KATA PENGANTAR Hak Cipta © 2014 pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Dilindungi Undang-Undang MILIK NEGARA TIDAK DIPERDAGANGKAN Disklaimer: Buku ini merupakan buku siswa yang dipersiapkan Pemerintah dalam rangka implementasi Kurikulum 2013. Buku siswa ini disusun dan ditelaah oleh berbagai pihak di bawah koordinasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, dan dipergunakan dalam tahap awal penerapan Kurikulum 2013. Buku ini merupakan “dokumen hidup” yang senantiasa diperbaiki, diperbaharui, dan perubahan zaman. dimutakhirkan Masukan sesuai dengan dinamika kebutuhan dan dari berbagai kalangan diharapkan dapat meningkatkan kualitas buku ini. Katalog Dalam Terbitan (KDT) Indonesia. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. (MICE Meeting, Incentive, Conference and Exhibition/Event Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.-- Edisi Revisi Jakarta : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, 2014. viii, ….. hlm. : ilus. ; 25 cm. Untuk /SMKAK Kelas XI Semester 2 ISBN ……………………………….. 1. M I C E II. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan XXX.X Kontributor Naskah : Gita Mahardika Pamuji SST.Par. Penelaah : Arie Riandita Koeswardana Penyelia : Penerbitan : Cetakan Ke-1, 2014 Disusun dengan huruf Arial , 11 Pt I. Judul 5 KATA PENGANTARiii KATA PENGANTAR Kurikulum 2013 dirancang untuk pengetahuan, keterampilan, dan memperkuat kompetensi peserta didik dari sisi sikap secara utuh. Keutuhan tersebut menjadi dasar dalam perumusan kompetensi dasar tiap mata pelajaran, sehingga kompetensi dasar tiap mata pelajaran mencakup kompetensi dasar kelompok sikap, kompetensi dasar kelompok pengetahuan, dan kompetensi dasar kelompok keterampilan. Semua mata pelajaran dirancang mengikuti rumusan tersebut. Pembelajaran MICE (Meeting, Incentive, Conference/Convention dan E x h i b i t i o n / E v e n t ) untuk Kelas XI jenjang Pendidikan Menengah Kejuruan yang disajikan dalam buku ini juga tunduk pada ketentuan tersebut. M I C E bukan berisi materi pembelajaran yang dirancang hanya untuk mengasah kompetensi pengetahuan peserta didik. MICE adalah mata pelajaran yang membekali tentang dimensi peserta peng elolaan keg iat an/acar a , kegiatan/acara serta sikap didik dengan pengetahuan keterampilan dalam menjalankan dalam memberikan pelayanan dan bekerjasama dalam tim kerjanya memberikan suatu dasar bagi pengembangan kompetensi kerja di dunia nyata. Sebagai pelajaran p e m i n a t a n C 3 yang harus diambil oleh oleh peserta didik paket keahlian Usaha Perjalanan Wisata yang ingin menyiapkan diri dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap dasar dalam bidang penyelenggaraan kegiatan.. Melalui pengamatan terhadap kondisi p e l a k s a n a a n k e g a i t a n d i d u n i a k e r j a yang bisa dijumpai saat ini, peserta didik diajak memahami dan melihat kompleksitas pelaksanaan kegiatan/even yang terjadi saat ini dan tangannya di masa-masa yang akan datang seiring dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Pembahasan dilanjutkan dengan memberikan pengetahuan dan keterampilan dasar yang berhubungan dengan informasi produk dan layanan industry MICE, sumber informasi dalam teknologi MICE, Pengetahuan dan Orgnanisasi Industri MICE dan Proses Registrasi. Buku ini menjabarkan usaha minimal yang harus dilakukan peserta didik untuk mencapai kompetensi yang diharapkan. Sesuai dengan pendekatan yang digunakan dalam Kurikulum 2013, peserta didik diajak tersedia berani untuk dan terbentang luas di sekitarnya. menyesuaikan sangat menjadi daya serap peserta penting. mencari sumber belajar lain yang Peran guru dalam meningkatkan dan didik dengan ketersediaan kegiatan pada Guru dapat memperkayanya dengan kreasi dalam bentuk buku ini kegiatan- kegiatan lain yang sesuai dan relevan yang bersumber dari lingkungan sosial dan alam. iv Pengelolaan MICE 2 SMK XI Buku ini merupakan edisi pertama sebagai draft awal dalam penyusunan buku C3 Paket Keahlian Usaha Perjalanan Wisata. Buku ini sangat terbuka dan perlu terus dilakukan perbaikan untuk penyempurnaan. Oleh karena itu, kami mengundang para pembaca memberikan kritik, saran dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan pada edisi berikutnya. Atas kontribusi tersebut, kami mengucapkan terima kasih. Mudah-mudahan kita dapat memberikan yang terbaik bagi kemajuan dunia pendidikan mempersiapkan generasi seratus tahun Indonesia Merdeka (2045). Sawangan, S e p t e m b e r 2014 Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dalam rangka KATA PENGANTAR KATA PENGANTAR Kurikulum 2013 dirancang untuk memperkuat kompetensi siswa dari sisi sikap, pengetahuan dan keterampilan secara utuh. Keutuhan tersebut menjadi dasar dalam perumusan kompetensi dasar tiap mata pelajaran yang mencakup kompetensi dasar kelompok sikap, pengetahuan, dan keterampilan. Semua mata pelajaran dirancang mengikuti rumusan tersebut. Pembelajaran kelas XI pada Sekolah Menengah Kejuruan untuk Program Keahlian kepariwisataan dan Paket Keahlian Usaha Perjalanan Wisata yang disajikan dalam buku ini juga tunduk pada ketentuan tersebut. Buku siswa ini diberisi materi pembelajaran yang membekali peserta didik dengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak, serta sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah alam semesta yang dikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab. Buku ini menjabarkan usaha minimal yang harus dilakukan siswa untuk mencapai kompetensi yang diharuskan. Sesuai dengan pendekatan yang digunakan dalam kurikulum 2013, siswa diberanikan untuk mencari dari sumber belajar lain yang tersedia dan terbentang luas di sekitarnya. Peran guru sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan buku ini. Guru dapat memperkayanya dengan kreasi dalam bentuk kegiatan-kegiatan lain yang sesuai dan relevan yang bersumber dari lingkungan sosial dan alam. Buku ini sangat terbuka dan terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan. Untuk itu, kami mengundang para pembaca memberikan kritik, saran, dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan. Atas kontribusi tersebut, kami ucapkan terima kasih. Mudah-mudahan kita dapat memberikan yang terbaik bagi kemajuan dunia pendidikan dalam rangka mempersiapkan generasi seratus tahun Indonesia Merdeka (2045). Depok, Desember, 2014 Penyusun v vi Pengelolaan MICE 2 SMK XI DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .................................................................................................................... iii KATA PENGANTAR .................................................................................................................... v DAFTAR ISI ................................................................................................................................. vi DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................................... vii DAFTAR TABEL .......................................................................................................................... x DAFTAR LEMBAR KERJA.......................................................................................................... xi PENDAHULUAN ......................................................................................................................... 1 DESKRIPSI............................................................................................................................. 1 PRASYARAT .......................................................................................................................... 3 PETUNJUK PENGGUNAAN ................................................................................................... 3 TUJUAN AKHIR ...................................................................................................................... 4 KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR ................................................................... 5 PETA KONSEP....................................................................................................................... 7 BAB I PENGETAHUAN DAN ORGANISASI INDUSTRI MICE DAN PEMBAHARUAN INFORMASI ................................................................................................................................. 5 A. Perencanaan Karir .............................................................................................................. 9 B. Isu Dan Trend Terkini Di Industri MICE............................................................................. 61 C. Suistainable Event ............................................................................................................ 95 D. Quality Assurance .......................................................................................................... 109 BAB II MERENCANAKAN PROSES REGISTRASI ................................................................ 101 A. Merencanakan Proses Regristasi ................................................................................... 121 PENUTUP ................................................................................................................................ 179 Daftar Pustaka ......................................................................................................................... 181 Glosarium ................................................................................................................................ 184 DAFTAR GAMBAR DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 The Universe of the Special Event s Industry…. ............................................ 9 Gambar 1.2 pekerja booth sedang membangun booth pameran, pekerja ini berkantor diruangannya akan tetapi melakukan sebagian pekerjaannya di tempat event…................................................................... .. 12 Gambar 1.3 Gelora bung karno dijadikan tempat untuk melaksanakan event konser music ................................................................................................ 15 Gambar 1.4 hotel banquet manajer membriefing staffnya…. ............................................. 16 Gambar 1.5Jakarta dimalam Hari ..................................................................................... 15 Gambar 1.6 Resort di Salatiga, Jawa Tengah .................................................................. 18 Gambar 1.7 Weeding organizer sedang mempersiapkan acara pernikahan ..................... 23 Gambar 1.9 The Universe of the Special Event s Industry… ............................................. 26 Gambar 1.10 daftar bidang [ekerjaan dalam special event oleh Event Solution Magazine ―annual Forcast pada tahun 2007… ................................ 28 Gambar 1.11 daftar bidang pekerjaan dalam special event oleh Event Solution Magazine ―annual Forcast pada tahun 2007 (lanjutan)… ................................................................................................... 29 Gambar 1.12 daftar bidang [ekerjaan dalam special event oleh Event Solution Magazine ―annual Forcast pada tahun 2007 (lanjutan)… ................................................................................................... 30 Gambar 1.13 Stage Manager… ........................................................................................ 32 Gambar 1.12 berbicara di depan umum dalam rangka menawarkan event MICE … ........................................................................................................ 34 Gambar 1.13 Prosedur sertifikasi di LSP MICE… ............................................................. 47 Gambar 1.14 Prosedur sertifikasi di LSP MICE (lanjutan) ................................................ 47 Gambar 1.15 Prosedur Perpanjangan sertikat.. ................................................................ 49 Gambar 1.16 ICCA Rankings (Number of international association meetings per country 2003–2005)… ............................................................................ 58 Gambar 1.17 ICCA Rankings (Number of international association meetings per country 2013) ......................................................................................... 59 Gambar 1.19 teknologi cloud computing… ....................................................................... 65 Gambar 1.20 berbagai macam social Media.. ................................................................... 67 Gambar 1. 21 AEC atau Masyarakat Ekonomi ASEAN .................................................... 83 Gambar 1.22 sampah yang berserakan pada suatu event di monas.. .............................. 92 vii viii Pengelolaan MICE 2 SMK XI Gambar 1.23 taman yang rusak setelah dilaksanakan event .. ......................................... 92 Gambar 1.24 Peralatan makan sekali pakai yang akan menjadi limbah ........................... 97 Gambar 1.25 Gula dan coffe sachet yang akan menimbulkan banyak sampah .............. 98 Gambar 1.26 petugas catering membersihkan meja yang ditutup dengan taplak yang bisa digunakan lagi di event berikutnya ...................................................... 99 Gambar 1.27 kegiatan Sertifikasi LSP MICE untuk meningkatkan Quality Assurance dalam Industri MICE.. ............................................................................. 108 Gambar 2.1 operational form ........................................................................................... 118 Gambar 2. 2 Form registrasi untuk incentive travel .......................................................... 121 Gambar 2. 3 form registrasi untuk konferensi .................................................................. 123 Gambar 2.4 form registrasi hildiktipari untuk seminar ...................................................... 125 Gambar 2.5 form registrasi booth order spesifikasi dan jenis booth .................................. 127 Gambar 2.6 form registrasi booth order halaman 2 .......................................................... 128 Gambar 2.7 form registrasi booth order halaman 2 Peraturan ......................................... 129 Gambar 2.8 form registrasi katalog order. ......................................................................... 131 Gambar 2.9 form registrasi katalog Advertising ............................................................... 133 Gambar 2.10 form registrasi Hotel Reservation ............................................................... 135 Gambar 2.11 form registrasi booth design contracto......................................................... 137 Gambar 2.12 form registrasi Furniture rental .................................................................... 139 Gambar 2.13 form registrasi Furniture rental (lanjutan) .................................................... 140 Gambar 2.14 form registrasi Electrical requirement ......................................................... 142 Gambar 2.15 form registrasi Electrical requierement (lanjutan) ....................................... 143 Gambar 2.16 form registrasi Service location plan ........................................................... 145 Gambar 2.17 form registrasi forwarding and logistic agent .............................................. 147 Gambar 2.18 form registrasi Admition Agent .................................................................. 149 Gambar 2.19 form registrasi VIP Buyer Nomination ......................................................... 151 Gambar 2.20 form registrasi Parking Pass ...................................................................... 153 Gambar 2.21 form registrasi secara Online disalah satu situs Web ................................. 155 Gambar 2.22 Logo etouches ........................................................................................... 156 Gambar 2.23 Logo Xing Events ....................................................................................... 158 Gambar 2.24 Logo eventbrite .......................................................................................... 157 Gambar 2.25 logo Event Wizard ....................................................................................... 157 Gambar 2.26 logo Event Boost ........................................................................................ 157 Gambar 2.26 Logo TRS ................................................................................................... 158 ix Gambar 2.27 Logo Affinety .............................................................................................. 158 Gambar 2.27 Logo Yest Events ....................................................................................... 158 Gambar 2.27 logo meetmax ............................................................................................. 159 Gambar 2.28 Logo Boomset ............................................................................................ 159 Gambar 2.29 Logo activity tree connect ........................................................................... 159 Gambar 2.30 Logo Booking Bug ...................................................................................... 160 Gambar 2.31 Logo Booking Live ...................................................................................... 160 Gambar 2.31 Logo Floktu ................................................................................................. 160 Gambar 2.32 Logo Acteva ............................................................................................... 160 Gambar 2.33 Logo Aardcom ............................................................................................ 163 Gambar 2.34 Logo Acuvent ............................................................................................. 163 Gambar 2.35 tampilan salah satu system registrasi untuk pendataan peserta/exhibitor .............................................................................................................. 165 Gambar 2.37 badge peserta langsung tercetak dari data dalam system registrasi sudah menggunakan barcode .......................................................................................... 166 x DAFTAR TABEL Table 1.1 contoh kebutuhan Event …. ........................................................... 8 Tabel 1.2 daftar Tempat Uji Kompetensi dan Tempat AsesmenKompetensi LSP MICE .............................................................................................. 50 xi DAFTAR LEMBAR KERJA Lembar kerja 1.1 Lembar kerja aktivitas .................................................................... 11 Lembar Kerja 1.2 hasil diskusi aktivitas ........................................................................... 12 Lembar Kerja 1.3 lembar kerja aktivitas 3…… ................................................................. 14 Lembar Kerja 1.4 tugas 1.1 ............................................................................................... 40 Lembar Kerja 1.5 hasil diskusi aktivitas 4… ..................................................................... 60 Lembar Kerja 1.6 Hasil pengamatan aktivitas 5….. ........................................................... 75 Lembar Kerja 1.7 hasil diskusi aktivitas 6… ...................................................................... 79 Lembar Kerja 1.8 Aktivitas 7 ............................................................................................. 82 Lembar Kerja 1.9............................................................................................................... 88 Lembar Kerja 1.10 Aktivitas 8.. ......................................................................................... 91 Lembar Kerja 1.10 lembar kerja aktivitas 9........................................................................ 93 Lembar Kerja 1.11 tabel hasil diskusi aktivitas 10.. ........................................................... 101 Lembar Kerja 2.1 tabel hasil diskusi pengamatan gambar 2,1.......................................... 119 Lembar Kerja 2.2 hasil pengamat gambar dan diskusi .................................................... 125 1 PENDAHULUAN A DESKRIPSI Industri event dan MICE berkembang secara pesat. Pertumbuhan kota besar dan meningkatnya kesejahteraan masyarakat indonesia. Event bisa terdiri dari berbagai bentuk, kegiatan, tujuan dan maksudnya, dari mulai pesta ulang tahun sampai pelantikan presiden, Bupati Cup sampai Piala Dunia semuanya adalah bentuk dari event . Patut dipahami besar kecilnya suatu event pasti membutuhkan perencanaan dan implementasi pada setiap detil langkahnya, mulai dari konsep sampai dengan kegiatan membersihkan setelah event . Tanpa kita sadari, berkembangnya Industri event ini membuka dampak baru, baik dampak positif maupun dampak negative yang dapat terjadi jika tidak dicegah. Salah satu dampak positif dari Industri MICE adalah terbuka luasnya lowongan pekerjaan baru dengan yang bidang baru pula. Pekerjaan diindustri MICE sangatlah luas karena termasuk para supplier atau jasa layanan pendukungnya. Dari mulai level paling bawah sampai ke managerial, diberbagai area pekerjaan. Luasnya lapangan pekerjaan diindustri MICE membuat orang berlomba – lomba untuk mengisi pekerjaan tersebut. Untuk dapat berhasil dibutuhkan kerja keras dan motivasi yang tinggi serta komitment yang terus menerus. Akan tetapi semangat dan kerja keras tidak akan berjalan dengan lancar dan komitmen tidak akan tetap kuat jika tidak dibarengi dengan perecanaan karir yang tepat. Perencanaan karir adalah salah satu cara untuk meningkatkan kesempatan kita dalam mencapai tujuan. Selain itu, dengan perencanaan karir kita juga dapat mengetahui kelemahan yang akan ditingkatkan sehingga dapat menambah daya jual untuk mendapatkan posisi yang lebih baik lagi. Salah satu keterampilan yang harus terus ditingkatkan adalah kemampuan beradaptasi dengan perkembangan dan perubahan yang terjadi. Dewasa ini Isu dan trend mengenai teknologi, green event dan penjaminan qualitas event marak dibicarakan. Kemampuan untuk beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat sangatlah dituntut. Bagaimanapun juga tidak bisa menutup mata akan hal ini, semakin berkembangnya provider dan sosesial media membuat dunia menjadi tanpa batas. Dan event konfrensi maupun rapatpun menjadi tidak terbatas di satu ruangan saja. Web conference tele conference di fasilitasi dengan perkembangan tekologi audio visual dan wireless connection semakin mempermudah diadakannya event tersebut. Dalam segi pendaftaran atau registrasipun maupun pembayaran biaya registrasi sudah dijamah oleh teknologi internet dan online.sehingga mengurangi beberapa biaya. Salah satunya adalah biaya untuk kertas dan penggunaan media cetak lainnya. Jika dilihat dari segi pembiayaan penggantian 2 Pengelolaan MICE 2 SMK XI barang – barang cetakan, dan kertas tentu sangatlah menguntungkan, bukan hanya dari segi materi akan tetapi dari segi green event atau sustainable event pun sangatlah bermanfaat. Issue mengenai green event atau sustainable event mulai berkembang dan diimplementasikan. Manfaat dari sustainable event jika dilihat dapat mengurangi biaya pengeluaran dari segi apapun dan tentunya bermanfaat bagu masa depan. Salah satu cara untuk menggurangi dampak negative dari suatu event adalah dengan pelaksanaan Quality assurance, dimana semua proses yang dilakukan melalu pengawasan kualitas sehingga bisa dicegah terjadinya kesalahan, dan bisa dijadikan jaminan untuk pelaksanaan event berikutnya bahwa event yang direnjanakan adalah even yang baik. Berdasarkan pemaparan tersebut, maka industri MICE madalah industry yang menyenangkan dan mempunyai banyak karir yang bisa ditempuh dan sangat menjanjikan. Oleh karena itu ketersediaan sumber daya manusia terdidik di bidang ini sangat diperlukan. Peserta didik di SMK yang mengambil bidang paket keahlian Usaha Perjalanan Wisata diberikan pengetahuan, keterampilan dan sikap mengenai industry ini sehingga memungkinkan mereka untuk mengambil peran yang lebih banyak lagi dalam perkembangan industry ini. Buku ini diharapkan dapat menjadi salah satu alternative sumber belajar untuk mengasah kompetensi yang dimiliki. PENDAHULUAN B PRASYARAT Buku MICE dapat dipelajari oleh semua siswa Usaha Perjalanan Wisata yang ingin memahami lebih jauh mengenai Mata Pelajaran MICE, terkhusus bagi siswa Kelas XI dan XII. MICE sebagai bagian Mata Pelajaran Kelompok C2 dan C3 dapat dipelajari secara tersendiri tanpa ada keharusan menyelesaikan materi lainnya. Akan lebih baik jika siswa sudah menuntaskan buku Pengelolaan MICE 1 pada semester 1 dikelas XI dan materi terkait lainnya untuk mempermudah pemahaman dan mengembangkan kreativitas dan inovasi dalam mempelajari MICE. C PETUNJUK PENGGUNAAN Dalam mempergunakan buku ini, Anda diminta : 1. Membaca terlebih dahulu peta konsep yang ada 2. Membaca secara berurutan masing-masing kegiatan pembelajaran 3. Bekerja dalam kelompok di setiap bagian yang meminta kerja kelompok 4. Untuk mengerjakan tugas disarankan menggunakan buku tambahan 5. Kerjakanlan semua tugas dengan baik 6. Mintalah Masukan dari Guru pada bagian yang ditentukan untuk mendapatkan umpan balik 7. Bacalah dengan seksama rangkuman tiap kegiatan pembelajaran 8. Disarankan membaca buku ini secara keseluruhan untuk lebih memahami content buku ini membaca s 3 4 Pengelolaan MICE 2 SMK XI AKHIRbuku ini Anda diharapkan dapat : Setelah mempelajari D TUJUAN 1. Peserta didik mampu mengidentifikasi pengetahuan dan organisasi industry MICE dan Pembaharuan informasi. 2. Mengidentifikasi system yang akan digunakan dalam prosese registrasi. 3. Menyusun dan memeriksa peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk registrasi. 4. Mengatur area pendaftaran yang telah diperiksa dan dikonfirmasi dengan tempat sesuai dengan prosedur yang telah disepakati. Memodifikasi kekurangan data pada waktu tertentu. 5. Mengatur lokasi registrasi sesuai dengan permintaan venue. 6. Mengatur dan memastikan keselamatan tamu / delegasi dan rekan termasuk para penyandang cacat. 7. Mengumpulkan dan memproses kekurangan data pelanggan dalam waktu tertentu. PENDAHULUAN E KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR 1. Menghayati dan mengamalkan 1.1 Menunjukkan keimanan sebagai rasa ajaran agama yang dianutnya syukur dan keyakinan terhadap kebesaran Sang Pencipta karena menyadari keteraturan dan kompleksitas alam dan jagad raya diatur oleh Sang Pencipta 1.2 Menyadari kebesaran Tuhan yang menciptakan alam semesta dansemua unsur di dalamnya 2. Menghayati dan mengamalkan 2.1 Menunjukkan perilaku ilmiah (memiliki perilaku jujur, disiplin, rasa ingintahu, objektif, jujur, teliti, tanggungjawab, peduli cermat, tekun, hati-hati, bertanggung- (gotongroyong, kerjasama, jawab, terbuka, kritis, kreatif, inovatif toleran, damai), responsive dan dan peduli lingkungan) dalam aktivitas proaktif dan menunjukkan sikap sehari-hari sebagai wujud implementasi sebagai bagian dari solusi atas sikap dalam melakukan diskusi berbagai permasalahan bangsa 2.2 Menjaga rasa hormat terhadap individu dalam berinteraksi secara efektif dan kelompok dalam aktivitas sehari- dengan lingkungan social dan hari sebagai wujud implementasi alam serta dalam menempatkan melaksanakan kerjasama dengan dir isebagai cerminan bangsa individu lain dan melaporkan hasil dalam pergaulan dunia kegiatan 5 6 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan factual, konseptual, dan 3.3 Menggali pengetahuan dan organisasi industry MICE danPembaharuan informasi 3.4 Merencanakan Proses Regristasi procedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah 4. Mengolah, menalar, dan menyaji 4.3 Mempresentasikan pengetahuan dalam ranah konkret dan ranah individu dan organisasi industry MICE abstrak terkait dengan dan Pembaharuannya. pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, bertinda ksecara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung 4.4 mengoperasikan Proses Regristasi dalam pengelolaan Acara. PENDAHULUAN F PETA KONSEP 7 8 Pengelolaan MICE 2 SMK XI PENDAHULUAN BAB I PENGETAHUAN DAN ORGANISASI INDUSTRI MICE DAN PEMBAHARUAN INFORMASI 9 BAB I PENGETAHUAN DAN ORGANISASI INDUSTRI MICE DAN PEMBAHARUAN INFORMASI Pembelajaran 1 PERENCANAAN KARIR http://www.indiamart.com/kta-assoc-services/retail-consultancy-services.html BAB I Pengetahuan dan Organisasi Idustri MICE 9 Everything you can imagine is real” Pablo picasso 1. Kegiatan Belajar 1 a. Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari uraian ini, diharapkan anda dapat mendefinisikan perencanaan karir dalam industry MICE dengan tepat dan penuh tanggung Jawab. b. Aktivitas Belajar Siswa Sebelum anda membaca uraian materi mengenai perencanaan karir, perhatikan gambar dibawah ini. Sumber gene Colombus the complete guide to careers in special event Gambar 1.1 The Universe of the Special Event s Industry Gambar diatas hanya mengilustrasikan sebagian kecil dari lapangan pekerjaan di industry MICE, masih banyak lagi pekerjaan yang bisa di akses Dalam bidang pekerjaan apapun dituntut karir demi peningkatan kualitas hidup. Pertanyaan terbesarnya adalah apakah industry MICe ini mempunyai peluang besar dalam perkembangan karir. Pembelajaran 1 A. Perencanaan Karir 10 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Setelah dibahas dalam semester sebelumnya bahwa industry MICE memiliki struktur Pembelajaran 1 tersendiri, dimana struktur organisasi tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik daripada event yang dilaksanakan. Apa yang dimaksud dengan karier? Karier adalah sebuah kata dari bahasa Belanda; carriere adalah perkembangan dan kemajuan dalam pekerjaan seseorang. Ini juga bisa berarti jenjang dalam sebuah pekerjaan tertentu. Karier merupakan istilah yang didefinisikan oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia sebagai perkembangan dan kemajuan baik pada kehidupan, pekerjaan atau jabatan seseorang. Bisaanya pekerjaan yang dimaksud adalah pekerjaan yang mendapatkan imbalan berupa gaji maupun uang. Kemudian apa yang dimaksud dengan perencanaan karir Perencanaan karir adalah suatu perencanaan tentang kemungkinan-kemungkinan seseorang anggota organisasi sebagai perorangan untuk dapat meniti proses kenaikan pangkat dan jabatan sesuai dengan persyaratan dan kemampuannya. (A. Sihotang, 2007). Perhatikan kembali susunan kepanitiaan suatu event kebutuhan dari suatu event berikut. Table 1. 1 contoh kebutuhan Event No Tabel Kebutuhan Event 1. Supplier Wisata Konvensi 2. Audio visual 3. Decision Maker 4. Profesional Conference Organization 5. Steering committee‘ komite penggerak 6. Organizing committee‘komite penyelenggara 7. Event manager 8. Penjaga tiket 9. Registrasi 10 LO laison Officer MICE, atau perhatikan Dari data sederhana table kebutuhan event diatas, diskusikan bersama teman kelompok anda, bidang pekerjaan apa saja dan profesi apa saja yang dibutuhkan oleh event diatas. Tuangkan kedalam format berikut. Lembar kerja 1.1 Lembar kerja aktivitas 1 No Kebutuhan Pekerjaan Profesi yang Event / profesi dibutuhkan Job desk dalam event 1 Audio visual Teknisi Coordinator audio audio visual Memantau pemasangan visual speaker. Mengecek pemasangan layar untuk projector 2 3 4 5 6 11 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 12 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Setelah menentukan sebagian kecil dari profesi dan pekerjaannya, timbul pertanyaan Pembelajaran 1 baru dimanakah mereka bekerja, kantornya, ruanganngannya atau tempat melakukan pekerjaannya. Sama halnya dengan pegawai perusahaan atau karyawan kantoran pada umumnya, karyawan dibidang industry MICE juga mempunyai kantor atau ruangan tempat dia merencanakan pekerjaannya, namum belum tentu mereka melakukan pekerjaannya di ruangan kantor tersebut. Sumber google/search/crew event Gambar 1.2 pekerja booth sedang membangun booth pameran, pekerja ini berkantor diruangannya akan tetapi melakukan sebagian pekerjaannya di tempat event . Dari hasil diskusi aktivitas 1 identifikasikan pekerjaan dan tempat mereka bekerja.Tuangkan hasil diskusi kedalam Lembar Kerja berikut ini Lembar Kerja 1.2 Identifikasi lokasi kerja Karyawan event No Pekerjaan / Profesi yang profesi dibutuhkan Job desk Tempat kerja dalam event 1 Teknisi audio visual Coordinator audio visual Memantau pemasangan speaker. Mengecek pemasangan layar untuk projector Workshop dan lokasi event , bisa di bagian panggung maupun di area lainnya. 