PROYECTO DE
ESTUDIOS DE
FACTIBILIAD Y
PLANES
Andrea Nashali Hernandez Sequen
INDICE
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................................. 2
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD TECNOLÓGICA ....................................................................... 2
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD OPERATIVA ........................................................................... 12
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ECONÓMICA ........................................................................ 21
Beneficios: ............................................................................................................... 26
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD LEGAL................................................................................... 29
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD AMBIENTAL .......................................................................... 34
CRONOGRAMA ................................................................................................................ 41
PLAN DE RECURSOS ....................................................................................................... 42
PLAN FINANCIERO .......................................................................................................... 45
PLAN DE CALIDAD ........................................................................................................... 48
PLAN DE CONFIGURACIÓN DEL CAMBIO ........................................................................ 52
PLAN DE RIESGO ............................................................................................................. 55
PLAN DE COMUNICACIONES .......................................................................................... 58
PLAN DE COMPRAS DE SOFTWARE ................................................................................. 61
PLAN DE EXTERNALIZACIÓN (OUTSOURCING)................................................................ 65
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
La empresa gestiona sus cuentas por pagar manualmente, lo que ha provocado una
serie de dificultades y limitaciones en términos de eficacia operativa y exactitud de los
datos financieros. La falta de un sistema de contabilidad automatizado ha provocado
los siguientes problemas:
•
Litigios o acciones legales.
•
Procesamiento ineficaz de las facturas.
•
Falta de visión de conjunto de las cuentas.
•
Riesgo de errores y duplicaciones.
•
Falta de integración con los proveedores.
•
Dificultades de elaboración de informes.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD TECNOLÓGICA
DEFINIR LOS OBJETIVOS DEL ESTUDIO
•
Evaluar la conveniencia de las tecnologías disponibles para el desarrollo y la
implantación de un sistema de contabilidad de acreedores que satisfaga los
requisitos y las necesidades de la organización.
•
Determinar la viabilidad técnica de la implantación de funcionalidades
específicas en el sistema contable, como la automatización de procesos, la
integración con sistemas existentes, la elaboración de informes y el análisis de
datos.
•
Analizar las opciones de infraestructura tecnológica necesarias para dar
soporte al sistema contable, incluidos servidores, bases de datos, redes,
seguridad informática y herramientas de desarrollo.
•
Evaluar la escalabilidad y flexibilidad de las tecnologías consideradas para
garantizar que el sistema pueda adaptarse a futuros cambios en los requisitos
empresariales y en el entorno tecnológico.
•
Estimar los costes asociados a la adquisición, implantación y mantenimiento
de las tecnologías seleccionadas, incluidos los costes de licencias de software,
hardware, personal técnico y formación.
•
Identificar los riesgos tecnológicos potenciales que podrían surgir durante la
implantación y el funcionamiento del sistema contable y proponer estrategias
para mitigarlos.
•
Evaluar el rendimiento previsto de la inversión derivado de la implantación del
sistema contable en términos de eficacia operativa, reducción de costes,
mejora de la calidad de la información financiera y otros beneficios tangibles e
intangibles.
•
Recomendar la tecnología más adecuada y rentable para el desarrollo y la
implantación del sistema contable basándose en el análisis realizado y en los
objetivos estratégicos de la organización.
EVALUACIÓN DE RECURSOS
Recursos Humanos:
•
Personal Técnico: Se cuenta con un equipo de tres desarrolladores en páginas
web y un analista de negocios familiarizados con los procesos de cuentas por
pagar.
•
Necesidades de Contratación: No es necesario ya que en la empresa hay un
especialista en seguridad informática que garantizara la integridad y la
protección de los datos financieros.
Recursos Financieros:
•
Presupuesto Asignado: Se dispone de un presupuesto de Q. 840.00 si los
servicios de hospedaje y de la nube se pagan anualmente, si se considera pagar
mensualmente seria de Q. 70.00 para el desarrollo e implementación del
sistema contable de cuentas por pagar.
•
Costos Estimados: Se estima que los costos totales del proyecto, incluyendo
hardware, software, licencias, servicios de consultoría y capacitación, serán de
aproximadamente
•
Q. 840.00.
Fuentes de Financiamiento: Los fondos provendrán del presupuesto de
tecnología de la empresa, con posibilidad de obtener financiamiento adicional
si es necesario.
Recursos Tecnológicos:
•
Infraestructura Existente: La empresa cuenta con software de gestión
empresarial y bases de datos relacionales.
•
Tecnologías Necesarias: Se utilizará un software de gestión contable basado
en la nube y se desarrollarán aplicaciones complementarias utilizando
lenguajes de programación como Javascript, c#, ASP .net Core 8 y gestor de
bases de datos PosgretSQL.
•
Compatibilidad e Interoperabilidad: La compatibilidad de las tecnologías
seleccionadas con la infraestructura existente para garantizar una integración
sin problemas.
Recursos de Tiempo:
•
Cronograma de Proyecto: Se ha establecido un cronograma de 5 meses para
el desarrollo e implementación del sistema contable, con hitos importantes
definidos para cada etapa del proyecto.
•
Disponibilidad de Tiempo: Se anticipan posibles retrasos debido a la
disponibilidad limitada de recursos técnicos y la necesidad de coordinación
con otros proyectos en curso.
Recursos de Capacitación:
•
Necesidades de Capacitación: Se requerirá capacitación para el personal en
el uso del nuevo sistema contable, así como para el equipo técnico en el
desarrollo y mantenimiento de la aplicación.
•
Opciones de Capacitación: Se planificarán sesiones de capacitación internas
y se proporcionará acceso a recursos en línea para garantizar que todo el
personal esté familiarizado con el nuevo sistema.
TECNOLOGÍAS ALTERNATIVAS
Tecnología principal considerada:
•
Software de Gestión Empresarial Integrado: Se considera utilizar un software
de gestión empresarial integrado que incluya módulos específicos para
cuentas por pagar, como SAP, Oracle Financials o Microsoft Dynamics.
Tecnologías alternativas por evaluar:
TECNOLOGÍAS
DESCRIPCIÓN
SOFTWARE
Se
CONTABLE
soluciones
podrían
de
VENTAJAS
DESVENTAJAS
evaluar Estas soluciones pueden Es
posible
que
estas
software ofrecer funcionalidades soluciones no ofrezcan la
ESPECIALIZADO contable especializado que más
enfocadas
y misma
integración
se centren específicamente simplificadas para las completa
con
otros
en la gestión de cuentas por necesidades específicas procesos
empresariales
pagar, como QuickBooks de cuentas por pagar, lo como lo harían los sistemas
Online, Xero o FreshBooks.
que podría resultar en de
una
gestión
empresarial
implementación integrados, lo que podría
más rápida y una curva requerir más esfuerzo de
de
aprendizaje
más integración
suave para los usuarios.
y
personalización.
SOFTWARE
Se podría considerar la El uso de software de La implementación de un
OPEN SOURCE
opción de utilizar software código
de
código
abierto
abierto
puede sistema
para reducir
contable
personalizado
sistema significativamente
requiere
desarrollar
un
contable
personalizado, costos de licencia y significativos y puede llevar
utilizando tecnologías como ofrecer
una
PHP, MySQL y frameworks flexibilidad
como Laravel o Symfony.
y
los recursos
técnicos
mayor más tiempo y esfuerzo en
control comparación
con
la
sobre el desarrollo del adopción de una solución
sistema.
comercial fuera de la caja.
Además,
puede
haber
riesgos asociados con el
soporte
técnico
y
la
estabilidad del software de
código abierto.
SOLUCIONES
Se podría explorar la opción Las soluciones en la Existe la dependencia de la
EN LA NUBE
de utilizar soluciones de nube
ofrecen conexión
software contable basadas accesibilidad
desde algunas empresas pueden
en la nube, como Intuit cualquier
lugar, tener
a
Internet,
y
preocupaciones
QuickBooks Online, Sage actualizaciones
sobre la seguridad y la
Business Cloud Accounting automáticas,
privacidad de los datos al
o Zoho Books.
escalabilidad según la almacenar
demanda
costos
y
menores financiera en la nube.
iniciales
comparación
información
en
con
las
soluciones locales.
INTEGRACIÓN
Se podría considerar la La
CON
integración de plataformas plataformas
PLATAFORMAS
de pago en línea, como puede agilizar el proceso personalizada
DE PAGO
PayPal, Stripe o Square, de
para
facilitar
integración
pago,
de
con Es posible que se requiera
pago una
mejorar
integración
con
la sistema contable, lo que
el precisión de los registros podría
aumentar
la
procesamiento de pagos de financieros
y complejidad del proyecto y
proveedores y la gestión de proporcionar
los costos asociados.
cuentas
por
pagar
manera más eficiente.
de herramientas
informes
y
de
análisis
adicionales.
ANÁLISIS DE VIABILIDAD TÉCNICA
Tecnología propuesta:
•
el
Software BS1 Contable: Se propone utilizar un software contable llamado BS1
Contable que incluye módulos específicos para un sistema contable, como
cuentas por pagar, cuentas por cobrar, libro mayor, inventario y análisis de
ventas
Factores por evaluar:
1. Capacidad de la Tecnología para Cumplir con los Requisitos del Sistema:
o
SI el software propuesto cuenta con las funcionalidades necesarias para
gestionar eficientemente las cuentas por pagar, incluyendo la
automatización de procesos, seguimiento de facturas, generación de
informes y análisis de datos.
2. Escalabilidad y Flexibilidad:
o
La capacidad del software para adaptarse a las necesidades
cambiantes de la empresa y manejar un volumen creciente de
transacciones a medida que la empresa crezca.
3. Integración con Sistemas Existentes:
o
La capacidad del software para integrarse con otros sistemas
empresariales existentes, como sistemas de gestión de inventario,
sistemas de recursos humanos y sistemas de gestión financiera.
