CONTADOR PÚBLICO — CDR
materia
Informática Aplicada
INF · PRIMER CUATRIMESTRE
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web y redes
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Índice
Bienvenida
4
Propósito
4
Competencias
4
Objetivos
5
Contenidos mínimos
6
Contenidos
6
Bibliografía
7
Mapa Conceptual
8
Planificación
9
Metodología
9
Evaluación
10
Módulos
›
›
›
›
›
›
Módulo 1
Módulo 2
Módulo 3
Módulo 4
Módulo 5
Módulo 6
11
24
44
84
117
154
Referencias
❶ Lectura Obligatoria (disponible en ANEXO)
① Lectura Complementaria (disponible en plataforma)
Impresión total del documento 220 páginas
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Bienvenida
Bienvenidos a la materia:
"Informática aplicada"
Los invitamos a ver el siguiente video del docente:
Propósito
En la actual sociedad del conocimiento, las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) juegan un rol preponderante en la creación, tratamiento, gestión, almacenamiento, transmisión y recepción de información y mensajes, insumos indispensables
para la toma de decisión en las organizaciones.
Desde esta perspectiva, la asignatura Informática Aplicada, de tipo herramental, aporta
elementos concretos de la disciplina informática para la generación de información de
calidad y, en consecuencia, facilitar y agilizar las tareas propias del Contador.
A través de esta asignatura se presenta a los alumnos una visión general de los componentes de un computador y su funcionamiento. Se dedica especial atención a la adquisición de destrezas para la utilización de un sistema operativo gráfico y de habilidades para
el manejo de procesadores de textos, planillas de cálculos y presentaciones. También, se
aporta conocimientos para el uso de los servicios de Internet con énfasis en la búsqueda
criteriosa de información.
La materia se enfoca a la transferencia de conocimientos informáticos al ámbito profesional del Contador, reconociendo las ventajas que los mismos brindan para potenciar
los procesos productivos.
También, concientiza sobre problemáticas específicas de las TIC: necesidades de actualización permanente, renovación de versiones de software, seguridad, privacidad, propiedad
intelectual y delitos informáticos, entre otras.
Competencias
Tecnológicas
Gestión de la información en ecosistemas complejos: ser capaz de buscar, obtener,
evaluar, organizar y compartir información, empleando recursos que ofrece Internet
y sus buscadores para acceder a datos originales.
Manejo de software/aplicaciones, herramientas técnicas y tecnológicas propias de
la profesión: saber emplear los recursos que proporcionan las tecnologías en su
disciplina, aplicándolos de modo que mejoren los resultados.
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Transversales
Análisis crítico: saber identificar los distintos aspectos y aristas que componen un
fenómeno, para expresar juicios evaluativos basados en criterios fundamentados,
que tomen en cuenta aspectos del contexto.
Autonomía para el aprendizaje continuo: desarrollar habilidad para detectar tendencias y necesidades del entorno a los fines de buscar e incorporar nuevos conocimientos y saberes, más allá de los que se le presentan.
Gestión de la información en ecosistemas complejos: ser capaz de buscar, obtener,
evaluar, organizar y compartir información, empleando recursos que ofrece Internet
y sus buscadores para acceder a datos originales.
Objetivos
Cognitivos (Saber)
› Conocer la terminología y problemática básica de funcionamiento de las computadoras
a los fines de operarlas profesionalmente.
› Comprender la lógica propia de los productos software bajo un entorno gráfico para
mejorar la eficiencia de su utilización.
› Entender los principios básicos de organización de las redes de información para
emplearlas reflexiva y críticamente.
Procedimentales/Instrumentales (Saber Hacer)
› Operar apropiadamente las especificidades de los distintos comandos de cada aplicación software estudiada para mejorar la eficiencia de su utilización.
› Emplear procedimientos en la búsqueda de información y para analizar los resultados
de las mismas a los fines de mejorar sus índices de veracidad y credibilidad.
Actitudinales (Ser)
› Asumir un rol activo en el proceso de aprendizaje que le facilite la formación continua
en TIC.
› Valorar la dimensión ética en el uso (productor/consumidor) de las redes de información para reducir los impactos negativo de las mismas.
› Desarrollar la autonomía y el juicio crítico para encarar las nuevas situaciones que las
TIC generan.
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Contenidos mínimos
Componentes básicos de un computador. Sistema operativo de entorno gráfico. Herramientas y software de aplicación general. Internet, correo electrónico, búsqueda y recuperación de información. Base de datos: componentes, principios de funcionamiento y
ciclo de vida. Implementación con herramientas y software de aplicación general. Aspectos tecnológicos de los medios de procesamiento y comunicaciones: utilización de software de base, utilitarios y redes. Evaluación de los sistemas aplicativos. Presentaciones:
elementos, diseño, configuración, animación y botones de acción. Seguridad informática.
Contenidos
Módulo I: Introducción a la informática
Antecedentes históricos. Evolución y generaciones de computadoras: aspectos tecnológicos, económicos y sociales. Tendencias. Utilidad potencial y aplicaciones de las
computadoras.
Hardware. Estructura interna de un computador. Unidad Central de Proceso: memoria
principal, unidad de control, unidad aritmético-lógica. Periféricos: terminales, unidades
de almacenamiento, impresoras, mouse, scanner, otros. Medios de almacenamiento externo: disco, pen drive, CD.
Software. Definición y clasificación. Software de base: sistemas operativos y lenguajes
de programación. Software de aplicación: utilitarios y a medida. Producción de software.
Versiones.
Aplicaciones en las Ciencias Económicas. Campo de acción. Aplicaciones típicas.
Módulo II: Sistema operativo
Concepto básico. Antecedentes y evolución. Sistemas operativos de entornos gráficos:
filosofía de escritorio de trabajo. Aplicaciones y modificaciones del ambiente. Menús,
pestañas, cuadros de diálogo y advertencias. Asistente. Papelera de reciclaje. Manejo de
archivos: almacenamiento lógico y físico de la información. Búsqueda y recuperación.
Módulo III: Redes, comunicaciones e internet
Redes de computadoras. Tipos: características y prestaciones. Estructura física y principios
de funcionamiento.
Internet: antecedentes, filosofía de trabajo. Protocolos TCP/IP. URL y lenguajes. Acceso:
alternativas tecnológicas, proveedores, costos. Servicios.
Word Wide Web: definición, historia, elementos. Estructura de almacenamiento: hipertexto. Página, sitios y portales. Navegadores: características, diferencias, configuración.
Motores de búsqueda: características, utilidad. Búsquedas: por palabra clave y por índices
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o categorías. Refinamiento y búsqueda avanzada. Confiabilidad de la información y propiedad intelectual.
Otros servicios: correo electrónico, conversaciones en línea, transferencia de archivos,
construcciones colectivas, redes sociales, mundos virtuales. Oportunidades y posibilidades de aplicación. Responsabilidades como usuarios.
Privacidad, seguridad, delitos informáticos.
Módulo IV: Procesador de texto
Generalidades. Productos existentes. Comandos básicos de edición: cortar, copiar, pegar.
Formatos: de carácter, de párrafo, de página. Tabulaciones, columnas, viñetas. Encabezado y pie de página. Impresión. Manejo de archivos: crear, abrir, guardar. Inserciones: objetos y textos. Dibujo: formas, líneas, agrupados. Herramientas: ortografía, autocorrección,
control de cambios. Tablas. Combinación de correspondencia. Ayuda.
Módulo V: Presentaciones
Generalidades y principios básicos. Productos existentes. Diapositivas: diseño, edición,
recursos, configuración. Elementos de diseño: plantillas, patrones, objetos, textos, imágenes. Transición y animación. Botones de acción e hipervínculos. Programación: ensayos,
iteraciones, otros. Recomendaciones de utilización.
Módulo VI: Planillas de cálculo
Generalidades. Productos existentes. Comandos básicos: fila, columna, celda activa, rango, hoja y libro. Ingreso de datos. Formato de celdas, filas y columnas. Autoformato. Copia
de formato. Fórmulas: Direcciones de celdas: relativas, absolutas y mixtas. Funciones: fecha y hora, matemáticas, estadísticas, texto, otras. Gráficos estadísticos: tipos, elementos,
inserción y formatos. Impresión: configuración de página. Datos e información. Tipos de
datos. Estructura de almacenamiento: campos, registros y archivos. Bases de datos: definición y ventajas. Formularios. Ordenación. Filtros: automáticos, avanzados, personalizados. Subtotales. Tablas de criterios. Tablas de resultados. Tablas dinámicas.
Bibliografía
Básica:
› MICROSOFT. Excel. Recuperado el 17 de marzo de 2022, de https://tinyurl.com/2u486kep
› MICROSOFT. PowerPoint. Recuperado el 17 de marzo de 2022, de https://tinyurl.com/
mr453n8a
› MICROSOFT Windows. Recuperado el 17 de marzo de 2022, de https://tinyurl.com/3jhnacw4
› MICROSOFT Word. Recuperado el 17 de marzo de 2022, de https://tinyurl.com/
tzpa772p
› NORTON P. (2006). Introducción a la Computación. Ed. Mc Graw Hill. [004 N821i6]
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Mapa Conceptual
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Planificación
Porcentaje estimativo del tiempo que le insumirá el estudio de cada módulo según la
cantidad y complejidad de contenidos y actividades.
MÓDULOS
10%
5%
1
2
20 % 15 %
3
15 %
35%
5
6
4
Representación de porcentajes en semanas
SEMANAS
MÓDULOS
I
II
III
IV
V
VI
1
2
3
Interacción Foro 1
4
5
Primera parte de la Evaluación Integradora
6
7
8
Segunda parte de la Evaluación Integradora
9
Interacción Foro 2
10
11
Tercera parte de la Evaluación Integradora
12
13
14
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Cuarta parte de la Evaluación Integradora
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Forma de trabajo
Bajo la modalidad a distancia se utilizan estrategias educativas innovadoras y la interactividad se sustenta en medios de comunicación basados en las TIC’s, fundamentalmente
a través de la plataforma de educación a distancia – Mi UBP.
En esta plataforma (MI UBP) se encuentran desarrollados los aspectos generales de la
asignatura como: presentación, programa, agenda (plan de cursado), objetivos generales y mapa conceptual, de esta manera el alumno mediante su lectura tiene una visión
macro completa de la asignatura y, además, se desarrollan los contenidos específicos de
cada bloque de unidades que componen el programa de la materia. En este sentido, la
estructura dada a la plataforma propone: videos introductorios que brindan información
de los temas abordados, desarrollo de contenidos y materiales de estudio desarrollados
ad-hoc, objetivos, actividades, situaciones problemáticas y casos que el alumno debe realizar y desarrollar para profundizar el proceso de aprendizaje. Adicionalmente, se desarrollan una serie de clases en video en donde se plantean aspectos teórico-prácticos a fin
de reforzar los contenidos de la asignatura.
La materia, se encuentra desarrollada en la plataforma MIUBP, como se mencionó anteriormente, a la cual tiene acceso el alumno. En dichos contenidos se incluyen toda la parte
teórica, con ejemplos resueltos. Además, luego de cada punto, se presentan actividades a
resolver por el alumno, para que pueda completar su aprendizaje.
El alumno podrá consultar con su tutor, todos los temas y actividades donde se le planteen dudas.
Módulo
Metodología
Instancia de interacción propuesta
Modulo I y II
Debate
de discusión.
Foro 1.
Nombre: Introducción a la Informática. Hardware y Software.
Detalle de la consigna: Los alumnos, deberán realizar una investigación sobre equipos informáticos que se ofrecen en el mercado local, sus componentes y aplicaciones. Ingresar al foro, y discutir sobre las novedades tecnológicas, y las necesidades
para trabajar en la vida profesional y académica.
Módulos III
Debate
de discusión.
Foro 2.
Nombre: Redes, comunicaciones e internet
Detalle de la consigna: Foro de discusión, sobre las ventajas y desventajas de las
redes sociales. Influencia de Internet en las diferentes situaciones de la vida diaria
y profesional.
Actividades
A los fines de promover el logro de los objetivos previstos, y que el alumno pueda fijar los
conocimientos adquiridos, cada módulo de la materia, incluye una serie de actividades,
donde se le presentan diferentes casos para su resolución, sintetizando lo aprendido a
este punto.
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Inclusive, en algunos casos, junto con la actividad, se adjuntan ayudas para la comprensión de las distintas consignas.
Materiales y Recursos
Además de la Bibliografía citada, se publicarán en MiUBP guías didácticas, materiales
audiovisuales (videos, gráficos), sitios web sugeridos, ejercicios y casos resueltos.
Evaluación
La evaluación permitirá proporcionar información suficiente del avance del proceso enseñanza/aprendizaje y del logro de objetivos por parte del estudiante.
Los criterios de evaluación:
a. Transferencia de conceptos a situaciones prácticas, es decir se considerará su capacidad para aplicar los conocimientos adquiridos a situaciones de la realidad profesional.
b. Integración de conocimientos, a partir de la cual se evaluará su capacidad de seleccionar y utilizar las herramientas adecuadas en la resolución de problemas.
c. Manejo fluido de la información, con el fin de evaluar el vocabulario científico y
técnico especifico de la asignatura.
d. Desarrollo de capacidades, habilidades y destrezas, para el planteo y aplicación de
los métodos, normas y criterios adecuados en solución de problemas.
e. Orden, claridad y calidad de las presentaciones escritas.
Regularidad
Una evaluación integradora que consta de cuatro partes, donde se evaluarán todos los
módulos de la materia en forma integral.
Para regularizar la materia, además de dicha evaluación integradora de entrega obligatoria que comprenden actividades de desarrollo teóricas y prácticas, se incluyen también
interacciones propuestas por el docente, incluidas en foros de discusión.
Examen Final
Teórico-Práctico, individual, desarrollado en laboratorio mediante el uso de una Pc.
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Módulo 1
Microobjetivos
› Conocer la evolución histórica de la informática situada en el contexto social con el
fin de comprender la relevancia de la vinculación sociedad-desarrollos tecnológicos.
› Distinguir los distintos componentes de una computadora y reconocer su funcionalidad para encauzar adecuadamente las posibles situaciones que puedan presentarse durante su utilización.
Contenidos
Antes de iniciar el estudio, lo invitamos a ver el video de presentación del módulo.
Introducción a la informática
Nos introducimos en el desarrollo teórico de los contenidos del primer módulo. Abordaremos conceptos acerca de la evolución histórica de la computación, como asimismo
temas relacionados al hardware y software. Los invitamos a iniciar nuestro recorrido por
dichos temas.
¿Qué es una Computadora?
Una computadora es un dispositivo electrónico que admite datos (entrada), y luego los
maneja o procesa para producir resultados
(salida) a modo de información.
La computadora opera bajo el control de un
programa (o conjunto de instrucciones) que
se almacena internamente, en su memoria.
Un sistema de cómputo consta de la computadora y su memoria, los dispositivos -tales como: teclado, disco, monitor, impresora- y
los diversos programas que le permiten realizar su función
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Breve cronología: datos históricos de la evolución tecnológica
300 años A.C., el hombre usó para contar y representar los números, cuerdas con nudos, hileras de piedra, etc. Estos procedimientos
primitivos fueron evolucionando hasta llegar al ábaco chino que
se usó en Europa hasta el siglo XVI y en Oriente hasta más tiempo
En el año 1642 Blas Pascal, siendo muy joven, diseñó la
primera máquina mecánica de calcular.
Pese a que sólo podía sumar y restar, sirvió para que Leibniz,
en 1694, diseñara otra máquina la cual, además de realizar
las operaciones anteriores, multiplicaba, dividía y extraía
raíces cuadradas. Lamentablemente, la falta de técnicas
constructivas propias de la época, dificultó la realización
de este proyecto.
En el siglo XIX el matemático inglés Charles Babbage, confeccionó tablas de logaritmos y mortandad, y proyectó en 1822 una máquina llamada “máquina diferencial” compuesta por un sistema
mecánico de ruedas y ejes que no sólo podía calcular sino también imprimir dichas tablas
Años más tarde, en 1833, se proyectó la llamada “máquina analítica”, que fue el primer
diseño de máquina programable. Podía almacenar en su memoria 1000 números de 50
cifras y registrar la información en tarjetas perforadas. El mecanismo se basaba en alambres que, al atravesar las perforaciones de las tarjetas, ponían en marcha engranajes de la
máquina. La complejidad de los mecanismos hizo fracasar el proyecto. La idea de almacenar la información y trabajar con ella por medio de tarjetas perforadas fue retomada
por el norteamericano Herman Hollerith, quien en 1889 construyó una máquina eléctrica
que podía leer y tabular los datos con cierta velocidad.
