183 8.6.10.1. Frais de fonctionnement------------------------------------------------------------------ 183 8.6.10.2. Frais Formations/Ateliers/Séminaires/Conférences. --------------------------------- 183 8.6.10.3. Planification et suivi des marchés ------------------------------------------------------ 183 8.6.11. Classement et archivage des documents de passation des marchés --------------- 184 8.6.11.1. Principe et système de Codification ---------------------------------------------------- 184 8.6.11.2. Système de classement ------------------------------------------------------------------- 184 8.6.11.3. Principes du Système de Classement. -------------------------------------------------- 184 IX.PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ------------------------------------------------- 189 9.1. ORGANISATION DE LA GESTION FINANCIERE --------------------------------------------------- 190 9.1.1. Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------- 190 9.1.2. Organisation des comptes bancaires ----------------------------------------------------------- 190 9.1.3. Mobilisation des ressources -------------------------------------------------------------------- 190 9.1.3.1. Mobilisation des Fonds de crédit ou de don accordés par le bailleur -------------- 190 a) Remboursement des Fonds ------------------------------------------------------------------- 191 b) Fonds de roulement ou compte spécial ------------------------------------------------------ 191 c) Paiement direct --------------------------------------------------------------------------------- 192 d) Engagement spécial ---------------------------------------------------------------------------- 192 9.1.3.2. Mobilisation des fonds de contrepartie ------------------------------------------------- 193 9.1.3.3. Justifications des dépenses--------------------------------------------------------------- 193 a) Justification de l’utilisation d'une avance des fonds --------------------------------------- 194 9.1.4. Gestion de la trésorerie -------------------------------------------------------------------------- 194 9.1.4.1. Contrôle des dépenses du projet -------------------------------------------------------- 194 9.1.4.2. Suivi et contrôle des comptes ----------------------------------------------------------- 195 9.1.4.3. Rapprochement des comptes de trésorerie --------------------------------------------- 195 9.2. GESTION DES RELATIONS AVEC LA CAA -------------------------------------------------------- 196 9.2.1. Rôle de la CAA dans la conduite des opérations du projet --------------------------------- 196 9.2.2. Identification du projet par la CAA------------------------------------------------------------ 196 9.2.3. Ouverture et gestion des comptes -------------------------------------------------------------- 197 9.2.3.1. Ouverture et approvisionnement des comptes bancaires ---------------------------- 197 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 10 Sommaire 9.2.3.2. Les paiements sur comptes spéciaux et fonds de contrepartie ---------------------- 197 a) Demande de Paiement des salaires----------------------------------------------------------- 198 b) Demandes de paiement dans le cadre des prestations ------------------------------------ 199 c) Demande de paiement des frais de mission ------------------------------------------------- 201 d) Demande de paiement des billets d’avions ------------------------------------------------- 202 e) Demande de paiement des frais d'atelier ---------------------------------------------------- 202 f) Demande de paiement des quittances d'eau, électricité et téléphone -------------------- 203 g) Demande de paiement pour les avances en caisse ----------------------------------------- 203 9.2.4. Contrôle des dépenses par la CAA ------------------------------------------------------------ 203 9.2.5. Suivi des comptes bancaires -------------------------------------------------------------------- 204 9.2.5.1. Processus d’établissement d’une demande de paiement ----------------------------- 205 9.2.6. Principaux documents échangés entre le projet, la CAA et le bailleur de fonds --------- 206 9.2.6.1. L’UCP adresse à la CAA les principaux éléments suivants ------------------------- 206 9.2.6.2. CAA adresse au bailleur les principaux documents suivants concernant le projet 206 9.2.6.3. Le bailleur envoie à la CAA les principaux documents suivants ------------------- 206 X.PROCEDURES COMPTABLES ------------------------------------------------------------------- 213 10.1. ORGANISATION COMPTABLE -------------------------------------------------------------------- 214 10.1.1.Configuration comptable ---------------------------------------------------------------------- 214 10.1.2.Système comptable ----------------------------------------------------------------------------- 214 10.2. REGLES COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------- 214 10.2.1.Concept d’image fidèle ------------------------------------------------------------------------ 214 10.2.1.1. Sincérité ------------------------------------------------------------------------------------ 215 10.2.1.2. Régularité ---------------------------------------------------------------------------------- 215 10.2.2.Principes comptables --------------------------------------------------------------------------- 215 10.2.2.1. Continuité du projet----------------------------------------------------------------------- 215 10.2.2.2. Permanence des méthodes comptables ------------------------------------------------- 215 10.2.2.3. Principe du coût historique -------------------------------------------------------------- 215 10.2.2.4. Principe de prudence --------------------------------------------------------------------- 215 10.2.2.5. Principe d’importance relative ---------------------------------------------------------- 215 10.2.2.6. Principe de non compensation ---------------------------------------------------------- 216 10.2.2.7. Principe de bonne information ---------------------------------------------------------- 216 10.3. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES ---------------------------------------------------------- 216 10.3.1.Pièces comptables ------------------------------------------------------------------------------ 216 10.3.2.Journaux comptables --------------------------------------------------------------------------- 217 10.3.2.1. Journal des achats ------------------------------------------------------------------------- 218 10.3.2.2. Journal de trésorerie : --------------------------------------------------------------------- 218 10.3.2.3. Journal des opérations diverses --------------------------------------------------------- 218 10.3.2.4. Journal de banque ------------------------------------------------------------------------- 218 10.3.2.5. Journal de demandes de paiement ------------------------------------------------------ 218 10.3.3.Les livres comptables -------------------------------------------------------------------------- 219 10.4. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES -------------------------------------------------------- 219 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 11 Sommaire 10.4.1.Travaux quotidiens ----------------------------------------------------------------------------- 219 10.4.2.Production des éléments du tableau de bord mensuel -------------------------------------- 220 10.4.2.1. Trésorerie : Suivi du Compte désigné et des fonds de contrepartie ---------------- 220 10.4.2.2. Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : ---------------- 221 10.4.2.3. Achats -------------------------------------------------------------------------------------- 221 10.4.2.4. Stocks--------------------------------------------------------------------------------------- 221 10.4.2.5. Financement Bailleur de fonds ---------------------------------------------------------- 221 10.4.2.6. Paiement des honoraires de consultants ------------------------------------------------ 222 10.4.2.7. Immobilisations --------------------------------------------------------------------------- 222 10.4.2.8. Travaux de synthèse ---------------------------------------------------------------------- 223 10.4.3.Planning d’arrêt des comptes annuels -------------------------------------------------------- 224 10.4.3.1. Travaux d’inventaires -------------------------------------------------------------------- 224 10.4.3.2. Etat de suivi des paiements d’honoraires de consultants ---------------------------- 225 10.4.3.3. Travaux de suivi des immobilisations -------------------------------------------------- 225 10.4.3.4. Etablissement des états comptables et financiers ------------------------------------- 225 10.5. METHODES DE COMPTABILISATION ------------------------------------------------------------ 226 10.6. MODELE DE CADRE COMPTABLE---------------------------------------------------------------- 227 10.7. MODELE DE SCHEMAS COMPTABLES ----------------------------------------------------------- 228 10.7.1.Mobilisation de l’avance initiale -------------------------------------------------------------- 229 10.7.2.Mobilisation des fonds de contrepartie en numéraire -------------------------------------- 230 10.7.3.Les réapprovisionnements --------------------------------------------------------------------- 230 10.7.4.Les paiements directs--------------------------------------------------------------------------- 231 10.7.5.Comptabilisation des dépenses de fonctionnement----------------------------------------- 232 10.7.6.Comptabilisation des charges du personnel ------------------------------------------------- 233 10.7.7.Comptabilisation des avances sur mission et atelier --------------------------------------- 234 10.8. MODELE DE PLAN ANALYTIQUE ET DE PLAN BUDGETAIRE --------------------------------- 235 10.8.1.Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt ------------------------- 235 10.8.2.Plan budgétaire par catégorie de dépenses -------------------------------------------------- 235 10.8.3.Plan analytique par composante exemple type---------------------------------------------- 236 10.9. MODELE DE RAPPORT DE SUIVI FINANCIER OU RAPPORT FINANCIER INTERMEDIAIRE - 239 10.9.1.Modèle de rapports financiers trimestriels -------------------------------------------------- 239 XI.AUDIT ET REVISION DES COMPTES -------------------------------------------------------- 241 11.1. PLANIFICATION ET COORDINATION DES MISSIONS DE CONTROLE, D'AUDIT ET DE SUPERVISION ---------------------------------------------------------------------------------------------- 242 11.2. LA VERIFICATION DU CONTROLE SUPERIEUR DE L’ETAT ---------------------------------- 243 11.3. EXECUTION DES MISSIONS D'AUDIT ET DE SUPERVISION ------------------------------------ 244 11.4. AUDIT INTERNE ------------------------------------------------------------------------------------ 244 11.5. TABLEAU DE CONTROLES DES RISQUES -------------------------------------------------------- 247 11.6. SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES CONTROLES--------------------------------------------- 248 11.7. OPERATIONS DE CLOTURE DU PROJET --------------------------------------------------------- 250 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 12 Sommaire XII.CONTROLE ET GESTION DES TRAVAUX------------------------------------------------- 253 12.1. GARANTIES ----------------------------------------------------------------------------------------- 254 12.2. CONTROLE DE L’EXECUTION -------------------------------------------------------------------- 256 12.3. AVANCES ------------------------------------------------------------------------------------------- 257 12.4. ACOMPTES------------------------------------------------------------------------------------------ 257 12.5. INTERETS MORATOIRES-------------------------------------------------------------------------- 258 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 13 Table des révisions I. TABLE DES REVISIONS INDICE REVISION DATE 00 11/10/2014 01 02/07/2015 OBJET DE LA MISE A JOUR Création du manuel des procédures. Relecture du manuel des procédures Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 14 Glossaire des abréviations II. GLOSSAIRE DES ABREVIATIONS AC : Accords-Cadres AFD : Agence Française de Développement. AOI : Appel d’Offre International. AON : Appel d’Offre National. AOIR : Appel d’Offre International Restreint. ARMP : Agence de Régulation des Marchés Publics. BAD : Banque Africaine de Développement. BADEA : Banque Arabe pour le Développement Economique en Afrique. BDEAC : Banque de Développement des Etats de l’Afrique Centrale. BDC : Banque de Développement de Chine. BEAC : Banque des Etats de l’Afrique Centrale. BEI : Banque Européenne d’Investissement. BID : Banque Interaméricaine de Développement. BID : Banque Islamique de Développement. BIRD : Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement. BM : Banque Mondiale. BS : Bordereau de Sortie. CAA : Caisse Autonome d’Amortissement. CAS : Stratégie d’Assistance Pays. CMUP : Coût Moyen Unitaire Pondéré. COPIL : Comité de Pilotage. DAO : Dossier d’Appel d’Offre. DED : Demande d’Engagement de Dépenses. DP : Demande de Paiement. DPD : Demande de Paiement Direct. DRF : Demande de Remboursement de Fonds. DSCE : Document de Stratégie pour la Croissance et l’Emploi. FAD : Fonds Africain de Développement. FED : Fonds Européen de Développement Agricole. FIDA : Fonds International de Développement Agricole. FMI : Fonds Monétaire International. FSD : Fonds Saoudien de Développement. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 15 Glossaire des abréviations FSN : Fonds Spécial du Nigéria. HT : Hors Taxe. IDA : International Development Association (Association Internationale de Développement). IIA :Institute of Internal Auditors IR : Impôt sur le Revenu. ITFC : International Islamic Trade Finance Corporation. ISD : Integrated Safeguard Datasheet. JICA : Agence Japonaise de Coopération Internationale KBC : Coopération Financière Allemande KOICA : Agence Coréenne de Coopération Internationale. MAD : Mise A Disposition. MEP : Manuel d’Exécution du Projet. MINMAP : Ministère des Marchés Publics. MPACF : Manuel de Procédures Administratives Comptables et Financières. MSE : Manuel de Suivi et Evaluation. OFID : Fonds de l’OPEP pour le Développement International. OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires. OM : Ordre de Mission. OPEC : Organization of the Petroleum Exporting Countries. PAD : Project Appraisal Document (Document d’Evaluation du Projet). PID : Project Information Document (Document d’Information sur le Projet). PPM : Plan de Passation des Marchés. PTBA : Programme de Travail et Budget Annuel. PV : Procès-verbal. RAF : Responsable Administratif et Financier. RSE : Responsable Suivi et Evaluation. RSF : Rapport de Suivi Financier. SCBD : Sélection dans le Cadre d’un Budget Déterminé. SFQ : Sélection Fondée sur la Qualité. SIGED : Système Intégré De Gestion Des Décaissements. SMC : Sélection à Moindre Coût. SPM : Spécialiste en Passation des Marchés TDR : Termes de Référence. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 16 Glossaire des abréviations TOM2PRO to SIGED : Ensemble indissociable comprenant la licence d’utilisation complète du logiciel TOM2PRO interfaçable avec le SIGED, fourni avec trois (03) licences utilisateurs plus une (01) journée de prestations pour les services d’installation et de paramétrage de base avec 1 an de maintenance gratuite. TTC : Toutes Taxes Comprises. TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée. UCP : Unité de Coordination du Projet. UE : Union Européenne. UEP : Unité d’exécution de projet. UGP : Unité de Gestion du Projet. URP : Unité régionale de Projet USA : United States of America. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 17 Glossaire des abréviations Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 18 Chapitre I Introduction et Présentation III. INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 19 Chapitre I Introduction et Présentation 3.1. Introduction 3.1.1. Contexte du manuel de procédures simplifiées La capacité de gestion des fonds alloués dans le cadre de l’aide extérieure est très limitée. Cette limite se manifeste notamment au travers des retards dans le démarrage effectif, et le faible taux de décaissement, dans l’exécution des activités de mise en œuvre des projets. Face à ce constat, une étude menée par la CAA en vue d’identifier les différents obstacles majeurs liés à la faible capacité de gestion de l’aide extérieure et à la réalisation physique des projets de développement a suscité un intérêt particulier de la Banque Mondiale, qui a entrepris d’appuyer la Caisse Autonome d’Amortissement dans son ambition d’être un pôle d’excellence en matière de gestion des fonds d’emprunts. La performance dans la gestion des fonds d’emprunts issue de l’aide extérieure et destinés aux projets de développements suppose l’existence des procédures de gestion acceptables, harmonisées et immédiatement disponibles pour l’ensemble des projets et des bailleurs de fonds. Le présent manuel vise à répondre à ce besoin et son utilisation par tous les projets au Cameroun constituera un début d’harmonisation. Le manuel est développé en complémentarité avec le logiciel de gestion qui est mis à la disposition des projets et qui fonctionne en synergie avec le logiciel ad hoc mis en place à la CAA. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 20 Chapitre I Introduction et Présentation 3.1.2. Sources de financement des projets suivis par la CAA Les principaux pourvoyeurs de fonds qui sont gérés par la CAA sont résumés dans le tableau suivant : TYPES DE BAILLEURS SOUS TYPES INTERNATIONAUX MULTILATERAUX REGIONAUX BILATERAUX CLUB DE PARIS BILATERAUX BILATERAUX NON CLUB DE PARIS SPECIFIQUES BAILLEURS BIRD BEI FMI UE FIDA IDA PNUD BAD BADEA BDEAC BID FAD FSN ITFC OFID OPEC ALLEMAGNE BELGIQUE ESPAGNE FRANCE PAYS BAS SUISSE JAPON ITALIE AFD BDC CHINE DEXIA INDE EXIM CHINE EXIM COREE DU SUD EXIM INDE FKDEA FSD JICA KFW KOICA DEUTSCHE BANK SOCIETE GENERALE INTER ISLAMIC T.C ETAT DU CAMEROUN Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 21 Chapitre I Introduction et Présentation 3.2. Objectifs du manuel Le manuel a pour objectifs principaux de : - - 3.3. Fournir aux Unités de Coordination des Projets (UCP) un cadre général des procédures contenant les éléments caractéristiques et généraux de conduite des opérations. Ce cadre général pourra être adapté aux spécificités propres à chaque projet pour obtenir un manuel de procédures complet ; Présenter aux UCP, les exigences en matière de décaissement de fonds destinés au financement des projets et dont la gestion est assurée par la CAA ; Faciliter la gestion des relations entre les UCP et la CAA à travers la description précise des procédures et documents nécessaires par type d’opérations ; Faciliter les échanges d’informations entre la CAA et les projets à travers notamment un système d’information intégré. Organisation du manuel Ce manuel simplifié pourra être complété par chaque projet suivant ses propres spécificités. Il résume les aspects généraux et communs des procédures de gestion. Ces procédures peuvent varier d’un bailleur à l’autre, c’est pour cette raison que chaque projet devra tenir comptes des directives en la matière du bailleur de fonds concerné. Le manuel est articulé en neuf (09) chapitres : 3.4. Principales phases du projet ; Présentation et organisation d’un projet ; Procédures budgétaires ; Procédures administratives ; Procédures de passation des marchés ; Procédures de gestion financière ; Procédures comptables ; Procédures d’audit et de supervision ; Procédures de contrôle et gestion des travaux. Conditions d’utilisation efficace du manuel Ce manuel est particulièrement adapté aux projets du Cameroun domiciliés à la CAA. Pour un besoin d’efficacité, chaque projet doit l’associer avec un système informatisé de gestion financière, comptable et budgétaire axé sur la comptabilité d'engagement. Le logiciel spécifique à la gestion des projets doit comporter les différentes fonctionnalités capables de faire le reporting aux bailleurs et en même temps inter-changer les informations avec le système de la CAA tel qu’indiqué au point 3.9. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 22 Chapitre II Principales Phase d’un Projet et Documents IV. PRINCIPALES PHASES D’UN PROJET ET DOCUMENTS UTILES INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL INTRODUCTION ET PRESENTATION DU MANUEL Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 23 Chapitre II Principales Phase d’un Projet et Documents 4.1. Présentation schématique des phases d’un projet LOGIGRAMME DSCE, CAS PHASES DOCUMENTS CLES Niveau stratégique de programmation DSCE, CAS Identification de projet Integrated Safeguards Datasheet (ISDS) Aides mémoires d’identification - Aide-mémoire de préparation ; Préparation de projet - Rapport d’évaluation environnementale ; - Etude d’impact ; - Project information document (PID) ; Rapports de préparation de projet - Integrated Safeguards Datasheet (ISD). - Document d’évaluation de projet ou Project Appraisal Document (PAD) Project Appraisal Document (PAD) ; - Mémo au Président de l’Institution - Documents juridiques; Négociation, approbation et signature d’accord Accord de financement (Crédit ou Don) et liste de conditionnalités. Approbation du projet Négociation et Signature de l’accord de crédit Préparation de la mise en œuvre Financière ; Evaluation et approbation de projet Préparation de la mise en œuvre du projet - Annexes techniques. - Manuel d’exécution du projet (MEP); - Manuel de suivi et évaluation (MSE) ; - Manuel des procédures administratives comptables et financières (MPACF). - PTBA; - PPM; - Rapports d’activités; Mise en œuvre Mise en œuvre - Aides mémoires de supervision; - Rapports de gestion; - Rapports sur la passation des marchés; - Rapports financiers; - Rapports d’audits; - Etats financiers. - Rapports d’évaluation des résultats; Evaluation ex post Evaluation finale - Rapports d’achèvement; - Rapports d’évaluation d’impact; - Rapports du panel d’inspection, etc. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 24 Chapitre III Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet V. PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITUTIONNELLE DU PROJET Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 25 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire Cette partie du manuel à compléter suivant le projet considéré comprend les sous chapitres suivants : 5.1. Contexte et justification du projet --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(À compléter par le projet) 5.2. Objet global du projet -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet) 5.3. Bénéficiaires du projet -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet) 5.4. Composantes du projet -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet) 5.5. Indicateurs du projet -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet) 5.6. Coût du projet -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet) 5.7. Dispositions institutionnelles de mise en œuvre -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (À compléter par le projet) Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 26 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire 5.8. Organigramme Le manuel présente un modèle d’organigramme type d’un projet décentralisé ou non. 5.8.1. Organigramme type d’un Projet 5.8.1.1. Organigramme d’un Projet non décentralisé Assistant en passation des marchés Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 27 Chapitre III Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet 5.8.1.2. Organigramme d’un Projet décentralisé Coordonnateur National Du Projet UNITE DE GESTION PROJET Responsable Administratif et Financier Spécialiste Spécialiste Spécialiste Secrétaire Planton Spécialiste de suivi Évaluation Spécialiste en passation Des marchés Comptable Assistant Passation des Marchés Assistant Adminstratif et Comptable Chauffeurs Gardiens UNITE DE COORDINATION Coordonnateur Régional 1 Coordonnateur Régional 2 Coordonnateur Régional 3 Coordonnateur Régional 4 Coordonnateur Régional 5 Coordonnateur Régional 6 Secrétaire Secrétaire Secrétaire Secrétaire Secrétaire Secrétaire Spécialiste Spécialiste Spécialiste Spécialiste Spécialiste Spécialiste Comptable Comptable Comptable Comptable Comptable Comptable Chauffeurs Planton Gardien Chauffeurs Planton Gardien Chauffeurs Planton Gardien Chauffeurs Planton Gardien Chauffeurs Planton Gardien Chauffeurs Planton Gardien REGIONALE (UCR) Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 28 Chapitre III Présentation et Organisation Institutionnelle du Projet 5.9. Système d’information Afin d’assurer une gestion performante, en plus du présent manuel, un système intégré de gestion budgétaire, comptable et financière devra être installé au niveau de chaque projet. A cet effet, la CAA a mis en place une plateforme de gestion Bi-modulaire intégrée, ayant un module spécifique dédié aux UCP baptisée TOM2PRO to SIGED. Pour les projets désireux de l’acquérir, ils devront faire une requête à la CAA ou directement à l’éditeur TOMATE pour la mise à disposition dudit Système. Le logiciel de gestion financière et comptable TOM2PRO compris dans le package TOM2PRO to SIGED en version complète mono-projet et mono-site est composé des dix modules suivants: Paramètres et codifications ; Comptabilité générale et auxiliaire – États financiers standards ; Suivi budgétaire ; Comptabilité analytique ; Suivi financier (y compris interface avec SIGED) ; Gestion des marchés et engagements ; Suivi des immobilisations ; États financiers bailleurs ; Suivi des décaissements ; Utilitaires. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 29 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 30 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire VI. PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 31 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire 6.1. Intérêt de la gestion budgétaire 6.1.1. Prévision à moyen terme Sur le plan de la gestion prévisionnelle, le projet est une prévision à moyen terme des actions à mener pour atteindre des objectifs de développement définis dans le DSCE (gouvernementemprunteur) et le CAS (bailleur). Ainsi, la préparation du projet permet entre autres : - d’estimer ce que pourrait être les résultats des actions de développement à entreprendre; d’évaluer leurs conséquences sur l’environnement et de définir les objectifs à atteindre; de préparer les bénéficiaires à tirer le maximum d’avantages et à subir le minimum d’impacts négatifs des résultats attendus ; d’affecter les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs poursuivis ; de contrôler la marche du projet vers les objectifs fixés. Le projet implique à la fois : - une meilleure connaissance des faits présents (diagnostic) et futurs (prévision) ; une volonté de déterminer et de définir la situation future (stratégie) ; une programmation et une coordination des actions à mener pour les atteindre (plans opérationnels à moyen et court terme). 6.1.2. Le budget : prévision à court terme De manière générale, la méthode budgétaire dans le cadre du projet, consiste à établir sur la base d’un programme d’activité, des prévisions chiffrées qui serviront ultérieurement d’éléments de référence pour apprécier les réalisations. Ainsi, sur le court terme, généralement un an, le budget est : un outil de planification et de décision ; un outil de décentralisation et de communication ; un outil de coordination et de cohérence ; un outil de contrôle et d’action. En conclusion, la gestion budgétaire du projet consiste, sur une base annuelle et à partir des prévisions déterminées au cours de sa préparation, à : - programmer les activités de l’année et les chiffrer ; planifier leur réalisation ; distribuer les responsabilités ; coordonner les actions à entreprendre ; contrôler et orienter les actions. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 32 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire Le programme des activités et le budget sont résumés dans un tableau appelé «programme de travail et budget annuels (PTBA) ». C’est un outil de gestion qui permet de s’assurer que les ressources utilisées sont destinées aux activités du projet. Dans le portefeuille de projets gérés par la CAA, on distingue : - les projets conjointement financés par l’Etat camerounais et un ou plusieurs bailleurs de fonds ; les projets financés uniquement par les bailleurs de fonds sous forme de dons, crédits ou prêts ; les projets financés uniquement par l’Etat camerounais. Ainsi, afin de faciliter les opérations d’analyse de la CAA, tout projet dont les ressources sont soumises à sa gestion, est tenu dans le cadre des présentes procédures, de transmettre à la CAA au début de chaque exercice, son PTBA résumant les plans d’utilisation de l’ensemble de ses ressources de l’exercice, toute origine confondue. 6.2. Programmation des activités et élaboration du programme de travail annuel 6.2.1. Généralités sur l'élaboration du PTBA Le budget constitue la traduction chiffrée du programme d'activités du Projet. La responsabilité de l’élaboration du budget incombe à l’Unité de Coordination du Projet. Les responsables des Unités participent aussi à l’élaboration du budget du projet. Ces responsables ou structures collaborent toutes à la préparation des prévisions budgétaires du Projet. Le budget est établi sur la base des opérations programmées pour l’année à venir, conformément aux accords de financement des bailleurs de fonds et aux activités du Projet décrits dans le document de projet. Une phase de planification technique précède l’élaboration du budget. Elle se base sur les opérations décrites pour chaque composante dans le manuel d’exécution du Projet. A long terme, la planification est générale et les prévisions sont mises à jour périodiquement sur la durée du projet (cinq ans) par les différents intervenants en collaboration avec l’UCP. La planification est glissante. Les phases d’actualisation sont annuelles. Les organes de pilotage et d’orientation avec le soutien de l’unité de gestion sont impliqués à ce niveau. Le Budget annuel est élaboré en tenant compte de cette planification. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 33 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire Les projets de budget sont centralisés et consolidés par l’UCP pour donner lieu à un projet de budget global annuel, qui devra être discuté et approuvé par les différentes instances, suivant le tableau ci-après. Planning d’élaboration du PTBA Période Activités 1er -5 août Rédaction et diffusion des instructions du Coordonnateur pour la préparation des programmes de travail et budgets 6-15 août Réunion préparatoire à l’élaboration des programmes d’activités et budgets, et plan de décaissement annuel 16 août - 15 septembre Collecte et traitement des informations et données au niveau de chaque responsable d’exécution 16 -30 septembre Consolidation des programmes d'activités et des budgets Responsables - Coordonnateur. - Coordonnateur ; Responsable de la passation des marchés ; Responsable administratif et financier ; Responsable du suivi-évaluation ; Responsables d’activités et d’exécution. - - Unité de coordination du Projet. - 15 – 31 octobre Avis du bailleur de fonds sur le budget du Projet - Coordonnateur ; Responsable de la passation des marchés ; Responsable administratif et financier ; Responsable du suivi-évaluation. Coordonnateur ; Responsable de la passation des marchés ; Responsable administratif et financier ; Responsable du suivi-évaluation ; Experts techniques du projet ; Toute autre personne utile. Bailleur de fonds ; 01 – 15 novembre Correction et adoption du PTBA - Unité de Gestion du Projet ; Avant le 30 novembre Approbation du programme d’activités et du budget - Comité de Pilotage du Projet. 01 - 10 décembre Notification du budget et transmission du PTBA au Bailleur de fonds - Coordonnateur. 11 – 20 décembre Saisie du budget dans le logiciel de gestion du projet - Responsable administratif et financier ; Responsable du suivi-évaluation ; Mise en exécution du budget - Responsables d’activités et d’exécution des composantes. - 01 – 14 octobre 1 janvier Débats budgétaires et amendement des budgets - Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 34 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire 6.2.2. Processus d’élaboration du PTBA 6.2.2.1. Aspects généraux a) Objet de la procédure La procédure budgétaire est primordiale pour l’exécution objective et efficace du projet. Elle doit être participative et débuter suffisamment tôt pour permettre l’élaboration du budget consolidé avant le début de l’exercice. Le budget consolidé du projet est obtenu à partir des budgets des différentes parties prenantes à la réalisation du projet. La procédure décrite ci-après est élaborée pour atteindre ces objectifs. b) Principe d'application Les responsables ou unités impliquées dans la mise en œuvre des opérations du projet devront élaborer un programme d’activités annuel qui sera soumis au Coordonnateur du projet. Les budgets sont soumis à l’examen par une commission mise en place à cet effet par le Coordonnateur. Un canevas d’élaboration du programme de travail et du budget annuel (PTBA) est présenté dans les sections suivantes. c) Documents supports Le programme d’activités prévoit les activités, les tâches et les opérations à exécuter avec une description des coûts et des financements pour un exercice donné. d) Présentation du processus Le processus comprend : - Instructions du Coordonnateur ; Tenue de la réunion préparatoire ; Préparation du budget au niveau des experts ; Consolidation des budgets ; Débats et amendements du budget par la Coordination ; Revue et adoption du budget par le Comité de Pilotage ; Revue et avis de non objection par le bailleur de fonds. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 35 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire 6.2.2.2. Déroulement du processus a) Instructions du Coordonnateur Références Opérations Au début du quatrième trimestre de l’année N Le Coordonnateur : 1 rédige et diffuse une note aux responsables d’activités et d’exécution pour avis sur l'élaboration du budget de l’année N+1. Ladite note devrait contenir : les objectifs généraux de l’année N+1 ; La présentation sommaire du budget de l’année précédente ; l’état de réalisation du budget de l’année précédente ; les recommandations du bailleur, de la tutelle et du COPIL ainsi que des principes qui doivent gouverner l’élaboration du budget au vu des réalisations des années précédentes ; la date et l’agenda de la réunion préparatoire du budget. Chaque responsable d’activités et d’exécution: 2 3 4 - lit la note ; prépare une note spécifique à l’unité qu’il joint à la note du Coordonnateur; transmet un exemplaire de la note spécifique de l’unité au Coordonnateur. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 36 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire b) Tenue de la réunion préparatoire Références Opérations Le Coordonnateur : 01 Préside la réunion avec pour ordre du jour entre autres : fixer les objectifs spécifiques à atteindre pour l’année à venir ; fixer les actions prioritaires de l’exercice à venir ; faire le point des réalisations du budget en cours pour décider des mesures correctives à prendre pour l’exercice à venir ; examiner les notes spécifiques aux unités d’exécution du projet ; fixer et arrêter le calendrier détaillé de la préparation du budget. A la fin de la réunion Le secrétaire de Séance : 02 03 04 05 - Dresse le procès-verbal de la réunion ; Le fait approuvé par l’assistance ; Remet une copie à chaque responsable et participant ; Classe une copie dans les archives de la coordination. Après la réunion, chaque responsable d’exécution organise la planification de ses activités en fonction des objectifs et actions prioritaires fixés lors de la réunion Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 37 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire c) L'élaboration du PTBA au niveau des responsables d’activités et d’exécution Références Opérations Chaque responsable d’activités et d’exécution : 01 02 03 04 05 - 06 - 07 - 08 - 09 10 11 - 12 - 13 14 15 - Passe en revue toutes les opérations en cours ; Détermine leur niveau d’exécution ; Planifie si nécessaire la poursuite de leur exécution sur l’exercice suivant ; Détermine les nouvelles activités à programmer ; Décline chacune de ces activités en opérations et chacune des opérations en taches ; Evalue la faisabilité des activités programmées et leur adéquation avec les objectifs du projet; Inscrit les opérations retenues dans le programme d’activités pour l’année à venir ; Estime le temps et les moyens nécessaires pour chacune des activités (anciennes ou nouvelles) retenues pour l’année à venir ; Planifie dans le temps ces activités et dresse un chronogramme de leur exécution Détermine les indicateurs de performance des activités à mener ; Evalue le cout des opérations et activités en tenant compte de leur niveau de réalisation ; Evalue le coût des nouvelles activités par tache, par opération et par activité dans le respect de l’enveloppe disponible par composante, sous-composante et catégorie; Détermine les couts agrèges des activités anciennes et nouvelles ; Arrête le projet de budget de l’unité ou entité ; Envoie une copie du programme d’activités, du chronogramme et du projet de budget correspondant au Coordonnateur. Le Coordonnateur 16 17 18 19 20 - Passe en revue chaque projet de programme d’activités, le chronogramme et le budget en fonction des instructions et données caractéristiques ; En cas de nécessité, formule des observations et commentaires et retourne ces projets à l’unité concernée pour correction ; Transmet les projets de programme, de chronogramme et de budget au RAF pour consolidation s’ils sont jugés conformes aux prescriptions ; Remet un exemplaire de chacun de ces documents au responsable chargé du suivi évaluation pour préparation des plans de suivi de l’exécution ; Remet un exemplaire au responsable de la passation des marchés pour vérification de la conformité au plan de passation des marchés. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 38 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire d) Consolidation des budgets Références Opérations Le Responsable Administratif et Financier : 01 02 03 04 - reçoit et compile les programmes de travail et les budgets des unités d’exécution; confectionne le budget consolidé du projet pour l’exercice ; transmet une copie au Coordonnateur ; transmet une copie à chaque unité d’exécution et au responsable du suiviévaluation. Le responsable du suivi-évaluation : 05 06 - 07 - consolide les chronogrammes des activités ; fait ressortir une prévision mois par mois et trimestre par trimestre des réalisations du projet au cours de l’année à venir ; en fonction de l’objectif global, met en évidence l’indicateur de performance pour chaque objectif à atteindre au cours de l’année à venir. Le responsable de la passation des marchés : 08 - finalise le plan de passation des marchés en ajustant les actions à mener en fonction des exigences du PTBA. Le PTBA est accompagné d’un plan de décaissement annuel réaliste basé sur le PTBA et le PPM. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 39 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire e) Validation du projet de budget par l’UCP Références Opérations Le Coordonnateur : 01 Fixe la date de l'examen du budget par l'UCP et invite à cet effet l'ensemble des personnes concernées tant en interne qu'à l'externe. Lors des débats budgétaires, Chaque responsable d’activités et d’exécution : 02 présente son budget en termes : d’objectifs ; d’activités ; de résultats attendus ; d’indicateurs de performance ; de moyens disponibles (financiers, matériels et humains) en début d’exercice; de moyens complémentaires à acquérir au cours de l’exercice à venir. Au terme de cette présentation, le Coordonnateur assisté éventuellement du RAF et de toute autre personne dont il jugera la présence nécessaire : 03 04 - effectue les analyses appropriées ; valide le projet de budget ainsi présenté ou fait des remarques et ajustements. Après validation du projet de budget par l’UCP et les responsables d’exécution, Le Coordonnateur : 05 transmet le projet arrêté au bailleur de fonds concerné pour avis de non objection. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 40 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire f) Avis de non objection du bailleur de fonds Références Opérations 01 02 03 Le bailleur de fonds : - reçoit le projet de PTBA du projet ; - effectue les analyses nécessaires ; - donne son avis de non objection si le programme et le budget sont conformes aux objectifs et l'évolution normale du projet. 03 bis 04 05 06 07 - Ou apporte ses observations et commentaires pour des éventuelles corrections avant avis de non objection ; transmet le programme et le budget ainsi que son avis de non objection au Coordonnateur. Le Coordonnateur : - reçoit l’avis de non objection sur le budget général ; - informe les responsables d’exécution des dispositions budgétaires définitives pour l’année N+1 ; - transmet le programme d'activités, le budget ainsi que l’avis de non objection du bailleur de fonds au Comité de Pilotage du Projet pour adoption. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 41 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire g) Adoption par le Comité de Pilotage du Projet Références 01 02 03 04 Opérations Le Coordonnateur : - présente de manière détaillée au comité de pilotage, le PTBA du projet. Le COPIL : - examine et adopte le programme d’activités et le budget annuel ; - formule ses instructions pour l’exécution ; - transmet le programme et le budget adoptés au Coordonnateur pour exécution. 08 09 Le Coordonnateur : - convoque une réunion d’information sur l’exécution du programme d’activités et du budget annuel ; - présente à tout le personnel les instructions de réalisation des travaux et d’exécution du budget ; - remet un exemplaire du programme et du budget adoptés aux unités d’exécution ainsi qu’un exemplaire des instructions ; - transmet le PTBA approuvé au bailleur de fonds concerné ; - transmet une copie du PTBA à la CAA. 10 Le RAF - Saisit le Budget approuvé dans le logiciel de gestion TOM2PRO. 05 06 07 Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 42 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire PROGRAMME D’ACTIVITE Année : __________________________________________ Responsable d’exécution : ___________________________ Date de rédaction : __________________________________ Date Activité Date Engagement Codification Responsable d’exécution Composante Activités Sous Composante Opérations 1 2 Responsable d’exécution BUDGET D’EXECUTION Année : ____________________________________________ Responsable d’exécution : ______________________________ Date de rédaction : ____________________________________ Codification Date Activi té Date Engage ment Respons able d’exécut ion B : Bailleur de fonds Composa nte Sous – Opérat Compos ion ante Co ût Financement (Activités/Sousactivités) A1 A2 AN A1 A 2 1n A2 A 1 2n AN A 1 Nn Responsable d’exécution Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 43 N Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire PROGRAMME D’ACTIVITE CONSOLIDE Année : _______________________________________ Cellule de Gestion du Projet : _____________________ Date de rédaction : _______________________________ Codification Responsable d’exécution Composante Opération Sous Composante Catégorie de dépenses Activité Le Coordonnateur BUDGET CONSOLIDE DU PROGRAMME Année : ________________________________________ Date de rédaction : _______________________________ Codification Coût catégori e de dépenses Compo Sous Activi sante Composante té Financement Responsable d’exécution 1 B : Bailleur de fonds Responsable d’exécution 2 Responsable d’exécution n Le Coordonnateur………………………… PLAN DE DECAISSEMENT Année : __________________________________________ JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOUT Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun SEPT OCT 44 NOV DEC Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire 6.2.3. Exécution du budget annuel 6.2.3.1. Mécanisme d’exécution du budget Le RAF, secondé par le Comptable, est chargé d’assurer la gestion et le suivi du budget. Il assure notamment : - la tenue quotidienne des états d’exécution du budget et la consolidation mensuelle des budgets ; - le suivi des engagements à priori par nature, activité, catégorie de dépenses et source de financement. Dès adoption du budget, le Coordonnateur notifie aux responsables d’exécution et à tous les membres de la coordination, l’enveloppe budgétaire affectée par nature, activité et catégorie de dépenses. De même, il convient de noter que l’engagement et la liquidation des dépenses obéissent aux principes ci-après : i. la dépense n’est autorisée que si elle est inscrite au PTBA ou en cas des circonstances exceptionnelles ou imprévues sur avis de non objection du bailleur de fonds et révision du plan de passation des marchés si cela s’avère nécessaire. ii. pour tout engagement des dépenses, l’acte juridique notamment le contrat est requis. La facture (ou tout autre document en tenant lieu) devra être accompagnée des documents suivants : - un bon de réception partielle ou définitive des travaux ou bon de livraison de fournitures régulièrement approuvé par les responsables habilités ; une facture relative à la prestation effectuée par le fournisseur ; une copie du contrat liant le fournisseur au projet ; une copie du procès-verbal de sélection du fournisseur avec avis de non objection du bailleur. iii. l’avis du Responsable Administratif et Financier est requis pour confirmer l’existence du budget et la trésorerie nécessaire : son visa sera apposé (le RAF devra veiller au respect des procédures). iv. la dépense n’est effectivement engagée qu’après accord du Coordonnateur : sa signature y sera opposée. v. la dépense ne sera effective qu’après réception des biens ou services, la facturation et le virement des fonds dans le compte du bénéficiaire. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 45 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire Il est important de signaler que la régularité d’un paiement peut être remise en cause lors des missions de contrôle, de supervision ou d’audit. Le suivi de l’exécution du budget est primordial pour le Projet. Sur le plan comptable et financier il permet de situer les affectations de crédits et l’exécution des activités. Toute dépense consentie est imputée selon un plan budgétaire. Cette imputation permet de suivre régulièrement l’exécution du budget par activité, nature et financement. La procédure explique comment s’effectue le suivi du budget. A chaque niveau d’exécution, le RAF a la responsabilité du suivi budgétaire. Il fournit régulièrement au Coordonnateur l’état d’exécution du budget. Ce dernier peut également lui demander de fournir l’état d’exécution du budget sur la base de critères variés suivant la nature des décisions à prendre. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 46 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire 6.2.3.2. Processus d’ordonnancement des dépenses Références Opérations Réception des travaux ou des livraisons 01 02 03 La commission de réception comprenant suivant le cas un représentant du MINMAP : - réceptionne les travaux ou les livraisons de matières et fournitures ; - délivre un bon de réception conjointement signé par les deux parties ou, après vérification d’usage, signe le bordereau de livraison et conserve un exemplaire ; - classe un exemplaire du bon de réception ou du bordereau de livraison. Ordonnancement de la dépense 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 Le RAF : - à la réception du dossier de paiement (facture, bon de réception ou bordereau de livraison, copie du marché,…), il transmet l’original au service technique pour vérification de sa conformité aux travaux ou à la livraison ; - transmet un exemplaire à la comptabilité pour prise en compte. Le service technique - vérifie la conformité du dossier de paiement, y appose son visa, y joint l’original du bon de réception ou du bordereau de livraison ; - transmet la liasse du dossier de paiement au RAF. Le RAF - vérifie la conformité et la cohérence de ces documents ; - approuve la dépense en apposant son visa sur l’ensemble des documents; - demande le visa préalable du MINMAP le cas échéant ; - établit la demande de paiement ainsi qu’une fiche d’engagement de la dépense et joint l’ensemble à la liasse ; - transmet la liasse (facture, bon de réception ou bordereau de livraison, copie du marché et demande de paiement) au Coordonnateur. Le Coordonnateur - examine la conformité des données de la liasse ; - signe la demande de paiement et appose son visa sur les autres documents; - transmet la liasse au RAF pour acheminement à la CAA. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 47 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR CATEGORIE Catégorie de dépenses : _______________________________________ Financement_______________________ alloué : ______________________ Date Nature de la dépense Signature du RAF Montant de la dépense Dépenses cumulées Visa Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Credit disponible du Coordonnateur 48 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire 6.2.4. Suivi et Contrôle budgétaire Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives. Les qualités d’un bon contrôle budgétaire sont : - Efficacité : la recherche des exceptions doit permettre de détecter systématiquement toute erreur de prévision ou toute anomalie d’exécution ; Rapidité : en cas d’irrégularité les mesures correctives doivent être prises immédiatement. Dans le cas contraire il y a risque d’aggravation ; Fréquence : les vérifications opérées lors du contrôle budgétaire sont nombreuses et plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité. 6.2.4.1. Objet de la procédure Assurer le suivi et le contrôle des engagements et des décaissements des dépenses en vue de la production des rapports d’exécution financière. 6.2.4.2. Principe d’application La procédure s’applique quotidiennement avant l’engagement de toute dépense, mensuellement et trimestriellement pour la production des rapports d’exécution financière. L’engagement d’une dépense se fait sur la base d’une demande d’achat signée par le Coordonnateur; Le contrôle quotidien des engagements et le suivi budgétaire/analytique sont assurés par le RAF ; En cas de dépassement budgétaire, seul le Coordonnateur de UCP, après avis positif du Bailleur, autorise l’engagement de nouvelles dépenses sur le budget ou autorise des réaffectations d’une ligne budgétaire à une autre. Après la fin du cycle de préparation du budget, la configuration de saisie budgétaire doit être définie pour tenir compte des différents plans de gestion du projet à savoir : - l’axe comptable ; l’axe budgétaire ; l’axe analytique ; l’axe géographique ; l’axe financier. Le budget de trésorerie doit être élaboré et saisi dans le même contexte dans le système. La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de la comptabilité. Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-dessous : - · sur quelle catégorie de dépenses ? · pour quel but ? · pour quel objectif ? · pour quelle activité ? · pour quelle entité ? Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 49 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire Pour un meilleur suivi budgétaire et analytique, le Coordonnateur de l’UCP doit effectuer périodiquement des visites de terrain pour mieux assurer le contrôle continu de la mise en œuvre des activités sur le terrain. Les points focaux doivent fournir des rapports techniques et financiers de l’état d’exécution des activités qu’ils ont en charge. Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de gestion intégrée TOM2PRO ou tout autre logiciel selon les axes définis ci-dessus. L’UCP doit élaborer des rapports mensuels, trimestriels et annuels (technique et financier). a) Suivi quotidien Le contrôle budgétaire intervient à l’étape de l’engagement de la dépense à partir des demandes émises. Dans la phase d’exécution du budget, le RAF : - Effectue un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement de dépenses : le bien ou le service à acquérir est inscrit au budget ; la ligne budgétaire est suffisante ; - Rejette la demande, si la ligne budgétaire est inexistante ou insuffisante. - Poursuit la procédure d’achat ou de règlement si la ligne budgétaire est suffisante ; b) Suivi mensuel Le Responsable Administratif et Financier produit un tableau de bord budgétaire mensuel permettant de suivre de façon fiable l’exécution du budget par ligne budgétaire. Au plus tard, dans les cinq (05) jours suivant la clôture du mois, le RAF fournit au Coordonnateur, l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé, ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l’année. Tout écart fait l’objet d’une analyse en vue d’actions correctrices sous le management de la Coordination du projet. c) Suivi trimestriel La comptabilité édite les balances trimestrielles pour faire ressortir l’état récapitulatif des engagements réalisés, par ligne budgétaire et par centre de responsabilité. En fin de trimestre, le RAF reprend le tableau de prévisions de la période, le compare aux états comptables (réalisations), les écarts éventuels sont analysés et expliqués. Cette analyse suppose que la comptabilité est tenue en temps réel. Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport comprenant : - une description succincte des objectifs visés au cours du trimestre écoulé ; une analyse globale de la situation financière par rapport aux objectifs du budget ; Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 50 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire - une analyse détaillée du niveau d’exécution du budget par ligne budgétaire et par centre de responsabilité ; une analyse et une explication de tout écart observé, en collaboration avec le responsable du suivi-évaluation et le responsable d'exécution concerné ; une analyse de la situation de trésorerie. - Le Coordonnateur convoque une réunion trimestrielle réunissant les responsables d’exécution et les responsables de l’unité de gestion du projet, pour analyser le niveau d’exécution du budget et recommander les actions correctives si nécessaires. 6.2.4.3. Description de la procédure La procédure comprend une tâche : - Suivi périodique (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel) Références Opérations Le Comptable : 01 02 03 04 05 06 07 - A partir du logiciel TOM2PRO ; Fixe la période d’analyse ; Détermine les critères d’analyse (budget, activité, financement etc) ; Edite le tableau de suivi approprié ; Procède au contrôle et à l’analyse des données ; Diligente la correction éventuelle ; Transmet au RAF pour supervision et validation. 08 09 10 Le RAF : - Reçoit le tableau de bord de suivi budgétaire ; - Apprécie les résultats du suivi budgétaire ; - Formule et transmet les observations à prendre en compte. 13 14 Le Comptable : - Reçoit les observations ; - Procède à la correction subséquente. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 51 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire 6.2.5. Révision du budget 6.2.5.1. Objet de la procédure Au cours de l'année, lorsque les conditions l’exigent, les entités d’exécution ou l’UCP peuvent être amenées à modifier leur budget. C'est l'objet de la présente procédure. 6.2.5.2. Principe d'application La révision du budget est possible au cours de l'année. Elle ne devrait toutefois intervenir que dans des cas particuliers. Les entités d’exécution et l’UCP doivent faire en sorte que les prévisions budgétaires soient les plus fiables possibles. Toute révision budgétaire doit être validée par le bailleur de fonds. La procédure de révision suit la même logique que la procédure d’élaboration du budget décrite ci-dessus. - 6.2.5.3. Documents supports Budget approuvé ; Etat d’exécution du budget ; Propositions de révision. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 52 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire ETAT D’EXECUTION MENSUELLE DES BUDGETS Financement : _________________________________ Mois de : _________________________ 20__________ Catégorie Budget annuel Réalisation à M-1 Réalisation mois M Cumul % Solde à fin M réalisé disponible 01. 02. 03. 04. 05. 06. TOTAUX LE RAF LE COORDONNATEUR Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 53 Chapitre IV Procédures de Gestion Budgétaire TABLEAU DE SUIVI TRIMESTRIEL Financement bailleur de fonds Catégorie Budget annuel Réalise % Financement Etat Budget annuel Realise Financement global % Budget annuel Realise % 01. 02. 03. 04. 05. 06. TOTAUX LE RAF LE COORDONNATEUR Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 54 Chapitre V Procédures Administratives VII. PROCEDURES ADMINISTRATIVES Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 55 Chapitre V Procédures Administratives 7.1. Gestion du courrier 7.1.1. Présentation de la fonction Le courrier, par son archivage adéquat permet, à une structure de se constituer une base de données indispensables à sa gestion. La gestion optimale du courrier est celle qui assure au responsable, l’identification du destinataire et la provenance de tout courrier envoyé ou reçu. De même, elle doit assurer un bon système de classement et d’archivage. Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de rationaliser le coût de gestion du courrier. Elles comprennent : - le traitement du courrier au départ ; le traitement du courrier à l’arrivée ; le traitement du courrier confidentiel ; le traitement du courrier électronique ; la gestion du téléphone et de la télécopie. 7.1.2. Traitement du courrier au départ 7.1.2.1. Objet de la procédure La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de courrier du Projet. Elle assure la formalisation de l’ensemble des tâches afférentes à cette opération. Les différents documents supports permettent l’archivage adéquat du courrier envoyé. 7.1.2.2. Principe d'application Aucun courrier ne doit être envoyé sans l’accord du Coordonnateur du Projet. Celui-ci mentionne son accord par la signature de tous les courriers à envoyer. En son absence, il désigne par note de service le responsable qui aura la délégation de pouvoir. Le champ de cette délégation est précisé par note de service. 7.1.2.3. Documents supports Registre de courrier au départ : il porte les renseignements suivants : date d’expédition, numéro d’ordre, destinataire, objet. Il se présente sous la forme d’un cahier pré-imprimé scindé en colonnes. Il permet d’annoter les différents courriers envoyés par le Projet avec une indication de leurs destinataires ; Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 56 Chapitre V Procédures Administratives Cahier de transmission : registre à colonnes contenant les indications sur la nature du courrier envoyé, le destinataire, la date d’envoi et le réceptionnaire. Une colonne d’émargement y est prévue, elle reçoit la signature du destinataire. Les différents types de registres à tenir au titre des « courriers départs » sont : - Courrier ordinaire ; Notes de service adressées aux responsables, décisions de la coordination etc ; Correspondance adressée à l’administration ; Demandes de paiement ou de remboursement; Correspondance adressée aux responsables d’exécution. 7.1.2.4. Description de la procédure La procédure comprend trois tâches : - Préparation ; Archivage ; Envoi. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 57 Chapitre V Procédures Administratives a) Préparation du courrier départ Références Opérations L’initiateur du courrier : 01 02 - saisit le courrier, le transmet au secrétariat de son service pour mise en forme. L’assistant(e) du Projet : 03 04 - effectue la mise en forme du courrier, transmet au chef du service initiateur pour visa Le chef du service : 05 06 - après éventuellement quelques observations sur le courrier, transmet le courrier auprès du secrétariat du Coordonnateur. L’assistant(e) du Projet : 07 - transmet le courrier au Coordonnateur pour observations. Le Coordonnateur : 08 09 - après éventuellement quelques observations, transmet le courrier à l'assistant(e) pour la mise sur papier entête. L’assistant(e) du Projet : 10 11 - imprime le courrier sur papier entête, transmet au Coordonnateur pour signature. Le Coordonnateur : 12 13 - signe le courrier, le transmet à l'assistant(e) de direction. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 58 Chapitre V Procédures Administratives b) Archivage du courrier départ Références Opérations 01 02 03 L’assistant(e) du Projet : - fait deux copies du courrier ; - classe une copie dans le chrono des départs ; - envoie une copie à l’initiateur pour son classement. 04 05 06 L’initiateur : - reçoit sa copie du courrier ; - signe pour décharge sur la copie de l'assistant(e) ; - classe sa copie. c) Expédition du courrier Références 01 02 03 04 Opérations L’assistant(e) du Projet : - prend l’original du courrier signé ; - l’enregistre dans le registre des courriers au départ ; - l’enregistre dans le cahier de transmission ; - prépare l’envoi par l’utilisation d’enveloppe, plis ou colis appropriés; - le donne au coursier pour acheminement. 05 06 07 08 09 10 11 12 Le coursier : - achemine le courrier au lieu indiqué ; - fait signer par le correspondant une décharge (sur la page de garde du cahier de transmission ou une copie de la lettre) ; - ou joint le PV de transmission au courrier s'il s'agit d'un fax ; - retourne la décharge à l’assistant(e). L’assistant(e) du Projet : - reçoit le cahier ; - s’assure de la décharge ; - classe dans le cahier de transmission. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 59 Chapitre V Procédures Administratives MODELE DE REGISTRE « Courrier départ » Date Expédition N° d’ordre Nombre de pièces Destinataire Objet N° Observations Archives Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 60 Chapitre V Procédures Administratives MODELE DE CAHIER DE TRANSMISSION « Courrier départ » N° d’ordre Objet Destinataire Date de transmission Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Réceptionné par 61 Chapitre V Procédures Administratives 7.1.3. Traitement du courrier à l’arrivée 7.1.3.1. Objet de la procédure La réception du courrier en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette opération. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l’opération. 7.1.3.2. Principe d'application Le courrier reçu est d’abord soumis à la lecture du Coordonnateur du Projet qui décide ensuite de la transmission aux membres du personnel pour information ou traitement. En cas d’absence, il délègue les pouvoirs à un autre agent habilité par note de service. La durée de cette délégation est également précisée dans la note. Tout courrier reçu est archivé au secrétariat en plus du second archivage par la personne traitant le dossier. 7.1.3.3. Documents supports Registre de courrier «arrivée» : cahier scindé en colonnes permettant de suivre de manière chronologique l’ensemble des correspondances reçues au Projet ainsi que leur provenance. Le spécimen de ce document est fourni en annexe. Les différents types de registres à tenir au titre du courrier arrivé sont : - courrier ordinaire ; courrier à caractère urgent ; les correspondances sous sceau officiel ; factures fournisseurs ; courrier des soumissionnaires aux appels d’offres ; documents de banque (avis d’opérations) ; demandes d’emploi ; courrier reçu des unités d’exécution ; courrier en provenance de la CAA ; courrier en provenance du bailleur de fonds. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 62 Chapitre V Procédures Administratives Dans chaque registre, le mode de réception du courrier est à préciser (le fax, le courrier électronique, la poste, le pli recommandé sur décharge, le pli déposé par un tiers). 7.1.3.4. Description de la procédure La procédure comporte deux principales tâches : - la réception ; - l'imputation. a) Réception du courrier arrivée Références Opérations Réception courrier arrivée 04 L’Assistant(e) du Projet : - reçoit le courrier ; - mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ; - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur du Projet ou de toute autre personne indiquée ; - dépose le trieur sur le bureau du responsable. 05 06 07 Le Coordonnateur du Projet ou la personne habilitée : - reçoit le courrier ; - traite ; - impute le courrier au destinataire. 01 02 03 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 63 Chapitre V Procédures Administratives b) Imputation du courrier arrivée Références Opérations Imputation du courrier arrivée 01 02 03 04 05 06 07 08 09 L’Assistant(e) du Projet : - reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ; - fait une copie du courrier ; - classe l’original dans le registre « arrivée » ; - transmet la copie du courrier au secrétariat du destinataire. L’assistant(e) du service : - reçoit le courrier ; - mentionne dans son cahier ou registre d’entrée des correspondances ; - transmet au chef de service, qui à son tour l’imputera à la personne chargée du dossier. Le destinataire : - reçoit la copie du courrier ; - diligente le traitement approprié. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 64 Chapitre V Procédures Administratives MODELE DE REGISTRE « Courrier arrivée » Date Arrivée N° D’ordre Expéditeur Date et No de correspondance Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Objet 65 Date de la Réponse Chapitre V Procédures Administratives 7.1.4. Traitement du courrier confidentiel 7.1.4.1. Objet de la procédure Le courrier confidentiel eu égard à sa particularité, doit subir un traitement spécifique. La présente procédure permet de codifier les principales tâches exécutées en la matière. 7.1.4.2. Principe d'application le Coordonnateur du Projet est seul habilité à ouvrir le courrier confidentiel ou, à défaut, il désignera par note de service l’agent chargé de le suppléer. Il décide de la suite à donner au traitement du courrier. 7.1.4.3. Documents supports Les mêmes documents utilisés dans la gestion du courrier classique seront utilisés pour le traitement du courrier confidentiel. 7.1.4.4. Description de la procédure La procédure comporte deux tâches : - le traitement au départ ; - le traitement à l’arrivée. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 66 Chapitre V Procédures Administratives a) Courrier confidentiel départ Références 01 02 03 04 05 06 07 08 06bis 06ter 06quater 7bis 09 10 Opérations Le Coordonnateur : - définit le caractère confidentiel du courrier ; - enregistre le courrier dans son registre courrier confidentiel au départ ; - fait deux copies du courrier ; - classe une copie dans son classeur de courrier confidentiel au départ ; - dépose auprès de l’initiateur une copie pour ses archives ; - prépare l’expédition de l’original au moyen d’enveloppe, plis ou colis adéquats; - appose la mention « confidentiel» sur le courrier apprêté ; - donne à l’Assistante de direction pour expédition ; Ou - transmet le courrier à l’Assistante du projet pour la préparation de l’expédition. L’assistant(e) du Projet: - reçoit le courrier ; prépare l’expédition au moyen de l’enveloppe, de plis ou de colis adéquats ; y appose la mention « confidentiel » ; l’enregistre dans son registre en indiquant la mention, « confidentiel» ; fait expédier conformément à la procédure de courrier au départ. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 67 Chapitre V Procédures Administratives b) Courrier confidentiel arrivée Références Opérations 01 02 03 L’assistant(e) du Projet : - reçoit le courrier confidentiel ; - l’enregistre comme confidentiel dans son registre ; - le transmet fermé au Coordonnateur ou à son remplaçant désigné. 04 05 06 07 08 09 10 11 Le Coordonnateur ou son remplaçant désigné : - reçoit le courrier ; - procède à son ouverture ; - l’enregistre dans son registre de courrier confidentiel reçu ; - le traite ; - décide de son imputation ; - effectue une copie ; - classe l’original ; - impute la copie au destinataire pour le traitement. 12 13 14 Le destinataire : - reçoit le courrier ; - traite selon la procédure de l’information requise ; - transmet le résultat du traitement au Coordonnateur. 7.1.5. Traitement du courrier électronique 7.1.5.1. Objet de la procédure Le traitement du courrier électronique, tant à la réception qu’à l’envoi se fait selon les procédures adéquates permettant un niveau de contrôle indispensable et fiable assurant la sécurité des opérations. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l’opération. 7.1.5.2. Principe d'application Le traitement du courrier électronique se fait suivant les mêmes procédures décrites ci-dessus, à l'exception des courriers reçus ou envoyés directement par les chefs de service à partir de leur adresse électronique professionnelle. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 68 Chapitre V Procédures Administratives - 7.1.5.3. Documents supports Registre de courrier arrivée ; Registre courrier départ ; Cahier de transmission. 7.1.5.4. Description de la procédure La procédure concerne principalement le traitement du : - Courrier au départ ; Courrier à l’arrivée. 7.1.5.5. Traitement du courrier électronique au départ a) Objet de la procédure Le courrier électronique est un des moyens les plus utilisés pour les échanges d'information ou de correspondance. Les procédures qui suivent visent à formaliser les différentes étapes dans le traitement de ce type de courrier. b) Principe d'application Chaque chef de service ou de département a une adresse électronique pour les échanges de correspondances professionnelles. Le courrier électronique au départ doit être envoyé par l’adresse électronique du projet ou du Coordonnateur. S’il est effectué par un responsable du projet il doit obligatoirement obtenir l’accord préalable du Coordonnateur qui doit être mis en copie. - c) Documents supports Registre courrier départ ; Cahier de transmission; Accusé de réception. d) Description de la procédure La procédure comprend des tâches groupées : - Préparation, envoi et archivage. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 69 Chapitre V Procédures Administratives e) Préparation, envoi et copie du courrier électronique au départ Références Opérations L’initiateur du courrier : 01 - 02 03 04 7.1.5.6. saisit le courrier avec obtient éventuellement l’accord du Coordonnateur ; l'expédie au correspondant ; tire une copie du courrier ; le classe dans son chrono ‘courrier départ’. Traitement du courrier électronique à l’arrivée a) Objet de la procédure La réception des courriers électroniques en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette opération. La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de manière à permettre le suivi de l’opération. b) Principe d'application L’Assistante consulte dès son arrivée, chaque matin, la boîte de réception des messages et transmet l »imprimé au Coordonnateur du Projet. Le courrier reçu est d’abord examiné par le Coordonnateur qui en assure ensuite l’imputation aux membres du personnel. En cas d’absence, le Coordonnateur délègue par note de service, les pouvoirs à un agent habilité. La durée de cette délégation est également précisée dans la note. Tout courrier reçu est archivé au secrétariat de la coordination en plus du second archivage par la personne traitant le dossier. Toutefois, les courriers reçus par les chefs de service à partir de leur adresse professionnelle sont traités directement par eux. Au cas où la correspondance concerne un autre collaborateur, une copie lui est remise avec décharge. Pour les courriers engageant le projet, l’avis du Coordonnateur est requis avant toute action de traitement. - c) Document support Registre courrier arrivée ; Cahier de transmission; Accusé de réception. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 70 Chapitre V Procédures Administratives d) Description de la procédure La procédure comporte deux principales tâches : - la réception ; - l'imputation. Références Opérations Réception L’Assistante du projet : 01 02 03 04 - 05 - consulte la boite de réception des messages ; édite tous les messages à caractère professionnel reçus ; mentionne la date de réception au moyen d’un cachet dateur ; classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur ou de la personne habilitée pour le remplacer ; dépose le trieur sur le bureau du Coordonnateur. Le Coordonnateur ou le remplaçant désigné: 06 07 - reçoit le courrier; l'impute au destinataire. Imputation L’assistant(e) du Projet : 01 02 03 04 - reçoit le courrier avec les consignes d’imputation ; fait une copie du courrier ; classe l’original dans le chrono arrivée; transmet la copie du courrier au destinataire contre décharge. L’assistant(e) : 05 06 07 - reçoit le courrier ; l’enregistre dans son cahier ; l’envoie chez le responsable de service, qui l’imputera à la personne chargée du dossier. Le chargé du dossier : 08 09 10 - reçoit la copie du courrier ; diligente le traitement approprié ; transmet ses conclusions à son supérieur hiérarchique qui l’examine ; l’approuve par son visa et le transmet au Coordonnateur. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 71 Chapitre V Procédures Administratives 7.1.6. Gestion de la télécopie et du téléphone 7.1.6.1. Objet de la procédure La télécopie et le téléphone sont plus fréquemment utilisés dans les relations avec l’extérieur. Leur gestion doit être codifiée afin de permettre leur rationalisation. 7.1.6.2. Principe d'application Les communications avec l’extérieur par voie de télécopie doivent être gérées avec efficacité. Les originaux des messages expédiés doivent être classés par ordre chronologique dans un dossier spécifique « Fax envoyés » et doivent être traités conformément aux procédures du courrier « départ ». Les messages reçus par télécopie doivent être classés dans un dossier spécifique « Fax Reçus» et doivent être traités conformément aux procédures du courrier à l’arrivée. Le Coordonnateur établit une règle d’accès aux communications téléphoniques. Cette règle permet d’établir les conditions d’appel urbain, interurbain et international. La mise en place de ces règles est essentielle en vue de limiter au minimum le coût des communications téléphoniques. La personne chargée de gérer les communications téléphoniques utilise un registre des appels. Le modèle de ce registre est joint en annexe. 7.1.6.3. - Documents supports Fiche de réception des communications ; Cahier de communications téléphoniques. 7.1.6.4. Description de la procédure La procédure qui ne s’applique qu’au téléphone fixe du projet comprend deux tâches : - la gestion des communications téléphoniques entrantes ; la gestion des communications téléphoniques sortantes. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 72 Chapitre V Procédures Administratives a) Gestion des communications téléphoniques entrantes Références Opérations Communication téléphonique entrante L’Assistant(e) du Projet : 01 02 03 - reçoit l’appel et le transfère directement au destinataire final; ou en cas d’absence ; - prend le message sur la fiche des réceptions des communications téléphoniques ; - remet la fiche à l’intéressé dès son retour. b) Gestion des communications téléphoniques sortantes Références Opérations Communication téléphonique sortante L’Agent intéressé : 01 - demande au standard un numéro d’appel, L’Assistant(e) du Projet 02 03 04 - compose le numéro ; passe la communication à l’intéressé ; renseigne le registre des communications sortantes (heure d’appel, numéro d’appel, destinataire, le nom de l’intéressé ayant demandé l’appel). Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 73 Chapitre V Procédures Administratives FICHE DE RECEPTION DES COMMUNICATIONS Le ____________________________ à_________ H___________mn Message reçu de___________________________________________ Destiné à _________________________________________________ Objet______________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Disposition à prendre ________________________________________________________ A téléphoné Est venu Va rappeler Urgent Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 74 Chapitre V Procédures Administratives CAHIER DE COMMUNICATION TELEPHONIQUE Date 7.2. Nom appelant Numéros appelés Destination (services) Heures d’appel Gestion des Documents 7.2.1. Classement des documents Après traitement, les documents et dossiers doivent être archivés de manière sécurisante et de façon à faciliter l’accès en cas de besoin. La procédure de classement recouvre : - Le plan de classement ; L’accès aux documents classés ; La destruction des documents périmés. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 75 Chapitre V Procédures Administratives 7.2.2. Plan de classement Les documents de l'UCP sont regroupés en grandes classes identifiées par 1 (un) caractère alphabétique : de A à Z. Chaque classe est à son tour subdivisée en plusieurs sous-classes identifiées par 2 (deux) caractères numériques : de 00 à 99. Les documents sont classés par ordre chronologique dans des pochettes archives ou des chronos sur lesquels sont inscrits : - l’année ou la période concernée ; le code : classe et sous/classe ; la série séquentielle le cas échéant. Le responsable des activités relevant de chaque classe ou sous-classe est également responsable de l’archivage de ses documents. S’agissant des activités dont le suivi est réparti entre plusieurs responsables, chacun d’eux est responsable de la tenue des dossiers de ses activités. Le modèle du plan de classement ci-dessous sera complété par le Comptable et sera mis à jour chaque fois qu’une nouvelle classe ou sous-classe aura été créée. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 76 Chapitre V Procédures Administratives MODELE DU PLAN DE CLASSEMENT : (A faire par prêt) FAMILLE CLASSE Marché XX Marché YY Comptabilité Banque /Trésorerie Bilan Etats financiers Etats d’Inventaires Banque 1 Banque 2 Activité XX Activités Activité YY SOUS CLASSE Pièces comptables … … Pièces comptables … … Par année Par trimestre Par trimestre Relevés de compte Etats de rapprochement Agios /Avis de débit Avis de crédit Correspondances … Relevés de compte Etats de rapprochement … Accord de Prêt DAO PV d’Attribution … Accord de Prêt DAO … Aide-mémoire Visite du..…. Rapports de Missions / Aides mémoires Contrôle /Visites Dossier du personnel Rapports d’Audit Unité XX Projet Rapport d’audit N°…… du… Rapport final Audit N°…… du… … Contrat d’embauche Nomination Congés / Absence Discipline Divers Unité YY Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 77 Chapitre V Procédures Administratives 7.2.3. Accès aux documents Chaque responsable assure le classement et la sécurité de ses documents. Il est seul habilité à autoriser l'accès à toute personne désirant les consulter. Le retrait des documents se fait sur autorisation écrite. 7.2.4. Destruction des documents périmés En règle générale, les documents comptables doivent être conservés pendant 10 (dix) ans. Dans le cas de l’unité de gestion du projet, ces dix années courent à compter de la date de fin de projet. Tous les autres documents dont l’inutilité n’est pas prouvée doivent être conservés pendant la même durée. 7.3. Procédures de sécurité La sécurité est l’un des facteurs clés de la réussite des missions assignées à la coordination du projet. De ce fait, il importe de s’assurer que les conditions et l’environnement de travail ne présentent pas un danger pour les ressources humaines qui y sont affectées d’une part et que d’autre part, le matériel alloué n’est pas exposé à des risques et des dommages évitables de quelque nature que ce soit. Cette sécurité doit être garantie dans les bureaux. Le Coordonnateur est le responsable de la sécurité et à ce titre il doit s’assurer que les consignes et mesures de sécurité sont efficaces et qu’elles sont respectées par l’ensemble du personnel. En cas de besoin il initie les améliorations nécessaires. 7.3.1. Sécurité du bureau 7.3.1.1. Tenue du registre des visites Un registre des visites doit être tenu par l’Agent de Sécurité installé à l’entrée de l'UCP. Dans ce registre, l’agent de sécurité portera chaque jour et pour chaque visite : - la date ; le nom du visiteur ; la personne demandée ; le motif de la visite ; l’heure d’arrivée ; l’heure de départ ; les observations (par exemple : Reçu, Non Reçu, Message, colis, courrier, etc.… selon que le visiteur a été reçu par la personne demandée ou non, s’il a laissé un message, colis, etc.). Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 78 Chapitre V Procédures Administratives REGISTRE DES VISITES Date------------------------------------ Nom et Prénom Personne Demandée Motifs de la visite Heures Arrivée Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Départ 79 Observations Chapitre V Procédures Administratives 7.3.1.2. Annonce de visites Tout visiteur extérieur au Projet doit se présenter au secrétariat. L’assistante de Direction ou le vigile annoncera la présence du visiteur à la personne demandée pour avis, si cette dernière est présente. C’est en cas d’avis favorable et dans ce cas seulement que le visiteur est invité à se rendre au bureau du visité. En cas d’avis défavorable ou lorsque le visité est absent, la secrétaire ou le vigile informe le visiteur afin qu’il reparte sans attendre inutilement. Dans tous les cas les visiteurs ne doivent pas séjourner au secrétariat pendant plus de 10 minutes. 7.3.2. Entrées et sorties du matériel L’entrée des biens pour la première fois à l’UCP est soumise à la simple présentation à l’agent de sécurité des documents y afférents. Par contre toute sortie de biens appartenant à la coordination doit se faire à l’aide d’un Bordereau de Sortie (BS). Le Bordereau de Sortie est établi en trois (03) exemplaires et doit être signé soit par le Coordonnateur, soit par le RAF. Après signature, l’original et une copie sont remis à la personne sortant le bien en même temps que celui-ci. A la sortie l’intéressé remet l’original du Bordereau de Sortie à l’Agent de Sécurité et conserve la copie pour formalités de police. Le troisième exemplaire est classé comme souche dans le chrono des « Souches des Bordereaux de Sortie » ouvert à cet effet. Pour la suite deux cas peuvent se présenter selon que la sortie du matériel est définitive ou temporaire : 7.3.2.1. Sortie temporaire du matériel Au retour du matériel, l’intéressé le présente à l’Agent de Sécurité et récupère l’original du BS qui lui avait été délivré à la sortie du matériel. Il remet le matériel à son emplacement habituel et, détruit sous sa seule responsabilité l’original du BS ainsi que la copie de formalités de police qui aura accompagné le matériel pendant tout son séjour hors du projet. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 80 Chapitre V Procédures Administratives 7.3.2.2. Sortie définitive du matériel Si la sortie du matériel est définitive, l’original du BS reste définitivement dans le classement de l’Agent de Sécurité. Le registre de l’Agent de Sécurité pourra ainsi servir de repère lors des inventaires. En effet, toute sortie du matériel du Projet sera matérialisée par un BS dont les références sont portées dans ce registre. 7.3.3. Sécurité incendie Dans le cadre de la sécurité incendie, le Projet doit acquérir des extincteurs à accrocher de manière visible et facilement accessible à divers endroits du bâtiment abritant l'UCP. Une formation à l’utilisation des extincteurs doit être organisée pour l’ensemble du personnel de l'UCP et sous la responsabilité du Coordonnateur dans les 3 (trois) mois suivant leur acquisition. 7.3.4. Hygiène et santé La consommation des boissons contenant de l’alcool est interdite à l’enceinte du bâtiment abritant la coordination du projet. Il en est de même en dehors pour le personnel pendant les heures de travail. De même, il est interdit de fumer dans les lieux communs et en particulier dans les bureaux. 7.4. Gestion du personnel 7.4.1. Généralités Le personnel qui émarge sur le budget du Projet est composé essentiellement de consultants individuels recrutés après « appel à candidatures » fait par voie de presse. Les dossiers de candidatures du personnel sont évalués par un consultant recruté lui-même par appel à la concurrence par le Ministère de Tutelle du Projet ou par une Commission d’évaluation ad hoc comprenant au moins un expert du domaine. Les recrutements du personnel de l’UCP sont faits suivant des procédures respectant les directives du bailleur de fonds en la matière. Il est important de relever que l’Etat peut, soit détacher, soit recruter, un fonctionnaire dans le cadre d’un projet. Dans ce cas, les conditions d’emploi et de rémunération du personnel fonctionnaire sont soit précisées dans les directives du bailleur de fonds concerné, soit définies dans les accords de financement du projet. Mais en règle générale, le personnel ayant le statut de fonctionnaire ne peut percevoir un salaire sur les fonds du bailleur en contrepartie du travail fournis. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 81 Chapitre V Procédures Administratives 7.4.2. Recrutement De manière générale, les recrutements du personnel émargeant sur le budget du projet sont faits par appel à la concurrence suite à un avis d’ouverture de poste publié par le projet par voie de presse. 7.4.2.1. Recrutement du personnel d’encadrement Le personnel d’encadrement du Projet est essentiellement composé de : - un (01) Coordonnateur; un (01) Responsable Administratif et Financier ; un (01) Responsable en Passation des Marchés; un (01) Expert environnemental et social; un (01) Responsable en suivi-évaluation ; un (01) Comptable; un (01) Auditeur interne. Ce personnel est recruté généralement par appel à la concurrence et selon les dispositions de l’accord de financement. Les représentants du gouvernement et les fonctionnaires peuvent être engagés pour des marchés portant sur des services de conseil, à titre individuel ou en tant que membres de l’équipe d’experts proposée par un bureau de consultants, sous réserve que cela ne soit pas incompatible avec le droit de la fonction publique ou d’autres lois et règlements ou politiques et (i) s’ils sont en congé sans solde, retraités ou ont démissionné ; (ii) s’ils ne sont pas engagés par l’organisme pour lequel ils travaillaient avant leur départ en congé sans solde, en retraite ou leur démission ; et (iii) si leur engagement ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts. a) Objet de la procédure Elle a pour principal objectif, la mise à la disposition du projet d’une équipe compétente afin de faciliter la mise en œuvre de ses activités et l’atteinte de ses objectifs de développement. Le processus de sélection consiste à la mise en concurrence de consultants afin d’effectuer des choix fondés sur les performances et expériences techniques du domaine concerné. Toutefois, les directives du bailleur peuvent autoriser d’autres modes de sélection, mais dans des conditions particulières selon les cas. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 82 Chapitre V Procédures Administratives b) Processus de recrutement effectif du personnel d’encadrement Références Opérations 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Le Ministre de tutelle ou son représentant : - après constitution du comité de recrutement du personnel d’encadrement, remet aux membres de ce comité un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir ainsi que les TDR pour le recrutement d'un consultant chargé de conduire le processus. Ce comité, en outre, comprend au moins un spécialiste du métier faisant l’objet du recrutement et le spécialiste en passation des marchés. Les TDR sont envoyés à l’avis de non objection du bailleur Le comité de recrutement : - sur la base des termes de référence (TDR), publie un avis d'appel à manifestation d'intérêt pour le recrutement du consultant devant réaliser l'opération ; - reçoit les dossiers de candidature ; - évalue les candidatures reçues et arrête une liste de candidats ; - sollicite l'avis de non objection du bailleur de fonds ; - reçoit, évalue les offres et sélectionne un consultant ; - sollicite l'avis de non objection du bailleur sur le choix du candidat retenu ; - prépare le projet de contrat et le soumet à la non objection du bailleur ; - sur la base de la non objection, procède aux négociations avec le consultant ; - sollicite l'avis de non objection du bailleur et procède à la signature du contrat ; - transmet au consultant retenu les TDR de chacun des postes à pourvoir pour procéder au recrutement. Le Consultant : - procède au recrutement sur une base compétitive suivant le processus utilisé pour son propre recrutement ; - établit son rapport de recrutement comprenant une short-list des personnes retenues et la transmet au Comité de Recrutement ; Le Comité : - transmet le rapport de recrutement comprenant une short-list des personnes retenues pour la non-objection au bailleur ; - prépare les projets de contrats et négocie avec chacun des candidats retenus ; - joint au rapport de recrutement les projets de contrats ainsi que les procès-verbaux de négociations et les soumet à la non objection du bailleur de fonds ; - sur la base de la non objection, transmet les projets de contrats dûment signés par les personnes retenues à la signature du Ministre ; Le Ministre ou son représentant : - apprécie le rapport de recrutement et signe les contrats ; - présente la liste des personnes retenues, le PV et le rapport du comité de recrutement ainsi que l’avis de non objection au bailleur et au COPIL. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 83 Chapitre V Procédures Administratives c) Cas des fonctionnaires Les fonctionnaires peuvent être amenés à travailler dans des projets. Mais ces derniers ne perçoivent pas d’honoraires ou de rémunération sur les fonds du Projet. Leur rémunération étant assurée par la fonction publique. 7.4.2.2. Le recrutement du personnel d’appui Le recrutement du personnel d’appui est beaucoup plus souple. Après publication du poste, il est fait par le Coordonnateur entouré de ses principaux collaborateurs sur la base de l’étude des dossiers de candidature et interview des postulants. Le RAF et le SPM doivent nécessairement faire partie de l’équipe de recrutement. Ce personnel d’appui est essentiellement constitué de : - un(e) (01) assistant(e), un (01) ou plusieurs chauffeurs pour les véhicules du projet; un (01) agent d’entretien; Le gardiennage sera confié à une société de gardiennage recruté sur appel d’offres. Il aboutit à un contrat individuel passé entre chaque personne recrutée et le projet. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 84 Chapitre V Procédures Administratives a) Procédures de recrutement effectif du personnel d’appui Références 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Opérations Le Coordonnateur : - après constitution du comité de recrutement de personnel d’appui, remet aux membres de ce comité un exemplaire des TDR de chacun des postes à pourvoir. Le RAF et le SPM doivent nécessairement faire partie de ce comité. Le comité de recrutement : - sur la base des termes de référence (TDR), publie les avis de recrutement ; - reçoit les dossiers de candidature ; - évalue les candidatures reçues et retient par poste à pourvoir les trois premiers candidats ; - dresse un rapport de recrutement et transmet au Coordonnateur accompagné des dossiers des meilleurs candidats retenus ; Le Coordonnateur : - apprécie le rapport de recrutement, les critères d’évaluation et convoque les candidats pour un dernier entretien avec ses principaux collaborateurs ; - à l’issue de l’entretien, confirme les candidatures jugées satisfaisantes par rapport aux objectifs à atteindre ; - dresse un procès-verbal des entretiens en justifiant les choix de l’équipe ; - transmet la liste des personnes retenues, le PV et le rapport du comité de recrutement au COPIL pour avis ; Le COPIL : - apprécie la régularité et la conformité du recrutement et transmet son avis au Coordonnateur. 11 12 Le Coordonnateur : - reçoit l’avis du COPIL ; - sous la collaboration du RAF et du SPM, convoque les personnes retenues pour négociations et signature des contrats à durée déterminée. 13 14 Les personnes retenues : - négocient et cosignent les contrats avec le Coordonnateur ; - et entrent en fonction. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 85 Chapitre V Procédures Administratives 7.4.3. Composition et tenue du dossier du consultant recruté et du personnel détaché Le personnel du Projet est constitué des consultants recrutés suivant la procédure décrite cidessus. Un dossier est ouvert pour chacun de ces consultants. Ces dossiers sont tenus confidentiellement par le Coordonnateur et le RAF. Ils sont conservés dans une armoire qui se ferme à clé. En dehors du Coordonnateur et du RAF, personne d’autre n’a accès aux dossiers des personnes travaillant pour le projet. Chaque personne ne peut consulter que son propre dossier ou ceux des agents placés sous son autorité, sur autorisation écrite du Coordonnateur. Ces dossiers sont de deux ordres : - les dossiers des personnes en service ; - les dossiers des personnes parties du projet. Ils comprennent par personne une chemise cartonnée dans laquelle sont classées des sous chemises comportant les pièces et documents relatifs : - au contrat, liant la personne au projet ; à la nomination : Copies décisions d’affectation, ordre de prise de service, etc… ; les congés / absences : demandes de congés, décisions de départ en congés, certificat de reprise de service, demandes d’absence ; au dossier disciplinaire : copies de toutes correspondances relatives à la discipline individuelle ; aux divers. Quand un agent a quitté le Projet son dossier est transféré du fichier « Dossiers des personnes en service » au fichier « Dossiers des personnes parties du projet». 7.4.4. Modèle des Termes de référence du personnel clé 7.4.4.1. Auditeur interne a) Responsabilités Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur, il est chargé de : - faire appliquer le suivi des procédures de gestion en vigueur du projet ; - conseiller la coordination dans la maîtrise des risques; - favoriser l’amélioration de la qualité de l’information et faire toute suggestion relative ; au respect des manuels de procédures et d’exécution du projet; - assurer la mise en place des outils et du cadre de l’audit interne; - veiller à la bonne application des procédures de gestion des projets et de passation des marchés; - veiller à l’utilisation efficiente des ressources du projet; - veiller à la fiabilisation des données comptables et financières; - sécuriser le patrimoine du projet ; - apporter un appui à la coordination du projet. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 86 Chapitre V Procédures Administratives b) Description des tâches - - - - - - - exécuter les missions d’Audit Interne en conformité avec les normes internationales (normes IFACI et IIA) régissant la pratique professionnelle de l’audit interne et les procédures admises ; veiller à ce que toutes les entités qui sont impliquées dans la gestion du projet, soient conformes aux directives de la Banque mondiale, ainsi qu’aux principes de transparence et de saine gestion. Il prêtera une attention au respect des pratiques saines en matière de gestion financière et de passation des marchés ; évaluer la qualité du système de contrôle interne et jauger l’efficience des opérations par approche opérationnelle (audit opérationnel) ; identifier les dysfonctionnements opérationnels, en évaluer les conséquences et proposer des moyens appropriés pour y remédier ; contrôler périodiquement les transactions financières liées, en s’assurant de leur opportunité, leur régularité, ainsi que des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles ; réaliser des inspections physiques des biens et services acquis et des travaux réalisés ; examiner les dossiers de passation des marchés pour s’assurer du respect des termes des accords de financement ; vérifier la sincérité et la fiabilité des informations financières et comptables, ainsi que la sécurité des enregistrements comptables : éligibilité des dépenses, respect des allocations budgétaires et catégorielles; justification des dépenses : contrôle de la force probante et de l’authenticité des pièces justificatives (absence de rature, d’indices de falsification, etc.); qualité et efficacité du classement et de l’archivage des pièces comptables. examiner l’efficacité de la protection des acquis : Codification des immobilisations, système et outils de gestion de la comptabilité matière (inventaire des immobilisations, livres et divers documents d’enregistrement de la comptabilité matière, fiches de stock, etc.) ; examiner la pertinence et le fonctionnement effectif des procédures mises en place pour lutter contre la corruption, notamment la constitution de commissions d’évaluation des propositions, les mécanismes mis en place pour recevoir et traiter les plaintes des soumissionnaires, les publications des marchés, … ; Mener des missions spéciales d’investigation et des contrôles au sein de toutes les entités intervenant dans les activités du projet au niveau des différents échelons de la mise en œuvre. Ces investigations et contrôles porteront sur les services administratifs, y compris la passation des marchés, les services comptables et financiers des différents acteurs impliqués à quelque niveau que ce soit dans l’exécution des activités du projet ; s’assurer que les recommandations des auditeurs externes, de l’audit interne et des bailleurs de fonds sont prises en compte et dûment exécutées par les différentes structures ayant la charge de leur exécution dans la mise en œuvre des projets ; Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 87 Chapitre V Procédures Administratives - - assurer la formation continue des acteurs impliqués dans la mise en œuvre des projets; recommander, le cas échéant, des mesures d’amélioration de la gestion des projets ; exécuter tous autres travaux et tâches qui rentrent dans le cadre de la fonction d’Audit interne telle que définie par les organisations professionnelles internationales d’Audit Interne, notamment l’IFACI et l’IIA. identifier les risques de faible décaissement, proposer les mesures d’atténuation et suivre leur mise en œuvre c) Profil requis - - être titulaire au moins d’un diplôme supérieur en comptabilité et gestion (BAC + 4) ou équivalent ; avoir au moins cinq (05) années d’expérience à un poste analogue dans le secteur public ou privé (cabinet d’audit, projet de développement etc.); avoir une très bonne connaissance et expérience pratique (i) des mécanismes de financement des projets de développement en général et des procédures des bailleurs de fonds en particulier , et (ii) des normes internationales d’audit interne ; avoir l’expérience de l’utilisation de l’outil informatique et d’un ou plusieurs logiciels de gestion comptable et financière ; avoir l’aptitude de travailler en équipe et sous pression et sens élevé de persuasion et de diplomatie. 7.4.4.2. Responsable administratif et financier a) Responsabilités Placé sous l’autorité du Coordonnateur, il est chargé de : - - - gérer le personnel, le matériel et le patrimoine du projet sous la responsabilité du Coordonnateur; veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) dans toutes les composantes du projet et conseiller le Coordonnateur à cet égard; assurer la gestion et la consolidation des sous-traitances et partenariats en collaboration avec le Responsable des passations des marchés conformément aux termes des contrats ; gérer les comptes spéciaux du projet sur autorisation du Coordonnateur ; assurer le suivi de la mobilisation des fonds de contrepartie et l’approvisionnement des comptes du projet ; assurer en liaison avec les responsables techniques la préparation du programme de travail et du budget annuel ; assurer le suivi de l’exécution du budget annuel et proposer des actions pour l’amélioration de son exécution ; préparer les TDR des audits externes et arrêter les comptes du projet ; Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 88 Chapitre V Procédures Administratives - - faire le suivi de la mise en œuvre des recommandations de l’auditeur externe ; superviser la tenue de la comptabilité et la production des états financiers du projet dans le respect des normes et délais prescrits par les directives des bailleurs de fonds et du plan comptable en vigueur; assurer la consolidation des rapports financiers des Unités décentralisées ; assurer un bon niveau de décaissement ; veiller au respect des dispositions du manuel de procédures aux niveaux régional et national. b) Description des tâches - Ouvrir et mettre à jour les dossiers du personnel ; Ouvrir et mettre à jour le fichier patrimoine ; Mettre en place et assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé du projet avec la production des informations nécessaires ; Superviser la tenue de la comptabilité générale, analytique et budgétaire du projet ; Elaborer et actualiser les plans comptable, budgétaire, financier etc... ; Coordonner la préparation du budget annuel en rapport étroit avec les comptables ; Assurer le suivi et l’exécution du budget ; Suivre les opérations financières des comptes désignés (engagements, retraits, règlement, états de rapprochement bancaire) du projet et des paiements directs; Suivre les engagements administratifs et financiers pris dans le cadre du projet ; Etablir les états financiers consolidés du projet ; Produire les rapports de suivi financier et rapports d’activités du projet de la partie financière du projet (rapport intérimaire des suivis financiers) ; Faire la revue qualité des demandes de paiement et/ou de remboursement des fonds; Assurer les relations financières avec la CAA, les banques et les bailleurs de fonds ; Assister le Coordonnateur dans le suivi financier et la mise en œuvre effective des activités du projet ; Superviser la programmation des acquisitions et l’utilisation des biens et services ; Développer les actions pour le respect des clauses des Accords de financement par les différents acteurs du projet et en assurer le suivi ; Contribuer à la préparation de toute la documentation nécessaire pour l’examen trimestriel, semestriel ou annuel des plans d’exécution du projet ; Préparer et assister les missions d’audit financier et mettre en œuvre les recommandations pour améliorer la gestion ; Veiller à l’équilibre financier du projet ; Veiller au fonctionnement du contrôle interne dans le projet ; Veiller au respect du calendrier des activités et au maintien permanent du niveau de liquidité ; Assurer la gestion administrative des ressources humaines sous l’autorité du Coordonnateur; Organiser et mettre en œuvre un contrôle de gestion ; Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 89 Chapitre V Procédures Administratives - - Veiller à ce que les documents financiers pertinents soient soumis promptement aux dates prévues ; Organiser et assurer la formation des comptables ; Participer à l’élaboration de la programmation budgétaire et financière des activités du projet ; Garantir la conservation du patrimoine (biens durables et fournitures) ; Veiller à la préparation, à l’actualisation et à l’exécution du plan de passation des marchés (PPM) en collaboration avec le Responsable de la Passation des marchés ; Contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des DAO, des TDR et des contrats des marchés ; Préparer les TDR des audits financiers ; Suivre l’exécution des contrats en liaison avec le Responsable de Passation des Marchés ; Assurer l’archivage des documents administratifs et financiers ; Organiser le cas échéant la revue des comptes délégués tenus par les gestionnaires comptables et financiers régionaux et le contrôle de l’exécution des conventions et contrats ; Prendre les mesures nécessaires afin que les biens et services livrés soient stockés en lieux sûrs prévus à cet effet ; Procéder à l’évaluation du personnel comptable et financier. c) Profil requis - - Etre de nationalité camerounaise ; Etre titulaire au moins d’un diplôme supérieur en comptabilité et gestion (BAC + 4) ou équivalent ; Avoir au moins cinq (05) années d’expérience réussie à un poste analogue dans le secteur public ou privé (cabinet d’audit, projet de développement etc) ; Avoir des connaissances dans la rédaction administrative et la gestion du personnel ; Avoir une très bonne expérience des mécanismes de financement des projets de développement en général et des procédures des bailleurs de fonds en particulier ; Avoir l’expérience de l’utilisation de l’outil informatique et d’un ou plusieurs logiciels de gestion comptable et financière, et en particulier une très bonne expérience pratique de logiciel de gestion de projet; Avoir l’aptitude de travailler en équipe et sous pression. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 90 Chapitre V Procédures Administratives 7.4.4.3. Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) a) Responsabilités Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur du projet à qui il rend compte de toutes les activités, le Spécialiste en Passation des Marchés est chargé de la passation des marchés, y compris la planification des activités et le suivi du processus. Il travaille en étroite collaboration avec toutes les structures impliquées dans l’exécution du Projet. A ce titre, il assiste et conseille les responsables de la mise en œuvre des activités du projet sur les domaines concernant la passation, l’exécution des marchés et la gestion des contrats. b) Description des tâches Sur la base de l’accord de financement (crédit, prêt et dons), du manuel de procédures et du plan de passation des marchés approuvé, il participe à l’exécution des tâches détaillées suivantes par catégories : Planification de la passation des marchés et suivi du processus : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés devra : - Préparer et coordonner la planification pour la passation des marchés de fournitures, de services non intellectuels, de travaux, et de sélection des consultants ; - Mettre à jour le plan de passation des marchés au moins une fois l’an et chaque fois que de besoin ; - Procéder au classement et à l’archivage de tous les documents et dossiers de marchés ; - Développer un mécanisme de suivi de passation des marchés, y compris des délais, afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer le Coordonnateur et de proposer des solutions pour les résoudre. Sélection et emploi des consultants : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés devra : - Rédiger les demandes de manifestation d’intérêt pour les services de consultants et en assurer la publication dans la presse nationale et/ou internationale et dans DgMarket/UNDB si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité du marché ; - Elaborer les dossiers de Demande de propositions ; - Assurer la notification des lettres d’invitation aux consultants figurant sur les listes restreintes après avis de non objection du bailleur (si requise) ; - Participer aux ouvertures des plis, aux évaluations des propositions techniques et financières, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller les membres de la Commission Spéciale de Passation des Marchés du Projet, en qualité de personnes ressource ; ainsi que ceux des sous–commissions d’analyse et des comités ad hoc chargées principalement de procéder aux évaluations ; Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 91 Chapitre V Procédures Administratives - Assurer l’établissement des contrats entre le Projet et les consultants choisis après avis de non objection du bailleur (si requise) Assurer le suivi des avis de non objection sollicités au niveau du bailleur. Choix des fournisseurs de biens et équipements et d'entrepreneurs pour les marchés des travaux : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés devra : - Préparer les Dossiers d'appel d'offres et les demandes de cotation sur la base des spécifications techniques validées par l'UEP ; - S'assurer de la publication des avis d'appel d'offres dans les supports appropriés ; - Participer aux ouvertures des plis, aux évaluations des offres, aux attributions de marchés afin de pouvoir conseiller ( selon les cas les membres de la Commission Spéciale de Passation des Marchés du Projet), en qualité de personnes ressource ; ainsi que ceux des sous-commissions d’analyse et des comités ad hoc chargées principalement de procéder aux évaluations ; - Assurer la supervision du secrétariat des sous-commissions d’analyse et des comités ad hoc ; - Etablir les marchés entre le Projet et les fournisseurs ou entrepreneurs adjudicataires sélectionnés après appel d'offres ou consultation des fournisseurs et avis de non objection du bailleur (si requise) ; - Assurer le suivi des avis de non objection sollicités au niveau des bailleurs de fonds. Conseil au Coordonnateur du Projet ainsi qu’à tout responsable de l'exécution du projet dans les actes liés à la planification, à la passation et à l'exécution des marchés. Le Spécialiste en Passation des Marchés devra : - - - S'assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l'exécution des marchés ont respecté les règles et procédures de passation des marchés aussi bien nationales que celles du bailleur ; Appuyer le Coordonnateur du Projet dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects liés à la passation des marchés ; Apporter les conseils appropriés dans l'exécution des marchés et surtout dans la prévention et la résolution des différends qui pourraient subvenir ; Exécuter toute tâche ou mission liée à la passation des marchés assignée par le Coordonnateur de projet ; Produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer à la rédaction des aspects relatifs à la passation des marchés dans le Rapport du suivi financier ; Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés dans le système d'information du Projet et communiqués au Responsable Administratif et Financier et au Comptable ; S'assurer que les Dossiers d'Appel d'Offres, les Demandes de Proposition et les rapports d'évaluation des offres reçoivent les approbations nécessaires des membres compétents de l'administration avant de requérir l'avis de non objection du bailleur (si requis). Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 92 Chapitre V Procédures Administratives - S’assurer que les résultats des appels d'offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires. Responsabilité dans le transfert de compétence et le renforcement des capacités : dans ce cadre, le Spécialiste en Passation des Marchés définira et mettra en application sous la supervision du Coordonnateur du Projet, un programme de renforcement de capacités comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l’exécution des activités du Projet dans le secteur concerné par sa mission. Tâches incompatibles et actions non permises : en raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers de marchés : - Le SPM ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures, travaux ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de procédures ; - Le SPM ne doit pas percevoir de jetons de présence aux différentes commissions ou sous-commissions auxquelles il/elle sera appelé à participer ; - Toute prestation externe du SPM devra recevoir une autorisation préalable et sera sans rémunération additionnelle pour autant qu’il dispose d’un contrat à plein temps avec le Projet ; - En outre, le SPM veillera à ce qu’aucun membre de la commission d’évaluation des offres ne soit membre de la commission des marchés et vice-versa. c) Profil requis - - - Avoir au moins une maîtrise ou un diplôme universitaire (BAC + 4), avec comme matière principale une discipline pertinente (par exemple : ingénierie, passation des marchés, droit, administration, commerce, finance, gestion, architecture, économie, ou domaine connexe) ; Avoir cinq (05) ans d’expérience professionnelle et exercer au moins pendant trois (3) ans à un poste de passation des marchés similaire dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine ; l’expérience dans un projet sur financement extérieure ; Avoir une parfaite connaissance des procédures de passation des marchés des Bailleurs Multilatéraux ou Bilatéraux ; Avoir une bonne expérience générale des contrats ; Maîtriser des applications logicielles couramment utilisées (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que les outils de communications tels que les courriels ; Etre apte à travailler en équipe ; Etre apte à travailler efficacement sous pression ; Avoir d’importantes capacités d’analyse et de résolution des problèmes ; Avoir une excellente capacité de communication écrite et orale en français ; la connaissance de l’anglais est un atout. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 93 Chapitre V Procédures Administratives 7.4.4.4. Comptable a) Responsabilités D’une manière générale, le Comptable est chargé de tenir les comptes du projet en lien avec le RAF. b) Description des tâches Dans le cadre du démarrage du projet, il est procédé au recrutement d’un comptable pour le projet. Placé sous l’autorité du Coordonnateur du Projet et sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier, le Comptable est chargé des tâches suivantes : - Tenir au jour le jour la comptabilité du Projet, Préparer et produire des états financiers mensuels, en particulier les rapports trimestriels de suivi financiers et les états financiers annuels du projet; Assurer, de façon générale, la mise en œuvre adéquate du système de suivi financier, de la comptabilité dans le respect du Manuel des Procédures Administratives, Financières et Comptables du Projet; Proposer, autant que de besoin, les améliorations du manuel ci-dessus, au cours de l’exécution du projet ; Assurer la planification financière pour approbation ; Faire fonctionner et tenir à jour les comptes de trésorerie du projet et les états de rapprochement bancaires ; Organiser un système d’archivage et de classement des pièces comptables et documents financiers du projet; Suivre les dispositions du Manuel des Procédures Administratives, Financières et Comptables du Projet ; Collecter les informations financières relatives au Compte Spécial, et compte de projet pour l’information de la Coordination du projet et des partenaires financiers; Faire assurer l’audit de tous les comptes du projet; Collaborer avec l’unité chargée du Suivi-Evaluation en vue de l’alimentation de la Base de données pour les aspects financiers du projet ; Apporter un appui financier dans d’autres tâches qui pourraient lui être demandées par le Coordonnateur du projet. Le titulaire du poste devra manier parfaitement le Français. La connaissance de l’Anglais est également souhaitée. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 94 Chapitre V Procédures Administratives c) Profil requis - Etre titulaire d’un BTS/DUT en comptabilité ou équivalent; Avoir au moins trois (03) ans d’expérience professionnelle dans un cabinet d’audit et d’expertise comptable; L’expérience de comptable dans un projet financé par l’IDA, BAD, fonds mondiale, etc.. serait un atout ; Avoir la connaissance et la maîtrise des logiciels comptables de gestion des projets TOM2PRO; Avoir une bonne capacité en analyse financière, en communication et en rédaction des rapports financiers. 7.4.5. Discipline Le personnel du Projet reste soumis aux mesures disciplinaires régissant l’application du contrat passé entre les parties pour tous les aspects non prévus par le présent Manuel de Procédures. 7.4.6. Congés, absences, maladies 7.4.6.1. Congés Conformément au contrat, un droit aux congés est acquis après une durée effective de travail d’un (1) an. Le congé annuel est obligatoire. Un planning des congés est établi en début de chaque année par le Coordonnateur tenant compte des impératifs de service et des desiderata de chacun. Au vu du planning, chaque agent formulera une demande de congés pour la période indiquée, qu’il soumettra au visa de son supérieur hiérarchique. L’acte de notification de mise en congé ou le certificat de reprise de service sont signés par le Coordonnateur. Leurs originaux sont remis à l’intéressé et les copies classées dans son dossier. A titre transitoire un planning spécial peut être établi pour résorber les arriérés de congés cumulés par le personnel. 7.4.6.2. Absences Toute absence doit être justifiée et autorisée d’avance par le Coordonnateur ou son représentant. A cet effet une autorisation d’absence motivée doit être remplie par le demandeur. Aucune absence de plus de trois heures sans autorisation préalable n’est admise, sous peine de sanction conformément aux mesures disciplinaires du contrat de travail. Toute absence non justifiée de plus de dix (10) jours ouvrables est assimilée à un abandon de poste. Le Coordonnateur met en œuvre les mesures pour pourvoir au remplacement de l'agent concerné. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 95 Chapitre V Procédures Administratives FICHE DE SUIVI DES CONGES - ANNEE : N Nom de l’agent : ____________________________________________________________ Fonction : __________________________________________________________________ Nombre de jours Reliquat congés annuels - Année N-1 Droit à congés payés annuels – Année N Total Capital congés à pouvoir Prise de congés annuels au cours de l’année N Date début des congés Date fin des congés Reliquat congés annuels – En fin d’année N Signature de l’agent Visa du RAF Visa du Coordonnateur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 96 Chapitre V Procédures Administratives FICHE DE PERMISSION Date : _____________________________________________________________________ Mr, Mlle, Mme : ____________________________________________________________ Fonction : __________________________________________________________________ Motif de la permission : ______________________________________________________ Durée demandée : ___________________________________________________________ Durée accordée : ____________________________________________________________ Signature de l’agent Visa du RAF Visa du Coordonnateur Observations du Coordonnateur (Préciser le traitement à faire par le Comptable de l’absence) - déduction des congés - déduction des Notes d’honoraires - pas de déduction - etc… Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 97 Chapitre V Procédures Administratives 7.4.6.3. Maladies Les cas de maladie sont constatés par un médecin agréé qui établit un certificat médical devant être déposé à l'UCP dans les 48 heures suivant la déclaration de la maladie. Pour la protection de son personnel, le projet après accord des bailleurs de fonds, peut souscrire une police d’assurance maladie du personnel dans le respect du processus de passation des marchés. 7.4.7. Intérims L’intérim du personnel du projet est défini au moment de la vacance du poste, ou en cas de départ en congé. Le canevas général suivant étant à titre indicatif. No Fonction Intérimaires 01 Coordonnateur Le Coordonnateur signe une décision permanente désignant les personnes devant assurer son intérim. 02 Responsable Administratif et Financier 03 Spécialiste en passation des marchés RAF 04 Expert Environnemental et social Responsable technique ou Chercher un remplaçant 05 Responsable suivi-évaluation RAF Responsable technique 06 Coordonnateur Régional Personne désignée par la Coordination 07 Comptable R.A.F. 08 Secrétaire Secrétaire ou personne désignée - Comptable sur le plan technique ; Spécialiste en passation de marché sur le plan administratif. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 98 Chapitre V Procédures Administratives 7.4.8. Formation La formation du personnel en service vise trois (03) objectifs : - développer les compétences et les connaissances des employés ; postuler à de nouveaux postes ou de responsabilités ; accélérer le processus d’apprentissage. Le Coordonnateur est responsable de l’élaboration du plan de formation et de l’administration des programmes et des budgets de formation en liaison avec le RAF et les employés. Compte tenu du niveau de technicité de certains points traités par le projet et la nécessité de mise à niveau au vu des évolutions techniques, une formation technique, un recyclage ou une remise à niveau du personnel engagé dans le projet en fonction des besoins. Ledit plan est soumis à l’avis de non objection du bailleur. 7.4.9. Rupture de contrat de consultation La cessation d’activités au Projet entraîne la perte des privilèges du personnel du projet. Elle résulte : - du décès ; - de la démission ; - du licenciement ; - de l’admission à la retraite ; - d’une promotion amenant l’intéressé à exercer hors du Projet ; - de l’arrivée à terme du contrat et son non renouvellement ; - de la remise à son administration d’origine (en cas de mauvais résultat ou d’achèvement de sa mission). 7.4.9.1. Le décès d’une personne en fonction Le décès d’un membre du personnel du projet entraîne la rupture du contrat. Dans ce cas, le détachement, la mise à la disposition ou le reversement, prend immédiatement fin. La rémunération et les droits acquis par le défunt à la date du décès reviennent à ses ayants droit. 7.4.9.2. La démission La démission est un acte par lequel tout consultant de l’Unité de Gestion ou de tout autre entité du projet marque sa volonté de quitter celle-ci. Toute personne qui abandonne son poste de travail pendant une période donnée et ceci en suivant les procédures de sanctions motivées par ses chefs hiérarchiques peut être considéré comme démissionnaire de fait. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 99 Chapitre V Procédures Administratives Dans les deux cas, les dispositions du contrat liant le consultant au projet sont respectées. 7.4.9.3. La retraite Le personnel recruté exclusivement pour le projet quant à lui est tenu de respecter les termes du contrat le liant au projet. 7.4.9.4. La rupture unilatérale du contrat La rupture du contrat est une mesure d’exclusion définitive de la personne concernée du projet. 7.4.9.5. L’arrivée à terme du contrat Le personnel du projet est recruté pour une durée déterminée. Le contrat s’arrête automatiquement à son échéance, à moins que les parties n’en décident autrement. 7.5. Gestion des réunions et des missions 7.5.1. Généralités Dans le cadre du suivi et de l’exécution des activités, le personnel du projet peut être appelé à exercer en dehors de son cadre ou lieu de travail habituel, pour des missions ou pour des réunions. 7.5.2. Réunions Avant de se rendre à une réunion où l’avis de la coordination est requis, l’agent désigné doit : - Soumettre à l’appréciation du Coordonnateur ou de son supérieur hiérarchique un bref exposé sur l’objet de la réunion ainsi que la contribution ou de l’avis qu’il envisage d’y apporter au nom du projet ; - Recevoir d’éventuelles instructions. Au cours des réunions, les représentants du Projet doivent observer une conduite propre à préserver la bonne image du bailleur de fonds et de l’Administration. Après les réunions, le représentant du Projet doit : - Dans les six (06) heures ouvrables qui suivent la réunion faire un compte rendu verbal à son supérieur hiérarchique et requérir d’éventuelles instructions. - Dans les deux (02) jours ouvrables qui suivent la réunion dresser un rapport ou compte rendu écrit à l’attention du Coordonnateur et de son supérieur hiérarchique, où il sera indiqué : Les objectifs et les conclusions de la réunion ; Les actions attendues du Projet ; Les suggestions et propositions. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 100 Chapitre V Procédures Administratives 7.5.3. Missions En plus des indications prescrites pour les réunions, la préparation d’une mission doit porter sur les TDR, l’équipe, les moyens de transport, la durée, etc., étant entendu que les délais prescrits pour les comptes rendus verbaux et écrits (rapports) sont respectivement fixés à 24 heures et trois (03) jours décomptés du premier jour ouvrable qui suit le retour de la mission. Toute mission au Cameroun ou à l’étranger est soumise à la non objection du bailleur de fonds. 7.5.3.1. Missions au Cameroun a) Départ en mission Les missions sont initiées suivant les besoins par le Responsable concerné ou par le Coordonnateur. L’accord de départ en mission est matérialisé par un Ordre de Mission (OM). L’Ordre de Mission est établi par l'assistante en un (01) exemplaire et le fait viser par le chef hiérarchique du proposé à la mission et au Coordonnateur. Après visa, l’Ordre de Mission est transmis au RAF pour contrôle budgétaire. En cas de disponibilité budgétaire le RAF porte les imputations sur la partie réservée à cet effet et il soumet le document à l’accord du Coordonnateur. L’avis de non objection du bailleur est obligatoirement requis pour les TDR et le budget des missions à l’étranger. Toutefois, l’avis de non objection peut être requis pour des missions de nature spécifique à l’intérieur du pays. Après les différentes signatures, on procède à la formalisation (mise des cachets) et l’enregistrement dans le registre des Ordres de Mission ; Les frais de mission Les frais de mission comprennent : Les perdiems ; Le péage ; Le carburant pour les déplacements en voiture pour le personnel du Projet ; Le transport en commun ; Frais de visa etc… Les Perdiems. Les perdiems couvrent en cas de non utilisation du véhicule du projet, les frais suivants liés au déplacement du personnel : le transport, l’hébergement et la restauration. Les frais de transport à verser au départ en mission à chaque participant sont déterminés sur une base des kilomètres à parcourir sur le trajet aller et retour en mission. Une avance est versée au départ pouvant aller jusqu’à 90% et le complément au retour sur présentation des justificatifs. Une proposition de barème des frais de fonctionnement comprenant les montants maxima de ces rubriques est jointe au point 5.5.4. Barème indicatif et frais de mission. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 101 Chapitre V Procédures Administratives Le Carburant de mission. En cas de déplacement du personnel par véhicule du projet, les frais de transport ne sont pas inclus dans les perdiems. Dans ce cas, avant le départ, le chef de mission évalue la quantité de carburant requise pour le déplacement, en tenant compte de la distance à parcourir, des caractéristiques du véhicule, puis il fait établir une fiche de sortie de carburant comme indiquée ci-dessous. L’ordre de mission (OM) est constitué de deux parties : Une partie à remplir au départ de la mission et comprenant : le nom de l’agent ; la fonction ; le service ; les destinations principale et secondaire ; l’objet de la mission ; la date et l’heure prévues pour le départ ; la date du retour ; le moyen de transport ; la durée de la mission ; l’avance des frais accordée ; la date d’établissement de l’OM ; la signature du Coordonnateur. Une autre partie à remplir au retour de la mission et comportant le décompte des frais engagés lors de la mission. A la date prévue, l’agent doit retourner à son lieu habituel de travail, sauf autorisation de la hiérarchie pour la prolongation de la mission. L’autorisation doit être matérialisée par un document écrit. b) Retour de mission Au retour de mission, l’agent remet son rapport et les autres pièces justificatives (ticket d’embarquement, etc.) en même temps que son ordre de mission au RAF pour le décompte des jours de mission dans un délai de trois (03) jours après la fin de la mission ; Le décompte des jours de mission par le RAF est effectué à l’aide de l’original de l’OM remis par l’agent. Une copie de l’OM ne peut être utilisée pour le décompte. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 102 Chapitre V Procédures Administratives 7.5.3.2. Missions à l’étranger Les missions à l’extérieur du Cameroun comprennent les étapes suivantes: - établissement de l’ordre de mission, du budget et des TDR de la mission par le Coordonnateur. transmission du budget et des TDR de la mission au bailleur de fonds pour l’obtention de l’avis de non objection. En cas d’objection : - l’intéressé est informé ; le dossier est classé. L’avis de non objection est transmis par le Coordonnateur au RAF qui y joint tous les documents relatifs et les remet au Coordonnateur pour signature. Il s’agit des documents suivants : - l’ordre de mission signé par l’intéressé et visé par la hiérarchie ; la demande d’avance pour mission ; l’imputation budgétaire ; le budget ; Les perdiems pour les missions à l’étranger sont déterminés sur la base des taux appliqués dans le système des Nations Unies ou la circulaire d’exécution du budget selon le cas. La demande de paiement et les pièces justificatives (Avis de non objection, ordre de mission, TDR, demande d’avance, imputation budgétaire…) sont transmises à la CAA pour paiement. Les avances sur frais de mission sont payées avant le départ en mission. La Caisse Autonome d’Amortissement établit un chèque ou fait une mise à disposition des fonds au nom de l’intéressé, au vu de la demande de paiement signée par le Coordonnateur. Le retour de mission et la comptabilisation de son coût sont traités comme ci-dessus. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 103 Chapitre V Procédures Administratives 7.5.3.3. Références 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 Processus de départ en mission Opérations Le Coordonnateur : - en cas de besoin décide de mettre un collaborateur en mission ; - notifie au collaborateur concerné avec qui il élabore les TDR de la mission ; - sollicite l'avis de non objection du bailleur de fonds en cas de mission à l'étranger ; - demande au RAF de préparer un ordre de mission (OM) ; Le RAF : - selon les instructions du Coordonnateur prépare l’OM et l’ordre de paiement pour l'avance sur frais de mission ; - soumet l’ensemble à la signature du Coordonnateur. Le Coordonnateur : - Après vérification de la conformité de l’ensemble des documents transmet la liasse approuvée au RAF pour suite de la procédure Le RAF : - remet l'original de l'OM au collaborateur ; - transmet l'ordre de paiement avec un exemplaire de l'OM à la CAA pour déblocage des fonds. La CAA : - débloque les fonds nécessaires qui sont remis au collaborateur concerné - transmet une copie des documents supports au RAF Le RAF : - A la réception des documents de la CAA, transmet au comptable pour enregistrement des écritures appropriées Le Comptable : - passe les écritures appropriées - Classe les documents supports Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 104 Chapitre V Procédures Administratives 7.5.3.4. Références 01 02 03 Processus de retour de mission Opérations L’intéressé : De retour de mission, élabore et transmet au Coordonnateur un rapport de mission et l’état détaillé des frais réels engagés avec une copie de chacun de ces documents au RAF. Le ticket d’embarquement doit être inclus aux justificatifs. Le Coordonnateur : - apprécie l’effectivité de la mission et approuve le rapport ; - vise et transmet l'état des frais ainsi que les justificatifs au RAF pour établissement si nécessaire de l’ordre de paiement du reliquat des frais de mission. En cas de reliquat à reverser au projet, il est déduit du salaire suivant. 05 Le RAF : - si nécessaire, établit un ordre de paiement du reliquat dû et le joint au reste des documents ou au contraire transmet l'état des frais et les justificatifs au comptable pour écritures appropriées ; - si établi, soumet l'ordre de paiement à la signature du Coordonnateur. 06 07 Le Coordonnateur : - vérifie et signe l’Ordre de Paiement ; - transmet la liasse au RAF pour finalisation du processus. 04 08 09 10 11 Le RAF : transmet la liasse approuvée à la CAA pour exécution du paiement. La CAA : - après vérification d’usage, débloque les fonds nécessaires au profit de l'intéressé ; - transmet une copie de chacun des documents au RAF Le RAF : A la réception des documents, les transmet au comptable pour comptabilisation Le Comptable : 12 - passe les écritures appropriées 13 - Classe les documents supports Absence de justification des avances pour mission dans les délais Consultant : En cas d’absence de justification des avances dans les délais, écrire une lettre de relance dans les 10 jours. A défaut, prélever sur les honoraires du mois. Fonctionnaire : En cas d’absence de justification des avances dans les délais, écrire une lettre de relance dans les 10 jours. A défaut, écrire au Ministère de tutelle. A défaut, la dépense devient inéligible. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 105 Chapitre V Procédures Administratives ORDRE DE MISSION REPUBLIC OF CAMEROON REPUBLIQUE DU CAMEROUN Peace-Work-Fatherland Paix-Travail-Patrie NOM DU PROJET Unité de Gestion du projet NOMSituation des crédits ……………. IMPUTATION BUDGETAIRE NAME Dotation Budgetary charge ……………………………. Chap………..Art……....Paragr………. Prénoms Dépenses engagées ……………… Engagement proposé …………….. –First Exercice 20……/20…… Reliquat disponible ………….. Name Motif :………………………………………………………………………………………… Grade :……………………………………….. Affectation…………………………………… Rank Unit Matricule :……………………... Situation de famille………………………. Indice………….. Service number Family situation Index Se rendre à :…………………………………………………………………………………….. Will visit Motif et références :…………………………………………………………………………… Purpose and references Moyens de Transport :………………………………………………………………………… Means of Transport Accompagné de (nom & prénom) :…………………………………………………………… Accompanied by (names & first names) Date de départ :……………………………..…Date de retour…………………………..….. Date of departure Date of return date – heure hour L’intéressé : Visa Hiérarchie Coordonnateur Nom: Visa : DECOMPTE DES AVANCES – DETAILS OF ADVANCES Page 2 : Sans changement (sans changement) Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 106 Chapitre V Procédures Administratives 7.5.4. Barème indicatif des frais de mission RUBRIQUES UNITES TAUX (FCFA) I. PERSONNEL UCP, UGP A. MISSION A L’INTERIEURE DU CAMEROUN a. Déplacements à l'intérieur du Cameroun (ville à pouvoir d'achats élevé: DLA, Limbé, Kribi) homme jour 130 000 COORDONNATEUR homme jour 90 000 Responsable (RAF-RSE-SPM-COM) homme jour 60 000 Assistants (SPM, comptables et autres ) homme jour 35 000 Autres Agents d'appui (Chauffeurs et autres) b. Déplacements à l'intérieur du Cameroun (Autres villes) COORDONNATEUR Responsable (RAF-RSE-SPM-COM) Assistants (SPM, comptables et autres ) Autres Agents d'appui (Chauffeurs et autres) homme jour homme jour homme jour homme jour 100 000 70 000 50 000 35 000 B. MISSION A L’EXTERIEURE DU CAMEROUN Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC) ; La Circulaire d’application du Budget ; II. PERSONNEL URP, UEP A. MISSION A L’INTERIEURE DU CAMEROUN a. Déplacements à l'intérieur de sa Région Responsable régionale Cadres URP Assistants Autres agents d'appui (Chauffeurs et autres) homme jour homme jour homme jour homme jour 50 000 40 000 35 000 25 000 b. Déplacements à l'intérieur du Cameroun mais hors de sa province (ville à pouvoir d'achats élevé: DLA, Limbé, Kribi) Responsable régionale Cadres URP Assistants Autres agents d'appui (Chauffeurs et autres) homme jour homme jour homme jour homme jour 90 000 60 000 35 000 35 000 c. Déplacements à l'intérieur du Cameroun mais hors de sa province (Autres Villes) Responsable régionale Cadres URP Assistants Autres agents d'appui (Chauffeurs et autres) homme jour homme jour homme jour homme jour 70 000 50 000 40 000 30 000 B. MISSION A L’EXTERIEURE DU CAMEROUN - Les normes applicables sont celles des Nations Unies (v. UN ICSC) ; La Circulaire d’application du Budget ; III. DOTATION CARBURANT (Essence/Gasoil) Dotation au 100 Km de Mission (Prix du Litre à la pompe) N.B : Les montants constituent un plafond indicatif 20L au 100 km Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 107 ---------- Chapitre V Procédures Administratives 7.6. Gestion de la rémunération 7.6.1. Généralités L’essentiel de la paie effectuée au niveau du Projet concerne les honoraires de consultants. Ils sont fixés et perçus selon les conditions définies dans le contrat liant chaque personne employée au projet. 7.6.2. Préparation de la rémunération A la fin du mois, chaque membre du personnel du projet établit et transmet à la coordination, une note d’honoraires ou une facture intitulée salaire du mois dont le montant dépend des dispositions de son contrat. Cette facture indique le brut des honoraires, les impôts et autres retenus à opérer. A la suite de ces notes ou factures, le RAF établit un état des honoraires du mois, en notant les déductions éventuelles à opérer (Impôts, taxes, CNPS et autres) et les avances ou acomptes sur honoraires effectués. L’état mensuel des honoraires accompagné des demandes de paiement est soumis à la signature du Coordonnateur au plus tard le 20 du mois courant. Pour ce faire, le délai de recevabilité des notes d’honoraires ou factures est fixé au 15 du mois courant: - le 15, envoi des notes d’honoraires établies par le personnel au RAF; - le 16, vérification de leur conformité avec les contrats signés et préparation des soldes à verser (effectué par le RAF assisté du comptable) et des demandes de paiement à soumettre à la CAA ; - le 18, transmission des notes d’honoraires, de l’état récapitulatif et des demandes de paiement au Coordonnateur ; - les 19-20, vérification de l’état des honoraires par le Coordonnateur, signature des demandes de paiement et transmission à la CAA pour paiement; - Le présent manuel propose ci-dessous un barème indicatif des honoraires pour les Consultants Senior, Junior et les assistants pour les projets de plus de US 10, 000,000. Barème d’honoraires de Consultant indicatif pour projet de plus d’US 10, 000,000 FCFA EXPERT SENIOR EXPERT JUNIOR PERSONNEL D’APPUI Débutant 1, 000,000 700,000 300,000 5-10 ans 1, 500,000 1, 000,000 400,000 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 10 ans + 1, 800,000 1, 400,000 500,000 108 Chapitre V Procédures Administratives 7.6.3. Calcul et édition des états d’honoraires La paie est traitée par le RAF assisté du Comptable. Dès l’obtention des notes d’honoraires du personnel, il établit les états d’honoraires à l’aide d’un logiciel approprié. 7.6.4. Contrôle des états d’honoraires Une fois les états d’honoraires établis par le RAF, ils sont transmis au Coordonnateur pour contrôle avant le tirage définitif. 7.6.5. Signature des états d’honoraires Les états d’honoraires sont visés par le RAF et signés par le Coordonnateur. - visa technique : RAF; - visa administratif : Coordonnateur. En cas d’absence de l’un ou l’autre, se référer au tableau des intérims présenté plus haut. L’état de virement signée est accompagné d’une demande de paiement pour être transmettre à la CAA. Les honoraires sont versés par virement bancaire par la CAA. A la réception des copies des ordres de virement des honoraires de la CAA, un état récapitulatif des virements est effectué. 