4. Seguridad y Protección de Datos:
o
Medidas de seguridad incorporadas en el software para proteger la
información financiera confidencial de la empresa, así como la
capacidad de cumplir con las regulaciones de privacidad de datos.
5. Requerimientos de Infraestructura Tecnológica:
o
Se analizarán los requerimientos de hardware y software necesarios
para implementar y mantener el software propuesto, incluyendo
servidores, bases de datos, sistemas operativos y otros componentes
de infraestructura tecnológica.
6. Soporte Técnico y Actualizaciones:
o
Se investigará la disponibilidad de soporte técnico y actualizaciones por
parte del proveedor del software, así como la calidad y la capacidad de
respuesta del servicio de atención al cliente.
7. Costos Asociados:
o
Se estimarán los costos totales asociados con la adquisición,
implementación y mantenimiento del software, incluyendo licencias de
software, costos de consultoría, costos de capacitación y costos de
mantenimiento continuo.
REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
Requerimientos funcionales
1. Gestión de Facturas:
o
Es necesario que el sistema admita la introducción de las facturas de
forma manual.
o
Debería admitir la carga de facturas a través de archivos CSV.
2. Procesamiento Automático de Facturas:
o
El sistema debe automatizar el procesamiento de facturas, extrayendo
información clave como el monto, fecha y proveedor.
o
Se debe validar la información extraída para asegurar la precisión de los
datos ingresados.
3. Generación de Reportes:
o
El sistema debe proporcionar una variedad de informes estándar, como
el estado de cuentas, análisis de gastos y resúmenes financieros.
o
Debe ser posible personalizar informes según las necesidades
específicas del usuario.
4. Integración con Proveedores:
o
Se deben establecer interfaces con los sistemas de proveedores clave
para recibir facturas de manera automática.
5. Seguridad del Sistema:
o
El sistema debe implementar un sistema de control de acceso basado
en roles para garantizar que cada usuario tenga acceso solo a la
información relevante.
6. Integración con Otros Sistemas Empresariales:
o
El sistema debe integrarse sin problemas con otros sistemas existentes
dentro de la empresa.
7. Soporte Multiusuario:
o
Debería
permitir
a
múltiples
usuarios
acceder
al
sistema
simultáneamente.
o
Se debe asignar niveles de acceso y permisos específicos a cada usuario
según su rol y responsabilidad.
8. Documentación del Sistema:
o
Se debe proporcionar documentación completa, incluyendo manuales
de usuario.
o
La documentación debe estar actualizada y ser fácilmente accesible
para los usuarios y administradores del sistema.
Requerimientos no funcionales
•
Rendimiento:
o
Garantizar un rendimiento óptimo para manejar la carga de trabajo
esperada durante las horas pico.
•
2. Disponibilidad:
o
Asegurar que los usuarios puedan acceder al sistema de contabilidad de
manera confiable.
•
3. Seguridad:
o
Garantizar la protección adecuada de los datos financieros sensibles y
la integridad del sistema.
•
4. Escalabilidad:
o
Prever el crecimiento futuro de la empresa sin comprometer el
rendimiento del sistema.
•
5. Usabilidad:
o
Facilitar la adopción del sistema y tener una experiencia de usuario
óptima.
•
6. Cumplimiento Normativo:
o
El sistema debe cumplir con las regulaciones contables locales y las
normativas fiscales vigentes.
o
Garantizar la conformidad legal y financiera de las operaciones de la
empresa.
•
7. Tolerancia a Fallos:
o
El sistema debe ser capaz de recuperarse automáticamente en caso de
fallo y garantizar la integridad de los datos.
o
Minimizar el impacto de posibles fallos y garantizar la continuidad de las
operaciones contables.
•
8. Registro:
o
El sistema debe mantener un registro detallado de todas las facturas y
cambios en los datos.
Requisitos organizacionales:
1. Adaptación a los Procesos de Negocio:
o
Descripción: El sistema debe ser adaptable a los procesos de negocio
existentes
de
la empresa,
permitiendo
la personalización
y
configuración según sea necesario.
o
Evaluación: Se revisarán las capacidades de personalización y
configuración del software para determinar si puede adaptarse a los
flujos de trabajo y procesos específicos de la empresa.
2. Facilidad de Implementación y Mantenimiento:
o
Descripción: El sistema debe ser fácil de implementar y mantener,
minimizando
el
tiempo
y
los
recursos
necesarios
para
la
implementación inicial y el soporte continuo.
o
Evaluación: Se evaluará la complejidad de implementación del
software, así como la disponibilidad de soporte técnico y
actualizaciones del proveedor para garantizar una implementación y
mantenimiento sin problemas.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD OPERATIVA
DEFINIR LOS OBJETIVOS DEL ESTUDIO
Objetivo primario:
Evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos operativos de cuentas por pagar para
identificar áreas de mejora y optimización del sistema contable.
Objetivos específicos:
1. Analizar la efectividad de los procesos actuales:
• Evaluar la efectividad de los procesos existentes para recibir facturas, registrar
transacciones, aprobar pagos y conciliar cuentas por pagar.
2. Identificar cuellos de botella y tiempos de inactividad:
• Identifique áreas donde los procesos comerciales se están desacelerando o
experimentando tiempos de inactividad que pueden afectar negativamente la
productividad y la eficiencia.
3. Evaluar la exactitud y confiabilidad de los registros financieros:
• Analizar la exactitud y confiabilidad de los registros financieros generados por el
sistema contable, incluida la conciliación de cuentas y la gestión de saldos.
4. Evaluar la efectividad de los controles internos:
• Evaluar la efectividad de los controles internos implementados para garantizar la
exactitud, integridad y seguridad de los datos financieros relacionados con las cuentas
por pagar.
5. Identificar oportunidades de mejora y optimización:
• Identificar áreas específicas donde se pueden implementar mejoras en los procesos
de negocios para aumentar la eficiencia, reducir errores y mejorar la calidad de los
datos.
6. Desarrollar recomendaciones y planes de acción:
• Desarrollar recomendaciones específicas y planes de acción para implementar
cambios y mejoras al sistema de cuentas por pagar con el objetivo de optimizar la
eficiencia operativa y mejorar los resultados financieros.
RECURSOS PRODUCTIVOS
Recursos humanos:
•
Personal contable: Cuentan la disponibilidad y las competencias del personal
contable, incluidos contables, analistas financieros y administradores de
sistemas.
•
Competencias y habilidades del personal: Están preparado con las
competencias y conocimientos necesarios para utilizar el sistema contable de
forma eficaz y eficiente.
Recursos tecnológicos:
•
Programas informáticos de contabilidad: La capacidad del software de
contabilidad para gestionar eficazmente las cuentas por pagar, incluidas las
capacidades de automatización de procesos, elaboración de informes y
análisis de datos.
•
Infraestructura tecnológica: La infraestructura tecnológica es capaz del
funcionamiento del sistema contable, incluidos servidores, bases de datos y
redes de comunicación.
Recursos financieros:
•
Presupuesto para la adquisición de software: Los recursos financieros
disponibles para la adquisición de licencias de software y todos los costes
relacionados con la implantación del sistema contable.
•
Costos de mantenimiento y soporte: Los costos corrientes de mantenimiento
y soporte del sistema contable, incluye las actualizaciones del software y los
servicios de consultoría.
Recursos de tiempo:
•
Tiempo de implantación: El tiempo necesario para implantar el sistema
contable, incluyendo la adaptación del software, la migración de datos y la
formación del personal.
•
Tiempo de aprendizaje y adaptación: Valoración del tiempo necesario para
que el personal se familiarice con el nuevo sistema contable y se adapte a él, lo
que puede afectar a la productividad durante el periodo de transición.
PROCESOS OPERATIVOS REQUERIDOS
Recepción de facturas:
•
Recepción de facturas de proveedores: Proceso de recepción y registro de las
facturas emitidas por los proveedores de bienes y servicios.
•
Validación de facturas: Comprobación de la autenticidad y exactitud de las
facturas recibidas, incluyendo la verificación de precios, importes y
condiciones de pago.
Registro y autorización de pagos:
•
Registro de facturas en el sistema: Introducción en el sistema contable de la
información relativa a las facturas recibidas, incluidos los datos del proveedor,
los importes y las fechas de vencimiento.
•
Autorización de pagos: Revisión y aprobación de las facturas registradas para
su posterior pago de acuerdo con las políticas y procedimientos internos de la
empresa.
Gestión y conciliación de pagos:
•
Creación de órdenes de pago: Creación de órdenes de pago para procesar los
pagos a proveedores, incluyendo la selección de los tipos de pago y el
establecimiento de las fechas de pago.
•
Conciliación de cuentas por pagar: Conciliación de las cuentas por pagar
para garantizar que los registros financieros sean exactos y están actualizados,
y para identificar y resolver discrepancias.
Informes y análisis:
•
Informes de cuentas a pagar: Informe financiero de cuentas a pagar,
incluyendo resúmenes de saldos pendientes, análisis de tendencias y
proyecciones de tesorería.
•
Análisis de datos de cuentas a pagar: El procedimiento de análisis de datos
para identificar patrones, tendencias y oportunidades de mejora en la gestión
de cuentas a pagar mediante herramientas de análisis financiero.
IDENTIFICACIÓN DE LA ARQUITECTURA DE SISTEMA
Servidores y almacenamiento
•
Servidores de aplicaciones: La capacidad de los servidores para alojar y
ejecutar el software de contabilidad si es aceptable, teniendo en cuenta la
carga de trabajo estimada y los requisitos del sistema.
•
Servidores de bases de datos: Los servidores de bases de datos cuenta con la
capacidad para almacenar y gestionar los datos financieros de las cuentas a
pagar, teniendo en cuenta la escalabilidad y el rendimiento del sistema.
•
Almacenamiento de datos: El almacenamiento cuenta con la capacidad para
guardar los datos y documentos financieros relacionados con las operaciones
de cuentas a pagar y garantizar la disponibilidad y seguridad de los datos.