En 1937, Howard Aikens tomó la idea de Babbage y
la tecnología de Hollerith para construir una computadora de cinco toneladas de peso, que llamó
“Mark I”. Esta máquina tardaba pocos segundos
en efectuar multiplicaciones. Fue el progreso de la
electrónica lo que marcó el rumbo en el desarrollo
de las computadoras, no sólo en cuanto a la rapidez
del cálculo sino también en sus dimensiones. Estas
máquinas empleaban una gran cantidad de conmutadores mecánicos controlados electrónicamente,
y por esa razón, otros investigadores estaban aplicando la tecnología de tubos al vacío para construir
computadores digitales totalmente electrónicos.
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En 1944, el físico matemático John Von Neumann
desarrolló teóricamente un modelo de computadora
electrónica, donde proponía que los programas fueran almacenados en una memoria en el interior del
equipo. Ese mismo año comenzó la construcción del
ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Calculator)
que entró en funcionamiento al año siguiente para
calcular la trayectoria de proyectiles. Esta máquina muy pronto fue superada, pues la aparición del
transistor reemplazó a la válvula electrónica.
En 1959, se construyeron los circuitos integrados, que eran semiconductores con varios
circuitos electrónicos completos, lo que significó la reducción del tamaño de las piezas y
el aumento considerable de la cantidad de memoria que se puede almacenar en espacios
cada vez más reducidos. En 1990, se construyó el primer procesador óptico o interruptor
en AT&T - Laboratorios de Bell. El procesador emplea pequeños láseres semi-conductores
para llevar información y guardar circuitos ópticos y procesar la información. En 1991, se
llevó a cabo la primera demostración de un interruptor, a partir de la cual se mostró el
movimiento de un átomo.
En 1992, varios microprocesadores nuevos llegaron a estar
disponibles. Éstos mejorarían dramáticamente el desempeño
de computadoras de escritorio. Por ejemplo, los microprocesadores Intel 80486 y Motorola 68040 llegaron a ser la norma
nueva para las PC. Procesadores aparecidos posteriormente,
tales como el Pentium, y el chip Power PC RISC prometieron
aún más ganancias en cuanto al manejo de la energía del
proceso y la rapidez
El desarrollo histórico expuesto acerca de la evolución de la computadora está ampliamente desarrollado en diversos sitios web. Asimismo, puede conocer con mayor detalle los
eventos históricos sobre esta temática consultando otras enciclopedias o libros que estén
a su alcance. Lo invito a que pueda explorar estos temas para ampliar sus conocimientos.
De aquí en más, presentaré descriptivamente los equipos de computación actuales. A
lo largo de la lectura, usted podrá apreciar cómo han cambiado los componentes de las
computadoras desde la época de Babbage.
¿Qué es un sistema informático?
Énfasis
Un sistema informático es la unidad funcional de la Informática a nivel de usuario. A
partir de ella, el operador puede construir asociaciones simbióticas o con distintos grados
de organización o complejidad.
Todos los sistemas de cómputo, hasta las PC de la actualidad, incluyen los siguientes componentes: el elemento humano, el hardware y el software. A continuación, pasaremos a
definir cada uno de ellos.
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a) El elemento humano
Se entiende por elemento humano a cualquier
persona capacitada para realizar el supremo acto
que ninguno de los otros dos elementos puede
llevar a cabo sin su ayuda: encender el computador. Desde el mismo momento en el que la corriente eléctrica nutre los circuitos de la máquina
en virtud de la voluntad del humano, éste se convierte en parte del sistema informático.
b) El hardware
El hardware es el soporte físico del sistema, el equipo en su aspecto mecánico.
Cada uno de los componentes tangibles de un sistema informático, se engloban en este
concepto:
¿Qué es la CPU?
La CPU (su abreviación proviene del inglés:
Central Processing Unit. Su traducción al español:
Unidad Central de Proceso o Procesamiento) constituye el “cerebro” de la computadora, es la unidad
que realiza los cálculos.
La CPU está conectada a la memoria principal
de la máquina por medio de un conjunto de cables llamado bus y se encarga de dos tareas: la
manipulación de los datos según lo solicita el
algoritmo, y la coordinación de los pasos algorítmicos. Así, la CPU obtiene instrucciones de la
memoria principal y las ejecuta, mientras que la ejecución de estas instrucciones hace que
la CPU recupere datos de la memoria principal, los manipule y, posiblemente, devuelva
resultados a la memoria principal para almacenarlos.
Por lo tanto, la CPU consta de dos partes: la unidad aritmética-lógica que contiene los
circuitos encargados de manipular los datos, y la unidad de control, que contiene los
circuitos para coordinar la actividad de la máquina.
Además de la CPU, el hardware incluye los siguientes dispositivos:
› La memoria principal –que también se conoce como memoria de acceso aleatorio o RAM,
por sus siglas en inglés– almacena de forma temporal cualquier programa que se ejecute en la computadora, así como los datos con los que opera.
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› El almacenamiento auxiliar –también conocido como
almacenamiento secundario o almacenamiento
externo–ofrece un lugar donde pueden almacenarse
de manera permanente los datos, y transferirse desde y
hacia la memoria principal.
Los principales tipos de almacenamiento auxiliar que se utilizan en las PCs son: Disco,
CD-ROM, DVD, Pendrive, medios removibles de alta capacidad y unidades de respaldo
de cinta.
› Los dispositivos de entrada aceptan datos de una
fuente externa y los convierte en señales eléctricas,
que se envían a la CPU.
Casi todas las PC tienen como dispositivos de entrada
un teclado y un mouse. También son comunes las palancas de juegos, los digitalizadores y micrófonos.
› Los dispositivos de salida –o dispositivos de
resultados–aceptan señales eléctricas de la
CPU y las convierten en una forma comprensible para el ser humano.
Dispositivos como éstos son el monitor y la
impresora. También los altavoces se consideran de este tipo y son necesarios para poder
oír los sonidos emitidos por la PC.
Cabe aclarar que el almacenamiento auxiliar y el módem se consideran como dispositivos
de entrada/salida.
› El módem es un dispositivo que permite a dos computadoras comunicarse a distancia,
es decir, es un teléfono para computadoras que, en lugar de transmitir voz (que es con
la que se comunican los humanos), transmite bits (lenguajes de las computadoras).
El módem va a permitir convertir nuestra computadora en una terminal de multitud
de computadoras repartidas por todo el mundo ya que conecta, a través de la línea
de teléfono, nuestro despacho con un servidor y éste con todos los usuarios de la red
Internet.
Puertos de comunicación: son dispositivos de conexión, situados en la parte posterior
de la CPU, que sirven para conectar periféricos.
› Normalmente existen tres puertos estándar: COM1, COM2 y LPT1. Los puertos COM
son conectores machos, uno de 9 pines y otro de 25 pines. Su tipo de transmisión es
en serie, con los datos uno detrás de otros. El tipo de transmisión del puerto LPT1 es
en paralelo, ya que permite mayor rapidez y es el elegido para conectar la mayoría de
elementos externos, especialmente la impresora. Es un conector hembra de 25 pines.
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Actualmente, las computadoras vienen equipadas con un nuevo puerto estándar
llamado USB (Universal Serial Bus) que sirve para conectar cualquier tipo de periférico.
La transmisión de datos en este tipo de puertos es mucho mayor que los anteriores y
disponen, además, del reconocimiento automático de cualquier periférico sin necesidad de reiniciar el equipo cada vez que se conecte.
A continuación, le mostraremos gráficamente la relación que existe entre los componentes de un sistema de cómputo.
En esencia: la CPU admite datos de un dispositivo de entrada o un almacenamiento auxiliar,
los almacena temporalmente en la memoria
mientras calcula una respuesta y, por último,
envía el resultado a un dispositivo de salida o
a un almacenamiento auxiliar. Todo esto ocurre
bajo el control del sistema operativo, un programa de cómputo (en realidad, son muchos programas) que vincula los diversos componentes de
hardware. El sistema operativo se almacena en
el disco duro y se carga en la memoria cuando la
computadora se prende. Una vez que está en la memoria, toma el control y administra el
sistema durante la sesión.
› El microprocesador
La PC, al igual que cualquier otra microcomputadora, se caracteriza por el hecho de que
toda su CPU está contenida en un solo chip de silicio conocido como microprocesador.
Énfasis
Por lo tanto, el microprocesador es el cerebro de la PC pero necesita instrucciones para
saber qué hacer, los datos con los cuales trabajar y un lugar para almacenar los resultados
de sus cálculos. Todo esto se lleva a cabo en la memoria, un área de almacenamiento temporal que contiene datos, instrucciones y resultados, y que los lleva hacia y los trae desde
la CPU.
La capacidad de memoria principal de un sistema es muy importante, dado que cuanto
mayor sea, la computadora será capaz de ejecutar programas muy complejos, más programas simultáneos, y mayor cantidad de datos. El aumento de capacidad en la memoria RAM
de una computadora también aumenta la velocidad a la que se ejecutan los programas.
La memoria de una computadora está dividida en celdas de almacenamiento independientes, cada una de las cuales contiene un byte. En las primeras PC, la memoria se medía
en Kb (Kilobytes). En la actualidad, la RAM se mide en Gb (Gigabytes). Un Kb equivale
aproximadamente a mil caracteres, y un Mb a un millón. En realidad, 1 Kb equivale a 1024
bytes mientras que 1 Mb son 1.048.576 bytes. Así, una fotografía que usted recibe vía mail
puede tener un tamaño aproximado de 1Mb; y un documento de 20 páginas escrito en un
procesador de texto como Word, 270 Kb.
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A continuación, puede reparar en las equivalencias antes expuestas:
1 byte
=
8 bits
1 kilobyte (Kb)
=
1024 bytes
1 Megabyte (Mb)
=
1024 Kb
1 Gigabytes (Gb)
=
1024 Mb
1 Terabyte
=
1024 Gb
El microprocesador también lee datos de otro tipo de memoria, también conocida como
ROM (memoria de sólo lectura). Esta memoria se accede sólo cuando la computadora se
enciende, dado que contiene las instrucciones que le indican a la computadora que se
haga un auto chequeo, y que cargue la porción básica del sistema operativo en la memoria.
El contenido de la ROM se establece en la fábrica y no puede ser alterado por programas
de aplicación, de allí el nombre de “Memoria de sólo lectura”.
El tamaño de la memoria de una computadora se refiere sólo a la cantidad de RAM
disponible. No obstante, el contenido de la RAM es volátil y cambia constantemente conforme se ejecutan los distintos programas, o cada vez que un programa se ejecuta con
distintos datos. La RAM también es transitoria, lo que significa que, al apagar la computadora, se borrará el contenido de la memoria.
Hoy en día, los requerimientos mínimos de una computadora serían:
›
›
›
›
Microprocesador: Intel Core ie5 (ie7, ie9), con una velocidad de 3,40 GHz
Memoria RAM: 8 Gb
Disco Duro Magnético: 1 Tb
Sistema Operativo: Microsoft Windows 10 para 32 o 64 bits
Si deseara saber más sobre las características de los equipos de última generación, le
sugiero indague en Internet en sitios tales como: http://www.dell.com.ar/
Recursos
c) Software
Énfasis
El sistema de cómputo más potente es inútil sin el software apropiado. De hecho, la disponibilidad de software es la que justifica la adquisición del hardware, y la que dicta la
forma en la que será utilizada la computadora.
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El equipo por sí solo no sirve porque, sin programas para controlarlo, no hace mucho más
que ocupar espacio. En consecuencia, los programas intangibles denominados software
son tan importantes como el hardware.
Un programa es la “lógica intangible”, normalmente expresada como una secuencia de
instrucciones, que sigue una máquina para efectuar una tarea. Por ejemplo, decimos que
un programa ordena una lista de nombres, cuando en realidad la máquina es la que
ordena la lista al ejecutar el programa.
El software está dividido ampliamente en dos
clases, software de sistema (que consta del sistema
operativo y sus programas de apoyo) y software
de aplicación. Lo maravilloso del software de aplicación es que también se utiliza para explorar
Internet, preparar un pronóstico financiero de
largo alcance, componer música o jugar, con tan
sólo ejecutar otro programa de aplicación.
El sistema operativo para PC se ha mejorado en forma continua. Aparece nuevo hardware,
se generan nuevas versiones del sistema operativo para aprovechar su rendimiento. Cada
mejora en el hardware trae consigo nuevos y mejores sistemas operativos que, a su vez,
requieren de hardware más potente y con mayores capacidades de almacenamiento.
Desde que se enciende el computador comienza automáticamente a ejecutarse un
programa llamado sistema operativo, el cual acepta entradas del teclado y el mouse de
la computadora y las compara con los mandatos que debe obedecer en virtud de su
propio diseño.
Un mandato podría ser: ejecutar un programa de aplicación (como una hoja de cálculo,
un procesador de textos o un sistema de base de datos) o realizar una tarea como dar
formato a un nuevo disco flexible o copiar información de un disco a otro). Si el sistema
operativo percibe que las entradas constituyen un mandato permitido, efectúa la acción
solicitada; si no, envía una respuesta apropiada a la pantalla del monitor y sigue esperando
otros mandatos.
No obstante, los programas de aplicación dependen del sistema operativo, un programa
que vincula los componentes de hardware entre sí.
Acerca del Lenguaje de Programación
Si bien no nos explayaremos ampliamente sobre este tema, no quisiéramos cerrar la
exposición sin una breve referencia a la definición del lenguaje de programación.
Así, antes de que un computador pueda ejecutar una tarea, debe programársela para que
lo haga colocando en la memoria principal un algoritmo apropiado, expresado en lenguaje de máquina.
Contador Público | Informática Aplicada
19
Sin embargo, por regla general, el término lenguaje se usa para referirse a la multitud de
paquetes de software que permiten a los usuarios diseñar los programas para diferentes
aplicaciones en un lenguaje fácil de utilizar sin necesidad de tener conocimientos técnicos,
como Java, C++, Visual Basic, etc.
Para más información acerca del presente tema lo invitamos a remitirse a la bibliografía
complementaria.
Lectura
complementaria
Actividad
Damos por concluida aquí la presentación teórica de este primer módulo. Como complemento del mismo, y a modo de poner en práctica los conceptos presentados, usted podrá
trabajar con las actividades 1 a 3. ¡Éxitos!
Módulo 1 | Glosario
Almacenamiento Auxiliar: Medio de almacenamiento permanente, como una unidad
de disco, que guarda instrucciones de programa y datos, incluso después de apagar la
computadora.
Archivo: Documento u otro acopio de información guardado en un disco e identificado
como una unidad mediante un nombre único.
Bit: Significa dígito binario y representa el cero y el uno. Los bits por sí solos no tienen un
significado importante, sí la tienen cuando se combinan para conformar bytes.
Byte: Un byte es igual a ocho bits, y es la unidad con significado más pequeña de la memoria. Computadoras diferentes son capaces de almacenar diferentes tamaños de bytes
o memoria; por ejemplo un gigabyte (Gb).
CD-ROM: Acrónimo en inglés de Disco Compacto de Memoria de Sólo Lectura. Es un disco que almacena información en grandes cantidades, pero que no permite que el usuario escriba en él.
Disco duro: Un disco duro o disco fijo es el dispositivo localizado dentro de la computadora,
y se utiliza para almacenar y acceder datos.
Disco flexible: Dispositivo cuadrado de plástico que se utiliza para almacenar documentos
creados en un programa como Microsoft Word, Excel, etc.
Dispositivo removible de almacenamiento masivo: Éste es otro nombre con el que se
conoce la unidad Zip, un dispositivo interno o externo de almacenamiento que puede
contener hasta 750 Mb de datos; se parece mucho a un disco flexible, pero tiene una gran
capacidad de almacenamiento.
Dispositivos de entrada: Cualquier fuente externa que obtenga información, la cambie
a señales electrónicas y la transfiera a la CPU. El teclado, mouse, joystick, escáner, micrófono, etc.
Contador Público | Informática Aplicada
20
Dispositivos de salida: Estos dispositivos por lo general toman señales electrónicas de
dispositivos de entrada o la CPU y la traducen a la configuración correcta de salida. Los
dispositivos de salidas típicos son los monitores, las impresoras, los altavoces, etc.
DVD: Un DVD es el equivalente a un disco CD-ROM, pero puede almacenar muchos más
datos (hasta 17 Gb).
Memoria Principal: Para todas las computadoras, memoria es otro término utilizado
para definir la memoria de acceso aleatorio o RAM. En resumen, la memoria almacena
programas de computadoras e información de las aplicaciones.
Microcomputadora: Una microcomputadora o PC (computadora personal) sólo permite
el acceso de un usuario a la vez, a diferencia de una minicomputadora, que permite el
acceso de muchos usuarios.
Microprocesador: Un microprocesador es un chip de silicio que contiene la CPU de la PC
o microcomputadora. Por ejemplo, el microprocesador Pentium III de Intel.
