Gambaran Umum
Kontrak Payung
(Framework Contract)
Mengapa diperlukan
Diadakan untuk menjamin harga
barang atau jasa (BJ) yang lebih
efisien, kesediaan BJ terjamin dan
sifatnya dibutuhkan secara
berulang dengan volume atau
kuantitas pekerjaan yang belum
dapat ditentukan.
Kontrak payung secara luas
dianggap sebagai pendekatan
strategis dengan menggunakan
analisis permintaan dan
pembelanjaan
Digunakan sebagai
• Metode untuk menjadikan pengadaan lebih sederhana dan mudah
karena adanya pengulangan sehingga persyaratan dipahami dengan
baik
• Efisiensi administrasi, waktu dan biaya pengadaan
• Kesempatan untuk menjadikan pengadaan proaktif bukan reaktif
• Komitment itikad baik pemerintah
• Memberdayakan penyedia melalui kompetisi
• Dorongan menginisiasi standarisasi serta meningkatkan kualitas
output sebagai implementasi dari Value for Money
Struktur Kontrak Payung
Terdapat empat pilihan struktur berbeda yang harus
dipertimbangkan pengelola pengadaan
Satu Pengguna
#1
Lebih dari Satu Pengguna
vs.
Satu Penyedia
#2
Lebih dari Satu Penyedia
vs.
Terbuka untuk Penyedia Baru
#3
#4
Tertutup untuk Penyedia Baru
vs.
Kompetisi Dua Tahap
(terbuka untuk S & K baru)
Kompetisi Satu Tahap
(Tertutup untuk S & K baru)
vs.
Konfigurasi Pengguna dan Penyedia:
Satu
Pengguna
Lebih dari
Satu
Pengguna
Satu Penyedia
Lebih dari Satu Penyedia
• Cepat dan dapat diandalkan
• Sekelompok penyedia yang cukup
besar = manfaat diperoleh dari
kompetisi dan fleksibilitas
• Syarat dan ketentuan tidak
perlu dinegosiasikan
• Daya negosiasi yang lebih
besar terhadap penyedia
karena penyedia lebih
memiliki kepastian
• Kapabilitas lebih untuk memenuhi
persyaratan barang/jasa yang lebih
luas dan volume besar
• Pengadaan lebih cepat dari
satu penyedia
• Solusi barang/jasa lebih beragam
dan lebih banyak calon penyedia
• Daya beli secara
keseluruhan yang lebih
besar
• Memaksimalkan tekanan terhadap
harga dan fleksibilitas persyaratan
barang/jasa yang dibutuhkan
• Terdapat tekanan yang lebih
besar untuk penurunan
harga
• Memaksimalkan fleksibilitas
administratif lebih dari satu
pengguna
• Keamanan yang lebih tinggi atas
ketersediaan pasokan barang/jasa
Terbuka vs. Tertutup:
Terbuka
Tertutup
Selama kontrak masih
berlangsung, masih dapat
ditambahkan penyedia baru
Pada saat kontrak selesai
dibuat, daftar penyedia sudah
tidak dapat ditambahkan lagi
• Kebanyakan kontrak payung merupakan kontrak payung tertutup
karena ada manfaat tersendiri bagi penyedia barang/jasa dan
pemerintah
• Kontrak payung terbuka cenderung digunakan jika banyak
penyedia barang/jasa atau barang/jasa baru yang beredar di pasar
5
Jenis Kompetisi
vs.
• Seberapa spesifik kebutuhan barang/jasa dapat
diidentifikasikan akan menentukan jenis kompetisi yang sesuai
• Jika spesifikasi barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat
dan tepat, maka kompetisi satu tahap saja yang diperlukan
• Kompetisi satu tahap dapat memaksimalkan kompetisi dan
penawaran yang diterima merupakan penawaran yang terbaik
dari awal proses, tetapi penawarannya dapat bersifat tidak
fleksibel, sehingga harus ada perencanaan yang matang
• Jika pasar memiliki pergerakan yang cepat atau fluktuatif, dan
jika persyaratan barang/jasa perlu disempurnakan lagi di
kemudian hari, maka kompetisi dua tahap (mini) lebih tepat
7
Ilustrasi tahapan proses pengadaan dalam
pelaksanaan kontrak payung
Perencanaan
• Melaksanakan
analisis
permintaan dan
pembelanjaan
• Melaksanakan
analisis pasar
• Mengidentifikasi
persyaratan
Penyusunan
Dokumen
Pengadaan
• Menyusun dan
menerbitkan
dokumen
penawaran
termasuk, namun
tidak terbatas
pada:
• Persyaratan dan
spesifikasi akhir
• Rancangan
kontrak
• Metode, kriteria
dan bobot (bila
perlu) evaluasi
• Instruksi bagi
penawar
Evaluasi &
Penetapan
Pemenang
Administrasi &
Pengelolaan
Kontrak
• Menerima
• Transisi dan
penawaran
implementasi
kontrak
• Mengevaluasi
penawaran sesuai • Administrasi
dengan metode
kontrak (misalnya,
dan kriteria yang
mengelola hasil
telah ditetapkan
kerja, tagihan dan
hubungan dengan
• Menentukan
penyedia)
kewajaran harga
• Mengelola
• Membuat
modifikasi dan
rekomendasi
perselisihan
penetapan
kontrak
pemenang dan
mendapatkan
• Mengelola kinerja
persetujuan
penyedia