Redes y comunicación
•
Redes de área local (LAN): La infraestructura LAN garantiza la conectividad y
la transferencia eficaz de datos entre los usuarios y los servidores del sistema
contable.
•
Acceso remoto y seguridad de la red: Los mecanismos de acceso remoto y las
medidas de seguridad de la red es capaz para proteger la integridad y
confidencialidad de los datos financieros, incluidos los cortafuegos y los
protocolos de cifrado.
Hardware de usuario
•
Puestos de trabajo: las estaciones de trabajo son capaces para que los
empleados para acceder al sistema contable y utilizarlo eficazmente, los cuales
cumplen los requisitos de hardware y software necesarios para el sistema.
•
Dispositivos móviles: El sistema cuenta con la compatibilidad y la seguridad
de los dispositivos móviles utilizados por los empleados para acceder al
sistema contable desde ubicaciones remotas tomando en cuenta garantizar la
protección de los datos financieros.
Copias de seguridad y continuidad de las actividades
•
Copias de seguridad de datos: las estrategias necesarias para la copia de
seguridad de los datos para garantice la disponibilidad y la integridad de los
datos financieros en caso de fallo del sistema o de catástrofe natural.
VIABILIDAD OPERATIVA
Factores operativos:
Procesos operativos actuales: Los procesos operativos actuales relacionados con la
gestión de cuentas a pagar se identificaron las áreas de mejora y optimización
•
Área de contabilidad
•
Área de finanzas
Capacidades del personal: las capacidades y habilidades del personal responsable
del uso y gestión del sistema contable cuentan con las competencias necesarias para
hacer el mejor uso de la plataforma.
Disponibilidad de recursos tecnológicos: La infraestructura tecnológica existente si
cumple los requisitos técnicos del sistema contable y es capaz de soportar
eficazmente las operaciones diarias.
Compatibilidad con los procesos existentes: La compatibilidad del sistema
contable con otros sistemas y procesos empresariales existentes se garantiza una
transición fluida y una interoperabilidad sin fisuras.
Adaptabilidad y escalabilidad: La capacidad del sistema contable para adecuarse a
los cambios en el entorno empresarial y evolucionar con las necesidades futuras de la
organización para garantizar su viabilidad a largo plazo.
Copia de seguridad de los datos y soporte técnico: Los mecanismos de copia de
seguridad y soporte técnico proporcionados por el proveedor del sistema contable
para asegura una disponibilidad continua y una resolución eficaz de los problemas.
IDENTIFICAR Y MITIGAR RIESGOS
Riesgos potenciales:
Riesgo de fallo del sistema: Posibilidad de que fallos técnicos o problemas de
conexión interrumpan el funcionamiento del sistema contable y afecten a la gestión
de los compromisos.
Riesgo de seguridad de los datos: Probabilidad de fallos de seguridad o ciberataques
que comprometan la confidencialidad e integridad de los datos financieros
almacenados en el sistema contable.
Riesgo de error humano: Posibilidad de que se produzcan errores humanos en la
introducción de datos o en la ejecución de procesos que puedan dar lugar a datos
financieros inexactos o a la pérdida de información.
Riesgo de cumplimiento de la normativa: La existencia del incumplimiento de la
normativa financiera o fiscal relacionada con la gestión del pasivo, que puede dar lugar
a sanciones legales o daños reputacionales.
Riesgo de retención del proveedor: Posibles problemas financieros o de rendimiento
con el proveedor del sistema contable, que pueden afectar a la disponibilidad y el
soporte del sistema.
Estrategias de mitigación:
Implementación de copias de seguridad y recuperación de datos: Establecer
procedimientos y herramientas de copia de seguridad regulares para garantizar la
disponibilidad continua de los datos y facilitar la recuperación después de una falla
del sistema.
Seguridad de red mejorada: Implementar medidas sólidas de seguridad de la red,
como firewalls, sistemas de detección de intrusiones y cifrado de datos para proteger
el sistema de contabilidad contra amenazas cibernéticas.
Formación de los empleados: Proporcionar a los empleados capacitación regular
sobre el uso adecuado del sistema contable y los procedimientos operativos para
reducir el riesgo de error humano y mejorar la precisión de los registros financieros.
Auditorías y revisiones periódicas: Realizar auditorías internas periódicas y
revisiones de cumplimiento normativo para identificar y remediar posibles
deficiencias en los procesos comerciales y garantizar el cumplimiento de las
regulaciones financieras.
Diversificación de proveedores: Mantener relaciones con múltiples proveedores de
sistemas de contabilidad y evaluar periódicamente el rendimiento y la estabilidad de
cada proveedor para reducir la dependencia de un único proveedor y mitigar los
riesgos asociados.
BENEFICIOS OPERATIVOS
Beneficio:
•
Eficiencia operativa:
o Reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a tareas manuales de cuentas
por pagar.
o Automatización de procesos para optimizar la gestión de facturas y
pagos.
•
Reducción de errores:
o Minimizar los errores humanos en la entrada de datos y cálculos
financieros.
o Mayor precisión y exactitud de los registros financieros.
•
Ahorre tiempo y recursos:
o Optimice el tiempo dedicado a la conciliación de cuentas y los informes.
o Reducir los costos asociados con el almacenamiento y la gestión de
documentos en papel.
•
Mejora de la transparencia financiera:
o Acceso inmediato a datos financieros actuales y análisis en tiempo real
de la situación financiera de la empresa.
o Mayor transparencia y visibilidad en el proceso de cuentas por pagar.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ECONÓMICA
OBJETIVOS
Evaluar los costos iniciales:
•
Determinar el costo total de compra e implementación del sistema de
contabilidad,
incluidas
licencias
de
software,
hardware
y
servicios
profesionales.
Analizar los costos operativos:
•
Estimar los costos operativos recurrentes asociados con el mantenimiento y
soporte del sistema, incluidas actualizaciones de software, mantenimiento de
hardware y soporte técnico.
Evaluar el costo de capital:
•
Determinar los costos de capital necesarios para financiar la implementación
del sistema contable, incluyendo inversiones en infraestructura tecnológica y
recursos humanos.
Calcule el retorno de la inversión (ROI):
•
Evaluar el retorno esperado de la inversión del sistema contable comparando los
beneficios financieros esperados con los costos totales de adquisición e
implementación.
Determine el período de recuperación:
•
Determinar el tiempo estimado necesario para recuperar el costo de compra e
implementación del sistema contable a partir de los beneficios financieros
obtenidos.
Identificar beneficios tangibles e intangibles:
•
Analizar beneficios financieros tangibles, como ahorros en costos operativos y
aumento de ingresos, así como beneficios intangibles, como mayor eficiencia y
competitividad.
Evaluar los riesgos económicos:
•
Identificar y evaluar los riesgos económicos asociados con la implementación
del sistema contable, tales como: las fluctuaciones en los costos de
adquisición, sobrecostos no anticipados y cambios en las condiciones del
mercado.
Determinar la rentabilidad a largo plazo:
•
Analizar la viabilidad a largo plazo del sistema contable, teniendo en cuenta los
beneficios financieros sostenibles y el impacto en la situación financiera futura
de la empresa.
IDENTIFICAR LOS COSTOS DEL PROYECTO
Costos de inversión inicial:
Licencias de software:
•
El costo de comprar la licencia del software de contabilidad BS1 es de $2,748.
Despliegue y configuración:
•
La implementación y configuración inicial del sistema, incluyendo consultoría,
capacitación y personalización del software, tiene un costo de Q400 por hora de
soporte y Q1,000 por hora de mantenimiento.
Desarrollo y adaptación:
•
Esto es parte de los costos de implementación y configuración.
Migración de datos:
•
Los costos de migración de datos para sistemas contables están incluidos en las
licencias de software.
Costo operacional:
Mantenimiento de software:
•
El costo de mantenimiento del software es de 1,000 QT por mes, incluyendo
actualizaciones, parches de seguridad y soporte técnico.
ESTIMAR LOS INGRESOS Y BENEFICIOS DEL PROYECTO
Ingresos estimados:
•
Costos de procesamiento reducidos: Se espera que la automatización de
cuentas por pagar reduzca los costos operativos asociados con el
procesamiento manual de facturas y pagos.
•
Reducción de errores y pérdidas: Al implementar el sistema se espera reducir
la frecuencia de errores en el registro y pago de facturas, lo que a su vez reduce
las pérdidas por pagos incorrectos o duplicados.
FLUJO DE CAJA
INGRESOS / ENTRADAS
ENE-
FEB-
MAR-
ABR-
MAY-
JUN-
24
24
24
24
24
24
AGO-
SEP-
OCT-
NOV-
DIC-
24
24
24
24
24
TOTALES
5,000
SALDO INICIAL
5,000
-
VENTA DEL SISTEMA
MANTENIMIENTO
JUL-24
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
20,000
20,000
-
Y
-
-
-
-
1,200
SOPORTE
TOTAL DE INGRESOS
9,000
-
-
-
-
1,200
1,200
1,800
1,800
1,800
-
5,000
25,000
21,200
1,200
1,200
1,800
1,800
1,800
-
-
-
-
-
-
EGRESOS / SALIDAS
COSTOS DE DESARROLLO
COSTOS DE HOSTING
IVA 5%
ISR 5%
2,500
2,500
2,500
2,500
2,500
15,000
2,500
840
70
70
70
-
70
-
70
-
70
-
70
250
-
-
70
70
70
1,700
1,060
-
70
-
250
-
70
60
60
90
90
90
-
1,700
1,060
60
Nota: El flujo de caja fue calculado con datos ficticios con fines educativos
60
90
90
90
TOTAL DE EGRESOS
FLUJO NETO DE CAJA FNC
(-) FONDO DE CAJA FIJA
19,240
3,070
2,570
2,570
2,570
2,570
2,570
-
-
-
-
-
1,930
2,570
2,570
2,570
2,570
2,570
19,010
1,010
1,010
1,550
1,550
1,550
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
-
-
-
-
-
3,570
3,570
3,570
3,570
3,570
-
-
-
-
-
2,640
6,210
9,780
13,350 16,920
FLUJO NETO DE CAJA CON
FONDO CAJA
FNC ACUMULADO
930
930
2,190
190
190
250
250
250
5,760
- 12,000
2,760
18,010
10
10
550
550
550
1,090
1,100
1,110
1,660
2,210
2,760
Nota: El flujo de caja fue calculado con datos ficticios con fines educativos
ANALIZAR COSTOS Y BENEFICIO
Costos:
1. Costo de Adquisición del Software:
o
Descripción: El costo inicial de adquisición del software contable,
incluyendo licencias de usuario y cualquier tarifa única de
implementación.