2 3 4 5 Lakukan tukar pendapat diantara anggota kelompok. Setelah hasil diskusi selesai paparkan hasil diskusi anda kepada kelompok lainnya. c. Sebetulnya dimanakah event planner itu bekerja? Sebagian besar para manager event bekerja disekitar hotel atau bahkan di dalam hotel tersebut. Perkembangan dunia Industri MICE belakangan ini membuat para event manager mempunyai ruang gerak yang lebih luas. Mengapa event manager banyak berada di hotel. Atau bahkan banyak hotel mempunyai function atau divisi event, karena bisaanya meeting luncheon atau meeting setengah hari sering dilakukan di banquet room hotel. Dibeberapa Kota besar, sudah banyak bangunan atau tempat khusu yang dibuat untuk pelaksanaan event. Seperti di Jakarta terdapat JCC Jakarta Convention Center Pusat 13 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 14 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Konvensi/Pameran atau Balai Sidang (Balai Sidang Jakarta/JCC, Jogja Expo Center/JEC, Pembelajaran 1 Bali International Convention Center/BICC, Sumatera Promotion Centre/SPC-Batam), Balai Kota, Balai Pertemuan (Balai Kartini), Balai Rakyat atau di Surabaya dan tempat lainnya. Adakah convention center di tempat anda? Diskusikan bersama teman kelompokmu apa yang dimaksud dengan convention center dan adakah convention center di tempat mu? Bidang pekerjaan apa saja yang ada di convention center tersebut dan apa jobdesk yang harus dikerjakannya? Lembar kerja 1.3 lembar kerja aktivitas 3 Nama Kelompok Hasil diskusi 15 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi Tahukah Anda Gelangang Olahraga Bung Karno di senayan sering dijadikan tempat event , bukann hanya event Olah raga akan tetapi event pementasan seni dan eksibisi. Sumber http://www.proaudio-central.com/articles/pro-audio-asia/Clair-Brothers-deployed-for-MusicBank-Concert Gambar 1.3 Gelora bung karno dijadikan tempat untuk melaksanakan event konser musik Convention center di beberapa kota besar bisaanya melaksanakan event meeting dan bisanya dalam sekala yang besar. Hal ini pun membuat, para event managers, atau event planner bekerja di convention cente atau di hotel – hotel merujuk ke jasa boga, cathering, pelayanan meeting atau dibagian marketing event maupun sales nya. 16 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber http://corporate-event s.12degreesshop.co.uk/ Gambar 1.4 hotel banquet manajer membriefing staffnya Dari penjelasan sebelumnya, dapat di di hotel saja sudah banyak posisi pekerjaan yang bisa di tempati, dari mulai sales and marketing event ,event planner, catering, banquetcoordinator / liason. Audiovisualliason dan beberapa kordinator. Beberapa event planner ataupun event manager bekerja pada kantor pusat sebuah perusahaan besar yang bergerak dibidang event. Di Indonesia perusahaan tersebut biasanya disebut Event organizer event manager biasanya berada atau PCO professional conference organizer. Kantor dalam lingkup perusahaan besar, sehingga event manager bisa dengan mudah berinterkasi dengan karyawan maupun jasa pemasok suatu event. Event manager bisaa di tempatkan dan mempunyai akses ke departemen sumber daya manusia, departemen pemasaran, kantor eksekutif, atau dalam ruang yang didedikasikan untuk pendidikan pelatihan, pertemuan dan Event .Beberapa Event Manager dapat bekerja untuk sebuah asosiasi atau organisasi nirlaba yang berbasis di kota menengah atau besar Kota-kota yang terkenal dengan bidang pariwisatanya, seperti halnya kota Jakarta, Bandung, Medan, Surabaya, dan Makassar memiliki lebih banyak penawaran dan kesempatan kerja pada bidang perencanaan event. Kota kota besar ini mempunyai leisure tourism dan business tourism yang besar sehingga banyak oengunjung yang datang. Banyak perusahaan dan asosiasi 17 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi Sumber http://bisniswisata.co.id/?p=1572 Gambar 1.5Jakarta dimalam Hari Karena banyak orang ingin mengunjungi kota tersebut, serta begitu banyaknya pilihan dalam memenuhi lokasi, kegiatan, tourist atraksi dan layanan jasa pemasok lainnya yang mendukung, banyak perusahaan dan asosiasi Event local berdiri di sana.Kota seperti Jakarta menjadi tempat atau venue utama yang mendukung acara acara bisnis dan hiburan, seni, serta budaya olah raga lainnya. Adanya lokasi, venue dan tempat yang bisa digunakan untuk event juga semakin membuka lowongan kerja dan peningkatan karir. Berbagai event membutuhkan spesialisasasi pekerjaan sesuai bidangnya, seperti teknisi audio visual yang bisa bekerja di event meeting yang resmi maupun di event seni budaya, hingga tenaga keamanan yangsudah pasti dibutuhkan disetiap acara.. Pekerjaan dibidang event tidak hanya dimonopoli oleh kota-kota besar yang terkenal dengan sektor pariwisatanya, karena kota - kota kecil dan bahkan daerah terpencil juga bisa memiliki peluang kerja di bidang event karena kota-kota kecilpun mempunyai daya tarik lain yang tidak kalah pentingnya. Beberapa resort biasanya terdapat didaerah yang cukup jauh dari kota besar.Wilayah pegunungan, danau, pantai, maupun tempat yang cukup jauh dari keramaian cukup tenang dan indah sehingga menjadi pilihan lokasi untuk melakukan meeting atau acara reuni keluarga. 18 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber http://www.diahdidi.com/2013/09/kayuarum-resortrecomended-hotel-di.html Gambar 1.6 Resort di Salatiga, Jawa Tengah Resort di kota kecil biasanya menjadi tujuan bagi orang-orang suka melakukan perjalanan ke lokasi tenang dan indah untuk pertemuan atau acara-acara khusus seperti reuni keluarga. Di daerah ini, pertemuan perencana dapat bekerja dengan hotel-hotel lokal, penginapan/perkemahan ??, dan balai kota untuk melakukan koordinasi . Setiap daerah biasanya memiliki bidang pekerjaan Jasa/ hospitality . Bahkan wilayah kecamatanpun biasanya memiliki penginapan, tempat meeting, atau area yang bisa digunakan untuk event . Untuk menjadi event manajer atau even planner mulailah dari pekerjaan yang kecil atau pekerjaan dari pemerintahan atau sekolah, mengkoordinir kegiatan pengajian, arisan ataupun kerjabakti dan olah raga dilingkungan, kemudian berperan serta dala kegiatan tahunan, 17 agustusan, atau kegiatan keagamaan. 1) AGEN DAN PERANTARA Agen dan perantara adalah istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan berbagai organisasi yang yang sebetulnya merupakan pemasok dan pembeli. Mereka melakukan pembelian atas nama klien mereka, yang mungkin perusahaan atau asosiasi yang diwakili ole agent - agent dan perantara tersebut. Mereka bertindaksebagai intermediarie'perantara', dan dapat dikontrak untuk membantu dalam perencanaan dan menjalankan sebuah konferensi atau event lainnya yang serupa. Perantara ini merupakan satu jenis lagi jasa layanan yang sering disediakan oleh EO atau opportunis. Banyak convention center yang dimiliki dan dioperasikan oleh pemerintah kota.. Oleh karena itu, saat ini anda tidak hanya memilih dimana anda akan bekerja, tetapi Anda mungkin dapat memilih apakah Anda ingin bekerja di sektor swasta atau Pemerintah . Bahkan saat ini semakin banyak pertemuan dan manajer acara dapat bekerja dari rumah. Setelah Anda membangun basis klien, Anda dapat mengelola acara untuk orang lain dalam bisnis Anda sendiri. Anda dapat memilih "tempat" pasar . Mungkin Anda dapat mengkhususkan diri anda dalam acara pernikahan dan kegiatan sosial.Atau Anda mungkin ahli dalam menyelenggarakan pertemuan pemerintah dan politik.Anda mungkin menjadi perencana pertemuan untuk beberapa perusahaan kecil yang mereka tidak mampu untuk membuatnya sendiri. Tetapi kemungkinan Anda akan memerlukan beberapa pengalaman yang solid sebelum anda melakukannya sendiri 2) PEKERJAAN YANG AKAN ANDA LAKUKAN Tugas dan pekerjaan akan berbeda - beda antara event yang satu dengan event yang lainny, terutama untuk event planners dan event manager, tergantung kepada: (a) Jenis perusahaan (b) Tema event (c) Lokasi (d) Tingkat jabatan (e) Suatu event mencakup berbagai industry jasa pemasok, yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan event tersebut. Tugas dan pekerjaan dari pelaku event dapat dibagi menjadi beberapa katagori utama, untuk gambaran lebih lengkapnya (f) Jika Anda bekerja untuk sebuah hotel, jabatan Anda mungkin : 19 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 20 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (g) Manager pertemuan Pembelajaran 1 (h) Manager pelayanan (i) Manager grup penjualan (j) Direktur catering (a) Service manajer pada hotel Tugas utama dari Service manajer Konvensi adalah, ketika suatu event sedang berlangsung mereka harus mengkoordinasikan berbagai departemen di hotel, antara front office, restaurant, housekeeping dan yang lainnya. Kemudian, selama pertemuan itu berlangsung, manajer konvensi harus memastikan bahwa setiap permasalahan yang timbul dapat diselesaikan dengan baik. Permasalahan yang timbul bisa dari mana saja, baik dibidang operasinal penunjang presentasi audiovisual, pelayanan makanan, pengaturan ruang. Manajer Konvensi membantu timnya agar bisa melaksanakan event tersebut dengan lancar. Mereka membantu menentukan berapa banyak kamar dan ukuran kamar seperti apa yang dibutuhkan, kebutuhan layanan banquet, dan berapa banyak kamar penginapan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan grup. Dalam perencanaan pertemuan, manajer konvensi bekerja seperti tenaga penjual, karena banyak pekerjaan yang termasuk kedalam kapasitas bagian penjualan. Selain penjualan, mereka sama seperti semua karyawan Hotel, terus melakukan kegiatan pelayanan tamu (customer service). (b) Event planner dan Even manajer. Tugas dan fungsi seorang event planner sangat bervariasi dan spesifik. Namun, pada dasarnya mereka bertanggung jawab untuk keseluruhan manajemen proyek untuk setiap Event . sesuatu yang berhubungan dengan Event Segala tersebut, dari mulai awal, pemilihan lokasi sampai dengan warna taplak meja adalah tanggung jawab Event planner maupun event manajer. Tugas - tugas yang dilakukan oleh event manajer yang bekerja dalam sebuah perusahaan atau organisasi meliputi: 1) Pengembangan dan menulis rencana proyek 2) Memproduksi jadwal kerja dan anggaran 3) Inspeksi tempat pertemuan dan seleksi 4) Negosiasi biaya tempat dan setup 5) Ulasan kontrak dengan tempat dan vendor 6) Perencanaan Meal 7) Pengaturan perjalanan untuk peserta 8) Merekrut dosen atau pembicara 9) Kontrak dengan pembicara dan memenuhi kebutuhan mereka 10) Menulis, mengedit, pengawasan pertemuan materi dan program promosi 11) Koordinasi dan mengatur silabus Program (materi pendidikan) 12) Berkomunikasi dengan manajer untuk memenuhi tujuan pertemuan 13) Memberikan dukungan penukaran hari pertemuan 14) Bekerja dengan vendor dan staf tempat untuk memastikan apakah mereka mengikuti sesuai dengan kebutuhan (c) Corporate Meeting Planners Corporate Meeting Planners seringkali memegang tanggung jawab untuk berbagai proyek. Mungkin ada satu pertemuan besar per tahun, dengan beberapa pertemuan yang lebih kecil sepanjang tahun.Atau perusahaan mungkin mengadakan pertemuan kuartalan yang dijadwalkan pada suatu asosiasi seperti kelompok dokter yang bisaanya sebagai tuan rumah satu acara konfrensi yang besar pada setiap tahun yang dihadiri sebanyak 30.000 orang.Perencana Pertemuan rata-rata bekerja sebanyak 60 acara pertemuan per tahun! Perencana pertemuan perusahaan harus tetap fleksibel, karena permintaan pertemuan pada menit-menit ahir dapat mempersulit jadwal.Sebuah perusahaan dapat memperkenalkan produk baru dan ingin memanggil bersama tenaga penjualan.Isu-isu manajemen mungkin panggilan untuk pertemuan khusus untuk memecahkan masalah di perusahaan.Perencana pertemuan perusahaan dan staf harus siapuntuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan, terutama manajemen yang dalam situasi krisis. Contoh dari proyek perencanaan pertemuan yang khas adalah tahunan korporasi pengunduran kepemimpinan.Setiap tahun, perusahaan memegang pertemuan ini untuk meninjau keberhasilan tahun sebelumnya, mengumumkan rencana untuk tahun depan, dan kebanyakan dari semua bertujuan untuk melatih dan memotivasi para manajernya.Perencana pertemuan dengan manajemen senior untuk menjadwalkan waktu yang tepat untuk pertemuan. 21 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 22 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Setelah tanggal ditentukan, meeting manager (manajer pertemuan) memulai proses pemilihan lokasi.Beberapa lokasi potensial di daerah tersebut diidentifikasi dan mereka memeriksa Ketersediaan fasilitas. Selanjutnya muncul perjalanan ke setiap tempat favorit untuk memeriksa kesesuaian,danmengajukan pertanyaan yang dilakukan oleh manajer konvensi atau perwakilan lainnya. Perencanaan pertemuan kemudian mempertimbangkan aspek positif dan negatif dari setiap tempat dan mungkin membahas temuan mereka dengan manajer atau tim dalam perusahaan.setelah tempat terpilih kemudian manager pertemuan (meeting manager) menetapkan tanggal untuk negosiasi harga,mengatur pembayaran deposit untuk fasilitas dan memulai sisa proses perencanaan. Rapat promosi, atau setidaknya pemberitahuan jika manajer harus hadir, bisaanya terjadi setelah tanggal dan lokasi yang telah ditentukan. Perencana pertemuan (meeting planer) mengkomunikasikan dasar-dasar pertemuan dan mulai merencanakan rincian.Manajer dapat menghubungi pembicara untuk mengatur kebutuhan audiovisual mereka, dan bernegosiasi tentang biaya dan syarat.Jika si pembicara adalah staf internal, perencana pertemuan (meeting planer) masih harus bekerja untuk mengatur jadwal dan mengkoordinasikan kebutuhan presentasi. pada saat meeting dilaksanakan, Event Planner bertugas untuk mengkoordinasikan acara, menyiapkan makanan dan makanan ringan,dan juga kegiatan sosial. Adanya tour mungkin termasuk pemberian hadiah untuk semua peserta pertemuan, atau mungkin memberikan sebuah gambaran adanya hadiah (doorprise, Souvenir) untuk mendorong kehadiran. informasi Materi yang akan disampaikan, jadwal dan rincian pembicara mungkin harus tertulis, diproduksi dan didistribusikan. Peserta mungkin perlu arahan ke lokasi berupa denah ataupun rambu dan begitupun dengan pengaturan penginapan. Staf perencana akan menerima pendaftaran RSVP untuk acara dan melakukan pendataan jumlah peserta yang hadir. Semakin dekat dengan waktu pertemuan,perencana akan semakin sibuk. Akan ada banyak sekali perubahan pada menit-menit terahir. Pembicara bisa saja batal dan jumlah peserta yang hadir bisa saja berubah.Bisaanya,untuk melakukan penghitungan akurat membutuhkan BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 23 ide yang baik terhadap hitungan tersebut. Selama acara berlangsung, seorang perencana harus tenang dan tidak gegabah dalam mengambil keputusan..Manajer pertemuan (meeting manager) adalah koordinator penukaran, memastikan tempat sesuai dengan pembicara dan kebutuhan peserta.Semakin rumit jadwal pertemuan, semakin banyak kemungkinan mendapat permasalahan.Perencana pertemuan harus bertindak cepat untuk memperbaiki masalah dan pastikan pertemuan berjalan sesuai jadwal dan sesuai rencana. (d) Special Event s Planners Perencana Acara khusus melakukan banyak fungsi yang sama seperti perencana pertemuan. Beberapa orang mungkin dapat melakukan tugas dengan dua pekerjaan secara bersamaan. Misalnya, pertemuan mungkin merencanakan acara khusus sebagai bagian dari jadwal, seperti acara makan malam , tarian atau hiburan , maka seorang perencana pertemuan harus dapat mengkoordinasikan rincian ini, atau mungkin minta bantuan seorang perencana acara / manager untuk menangani acara khusus Sumber Dokumen Kemendikbud Gambar 1.7 Weeding organizer sedang mempersiapkan acara pernikahan Pembelajaran 1 waktu sekitar 48 jam sebelum acara dimulai, dan perencana harus memiliki 24 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Perencanaan acara khusus tidak hanya membutuhkan keterampilan Pembelajaran 1 organisasi, tapi kreativitas, bahkan kesenian. Profesional dalam pekerjaan ini dapat bekerja untuk sebuah perusahaan atau fasilitas, bahkan acara khusus, atau mungkin bekerja sebagai kontraktor untuk perusahaan dan organisasi lainnya, membantu mereka dengan acara khusus.Perusahaanperusahaan besar juga mungkin memiliki posisi perencana acara khusus pada staf perencanaan pertemuan mereka.Koordinasi Acara khusus melibatkan banyak tanggung jawab yang sama seperti perencanaan pertemuan.Pemilihan lokasi dapat menjadi rumit, karena acara bisa melibatkan kegiatan yang memerlukan tahap dengan pencahayaan dan efek presentasi lainnya.Koordinator acara khusus sering bekerja dengan beberapa vendor luar atau penghibur.Kontrak dan negosiasi persyaratan dan harga peran masing-masing peserta adalah salah satu tugas penting.Seringkali, acara khusus memiliki tujuan tertentu untuk perusahaan atau klien, seperti pengenalan produk baru atau perayaan untuk mencapai tujuan perusahaan.Mereka mungkin mengadakan untuk berterima kasih, mengakui, dan menjual kepada klien perusahaan atau pelanggan.Sebagai contoh, sebuah perusahaan farmasi mungkin mengadakan acara khusus di kotadi mana sekelompok dokter melakukan pertemuan untuk acara konferensi pendidikan.Tujuan perusahaan adalah untuk mempromosikan kesadaran dan penggunaan obat-obatan mereka untuk pasien dokter '.Manajer acara khusus (bekerja untuk perusahaan farmasi atau dipekerjakan sebagai koordinator luar) akan menemukan lokasi dekat konvensi, dan bekerja dengan tenaga penjualan perusahaan untuk merencanakan acara tersebut.Perencana mengatur makanan, hiburan, dekorasi, dan semua rincian, seperti memastikan hotel atau tempat lain menawarkan parkir yang cukup atau menyediakan parkir valet untuk acara malam.Jenis acara khusus bisa saja sulit untuk direncanakan, karena penyelenggara dapat mengetahui berapa banyak orang yang diundang tetapi tidak tahu berapa banyak orangakan hadir.Beberapa manajer acara khusus bekerja di tempat untuk perencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi semua peristiwa yang terjadi di fasilitas tempat mereka bekerja.Tugas mereka dapat melibatkan pemesanan - mengamankan aksi hiburan atau acara lainnya yang akan diselenggarakan di tempat mereka.Kemudian, fasilitas akan menghasilkan keuntungan pada penjualan tiket dari acara itu sendiri, dan jika mereka juga memiliki penginapan atau lainnya fasilitas lainya yang berhubungan dengan BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 25 dari perusahaan yang melayani trend Pasar MICE. Sesuai pembelajaran anda di semester sebelumnya mengenai standar jabatan dalam event disitu kita bisa lihat bahwa meniti karir dalam suatu event Organizer maupun Profecional Conferenc organizer (PCO) bisa diawali dari posisi sederhana. Karena sebetulnya jika berbicara event maka sekecil apapun suatu posisi pekerjaan, posisi dan tanggung jawab pekerjaan tersbut sangatlah penting, dan jika tidak bersunguh sungguh maka akan mempengaruhi kesuksesan suatu event . (e) Dibawah adalah daftar standar pekerjaan dalam Event MICE. 1) Event Manager (hanya satu orang – semua jabatan dibawah bertanggung jawab dan melapor kepada event manager) 2) Deputy Event Manager’wakil event manager (sebanyak yang dibutuhkan) 3) Local Authority Liaison (Lokal Authority Liaison Officer (LALO) adalah seseorang yang bertanggung jawab dan bertindak sebagai penghubung dengan pemerintah setempat 4) Emergency Services Liaison 5) Health and Safety Executive Liaison 6) Perencana lapangan 7) Katering 8) Kepegawaian HRD 9) Perrencanaan dan pengontrolan tata letak dan rute 10) Petugas keamanan 11) Akomodasi Pembelajaran 1 kegiatan acara,inimenghasilkan pendapatan dari bagian-bagian tersebut 26 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 12) Services Pembelajaran 1 13) Advertising 14) Penjualan tiket 15) Signs/rambu - rambu 16) Kasir 17) Accountant(s) 18) komunikasi 19) Transportasi 20) Traffi c Manager 21) Car Parks 22) Kebersihan tempat 23) Supplies Offi cer (may be included as part of other jobs) 24) Fireworks Liaison 25) Manager keselamatan 26) Animal welfare and movement 27) First aid/petugas layanan medis 28) Liason Officer Dari semua jenis pekerjaan yang tersedia dalam standar pekerjaan yang dibutuhkan dalam event ,bidang pekerjaan apakah yang paling memungkinkan bagi anda, lulusan SMK Pariwisata, untuk mengawali karir di bidang event MICE? d. Perencanaan karir Untuk memulai suatu karir, anda harus memahami arti karir itu apa? Bidang pekerjaan yang tersedia di industry MICE sangatlah luas seperti tergambar di gambar 1.1 pada awal pembelajaran. Akan tetapi untuk pengembangan karir yang akan anda jalani, apapun karirnya patut memngamati gambar 1.9 dibawah ini : Sumber gene Colombus the complete guide to careers in special event Gambar 1.9 The Universe of the Special Event s Industry BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 27 mempunyai kesempatan yang sangat besar di tim creative atau perencanaan dan pengembangan event . Bagian perencanaan dan pengemabangan event, tim creative maupun tim acara, adalah bidang yang sangat menarik dan menyenangkan, dimana di bagian ini imajinasi merupakan hal yang paling penting, menulis konsep konsep atau ide kratif, mendesain element artistic, membuat video yang menarik, membuat tema dekor yang sesuai dengan tema acara, membuat desain grafis, mendesain tata cahaya,dan mengembangkan marketing material adalah pekerjaan yang bersentuhan dengan kreativitas. Pekerjaan dibidang ini menuntut ketekutan dan waktu anda namun sangat menjanjikan. Berhadapan dengan logistic dan kebutuhan oprasional event adalah pekerjaan yang juga sangat menantang. Ide dari tim kreatif atau perencanaan harus sesuai dengan operasional dilapangan. Keduanya harus berinergi. Karena apa yang terjadi dilapangan kadang – kadang tidak sesuai dengan apa yang direncanakan. Oleh karena itu dibutuhkan penyesuaian – penyesuaian yang kreatif sehingga suatu event bisa berjalan lancar. Dalam sebuah event, ―attention to detail‖ sangatlah penting, setiap aspek dalam event harus di review dan direcheck di lokasi supaya event berjalan dengan lancar. Semua pekerjaan dan perencanaan yang dilakukan oleh tim kreatif direalisasikan pada saat event berlangsung. Operasiona event manager harus memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai jadwal, tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang sudah ditentukan Kreativitas dan Operasional merupakan dua bidang yang sangat penting untuk dipelajari, karena mungkin kedua bidang tersebut bias mengembangkan karir anda Berikut adalah daftar pekerjaan dalam industry MICE menurut Event Solution Magazine ―annual Forcast pada tahun 2007 Pembelajaran 1 Jika anda mempunyai bakat dan kreatifitas dalam menulis, maka anda 28 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber gene Colombus the complete guide to careers in special event Gambar 1.10 daftar bidang [ekerjaan dalam special event oleh Event Solution Magazine ―annual Forcast pada tahun 2007 29 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi Sumber gene Colombus the complete guide to careers in special event Gambar 1.11 daftar bidang [ekerjaan dalam special event oleh Event Solution Magazine ―annual Forcast pada tahun 2007 (lanjutan) 30 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber gene Colombus the complete guide to careers in special event Gambar 1.12 daftar bidang pekerjaan dalam special event oleh Event Solution Magazine ―annual Forcast pada tahun 2007 (lanjutan) . BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 31 dipertanyakan kedalam diri anda sendiri dan anda harus menemukan sendiri jawabannya, karena jawaban-jawaban anda tersebut akan menentukan kesiapan anda dalam berkarir. Pertanyaan untuk diri sendiri adalah adalah : 1) Apakah yang paling penting buat saya? Jawabnnya bisa saja keluarga, dan bisaanya jika jawaban utamanya keluarga maka mencari pekerjaan bisanya yang dekat dengan keluarga. 2) Seperti apa sih sukses itu? Mengukur kesuksesan adalah hal yang sulit karena tiap inividu mempunyai definisi – masing mengenai kesuksaessan, akan tetapi semakin lama anda akan menyadari bahwa mengerjakan sesuatu yang anda sukai akan membuat semakin mendekati kesuksesan/mudah mencapai kesuksesan 3) Apa yang dimaksud denga tanggung jawab dalam hubungan bisnis? Apa yang menjadi kepentingan anda dalam berbisnis. 4) Siapakah panutan/idola saya? Pautan atau idola adalah orang yang yang sukses dan bisaanya untuk mencapai kesuksesannya tidak dengan cara yang mudah akan tetapi di mulai dari awal dengan bekerja keras dan bekerja cerdas. 5) Bagaimana cara saya memecahka masalah? Cara memcahkan masalah yang anda lakukan menjadi gambaran diri anda, berpikir positif dan jadilah manusia solusi, bukan menghindar dari masalah. 6) Apakah tujuan dalam hidup saya yang paling mendesak? Tujuan paling mendesak bisa apa saja, menyelesaikan sekolah dengan nilai baik, bisa jadi tujuan utama anda sekarang. 7) Apakah tujuan jangka panjang adlam hidup saya? Tujuan jangka panjang bisa bermacam macam, ada yang ingin mempunyai [erusahaan Event sendiri, menikah, memberangkatkan orang tua ke tanah suci dan masih banyak lagi yang lainnya. 8) Dimankah saya berada, 5 tahun dari sekarang? Pertanyaan ini yang sulit dijawab, akan tetapi harus mulai dipikirkan, kita tidak akan tahu 5 tahun dari sekarang, jangankan 5 tahun, 5 menit dari sekarang saja kan sulit mengetahuinya, tapi setidaknya kita mempunyai hara[an, cita – cita, tujuan dan keinginan. Sehingga ada target yang harus dicapai. Pembelajaran 1 Sebelum anda memulai karir, ada beberapa pertanyaan yang harus 32 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 e. Keterampilan yang membuat ada “marketable” Apa yang dimaksud dengan keterampilan yang membuat anda marketable? Keterampilan setiap orang berbeda – beda tergantung bakat, kesukaan dan kemampuan masing masing individu. Akan tetapi ada bakat yang harus di asah ketika ikita ingin berkarir di bidang tertentu, ada beberapa keterampilan yang bisa membuat anda ―marketable‖ 1) Nilai dalam theater (a) Stage management Stage manager, bertanggung jawab akan berlangsungnya suatu acara ataupun event secara lancer. Tentunya mengatur proses perpaduan antara aspek teknis dan element pertunjukan.pengetahuan yang harus dimiliki disini adalah pengetahuan akan oprasional panggung mulai dari, lighting, audio, visual, tentunya SDMnya. Sumber artscomm.tcnj.edu /2013/03/13/inside-broadway-with-wickeds-asst-stagemanager-and-tcnj-alum/ Gambar 1.13 Stage Manager (b) Show production BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 33 Komunikasi adalah salah satu keterampilan penting di Industri MICE, seorang event manager harus mampu merepresantasikan dirinya sendiri secara provisional dan creative manner. Beberapa kualifikasi lowongan pekerjaan membutuhkan orang dengan “strong verbal and written communications,” kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik. Semakin baik komunikasi tulisan anda maka semakin baik pula komunikasi lisan anda. (a) Nilai dari Profesional Writing Selain menulis secara kreatif, dituntut juga mempunyai ketermapilan menulis dasar, seperti menulis surat formal atau business letter, karena sebagian besar waktu dalam industry Mice adalah berhubungan dan berinteraksi dengan klien, pengunjung, vendors, supplier, dan rekan kerja. Berkoresponden dengan rekan kerja dan lainnya tidak hanya membutuhkan ide kreaif dan imajinasi akan tetapi lebih memfokuskan dalam pemberian fakta dan angka – angka, selain itu harus membelajari juga cara membaca kontrak, dan tetntunya menulis revisi document tersbut. (b) Niai dari Publick Speaking Sudah menjadi rahasia umum, untuk berapa orang, berdiri didepan kelompok/ kelas kemudian berbicara sangatlah menakutkan, dan permasalahannya berhubungan dengan kepercayaan diri. Presentasi adalah pekerjaan sehari – hari dibidang industry Mice dan merupkan keterampilan yang sangat penting. Seorang manager event harus mempu bercerita tentang apa yang akan dialami oleh klien atau penungjung event . Berbicara didepan kelas dalam setiap tugas kelompok, atau mempresentasikan hasil diskusi aktivitas akan membantu meningkatkan kepercayaan diri dan juga bisa mendapatkan masukan baik dari guru maupun teman sekelas mengani kekuarang dan kelebihan cara berbicara anda. Pembelajaran 1 2) Komunikasi verbal dan tulisan 34 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber Dokument Kemendikbud Gambar 1.12 berbicara di depan umum dalam rangka menawarkan event MICE 3) Teknologi Di era serba canggih ini perkembangan dibidang teknologi sangat pesat, dalam hitungan detik beberapa tenologi sudah semakin mutakhir. Ketermapilan dasar yang harus dimiliki adalah penggunaan Microsoft office, baik words, excel dan paket Microsoft office yang lainnya. Untuk anda yang tertarik dengan tim pengembangan dan tim kreatif ada beberapa perangkat lunak dan program yang harus di kuasai seperti Computer Assisted Design (CAD) dan program menggambar lainnya seperti Correl Draw dan Adobe Photosope akan membantu anda. Jika lebih tertarik lagi dalam bidang design bis alebih menggunakan pemograman computer 3 Dimensi untuk merender dan membuat desain event ,baik decorasi booth, panggung dan layouting denah. Selain bidang perencanaan dan tim kreatif dibidang oprasionalpun banyak sekali penggunanan teknologi berbasis computer yang harus di tkuasi. Beberapa ketermapilan itu bisa saja dibidang tata lampu atau lighting, audio visual, dan registrasi , semuanya menggunakan teknologi dan pemograman yang berbeda. 