8
Ilustrasi tahapan proses pengadaan dalam
pelaksanaan kontrak payung, lanjutan
Perencanaan
Penyusunan
Dokumen
Pengadaan
Evaluasi &
Penetapan
Pemenang
Administrasi &
Pengelolaan
Kontrak
• Sebagai pendekatan • Terdapat lebih
• Penetapan
• Kontrak payung
pengadaan yang
banyak instruksi bagi pemenang dalam
mungkin berlaku 1strategis, fokus
kontrak payung tidak 3 tahun tergantung
penawar, termasuk
terhadap analisis
terkait dengan nilai
tentang pengguna
peraturan dan
permintaan dan
kontrak payung yang moneter, tetapi
ketentuan khusus
pembelanjaan
kesempatan untuk
berwenang dan
dalam pengadaan
ditingkatkan dan ada prosedur call-off
menerima call-off
• Kontrak payung
lebih banyak
(pemesanan)
• Evaluasi penyedia
harus dipantau di
kesempatan untuk
yang akan
• Kemungkinan
seluruh tingkat
melakukan efisiensi
diikutsertakan dalam pengguna yang
menggunakan
• Melibatkan lebih
kontrak payung, dan berwenang dalam
struktur pembagian
banyak pemangku
uji tuntas tambahan
“kelompok” untuk
pemerintah
kepentingan
untuk call-off
menyederhanakan
maupun penyedia
mungkin diperlukan
proses call-off
• Pemesanan dibuat
di bawah kontrak
payung
9
Perencanaan
Analisis Permintaan/Pembelanjaan
Apakah pengadaan di masa lalu akan terus berlanjut?
Pelajari data pengadaan di masa lalu
Apakah ada gangguan atau masalah dalam pengadaan sebelumnya?
Gali informasi adanya keluhan atau complain dari pengguna. Atau cari adanya survey
kepuasan pelanggan
Adakah perubahan kebutuhan dan prioritas dari pengguna?
Misalnya tinta printer tidak lagi menggunakan cartridge tapi tinta cair dalam tabung.
Lakukan teknik pengumpulan informasi melalui wawancara.
Apakah pembeli telah membuat proyeksi yang akurat?
Ketiadaan perencanaan berarti merencanakan kegagalan
10
Perencanaan
Analisis Permintaan/Pembelanjaan, lanjutan
Apakah kebutuhan pembeli sudah pasti, tetapi volume pembelian
belum terdefinisikan?
Jika iya…
Ini adalah situasi yang ideal untuk kontrak payung
Persyaratan yang terdefinisikan
Volume yang tidak terdefinisikan
11
Perencanaan
Analisis Permintaan/Pembelanjaan, lanjutan
Pembelanjaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Konsultansi/Jasa Lainnya
Rp
Rp
Rp
Rp
Kategori
Kategori
Kategori
Kategori
Mana yang lebih sesuai dijadikan kontrak payung?
12
Perencanaan
Analisa pasar
Pengelola pengadaan harus menganalisis pasar barang atau jasa yang
diperlukan: Barang dan jasa dapat dianalisis oleh “risiko pasokan” dan “biaya”.
Tinggi
Risiko
Pasokan
Murah tapi sulit diperoleh
Mahal dan sulit diperoleh
“Suvenir Lokal”
(Bottleneck)
“Benda Seni Langka”
(Strategic)
Murah dan mudah
diperoleh
Mahal tetapi mudah
diperoleh
“Kayu”
(exploit)
“Emas”
(Leverage)
Rendah
Rendah
Biaya
Tinggi
13
Penyusunan
Dokumen Pengadaan
•
Barang dan jasa yang dibutuhkan pemerintah harus ditulis dengan benar
agar penyedia berhasil memberikan penawaran yang tepat. Proses ini
disebut menyusun persyaratan dan spesifikasi dan proses ini sangat penting
untuk memperoleh barang/jasa yang berkualitas. Ini akan mendorong
partisipasi dan transparansi.
•
Persyaratan dan spesifikasi dapat dibagi ke dalam beberapa kelompok
untuk mendapatkan harga yang lebih rendah dan untuk mencapai tujuan
tertentu (kelompok usaha kecil, misalnya). Contoh spesifikasi computer, bisa
dibagi menjadi desktop, laptop, dan printer.
•
Terakhir, persyaratan juga harus bersifat fungsional atau kesetaraan. Yang
terpenting adalah kebutuhan pengguna terpenuhi
14
1 Kontrak Payung
Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 53 Ayat 3:
Kontrak Payung (Framework Contract) merupakan Kontrak Harga
Satuan antara Pemerintah dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat
dimanfaatkan oleh K/L/D/I, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. diadakan untuk menjamin harga Barang/Jasa yang lebih efisien,
ketersediaan Barang/Jasa terjamin dan sifatnya dibutuhkan
secara berulang dengan volume atau kuantitas pekerjaan yang
belum dapat ditentukan pada saat Kontrak ditandatangani; dan
b. pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja yang
didasarkan pada hasil penilaian/pengukuran bersama terhadap
volume/kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh
Penyedia Barang/Jasa secara nyata.
• pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja
yang didasarkan pada hasil penilaian/pengukuran
bersama terhadap volume/kuantitas pekerjaan yang
telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa secara
nyata.
• Penjelasan: Pejabat K/L/D/I dimaksud adalah pejabat
yang berwenang mewakili 1 (satu) atau lebih dari 1 (satu)
PPK untuk melakukan perjanjian.
• Pengadaan Barang/Jasa dengan Kontrak Payung antara
lain dilakukan untuk pengadaan alat tulis kantor (ATK),
pekerjaan pengadaan kendaraan dinas, jasa boga, jasa
layanan perjalanan (travel agent) dan pekerjaan/jasa lain
yang sejenis.
Kontrak Payung
Draft Perpres terbaru tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah:
Kontrak Payung (Indefinite Delivery Contract) sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf e dan ayat (2) huruf c dapat berupa :
a. kontrak harga satuan dalam periode waktu tertentu untuk
barang/jasa yang belum dapat ditentukan volume dan/atau
waktu pengirimannya (delivery) pada saat kontrak
ditandatangani;
b. kontrak harga satuan untuk barang/jasa yang volume dan/atau
waktu pengirimannya (delivery) sudah dapat ditentukan dan
lebih efektif serta efisien apabila dilaksanakan untuk periode
waktu tertentu lebih dari 1 (satu) tahun.
Jenis Kontrak Payung
1. Kontrak Payung Catalog
2. Kontrak Payung Non Catalog.
STRUKTUR KONTRAK PAYUNG
Layer 1
Kontrak Payung
Layer 2
Kontrak Pembelian
Kontrak Payung Berdasarkan Waktu
a. Kurang waktu 1 tahun
Contoh:
Kontrak payung bahan makan, kontrak
penayangan pengumuman di surat kabar
b. Lebih dari 1 tahun
Contoh:
Building management, catering, sewa hotel
untuk haji
Kontrak Payung Kurang dari 1 Tahun
2017
Lelang Kontrak
payung
Jan-Mei
Jun-Juli
Jul-Des
Kontrak
kontrak
kontrak
Kontrak Payung Lebih dari 1 Tahun
2017
Lelang Kontrak
payung
2018
2019
kontrak
kontrak
2020
kontrak
Yang Berkontrak Payung
• Merupakan Kontrak Harga Satuan antara Pejabat K/L/D/I dengan
Penyedia Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan oleh K/L/D/I.
• Pejabat K/L/D/I :
1. PA/KPA
2. PPK
3. PPK yang disepakati oleh beberapa PPK
Batasan Kontrak Payung
• Jangka waktu kontrak payung disesuaikan dengan jenis
pekerjaannya (berdasarkan analisa efisinsi, contoh: umur
ekonomis barang sekitar 3 tahun)
• Apa yang bisa berubah:
a. Harga (bila melebihi dari 1 tahun)
b. Tambah kurang pekerjaan
Penggunaan Kontrak Payung
Tidak dibatasi masa jabatan kepala daerah karena :
• Kontrak payung hanya mengikat harga satuan sehingga belum
ada komitmen yang mengikat terkait volume yang harus
dibayarkan
• Siapa pun kepala daerahnya akan ada pekerjaan rutin
HPS Kontrak Payung
• HPS dibuat satuan layanan, satuan barang
• HPS dibuat untuk 1 tahun
• Penyesuaian harga disesuaikan dengan pekerjaan
• Memperhatikan beberapa peraturan seperti UMR, mengikuti
ketentuan yang berlaku (yang kemungkinan tiap tahun naik)
• Bisa dimunculkan management fee
Penilaian Kinerja Kontrak Payung
• Agar dibuat penilaian dalam periode tertentu, misal setiap 6
bulan
• Bila tidak memenuhi penilaian/ada keluhan dapat berakibat
adanya teguran 1, teguran 2, dan pemutusan kontrak / kontrak
tidak dilanjutkan pemutusan kontrak
• Setelah diberi peringatan tersebut dapat diputus kontraknya
dengan dilakukan penunjukan langsung untuk waktu tahun
berkenaan atau sampai dengan kontrak payung selesai
(mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas)
Lelang Kontrak Payung
• RUP hanya menyebut kontrak tahunan, RUP untuk
tahun berikutnya ditulis diketerangan terkait paket
tersebut sudah dikontrak payungkan (diisi di deskripsi
RUP)
• Dapat menggunakan LELANG CEPAT dalam hal
pekerjaannya standar dan tersedia penyedia dalam
aplikasi SIKAP
Manfaat Kontrak Payung
• Kepastian usaha bagi penyedia
• Ketersediaan pelayanan
• Mengurangi proses lelang yang berulang
• Efisiensi biaya proses dan hasil pengadaan
• Konsolidasi waktu kontrak