o
Cantidad: US$2,748
2. Costo de Personalización e Implementación:
o
Descripción: Costos asociados con la personalización del software
para adaptarse a los procesos de negocio específicos de la empresa y la
implementación del sistema.
o
Cantidad: Incluido en la adquisición del software
3. Costo de Capacitación del Personal:
o
Descripción: Costos asociados con la capacitación del personal en el
uso del nuevo sistema contable.
o
Cantidad: No aplica
4. Costo de Mantenimiento y Soporte:
o
Descripción: Costos continuos de mantenimiento, actualizaciones de
software y soporte técnico proporcionado por el proveedor del sistema.
o
Cantidad: Q. 1,000 por mes
Beneficios:
1. Ahorro de Tiempo y Recursos Administrativos:
o
Descripción: Automatización de procesos manuales de cuentas por
pagar, lo que reduce el tiempo y los recursos necesarios para gestionar
las transacciones financieras.
2. Reducción de Errores y Retrasos:
o
Descripción: La eliminación de errores humanos y la agilización de los
procesos de cuentas por pagar pueden reducir los retrasos en los pagos
y las penalizaciones por pagos atrasados.
3. Mejora de la Precisión y la Confiabilidad:
o
Descripción: Mayor precisión en los registros financieros y una mayor
capacidad para realizar informes y análisis de datos.
EVALUAR RIESGOS Y MITIGACIONES
Riesgo: Falta de formación del personal
•
Descripción: El personal no está adecuadamente capacitado para utilizar el
nuevo sistema de contabilidad, lo que puede provocar errores en el ingreso de
datos y un uso ineficiente del sistema.
•
Mitigación: Implementar un programa integral de capacitación que incluya
capacitación presencial y en línea, manuales de usuario detallados y acceso a
soporte técnico continuo.
Riesgo: fallos del sistema
•
Descripción: El sistema contable puede experimentar interrupciones
inesperadas debido a fallas técnicas, actualizaciones de software u otros
problemas que podrían afectar la capacidad de la empresa para procesar las
cuentas por pagar de manera oportuna.
•
Mitigación: Establecer protocolos de copia de seguridad y recuperación de
datos, implementar medidas sólidas de ciberseguridad y realizar pruebas
periódicas de continuidad del negocio.
Riesgo: Incompatibilidad con los sistemas existentes.
•
Descripción: El nuevo sistema de contabilidad puede no ser compatible con los
sistemas existentes de la empresa, lo que dificulta la integración de datos y
procesos.
•
Mitigación: realizar una evaluación exhaustiva de la infraestructura tecnológica
existente, trabajar en estrecha colaboración con los proveedores de software
para garantizar la interoperabilidad y desarrollar soluciones de integración
personalizadas según sea necesario.
Riesgo: resistencia al cambio
•
Descripción: Los empleados pueden resistirse al cambio y mostrarse reacios a
abandonar los procesos manuales o los sistemas antiguos, lo que puede
dificultar la adopción del nuevo sistema contable.
•
Mitigación: Involucrar activamente a los empleados en el proceso de
implementación, comunicar claramente los beneficios del nuevo sistema,
designar defensores del cambio en cada departamento y brindar incentivos para
una implementación exitosa del sistema.
Riesgo: errores de migración de datos
•
Descripción: Al migrar datos del sistema de contabilidad existente al nuevo
sistema, pueden ocurrir errores de transmisión o pérdida de datos críticos.
•
Mitigación: realice pruebas extensas de migración de datos en un entorno de
prueba antes de implementarlos en producción, asigne recursos adicionales
para la validación y verificación de datos y cree un plan de contingencia para
resolver cualquier problema identificado durante el proceso de migración.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD LEGAL
IDENTIFICAR MARCO LEGAL APLICABLE
•
Ley de Comercio Electrónico
▪
Descripción: Esta ley regula las transacciones comerciales realizadas
electrónicamente y especifica los requisitos para la validez legal de los
documentos electrónicos y las firmas digitales.
▪
Relevancia del sistema contable: Aplica al uso de sistemas contables
electrónicos para procesar y almacenar información financiera y
garantiza la validez legal de los registros y transacciones contables
electrónicas realizadas a través del sistema.
•
Ley de protección de datos personales
▪
Descripción: Esta ley establece los principios y procedimientos para el
procesamiento de datos personales y protege la privacidad y
confidencialidad de los datos personales.
▪
Relevancia para el sistema contable: se aplica a la gestión de datos
personales en el sistema contable y garantiza que se cumplan los
requisitos de confidencialidad y protección de datos al procesar
información sobre proveedores y empleados.
•
Código Comercial
▪
Descripción: Este Código regula las operaciones comerciales en
Guatemala, incluyendo disposiciones sobre teneduría de libros, registros
comerciales y obligaciones contables de la empresa.
▪
Relevancia para el sistema contable: Define los requisitos de
contabilidad y mantenimiento de registros que las empresas deben
seguir, incluido el requisito de mantener registros precisos y mantener
registros relacionados con las cuentas por pagar.
•
Ley del impuesto sobre la renta
▪
Descripción: Esta ley regula el impuesto sobre la renta en Guatemala y
establece las tasas, exenciones y deducciones aplicables a las personas
jurídicas y naturales.
▪
Relevancia para el sistema contable: Especifica los requisitos para
registrar y reportar transacciones financieras, incluido el tratamiento
tributario de los pasivos y la documentación requerida para reportar
sanciones tributarias.
•
Ley de firma electrónica
▪
Descripción: Esta ley regula el uso y validez legal de la firma electrónica
en Guatemala y establece los requisitos para su uso en transacciones
comerciales y documentos legales.
▪
Relevancia para el sistema contable: Garantiza la validez legal de las
firmas electrónicas utilizadas en documentos contables como facturas y
contratos con proveedores.
EVALUAR CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Leyes y regulaciones aplicables:
▪
Ley de Comercio Electrónico: Requisitos para la validez legal de los
documentos electrónicos y firmas digitales.
▪
Ley de Protección de Datos Personales: Principios y procedimientos para el
tratamiento de datos personales.
▪
Código de Comercio: Reglamento sobre teneduría de libros, gestión comercial
y normas contables.
▪
Ley del Impuesto sobre la Renta: Normas tributarias para la gestión de
transacciones financieras.
▪
Ley de Firma Electrónica: Requisitos para el uso y validez legal de la firma
electrónica.
Proceso de evaluación:
▪
Análisis de Requisitos Legales: Revisar en detalle las leyes y regulaciones
aplicables para determinar requisitos específicos relacionados con el sistema
de cuentas por pagar.
▪
Comparación con prácticas actuales: Evaluar las prácticas y procedimientos
actuales del sistema contable para determinar si cumplen con los requisitos
legales identificados.
▪
Identificar brechas de cumplimiento: Identifique cualquier brecha entre los
requisitos legales y las prácticas actuales del sistema contable.
▪
Desarrollar un plan de cumplimiento: Desarrollar un plan detallado para
abordar y remediar las deficiencias de cumplimiento identificadas.
▪
Implementar acciones correctivas: Implementar acciones correctivas de
acuerdo con el plan de cumplimiento para asegurar el cumplimiento legal.
▪
Monitoreo y auditoría continuos: Establecer un proceso de monitoreo y
auditoría continuos para garantizar el cumplimiento continuo de las leyes y
regulaciones aplicables.
Resultados previstos:
•
Identificar y abordar posibles brechas de cumplimiento regulatorio.
•
Hay que asegurar que el sistema de cuentas por pagar cumpla con todas las
leyes y regulaciones aplicables.
•
Reducir el riesgo de sanciones legales y multas por incumplimiento.
•
Mayor confianza entre inversores, clientes y partes interesadas al demostrar un
compromiso con el cumplimiento normativo y la ética empresarial.
ANALIZAR RIESGOS LEGALES
Identificación de riesgos potenciales:
▪
Incumplimiento de requisitos de registro: Existe riesgo de incumplimiento de
requisitos legales para el registro y documentación de transacciones
financieras, lo que puede resultar en sanciones legales.
▪
Violación de datos: Riesgo de violación de las leyes de protección de datos
personales debido al mal manejo de información confidencial de proveedores y
empleados.
▪
Uso incorrecto de firmas electrónicas: Riesgo de uso incorrecto o no válido de
firmas electrónicas, que puede tener como resultado la nulidad de
transacciones y contratos financieros.
▪
Incumplimiento de normas tributarias: Riesgo de incumplimiento de normas
tributarias aplicables, tales como, aplicacion incorrecto del impuesto a la renta
e IVA en transacciones financieras.
▪
Problemas de auditoría y contabilidad: Puede encontrar dificultades durante
las auditorías fiscales y contables debido a registros inadecuados o
incompletos.
▪
Disputas y Reclamaciones: Riesgo de litigios o reclamaciones legales de
proveedores, empleados u otras partes interesadas que surjan de disputas
financieras o incumplimientos de contrato.
Evaluación de impacto y probabilidad:
•
Se evalúa el impacto potencial de cada riesgo en términos de pérdida financiera,
daño reputacional y sanciones legales.
•
La probabilidad de que ocurra cada riesgo se evalúa en función de factores como
la complejidad regulatoria, el historial de cumplimiento y la eficacia de los
controles internos.