Programa: Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Power Point son programas cuyos
lineamientos escritos ayudan a ejecutar las tareas deseadas por los usuarios.
ROM (Memoria de sólo lectura): En todas las computadoras, ésta es la memoria que está
disponible cuando un usuario arranca el equipo; se accede sólo cuando la computadora
se enciende, dado que contiene las instrucciones que le indican a la computadora que se
haga un autochequeo, y que cargue el sistema.
Sistema operativo: Un sistema operativo son los programas que conectan entre sí el
contenido del hardware de la computadora. Este sistema se localiza en el disco duro y se
vuelve parte de la computadora cuando ésta se enciende. Una vez que estos programas
entran en la memoria de la computadora el sistema operativo toma el control durante el
tiempo necesario.
Tipo de archivo: El tipo de archivo permite que los usuarios sepan en qué aplicación se
creó el documento.
Unidad Central de Procesamiento (CPU): La CPU es la parte principal de una computadora, que se encarga de ejecutar las acciones.
Módulo 1 | Actividades
actividad 1
Conceptos básicos
Es una necesidad innegable del nuevo milenio estar actualizado con ciertos conocimientos,
especialmente si se trata de informática.
Es por ello que, a continuación, le proponemos un ejercicio de opción múltiple en el cuál
debe seleccionar la mejor respuesta.
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¡A pensar!
A) ¿Cuántos bytes hay en 1 Kb?
1. 1,240
2. 1,024
3. 1,024,000
B) El tamaño de la memoria de una computadora se refiere a:
1. Su capacidad de disco duro
2. La capacidad de su disco flexible
3. La cantidad de RAM disponible
C) ¿Cuál de las siguientes es una designación de unidad incorrecta?
1. La unidad A de un disco flexible
2. La unidad B de un CD-ROM
3. La unidad C de un disco duro
D) ¿Cuál de las siguientes capacidades va de la mayor a la menor?
1. Kb, Mb, Gb
2. Gb, Mb, Kb
3. Gb, Kb, Mb
E) ¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor la memoria y el disco duro en una
PC que adquirirías hoy?
1. La capacidad de la RAM se mide en Megabytes, la capacidad de un disco duro se mide
en Gigabytes.
2. La capacidad de la RAM se mide en Gigabytes, la capacidad de un disco duro se mide
en Megabytes.
3. La capacidad de la RAM y el disco duro se miden en Gigabytes.
Luego de finalizada la resolución de este ejercicio, puede controlar el desarrollo realizado por
usted, comparando con las claves de corrección disponibles.
cc
actividad 1 | Clave de corrección cc
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Pregunta
Opción
A
2
B
3
C
2
D
2
E
3
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actividad 2
Adquiriendo una nueva computadora
Este año, usted decide cambiar su computadora. Con tal motivo, comienza a recorrer las
casas comerciales de la ciudad en donde le ofrecen PCs de última generación en sus diversos modelos y con sus características peculiares.
Usted adquiere toda la información al respecto, incluso tiene a su disposición varios
presupuestos, pero hay allí elementos de hardware y de software que se diferencian y no
entiende bien por qué. Un poco abrumado por los datos y la falta de herramientas para
decidir la compra, decide preguntarle a su amigo, quien sabe del tema, sobre pautas que
debiera considerar antes de adquirir su PC.
Su amigo le sugiere que, antes de comprar, tendría que responderse preguntas tales como:
1. ¿Cuáles son las características del Microprocesador y la Placa Madre que le ofrecen?
2. ¿Qué memoria RAM y capacidad del disco duro le están sugiriendo?
3. ¿Qué monitor le ofrecen, resolución y tamaño?
4. ¿Qué otro hardware o periférico le incluyen?
5. ¿Qué Sistema Operativo y software de aplicación le instalarían?
Basado en las averiguaciones realizadas, Ud. promete a su amigo pasarle las respuestas
por escrito para que él evalúe con detenimiento acerca del equipo que más le conviene
adquirir.
Registre en un documento de Word, al menos dos presupuestos completos, solicitados en
comercios del área informática, para la compra de una PC que Ud. considere conveniente
para su trabajo profesional o estudio universitario. Incluir todas las características, especificaciones y costos.
actividad 3
Hitos en la evolución informática
Durante el cursado de este módulo, Ud. ha incorporado conceptos respecto a la evolución
de las computadoras. Podríamos decir que el proceso de evolución inició desde el mismo
momento en que el hombre puso los pies sobre esta tierra.
El recorrido histórico presentado en este módulo respecto a dicha evolución ha sido
sintético pero a la vez gráfico, en cuanto remarcó progresos tecnológicos puntuales
sobre los que se dio la evolución tecnológica, la cual fue realizando descubrimientos
constantes y vertiginosos hasta llegar a la computadora actual.
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Algunos de esos nombres fueron los siguientes:
› John Von Neumann - Charles Babbage - Blas Pascal
A continuación, realice la línea de tiempo desde el año 300 A.C aproximadamente, agregando los hechos y descubrimientos más importantes que han sucedido hasta la actualidad en informática. Considere los nombres mencionados anteriormente y agregue todos
los que hagan falta, investigue en internet.
Para realizar esta actividad se le recomienda utilizar Canva (https://bit.ly/3ZBalok)
Recursos
Recomendaciones
Puede mirar un breve video donde se explica cómo compartir el link
del recurso creado:
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Módulo 2
Microobjetivos
› Comprender los principios de organización y funcionamiento de un sistema operativo
de entorno gráfico, con el fin de utilizarlo adecuadamente.
› Utilizar los comandos principales de un sistema operativo de entorno gráfico, para
gestionar eficientemente sus producciones en una computadora.
Contenidos
Antes de iniciar el estudio, lo invitamos a ver el video de presentación del módulo.
Sistemas operativos
Microsoft Windows
Le damos la bienvenida a la lectura del presente
módulo en el que nos ocuparemos de conocer
más acerca de Microsoft Windows, como uno
de los sistemas operativos existentes.
Podemos definir a Microsoft Windows como un programa base indispensable para el funcionamiento de su equipo. En párrafos posteriores, profundizaremos conceptos específicos
de dicho entorno virtual.
Énfasis
Una de las bondades de Windows en general–incluyendo las versiones actuales tales
como Windows 7 (2009), Windows 8 (2012) y Windows 10 (2015)–es que genera en su
computadora un entorno simulador de las condiciones en que usted trabaja en la oficina,
donde gran parte de las actividades se desempeñan sobre un escritorio. La interfaz gráfica
de usuario que le propone esta herramienta, le permite trabajar en forma intuitiva con
sólo apuntar y hacer clic en iconos. Windows significa ventanas en inglés, designación que
muy bien alude a las características de la interfase de este sistema operativo.
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Windows se presenta con forma de ventanas virtuales, las que describiremos en el presente material. También mostraremos cómo ejecutar comandos y proporcionar información mediante distintos elementos en un cuadro de diálogo. Veremos la importancia de
la administración del espacio del disco y los archivos y también proporcionaremos los
conceptos básicos de archivo y carpeta. Asimismo, presentaremos el Explorador de Windows mostrando cómo mover o copiar un archivo de una carpeta a otra. Analizaremos
otras operaciones básicas, como cambiar de nombre y eliminar un archivo. Describiremos
cómo recuperar un archivo eliminado a partir de la Papelera de reciclaje. Finalmente, presentaremos características avanzadas como la compresión de archivos, los accesos directos y la resolución de problemas.
Recursos
Le recomendamos ver el siguiente link con la información sobre las últimas versiones de
Windows, con las novedades y el entorno que presenta:
http://bit.ly/3EXhJT6
La noción escritorio
Como ya lo anticipáramos, Windows genera en su computadora un entorno que simula
las condiciones de un escritorio. En una mesa de trabajo real hay objetos físicos (carpetas,
un diccionario, una calculadora o un teléfono, etc.). En el escritorio de la computadora, los
equivalentes de tales objetos aparecen como iconos (símbolos gráficos). Cada objeto real
tiene atributos (propiedades): tamaño, peso y color. De manera similar, Windows asigna
propiedades a todos los objetos de su escritorio. Y así como puede mover los objetos en un
escritorio real, puede hacer lo propio en el de Windows. En cada área de trabajo se utilizan los mismos iconos para acceder a programas específicos u otras funciones.
Por ejemplo, el ícono Mi PC abre la carpeta Mi PC.
Una breve recorrida por el Sistema
Cómo iniciar la sesión
Por ser un sistema operativo, Windows es autosuficiente, no necesita de ningún programa
auxiliar para su funcionamiento; por lo tanto, al encender la PC aparecerá una pantalla de
presentación.
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Fig 1 El escritorio - botón Inicio-barra de tarea
El botón Inicio, como su nombre lo indica, es donde
usted debe empezar a trabajar; funciona de la misma
manera en Windows 7, 8 o 10. Haga clic en el botón Inicio para ver un menú de programas y otras funciones.
Ahora, observe la figura 1:
No se preocupe si su escritorio es distinto al nuestro. Así como su escritorio real puede estar
organizado en forma distinta al de sus amigos, lo mismo puede pasar con el escritorio de
Windows; lo importante es que reconozca la funcionalidad común de todos los escritorios.
Énfasis
Cada ventana de Windows muestra un programa o una carpeta en uso. A la capacidad de
ejecutar varios programas al mismo tiempo se la conoce como multitarea, y es un gran
beneficio del entorno de Windows. La multitarea le permite ejecutar un procesador de
texto en una ventana, generar una hoja de cálculo en otra, navegar por Internet en una
tercera, etc. Puede trabajar en un programa tanto como lo desee y cambiar a otro con sólo
hacer clic en la ventana correspondiente.
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La barra de tareas que está en la parte inferior del escritorio contiene un botón para cada
ventana abierta; estos botones le permiten pasar de una ventana a otra haciendo clic en
el botón apropiado.
En la parte derecha de la barra de tareas
aparece un área de notificación conocida
como Bandeja del sistema, la cual muestra
la hora y otras funciones, como el control
de volumen. También puede ofrecer información del estado de los dispositivos con
actividades en proceso, como la impresora
o la conexión a Internet
Esta barra nos acompañará durante toda nuestra sesión de Windows, y su función será
la de mostrarnos cada una de las tareas que se encuentren actualmente en ejecución.
Para acceder a cualquiera de las tareas activas simplemente deberá pulsar sobre el botón
correspondiente.
Dicha Barra de Tareas se ajusta automáticamente según el número de aplicaciones activas.
Cuantas más aplicaciones se vayan abriendo, más pequeños serán los botones de la barra.
Para configurar esta barra deberá pulsar el botón derecho del mouse sobre ésta y seleccionar la opción Propiedades.
Cómo mover una ventana y cambiar su tamaño
Para cambiar el tamaño de una ventana, apunte a cualquier borde (el puntero cambiará
a una flecha doble) y arrástrelo en la dirección que desee: hacia el centro para reducir su
tamaño o hacia fuera para aumentarlo. También puede arrastrar una esquina al mismo
tiempo, en lugar de un borde. Para mover una ventana sin modificar su tamaño, arrástrela
desde su barra de título a otro lugar en el escritorio.
Cómo manejar múltiples ventanas (mosaico)
Supongamos que hemos iniciado dos aplicaciones y, en este caso, debemos trabajar con
ambas en conjunto. Nos encontraremos muchas veces ante una situación similar en la
que debemos compartir la pantalla entre dos o más ventanas.
Cada una de las ventanas puede dimensionarse al tamaño más conveniente. Esto lo lograremos si pulsamos sobre alguno de sus vértices y, sin dejar de presionar el botón izquierdo del mouse, arrastramos hacia fuera o hacia adentro.
También podemos reubicar una ventana pulsando sobre la barra azul de los títulos de
la misma y llevándola hacia la nueva ubicación. Pero, con el comando Mosaico, podemos
hacer esto en forma automática.
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El botón derecho del mouse o el Menú Contextual
El botón derecho del mouse cumple muchas
funciones importantes en Windows. Así, cada
vez que pulsemos con el botón derecho sobre algún objeto de la pantalla, se abrirá en ese lugar un
menú llamado menú de contexto o contextual.
Pulsemos con el botón derecho del mouse sobre la barra de tarea. Aparecerá un menú
contextual del que seleccionaremos la opción Mostrar Ventanas en paralelo.
Este último comando dispondrá a las dos aplicaciones en ventanas iguales (de formato
vertical) no superpuestas, sino ubicadas una al costado de la otra.
Si, en cambio, optáramos por Mostrar ventanas apiladas, las ventanas (en formato horizontal) se ubicarían una sobre la otra.
Otra forma de organizar las ventanas es en cascada. Si pulsamos el botón derecho sobre
la barra de tareas accedemos al menú contextual que utilizamos anteriormente, podremos
pulsar sobre Cascada, para superponer las distintas ventanas activas. Veremos la barra de
título de cada una de ellas. Así, será posible seleccionar cualquiera de las mismas pulsando
sobre su segmento visible, como si se tratara de un fichero de tarjetas.
Cómo restaurar la distribución de ventanas anteriores
La distribución en mosaico o cascada nos resultará útil para todos aquellos trabajos en
los que debamos cambiar frecuentemente de aplicación. Si hemos activado estas aplicaciones desde la barra de tareas, al pulsar nuevamente sobre dicha barra con el botón
derecho encontraremos la opción Deshacer mostrar todas las ventanas en.
Pulsando sobre estas opciones restableceremos la distribución anterior de las ventanas.
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Anatomía de una ventana de aplicación
El nombre Windows se debe a que todas las aplicaciones de Windows comparten una
misa interfaz de usuario y tienen una estructura de comandos consistente. Esto significa
que cada aplicación de Windows funciona básicamente de la misma forma, lo que ofrece
una sensación de familiaridad de una aplicación a otra.
La carpeta Mi PC se utiliza para ilustrar la tecnología básica. Esta carpeta se presenta en
cada sistema y su contenido dependerá del hardware de la computadora, así como de la
versión de Windows. (En Windows XP, el contenido se presenta organizado en grupos).
En la parte superior de cada ventana aparece la barra de título, que muestra el nombre de
la carpeta o aplicación. El icono del extremo izquierdo de la barra de título identifica a la
ventana y también proporciona acceso a un menú de control con operaciones relativas a
la ventana, como moverla o cambiar su tamaño. En el ángulo superior derecho, todas las
ventanas disponen de tres controles cuya función es precisamente la de cambiar el modo
de trabajo de la misma.
Botón de pantalla completa (maximizar)
Pulsando este botón la aplicación pasa a ocupar toda el área de la pantalla, a excepción
de la barra de tareas, que siempre quedará a la vista.
Botón de ventana compartida
Cuando una aplicación se encuentra funcionando en modo de pantalla completa, el
botón que vimos antes cambiará por el de ventana compartida. Pulsando este botón
regresaremos la misma al modo ventana.
Botón de minimizar
Cuando necesitemos lugar en el escritorio podremos eliminar momentáneamente las
ventanas que no estemos utilizando al presente con el botón minimizar.
Las aplicaciones correspondientes seguirán cargadas en la memoria y, en el caso de no
estar a la espera de datos del teclado o mouse, seguirán ejecutando normalmente, pero
sin ocupar lugar en la pantalla.
En la barra de tareas permanecerá el icono representativo, que será el medio para restaurarlas en la pantalla.
Pulsando sobre este icono la aplicación correspondiente será restablecida al modo (pantalla completa o ventana) que tenía al momento de ser minimizada.
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Botón de terminar
El botón de la derecha tiene la función de terminar la aplicación. Pulsar este botón equivale (en aplicaciones Windows) a ejecutar el correspondiente comando de terminación del
menú del programa (Fin, Terminar, Salir, etc. Quit en inglés).
En este caso (ocurrirá lo mismo con el comando de terminación) debemos guardar previamente cualquier archivo que hayamos modificado con la aplicación: documento, planilla
de cálculo etc.
La barra de menús aparece inmediatamente debajo de la barra de título, y proporciona
acceso a los menús despegables. En las versiones más nuevas, las aplicaciones presentan
en lugar de la barra de menú, la cinta de opciones, que es el elemento más importante de
todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias
para realizar acciones de la aplicación. Se organiza en pestañas que engloban categorías
lógicas. Para cada pestaña hay una cinta de opciones diferente. La barra de estado, en la
parte inferior de la ventana, muestra información de la ventana como un todo, o acerca
del objeto seleccionado dentro de la ventana.
Cuando el contenido de una ventana no se despliega totalmente en la pantalla, en el
borde derecho (o en el inferior) aparece una barra de desplazamiento vertical (u horizontal);
dicha barra proporciona acceso a las áreas que no pueden verse.