4) Keterampilan entrepeneurship Kemampuan berbisinis atau entrerpreneurship harus dimiliki dalam persaingan global dan menuju Masyarakat Ekonomi ASEAN. Akan tetapi ada perbedaan signifkan yang harus kita pahami mengenai businessman dan Entreupeneurship. Perbedaan mendasar dari businessman dan entrerpreneur adalah; BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 35 Perbedaan Businessman dan Entrepreneur element Businessman Entrepeneur Originalitas Ide Mengembangkan konsep dan Biasanya seorang innovator, ide usaha berdasarkan menciptakan ide – ide dan konsep yang sudah ada, dan konsep konsep baru secara umum sudah banyak mengenau suatu usaha dan bidang usaha yang Industri MICE adalah tempat melakukannya. Inovator – innovator tumbuh berkembangng karena industry ini sangat membutuhkan imajinasi yang tinggi Tujuan Tujuan dalam berusaha dan Lebih memperhatikan dalam melakukannya menjalankan usahanya melakukan perubahan dunia, adalah profit ataua lebih mengejar kepada tujuan keuntungan secara finansial, yang utama dan mengejar walaupun ada beberapa yang kepuasan Passion/ hasratnya, people oriented yang lebih lebih memntingkan mementingkan kesejahteraan manfaat/benefit dibandingkan dan kepuasan pelanggannya keuntungannya/profit, Tingkat pengambilan Memperhitungkan, dan Pengambil keputusan yang keputusan mengelola resikonya dengan berani, mereka sering tidak teliti. menghawatirkan akan kehilangan uang maupun waktunya, karena mereka melakukannya dengan semangat, passion, dan kecintaannya terhadapa idenya tersebut. Karena melakukannya dengan seenuh hati maka capaian hasilnya lebih luar biasa dan sukses Cara melaperlakukan Pemilik usaha/Owner dan Teman dan seorang Pembelajaran 1 Tabel 1.2 36 Pengelolaan MICE 2 SMK XI karyawannya Pembelajaran 1 manajer sehingga di pemimpin mereka mencari mempekerjakan rekan kerja dan teman, yang pegawaiannya untuk tidak akan pernah membantu bininsnya memperlakukan mereka berkembang seperti mesin dan akan membantu karyawannya untuk berkembang Cara melayani Melihat pelanggan sebagai Melihat pelanggan sebagai Costumer/pelanggan sumber keuntungannya urat nadi usahanya sehingga lebih memperlakukan pelanggan dengan memberikan yang terbaik. Cara melihat suatu Berusaha mengalahkan Lebih melihat pesaing sebagai kompetisi atau pesainnya dan memenangkan acuan untuk menadi lebih baik persaingan persaingan lagi dan mengalahkan pesaing yang paling kuat yaitu diri sendiri Sudut pandang Kekhawatiran yang paling Tidak terlalu terhadap UANG penting adalah kehilangan mengkhawatirkan mengenai uang uang karena banyak entrepreneur yang melakukan usahanya mulai dari nol, dan selalu menemukan ide baru dan konsep baru lagi untuk memluai usahanya Berhubungan dengan Selalu memeriksa waktu, dan Bekerja seperti seniman yang Waktu selalu memastikan semuanya lebih mementingkan sesuai dengan jadwal yang kesempurnaan dan usahanya sudah ditetapkan sebagai masterpiece sehingga terkadang lebih membutuhkan banyak waktu dan lebih lambat Sudutpandang Melihat dunia sebagai suatu Lebih melihat dunia sebagai mengenai dunia kesempatan atau opportunity . tanggung jawab, tanggung kesempatan untuk jawab untuk membuat dunia mendapatkan yang lebih baik lagi keuntunganndan BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 37 di bumi ini Definisi kesuksesan Mendifiniskan kesuksesannya Terkadang tidak sebagai kesuksesan semua memperhatikan kesuksesan nya termasuk dirinya dan lebih keberusaha yang terbaik stakeholder yang lainnya, dan orang lain yang mmenilai sukses dalam keuntungan. apakah dia sudah sukses atau belum 5) Keterampilan dalam marketing/pemasaran Hal yang paling utama dari suatu organisasi adalah ketika barang atau jasa yang dijualnya dibeli oleh orang lain. Kemampuan meamsarkan barang dan jasa dalam suatu event adalah sangat penting, kemampuan memasarkan atau marketing ini sangat erat hubungannya dengan keampuan berbicara di depan sekelompok orang mempresentasikan produk yang akan dijual. 6) Keterampilan ilmu pengetahuan Ilmu pengetahuan sangatlah penting bagaimanapun seseorang yang bergerak di industry MICE harus mempunyai pengetahuan yang sangat luas karena akan berhubungan dengan klien yang berasal dari bidang ilmu yang beragam. Contoh saja exhibition yang dilakukan bisa berbagai macam dari Science, teknologi, pertanian, nautical, biokimia, furniture, fhasion, art and craft. Dan masih banyak lagi yang lainnya. Otomatis pengetahuan yang dimiliki oleh seorang Event Planner harus luas. 7) Keterampilan dalam antropologi Antropologi adalah ilmu yang mempelajari tentang manusia. Menurut Dr. Goldblatt The anthropologist ‘ s use of ethnographics through extensive field research may provide tourism researchers with additional tools for multilayered scientific investigation. ‖ event ethnograpi adalah ilmu pengamatan dan berpartisipasi dalam suatu event . Sebagai event ethnograper anda bisa mengamati, mempelajari, dan berpartisipasi dalam sebuah event , tentang bagaimana membuat event berikutnya yang lebih baik. Semakin baik pengetahuan mengani bagaiaman cara nabusia berinsteraksi melalui event , maka semakin mudah juga untuk mengarahkan dan memberikan pelayanan kepada mereka. Indonesia terdiri dari ratusan suku bangsa yang mempunyai Pembelajaran 1 mensejahterakan yang hidup 38 Pengelolaan MICE 2 SMK XI karateristik masing – masing, dan membutuhkan penangan dengan cara yang Pembelajaran 1 berbeda, dan ini merupakan pangsa pasar yang luas. 8) Keterampilan mengenai geographi Indonesia merupakan Negara yang sangat luas, bahkan memliki lebih dari 17.000 pulau. Dengan daya tarik wisata dan atraksi wisata yang sangat luar bisaa. Pengetahuan kan geograpi kan menuntun anda untuk mampu menjual Indonesia. Dalam artia para peserta event dank lien bisa dibuatkan pre atau post tour, sebagai salah satu layanan event atau mungkin bahkan bisa dibuatkan incentive tour nya. 9) Nilai dalam psikologi 10) Nilai dalam sosiologi Kemampuan berinterkasi dengan yang lain adalah kemapuan yang sangat menjual. Untuk menjadi yang handal maka dia harus mampu berinteraksi dengan kelas social manapun. 11) Nilai dalam theology Event dan pariwisata sngat dekat dengan keagamaan mak dari itu pengetahuan tentang keagamaan pun harus dimiliki, melandasi kemapuan dalam sosialisasi dan berkomnikasi serta yang lainnya. Sangatlah rentan sekali berbicara mengani agama dan keyakinan sehingga kemampuan ini harus diasah dengan baik. 12) Nilai dalam event ology Kemapuan mengani pengetahuan event sangatlah penting, baik dari perencanaan, oprasional bahakn penunjangnya, supplier dan jasa pemasok, susitanable event , quality assurance sampai hal detail jenis lampu, jenis LCD proyektor, cara melipat napkin di meja dan lain sebagainy. Kemampuan ini bisa ditingkatkan dengan mengikuti kegiantan event baik menjadi sukarela maupun daily worker/ partimer, maupun siwa magang. 13) Nilai dalam manajemen Waktu 14) Nilai dalam manajemen 15) Nilai dalam akreditasi BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi bisa melalui sertifikasi dari organisasi – organisasi event ,atau dari bidang pekerjaannya masing masing, seperti halnya firework liason mereka harus mempunyai sertifikasi dan izin baik mengenai pengelolaan kembang api maupun izin keamanan dan kelematan kerja dari pihak pemerintah dan asosiasi dibidang kembang api, begitupun event planner, yang bergerak dibidang desain harus ada sertifikasi desain terten, begitupun bidang yang lainnya. Contoh beberapa sertifikasi dalam bidang event : (a) CSEP — Certified Special Event s Professional, (www.ises.org) (b) CMM — Certification in Meeting Management (www.mpiweb.org) (c) CEM — Certified in Exhibition Management (www.iaee.com) (d) CFEE — Certified Festival and Event Executive (www.ifea.com) (e) CITE — The Society of Incentive Travel Executives ( SITE ) (www.siteglobal.com) (f) CMP — Certified Meeting Professional (www.conventionindustry.com) Keterampilan ini bisa semakin di tingkatkan lagi dengan berbagai cara. Diatas adalah beberapa conoh tentang sertifikasi di luar negeri yang bisa dilakukan secara online Selain sertifikasi yang dapat dilakukan online di luar negeri, terdapat pula beberapa lembaga sertifikasi profesi di Indonesia, seperti Lembaga Sertifikasi Profesi di bidang MICE ini Dibentuk dan didukung oleh Asosiasi Industri Kongres dan Pameran(INCCA, ASPERAPI) dan Asosiasi Profesi, Memperoleh Lisensi dari BNSP, Memiliki Standard Kompetensi SDM MICE, Memiliki penguji (Assessor) yang memegang sertifikasi sebagai penguji dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP), Memiliki Pedoman Sistem Pengujian kompetensi. LSP MICE mempunyai tugas untuk memberikan sertifikasi dibidang MICE kepada masyarakat Indonesia, adapun tugas dan fungsiny adalah TUGAS : 1. Membuat materi uji kompetensi 2. Menyediakan tenaga penguji (assesor) 3. Melakukan asesmen 4. Menyusun kualifikasi yang mengacu kepada KKNI 5. Memelihara kinerja assesor dan TUK FUNGSI : 1. Sebagai sertifikator, melaksanakan sertifikasi kompetensi 2. Sebagai developer, memelihara, mengkaji ulang dan mengembangkan standar kompetensi nasional (SKKNI) Pembelajaran 1 Akreditasi dalam event 39 40 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Landasan Kerja LSP MICE (a) Sebagai lembaga independen dibawah naungan BNSP, Lembaga Sertifikasi MICE mendukung pelaksanaan sertifikasi kompetensi tenaga kerja dalam bidang MICE berlandaskan pada : (b) UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (c) PP No. 23 Tahun 2004 tentang BNSP (d) UU Sisdiknas No. 20 Tahun 2003 Pasal 16 (e) Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.246/MEN/VII/2009 tentang Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Sektor Pariwisata Sub Sektor ‖ Meeting, Incentive, Convention & Exhibition‖ (f) UU Pariwisata No. 10 Tahun 2009 Tentang Kepariwisataan LSP MICE menawarkan beberapa skema untuk sertifikasi MICE ini, sekema tersebut dibagi menjadi 2, pertama Skema Sertifikasi Berdasarkan Kualifikasi LSP MICE dan yeang kedua Skema sertifikasi berdasarkan cluster. (a) Skema Sertifikasi Berdasarkan Kualifikasi LSP MICE, yaitu : (1) Certified Meeting Planner (CMP) (2) Certified Conference Manager (CCM) (3) Certified Conference Proffesional (CCP) (4) Certified Master Management of Conference (CMMC) (b) Skema Sertifikasi Uji Kompetensi Berdasarkan Cluster (1) Certified Event Registration Specialist Unit- unit kompetensi yang harus dipenuhi dalam cluster ini adalah Bekerjasama Dengan Kolega Dan Pelanggan (PAR.HT01.001.01) Bekerja dalam Lingkungan Sosial yang Berbeda (PAR.HT01.002.01) Mengatur Pendaftaran Tamu Dalam Suatu Acara (N.823010.021.01) Memproses Kegiatan Pendaftaran Dalam Suatu Acara (N.823010.023.01) Menangani Kegiatan Protokoler (N.823010.017.01) Berkomunikasi secara lisan dalam Bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar (PAR.UJ03.044.01) (2) Certified Event Liaison Officer Specialist Unit- unit kompetensi yang harus dipenuhi dalam cluster ini adalah Bekerjasama Dengan Kolega Dan Pelanggan (PAR.HT01.001.01) Bekerja dalam Lingkungan Sosial yang Berbeda (PAR.HT01.002.01) Mengumpulkan dan Menyajikan Informasi (PAR.UJ03.003.01) Pertukaran Informasi dalam Bahasa Percakapan (PAR.HT03.058.01) Menangani Kegiatan Protokoler (N.823010.017.01) Berkomunikasi secara lisan dalam Bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar (PAR.UJ03.044.01) (3) Certified Venue Management Specialist Unit- unit kompetensi yang harus dipenuhi dalam cluster ini adalah Menyeleksi Venue Kegiatan (N.823010.003.01) Menangani Perijinan Kegiatan (N.823010.006.01) Menangani keramaian (N.823010.016.01) Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan (PAR.HT01.001.01) Mengikuti prosedur kesehatan, keselamatan dan keamanan di tempat kerja (PAR.HT01.003.01) Mengelola manajemen acara (N.823010.020.01) (4) Certified Logistic Specialist Unit- unit kompetensi yang harus dipenuhi dalam cluster ini adalah Mengawasi Loading dan Unloading (N.823010.013.01) Melakukan Negosiasi Dengan Vendor (N.823010.005.01) Mengelola Proyek Kegiatan (N.823010.014.01) Bekerjasama Dengan Kolega dan Pelanggan (PAR.HT01.001.01) Mengikuti Prosedur Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan di Tempat Kerja (PAR.HT01.003.01) (5) Certified Marketing Communication Specialist Unit- unit kompetensi yang harus dipenuhi dalam cluster ini adalah Mengembangkan Strategi Pemasaran (N.823010.007.01) Mengembangkan Strategi Komunikasi Pada Kegiatan Pameran (N.823010.027.01) Mengelola Kegiatan Sponsorship(N.823010.019.01) Mengembangkan Ide Untuk Konsep Pameran(N.823010.026.01) Bekerjasama Dengan Kolega Dan Pelanggan (PAR.HT01.001.01) (6) Certified Bidding Specialist Unit- unit kompetensi yang harus dipenuhi dalam cluster ini adalah Bekerjasama Dengan Kolega dan Pelanggan (PAR.HT01.001.01) Mengembangkan Proposal Penawaran (BID) (N.823010.004.01) Mengembangkan program meeting dan konferensi (N.823010.018.01) 41 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 42 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Merencanakan dan melaksanakan kegiatan penjualan Pembelajaran 1 (PAR.HT02.055.01) Membuat presentasi (PAR.HT02.053.01) (7) Certified Stand Building Specialist Unit- unit kompetensi yang harus dipenuhi dalam cluster ini adalah Menginstall Dan Membongkar Elemen Pameran (N.823010.030.01) Mengatur Dan Memonitor Instalasi Dan Pembongkaran Pameran (N.823010.031.01) Bekerjasama Dengan kolega dan Pelanggan (PAR.HT01.001.01) Mengikuti prosedur kesehatan, keselamatan, dan keamanan di tempat kerja (PAR.HT01.003.01) Mengawasi Loading Dan Unloading (N.823010.013.01) Persyaratan Sertifikasi CERTIFIED EVENT REGISTRATION SPECIALIST A. Persyaratan Administrasi 1. Mengisi formulir aplikasi dan formulir penilaian mandiri di TUK 2. Membawa : Curiculum Vitae (CV) Foto berwarna 3x4 terbaru sebanyak 2 lembar Foto kopi kartu identitas Foto kopi ijasah Foto kopi transkrip nilai dengan nilai Bahasa Inggris minimal B atau foto kopi sertifikat TOEFEL atau sejenisnya Foto kopi sertifikat pelatihan Foto kopi surat pengalaman kerja/logbook Materai 6000 IPK pendidikan terakhir Logbook (pengalaman kerja) B. Persyaratan Teknis 1. Pendidikan terakhir: Minimal SMA/SMK ditambah dengan pengala man. 2. Jenis kelamin : Pria/Wanita 3. Pengalaman : Berpengalaman menjadi event registration minimal ti ga kali untuk tiga event yang berbeda 4. Kesehatan : Berbadan sehat dan tidak buta warna, dibuktikan den gan Surat Keterangan Dokter. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 43 1. EO , PCO, dan PEO 2. Tenaga paruh waktu program studi MICE/Pariwisata 3. Hotel , Travel, dan Venue 4. Usaha jasa pariwisata lainnya. D. Persyaratan Pelaksanaan Uji 1. Perlengkapan yang harus dibawa pada saat uji: Laptop Alat Tulis Modem Referensi bahan uji Flashdisk/CD CERTIFIED EVENT LIAISON OFFICER SPECIALIST A. Persyaratan Administratif 1. Mengisi formulir aplikasi dan formulir penilaian mandiri di TUK 2. Membawa : Curiculum Vitae (CV) Foto berwarna 3x4 terbaru sebanyak 2 lembar Foto kopi kartu identitas Foto kopi ijasah Foto kopi transkrip nilai dengan nilai Bahasa Inggris minimal B atau fotokopi sertifikat TOEFEL atau sejenisnya Foto kopi sertifikat pelatihan Foto kopi surat pengalaman kerja/logbook Materai 6000 IPK pendidikan terakhir Logbook (pengalaman kerja) B. Persyaratan teknis 1. Pendidikan terakhir : Minimal SMA/SMK ditambah dengan pengal aman. 2. Jenis kelamin : Pria/Wanita 3. Pengalaman : Berpengalaman menjadi event liaison officer minim al dua kali untuk dua event yang berbeda 4. Kesehatan : Berbadan sehat dan tidak buta warna, dibuktikan den gan Surat Keterangan Dokter. 5. Minimal menguasai 1 bahasa Asing (Bahasa Inggris) C. Peserta dapat berasal dari 1. EO , PCO, dan PEO Pembelajaran 1 C. Peserta dapat berasal dari 44 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 2. Tenaga paruh waktu program studi MICE/Pariwisata Pembelajaran 1 3. Hotel , Travel, dan Venue 4. Usaha jasa pariwisata lainnya. D. Persyaratan Pelaksanaan Uji 1. Perlengkapan yang harus dibawa pada saat uji: Laptop Alat Tulis Modem Referensi bahan uji Flashdisk/CD CERTIFIED VENUE MANAGEMENT SPECIALIST A. Persyaratan Administratif 1. Mengisi formulir aplikasi dan formulir penilaian mandiri di TUK 2. Membawa : Formulir pendaftaran Curiculum Vitae (CV) Foto berwarna 3x4 terbaru sebanyak 2 lembar Foto kopi kartu identitas Foto kopi ijasah Foto kopi sertifikat pelatihan Foto kopi surat pengalaman kerja/logbook Surat keterangan dokter Logbook (pengalaman kerja) B. Persyaratan teknis 1. Pendidikan terakhir : Minimal setara D3 atau SLTA ditambah dengAn pengalaman. 2. Jenis kelamin : Pria/Wanita 3. Pengalaman : Untuk D3 minimal 3 tahun di bidang MICE. Untuk SL TA minimal 6 tahun di bidang MICE dan pernah menduduki jabatan manajerial. 4. Kesehatan : Berbadan sehat dan tidak buta warna, dibuktikan den gan Surat Keterangan Dokter. C. Peserta dapat berasal dari 1. EO , PCO, dan PEO 2. Hotel , Travel, dan Venue D. Persyaratan Pelaksanaan Uji 1. Perlengkapan yang harus dibawa pada saat uji: Laptop Alat Tulis Modem Referensi bahan uji Flashdisk/CD CERTIFIED MARKETING COMMUNICATION SPECIALIST A. Persyaratan Administratif 1. Mengisi formulir aplikasi dan formulir penilaian mandiri di TUK 2. Membawa : Formulir pendaftaran Curiculum Vitae (CV) Foto berwarna 3x4 terbaru sebanyak 2 lembar Fotokopi kartu identitas Fotokopi ijasah Fotokopi sertifikat pelatihan Fotokopi surat pengalaman kerja/logbook Surat keterangan dokter Logbook (pengalaman kerja) B. Persyaratan teknis 1. Pendidikan terakhir : Minimal setara D3 atau SLTA ditambah den gan pengalaman. 2. Jenis kelamin : Pria/Wanita 3. Pengalaman : Untuk D3 minimal 3 tahun di bidang MICE. Untuk SLTA minimal 6 tahun di bidang MICE dan pernah menduduki jabatan manajerial. 4. Kesehatan : Berbadan sehat dan tidak buta warna, dibuktikan de ngan Surat Keterangan Dokter. C. Peserta dapat berasal dari 1. PCO, PEO, dan EO 2. Hotel (marketing) D. Persyaratan Pelaksanaan Uji 1. Perlengkapan yang harus dibawa pada saat uji: Laptop Alat Tulis Modem 45 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 46 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Referensi bahan uji Flashdisk/CD CERTIFIED LOGISTIC SPECIALIST A. Persyaratan Administratif 1. Mengisi formulir aplikasi dan formulir penilaian mandiri di TUK 2. Membawa : Formulir pendaftaran Curiculum Vitae (CV) Foto berwarna 3x4 terbaru sebanyak 2 lembar Foto kopi kartu identitas Foto kopi ijasah Foto kopi sertifikat pelatihan Foto kopi surat pengalaman kerja/logbook Surat keterangan dokter Logbook (pengalaman kerja) B. Persyaratan teknis 1. Pendidikan terakhir : Minimal setara D3 atau SLTA ditambah den gan pengalaman. 2. Jenis kelamin : Pria/Wanita 3. Pengalaman : Untuk D3 minimal 3 tahun di bidang MICE. Untuk S LTA minimal 6 tahun di bidang MICE dan pernah menduduki jabat an supervisor. 4. Kesehatan : Berbadan sehat dan tidak buta warna, dibuktikan den gan Surat Keterangan Dokter C. Peserta dapat berasal dari 1. PCO, PEO, dan EO D. Persyaratan Pelaksanaan Uji 1. Perlengkapan yang harus dibawa pada saat uji: Laptop Alat Tulis Modem Referensi bahan uji Flashdisk/CD BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 47 A. Persyaratan Administratif 1. Mengisi formulir aplikasi dan formulir penilaian mandiri di TUK 2. Membawa : Formulir pendaftaran Curiculum Vitae (CV) Foto berwarna 3x4 terbaru sebanyak 2 lembar Foto kopi kartu identitas Foto kopi ijasah Foto kopi sertifikat pelatihan Foto kopi surat pengalaman kerja/logbook (format terlampir) Surat keterangan dokter Logbook (pengalaman kerja) B. Persyaratan teknis 1. Pendidikan terakhir : Minimal setara D3 atau SLTA ditambah dengan pengalaman. 2. Jenis kelamin : Pria/Wanita 3. Pengalaman : Untuk D3 minimal 3 tahun di bidang MICE. Untuk SLTA minimal 6 tahun di bidang MICE dan pernah menduduki jabatan supervisor. 4. Kesehatan : Berbadan sehat dan tidak buta warna, dibuktikan dengan Surat Keterangan Dokter. C. Peserta dapat berasal dari 1. Stand contractor D. Persyaratan Pelaksanaan Uji 1. Perlengkapan yang harus dibawa pada saat uji: Laptop Alat Tulis Modem Referensi bahan uji Flashdisk/CD CERTIFIED BIDDING SPECIALIST A. Persyaratan Administratif 1. Mengisi formulir aplikasi dan formulir penilaian mandiri di TUK 2. Membawa : Pembelajaran 1 CERTIFIED STAND BUILDING SPECIALIST 48 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Formulir pendaftaran Curiculum Vitae (CV) Foto berwarna 3x4 terbaru sebanyak 2 lembar Foto kopi kartu identitas Foto kopi ijasah Foto kopi sertifikat pelatihan Foto kopi surat pengalaman kerja Surat keterangan dokter Logbook (pengalaman kerja) B. Persyaratan teknis 1. Pendidikan terakhir : Minimal setara D3 atau SLTA ditambah dengan pengalaman. 2. Jenis kelamin : Pria/Wanita 3. Pengalaman : Untuk D3 minimal 3 tahun di bidang MICE. Untuk SLTA minimal 6 tahun di bidang MICE dan pernah menduduki jabatan manajerial. 4. Kesehatan : Berbadan sehat dan tidak buta warna, dibuktikan dengan Surat Keterangan Dokter C. Peserta dapat berasal dari 1. PCO, PEO, dan EO 2. Hotel (marketing dan bunquette) 3. Jasa Pariwisata lainnya D. Persyaratan Pelaksanaan Uji 1. Perlengkapan yang harus dibawa pada saat uji: Laptop Alat Tulis Modem Referensi bahan uji Flashdisk/CD BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 49 Pembelajaran 1 Prosedur Sertifikasi Sumber http://lsp-mice.org/statis-16-prosedursertifikasi.html Gambar 1.13 Prosedur sertifikasi di LSP MICE 50 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber http://lsp-mice.org/statis-16-prosedursertifikasi.html Gambar 1.14 Prosedur sertifikasi di LSP MICE (lanjutan) Keterangan : 1. Setelah melalui pendaftaran calon peserta uji sertifikasi, bagian administrasi melakukan pemeriksaaan kelengkapan formulir uji sertifikasi yang harus diisi. 2. Jika kelengkapan belum memadai, maka Bagian Administrasi akan mem berikan informasi kepada calon peserta melalui Surat Pemberitahuan Kelengkapan. 3. Manajer Sertifikasi akan melaporkan kepada Direktur LSP MICE dalam bentuk Daftar Rekapitulasi Pemohon Uji Kompetensi 4. Dari Daftar tersebut maka Manajer Sertifikasi membuat Surat Tugas Ase sor. 5. Apabila kelengkapan calon peserta telah lengkap maka peserta dapat Pr ior Consultation dengan asesor ditempat TUK yang direkomendasikan. 6. Bila hasil pra asessmen calon asesi belum siap maka asesor akan mem berikan saran-saran untuk asessment kembali kemudian melakukan pra- BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 51 akan meliputi : Ujian Tertulis, Ujian Lisan, Tes Performa atau Demonstrasi Kinerja. 8. Setelah proses sertifikasi selesai, semua berkas uji kompetensi didokum entasikan dan dikaji ulang oleh Asesor dan Manajer Sertifikasi untuk me nentukan hasil asesmen. 9. Hasil asesmen diajukan Manajer Sertifikasi kepada Direktur LSP MICE u ntuk dibuat Surat Rekomendasi Hasil Sertifikasi. 10. Bila asesi dinyatakan kompeten, maka LSP MICE mengeluarkan serifika t pada unit yang diujikan. 11. Manajer Sertifikasi akan mengopy sertifikat yang telah tercatat dan diber i nomor registrasi, sebelum diserahkan kepada peserta yang lulus 12. Bila asesi dinyatakan belum lulus, maka asesor akan melakukan ReAsessmen pada saat hasil asessmen diinformasikan kepada peserta. 13. Bila peserta menyatakan belum berkenan melakukan ReAsessmen maka peserta yang berkeinginan untuk melakukannya kemba li peserta wajib mengikuti proses dari awal. 14. Peserta yang telah dinyatakan kompeten akan diberikan sertifikat. Pembelajaran 1 7. Jika calon asesi telah siap diuji, maka proses sertifikasi segera dilaksan 52 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Prosedur Perpanjangan Sertifikat & Masa Berlaku Sertifikat Pembelajaran 1 Berikut ini merupakan prosedur perpanjangan sertifikat : Sumber http://lsp-mice.org/statis-17prosedurperpanjangansertifikat&masaberlakusertifikat.html Gambar 1.15 Prosedur Perpanjangan sertikat Masa berlaku sertifikat kompetensi yang telah dikeluarkan oleh BNSP selam a 3 tahun Manfaat Sertifikasi (a) Bagi Tenaga Kerja, antara lain : (1) Meningkatkan mobilitas dan daya-saing (2) Meningkatkan pengakuan atas kompetensi (3) Meningkatkan prospek karier (4) Meningkatkan keselamatan pribadi tenaga kerja (5) Meningkatkan rasa percaya diri dan kebanggaan (b) Bagi Perusahaan, antara lain: (1) Memudahkan rekrutmen dan seleksi personil (2) Memudahkan penempatan dan penugasan (3) Memudahkan pengaturan remunesasi dan kompensasi BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 53 (4) Memudahkan pengaturan pengembangan karier dan diklat Pembelajaran 1 (5) Meningkatkan produktivitas perusahaan (6) Meningkatkan keselamatan ditempat kerja (c) Bagi Pemerintah Dan Masyarakat, antara lain: (1) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi bursa kerja (2) Meningkatkan daya saing kerja di pasar kerja global (3) Meningkatkan kualitas dan produktivitas perusahaan (4) Meningkatkan perlindungan dan kesejahteraan tenaga kerja (5) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi diklat (6) Mendorong pertumbuhan ekonomi nasional dan daerah (7) Menurunkan tingkat pengangguran Daftar TUK LSP MICE Tempat Uji Kompetensi (TUK) dan Tempat Asesmen Kompetensi (TAK) ini telah di Lisensi oleh LSP MICE antara lain : No Nama TUK 1 2 3 4 5 TUK MICE Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) TUK MICE Dipro Solusi TUK MICE STP Nusa Dua TUK MICE NTB TUK MICE Politeknik Negeri Medan Tabel 1.3 daftar Tempat Uji Kompetensi dan Tempat Asesmen Kompetensi LSP MICE Alamat TUK Telp Fax Email Kota Gedung H lt.1 MICE CENTER Jurusan Adm. Niaga PNJ Kampus Baru UI depok 02137940965 0217863521 tukmicepnj@yahoo.com Depok Jl. Kuali No 31 Ayahanda Medan 20118 Jl. Darmawangsa Kamplai Nusa Dua Bali 02614526519 02614526818 diprosolusi@gmail.com Medan 0361773537 036177821 lspmicebali@gmail.com Nusa Dua, Bali Jl. Catur Warga kav III no 2 Mataram Jl. Almamater No 1 Kampus USU Medan 0370621400 02614526519 0370621300 02614526818 Tukmicentb@gmail.com Mataram polmed@polmed.ac.id Medan 54 Pengelolaan MICE 2 SMK XI f. Manfaat Perencanaan Karir Pembelajaran 1 Adanya perencanaan karir di dalam suatu organisasi baik organisasi swasta maupun organisasi public pemerintah sangat berguna dan penting bagi sumber daya manusia mupun bagi kelangsungan hidup organisasi itu sendiri. Berbagai manfaat perencanaan karir antara lain (Veithzal Rivai & Ella Jauvani Sagala, 2009): 1) Meluruskan strategi dan syarat-syarat karyawan intern (aligns strategy and internal staffing) Dengan membantu karyawan di dalam perencanaan karir, departemen SDM dapat mengantisipasi rencana kerjanya serta mendapatkan bakat yang diperlukan untuk mendukung strategi perusahaan. 2) Mengembangkan karyawan yang dapat dipromosikan (develops promotable employees) Perencanaan karir membantu di dalam penyediaan internal bakatbakat karyawan yang dapat dipromosikan guna memenuhi lowongan yang disebabkan oleh pensiun, pengunduran diri dan pertumbuhan. 3) Memudahkan penempatan ke luar negri (facilitates international placement) Perusahaan menggunakan perencanaan karir untuk membantu mengidentifikasi dan menyiapkan penempatan karyawan ke seluruh penjuru dunia. 4) Membantu di dalam keanekaragaman tenaga kerja (assists with workforce diversity) Perencanaan karir membantu karyawan yang beraneka ragam latar belakang di dalam mempelajari harapan-harapan perusahaan. 5) Mengurangi pergantian (lower turnover) Meningkatkan perhatian dan kesepakatan karyawan akan loyalitasnya terhadap perusahaan serta mengurangi tingkat pengunduran diri karyawan. 6) Menyaring potensi karyawan (taps employee potential) Perencanaan karir mendorong karyawan untuk lebih selektif didalam menggunakan kemampuannya sebab mereka mempunyai tujuan karir yang lebih khusus. 7) Meneruskan pertumbuhan pribadi (furthers personal growth) Perencanaan karir mendorong karyawan untuk tumbuh dan berkembang. 8) Mengurangi penimbunan (reduce hoarding) Perencanaan karir menjadikan karyawan sadar akan pentingnya kualifikasi karyawan, mencegah manajer yang mementingkan dirinya sendiri serta menyadarkan bahwa departemen SDM bukan departemen yang menentukan segala-galanya. 9) Memuaskan kebutuhan karyawan (satisfies employee needs) Adanya kesempatan pada karyawan untuk tumbuh dan berkembang serta terpenuhinya kebutuhan individu akan harga dirinya menjadikan para karyawan mudah merasa puas. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 55 Perencanaan karir membantu menyiapkan pekerjaan yang lebih penting serta pelaksanaan rencana kegiatan yang telah ditentukan Aktivitas Individu Renungkan dan tuliskan minat anda, jika anda tertarik dalam industry MICE, anda akan mulai meniti karir dalam bidang apa dan akan menjadi apa? 2. Rangkuman Sebetulnya dimanakah event s planner itu bekerja? Sebagian besar para manager event bekerja disekitar hotel atau bahkan di dalam hotel tersebut, Dibeberapa kota besar, sudah banyak bangunan atau tempat khusu yang dibuat untuk pelaksanaan event . Seperti di Jakarta terdapat JCC Jakarta Convention Center Pusat Konvensi/Pameran atau Balai Sidang (Balai Sidang Jakarta/JCC, Jogja Expo Center/JEC, Bali International Convention Center/BICC, Sumatera Promotion Centre/SPCBatam), Balai Kota, Balai Pertemuan (Balai Kartini), Balai Rakyat atau di Surabaya dan tempat lainnya. Adakah convention center di tempat anda? PEKERJAAN YANG AKAN ANDA LAKUKAN a. Service manajer pada hotel b. event planner dan Even manajer. c. Corporate Meeting Planners d. Special Event s Planners Dibawah adalah daftar standar pekerjaan dalam Event MICE. a. Event Manager (hanya satu orang – semua jabatan dibawah bertanggung jawab dan melapor kepada event manager) b. Deputy Event Manager’wakil event manager (sebanyak yang dibutuhkan) c. Local Authority Liaison (Lokal Authority Liaison Officer (LALO) adalah seseorang yang bertanggung jawab dan bertindak sebagai penghubung dengan pemerintah setempat d. Emergency Services Liaison e. Health and Safety Executive Liaison f. Perencana lapangan g. Katering h. Kepegawaian HRD i. Perrencanaan dan pengontrolan tata letak dan rute j. Petugas keamanan k. Akomodasi l. Services m. Advertising Pembelajaran 1 10) Membantu perencanaan tindakan secara afirmatif (assists affirmative action plans) 56 Pengelolaan MICE 2 SMK XI n. Penjualan tiket Pembelajaran 1 o. Signs/rambu - rambu p. Kasir q. Accountant(s) r. komunikasi s. Transportasi t. Traffi c Manager u. Car Parks v. Kebersihan tempat w. Supplies Offi cer (may be included as part of other jobs) x. Fireworks Liaison y. Manager keselamatan z. Animal welfare and movement aa. First aid/petugas layanan medis bb. Liason Officer Perencanaan Karier Pertanyaan untuk diri sendiri adalah adalah 1) Apakah yang paling penting buat saya? 2) Seperti apa sih sukses itu? 3) Apa yang dimaksud denga tanggung jawab dalam hubungan bisnis? 4) Siapakah panutan/idola saya? 5) Bagaimana cara saya memecahka masalah? 6) Apakah tujuan dalam hidup saya yang paling mendesak? 7) Apakah tujuan jangka panjang adlam hidup saya? 8) Dimankah saya berada, 5 tahun dari sekarang? g. Keterampilan yang membuat ada “marketable” 1) Nilai dalam theater (c) Stage management (d) Show production 2) Komunikasi verbal dan tulisan (c) Nilai dari Profesional Writing (d) Niai dari Publick Speaking 3) Teknologi 4) Keterampilan berbisnis 5) Keterampilan dalam marketing/pemasaran 6) Keterampilan ilmu pengetahuan 7) Keterampilan dalam antropologi BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 57 9) Nilai dalam psikologi 10) Nilai dalam sosiologi 11) Nilai dalam theology 12) Nilai dalam event ology 13) Nilai dalam manajemen Waktu 14) Nilai dalam manajemen 15) Nilai dalam akreditasi Contoh beberapa sertifikasi dalam bidang event : (a) CSEP — Certified Special Event s Professional, (www.ises.org) (b) CMM — Certification in Meeting Management (www.mpiweb.org) (c) CEM — Certified in Exhibition Management (www.iaee.com) (d) CFEE — Certified Festival and Event Executive (www.ifea.com) (e) CITE — The Society of Incentive Travel Executives ( SITE ) (www.siteglobal.com) (f) CMP — Certified Meeting Professional (www.conventionindustry.com) Manfaat Perencanaan Karir Berbagai manfaat perencanaan karir antara lain (Veithzal Rivai & Ella Jauvani Sagala, 2009): a. Meluruskan strategi dan syarat-syarat karyawan intern (aligns strategy and internal staffing). b. Mengembangkan karyawan yang dapat dipromosikan (develops promotable employees) c. Memudahkan penempatan ke luar negri (facilitates international placement). d. Membantu di dalam keanekaragaman tenaga kerja (assists with workforce diversity). e. Mengurangi pergantian (lower turnover). f. Menyaring potensi karyawan (taps employee potential). g. Meneruskan pertumbuhan pribadi (furthers personal growth) h. Mengurangi penimbunan (reduce hoarding). i. Memuaskan kebutuhan karyawan (satisfies employee needs). j. Membantu perencanaan tindakan secara afirmatif (assists affirmative action plans) Pembelajaran 1 8) Keterampilan mengenai geographi 58 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 3. Tugas Buatlah daftar pekerjaan dalam suatu event , dari mulai posisi yang paling disukai sampai ke posisi yang paling tidak disukai dan berikan keterangan. Lembar Kerja 1.4 tugas 1.1 NO POsisi / jabatan pekerjaan Event manager keterangan Mengelola event , bisa berkreasi dalam merencanakan event , membangun kreativitas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 4. Penilaian Diri Anda seharusnya : No Elemen 1 Sudah memahami pentingnya oerencanaan karir 2 Sudah memahami pentingnyanya pekerjaan di INdustri MICE 3 Mudah membaca dan memahami materi dalam pembelajaran 1 Ya Tidak 5. Uji Kompetensi Essai 1. Kehidupan manusi harus meningkat sejalan dengan bertubuhnya usia, maka dari itu dibutuhkan perencanaan karir sesuai dengan bidangnya. Apa yang dimaksud dengan perencanaan karir? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2. Karir dalam event MICE sangatlah banyak, darimanakah anda harus memulai karir anda? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3. Sebuah konferensi bisaanya dilakukan dalam sekala internasional karena harus membicarakan issue atau maslah yang penting, sebutkan beberapa confernsi yang pernah diadakan di Indonesia yang berskala Internasional, dan membicarak maslah penting apa? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 59 Pembelajaran 1 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 60 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 BAB I PENGETAHUAN DAN ORGANISASI INDUSTRI MICE DAN PEMBAHARUAN INFORMASI Pembelajaran 2 ISU DAN TREND TERKINI DI INDUSTRI MICE http://www.theguardian.com/connect4climate-partner-zone/greening-your-event -practice-what-you-preach B. Isu Dan Trend Terkini Di Industri MICE Control yourself so you can control the situation. Gene Colombus 1. Kegiatan Belajar 1 a. Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari uraian ini, diharapkan anda dapat mengumpulkan Isu dan Trend di Industri MICE dengan tepat dan bertanggung jawab. b. Aktivitas belajar siswa Kita tahu bahwa industri MICE ini sangat berpotensi untuk dikembangkan. Indonesia mempunyai keragamana dalam berbagai hal baik suku, bangsa , adat istiadat, sumber daya alam baik darat, laut, pemandangan flora dan fauna. Keragaman ini yang membuat Indonesia menjadi unik, dan keunikan ini yang bisa dijadikan ide thema untuk melaksanakan suatu event MICE. Perhatikan kedua gambar peringkat berikut Tahukah anda, bahwa keaneka ragamana yang dimiliki oleh Indonesia adalah semata mataberkat dari Tuhan yang maha Kuasa. Sehingga patut mensyukuri akan nikmat-Nya dan menjaganya dengan baik Pembelajaran 2 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 61 62 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 2 Sumber International Association Meetings Market 1996–2005‘, International Congress & Convention Association (web site: www.icca.world.com) Gambar 1.16 ICCA Rankings (Number of international association meetings per country 2003–2005) 63 Pembelajaran 2 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi Sumber ICCA ranking journal 2013 Gambar 1.17 ICCA Rankings (Number of international association meetings per country 2013) Jika kita bandingkan ada perubahan dalam data tersebut. Ranking Indonesia walaupun dengan jumlah meeting yang bertambah secara signivikan tapi peringkatnya hanya naik 2 tingkat saja Apa yang menyebabkan perubahan data tersebut? 64 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Activias 4 Pembelajaran 2 Amati kedua gambar tersebut, diskusikan bersama tamn kelompokmu, apa saja perubahan yang terjadi dalam table dari ICCA tersebut. Tuangkan dalam format berikut ini Lembar Kerja 1.5 hasil diskusi aktivitas 4 Nama kelompok Hasil diskusi 1 2 Dari hasil diskusi bersama teman satu kelompok anda, dan dari data diatas bisa kita lihat bahwa perkembangan industry MICE di Indonesia sangatlah pesat. Apa yang menyebabkan pesatnya perkembangan industry mice? Apakah keunikan Indonesia sehingga menjadi salah satu pendorong atau ada factor lainnya. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 65 . IAEE (international Association for Exhibition and Event ) Trend yang akan timbul pada 2014 adalah sebagai berikut a. Generations / Generasi Industri event atau MICE ini menghadapi perluasan jarak antar generasi dari semua jenis tenaga kerja. Banyak para senior yang sudah pension dari industri akan tetap bekerja karena dana perencanaan pension yang mungkin tidak akan mencukupi dengan adanya fluktuasi ekonomi yang terjadi. Pada saat yang sama, pasukan para professional muda memasuki industry event ini dengan kemampuan dan kompetensi yang mumpuni terutama dibidang teknologi dan media social. Gaya hidup serba digital dari para pemuda ini sangatlah mempengaruhi dan berpartisipasi dalam pengambila keputusan yang lebih cepat yang tidak diketahuai para senior. Dalam lingkungan sekarang yang serba cepat, para senior (yang tidak mempunyai keahlian computer lebih) harus memahami trend baru dalam teknologi dan media social. Para senior ini (bisaanyapara manager dan kepala HRD) juga harus mulai mempelajari bagaimana menempatkan generasi muda secara efektif untuk bekerja dan tetap focus. Dinamika perubahan bukan hanya terjadi pada sektor pekerja, namun juga terjadi pada sektor pelanggan, pengunjung dan peserta event MiCE yang dilaksanakan baru – baru ini. Permaslahan yang akan terjadi bisa termasuk: 1) Bagaiman menghubungkan antara pekerja, klien dan pengunjung antar generasi 2) Bagaimana cara mempekerjakan, melatih dan memotivasi pekerja baru 3) Bagaimana meraih mengikat dan mendidik para ―generasi online‖yang lebih muda untuk menghadiri atau memamerkan produknya dalam exhibition atau pameran dan nilai lebih dari face to face marketing 4) Bagaimana selalu menjaga kostumer sekarang supaya tidak keluar dari industry ini disebabkan mereka tidak melihat nilai dari event yang modern dan serba digital ini. Industry MICE harus mengedukasi ―costumers‖ ( termasuk exhibitor, pengunjung, peserta seior) tentang melihat pameran modern atau event modern adlah satu integrasi dan pengembangan pemasarannya. Pembelajaran 2 Berikut adalah ulasan dari jurnal yang dikeluarkan oleh asosiasi exhibition dan event 66 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 5) Bagaimana menggabungkan semua mediakomunikasi baik media Pembelajaran 2 tradisional dengan media sekarang yang serba digital serta format media social untuk meraih dan mempengaruhi masyarakat 6) Bagaimana mengantisipasi arah dan besarnya gangguan dalam komunitas pemasaran dan industri MICE itu sendiri sebagai teknologi menyeluruh dimasyarakat masyarakat 7) Bagaimana menyesuaikan pengelaman yang didapat dari setiap Event kedalam setiap generasi untuk memaksimalkan partisipasi dari setiap generasi. Contoh menawarkan material yang dicetak beserta material digital. Membuat segmentasi dan penyesuaian cara pemasaran untuk setiap generasi juga menawarkan perpaduan diantara kedua generasi sehingga mendapatkan pangsa pasar yang luas Manajemen akan terus mempertanyakan mengenai teknologi dan kemajuan yang terus terjadi , termasuk pertanyaan berikut: 1) Apakah kosakata yang baru? Pengalaman, keterlibatan, pemasaran perlu dipahami dan dipelajari dalam nilai komunikasi efektif yang luar bisaa dari pemasaran tatap muka langsunguntuk generasi baru dalam industry MICE 2) Apa sajakah cara yang harus Industri MICE ubah/ sesuaikan untuk menampung generasi yang lebih muda? 3) Bagaimana cara melatih generasi muda supaya bisa berinteraksi secara efektif dengan koleganya yang lebih tua? 4) Bagaimana cara mengomunikasikan keuntungan dari pemaarana kepada face-to-face semua marketing generasi (pemasaran bertatap muka langsung) Program mentoring, meminta bantuan kepada para professional yang berpengalaman untuk membimbing mereka yang baru terjun kedalamIndustri MICE dan sebaliknya pembinaan di mana para profesional muda dan mereka yang memulai karir baru di pameran dan industri acara didampingi orang yang berpengalaman. Hasil diantisipasi untuk program ini adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan penghormatan lintas generasi baik di dalam dan di tenaga kerja tertentu dan di seluruh industri b. Big Data Tren satuan tugas lainnya dimasa yang akan datang diidentifikasi dari konsep "Big Data," yang merupakan kumpulan dari setiap informasi relevan yang dapat dari pelanggan, komunitas dan acara. Setelah dikumpulkan, data harus "dimiliki" dengan alat analisis canggih untuk memahami isu-isu dan tren yang mungkin belum terlihat atau dipertimbangkan dengan penggunaan yang lebih tradisional, metode analisis. Perusahaan-perusahaan besar enggunakan Big Data untuk memamerkan merek. Sebagai contoh, sebuah perusahaan minuman terkenal mengumpulkan iklan sosial media di Facebook, Twitter, Tumblr, Pinterest, dll, dari merek itu selama satu bulan dan kemudian dianalisa komentarnya untuk umpan balik pada unsurunsur seperti persepsi merek, kesadaran iklan jiplakan, kesadaran promosi merek regional, dll. Ini "analisis data" digunakan untuk mengukur berbagai kriteria serta menghitung ROI pada berbagai program promosi investasi daerah. Hasil dari Big Data akan mengungkap peluang pemasaran dan pengembangan pelanggan yang akhirnya akan menghasilkan beberapa macam perhitungan ROI . Lingkup "analisis data" saat ini sangat besar dan luas, organisasi yang didanai mampu menganalisis dan juga memiliki kemampuan untuk menerjemahkan analisis ke dalam bisnis dan rencana pemasaran. Namun, Seiring waktu, biaya analisis data akan turun sebagai semi biro jasa untuk memberikan layanan data dengan biaya yang wajar untuk basis berkembangnya pelanggan. Saat ini, industri pameran dan acara menggunakan analisis back-end yang disediakan oleh situs web dan search engines yang sekarang didefinisikan sebagai "metrik." Metrik ini tersedia sebagai bagian dari layanan penawaran ini dan umumnya mengukur partisipasi dalam atau di bagian tertentu layanan web. Di masa depan, Big Data akan menjadi lebih murah, lebih mudah tersedia dan semakin penting untuk membantu manajemen acara untuk lebih memahami pasar juga cara membuat dan memberikan produk dan layanan untuk memenuhi kebutuhan pasar yang lebih dalam 67 Pembelajaran 2 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 68 Pengelolaan MICE 2 SMK XI c. Data Capture, Recording and Reporting Pembelajaran 2 Teknologi baru dan alat-alat untuk menangkap data terus-menerus muncul. Teknologi data capture dan alat-alat yang baru memungkinkan penyelenggara untuk memiliki data yang lebih kuat tentang pameran mereka, peserta dan "perilaku" interaktif mereka saat sebelum, selama dan setelah acara,. Data yang dapat dikumpulkan tidak hanya menyediakan informasi penting untuk membantu menunjukkan penyelenggara dalam memahami apa yang terjadi dan untuk merencanakan acara berikutnya, tetapi juga untuk menguangkan data dengan menjual analisis untuk peserta pameran dan kepentingan luar lainnya. Sebagai bagian dari seluruh gerakan untuk ROI marketing investing, ada kecenderungan meningkat di antara peserta pameran untuk meminta penyelenggara acara untuk informasi lebih lanjut yang mereka butuhkan (dan berharap) untuk membuat keputusan pertunjukan yang baik. Tren ini diperkirakan akan tumbuh di kedua kedalaman dan luasnya permintaan data yang masuk ke masa depan. Hal ini diantisipasi bahwa akan ada banyak vendor mendekati pameran dan kegiatan industri dengan berbagai teknis pendekatan dan penjualan untuk aspek capture data, interpretasi dan kemasan. Beberapa vendor akan mendaftarkan perusahaannya, beberapa perusahaan perangkat lunak yang sekarang berkecimpung dalam industry MICE dan beberapa perusahaan teknologi yang sama sekali diluar industry MICE dan Baru akan mengikuti Industri MICE. Peningkatan penjualan pada perangkat keras dan lunak akan memberikan tantangan kepada manajer. Tantangannya adalah pad sektor teknis dan keuangan yang akan mereka butuhkan untuk mengevaluasi vendor dan produk mereka, serta memahami bagaimana mengurangi besarnya risiko saat menerapkan produk yang salah dari vendor yang salah. Dengan meningkatnya kemampuan data capture masalah selanjutnya adalah menjadi: bagaimana bisa menunjukkan manajemen mengintegrasikan data baru ini ke dalam set data lain mereka bergantung pada saat ini, yang mana berpotensi termasuk rencana pemasaran pre-show dan pasca-acara survei? Dengan meningkatnya kemampuan data capture dari semua jenis sumber, manajemen pameran akan ditantang untuk mengembangkan rencana data terpadu sebagai bagian dari kegiatan pemasaran yang sedang berjalan. Ini akan menjadi penting bagi manajemen acara untuk mempelajari data apa yang dibutuhkan untuk menangkap, bagaimana menafsirkan data yang tertangkap, dan bagaimana BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi data menjadi tindakan langkah-langkah sebagai bagian dari keseluruhan operasi bisnis dan rencana pemasaran. d. Technology Dalam dua tahun terakhir, perangkat mobile telah melampaui standar teknologi walaupun diukur dari tingkat mereka dan dari adopsi dan penetrasi yang dilakukan populasi pengguna perangkat tersebut. Penetrasi perangkat penduduk hampir universal, dengan peningkatan kemampuan ponsel pintar dan kecepatan layanan nirkabel 4G oleh perusahaan utama telepon. Penerapan dari perangkat mobile, peningkatan kemampuan mereka, dan peningkatan kecepatan transmisi dan cakupan wilayah geografis untuk komputasi mobile melalui implementasi 4G diharapkan dapat mempercepat secara substansial selama tiga tahun ke depan. Produk Apple terbaru IPhone dan iPad, ditambah pertumbuhan produk rangkaian Samsung termasuk produk terbaru komputer / telepon / jam, mengindikasikan kemajuan perangkat yang ada dimana-mana dalam bisnis dan kehidupan pribadi. Produsen teknologi dari Negara china pun mengeliat dengan perangkat yang mumpuni dan harga terjangkau. Microsoft perangkat lunak memperkenalkan Windows 8 dan komputer tablet sendiri dengan jelas menunjukkan tren dalam bentuk komputasi, data capture dan pertukaran video. Sistem operasi baru dari Apple, Google Chrome, dan platform Android Google dan semua aplikasi yang mendukung kecenderungan perangkat berkembang pesatnya mobile dan komputasi mobile dan komunikasi. Cloud computing storage dari Sumber manoorgeek.com 2 desember 2014 Gambar 1.19 teknologi cloud computing data dan perluasan infrastruktur nirkabel 4G mempermudah bagi orang untuk mengurangi penggunaan kertas / paperless, Teknologi ini juga dapat membuat ancaman potensial untuk acara tatap muka karena mereka memiliki video yang berkualitas tinggi dan kemampuan komunikasi video-fed terpasang diperangkat tersebut. Kemampuan ini membuat Pembelajaran 2 mengubah 69 70 Pengelolaan MICE 2 SMK XI lokasi pemilik perangkat dan waktu bebas dari acara secara langsung. Potensi Pembelajaran 2 bebas lokasi dan waktu para peserta yang berarti menunjukkan manajer perlu untuk menghasilkan nilai tinggi, secara pribadi seseorang yang memenuhi kebutuhan peserta dengan cara yang tidak tersedia melalui perangkat internet atau nirkabel. Keuntungan yang bida diambil dari perkembangan teknologi adalah adanya peghematan biaya. Hal ini dikarenakan pertumbuhan komunikasi dan penyimpanan data teknologi mendorong penghapusan "kertas" dengan menjadikan file digital dengan mudah tersedia di "perangkat‖. Selain itu, aplikasi Wireless juga membantu mengurangi penggunaan kertas di tempat dan mengurangi jejak karbon acara. Perangkat nirkabel dan mobile computing juga akan memiliki efek dramatis pada bagaimana pertunjukan dikelola dan kemampuan untuk menghubungkan peserta pameran dan peserta. Pelaksanaan di tempat, alat keterlibatan digital dan aplikasi yang disponsori menggunakan perangkat ini untuk menurunkan biaya serta meningkatkan keterlibatan dan kepuasan exhibitor/peserta. Aplikasi ini dan alat keterlibatan juga menghasilkan peningkatan data capture tentang kegiatan yang berlangsung di acara. Dengan menganalisis data ini, manajemen acara dapat lebih memahami apa yang terjadi di acara saat ini dan bagaimana merencanakan untuk acara berikutnya. Data ini juga dapat membantu show managers counsel exhibitors tentang cara untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik di tempat. .. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 71 Pemasaran media sosial saat ini telah menjadi tren. Hal ini sudah memiliki efek mendalam pada bisnis secara umum serta industri pameran. Teknologi Ini akan menjadi salah satu teknologi yang akan mendorong pemasaran dan bisnis ke depannya. Ini akan tumbuh lebih canggih seperti teknologi digital baru menjadi online dan seperti baru, perangkat yang lebih canggih yang mampu menangani bandwidth yang lebih besar dan software yang semakin kompleks. Pertumbuhan seperti platform sosial media seperti Google, Facebook, Twitter, LinkedIn dan Pinterest menggambarkan penerimaan dari jenis komunikasi yang ditargetkan dan yang lebih penting membangun komunitas. Masing-masing platform ini mewujudkan masyarakat sendiri dengan struktur sosial sendiri yang terpisah dari pameran, publikasi atau asosiasi..6 Lebih penting lagi, masingmasing komunitas ini bersaing dalam anggaran untuk pemasaran perhatian perusahaan dan iklan dolar. Mereka juga bersaing dengan pameran langsung, pertemuan dan acara yang berpengaruh, waktu, uang dan pertumbuhan dan perhatian. Karena pentingnya dari platform sosial media dan Sumber blue16media.com Gambar 1.20 berbagai macam social Media komunitasnya, pameran untuk harus bergabung penyelenggara belajar bagaimana dengan mereka daripada melawan mereka. Produsen acara harus menjadi sangat terampil dalam pemasaran sosial media untuk bisa masuk dimasing-masing komunitas ini dan membuat sesuatu yang sesuai untuk pameran dan acara mereka.. Google telah memposisikan diri sebagai jalan raya super internet dan media sosial. Hal ini terus meningkatkan kemampuan search engine tersebut dan paket layanan. Google+ dan Google Hangout adalah dua fitur baru Google baru-baru ini yang telah ditambahkan ke kemasannya. Pembelajaran 2 e. Social Media Marketing 72 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Penyelenggara pameran harus benar-benar memahami semua kemampuan Pembelajaran 2 Google yang menawarkan sebagai mesin pencari, platform komunikasi dan alat analisis, dan bagaimana menerapkan masing-masing fitur ini ketika membuat dan memasarkan pertunjukan dan acara mereka. Video pemasaran dan teknologi berbasis video yang muncul, dan hanya akan tumbuh lebih kuat seiring waktu. Masyarakat berkembang menjadi masyarakat "visual"; memahami penggunaan dan aplikasi pemasaran berbasis video yang akan menjadi lebih penting sebagai bagian dari total pameran dan event marketing mix. Video pemasaran juga mencakup model komunikasi perangkat-ke-perangkat f. Year-Round Communities (Komunitas Sepanjang Tahun)) Struktur pameran dan event industri saat ini adalah "episodik" dalam acara atau event yang terjadi pada satu periode waktu yang singkat pada tahun (asumsi acara tahunan), dan tidak tersedia sisa tahun ini. Produser acara biasanya akan "menyusun" semua pemasaran dan subjek-area fokus pada "kesadaran" pasar yang selama ini dimaksudkan selama satu slot waktu. Di akhir tahun, acara ini menjadi kurang terlihat dan terpikirkan. Pertunjukan-pertunjukan saat ini mengajak situs sosial media pada pre-show dan permulaan pasca-acara. Secara umum, ekstensi ini berjalan melalui website acara dan mewakili sifat episodik dari acara yang mereka dukung. Pertumbuhan komunitas sosial media sekarang memungkinkan pertunjukan dan acara untuk berpartisipasi dalam komunitas ini sebagai "anggota" aktif sepanjang tahun. Dengan demikian, membangun masyarakat sepanjang tahun adalah tren yang berkembang untuk pertunjukan dan manajemen acara.. Kebutuhan kompetitif untuk sepanjang tahun, komunitas masyarakat yang terkait didorong oleh media sosial dan interaksi kompetitif selama 24/7 dengan sasaran audeins vs. tanggal tetap trade show dan interaksi yang sempit dengan target pasarnya. Pada sebuah acara untuk berpartisipasi dalam interaksi 24/7 media sosial ini, acara penyelenggara perlu memahami pemasaran media sosial dan mengembangkan strategi yang tepat untuk melibatkan komunitas target pasar yang spesifik. Mengembangkan strategi yang tepat untuk masing-masing komunitas media sosial berdasarkan pada komunitas fitur unik dan karakteristik sangat penting bagi keberhasilan acara pemasaran media sosial. 7 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 73 yang tepat, tenaga terampil, konsultan, vendor dan sesuai "konten" strategi. "Konten" adalah raja dalam pemasaran media sosial. Membangkitkan dan konten "kurasi" merupakan keterampilan baru dan kemampuan yang menunjukkan penyelenggara perlu akan pemahaman, dan penambahan, dalam proses manajemen pertunjukan mereka yang sedang berlangsung. Konten kurasi adalah tindakan menemukan, mengumpulkan, dan menyajikan konten digital yang mengelilingi subjek tertentu. Menambahkan keterampilan baru juga akan berdampak pada anggaran produksi acara. Tantangan bagi industri pameran terletak dalam memperluas acara melalui media sosial sampai pada kemampuan 24/7. Seperti disebutkan di atas, ada tantangan yang signifikan dan komitmen aset yang terlibat dalam memperluas acara interaksi masyarakat untuk setiap 365 hari per tahun, di sebuah lanskap media sosial yang beragam. Mengingat tren dalam keterlibatan pemasaran dan audiens, industri harus menguasai keterampilan ini dalam rangka menjaga pertunjukan yang mencolok ditampilkan dalam total marketing mix. g. Experiential Trade Show (Pengalaman Trade Show) Saat ini, penekanannya ditempatkan pada pengalaman para peserta 'dari trade show, muncul pertanyaan seperti apa pengalaman yang seharusnya. Bagaimana menampilkan penyelenggara meningkatkan pengalaman dari perjanjian di lantai pertunjukan? Bagaimana penyelenggara meningkatkan perjanjian secara keseluruhan dengan pertunjukan? Apa alat dan teknik untuk meningkatkan keterlibatan dan memperkaya pengalaman di tempat? Ke depan, apa bentuk dan format yang menyimpan pameran dan acara sebagai peluang pemasaran yang sangat bernilai? Sebagai teknologi tambahan yang lebih menjanjikan dan pengalaman untuk home theater (misalnya layar 3D yang besar dan surround sound), dan sebagai pemasar menggunakan teknologi yang lebih menarik dalam komunikasi mereka sendiri dan program media sosial, apa yang telah terjadi pada setiap orang, pengalaman pameran secara langsung untuk menjaga pengalaman yang dinamis dan menarik pada high levels dibandingkan dengan pengalaman media lain yang umumnya tersedia di masyarakat? Sebagai pameran dan berkembangnya industri peristiwa, dan sebagai teknologi yang canggih dan media sosial juga berkembang, seni dan ilmu dari keterkaitan orang ke orang dan pengalaman juga harus berkembang. Penyelenggara pameran akan harus mengakui bahwa "pengalaman" dari trade show harus Pembelajaran 2 Melaksanakan program pemasaran media sosial membutuhkan teknologi 74 Pengelolaan MICE 2 SMK XI dimasukkan sebagai salah satu pengukuran dalam menilai sebuah pertunjukan dan Pembelajaran 2 kinerja untuk kedua peserta pameran dan peserta. Tampilan desain dan format yang akan dibuat oleh assessments of engagement dan di tempat pengalaman. Akankah format "hosted buyer" menjadi model tampilan yang disukai? Akankah "gamification" menjadi suatu keharusan bagi semua tampilan konfigurasi? Akankah "apps" menjadi alat keterlibatan yang membuat pengalaman di tempat? Unsur-unsur dari show design harus berkembang untuk mendorong acara yang "berpengalaman". "pengalaman" apa yang harus untuk acara tertentu sehingga penonton menemukan manfaat, akan membutuhkan lebih banyak penelitian dan wawasan audiens yang spesifik. Menciptakan "pengalaman" yang luar bisaa akan menjadi pertimbangan manajemen show tumbuh sebagai industri yang bergerak ke masa depan h. Non-Attendee Engagement Non-peserta selalu mewakili anggota show-community, serta sumber pendapatan untuk pemilik pertunjukan, produsen dan peserta pameran. Menurut definisi, non-peserta tidak hadir di acara live, tetapi bukan berarti mereka tidak tertarik pada apa yang sedang terjadi di pameran itu sendiri. Pertanyaannya menjadi: bagaimana bisa teknologi dan media sosial dimanfaatkan untuk melibatkan non-peserta? Bagaimana bisa program secara langsung mengintegrasikan teknologi dan aplikasi media sosial untuk menandingi "pengalaman" dan keterlibatan dari penukaran sebelumnya, selama dan setelah acara tersebut? Teknologi saat ini memungkinkan acara hybrid agar menciptakan kesempatan untuk menarik penonton virtual menjadi presentasi yang hidup, yang bisa juga didefinisikan "peserta." Aspek memperluas nilai dan konsep acara harus disertakan dalam tampilan yang sedang berlangsung di teknologi, dan konsep apa yang merupakan pameran "modern". Melibatkan "non-peserta" juga dapat dilakukan melalui media sosial. Google (dan lain-lain) menyediakan sejumlah perangkat pencarian yang memungkinkan seorang produser acara untuk menemukan dan kemudian melibatkan potensial anggota audiens atau kelompok. SEO (Search Engine Optimization) dan alat pencarian kata kunci juga teknik yang tersedia untuk membantu seorang produser acara dalam mencari pemirsa yang berpotensi saat ini dianggap nonpeserta. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 75 dalam menemukan cara untuk melibatkan penonton dan mengkonversi mereka dari non-peserta untuk prospek terlibat, ke peserta. Gerakan industri pameran untuk membangun komunitas 24/7 (lihat halaman 7, bagian 6) akan mengharuskan produsen pertunjukan memiliki tingkat tinggi keahlian di SEO dan pemanfaatan kata kunci dalam rencana mereka. Keterampilan ini sangat penting untuk memanfaatkan media sosial secara maksimal, baik sebagai alat penemuan penonton dan alat konversi penonton dan pengukuran kepuasan. Keberhasilan penggunaan SEO tools / keyword memungkinkan produsen pertunjukan untuk mengumpulkan informasi yang berkualitas tinggi di atasnya untuk membuat keputusan. Alat-alat ini juga memungkinkan agar produsen pertunjukan untuk menemukan non-peserta / penonton yang tak terkait yang kemudian mereka dapat gunakan untuk menguji acara baru / pemasaran baru dan mengumpulkan umpan balik kualitas tinggi tentang bagaimana pendekatan ini mengkonversi nonpeserta kepada para peserta tanpa resiko kesepakatan yang besar. i. Exhibitors (peserta pameran) Ada kekhawatiran bahwa seiring waktu, peserta pameran dapat menghabiskan lebih banyak waktu dan uang untuk pemasaran elektronik otomatis dan kemampuan-kemampuan, tidak banyak memakan waktu juga uang yang menjadi lebih ahli dan profesional di marketing secara langsung. Indikasi dari hal ini adalah bahwa para profesional muda memasuki bidang pemasaran akan memiliki skillsets lebih tinggi dalam kemampuan elektronik dan berbasis teknologi serta kebisaaan penggunaan pribadi. Orang-orang muda telah dibesarkan di IM (instant messaging) dan tidak mungkin tidak tersembunyi dari marketing secara langsung, baik sebagai bagian dari kursus atau sebagai bagian dari total portofolio pemasaran korporasi. Populasi ini dari masa depan manajer cenderung menjadi perangkat yang tergantung dan perangkat yang berhubung dengan pusat (misalnya ponsel pintar, iPads). Pesan teks singkat tampaknya modus komunikasi pilihan mereka. Pendidikan peserta dan pelatihan staf stan tentang cara untuk berhasil menggunakan pemasaran secara langsung akan menyajikan tantangan yang berkelanjutan dan kesempatan bagi seluruh industri. Ini termasuk yang tidak hanya penyelenggara pameran, tetapi juga produsen pertemuan / acara, pembangun stand, Pembelajaran 2 SEO tools / key-word yang sama juga dapat membantu produser acara 76 Pengelolaan MICE 2 SMK XI publikasi, dll. Pemasaran pengambil keputusan perlu memahami pemasaran secara Pembelajaran 2 langsung dan manfaatnya, dan tidak melalaikan pemasaran pengambilan keputusan mereka untuk perangkat genggam elektronik dan pribadi mereka sendiri yang bisa. 9 Di-booth, keterampilan keterlibatan secara langsung akan meningkatkan keberhasilan peserta dan mendorong investasi berkelanjutan dalam pameran dan dipribadi acara. Ini akan menjadi wajib bagi semua aspek pameran, pertemuan dan industri acara untuk mendorong peserta agar melatih staf mereka di stan keuntungan dari kedua manfaat pameran langsung dan skillsets yang diperlukan untuk sukses di tempat j. International Trends Impacting United States Exhibitions A. U.S. Department of Commerce International Buyer Program (IBP) A. U.S. Department of Commerce International Buyer Program (IBP) IPB tampaknya telah berusia lumayan dan membutuhkan setidaknya setelan baru, jika bukan sebuah perbaikan besar-besaran. Program ini belum melihat banyak perubahan dalam enam tahun terakhir. Banyak fitur dan mandat dari program yang rumit untuk dipahami dan dilaksanakan, serta menjadi biaya terlalu tinggi. Untuk mengatasi masalah ini, maka akan diperlukan koalisi organisasi industri AS untuk bekerja sama dengan Departemen Perdagangan pada IBP dan program lainnya untuk membantu industri di AS. Dialog ini akan mencakup inbound (IBP) dan outbound (bersubsidi AS paviliun di pameran di negara lain) pemasaran dan bantuan pameran. k. International competition (Persaingan Internasional) Sebagaimana mengembangkan pasar internasional memulai untuk berkembang, ada tren yang berkembang untuk pertunjukan baru yang akan diluncurkan, atau ada acara internasional yang lebih luas, ke pangsa pasar baru. Beberapa ekspansi ini adalah dari AS menunjukkan melalui kemitraan joint-venture. Keprihatinan untuk memantau adalah peserta pameran besar AS yang bergerak untuk pameran di pameran diluar AS, dan memotong kembali pada investasi pameran mereka di AS. Sebagaimana hasil dari pertumbuhan ini di pameran internasional, tanggal penjadwalan utama AS sedang dipengaruhi oleh jadwal acara internasional. Perluasan pameran ke negara-negara lain, dan pengembangan peserta pameran internasional dalam event-event, yang akan cenderung untuk menjaga pengunjung BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 77 daripada bepergian ke acara yang berbasis di AS. Hal ini diantisipasi bahwa tren ini akan terus berlanjut sebagai negara-negara berkembang (misalnya Cina dan India) merupakan pasar yang berkembang untuk perusahaan pertunjukan berbasis di AS. Pembangunan ekonomi menyebabkan peningkatan pameran pembangunan. Akibatnya, koordinasi atau persaingan pertunjukan global diperkirakan akan terus berlanjut sebagai unsur dalam tanggal acara, pemilihan tempat dan pengunjung peserta internasional / pertimbangan pameran l. Internet Connectivity Biaya dan akses Internet di tempat pameran merupakan fitur penting dari menghasilkan sebuah pertunjukan. Meningkatnya penggunaan "apps" dan pemrograman nirkabel berarti penyelenggara pertunjukan membutuhkan akses murah / tanpa biaya untuk layanan internet yang kuat berkecepatan tinggi. Berbagai varians besar ada saat ini sebagai tempat dan fasilitas menyediakan layanan internet di mana saja dari yang free sampai yang mahal. Sementara bandwidth yang tampaknya menjadi elemen harga yang paling umum terukur, sejumlah biaya tambahan atau overages juga tampaknya ada. Selain itu, pelanggan ditempat yang frustrasi dengan kontrak yang tidak jelas dan klausa. Kecenderungan untuk solusi internet yang sukses di masa depan akan berpusat pada tempat yang memiliki akses bandwith yang signifikan, harga yang jelas dan konsisten, layanan yang handal, dan penjual yang terpercaya. Penyelenggara pameran akan membutuhkan untuk meminta pernyataan kebijakan yang jelas dari fasilitas dan menuntut kontrak tertulis dengan jelas mengenai lay out semua aspek pelayanan. Pameran, pertemuan dan kegiatan industri juga perlu untuk bekerja dengan fasilitas agar menjamin kualitas tinggi dan pelayanan yang komprehensif pada harga yang wajar. Pembelajaran 2 asing dan peserta pameran AS. Pertunjukan di wilayah geografis lokal mereka, 78 Pengelolaan MICE 2 SMK XI m. Private Event s Pembelajaran 2 Acara pribadi mulai digemari di awal 2000-an sebagai respon terhadap the Y2K economic bust, dan keinginan bagi peserta pameran untuk melihat pemasaran dollar yang mereka habiskan merayu pembeli potensial yang berkualitas tinggi. Acara pribadi telah berubah selama dekade terakhir, dan sekarang menjadi bagian dari rencana pemasaran perusahaan juga program. Mulai dari produksi sederhana sampai besar, produksi yang rumit membutuhkan keahlian yang sama dengan asosiasi atau nirlaba tim manajemen acara. Kecenderungan saat ini untuk menawarkan "host buyer" acara dan "scheduled appointments" di trade show adalah respon industri untuk memenuhi permintaan peserta untuk berinteraksi lebih intens dengan pembeli pra-kualifikasi. Kebutuhan peserta tersebut dan tuntutan akan terus berkembang di masa depan. Kecenderungan acara pribadi akan terus "membentuk" pilihan strategis dari pameran besar karena mereka mempertimbangkan pengorbanan investasi pemasaran antara acara pribadi mereka sendiri dan buy-in untuk pameran di trade show umum. Mengingat bahwa peserta pameran akan memiliki opsi untuk memproduksi acara mereka sendiri, manajemen acara akan perlu untuk bekerja lebih dekat dengan peserta pameran besar untuk memahami tujuan pemasaran dan sasaran. Dari pemahaman ini, penyelenggara pameran dapat mengembangkan produk dan layanan yang menawarkan keunggulan kompetitif untuk peserta pameran utama yang mereka tidak bisa masuk ke produksi acara pribadi mereka. n. Complexity Meningkatnya persaingan untuk pelanggan, perubahan dalam pendekatan pemasaran dan pilihan penggunaan teknologi canggih secara signifikan telah meningkatkan kompleksitas dari menjalankan bisnis saat ini. Kompleksitas dalam mengelola sebuah perusahaan yang sukses hanya akan meningkat terus di masa depan. Bangunan dan pengelolaan yang sukses, pameran langsung, pertemuan atau acara akankah memerlukan lebih banyak wawasan penonton, apa yang penonton inginkan, bagaimana penonton menginginkannya dan bagaimana produsen dapat menyampaikan kepada penonton dengan menarik dan format yang sangat terlibat. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 79 mereka saat ini untuk lebih strategis, pemasaran yang centric dan keterampilan dari set teknologi yang canggih.. Research will play a larger role in helping show management define and understand the opportunities and risks it faces. Kebutuhan manajemen pameran terbesar di masa depan terletak di bidang pengembangan strategi. Dengan datangnya kompleksitas kebutuhan untuk memiliki strategi yang tepat - strategi yang memberikan wawasan ke dalam kompleksitas, dan kemudian memfasilitasi taktik bangunan dan langkah-langkah tindakan agar menavigasi kompleksitas berhasil. Memahami strategi, perbedaan antara strategi dan taktik, dan bagaimana membangun strategi untuk menghadapi kompleksitas, akan menjadi pertimbangan masa depan untuk industri. Activitas 5 Setelah mengamati whitepaper diatas yang dikeluarkan oleh IAEE, diskusikan adakah trend trend diatas yang bisa kita gabungkan dengan keunikan Indonesia sehingga bisa di buat event MICE yang menarik. Tuangkan hasil diskusi kedalam table berikut Lembar Kerja 1.6 Hasil pengamatan aktivitas 5 Nama kelompok NO Keunikan Trend menurut IAEE Event potensial 1 Budaya dan pariwisata Private event Travel expo Dari hasil diskusi diatas anda pun, seharusnya anda sudah mulai berfikir tentang event MICE apa saja yang sekiranya bisa dilakukan di lingkungan anda. Pembelajaran 2 Keterampilan set dari tim manajemen acara perlu ditingkatkan dari mana 80 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Terminologi non-Standarisasi Pembelajaran 2 Data mengenai industry MICE sangatlah terbatas, dan Salah satu alasan kenapa statistic pengukuran, dan data pada industry MICE terbatas karena kurangnya standarisasi terminologi yang dapat diterima oleh khalayak umum dan didefinisikan dengan baik. Pada tingkat makro,Masih terjadi perdebatan apakah istilah 'bisnis pariwisata' adalah salah satu terminology yang akurat atau tepat untuk menggambarkan Industri MICE yang meliputi Meeting, konferensi, pameran dan perjalanan insentif. Hubungannya dengan 'pariwisata' dianggap membingungkan. Sementara bisnis pariwisata adalah frase yang sekarang banyak digunakan di di dunia sebagai istilah generik yang diterima, di Australia industry MICE telah mengadopsi istilah 'kegiatan bisnis' untuk menggambarkan fokus esensial.Akronim 'MICE' yaitu Meetings, Incentives, Conferences,and Exhibitions or Event s (pertemuan, insentif, konferensi, dan pameran atau Event s) juga masih digunakan secara luas di seluruh dunia, meskipun konotasi nya agak disayangkan! Di Kanada ini disesuaikan dengan MC & IT: meetings, conventions and incentive travel (pertemuan, konvensi dan wisata insentif). Pada tingkat mikro, kata-kata seperti 'konferensi', 'kongres', 'konvensi', 'pertemuan' bahkan, sering digunakan secara sinonim atau tanpa pandang bulu.Kata-kata lain yang juga digunakan dengan serupa tetapi lebih khusus konotasi, seperti 'simposium', 'kolokium', 'perakitan', 'konklaf', 'KTT', meskipun mungkin hanya yang terakhir ini yang mungkin mudah mencapai konsensus tentang arti tepat nya (yaitu, sebuah konferensi pejabat tingkat tinggi, seperti kepala pemerintahan). Upaya pertama dilakukan oleh sejumlah profesional industry pada tahun 1990 untuk menghasilkan istilah meeting Industri. Sebuah istilah diterbitkan pada tahun 1993 di bawah naungan Konvensi Liaison Council (sekarang Dewan Industri Konvensi) dan Joint Industri Council (sekarang Rapat Gabungan Dewan Industri ) sebagai istilah 'Internasional meeting Industri '.Ini kini telah berevolusi menjadi sebuah glossary elektronik yang dikelola oleh Dewan Industri Konvensi sebagai bagian dari inisiatif Accepted Practices Exchange (APEX).Beberapa definisi kunci dalam istilah industry ditunjukkan di bawah ini: a. KONFRENSI 1) Pertemuan Partisipatif dirancang untuk diskusi, pencarian fakta, pemecahan masalah dan konsultasi. 2) Sebuah acara yang digunakan oleh setiap organisasi untuk bertemu dan bertukar pandangan, menyampaikan pesan, membuka perdebatan atau memberikan publisitas untuk beberapa daerah pendapat tentang isu tertentu. Tidak ada tradisi, kontinuitas atau periodisitas diperlukan untuk mengadakan konferensi.Meskipun tidak terbatas dalam BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 81 Konferensi umumnya pada skala yang lebih kecil daripada kongres. b. KONGRES 1) Bisaa datang bersama kelompok individu yang besar,umumnya untuk membahas topik tertentu.Sebuah Kongres akan sering berlangsung beberapa hari dan memiliki beberapa sesi simultan.Lamanya waktu antara kongres bisaanya didirikan sebelum tahap implementasi, dan dapat berupa pluri-tahunan atau tahunan.Kebanyakan kongres internasional atau dunia adalah bekas tipe kongres nasional sementara yang lebih sering diadakan setiap tahun. 2) Pertemuan asosiasi delegasi atau perwakilan dari organisasi konstituen.3. Istilah Eropa untuk konvensi c. KONVENSI Sebuah acara di mana aktivitas utama dari peserta adalah untuk menghadiri sesi pendidikan, berpartisipasi dalam pertemuan / diskusi, bersosialisasi, atau menghadiri acara yang diselenggarakan lainnya.Ada pameran komponen sekunder (pameran) d. MEETING Sebuah acara di mana aktivitas utama dari peserta adalah untuk menghadiri sesi pendidikan, berpartisipasi dalam pertemuan / diskusi, bersosialisasi, atau menghadiri acara yang diselenggarakan lainnya.Tidak ada komponen pameran (exhibition) di acara ini. INDUSTRY PARAMETERS AND DEFINITIONS Bahkan jika definisi yang tepat belum digunakan secara teratur,ini sangat penting, di awal buku tentang industri konferensi untuk menetapkan parameter tertentu untuk pengukuran peristiwa konferensi dan fasilitas.Di Inggris penyelenggara Konferensi tahunan Inggris Venues Survey 'dan' Inggris Conference Market Survey‘', masing-masing British Association of Conference Destinations and the Meetings Industry Association dan Meetings Industry Association, telah sepakat untuk menggunakan definisi berikut dalam melakukan survei mereka: Sebuah Konferensi: 'pertemuan diluar kantor setidaknya berdurasi empat jam yang melibatkan minimal 8 orang.Di Australia, definisi yang digunakan dalam 2005 'Acara belajar bisnis Nasional untuk menggambarkan acara bisnis adalah: "Setiap kegiatan publik atau swasta yang terdiri dari minimal 15 orang dengan kepentingan umum, yang diselenggarakan di tempat atau tempat tertentu, dan diselenggarakan oleh sebuah Pembelajaran 2 waktu,umumnya konferensi bisaanya berlangsung singkat dengan tujuan khusus. 82 Pengelolaan MICE 2 SMK XI organisasi (atau organisasi).Ini mungkin termasuk (namun tidak terbatas pada): konferensi, Pembelajaran 2 konvensi, simposium, kongres, pertemuan insentif, aktivitas pemasaran, perayaan khusus, seminar, kursus, pameran umum atau perdagangan, pameran, rapat umum perusahaan, retret perusahaan, program pelatihan.'.Program penelitian lain menggunakan definisi yang agak berbeda, sementara jaringan hotel konferensi besar sering mendasarkan statistik konferensi mereka sendiri pada pertemuan yang melibatkan dua orang atau lebih. Definisi awal tempat konferensi adalah: 'Tempat konferensi harus mampu menyediakan kursi peserta sebanyak 20 kursi atau lebih dengan bentuk teater '.Namun, ini tidak memadai untuk suatu konfrensi. Pada bulan Oktober 2002 badan-badan industri terkemuka di Inggris sepakat untuk menggunakan definisi berikut dari tempat konferensi:'tempat konferensi harus menjadi fasilitas eksternal (yaitu ruang rapat bukan milik perusahaan sendiri), dan memiliki minimal tiga kamar pertemuan / rapat dengan kapasitas tempat duduk minimal 50 dengan gaya teater diruangan yang besar.Industri konferensi membentuk satu sektor dalam 'bisnis pariwisata ', ini merupakan sub-sektor industri pariwisata secara keseluruhan terdiri dari baik wisata rekreasi dan pariwisata bisnis.Selain konferensi, komponen utama lain dari bisnis pariwisata adalah:pameran dan pameran dagang, perjalanan insentif, acara perusahaan atauPerhotelan dan perjalanan bisnis individu (juga disebut sebagai 'perjalanan perusahaan'). What trends are top of mind when you think about your association‘s exhibitions and event s? Please share in the comments VIVAnews - Peneliti Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, Christina L. Rudatin, Jumat 13 Juni 2014,melansir data tentang kota layak sebagai destinasi wisata MICE ( meeting, incentive,conference,andexhibition). Menurut Christina, selama ini kota yang sudah mampu menyelenggarakan sebuah konferensi menganggap telah menjadi bagian dari wisata MICE. "Padahal, masih ada banyak kriteria sebuah destinasi dianggap sebagai destinasi MICE. Tidak semudah mengatakan kalau mampu menyelenggarakan sebuah konferensi, maka dia dianggap sebagai destinasi MICE," ujar Christina di Kuta, Bali. Ia menjelaskan, ada sembilan kriteria dan 65 indikator sebuah destinasi bisa dikatakan sebagai destinasi MICE. Dari kriteria dan indikator tersebut, Bali dan Jakarta adalah wilayah yang memenuhi kelayakan tersebut. Namun demikian, bukan berarti kota lain di Indonesia tidak memiliki potensi MICE. "Pemerintah baik pusat maupun daerah perlu memperhatikan hal tersebut," katanya. Saat ini, Bali menduduki peringkat 46 dari destinasi MICE dunia. Sementara itu, Jakarta menduduki peringkat di atas 100. Dengan begitu, Bali jauh meninggalkan Jakarta dalam hal destinasi wisata MICE. Sementara itu, di tingkat dunia, Indonesia jauh tertinggal dari negara lain seperti Singapura. Meski negara kecil, Singapura mampu menempati peringkat ke-6 dunia. Menurut dia, pemerintah perlu memperhatikan hal BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 83 bisaa. Hal ini terjadi juga untuk lama tinggal, jumlah uang yang dibelanjakan dan kualitas wisatawan. Kelemahan yang terjadi selama ini adalah pencatatan dan proses pelelangan. "Memang ada banyak pertemuan internasional di Indonesia, tetapi tidak dianggap MICE, bukan merupakan proses bidding, karena digelar hanya karena mendapat giliran. Ini sama sekali tidak dicatat oleh asosisasi MICE internasional," kata Christina. (art) Aktivitas 6 Buatlah simpulan bersama kelompok anda berdasarkan kutipan surat kabar elektronik diatas. Tuangkan kedalam format berikut Lembar kerja 1.7 hasil diskusi aktivitas 6 Nama Kelompok No Hasil Diskusi Pembelajaran 2 tersebut karena rata-rata peningkatan wisatawan di atas 40 persen dibanding wisatawan 84 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Paparan diatas adalah trend dan issues yang timbul secara global diseluruh dunia. Pembelajaran 2 Pemingngkatan teknologi yang begitu cepat, Sutainable Event danglobal warmingnya serta banyak lainnya. Di Indonesia sendiri terdapat trend dan issues yang sangat penting yaitu Masyarakat Ekonomi ASEAN (ASEAN Economic Community) 2015. Amati Artikel surat kabar elektronik berikut. Gerakan akselerasi sertifikasi SDM Pariwisata diluncurkan Kamis, 4 Desember 2014 23:15 WIB | 3.721 Views Pewarta: Hanni Sofia Soepardi Menteri Pariwisata Arief Yahya. (ANTARA FOTO/Andika Wahyu) Pariwisata Indonesia harus dapat memanfaatkan peluang seiring dengan meningkatnya kunjungan wisatawan ke ASEAN," Jakarta (ANTARA News) - Gerakan Akselerasi Sertifikasi Tenaga Kerja Pariwisata Menghadapi Masyarakat Ekonomi ASEAN 2015 diluncurkan Menteri Pariwisata Arief Yahya dalam "soft launching" di Jakarta, Kamis. Menteri Pariwisata Arief Yahya menjelaskan, berlakunya pasar tunggal berbasis produksi yang dinamis dan kompetitif dalam ASEAN Economic Community (AEC) atau Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA) di kawasan ASEAN mulai akhir 2015 merupakan peluang dalam memajukan sektor pariwisata di Tanah Air. "Pariwisata Indonesia harus dapat memanfaatkan peluang seiring dengan meningkatnya kunjungan wisatawan ke ASEAN," kata Menteri. Apalagi, ia menambahkan, kawasan AsiaTenggara selama periode 2005 - 2012 mengalami pertumbuhan wisatawan mancanegara (wisman) tertinggi di dunia yakni sebesar 8,3 persen atau jauh di atas pertumbuhan pariwisata global sebesar 3,6 persen. Pada 2013 pariwisata ASEAN tumbuh 12 persen dan mencapai 92,7 juta wisman atau di atas pertumbuhan pariwisata global sebesar 5 persen. "Pertumbuhan pariwisata di kawasan ASEAN yang tinggi merupakan peluang untuk meningkatkan pertumbuhan pariwisata di tanah air. Kita menargetkan dalam lima tahun ke depan atau 2019 pertumbuhan pariwisata akan menjadi dua kali lipat," kata Arief Yahya. Arief menjelaskan lebih jauh, saat ini kontribusi pariwisata terhadap PDB nasional sebesar 4,2 persen, devisa yang dihasilkan sebesar Rp120 triliun, dan penciptaan lapangan kerja sebanyak 8,7 juta orang. Jumlah wisman sebanyak 9 juta wisman dan wisatawan nusantara (wisnus) sebanyak 250 juta, sedangkan daya saing pariwisata kita menurut World Economic Forum (WEF) berada di ranking 70 dunia dari 144 negara. Dalam lima tahun ke depan atau 2019, menurut Menpar Arief Yahya, angka target itu akan ditingkatkan menjadi dua kali lipat. Kontribusi pariwisata terhadap PDB Nasional ditargetkan menjadi 8 persen, devisa yang dihasilkan sebesar Rp240 triliun, dan menciptakan 13 juta lapangan kerja. Target kunjungan wisman menjadi 20 juta wisman dan wisnus naik menjadi 275 juta, serta daya saing pariwisata Indonesia akan meningkat berada di ranking 30 besar dunia. Editor: Ruslan Burhani COPYRIGHT © ANTARA 2014). http://www.antaranews.com/berita/467618/gerakan-akselerasi-sertifikasi-sdm-pariwisatadiluncurkan Aktivitas 7 Setelah mengamati artikel diatas diskusikan bersama kelompok anda, dan apakah dalam diskusi tersebut anda mempunyai beberapa pertanyaan, Tuangkan pertanyaan anda kedalam lembar kerja berikut. Kemudian paparkan dimuka kelas. 85 Pembelajaran 2 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 86 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Lembar kerja 1.8 Aktivitas 7 Pembelajaran 2 Nama Kelompok No Daftar pertanyaan 1 Pembahasan Masukan kelompok lain 2 3 4 5 6 7 8 9 Apa itu Masyarakat Ekonomi Asean? Thinking Globally, Prospering Regionally- Masyarakat Ekonomi ASEAN 2015 bertujuan untuk memperluas kesadaran dan pemahaman di antara sektor bisnis dan masyarakat umum, dimana pemuda generasi penerus termasuk dalam manfaat dari AEC. Bagian I menyoroti inisiatif di bawah empat pilar AEC dimana beberapa kemajuan sudah dimulai dan terlihat. Bagian II disiapkansebagainya Kunci penting pada AEC yang ditargetkan terhadap sektor bisnis dan publik. Bagian III berfokus pada apa yang ada di depan setelah 2015. 87 Pembelajaran 2 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi Sumber http://www.asean.org/resources/item/thinking-globally-prospering-regionally-aseaneconomic-community-2015 Gambar 1. 21 AEC atau Masyarakat Ekonomi ASEAN Lebih dari satu dekade lalu, para pemimpin Asean sepakat membentuk sebuah pasar tunggal di kawasan Asia Tenggara pada akhir 2015 mendatang. Ini dilakukan agar daya saing Asean meningkat serta bisa menyaingi Cina dan India untuk menarik investasi asing. Penanaman modal asing di wilayah ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan lapangan pekerjaan dan meningkatkan kesejahteraan. 88 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembentukan pasar tunggal yang diistilahkan dengan Masyarakat Ekonomi Asean Pembelajaran 2 (MEA) ini nantinya memungkinkan satu negara menjual barang dan jasa dengan mudah ke negara-negara lain di seluruh Asia Tenggara sehingga kompetisi akan semakin ketat Bagaimana itu mempengaruhi Anda? Berbagai profesi seperti tenaga medis boleh diisi oleh tenaga kerja asing pada 2015 mendatang. Masyarakat Ekonomi Asean tidak hanya membuka arus perdagangan barang atau jasa, tetapi juga pasar tenaga kerja profesional, seperti dokter, pengacara, akuntan, dan lainnya. Staf Khusus Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Dita Indah Sari, menjelaskan bahwa MEA mensyaratkan adanya penghapusan aturan-aturan yang sebelumnya menghalangi perekrutan tenaga kerja asing."Pembatasan, terutama dalam sektor tenaga kerja profesional, didorong untuk dihapuskan," katanya."Sehingga pada intinya, MEA akan lebih membuka peluang tenaga kerja asing untuk mengisi berbagai jabatan serta profesi di Indonesia yang tertutup atau minim tenaga asingnya." Apa keuntungan MEA bagi negara-negara Asia Tenggara? Riset terbaru dari Organisasi Perburuhan Dunia atau ILO menyebutkan pembukaan pasar tenaga kerja mendatangkan manfaat yang besar. Selain dapat menciptakan jutaan lapangan kerja baru, skema ini juga dapat meningkatkan kesejahteraan 600 juta orang yang hidup di Asia Tenggara. Pada 2015 mendatang, ILO merinci bahwa permintaan tenaga kerja profesional akan naik 41% atau sekitar 14 juta. Sementara permintaan akan tenaga kerja kelas menengah akan naik 22% atau 38 juta, sementara tenaga kerja level rendah meningkat 24% atau 12 juta. Namun laporan ini memprediksi bahwa banyak perusahaan yang akan menemukan pegawainya kurang terampil atau bahkan salah penempatan kerja karena kurangnya pelatihan dan pendidikan profesi Untuk meningkatkan kualitas daya saing industri pariwisata menghadapi persaingan ke depan, terutama menghadapi Masyarakat Ekonomi ASEAN 2015, Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (Kemenparekraf) secara resmi mengumumkan (launching) 17 Lembaga Sertifikasi Usaha (LSU) pariwisata yang akan melaksanakan sertifikasi usaha pariwisata. Kehadiran LSU merupakan implementasi Undang-undang Nomor 10 Tahun 2009 tentang Kepariwisataan yang mengsyaratkan bahwa prouduk, pelayanan dan pengelolaan usaha pariwisata harus memiliki standar. Setelah itu ada PP no. 52 2012 tentang Sertifikasi Kompetensi dan Sertifikasi Usaha di Bidang Pariwisata dan Peraturan Menteri (Permen) Nomor 1 Tahun 2014 dan Nomor 7 Tahun 2014 mengenai penyelengaraan sertifikasi usaha pariwisata yang mengatur pendirian LSU, pelaksanaan sertifikasi dan pengawasan. Permen tersebut mewajibkan pelaku industri untuk melakukan Sertifikasi Usaha Pariwisata agar BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 89 Pemerintah. Pada saat ini sudah ada 24 standar usaha pariwisata (a.l Hotel, Jasa perjalanan, restoran, karaoke, taman rekreasi, wisata selam, informasi pariwisata, spa, konsultan pariwisata) dari 56 jenis standar usaha Pariwisata, dan akan bertambah 4 standar usaha lagi yang ditetapkan (Villa, Perahu Layar, Arena Permainan dan Lapangan Golf). Data dari World Economic Forum (WEF), daya saing industri pariwisata Indonesia mengalami peningkatan cukup besar dalam tiga tahun terakhir sehingga posisinya naik dari 74 pada 2011 ke 70 pada 2013 dari 152 negara di dunia. Sedangkan untuk kawasan ASEAN, Indonesia berada di posisi ke empat (4) sehingga perlu ada upaya untuk meningkatkan daya saing agar sektor ini berpeluang untuk mendapatkan manfaat besar pada saat diberlakukannya ASEAN Economic Community atau Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA) pada akhir tahun 2015 Ke 17 LSU Bidang Pariwisata yang ditunjuk dan ditetapkan oleh Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif atas rekomendasi Komisi Otorisasi Usaha. Komisi ini beranggotakan 16 orang yang berasal dari kalangan praktisi, akademisi, organisasi kepariwisataan termasuk sejumlah pejabat dari Kemenparekraf. Sebagai ketua ditunjuk Dadang Rizki Ratman yang juga adalah Plt. Dirjen Pengembangan Destinasi Pariwisata dan Staf Ahli Menteri Parekraf. mantan Menteri pariwisata dan ekonomi kreatif Marie Eka Pangestu menegaskan, kehadiran LSU ini juga bagian dari upaya pemerintah untuk mencapai target kunjungan 25 juta wisman dan pergerakan 371 juta wisnus pada 2025. ―Dalam RIPPARNAS yang sudah kita susun, pada 2025 mendatang sektor pariwisata bisa memberikan kontribusi sebesar 6% terhadap PDB dengan perolehan devisa dari wisman sebesar US$ 17 miliar dan pengeluaran wisnus sebesar Rp 359,7 triliun per tahun,‖ katanya Menparekraf optimis, jika tidak ada kendala besar menghadang, target itu bisa tercapai mengingat dalam iklim usaha sektor pariwisata mengalami perkembangan yang cukup pesat dalam beberapa tahun terakhir. Sebagai gambaran, kunjungan wisman pada 2013 lalu sudah mencapai 8,8 juta dengan pertumbuhan rata-rata 8,39% dalam lima tahun terakhir, jauh di atas pertumbuhan dunia sekitar 5%. Tahun ini kunjungan wisman diperkirakan sudah mendekati 10 juta orang, dan tidak tertutup kemungkinan untuk bisa menembus angka tersebut Secara keseluruhan, tahun 2013 pertumbuhan sektor pariwisata sebesar 6,72% di atas pertumbuhan PDB 5,81% sehingga kontribusinya terhadap PDB naik 2,92% pada 2012 menjadi 3,02% pada 2013. Kontribusi terhadap penerimaan devisa juga naik tajam Pembelajaran 2 profesionalisme pengelolaannya bisa memenuhi standar usaha yang dikeluarkan oleh 90 Pengelolaan MICE 2 SMK XI mencapai US$ 10,05 miliar pada 2013 sehingga posisinya sebagai pengahasil devisa Pembelajaran 2 terbesar naik dari posisi 5 pada 2012 ke posisi ke 4 pada 2013 menggantikan sektor karet dan olahan. Penghasilan devisa dari sektor pariwisata hanya kalah dari sektor migas, batu bara dan kelapa sawit. Sebagai jaminan atas penyelenggaraan sertifikasi usaha pariwisata, diharapkan Komisi Otorisasi Usaha Pariwisata yang dikelola oleh insan-insan pariwisata terpilih akan melaksanakan tugas dan fungsinya secara professional dan kosisten dalam rangka mewujudkan terselenggaranya sertifikasi usaha yang kredibel, akuntabel dan dapat dipertanggung jawab untuk meningkatkan daya saing pariwisata Indonesia di pasar global, khususnya di Negara-negara ASEAN 17 (tujuh belas) Lembaga Sertifikasi Usaha (LSU) bidang Pariwisata yaitu: 1. PT. Sucofindo International Certification Service, Jakarta; 2. PT. Sai Global Indonesia, Jakarta; 3. PT. Mutu Indonesia Strategis Berkelanjutan, Jakarta; 4. PT. Sertifindo Wisata Utama, Semarang; 5. PT. Karsa Bhakti Persada, Bandung; 6. PT. Megah Tri Tunggal Mulia (National Hospitality Certification), Surabaya; 7. PT. Tribina Jasa Wisata, Jakarta; 8. PT. Graha Bina Nayaka, Jakarta; 9. PT. El John Prima Indonesia, Jakarta; 10. PT. Adi Karya Wisata, Yogyakarta; 11. PT. Indonesia Certification Services Management, Jakarta; 12. PT. Sertifikasi Usaha Pariwisata Indonesia, Jakarta; 13. PT. Bhakti Mandiri Wisata Indonesia, Yogyakarta; 14. PT. Tuv Rheinland Indonesia, Jakarta; 15. PT. Mutuagung Lestari, Jakarta; 16. PT. Enhai Mandiri 186, Bandung; 17. PT. Sertifikasi Usaha Pariwisata Nasional, Denpasar Sejalan dengan paparan Rosario O. Lapus, PhD dari Miriam College Philippines, ketika seminar Internasional Business, tourism & Identity in the Asian economic community 2015 . mengatakan bahwa tantangan Pariwisata dalam menghadapi MEA adalah: a. Tougher Competition b. Infrastructure c. Government Leadership and Support Tougher competition mengacu kepada akan timbulnya persaingan yang lebih ketat lagi. Persaingan ini dalam bidang Sumber daya Manusia dan Tenaga kerja dalam industry BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 91 daya Manusia Pariwisata di Indonesia lebih meningkat. Sertifikasi Profesi dalam bidang MICE atau Event sebetulnya sudah menjadi target oleh Kementerian Pariwisata dan Ekonomi kreatif Sumber Paparan Dr, Diena M. Lemy, Apar., M.M. Sekjen HILDIKTIPARI Gambar 1.22 data tenaga kerja Indonesia yang sudah tersertifikasi di bidang pariwisata Dari gambar diatas pada tahun 2013 sudah di targetkan 11.500 orang yang akan di sertifikasi dengan perincian sebagai berikut Sumber Paparan Dr, Diena M. Lemy, Apar., M.M. Sekjen HILDIKTIPARI Gambar 1.23 data tenaga kerja Indonesia yang sudah tersertifikasi di bidang pariwisata Pembelajaran 2 Pariwisata. Dibentuknya lembaga Sertifikasi Usaha maupun Profesi bisa membuat Sumber 92 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Dimana dalam bidang MICE ditargetkan 800 orang tersertifikasi di tahun 2013. Pembelajaran 2 Serifikasi Profesi sangat membantu untuk meningkatkan kompetensi para tenaga kerja Indonesia dalam menghadapi MEA. 2. Rangkuman a. Perkembangan industry MICE di Indonesia sangatlah pesat. Berikut adalah ulasan dari jurnal yang dikeluarkan oleh asosiasi exhibition dan event . IAEE (international Association for Exhibition and Event ) Trend yang akan timbul pada 2014 adalah sebagai berikut : a. Generations / Generasi b. Big Data c. Data Capture, Recording and Reporting d. Technology e. Social Media Marketing f. Year-Round Communities (Komunitas Sepanjang Tahun) g. Experiential Trade Show (Pengalaman Trade Show) h. Non-Attendee Engagement i. Exhibitors (peserta pameran) j. International Trends Impacting United States Exhibitions k. International competition (Persaingan Internasional) l. Internet Connectivity m. Private Event s n. Complexity b. Beberapa definisi kunci dalam istilah industry : a) Konfrensi adalah pertemuan Partisipatif dirancang untuk diskusi, pencarian fakta, pemecahan masalah dan konsultasi. b) Kongres adalah pertemuan asosiasi delegasi atau perwakilan dari organisasi konstituen. c) Konvensi adalah sebuah acara di mana aktivitas utama dari peserta adalah untuk menghadiri sesi pendidikan, berpartisipasi dalam pertemuan / diskusi, bersosialisasi, atau menghadiri acara yang diselenggarakan lainnya.Ada pameran komponen sekunder (pameran) d) Meeting yaitu Sebuah acara di mana aktivitas utama dari peserta adalah untuk menghadiri sesi pendidikan, berpartisipasi dalam pertemuan / diskusi, bersosialisasi, atau menghadiri acara yang diselenggarakan lainnya.Tidak ada komponen pameran (exhibition) di acara ini. c. Apa itu Masyarakat Ekonomi Asean? Pembentukan pasar tunggal yang diistilahkan dengan Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) ini nantinya memungkinkan satu negara menjual barang dan jasa dengan mudah ke negara-negara lain di seluruh Asia Tenggara sehingga kompetisi akan semakin ketat BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 93 Berbagai profesi seperti tenaga medis boleh diisi oleh tenaga kerja asing pada 2015 mendatang. Masyarakat Ekonomi Asean tidak hanya membuka arus perdagangan barang atau jasa, tetapi juga pasar tenaga kerja profesional, seperti dokter, pengacara, akuntan, dan lainnya. 3. Tugas Lakukan observasi bersama teman kelompok anda, apa saja event yang sedang ramai dilaksanakan di daerah anda. Lembar kerja. 1.9 Lembar Kerja untuk observasi Nama kelompok: Lembar Observasi Event Pembelajaran 2 d. Bagaimana itu mempengaruhi Anda? 94 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 2 4. Penilaian Diri Anda seharusnya Elemen No 1 Sudah memahami issue dan trend yang terjadi 2 Sudah memahami issue dan trend yang terdapat Ya Tidak dilingkungan anda 3 Mudah membaca dan memahami materi dalam pembelajaran 2 4 Sudah Memahami tugas yang diminta untuk didiskusikan 5. Uji Kompetensi Essai 1. Mengapa bisa terjadi perbedaan pengertian mengenai istilah dalam Industri MICE ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2. Beberapa social media mungkin pernah anda miliki, menurut anda apa dampak positif dari social media. ....................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 3. Masyarakat ekonomi ASEAN menjadi Trending topic sekarang ini, apa yang nada pahami mengenai masyarakat ekonomi ASEAN, dan dampak apa saja yang dapat ditimbulkan. ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... BAB I PENGETAHUAN DAN ORGANISASI INDUSTRI MICE DAN PEMBAHARUAN INFORMASI Pembelajaran 3 SUSTAINABLE EVENT http://www.agreenerfestival.com/2012/11/another-planet-74/ C. Suistainable Event “It is not the strongest of the species that survive, nor the most intelligent, but the one most adaptable to change.” -Charles Darwin 1. Kegiatan Belajar 1 a. Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari uraian ini, diharapkan anda dapat mendefinisikan Sustainable event dengan tepat b. Aktivitas belajar siswa Indonesia sering disebut sebut sebagai Negara jantung dunia, mengapa demikian? Bumi kita tercinta ini sudah penuh dengan polusi, maka Negara dengan hutan hujan yang sangat luas, disebut sebagai paru – paru dunia. Apakah dengan menjaga hutan masih bisa menahan laju polusi yang kian meningkat? Ataukah memang harus segera bertindak mencegah dan memperbaiki apa yang sudah rusak? Suatu event pun bisa menghasilkan dampak negative terhadap lingkungan. Dampak negative apa saja yang akan dihasilkan ketika kita tidak mempersiapkan suatu event dengan baik? Aktivitas 8 Apa saja yang bisa di akibatkan oleh perencanaan event MICE yang kurang matang terhadap lingkungan tempat dilaksanakannya event tersebut. Diskusikan bersama kelompok anda kemungkinan – kemungkinan yang akan timbul terhadap lingkungan. Lembar Kerja 1.10 aktivitas 8 Nama Kelompok Hasil Diskusi Pembelajaran 3 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 95 96 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 3 Perhatikan gambar 1.24 dan 1.25 berikut Sumber http://green.kompasiana.com/polusi/2014/06/15/prj-monas-miris-karena-sampah-662198.html Gambar 1.22 sampah yang berserakan pada suatu event di monas Sumber http://www.jpnn.com/read/2014/05/12/233955/Taman-Rusak Gambar 1.23 taman yang rusak setelah dilaksanakan event Apa yang menyebabkan hal yang terdapat dalam gambar itu terjadi? dan apa yang bisa dan harus dilakukan? Aktivitas 9 Diskusikan bersama kelompok anda dan cari tahu apa saja yang bisa dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap lingkungan setelah event . Buat dalam suatu materi yang bisa dipaparkan didalam kelas. Tuangkan dalam format berikut ini Lembar Kerja 1.10 lembar kerja aktivitas 9 Nama Kelompok Hasil diskusi 97 Pembelajaran 3 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 98 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 3 Fenomena pertumbuhan industri MICE yang tidak terkendali dan cepat sering kali menimbulkan kekhawatiran akan dampak yang akan ditimbulkan. Selain dampak positif yang ditimbulkan, industri MICE disebutkan berpotensi memberi dampak negatif seperti mengancam kualitas sektor ekonomi, sosial, dan lingkungan tempat berlangsungnya kegiatan MICE itu sendiri (Presbury, 2005: 30). Tentunya hal ini dapat menimbulkan resiko keberlanjutan jangka panjang dari pembangunan industry pariwisata suatu negara. Dampak yang ditimbulkan dari kegiatan MICE salah satunya adalah lingkungan dengan produksi sampah berlebih yang mengarah pada implikasi penggunaan energi dalam jumlah besar (Zamzuri et.al., 2011: 1). Hal ini disebabkan penyelenggaraan kegiatan MICE akan selalu memanfaatkan sumber daya yang cenderung berlebih. Selain dampak lingkungan, kegiatan MICE dapat menciptakan dampak negatif sosial dan budaya, kemacetan lalu-lintas, dan komodifikasi budaya yang mengakibatkan ketidakpuasan wisatawan dan masyarakat sendiri (Presbury, 2005:31). Untuk itu dirasa perlu menggabungkan prinsip sustainability dalam penyelenggaraan event sebagai bagian dari industri pariwisata. c. Apa itu suistainable event ? Banyak masyarakat sering menyebut kata – kata sustainable itu dengan istilah ―go Green‖ namun sebetulnya apa itu suistainable Sustainable Events jika kita lihat kata perkata Event = adalah event /acara yang di kelola untuk mencapai tujuan tertentu, emosi dan pengalaman adalah bagian dari konsepnya. adalah pembangunan yang memungkinkan generasi sekarang dan generasi berikutnya untuk memenuhi kebutuhannya. Event s Sustainable = long lasting impression = long lasting effect = Event Management Event Management = environmentally friendly event s for all + ……. event concept Menurut kamus Konsep sustainable event management merupakan adaptasi dari tiga prinsip dasar sustainable development yaitu environment responsibilities, economic responsibilities, dan social responsibilities (diadopsi dari The Triple Bottom Line Approach, Green Meeting Industry Council dalam United Nations Office at Nairobi and United Nations Environment Programme, 2012: 2). Implementasi konsep sustainable event management merupakan upaya yang bisa dilakukan oleh para event s planner BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 99 Lahirnya international standard ISO 20121 tentang sustainable event management systems merupakan dukungan nyata dari dunia untuk mempermudah para event planner dalam mengimplementasikan konsep ini. Bagaimana langkah langkah yang harus diambil dalam melakukan sustainable event ini, ada beberapa artikel dan panduan yang sudah mengajak untuk melakukan suistainable event ini. Langkah yang bisa dilakukan ketika merencanakan suistainable event , adalah: a. Perencanaan dan promosi 1) Lokasi / venue Carilah lokasi yang sudah memperlihatkan okmitmen terhadap suitainability, dan tentunya carilah lokasi yang mudah dijankau oleh transportasi umum. 2) Transportasi Jika lokasi yang anda Tentukan terdiri dari beberapa tempat yang terpisah usahakan antara tempat yang satu dengan yang lainnya bisa dijangkau dengan berjalan kaki. Membisaakan untuk menggunakan sepeda sehingga bisa mengurangi penggunaan kendaran berbahan bakar minya. Tentunya harus dibuat jalur sepeda dan diinformasikan dengan baik. Informasikan dan promosikan penggunakan kendaran umum, hal ini membuat para peserta atau pengunjung bisa mengurangi bbm yang digunakan. Sewa kendaran besar seperti bus untuk transfer in dan transfer out dari pool menuju lokasi event . 3) Akomodasi Pilihlah akomodasi yang sudah mengaplikasikan energy efficient dan sudah menerapkan pencahayaan secara alami. Adapula beberapa hotel yang sudah melakukan program re-use dan recycling. 4) Energi Pengurangan dan pengelolaan listrik yang bisadilakukan segera dilakukan, bisa dengan cara meminta kepada lokasi yang kita gunakan untuk mematikan lampu, air conditioner (AC), exhaust fan dan atau alat elektrnoik linnya ketika sedang tidak digunakan atau sudah tidak ada pengunjung b. Promosi 1) Go paperless mulai menggunakan komunikasi elektronik dalam segala bidang, bisa menggunakan e-mail, websites atau media jejaring social. 2) Cari alternative baru jika memang terpaksa harus menggunakan kertas cari alternative dalam penggunaan kertasnya; bisa membuat flyers yang lebih kecil dalam ukuran, di print secara bolak – balik, atau menggunakan kertas daur ulang. 3) Online registration dan online confirmation Pembelajaran 3 untuk mengurangi dampak negatif dari perencanaan dan pelaksanaan kegiatan MICE, 100 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Minta kepada para peserta untuk registrasi secara daring, confirmasi dan registrasi Pembelajaran 3 secara daring sudah pasti mengurangi penggunaan kertas dan sampah kertasnya, juga mengurangi biaaya kertas 4) Reuse banners and laminate signs that can be used again in the future 5) Communicate your sustainabilityefforts – Inform attendees, exhibitors,and speakers of sustainable event standards c. Pembelian 1) Pilihlah barang – barang yang berqualitas, tahan lama dan kuat. Ketika kita akan mengembangkan materi untuk papan nama yang sesui dengan thema suatu event, seperti untuk rambu – rampu, papan informasi atau penunjuk arah. Atau bahkan dekorasinya, disuhakan desainnya dibuat umum sehingga bisa digunakan berkali kali, bukan hanya di satu event tertentu tapi juga bisa digunakan untuk event selanjutnya. 2) Sebisa mungkin ketika membuat papaninformasi tersebut untuk meletakan tanda – tanda yang berhubungan dengan usaha sustainabity pada acara, seperti mencantumkan salah satu atau semua dari recycling, resources conservation dan waste reduction. 3) Ask for reduced packaging from contractors and vendors: Reduce waste and continue spreading the seeds of change by creating demand for more sustainable options d. Makanan dan Layanan Logistik 1) Dining Jika anda ingin menggunakan jasa catering anda bisa meinta menu yang sustainable bisaanya menu ini berisi makanan local dan makanan organic, yang tersedia mulai dari sayuran local sampai buah buahan local Jika anda melaksanakan event yang sangat besar, dengan menu makanan yang lengkap dan menggunakan piring, tanyakan kepada para pengunjung didalam form registrasi nya set menu atau makanan apa yang dipilih oleh mereka. Hal ini mempermudah perkiraan jumlah makanan yang akan diproduksi sehingga mengurangi sisa makanan berlebih. Ketika memang terdapat sisa yang banyak maka bisa di donasikan, dan ketika tidak bisa didonasikan maka bisa di buat menjai kompos. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 101 Ketika menyajikan makanan usahakan menggunakan perlatan yang bisa digunakan kembali, seperti gelas dan piring kaca. Hindari penggunaan barang yang sudah di kemas atau dalam bentuk sachet, seperti gula, kecap, saus, butter, snack atau minuman dalam kemasan. Sumber praudlyserving.com Gambar 1.24 Peralatan makan sekali pakai yang akan menjadi limbah 3) Dekorasi Jika memungkinkan Gunakan taplak dan serbet yang bisa dcuci ulang Rambu, gunakan rambu dan penunjuk arah h yang bisa digunakan ulang, bisa juga menggunakan bahan bahan yang sustainable untuk pembuatan banner atau mungkin bisa digunakan ulang. Atau jika memungkinkan desain rambu informasi dengan tampilan yang netral dan umum, sehingga bisa digunakan di berbagai tema event sehingga ketika membuat event baru tidak perlu membuat rambu baru bisa menggunakan yang sudah ada, selain ramah lingkungan juga bisa menekan biaya produksi. Pembelajaran 3 2) Serving/penyajian 102 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 4) Souvenir Pembelajaran 3 Hindari pemberian souvenir traditional, yaitu berupa barang. Mulai berpikir bagaimana memberikan souvenir berupa pengalaman bukan benda, dan sekaligus mempromosikan usaha local. Contoh ide penggunaan pengalaman sebagai souvenir. Daripada memberikan souvenir berupa jam dinding lebih baik memberikan tiket menonton acara saung angklung udjo di bandung, atau dari pada memberikan benda yang berat untuk dibawa pulang lebih baik memberikan Voucher kursus memasak gratis. e. Sampah Daur Ulang dan Komposting 1) Hilangkan penggunaan produk sekali pakai, seperti gula pasir sachet, kopi sachet dan lain lain. Sumber www.indonetwork.co.id Gambar 1.25 Gula dan coffe sachet yang akan menimbulkan banyak sampah 2) Hindari pengaduk plastik kopi, serbet kertas, sedotan, atau paket sendok garpu plastic 3) Untuk buffet, gunakan piring yang lebih kecil untuk makanan limbah toreduce. 4) Melatih siswa untuk bekerja di stasiun limbah selama acara untuk memandu acara andeducate -goers untuk limbah, clables kompos andrecy tepat terpisah 5) Kumpulkan kertas dan wadah minuman didaur ulang di daerah pertemuan. Untuk buffet, gunakan piring yang lebih kecil untuk makanan untuk mengurangi sampah 6) Kumpulkan kardus dan kertas di daerah pameran 7) Mengumpulkan kardus, wadah minuman, kaleng baja, plastik, dan makanan di daerah penjual makanan. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 103 8) kertas daur ulang, kardus, gelas, kaleng, dan plastik dapat dikumpulkan dalam Pembelajaran 3 kantong plastik bening dan ditempatkan di tempat daur ulang. 9) Donasi kelebihan makanan untuk organisasi amal f. Membuat Daur Ulang yang Mudah dan Jelas 1) Menyediakan layanan daur ulang yang terlihat dan dapat diakses untuk banyak bahan (kertas, logam, plastik dan kaca). 2) Mengumumkan layanan daur ulang pada acara tersebut dan bahanya. 3) Tempat daur ulang sampah di samping tempat sampah TPA, dan label keduanya dengan jelas. g. Mengembangkan rencana untuk foodscraps kompos, produk kertas, dan nabati plastik kompos pembersihan pasca event 1) Apa yang akan menjadi kompos pada acara tersebut 2) Perlengkapan yang dibutuhkan (gelas, piring, tas, dll.) dan di mana mereka dapat dibeli 3) Siapa yang akan memantau koleksi kompos selama acara 4) Siapa yang akan bertanggung jawab untuk acara pembersihan h. Pembersihan pasca event 1) Pembersihan setelah event harus di kordinir dan dilakukan sebaik mungkin, memisahkan sampah yang bisa di olah menjadi kompos atau di gunakan kembali Sumber dokumen kemendikbud Gambar 1.26 petugas catering membersihkan meja yang ditutup dengan taplak yang bisa digunakan lagi di event berikutnya 104 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 3 Tahukah anda sustainable event sudah tersetandar dalam ISO20121 ISO 20121 is a management system standard that has been designed to help organisations in the event s industry improve the sustainability of their event related activities, products and services. ISO 20121 is based on the earlier British Standard called ‗BS 8901 Specification for a Sustainability Management System for Event s‘ which was first developed in 2007. Due to the high level interest in BS 8901, it was decided to create an international version of the standard to coincide with the London 2012 Olympics. In simple terms, ISO 20121 describes the building blocks of a management system that will help any event related organisation to: Continue to be financially successful Become more socially responsible Reduce its environmental footprint ISO 20121 applies to all types and sizes of organisation involved in the event s industry – from caterers, lighting and sound engineers, security companies, stage builders and venues to independent event organisers and corporate and public sector event teams. Organisations that successfully implement the standard will be able to seek independent recognition of their achievement through a process called ‗Certification‘. Aktivitas 10 Setelah membaca langkah langkah yang bisa dilakukan untuk memelihara lingkungan dan mengimplementasikan suistainable event , lakukan diskusi bersama kelompok anda. Amati dan cermati kembali gambar 1.22 dan 1.23, apa yang bisa anda dan kelompok anda lakukan supaya tidak terulang kembali, kejadian pada gambar 1.22 dan 1.23. Tuangkan hasil diskusi anda kedalam format Lembar Kerja 1.11 dibawah, kemudian paparkan dihadapan teman teman anda semua. Ambil catatan jikalau terdapat masukan dari teman anda. Lembar Kerja 1.11 tabel hasil diskusi aktivitas 10 Nama kelompok Hasil diskusi 105 Pembelajaran 3 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 106 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 3 2. Rangkuman a. Sustainable event management merupakan adaptasi dari tiga prinsip dasar sustainable development yaitu environment responsibilities, economic responsibilities, dan social responsibilities (diadopsi dari The Triple Bottom Line Approach, Green Meeting Industry Council dalam United Nations Office at Nairobi and United Nations Environment Programme, 2012: 2). b. Langkah yang dilakukan ketika merencanakan suistainable event adalah : 1) Perencanaan dan promosi 2) Promosi 3) Pembelian 4) Makanan layanan dan logistik 5) Sampah, Daur Ulang dan Komposting 6) Membuat daur ulang yang mudah dan jelas 7) Mengembangkan rencana untuk foodscraps kompos, produk kertas, dan nabati plastik kompos Pembersihan pasca event 8) Pembersihan pasca event 3. Tugas Amati lingkungan sekolah anda, setelah kita mempelajari tentang sustainable event, sebelum kita berlanjut perhatikan sekolah anda dan lakukan pendataan apa saja kegiatan yamg sudah mencerminkan ramah lingkungan atau sustainable development dan apa saja yang belum. Kemudia buat satu rencana yang bisa dilakukan disekolah dalam menjungjung kawasan ramah lingkungan. 4. Penilaian Diri Setelah mempeajari pembelajaran 3 seharusnya anda: Elemen No 1 Sudah memahami tentang Sustainable Event 2 Sudah mengetahui bagaimana cara melaksanakan Event yang ramah lingkungan 3 Mudah membaca dan memahami materi dalam pembelajaran 3 4 Sudah Memahami tugas yang diminta untuk didiskusikan Ya Tidak 5. Uji Kompetensi Essai Jawablah pertanyaan berikut dengan jelas dan singkat. 1. Bukan hanya sampah yang tersisa ketika membuat suatu Event MICE tapi bisa jadi rusaknya lingkungan sekitar, rumput yang teinjak, bunga yang rusak atau saluran air yang mampat. Apa yang anda lakukan untuk mencegah kerusakan lingkungan pasca event? ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ 2. Kemasan makanan yang sudah menjadi tradisi Indonesia salah satunya adalah daun Pisang, sedangkan kegunaan daun pisang sekarang ini sudah banyak digantikan dengan Styrofoam atau plastik. Menurut anda mana yang lebih baik penggunaannya, jelaskan keuntungan dan kerugian dari pembungkus makanan tersebut? ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ 107 Pembelajaran 3 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 108 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Catatan Pembelajaran 3 BAB I PENGETAHUAN DAN ORGANISASI INDUSTRI MICE DAN PEMBAHARUAN INFORMASI Pembelajaran 4 QUALITY ASSURANCE http://www.parsifalcorp.com/Home/Index/13 D. Quality Assurance “Don’t judge each day by the harvest you reap, but by the seeds that you plant.” Robert Louis stevenson 1. Kegiatan Belajar 1 a. Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari uraian ini, diharapkan anda dapat mengidentifikasikna proses Quality assurance dalam produk dan layanan MICE dengan tepat b. Aktivitas belajar siswa Pernahkah anda mendengar kata – kata quality assurance atau jaminan kualitas? Quality assurance atau aminan kualitas seing didengar dibidang computer teknologi ataupun dunia kesehatan. Bagaimana dengan quality assurance dibidang event ? Adakah aturannya? Diawali dengan apa itu kualitas? Menurut kamus besar bahasa Indonesia kualitas adalah kualitas /ku·a·li·tas/ n 1 tingkat baik buruknya sesuatu; kadar: bagaimana -- ternak rakyat?; 2 derajat atau taraf (kepandaian, kecakapan, dsb); mutu: sangat dibutuhkan tenaga-tenaga terampil yg tinggi -- nya; -- pribadi yg baik bentuk tingkah laku yg baik seseorang sbg warga masyarakat atau warga negara yg dapat dijadikan teladan dl hidup bermasyarakat dan bernegara; -- tanah hubungan (interaksi) antara sifat tanah dan keadaan sekitarnya; berkualitas /ber·ku·a·li·tas/ v mempunyai kualitas; bermutu (baik): setiap perguruan tinggi ingin menghasilkan sarjana yg ~ baik Menurut kamus Oxford http://www.oxforddictionaries.com/definition/english/quality The standard of something as measured against other things of a similar kind; the degree of excellence of something:an improvement in product quality Assurance atau jaminan adalah….. A positive declaration intended to give confidence; a promise: 1) Bebas dari keraguan; kepercayaan diri dan kemampuan Anda jaminan dalam keunggulannya tidak membuatnya populer | setelah itu gagal ia kehilangan kepercayaan dirinya | dia berbicara dengan sumber otoritas: wordnet30 2) komitmen mengikat untuk melakukan atau memberi atau menahan diri dari sesuatu jaminan bantuan bila diperlukan | menandatangani janji untuk tidak mengungkapkan sumber rahasia: wordnet30 Pembelajaran 4 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 109 110 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 3) Pernyataan dimaksudkan untuk menginspirasi kepercayaan, jaminan Presiden tidak Pembelajaran 4 dihormati sumber: wordnet30 4) Istilah Inggris untuk beberapa jenis sumber asuransi: wordnet30 5) Tindakan meyakinkan; deklarasi cenderung untuk menginspirasi kepercayaan penuh; bahwa yang dirancang untuk memberikan keyakinan. Ada juga yang berpendapa bahwa Jaminan kualitas terdiri atas fungsi auditing dan pelaporan manajemen. Dengan Tujuan jaminan kualitas adalah : untuk memberikan data yang diperlukan oleh manajemen untuk menginformasikan masalah kualitas produk, sehingga dapat memberikan kepastian & konfidensi bahwa kulitas produk dapat memenuhi sasaran. Quality assurance berbeda dengan Quality control, baik sebelum maupun ketika proses tersebut berlangsung. Penekanan ini bertujuan untuk mencegah terjadi kesalahan sejak awal proses produksi. Qualiti Assurance didesain sedemikian rupa untuk menjamin bahwa proses produksi menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Qualiti Assurance adalah sebuah cara untuk memproduksi produk yang bebas dari cacat dan kesalahan. Tujuannya dalam istilah Philip B. Crosby, adalah menciptakan produk tanpa cacat (zero defects). Qualiti Assurance adalah pemenuhan spesifikasi produk secara konsisten atau menghasilkan produk yang selalu baik sejak awal (right first time every time). Qualiti Assurance lebih menekankan tanggung jawab tenaga kerja dibandingkan inspeksi Qualiti control, meskipun sebenarnya inspeksi tersebut juga memiliki peranan dalam Qualiti Assurance. Mutu barang atau jasa yang baik dijamin oleh sistem, yang dikenal sebagai sistem Qualiti Assurance, yang memposisikan secara tepat bagaimana produksi seharusnya berperan sesuai dengan standar. Standar-standar mutu diatur oleh prosedur-prosedur yang ada dalam sistem Qualiti Assurance. QA / QC adalah kombinasi dari Quality assurance, dimana suatu proses atau sekumpulan proses yang digunakan untuk mengukur dan menjamin kualitas suatu produk, dan quality control, proses mempertemukan produk dan jasa dengan harapan konsumen. Quality assurance berorientasi kepada proses dan berfokus kepada pencegahan produk cacat, sementara quality control berorientasi kepada produk dan berfokus pada identifikasi cacat. Beberapa istilah tentang kualitas: 1) Quality control (QC, atau pengendalian kualitas), merupakan penggunaan berbagai teknik dan aktivitas untuk mencapai, memelihara dan meningkatkan kualitas suatu produk atau jasa. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 111 bahwa kualitas yang dihasilkan adalah memang sebagaimana yang seharusnya dihasilkan. 3) Statistical quality control (SQC, pengendalian kualitas statistik), adalah usaha-usaha mengumpulkan, melakukan analisis, dan melakukan interpretasi data yang digunakan dalam aktivitas pengendalian kualitas. 4) Total quality control (TQC, atau pengendalian kualitas total), suatu konsep sistematis, mencakup keseluruhan organisasi, menyeluruh dan terintegrasi untuk mencapai kepuasan pelanggan melalui upaya-upaya perbaikan di semua bagian operasi, produk, dan jasa dari suatu organisasi perusahaan. 5) Total quality management (TQM, atau manajemen kualitas total), suatu cara pengelolaan untuk meningkatkan efektivitas, fleksibilitas, dan daya saing suatu bisnis secara keseluruhan. Pendekatan dalam program quality assurance: Dua kategori pendakatan dalam quality assurance adalah 1) Pendekatam secara umum (general approach) a) Credentialing: Umumnya didefinisikan sebagai pengakuan formal kompetensi profesional atau teknis dan pencapaian standar minimum oleh seseorang atau badan Menurut Hinvasky (1981) (1) Proses credentialing memiliki empat komponen fungsional (2) Untuk menghasilkan produk yang berkualitas (3) Untuk memberi identitas yang unik (4) Untuk melindungi provider dan masyarakat (5) Untuk mengontrol profesi b) Licensure: Lisensi individu adalah kontrak antara profesi dan negara, di mana profesi diberikan pengawasan atas kualitas praktek professional. Proses perizinan mensyaratkan bahwa peraturan ditulis untuk menentukan lingkup dan batas-batas yang profesional praktek. Lisensi perawat telah diamanatkan oleh undang-undang sejak tahun 1903. c) Accreditation: Adanya akreditasi untuk lembaga atau perusahaan menjadi kan salaah satu jaminan kualitas untuk suatu event organizer. d) Certification: Pembelajaran 4 2) Quality assurance (QA, atau jaminan kualitas), berkaitan dengan upaya penjaminan 112 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Sertifikasi bisaanya adalah sebuah proses sukarela dalam profesi. Pembelajaran 4 Prestasi pendidikan seseorang, pengalaman dan kinerja pada pemeriksaan yang digunakan untuk menentukan kualifikasi seseorang untuk berfungsi di daerah khusus. Untuk profesi dibidang MICE bisa dilakukan sertifikasi di LSP MICE. Sumber http://www.lsp-mice.org/halgaleri-26-4.html Gambar 1.27 kegiatan Sertifikasi LSP MICE untuk meningkatkan Quality Assurance dalam Industri MICE 2) Pendekatan secara spesifik Jaminan kualitas adalah konsep luas yang mencakup semua hal yang secara individual maupun kolektif mempengaruhi kualitas produk.Ini adalah totalitas pengaturan yang dibuat dengan tujuan untuk memastikan bahwa produk farmasi adalah kualitas yang dibutuhkan untuk digunakan. QA adalah jantung dan jiwa dari kontrol kualitas. QA = QC + GMP / Sistem Mutu Lainnya. 5 M dari Kualitas Man 3) Transfer Teknologi a) Penerimaan dokumen desain produk dari pusat penelitian b) Penerimaan trial dan error data dan evaluasi akhir c) Distribusi dokumen yang diterima dari pusat penelitian BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 113 dokumen penelitian pusat yaitu record manufaktur bets e) Skala-up dan validasi produk 4) Validasi Persiapan Validasi Guru berencana untuk fasilitas / peralatan / proses Utility, Pembersihan dan semua bagian dari validasi, Persetujuan protokol untuk validasi fasilitas / peralatan / produk / proses / Utilitas, Anggota tim untuk pelaksanaan validasi fasilitas / peralatan / produk / proses, Persetujuan akhir dari fasilitas / peralatan / produk / proses / validasi Utilitas 5) Dokumentasi Tujuan Utama Untuk membangun, memonitor dan merekam "Kualitas" untuk semua aspek Good Manufacturing Practices (GMP) dan Sistem Mutu lainnya yang berkaitan Jenis – jenis dokumen Standard operating procedures (SOP) Protocols of tests, Results 3 – Documentation Control - Pendistribusian yang Terkendali dan pengarsipan dokumen - Pengendalian perubahan yang dilakukan sesuai dengan prosedur pengendalian perubahan yang tepat. - Persetujuan semua dokumen SOP Sebuah prosedur instruksi tertulis melakukan suatu pekerjaan belum tentu spesifik atau secara menditail, untuk suatu proses, produk atau materi (misalnya pengoperasian peralatan audio visual, pemeliharaan dan pembersihan, validasi, pembersihan gedung pasca event dan pengendalian lingkungan, sampling dan pemeriksaan, menerima registrsi, melakukan bongkar pasang, pemasangan lampu). Standard operating procedures menggambarkan dalam bentuk rinci proses kegiatan yang dilakukan Memberikan keseragaman, konsistensi dan kehandalan dalam setiap kegiatan Mengurangi kesalahan secara system maupun Human error Menyediakan pelatihan dan panduan bagi staff baru SOP seharusnya Pembelajaran 4 d) Pemeriksaan dan persetujuan dokumen yang dihasilkan berdasarkan 114 Pengelolaan MICE 2 SMK XI a) Instruksi tertulis untuk menentukan bagaimana tes atau prosedur yang akan Pembelajaran 4 dilakukan. b) Bagaimana sebuah peralatan dioperasikan, dipelihara dan dikalibrasi. c) Menjelaskan "Standar" prosedur yang disetujui. d) Direvisi ... ketika terjadi perubahandari yang telah direncanakan sebelumnya atau dibuat tahunan e) Asli - dipelihara dalam file pusat. f) Salinan - didistribusikan ke lokasi. g) Ditulis oleh orang yang melakukan prosedur atau yang tahu prosedur dengan baik. h) Diulas oleh supervisor SOP untuk kelengkapan dan konten. i) Mendapat persetujuan dari QA atau QC staf 6) Menjamin kualitas produk a) pelatihan cGMP b) kepatuhan SOP c) Audit fasilitas untuk memenuhi d) Line clearance e) In-process counter checks f) sampel Kritis g) Record verification h) Rilis batch untuk pemasaran i) Investigasi pengaduan pasar 7) Perencanaan perbaikan kualitas 8) Umpan balik yang diterima dari tim kepatuhan 9) catatan keluhan Pelanggan 10) Proposal untuk perbaikan dan Tindakan Pencegahan 11) Ulasan Tahunan 12) Analisis Trend berbagai parameter kualitas produk, 13) Tanggung Jawab Quality Assurance Manager: Menjamin kualitas konsistensi suatu produksi dengan mengembangkan dan menerapkan prisip quality assurance yang sudah ditetapkan, proses, menyediakan dokumentasi dan mengelola staf. memvalidasi Tugas Quality Assurance Manager a) Menyelesaikan tujuan SDM bagi Quality Assurance dengan merekrut, memilih, orientasi, pelatihan, menetapkan, penjadwalan, pelatihan, konseling, dan mendisiplinkan karyawan; mengkomunikasi expektasi pekerjaan; perencanaan, monitoring, penilaian, dan meninjau kontribusi pekerjaan; perencanaan dan meninjau tindakan kompensasi; menegakkan kebijakan dan prosedur b) Ketercapaian target oprasinal dalam Quality Assurance dengan memberikan informasi dan analisis untuk rencana strategis dan Review; menyiapkan dan menyelesaikan rencana aksi; melaksanakan produksi, produktivitas, kualitas, dan standar layanan pelanggan; mengidentifikasi dan memecahkan masalah; menyelesaikan audit; menentukan perbaikan sistem; mengimplementasikan perubahan c) Memenuhi tujuan finansial Quality assurance dengan memperkirakan kebutuhan; mempersiapkan anggaran tahunan; pengeluaran penjadwalan; menganalisis varians; memulai tindakan perbaikan. d) Mengembangkan rencana Quality assurance dengan melakukan analisis bahaya; mengidentifikasi titik kontrol kritis dan tindakan pencegahan; membangun batas kritis, prosedur monitoring, tindakan korektif, dan prosedur verifikasi; persediaan pemantauan e) Validasi proses kualitas dengan membentuk spesifikasi produk dan atribut kualitas; mengukur produksi; mendokumentasikan bukti; menentukan operasional dan kinerja kualifikasi; menulis dan memperbarui prosedur jaminan kualitas. f) Menjaga dan meningkatkan kualitas produk dengan menyelesaikan produk, perusahaan, sistem, kepatuhan, dan audit pengawasan; menyelidiki keluhan pelanggan; berkolaborasi dengan anggota lain dari manajemen untuk mengembangkan produk baru dan desain rekayasa, dan manufaktur dan pelatihan metode g) Mempersiapkan dokumentasi kualitasdan laporan dengan mengumpulkan, menganalisis dan meringkas informasi dan tren termasuk proses gagal, studi stabilitas, recall, tindakan perbaikan, dan re-validasi. h) Pembaruan pengetahuan mengenai pekerjaannya dengan mempelajari tren dan perkembangan dalam manajemen mutu; berpartisipasi dalam kesempatan pendidikan; membaca publikasi profesional; memelihara jaringan pribadi; berpartisipasi dalam organisasi profesional. i) Meningkatkan reputasi departemen dan organisasinya Keterampilan dan kualifikasi Quality Assurance Manager: a) Process Improvement 115 Pembelajaran 4 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 116 Pengelolaan MICE 2 SMK XI b) Analyzing Information Pembelajaran 4 c) Strategic Planning d) Verbal Communication e) Informing Others f) Quality Engineering g) Emphasizing Excellence h) Attention to Detail i) Thoroughness j) Dealing with Complexity 2. Rangkuman Menurut kamus besar bahasa Indonesia kualitas adalah kualitas /ku·a·li·tas/ n 1 tingkat baik buruknya sesuatu; kadar: bagaimana -- ternak rakyat?; 2 derajat atau taraf (kepandaian, kecakapan, dsb); mutu: sangat dibutuhkan tenaga-tenaga terampil yg tinggi -- nya; -- pribadi yg baik bentuk tingkah laku yg baik seseorang sbg warga masyarakat atau warga negara yg dapat dijadikan teladan dl hidup bermasyarakat dan bernegara; -- tanah hubungan (interaksi) antara sifat tanah dan keadaan sekitarnya; berkualitas /ber·ku·a·li·tas/ v mempunyai kualitas; bermutu (baik): setiap perguruan tinggi ingin menghasilkan sarjana yg ~ baik Assurance atau jaminan adalah A positive declaration intended to give confidence; a promise: 1) Bebas dari keraguan; kepercayaan diri dan kemampuan Anda jaminan dalam keunggulannya tidak membuatnya populer | setelah itu gagal ia kehilangan kepercayaan dirinya | dia berbicara dengan sumber otoritas: wordnet30 2) komitmen mengikat untuk melakukan atau memberi atau menahan diri dari sesuatu jaminan bantuan bila diperlukan | menandatangani janji untuk tidak mengungkapkan sumber rahasia: wordnet30 3) Pernyataan dimaksudkan untuk menginspirasi kepercayaan, jaminan Presiden tidak dihormati sumber: wordnet30 4) Istilah Inggris untuk beberapa jenis sumber asuransi: wordnet30 5) Tindakan meyakinkan; deklarasi cenderung untuk menginspirasi kepercayaan penuh; bahwa yang dirancang untuk memberikan keyakinan. BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi 117 ketika proses tersebut berlangsung. Penekanan ini bertujuan untuk mencegah terjadi kesalahan sejak awal proses produksi. Qualiti Assurance didesain sedemikian rupa untuk menjamin bahwa proses produksi menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Qualiti Assurance adalah sebuah cara untuk memproduksi produk yang bebas dari cacat dan kesalahan. Tujuannya dalam istilah Philip B. Crosby, adalah menciptakan produk tanpa cacat (zero defects). Qualiti Assurance adalah pemenuhan spesifikasi produk secara konsisten atau menghasilkan produk yang selalu baik sejak awal (right first time every time). Qualiti Assurance lebih menekankan tanggung jawab tenaga kerja dibandingkan inspeksi Qualiti control, meskipun sebenarnya inspeksi tersebut juga memiliki peranan dalam Qualiti Assurance. Mutu barang atau jasa yang baik dijamin oleh sistem, yang dikenal sebagai sistem Qualiti Assurance, yang memposisikan secara tepat bagaimana produksi seharusnya berperan sesuai dengan standar. Standar-standar mutu diatur oleh prosedur-prosedur yang ada dalam sistem Qualiti Assurance. Beberapa istilah tentang kualitas: 1) Quality control (QC, 2) Quality assurance (QA, atau jaminan kualitas), 3) Statistical quality control (SQC, pengendalian kualitas statistik), 4) Total quality control (TQC, atau pengendalian kualitas total),. 5) Total quality management (TQM, atau manajemen kualitas total), Pendekatan dalam program quality assurance: Dua kategori pendakatan dalam quality assurance adalah Pendekatam secara umum (general approach) a) Credentialing: b) Licensure: c) Accreditation: d) Certification: Pendekatan secara spesifik Transfer Teknologi e) Penerimaan dokumen desain produk dari pusat penelitian f) Penerimaan trial dan error data dan evaluasi akhir g) Distribusi dokumen yang diterima dari pusat penelitian Pembelajaran 4 Quality assurance berbeda dengan Quality control, baik sebelum maupun 118 Pengelolaan MICE 2 SMK XI h) Pemeriksaan dan persetujuan dokumen yang dihasilkan berdasarkan dokumen Pembelajaran 4 penelitian pusat yaitu record manufaktur bets i) Skala-up dan validasi produk Validasi Documentation Documentation Control 14) Quality improvement plans 15) Feedback received from the compliance team 16) Customer complaint history 17) Proposals for corrective and prevent ive actions 18) Annual Products review 19) Trend analysis of various quality parameters for products, environment and water Review of the Deviations, Change Controls, Out Of Specifications and Failures Keterampilan dan kualifikasi Quality Assurance Manager: a) Process Improvement b) Analyzing Information c) Strategic Planning d) Verbal Communication e) Informing Others f) Quality Engineering g) Emphasizing Excellence h) Attention to Detail i) Thoroughness j) Dealing with Complexity 3. Tugas Carilah artikel atau kliping mengenai Quality assurance di bidang apapun kemudian bandingkan dengan quality assurance dibidang event, simpulkan mengapa pentingnya quality assurance dalam setiap bidang pekerjaan 4. Penilaian Diri Elemen No 1 Sudah memahami tentang Quality ssurance 2 Sudah mengetahui bagaimana cara melaksanakan Quality assurance pada seuatu Event 3 Mudah membaca dan memahami materi dalam pembelajaran 3 4 Sudah Memahami tugas yang diminta untuk didiskusikan 119 Pembelajaran 4 BAB I Pengetahuan dan Organisasi Industri MICEdan pembaharuan Informasi Ya Tidak 120 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 4 5. Uji Kompetensi essai Jawablah Pertanyaan dibawah ini dengan tepat 1. Apa yang dimaksud dengan quality assurance dan jelaskan perbedaannya dengan quality Control? ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 2. Salah satu cara untuk tetap menjaga kualitas suatu event adalah dengan kareditasi lembaga dan sertifikasi para pegawainya dengan kompetensi profesi yang ada, sebukan kompetensi yang di sertifikasikan dalam industry pariwisata dan dimanakan uji sertifikasi itu dilaksanakan. ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... BAB II MERENCANAKAN PROSES REGISTRASI BAB II Pembelajaran 1 MERENCANAKAN PROSES REGISTRASI http://www.jewellerynewsasia.com/en/news/5759/World-s-No-1-jewellery-fair-opens.html 121 Pengelolaan MICE 2 SMK XI A. Merencanakan Proses Regristasi Hard work beats talent when talent doesn’t work hard Tim Notke 1. Kegiatan Belajar 1 a. Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari uraian ini, diharapkan anda dapat melakukan proses registrasi MICE dengan tepat dan bertanggung jawab b. Aktivitas belajar siswa Didalam beberapa pembelajaran yang lalu anda sudah mempelajari mengenai event MICE, dimana event MICE membutuhkan event manajer sebagai sebagian dari oengelola, buyer, saler dan pengunjung, dimana saler adalah sebagai pembeli untuk lahan yang akan dijual. Dan disini pula timbul suatu jarak antara buyer dan saler antara saler dan pengunjung, antara peserta seminar, penyelenggara dan pembicara. Timbul suatu pertanyaan apakah yang akan menjembatani mereka? Perhatikan gambar berikut 122 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber Diandra UBM Gambar 2.1 operational form Setelah memperhatikan gambar diatas, coba amati dan diskusikan bersama teman satu kelempok anda. Ada berapa form registrasi/pendaftaran yang ada dalam event tersebut dan apa saja fungsi dari form registrasi tersebut Bab II Merencanakan Proses Registrasi 123 Lembar Kerja 2.1 tabel hasil diskusi pengamatan gambar 2,1 Nama Kelompok N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 Jenis form fungsi Pembelajaran 1 Tuangkan kedalamLembar kerja 2.1 dibawah ini 124 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Sebelum masuk ke dalam pendaftaran atau registrasi, tentunya anda sudah Pembelajaran 1 mengetahui, untuk menentukan form apa saja yang dibutuhkan untuk event MICE harus disesuiaikan dengan tema, karakteristik dan jenis event yang akan dilaksanakan. Tidak hanya form apa saja yang dibutuhkan akan tetapi ketentuan dan persyaratan sampai ke desain grafis dari form tersebut harus disesuaikan. Apa sajakah yang harus dilakukan oleh organizer dalam pendaftaran atau registrasi peserta ini a) Menyusun system registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan b) Mengumumkan atau mempromosikan kepada semua calon peserta dengan system yang sudah disepakati c) Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta Secara tidak langsung format registrasi untuk, meeting, incentive, conference dan exhibition pasti ada sedikit perbedaan 1) Registrasi pada meeting Registrasi pada meeting terdiri dari form (a) Registrasi peserta (b) Registrasi pembicara 2) Registrasi pada incentive Form registrasi pada Incentive tour memuat data – data sebagai berikut (a) Informasi mengenai participant (nama, alamat, nomor telepon dan sebagainya) (b) Informasi Tamu (c) Informasi usaha (d) Emergency contact atau kontak yang bisa dihubungi ketika terjadi kejadian emergency (e) Air itinerary Kolom yang digunakan untuk menuliskan itinerary penerbangan peserta, (jadwal, origin dan destination, nomor penerbangan, nama airlines (f) Type pembayaran, menggunakan kartu kredit atau cash (g) Jenis kamar hotel yang diinginkan (h) Kolom special request (i) Kolom unutk mengisi ukuran baju (jika ada pembagian seragam untuk incentive tour) (j) Dan tentunya informasi mengenai peraturan dan pembiayaan Tahukah anda Incentive tour ini bisaanya diberikan kepada 1. karyawan teladan, 2. karyawan dari suatu perusahaan yang memenangkan tantangan dari pihak perusahaannya. 3. Reward atau penghargaan kepada karyawan yang berferforma baik Bab II Merencanakan Proses Registrasi 125 Pembelajaran 1 Berikut adalah salah satu contoh form registration untuk incentive tour Sumber httpwww.pentairpool.compdfsTripRegistrationForm.pdf_001 Gambar 2. 2 Form registrasi untuk incentive travel 126 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 3) Registrasi pada conference Pembelajaran 1 Tidak jauh berbeda dengan form registrasi pada meeting. Form registrasi pada conference memiliki kelengkapan sebagai berikut (a) Nama (b) Nama perusahaan (c) Alamat email (d) Alamat kantor/rumah/perusahaan (e) Pilihan jenis kegiatan yang diikuti beserta pembiayaannya (f) Pilihan untuk oengaturan Tour (g) Pilihan set menu makanan (h) Jenis pembayaran (i) Syarat dan ketentuan yang diberlakukan pada conference ini Kelengkapan informasi diatas mungkin saja tidak sama antara event konferensi yang satu dengan yang lainnya. Hal ini bisa terjadi dikarenakn kebutuhan dari masing masing konfrensi yang diadakan, juga tema yang diusungnya. Bisa saja lengkap dan menditail atau hanya bagian bagian tertentu saja yang diangap penting. Cakupan, besar atau kecilnya, waktu, dan banyaknya acara/kegiatan yang dilakukan suatu konfrensi juga mempengaruhi keterbutuhan kelengkapan informasi pada form registrasi. Aktivitas 1 Berikut terdapat 2 contoh form registrasi untuk conferensi dan untuk seminar, amati bersama teman satu kelompok anda dan tuliskan apa saja perbedaannya, kelengkapan informasi yang dapat, serta sesuaikah form tersebut dengan acara yang dijalankannya. Tuangkan hasil diskusi kedalam Lembar Kerja 2.2 yang tersedia. 127 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber http://housingeducators.org/HERA%2006%20Conference/06%20registration%20form.doc Gambar 2. 3 form registrasi untuk konferensi 128 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber http://hildiktipari.org/files/140430-Und-Seminar-dan-MunasHildiktipari.pdf Gambar 2.4 form registrasi hildiktipari untuk seminar Bab II Merencanakan Proses Registrasi 129 Nama kelompok Hasil diskusi a. Perbedaan b. Kelenkapan informasi yang didapat c. Kesesuaian kelengkapan informasi dengan event yang diselenggarakan Pembelajaran 1 Lembar kerja 2.2 hasil pengamat gambar dan diskusi 130 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 4) Berbagai macam registrasi/pendaftaran pada pameran Pembelajaran 1 Registrasi pada pameran atau exhibiton lebih komplek dibandingkan dengan registrasi pada event MICE yang lainnya. Dibutuhkan informasi yang lebih menditail karena berhubungan dengan berbagai pihak, dan berbagai kebutuhan dari exhibitor dan organizernya. Registrasi dalam pameran terdiri dari: (a) Registrasi untuk pemesanan booth atau stand Registrasi ini untuk exhibition atau pameran merupakan registrasi yang harus dan paling penting di isi, karena bagaimanapun juga exhibitor pasti harus mempunyai exhibit atau tempat untuk memamerkan produknya Formulir ini harus diserahkan oleh peserta yang ingin memesan stand/booth standar, dimana harga, desain dan Spesifikasinya sudah ditentukan oleh penyelenggara dan bisaanya terlampir dioprational guide atau di formulirnya. Dalam form registrasi pemesanan booth atau stand ini bisaanya terdapat: (1) Berbagai jenis atau pilihan booth/stand yang sudah disediakan (2) Ukuran dan spesifikasi booth (3) Daftar harga pemesanan booth (4) Syarat dan ketentuan yang berlaku (5) Identitas exhibitor (a) Nama perusahan yang memesan (exhibitor) (b) Alamat (c) Nomor telepon (d) Email (e) Fax (6) Dan pengesahan dari exhibitor dan organizernya (tanda tangan) (7) Syarat dan ketentuan yang diberlakukan 131 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.5 form registrasi booth order spesifikasi dan jenis booth 132 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber Diandra UBM Gambar 2.6 form registrasi booth order halaman 2 133 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.7 form registrasi booth order halaman 2 Peraturan 134 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Dari ketiga gambar mengenai booth order Pembelajaran 1 (b) Registrasi untuk katalog Registrasi untuk katalog ini adalah registrasi yang ditujukan agar exhibitor atau perusahaan yang akan melakukan pameran memasukan informasi mengenai produknya kedalam katalog yang dibuat oleh organizer. Katalog ini dibuat untuk mempermudah pengunjung mencari produk yang dipamerkan di acara exhibiton tersebut, dan juga sebagai slah satu sarana promosi. Dalam form registrasi katalog bisaanya terdapat kelengkapan informasi yang diminta: (1) Nama perusahaan (2) Alamat perusahaan (3) Nomor telepon (4) Fax (5) Alamat email (6) Contact person (7) Website (8) Kode post (9) Katagori produk yang di pamerkan (10) Foto dari produk yang di pamerkan (11) Dan pengesahan dari exhibitor 135 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.8 form registrasi katalog order 136 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (c) Registrasi untuk advertisement Pembelajaran 1 Form registrasi untuk advertisement adalah, format penesanana iklan dalam katalog. Kataloge merupakan salah satu promotion tools yang sering digunakan oleh event organizer untuk mempromosikan produk yang dipamerkan oleh exhibitor. Form registrasi pengiklanan dalam katalog bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tempat pengembalian formulir (2) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (3) Daftar harga dan paket iklan (4) Ukuran iklan dalam kataloge (5) Posisi iklan dalam katalog (6) Sarat dan ketentuan yang diberlakukan (7) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer 137 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.9 form registrasi katalog Advertising 138 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (d) Registrasi untuk hotel reservation Pembelajaran 1 Event yang memakan waktu lama seperti Exhibition pasti membutuhkan jasa akomodasi, pihak organizer bisaanya sudah mempunyai rekanan sendiri baik melalui travel agent maupun pribadi. Form registrasi untuk Hotel Reservation adalah, format pemesanan Akomodasi atauhotel melalu travelagent rekanan dari Organizer. Form registrasi Hotel Reservation bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tenggat waktu pengembalian formulir registrasi (2) Tempat pengembalian formulir (bisaanya Travel agent Rekanan) (3) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (4) Daftar harga per room per night, perhotel (5) Informasi kedatangan (check-in) dan pulangnya (check out) (6) Type Kamar (single, twin double) (7) Nama Tamu (8) Special request (9) remarks (10) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer 139 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.10 form registrasi Hotel Reservation 140 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (e) Booth design contractor Pembelajaran 1 Form registrasi ini adalah form registrasi yang digunakan untuk memesan kontraktor yang akan mendesain booth anda. Booth design contractor juga menginformasikan kepada pihak organizer bahawa exhibito atas nama tersebut menggunakan contractor ini untuk mendesain dan membuat boothnya sehingg pihak organizer bisa berkonsultasi ketika ada kesalahan. Form registrasi pengiklanan dalam katalog bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tenggat Waktupengembalian formulir (2) Tempat pengembalian formulir (3) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (4) Proposed booth design (5) Sarat dan ketentuan (6) Official kontraktor (7) Posisi iklan dalam katalog (8) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer (9) Exhibitor harus melampirkan desain booth nya 141 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.11 form registrasi booth design contractor 142 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (f) Furniture rental Pembelajaran 1 Formulir registrasi untuk Penyewaan Furniture adalah, format pemesanana penyewaan funitur yang akan digunakan oleh exhibitor didalam boothnya. Formulir ini meberikan informasi kepada organizer mengnai jumlah pemesanan furniture yang harus disediakan pada saat event nantinya. Memang terlihat sederhana untuk furniture ini akan tetapi sering menjadi hal kecil yang membuat exhibitor tidak nyama, furniture sederhana seperti tempat duduk, sering terlewatkan oleh pihak exhibitor sehingga tidak jarang begitu boothnya selesai tidak ada tempat duduk unttuk exhibitor, saller dan bahkan buyer. Maka tidak akan terjadi penjualan di boothnya. Hal ini sangat disayangkan. Form registrasi Furniture rental bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tenggat waktu pengembalian formulir ini (2) Tempat pengembalian formulir (3) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (4) Katalog furniture yang desiadakan termasuk gambar dan harga (5) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer 143 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.12 form registrasi Furniture rental 144 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber Diandra UBM Gambar 2.13 form registrasi Furniture rental (lanjutan) Bab II Merencanakan Proses Registrasi 145 Form registrasi untuk Electrical requirement adalah, format pemesanana yang berhubungan dengan kelistrikan. Form registrasi pengiklanan dalam katalog bisaanya terdiri dari kolom : (1) Tempat pengembalian formulir (2) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (3) Daftar harga dan dan kataloge peralatan listrik yang bisa dipesan (4) Sarat dan ketentuan yang diberlakukan (5) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer Pembelajaran 1 (g) Electrical requirement 146 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber Diandra Gambar 2.14 form registrasi Electrical requirement 147 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.15 form registrasi Electrical requierement (lanjutan) 148 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (h) Service Location Plan Pembelajaran 1 Form registrasi untuk Service location plan adalah, format untuk menggambarkan layout sederhana dari booth yang anda miliki, dimana didalamnya berisi tempat dan lokasi pemasangan listrik standar yang diberikan oleh pihak organizer. Form registrasi Service Location Plan bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tenggat Waktu pengembalian formulir (2) Tempat pengembalian formulir (3) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (4) Sarat dan ketentuan yang diberlakukan (5) Blanko layout booth dan ilustrasinya (6) Cara pengisian. Dan fasilitas yang diberikan secara Cuma-Cuma sesuai dengan ukuran booth yang di beli. (7) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer 149 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.16 form registrasi Service location plan 150 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (i) Forwarding and logistic agent Pembelajaran 1 Form registrasi untuk forwarding and logistic agent adalah, format pemesanan agent logistik. Kataloge merupakan salah satu promotion tools yang sering digunakan oleh event organizer untuk mempromosikan produk yang dipamerkan oleh exhibitor. Form registrasi pengiklanan dalam katalog bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tempat pengembalian formulir (2) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam Tahukah anda forwarding and logistic agent adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi, salah satu jasa yang ditawarkan adalah memindahkan produk atau barang. event tersebut (3) Daftar perusahaan / agent logistic dan forwarding rekanan enet tersebut. (4) Sarat dan ketentuan yang diberlakukan (5) Kolom pernyataan tidak akan menggunakan agent logistic rekanan organizer. Exhibitor menggunakan forwarding & logistic agent sendiri. (6) Data forwarding & logistic agent yang digunakan oleh exhibitor selain forwarding an logistic agent rekanana ( memuat identitass lengkap, seperti nama agent, alamat lengkap, no telephonfax dan email) (7) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer 151 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.17 form registrasi forwarding and logistic agent 152 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (j) Admission badges Pembelajaran 1 Form registrasi untuk Admission badges adalah, format pemesanan badges atau papan nama dari exhibitor dan kru nya semacam ID card atau tanda pengenal. Organizer meberikan secara Cuma – cuma sebanyak ketentuan dan jenis booth yang dipesan. Jika ada tambahan pemesanan bisaanya di kenakan biaya tambahan. Form registrasi pengiklanan dalam katalog bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tenggat waktu pengembalian formulir (2) Tempat pengembalian formulir (3) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (4) Daftar pemberian secara Cuma Cuma berdasarkan booth size (5) Kolom nama perusahaan (6) Kolom nama karyawan exhibitor (7) Sarat dan ketentuan yang diberlakukan (8) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer 153 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.18 form registrasi Admition Agent 154 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (k) VIP Buyer Nominaton Pembelajaran 1 Form registrasi untuk Buyer Nomination adalah, format pendaftaran VIP Buyer . Kataloge merupakan salah satu promotion tools yang sering digunakan oleh event organizer untuk mempromosikan produk yang dipamerkan oleh exhibitor. Form registrasi pengiklanan dalam katalog bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tempat pengembalian formulir (2) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (3) Daftar harga dan paket iklan (4) Ukuran iklan dalam kataloge (5) Posisi iklan dalam katalog (6) Sarat dan ketentuan yang diberlakukan (7) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer 155 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.19 form registrasi VIP Buyer Nomination 156 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (l) Parking pass Pembelajaran 1 Form registrasi untuk Parking Passt adalah, format pedaftaran untuk parker masuk pengguna booth sehingga bebas keluar masuk dan bisaanya tidak dikenakan biaya. Parking pass ini sangatlah penting karena ada beberapa area yang tidak isa di masuki oleh sembarang ornag seperti daerah loading atau area karyawan Form registrasi Parking pass katalog bisaanya terdiri dari kolom: (1) Tempat pengembalian formulir (2) Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut (3) Daftar harga dan paket iklan (4) Ukuran booth yang disewa (5) Sarat dan ketentuan yang diberlakukan (6) Biaya pendaftaran beserta harga dan jenis kendaraannya (8) Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer 157 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber Diandra UBM Gambar 2.20 form registrasi Parking Pass 158 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 5) Registrasi Pembelajaran 1 Setelah melihat beberapa contoh registrasi sebelumnya, anda bisa menyimpulkan apa itu registrasi dan apa kegunaan registrasi? Aktivitas 2 Diskusikan bersama teman kelompok anda apa manfaat yang didapat dari melakukan registrasi. Tuangkan kedalam lembar kerja 2.3 berikut dan kemudian kemukakan didepan kelas hasil diskusi anda Lembar Kerja 2.3 format aktivitas 2 Manfaat Registrasi Nama Kelompok Anggota Hasil Diskusi manfaat melakukan registrasi: Registrasi berasal dari kata registration yang menurut Oxford Dictionary ― The action or process of registering of of being registered”‘ yang dapat diterjemahkan menjadi ―pendaftaran‖. Menurut kamus besar bahasa Indobnesia kata registrasi yang berasal kata register dapat diartikan menjadi ―pendaftaran‖ dan ―pendataan‖ Menurut Gunawijaya dkk (2006: 35) registrasi dibagi dalam dua tahap yaitu tahap pendataan dan pelaksanaan, Tahap pendataan adalah tahap dimana peserta memberikan informasi lengkap mengenai data pribadi serta program acara yang ingin diikuti. Pada tahap pendataan inilah penyelenggara memperoleh informasi lengkap dari setiap peserta serta memberikan perlakuan khusus sehingga setiap peserta memperoleh informasi sesuai kebutuhan masing-masing peserta. Hal-hal yang dilakukan pada tahap pendataan adalah sebagai berikut: (a) Peserta mendapatkan informasi mengenai event sesuai dengan biaya yang telah dibayarkan, baik fasilitas/kegiatan maupun materi event yang akan mereka terima. (b) Peserta yang sudah terdaftar ajkan mendapatkan surat konfirmasi registrasi atatu letter of acceptance (LOA) yang akan dikirimkan melalui email atau fax. (c) Peserta mendapatkan informasi-informasi lain tentang hal-hal yang harus dilakukan sehubungan dengan keikutsertaa peserta yang bersngkutan dalam event tersebut Tahap Pelaksaksanaan, aada tahap pelaksanaan ini, seluruh peserta harus melakukan registrasi ulang, bagi yang sudah terdaftar dan onsite registration bagi yang belummendaftar. 6) Proses registrasi a) Pra Registrasi/regristasi awal Registrasi yang dilakukan sebelum event dilaksanakan. Dimana pra registrasi ini dilakukan untuk mempermudah pendataan dan pengaturan event MICE. Pra registrasi akan mempermudah pendataan karena dengan pra registrasi anda dapat memantau jumlah peserta event yang akan menghadiri event enda, sehingga akan mempermudah dalam penyedian jasa penunjangnya seperti, transportasi, akomodasi atau oenginapan peserta, makanan yang harus dipersiapkan dan jasa layanan lainnya. Untuk event besar dan atau event yang membutuhkan persiapan matang seperti Exhibition dan atau conference disarankan menggunakan pra registrasi. 159 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi 160 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Kegiatan dimana pihak penyelenggara melakukan interaksi dengan calon Pembelajaran 1 peserta untuk pertama kalinya dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh calon peserta mengenai penyelenggaraan event . Tahap-tahap yang dilakukan dalam registrasi awal : (1) Registrasi Online (Online Registration (2) Mempersiapkan Formulir Registrasi Peserta (3) Mempersiapkan Formulir Registrasi Bagi Sponsor (4) Proses Pengiriman Formulir Registrasi Kepada Calon Peserta (5) Proses Pengembalian Formulir Registrasi oleh Calon Peserta Pengisian Formulir Registrasi Calon Peserta, bisa dilakukan secara : (1) Manual registrasi secara manuala adalah registrasi yang masih mengharuskan peserta untuk menulis manual melalu formulir yang di cetak, kemudian dikirimkan bersamaan dengan undangan, flyer, brosur atau informasi lainnya, dikirim dengan menggunakan pos atau di kirim melalui fax atau melalui email. Untuk mencakup pesera yang lebih luas dal lebih banyak para event Organizer sudah melirik online registration maupun menggunakan software tertentu. (2) Registrasi secara online Pesatnya perkemangan teknologi, terutama dibidang internet dan computer pemograman, membuat registrasi untuk suatu event pun lbih mudah dilakukan secara Online. Di bawah ini adalah contoh laman situs internet untuk registrasi secara online 161 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Sumber www.formget.com/forms/conference-registration-form/ Gambar 2.21 form registrasi secara Online disalah satu situs Web Selain dari pada contoh diatas masih banyak situs atau bahkan perangkat lunak yang bisa digunakan untuk registrasi secara online oleh pihak event organizer. Beberapa situs ini sangat mudah digunakan, tampilannya menarik, dan sudah terintegrasi dengan media soasial sehingga semakin terintegrasi unutk mendapatkan peserta yang lebih banyak. Berikut adalah beberapa software online registration yang terkenal menurut captera .com 162 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Top Registration Software Products Pembelajaran 1 Setiap bulannya, ribuan orang atau organizer menggunakan capterra untuk mencari software atau perangkat lunak, yang sering digunakan dalam event . Dibawah ini adalah beberapa perangkat lunak yang sering digunakan oleh event organizer untuk registrasi scara on-line: (a) Etouches Etouches event management, seperti dalam semester sebelumnya telah diulas dalam materi undnagna elektronik, adalah perangkat lunak yang bergerak dibidang oprasional event secara online yang menyeluruh. Setiap kegiatan-kegiatan pentingdalam suatu event yang bisa menggunakan perangkat lunak disiapkan oleh etouches dengan software terbaik yang dimiliknya. Platform yang menggunakan ultibahasa dan menggunakan mata uang yang bermacam dalam metoda pembayarannya etouches menawarkan registrasi, budgeting, project management, speaker/exhibitor/sponsor management, event websites, email pemasaran, applikasi mobile, networking dan berbagai macam kegiatan lainnya. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.22 Logo etouches (b) Xing events Xing event s adalah system registrasi yang mudah digunakan untuk manajement registrasi event profesianal anda. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.23 Logo Xing Events Bab II Merencanakan Proses Registrasi 163 Eventbrite menyediakan biaya-efektif perangkat lunak pendaftaran untuk membantu bisnis mengelola dan mempromosikan acara mereka s online sambil membantu orang menemukan acara s bahwa bahan bakar gairah mereka. Dari barbecue halaman belakang untuk kelas untuk konferensi film terkenal di dunia dan festival musik, acara brite rumah acara s dari segala bentuk dan ukuran. Sebagai salah satu platform pendaftaran pertumbuhan tercepat saat ini, brite acara memberikan teknologi inovatif dan rendah biaya-dan jika acara Anda bebas, . Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.24 Logo eventbrite (d) Event Wizard Event wizard memberikan kendali kepada pembuat acara untuk membuat form registrasi yang bagus dan efektif dalam segi pembiayaan Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.25 logo Event Wizard (e) Event Boost Manajemen pengunjung, dari mulai undangan, registrasi event, konfirmasi, pengingat, check in follow up, statistic dan terintegrasi dengan social media Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.26 logo Event Boost Pembelajaran 1 (c) Event brite 164 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (f) TRS Pembelajaran 1 Alat Online registration -- general admission ticketing, conference registration, volunteer management, dan banyak lagi Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.26 Logo TRS (g) Affinety Solution Perangkat lunak untuk Online registration software and enrollment management system untuk komunitas pendidikan, rekreasi, dan organisai pemuda. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.27 Logo Affinety (h) Yest Event Menu lengkap untuk pelayananan konferensi dan event, Online event report center with attendee, detail registrasi, dan laporan keuangan. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.27 Logo Yest Events Bab II Merencanakan Proses Registrasi 165 Sebuah system registrasi online yang didesain untuk event yang rumit, highvalue corporate dan financial event s. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.27 logo meetmax (j) Boomset Manajemen daftar tamu pencetakan badge di tempat, Attendee Tracking, Lead Retrieval,dan Instant Check-In. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.28 Logo Boomset (k) Activity tree Connect System registrasi yang berdasarkan All-in-one web based registration, SEO website, management software untuk aktivitas provider dan kota menengah menuju ke besar Sumber http://www.capterra.com/ Pembelajaran 1 (i) Meetmax 166 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Gambar 2.29 Logo activity tree connect Pembelajaran 1 (l) Booking bug System online booking yang mudah di siapkan, dan dikelola untuk disesuaikan dengan semua kebutuhan usaha Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.30 Logo Booking Bug (m) Booking Live Salah satu system pemesanan online ternama di Inggris . Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.31 Logo Booking LIve 14) Floktu Floktu adalah solusi tepat untuk pengelolaan Event untuk digunakan dalam membuat websites suatu event yang luarbisaa. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.31 Logo Floktu 15) Akteva Professional web pages with built-in registration, questionnaires, payment processing, and real-time data collection. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.32 Logo Acteva 16) Aardcom Solusi pendaftaran kustom untuk acara perusahaan s, konferensi dan pameran dagang dengan online dan penukaran sistem yang tersedia . Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.33 Logo Aardcom 17) Acuvent Pemasaran event dan regristasi online yang aman untuk perusahaan, pemerintah, asosiasi, badan amal, dan organisasi networking. Sumber http://www.capterra.com/ Gambar 2.34 Logo Acuvent (3) Manfaat yang didapat dari registrasi online (a) Registitrasi online dilakukan tanpa menggunakan kertas (paperless) membuat lebih ramah lingkungan dan bisa menekan biaya untuk kertas. (b) 167 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi Karena tidak berkurangnya penggunaan kertas sehingga mengurangi biaya pencetakan formulir. (c) Mengurangi biaya untuk pengiriman kantor pos dan jasa kurir (d) Dapat mencakup daerah yang lebih luas 168 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (e) Mengidentifikasi mengumpulkan dan memproses kekurangan data Pembelajaran 1 pelanggan dalam waktu tertentu (f) Menawarkan alternative untuk regristasi yang tidak tersedia termasuk opsi waiting list (g) Cara menjawab mengenai biaya dan detail dari acara (h) Merekam data peserta menggunakan teknologi dan system yang (i) Arsipkan dokumen registrasi menurut system atau procedure yang ditentukan (j) Dokumen/format Administrasi finansial untuk pembayaran (k) Meng-up date status finansial dari registerasi secara akurat (l) Menerima, memproses dan merekam setiap permintaan dari peserta untuk amendment dan cancellations. (m) Memberikan detail dari kondisi amendment dan pembatalan kemudian dikenakan biaya pembatalanan dan penjelasan terhadap konsumen Dalam pendataan calon peserta yang sudah melakukan registrasi pihak Organizer melakukan perekaman data peserta registrasi. Perekaman ini bisa di lakukan secara manual dengan software Microsoft excel bisaa atau menggunaka EMS (event Management system) walaupun beberapa EMS untuk perekamana data yang sudah regegistrasi masih harus memasukan datanya secara manual akan tetapi banyak yang sudah terintegrasi dengan system onlinenya. EMS , (Event Management System) sistem penyimpanan data ini lebih kepada para peserta yang sudah mendaftar.cara kerja dari EMS ini adalah sebagai berikut: (1) Perekamana data peserta yang sudah melakukan registrasi baik secara manual maupun online dengan menginput data seperti nama lengkap, nomor telepon/selular nama perusahaan, alamt perusahaan dan nomor telepon perusahaan, dan informasi lain yang dibutuhkan secara manual ke dalam EMS, maka peserta akan merperoleh nomor registrasi. Bab II Merencanakan Proses Registrasi 169 tersebut akan merangkum data yang telah direkam tersebut dan dituangkan ke dalam satu halaman berupa konfirmasi registrasi. Konfirmasi registrasi tersebut dikirimkan ke setiap peserta yang telah mendaftar baik melalui email maupun fax. Konfirmasi registrasi tersebut harus dibawa pada saat acara dan menjadi tanda bukti pada bahwa peserta tersebut pernah mendaftar sebelumnya. Pada konfirmasi registrasi tersebut disertakan nomor registrasi peserta dan penjelasan singkat mengenai sesi-sesi yang telah dipilih untuk dihadiri. (3) Melakukan pengkinian data peserta sehingga bisa memprediksikan kebutuhan yang harus disiapkan. (4) Apabila terdapat perubahan jadwal seperti perubahan pembicara yang akan melakukan presentasi pada saat acara, maka penyelenggara harus menyampaikan informasi tersebut kepada peserta sehingga peserta dapat menentukan apabila peserta terebut ingin dipindahkan ke program lain atau tetap terdaftar sesuai dengan perubahan jadwal. Pemberitahuan tersebut dapat dilakukan melalui email, telepon, maupun fax Sumber Diandra UBM Gambar 2.35 tampilan salah satu system registrasi untuk pendataan peserta/exhibitor Pembelajaran 1 (2) Setelah data tersimpan akan dikirimkan konfirmasi registrasi, maka sistem 170 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Sumber diandra UBM Gambar 2.37 badge peserta langsung tercetak dari data dalam system registrasi sudah menggunakan barcode 7) Pelakanaan Registrasi ulang / re registration) Registrasi ulang ini dilaksanakan pada hari dilaksanakannya event MICE tersebut. Fungsi Registrasi ulang adalah untuk pendataan kehairan, konfirmasi kehadiran juga untuk membagia seminar kits ataupun souvenir. Registrai uolang juuga mencocokan data/nomor registrasi dari pihak peserta dan pelakasana event. Contoh Alur registrasi ulang pada World Ocean Conference 2009 di manado Alur registrasi ulang bagi yang sudah registrasi a) Calon peserta yang pernah mendaftar sebelumnya mendatangi Registration counter WOC symposium dan menunjukkan formulir konfirmasi registrasi petugas memeriksa apakah sudah sama dengan data yang ada data base di program EMS termasuk bukti pembayaran peserta, apabila data tersebut sudah sama dengan yang ada pada panitia yang pernah dikirimkan oleh penyelenggara baik melalui email ataupun fax. Apabila sama dan sudah melakukan pembayaran maka dapat langsung ke bagian delegates kits + bagde Bab II Merencanakan Proses Registrasi 171 registrasi maka akan mendapatkan delegate kit dan tanda pengenal (bagde) sedangkan calon peserta yang sudah mendaftarr tetapi belum melakukan pembayaran diarahkan ke bagian cashier terlebih dahulu untuk melakukan pembayaran kemudian ke bagian delegates kit + badge. Contoh alur diatas diambil dari artikel penelitian MODEL REGISTRASI PADA PELAKSANAAN EVENT WOLRD OCEAN CONFERENCE (WOC) DI MANADO oleh Etty Kongrat, S.E, M.Si Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Jakarta Kampus UI Depok 16425 8) Onsite Registrasi Onsite registrasi adalaha registrasi atau pendaftaran yang dilakukan di tempat pelaksanaan event sesaat sebelum event dilaksanakan. Untuk event tertentu bisa saja diberlakukan onsite registration, seperti event meeting, seminar, pementasan seni budaya dan hiburan. Akan tetapi tidak menutup kemungkinan untuk event besar akan sulit dilakukan karenaakan membutuhkan waktu yang banyak untuk melaksanakan on site registration, terutama untuk event besar seperti exhibition. Alur on site registration ini tidak jauh berbeda dengan registrasi yang lain, dimana peserta diminta untuk endatangi counter registrasi mengisi fomulir dan membereskan pemiayaan setelah itu maka peserta akan diberikan kits dan badge nya. 9) Dokumen/format daftar hadir peserta Procedure dan tenggat waktu untuk memproses dan mengadmisnistrasikan laporan registrasi : a) Mengidentifikasi masalah yang muncul atas informasi dari peserta b) Tindakan untuk menidaklanjuti permasalahan yang muncul atas informasi peserta sesuai dengan prosuder perusahaan dan tanggung jawab individu c) Pemeriksaaan dan finalisasi details registrasi dalam tenggat waktu yang telah ditentukan d) Siapkan dan cetak dokumen peserta sesuai tenggat waktu yang ditentukan e) Pemeriksaan ulang semua dokumen registrasi f) Membuat dan mendistribusikan laporan registrasi dalam format yang telah disetujui. Pembelajaran 1 b) Peserta kebagian delegates kits dengan menunjukkan tanda bukti 172 Pengelolaan MICE 2 SMK XI g) Minimalisasi penggunaan material cetak dan maximalkan penggunaan transmisi Pembelajaran 1 elektronik untuk mengurangi limbah h) Metode pembayaran 10) Metode Pembayaran pada tahap Registrasi Awal: a) Transfer melalui bank sebelum event dimulai (pre registration). b) Pembayaran tunai atau menggunakan credit card pada saat pelaksanaan event (on site registration). c) Klasifikasi jenis pembayaran, yaitu : (1) Pembayaran Normal (2) Registration Fee (3) Discount (4) Registrasi Khusus Pelajar (5) Free Registration Ticket bagi Pihak Sponsor (6) Pembayaran Khusus Exhibitor Tahukah Anda Istilah early bird sering di gunakan dalam penjualan tiket dalam bidang apapun. Early bird dapat diartikan sebagai penjualan diawal dengan menggunakan harga murah atau harga promo, sebelum harga normalnya (publish rate) di keluarkan 2. Rangkuman a. Apa sajakah yang harus dilakukan oleh organizer dalam pendaftaran atau registrasi peserta ini : 1) Menyusun system registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan 2) Mengumumkan atau mempromosikan kepada semua calon peserta dengan system yang sudah disepakati 3) Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta b. Secara tidak langsung format registrasi untuk, meeting, incentive, conference dan exhibition pasti ada sedikit perbedaan 1) Registrasi pada meeting Registrasi pada meeting terdiri dari form (a) Registrasi peserta (b) Registrasi pembicara Bab II Merencanakan Proses Registrasi 173 Form registrasi pada Incentive tour memuat data – data sebagai berikut (a) Informasi mengenai participant (nama, alamat, nomor telepon dan sebagainya) (b) Informasi Tamu (c) Informasi usaha (d) Emergency contact atau kontak yang bisa dihubungi ketika terjadi kejadian emergency (e) Air itinerary (f) Kolom yang digunakan untuk menuliskan itinerary penerbangan peserta, (jadwal, origin dan destination, nomor penerbangan, nama airlines (g) Type pembayaran, menggunakan kartu kredit atau cash (h) Jenis kamar hotel yang diinginkan (i) Kolom special request (j) Kolom unutk mengisi ukuran baju (jika ada pembagian seragam untuk incentive tour) 3) Registrasi pada conference Tidak jauh berbeda dengan form registrasi pada meeting. Form registrasi pada conference memiliki kelengkapan sebagai berikut (a) Nama (b) Nama perusahaan (c) Alamat email (d) Alamat kantor/rumah/perusahaan (e) Pilihan jenis kegiatan yang diikuti beserta pembiayaannya (f) Pilihan untuk oengaturan Tour (g) Pilihan set menu makanan (h) Jenis pembayaran (i) Syarat dan ketentuan yang diberlakukan pada conference ini 4) Registrasi dalam pameran terdiri dari: (a) Registrasi untuk pemesanan booth atau stand (b) Registrasi untuk katalog (c) Registrasi untuk advertisement (d) Registrasi untuk hotel reservation (e) Booth design contractor (f) Furniture rental (g) Electrical requirement (h) Service location plan Pembelajaran 1 2) Registrasi pada incentive 174 Pengelolaan MICE 2 SMK XI (i) Forwarding and logistic agent Pembelajaran 1 (j) Admission badges (k) VIP Buyer Nominaton (l) Parking pass c. Registrasi Proses registrasi bisa dilakukan dengan 2 cara 1) Pra Registrasi Tahap-tahap yang dilakukan dalam registrasi awal : (a) Registrasi Online (Online Registration (b) Mempersiapkan Formulir Registrasi Peserta (c) Mempersiapkan Formulir Registrasi Bagi Sponsor (d) Proses Pengiriman Formulir Registrasi Kepada Calon Peserta (e) Proses Pengembalian Formulir Registrasi oleh Calon Peserta Pengiriman Formulir Registrasi Kepada Calon Peserta (a) Melalui fax (b) Melalui email 2) onsite registrasi Sekarang ini registrasi event dibagi menjadi 2 cara (a) Registrasi manual (b) Registrasi online d. Pesatnya perkemangan teknologi, terutama dibidang internet dan computer pemograman, membuat registrasi untuk suatu event secara manual. e. Top Registration Software Products 1) Etouches 2) Xing event s 3) Event brite 4) Event Wizard 5) Event Boost 6) TRS 7) Affinety Solution 8) Yest Event 9) Meetmax 10) Boomset 11) Activity tree Connect 12) Booking bug 13) Booking Live 14) Enrollware 15) Floktu pun lbih mudah dilakukan Bab II Merencanakan Proses Registrasi 175 17) Aardcom 18) Acuvent 19) Amilia 20) Ardent Giving f. Keuntungan yang didapat dari online registration 1) Mengidentifikasi mengumpulkan dan memproses kekurangan data pelanggan dalam waktu tertentu 2) Menawarkan alternative untuk regristasi yang tidak tersedia termasuk opsi waiting list 3) Cara menjawab mengenai biaya dan detail dari acara 4) Merekam data peserta menggunakan teknologi dan system yang 5) Arsipkan dokumen registrasi menurut system atau procedure yang ditentukan 6) Dokumen/format Administrasi finansial untuk pembayaran 7) Meng-up date status finansial dari registerasi secara akurat 8) Menerima, memproses dan merekam setiap permintaan dari peserta untuk amendment dan cancellations. 9) Memberikan detail dari kondisi amendment dan pembatalan kemudian dikenakan biaya pembatalanan dan penjelasan terhadap konsumen 10) Dokumen/format daftar hadir peserta g. Procedure dan tenggat waktu untuk memproses dan mengadmisnistrasikan laporan registrasi 1) Mengidentifikasi masalah yang muncul atas informasi dari peserta 2) Tindakan untuk menidaklanjuti permasalahan yang muncul atas informasi peserta sesuai dengan prosuder perusahaan dan tanggung jawab individu 3) Pemeriksaaan dan finalisasi details registrasi dalam tenggat waktu yang telah ditentukan 4) Siapkan dan cetak dokumen peserta sesuai tenggat waktu yang ditentukan 5) Pemeriksaan ulang semua dokumen registrasi 6) Membuat dan mendistribusikan laporan registrasi dalam format yang telah disetujui. 7) Minimalisasi penggunaan material cetak dan maximalkan penggunaan transmisi elektronik untuk mengurangi limbah h. Metode pembayaran Metode Pembayaran pada tahap Registrasi Awal: Pembelajaran 1 16) Akteva 176 Pengelolaan MICE 2 SMK XI 1) Transfer melalui bank sebelum event dimulai (pre registration). Pembelajaran 1 2) Pembayaran tunai atau menggunakan credit card pada saat pelaksanaan event (on site registration). i. Klasifikasi jenis pembayaran, yaitu : 1) Pembayaran Normal 2) Registration Fee 2. Discount j. Registrasi Khusus Pelajar 1) Free Registration Ticket bagi Pihak Sponsor 2) Pembayaran Khusus Exhibitor CEPSI Proses 3. Tugas Lakukan secara individu Buatlah 1 formulir registrasi awal untuk suatu event meeting, yang anda rencanakan dan segera dikumpulkan. Lakukan secara berkelompok Buatlah denah lokasi registrasi untuk on-site registration yang cocok untuk event meeting yang anda buat form registrasinya. Gedung yang digunakan bisa gedung pertemuan di daerah anda atau menggunakan venue yang ada disekolah. 4. Penilaian Diri Setelah membaca uraian materi seharusnya anda No Elemen 1 Sudah memahami mengenai form form Registrasi 3 Mudah membaca dan memahami materi dalam pembelajaran 2 4 Sudah Memahami tugas yang diminta untuk didiskusikan Ya Tidak 5. Uji Kompetensi Essai 1. Dalam proses registrasi terdapat istilah onsite, apa yang dimaksud dengan registrasi on – site dan jelaskan perbedaanya dengan registrasi on line ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 2. Apa saja yang jharus ada dalam form registrasi hotel reservation ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 3. Penggunaan internet dewasa ini sangat bermanfaat bagi system registrasi online. Jelaskan apa saja manfaat yang didapat dengan menggunakan system registrasi online. ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 177 Pembelajaran 1 Bab II Merencanakan Proses Registrasi 178 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 PENUTUP PENUTUP Dalam buku pengelolaan MICE bagian kedua, disemester 2 kelas XI ini dibahas mengenai Pengetahuan Industri MICE dan Pembaharuan Informasi dimana pengetahuan industry MICE ini berbicara mengani organisasi MICE secara mendalam dan melihat lapangan pekerjaan yang ada dalam industry MICE. Mengetahui akan lapangan pekerjaan yang ada dapat menetukan perencanaa karir anda dalam menuju Masyarakat Ekonomi ASEAN yang merupakan ISu dan trend terkini, bukan hanya dalam industry MICE tapi dari Seluruh Bidang terutama Pariwisata dan Sumber daya manusia. Isu dan trend yang terjadi sekaang ini bukan hanya Masyarakat ekonomi ASEAN saja akan tetapi perkembangan tenologi yang sangat pesat, gawai gawai yang mulai terjangkau saluran data internet yang sudah mencapai kepelosok negeri membuat sumber inormasi tidak terbantahkan. Tinggal bagaimana kita memanfaatkan pesatnya perkembangan teknologi tersebut. Begitupun perkembangan teknologi dalam bidang lainnya. Isu dan trend terkini dalam industry MICE mulai menonjolkan sustainable evet atau event yang ramah lingkungan banyak istilah mengatakan green event mengenai green event sudah terdapat regulasinya dalam ISO begitu pula dengan jaminan kualitas dalam industry ICE harus ditingkatkan, akreditasi dan sertifikasi menunukan keprofesionalan Industri Mice yang berkembang pesat akhir - akhir ini. Salah satu langkah awal suatu event adalah adanya registrasi atau pendaftaran peserta event. Dimana registrasi ini sangatlah penting untuk pendataan dan meberikan informasi kepada pihak penyelenggara untuk mempersiapkan dengan baik acaranya. Tak luput dari perkembangan teknologi pelaksanaan registrasipun sudah menggunakan online registration dan software serta website yang menyediakan jasa tersebut, mulai dari undangan, registrasi, pemasaran, rekonfirmasi, penjadwalan pengelolan sampah sampai pengelolaan keuangan. Diharapkan buku pengelolaan MICE ke;as XI semester 2 ini bisa menjembatani pembelajaran di kelas berikutya yang akan membahas mengenai tata letak secara menyeluruh dimana terdapat dokumen oprasional dan cara menterjemahkan pedoman oprasional tersebut tersebut dan panduan prosedur persiapan acara. 179 180 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pembelajaran 1 Daftar Pustaka Daftar Pustaka Berridge, Graham. 2007. Event Design and Experience. Oxford: Elsevier Ltd Bowdin, Glenn A.J dkk.2006.Events Management. Oxford. UK: Elsevier Ltd. Conway DG.2009. The Event Manager’s Bible The Complete Guide to Planning and Organising a Voluntary or Public Event. Begbroke, Oxford UK: How to Books Ltd. Colombus, Gene. 2011. The complete guide to carreers in special events, steps toward success. Hoboken NJ: John Wiley & sons, Inc Fadli, Aulia. 2013. Sukses Lewat Bisnis Event Organizer. Jakarta: bounabooks Frost and Sullivan. "The main features within the web event services‖. World Web Event Services Markets – N100-64.2006 Getz, Donald. 2007. Event Studies Theory, reaserchand Policy for Planned Events. Oxford, UK: Elsevier Ltd. Goldblatt, DR. Joe. 2005. Special Events event leadership for a new world 4th Edition. Hoboken NJ: John Wiley & sons, Inc Gurkina, Anastasija. 2013. ―Travel Experience In Hotels For MICE Industry‖. Bachelor‟s Thesis Degree Programme in Tourism 2013 Katzel, Charmaine Tzila. 2007. ―Event Greening: Is This Concept Providing A Serious Patform For Sustainability Best Practice?‖. Thesis. Stellenbosch: University of Stellenbosch. http://scholar.sun.ac.za/handle/10019.1/1900 diakses 14 desember 2014 Krugman, carol dan Rudy R. Wright. 2007. Global Meetings and Exhibitions. Hoboken NJ: John Wiley & sons, Inc Kesrul, M.2004. Meeting, Incentive Trip, Conference, Exhibition, Graha Ilmu Kongrat, Etty. model registrasi pada pelaksanaan event wolrd ocean conference (woc) di manado. Depok. Artikel penelitian Martell, 2008James. The History of Web Conferencing – How the Web Conference Was Born. www.TheHistoryOfNet.com.. www.thehistoryof.net. Diakses (1 juni 2009). 181 182 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Pendit, S Nyoman, 1999. Wisata Konvensi, Potensi Gede Bisnis Besar. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Presbury, Rayka, and Deborah Edwards. 2005. “Incorporating Sustainability In Meetings And Event Management Education”. International Journal of Event Management Research. Volume 1, Number 1:30 – 45. (www.ijemr.org, diakses pada tanggal 18 Agustus 2013). Roberts, Lucy P. .2004History of web conferencing -- multi-function conferencing comes of age.www.web-conferencing-zone.com Diakses (20 mei 2009 ). Rogers, Tony. 2008. Conferences and Convention. Oxford: Elsevier Ltd Silvers, Julia Rutherford. 2004. Professional event coordination. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons Inc. Sheperd, Kerry. 2005. Presnting at Conferences, Seminar and Meetings.London: Sage Publication Ltd Tum, Julia. Dkk. 2006. Management of Event Operation.Oxford: Elsevier Ltd Weisbord, Marvin dan Sandra Janoff. 2007. Don’t Just Do Something, Stand There! Ten Principles for leading meetings that matte.San Francisco: Berrett-Koehler Publisher, Inc Yeoman, Ian. Dkk.2004. Festival and Events Management an International Art and Culture perspective. Oxford, UK: Elsevier Ltd Yoeti, Drs. H. Oka A., 2000 Manajemen WISATA KONVENSI, Jakarta. Penerbit PT. Pertja, Zamsuri, Norol Hamiza; Khairil Wahidin Awang, and Zaiton Samdin.2011. ―Environmental Issues In Meeting, Incentive, Convention and Exhibition (MICE) Tourism Sector‖. Journal. (www.ipedr.com,diakses pada tanggal 19 Agustus 2013). http://download.portalgaruda.org/article.php?article=144352&val=4032 http://www.iaee.com/about/who-we-are/ diunduh tanggal 12 desember 2014 http://www.iccaworld.com/abouticca.cfm diunduh tanggal 12 Desember 2014 http://www.eventmanagerblog.com/10-event-trends-2014 diunduh tanggal 11 November 2014 http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0261517710000233 diunduh tanggal 11 november 2014 http://anditriplea.blogspot.com/2011/05/klasifikasi-hotel.html diunduh tanggal 12 November 2014 http://www.anneahira.com/pengertian-media-cetak.htm diunduh tanggal 12 November 2014 Daftar Pustaka http://www.jayakarta.ac.id/pengertian-seminar/ Diunduh tanggal 5 November 2014 www.iso20121.org www.iso20121certification.eu/ http://www.all-about-theory.blogspot.com/2010/10/pengertian-surat-kabar.html (diakses pada 25 Maret 2013) http://www.blogs.unpad.ac.id/nadiasabrina/?p=23 (diakses pada 25 Maret 2013) http://www.elib.unikom.ac.id/files/disk1/112/jbptunikompp-gdl-s1-2007-wawanyuman-5600bab-ii.doc (diakses pada 25 Maret 2013) http://www.matakristal.com/pengertian-buku/ (diakses pada 25 Maret 2013) https://tulisandila.wordpress.com/2013/02/16/pengertian-surat-kabar/ di akses 14 november 2014 elib.unikom.ac.id/download.php?id=58395 diakses 4 desember 2014 http://bisnis.news.viva.co.id/news/read/512455-destinasi-wisata-mice--ri-kalah-jauh-darisingapura diakses 6 desember 2014 http://poskotanews.com/2014/12/06/menteri-arief-mea-peluang-memajukan-sektor-pariwisata/ diakses 5 desember 2014 http://www.parekraf.go.id/asp/detil.asp?id=2756 di akses 8 november 2014 http://www.bbc.co.uk/indonesia/berita_indonesia/2014/08/140826_pasar_tenaga_kerja_aec 6 november 2014 183 184 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Glosarium accompaniying Person pendamping peserta yang tidak memiliki hak dan kewajiban sebagai peserta aktif dan bisaanya terdiri para isteri, anak, staf dari peserta aktif konvensi agenda daftar subject yang akan dibicarakan daam association sebuah organisasi dibuar oleh beberapa orang dengan tujuan yang sama atau dalam bidang yang sama attendee Perorangan yang ikut berpartisipasi dalam sebuah seminar, conference, trade show, atau meeting alun-alun (Arena/lapangan terbuka - Open space), Halaman/Lapangan Kantor Kabupaten dan lain-lain backdrop Latar belakang panggung yang berisi informasi Judul/Tema Event , Venue, Waktu, Penyelenggara, Sponsor. Misalnya: Backdrop untuk Opening Ceremony Seminar/Pameran, Backdrop panggung seminar, Backdrop panggung hiburan, dsb baliho Media promosi luar ruang sebagai perangkat Visprom (Visitor Promotion), terbuat dari papan/panel/kain/kanvas yang diletakkan berdiri di tempat terbuka dan dapat terlihat/terbaca jelas. Bertuliskan informasi utama, seperti: Judul/Tema/Nama Event , Venue, Waktu, Penyelenggara, Sponsor. bid atau invitasi adalah suatu usaha untuk mengajukan permohonan / penawaran mengundang calon pemrakarsa konvensi agar menyelenggarakan kegiatan konvensinya di negara / tempat pengundang. bid Document adalah dokumen yang berisi permohonan resmi untuk pengajuan suatu penyelenggaraan konvensi yang disusun secara lengkap. both Contractor adalah badan usaha yang menyediakan, menyewakan dan menata peralatan stand pameran dari partisi-partisi berikut dengan tata lampu, meja kursi, serta perlengkapan lain yang dibutuhkan dalam suatu pameran secara profesional breakout session sekumpulan orang dalam sebuah meeting yang lebih besar dan untuk mendiskusikan subjek tertentu budget Financial sheets that provide line items for each potential meeting expense co-Delegate (Delegasi Pembantu) adalah peserta urutan kedua dari peserta utama (delegate) yang memiliki fungsi, tugas, hak dan kewajiban yang sama sebagai peserta aktif dalam penyelenggaraan konvensi convention Bureau suatu wadah / asosiasi dari kumpulan para pengusaha penyedia tempat / venue konvensi di suatu daerah atau negara dan secara resmi dapat menjadi anggota dari International Convention Bureau concurrent sessions beberapa sesi yang dijadwalkan pada waktu yang sama, bisaanya mempunyai topic yang berbeda Glosarium conference pertemuan dari sekelompok orang dengan ketertarikan yang sama untuk berkumpul dan bertukar informasi dan jejaring. conference centers asilitas yang disdesain khusus untuk menyediakan akomodasi dan ruangan rapat bisaanya digunakan untuk perusahaan convention A large assembly of trade or organization members corporate meetings berbgaagai jenis rapat yang diperuntukan bagi karyawan pada suatu perusahaan certified meeting professional (CMP) A professional designation given by the CLC (Convention Liaison CouncilBody of Meeting Associations). complete meeting package (CMP) An all-inclusive per-person price at a conference center concierge Special staff providing special services to facility guests Convention and Visitors' Bureau (CVB) An organization designed to promote a destination and provide services for meetings Decision Maker adalah pejabat eksekutif yang mempunyai wewenang untuk mengambil suatu keputusan terhadap penetapan tempat penyelenggaran konvensi. Delegate (Delegasi) adalah peserta resmi atas undangan dan telah teregistrasi dapat bersifat perorangan atau mengatas namakan perwakilan perusahaan, asosiasi, pemerintah dari dalam maupun luar negeri yang turut serta secara aktif dalam penyelenggaraan konvensi. Destinasi Kawasan tujuan kegiatan Pariwisata Bisnis/MICE. Misalnya: Destinasi Dalam Negeri (Indonesia) Berbagai Kawasan Tujuan Wisata MICE di Bali, Jakarta, Bogor, Tangerang, Bekasi, Sukabumi, Bandung, Surabaya, Medan, Denpasar, P. Batam, Cirebon, Palembang, Menado, Ujung Pandang, Banjarmasin, Lampung, P. Seribu, Anyer, dan sebagainya. Destinasi Luar Negeri (Manca Negara) Berbagai Kawasan Tujuan Wisata MICE di Tokyo, North Carolina, Singapore, Brunai Darussalam, Paris, Koln, Kualalumpur, Riyadh, Sarjah, Brussels, Spanyol, Swiss, Manila, Bangkok, Hongkong, Guang Zhou, India, Cairo dan sebagainya Exhibitor sekelompok orang yang memamerkan hasil karyanya baik berupa produk maupun jasa kepada para delegasi konvensi dengan tujuan komersiil. Fascia Lisplang pada stand, panel tempat dicantumkannya nama perusahaan/peserta pameran Floor Plan Pameran Floor Plan Pameran merupakan suatu visualisasi (gambaran teknis dan skalatis) tata letak stand secara keseluruhan pada sebuah event pameran, di suatu tempat/hall, dalam jangka waktu tertentu fund-raisers Event s held specifically for the purpose of raising funds or capital development 185 186 Pengelolaan MICE 2 SMK XI Gedung Serbaguna (Gd. Serbaguna Senayan, Manggala Wana Bhakti, dsb. Gedung Kesenian/Pertunjukan (Gd. Kesenian Jkt, Sasono Langen Budoyo TMII Jkt, Theatre Tanah Airku TMII Jkt, Balai Sarbini, dsb). Hanging Banner : Media promosi dalam ruang, Exprom (Exhibitor Promotion). Digantung di langit-langit bangunan/gedung. Dikenal sebagai Banner/bendera gantung atau spanduk gantung. Host Country adalah negara / daerah yang menjadi tuan rumah penyelenggaraan konvensi. Hotel (Hotel Sari Pan Pacific, Bidakara, Hotel Santika, Hotel Sahid, Hotel, ShangriLa, Hotel Mambruk Anyer, Nusa Dua Beach Hotel, dsb). high season When a facility has highest occupancy and demand housing bureau A service under the aegis of the CVB to provide housing for large groups Improved Stand Stand Standard yang dikembangkan dengan berbagai hiasan dan dekorasi sesuai selera peserta (Tanpa merusak panel, beam dan bagian2 lain dari standard stand). keynoter pembicara yang menjadi atraksi utama incentive meeting A meeting designed to award attendees for performance layout Stand Pameran Layout stand pameran merupakan suatu visualisasi (gambaran teknis & skalatis) penataan sebuah stand pameran. low season ketika fasilitas mengalami occupansi yang rendah (off-season) marking Kegiatan pengukuran dan penentuan titik-titik batas stand untuk suatu event pameran. MOD Manager on duty in a hotel or facility observer pengamat resmi yang telah teregistrasi dalam penyelenggaraan konvensi dan tidak memiliki hak dan kewajiban sebagaimana peserta aktif (bisaanya berasal dari unsur perwakilan negara, asosiasi). official Programme susunan acara kegiatan resmi yang dapat diikuti oleh delegasi dan co delegasi secara keseluruhan sedangkan pendamping / pengikut / observer hanya dapat mengikuti sebagian acara dari official programme. organizing Committee (OC) adalah Komite / Panitia Penyelenggara yang dibentuk berdasarkan keputusan yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki kemampuan sesuai overflow situasi di hotel yang timbul akibat pola sold out panel discussion dua atau lebih pembicara, yang berdiskusi mengenai suatu isu, duduk di skursi menghadap penonton plenary session sesi utama dari suatu conference dengan pembicara atau beberapa pembicara Glosarium poster session Participants submitting their work on preset poster sizes for display on corkboards in an exhibit area or other designated area during a meeting Pre & Post Conference Tour penyelenggaraan perjalanan wisata khusus yang diperuntukan bagi delegasi konvensi yang diadakan sebelum atau sesudah konvensi. Professional Convention Organizer (PCO) usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran yang telah mendapatkan lisensi untuk merencanakan, mengorganisir suatu kegiatan MICE serta dan memberikan jasa pelayanan bagi para pelaku dalam kegiatan tersebut. Professional Exhibition Organizer (PEO) badan usaha yang bertugas merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara profesional. panel A group of speakers guided by a moderator for a presentation Q&A Question and answer sesi Tanya jawab. RFP A request for proposal sales meeting A meeting of sales and marketing personnel; may be for product introduction or assessment of sales. shoulder season musim yang tidak terlalu ramai dan tidak terlalu sepi bisaanya diantara low season dan peak season site inspection An inspection of the facility prior to booking Sales Kit/Marketing Kit Perangkat penjualan sebagai bahan/materi pegangan dalam menjual/memasarkan kegiatan MICE Special Design Stand Stand yang dibangun dengan desain khusus dengan ukuran yang beragam namun tetap sesuai dengan kapasitas ruangan/lahan, misalnya : Tinggi bangunan maks 6 m, bersifat siap pasang (knock down system). Social Event acara kegiatan sosial yang diberikan kepada para delegasi konvensi beserta pendamping berupa pertemuan selamat datang (welcome party), malam kesenian serta acara khusus bagi para wanita (ladies programme). Sponsor Ship badan hukum, asosiasi, sekelompok orang atau organisasi, anggota masyarakat afiliasi, perusahaan, badan usaha swasta / pemerintah, instansi pemerintah atau dermawan perorangan yang memberikan kontribusinya berupa dukungan materiil budgetair atau non budgetair dalam masalah pendanaan penyelenggaraan konvensi (bisaanya memuat suatu kompensasi imbalan dari penyelenggara). spouse adalah isteri para peserta aktif yang turut mendampingi dalam kegiatan konvensi standard Stand Stand Pameran dengan bentuk standard/asli, terdiri dari beberapa unit system yang seragam dalam satu baris, dibatasi oleh koridor di satu sisi, per-unit 187 188 Pengelolaan MICE 2 SMK XI berukuran 3 X 3 m atau 10 X 10 feet (1 foot = 30,479 cm = 31 cm), tinggi bagian belakang tidak boleh lebih dari 8 feet = 2,5 m. Sudah termasuk fasilitas, seperti: 1 buah meja, 2 buah kursi lipat, karpet. 2 buah lampu TL @ 40 watt, tempat sampah, dan nama perusahaan atau peserta, bahkan juga dapat termasuk tanaman hias. steering Committee (SC) Komite / Panitia Pengarah yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki kredibilitas tertentu yang ditunjuk dan diangkat berdasarkan keputusan yang mempunyai tugas memberikan pengarahan tentang konsep/pola/bentuk penyelenggaraan konvensi.dengan kriteria yang dibutuhkan dalam rincian kegiatan dengan tugas merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan kegiatan konvensi technical Meeting Pertemuan yang diselenggarakan oleh organizer pameran, 2 atau 3 minggu menjelang pameran dengan mengundang para peserta pameran, hall owner, stand contractor dan pihak-pihak penting yang terkait. Pertemuan itu dimaksudkan untuk memberikan penjelasan hal-hal yang bersifat teknis mengenai event /pameran tersebut. Bisaanya dijelaskan mengenai Manual Pameran/TataTertib Pameran, antara lain: Pengiriman barang, pembangunan stand, pemasukan barang, kebersihan, keamanan, pemasangan listrik, pesanan tambahan, undangan upacara pembukaan (opening ceremony), dan lain-lain. teleconference meeting atau pertemuan yang dilakukan secara jarakk jauh dimana para peserta tidak disatu lokasi bisa jadi di luar negeri training session An intensive learning experience with specific goals technical Visit acara resmi mengunjungi obyek yang bersifat tehnis yang ada hubungannya dengan tema pokok penyelenggaraan konvensi. timeline A list and guide with specific target dates for execution of meeting tasks umbul-umbul Media promosi luar ruang, Exprom & Visprom. Berupa bendera vertikal bertiang. Bertuliskan informasi utama, seperti: Judul/Tema Event , Venue, Waktu, Penyelenggara, Sponsor supplier Wisata Konvensi adalah suatu badan hukum atau usaha konvensi perorangan atau sekelompok orang yang menyediakan sarana wisata konvensi maupun jasa berupa venue, akomodasi, fasilitas dan sarana hiburan, perjalanan, rekreasi dan souvenir venue : Tempat/lokasi di selenggarakannya suatu kegiatan MICE (pameran, konvensi, seminar, launching, hiburan, kompetisi O.R., dsb). Jenis Venue: Pusat Konvensi/Pameran atau Balai Sidang (Balai Sidang Jakarta/JCC, Jogja Expo Center/JEC, Bali International Convention Center/BICC, Sumatera Promotion Centre/SPC-Batam), Balai Kota, Balai Pertemuan (Balai Kartini), Balai Rakyat. Gedung. Pusat Niaga (Pusat Niaga/Trade Mart – APRJ, Basement WTCJakarta,WTC-Surabaya. Pekan Raya (Arena Pekan Raya Jakarta / Jakarta Glosarium International Expo. Kapal Pesiar (Star Cruise, Quick Silver Cruise, Super Star Leo Cruise, Ombak Putih Cruise, dsb) VVIP Very Very Importan Person pejabat penting dari pemerintah, asosiasi yang mempunyai hak previlage / kehormatan dalam penyelenggaraan konvensi VIP very important person Workshop hapir sama dengan training session bisaanya untuk mengembangkan skill atau keterampilan yang sudh dimiliki 189