Desarrollar estrategias de mitigación:
•
Se desarrollan estrategias específicas para mitigar cada riesgo identificado,
incluyendo la implementación de controles internos, capacitación del personal
y actualización del sistema contable.
•
Se asignan responsabilidades claras para implementar y monitorear estrategias
de mitigación.
Monitoreo y actualizaciones continuas:
•
Se establece un proceso de monitoreo continuo para evaluar la efectividad de
las estrategias de mitigación e identificar nuevos riesgos potenciales.
•
El análisis de riesgos se actualiza periódicamente en función de cambios en las
normas legales o circunstancias del negocio.
REVISAR CONTRATOS Y ACUERDOS
Proceso de verificación:
▪
Recolección de documentos: Reúna todos los contratos y acuerdos relevantes
relacionados con proveedores, facturas y cuentas por pagar.
▪
Análisis de contenido: revise cuidadosamente cada contrato y acuerdo para
comprender los términos y condiciones, que incluyen:
•
▪
Condiciones de pago acordadas.
▪
Condiciones de suministro de bienes o servicios.
▪
Procedimientos de facturación y resolución de disputas.
▪
Cláusulas penales en caso de incumplimiento.
▪
Vencimiento del contrato y renovación automática.
Validación Legal: Verificar la validez legal de cada contrato y acuerdo y
asegurarse de que cumplan con las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo:
▪
Cumplimiento de las leyes de comercio electrónico y firma digital.
▪
Cumplimiento de la normativa fiscal y contable.
▪
Cumplimiento de las leyes en materia de protección de datos personales.
•
Identificación de Riesgos: Identificar riesgos potenciales asociados con los
contratos y acuerdos revisados, tales como, las cláusulas poco claras,
condiciones desfavorables o posibles violaciones a la ley.
•
Comunicar los hallazgos: comunicar cualquier hallazgo importante o inquietud
legal a la gerencia y al asesor legal y sugerir acciones correctivas o cambios
contractuales según sea necesario.
Resultados previstos:
•
Confirmación de que todos los contratos y acuerdos de cuentas por pagar están
vigentes y cumplen con los requisitos legales.
•
Identificar y mitigar riesgos legales potenciales asociados con contratos y
acuerdos revisados.
•
Hay que asegurar que la empresa esté legalmente protegida en todas las
transacciones financieras y relaciones con proveedores.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD AMBIENTAL
IDENTIFICAR LOS ASPECTOS AMBIENTALES RELEVANTES
Aspecto ambiental: Cumplimiento de la normativa legal.
•
Descripción: La Compañía debe cumplir con las normas ambientales locales,
estatales y federales en todas sus operaciones comerciales, incluidas las
cuentas por pagar.
•
Consideraciones jurídicas:
• Cumplimiento de las leyes y reglamentos ambientales relacionados con la
documentación y registro de transacciones financieras.
• Cumplimiento de estándares de almacenamiento y retención de documentos
contables relacionados con cuentas por pagar.
• Supervisar las políticas y procedimientos establecidos por las autoridades
regulatorias pertinentes en materia de información financiera y transparencia
contable.
Aspecto ambiental: protección de datos personales.
•
Descripción: La protección de datos personales es una preocupación
importante en el contexto de cuentas por pagar, porque involucra el
tratamiento de información confidencial de proveedores y empleados.
•
Consideraciones jurídicas:
• Cumplimiento de las leyes de protección de datos aplicables, como el
Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea o la
Ley de Protección de Datos Personales en otros países.
• Implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de las cuentas por
pagar.
• Obtener el consentimiento apropiado de proveedores y empleados para
procesar sus datos personales de conformidad con la normativa aplicable.
Aspecto ambiental: impacto de la tecnología en el medio ambiente
•
Descripción: El uso de tecnología en el sistema de contabilidad puede tener un
impacto en el medio ambiente en términos de consumo de energía, producción
de residuos electrónicos y emisiones de carbono.
•
Consideraciones jurídicas:
• Cumplimiento de la normativa ambiental en materia de eficiencia energética
y uso sostenible de recursos en la operación de sistemas informáticos.
• Evaluación del ciclo de vida de los productos y servicios tecnológicos
utilizados en el sistema contable con el fin de minimizar su impacto en el medio
ambiente.
• Cumplir con las leyes y regulaciones relativas al reciclaje y eliminación
adecuada de dispositivos electrónicos al final de su vida útil.
ANALIZAR LA LEGISLACIÓN AMBIENTAL APLICABLE
Ley para la protección y mejora del medio ambiente.
•
Descripción: Esta ley establece disposiciones generales para la protección,
conservación, restauración y mejoramiento del medio ambiente en Guatemala.
•
Relevancia para la contabilidad:
• La empresa debe cumplir con las normas ambientales en la gestión de sus
actividades financieras, incluida la gestión de pasivos.
• Se deben implementar prácticas contables responsables para minimizar el
impacto ambiental y promover la sostenibilidad empresarial.
Ley de protección de datos personales
•
Descripción: Esta ley regula el tratamiento de datos personales en Guatemala
y establece los principios y procedimientos para su protección y uso adecuado.
•
Relevancia para la contabilidad:
• El tratamiento de datos personales relacionados con cuentas por pagar
deberá cumplir con los principios de protección de datos establecidos en esta
ley.
• Se deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la
confidencialidad de la información financiera y personal de proveedores y
empleados.
Leyes tributarias y normas contables.
•
Descripción: Las leyes tributarias y normas contables establecen los requisitos
para la presentación de informes financieros y el pago de impuestos en
Guatemala.
•
Relevancia para la contabilidad:
• La empresa debe cumplir con las normas tributarias y reportar las
transacciones financieras relacionadas con deudas al Registrador.
• Se deben mantener registros contables precisos y transparentes y se deben
respetar las normas contables y fiscales aplicables.
EVALUAR RIESGOS AMBIENTALES Y ALTERNATIVAS
Acción: Implementación de directrices para la eliminación de desechos
electrónicos
• Descripción: Establecer políticas internas para la adecuada disposición de
los residuos electrónicos generados por los dispositivos y equipos utilizados en
el sistema contable.
• Ejemplo: Contratar servicios de reciclaje certificados para eliminar
adecuadamente los dispositivos electrónicos al final de su vida útil en lugar de
enviarlos a los vertederos.
Acción: Uso eficiente de la energía en dispositivos informáticos
• Descripción: Tomar medidas para reducir el consumo de energía de los
dispositivos de tecnología de la información (TI) utilizados en el sistema
contable.
• Ejemplo: configure las computadoras para que entren en modo de suspensión
cuando no se utilicen durante un período prolongado y seleccione dispositivos
que tengan certificación de eficiencia energética.
Acción: Fomentar el trabajo remoto y la digitalización de documentos
• Descripción: Promover prácticas que reduzcan la impresión y transporte de
documentos físicos, reduciendo así la huella ambiental asociada a las cuentas
por pagar.
• Ejemplo: implementar herramientas de colaboración en línea y sistemas de
gestión de documentos para facilitar el trabajo remoto y el escaneo de facturas
y otros documentos relacionados con proveedores.
Acción: Sensibilizar y formar al personal
• Descripción: Educar a los empleados sobre la importancia de las prácticas
comerciales sostenibles y su papel en la reducción del impacto ambiental del
sistema contable.
• Ejemplo: Organizar formación periódica sobre temas medioambientales
como el reciclaje, la eficiencia energética o la reducción del consumo de papel,
y fomentar la participación de los empleados en iniciativas medioambientales.
Acción: Evaluación periódica del desempeño ambiental
• Descripción: Realizar evaluaciones periódicas del desempeño ambiental del
sistema contable y establecer objetivos de mejora continua.
• Ejemplo: Realizar auditorías ambientales internas para evaluar el
cumplimiento de las políticas y procedimientos ambientales establecidos y
desarrollar planes de acción para abordar cualquier área de mejora
identificada.
ESTABLECER PLANES DE MONITOREO AMBIENTAL
Paso 1: Identificar los parámetros ambientales relevantes
• Descripción: Identificar parámetros ambientales clave que pueden verse
influenciados por las actividades del sistema contable.
• Ejemplo: Parámetros como consumo energético, generación de residuos
electrónicos y consumo de papel.
Paso 2: definir métodos de seguimiento
• Descripción: Determinar los métodos y herramientas utilizados para medir y
registrar los parámetros ambientales identificados.
• Ejemplo: Uso de medidores de energía para medir el consumo de energía de
dispositivos informáticos y sensores de calidad del aire para monitorear la
calidad del aire en las instalaciones.
Paso 3: Establecer la frecuencia y ubicación del monitoreo
• Descripción: Definir la frecuencia con la que se toman mediciones
ambientales y la ubicación de los puntos de monitoreo.
• Ejemplo: Realizar mediciones mensuales del consumo de energía de todos los
equipos de TI y realizar auditorías trimestrales de la calidad del aire en áreas de
trabajo específicas.
Paso 4: asignar responsabilidades
• Descripción: Establecer funciones y responsabilidades claras para recopilar,
analizar y reportar datos ambientales.
• Ejemplo: Designar un coordinador ambiental para coordinar el monitoreo y
reporte de datos ambientales y asignar personal técnico para llevar a cabo
medidas específicas.
Paso 5: Analizar y reportar resultados
• Descripción: Analizar los datos recopilados durante el monitoreo ambiental y
preparar informes periódicos sobre el desempeño ambiental del sistema
contable.
• Ejemplo: comparar registros de consumo de energía con períodos anteriores
e identificar áreas de mejora de la eficiencia energética. Luego prepara un
informe trimestral sobre el consumo de energía y las medidas para reducirlo.
Paso 6: Implementar acciones correctivas
• Descripción: Tomar acciones correctivas en respuesta a los resultados del
monitoreo ambiental y los informes de desempeño.