El menú Inicio y los grupos que contiene
Toda vez que necesitemos iniciar una nueva aplicación
pulsaremos el botón Inicio. Al hacerlo se desplegará el
Menú Emergente de Windows. Como ya lo hemos dicho,
por ser este un sistema que soporta múltiples procesos,
no es necesario terminar una aplicación para iniciar otra.
Disponemos aquí de varias opciones que nos permitirán
ingresar a otras tantas funciones importantes del sistema.
A continuación, y con una breve introducción, describiremos brevemente cada una de ellas.
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El Área de la izquierda del Menú Inicio
Ésta es la que más frecuentemente utilizaremos para llegar a cualquiera de las aplicaciones de usuario que necesitamos ejecutar.
En el área superior aparecen programas como Internet
Explorer y Bloc de notas que son aplicaciones de Windows. Esto no significa que sólo podamos ver programas
del propio Sistema Operativo en esta posición, con el
tiempo y el uso de diferentes programas, Windows irá
detectando los últimos programas utilizados y los irá
incluyendo. La forma de personalizar esta zona es hacer
clic con el botón derecho sobre un elemento que no nos
interese y pulsar sobre la opción Quitar de esta lista.
Más abajo, vemos un pequeño triángulo y la opción Todos los programas. Este elemento
nos permite ver los programas que hemos instalado en nuestro equipo. Para desplegar
el menú y visualizarlos sólo debemos dejar el ratón unos segundos sobre esta opción, o
hacer clic. Si tenemos muchos programas, aparecerá una barra de desplazamiento para
que podamos ver la lista completa. Para volver al estado anterior, abajo veremos la misma
pequeña flecha o triángulo y la opción Atrás. Pulsamos en ella o dejamos el cursor unos
instantes sobre la opción y veremos el menú Inicio en su estado original.
El Área de la izquierda del Menú Inicio
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Cómo concluir la sesión de trabajo
Windows utiliza para su trabajo archivos de uso
temporario en los que almacena información intermedia para sus procesos. Asimismo, mantiene datos en la memoria que es necesario almacenar en
el disco rígido antes de dar por concluida la sesión.
Por todas estas razones, antes de apagar la PC debemos indicarle a Windows que concluya su sesión.
Archivos y Carpetas
Un archivo es un conjunto de instrucciones o datos a los que se les ha asignado un nombre
y que se han almacenado en un disco. Hay dos tipos básicos de archivos, los de programa
y los de datos. Un archivo de programa es un archivo ejecutable, por ejemplo: Microsoft
Word y Microsoft Excel. Los documentos y hojas de cálculo que se generan mediante estos programas son archivos de datos. Un archivo de programa puede ejecutarse, dado que
contiene instrucciones que indican a la computadora lo que hay que hacer. Un archivo de
datos sólo puede ejecutarse mediante un programa específico; es decir, los programas se
ejecutan para generar y, en su caso, modificar los archivos asociados.
Todo archivo tiene un nombre que lo identifica en el sistema operativo. El nombre de
archivo puede contener hasta 256 caracteres, y puede incluir espacios y otros signos de
puntuación.
Los archivos se conservan en carpetas para organizar mejor los miles de archivos que
hay en un sistema.
Énfasis
Compresión de archivos
Si usted trabaja con grandes documentos que exceden la capacidad de almacenamiento,
o desea enviar un conjunto de archivos, debe instalar el Programa WinZip de:
› www.winzip.com
para la compresión de archivos, y así poder transportar sus documentos desde un lugar
hacia otro.
Explorador de Windows
El explorador de Windows es un programa que muestra una estructura
jerárquica (árbol) de los dispositivos del sistema.
Desde la misma podremos ejecutar aplicaciones, copiar archivos y directorios, reorganizar
los mismos, y muchas otras tareas que iremos explicando en el módulo.
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Para ingresar al Explorador de Windows: deberá pulsar sobre el botón Inicio. luego, situar
el puntero del mouse sobre Programas y, finalmente, deberá pulsar sobre el elemento
Explorador de Windows.
A continuación, analicemos la jerarquía del panel izquierdo de la ventana del explorador,
destinado a mostrarnos el árbol del sistema. Lo designamos así debido a que los distintos
objetos tienen un tipo de organización semejante a un árbol, es decir, un tronco principal
del que dependen dos o más ramas. Permite visualizar la estructura de carpetas de todos
sus discos simultáneamente, mientras que en la ventana de la derecha aparecerá el contenido de la carpeta seleccionada.
Inicialmente, las carpetas o discos que contienen otras carpetas y no están visibles aparecen
con un signo
a su izquierda. Para expandir el contenido de una carpeta, hay que pulsar
dos veces sobre ésta o una vez sobre el signo . Las carpetas expandidas aparecerán con
el signo a su izquierda. Para contraer las ramas de una carpeta podrá pulsar dos veces
sobre ésta o una sobre el signo , según prefiera.
En la parte superior de las ventanas encontrará una barra de herramientas. Sitúe el puntero
del mouse sobre cualquier herramienta para conocer su utilidad.
Diremos que una carpeta es un compartimiento de la unidad de almacenamiento que
puede contener objetos del sistema. Estos objetos pueden ser archivos, accesos directos
(iconos para ejecutar programas), o bien otras carpetas.
Cada uno de los iconos que aparecen en los paneles del Explorador es un objeto. El sistema
es capaz de reconocer los distintos tipos de objetos, como por ejemplo: archivo de datos,
programas, carpetas, accesos directos a programas, etc.
Cada tipo de objeto tiene sus particularidades pero el manejo básico copiar o mover a
una nueva ubicación es siempre el mismo.
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Personalice el Explorador de Windows
Arrastre horizontalmente la línea vertical que separa los paneles izquierdo y derecho del
Explorador de Windows para aumentar o reducir el tamaño del panel izquierdo. También
puede arrastrar el borde derecho de los diversos encabezados de columna (Nombre,
Tamaño, Tipo y Fecha de Modificación) del panel derecho para aumentar o reducir el
ancho de la columna y ver más o menos información en ella. Haga nuevamente clic en
el encabezado y el orden se invertirá de ascendente a descendente, o viceversa.
Trabajemos con el Explorador
En nuestra tarea frecuentemente necesitaremos mover información de un lugar a otro
dentro de la misma unidad, copiar archivos desde la unidad CD-ROM y desde y hacia
otras unidades de red y almacenamiento.
El Explorador nos permite realizar estas tareas de una manera simple e intuitiva.
Usted se preguntará: ¿por qué crearlas? Porque para mantener los distintos archivos
separados por temas, usuarios, etc. nos será preciso colocarlos en distintas carpetas.
En Windows cada ventana dispone de su propio menú. El menú que posee las ventanas,
en su mayoría, está formado por las siguientes opciones:
1. Botones Adelante y Atrás a.
2. Barra de direcciones.
3. Cuadro de búsqueda.
4. Barra de herramientas. Situada en la segunda línea.
5. Panel de navegación. Ocupa la zona central izquierda
6. Lista de archivos. Es la zona más grande en la parte central derecha.
7. Panel de detalles. Situado en la parte inferior.
También veremos la Barra de menús, ya que a los usuarios de otras versiones de Windows
puede resultarles más familiar utilizarla. Windows 7 mantiene esta barra, pero por defecto
está oculta.
¿Cómo crear una carpeta?
1. Cuando quiera crear una nueva carpeta, primero deberá situarse dentro de la carpeta
donde quiera añadirla (para ello pulse dos veces sobre el icono Mi PC, luego pulse dos
veces sobre la unidad donde quiera crear la carpeta y, finalmente, deberá acceder a las
distintas carpetas del disco hasta situarse dentro de la apropiada).
Contador Público | Informática Aplicada
35
2. Cuando esté situado en la carpeta apropiada, pulse el botón derecho del mouse, y
seleccione la opción Nueva Carpeta.
3. Cuando aparezca la nueva carpeta sobre la ventana podrá asignarle un nombre.
Por defecto, Windows la denominará Nueva carpeta, para utilizar este nombre simplemente deberá pulsar la tecla Enter. En caso contrario, deberá escribir el nuevo
nombre de la carpeta.
¿Cómo copiar objetos?
Una vez seleccionado el o los objetos o carpetas, podremos copiarlos mediante el Portapapeles (no confundir con Papelera de Reciclaje) a otra carpeta o unidad de almacenamiento.
Para ello seguiremos estos pasos:
1. Seleccione el archivo o carpeta. Pulse el botón Copiar del Menú Edición o presione las
teclas Ctrl + C del teclado.
2. Con esta acción hemos colocado los objetos seleccionados en el Portapapeles de Windows. Todas las aplicaciones de Windows, junto con Windows, comparten un área de
almacenamiento temporal llamada Portapapeles, utilizaremos ahora el Portapapeles como un área de almacenamiento temporario que nos permitirá transferir información.
3. Pulsemos el botón Pegar del Menú Edición o las teclas, Ctrl +V del teclado.
¿Cómo mover objetos?
La operación de mover se diferencia de la anterior: no queda una copia de los objetos en
la carpeta original, de modo que efectivamente los objetos sean movidos de una carpeta
a otra.
1. Pulsemos el botón Cortar del Menú Edición o utilizando el teclado con Ctrl +X.
2. Pulsemos el botón Pegar del Menú Edición o, Ctrl +V del teclado.
Tenga en cuenta que puede copiar o mover varias carpetas o archivos a la vez. Para realizar esta operación, simplemente deberá seleccionar los correspondientes iconos manteniendo pulsada la tecla <Ctrl> (como selección de varios objetos alternados) y la tecla
<Shift> (como selección de varios objetos contiguos).
¿Cómo eliminar objetos?
Una vez seleccionado el o los archivos o carpetas, la forma más sencilla de eliminar un
objeto es pulsar la tecla Supr o haciendo clic en el ícono
.
Es reconfortante saber que puede, por lo general, recuperar un archivo eliminado, dado
que éste no se suprime (inicialmente) del disco, sino que se coloca en la Papelera de
Reciclaje, desde donde podrá restaurarlo. Los archivos eliminados desde otro medio de almacenamiento no se envían a la papelera de reciclaje y, por ello, no pueden recuperarse.
Contador Público | Informática Aplicada
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¿Qué es la Papelera de Reciclaje?
Cuando eliminemos un archivo, éste no se borrará realmente del medio
de almacenamiento de la PC (disco rígido). En realidad será enviado a
un depósito llamado Papelera de reciclaje.
Este lugar está representado por un icono que aparece sobre el escritorio
a modo de “cubo de basura” o “basurero”.
Si pulsamos doble clic sobre este icono aparecerá una lista de los archivos que hemos
eliminado.
Podemos, entonces, ubicar el objeto eliminado en dicha lista y podremos recuperarlos
haciendo el movimiento inverso; desde la Papelera a alguna carpeta, o bien con la opción
Restaurar del menú contextual para devolverlos a su carpeta original.
Cambiar el nombre de un objeto
Si pulsamos una vez sobre un objeto de la lista éste quedará seleccionado. Si pulsamos
nuevamente aparecerá un recuadro alrededor del nombre y un cursor titilante al final, lo
que indica que podremos escribir allí un nombre que reemplace al anterior.
El Panel de Control
El Panel de control tiene efecto en cada aspecto de su sistema. Determina la apariencia
de su escritorio y controla el rendimiento del hardware. Por ejemplo, puede modificar la
forma en que se comporta su mouse cambiando la funcionalidad de los botones izquierdo y derecho. Deberá tener cuidado al hacer cambios y comprender la naturaleza de las
nuevas configuraciones antes de establecer alguna.
Un acceso directo es un vínculo a cualquier objeto de su computadora, como un programa,
un archivo, una carpeta, una unidad de disco, una página Web, etc.
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Asistente para búsqueda
Es muy común crear un archivo y, luego, olvidar dónde (es decir en qué carpeta) lo guardó.
O tal vez crear un documento y olvidar su nombre. No obstante, si Ud. recuerda una palabra
o frase, puede utilizar el buscador, que se encuentra a la derecha, indicado con una lupa.
Escriba el nombre del archivo, carpeta, o una palabra clave que recuerde para iniciar la
búsqueda. Observe que le aparecerá una pestaña nueva de Búsqueda, con la cinta de opciones, las cuales le permitirán afinar la búsqueda para encontrar lo deseado.
Puede buscar en su equipo archivos de medios (imágenes, música o vídeo), documentos
(como hoja de cálculo o documentos de Word), o cualquier archivo o carpeta.
En el grupo de opciones Ubicación, podrá seleccionar dónde iniciar la búsqueda. En
el grupo Refinar, podrá ajustar con mayores detalles las consignas de búsqueda, por
ejemplo, buscar cualquier documento en la unidad C que tenga “Windows” como parte de
su nombre y que, además, contenga el nombre “actividad” en algún lugar del documento.
Este ejemplo nos muestra dos capacidades importantes que son: a) permitir la búsqueda
por el nombre del archivo y/o b) por su contenido.
También es posible indicar un criterio expandiendo las opciones de fecha y tamaño. Por
ejemplo, puede realizar la búsqueda de todos los documentos que se modificaron la
semana pasada, el mes pasado, etc. Una vez que haya establecido todos sus criterios de
búsqueda, haga clic en el botón Búsqueda para iniciar el procedimiento. El resultado de
la búsqueda aparecerá en el panel derecho.
Finalizamos aquí la exposición teórica que corresponde al módulo 2. Esperamos que el
contenido le haya sido de fácil lectura y entendimiento. En caso de que se le presentaren
dudas al respecto, sepa que puede comunicarse con nosotros a través de la tutoría.
Para que usted pueda ejercitarse en la temática, lo invitamos a trabajar con las actividades
propuestas.
Actividad
Contador Público | Informática Aplicada
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Módulo 2 | Glosario
Apuntar: Mover el puntero del mouse sobre un elemento de la pantalla sin hacer clic.
Archivo, menú: Este menú es una parte integral de cualquier aplicación de Windows, y
permite que los usuarios abran y guarden documentos en un disco, entre otras cosas.
Barra de desplazamiento: Las barras de desplazamiento vertical y horizontal se encuentran
en cualquier ventana y se utilizan para ver partes no visibles de la misma.
Barra de desplazamiento: Las barras de desplazamiento vertical y horizontal se encuentran en cualquier ventana y se utilizan para ver partes no visibles de la misma.
Barra de herramientas: En cualquier aplicación de Windows, una barra de herramientas
proporciona al usuario botones y opciones para la ejecución rápida de varias tareas, mientras dicho usuario se encuentra trabajando en cada aplicación.
Barra de menús: La barra de menús proporciona a los usuarios acceso a los menús necesarios para ejecutar las tareas en cualquiera de los programas de Microsoft.
Carpeta: En cualquier programa de Microsoft, las carpetas se organizan y almacenan
archivos o documentos, y son componentes clave para el sistema de almacenamiento de
Windows.
Mis documentos: Es una carpeta en la que los usuarios pueden almacenar sus documentos
personales.
Multitareas: La multitarea da a los usuarios la opción de trabajar al mismo tiempo en
tantos programas como deseen.
Papelera de reciclaje: Lugar donde se colocan los archivos eliminados. El usuario puede
restaurar archivos eliminados desde la Papelera de reciclaje, pues ésta los almacena hasta
que se le indica vaciarla.
Portapapeles de Windows: El portapapeles de Windows es un lugar transitorio para las
aplicaciones del sistema, mediante el cual los usuarios pueden mover texto u objetos seleccionando los comandos para cortar, copiar y pegar del Menú Edición.
Programa: Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Power Point son programas cuyos
lineamientos escritos ayudan a ejecutar las tareas deseadas por los usuarios.
Sistema operativo: Un sistema operativo es un conjunto de programas que conectan entre
sí el contenido del hardware de la computadora. Este sistema se localiza en el disco duro
y se vuelve parte de la computadora cuando ésta se enciende. Una vez que estos programas
entran en la memoria de la computadora, el sistema operativo toma el control durante el
tiempo necesario.
Tipo de archivo: El tipo de archivo permite que los usuarios sepan en qué aplicación se
creó el documento.
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Módulo 2 | Actividades
actividad 1
Windows, algunas funciones
Antes de comenzar, sugiero estudiar los conceptos teóricos correspondientes a esta actividad.
A los fines de retener algunas de las funciones de Windows aprendidas luego del estudio
de los contenidos de este módulo, le propongo leer con detenimiento cada consigna que
se presenta a continuación y marcar la mejor respuesta a lo que se pregunta.
1. Una vez presionado el icono o botón Maximizar, ¿qué ícono o botón aparece?
a) El botón Cerrar
b) El botón Minimizar
c) El botón Restaurar
2. ¿Qué ocurre con una ventana que ha sido minimizada?
a) La ventana aún se ve, pero ya no tiene el botón Minimizar
b) La ventana se oculta y queda su botón en la barra de tareas
c) La ventana aún está abierta pero la aplicación se ha quitado de la memoria
3. La Papelera de Reciclaje le permite restaurar un archivo que se ha eliminado de:
a) Unidad A
b) Unidad C
c) Tanto A como B
4. ¿Cuál de las siguientes frases es verdadera?
a) Un signo (o un signo +) junto a una carpeta indica que su contenido está oculto.
b) Un signo (o un signo -) junto a una carpeta indica que su contenido está oculto.
c) Junto a cualquier carpeta expandida aparece un signo .