7.6.6. Règlement des honoraires Le calcul des honoraires débouche au paiement du consultant, des retenues des sommes dues au projet, des créances diverses (impôts, cotisations sociales et autres). - 7.6.6.1. Règlement du consultant la périodicité du paiement des honoraires, sauf spécification, est le mois ; les honoraires doivent être payés au plus tard 8 jours après la fin du mois ; en plus du calcul et paiement au consultant des honoraires nets dus, la remise d’un état justifiant les éléments qui ont conduit au net à payer est une obligation. Le consultant qui n’a pas réclamé son paiement durant 3 ans se trouve frappé par la prescription et perd tout droit de recours. 7.6.6.2. Règlement des autres créances Le RAF doit effectuer un état des retenus sur honoraires, ainsi que l’état des oppositions et le transmettre à la CAA suivant la procédure normale. 7.6.6.3. Les sommes dues par le consultant au projet Il s’agit de toutes sommes dues par le consultant au projet telles que : les reliquats sur avance sur frais de mission non justifiés, les avances exceptionnelles accordées au consultant, etc. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 109 Chapitre V Procédures Administratives 7.6.7. Processus de paiement des honoraires au personnel Références 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Opérations Le RAF : - collecte les factures des collaborateurs; - établit l’état mensuel des honoraires et les ordres de paiement (OP) ; - transmet l’ensemble au Coordonnateur pour vérification et visa ; Le Coordonnateur : - vérifie et vise l’état mensuel des honoraires en cas de conformité ; - transmet la liasse de documents au RAF pour acheminement à la CAA ; La CAA : - vérifie la conformité, vise les documents et procède au paiement des honoraires et retient les impôts qui sont reversés par la suite au Trésor ; - transmet les preuves de paiement au RAF; Le RAF : - transmet dès réception, les documents au comptable pour passation des écritures appropriées ; Le Comptable : - passe les écritures comptables appropriées ; - classe les documents. 7.7. Avantages accordés au personnel 7.7.1. Objet de la procédure Les avantages accordés au personnel de l’équipe de projet sont constitués de - Dotation en carburant ; Forfait Téléphonique. . Eu égard à l’incidence financière significative que peuvent avoir ces avantages, Il est important de codifier l’ensemble des tâches exécutées dans le processus d’élaboration des états des avantages accordés. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 110 Chapitre V Procédures Administratives 7.7.2. Principe d’application Les dotations forfaitaires de carburant sont allouées au personnel pour permettre le déplacement du personnel de l’Unité de Coordination et des points focaux. Le tableau suivant présente les barèmes indicatifs des dotations accordées aux différents responsables du Projet. N° RESPONSABLES Coordonnateur 01 RAF 02 RSE 03 SPM 04 Auditeur Interne 05 Comptable 06 Responsable (UEP, URP) 07 Assistants (SPM, comptables et autres) 08 Autres Agents d'appui (Chauffeurs et autres) 09 N.B : Les montants constituent un plafond indicatif UNITES MOIS MONTANT (FCFA) 200 000 125 000 100 000 100 000 100 000 100 000 100 000 50 000 20 000 Cette dotation ne tient pas compte des frais de carburant des missions de terrain. Les frais de Carburant destinés à des missions de terrain seront évalués en fonction du kilométrage Parcouru à savoir 20 litres de carburant au 100 km. Les allocations forfaitaires mensuelles de téléphone attribuées au personnel en complément de L’utilisation du téléphone fixe de bureau pour des raisons de service sont fixées et réparties Ainsi: N° RESPONSABLES Coordonnateur 01 RAF 02 RSE 03 SPM 04 Auditeur Interne 05 Comptable 06 Responsable (UEP, URP) 07 Assistants (SPM, comptables et autres) 08 Autres Agents d'appui (Chauffeurs et autres) 09 N.B : Les montants constituent un plafond indicatif UNITES MOIS MONTANT (FCFA) 150 000 75 000 75 000 75 000 75 000 50 000 75 000 30 000 10 000 Chaque mois les états des avantages accordés sont préparés par le Comptable selon une procédure réglementée. Les déclarations sociales et fiscales sont effectuées selon une périodicité mensuelle. Les primes et gratifications peuvent être versées au personnel sur la base des critères qui seront définis par L’UCP en commun accord avec le bailleur ou le ministère de tutelle selon le cas. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 111 Chapitre V Procédures Administratives - 7.7.3. Documents supports Décision accordant les avantages accordés ; Etat: récapitulatif des avantages accordés. 7.7.4. Description de la procédure Références Opérations Chaque mois le RAF en collaboration avec le Comptable : 01 02 03 04 05 - procède à l’acquisition des tickets de carburant et des cartes téléphonique suivant la procédure de passation de marché - établit l’état récapitulation des avantages d’après la clé de répartition validée par l’IDA en deux copies et contenant les informations relatives au Projet (intitulé et adresse), les bénéficiaires (nom, poste occupé) et les avantages (période, nature et montant, date et émargement…). - le fait signé par le Coordonnateur - procède à la distribution et reçoit la signature des bénéficiaires - procède à l’enregistrement conformément au schéma comptable 7.8. Sanctions et évaluation La sanction et l’évaluation sont des critères d’une bonne politique de gestion des ressources humaines. Cependant elles sont délicates et des contestations risquent d’apparaître en raison souvent de son caractère qui peut parfois paraître subjectif. Par conséquent il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la sanction et l’évaluation pour les membres du personnel. La procédure suivante décrit les étapes du processus en codifiant les rôles de chaque acteur et en précisant les règles significatives. 7.8.1. Sanctions Les dispositions juridiques en matière de contrat s’appliquent au Projet, tout le personnel étant lié au projet par un contrat. Le dossier des consultants est régulièrement mis à jour en fonction des événements postérieurs. Un règlement intérieur précisera les conditions générales de travail (les horaires de service, les heures supplémentaires…). En cas de doute, il est recommandé de recourir aux services d’un conseil extérieur qualifié. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 112 Chapitre V Procédures Administratives Les documents utilisés sont : - Constat de faute : document manuscrit utilisé par le RAF décrivant la faute commise et ses circonstances; - Fiche d’évaluation. La procédure comprend deux tâches principales: appréciation de la faute; administration de la sanction. Références Opérations Appréciation de la faute 01 02 03 04 Le responsable d’un service : - constate une faute de la part d’un membre de son personnel; - juge de l’importance de la faute; - décide de lui donner un caractère formel; - contacte le Coordonnateur dans les vingt-quatre heures. 05 06 07 Le Coordonnateur : - prend connaissance; - apprécie la gravité; - demande au RAF d’effectuer le constat. 08 09 10 11 Le RAF : - reçoit la consigne du Coordonnateur; - se rend sur place; - s’entretient avec l’employé fautif; - remplit la fiche de constat. Sanction de la faute 01 02 03 04 05 06 Le Coordonnateur : - reçoit une copie de la fiche de constat; - apprécie le caractère de la faute; - adresse une demande d’explication à l’acteur concerné; - détermine la sanction appropriée; - fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée à l’intéressé; - adresse une copie de la lettre au RAF pour traitement. 07 08 09 Le RAF : - reçoit la lettre; - la classe dans le dossier de l’employé concerné; - prend les dispositions nécessaires pour la gestion financière de la sanction (suspension, licenciement…). Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 113 Chapitre V Procédures Administratives 7.8.2. Evaluation du personnel Le personnel du projet sera évalué sur la base du critère d’assiduité, de performance (atteinte des objectifs) et de discipline par la hiérarchie. L’évaluation sera faite chaque fin d’année. Il y aura deux systèmes de notation et d’évaluation, le système de l’Administration pour les fonctionnaires et le système propre au Projet pour les consultants. L’évaluation tiendra compte des éléments suivants : - la ponctualité ; l’assiduité au travail ; le comportement vis-à-vis des supérieurs hiérarchiques ; la qualité du travail est analysée à travers des indicateurs objectifs de performance; le rendement fourni est mesuré par le degré d’accomplissement du programme de travail annuel de référence ; le respect des textes. La fiche d’évaluation et de notation, soumise à la revue et non objection du bailleur de fonds sera classée dans le dossier de chaque employé. La bonne ou mauvaise notation conditionnera le renouvellement du contrat de chaque personne contractuelle. L’évaluation suit le cheminement suivant : Références Opérations 07 Le Coordonnateur : - constitue une équipe restreinte; - fixe les dates et les heures de rencontre; - reçoit les collaborateurs individuellement; - échange avec eux sur leurs attentes, leurs performances par rapport aux TDR de leurs postes respectifs et aux réalisations de l’année en fonction du PTBA initial; - à la fin de l’entretien, un bilan est dressé et un contrat de performance signé avec le collaborateur pour l’année prochaine; - transmet le rapport et les fiches d’évaluation au bailleur de fonds pour revue et non objection; - le renouvellement du contrat est conditionné par une bonne notation. 08 Evaluation des agents de soutien (vigiles, agents d’entretien) - les agents de soutien sont évalués en présence de leurs supérieurs hiérarchiques. 01 02 03 04 05 06 Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 114 Chapitre V Procédures Administratives FICHE D’EVALUATION Nom de l’employé: Emploi occupé : Date de prise de fonction : RAPPEL DES OBJECTIFS DE L’ANNEE ECOULEE Rappel des objectifs (se limiter à 4 ou 5 objectifs essentiels, factuels et mesurables) Résultats et interprétation des écarts Objectifs collectifs Objectifs individuels Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 115 Chapitre V Procédures Administratives B2 FICHE D’EVALUATION CRITERES (Liste non exhaustive) NOM A B C 1- Connaissance du métier et savoir faire . Maîtrise des travaux liés au poste de travail comportant : la connaissance technique; la méthodologie; le rendement; la capacité à rédiger les rapports. 2-Capacité relationnelle . Travail en équipe / coopération avec ses collègues Capacité d’écoute; Capacité de mise en œuvre des recommandations de la direction. 3- Activité efficacité et dynamisme . Rythme de travail Livrables fournis dans les délais et en qualité. Taux d’erreur .Capacité d’auto formation 4- Autonomie . Prise d’initiative / de risque . Capacité d’analyse et de proposition 5- Engagement personnel . Implication . Disponibilité 6- Autres Supplément Maîtrise et Encadrement 7- Capacité de management .Capacité à transmettre l’information ascendante et descendante .Capacité d’écoute .Capacité de rendre compte .Capacité de transmission du savoir .Capacité de planification et d’organisation .Capacité à faire adhérer l’équipe aux objectifs .Force de persuasion et capacité de .Négociation A : Excellent B : Bon Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun C : Passable 116 Chapitre V Procédures Administratives SYNTHESE DE LA TENUE DU POSTE Poste très bien tenu Poste bien tenu Poste partiellement tenu Poste non tenu La durée d’occupation du poste est insuffisante pour porter une appréciation Conclusion générale de l’évaluateur Point de vue de l’agent sur les conclusions de l’évaluateur Signature de l’évaluateur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Signature de l’agent 117 Chapitre V Procédures Administratives CONSTAT DE FAUTE Structure responsable : ___________________________________________________ Employé concerné :____________________________________________________ Date de la faute :____________________________________________________ Description précise des conditions de la faute Date :___________________ Signature de l’employé Signature du responsable Signature du Coordonnateur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 118 Chapitre V Procédures Administratives 7.9. Gestion du patrimoine Le patrimoine du Projet, est constitué des biens corporels durables et par des stocks de consommables détenus pour réaliser les activités du projet. 7.9.1. Immobilisations 7.9.1.1. Présentation de la fonction Les immobilisations constituent un élément substantiel du patrimoine d’une structure. Une immobilisation est un bien durable non destiné à passer en consommation de l’exercice, mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen permanent d’exploitation. Dans le cas du Projet, les immobilisations comprennent essentiellement : - le matériel et mobilier de bureau; le matériel roulant; les équipements informatiques; les aménagements et installations réalisés dans les bureaux; etc. La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires de la gestion de ces biens. Les procédures décrites sont les suivantes : - l’entrée dans le patrimoine; - la destruction; - le vol; - la mise au rébus; - l’inventaire. 7.9.1.2. Entrée des immobilisations dans le patrimoine L’acquisition des immobilisations s’effectue selon la procédure des approvisionnements. Les procédures qui suivent visent à préciser par des tâches simples les dispositions utiles à mettre en œuvre pour sécuriser le patrimoine du Projet. Les immobilisations représentent les biens destinés à rester durablement dans le projet. Pour les biens de très faible valeur, le fichier extra comptable de suivi est tenu par le Comptable sous la supervision du RAF. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 119 Chapitre V Procédures Administratives A leur entrée dans le patrimoine, les immobilisations sont codifiées pour faciliter leur suivi. Ce code tient compte de : - leur nature définie par le plan comptable OHADA ; - leur affectation (exemple : 01 pour la Coordination, etc...) ; - leur date d’acquisition (12 pour l’année 2012, 13 pour l’année 2013, etc...) ; - leur source de financement (01 pour l’Etat, 02 pour l’IDA, etc.…) ; - le numéro d’ordre. D’autres caractéristiques seront retenues à l’initiative du Projet. Comme documents supports pour le contrôle des entrées d’immobilisations dans le patrimoine du Projet, nous avons : 1. registre des immobilisations : document qui récapitule pour chaque catégorie d’immobilisations, les informations nécessaires à leur traitement administratif. Il peut être tenu à partir d'un tableur. 2. bon de réception. A la réception des immobilisations, le spécialiste en passation des marchés ou le responsable de l’immobilisation, l’utilisateur et le RAF ou son représentant : - vérifie que la livraison correspond aux caractéristiques définies dans le bon de commande ; constate la réception en délivrant le bon de réception des immobilisations reçues au fournisseur ou en visant le bon de livraison ; définit le code de l’immobilisation ; procède à l’étiquetage ou marquage; remplit et met à jour le registre des immobilisations. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 120 Chapitre V Procédures Administratives REGISTRE DES IMMOBILISATIONS Date Code Nature Localisation Désignation Financement Valeurs Fournisseur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 121 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.1.3. Destruction des immobilisations L’utilisation des immobilisations les expose à un risque important de destruction. La présente procédure a pour objet la spécification des tâches exécutées pour le traitement de la destruction des immobilisations et pour permettre leur prise en charge comptable. La procédure recommande ce qui suit : - - les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre les destructions accidentelles ; toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par un procès-verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur ; le procès-verbal de destruction est signé par le RAF, ou par le Coordonnateur ainsi que le responsable de l’immobilisation ; après constat, le Coordonnateur est seul habilité à donner une suite à la destruction de l’immobilisation. Le principal document de constat de destruction d’immobilisation est le procès-verbal de destruction qui est un document permettant d’identifier les immobilisations détruites. Description de la procédure La procédure comprend deux tâches : - le constat ; le traitement. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 122 Chapitre V Procédures Administratives Références Opérations Constat de la destruction des immobilisations 01 02 03 04 05 06 Le responsable d’une immobilisation : - constate sa destruction ; - s’enquiert des conditions de cette destruction ; - prévient le Coordonnateur. Le Coordonnateur : - reçoit l’information ; - l’impute au RAF pour traitement ; - contacte la compagnie d’assurance nécessaire. pour dédommagement si Traitement de la destruction des immobilisations 01 02 03 04 05 06 06bis 07 08 09 10 11 12 Le RAF : - reçoit les instructions du Coordonnateur ; - constate la destruction sur place ; - émet le procès-verbal ; - fait signer le procès-verbal par le responsable ; - fait signer le procès-verbal par le Coordonnateur ; - donne copie du procès-verbal à son agent pour la mise à jour des documents, ou - met à jour lui-même les documents ; - reçoit le procès-verbal ; - transmet le PV à l’agent administratif pour la clôture de la fiche d’immobilisation et la mise à jour du registre des immobilisations. ou - clôture la fiche d’immobilisation ; - met à jour le registre des immobilisations; - reçoit le procès-verbal et une copie de la fiche individuelle soldée ; - constate la sortie de l’immobilisation. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 123 Chapitre V Procédures Administratives PROCES-VERBAL DE DESTRUCTION Structure responsable : ________________________________________________ Immobilisation concernée : _____________________________________________ Date de la destruction : _________________________________________________ Description précise des conditions de la destruction Date: Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 124 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.1.4. Vol de l’immobilisation Le risque de vol des immobilisations ne peut être écarté. En cas de vol, il est indispensable que des garanties minimales soient prises pour permettre au Projet d’obtenir réparation du préjudice subi. La procédure recommande ce qui suit : - les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre les cas de vol; toute immobilisation dérobée frauduleusement doit être identifiée et le vol constaté par un procès-verbal dûment établi par une autorité compétente. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur. Le procès-verbal de vol, est signé par le Coordonnateur. Après constat, les autorités de police ou judiciaires doivent être contactées afin de diligenter une enquête appropriée. Le principal document de constat de vol est le Procès-verbal de vol qui constate la disparition d’un élément immobilisé du patrimoine. La fiche doit être tenue manuellement et mise à la disposition du Comptable et du RAF. La procédure de gestion de vol des immobilisations comprend deux tâches : - le constat; le traitement. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 125 Chapitre V Procédures Administratives Références Opérations Constat de vol d’immobilisation Le responsable d’une immobilisation : 01 02 03 04 05 06 07 08 - constate le vol ; s’enquiert des conditions de ce vol ; fait constater sur PV le vol par une autorité compétente ; prévient le Coordonnateur par courrier dans les quarante-huit heures en y joignant le PV de constat. Le Coordonnateur : - reçoit le courrier ; - l’impute au RAF pour traitement ; - contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une enquête ; - contacte la compagnie d’assurance pour dédommagement si nécessaire. Traitement du Vol des immobilisations 01 02 03 Le RAF: - reçoit les instructions du Coordonnateur ; - procède aux imputations comptables nécessaires ; - transmet une copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des documents. 04 05 06 Le Comptable : - met à jour le registre des immobilisations ; - passe les écritures comptables ; - classe les documents. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 126 Chapitre V Procédures Administratives PROCES VERBAL DE VOL Structure responsable : Immobilisation concernée : Date du Vol : Description précise des conditions du Vol Date : Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 127 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.1.5. Mise au rebut Du fait de l’utilisation, certaines immobilisations peuvent se révéler hors d’usage. Elles doivent être mises au rebut. Cette opération doit être formalisée. Les étapes de traitement de la mise au rebut sont décrites ci-dessous : - - toute immobilisation hors d’usage doit être identifiée et constatée par un procès-verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler immédiatement au Coordonnateur ; après constat le Coordonnateur jugera de la reforme éventuelle de l’immobilisation ; en cas de mise au rebut, le procès-verbal est établi par une autorité compétente. Les principaux documents utilisés lors de la mise au rebut d’une immobilisation sont : le procès-verbal de mise au rebut; la fiche individuelle et registre des immobilisations. La procédure de mise au rebut d’immobilisations comprend essentiellement deux tâches : - le constat; - le traitement. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 128 Chapitre V Procédures Administratives Références Opérations Constat de la mise au rebut des immobilisations Le responsable d’une immobilisation : 01 02 03 - constate la non fonctionnalité ; - s’enquiert des raisons de cette situation ; - prévient le Coordonnateur par courrier de la mise hors d’état de marche de l’immobilisation. Le Coordonnateur : 04 05 06 06 bis - reçoit le courrier ; - l’impute au RAF pour traitement ; - demande la réforme de l’immobilisation ; ou - requiert les services de l’autorité compétente pour procès-verbal de mise au rebut Traitement de la mise au rebut des immobilisations 01 02 03 04 Le RAF : - reçoit les instructions du Coordonnateur ; - reçoit le procès-verbal de l’autorité compétente ; - procède aux imputations comptables nécessaires ; - donne copie des éléments au Comptable pour la mise à jour des documents. 05 06 07 Le Comptable : - met à jour le registre des immobilisations ; - procède aux enregistrements comptables ; - classe les documents. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 129 Chapitre V Procédures Administratives PROCES-VERBAL DE MISE AU REBUT Structure responsable : _______________________________________________________ Immobilisation concernée : ___________________________________________________ Date de la mise au rebut : ____________________________________________________ Description précise des raisons de mise au rebut Date Signature du responsable Signature du RAF Signature du Coordonnateur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 130 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.2. Stocks Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine du Projet. Ils doivent bénéficier de la même attention que les immobilisations. Par stock, il faut entendre : - les petits matériels ; - les tickets de carburant ; - les fournitures de bureau. Leur niveau doit faire l’objet de suivi. Pour ceux qui ne sont pas directement consommés leur gestion est effectuée par le Comptable ou un des agents chargés des stocks. Il constate les entrées et sorties et met à jour les fiches de stock. Les réceptions et les autorisations de sorties sont de la responsabilité du RAF. La fonction de gestion des stocks est constituée des procédures suivantes : - le traitement des entrées ; - le traitement des consommations ; - l’inventaire ; - la valorisation ; - le renouvellement. 7.9.2.1. Entrée en magasin Le Projet doit s’employer à mettre en œuvre les diligences minimales permettant de sécuriser ses stocks dès leur réception. Les tâches utiles pour atteindre cet objectif sont précisées dans la procédure décrite ci-dessous. - les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat ; - toute réception de stock doit transiter par le RAF assisté du spécialiste de la passation des marchés ; - les consommations directes doivent être limitées. Comme documents supports d’entrée en stock, nous avons : 1. fiche de stock : document recensant par type tous les stocks du Projet ; 2. bon de réception ou bon de livraison (provisoire ou définitif). La procédure comprend deux tâches essentielles : - la réception; - la réception partielle. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 131 Chapitre V Procédures Administratives Références Opérations Réception des biens 03 04 05 06 Le RAF et l’utilisateur du bien : - reçoivent le bien ; - vérifient la conformité de la livraison au bon de commande ou au cahier de charges ; - signent le bon de livraison conformément à la procédure des approvisionnements; - rangent le bien ; - informent le Coordonnateur de la réception ; - transmettent les documents au comptable pour mise à jour de la fiche de stock 07 08 Le Comptable : - reçoit les documents ; - actualise la fiche de stock. 01 02 Réception des biens partielle 01 02 03 04 Le RAF assisté du SPM et de l’utilisateur : - constate la livraison partielle; - délivre un bon de réception provisoire pour les quantités reçues ; - invite le fournisseur à livrer les quantités manquantes ; - s’abstient de signer le bon de livraison définitif du fournisseur. 05 Le fournisseur : - procède aux livraisons supplémentaires. 06 07 Le RAF et l’utilisateur : - reçoivent les quantités manquantes ; - lancent la procédure de réception énoncée plus haut. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 132 Chapitre V Procédures Administratives FICHE DE STOCK Désignation :________________________________________________________ Stock de commande : ______________ Date Document de référence Stock de sécurité : ____________ Mouvement Libellé Entrées sorties Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Stock 133 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.2.2. Consommation des stocks La consommation de stocks respecte la procédure suivante : - Les différents services du Projet adressent à la coordination du projet leurs besoins en fourniture de biens préalablement stockés ; Les sorties de stock sont considérées comme des consommations. Il ne doit pas y avoir de stockage intermédiaire au niveau des services du Projet. Certaines sorties peuvent être constatées pour cause d'avarie. Mais l'avarie devrait être constatée par un procès-verbal établi par une autorité compétente. Les principaux documents utilisés lors de la sortie de stocks sont : le bon de consommation : une fiche est mise à la disposition des services pour matérialiser les demandes de biens stockés ; la fiche de stock. La procédure comprend trois tâches : - la demande de biens; - la sortie des stocks; - la demande insatisfaite. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 134 Chapitre V Procédures Administratives a) Sortie des stocks : cas de disponibilité du bien commandé Références Opérations Demande de biens Le responsable d’un service du Projet : 01 02 - constate un besoin ; adresse un bon de consommation au RAF ou à toute autre personne désignée à l’effet de suivre les mouvements de sortie du stock. Sortie des stocks 01 02 03 04 Le RAF ou son agent administratif : - reçoit le bon de consommation ; prépare la livraison ; signe le bon de consommation ; prévient le service bénéficiaire de la disponibilité du bien. Le bénéficiaire : 05 06 - prend livraison de l’article souhaité ; récupère une copie du bon de consommation signé par le RAF ou l’agent administratif. Le RAF ou son agent administratif : 07 08 - classe sa copie du bon de consommation ; met à jour la fiche de stock. b) Sortie des stocks : cas d’indisponibilité du bien commandé Références Opérations 04 Le RAF : - reçoit le bon de consommation ; - constate l’indisponibilité de l’article en quantité ou en qualité ; - prévient le demandeur de l’indisponibilité totale ou partielle du bien demandé ; - prévient le SPM pour qu’il programme l’achat. 05 Le SPM : - prépare l’achat conformément à la procédure des approvisionnements. 01 02 03 06 07 08 09 Le bénéficiaire, s’il le souhaite : - prépare un bon de consommation pour la quantité disponible ; - le transmet au RAF. Le RAF : - reçoit le nouveau bon ; - lance la procédure de sortie décrite plus haut. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 135 Chapitre V Procédures Administratives BON DE CONSOMMATION Service bénéficiaire :________________________________________________________ Responsable :______________________________________________________________ Date :_____________________________________________________________________ Désignation Spécificité technique Quantité Le Responsable Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Observation Le RAF 136 Chapitre V Procédures Administratives BORDEREAU DE SORTIE DU MATERIEL N° Projet _______________________________________________ Date de sortie:__________________________________________ N° d’ordre Désignation Le Demandeur N° d’identification Interne Le RAF Références Qté Date prévisionnelle de retour Le Coordonnateur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 137 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.2.3. Inventaire des stocks et immobilisations La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer leur existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire périodique. La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de préparation jusqu’à l’exploitation des résultats. Le RAF est responsable de la planification des travaux d’inventaire qui sont effectués au 31 décembre de chaque année. Documents supports de l’inventaire : 1. la fiche d’inventaire est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié; 2. la fiche des écarts d’inventaire précise les écarts entre les existants physiques et les soldes théoriques tels que relevés sur les fiches d’immobilisation ; 3. le bon de réception provisoire constate la réception des biens pendant les travaux d’inventaire. La procédure d’inventaire comprend trois tâches essentielles : - la préparation de la prise d’inventaire ; la réalisation de la prise d’inventaire ; la réception des biens pendant l’inventaire. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 138 Chapitre V Procédures Administratives a) Préparation de l’inventaire des immobilisations Références 01 02 03 Opérations Le Coordonnateur : - prévoit la date des travaux d’inventaire en fonction des différents lieux par note de service au mois de Novembre ; - constitue également à travers cette note un comité d’inventaire composé du RAF, du Comptable, du SPM et toute autre personne ; - ordonne au RAF de prendre les dispositions utiles. Avant le début de tous travaux d’inventaire 04 05 06 07 08 Le RAF, assisté des autres membres du comité d’inventaire : - procède à l’aménagement de l’espace d’inventaire ; - liste (par numéro d’ordre, désignation et localisation) tous les biens à la date déterminée ; - s’assure que les aires de stockage sont bien délimitées ; - détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus pendant l’inventaire ; - prévient tous les acteurs (mi-décembre). Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 139 Chapitre V Procédures Administratives b) Réalisation de l’inventaire Références Opérations Le RAF assisté des autres membres du comité d’inventaire : 01 02 03 - 04 - 05 - 06 07 08 - 09 - procède au comptage des biens sur leurs lieux de localisation en spécifiant leur état ; remplit la fiche d’inventaire ; effectue la collecte des fiches et transcrit le résultat de l’inventaire sur une fiche récapitulative ; détermine les écarts entre les stocks théoriques et les comptages physiques à partir de la fiche des écarts ; dresse un procès-verbal des biens inventoriés signé conjointement par l’équipe de comptage, les responsables des immobilisations recensées et le gestionnaire des stocks; valorise le stock inventorié ainsi que les écarts constatés ; recense les fiches d’inventaires, les fiches d’écarts et les procès-verbaux ; transmet une copie des différents documents recensés au Coordonnateur pour prise de décision en cas d’irrégularité constatée ; transmet une autre copie des documents au comptable pour le traitement comptable des inventaires. Le Comptable : - 10 11 12 reçoit les documents ; confronte les soldes comptables aux résultats valorisés de l’inventaire ; procède aux régularisations comptables nécessaires. Le Coordonnateur : 13 - reçoit le dossier d’inventaire composé de : procès-verbal d’inventaire ; fiche d’écarts ; fiche de comptabilisation. - 14 15 16 procède aux contrôles nécessaires ; constate les irrégularités éventuelles et définit les responsabilités ; prend les sanctions à l’encontre des responsables identifiés irrégularités. pour pallier ces c) Réception des biens pendant l’inventaire Références Opérations Le RAF : 01 02 03 - 04 - procède à la réception des biens ; émet un bon de réception provisoire ; fait stocker les biens dans un espace distinct de l’aire de stockage des biens inventoriés ; à la fin de l’inventaire lance la procédure d’entrée. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 140 Chapitre V Procédures Administratives VERIFICATION DE LA PRISE D’INVENTAIRE AU 31 DECEMBRE 20xx FICHE DES ECARTS N° Unique Séquentiel d’inventaire Code Localisation Désignation Bien physique Donnée théorique Responsable de : ___________________________________________________ RAF : ____________________________________________________________ Date :_______________________________________________________________ Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 141 Différences Chapitre V Procédures Administratives MODELE DU BON DE RECEPTION PROVISOIRE Bon de réception Provisoire N°....................... DATE DESIGNATION QUANTITE Signature du livreur Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 142 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.2.4. Valorisation des stocks La valorisation permet une bonne exploitation des résultats de l’inventaire. Elle respecte la procédure suivante : - les éléments inventoriés doivent faire l’objet de valorisation, et prendre en compte les dépréciations éventuelles ; le principe de permanence des méthodes oblige la structure à adopter et à mettre en œuvre une méthode de valorisation des stocks ; la méthode recommandée par le droit comptable OHADA est celle du Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP). Les documents supports de valorisation des immobilisations sont : la fiche d’inventaire qui est un document retraçant les résultats de l’inventaire tout en permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément inventorié ; les factures de la période ; les données récentes sur les prix du marché. La procédure comprend deux tâches essentielles : - l'exploitation des résultats de l’inventaire ; la valorisation. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 143 Chapitre V Procédures Administratives Références Opérations Exploitation Des Résultats De L’inventaire Le RAF en collaboration avec le Comptable : 01 02 03 - regroupe l’ensemble des fiches d’inventaire ; effectue un classement selon la nature des stocks ; recherche les prix des biens sur la période concernée à partir des factures. Valorisation des stocks Le RAF assisté du Comptable : 01 02 03 04 05 - classe les stocks inventoriés par nature ; pondère les quantités respectives achetées selon la nature par les prix sur la période concernée ; effectue une sommation de ce résultat (1) ; somme les quantités de la période (2) ; détermine le prix moyen unitaire par le rapport (1) / (2). CMUP = Somme (Qn x Pn)/Somme (Qn) 06 07 08 - valorise la quantité de stocks inventoriée par le CMUP calculé ; effectue les corrections nécessaires des états financiers ; met à jour les fiches de stocks. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 144 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.3. Gestion des véhicules La gestion du parc automobile du Projet est de la responsabilité du RAF sous la supervision du Coordonnateur. Le RAF affecte les véhicules disponibles en fonction des besoins de déplacements professionnels exigés par les activités du projet. Le RAF ouvre une fiche pour chaque véhicule. Il comptabilise les acquisitions et met à jour le registre des immobilisations. Il s’assure de la disponibilité des pièces administratives requises par véhicule et contrôle leur mise à jour périodique. Il conserve la photocopie de chacun de ces documents administratifs (assurance, carte grise, vignette, etc.) dans un classement ouvert par véhicule. Tous les mois, il vérifie la bonne tenue des carnets de bord par les chauffeurs et émet éventuellement un rapport sur l’utilisation des véhicules, leur entretien et l’indice de consommation au vu des dotations faites en bons de carburant. A la fin de l’exercice, le RAF calcule et enregistre les amortissements pour l’évaluation du bien. La tenue d’un carnet de bord renseignant sur les mouvements, la consommation et l’entretien est obligatoire pour tous les véhicules de la coordination. Il est tenu par le chauffeur ou le conducteur qui le met à jour après chaque déplacement. Les entretiens des véhicules sont effectués : - dans les stations-services pour les vidanges et graissages ; chez les concessionnaires pour les réparations et visites générales périodiques. A défaut, des garages agréés peuvent être utilisés dans les conditions requises de passation des marchés. Après chaque intervention sur le véhicule, le chauffeur met à jour le carnet de bord. La procédure de gestion des véhicules est décrite comme suit : Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 145 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.3.1. Utilisation des véhicules Références Opérations A chaque sortie des locaux du projet, le Chauffeur ou l'Utilisateur du véhicule : 01 inscrit dans le livret de bord du véhicule : le nom de l’utilisateur et /ou le nom du Chauffeur ; la date et l’heure de prise du véhicule ; destination ; l’objet du déplacement ; le montant en bon de carburant pris à la coordination et la quantité correspondante ; kilométrage au départ ; les observations à la prise du véhicule ; la signature du Chauffeur. Au retour du déplacement 02 Le Chauffeur ou l’utilisateur du véhicule inscrit dans le livret de bord du véhicule : l’heure de retour et le kilométrage à l’arrivée; les pannes et réparations éventuelles qui ont été faites ; les observations éventuelles à la remise du véhicule. 03 04 05 05 bis - remet les clés à l’assistante du Coordonnateur. Le RAF : - procède à des vérifications inopinées ; - porte les mentions "vu et approuvé " après le contrôle ; ou - en cas de non-conformité demande des explications écrites au chauffeur dans les quarante-huit (48) heures. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 146 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.3.2. Processus de mise du véhicule du projet à la disposition de l'administration Références Opérations Demande écrite du véhicule Ministère de tutelle : 01 - 02 - la tutelle et ses démembrements adressent à l'UCP deux semaines à l'avance, une demande écrite de mise à disposition de véhicule du projet, en indiquant la période sollicitée et le parcours à effectuer; les administrations publiques dans les mêmes délais, adressent leur demande de mise à disposition du véhicule du projet au Ministre de tutelle qui y porte son avis avant transmission au Coordonnateur. L'assistant(e) : 03 04 05 - reçoit le courrier lui affecte un numéro d’ordre ; l'inscrit dans le registre courrier arrivé ; le transmet immédiatement au Coordonnateur. Le Coordonnateur : 06 07 08 09 - apprécie la demande ; donne un avis dans les 48 heures en fonction de la disponibilité des véhicules et surtout de l'urgence des activités du projet ; en cas d'avis favorable, précise dans son avis que le carburant, les frais de mission éventuels du chauffeur et les autres charges connexes sont à la charge du Ministère ou de l'administration concernée ; annote l'avis sur la demande et la transmet à l'assistante pour mise en forme du courrier réponse. L'assistant(e) : 10 11 - prépare le courrier réponse qui suit le processus de traitement du courrier départ décrit ci-dessus ; joint un double de la réponse à l'original de la demande annoté et classe dans le chrono de suivi des mouvements de véhicule. Le Chauffeur ou l’utilisateur du véhicule 12 13 - en cas de mise à disposition, gère le véhicule sur cette période suivant les procédures ci-dessus décrites; dresse à son retour et à l'attention du Coordonnateur, un rapport de mission dans lequel il indique le nombre de kilomètres parcourus et décrit les conditions d'utilisation du véhicule. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 147 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.3.3. Contrôle de l’utilisation des véhicules Références Opérations Chaque mois le Comptable : 01 02 - recense les différents livrets de bord des véhicules ; prépare un relevé par véhicule indiquant : le kilométrage parcouru ; la consommation de carburant du mois; les différentes pannes enregistrées; le montant des frais d’entretien et de réparation du véhicule; 03 - transmet le relevé des véhicules à la coordination du projet. Le Coordonnateur : 04 05 06 - reçoit les relevés par véhicule ; effectue les analyses y afférentes ; signale les consommations excessives aux différents utilisateurs des véhicules Au besoin 07 - prend des mesures correctives et les sanctions. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 148 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.3.4. Références Distribution des bons de carburant aux usagers Opérations En début de chaque mois, après achat des bons ou carte de recharge de carburant. 01 02 03 04 05 06 07 08 Le RAF sous la supervision du Coordonnateur : - remet contre décharge au personnel ayant droit les bons ou les carte de recharge de carburant conformément aux dispositions du contrat de travail ou des dérogations spéciales; - conserve un stock de bons ou carte de recharge pour le(s) véhicule(s) du projet. Les personnes concernées : - se présentent au RAF; - émargent, chacun à son tour dans le registre de prise de bon ou carte de recharge de carburant. L’utilisateur de véhicule du projet : - se présente chez le RAF; - remplit le cahier de bord du véhicule comme présenté plus haut ; - retire un bon ou carte de recharge de carburant en fonction des tâches à accomplir dans la journée ; - vise le registre de prise de bon ou carte de recharge de carburant en indiquant le véhicule pour lequel le bon de carburant est utilisé. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 149 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.3.5. Références Contrôle de la gestion des bons de carburant Opérations A la fin de chaque mois. 01 02 03 04 05 06 07 08 Le RAF : - fait un inventaire des bons ou carte de recharge de carburants ; - compare le résultat avec les états du « registre des prises de bon ou carte de recharge de carburant » ; - ressort les écarts éventuels ; - recherche et explique les écarts constatés, et proposition d’actions correctrices; - prépare l’état mensuel de la gestion des bons ou carte de recharge de carburant; - transmet le rapport au Coordonnateur pour information et prise de décisions correctrices en cas d’écarts constatés dans l’utilisation. Le Coordonnateur - reçoit le rapport ; - prend une décision sur la distribution et l’utilisation des bons de carburant. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 150 Chapitre V Procédures Administratives FICHE D’UTILISATION DE VEHICULE Bureau comptable responsable : ________________ Marque/Type du véhicule : ________________ Numéro d’immatriculation : ________________ Mois : ________________ Année : _______________ Date Chauffeur Bénéficiai re (service) Entret ien Itinérai res Heures Kilométrage Dép Dép Arr Arr Nombre Kms Parcour us Combustibles Essence (1) Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Gasoil (2) 151 CONSOMMATIO N PAR VEHICULE AU 100KM Signature Compta ble Bénéfici aire Chapitre V Procédures Administratives FICHE DE SUIVI D'UTILISATION DU CARBURANT I -AUTORISAT I O N HIÉRARCHIQUE 01 MOTIF État (actuel de remplissage) du réservoir 02 VÉHICULE 03 Nom de la personne responsable de l'utilisation Date(s) d'utilisation envisagée(s) Noms et signature du demandeur Avis du Coordonnateur 04 05 06 II - S U I V I, V É R I F I C A T I O N 01 Date de livraison 02 Fournisseur 03 04 Date Date E T A NA L Y S E C O M P T A B L E Heure Adresse /Lieu de livraison Quantité servie Véhicule Indication compteur kilométrique Avant service 05 État actuel de remplissage du réservoir 06 Nom du réceptionnaire 07 Suivi et analyse comptable Préparé par le Comptable Après service Normal Anormal Validé par le RAF Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 152 Chapitre V Procédures Administratives 7.9.4. Entretien et réparation 7.9.4.1. Responsabilité et périodicité des entretiens Chaque utilisateur est le premier responsable de l'entretien des immobilisations mises à sa disposition. Le Coordonnateur veille à ce que tous les équipements du Projet soient maintenus dans de bonnes conditions d'entretien et de maintenance. Chaque matériel doit subir un entretien périodique suivant un intervalle d'utilisation consigné dans le cahier historique par matériel. 7.9.4.2. Exécution de l'entretien L'entretien des matériels est effectué suivant une des modalités ci-après : contrat de maintenance auprès du fournisseur ou d'un spécialiste reconnu pour les matériels acquis sous garantis; consultation d’au moins trois spécialistes reconnus pour des entretiens ponctuels non contractualisés. Chaque opération d'entretien doit être inscrite dans le cahier de maintenance du matériel. Le RAF sous la supervision du Coordonnateur doit : vérifier en permanence la bonne tenue des cahiers de maintenance du matériel ; vérifier la bonne exécution des exigences d'entretien ; prendre les mesures nécessaires pour faire exécuter convenablement les opérations d'entretien. 