• Ejemplo: Si se identifican áreas de alto consumo de energía, tome medidas
para optimizar la eficiencia energética, como apagar los electrodomésticos
cuando no estén en uso o cambiar a electrodomésticos más eficientes.
CRONOGRAMA
PLAN DE RECURSOS
OBJETIVO
El objetivo del plan de recursos es identificar y asignar eficientemente todos los
recursos necesarios para el desarrollo, implementación y operación del sistema de
cuentas por pagar.
RECURSOS HUMANOS
Roles y responsabilidades:
•
Gerente de Proyecto: Responsable de planificar, implementar y monitorear el
proyecto.
•
Analista de Negocios: Analiza los requisitos del sistema y documenta las
especificaciones funcionales.
•
Desarrolladores: Diseñan, desarrollan y prueban el sistema contable.
•
Especialista en Base de Datos: Configura y administra la base de datos del
sistema.
•
Ingeniero de Infraestructura: Responsable de la configuración de hardware y red.
•
Especialista en Seguridad: Garantiza que el sistema cumpla con los estándares
de seguridad.
•
Capacitador: Brinda capacitación a los usuarios finales.
•
Soporte Técnico: Proporciona soporte continuo después de la implementación.
RECURSOS TECNOLÓGICOS
Hardware:
•
Estaciones de trabajo para desarrolladores y usuarios finales.
Software:
•
Base de datos (PostgreSQL).
•
Entorno de desarrollo integrado (IDE) (Visual Studio).
•
Herramientas de gestión de proyectos (Microsoft Project).
•
Software de seguridad (antivirus, herramientas de cifrado).
Otro:
•
Licencias de software (Office 365).
•
Herramientas de monitoreo de desempeño y seguridad.
RECURSOS MATERIALES
•
Espacio de oficina para el equipo del proyecto.
•
Material de oficina (papelería, escritorios, sillas).
•
Equipos de comunicación (teléfonos, videoconferencias).
CALENDARIO DE RECURSOS:
Fases del proyecto y asignación de recursos:
•
Fase de planeamiento:
▪
•
Fase de desarrollo:
▪
•
Desarrolladores, especialistas en seguridad.
Fase de implementación:
▪
•
Desarrolladores, especialistas en bases de datos.
Fase de prueba:
▪
•
Gerente de Proyectos, Analista de Negocios.
Ingeniero de infraestructuras, formador.
Fase de soporte después de la implementación:
▪
Apoyo técnico.
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS
Métodos de evaluación:
• Revisiones periódicas de la utilización de recursos.
• Informes de avance y cambios presupuestarios.
• Encuestas de satisfacción al equipo y usuarios finales.
Indicadores de desempeño:
• Respeto de plazos y presupuesto.
• Nivel de satisfacción de los usuarios finales.
• Solución de problemas y costos de soporte.
PLAN FINANCIERO
Nota: Los datos que se utilizaron en este plan financiero son ficticios con fines educativos.
OBJETIVO
El objetivo es proporcionar una descripción detallada de los costos asociados con el
sistema de cuentas por pagar, garantizar que el proyecto se complete dentro del
presupuesto y proporcionar una estimación clara de los beneficios financieros
esperados.
DETERMINACIÓN DE COSTOS
Costos de inversión inicial:
•
Tarifas de Desarrollo:
▪
•
•
Responsables de proyectos: 80.000 al año.
•
Analista de negocios: 70.000 por año.
•
Desarrolladores (x3): 20.000 cada uno por año.
Costos de subcontratación
▪
•
Salarios del personal de desarrollo:
Consultores externos: 50.000.
Costos del software:
▪
Alojamiento web: 840 por año
Costos operativos:
•
Mantenimiento y soporte:
▪
•
Honorarios de formación:
▪
•
Soporte técnico y mantenimiento anual: 9.000.
Formación inicial del personal: 1.000.
Tarifas de licencia vigentes:
▪
Renovación anual de licencias de software: 840
INGRESOS Y GANANCIAS ESTIMADOS:
Beneficios directos:
•
•
Reducción de costes de tramitación:
▪
Ahorro anual estimado en costes laborales: 50.000.
▪
Tiempo ahorrado en la tramitación de facturas: 20.000.
Reducción de errores y pérdidas:
▪
•
Ahorro anual estimado por reducción de errores: 10.000.
Gestión de efectivo mejorada:
▪
Optimizar la gestión de efectivo y evitar multas: 15.000.
Beneficios indirectos:
•
Productividad mejorada:
▪
•
Aumento de la productividad estimado en un 20%, o 30.000 por año.
Mejora de la satisfacción del cliente:
▪
Valor intangible de mayor satisfacción y fidelidad del cliente.
ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO
Comparación costo-beneficio:
•
•
Costos totales (primer año):
▪
Inversión inicial: 840.
▪
Total: 840.
Logros generales (primer año):
▪
Beneficios directos: 5.000.
▪
Beneficios indirectos: 30.000.
▪
Total: 35.000.
ESTRATEGIA DE FINANCIAMIENTO
•
•
Fuentes de financiación:
▪
Presupuesto interno.
▪
Préstamos.
▪
Subvenciones o financiación externa.
Plan de Pago:
▪
Distribución anual o mensual del uso de los fondos a lo largo del proyecto.
SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO:
•
Seguimiento presupuestario:
▪
•
Revisiones periódicas del presupuesto y ajustes si fuera necesario.
Informes Financieros:
▪
Informes mensuales o trimestrales al equipo directivo sobre el estado
financiero del proyecto.
PLAN DE CALIDAD
OBJETIVO
Asegúrese de que el sistema de cuentas por pagar se desarrolle e implemente con
altos estándares de calidad, cumpla con los requisitos funcionales y no funcionales y
cumpla con las expectativas del usuario.
ALCANCE
El plan de calidad cubre todas las fases del ciclo de vida del sistema contable, desde
el análisis de necesidades hasta la implementación y mantenimiento. Incluye la
definición de estándares de calidad, procedimientos de control e indicadores clave de
desempeño.
ESTÁNDARES DE CALIDAD
•
Licencias y permisos:
o Acuerdo ministerial 633/2005
o Licencia de operación H025
o Licencia de operación A037
o Licencia de operación C038
•
Requisitos de calidad:
o Requisitos Funcionales: Precisión en el registro de transacciones,
informes, integración con otros sistemas.
o Requisitos
no
funcionales:
rendimiento,
seguridad,
usabilidad,
mantenimiento.
ORGANIZACIÓN DE CALIDAD
Roles y Responsabilidades:
•
Responsable de Calidad: Responsable de planificar, ejecutar y monitorear el
plan de calidad.
•
Equipo de Desarrollo: Implementa procedimientos de calidad durante el
desarrollo.
•
Equipo de Pruebas: Realiza pruebas de calidad y reporta defectos.
•
Auditor de Calidad: Realiza auditorías para asegurar el cumplimiento de los
estándares de calidad.
PROCESO DE CONTROL DE CALIDAD
Verificación de requisitos:
•
Revisar periódicamente los requisitos del sistema con las partes interesadas.
•
Validar los requisitos frente a los objetivos de negocio.
Gestión de la configuración:
•
Control de versiones de software.
•
Registro y seguimiento de cambios en el sistema.
Control de Calidad:
•
Pruebas unitarias: Verificar que cada componente del sistema esté funcionando
correctamente.
•
Pruebas de integración: comprobar que los diferentes módulos del sistema
funcionan correctamente entre sí.
•
Pruebas del sistema: evalúa todo el sistema para garantizar que cumple con
requisitos específicos.
•
Pruebas de aceptación: validar si el sistema cumple con las expectativas del
usuario final.
Auditorías de calidad:
•
Auditorías internas periódicas para evaluar el cumplimiento de los procesos y
estándares de calidad.
PARÁMETROS DE CALIDAD
Medidas de desempeño:
•
Tiempo de respuesta del sistema.
•
Tasa de procesamiento de transacciones.
Métricas de error:
•
Número de errores encontrados en cada fase de desarrollo.
•
Proporción de defectos corregidos en comparación con los defectos
identificados.
Indicadores de satisfacción de los usuarios:
•
Encuestas de satisfacción de usuarios finales.
•
Comentarios de los usuarios durante las pruebas de aceptación.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE CALIDAD
Revisiones y aprobaciones:
•
Procedimiento de revisión y aprobación de los entregables del proyecto.
•
Lista de control de calidad para cada fase de desarrollo.
Gestión de Riesgos:
•
Identificación y evaluación de riesgos de calidad.
•
Planes de remediación para cada riesgo identificado.
Formación y habilidades:
•
Programas de capacitación al equipo de desarrollo y pruebas en prácticas de
calidad.
•
Evaluación continua de las habilidades del equipo.
HERRAMIENTAS DE CALIDAD
Herramientas de gestión de pruebas:
•
JIRA o herramientas similares para gestionar y rastrear casos de prueba y
defectos.
Herramientas de automatización de pruebas:
•
Selenium, JUnit o herramientas similares para automatizar pruebas unitarias e
integradas.
Herramientas de análisis de código:
•
SonarQube o similar para análisis de código estático y control de calidad del
código fuente.
EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA:
Verificación posterior a la implementación:
•
Evaluar la implementación del sistema para identificar áreas de mejora.
•
Revisar las medidas de calidad y ajustar los procesos según sea necesario.
Plan de mejora continua:
•
Desarrollar un plan de mejora continua basado en evaluaciones y
retroalimentación.
PLAN DE CONFIGURACIÓN DEL CAMBIO
OBJETIVO
Asegúrese de que todos los cambios en el sistema de cuentas por pagar se gestionen
de manera estructurada para garantizar la integridad y la calidad del sistema y
minimizar los riesgos asociados con cambios incontrolados.
ALCANCE
Este plan cubre todos los cambios propuestos, aprobados e implementados a lo largo
del ciclo de vida del sistema, desde la fase de diseño hasta el mantenimiento posterior
a la implementación.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
•
Gerente de Proyecto: responsable general de la gestión del cambio.