5. ¿Cómo apaga su computadora?
a) Haciendo clic en el botón Inicio y en el comando Apagar equipo.
b) Haciendo clic en el botón derecho del mouse en el botón Inicio y, luego, haciendo
clic en el botón Apagar equipo.
c) Haciendo clic en el botón Finalizar y en el comando Apagar equipo.
Luego de finalizada la resolución de este ejercicio, puede controlar el desarrollo realizado
por usted, comparando con las claves de corrección dadas.
cc
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actividad 1 | Clave de corrección cc
Pregunta
Opción
1
c
2
b
3
b
4
a
5
a
actividad 2
Organizando carpetas y archivos
Antes de comenzar debe estudiar los conceptos teóricos correspondientes a esta actividad.
a) Durante el cursado de la asignatura Informática, Ud. ha aprendido a utilizar Windows y decide aplicar las bondades de este sistema para ordenar los archivos que
tiene dispersos en su máquina. Además de los relativos a las asignaturas que cursa,
usted tiene también archivos de correspondencia, notas que ha tomado y cartas
personales.
Usted advierte que el sistema de carpetas es el ideal para clasificar todos sus archivos.
De este modo:
¿Cuántas carpetas crearía?
¿Qué nombres le pondría?
¿Crearía carpetas incluidas en otras?
Le sugiero que al responder estas preguntas por escrito, arme una estructura arbolada.
b) En el proceso de crear carpetas y sub-carpetas, usted se equivocó en la escritura de
los nombres de las mismas y tuvo que cambiarlos; también creó carpetas de más y
tuvo que eliminarlas, ¿cómo ejecutó estos dos procesos?
Explique por escrito.
actividad 3
Anticípese al desastre.
Antes de comenzar debe estudiar los conceptos teóricos correspondientes a esta actividad.
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Su compañero de equipo de trabajo, Juan, borra accidentalmente un archivo que lo
trabajó durante un mes y no puede leerlo de su pendrive. La computadora sufrió una
falla de hardware y tampoco tiene acceso al disco duro. Tal desastre le sucede la noche
anterior y dicho trabajo debe ser entregado con urgencia al día siguiente a los 08:00 hs.
Ante tal pérdida, Juan se comunica con usted y le comenta lo sucedido, ante lo que Ud.
responde:
- Ahhh., no te preocupes que yo me anticipé al desastre. Ahora te explico la esencia de una
estrategia de copias de seguridad que implementé, te la voy a pasar por mail.
A tal fin, Ud. desarrolla un escrito de 200 palabras en donde explica a Juan la estrategia
utilizada.
¡Éxito con el informe!
cc
actividad 3 | Clave de corrección cc
La idea es estar preparado para el caso en que se pierdan archivos o cuándo un virus infecte
el sistema. Nos ha pasado y puede ocurrirle a usted, pero puede prepararse para lo inevitable si genera una copia de seguridad antes de que el problema ocurra. La esencia de
una estrategia de copias de seguridad adecuada es decidir de qué archivos hay que hacer
una copia, con qué frecuencia y dónde almacenarla.
Nuestra recomendación es: haga una copia de seguridad de todo lo que tema perder,
hágalo diariamente durante la sesión. Tenga en cuenta que es mucho más importante
hacer una copia de seguridad de sus archivos de datos que de sus programas; a estos últimos siempre los podrá reinstalar desde los discos o CDs originales, o, de ser necesario, ir
a su vendedor por otra copia de aplicación.
Si usted desea mayores recomendaciones sobre la realización de copias de seguridad
consulte a su tutor.
actividad 4
El peligro de la infección de virus
Antes de comenzar le sugiero que busque en distintas fuentes información relevante a
esta actividad.
Un virus infeccioso altera el funcionamiento de su computadora y le despliega un mensaje
molesto en un momento inoportuno. Usted se asusta y utiliza su motor de búsqueda
favorito para investigar sobre el daño ocurrido.
Recuerde que un virus de computadora es un programa activamente infeccioso que se
adjunta a otros programas y altera el funcionamiento de la computadora. Sin embargo,
la mayoría son dañinos, y en el peor de los casos, borran los archivos del disco.
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Ante el colmo del desastre, al día siguiente en su trabajo, consulta a un compañero
experto acerca de las precauciones que debería haber tomado.
Su compañero le sugiere que dé respuesta a estos interrogantes y se los traiga lo antes
posible, a partir de allí seguirán conversando sobre el tema.
1. ¿Cuándo una computadora está sujeta a una infección de virus?
2. ¿Qué precauciones debe tomar usted en su casa?
3. ¿Qué programa antivirus tiene instalado usted en su equipo?
4. ¿Se siente confiado de que su equipo no se infectará si utiliza el mejor antivirus que
adquirió en hace 6 años?
Éxito en su tarea!!!
actividad 5
Iniciativa propia
El jueves pasado David y Paloma, usuarios registrados en un equipo con Windows, necesitaban localizar todos los archivos que contenían la palabra actividad.
Usted los ayudó, ¿podría comentarnos por escrito los pasos que siguieron para encontrar
dichos archivos?
actividad 6
Administración de Carpetas
Vamos a crear un conjunto de carpetas, practicando lo visto en este módulo, y tomaremos
una imagen del árbol para grabarlo en un Documento de Word. Aprenderemos a usar la
tecla de Impr Pant, y el portapapeles.
1. Genere las carpetas de acuerdo al esquema mostrado en la imagen iniciando en la
carpeta “Actividad 6-Modulo 2”.
2. Finalizado el punto 1, coloque en la pantalla, mediante el Explorador de Windows, el
árbol creado de carpetas, de forma que esté bien visible.
3. Presione la tecla Impr Pant, que está a la derecha arriba del teclado. De esta manera
Ud. está guardando la imagen de la pantalla en el portapapeles (memoria).
4. Abra un documento nuevo de Word, y pida Pegar, le debería aparecer la pantalla
donde se pueden ver las carpetas creadas en el punto1.
5. Guarde este documento.
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Módulo 3
Microobjetivos
› Comprender los principios de organización y funcionamiento de Internet, con el fin
maximizar sus potencialidades y minimizar sus inconvenientes.
› Analizar los resultados de las búsquedas a los fines de validar su credibilidad.
› Desarrollar actitud responsable en el uso de las redes para resguardar su huella digital.
› Adquirir habilidad en el uso de las herramientas para potenciar el trabajo colaborativo.
Contenidos
Antes de iniciar el estudio, lo invitamos a ver el video de presentación del módulo.
Redes, comunicaciones e internet
Internet
Una aproximación al tema…
Aunque hoy parezca sorprendente, la época en
que la mayor parte de la información se hallaba
registrada únicamente en medios impresos no es
muy lejana
En ese entonces, la búsqueda de información se realizaba generalmente en forma manual,
a través de catálogos de bibliotecas y/o centros de información, catálogos impresos,
catálogos de librerías, publicaciones periódicas, etc. En algunas ocasiones se recurría a
bases de datos especializadas a través de conexiones con computadoras remotas pero
estos servicios eran prestados por expertos, lo que los volvía muy costosos y extremadamente lentos.
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Sin embargo, en los últimos tiempos la búsqueda, la recuperación y la transmisión de
la información han experimentado vertiginosos cambios. Los avances tecnológicos han
generado nuevos productos y servicios de información basados en métodos y medios
más complejos.
Así, hoy es posible recopilar, procesar, almacenar y recuperar información a una velocidad
y un costo que algunas décadas atrás habría sido inimaginable.
Las bibliotecas, los centros y servicios de información, las editoriales, las librerías y muchas otras organizaciones han comenzado a adaptar y a incorporar sus productos y servicios a la red Internet, que se ha convertido de este modo en una plataforma universal para
la difusión y transmisión de la información.
Se puede decir que, con un impacto semejante al que tuvo para
la humanidad la invención de la imprenta en el siglo XV, la irrupción de Internet ha transformado radicalmente el modo de informarse y comunicarse, así como el de conocer, pensar e incluso
trabajar.
Sin lugar a dudas, Internet es uno de los acontecimientos más importantes de estos
últimos años.
¿Qué es Internet?
Énfasis
Internet es una red de computadoras, o más precisamente es un grupo de redes de computadoras conectadas unas a otras; por este motivo a Internet también se la conoce como
la red de redes.
A través de estas redes circula información. Es justamente esta información la que le da
valor a Internet, junto con la posibilidad de comunicarnos con otras personas.
Las computadoras que conforman Internet son de lo más disímiles y van desde los grandes
equipos pertenecientes a instituciones gubernamentales o privadas, a los más pequeños
de uso particular.
Los importantes avances en materia de telecomunicaciones que se observan diariamente
y el aumento en el uso de las computadoras personales hacen que Internet crezca rápidamente y se convierta poco a poco en parte de nuestra vida cotidiana. Además, con la
evolución constante de esta red de redes, el acceso y la utilización de los servicios que
ofrece se han vuelto cada vez más sencillos.
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¿Cómo conectarse a Internet?
Según el esquema que podemos ver en la imagen, podemos conectarnos a la red a través de
un módem o un router (ya sea vía línea telefónica, cable, teléfono móvil, etc....). A partir
de este momento el protocolo TCP/IP entra en juego, gracias a él nos comunicamos con
nuestro Proveedor de servicios de Internet (ISP) dándole a conocer tu dirección física.
Utilizando TCP/IP, el ISP asigna una dirección IP a su dispositivo (PC, teléfono móvil, etc.)
y en ese momento se le da acceso a la red.
Cuando queremos acceder a una página, proporcionamos un dominio que es traducido en
los Servidores DNS y localizado. Cuando sabemos en qué Servidor Web se encuentra la página que queremos visitar se procede a su descarga y visualización en el navegador del PC.
El usuario selecciona un ISP (Proveedor de servicios de Internet), una empresa u organización
que cuenta con una computadora con un acceso permanente a Internet. Luego elige el
medio de acceso, un módem, un cable por módem o un módem DSL. Un módem es la
interfaz entre una computadora y un teléfono. Convierte las señales digitales de las computadoras en señales analógicas que son transmitidas al sistema telefónico, para luego
volver a convertirlas en señales digitales en su destino.
También, nos podemos conectar a Internet por satélite, es decir, utilizando como medio
de comunicación un satélite que, por lo general se utiliza en zonas rurales donde no llega
el cable o la telefonía; pero la nueva tendencia del nuevo siglo es la comunicación Wi-Fi,
cuya finalidad es la comunicación inalámbrica.
¿Qué puede hacer con Internet?
Las posibilidades que brinda la Red son múltiples. De un modo resumido, se puede decir
que le permite:
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› Comunicarse: Intercambiando mensajes e ideas y estableciendo una comunicación
individual o grupal de forma sencilla, rápida y económica (a través de los servicios de
correo electrónico o e-mail, grupos, foros de discusión). Además, las redes sociales,
que en la actualidad ocupan un lugar muy importante en las relaciones virtuales.
› Informarse: Accediendo a información acerca de los temas más diversos. Internet ofrece
una enorme variedad de información, proveniente de empresas, universidades, bases
de datos, etc. También hay mucho material ofrecido por los mismos usuarios de la Red.
› Realizar transacciones: Concretando operaciones comerciales en menos tiempo y con
mayor comodidad, realizando trámites bancarios y pagos de servicios, comprando y
vendiendo a distancia, etc.
¿Qué tipo de información se puede encontrar en Internet?
La información que se encuentra en Internet es de una variedad tan inmensa que sería
imposible describirla en un listado. Sin embargo, se pueden enumerar algunas áreas a
modo de ilustración:
› Información geográfica
› Información demográfica
› Información científica y tecnológica
› Información bibliográfica
› Información financiera
› Información académica
› Información empresarial
› Información laboral
› Noticias
› Estadísticas
› Congresos, exposiciones, eventos.
› Cultura y arte
› Deportes
› Entretenimientos y juegos
› Negocios
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¿Cuánta información hay en Internet?
Ya hemos visto que la cantidad de información disponible en Internet es enorme. A este
dato, podemos agregar que se encuentra muy poco organizada. De allí que para muchas
personas la tarea de buscar información en la Red resulte una experiencia caótica, tediosa
y desalentadora: ante la abundancia de datos, terminan desorientados y abandonan su
tarea sin éxito.
Veamos esto en un ejemplo. Supongamos que deseamos encontrar información sobre
internet como la red (y todo lo que esté relacionado a este tema) en un motor de búsqueda,
como pueden ser Google o Yahoo (antes de continuar, es oportuno aclarar que se denomina
motores de búsqueda a las herramientas que permiten buscar información en Internet).
Observe la siguiente figura:
En el recuadro, hemos escrito la palabra “internet”.
Como verá, hemos obtenido alrededor de millones de resultados relacionados con dicho
término. Algunos de ellos están relacionados con la tecnología, otros como servicio, etc.
Sin embargo, también encontramos resultados referidos a otros temas que tal vez no estén relacionados a nuestra búsqueda. Es decir, se han obtenido resultados pertinentes
junto a otros que no lo son. Usted puede ingresar a cualquier buscador y realizar esta
operación y se sorprenderá de la cantidad de opciones que encontrará.
Vemos entonces que disponer de más información, a una velocidad que no imaginábamos,
no nos hace necesariamente estar más informados. Es necesario poder encontrar lo que nos
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interesa. Nuestro criterio para buscar información no será entonces la cantidad (“cuanto
más tengo, mejor”), sino la calidad (“cuanto más preciso y reciente sea aquello que encuentro, mejor”).
Para obtener información de calidad en Internet es necesario aprender a buscar, o sea,
precisar, afinar o ajustar nuestra búsqueda y conocer los servicios y el manejo que ofrecen
las distintas herramientas de búsqueda de información. De otro modo, los resultados serán probablemente confusos y desalentadores.
Acerca de los recursos para buscar y recuperar información en Internet
Como hemos visto, buscar información en la Red de redes no es una tarea sencilla y hasta
puede llegar a ser una pérdida de tiempo y dinero si no se sabe llevar a cabo correctamente un proceso de búsqueda.
Para no tener estos inconvenientes, existe una serie de servicios, herramientas y otros recursos
importantes que permiten comunicarse fácilmente y compartir la información disponible en la
Red. Usted los irá conociendo a lo largo de este material, y son los siguientes:
› Servicios de búsqueda y recuperación de información.
› Herramientas de búsqueda de la Web (motores de búsqueda, directorios, metabuscadores).
› Bases de datos.
› Bibliotecas electrónicas.
› Publicaciones periódicas electrónicas.
› Redes y sistemas de información.
Hoy en día los servicios más usados en Internet para la búsqueda y recuperación de
información son World Wide Web, FTP y Telnet, en ese orden.
Existen también otros servicios de uso menos extendido: Gopher y Wais. En la actualidad,
son principalmente empleados en el ámbito universitario y académico, un poco por
tradición y otro poco porque algunos mantienen cierta información no disponible en
la Web.
Estos servicios de búsqueda y recuperación de información en Internet emplean protocolos.
¿Qué son los protocolos?
Los protocolos son conjuntos de reglas para realizar una acción. En el caso de Internet,
sirven para que las computadoras que componen la Red puedan intercambiar mensajes
y comunicarse entre sí.
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Estos protocolos han sido estandarizados y aprobados por la comunidad mundial, representada en el IETF (Internet Engineering Task Force).
En Internet se utilizan varios protocolos, según se use la Red para comunicarse, informarse
o para realizar transacciones. Es decir: los diversos servicios de la red utilizan distintos
protocolos. En algunos casos, el nombre del servicio y el del protocolo es el mismo; en
otros, varía.
Algunos de los protocolos que se utilizan en Internet son los siguientes:
› FTP (File Transfer Protocol) Protocolo de Transferencia de Archivos. Es utilizado en el
servicio de Internet que lleva el mismo nombre.
› HTTP (Hypertext Transport Protocol) Protocolo de transporte de hipertexto. Es el
protocolo utilizado en el servicio World Wide Web, y permite acceder a las llamadas
“páginas web”.
› IP (Internet Protocol) Protocolo de Internet. Indica el formato que llevan los “paquetes”
de información cuando éstos viajan a través de Internet.
› TCP/IP (Protocolo de Control de Transmisión/Protocolo de Internet) Traducido literalmente, son los nombres de los protocolos que especifican cómo se comunican las
computadoras en Internet. Los servicios básicos que proporciona TCP/IP son tres:
transferencia de ficheros, identificadores de usuarios a huéspedes remotos (login) y
correo electrónico. Para que dos o más computadoras u ordenadores se comuniquen
a través de Internet, deben poseer software TCP/IP.