7.9.4.3. Réparation des immobilisations Chaque utilisateur qui constate une panne ou une défaillance d'un matériel doit la signaler à la Coordination du projet. Tout accident survenu à la suite de l'utilisation d'un matériel doit être signalé, par écrit au Coordonnateur. Chaque panne ou accident signalé est enregistré dans le cahier de maintenance du matériel. Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 153 Chapitre V Procédures Administratives Manuel des procédures simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 154 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés VIII. PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 155 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.1. Rappels des dispositions administratives et réglementaires et des principaux acteurs 8.1.1. Cadre réglementaire de référence de la passation des marchés Deux types de documents règlementent la passation des marchés dans les projets. 8.1.1.1. - Les textes du bailleur de fonds l’Accord de financement ; les Directives de la Passation des Marchés de Fournitures, de Travaux et Services (autres que les Services de Consultants); les Directives de Sélection et Emploi de Consultants; les Directives de Passation des Marchés et de Décaissement Simplifiées Applicables aux Investissements à Base Communautaire; les Directives sur la prévention et la Lutte contre la fraude et la corruption; le Document d’Evaluation de Projet. 8.1.1.2. Les documents régissant les dispositions institutionnelles Les lois et textes régissant la passation des marchés au Cameroun sont : - la constitution ; la loi n°99/016 du 22 décembre 1999 portant statut général des établissements publics des entreprises du secteur public et parapublic ; le décret n°2004/275 du 24 septembre 2004 portant code des marchés publics ; le décret n°2011/408 du 09 décembre 2011 portant organisation du gouvernement ; le décret n° 2011/410 du 09 décembre 2011 portant formation du gouvernement ; le décret n° 2011/412 du 09 décembre 2011 portant réorganisation de la présidence de la République ; le décret n° 2012/074 du 08 mars 2012 portant création, organisation et fonctionnement des commissions de passation des marchés publics ; le décret n° 2012/075 du 08 mars 2012 portant organisation du Ministère des marchés publics ; le décret n° 2012/076 du 08 mars 2012 modifiant et complétant certaines dispositions du décret N° 2001/048 du 23 février 2001 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP ; la circulaire n° 001/CAB/PR du 19 juin 2012 relative à la passation et au contrôle de l’exécution des marchés publics ; l’arrêté n°006/A/MINMAP du 08 mai 2013 portant création des commissions Spéciales de passation des marchés auprès de certains Projets. l'arrêté No ….. du ……. Portant création d'une Commission Spéciale de Passation des Marchés auprès du Projet. Au Cameroun, le code des marchés est le document qui fixe les règles applicables à la passation, à l’exécution et au contrôle des marchés Publics. Le code des marchés décompose le processus de passation des marchés comme suit : Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 156 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés - - Publication d’un avis général de passation des marchés (appel public à concurrence ou Manifestation d’intérêt) dans le journal des Marchés Publics ou dans toute publication habilitée; Elaboration des documents (Dossier d’Appel d’Offres (DAO), Avis d’Appel d’Offres, Règlement Particulier d’Appel d’Offres …) ; Examen et la validation de ceux-ci se font avec l’appui technique de toutes les commissions et des organes compétents ; Publication d’un avis d’appel d’offres dans le journal des Marchés publics ; Ouverture des plis par les CPM Compétentes; Evaluation des offres par une sous-commission d’analyse ; Attribution du marché ; Signature du contrat. Les dispositions de l’accord de financement en ce qui concerne la passation des marchés priment sur celles des textes nationaux notamment le Code des Marchés Publics et ses textes subséquents. Les marchés seront passés au niveau de la Coordination. 8.1.2. Principaux intervenants du système de passation des marchés de Projet et publicité 8.1.2.1. Intervenants Les principaux acteurs intervenant dans le système de passation des marchés du Projet sont les suivants : - La Commission de Passation des Marchés : s’assure du respect de la procédure ; - Le Comité d’Achat : gère le processus des achats de moins de 5 millions de FCFA ; - Le Maître d’Ouvrage ou Maître d’Ouvrage Délégué ; - Le Spécialiste en Passation des Marchés : technicien d’appui à la passation des marchés; - Assistant au Spécialiste en Passation des Marchés (ASPM) pour les projets décentralisés ; - Services de contrôle des marchés du bailleur de fonds : s’assurent du respect des Directives; - Organes de contrôle et de régulation des marchés publics de l’Etat : Ministère des Marchés Publics : autorité contractante du Gouvernement ; Observateur indépendant : s’assure du bon déroulement du processus de passation des marchés ; Auditeurs Indépendants des Marchés publics : vérifient et contrôle à posteriori la passation des marchés de l’Etat ; Agence de Régulation des Marchés publics (ARMP) : s’occupe des aspects règlementation et formation dans le domaine des marchés publics. Les fonctions et attributions de chaque acteur ci-dessus sont largement détaillées dans d’autres documents du projet tel que le manuel d’exécution. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 157 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.1.2.2. Annonce et publicité des marchés Les Directives du bailleur de fonds donnent les orientations en matière d’annonce et publicité des marchés à passer dans le cadre du projet. 8.2. Plan de passation des marchés 8.2.1. Exigences conventionnelles L’accord de financement règlemente généralement la passation des marchés dans le cadre du projet. Toutefois, chaque projet est tenu d’élaborer un plan de passation des marchés en conformité avec le PTBA de l’exercice. Ce plan de passation des marchés est communiqué au bailleur de fonds pour approbation avant toute transmission au MINMAP. Ce Plan de Passation des Marchés (PPM) énoncera : les marchés de fournitures, de biens et travaux sur la période du PTBA ainsi que les méthodes de passation ; les marchés particuliers de services de consultants requis pour réaliser le projet pendant la période du PTBA ; les méthodes proposées pour la sélection des services de consultants ; les procédures d’examen du bailleur de fonds y afférentes. Le Plan de passation des marchés sera mis en œuvre tel qu’il aura été approuvé par le bailleur de fonds et programmé par le MINMAP. 8.2.2. Suivi du plan de Passation des Marchés Le plan de passation des marchés approuvé sera mis en œuvre tout au long de sa période de validité sur la supervision quotidienne du responsable de la passation des marchés. Le suivi par type de marché est réalisé à partir des tableaux ci-dessous. Tableau de suivi du plan de passation des marchés de fournitures, travaux et prestations non intellectuelles No. Ref. Description Coût estimé Méthode de Préférence Revue par le passation des locale bailleur de fonds marchés (Oui/non) (A Priori/A Posteriori) 01. 02. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 158 Commentaires/ Date Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés Tableau de suivi du plan de passation des marchés de consultants No. Ref. Description de la mission Coût estimé Méthode de Revue par le bailleur de Sélection fonds (A Priori / A Posteriori) Commentaires/ Date 01. 02. 8.3. Conflits d’intérêts, fraude et corruption 8.3.1. Conflits d’Intérêts Le Personnel ou Consultant du Projet défendra avant tous les intérêts du Projet sans prendre en compte l'éventualité d'une mission future et évitera strictement tout conflit d'intérêts avec d'autres missions ou avec ses propres intérêts. 8.3.2. Fraude et Corruption 8.3.2.1. Définitions Sont définies, aux fins de cette Clause les expressions ci-dessous: - - est coupable de « corruption » quiconque offre, donne, sollicite ou accepte, directement ou indirectement, un quelconque avantage en vue d’influer indûment sur l’action d’une autre personne ou entité; se livre à des «manœuvres frauduleuses» quiconque agit, ou dénature des faits, délibérément ou par imprudence intentionnelle, ou tente d’induire en erreur une personne ou une entité afin d’en retirer un avantage financier ou de toute autre nature, ou se dérober à une obligation; se livre à des «manœuvres collusoires» les personnes ou entités qui s’entendent afin d’atteindre un objectif illicite, notamment en influant indûment sur l’action d’autres personnes ou entités; se livre à des «manœuvres coercitives» quiconque nuit ou porte préjudice, ou menace de nuire ou de porter préjudice, directement ou indirectement, à une personne ou à ses biens en vue d’en influer indûment les actions. se livre à des « manœuvres obstructives » quiconque détruit, falsifie, altère ou dissimule délibérément les preuves sur lesquelles se fonde une enquête du bailleur en matière de corruption ou de manœuvres frauduleuses, coercitives ou collusives, ou fait de fausses déclarations à ses enquêteurs destinées à entraver son enquête; ou bien menace, harcèle ou intimide quelqu’un aux fins de l’empêcher de faire part d’informations relatives à cette enquête, ou bien de poursuivre l’enquête; ou celui qui entrave délibérément l’exercice par le bailleur de son droit d’examen tel que stipulé au paragraphe ci-dessous. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 159 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.3.2.2. Mesures à prendre Les mesures suivantes sont prescrites en cas de fraude ou de corruption : - - - - rejeter la proposition d’attribution du marché s’il est établi que le soumissionnaire auquel il est recommandé d’attribuer le marché est coupable, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses, collusoires, coercitives ou obstructives en vue de l’obtention de ce marché; annuler la fraction du prêt allouée à un marché s’il est déterminé, à un moment quelconque, que les représentants de l’Emprunteur ou d’un bénéficiaire du prêt s’est livré à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives pendant la procédure de passation du marché ou l’exécution du marché sans que l’Emprunteur ait pris, en temps voulu et à la satisfaction du bailleur, les mesures nécessaires pour remédier à cette situation; sanctionner un Consultant soit en l’excluant indéfiniment ou pour une période déterminée de toute attribution des marchés financés par le bailleur, soit en imposant une sanction, si le bailleur établit, à un moment quelconque, que ce fournisseur s’est livré, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires, coercitives ou obstructives au cours de l’attribution ou de l’exécution d’un marché que le bailleur finance ; exiger que le Dossier d’Appel d’Offres et les marchés financés par le bailleur contiennent une disposition requérant des soumissionnaires, fournisseurs, consultants, entrepreneurs et leurs sous-traitants, représentants, personnel, consultants, prestataires de services ou fournisseurs qu’ils autorisent le bailleur à examiner tous les comptes, pièces comptables, relevés et autres documents relatifs à la soumission des offres et à l’exécution du marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par le bailleur ; 8.3.2.3. Commissions et rétributions Il sera demandé au Consultant sélectionné d’indiquer toute commission ou rétribution qui aurait pu être payée ou qui le sera à des agents, représentants, ou agents de l’administration impliqués dans le processus de sélection ou l’exécution du Contrat. Les informations données doivent inclure, à tout le moins, le nom et l’adresse de l’agent, du représentant ou de l’agent administratif, le montant de la commission et la devise ainsi que la raison d’être de la commission ou rétribution. 8.4. Types de marchés et procédures de passation 8.4.1. Types de Marchés Les marchés porteront généralement sur : les services de consultant; les fournitures (l’acquisition et l’installation d’équipements); les travaux. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 160 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés Avant de soumettre une opération à la procédure de passation des marchés, l’UCP doit préalablement se rassurer : qu’elle est inscrite au Plan de Passation des marchés dûment approuvé par les services de le bailleur de fonds et du MINMAP; que le bien et service, ou les travaux concernés sont éligibles ; que le financement est disponible. 8.4.1.1. Services de Consultants Dans le cadre du Projet, sélection de consultants: les méthodes suivantes sont généralement retenues pour la Sélection Fondé sur les Qualification des Consultants (SFQ) ; Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) ; Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ) ; Sélection au Moindre Coût (SMC) ; Sélection dans le cadre d’un budget déterminé ; Sélection par Entente Directe (SED) ; Sélection de consultants individuels. Chacune de ces méthodes est présentée de manière détaillée ci-dessous. a) Sélection fondée sur les Qualifications des Consultants (QC) Ce mode de sélection des Consultants peut être utilisé pour des marchés de faible montant pour lesquels il n’est pas justifié de faire établir et d’évaluer des propositions concurrentes, le montant est décidé au cas par cas et précisé dans le Plan de Passation des Marchés ou suivant les prescriptions du bailleur. Dans ce cas, l’UCP : établit les termes de référence; invite les consultants intéressés à se faire connaître et à fournir des informations sur leur expérience et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission; établit une liste restreinte d’au moins trois consultants qualifiés dotés d’une expérience pertinente; choisit le Consultant ayant les qualifications et les références les plus adéquates pour la mission. Le Consultant retenu doit être invité à remettre une proposition technique et financière, puis à négocier le marché. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 161 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés b) Sélection Fondée sur la Qualité (SFQ) Cette méthode de sélection s’applique particulièrement aux missions : complexes ou très spécialisées pour lesquelles il est difficile de définir de manière précise les termes de référence des consultants ; dont l’impact pour la suite est très importante et qui requièrent par conséquent de mobiliser les meilleurs experts du domaine ; dont les réalisations pourraient être presque équivalentes, ce qui rend difficile l’évaluation objective de propositions techniques comparables. Pour cette méthode SFQ, il peut être demandé aux consultants de présenter une proposition technique et /ou une proposition financière ; l’évaluation des offres se fera suivant l’approche du SFQC. Il reste entendu que le Maître d’Ouvrage et le consultant retenu négocient et finalisent les propositions techniques et financières de ce marché préalablement inscrit dans le Plan de Passation des Marchés. c) Sélection au Moindre Coût (SMC) Cette approche de sélection des consultants s’applique couramment pour des missions standards (audits, élaboration des DAO, etc.) pour lesquelles il existe des pratiques et normes bien établies. La démarche consiste à fixer une note de qualification technique minimum et à inviter les consultants figurant sur une liste restreinte à remettre des propositions sous deux enveloppes séparées. Les propositions techniques sont ouvertes en premier lieu et sont évaluées. Celles qui n’atteignent pas le score de qualification technique minimum sont éliminées et les propositions financières des consultants restants sont alors ouvertes en séance publique, et la proposition dont le prix est le plus bas est retenue et la publication de l’attribution du marché suivra. Pour une application pertinente de cette méthode, il est important de bien déterminer la note de qualification technique minimum en gardant à l’esprit que les propositions obtenant une note technique supérieure à ce minimum concourent selon le seul critère « coût ». La note de qualification technique minimum doit être spécifiée dans la Demande de Propositions(DP). d) Sélection dans le cadre d’un budget déterminé (SCBD) Cette méthode est appropriée dans les cas d’un projet simple pouvant être défini de manière précise et avec un budget fixe au-delà duquel aucun financement n’est disponible. La Demande de propositions doit indiquer le budget disponible, en invitant les consultants à soumettre, sous plis séparés, leurs meilleures propositions technique et financière dans les limites de ce budget. Il faut établir les Termes de référence avec un soin particulier, pour Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 162 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés s’assurer que le budget est suffisant pour permettre aux consultants d’exécuter les prestations. Les propositions techniques sont évaluées d’abord, comme dans le cas de la méthode SFQC, puis les propositions de prix sont ouvertes en séance publique et les prix sont lus à voix haute. Les propositions financières d’un montant supérieur au budget indiqué sont rejetées, celle correspondant à la proposition technique la mieux classée est retenue, et le Consultant qui l’a soumise est invité à négocier un marché. e) Sélection par Entente Directe (SED) Les Consultants (Firmes ou Individuels) peuvent être sélectionnés par Entente Directe dans des cas exceptionnels, tels que : pour des missions qui constituent une continuation des activités antérieures du consultant pour lesquelles le consultant était choisi après appel à la concurrence ; pour des missions dont la durée ne devrait pas dépasser six mois ; en cas d’une situation d’urgence suite à une catastrophe naturelle ; le consultant en question est le seul à posséder les qualifications voulues. f) Sélection de Consultants Individuels Le recours aux Consultants Individuels peut se justifier pour les missions ci-après : l’ampleur des prestations ne nécessite pas un travail en équipe ; aucun appui technique n’est requis de l’extérieur (siège) ; l’expérience et les qualifications de l’expert constituent un critère de choix majeur. Les consultants individuels sont choisis en fonction de leurs qualifications et eu égard à la nature de la mission. La publicité n’est pas obligatoire ; l’UCP appréciera de son opportunité. Les consultants n’ont pas à soumettre de propositions techniques. Les consultants individuels dont les qualifications feront l’objet d’une comparaison doivent posséder toutes les qualifications minima pertinentes requises. Les consultants sélectionnés pour le recrutement par l’UCP doivent être les mieux qualifiés et être pleinement capables de mener à bien la mission. L’évaluation de leurs capacités se fait sur la base de leurs diplômes, de leur expérience antérieure et, s’il y a lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique). g) Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) La méthode SFQC consiste à mettre en concurrence les consultants figurant sur une liste restreinte, en prenant en compte la qualité de la proposition et le coût des services pour choisir le consultant à retenir. Le critère coût est un facteur de sélection à utiliser judicieusement. La pondération relative des critères de qualité et de coût est fixée au cas par cas, selon la nature de la mission. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 163 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés La procédure de sélection comprend les étapes suivantes : - rédaction des termes de référence ; estimation des coûts, établissement du budget et des critères de sélection sur la liste restreinte; publicité ; établissement de la liste restreinte de consultants ; préparation et émission de la Demande de Proposition (DP) qui doit inclure : la Lettre d’invitation, les Instructions aux Consultants (IC), les Termes de référence et le projet de marché proposé ; réception des propositions ; évaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualité ; ouverture publique des propositions financières évaluation des propositions financières ; évaluation finale consolidée de la qualité et du coût; et Négociations et attribution du marché au consultant retenu. 8.4.1.2. Marchés de Fournitures, de travaux et services (autres que les services de consultants) L’examen des Plans de Passation des Marchés permet de noter que l’UCP a exprimé des besoins en fournitures. Dans le cadre du Projet, l’accord de financement prescrit les méthodes de sélection. Toutefois, on distingue généralement cinq méthodes de sélection des prestataires pour l’acquisition des biens et la réalisation des travaux ne relevant pas des prestations intellectuelles à savoir : Appel d’Offres National (AON) ; Appel d’Offres International Ouvert (AOIO) Appel d’Offres International Restreint (AOIR); Consultation de Fournisseurs ; Sélection par Entente Directe ; Achats auprès des Agences des Nations Unies ; les accords-cadres ; la régie ; la participation communautaire a la passation des marchés. Les procédures de passation des marchés de fournitures s’appliquent également à l’acquisition des prestations de services non intellectuelles. a) Appel d’Offres National (AON) L’appel d’offres national (AON) est la procédure de passation des marchés publics dans le pays de l’Emprunteur et peut être le moyen le plus adéquat pour passer des marchés de fournitures qui, en raison de leur nature ou de leur ampleur, ont peu de chances d’intéresser des candidats étrangers. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 164 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés Dans certains cas et suivant le bailleur de fonds, cette procédure doit être examinée et modifiée dans la mesure du nécessaire pour garantir que la passation des marchés se fera dans de bonnes conditions d’économie, d’efficacité et de transparence. Cette méthode peut être mieux adaptée lorsque la participation de candidats étrangers est peu probables du fait que les montants en jeu sont peu élevés et les prestations sont dispersées ou étalées dans le temps. Les procédures doivent permettre une concurrence suffisante pour que le Projet puisse obtenir des prix raisonnables, et les méthodes utilisées pour l’évaluation des offres et l’attribution des marchés doivent être objectives et communiquées à tous les candidats dans le Dossier d’Appel d’Offres et ne pas être appliquées de façon arbitraire. En plus des dispositions générales ci-dessus, certaines dispositions spécifiques sont prévues dans le cadre des marchés à passer localement par le Projet : - - - Tout Dossier d’Appel d’Offres ou contrat devra spécifier que les soumissionnaires, fournisseurs, contractants et leurs sous-contractants, agents, personnel, consultants, prestataires de service, ou fournisseurs devront permettre au bailleur dès sa demande, d’inspecter tous comptes, livres, et tout document relatif à la soumission des offres et à sa performance et de pouvoir les faire auditer par un auditeur de son choix. Toute violation volontaire et matérielle de cette disposition sera considérée comme une obstruction en matière de passation des marchés ; Les avis des marchés en question devront être publiés dans des journaux de large diffusion sur le plan national ; Les critères d’évaluation, de sélection des offres et d’attribution du contrat doivent être clairement indiqués dans le Dossier d’Appel d’Offres ; Les soumissionnaires devront avoir suffisamment du temps (au moins quatre semaines à compter de la date d’invitation à soumissionner ou de la date de disponibilité du Dossier d’Appel d’Offres) pour préparer et soumettre leurs offres ; Les contrats doivent être attribués aux soumissionnaires les mieux disant suivant les critères retenus ; Les soumissionnaires étrangers ne devront pas être exclus du processus ; Aucune préférence ne sera accordée aux fournisseurs locaux ou aux biens produits localement. b) Appel d’Offres International Restreint (AOIR) L’Appel d’Offres International Restreint (AOIR) correspond pour l’essentiel à un AOI, mais les candidats sont directement invités à présenter une offre sans qu’il y ait publication d’Avis d’Appel d’Offres. Cette méthode peut être retenue : s’il n’existe qu’un petit nombre de fournisseurs ; si d’autres motifs exceptionnels justifient de ne pas appliquer toutes les procédures de l’Appel d’Offres International Ouvert. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 165 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés L’UCP doit alors s’adresser à un nombre de fournisseurs suffisant pour obtenir des prix compétitifs ; tous les fournisseurs doivent être contactés lorsqu’il n’en existe qu’un petit nombre. Dans le cas d’AOIR, il n’est pas accordé de marge de préférence aux entreprises locales lors de l’évaluation des offres. Sauf en ce qui concerne la publicité et l’application de la préférence nationale, y compris la publication de l’attribution du marché. Les procédures à suivre sont identiques à celles qui régissent les Appels d’Offres Internationaux Ouverts. c) Consultation de fournisseurs Le maître d’ouvrage ou le maître d’ouvrage délégué élabore un fichier des fournisseurs qualifiés qui sera mis à jour au moins une fois par an. La consultation de fournisseurs consiste à comparer au moins trois (03) cotations obtenues de fournisseurs différents, pour garantir l’obtention de prix compétitifs. Cette méthode est recommandée pour des fournitures généralement disponibles dans le commerce, des produits standards de faible valeur. Les demandes de cotations doivent décrire les fournitures recherchées, en indiquant la quantité requise ainsi que la date et le lieu de livraison. Ces fournisseurs /Entrepreneurs qualifiés, de bonne réputation et régulièrement installés, proviendront du fichier fournisseurs / Entrepreneurs mis à jour au moins une fois l’an. Les cotations seront envoyées sous plis fermés et l’acheteur devra les évaluer conformément aux mêmes principes que ceux de l’appel d’offres ouvert. Les conditions de l’offre retenue sont indiquées dans le bon de commande. Le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué peut recourir à l’utilisation d’une autre méthode de passation des marchés équivalente au niveau des procédures nationales, pour autant que le bailleur de fonds la juge satisfaisante ; il peut s’agir de la Demande de Cotation Ouverte. d) Sélection par Entente Directe La procédure dite « Entente Directe » peut être entreprise pour conclure des marchés sans appel à la concurrence (fournisseur unique) justifiée par les conditions suivantes : Un marché de fournitures attribué conformément à des procédures jugées acceptables par le bailleur de fonds peut être reconduit pour l’acquisition de fournitures supplémentaires de nature analogue. En pareil cas, il doit être établi à la satisfaction du bailleur qu’un nouvel appel à la concurrence n’apporterait aucun avantage et que les prix obtenus lors de la reconduction du marché sont raisonnables. Si la reconduction est prévisible dès le départ, le marché initial doit contenir des dispositions à cet effet ; Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 166 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés II peut être justifié de s’adresser au fournisseur initial lorsque les achats supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou à des pièces détachées devant être compatibles avec le matériel déjà en service. Pour que cette procédure soit valide, il faut que le matériel initial donne satisfaction, que d’une manière générale la quantité des nouvelles fournitures soit inférieure à celle des fournitures déjà achetées, et que le prix offert soit raisonnable. Il faut en outre avoir étudié les avantages que présenterait le choix d’une autre marque ou d’une autre source d’approvisionnement et avoir rejeté cette solution pour des raisons jugées acceptables par le bailleur : Le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul fournisseur ; L’entreprise responsable de la conception du procédé exige d’acquérir des composants essentiels provenant d’un fournisseur particulier pour pouvoir garantir le bon fonctionnement de l’installation ; Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, en réponse à des catastrophes naturelles. e) Marchés passés auprès d’institutions de l’Organisation des Nations Unies Il peut y avoir des cas où l’acquisition directement auprès des institutions de l’ONU, appliquant leurs propres procédures de passation des marchés, est la méthode la plus adéquate de passation des marchés: - de petites quantités de fournitures disponibles dans le commerce, principalement pour les secteurs de l’éducation et de la santé ; - de fournitures à but médical pour le traitement d’hommes ou d'animaux, y compris vaccins, médicaments et produits pharmaceutiques, de traitement préventif et de contraception, et équipements biomédicaux ; - des marchés de faible valeur portant sur des travaux simples lorsque l'institution de l'ONU agit en tant que contractant, ou engage directement des petites entreprises, et du personnel qualifié et non qualifié; - dans ces cas exceptionnels, tels qu'en réponse à des catastrophes naturelles ou à des situations d'urgence reconnues par le bailleur. f) Accords-Cadres Certains marchés du Projet pourront être passés par Accords-Cadres (AC), notamment les marchés avec les instituts de recherche. Un accord-cadre (AC) est un accord de longue durée conclu avec des fournisseurs de biens, de travaux et de services (autres que les services de consultants). L'AC fixe les termes et conditions de la passation des marchés individuels subséquents qui peuvent être attribués pendant la durée de l'accord. Les accords-cadres sont, en règle générale, basés sur des prix qui ont été préalablement fixés, ou qui sont déterminés lors de la remise en concurrence ou par une procédure permettant leur modification sans remise en concurrence. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 167 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés Les ACS peuvent être autorisés comme alternative aux méthodes de consultation des fournisseurs et d'AON pour : - les fournitures disponibles dans le commerce ou pour les produits communs d'usage courant avec des spécifications standards; - les services (autres que les services de consultants) simples et non-complexes qui peuvent être demandés périodiquement par l'organisme (ou les différents organismes) de l'Emprunteur ; - ou les travaux de faible valeur dans le cadre d'opérations d'urgence. g) La Régie Il s’agit de l’exécution de travaux telles que la construction et l'installation d'équipements et la fourniture de services (autres que les services de consultants) par une Administration Publique à l’aide de son propre personnel et matériel qui peut être la seule méthode possible de réalisation de travaux ou de prestations dans des circonstances particulières. L'utilisation de la régie requiert : - que le montant total maximum alloué à la régie soit fixé d’avance et que le Bailleur et le MINMAP y émette un avis de non-objection ; - que la même rigueur de contrôle de qualité et d’inspection que pour les marchés attribués à des tiers soit appliquée. La régie doit être justifiée et ne peut être utilisée qu'après un avis de non-objection du Bailleur et du MINMAP dans les circonstances suivantes : - Les quantités des travaux de construction et d’installation à exécuter ne peuvent pas être définies à l’avance ; - Les travaux de construction et d’installation sont peu importants et dispersés ou localisés dans des zones d’accès difficile, de sorte qu’il y a peu de chances que des entreprises qualifiées présentent des offres assorties de prix raisonnables ; - Les travaux de construction et d’installation doivent être réalisés sans perturber les opérations en cours ; - L’Administration est mieux en mesure que l’entrepreneur de supporter les risques d’une interruption inévitable des travaux ; - Des services spécialisés (autres que les services de consultants), tels que la cartographie et les relevés aériens, ne peuvent être réalisés que par un service spécialisé de l'Etat, pour des considérations, telle que la sécurité nationale, imposées par la loi ou la réglementation ; - Des réparations urgentes nécessitant une prise en charge rapide afin d'éviter la survenance de dommages supplémentaires, ou des travaux à réaliser dans des régions en conflit pour lesquels les entreprises privées ne seraient pas intéressées. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 168 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés h) Participation communautaire à la passation des marchés Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, l’Administration peut faire appel à la participation de communautés locales et/ou d’organisations non gouvernementales (ONG) pour des travaux de génie civil et la fourniture de services (autres que les services de consultants) pour : - accroître les chances de succès durable du projet ou atteindre certains de ses objectifs sociaux ; stimuler l’utilisation du savoir-faire, des fournitures et des matériaux locaux ; employer des méthodes à forte intensité de main-d’œuvre et d’autres technologies appropriées, ces considérations sont prises en compte dans le choix des procédures de passation des marchés, la définition des spécifications et la détermination du contenu des marchés, pour autant que ces méthodes soient acceptables par le bailleur. Les procédures proposées et les activités du projet à réaliser avec la participation de la communauté seront indiquées dans l’Accord de financement et détaillées dans le Plan de passation des marchés ou le Document d’information sur le projet (PID ou Manuel) approuvé par le bailleur et mis à la disposition du public. En raison de la nature participative de ces projets, il n'est pas toujours possible de préparer, au moment des négociations, des plans de passation des marchés détaillés tels que requis, pour la composante du projet réalisée avec la participation de la communauté, en particulier lorsque les procédures de passation ou les activités elles-mêmes sont mises en œuvre directement par la communauté. Lorsque cela est possible, des plans simplifiés de passation des marchés peuvent être préparés à partir d’une liste indicative d'activités pouvant être mises en œuvre. 8.5. Dispositions communes à tous les marchés 8.5.1. Publicité Pour tout appel à la concurrence, il est essentiel de diffuser le plus largement possible l’avis de pré-qualification ou d’appel d’offres spécifique afin de susciter la participation d’un nombre conséquent de soumissionnaires. Les dispositions spécifiques sont présentées dans les Directives de chacun des bailleurs de fonds en matière de passation des marchés, mais également dans le Code des Marchés de l’Etat du Cameroun. Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 169 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur demande de pré-qualification ou leurs offres. 8.5.2. Cas spécifiques des marchés inférieurs à 5 000 000 FCFA Ces engagements ne sont pas régis par les textes du Code des Marchés du Cameroun. Les dispositions présentées ci-après concourent à la bonne gouvernance des ressources du Projet. Les principales étapes de la procédure de passation de la commande dans le cas de l’achat de biens et services d’une valeur inférieure à 5 000 000 F CFA sont : - Expression des besoins ; - Examen de la demande ; - Approbation de la demande ; - Consultation des fournisseurs ; - Etablissement du bon de commande ; - Réception des travaux, biens et services commandés. 8.5.2.1. Expression des besoins Les services utilisateurs expriment leurs besoins sur une Demande d’Engagement de Dépenses (DED) en 2 exemplaires : - le premier exemplaire est adressé au Responsable Administratif et Financier ; le deuxième exemplaire est conservé à la souche. La Demande d’Engagement de Dépenses comprend : - la désignation du service utilisateur ; le numéro de la demande d’engagement de Dépenses ; la date ; la désignation des articles ; les quantités ; la signature du responsable du service utilisateur. 8.5.2.2. Examen de la Demande d’Engagement de Dépense (DED) Le Responsable Administratif et Financier : - contrôle la DED, et s’assure au préalable de la régularité de la demande ; consulte le budget y afférent, afin de s’assurer que le budget est disponible ; transmet la DED au Coordonnateur pour approbation. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 170 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.5.2.3. Approbation de la Demande d’Engagement de Dépense(DED) Le Coordonnateur examine la demande et s’assure de sa régularité et de son opportunité. En cas d’accord, il vise la demande et l’adresse au Spécialiste en Passation des Marchés pour lancement de la procédure de consultation des fournisseurs. 8.5.2.4. Consultation des fournisseurs Le processus de consultation comprend deux phases principales : - la demande de cotation ou l’invitation à soumissionner; - le dépouillement et l’analyse des offres. a) Invitation à soumissionner Pour tout achat d’un montant inférieur à 5 000 000 FCFA, le Comité d’Achat procède à la consultation des fournisseurs ou entrepreneurs suivant les procédures décrites au 5.2.3.4. ou au 5.2.4.5 b) Dépouillement et analyse des offres Les offres reçues en plis fermé sont ouvertes et analysées par le Comité d’Achat qui établit : - un tableau comparatif des propositions comprenant la désignation des articles proposés, les prix, les délais de livraison établit; un tableau comparatif des propositions comprenant la désignation des articles proposés, les prix, les délais de livraison et propose l’attribution. 8.5.2.5. Etablissement et signature du bon de commande (B/C) Le Coordonnateur ordonne l’établissement d’un bon de commande au Spécialiste en passation des marchés en trois (03) exemplaires. Le bon de commande est signé par le Coordonnateur, et visé par le RAF après vérification à priori de la disponibilité du budget. Le Bon de commande indique : - la date ; - le nom du fournisseur ; - la désignation et le prix unitaire des articles commandés ; - le montant total de la commande ; - le lieu et le délai de livraison. Deux (02) exemplaires sont remis au fournisseur dont l’un à joindre à la facture après enregistrement, le 3ème exemplaire est conservé à la souche et permet au Spécialiste en Passation des Marchés de suivre les engagements en cours. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 171 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.5.2.6. Enregistrement et classement du bon de commande Spécialiste en Passation des marchés : - enregistre l’engagement dans le système informatique (TOM2PRO ou autre); - classe une copie en attente de la livraison. 8.5.2.7. Réception des biens et services commandés Les biens et services commandés sont réceptionnés par le Coordonnateur, le Responsable Administratif et Financier et toute autre personne désignée par le Coordonnateur. Le service utilisateur est également associé dans le cas des livraisons de biens et services nécessitant une appréciation de la conformité technique des biens et services livrés. A la réception des fournitures, le Coordonnateur signe le bon de livraison. Un Procès-verbal de réception est établi et signé conjointement par toutes les personnes ayant été impliquées dans le processus. Après la livraison, la liasse des documents comprenant l’original du bon de commande enregistré, le bon de livraison signé par le Coordonnateur et la facture envoyée par le fournisseur est reçue au secrétariat du Coordonnateur qui la transmet au Responsable Administratif et Financier pour paiement. 8.5.3. Passation des Marchés de Services non conforme aux Directives du bailleur de fonds Le bailleur de fonds ne finance pas les dépenses effectuées au titre de marchés de fournitures, de travaux ou des services de consultants qui n’ont pas été passés conformément aux dispositions de l’Accord de prêt et détaillées dans le Plan de Passation des Marchés (PPM) dûment approuvé. En pareils cas, le bailleur déclare la passation du marché non conforme. Il peut annuler la fraction du prêt affectée aux services qui ont été obtenus en contravention aux procédures convenues. Le bailleur peut en outre exercer d’autres recours en vertu de l’Accord de prêt. Même si le marché a été attribué après émission d’un « avis de non-objection » de sa part, le bailleur peut encore déclarer que la passation n’a pas été conforme aux procédures s' il conclut que l’« avis de non-objection » a été émis sur la base de renseignements incomplets, inexacts ou trompeurs fournis par le Projet ou que les termes et conditions du marché ont été modifiés sans son approbation. 8.5.4. Seuils de passation des marchés et de revue préalable Ces seuils sont définis par bailleur de fonds et généralement indiqués dans ses directives. Nous retenons comme bases indicatives les seuils suivants. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 172 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.5.4.1. Sélection et Emploi des Consultants Méthode compétitive / Consultations (Cabinet de consultants) Seuils pour la revue préalable (USD $ équivalent Méthode compétitive / Consultations (Cabinet consultants) ≥ 200 000 soit un équivalent de 100 000 000 F CFA 2 Méthode compétitive / Consultations (Cabinet individuel) ≥ 100 000 soit un équivalent de 50 000 000 F CFA 3 Entente directe Tous 1 Observations Tous les contrats d’une valeur équivalente ou supérieure à $200,000, les premiers contrats à exécuter pour chaque méthode de sélection indépendamment du montant, les contrats d’audit, ainsi que tout contrat identifié dans le PPM Tous les contrats d’une valeur équivalente ou supérieure à $100,000 le premier contrat, les contrats d’audit, et tout autre contrat identifié dans le PPM Tous les contrats 8.5.4.2. Passation des marchés des fournitures, travaux et services (autres que prestations intellectuelles) 1 Méthodes de passation des Marchés Seuils pour la revue préalable (USD $ équivalent) Appel d’offres international (Fournitures et Services non intellectuels) ≥ 500,000 Soit un équivalent de 250 000 000 F CFA Tous les contrats d’une valeur équivalente ou supérieure à US$ 500,000 Appel d’offres national (Fournitures et Services non intellectuels) ≥ 50,000 et < 500,000 Soit un équivalent ≥ 25 000 000 et < 250 000 00 F CFA < 50,000 Soit un équivalent 25 000 000 F CFA Tous Le premier contrat, et tout autre contrat identifié dans le PPM 2 3 4 Consultation de fournisseurs (Fournitures et Services non intellectuels) Entente directe Observations Revue à posteriori Tous les contrats Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 173 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.5.5. Intervention du MINMAP dans le processus de passation des marchés Suivant le décret n° 2013/271 du 05 août 2013, le MINMAP interviendra dans le processus de passation des marchés dans les conditions suivantes : Type marché Routes Autres infrastructures Bâtiments et équipements collectifs Approvisionnements généraux Services et prestations intellectuelles Seuil ≥ 5 000 000 et < 5 000 000 000 FCFA ≥ 5 000 000 000 FCFA ≥ 5 000 000 et < 1 000 000 000 FCFA Organe de passation Visa préalable MINMAP Oui/Non PROJET Oui MINMAP PROJET Non ≥ 1 000 000 000 FCFA MINMAP Non ≥ 5 000 000 et < 500 000 000 FCFA PROJET ≥ 500 000 000 FCFA MINMAP ≥ 5 000 000 et < 250 000 000 FCFA ≥ 250 000 000 FCFA ≥ 5 000 000 et < 100 000 000 FCFA PROJET ≥ 100 000 000 FCFA Oui Oui Non Oui MINMAP PROJET Non MINMAP Non Oui 8.5.6. Examen à posteriori par le bailleur Elle porte sur les marchés non soumis à la revue à priori. L’UCP conservera tous les documents relatifs aux marchés pendant l’exécution du Projet et jusqu’à dix ans après la date de clôture de l’Accord de Crédit. Ces documents devront inclure, sans pour autant y être limités : l’original du marché signé; l’analyse des diverses propositions et recommandations d’attribution de marché. Ils pourront être examinés par le bailleur ou par ses consultants. Pour les marchés passés par entente directe, la documentation doit inclure le rapport justifiant le recours à la méthode d’entente directe, les qualifications et l’expérience des consultants et l’original du marché signé. 8.6. Cycle de passation des marchés et responsabilités des différents acteurs 8.6.1. La préparation du marché La préparation du marché se résume à deux opérations essentielles devant caractériser la réussite de l’opération d’acquisition : l’identification et la définition du besoin. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 174 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.6.1.1. L’identification Elle commence pendant la phase de l’évaluation du projet. En effet, le rapport d’évaluation du projet donne déjà les types de biens et services nécessaires pour la mise en œuvre du projet et dont il faudra acquérir dans le respect de la règlementation applicable en matière de passation des marchés. Cette présentation est faite de manière globale sans spécificité technique. 8.6.1.2. La définition des besoins Elle consiste à décrire de manière précise les besoins à satisfaire. Pour les fournitures, on décrit les caractéristiques et fonctionnalités des biens à acquérir. Pour les travaux, on définit les quantitatifs et les descriptifs par étape successives et pour les services autres que travaux, on élabore les termes de références. La définition des besoins est conclue par l’estimation du coût financier de l’opération et les périodes de disponibilité des biens ou services en fonction du planning de réalisation des activités. La préparation du marché relève de la responsabilité de l’équipe technique de l’UCP. 8.6.2. La planification des activités de passation des marchés Suite à définition précise des biens et services à acquérir, le spécialiste en passation des marchés établit le planning du déroulement des opérations d’acquisition. Ce planning, communément appelé plan de passation des marchés est élaboré en même temps que l’élaboration du budget annuel pour besoin de cohérence. Pour disposition du bien ou du service au moment opportun, la date de démarrage de chacun des processus de passation des marchés de ce plan doit tenir compte des délais prescrits ainsi que des aléas récurrents du système mis en place. Le plan de Passation des Marchés est publié pour besoin de transparence. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 175 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés Références Opérations Planification des Marchés 03 04 le SPM en collaboration avec les points focaux : - Recensent les besoins d’achats actualisés de l’ensemble des parties prenantes du projet ; - Préparent le PPM (incluant les contrats de services) et son actualisation régulière sont des éléments majeurs pour le bon fonctionnement du projet ; - Elaborent le PPM en concertation et en cohérence avec le PTA et le budget annuel ; - Soumettent le plan de passation des marchés au Coordonnateur; 05 Le Coordonnateur : - Transmet les plans de passation des marchés au bailleur pour avis de non objection ; 01 02 Approbation de la Planification des Marchés 06 07 08 08 Bis 09 Le Bailleur : - Reçoit le plan de passation des marchés ; - Examine les modalités de passation des marchés proposées par l’UCP ; - Effectue des observations, et les transmets à l’UCP pour prises en charges ; Ou - donne son avis de non objection sur le plan de passation des marchés ; - Transmet le plan annuel validé à l’UCP ; Le Coordonnateur : 10 11 - Le Coordonnateur reçoit le plan de passation des marchés validé par le bailleur ; L’impute au SPM pour prise en charge, suivi ; 8.6.3. La préparation des Dossiers d’Appel d’Offres Pour chaque marché à passer, le spécialiste en passation des marchés prépare le Dossier d’Appel d’Offres en fonction du type de marché. Le contenu de ce dossier est présenté de manière détaillée dans les directives en la matière. Les dossiers d’appel d’offres doivent être rédigés de façon à permettre et à susciter la concurrence internationale. Ils doivent décrire clairement et précisément : - les travaux à réaliser et leur emplacement; - les biens à fournir et leur lieu de livraison ou d’installation; - les délais d’exécution ou de livraison; Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 176 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés - les normes minimales de performance; - les conditions d’entretien et de garantie technique, ainsi que toutes autres conditions et modalités nécessaires. Les dossiers d’appel d’offres préciseront si nécessaire, les essais, les normes et les méthodes qui serviront à déterminer si le matériel livré ou les travaux exécutés sont conformes aux spécifications. Les plans doivent être compatibles avec le texte des spécifications, et les dossiers préciseront l’ordre de priorité entre plans et spécifications en cas de conflit. Le Dossier d’Appel d’Offres doit indiquer tous les facteurs qui, outre le prix, seront considérés lors de l’évaluation des offres et préciser comment ces facteurs seront quantifiés ou évalués. Si les candidats sont autorisés à présenter des variantes (les plans, les matériaux, les délais d’achèvement, les conditions de paiement etc...), le dossier doit indiquer expressément les conditions auxquelles ces variantes seront recevables et leur méthode d’évaluation. 8.6.4. La passation du marché La passation des marchés elle-même se fait par étapes successives présentées de manière détaillée ci-dessous. L’UCP assure la responsabilité de la passation des marchés en couvrant chacune de ces étapes. 8.6.4.1. La publication de l’appel d’offres Tous les marchés sont passés par appel à la concurrence, il est temps opportun la possibilité de soumissionner. essentiel d’annoncer en Le projet fait publier l'Avis Général de Passation des marchés. Cet Avis doit donner des informations sur l’Emprunteur (ou l’Emprunteur éventuel) et indiquer le montant et l’objet du prêt, l’objet des marchés correspondant au Plan de Passation des marchés, ainsi que le nom, le numéro de téléphone ou de télécopie et les adresse(s) des organisme(s) de l’Emprunteur responsable(s) de la passation des marchés, de même que l’adresse du portail électronique ou du site internet d’usage courant et d'accès national et international libre et gratuit où seront affichés les avis particuliers de passation des marchés en question. L’avis doit aussi mentionner, si elle est connue, la date à laquelle les dossiers de préqualification ou d’appel d’offres seront disponibles. Les dossiers de pré-qualification ou d’Appel d’Offres, selon le cas, ne doivent pas être mis à la disposition du public avant la date de la publication de l’Avis. Chaque marché doit donner lieu à la publication d’un avis particulier de pré-qualification ou d’appel d’offres, selon le cas, qui sera inséré au moins dans un journal de diffusion nationale du pays de l’Emprunteur ou dans le Journal Officiel, ou sur un portail électronique ou un site internet d’usage courant et d’accès national et international libre et gratuit, en langue anglaise, française ou espagnole, ou au choix de l'Emprunteur dans une langue nationale telle Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 177 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés que définie dans le paragraphe les directives. Ces avis doivent en outre être publiés dans UNDB online. Les avis seront publiés suffisamment en avance pour que les entreprises intéressées aient le temps de se procurer le dossier de pré-qualification ou d’appel d’offres, et de préparer leur demande de pré-qualification ou leur offre. le bailleur se chargera de la publication simultanée sur son site internet public de tous les Avis particuliers de passation des marchés préparés et transmis par les Emprunteurs. 8.6.4.2. La mise à disposition ou vente des documents d’appel d’offres La mise à disposition des documents d’appel d’offres consiste à transmettre ou à remettre aux soumissionnaires, les documents devant leur permettre de préparer leurs offres. Cette transmission est faite soit par courrier avec accusé de réception ou décharge soit par voie électronique avec accusé de réception. Ces documents d’appel d’offres peuvent être également vendus aux soumissionnaires, le prix de vente dans ce cas doit couvrir les frais engagés pour leur élaboration sans recherche de profit. 8.6.4.3. La demande d’éclaircissements et réponses Suite à la mise à disposition ou vente des documents d’appel d’offres, les soumissionnaires peuvent avoir besoin des éclaircissements sur certains aspects de ces documents afin de mieux préparer leurs offres. Il est conseillé que ces demandes soient faites par écrit et dans un délai précis avant la date de dépôt des offres. Pour besoin de transparence et de respect de l’égalité entre les soumissionnaires, la réponse fournie à chacune des demandes reçues doit être transmise à tous les autres soumissionnaires. 8.6.4.4. L’ouverture des plis en séance publique Les offres sont reçues sous plis fermés au jour, à l’heure et lieu indiqués dans les documents d’appel d’offres. Les plis sont ouverts au jour, à l’heure et au lieu indiqués dans les documents d’appel d’offres en séance publique en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants. Toutes les communications au cours de la séance d’ouverture des plis est faite à haute voix. Une feuille de présence signée par toutes les personnes présentes est établie. Un procès-verbal d’ouverture est dressé à l’issue de la séance et signé par les membres du bureau constitué à cet effet dont notamment le Président, le rapporteur et les autres membres. 8.6.4.5. L’évaluation des offres et attribution provisoire des marchés ou proposition d’attribution des marchés Une commission d’évaluation des offres est constituée à l’issue de la séance publique d’ouverture des plis. Cette commission dispose d’un délai pour analyser et évaluer les offres suivant les critères définis dans les documents d’appel d’offres. Suite à son travail, cette commission classe les offres par ordre de mérite suivant les notes attribuées à chacune des offres. Elle fait une proposition d’attribution du marché à l’UCP. C’est sur la base de cette proposition que l’UCP attribue provisoirement le marché au candidat jugé meilleur en l’invitant à la négociation du marché. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 178 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.6.4.6. La publication de l’attribution des marchés y compris le délai d’attente Le marché est définitivement attribué à l’issue des négociations. Il est important de souligner qu’en cas d’échec des négociations avec le premier attributaire potentiel, le projet engage les négociations avec le second. En cas d’échec total des négociations, le marché est annulé et le processus devra redémarrer. Les négociations satisfaisantes, la signature du contrat et les formalités administratives en découlant marquent l’attribution définitive du marché qui est suivie de la publication. Le marché doit être attribué sur la période de validité des offres. 8.6.5. Formalités d’exécution des marchés La notification du marché (pour les marchés de fournitures et services courants) : après attribution du marché, l’attributaire est officiellement notifié. Il s’agit d’une correspondance par laquelle l’UCP informe de manière officielle, l’attributaire du marché et l’invite à réaliser son contrat. Cette notification comporte l’objet du marché, les références du contrat, la durée et la période des travaux, le lieu d’exécution des travaux, les facilités administratives accordées dans le cadre du contrat, etc. 8.6.5.1. Les formalités de démarrage pour les marchés de travaux L’attributaire du marché doit accomplir les formalités de démarrage, notamment les formalités d’enregistrement du contrat, la production des garanties, etc. Pour les marchés de travaux et les marchés à responsabilité unique, le marché doit demander la constitution d’une garantie d’un montant suffisant pour protéger le projet au cas où l’entrepreneur manquerait à ses obligations contractuelles. Les modalités et le montant de la garantie d’exécution doivent être adéquats, tels que spécifiés dans le Dossier d’Appel d’Offres. Le montant de la garantie peut varier et est déterminé en fonction de la nature de la garantie fournie et de la nature et de l’importance des travaux ou des ouvrages. Une fraction de cette garantie de bonne exécution (dite garantie de bonne fin) restera valable durant la période de garantie technique ou d’entretien jusqu’à la réception définitive. À la place de cette garantie de bonne fin, le marché de travaux peut prévoir une retenue de garantie, c’est-à-dire une retenue effectuée sur chaque acompte périodique et conservée jusqu’à la réception définitive. Les entrepreneurs peuvent être autorisés à remplacer cette retenue par une garantie bancaire équivalente après la réception provisoire. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 179 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.6.5.2. Le versement de l’avance de démarrage et la fourniture de la garantie d’avance Selon les marchés, le versement de l’avance de démarrage est automatique après signature du contrat, mais très souvent, il est soumis à la production d’une caution de garantie à produire par l’attributaire. Chacune des parties est tenue de remplir ses obligations en matière de l’avance de démarrage. Après accomplissement des formalités requises par l’attributaire du marché, l’UCP débloque et met à sa disposition le montant de l’avance de démarrage tel que prévu dans le contrat. 8.6.5.3. L’exécution des prestations suivant le calendrier contractuel Sous la supervision de l’UCP ou du Maître d’Ouvrage délégué, le marché est réalisé par l’attributaire dans le respect des clauses du contrat et des délais impartis. L’UCP doit suivre le respect du calendrier arrêté avec l’attributaire du marché tout au long de l’exécution. 8.6.5.4. Les paiements pour les différentes phases ou décomptes périodiques pour les marchés de travaux Suivant les modalités arrêtées dans le contrat, l’attributaire du marché soumettra ses décomptes au paiement. Après vérification et approbation par l’UCP, ces décomptes sont transmis à la CAA pour paiement. Les réceptions partielles ou définitives : pour chaque marché, l’UCP constitue une commission pour la réception partielle ou définitive des travaux, fournitures ou services. Cette commission apprécie la qualité des livraisons ou des réalisations, signe les procèsverbaux de réception et donne le quitus pour le paiement des factures et des décomptes. Aucun paiement ne doit être effectué sans existence de ce procès-verbal. 8.6.5.5. La clôture du marché La réception des travaux, des fournitures ou des services ne signifie pas la clôture du marché. Cette clôture n’intervient qu’après que toutes les obligations contractuelles aient été remplies par les parties contractantes qui doivent s’assurer que : - les qualités techniques des livraisons prévues dans les documents contractuels sont respectées; - un décompte définitif a été établi ; - tous les paiements ont été effectués ; - les cautions ont été libérées. Ce n’est qu’après ces vérifications que le marché peut être clos. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 180 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.6.5.6. L’évaluation des performances des titulaires des marchés l’UCP, à l’issue de chaque marché devra évaluer les performances de chacun des attributaires afin de constituer par secteur d’activités, une liste des fournisseurs offrant des sécurités en matière d’exécution des contrats qui leurs sont attribués. Cette liste pourra être utile en situation d’attribution de marché par entente directe. 8.6.6. Exécution des marchés Une fois le contrat signé par les parties, l’UCP et le Spécialiste de Passation des Marchés sont chargés particulièrement de l’exécution des tâches suivantes : - - la notification de l’ordre de service de démarrage des prestations au Client dès que ce dernier a remis à l’UCP les exemplaires originaux des contrats dûment enregistrés conformément aux dispositions fiscales en vigueur ; la vérification de la validité du cautionnement de bonne exécution fourni par le Client ; la mise à disposition du Client, s’agissant notamment des marchés des travaux, du site et des documents techniques de travail ; l’analyse en vue de leur validation des programmes et calendrier d’exécution des tâches ; l’appréciation des contraintes ayant des incidences sur la qualité et la quantité des prestations ainsi que l’ajustement des délais d’exécution ; l’organisation et la participation aux réunions de suivi de l’exécution du marché ; l’appréciation de la qualité des sous-traitants, le cas échéant ; l’évaluation des pénalités de retard ou des intérêts moratoires ; l’émission des ordres de service nécessaires à la bonne exécution du marché ; l’examen des incidences pouvant justifier une suspension des prestations ou une résiliation du marché; le suivi des essais en usine notamment dans le cadre de la fabrication des biens, objets de marché de fournitures ; le décompte des délais d’exécution; l’appréciation des clauses d’éventuels avenants aux contrats. 8.6.7. Réception des biens et services Chaque marché doit faire l’objet d’un contrôle de réalisation physique et de la conformité avec la facturation induite. Il est généralement recommandé de constituer une commission chargée de l’évaluation et de la réception des prestations. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 181 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.6.8. Composition des Commissions de Réception A l’instar des sous-commissions d’analyse des offres, les commissions de réception seront constituées des responsables de l’UCP. Il s’agit notamment de : - le représentant du Ministère de Tutelle ; - le représentant du Ministère des Marchés Publics ; - le responsable du service technique bénéficiaire des prestations. Au cas où le suivi et / ou le contrôle de certaines prestations sont confiés à un organe tiers, il revient à cette structure, avec laquelle l’agence d’exécution a conclu un contrat de services, à organiser les différentes réceptions conformément aux clauses du marché. Elle informe les membres de la commission de réception ci-dessus cités qui sont invités à y prendre part. Il revient également à l’UCP de moduler la composition des Commissions de Réception en fonction des types et de la complexité des marchés : - Services de consultants ; Fournitures ; Travaux. 8.6.9. Réceptions proprement dites Pour les réceptions de type « physique », la Commission de Réception peut prononcer une réception partielle ou totale, soit provisoire ou définitive. - - Pour les marchés de fournitures, notamment d’équipements sous garantie, il est recommandé d’appliquer le principe de la réception provisoire à la livraison, et d’une réception définitive après le délai de garantie. Pour les marchés de travaux, il est recommandé d’appliquer le principe de la réception provisoire à la fin du chantier, et d’une réception définitive après un délai d’un an. Il est important de retenir que le principe des réceptions provisoires et définitives implique de retenir, lors de la réception provisoire, une part des sommes dues (généralement 10%), qui ne sera libérée qu’après la réception définitive. Un marché peut également faire l’objet de plusieurs réceptions partielles (cas des marchés de fournitures ou de travaux). Dans ces cas, une réception totale est prononcée à la fin des livraisons (cas des fournitures) ou à la fin de chantier (cas des travaux) ; cette réception totale peut être provisoire, et il sera également organisé une réception totale définitive comme indiquée ci-dessus. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 182 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés La Commission de Réception doit produire un procès-verbal de réception (partielle, provisoire, totale, définitive, etc.) signée par tous les participants et auquel seront joints tous les documents permettant d’apprécier l’effectivité qualitative et quantitative des prestations, objet du marché concerné. 8.6.10. Suivi de la facturation des prestations Au regard des éléments contenus dans les procès-verbaux de réceptions dûment signés par les membres de la Commission de Réception, le prestataire de services, fournisseur ou entrepreneur établit son mémoire de paiement. A cette facture, doivent être joints tous les documents justificatifs des montants facturés. Le Spécialiste de Passation des Marchés et le Responsable Administratif et Financier apprécient les éléments contenus dans le mémoire de paiement, et le cas échéant, établissent le dossier de paiement à soumettre à la signature du Coordonnateur. 8.6.10.1. Frais de fonctionnement Divers rubriques de dépenses et d’autres coûts additionnels récurrents seront pris en charge par l’UCP sur la base du manuel de procédures administratives qui aura été revu et jugé acceptable par le bailleur de fonds. Pour des raisons d’efficacité, les fournitures de bureau seront acquises sur une base de six (06) à douze (12) mois de besoins selon un processus concurrentiel. En ce qui concerne les services d’entretien/réparation (véhicules, ordinateurs etc.…) l’UCP signera des contrats pour une durée définie. 8.6.10.2. Frais Formations/Ateliers/Séminaires/Conférences. Les ateliers, les formations, les participations aux séminaires et aux conférences, les voyages d’études seront menés sur la base des plannings annuels approuvés et identifiant le cadre général des formations et des activités similaires pour l’année, en précisant la nature de la formation, du voyage d’étude, de l’atelier, du nombre de participants et du coût estimatif. 8.6.10.3. Planification et suivi des marchés Le plan de passation des marchés est dressé par le spécialiste en passation des marchés du projet et présenté au bailleur de fonds pour Avis en début de chaque exercice, annexé au budget. Ce plan est renouvelé chaque trimestre et envoyé au bailleur. Dans le cadre du suivi du Plan, le spécialiste en passation des marchés dresse la situation des marchés chaque mois assorti d’un plan d’action qui dégage les responsabilités de toutes les parties prenantes ainsi que les délais d’exécution. Le spécialiste en passation des marchés fait une large diffusion dudit plan d’action. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 183 Chapitre VI Procédures de Passation des Marchés 8.6.11. Classement et archivage des documents de passation des marchés 8.6.11.1. Principe et système de Codification Tout marché passé au Projet doit comporter un numéro d’identification dont la structure se présente comme suit: Type marché Numéro séquentiel Année de décision 1àn 13 = exercice 2013 14 = exercice 2014 15 = exercice 2015 MC = Consultants MF = Fournitures MT = Travaux A titre d’exemple, un premier marché de Fourniture décidé au courant de l’exercice 2014 sera identifié par le code suivant : MF/1/14. Tous les documents émis ultérieurement et se rapportant au dit marché devront avoir le même système de numérotation. 8.6.11.2. Système de classement Le classement et archivage des documents de passation des marchés au Projet est celui préconisé par le bailleur de fonds. 8.6.11.3. Principes du Système de Classement. Le classement des documents de passation des marchés a des caractéristiques spécifiques: - Le classement est basé sur les types de marchés qui existent au niveau du Projet (marchés des biens et services, consultants, travaux, etc...). Pour plus d’efficacité, diviser chaque type de marchés en deux sous-sections : - - Biens passés par Appel d’Offres; Biens passés par cotations; Services de firmes de consultants; Services de consultants individuels; Chaque marché doit être classé par lot ou activité séparément; Tous les documents relatifs à chaque marché, lot ou activité depuis le lancement du processus de sélection jusqu’à la gestion des marchés/contrats; Chaque section, dossier, chemise, document doit être identifiable (étiquettes imprimées sur les meubles, étiquettes apposées sur les chemises cartonnées, les boîtes et les documents); Une fiche de retrait doit être remplie chaque fois qu’on sort un document du système et mise à la place de ce dernier jusqu’à la remise du document dans le classement. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 184 Chapitre V Procédures de Passation des Marchés Tableau de suivi des marchés passés - Détails des contrats Montant du Contrat N° de série A Référence du Contrat Source de Financement Réf. de la Demande de Retrait des Fonds Catégories de dépenses Description du contrat Prévisionnel Actuel Références des Contrats et Renseignements sur la Procédure de Passation des Marchés et la Gestion des Contrats Méthode de Type de revue (à passation/sélectio Attributaire priori/à posteriori) n SERVICE DE CONSULTANTS 1 2 3 4 5 B FOURNITURES C TRAVAUX Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 185 Nationalité de l'Attributaire Chapitre V Procédures de Passation des Marchés Tableau de suivi des marchés passés - Détails des contrats Références des Contrats et Renseignements sur la Procédure de Passation des Marchés et la Gestion des contrats N° de série Date d'invitation Date de signature du contrat Date de début contractuel Date de fin contractuel Date de livraison Date de réception Date réception facture Date transmission Demande de Paiement à la C.A.A. Date paiement par la C.A.A Montant payé par le Bailleur A 1 2 3 B C Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 186 Montant restant à payer par le Bailleur Prestations terminées (Oui/non) Observations Chapitre V Procédures de Passation des Marchés Date ______ BON DE COMMANDE N° ……………………. Fournisseur :_________________________________ Demande d’achat n°_________________ du ___________________________ Date de Livraison: _____________________________ Délai de livraison__________ Références Désignations Quantité Prix Unitaire Montant du Bon de Important Le double de ce bon de Commande doit être commande retourné avec votre facture sous peine de rejet Le RAF Le Coordonnateur Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 187 TOTAL Chapitre V Procédures de Passation des Marchés Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 188 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière IX. PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 189 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière 9.1. Organisation de la gestion financière Il s’agit de décrire le cadre de réalisation des opérations financières du projet à travers : - les fonds de l’accord de financement (crédit ou don) gérés par le bailleur ; les fonds de l’Etat du Cameroun ; les comptes bancaires ; l'organisation des caisses. 9.1.1. Généralités Les activités et le fonctionnement d’un projet sont financés par les principaux types de ressources suivant : fonds du bailleur (prêt ou don), fonds de contrepartie (Etat) et la contribution des bénéficiaires dans certains cas spécifiques. Les mécanismes liés à chacune de ces sources de financement sont propres à chaque projet. La ligne de crédit ou de don mise en place par le bailleur ou l’Etat est consommée sur présentation des besoins exprimés par le projet à travers la CAA qui sert d’interface entre les deux parties. L’accord de crédit indique de manière précise, la source de financement de chacune des activités du projet (Etat ou bailleur). Certains paiements du projet à ses fournisseurs sont faits directement par le bailleur et d’autres par le projet par prélèvement sur un compte ouvert localement et approvisionné par le bailleur par prélèvement sur la ligne de crédit. Les conditions de fonctionnement de ce compte sont précisées dans l’accord de financement. De même, la contribution de l’Etat est mobilisée dans un compte de contrepartie également géré par la CAA. Tous les paiements quels qu’ils soient, se font à travers la CAA qui doit, à la demande du projet, ouvrir des comptes appropriés pour domicilier les fonds par source de financement. 9.1.2. Organisation des comptes bancaires Il s’agit notamment des comptes bancaires : - des fonds de contrepartie de l’Etat ; des fonds du bailleur déposés dans une banque commerciale locale ; Deux comptes de projet sont ouverts dans une banque commerciale par la CAA. L’un reçoit les fonds de contrepartie et l’autre les fonds du bailleur. 9.1.3. Mobilisation des ressources 9.1.3.1. Mobilisation des Fonds de crédit ou de don accordés par le bailleur Il s’agit ici de décrire les méthodes d’utilisation de la ligne de crédit mise en place par le bailleur de fonds pour le financement des activités du projet. Le fonds de crédit ou de don mis à la disposition du projet est mouvementé par le paiement direct, le remboursement des dépenses ou par engagement spécial. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 190 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière a) Remboursement des Fonds Il y a remboursement des fonds lorsque le Projet transmet au bailleur à travers la CAA, les types de dépenses autorisées effectuées et préfinancées sur ses propres ressources. Dans ce cas, le projet constitue un dossier qu’il transmet à la CAA composé de : - la demande de remboursement de fonds suivant le formulaire du bailleur ; l’état récapitulatif des dépenses par catégories ; la non objection du bailleur de fonds pour l’engagement de la dépense ; la preuve du paiement (ordre de virement, chèque…) ; l’attestation du compte bancaire débité ; la liasse des pièces justificatives. Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour exécution. Toutefois le Bailleur se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives au besoin. b) Fonds de roulement ou compte spécial La méthode du fonds de roulement ou méthode du compte spécial consiste à octroyer des avances à l’emprunteur pour le financement des dépenses jugées éligibles par le bailleur. L’objectif principal de cette méthode de décaissement est d’aider l’emprunteur ou l’organe d’exécution à faire face à ses besoins en monnaie locale ou en devises, de s’assurer d’une disponibilité de ressources d’une façon permanente et de bénéficier d’une certaine flexibilité au plan de la réalisation de certaines composantes du projet. Les dépenses supportées localement par prélèvement sur le compte special recevant les fonds du bailleur, font l’objet de demande de reconstitution dans les conditions définies dans l’accord de financement. A cet effet, le projet transmet au bailleur à travers la CAA, une demande de reconstitution des fonds du compte spécial constituée des éléments essentiels suivants : - la demande de reconstitution des ressources suivant le formulaire du bailleur ; le relevé du compte pour les avances en sous-compte ou compte auxiliaire ; l’etat certifié des dépenses par catégorie, chaque dépense devant être répertoriée sur le relevé bancaire; l’état récapitulatif des dépenses par catégorie accompagné des pièces comptables originales (bons de commande, factures timbrées et liquidées…); un état de rapprochement du compte bancaire. Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour exécution. Toutefois le Bailleur se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives au besoin. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 191 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière c) Paiement direct Il y a paiement direct lorsque le projet transmet au bailleur de fonds à travers la CAA, un ordre de paiement au profit de l’un de ses fournisseurs ou prestataires de service dans les conditions définies dans l’accord de financement. Dans ce cas, le projet constitue un dossier qu’il transmet à la CAA composé des éléments essentiels suivants : - la demande de paiement direct suivant le formulaire du bailleur; l’état récapitulatif des dépenses ; la non objection du bailleur de fonds pour l’engagement de la dépense ; deux (02) exemplaires du contrat, de la Lettre commande ou du Bon de Commande dont un original dûment enregistrés. Un exemplaire est transmis au bailleur de fonds et l’autre est conservé par la CAA pour exploitation et archivage; trois (03) exemplaires de la facture ou du décompte dont un original timbré; l’ordre de service et/ou la notification du contrat ; le RIB du bénéficiaire ; les annexes prévues ou les garanties diverses. Sur la base de ces éléments, la CAA finalise le dossier et le transmet au bailleur pour exécution. Toutefois le Bailleur se réserve le droit de demander d’autres pièces justificatives au besoin. d) Engagement spécial Ce procédé permet de faire payer les fournisseurs pour les biens et services importés au moyen d’une "lettre de crédit" exigeant des garanties de retrait de fonds. Cette méthode est généralement utilisée pour l’importation des biens à l’étranger. Dans ce cas, le Projet fait recours à une Banque Commerciale via la CAA, aux fins d’émettre une lettre de crédit pour couvrir les acquisitions. Cette Banque Commerciale n’acceptera pas de régler le fournisseur étranger si elle n’est pas elle-même couverte, d’où la garantie du bailleur de fonds de couvrir l’opération après dénouement. A cet effet, le bailleur de fonds prendra l’engagement de rembourser la Banque Commerciale directement lors du dénouement de l’opération. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 192 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière 9.1.3.2. Mobilisation des fonds de contrepartie Le Gouvernement inscrira chaque année dans son budget durant toute la période d’exécution du Projet, le montant de sa contribution nécessaire pour la réalisation des activités du projet relevant de sa contribution. A cet effet, sur la base du PTBA, l’UCP soumettra au MINEPAT ou au Ministère de tutelle au début de chaque exercice, une demande de fonds de contrepartie pour la partie de ses activités de la période concernée relevant de la contribution de l’Etat. Le MINEPAT ou le Ministère de tutelle à son tour émet et transmet au MINFI pour exécution, un ordre de paiement du montant correspondant, auquel il joint la demande du projet. Ladite demande de fonds comprend entre autres : - un extrait de l’accord de financement indiquant la contribution de l’Etat ; le PTBA de l’exercice concerné ; l’état d’utilisation des fonds initialement reçus ; le relevé d’identité bancaire du projet. Ce compte est par la suite réapprovisionné en cas de besoin à la demande du MINEPAT ou du Ministère de tutelle. 9.1.3.3. Justifications des dépenses Toutes les dépenses du Projet seront réglées à partir des comptes bancaires et accessoirement en espèces. L’UCP devra s’assurer que tous les décaissements sont exécutés conformément aux procédures prescrites dans le manuel de procédures du projet. Elle aura l’entière responsabilité de la présentation des états financiers annuels. Les pièces justificatives, concernant les marchés passés dans le cadre du Projet, doivent être regroupées et classées de manière appropriée par l’UCP. Les pièces seront classées par types de marché (véhicules, matériel et mobilier, fournitures, travaux et consultants) et par méthodes de sélection (AOI, AON, CF) et incluront toutes les pièces nécessaires à la justification des choix effectués. Les pièces justificatives devront être accessibles pour toute la durée du Projet aux missions périodiques de supervision des bailleurs, aux auditeurs externes et à l'audit interne des comptes pour révision. D’une manière générale les décaissements effectués par le projet respectent dans le cadre des dépenses autorisées telles que décrites dans le document d’évaluation du projet et les accords de financement. Pour besoin de traçabilité, tous les paiements sont faits soit par chèque soit par virement. L’utilisation des espèces étant l’exception dûment approuvée dans l’accord de financement. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 193 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière a) Justification de l’utilisation d'une avance des fonds Il y a mise à disposition lorsque pour une activité spécifique (organisation d’un atelier par exemple), le projet décaisse de manière prévisionnelle des fonds au profit d’un organisme ou d’un responsable clairement identifié sous réserve de production des pièces justificatives des dépenses à l’issue de l’activité. Dans ce cas, les conditions de déblocage de fonds sont les suivantes : - activité planifiée et inscrite dans le PTBA; - budget de l’activité clairement établi et approuvé par le bailleur de fonds ; - contrat passé avec l’organisme si tel est le cas dûment enregistré ; - gestionnaire des fonds clairement identifié. Dans les trois jours suivant la réalisation de l’activité, le gestionnaire des fonds doit produire un état récapitulatif des utilisations de fonds auquel sont jointes toutes les pièces justificatives des dépenses. Toute dépense non justifiée ou inéligible doit être remboursée dans le compte du projet. 9.1.4. Gestion de la trésorerie La gestion de la trésorerie du projet concerne le suivi et le contrôle des ressources du projet dont notamment la ligne de crédit ou le don et les comptes bancaires. 9.1.4.1. Contrôle des dépenses du projet Ces contrôles consistent à s’assurer avant la mise en paiement des dépenses et avant la demande de réapprovisionnement du compte bancaire local que : - les dépenses en cause sont effectivement éligibles au projet ; chacune d’elle est affectée dans la composante et la catégorie appropriée ; elles se rapportent aux marchés passés conformément aux règles et procédures en vigueur ; elles correspondent aux travaux, biens et services effectivement réalisés ou fournis ; les quantités et prix unitaires sont conformes et les calculs sont corrects ; les pièces justificatives sont complètes, conformes et à jour ; elles sont revêtues des signatures autorisées. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 194 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière 9.1.4.2. Suivi et contrôle des comptes Le suivi et le contrôle des comptes doivent permettre d’obtenir des informations financières et comptables fiables, complètes et à temps. Ces informations sont destinées à informer les tiers sur la situation comptable et financière. A cet effet, l’UCP doit s’assurer mensuellement que : - tous les décaissements sont enregistrés au débit du compte couvert à cet effet ; - son solde (en devises) correspond au solde du compte tenu dans ses livres ; - aucune dépense n’a été émise au titre d’une catégorie épuisée et/ou s’il y a nécessité de demander une révision des catégories par rapport à l’affectation initiale ; - aucun décaissement n’a été demandé au titre d’un contrat entièrement payé et/ou s’il y a nécessité de demander la révision de la valeur d’un contrat ; - tous les éléments de l’actif et du passif du projet ont été enregistrés dans les comptes appropriés et pour les montants exacts. Le projet a par ailleurs la responsabilité de contrôler l’exactitude et la conformité des opérations passées dans les comptes bancaires quelle que soit l’origine des fonds. A cette fin, il doit : - - conserver un double de toutes les pièces comptables dont les originaux ont été transmis à la CAA pour paiement ; recevoir sinon réclamer mensuellement à la CAA les relevés du compte de crédit ou du don et de tous les comptes bancaires ainsi que l’ensemble des pièces justificatives des écritures initiées dans les comptes par la banque (tickets d’agios, avis de débit, avis de crédit, etc.) ; procéder au rapprochement de soldes. 9.1.4.3. Rapprochement des comptes de trésorerie Afin de s’assurer de la cohérence et de la conformité des opérations du projet avec le bailleur de fonds et les banques commerciales, un rapprochement des comptes de trésorerie est nécessaire à la fin de chaque mois dès réception des extraits d’opérations des différents partenaires. Ainsi, le solde du compte tenu par le bailleur sera rapproché à celui tenu par le projet. De même, le solde de chacun des comptes bancaires recevant localement les fonds, sera rapproché à celui indiqué sur l’extrait du compte concerné. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 195 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière 9.2. Gestion des relations avec la CAA 9.2.1. Rôle de la CAA dans la conduite des opérations du projet Créée en 1985 par décret du Président de la République du Cameroun, la CAA, établissement public dont les activités ont un caractère essentiellement financier et statistique, a pour principales missions statutaires, la gestion de la dette et le financement des projets sur fonds d’emprunts. Elle joue l’interface entre les projets initiés par le gouvernement avec l’appui des bailleurs. C’est donc elle qui gère les fonds d’emprunt du gouvernement en général et en particulier ceux destinés au financement des projets de développement. De manière spécifique, lors de la phase de gestion des financements pour la réalisation des projets, elle doit à la demande de l’UCP : - ouvrir les comptes bancaires devant recevoir les fonds du projet (fonds du bailleur et fonds de contrepartie) - mouvementer les comptes domiciliés chez le bailleur tout au long de la vie du projet par l’émission des demandes de reconstitution de fonds ou des demandes de paiement aux fournisseurs; - mouvementer les comptes (Compte spécial et fonds de contrepartie) domiciliés dans les banques. De par ses attributions, la CAA est l’un des maillons essentiels dans la chaîne de mise en œuvre du projet. 9.2.2. Identification du projet par la CAA Dès la signature de l’Accord de Financement d’un projet dont les fonds doivent être gérés par la CAA, celle-ci doit recevoir en même temps que la demande d’ouverture des comptes bancaires, un exemplaire de l’Accord de Financement. Elle doit : - Procéder à la codification du projet; informer le projet afin qu’il puisse porter ses numéros identifiants uniques sur tous ses documents; définir avec l’UCP le cadre de numérotation par type de documents à lui transmettre en associant au numéro identifiant unique, d’autres éléments d’identification précise du document ; Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 196 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière Autres documents à fournir par le projet à la CAA : - la décision de création de l’UCP ; la décision de nomination ou de recrutement du personnel clé de l’UCP ; la description du projet en spécifiant (Localisation, Objet du Projet, Secteur économique, date de début, date de fin, bailleur, etc.) ; les conventions de financement liées du projet ; la demande d'ouverture des comptes bancaires; la liste des personnes habilitées à engager le projet ainsi que les spécimens de signature et les fonctions des personnes concernées dans le projet ; la liste des personnes mandatées à récupérer les documents du Projet à la CAA et dans les banques. En retour, la CAA devra remettre au projet : - un numéro d'identifiant unique du projet ; - un numéro d'identifiant pour chaque convention, ce numéro devra intégrer le numéro d’identifiant unique du projet ; - un relevé d’identité bancaire pour chaque compte ouvert; - une procuration pour le personnel mandaté par le projet. Le projet est responsable en cas de transmission de documents faux ou non conformes à la CAA. 9.2.3. Ouverture et gestion des comptes 9.2.3.1. Ouverture et approvisionnement des comptes bancaires L’UCP adresse à la CAA, une demande d’ouverture des comptes dont le nombre varie en fonction du nombre de bailleur et des exigences spécifiques liées à la mise en œuvre du projet. En général, un ou plusieurs comptes bancaires doivent être ouverts : l’un pour recevoir les fonds du bailleur et l’autre pour recevoir les fonds de contrepartie. Ces comptes sont approvisionnés suivant les méthodes de mobilisation des ressources décrites au point 7.1.3. Mobilisation des ressources. 9.2.3.2. Les paiements sur comptes spéciaux et fonds de contrepartie Les paiements sont faits sur ordre de la CAA sur la base des demandes émises par le projet. Les principales demandes traitées par la CAA sont présentées ci-dessous. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 197 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière a) Demande de Paiement des salaires Pour le Personnel Consultant - - - la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la demande, le code budgétaire ou la catégorie de dépense , le numéro et l'intitulé du compte à débiter , les noms des bénéficiaire, sa fonction, le numéro de la facture et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du Coordonnateur et le cachet du projet ; la facture timbrée du personnel concerné comportant : le nom et fonction, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la période de facturation concernée, les références du contrat de travail, les conditions de paiement, le mode de paiement et le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, la TVA, le net à payer, le montant TTC) et la signature ; l'attestation de présence effective établie sur papier entête du projet et signée par le Coordonnateur. l'attestation de présence effective du Coordonnateur signée par le Ministre de tutelle ou son représentant; la non objection du bailleur de fonds le cas échéant; la copie de carte d’identité le cas échéant pour les paiements sous forme de MAD ; la photocopie du contrat liant le personnel au projet signé par les parties et dûment enregistré. L’original du contrat n’est fourni que lors du premier salaire. Pour le Personnel Recruté - - la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la demande, le code budgétaire ou la catégorie de dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom du bénéficiaire, sa fonction, le détail du paiement le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, le mode de paiement, la signature et le cachet du Coordonnateur; l'attestation de présence effective établie sur papier à entête du projet et signée par le Coordonnateur. l'attestation de présence effective du Coordonnateur est signée par le Ministre de tutelle ou son représentant ; la non objection du bailleur de fonds le cas échéant; la copie de la carte d’identité le cas échéant pour les paiements sous forme de MAD ; le bulletin de salaire du mois antérieur. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 198 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière L’original du contrat n’est fourni que lors du premier salaire. Pour les Primes et indemnités - - la lettre de demande sur papier à entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la demande, le code budgétaire ou la catégorie de dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, sa fonction, le détail du paiement le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, le mode de paiement, la signature et le cachet du Coordonnateur; la décision accordant les primes ou indemnités signée par le responsable habilité; la fiche de présence ou attestation de présence selon le cas en original; la copie de carte d’identité le cas échéant pour les paiements sous forme de MAD ; b) Demandes de paiement dans le cadre des prestations Le paiement intégral relatif à un marché, une lettre commande, comporte les étapes suivantes selon le cas : paiement de l’avance de démarrage, paiement partiel ou final. La demande de paiement de la facture d'avance de démarrage d'une prestation de services est constituée des éléments suivants : - - - la lettre de demande sur papier à entête du projet conforme au modèle CAA et comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom, le code et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code convention, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms ou raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, la TVA, l'IR et le montant net à payer au bénéficiaire, etc…), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, le mode de paiement, la signature et le cachet du Coordonnateur; la facture timbrée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms ou raison sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat, les conditions de paiement, le RIB, le détail du paiement (Montant HT, IR, TVA, le net à payer, le montant TTC, etc…) et la signature ; la caution de garantie suivant les termes du contrat de services ; la non objection du bailleur le cas échéant; le visa préalable du MINMAP le cas échéant; un exemplaire Original du contrat de services liant le prestataire au projet et dûment enregistré avec la quittance d’enregistrement. le dossier Fiscal comportant : la copie certifiée de la patente de l’année en cours et le cas échéant la licence d’importation, la copie certifiée du registre de commerce, la Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 199 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière copie de la carte de contribuable, le bulletin d’émission, la Copie certifiée de l’attestation de non redevance ; Les éléments caractéristiques du contrat sont introduits dans le système dès le premier traitement par la CAA. La demande de paiement d'une facture partielle ou finale d'une prestation de services est constituée des éléments suivants : - - - - la lettre de demande sur papier à entête du projet conforme au modèle CAA et comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom, le code et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code convention, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms ou la raison sociale du bénéficiaire, le numéro de la facture et le détail du paiement (montant TTC, montant à régler sur fonds du bailleur, TVA, IR et le montant net à payer au bénéficiaire), le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, le mode de paiement, la signature et le cachet du Coordonnateur; la facture timbrée ou le décompte timbré ou la note d’honoraire timbrée du prestataire de services comportant : le nom, prénoms ou raison sociale du prestataire, le numéro de la carte de contribuable, le lieu et la date d'établissement de la facture, le numéro de la facture, le nom et l'adresse du débiteur (le projet), la tranche de facturation concernée, les références du contrat de service, les conditions de paiement, le RIB, le détail du paiement (Montant HT, l'IR, TSR, la TVA, le net à payer, le montant TTC, etc…) et la signature ; le bordereau de livraison ou le bon de livraison signé ; le procès-verbal de réception ou attestation de services faits ; la non objection du Bailleur le cas échéant; le visa préalable du MINMAP uniquement pour les décomptes des marchés ; le certificat de non exclusion des marchés délivrée par l’ARMP; l’attestation de domiciliation bancaire encours de validité et dont le RIB est porté sur le contrat pour les marchés; le Contrat de marché ou la lettre de commande ou le Bon de commande en original(e) avec la quittance d’enregistrement. Si l’original du marché a déjà été transmis à la CAA, une photocopie du marché certifiée conforme par le Coordonnateur du projet sera suffisant; le dossier fiscal comportant : la copie certifiée de la patente de l’année en cours et le cas échéant la licence d’importation, la copie certifiée du registre de commerce, la copie de la carte de contribuable, bulletin d’émission, attestation de non redevance certifiée. NB : Si le partenaire est étranger il est conseillé d’avoir une représentation au Cameroun afin de pouvoir fournir les éléments relatifs au dossier fiscal dont il n’est pas assujetti. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 200 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière c) Demande de paiement des frais de mission Toute mission donne lieu au paiement d'une avance dont le montant est fixé, soit par la circulaire sur l'exécution du budget, soit par les procédures du bailleur, ou encore par les textes régissant ces activités dans l'organisme employeur du personnel mis en mission. La demande de paiement des frais de mission doit comprendre les éléments suivants pour le paiement : Frais d’avance de mission : - la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, le montant à payer et son décompte, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature et le cachet du projet du Coordonnateur; - Photocopie l'ordre de mission dûment signé et approuvé par l'autorité compétente; - la non objection du bailleur de fonds le cas échéant; - l’autorisation de sortie émise par l’autorité compétente pour les personnels fonctionnaires ou agents de l'Etat désirant se rentre à l’extérieur du Cameroun ; - la copie de la carte nationale d'identité ; - les termes de références de la mission ; Solde des frais de mission : - la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom du bénéficiaire, le montant à payer et son décompte, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire, la signature du Coordonnateur et le cachet du projet ; - l'ordre de mission dûment visé à l’aller et au retour par l'autorité compétente et liquidé ; - le rapport de mission le cas échéant ou tout autre document justifiant l’accomplissement de la mission; - les cartes d’embarquement; - la photocopie des visas (entrée et sortie) du passeport. NB : Si le bénéficiaire n'a pas effectué le nombre de jours de mission prévus, le projet doit reverser dans le compte le montant des frais qui n'a pas de contrepartie effective. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 201 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière d) Demande de paiement des billets d’avions La demande de paiement des billets d'avion doit comprendre les éléments suivants : - - la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom du bénéficiaire, le montant à payer, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire si paiement par virement, le numéro de la CNI et la date de validité si paiement par chèque ou MAD, le visa du Coordonnateur. la facture Pro-forma émise par la compagnie aérienne ou l'agence de voyage ; l'ordre de mission du bénéficiaire ; l’autorisation de sortie délivrée par l’autorité compétente pour les personnels fonctionnaires ou agents de l'état désirant se rentre à l’extérieur du Cameroun; photocopie de la carte d’identité si paiement par MAD ou Chèque ; l'attestation de domiciliation bancaire de l'agence de voyage. Après paiement du billet d’avion, le projet doit faire tenir à la CAA la facture définitive de la compagnie aérienne ou l'agence de voyage, certifiée et liquidée ainsi que la copie du billet. e) Demande de paiement des frais d'atelier La demande de paiement des frais d'atelier doit comprendre les éléments suivants : - la lettre de demande sur papier entête du projet comportant : le bailleur de fonds concerné, le nom et l'adresse du projet, la date, le numéro de référence de la demande, l'objet de la dépense, le code budgétaire, la catégorie de la dépense, le numéro et l'intitulé du compte à débiter , le nom et prénoms du bénéficiaire, le montant à payer et le budget de l'atelier, le RIB (relevé d'identité bancaire) du bénéficiaire si paiement par virement, la signature du Coordonnateur et le cachet du projet ; - l'approbation de l'atelier par l'autorité compétente si nécessaire ; - la non objection du bailleur de fonds si nécessaire ; - les termes de référence ; - les factures, ou tout autre document générateur de la dépense. Certains Projets servent des perdiems aux participants à des réunions ou séminaires qu'ils organisent. Dans ce cas, la demande de paiement doit être accompagnée du texte qui autorise ce mode de gratification et qui en détermine le montant individuel. A cela, il faudrait ajouter l'original de la liste de présence des participants, un état nominatif signé par le Coordonnateur du projet en précisant le montant à payer à chaque bénéficiaire, et les références de la carte nationale d’identité. N.B. : les actes pris dans le cadre de ces projets par les chefs de département ministériel ou leurs collaborateurs doivent revêtir les visas en bonne et due forme des contrôles financiers compétents. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 202 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière f) Demande de paiement des quittances d'eau, électricité et téléphone La demande de paiement des dépenses de cette catégorie est accompagnée de la facture originale émise par l'entité à payer, certifiée et liquidée par le Coordonnateur du projet et le cas échéant du RIB pour un virement direct. g) Demande de paiement pour les avances en caisse Les avances constituent une exception comme mode de financement et ne sauraient être généralisées. Elles peuvent se faire en espèces, ou par virement dans un compte auxiliaire ouvert par le Chef du projet. La demande d'une avance est accompagnée du budget prévisionnel de l'activité, encore appelé mémoire de dépenses qui doit être approuvée par le Ministre de tutelle du projet ou le Président du Comité de pilotage du projet. Les avances reçues doivent être justifiées une fois les dépenses effectuées et, en tout cas avant l’introduction de toute nouvelle demande d'avance. Les pièces justificatives des avances sont les suivantes : - le relevé du compte pour les avances en sous-compte ou compte auxiliaire ; l’état des dépenses par rapport au budget prévisionnel, chaque dépense devant être répertoriée sur le relevé bancaire; les pièces comptables originales (bons de commandes, factures timbrées et liquidées…); un état de rapprochement du compte bancaire. 9.2.4. Contrôle des dépenses par la CAA Avant émission de l’ordre de paiement, la CAA s’assure que : - la demande comporte toutes les pièces justificatives ainsi que les autres documents et informations utiles ; la dépense est éligible et figure sur le PTBA de la période considérée ; le dossier soumis est régulier et conforme. Toute dépense inéligible ou non conforme est rejetée. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 203 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière 9.2.5. Suivi des comptes bancaires Les mouvements sur les comptes bancaires sont initiés par la CAA à la demande de l’UCP. Les comptes étant ouverts au nom du projet, c’est l’UCP qui assure le suivi en procédant au rapprochement bancaire en fin de mois. A cet effet, la CAA donne procuration à l’UCP pour le retrait des extraits de compte à la banque en fin de mois. Les anomalies et erreurs de la banque décelées lors du rapprochement de soldes sont transmises à la CAA pour réclamation. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 204 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière 9.2.5.1. Références Processus d’établissement d’une demande de paiement Opérations 03 04 A l’échéance de paiement d’une facture Le comptable : - déclasse ladite facture et s’assure qu’elle est effectivement échue ; - rassemble tous les documents relatifs à cette facture tels que indiqués dans la check-list ci-dessus ; - rempli le formulaire de demande de paiement et l’édite en deux (02) exemplaires ; - y joint les pièces justificatives (Cf. check-list) et transmet la liasse au RAF ; 05 06 07 08 Le RAF : - reçoit la demande de paiement ainsi que les pièces justificatives ; - vérifie la conformité et la régularité des documents ; - s’assure que le montant à payer est correct et y appose son visa; - transmet la liasse immédiatement au Coordonnateur. 01 02 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Le Coordonnateur : - apprécie la demande en fonction des documents justificatifs ; - signe la demande et vise les pièces justificatives ou en cas de nécessité, obtient du RAF des compléments de justificatifs avant signature; - retourne la liasse de document après signature au RAF pour transmission à la CAA. Le RAF - reçoit la demande signée ; -génère le fichier numérique sur support non réinscriptible et le transmet au responsable de son portefeuille à la CAA; -transmet la liasse à l’assistante. L'assistante : - renseigne le registre de transmission et remet l’ensemble au Chauffeur/Coursier pour dépôt à la CAA ; Le Chauffeur/Coursier : - dépose la demande au courrier de la CAA contre décharge sur le second exemplaire (signature, cachet et date) ainsi que sur le registre de transmission; - au retour à l’UCP, remet le registre et l’exemplaire de la demande avec décharge à l’assistante. L’assistante - prend une copie de la demande déchargée par la CAA et classe dans son registre courrier sorti - transmet l’original au comptable pour comptabilisation et classement. NB : Le processus est identique pour une DRF et une DPD, les pièces justificatives diffèrent selon les types de demande. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 205 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière La CAA dispose d’un délai de sept (07) jours pour traiter toute demande de paiement reçue du projet. Dans ce délai, elle doit soit honorer la demande, soit la retourner pour complément d’information. La CAA produira des chiffres trimestriels sur le niveau de décaissement de chaque projet. En conséquence, chaque projet devra se doter du « TOM²PRO to SIGED » et s’appuyer sur ce manuel comme cadre général. 9.2.6. Principaux documents échangés entre le projet, la CAA et le bailleur de fonds 9.2.6.1. L’UCP adresse à la CAA les principaux éléments suivants formulaire d’ouverture de projet ; accord de financement ; demande d’ouverture de compte ; demande de paiement (DP, DRF, DPD); demande d’extrait de compte. 9.2.6.2. CAA adresse au bailleur les principaux documents suivants concernant le projet demande de paiement (DRF, DPD) ; extrait périodique d’opérations. 9.2.6.3. Le bailleur envoie à la CAA les principaux documents suivants les extraits des opérations du projet (Avis de décaissement); toute correspondance relative à la situation des fonds du projet. Les formulaires de liaison du projet avec la CAA sont présentés ci-dessous. Ceux liant la CAA aux bailleurs sont fournis par chaque bailleur à la CAA. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 206 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière FORMULAIRE DE DEMANDE D’OUVERTURE DE PROJET ET DE COMPTE A LA CAA [INFORMATIONS GENERALES] MINISTERE DE TUTELLE: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__ I__I__I__I__I__I__I__ I__I SECTEUR D’ACTIVITE: ………………………………………………………………………………. OBJECTIF DU PROJET: ………………………………………………………………………………….. DENOMINATION DU PROJET: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I DATE: I__I__I__I__I__I__I__I__I ABREVIATION: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I [PERSONNES HABILETEES] N° Nom & Prénom Fonction Spécimen de signature Contact 1 2 [INFORMATIONS FINANCIERES] (A remplir pour ouverture de compte) Origine des fonds : Compte désigné pour le bailleur Compte pour les fonds de contrepartie Opérations : Monnaie locale Devises Signataire P.J. Copie de la convention d’accord de fonds (bailleur) ; Aide-mémoire de dépense (Fonds de contrepartie) ; Tout autre document indiqué dans le manuel de procédures. NB. Personnes habilitées (1) A signer les DP à envoyer à la CAA (2) A prendre le relevé de compte Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 207 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière DEMANDE DE PAIEMENT [Facture & Autres] [INFORMATIONS GENERALES] Code projet CAA: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Sigle projet CAA: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Nom du projet: …………………………………………………………………………………………… Date: I__I__I__I__I__I__I__I__I Ref Courier: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Objet: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I __I__I__I__I__I__I __I__I__I__I__I__I [INFORMATIONS FINANCIERES] N° Convention: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Nom du bailleur : ………………………………………………………………………………………… Catégorie: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I N° du compte du projet domicilié à la CAA à débiter: I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I Code banque Code agence Numéro de compte Clé RIB Mode de paiement : MAD Virement Transfert Chèque [INFORMATIONS SUR LE BENEFICIAIRE SI PAIEMENT UNIQUE] Personne physique Personne morale Type : Nom complet : ……………………………………………………………………………………………. N° Compte: I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I Code banque Code agence Numéro de compte Clé RIB CNI/Passeport: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Date.: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I RCCM: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 208 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière [INFORMATIONS BENEFICIAIRES SI PAIEMENT MULTIPLE] BENEFICIARE Pièce d’identité Banque N° Compte Montant [PERSONNE N’A CONTACTÉ DANS LE PROJET] Nom & Prénom : …………………………………………………………………………………………. Fonction : ………………………………………………………………………………………………….. Contact : Tél :…………………………………Mail………………………………………………………... Signataire Attachement (CHEKLIST) N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Désignation du document Observations Lettre de commande Factures Caution de garantie Registre de commerce (RCCM) Carte de contribuable Carte d’identité nationale Non objection PV de réception Bon de commande Ordre de service Relevé d’identité bancaire (RIB) Etat des salaires Etat certifié des dépenses Tableau récapitulatif des dépenses Ordre de mission Approbation atelier Contrat Etc…. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 209 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière DEMANDE DE PAIEMENT [Salaries & Perdiems] [INFORMATIONS GENERALES] Code projet CAA: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Sigle projet CAA: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Nom du projet: …………………………………………………………………………………………… Date: I__I__I__I__I__I__I__I__I Ref Courrier: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Objet: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I __I__I__I__I__I__I __I__I__I__I__I__I [INFORMATIONS FINANCIERES] N° Convention: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I Nom du bailleur : ………………………………………………………………………………………… Catégorie: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I N° de compte du projet domicilié à la CAA à débiter: I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I I__I__I Code banque Code agence Numéro de compte Clé RIB Mode de paiement : MAD Virement Transfert Chèque [INFORMATIONS BENEFICIAIRES] Nom et Prénom Pièce d’identité Banque N° Compte Montant TOTAL Total en lettres : …………………………………………………………………………………… [PERSONNES A CONTACTER DANS LE PROJET] Nom & Prénom : …………………………………………………………………………………………. Fonction : ………………………………………………………………………………………………….. Contact : Tél :…………………………………Mail………………………………………………………... Signataire Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 210 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière FORMULAIRE DE PROCURATION A AGIR AU NOM DU PROJET A LA CAA [INFORMATIONS GENERALES] MINISTERE DE TUTELLE: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__ I__I__I__I__I__I__I__ I__I DENOMINATION DU PROJET: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I DATE: I__I__I__I__I__I__I__I__I ABREVIATION: I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I__I PROCURATION DONNEE A : N° Nom & Prénom Fonction Spécimen de signature Contact 1 2 POUR Retrait des extraits bancaires : Compte désigné Compte des fonds de contrepartie Autres opérations : Signataire P.J. Copie de la convention d’accord de fonds (bailleur) ; Copie désignation personne responsable à engager le projet ; Tout autre document indiqué dans le manuel de procédures. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 211 Chapitre VII Procédures de Gestion Financière Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 212 Chapitre VIII Procédures Comptables X. PROCEDURES COMPTABLES Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 213 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.1. Organisation comptable 10.1.1. Configuration comptable La comptabilité du Projet est tenue par l’UCP sous la responsabilité du RAF. Le Service Comptable de l’UCP est responsable de la tenue des comptes relatifs aux opérations du projet Cette responsabilité implique : - l’imputation des pièces comptables ; - L’enregistrement des pièces comptables après imputation ; - la tenue des livres comptables ; - la production et la diffusion des états financiers ; - l’exécution des contrôles comptables ; - le classement des documents et pièces comptables. La comptabilité du Projet sera tenue dans un système de gestion intégrée. Pour ce faire, le logiciel de gestion intégrée TOM2PRO est vivement recommandé. 10.1.2. Système comptable Le système retenu est celui d’une comptabilité d’engagements permettant de constater les créances et les dettes dès leur naissance. Le système comptable du Projet devrait être basé sur l’utilisation d’un programme informatique doté de modules intégrés et comprenant : - la comptabilité générale ; La comptabilité analytique et budgétaire ; La gestion des immobilisations ; La gestion des marchés ; La gestion du personnel ; La comptabilité financière. L’organisation comptable est centralisée au niveau du site de l’UCP (siège). Les unités et entités d’exécution ne tiendront pas de comptabilité. La comptabilité du projet sera tenue selon le système comptable OHADA auquel des adaptations ont été apportées pour le rendre conforme à la comptabilité de projet non générateur de revenus. 10.2. Règles comptables 10.2.1. Concept d’image fidèle Les comptes annuels doivent être sincères et réguliers afin de donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des activités du projet. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 214 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.2.1.1. Sincérité Les comptes doivent refléter la réalité du fonctionnement du Projet. Par conséquent, ils seront établis de bonne foi, sans intention, de tromper le lecteur des états financiers. 10.2.1.2. Régularité La comptabilité du Projet sera tenue en conformité avec les dispositions réglementaires et en particulier : - L’accord de crédit ; - Les normes Comptables. 10.2.2. Principes comptables Les principes comptables retenus sont les suivants : 10.2.2.1. Continuité du projet Les états financiers du Projet sont établis en supposant que les activités se poursuivront normalement sans intention de les stopper ou de les réduire de manière significative sur la durée contractuelle. Le Projet qui est en fait un programme a une durée de cinq (5) ans éventuellement renouvelable. 10.2.2.2. Permanence des méthodes comptables Les états financiers seront établis d'un exercice à l'autre sans changement ni dans l’application des principes comptables initialement adoptés, ni dans les modes d'évaluation retenues. 10.2.2.3. Principe du coût historique Les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d'acquisition à leur date d’entrée dans le patrimoine du projet. 10.2.2.4. Principe de prudence Les comptes seront tenus dans le respect des règles suivantes : - Réalité et sincérité des pièces comptables ; - Soutien de chaque inscription comptable par une documentation acceptable ; - Correcte évaluation des différentes rubriques des états financiers. 10.2.2.5. Principe d’importance relative D’après ce principe, les états financiers doivent révéler toutes les opérations dont l’importance peut affecter les évaluations et les décisions. L’état annexé doit comporter toutes les informations d’importance significative. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 215 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.2.2.6. Principe de non compensation Aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d’actif et du passif du bilan ou entre les postes de charges et de produits. 10.2.2.7. Principe de bonne information Ce principe correspond à l’idée de ‘sincérité objective’ proche des notions anglo-saxonnes de ‘fairness’, de ‘relevant’ et de ‘reliability’. Il souligne l’importance des informations qui doivent figurer dans l’état annexé dont, en particulier, la description des méthodes utilisées qui dérogeraient au droit commun. 10.3. Pièces et documents comptables 10.3.1. Pièces comptables Les pièces comptables sont les supports de base destinés à soutenir juridiquement les transactions effectuées par le Projet. Elles sont constituées : les contrats signés avec d'autres partenaires ; les bordereaux de versement à la banque ; les extraits de compte bancaire ; les justificatifs de dépenses en numéraires ; les justificatifs des paiements des honoraires ; les factures d’honoraires ; les factures fournisseurs ; les doubles de DRF ou de DPD ; les états d’inventaire. rapport financier ; les reçus de caisse. Pour besoin de traçabilité, les imputations sont faites directement sur les pièces comptables avant saisie et classement. Ainsi, la pièce comptable qui est le soutient juridique portera toutes les indications nécessaires au suivi du traitement conforme de l’information. Le classement, se fait selon le mode chronologique inversé, la pièce la plus ancienne au fonds du classeur, et la plus récente en surface. Les documents sont séparés par des intercalaires permettant le regroupement mensuel des pièces. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 216 Chapitre VIII Procédures Comptables Toute pièce justificative de dépense doit faire l’objet de contrôle de réalité, de sincérité, et de conformité avant comptabilisation puis paiement. Sans être exhaustif, ces contrôles porteront sur : - l’existence d’un contrat ou d’une commande ; - la conformité de la pièce au contrat ou au bon de commande ; - la vérification que la livraison est faite ou que le service est rendu ; - le contrôle arithmétique de la pièce ; - la vérification de la prévision budgétaire ; - le contrôle de l’éligibilité de la dépense. Le RAF doit s’assurer que les contrôles ci-dessus ont été exercés par le comptable, faute de quoi il prend l’initiative de lui faire retourner les documents. Les factures reçues des fournisseurs font l’objet d’une numérotation interne en continue. Les originaux sont classés dans le dossier individuel du fournisseur. Une copie est classée comme pièce justificative dans le classeur des pièces comptables d’achat, la deuxième copie sert de support à la justification de la DRF émise. Après imputation par le Comptable (qui marque son visa), le RAF se charge de vérifier que l’imputation respecte les règles de l’art et appose son visa, pour approuver l’imputation faite par le comptable. Lors du contrôle de l’imputation, le RAF devra veiller à ce que les points suivants ont été remplis : (N° auxiliaire, Code activité, Poste budgétaire, Code financier et catégorie, Débit, Crédit). 10.3.2. Journaux comptables Les journaux comptables retracent les écritures enregistrées. Chacune de celles-ci doit comporter : - la date de l'opération ; - les numéros des comptes utilisés ; - le numéro de pièce comptable ; - un libellé explicatif ; - les imputations budgétaire, analytique, financière et géographique - le montant inscrit au débit ou au crédit. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 217 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.3.2.1. Journal des achats Il reçoit les opérations relatives à la constatation des dépenses de fonctionnement ou d’investissement. Les principales factures remises par les fournisseurs portent sur les acquisitions suivantes : Achats de fournitures, de tickets de carburant ; Achats d'immobilisations ; Dépenses de fonctionnement telles que loyers, téléphone, électricité, assurance, entretien, fournitures diverses. 10.3.2.2. Journal de trésorerie : Le journal de trésorerie constate : Les décaissements tels que les paiements faits par l’UCP en règlement des factures fournisseurs, les frais de mission, les frais financiers ; Les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les produits financiers etc. Il est ouvert un journal de trésorerie par compte bancaire. 10.3.2.3. Journal des opérations diverses Il enregistre les écritures correctives ainsi que les opérations spécifiques. 10.3.2.4. Journal de banque Il répertorie par compte bancaire, toutes les opérations financières passées par la banque pour le compte du projet. Il distingue d’une part, les décaissements tels que les paiements faits par l’UCP en règlement des factures fournisseurs, les frais de mission, les frais financiers ou les frais de gestion prélevés par la banque. Il enregistre également les encaissements tels que ceux en provenance des bailleurs, les produits financiers etc. Il est ouvert un journal de banque par compte bancaire. 10.3.2.5. Journal de demandes de paiement Il est chargé de répertorier toutes les demandes de paiement établies par la coordination et transmise à la CAA dans le cadre du projet. Il permettra de détecter les demandes de paiement déjà approuvées par la CAA et les demandes de paiement en attente d’approbation. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 218 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.3.3. Les livres comptables Les livres comptables à tenir par la coordination du Projet sont essentiellement les livres comptables obligatoires. La tenue de livres particuliers peut être demandée par le bailleur de fonds. Les livres dont la tenue est rendue obligatoire par le droit comptable sont : - le livre - journal, dans lequel sont inscrits chronologiquement les mouvements enregistrés en comptabilité ; - le grand - livre, constitué par l’ensemble des comptes ouverts, où sont reportés simultanément au journal, compte par compte les différents mouvements de la période ; - le livre d’inventaire, sur lequel sont transcrits le Bilan et les opérations d’inventaire ; - la balance générale des comptes, état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture d’une période, pour chaque compte, le solde d’ouverture (débiteur ou créditeur), le cumul des mouvements débit et des mouvements crédit de la période et le solde de clôture (débiteur ou créditeur) à la datte considérée. 10.4. Planning des travaux comptables La comptabilité du Projet est tenue en temps réel, de manière à disposer instantanément des informations nécessaires à la prise de décision. 10.4.1. Travaux quotidiens Ils consisteront pour l’essentiel à la gestion et au suivi de la trésorerie du projet, le suivi du compte désigné, du suivi des achats et des prestations de services. Ces travaux sont pour l’essentiel effectués par le comptable, sous la supervision du RAF et consistent : - à l’Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement, bordereaux de versements, avis de débit et crédit, remises des chèques) ; au Contrôle des imputations ; à la Saisie des transactions bancaires. Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivant : - Position journalière de trésorerie bancaire ; - Etat journalier de chèques reçus. Au niveau des achats - Imputation des factures ; - Contrôle des imputations ; - Saisie des factures. Ces travaux donnent lieu à la mise à jour de la situation des engagements liquidés. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 219 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.4.2. Production des éléments du tableau de bord mensuel Les éléments du tableau de bord en relation avec la comptabilité dont la production mensuelle est obligatoire sont les suivants : Grand livre, balances générale et auxiliaire ; Situation de trésorerie (banques et caisse) ; Etat mensuel des DRF et DPD ; Etat mensuel de l’exécution budgétaire ; Etat des engagements de dépenses. Soit M la fin d’un mois d’activité. Le planning d’exécution des travaux à conduire est le suivant : TRAVAUX MENSUELS - Edition des grands livres, journaux balances - Etats de rapprochement des banques - Ecritures d’ajustement - Edition des documents mensuels (Demande de Retrait des Fonds) et présentation au Coordonnateur du projet - Elaboration des documents de synthèse des DRF, DPD…. - Examen par le Coordonnateur du projet et transmission aux partenaires. PAR Raf & Compta Raf & Compta Raf & Compta Raf & Compta DELAI (J) M+3 M+5 M+7 M+8 Raf & Compta UCP M+10 M+11 Le RAF est tenu au respect du planning ci-dessus afin de satisfaire les exigences du bailleur de fonds. Le Coordonnateur du projet est informé de toute difficulté d’exécution. En cas de nécessité, celui-ci prendra des décisions appropriées pour que ce calendrier soit respecté. Les principaux travaux mensuels sont résumés ci-dessous. 10.4.2.1. Trésorerie : Suivi du Compte désigné et des fonds de contrepartie Ces tâches seront effectuées par le Comptable et supervisées par le RAF. - Collecte des relevés et avis d’opérations bancaires ; Comptabilisation des frais bancaires ; Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilité générale Contrôle des saisies du mois ; Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ; Vérification de la cohérence du solde du compte de crédit, rapprochement avec le solde annoncé par le bailleur; Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ; Edition des journaux de banque définitifs et contrôle de la cohérence avec la comptabilité générale ; Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés de banque, avis de crédit et de débit, ordres de virement) ; Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente, chèques ou documents réceptionnés mais non transmis). Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 220 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.4.2.2. - Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : Position de trésorerie bancaire ; Situation des flux de trésorerie de la période ; Encaissements ; Décaissements ; Flux nets ; Suivi des réalisations de la trésorerie ; Actualisation du budget de trésorerie ; Etat de suivi des chèques reçus. 10.4.2.3. Achats Effectué par le Comptable et supervisé par le RAF : - Edition du journal d’achats ; Contrôle de la saisie ; Rapprochement des documents informatiques pour cohérence ; Justification des soldes fournisseurs et analyse ; Classement des pièces justificatives ; Vérification du correct classement des pièces justificatives. Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : - Balance fournisseurs ; - Etat des engagements liquidés. 10.4.2.4. Stocks Il consiste à : - Inventaire des stocks ; - Saisie de Bon d’entrée et Bon de sortie ; - Mise à jour des fiches de stocks ; Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : - Etat des entrées en stocks ; Etat des sorties de stock ; Etat de rapprochement comptabilité / gestion des stocks. 10.4.2.5. Financement Bailleur de fonds Il est effectué par le RAF et comprend : - Etablissement de l’état de reconstitution du compte désigné du projet ; Collecte des relevés mensuels des décaissements du bailleur de fonds ; Edition du journal des demandes de retrait de fonds et rapprochement avec la comptabilité générale ; Edition du journal des demandes de paiement direct et rapprochement avec la comptabilité générale ; Justification du solde des comptes du suivi des demandes de retrait de fonds et de paiement direct (compte d’actif et de passif) et rapprochement avec le registre de suivi des demandes de retrait des fonds ; Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 221 Chapitre VIII Procédures Comptables - Justification du solde des comptes du crédit et contrôle de la cohérence du solde avec les informations figurant sur les relevés mensuels des décaissements du bailleur de fonds ; Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation. Ces travaux donnent lieu à la production de documents suivants : - Etat de reconstitution de compte désigné ; Synthèse mensuelle des décaissements ; Synthèse mensuelle des demandes de paiement direct et de leur suivi ; Synthèse mensuelle des demandes de retrait de fonds et de leur suivi. 10.4.2.6. Paiement des honoraires de consultants Cette tâche est effectuée par le RAF, assisté du comptable. Elle consiste en : - Préparation des éléments de paie des consultants ; Saisie de ces éléments ; Préparation des demandes de paiement à envoyer à la CAA ; Préparation de la fiche récapitulative mensuelle ; Centralisation ; Saisie des écritures comptables ; Classement des doubles des justificatifs de paiement ; Saisie des écritures comptables de centralisation ; Edition du journal de paiement des honoraires ; Rapprochement entre ce journal et la comptabilité générale. Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : - Etat des honoraires ; - Justificatif de paie des honoraires ; - Etat des retenues sur honoraires ; - Etat des avances et des acomptes sur honoraires. 10.4.2.7. Immobilisations Les activités relatives au suivi des immobilisations incombent au RAF et consiste entre autres en : - Mise à jour des états d’immobilisations après nouvelles acquisitions ; - Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du mois et rapprochement avec les pièces justificatives. Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : Etat détaillé des immobilisations après rapprochement entre Grand Livre /Fiches/Listing. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 222 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.4.2.8. Travaux de synthèse Ces tâches sont du ressort du RAF et consistent-en : - Edition de la balance générale ; - Edition du Grand Livre général (à titre exceptionnel) ; - Edition des documents de synthèse (bilan, grand livre, compte de résultat, tableau emplois-ressources, état récapitulatif, rapprochement bancaire, annexes) ; - Edition des états de reporting ; - Edition des états de suivi analytique ; - Edition des états de trésorerie ; - Edition des états de suivi budgétaire ; - Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts ; - Les rapports de suivi financier (RSF). Les principes qui gouvernent les rapports de suivi financier (RSF) sont les suivants : Ces rapports doivent contenir des informations utiles pour l’Etat tout en fournissant bailleur de fonds ou à tout autre bailleur de fonds des indications suffisantes pour déterminer : - Si les fonds décaissés servent aux fins pour lesquelles, ils ont été fournis ; Si l’exécution du projet est en bonne voie, et ; Si les coûts budgétaires ne seront pas dépassés. Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement physique des activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence entre l’évolution de la situation financière et les progrès au plan physique. Le suivi des dépenses par rapport au déroulement des opérations est un élément clé pour s’assurer de la maîtrise financière de projet. Le RSF comprend : Un rapport financier ; Un rapport sur l’avancement physique des activités ; Un rapport sur la passation des marchés. La périodicité de présentation des rapports de suivi financier au bailleur de fonds est de trois (03) mois. Par ailleurs, les RSF doivent être soumis au bailleur dans un délai de quarante-cinq (45) jours suivant la fin du trimestre. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 223 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.4.3. Planning d’arrêt des comptes annuels Soit N la date de clôture des comptes annuels, celle-ci correspondant au 31 Décembre, Le planning d’arrêter des comptes de fin d’exercice du Projet est le suivant : Travaux mensuels - Inventaire de caisse, des immobilisations, et des stocks par Raf & Compta DELAI (J) Raf & Compta N+5 Raf & Compta N+20 consultants Raf & Compta N+25 - Edition et analyse des grand-livre, balances Raf & Compta N+35 - Ecritures d’inventaires et de régularisation. Production Raf & Compta N+40 UCP N+45 Raf & Compta N+60 Raf & Compta N+65 financier et rapport de synthèse UCP N+80 Rapport des auditeurs Auditeur N+150 - Rapprochements entre inventaires et inscriptions Comptables - Etats de rapprochement bancaire, situation des DRF & DPD - Edition du récapitulatif annuel des honoraires de des grand- livres et balances analysés - Examen des documents par le Coordonnateur du projet et la préparation des éléments de son rapport - Production des états de synthèse et éléments définitifs du tableau de bord. - Transmission des états de synthèse au Coordonnateur du Projet - N Transmission des documents à l’auditeur. Rapport Les travaux annuels consistent pour l’essentiel aux travaux de fin d’exercice et consistent-en : 10.4.3.1. Travaux d’inventaires Ces travaux sont de la responsabilité du RAF et il peut être assisté de toute personne utile. Ils concernent entre autres : - Inventaires physiques (Bons de carburant, Fournitures, Immobilisations et autres biens du projet) en présence de l’auditeur externe ; Inventaires des engagements non liquidés auprès de fournisseurs. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 224 Chapitre VIII Procédures Comptables Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants : - Situation de trésorerie ; Etat d’inventaire des bons de carburant ; Etat d’inventaire des immobilisations ; Etat d’inventaires des fournitures ; Etat des engagements non liquidés. 10.4.3.2. Etat de suivi des paiements d’honoraires de consultants Ces travaux sont effectués par le RAF, et ils donnent lieu à la production des documents suivants : - Edition de l’état récapitulatif annuel des honoraires par consultant ; - Edition de l’état récapitulatif annuel des retenues d’impôts et des charges sociales sur honoraires. 10.4.3.3. Travaux de suivi des immobilisations Ces travaux sont de la responsabilité du RAF, et ils donnent lieu à : - Inventaire physique des immobilisations du projet ; Edition des tableaux des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives et la comptabilité générale ; Edition du tableau de la balance de contrôle Comptabilité Générale / Etat des immobilisations (Module de gestion comptable des immobilisations) / Fichier des immobilisations (Gestion physique des immobilisations) ; Présenter les plans comptables analytique et budgétaire spécifiques envisagés dans le cadre du projet. 10.4.3.4. Etablissement des états comptables et financiers Les états comptables et financiers suivants doivent être produits par la Cellule de coordination du projet : - Etat des DRFs ; Rapport de suivi financier annuel avec un délai de quarante-cinq (45) jours à compter de la fin de l’exercice ; Etats financiers : Chaque fin d’année ; Rapport d’audits : Chaque année avec un délai de six (06) mois suivant la clôture de l’exercice. Contenu du rapport de suivi financier (RSF) Le rapport de suivi financier doit contenir les informations suivantes : L’introduction ; L’examen de l’état d’avancement du projet ; Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 225 Chapitre VIII Procédures Comptables Le tableau des recettes et des paiements par source de financement en distinguant la partie concernant la période du rapport et la partie cumulée ; Le tableau des emplois des fonds du projet par activités avec un comparatif entre le prévisionnel et le réalisé, le tableau des recettes et des paiements pourra servir en appui ; Le rapport sur l’avancement des activités en comparant l’avancement physique au taux d’utilisation des fonds budgétaires ; Le rapport sur la passation des marchés en ressortant les points significatifs. 10.5. Méthodes de comptabilisation Les opérations sont enregistrées chronologiquement et sans retard de manière à disposer de données comptables actualisées en temps réel. La performance de l’organisation comptable est mesurée à partir des critères suivants : - Exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable ; - Réalité : tout enregistrement est justifié par une opération ; - Exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants ; - Bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle se rattache. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 226 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.6. Modèle de cadre comptable Le cadre comptable ci-après est conforme au plan SYSCOHADA: - Les deux premiers chiffres permettent une subdivision plus fine par nature selon le plan comptable OHADA. Du troisième au sixième chiffre permet une subdivision plus fine par nature selon le plan comptable OHADA. Comptes de bilan Classe 1 COMPTES RESSOURCES DURABLES 10 Capital Classe 2 Classe 3 DE COMPTES D’ACTIF COMPTES IMMOBILISE STOCKS 11 Réserves 12 Report à nouveau 13 Résultat de l’exercice 14 Subvention d’investissement 15 Provisions réglementées et Fonds assimilés 16 Emprunts et Dettes assimilées 17 Dettes de crédit-bail et Contrats assimilés Classe 4 DES COMPTES DES TIERS Classe 5 COMPTES TRESORERIE DE 20 charges Immobilisées 40 Fournisseurs et 50 Titres de Placement comptes rattachés 21 Immobilisations 31 Marchandises 41 Clients et comptes 51 Valeurs à Encaisser incorporelles rattachés 22 Terrains 32 Matières Premières et 42 Personnels 52 Banques Fournitures Liées 23 Bâtiments, installations 33 Autres 43 Organismes sociaux 53 Établissements techniques et approvisionnements financiers et assimilés agencements 24 Matériel 34 Produits en cours 44 État et Collectivités 54 Instruments de Publiques trésorerie 25 Avances acomptes 35 Services en cours 45 Organismes versés sur internationaux immobilisations 26 Titres de participation 36 Produits finis 46 Associés et Groupes 56 Banques Crédits de trésorerie et d’escompte 27 Autres 37 Produits intermédiaires 47 Débiteurs et Créditeurs 57 Caisse immobilisations résiduels divers financières 28 Amortissements 38 Stocks en cours de 48 Créances et dettes hors 58 Régies d’avance, route, en consignation activités ordinaires Accréditifs et ou en dépôt Virements internes 18 Dettes liées à des participations et Comptes de liaison des établissements et sociétés en participation 19 Provisions financières 29 Provisions pour risques et charges dépréciation immobilisations pour 39 Provisions pour 49 Provisions pour 59 Provisions pour des dépréciation des stocks dépréciation et risques dépréciation et risques provisionnées vis-à-vis provisionnées vis-à-vis des tiers de la trésorerie Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 227 Chapitre VIII Procédures Comptables Comptes Des engagements hors bilan Classe 8 Classe 8 Comptes de gestion Classe 6 COMPTES CHARGES ACTIVITES ORDINAIRES Classe 7 DE COMPTES DES PRODUITS ACTIVITES ORDINAIRES DE COMPTES DE DES CHARGES HORS ACTIVITES ORDINAIRES 60 Achats et 70 Ventes variation de stock 62 Services extérieurs A 64 73 Variations de 83 Charges stocks de biens et activités services produits ordinaires 66 Charges personnel 85 Dotations activités ordinaires Revenus financiers assimilés 68 Dotations aux 78 Transferts Amortissements charges 69 Dotations aux 79 Reprises Provisions Provisions et 87 hors 94 Comptes de coûts 95 Comptes de stock 86 Reprises activités ordinaires 77 92 comptes réfléchis hors de 67 Frais financiers et charges assimilées des 93 Comptes de reclassements 84 Produits activités ordinaires 75 Autres produits hors Participations des travailleurs de de 89 Impôts résultat COMPTES DELA COMPTA. ANALYTIQUE DE GESTION Contreparties des Engagements hors Impôts et Taxes 65 Autres Charges 91 82 Produits cessions d’immobilisation 72 Production immobilisée 63 Services extérieurs B COMPTES DE COMPTES DES PRODUITS HORS ENGAGEMENTS ACTIVITES HORS BILAN ORDINAIRES 90 Engagements obtenus et Engagements accordés 81 Valeurs comptables des cessions d’immobilisations 71 Subventions d’exploitation 61 Transports Comptes de la comptabilité analytique de gestion Classe 9 Classe 9 88 Subventions d’équilibre sur le 96 Comptes d’écarts sur coûts préétablis 97 Comptes de différences de traitement comptable 98 Comptes de résultats 99 Comptes de liaison internes 10.7. Modèle de schémas comptables Les écritures types relatifs : - A la mobilisation de l’avance initiale ; A la mobilisation de la contribution des bénéficiaires ; A la mobilisation des ressources des DRFs ; A la gestion comptable des paiements directs ; A la gestion comptable des impôts (TVA +IR) financés par les fonds de contrepartie par compensation ; A la comptabilisation des dépenses de fonctionnement ; A la comptabilisation des salaires ; A la comptabilisation des missions et ateliers. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 228 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.7.1. Mobilisation de l’avance initiale Dans chaque UCP, la mobilisation de l’avance initiale est constatée par les écritures suivantes : A l’émission de la DRF d’avance initiale : Compte Libellé Débit Crédit 458100XX IDA - DRF avance initiale XXXXXXX 471000XX CAA- avance initiale à encaisser XXXXXXX Suivant envoie DRF avance initiale A la réception des fonds sur le compte désigné Compte Libellé Débit Crédit 521000XX IDA - Compte désigné XXXXXXX 102800xx IDA- avance initiale XXXXXXX Suivant réception de crédit Compte Libellé Débit Crédit 471000XX CAA- avance initiale à encaisser XXXXXXX 458100XX IDA - DRF avance initiale XXXXXXX Suivant réception de crédit Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 229 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.7.2. Mobilisation des fonds de contrepartie en numéraire Les fonds de contrepartie sont soit numéraire, soit prise en compte par le biais des impôts, TVA et droits de douane. Fonds de contrepartie en numéraire Compte Libellé Débit Crédit 521000XX État - Fonds de contrepartie reçus XXXXXXX 102800xx Contribution État - Fonds de contrepartie XXXXXXX Suivant réception de crédit Fonds de contrepartie apurement TVA et droits de douane Compte Libellé Débit Crédit 444XXX Etat - TVA due XXXXXXX 102804XX Contribution état du Cameroun, TVA et droit de douane XXXXXXX suivant réception de la compensation du MINFI 10.7.3. Les réapprovisionnements A l’émission de la DRF: Compte Libellé Débit Crédit 458101XX IDA - DRF avance à encaisser XXXXXXX 471001XX DRF à encaisser XXXXXXX Suivant envoie DRF N°……………. A la réception des fonds sur le compte désigné Compte Libellé Débit Crédit 521000XX IDA - Compte désigné XXXXXXX 102820xx IDA- réapprovisionnement XXXXXXX Suivant réception de crédit Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 230 Chapitre VIII Procédures Comptables Compte Libellé Débit Crédit 471000XX IDA - DRF avance à encaisser XXXXXXX 458100XX DRF à encaisser XXXXXXX Suivant réception de crédit 10.7.4. Les paiements directs A l’émission de la DPD: Compte Libellé Débit Crédit 2XXXXX Immobilisations XXXXXXX 6xxxxx Charges XXXXXXX 40XXXX Fournisseurs d'exploitation XXXXXXX 48XXXX Fournisseurs d'immobilisation XXXXXXX Enregistrement de l'engagement Compte Libellé Débit Crédit 458102XX IDA - DPD à honorer XXXXXXX 471002XX DPD à honorer XXXXXXX Suivant envoie DPD N°……………. A la réception de la notification de paiement Compte Libellé Débit Crédit 40XXXX Fournisseurs d'exploitation XXXXXXX 48XXXX Fournisseurs d'immobilisation XXXXXXX 102801xx IDA- paiement direct XXXXXXX Suivant réception avis de paiement du bailleur de fonds Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 231 Chapitre VIII Procédures Comptables Compte 471002XX 458102XX Débit Libellé DPD à honorer IDA - DPD à honorer Crédit XXXXXXX XXXXXXX Suivant réception avis de paiement du bailleur de fonds 10.7.5. Comptabilisation des dépenses de fonctionnement A l’enregistrement de l’engagement Compte Libellé Débit Crédit 2XXXXX Immobilisations XXXXXXX 6XXXXX Charges XXXXXXX 4XXXXXX Tiers XXXXXXX Constatation de l'engagement Constatation de l’imputation de l’impôt Compte Libellé Débit Crédit 4XXXXXX Tiers XXXXXXX 44XXXXX Etat-TVA due XXXXXXX 44XXXXXX Etat - IR XXXXXXX Suivant dossier du fournisseur …………. Règlement du fournisseur Compte Libellé Débit Crédit 4XXXXXX Tiers XXXXXXX 521XXXX Banque XXXXXXX XXXXXXX Paiement facture fournisseur …………. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 232 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.7.6. Comptabilisation des charges du personnel A la constations du salaire après traitement de la paie Compte Libellé Débit Crédit 661100XXX Salaire personnel du projet XX 661100XXX Complément salaire personnel détaché au projet XX 6413XXXXX Cotisation part patronale XXXX 644100XXX Cotisation Sociale part salariale XXXX 42xxxxxxx Rémunération du personnel XX 4472XXX Contribution Crédit foncier du Cameroun XXX 4472XXX Contribution fonds national de l’emploi XXX 431100XX CNPS-Allocations familiales XXX 431100XX CNPS-Pension vieillesse XXX 431100XX CNPS-Accident de travail XXX 4472XXX Impôt sur le revenu des personnes physique (IRRP) XXXX 4472XXX Centimes additionnels communaux XXXX 4472XXX Redevance audio visuelle XXXX Constatation des salaires suivant etat de paie du mois de ……………………. Au moment du paiement des salaires Compte Libellé Débit 42XXXXXX personnel XXXXXXX 52XXXX Banque Crédit XXXXXXX suivant OP émis-le ………………….. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 233 Chapitre VIII Procédures Comptables Liquidation des impôts et taxes sur salaires Compte Libellé Débit 4472XXX Contribution Crédit foncier du Cameroun XXX 4472XXX Contribution fonds national de l’emploi XXX 431100XX CNPS-Allocations familiales XXX 431100XX CNPS-Pension vieillesse XXX 431100XX CNPS-Accident de travail XXX 4472XXX Impôt sur le revenu des personnes physique (IRRP) XXX 4472XXX Centimes additionnels communaux XXX 4472XXX Redevance audio visuelle XXX 52XXXXXX Banque Crédit XXX Suivant déclaration des impôts et taxes sur salaire du mois de ……………. 10.7.7. Comptabilisation des avances sur mission et atelier Chaque avance faite au personnel est inscrite dans son compte et apurée au fur et à mesure de leur justification. Octroi de l’avance Compte Libellé Débit 42XXXXXX Personnel-avance pour ateliers ou mission XXXXXXX 52XXX/57XXX Banque ou caisse Crédit XXXXXXX suivant OP émis-le ………………….. Apurement des avances suivant production des pièces justificatives Compte Libellé 2XXXX/6XXX Missions / Atelier ………………. 42XXXXXX Débit XXXXXXX Personnel-avance pour ateliers ou mission XXXXXXX suivant vérification des pièces justificatives……….. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun Crédit 234 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.8. Modèle de Plan analytique et de plan budgétaire Le manuel propose un modèle de plan analytique et budgétaire adaptable selon les spécificités de chaque projet. Il faut signaler que les logiciels de gestion effectuent une ventilation automatique des données générales et analytiques dans les différents postes budgétaires. Les états de suivi peuvent être obtenus selon les clés suivantes : - catégorie de dépenses ; composante ; sous-composante ; activités et sous activités. 10.8.1. Classement des dépenses par catégorie d’après l’accord de prêt CATEGORIE INTITULE 1 Biens, travaux, services autres que les services de consultation, consultants, formation, ateliers et coût opérationnels 2 Fonds de préparation du projet 10.8.2. Plan budgétaire par catégorie de dépenses CODE / CATEGORIE ELEMENT 1 Mise en vigueur 1.1 Travaux 1.2 Biens et Equipements 1.3 Fournitures des services non consultants 1.4 Services de Consultants 1.5 Formation 1.6 Ateliers / Séminaires 1.7 Frais de fonctionnement 2 Fonds de Préparation du Projet (PPF) Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 235 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.8.3. Plan analytique par composante exemple type CODE INTITULE A Composante A : Accès aux ressources minérales et gouvernance des opérations minières A.1 Sous-composante A.1 : Programme relatif à l’acquisition des données géologiques, au stockage et à la promotion A.1.1 Activités 1: Étude de géophysique aérienne A.1.2 Activités 2: Acquisition des données supplémentaires A.1.3 Activités 3 : Interprétation des données A.1.4 Activités 4 : Système de gestion des données géologiques A.1.5 Activités 5 : Equipements A.1.6 Activités 6 : Formation A.1.7 Activités 7 : Promotion A.2 Sous-composante A.2 : Gestion des droits miniers et des opérations minières A.2.1 Activités 1: Cadre juridique et réglementaire de l'exploitation minière A2.1.1 Tâches 1 : Recrutement d’experts en droit et règlements miniers A2.1.2 Tâches 2 : Ateliers de consultation A2.1.3 Tâches 3 : Assistance à la diffusion de l’information, des rapports et projets de texte juridique A2.1.4 Tâches 4 : Formation A.2.2 Activités 2: Cadastre minier A2.2.1 Tâches 1 : Développement d’un système informatisé A2.2.2 Tâches 2 : Equipements nécessaires et la formation A2.2.3 Tâches 3 : Inventaire et la régularisation des permis et autorisations de l’activité minière artisanale et à petite échelle, ainsi que la sensibilisation et autres activités possibles A.2.3 Activités 3: Renforcement des capacités de négociation A2.3.1 Tâches 1 : Mise en place et/ou la consolidation d’une cellule permanente A2.3.2 Tâches 2 : Formation A.2.4 Activités 4: Suivi des opérations minières A2.4.1 Tâches 1 : Création d’un Système informatisé de gestion de l’inspection des mines A2.4.2 Tâches 2 : Programme de formation Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 236 Chapitre VIII Procédures Comptables CODE INTITULE A2.4.3 Tâches 3 : Etudes de cadrage A2.4.4 Tâches 4 : Fourniture d’équipements et la rénovation de bureaux inclut également la mise en place d’un système intranet A.2.5 Activités 5: Gestion de l’exploitation minière sur le plan social et environnemental A2.5.1 Tâches 1 : Réalisation d’une évaluation stratégique environnementale et sociale (ESES) A2.5.2 Tâches 2 : Renforcement des capacités du MINEP et du MINIMIDT A2.5.3 Tâches 3 : Formation et la dotation en matériel A.3 Sous-composante A.3 : Transparence et redevabilité dans le secteur minier A.3.1 Activités 1: Mécanismes de transparence et de certification pour le secteur minier A3.1.1 Tâches 1 : Actions de sensibilisation A3.1.2 Tâches 2 : Appui à la mise en œuvre de la feuille de route pour l’adhésion au processus de Kimberley A.3.2 Activités 2: Plateforme de reddition des comptes A3.2.1 Tâches 1 : Ateliers réguliers à Yaoundé et dans les structures minières déconcentrées A3.2.2 Tâches 2 : Renforcement des capacités des communautés locales A3.2.3 Tâches 3 : Information, la divulgation et la diffusion de documents sur le secteur minier et ses impacts dans les langues appropriées B Composante B : Intégration de l’exploitation minière dans le développement local et régional B.1 Sous-composante B.1 : Système de gestion dynamique des ressources minérales B.1.1 Activités 1: Formation B.1.2 Activités 2: Renforcement des capacités B.1.3 Activités 3: Consultation B.1.4 Activités 4: Possibles lignes directrices sur les meilleures pratiques nécessaires B.2 Sous-composante B.2 : Coordination des intervenants B.2.1 Activités 1: Activités de coordination entre les intervenants, y compris le Comité technique de suivi des recommandations du Forum sur la gestion intégrée des ressources forestières et minières (CTSF) B.2.2 Activités 2: Etablissement d’un mécanisme de résolution des conflits entre les utilisations de terres concurrentes B.3 Sous-composante B.3 : Liens locaux et régionaux B.3.1 Activités 1: Formation, Sensibilisation et Renforcement des capacités des communautés riveraines des zones d’exploitation minière Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 237 Chapitre VIII Procédures Comptables CODE INTITULE B.3.2 Activités 2: Appui aux autorités municipales dans la gestion des impacts liés à l’exploitation minière B.3.3 Activités 3: Développement de plans novateurs pour mieux canaliser les retombées de l’exploitation minière vers les communautés (comme la création d’un fonds d’affectation spécial au niveau local et/ou régional) B.3.4 Activités 4: Promotion des contenus locaux et des actions à caractère commercial par la formation et la publication des lignes directrices et autres documents pour les PME B.4 Sous-composante B.4 : Cadre de développement des infrastructures minières B.4.1 Activités 1: Analyse technique B.4.2 Activités 2: Examen de la législation B.4.3 Activités 3: Ateliers B.4.4 Activités 4: Outils promotionnels C Composante C : Gestion et suivi évaluation du projet C.1 Sous-composante C.1: La coordination du Projet C.1.1 Activités 1: Rémunérations Personnel UCP C.1.2 Activités 2: Ateliers/Séminaires/Formation C.1.3 Activités 3: Réunions C.1.4 Activités 4: Acquisitions des biens et services de fonctionnement C.2 Sous-composante C.2: le suivi et évaluation de l’exécution du projet C.2.1 Activités 1: Audits (technique et financier) C.2.2 Activités 2: Evaluations (mi-parcours et finale) Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 238 Chapitre VIII Procédures Comptables 10.9. Modèle de rapport de suivi financier ou rapport financier intermédiaire 10.9.1. Modèle de rapports financiers trimestriels Sources et utilisation des fonds RESSOURCES TRIMESTRE MONTANT CUMULE PREVISIONS : LES 6 PROCHAINS MOIS Fonds publics Fonds de l’IDA Financement total Total des Ressources Dépenses par Composantes Component 1 Component 2 Total Dépenses Ressources moins Dépenses (A) (Variation nette de la trésorerie) Soldes de trésorerie d’ouverture (B) Compte Désigné IDA Total trésorerie d’ouverture Total Solde de trésorerie de clôture (C= B+A) Compte Désigné IDA Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 239 Chapitre VIII Procédures Comptables Utilisations des fonds par activité du projet Trimestre Montant cumulé Component 1 Prévision Réalisation Écart Prévision Réalisation Écart PAD : Durée de vie du projet Component 2 Total Dépenses du projet Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 240 PAD révisé /iv Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes XI. AUDIT ET REVISION DES COMPTES Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 241 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes 11.1. Planification et coordination des missions de contrôle, d'audit et de supervision Le Projet est soumis aux contrôles externes ainsi qu’à la supervision du bailleur et du Ministère de tutelle. L’Unité de Gestion du Projet est chargée de la préparation, de la planification et de la coordination des différentes missions de supervision, d'évaluation et d'audit. L’UCP se chargera de la rédaction des TDR, et en concertation avec la commission de passation des marchés, procédera au recrutement d’une firme comptable indépendante, avec l’accord du bailleur de fonds et du Gouvernement afin de procéder à l’audit des états financiers du Projet. Le Coordonnateur aura la responsabilité de produire une lettre d’affirmation au cabinet d’audit retenu. La vérification portera sur les états financiers (état des dépenses et ressources, bilan), les états de justification des comptes bancaires et des comptes d’avances, les relevés de dépenses et tous autres rapports requis. Cette vérification devra être menée conformément aux normes internationales d’audit. Le cabinet comptable en charge de cet audit sera sélectionné et recruté selon les procédures acceptables par le bailleur de fonds. La sélection se fera sur la base des principaux critères suivants : - - Le cabinet d’audit doit être impartial et indépendant de toute relation avec l'entité à auditer, et de la personne (ou des personnes) qui l’aura (ont) nommé ; il doit être bien établi et avoir une réputation solide et utiliser des procédures et méthodes, conformes aux pratiques d'audit généralement admises dans le pays, et utiliser un personnel adéquat, ayant des qualifications et expérience professionnelles appropriées ; il doit également avoir une expérience dans l'audit des comptes de projets ou entités de mêmes envergure et nature et de même complexité que le travail à entreprendre. Un rapport d’audit sur les états financiers et un rapport sur le contrôle interne sont transmis au bailleur de fonds dans un délai maximum de 6 mois après la clôture de l’exercice auquel il se rapporte. L’UCP veillera également à archiver, au moins pour trois (03) ans, à compter de la date de remise du rapport d’audit au bailleur de fonds, pour l’année fiscale au cours de laquelle le dernier décaissement du Compte du Crédit ou du règlement du compte bancaire été fait, tous les documents (contrats, commandes, factures, reçus et autres documents) pouvant servir de preuves à ces dépenses afin de permettre aux représentants du bailleur d'examiner ces documents ; et s'assurer que ces documents et comptes sont inclus dans l'audit annuel et que le rapport d'un tel audit contient : - l’opinion unique et professionnelle des auditeurs sur: les états financiers du projet ; Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 242 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes les états certifiés de dépenses relatives à l’exactitude et l’éligibilité des dépenses ayant donné lieu à des retraits au vu des relevés de dépenses, ainsi que sur le degré de fiabilité des relevés de dépenses comme base de décaissement des ressources du crédit ; le compte désigné relatif à l’utilisation rationnelle des fonds qui y sont déposés ; - la Lettre à la Direction (ou Management Letter) rendant compte de toutes les faiblesses du système, évaluant les risques liés à ces défaillances et proposant des recommandations pertinentes et pratiques avec un chronogramme de mise en application. 11.2. La vérification du Contrôle Supérieur de l’Etat Conformément au décret 287 du 04 septembre 2013, le contrôle Supérieur de l’Etat qui joue le rôle d’auditeur externe de l’Etat peut à tout moment initier un contrôle des opérations et des activités du projet. A ce titre, il a notamment pour missions : - - - - - la vérification, au niveau le plus élevé, des services publics, des établissements publics, des collectivités territoriales décentralisées et leurs établissements, des entreprises publiques et parapubliques, des liquidations administratives et judiciaires, ainsi que des organismes, établissements et associations confessionnels ou laïcs bénéficiant des concours financiers, avals ou garanties de l’Etat ou des autres personnes morales publiques, sur les plans administratif, financier et stratégique ; le contrôle de l’exécution du budget de l’Etat ; le contrôle de l’exécution des projets à financements extérieurs ; le contrôle, en cas de nécessité, de la qualité des rapports d’audits effectués pour le compte de l’Etat ou de ses démembrements par les cabinets privés ; l’évaluation des programmes et projets ; l’appui au renforcement des capacités des ordonnateurs et des gestionnaires de crédits publics ; l’appui technique, méthodologique et pédagogique en matière de contrôle et de vérification de la gestion de la fortune publique, aux structures de contrôle administratif et d’audit interne d’autres départements ministériels et d’organismes publics et parapublics ; la diffusion des normes de vérification et d’audit dans le secteur public et parapublic ; l’assistance du gouvernement dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes de modernisation de l’Etat. L’UCP devra lui accorder l’assistance nécessaire au cours de ses missions de contrôle. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 243 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes 11.3. Exécution des missions d'audit et de supervision Les comptes et les états financiers du Projet tenus et préparés par l’UCP, sont examinés une fois par an par un auditeur externe indépendant acceptable par le bailleur de fonds, conformément aux principes d'audit généralement admis sur le plan international et aux Directives pour l'établissement des rapports financiers et la révision des comptes des Projets financés par le bailleur de fonds. L'auditeur externe doit exprimer clairement son opinion sur le contrôle interne et sur l'information financière et comptable dans son rapport d'audit. Le rapport d’audit comprend également son opinion sur les opérations effectuées avec les banques commerciales. L'auditeur externe accorde une attention particulière à la vérification de l'existence, de la régularité et du classement approprié des pièces justificatives des dépenses figurant sur les états certifiés des dépenses fournis à l'appui des Demandes de Retrait de Fonds. Le Responsable Administratif et Financier et l’Auditeur Interne sont les principaux interlocuteurs de l'auditeur externe et doivent veiller à ce que ce dernier dispose de tous les documents et informations nécessaires à l'exécution de sa mission. Cet audit a pour but de vérifier que les états financiers sont sincères, exacts et présentés conformément aux normes comptables requises pour les projets financés par le bailleur de fonds et aux principes généralement admis. L'auditeur doit également vérifier que les toutes ressources ont été utilisées exclusivement pour la réalisation des objectifs du Projet et dans le respect des règles et procédures en vigueur au sein du Projet et des Directives du bailleur de fonds. Le rapport d’audit est transmis au bailleur de fonds par le Projet dans un délai maximum de six mois après la clôture de l’exercice financier auquel il se rapporte. Les Termes de Références de l’audit sont rédigés par l’unité de coordination du projet et approuvés par le bailleur de fonds et le mode de recrutement de l'auditeur conforme aux directives de ce bailleur de fonds en matière d'emploi de consultants. 11.4. Audit interne L’existence ou non de l’audit interne dépend des spécificités de chaque projet. Au cas où il existe, son organisation, les principes et méthodes seront définis dans une charte d’audit à élaborer par le projet. L’auditeur interne assure la mise en place et le fonctionnement du dispositif de contrôle interne. A ce titre, il s’assure que : - les différents manuels de procédures en vigueur au sein du Projet sont respectés y compris les procédures de passation des marchés ; la structure du système de contrôle interne est efficace, c’est-à-dire que l’ensemble des dispositifs de contrôle et de sauvegarde est capable de prévenir, au besoin de corriger à temps tout risque de Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 244 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes - dérapage dans la gestion des ressources et l’atteinte des objectifs de développement du projet ; la gestion des contrats conclus entre le Projet et les différents consultants est efficiente; l’exécution du Projet est conforme aux termes de l’Accord de Crédit ou du financement. Au cas où le dispositif de mise en œuvre du projet prévoit l’audit interne, une Charte de l’Audit interne doit être définie en précisant clairement : Sa mission, sa structuration et son positionnement au sein du projet Les principes de son fonctionnement : Indépendance ; Responsabilité ; Pouvoirs. Les modalités d’intervention de l’audit interne Principe; Objectifs des missions ; Travaux à effectuer lors des missions ; Programmation des missions; Méthodologie de conduite des missions d’audit interne ; Rapports de mission ; Suivi des plans d’action. Les principes régissant les relations entre les auditeurs et les audités Responsabilité des audités; Principe de collaboration; Accès aux locaux, aux biens et à l’information ; Diligences particulières. Les qualités morales et professionnelles requises pour les auditeurs Règles applicables ; Professionnalisme ; Compétence professionnelle ; Confidentialité; Objectivité ; Intégrité. Le projet mettra en place un dispositif de sauvegarde permettant de s’assurer que les décisions prises à quelque niveau que ce soit sont conformes à l’atteinte des objectifs du projet. Ce dispositif comprend : - la mise en pratique effective du présent manuel de procédures et des manuels au niveau régional ; les diverses notes de service émises par la coordination ; les lois et règlements du Cameroun ; la séparation des tâches au sein du projet ; la bonne circulation de l’information du bas vers le haut ; le contrôle financier à priori du contrôleur financier du Ministère ; l’audit interne. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 245 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes L’auditeur interne est chargé de s’assurer que le dispositif de contrôle interne fonctionne efficacement et est mis à jour périodiquement. Avant chaque début de l’exercice, l’Auditeur interne élaborera et soumettra à la validation du Coordonnateur, un plan d’audit annuel assorti d’un budget y afférant et assurera sa mise en œuvre. A la fin de chaque trimestre, l’Auditeur interne devra produire et soumettre à l’approbation de l’UCP, un rapport sur l’état du projet. Un rapport annuel d’audit interne sera également produit suivant le même format et transmis au Comité de pilotage. L’audit interne sera réalisé conformément aux normes internationales d’audit interne de l’Institute of Internal Auditors (IIA) et donnera lieu à toutes les vérifications et contrôles que l’auditeur jugera nécessaire. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 246 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes 11.5. Tableau de contrôles des risques Procédures Procédure Budget Passation des marchés Procédures financières Procédures comptables Procédures De Gestion du patrimoine Acteurs - Coordonnateur - Points focaux - RAF - SPM - Coordonnateur - RAF - SPM - Coordonnateur - RAF - Auditeur externe - Coordonnateur - RAF - Auditeur externe - Coordonnateur - RAF - Auditeur externe Les points de contrôle - Vérifier de la préparation du budget ; - Contrôler la participation de l’ensemble des acteurs à l’élaboration du Budget ; - Vérifie que le Budget a été saisi dans les bases de données informatiques - Vérifie que le budget a fait l’objet d’approbation ; - Vérifie que le budget approuvé est répercuté aux entités pour exécution - Vérifie que l’agent de consolidation fournit les états d’exécution budgétaire aux demandeurs ; - Vérifie le respect des délais d’envoi des états de suivi budgétaire aux demandeurs ; - Vérifie la disponibilité des états dans les sites ; - Vérifier qu’un dossier est ouvert pour suivre chaque marché ; - Vérifier si le plan de passation de marché est élaboré dans les délais requis ; - Contrôle des procédures de sélection des fournisseurs ; - Contrôle de l’approbation de la procédure ; - Contrôle de la réception des biens ; - vérifie la réalité des réceptions en rapprochant le bon de commande, la lettre de marché au PV de réception ou bon de livraison (BL) ; - s’assure que les personnes habilitées ont participé à la réception des biens ; - Vérifie le respect par le fournisseur des délais de livraison ; - Vérifie que le fournisseur a bien livré les biens qui ont été commandés (contrôle de conformité). - vérifie que les demandes de fonds ont été approuvées par les personnes habiletés ; - Vérifie que les demandes ont été formalisées (existence de requête, de demande d’appels de fonds, de demande de mise à disposition de fonds) - Vérifie le visa de la CAA ; - Rapproche la requête à l’avis de crédit de la banque ; - s’assure que les avis de crédit au titre de l’avance initiale sont justifiés par la convention de financement ; - Vérifie qu’à chaque demande de remboursement de fonds correspondent les états de dépense adéquats et les états de rapprochement bancaire ; - s’assure du respect de la forme des demandes de décaissement ; - s’assure que chaque demande de décaissement est autorisée par les personnes habiletés ; - Rapproche les demandes de paiement direct aux factures fournisseur ; - Vérifie l’éligibilité de chaque dépense sur les fonds qui sont demandés en remboursement. - Vérifie le respect des délais des travaux comptables ; - Fait tirer la balance générale des comptes ; - Vérifie que la comptabilité est à jour et que les enregistrements sont justifiés - Vérifie si les données du projet sont consolidées régulièrement. - s’assure que chaque élément acquis a fait l’objet d’un PV de réception ou d’un bon de livraison (BL) ; - Vérifie l’existence d’un ordre d’entrée chez le Comptable ; - Vérifie l’existence d’une fiche individuelle d’immobilisation pour chaque matériel acquis ; - Vérifie que les immobilisations acquises sont codifiées ; - Vérifie l’existence de fiche individuelle de suivi auprès du comptable ; - Vérifie la mise à jour du registre des immobilisations ; - Vérifie les conditions physiques d’exploitation (localisation, utilisation…) et s’assure qu’elles sont optimales ; - s’assure des conditions de sécurité prises pour leur sauvegarde (protection contre les vols, incendies, dégâts des eaux, poussières…) - Vérifie pour le matériel de transport l’existence de police d’assurance complète ou d’une attestation de propriété de l’Etat ; - vérifie l’existence de fiche de stock auprès du comptable ; - s’assure que les consommations font l’objet de bon de sortie ; - Vérifie l’utilisation des ordres de sortie pour chaque déstockage vers les agents ; - Prépare l’inventaire avec le Comptable matières (calendrier) ; - s’assure de la correcte tenue d’inventaire du patrimoine. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 247 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes 11.6. Suivi des recommandations des contrôles La diffusion des rapports des audits et contrôles est de la responsabilité du Coordonnateur qui devra veiller à la bonne transmission à tous les responsables et services intéressés notamment au Ministère de tutelle, au Comité de Pilotage du Projet et au bailleur de fonds. Pour chaque rapport, le Coordonnateur remet aux responsables d’actions un tableau de suivi dont le modèle est présenté ci-dessous. Ce tableau comporte les informations suivantes : le N° des recommandations : Figurant dans le rapport ou affecté par l’audité le libellé des recommandations : Tel que formulé dans le rapport le(s) responsable(s) d’action : Désigné par le Coordonnateur ou indiqué dans le rapport la date limite de prise d’action : Définie par l’audité ou indiquée dans le rapport les observations : Commentaires du responsable d’action en cas de nécessité. En fonction du timing des actions, le Coordonnateur organise les séances de travail avec les responsables d’action. En particulier il inscrit le point « Suivi des recommandations en instance » à l’ordre du jour des réunions périodiques de coordination. Au cours de ces séances de travail chaque responsable d’action indique : - le niveau d’avancement de ses actions par rapport au planning ; les difficultés rencontrées ; les besoins ou moyens nécessaires ; les nouveaux engagements (nouveaux délais, nouvelles dispositions etc.) Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 248 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes MODELE DU TABLEAU DE SUIVI DES RECOMMANDATIONS FOLLOW-UP DES RECOMMADATIONS. Titre du Contrôle : _____________________________________________________ Référence du Rapport :____________________________Date : _________________ RECOMMANDATIONS N° LIBELLE ACTIONS RESPONSABLE DELAI Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun OBSERVATIONS 249 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes 11.7. Opérations de clôture du projet La date de clôture du projet est indiquée de manière précise dans l’accord de financement. La clôture du projet doit donc se préparer et l’UCP ne devrait pas être surprise. La clôture suppose l’arrêt des activités notamment celles réalisées sur financement du bailleur de fonds. A cet effet, les activités sur financement du bailleur de fonds à retenir dans le PTBA ne seront que celles pouvant être entièrement réalisées et réceptionnées avant la date de clôture du projet. La date de clôture du projet ne coïncide généralement pas avec celle du dernier décaissement. Cette dernière intervient généralement dans les six mois suivant celle de clôture. A l’occasion de la clôture du projet, les opérations suivantes sont menées : N° OPERATIONS DELAI RESPONSABLE 1 Etablissement du dernier PTBA ne retenant pour le bailleur que les activités pouvant Début exercice être entièrement réalisées et réceptionnées Inventaire général du patrimoine du projet Fin période et établissement de la liste des biens à clôture transférer à l’Etat de UCP 2 3 Elaboration des états financiers de clôture Fin période du projet clôture de UCP/RAF Préparation du rapport de clôture du projet de UCP 4 Fin période clôture UCP 5 Réalisation de la dernière mission d’audit et Dans les deux mois Auditeur externe présentation du rapport suivant la date de clôture 6 Justification des soldes des comptes A l’issue de bancaires et transfert au bailleur de fonds mission d’audit des reliquats non utilisés localement 7 Evaluation des acquis et émission du Après réception du Bailleur de rapport final de réalisation du projet dernier rapport fonds/Gouvernement d’audit 7 8 Transmission des biens et des archives du Après évaluation projet au Gouvernement des acquis du projet UCP 9 Suivi des retenues de garantie jusqu’à leur Après émission du Gouvernement échéance rapport de clôture du projet Evaluation des impacts du projet 10 la UCP A tout moment Gouvernement ou bailleur après la clôture avec l’accord du gouvernement Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 250 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes Les états financiers de clôture du projet doivent intégrer comme charges à payer : - l’ensemble des livraisons intervenues avant la clôture mais non encore payées ; les honoraires de l’auditeur externe dont le rapport est attendu dans les deux mois suivant la clôture du projet. Le bailleur doit être informé de l’existence de ces charges à payer afin de doter des provisions de trésorerie avant la clôture des décaissements. Toute livraison de biens ou services intervenue après la date de clôture n’est pas éligible sur financement du bailleur. Il est important de relever que la clôture du projet ou d’une convention ne signifie pas la fin de l’action de développement entreprise. S’agissant d’un programme du gouvernement, il devrait normalement capitaliser les acquis du projet en continuant sur ses fonds propres, les actions entreprises dans le cadre du projet. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 251 Chapitre IX Procédures Audit et Révision des Comptes Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 252 Chapitre X Procédures Contrôle et Gestion des Travaux XII. CONTROLE ET GESTION DES TRAVAUX Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 253 Chapitre X Procédures Contrôle et Gestion des Travaux 12.1. Garanties Les garanties sur les travaux, ouvrages et infrastructures sont décrites dans le décret du code des marchés publics applicables au Cameroun. Ce décret stipule que tout titulaire d’un marché est tenu de fournir : a) un cautionnement garantissant l’exécution intégrale des prestations, ci-après désigné «Cautionnement définitif » ; b) un cautionnement garantissant la bonne exécution du marché et le recouvrement des sommes dont il serait reconnu débiteur au titre du marché, ci-après désigné «retenue de garantie ». Le cautionnement définitif ne saurait être inférieur à deux pour cent (2%) et supérieur à cinq pour cent (5%) du montant initial du marché, augmenté le cas échéant, du montant des avenants. La retenue de garantie est constituée lorsque le marché est assorti d’une période de garantie ou d’entretien. Elle ne peut être supérieure à dix pour cent (10%) du montant initial du marché, augmenté le cas échéant, du montant des avenants. Elle n’est pas exigible pour les marchés de service et de prestations intellectuelles. Le cautionnement définitif doit être constitué dans les vingt (20) jours qui suivent la notification du marché et, en tout cas, avant le premier paiement. En cas d’existence d’une caution de soumission, le cautionnement définitif doit être constitué avant que la caution de soumission n’expire. Au titre de la retenue de garantie, une partie des sommes dues au titre du marché est bloquée jusqu’à ce que la totalité du marché soit exécutée. La durée de validité du cautionnement correspondant doit dépasser suffisamment les délais prévus pour l’achèvement des prestations, pour couvrir la période de garantie ou d’entretien indiquée dans le marché. Les modalités et l’époque de restitution des cautionnements sont fixées par les cahiers des clauses administratives générales, sous réserve des dérogations qui pourraient être introduites par le cahier des clauses administratives particulières. Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d’une caution d’un établissement bancaire agréé conformément aux textes en vigueur, et émise au profit du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué ou par une caution personnelle et solidaire. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 254 Chapitre X Procédures Contrôle et Gestion des Travaux Les petites et moyennes entreprises (PME) à capitaux et dirigeants nationaux peuvent produire à la place du cautionnement, soit une hypothèque légale, soit une caution d’un établissement bancaire ou d’un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes en vigueur. Tout organisme ayant produit une caution personnelle et solidaire, est tenu de s’engager à verser, sur ordre du Maître d’Ouvrage ou du Maître d’Ouvrage Délégué et jusqu’à concurrence du montant garanti, les sommes dont le co-contractant de l’Administration viendrait à se trouver débiteur au titre du marché. Lorsque le co-contractant de l’Administration a rempli ses obligations contractuelles, le cautionnement est restitué ou la caution visée à l’article 70 libérée, consécutivement à une mainlevée délivrée par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué, dans un délai de trente (30) jours à compter de l’expiration du délai de garantie ou, lorsque le marché ne comporte pas un tel délai, suivant la réception des travaux, fournitures ou services. A l’expiration du délai de trente (30) jours fixés à l’alinéa (1) ci-dessus, l’organisme compétent est tenu de restituer le cautionnement ou de libérer la caution concernée, sur simple demande du cocontractant de l’Administration. A l’expiration du délai de trente (30) jours, la caution cesse d’avoir effet, même en l’absence de main levée, sauf si le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué a dûment signifié au co-contractant qu’il n’a pas honoré toutes ses obligations. Dans ce cas, il ne peut être mis fin à l’engagement de la caution que par main levée délivrée par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué. Les entreprises titulaires d’un marché d’un montant au plus égal à trente (30) millions de francs CFA peuvent être dispensées par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué de l’obligation de fournir les cautionnements prévus à l’article 67 du Code des marché publics. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 255 Chapitre X Procédures Contrôle et Gestion des Travaux 12.2. Contrôle de l’exécution Les dispositions relatives au contrôle de l’exécution sont décrites dans les articles 80 à 82 du code des marchés publics. Les entreprises soumissionnaires doivent s’engager dans leurs offres, à se conformer à toutes dispositions législatives et réglementaires ou toutes dispositions résultant des conventions collectives relatives notamment aux salaires, aux conditions de travail, de sécurité, de santé et de bien être des travailleurs intéressés. Elles demeurent, en outre, garantes de l’observation des clauses de travail, et responsables de leur application par tout sous-traitant ou sous-commandier. L’exécution des marchés publics fait l’objet de contrôle par : - le Maître d’Ouvrage et, le cas échéant, le Maître d’Ouvrage Délégué ou le Maître d’œuvre selon les modalités précisées dans les cahiers des clauses administratives générales ; - l’auditeur indépendant ; - les autres corps de contrôle prévus par les lois et règlements en vigueur. Pour les marchés égaux ou supérieurs aux seuils ci-après, la maîtrise d’œuvre est exercée par une personne physique ou une personne morale de droit privé : - Travaux : 100.000.000 F CFA ; Fournitures : 500.000.000 F CFA. Pour les marchés dont les montants sont inférieurs aux seuils ci-dessus, les maîtres d’ouvrage ne disposant pas de compétences requises doivent faire appel à une maîtrise d’œuvre externe à ses services. Pour les marchés de prestations intellectuelles dont les montants sont supérieurs ou égaux à cent (100) millions de FCFA, la maîtrise d’œuvre se fait sous forme de commission de suivi et de recette technique. Cette commission comprend, entre autres, des membres externes. Sous réserve des dispositions découlant des accords ou conventions de prêt ou des conventions internationales, tout règlement relatif à un marché public intervient par transfert bancaire sur un établissement bancaire ou un organisme financier de droit camerounais agréé de premier rang conformément aux textes en vigueur ou par crédit documentaire. Tout tirage sur crédit de financement extérieur est soumis au visa préalable de la Caisse Autonome d’Amortissement. Toute modification de domiciliation bancaire ne peut être réalisée que par voie d’avenant. Les opérations effectuées par le co-contractant de l’Administration et susceptibles de donner lieu à versement d’avances, d’acomptes ou à paiement pour solde, sont constatées par tout moyen laissant trace écrite par le Maître d’Ouvrage ou le Maître d’Ouvrage Délégué ou, le cas échéant, par le Maître d’œuvre, suivant les modalités prévues par le cahier des clauses administratives générales. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 256 Chapitre X Procédures Contrôle et Gestion des Travaux 12.3. Avances Des avances peuvent être accordées au co-contractant de l’Administration, en vue de la réalisation des opérations nécessaires à l’exécution des prestations prévues dans le marché. Le versement des avances visées ci-dessus doit être prévu dans le marché concerné. Le co-contractant de l’Administration peut, sur simple demande adressée au Maître d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué et sans justificatif, obtenir une avance dite «de démarrage» ou « pour approvisionnement de matériaux » dont le montant ne peut excéder vingt pourcent (20%) du prix initial TTC du marché de travaux ou de prestations intellectuelles et trente pourcent (30 %) pour les marchés de fournitures. Cette avance doit être cautionnée à cent pour cent (100%) par un établissement bancaire de droit camerounais ou un organisme financier agréé de premier rang conformément aux textes en vigueur. Elle est remboursée par déduction sur les acomptes à verser au titulaire pendant l’exécution du marché, et suivant des modalités définies dans ledit marché. La totalité de l’avance doit être remboursée au plus tard dès le moment où la valeur en prix de base des prestations réalisées atteint quatre-vingt pour cent (80%) du montant du marché. Les avances sont versées au co-contractant de l’Administration suivant des modalités fixées dans le cahier des clauses administratives générales. Le versement prévu ci-dessus intervient postérieurement à la mise en place des cautions exigibles, conformément aux dispositions du présent Code. 12.4. Acomptes Sauf dérogation prévue dans le cahier des clauses administratives particulières, le cocontractant de l’Administration peut obtenir le paiement d’acomptes périodiques. Les modalités de paiement des acomptes sont fixées dans le cahier des clauses administratives particulières. Tout paiement d’acompte est subordonné à l’une des prestations suivantes : a. dépôt sur le chantier ou annexe du chantier, de matériaux, matières premières ou objets fabriqués destinés à l’exécution du marché, sous réserve : - qu’ils aient été acquis en toute propriété par le co-contractant de l’Administration, et effectivement payés par lui ; qu’ils soient lotis d’une manière telle que leur destination ne fasse l’objet d’aucun doute ; qu’ils puissent être contrôlés par le Maître d’ouvrage, le Maître d’Ouvrage Délégué ou le Maître d’œuvre désigné à cet effet ; b. l’exécution des prestations prévues dans le marché, sous réserve de la preuve de leur paiement par le co-contractant de l’Administration lorsque ces prestations ont été exécutées par des sous-traitants. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 257 Chapitre X Procédures Contrôle et Gestion des Travaux Le montant d’un acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte, déduction faite des avances remboursées. Cette valeur est appréciée en fonction des dispositions prévues dans le marché. Dans le cas d’acomptes versés en fonction de phases techniques d’exécution, le marché peut fixer le montant de chaque acompte de manière forfaitaire, sous forme de pourcentage du montant initial du marché. Les versements d’acomptes doivent intervenir au moins tous les trois (03) mois lorsque se trouvent réalisées les conditions indiquées à l’article 84 du présent Code. Les acomptes peuvent s’échelonner pendant la durée d’exécution du marché, suivant les termes périodiques, ou en fonction de phases techniques d’exécution, tels que définis dans le marché. Les versements d’acomptes interviennent dans les trente (30) jours à compter de la date de transmission au comptable compétent des constatations ouvrant droit à paiement. Les cahiers des clauses administratives générales précisent les délais ouverts au Maître d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué ou, le cas échéant, au Maître d’œuvre pour procéder aux constatations ouvrant droit à acompte. 12.5. Intérêts Moratoires Les intérêts moratoires sont prévus dans les articles 87 et 88 du code des marchés publics. Lorsqu’il est imputable au Maître d’Ouvrage ou au Maître d’Ouvrage Délégué ou au comptable assignataire, le défaut de paiement dans les délais fixés par le Cahier des Clauses Administratives Particulières, ouvre et fait courir de plein droit au bénéfice du titulaire du Marché, des intérêts moratoires calculés depuis le jour suivant l’expiration desdits délais, jusqu'au jour de la délivrance de l’avis dit ‘‘de règlement’’ du comptable assignataire. Le taux des intérêts moratoires prévus ci-dessus est le taux d’intervention sur les appels d’offres de la Banque des Etats de l’Afrique Centrale (BEAC), majoré d’un (01) point. Pour les paiements à effectuer en une monnaie autre que le franc CFA, le taux des intérêts moratoires correspond au taux d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de cette monnaie, majoré au plus d’un (1) point. Le montant des intérêts moratoires est calculé par application de la formule : I = M x (n/360) x (i) dans laquelle : M = montant toutes taxes comprises (TTC) des sommes dues au titulaire n = Nombre de jours calendaires de retard i = taux d’intervention sur les appels d’offres de la BEAC majoré d’un point ou taux d’escompte pratiqué par la Banque d’émission de la monnaie considérée majoré au plus d’un (1) point, selon le cas. Les intérêts moratoires ne sauraient s’appliquer sur des montants comprenant déjà des indemnités pour retard de paiement. Les intérêts moratoires sont imposables. Manuel des procédures Simplifiées pour la gestion des projets de l’Etat du Cameroun 258