•
Equipo del cambio:
▪
Administrador de configuración de cambios: coordina todas las
actividades de gestión de cambios.
▪
Analista de configuración de cambios: documentar y realizar un
seguimiento de los cambios.
▪
Desarrolladores: Implementan los cambios aprobados.
▪
Auditor de Configuración: Revisa y asegura el cumplimiento de los
procedimientos de cambio.
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE CAMBIOS
Identificación del cambio:
•
Cada miembro del proyecto puede identificar la necesidad de un cambio y debe
documentarlo mediante un formulario de solicitud de cambio (RFC).
Evaluación de cambios:
•
Se revisa la solicitud de cambio para evaluar su impacto en el sistema, recursos
requeridos, tiempo y riesgos asociados.
•
Los interesados participan para dar su valoración y retroalimentación.
Aprobación del cambio:
•
El Comité de Control de Cambios (CCC) revisa la solicitud y la revisa para decidir
si aprueba, rechaza o requiere cambios.
•
Se priorizan los cambios aprobados y se planifica su implementación.
Implementación del cambio:
•
Los
desarrolladores
implementan
el
cambio
de
acuerdo
con
las
especificaciones aprobadas.
•
Se realizan pruebas para garantizar que el cambio se haya implementado
correctamente y no afecte negativamente al sistema.
Revisión de cambios:
•
El verificador de configuración comprueba si el cambio se implementó
correctamente y cumple con los requisitos.
•
La documentación del sistema se actualizará para reflejar el cambio.
Cierre del cambio:
•
Después de la revisión, el cambio se finaliza oficialmente y se notifica a todas
las partes interesadas.
•
El registro de cambios se actualiza para mantener un historial detallado de todos
los cambios realizados.
HERRAMIENTAS Y RECURSOS
Herramientas de gestión de cambios:
•
Software de gestión de cambios como JIRA, ServiceNow o cualquier otra
herramienta específica para rastrear y documentar cambios.
Documentación de cambios:
•
Formularios de Solicitud de Cambio (RFC).
•
Registro de cambios.
•
Documentación del sistema actualizada.
MÉTRICAS Y SEGUIMIENTO
Cambiar las métricas de rendimiento:
•
Número de solicitudes de cambio por período.
•
Tiempo promedio para evaluar y aprobar cambios.
•
Porcentaje de cambios aprobados, rechazados y pendientes.
•
Impacto del cambio en los plazos y costes del proyecto.
Informes de seguimiento:
•
Informes semanales de estado de cambios.
•
Revisión mensual de indicadores de gestión del cambio.
COMUNICAR EL CAMBIO
Plan de comunicación:
•
Notificaciones periódicas a todas las partes interesadas sobre el estado de los
cambios.
•
Reuniones periódicas para discutir cambios significativos y su impacto.
Documentos:
•
Actualizar continuamente la documentación del sistema para reflejar los
cambios aprobados.
REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA
Controles periódicos:
•
Evaluaciones trimestrales del proceso de gestión del cambio para identificar
oportunidades de mejora.
Comentarios:
•
Recopilar comentarios de todas las partes interesadas para mejorar el proceso
de gestión de cambios.
PLAN DE RIESGO
OBJETIVO
Identificar, evaluar y mitigar los riesgos que podrían afectar la implementación y
operaciones del sistema de cuentas por pagar para asegurar la continuidad del
negocio y minimizar los impactos negativos.
ALCANCE
Este plan cubre todos los riesgos potenciales asociados con la implementación,
operación y mantenimiento del sistema de cuentas por pagar, incluidos los riesgos
técnicos, operativos, de seguridad, financieros y legales.
METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS
Identificación de riesgos:
•
Llevar a cabo sesiones de lluvia de ideas con el equipo del proyecto y las partes
interesadas.
•
Revisar proyectos similares y estudios de casos anteriores para identificar
riesgos comunes.
•
Utilizar listas de verificación de riesgos típicas en proyectos de sistemas
contables.
Análisis de riesgos:
•
Evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado.
•
Clasificar los riesgos según su criticidad (alta, media, baja).
Planificación de la respuesta a los riesgos:
•
Definir estrategias de mitigación, transferencia, aceptación o evitación de cada
riesgo.
•
Asignar responsabilidades para implementar respuestas a los riesgos.
Seguimiento y control de riesgos:
•
Revisar y actualizar periódicamente el plan de riesgos.
•
Monitorear los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
•
Capturar e informar el estado de riesgo a las partes interesadas.
IDENTIFICACION DE RIESGOS
RIESGO
DESCRIPCIÓN
PROBABILIDAD
IMPACTO
CRITICIDAD
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Alta
Media
Media
IDENTIFICADO
FALLO
DEL
SOFTWARE
PÉRDIDA
que afectan su funcionalidad
DE
DATOS
BRECHAS
Errores críticos en el software Alta
Pérdida
de
información Media
contable importante
DE
Accesos no autorizados y Alta
SEGURIDAD
ataques cibernéticos
RESISTENCIA AL
Empleados
CAMBIO
adoptar el nuevo sistema
POR
reticentes
a Media
PARTE
DEL
PERSONAL
RETRASOS EN LA
Desviación del cronograma del Media
IMPLEMENTACIÓ
proyecto
Alta
Alta
Alta
Media
Alta
Media
Media
Media
N
FALLO
DE
Fallos en los servidores o Baja
HARDWARE
equipos utilizados
CUMPLIMIENTO
No adherencia a regulaciones Baja
NORMATIVO
contables y fiscales
COSTO
DE
IMPLEMENTACIÓ
Gastos
imprevistos
que Media
superan el presupuesto
N EXCESIVO
ANÁLISIS DE RIESGOS
Cada riesgo identificado se analiza para determinar su impacto en el proyecto y la
probabilidad de que ocurra.
PLANIFICACIÓN DE LA RESPUESTA A LOS RIESGOS
RIESGO
ESTRATEGIA DE RESPUESTA
RESPONSABLE
FALLO DEL SOFTWARE
Realizar pruebas exhaustivas antes de la implementación
Equipo de Desarrollo
PÉRDIDA DE DATOS
Implementar backups regulares y sistemas de recuperación
Administrador de TI
Establecer protocolos de seguridad robustos y monitoreo continuo
Equipo de Seguridad
Realizar capacitaciones y comunicar beneficios del nuevo sistema
Gerente de Proyecto
IDENTIFICADO
BRECHAS
DE
SEGURIDAD
RESISTENCIA
AL
CAMBIO POR PARTE DEL
PERSONAL
RETRASOS
EN
LA
Seguir una gestión de proyectos ágil y ajustar recursos según
IMPLEMENTACIÓN
necesidad
FALLO DE HARDWARE
Tener hardware redundante y planes de contingencia
Gerente de Proyecto
Administrador de TI
CUMPLIMIENTO
Consultar con expertos legales y auditores regularmente
NORMATIVO
COSTO
DE
IMPLEMENTACIÓN
EXCESIVO
Monitorear el presupuesto continuamente y ajustar planes según
necesidad
Consultor Legal
Gerente Financiero
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS
Monitoreo continuo
•
Reuniones periódicas para revisar el estado de los riesgos.
•
Actualización del registro de riesgos con nuevas valoraciones.
Indicadores de riesgo:
•
Definir medidas para monitorear la exposición al riesgo, la cantidad de errores
de software reportados, tiempos de recuperación de datos, etc.
Informes de Riesgos:
•
Informes mensuales sobre el estado de los riesgos y medidas correctoras.
Verificación posterior a la implementación:
•
Evaluación de riesgos observados y lecciones aprendidas para futuros
proyectos.
PLAN DE COMUNICACIONES
OBJETIVO
Establecer un marco estructurado para gestionar la comunicación entre los miembros
del equipo del proyecto y las partes interesadas y garantizar el suministro de
información clara, coherente y oportuna.
IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS
Se identifico a todas las personas, equipos y organizaciones interesadas en el proyecto
o que se verán afectadas por su implementación.
PARTE INTERESADA
ROL/INTERÉS EN EL PROYECTO
GERENTE DE PROYECTO
Coordinación general y supervisión del proyecto
EQUIPO DE DESARROLLO
Construcción y pruebas del sistema
EQUIPO DE TI
Implementación técnica y mantenimiento
CONTADORES
Usuarios principales del sistema
PROVEEDORES
Interacción con el sistema para facturación
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Supervisión de la funcionalidad contable
GERENCIA GENERAL
Aprobación del proyecto y alineación estratégica
EQUIPO DE SEGURIDAD
Asegurar la protección de datos
USUARIOS FINALES
Uso diario del sistema
CONSULTORES LEGALES
Cumplimiento normativo y legal
METODOLOGÍA DE COMUNICACIÓN
Definir los métodos y canales de comunicación que serán utilizados durante el
proyecto.
•
Reuniones físicas y virtuales: semanales para el equipo del proyecto,
mensuales para el comité directivo.
•
Correos electrónicos: para comunicación diaria y actualizaciones rápidas.
•
Boletín: mensual para todos los interesados.
•
Plataforma de gestión de proyectos: utilice herramientas como Trello, Jira o
Asana para gestionar las tareas y actualizaciones del proyecto.
•
Informes de progreso: cada dos semanas para la gerencia y otras partes
interesadas clave.
•
Capacitación y Talleres: Sesiones programadas para educar a los usuarios
finales.
PLAN DE COMUNICACIÓN
A continuación, se detalla los tipos de comunicaciones, su frecuencia y los
responsables de llevarlas a cabo.