Un protocolo es una serie de convenciones que definen las reglas de una comunicación.
Usted sigue un protocolo cuando consulta a un docente en la tutoría. Por ejemplo: levanta
el teléfono, disca el número, espera ser atendido por la operadora. Ella atiende la llamada.
De forma similar, los equipos emisores y receptores en Internet siguen las reglas de TCP/
IP para asegurar que los datos se transmitan de manera adecuada.
Ahora veremos en qué consiste cada uno de los servicios para la búsqueda y recuperación
de información en Internet: World Wide Web, FTP.
World Wide Web
La World Wide Web (Telaraña de alcance mundial), también
conocida como WWW, W3 o Web, es un servicio basado en
hipertexto que, a través de un conjunto de protocolos que permiten compartir información en Internet, posibilita buscar y
recuperar información en forma interactiva.
Énfasis
La Web posee una forma novedosa de organizar la información existente en Internet a
través de un mecanismo de acceso común y de un uso sencillo. Las tres características
principales de este servicio son: tener estructura de hipertexto, ser multimedia y ser
multiplataforma.
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› Hipertexto: Lo que hace al servicio WWW tan potente es fundamentalmente la idea
de hipertexto: datos que contienen enlaces (links) a otros datos.
› Multimedia: permite el almacenamiento, la administración y la transmisión de datos
en diversos formatos (texto, gráficos, imágenes, sonido, videos e incluso animaciones).
› Multiplataforma: Permite visualizar los documentos de un modo similar en diferentes
entornos o sistemas operativos. De esta manera, computadoras con características
diferentes pueden estar conectadas a la Web.
La información de la Web se organiza en páginas (pages) comunicadas entre sí a través de
enlaces entre los datos. Varias páginas componen un sitio (site), y cada sitio se encuentra
asociado a una dirección electrónica o dirección URL, a través de la cual se lo puede identificar en Internet. Cuando decimos home page o página de inicio nos estamos refiriendo a la
página inicial de un sitio web.
El localizador uniforme de recursos (URL)
La dirección (o ubicación) de un documento aparece en la barra de direcciones y se conoce
como URL (localizador uniforme de recursos), o simplemente como dirección Web. El URL
es el medio principal para navegar por Web, ya que indica la dirección del servidor Web
(computadora) a la que usted ha solicitado un documento. Cambie el URL (haciendo clic
en un vínculo o escribiendo una nueva dirección en la barra de direcciones) y se desplegará
un documento distinto, que posiblemente estará en otro servidor.
Un URL consta de varias partes: el método de acceso, la dirección de Internet del servidor
Web, una ruta opcional de la estructura de directorios (carpetas) del servidor Web que
apunta hacia el documento y, finalmente, el nombre del documento. Algunos URL no incluyen el nombre del documento, en cuyo caso el explorador muestra un documento
predeterminado, al que generalmente se lo conoce como index.html. Cada vez que usted
hace clic en un vínculo de un documento, realmente está introduciendo una nueva dirección con la que se va a conectar.
El formato general de una dirección Web es el siguiente:
Los componentes de la dirección pueden leerse de derecha a izquierda.
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Sin duda la forma más sencilla de acceder a un sitio web es a través de la dirección URL.
Una dirección URL puede allanarle el camino tanto hacia un sitio web, como hacia un
archivo en un directorio ubicado en cualquier máquina de Internet.
Para acceder a un sitio web o a un archivo en particular basta con que usted escriba la dirección URL en el cuadro “Dirección”, “Ubicación”, “Location”, etc. en el navegador que esté
utilizando y luego presione la tecla “Enter”.
Si desea ir al sitio de una compañía y no sabe su dirección Web, puede tratar de adivinarla
utilizando el formato general: www.compania.com, para encontrar www.microsoft.com
por ejemplo. Las letras finales “com” en este ejemplo son el nombre del dominio. Otros
dominios comunes son “gob (o gov”) y “edu”, de gobierno y educación (o ámbitos académicos), respectivamente.
Si usted conoce la dirección URL del sitio web requerido tendrá un gran paso dado en su
búsqueda de información, ya que todo recurso en Internet puede ser ubicado utilizando
la dirección URL.
Los visualizadores o navegadores
Para utilizar el servicio de búsqueda y recuperación de información World Wide Web,
el usuario debe disponer de un cliente (client). El cliente es un programa que debe estar
instalado en la computadora del usuario del servicio y su función es interpretar y recuperar cierta información que se encuentre en algún servidor. Los servidores (servers), por
su parte, son computadoras que atienden muchos clientes simultáneamente, proporcionándoles los servicios solicitados. Cada servidor tiene una dirección electrónica, que se
le debe indicar al cliente para que sepa con qué computadora tiene que establecer la
conexión.
Dada la característica de funcionamiento de la Web, es decir, por un lado el usuario con
su programa/cliente en su computadora y por otro el servidor con el cual el usuario se
conecta para acceder a la información, se dice técnicamente que el servicio Web utiliza
la arquitectura cliente/servidor. Veremos luego que la Web no es el único servicio que
funciona de este modo.
Los programas-clientes de la Web son comúnmente conocidos como “visualizadores” o
“navegadores” (browsers). Para poder trabajar sin inconvenientes, es recomendable que
cumplan, por lo menos, con los siguientes requisitos:
› Facilidad de instalación
› Uso sencillo
› Interpretación de HTML
La información en la Web está disponible mediante páginas web. Estas páginas están escritas internamente en lenguaje HTML. Para transformar ese lenguaje en páginas Web
visibles hace falta un programa, estos programas son los navegadores o browsers (en
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inglés). Son programas complejos que realizan muchas funciones pero desde sus inicios
han sido gratuitos y se pueden descargar de la Web. Los navegadores más utilizados son
Chrome, Internet Explorer (IE) y Firefox. Para Apple el navegador es Safari.
Así se ven las pantallas de navegadores de la Web más populares
Google Chrome:
Mozilla Firefox:
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Los elementos más importantes del visualizador son:
Pestañas: Permiten abrir más de una página web en la misma ventana. Seleccionando
una u otra podrás ir alternándolas de modo que en el área de la página web se muestre
el contenido de aquella que hayas seleccionado. Para permitir identificar el contenido de
cada una de ellas, cada pestaña indica el título y el logo de la web que muestra.
Se pueden abrir páginas web en una pestaña de distintas formas:
Al navegar y hacer clic sobre un enlace es posible que, automáticamente, éste se abra en
una nueva pestaña.
También al navegar puede forzar a que un determinado enlace se abra como una nueva
pestaña. Esto se logra haciendo clic con el botón derecho sobre él seleccionando “Abrir en
una nueva pestaña”. Si dispone de un ratón con botón central o rueda de desplazamiento,
también puede hacer clic sobre el enlace pulsándolos en vez de hacer clic con el habitual
botón izquierdo.
Los dos casos anteriores abren pestañas y muestran contenidos. Es posible abrir una
pestaña nueva en blanco y a continuación introducir la dirección deseada, haciendo clic
en el pequeño recuadro que queda justo a la derecha de la última pestaña. O bien con las
teclas CTRL+T.
Al abrir una nueva pestaña en blanco también tienes la opción de escoger cualquiera de las
páginas que se mostrarán, que son un resumen de las páginas que más visitas. O bien de
abrir las últimas pestañas cerradas o las que abriste en tu última sesión de navegación, etc.
Para cerrar una pestaña hay que hacer clic sobre la cruz que aparece en la parte derecha
de la pestaña.
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Flecha desde el botón “atrás”: Permite volver a la última página visitada. Se lo puede
presionar varias veces, hasta llegar a la primera página en la que se estuvo en esa sesión
de navegación.
Flecha desde el botón “adelante”: permite pasar a la página siguiente, luego de haber
retrocedido. También es posible presionarlo más de una vez.
En Chrome y Firefox se puede fijar una pestaña para que esté siempre visible, basta hacer
clic derecho y elegir Fijar pestaña.
Barra de direcciones: contiene la dirección URL de la página actual y también hace la
función de buscador. Chrome la llama también omnibox.
Las páginas visitadas se almacenan en un historial de modo que, si pretende acceder a
una página que ya había visitado anteriormente, no es necesario que escriba toda la
dirección porque la barra de direcciones tiene dos características que facilitan la tarea:
por un lado, Autocompletar y Sugerencias; y por otro, Lista desplegable.
Una de las herramientas más interesantes es la de Autocompletar y Sugerencias que consiste en teclear las primeras letras de una palabra y así se presenta automáticamente una
lista con las direcciones que el navegador tiene almacenadas y se parecen a esas primeras letras. Si hay alguna que nos interesa basta con hacer clic para seleccionarla.
Cada una de las sugerencias están precedidas por tres iconos distintos, el icono búsqueda
indica que se producirá una búsqueda en Google con las letras en negrita. Si elegimos
uno de los otros dos iconos, iremos directamente a esa página web, sin pasar por el buscador Google, el icono de marcadores indica que proviene de la lista de marcadores
o favoritos, y el icono del historial significa que proviene del historial de las páginas
visitadas previamente.
Los visualizadores permiten conectarse con los diferentes sitios existentes en la Web y
recorrer sus páginas en busca de información, siguiendo el recorrido que se desee.
Esto potencia el funcionamiento de la Web, ya que, como anticipamos, un enlace puede
llevarnos a cualquier tipo de recurso de Internet.
Los visualizadores reconocen y permiten el acceso a todo tipo de datos en diferentes
formatos: texto, gráfico, sonido y video.
Para que una computadora o un programa reconozcan y usen datos que fueron creados
en otra computadora, es preciso que cuente con los protocolos de datos estándar que
hemos visto.
Una vez que, a través del navegador, esté conectado con el servidor de Internet, existen
dos opciones para localizar los sitios o páginas que le interesen. Como ya vimos, la primera
y la más directa y sencilla, es indicarle al navegador la dirección electrónica (URL) del sitio
de su interés.
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Sin embargo, en algunos casos desconocerá la dirección electrónica del sitio que quiera
hallar. Entonces podrá recurrir a la segunda opción, que consiste en la utilización de alguna
de las herramientas de búsqueda y/o recursos de información disponibles en la Web.
Los enlaces
En muchas páginas web observará que ciertas palabras, frases o íconos aparecen marcados
de una forma especial: se trata de los denominados enlaces. Cada enlace está marcado
de alguna forma que lo destaca visualmente: resaltado, subrayado o identificado por un
número. Si sigue el enlace de una palabra, “saltará” a un artículo, documento o definición
sobre un tema relacionado con ella.
Este tipo de documentos que presentan remisiones a través de enlaces o links es lo que
hemos denominado hipertextos.
La ventaja del hipertexto es que los enlaces conducen directamente a otras páginas: ni
siquiera tiene que recordar en qué lugares estuvo y en cuáles no. El visualizador administra el recorrido en forma automática guardando la historia de los sitios visitados por el
usuario. Es decir, almacena “el recorrido de la visita”, facilitando de esta manera el volver
atrás en las páginas, ir hacia adelante, revisar los lugares ya visitados, etc.
A través de la Web también es posible acceder y utilizar otros servicios de la Red que
habilitan, entre otras cosas, a enviar y recibir correo electrónico (e-mail), participar de
un grupo de discusión, conversar con otras personas (chat) e incluso, buscar y recuperar
información (gopher, ftp, telnet, wais). Esto ocurre muchas veces sin que el usuario se dé
cuenta de ello.
¿Qué se puede hacer a partir de la Web?
El servicio Web permite realizar múltiples tareas:
› Compartir información con miles de usuarios de todo el mundo.
› Buscar y recuperar información en forma interactiva.
› Rescatar información relacionada con la que se busca, en forma casi inmediata, a
través de los enlaces.
› Almacenar, administrar y transmitir datos en diferentes formatos: texto, gráficos,
imágenes, sonido, video y animaciones.
› Visualizar documentos en diferentes entornos o sistemas operativos.
Debido a todas las posibilidades que ofrece, se puede decir que la Web es el servicio más
atractivo de búsqueda y recuperación de información en Internet, además de ser el más
utilizado.
Sin lugar a dudas, el servicio Web revolucionó el modo de organizar, presentar y compartir
la información en Internet.
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Veamos ahora otro servicio de Internet: el llamado FTP.
El servicio FTP
FTP File Transfer Protocol / Protocolo de Transferencia de Archivos, es el nombre de un protocolo
y, simultáneamente, de un programa utilizado para la transferencia de archivos en Internet.
FTP permite transferir archivos sin importar dónde está localizada la computadora que
recibe la información, cómo está conectada y si utiliza o no el mismo sistema operativo. El
archivo que se transfiere puede contener cualquier tipo de información –texto, programas
para computadora, bases de datos, sonido, imágenes– y pertenecer a distintos tipos de
organizaciones e instituciones académicas.
FTP también permite enviar información, es decir, colocar información en otra computadora (siempre que ésta lo permita). Este servicio es muy utilizado, por ejemplo, por las
empresas que tienen sucursales alejadas y precisan enviarse grandes cantidades de datos o información entre ellas.
Mundo Virtual
Un mundo virtual es un tipo de comunidad virtual en línea que simula un mundo o entorno artificial inspirado o no en la realidad, en el cual los usuarios pueden interactuar
entre sí a través de personajes o avatares, y usar objetos o bienes virtuales.
Comunidad Virtual
Se denomina comunidad virtual a aquella comunidad cuyos vínculos, interacciones y
relaciones tienen lugar, no en un espacio físico sino en un espacio virtual como Internet.
La idea de las comunidades virtuales surge en 1988 cuando aparece Internet, y en el caso
de comunidades no informáticas mucho más anteriores, a la invención de la mism radio.
La primera comunidad virtual nace en la década de los 70’s, sino hasta los años '90 cuando
se desarrollan de forma exponencial y se convierten en accesibles para el público en
general, todo ello gracias al nacimiento de la World Wide Web (WWW) y la generalización
de herramientas como el correo electrónico, los chats y la mensajería instantánea.
Hoy en día, las comunidades virtuales son una herramienta muy útil desde un punto de
vista empresarial, ya que permiten a las organizaciones mejorar su dinámica de trabajo
interno, las relaciones con sus clientes o incrementar su eficiencia procedimental. En
cuanto a su función social, las comunidades virtuales se han convertido en un lugar en el
que el individuo puede desarrollarse y relacionarse con los demás, actuando así como un
instrumento de socialización y de esparcimiento.
Como hemos visto, en el mundo virtual encontramos:
› Correo electrónico y grupos de correo electrónico
› Grupos de discusión
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› Chat
› Foros de discusión
› Wikis
› Redes sociales (Facebook, Twitter)
› Blog
A continuación, nos abocaremos a los medios de comunicación del nuevo siglo:
Correo electrónico
El correo electrónico (o e-mail, abreviación de electronic mail, en
inglés) conceptualmente es lo mismo que escribir una carta y enviarla mediante el correo postal estándar, pero con un beneficio
significativo: los mensajes de correo electrónico se entregan casi
de forma inmediata.
Todos los sistemas de correo electrónico basados en Windows trabajan básicamente de
la misma forma. Es necesario tener acceso a un servidor de correo (una computadora con
una conexión de red) para enviar y recibir mensajes. También es necesario un programa
de correo electrónico, como Microsoft Outlook, para poder leer y generar los mensajes,
así como para transferirlos desde y hacia el servidor.
Usted puede tener acceso a su buzón de correo mediante un nombre de usuario y una
contraseña. El nombre de usuario lo identifica en el servidor, y la contraseña protege su
cuenta para que no sea usurpada.
Una vez que haya iniciado adecuadamente una sesión, podrá leer su correo. Puede obtenerlo (transferirlo del servidor de correo y almacenarlo en su equipo), o puede dejarlo en
el servidor, en cuyo caso podrá accederlo desde cualquier otra computadora en alguna
otra ocasión. El correo que usted envía se transmite al servidor, desde donde se envía a
través de la red a otra persona en su red local o a través de Internet.
Carpetas de correo
Piense por un momento en la forma en que procede con su correo postal normal. Lo lleva
a su casa y lo lee. Algunos mensajes son de correo basura, los mismos que de inmediato
destruye y tira a la basura. Sin embargo, otros son importantes y los coloca junto con
otros papeles importantes. Hay algunos que querrá compartir con otras personas de su
casa; los dejará en la mesa para leerlos nuevamente después.
El correo electrónico es muy similar. Probablemente eliminará muchos mensajes que reciba. Aunque sólo guarde los más importantes, una vez que tenga cierto tiempo recibiendo mensajes, verá que hay mucho correo conservado en su Bandeja de entrada; como en
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la mesa de su casa, la Bandeja de entrada simplemente estará llena. Puede ordenar su
Bandeja de entrada generando diversas carpetas para los distintos tipos de correo que
reciba, y moviendo los mensajes hacia la carpeta que les corresponda.