COMUNICACIÓN
FRECUENCIA
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REUNIÓN DE INICIO DE Una vez
Presentación del proyecto, objetivos, Gerente de Proyecto
PROYECTO
y plan de trabajo
REUNIONES DE ESTADO Semanal
Actualización del progreso, riesgos, y Gerente de Proyecto
próximos pasos
INFORMES
DE Semanal
PROGRESO
Resumen del estado del proyecto y Gerente de Proyecto
hitos alcanzados
BOLETÍN INFORMATIVO
Mensual
Novedades del proyecto, cambios y Gerente
logros
REUNIONES
REVISIÓN
CON
DE Mensual
Retroalimentación
EL
requeridos
de
Comunicación
y
ajustes Gerente de Proyecto
CLIENTE
CORREOS
Diario
ELECTRÓNICOS
Actualizaciones
diarias
y Todo el Equipo
comunicación rápida
CAPACITACIONES
Programadas
Formación sobre el nuevo sistema
Equipo de TI y Formación
MATRIZ DE COMUNICACIÓN
Una matriz que mapea quién necesita qué tipo de información, cuándo y cómo.
PARTE INTERESADA
GERENTE
INFORMACIÓN
CANAL
REQUERIDA
COMUNICACIÓN
DE
Progreso del proyecto
DE
Requisitos
DE
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Reunión/Informe
Semanal
Gerente de Proyecto
Reunión/Correo
Diario
Gerente de Proyecto
PROYECTO
EQUIPO
DESARROLLO
especificaciones
y
CONTADORES
Actualizaciones
Boletín/Taller
Mensual
funcionales
GERENCIA GENERAL
Gerente
de
Comunicación
Estado del proyecto y
Informe/Reunión
Mensual
Gerente de Proyecto
Correo/Reunión
Según
Gerente de Proyecto
ROI
PROVEEDORES
Procedimientos
de
integración
EQUIPO
Necesidad
DE
Políticas de seguridad
Reunión/Informe
Semanal
Gerente de Seguridad
USUARIOS FINALES
Formación y soporte
Taller/Manual
Según
Equipo
Necesidad
Formación
SEGURIDAD
de
EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA
Establecer mecanismos para evaluar la eficacia del plan de comunicaciones y realizar
los ajustes necesarios.
•
Retroalimentación periódica: recopile retroalimentación de las partes
interesadas a través de encuestas y reuniones de revisión.
•
Análisis de eficacia: verifique la eficacia de la comunicación frente a
indicadores clave como la comprensión del proyecto, la asistencia a reuniones
y el cumplimiento de los plazos.
•
Revisión del plan: Realizar revisiones periódicas del plan de comunicaciones
para incorporar mejoras y adaptarlo a las cambiantes necesidades del
proyecto.
PLAN DE COMPRAS DE SOFTWARE
OBJETIVO
Crear un marco detallado para la compra del software necesario para implementar un
sistema de cuentas por pagar, asegurando que el software seleccionado cumpla con
los requerimientos funcionales y no funcionales del proyecto.
TI
y
REQUERIMIENTOS
Requerimientos funcionales
1. Gestión de Facturas
2. Procesamiento Automático de Facturas
3. Generación de Reportes
4. Integración con Proveedores
5. Seguridad del Sistema
6. Integración con Otros Sistemas Empresariales
7. Soporte Multiusuario
8. Documentación del Sistema
Requerimientos no funcionales
1. Rendimiento
2. Disponibilidad
3. Seguridad
4. Escalabilidad
5. Usabilidad
6. Cumplimiento Normativo
7. Tolerancia a Fallos
8. Registro
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Investigar y evaluar diferentes proveedores de software que puedan satisfacer los
requisitos identificados.
Criterios de Evaluación:
•
Funcionalidad del software.
•
Precio y estructura de costos.
•
Reputación del proveedor.
•
Reseñas de otros clientes.
•
Fácil integración en sistemas existentes.
•
Calidad del soporte técnico y mantenimiento.
PRESUPUESTO
El presupuesto detallado para la compra del software, teniendo en cuenta todos los
costes asociados.
Partidas presupuestarias:
•
Costos de licencia: El precio de compra de las licencias de software.
•
Costos de implementación: Costos asociados con la instalación y
configuración del software.
•
Costos de capacitación: Gastos gastados en capacitación del usuario final.
•
Costos de soporte y mantenimiento: Costos continuos de soporte técnico y
actualizaciones.
PROCESO DE SELECCIÓN Y COMPRA
Los pasos del proceso:
•
Solicitud de propuesta (RFP): preparar y enviar solicitudes de propuestas a
proveedores seleccionados.
•
Evaluación de Propuestas: Evaluar las propuestas recibidas con base en
criterios establecidos.
•
Demostraciones de software: organice demostraciones con proveedores
precalificados.
•
Negociación de Contrato: Negociar los términos y condiciones con el proveedor
seleccionado.
•
Adquisición: Formalizar la compra y obtener las licencias necesarias.
CRONOGRAMA DE COMPRAS
ACTIVIDAD
FECHA INICIO
FECHA FIN
RESPONSABLE
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
01/01/2024
07/01/2024
Gerente de Proyecto
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
08/01/2024
15/01/2024
Equipo de Compras
PREPARACIÓN Y ENVÍO DE RFP
16/01/2024
20/01/2024
Gerente de Proyecto
EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
21/01/2024
30/01/2024
Equipo de Compras
DEMOSTRACIONES DE SOFTWARE
01/02/2024
05/02/2024
Gerente de Proyecto
NEGOCIACIÓN DE CONTRATOS
06/02/2024
10/02/2024
Gerente de Proyecto
ADQUISICIÓN DE SOFTWARE
11/02/2024
15/02/2024
Gerente de Proyecto
RIESGOS Y MITIGACIÓN
Posibles riesgos:
•
Proveedor no cumple plazos: evaluar la confiabilidad del proveedor y crear un
plan B.
•
Sobrecostos: Establecer un presupuesto con márgenes para imprevistos.
•
Problemas de integración: realice una prueba de compatibilidad antes de la
compra final.
Estrategias de mitigación:
•
Contratos claros con cláusulas penales en caso de retraso.
•
Evaluaciones integrales y validaciones técnicas previas.
•
Elija proveedores con buena reputación y experiencia contrastada.
IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
Actividades de implementación:
•
Instalación y configuración: Coordinar la instalación del software con el
proveedor.
•
Pruebas de aceptación: realice pruebas para garantizar que el software cumpla
con todos los requisitos.
•
Capacitación de usuarios: planifique y realice sesiones de capacitación para
usuarios finales.
•
Soporte posterior a la implementación: asegúrese de que haya soporte
disponible para resolver los problemas iniciales.
Actividades de seguimiento:
•
Revisión periódica: evalúe el rendimiento del software con regularidad.
•
Actualizaciones y Mantenimiento: Mantener el software actualizado y resolver
cualquier problema que surja.
•
Comentarios de los usuarios: recopile comentarios de los usuarios para realizar
mejoras continuas.
PLAN DE EXTERNALIZACIÓN (OUTSOURCING)
OBJETIVO
El objetivo de este plan es definir el proceso y criterios para la subcontratación de
actividades relacionadas con el sistema de cuentas por pagar con el fin de mejorar la
eficiencia operativa, reducir costos y concentrar recursos internos en actividades
estratégicas.
ALCANCE
Actividades de externalizar:
•
Procesamiento de factura.
•
Gestión de pagos a proveedores.
•
Conciliación de deudas.
•
Emisión y seguimiento de cheques.
•
Elaboración de informes de cuentas por pagar.
•
Soporte técnico y mantenimiento del sistema contable.
PROVEEDORES DE OUTSOURCING
Criterios de evaluación:
•
Experiencia y reputación en el mercado.
•
Conocimiento y experiencia en sistemas contables.
•
Conocimiento de tecnología e infraestructura.
•
Calidad de servicio y soporte técnico.
•
Flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades del negocio.
•
Costo de los servicios.
DESARROLLO DE UN SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
Preparar y enviar una solicitud detallada de propuestas a proveedores seleccionados
que busquen ofertas formales.
Contenido de la convocatoria de licitación:
•
Descripción del proyecto y sus objetivos.
•
Alcance de los servicios requeridos.
•
Criterio de selección.
•
Requisitos técnicos y funcionales.
•
Plazos para la presentación de propuestas.
•
Criterios de evaluación y selección.
PROPUESTAS Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
• Examen de propuestas técnicas y financieras.
• Evaluar la experiencia y desempeño de los proveedores.
• Realización de entrevistas y presentaciones.
• Análisis y mitigación de riesgos.
• Negociación de términos de contrato.
DESARROLLO DE CONTRATOS Y ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO
(SLA)
Desarrollar contratos detallados y SLA que define las expectativas de
desempeño y los términos de servicio.
Componentes del contrato:
• El alcance de los servicios.
• Términos y condiciones.
• Precio y estructura de costos.
• Indicadores clave de desempeño (KPI).
• Sanciones por incumplimiento del SLA.
• Duración del contrato y condiciones de prórroga.
• Cláusulas de confidencialidad y protección de datos.
TRANSICIÓN Y GESTIÓN DEL CAMBIO
Planificar y ejecutar la transición de actividades internas a actividades
subcontratadas, asegurando una gestión eficaz del cambio.
Actividades de transición:
•
Creación de documentación y transferencia de conocimiento.
•
Capacitación del personal de proveedores.
•
Integración y pruebas operativas.
•
Comunicación con los interesados.
•
Establecer canales de comunicación y soporte.
IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
Supervisar la implementación de la subcontratación y monitorear continuamente el
desempeño de los proveedores.
Actividades de implementación:
•
Seguimiento de la implementación inicial.
•
Evaluar el cumplimiento de SLA.
•
Revisión periódica de KPIs.
•
Gestión de problemas y resolución de conflictos.
•
Discusiones de evaluación y retroalimentación con el proveedor de servicios.
EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA
Evalúe periódicamente el desempeño de sus proveedores y busque formas de mejorar
el servicio.
Actividades de evaluación:
•
Auditorías de calidad y cumplimiento.
•
Encuestas de satisfacción del cliente.
•
Análisis de costes y beneficios.
•
Identificación de áreas de mejora.
•
Revisar y actualizar el SLA.