Sólo puede elegir una carpeta a la vez y el contenido de la carpeta que elija se desplegará
en el panel derecho de la ventana de Outlook, si utilizara este programa de correo electrónico. Para desplegar el contenido de otra carpeta, simplemente tiene que hacer clic en
el icono correspondiente, ya sea en la de Outlook o en la Lista de carpetas.
La finalidad de las otras carpetas generadas por Outlook puede deducirse por su nombre.
La carpeta bandeja de salida contiene todos los mensajes escritos que esperan ser enviados
al servidor. Una vez que se envíe el mensaje, se moverá automáticamente a la carpeta
elementos enviados. Los mensajes permanecerán de manera indefinida en las carpetas de
bandeja de entrada y elementos enviados, a menos que usted los elimine, en cuyo caso se
moverán a la carpeta elementos eliminados.
Los mensajes pueden moverse o copiarse de una carpeta de correo a otra, de la misma
forma en que movería o copiaría archivos en cualquier carpeta de Windows. Tan sólo siga
las mismas convenciones que en el Explorador de Windows, es decir, utilice la característica
de arrastrar y colocar para mover un mensaje de una carpeta a otra.
También puede generar sus propias carpetas, como por ejemplo una carpeta que se
denomine mensajes importantes destinados a contener los mensajes de una naturaleza
especial. Además, puede personalizar sus opciones de correo modificando la configuración
de los mensajes y las opciones de envío, así como asignando categorías a los mensajes.
Anatomía de un mensaje de correo electrónico
Ahora que ya conoce las distintas carpetas de correo electrónico, necesita conocer los
mensajes en sí. La creación de un mensaje es sencilla y la explicaré tomando como base
el formato del programa de correo electrónico Outlook, por ser este uno de los más
comunes: Simplemente haga clic en el botón Nuevo mensaje de correo de la barra de
herramientas estándar.
La función de los diversos cuadros de texto que se encuentran en la parte superior del
mensaje es evidente. Por ejemplo, el cuadro de texto Para contiene la dirección del (los)
destinatario(s). El cuadro de texto CC (con copia) indica los nombres de las personas que
recibirán copias del mensaje. El formato de la dirección dependerá del lugar donde se
encuentre el destinatario. Por ejemplo, si la persona se encuentra en la misma red o
servidor de correo en el que usted está, sólo necesitará teclear el nombre de usuario. Pero
si envía un correo a una persona fuera de su red o de su servicio de información, necesitará
utilizar toda la dirección electrónica del destinatario; por ejemplo, juanchavez@ubp.edu.ar
El cuerpo del mensaje aparece en el área que se encuentra debajo de la línea Asunto.
Redacte el texto del mensaje y luego haga clic en el botón Enviar. El mensaje puede ser
sencillo o sofisticado. Por ejemplo, cabe indicar que los documentos de Outlook están
orientados a Web, lo que significa que usted (o el destinatario) pueden hacer clic en un
hipervínculo dentro de un mensaje de correo electrónico y, si tiene una conexión a Internet,
podrá conectarse automáticamente a la página Web.
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El correo electrónico ha cambiado la forma en que nos comunicamos y es, por mucho,
superior al teléfono. Usted envía un mensaje cuando le es conveniente. El destinatario
lee el mensaje también cuando le es conveniente. Usted puede enviar el mismo mensaje
a muchas personas, en lugar de tener que llamarles en forma individual. Y, lo mejor de
todo, el correo electrónico es mucho menos costoso que una llamada de larga distancia.
El mensaje también puede contener archivos adjuntos: por ejemplo, un documento de
Word y una hoja de cálculo de Excel. El destinatario podrá leer el mensaje de la manera
usual, así como modificar el archivo adjunto en su formato nativo.
Responder un mensaje es similar, en concepto, a crear uno, excepto que Outlook establece
automáticamente el destinatario. Usted abre un mensaje de la Bandeja de entrada para
leerlo, hace clic en el botón Responder para abrir una ventana de respuesta e introduce
el texto de su mensaje. También puede asignar otros destinatarios a su respuesta y / o
reenviar el mensaje a alguien más.
Como con cualquier otra aplicación de Office, los comandos de Outlook se ejecutan de
diversas formas. Puede ejecutar un comando mediante un menú, un botón de la barra de
herramientas o una tecla del método abreviado.
Lista de correo
Las listas son contactos agrupados bajo un nombre con la finalidad de hacer más práctico
el envío de un mensaje a muchas personas simultáneamente. Son un uso especial del
correo electrónico que permite la distribución masiva de información. Muchas veces emplean estas listas de miles de direcciones de correo electrónico para el envío de spam o
mensajes no deseados que pueden contener propagandas u otra información que nos
llega sin requerirla.
Grupos de discusión
El concepto de grupos de discusión surgió en los inicios de Internet, cuando la finalidad
era que científicos y académicos compartieran información entre sí. El servicio se sustenta
en la idea de colaboración a través del intercambio de e-mails sobre un tema específico.
Mediante la utilización de la web y el servicio de Google Groups (http://groups.google.com),
entre otros, es posible buscar fácilmente un grupo de discusión cuyo tema nos interese
y participar mediante el envío de correo.
Conversaciones en línea
Chat
Las conversaciones en línea son posibles gracias a la creación de
aplicaciones que permiten el intercambio de mensajes en tiempo real.
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En este tipo de comunicaciones distinguiremos dos grupos:
1. las que requieren que el usuario instale un programa de mensajería en su PC, como
por ejemplo IRC o ICQ.
2. las que pueden realizarse en sitios que ofrecen la opción de conversar en un espacio
creado en sus páginas.
Ambas formas son comúnmente denominadas Chat.
Para utilizarlos el usuario debe instalar, previamente, el programa de mensajería instantánea en su máquina y generar un nombre de usuario con su respectiva contraseña.
Para conversar con otras personas deberá enviarles el nombre de usuario con el que se va
a conectar para que éstas, al reconocerlo, le permitan participar de la charla.
Cuando el usuario se conecta a Internet un servidor recibe el aviso y lo comunica a todos
los miembros autorizados a establecer comunicación con dicho usuario.
Esta aplicación permite al usuario bloquear y/o no admitir a las que no estén en la lista
de contactos.
ICQ –te buscoEs un servicio de mensajería en tiempo real, el programa permanece en constante ejecución, a la espera del ingreso de un nuevo mensaje y muestra una lista de todos los
contactos activos en el momento.
Mediante esta herramienta es posible chatear y enviar mensajes instantáneos a otros
usuarios conectados a la red de ICQ. También permite el envío de archivos, videoconferencias y charlas de voz. Permite conversar con varias personas a la vez, cada una de las
cuales tendrá su propia ventana de conversación.
IRC (Internet Relay Chat)
Es un protocolo de comunicación en tiempo real basado en texto, que permite debates en
grupo o entre dos personas, y que está clasificado dentro de la Mensajería en tiempo real.
Las conversaciones se desarrollan en los llamados canales de IRC, designados por nombres
que habitualmente comienzan con el carácter #. Es un sistema de charlas ampliamente
utilizado por personas de todo el mundo.
Voz sobre Protocolo de Internet ó Telefonía IP
Voz sobre Protocolo de Internet, también llamado Voz sobre IP, VozIP, VoIP (por sus siglas
en inglés), o Telefonía IP, es un grupo de recursos que hacen posible que la señal de voz
viaje a través de Internet empleando un protocolo IP (Internet Protocol). Esto significa
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que se envía la señal de voz en forma digital en paquetes en lugar de enviarla (en forma
digital o analógica) a través de circuitos utilizables sólo para telefonía como una compañía
telefónica convencional o PSTN.
Al igual que en una llamada telefónica común, el sistema requiere indicar el número de
teléfono de la persona a la que se va a llamar, la que debe estar en la PC o en el teléfono
destino para recibir la llamada.
La calidad del sonido no es tan buena como en la llamada tradicional pero es lo suficientemente nítida como para comprender las palabras emitidas por los parlantes.
Foro
Los foros en Internet son también conocidos como foros de mensajes, de opinión o foros
de discusión y son una aplicación web que le da soporte a discusiones u opiniones en línea.
En el foro de discusión los miembros, además de debatir sobre un tema propuesto, pueden
opinar sobre las respuestas, comentarios o preguntas de los demás integrantes del grupo.
El foro no se actualiza constantemente, pues no es un diálogo simultáneo; se va actualizando a medida que ingresan mensajes.
La forma de ver un foro puede ser anidada, en la que cada respuesta está vinculada con el
mensaje original o alguna de las respuestas subsiguientes formando un árbol de discusión.
Algunos foros requieren que el usuario se registre para participar y otros permiten aportes
de manera anónima. En el primer tipo, los usuarios eligen un nick o sobrenombre y deben
ingresar una contraseña y una dirección de correo electrónico.
En estos casos, los usuarios tienen generalmente, beneficios como los de poder personalizar la apariencia de su interfase.
Los aportes de otros miembros del foro no pueden ser modificados a menos que se tenga
un permiso especial. Dicho permiso es otorgado al Moderador del Foro. Este está autorizado a modificar y/o eliminar mensajes, mover discusiones de foro, eliminarlas y otros
mecanismos designados para mantener un ambiente cordial y respetuoso.
Wikis
¿Qué es una Wiki?
Una Wiki es un sitio web colaborativo que puede ser editado por varios usuarios.
Los usuarios de una wiki pueden así crear, editar, borrar o modificar el contenido de una
página web, de una forma interactiva, fácil y rápida; dichas facilidades hacen de una wiki
una herramienta efectiva para la escritura colaborativa.
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Principales características de las Wikis. En general permiten:
› La publicación de forma inmediata usando sólo el navegador web (ej.
Explorer, Firefox, Mozilla, etc.)
› El control de acceso y de permisos de edición. Pueden estar abiertas a todo
el mundo o sólo a aquellos que invitemos.
› Que quede registrado quién y cuándo se ha hecho la modificación en las
páginas de la wiki, por lo que es muy fácil hacer un seguimiento de intervenciones.
› El acceso a versiones previas a la última modificación, así como su restauración, es decir: queda guardado y con posible acceso todo lo que se va guardando en distintas intervenciones y a ver los cambios hechos.
› Subir y almacenar documentos y todo tipo de archivos que se pueden
enlazar dentro de la wiki para que los alumnos los utilicen (imágenes,
documentos pdf, etc.).
› Enlazar páginas exteriores e insertar audios, vídeos, presentaciones, etc.
Red Social
Un ‘servicio de red social’ es un medio de comunicación social que se centra en encontrar
gente para relacionarse en línea. Las redes sociales están formadas por personas que
comparten alguna relación, principalmente de amistad, mantienen intereses y actividades
en común, o están interesados en explorar los intereses y las actividades de otros.
En general, estos servicios permiten a los usuarios crear un perfil para ellos mismos, y
se pueden dividir en dos grandes categorías: la creación de redes sociales internas (ISN)
y la creación de redes sociales externas como, por ejemplo Twitter o Facebook. Ambos
tipos pueden aumentar el sentimiento de
comunidad entre las personas. El ISN es
una comunidad cerrada y privada que se
compone de un grupo de personas dentro
de una empresa, asociación, sociedad, el
proveedor de educación y organización, o
incluso una “invitación”, creado por un grupo de usuarios en un ESN. El ESN es una red
abierta y a disposición de todos los usuarios
de la web para comunicarse; está diseñado
para atraer a los anunciantes. Los usuarios
pueden añadir una imagen de sí mismos y
con frecuencia pueden ser “amigos” con otros usuarios. En la mayoría de los servicios de
redes sociales, los usuarios deben confirmar que son amigos antes de que estén vinculados. Por ejemplo, si María pone a José como un amigo, entonces José tendría que
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aprobar la solicitud de amistad de María antes de que se colocaran como amigos. Algunos sitios de redes sociales tienen unos “favoritos” que no necesita la aprobación de los
demás usuarios. Las redes sociales por lo general tienen controles de privacidad que permiten al usuario elegir quién puede ver su perfil o entrar en contacto con ellos, entre otras
funciones.
Blog: ¿Qué es y para qué sirve?
Es un sitio web personalizado que le
permite al usuario escribir notas o artículos llamados post o entradas, las cuales,
a medida que se van publicando, se van
ordenando por orden cronológico.
La principal diferencia entre los blogs y
sitios web estáticos es que estos incorporar elementos sociales y ofrecen contenidos de valor a los lectores -incluyendo
fotos, eventos, promociones, vídeos, etc.invitándolos a la interacción entre los
usuarios o no y a la difusión que genera
al estar enlazado con las redes sociales.
(Social news, RSS, microblogging, etc.)
Como los contenidos son libres en cuanto
a qué publicar y qué no, el que lo decide
es el autor o titular del mismo, podemos
decir entonces que permite la libertad de
expresión. Lo que podría suceder, es que
sea comentado para bien o criticado por
misma comunidad de lectores.
Existen principalmente dos tipos:
1. Los que ofrecen una solución completa de alojamiento gratuito, como por ejemplo
Blogger.
2. Los que consisten en un software que, al ser instalado en un sitio web, permite crear,
editar y administrarlo desde el servidor que se aloja, como WordPress o Movable Type.
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Consejo, utilice Blogger de Google, esta empresa tiene muchas herramientas que
interactúan en conjunto y tienen muchas ventajas.
Actualizaciones de Internet en las Nubes
OneDrive–Google Drive
La tecnología de almacenamiento en la nube es un
recurso TIC muy útil y cada vez más imprescindible a
nivel académico. Con esta tecnología pueden almacenar y compartir documentos, fotos y videos en “la nube”
para que sean accesibles desde cualquier PC o dispositivo móvil.
Énfasis
OneDrive, se presenta como un servicio de almacenamiento online gratuito de Microsoft
con capacidad limitada. La Universidad ofrece una cuenta gratuita con capacidad de 1
TB para uso académico de cada alumno. Google Drive es una alternativa a considerar de
Google.
¿Cómo funciona esta tecnología?
OneDrive permite almacenar archivos de cualquier tipo: fotos y vídeos, documentos,
etc. Como es en la nube, puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación.
Hablar de nube, es referirse a un servidor destinado especialmente al almacenamiento
de información a través de Internet. Se usa como si fuera un disco fijo virtual.
Se puede trabajar directamente desde la web, ingresando a la aplicación OneDrive de
Office 365 o descargando la aplicación correspondiente en tu Pc.
Desde el portal de Office 365 podemos acceder a la nube haciendo clic en la aplicación
correspondiente llamada OneDrive
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Una vez ingresados a la nube, se nos presentará la siguiente pantalla:
En la misma tendremos organizada nuestra nube en carpetas y archivos. Para acceder a
estos archivos desde cualquier PC, celular, Tablet, etc., simplemente debemos ingresar a
la nube. Puede acceder a OneDrive desde cualquier navegador de Internet.
Compartir documentos con usuarios individualmente
Para compartir un documento en OneDrive, siga los siguientes pasos
› Seleccione el documento que se quiera compartir y haga clic en el botón “Compartir”:
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› Se abre una pantalla que muestra los usuarios con los que ya está compartido el
documento. Allí puede agregar personas, a las que les podrá enviar un mensaje por
correo electrónico para que sepan que ha compartido un archivo o carpeta...
› El documento lo podrán ver los usuarios con los que se ha compartido en la carpeta
“Compartido”:
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Pruebe de compartir documentos con sus amigos y compañeros, para trabajar sobre un
mismo documento, o compartir carpetas para poder acceder a documentos, fotos, audios,
videos de otros usuarios.
Verá que es muy útil el hecho de tener toda la información deseada en cualquier dispositivo
que acceda a internet, Pcs, notebooks, tablets, teléfonos, etc. Además de utilizar la nube
como un medio de tener copias de respaldo.
Trabajo colaborativo
Office 365: Diferentes cuentas y herramientas de colaboración
La Universidad le ofrece, en forma gratuita, una cuenta empresarial de Office 365.
Énfasis
Vamos a conocer primero qué tipo de suscripción tenemos y sus diferencias.
Office 365 en su paquete incluye varias aplicaciones y herramientas en línea que permiten
el trabajo colaborativo.
Según el tipo de cuenta que posea, son las herramientas y aplicaciones que tendrá disponibles.
Contador Público | Informática Aplicada
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Existen dos grupos importantes:
3. Cuentas de uso personal. Las herramientas están configuradas para el uso de una persona
en forma individual que necesita trabajar con aplicaciones productivas como Word,
Excel, PowerPoint, etc. Pero no el uso de herramientas colaborativas como veremos
más adelante.
4. Cuentas para empresa. Contiene una gran cantidad de funciones de colaboración.
La suscripción de Office 365 para empresas que tiene a su disposición cuenta con las
aplicaciones Office de escritorio, es decir, podrá descargar en el equipo las aplicaciones
Word, Excel, PowerPoint, OneNote, además de Access, Publisher, para PC. Cuenta con 1 TB
de almacenamiento en OneDrive. Y las herramientas de gran importancia como Microsoft
Teams, Planner, OneDrive, SharePoint como aplicaciones de escritorio, además de sus versiones “online”.
Entonces, nuestro objetivo a continuación será tratar las aplicaciones de Office 365 a nivel
colaborativo para empresas.
Aplicaciones de Microsoft Office colaborativas
Para comenzar, debe ingresar al Portal de Microsoft Office 365, en su navegador, mediante
la dirección “office.com”.
Para iniciar sesión, debe utilizar como usuario su correo electrónico de la Universidad y la
clave correspondiente, previamente activada, para ello debe comunicaste con el Campus.
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En la barra de la izquierda de la página principal se muestran las aplicaciones de Microsoft
365. Visualizará solamente algunas, pero haciendo clic en el signo + podrá ver todas las
aplicaciones disponibles.
En esta barra, encontraremos Outlook, una aplicación que puede tener instalada como
aplicación de escritorio. Pero también hay un Outlook en la nube, es decir, un Outlook que
pertenece a Microsoft 365 llamado a Outlook en la web. También encontrará el calendario
y una libreta de direcciones llamada Contactos.
Todas estas herramientas relacionadas con el correo electrónico las podrá encontrar en el
sitio web de Microsoft 365. También puede acceder seguramente a tu correo, calendario y
libretas de direcciones desde tu Outlook de escritorio.
Configurando la cuenta de Outlook de escritorio, quedará lista para utilizar en la aplicación
web. Con lo cual podrá consultar su correo desde cualquier dispositivo, mientras tenga
acceso a Internet.
Énfasis
La mayoría de las aplicaciones tienen una versión completa de escritorio para descargar
en la PC, y una versión web en la nube, que es más reducida, para ser utilizada en un navegador de Internet. La versión web no cuenta con todas las opciones que tiene la versión
de escritorio pero es útil para crear nuevos documentos y modificarlos en línea mientras
esté conectado a Internet -incluso aunque no haya instalado la versión de escritorio- y, lo
importante, le permitirá el uso de las herramientas de colaboración.
A las aplicaciones web las encontrará en la barra del Portal de Office 365 a la izquierda, y
a las aplicaciones de escritorio las podrá instalar en su PC haciendo clic en el botón que
está a la derecha: “Instalar Office”.
Haciendo clic en el último ícono, abajo de la barra que está a la izquierda, podrá ver todas
las aplicaciones Office 365.
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Algunas herramientas de colaboración son: OneNote, SharePoint Online, Teams, Planner,
además de las aplicaciones de productividad como Excel, Word, PowerPoint, con las que
podrá utilizar todas las capacidades de colaboración que dispone Microsoft Office 365.
¿Qué es un grupo de Office 365 y cuál es su utilidad?
Los grupos de Office 365 son un servicio que funciona con las herramientas de Office 365
que utiliza para poder colaborar con sus compañeros de equipo. Funciona con todas las
herramientas que utilizas para escribir documentos, crear hojas de cálculo, trabajar en
planes de proyectos, programar reuniones o enviar correos electrónicos.
Los grupos le permiten elegir un conjunto de personas con las que desea colaborar y
configurar fácilmente los recursos compartirlos con ellas.
Una vez creado un grupo, desde alguna aplicación como Outlook, SharePoint, Teams,
tanto desde el escritorio como de la web, puede ir agregando miembros, a los cuales se les
irá asignando los permisos para todas las herramientas del grupo. De esta maner,a podrá
compartir documentos, calendarios, bibliotecas de archivos para colaboración.
Es muy fácil crear grupos de Outlook para administrar nuestro correo electrónico, compartir calendarios, etc. Si lo que deseamos es el uso principal de chat, podemos crearlo
desde el Teams, o si necesitamos comunicarnos con los empleados de una empresa lo
creamos desde el Yammer.
Una vez iniciado Outlook para la web, debajo
de las carpetas de correo encontrará los grupos.
Una de las principales características de un
grupo es que puede enviar un mensaje de correo electrónico a todos los componentes del
grupo a la vez, pero por supuesto esa no es la
única característica. Puede seleccionar uno de
estos grupos y ver su información al respecto.
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Haciendo clic en uno de los grupos, podrá ver la cantidad de miembros que lo componen,
haciendo clic sobre el texto por ejemplo 3 miembros, le mostrará quienes son los miembros, y haciendo clic sobre alguno de ellos podrá ver información sobre ese miembro.
En la barra de la izquierda, encontrará un ícono que representa a los Contactos.
correo
calendario
contactos
Haciendo clic en este ícono, verá todo lo necesario sobre tus contactos, además le aparecen
los grupos que vimos anteriormente. Podemos llegar a este punto también, desde la aplicación contactos, que aparece en portal de Office.
¿Qué ofrece Office 365 para el trabajo colaborativo?
En el portal de Office 365, podemos ver una gran cantidad de aplicaciones y herramientas
de colaboración.
En la parte superior de la pantalla, a la derecha, hay una rueda dentada, que permite
configurar la pantalla de Inicio del Office. El tema que presentará la página, el idioma,
modo oscuro para descansar la vista, cambio de contraseña, y su perfil de contacto. Este
último tema lleva a una aplicación de Office llamada Delve, la cual permite tener al día el
perfil, especialmente para que los demás usuarios puedan conocerle.
Entre las herramientas más usadas de Office, vemos el ícono de Outlook, pudiendo
acceder por medio de esta aplicación al correo electrónico, al calendario, contactos, archivos adjuntos, la herramienta To Do, las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint, Yammer, y
otras aplicaciones.
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To Do es una herramienta que también la podemos encontrar en el portal de Office, nos
permite crear y gestionar tareas e incluso también compartir listas de tareas con otros
usuarios.
¿Qué nos ofrece Teams para el trabajo colaborativo?
Una de las herramientas de mayor uso en el trabajo colaborativo es Teams. Como la mayoría
de las aplicaciones de Office 365, tiene su versión web, y la de escritorio. En la medida de
las posibilidades, es recomendable el uso de la versión de escritorio, ya que es la versión
completa, con todas las posibilidades que ofrece. Además, tiene una versión para dispositivos móviles.
Nos permite colaborar con otros miembros de un equipo, trabajar en diferentes canales
de cada equipo, colaborar en el desarrollo de documentos, conversaciones, reuniones virtuales.
Aquí también nos encontraremos con los grupos que hemos creado con otras aplicaciones,
solo que aquí se denominan Equipos que, a su vez, se pueden dividir en Canales, a los
fines de tener mejor control de los miembros del grupo.
Veamos la pantalla inicial de Teams para la versión de escritorio.
La herramienta colaborativa Teams
Énfasis
Microsoft Teams es una aplicación perteneciente al Office 365, de comunicación y
colaboración, que facilita la interacción entre
colaboradores, conocida especialmente por
ser un centro de trabajo basado en chats.
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Algunas de las funciones básicas que podrá utilizar son:
› Chat
› Opciones de guardar y compartir archivos
› Posibilidad de organizar reuniones dentro del propio equipo
› Añadir fichas de diferentes programas externos que aporten nuevas funcionalidades.
¿Cómo programar reuniones para Teams?
Podemos trabajar desde distintas aplicaciones, por ejemplo, desde Outlook, seleccionando
Calendario.
Nos situamos en el calendario del grupo al que queremos citar, o desde el Calendario si la
reunión es para diferentes integrantes.
En el día seleccionado agregamos una cita –como vimos anteriormente, haciendo doble
clic-, y completamos todos los datos. Como miembros invitados, agregamos los miembros
que participarán de la reunión y seleccionamos a todo el grupo si se quiere invitar al grupo
completo.
Veremos a continuación el Teams de escritorio, aplicación muy conveniente ya que, como
dijimos, es mucho más completa que la versión web.
Seleccionando el calendario, podremos ver todas las reuniones programadas desde el
Outlook, Calendario o desde el mismo Calendario de Teams.
Cómo accedemos a Microsoft Teams
Debido a situaciones especiales, Microsoft Teams se ha convertido en el centro neurálgico
de Office 365. Es una herramienta donde podemos colaborar y conversar en líneas con
otros integrantes de la organización o grupo.
Para ingresar a Microsoft Teams, directamente desde la página de Inicio del Portal de
Office 365, haciendo clic en el ícono correspondiente, podremos acceder a la versión web.
Si aún no contamos con la versión de escritorio, en los 3 puntitos a lado del ícono de usuario,
tenemos la opción de descarga. Paso recomendado para tener acceso completo a las
herramientas de esta aplicación.
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Como podemos apreciar, la pantalla de Teams de escritorio es muy similar a la pantalla
web. Otra opción para trabajar con esta herramienta, es instalarla en nuestro dispositivo
móvil. Para descargarla en el celular (desde App Store o Play Store, según el sistema operativo del equipo), buscamos la aplicación Teams y la instalamos. Luego nos logueamos
con nuestra cuenta de la Universidad. De esta manera, tendremos el mismo usuario en la
aplicación web, en la de escritorio y en el dispositivo móvil.
Es importante contar con Teams descargada en el celular, ya que nos puede permitir seguir
reuniones virtuales aunque estemos en movilidad.
Cómo nos comunicamos y colaboramos con nuestros compañeros con Teams.
Anteriormente mencionamos que los grupos de Teams son equipos, que a su vez se pueden
dividir en canales creados para diferentes proyectos.
En la pantalla de escritorio, a la izquierda, vemos los equipos de nuestra organización,
donde estamos incluidos, y los que hemos creado. En cada equipo podemos ver los distintos canales para tratar temas diferentes, lo que permite separar la información. Los
canales pueden ser públicos o privados.
› Canales Privados: sólo están algunos miembros del equipo que previamente se han
seleccionado para tratar un tema particular.
› Canales Públicos: están todos los miembros del equipo, donde se tratarán temas
específicos.
Para ver los miembros del equipo, debo hacer clic en el botón que está a la derecha que
dice Mostrar más información
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Cuando quiero conversar con los miembros de algún canal, simplemente tengo que
seleccionarlo y hacer clic en el botón de Nueva conversación. Desde aquí podré iniciar una
conversación de texto, también hacer una publicación más elaborada si hago clic en el
ícono que vemos en la línea de conversación, e incluso también podré poner un anuncio,
es decir, una publicación mucho más destacada. También es compartir archivos, imágenes,
información.
Haciendo clic en el botón +, puedo ver y agregar todas las aplicaciones para extender la
información, por ejemplo, para añadir encuestas con Forms.
Para tener una conversación en privado con uno de los miembros del canal, debo ir al
Chat. Además de las conversaciones tipo texto, Teams, me permite realizar videollamadas,
e iniciar una reunión en el momento que desee.
En esta aplicación también tenemos un calendario, que se corresponde al calendario que
vimos en Outlook, en Calendario, y en todas las aplicaciones que lo contengan.
En la pestaña de Archivos, se verán todos los archivos y documentos que se adjunten en
las conversaciones o que carguemos directamente en esta pestaña. Los mismos se encuentran en SharePointOnline , en el sitio que tiene el mismo nombre del equipo y dentro
de la carpeta en concreto de ese canal. También tenemos aquí una aplicación de archivos.
Si hacemos clic en ella, podremos ver no solamente los de un canal, sino todos los archivos a los que tenemos acceso, donde sea que se encuentren.
También puedo acceder a las unidades de almacenamiento personal de la empresa
OneDrive.
Protección de los derechos de autor
Los derechos de autor (copyright) proporcionan protección legal a una obra escrita o
artística, dando al autor los derechos exclusivos de su uso y reproducción. Cualquier documento en Internet o World Wide Web debe considerase como protegido por la ley de
derechos de autor, a menos que el documento indique específicamente que es del dominio público.
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Finalizamos aquí la exposición teórica que corresponde al módulo. Esperamos que el
contenido le haya sido de fácil lectura y entendimiento. En caso de que se le presentaren
dudas al respecto, sepa que puede comunicarse con nosotros a través de la tutoría.
A modo de ejercitarse en la temática, lo invitamos a trabajar con las actividades propuestas.
Actividad
En esta instancia, habiendo finalizado el primer recorrido por la asignatura, usted está en
condiciones de resolver la primera parte de la Evaluación Integradora. ¡Éxitos!
Evaluación
Módulo 3 | Glosario
Hipervínculo: Un hipervínculo puede definirse como una referencia a otro documento
localizado en Internet.
Hipervínculo, comando: En muchas aplicaciones, este comando permite que los usuarios
inserten hipervínculos que los lleven a los sitios de Internet.
HTML: El lenguaje de Marcado de Hipertexto es un lenguaje declarativo para marcar las
porciones de un documento (llamadas elementos), con el fin de que cuando cada porción
sea cargada por un explorador Web, aparezca con un formato distinto. HTML es el lenguaje de marcación que se encuentra detrás de la apariencia de los documentos Web.
Libreta de direcciones: Esta función es una sección de Outlook que actúa como una
agenda personal, a partir de la cual el programa de correo electrónico recupera números
telefónicos y direcciones.
Modem: Convierte las señales digitales de las computadoras en señales analógicas que
son transmitidas al sistema telefónico o cable módem, para luego volver a convertirlas
en señales digitales en su destino. De esta manera permite la comunicación entre PCs
utilizando la línea telefónica o el cable.
Navegador: La información en la Web está disponible mediante páginas web. Estas páginas están escritas internamente en lenguaje HTML. Para transformar ese lenguaje en
páginas Web visibles hace falta un programa, a estos programas se les llama navegadores o browsers (en inglés).
Nube: Técnicamente la nube, que viene del inglés Cloud computing, es el nombre que se
le dio al procesamiento y almacenamiento masivo de datos en servidores que alojen la
información del usuario. Esto significa que hay servicios, algunos gratuitos y otros pagos,
que guardarán tanto tus archivos como información en Internet.
Página Web: Una página Web (documento HTML) es un documento localizado en Internet.
Protocolo de Transferencia de Archivos (FTP): Este protocolo permite que los usuarios
de Word carguen en el servidor archivos de PC.
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Punto de inserción: El punto de inserción es una línea intermitente que permite que los
usuarios escriban texto en el lugar donde aparece dicha línea; al abrir un documento, lo
primero que se ve es el punto de inserción.
Servidor: Equipo que alberga páginas Web y responde a las solicitudes de exploradores
Web. También se le conoce como servidor http, un servidor Web que almacena archivos
cuyas direcciones URL comienzan con http://
Sitio Web: Sistema de computación que ejecuta un servidor Web y que se ha configurado
para publicar documentos en Internet.
World Wide Web (www): Sistema mundial de hipertexto que utiliza Internet como
mecanismo de transporte. En un sistema de hipertexto, el usuario navega con sólo hacer
clic en hipervínculos, lo que presenta en pantalla otro documento (que también contiene
hipervínculos).
Módulo 3 | Actividades
actividad 1
Cibernauta
Usted está trabajando como alumno pasante en una empresa de electrodomésticos
importante. Su jefe le da la gran noticia de que tiene que acompañarlo a un viaje de negocios a Buenos Aires, ya que lo necesita como asistente de sus tareas en dicha ciudad.
Su jefe, muy atareado, le solicita una búsqueda de precios de pasajes para el trayecto Córdoba – Buenos Aires – Córdoba de las distintas empresas aéreas, como así también gastos
del hospedaje por tres días.
Como usted es un sabio internauta en el arte y ciencia de la navegación y la comunicación
por las azarosas rutas de la red, ya sabe lo que quiere, conoce los medios para conseguirlo
y está empeñado en sorprender a su jefe.
Es así que pone manos a la obra utilizando para ello distintos buscadores en Internet.
Luego le lleva a su jefe las distintas propuestas encontradas por escrito.
¡Estoy seguro de que lo va a impresionar!
Le sugiero, para llevar a cabo su tarea con éxito, tenga en cuenta:
1. Seleccione un vuelo hipotético con los siguientes datos: Origen-Destino-Fecha y Hora;
después busque un sitio en el que pueda revisar los itinerarios de varias aerolíneas:
¿Cuál es la mejor tarifa que puede obtener?
2. Grabe la página con los datos encontrados, en formato html y doc.
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3. Capture alguna de las imágenes que le impresionaron en las páginas visitadas y guárdelas en la unidad de almacenamiento para tenerlas disponibles en otra oportunidad.
4. Luego, agregue algunas de las páginas visitadas a la página Favoritos.
actividad 2
Búsqueda de Empleo en Web.
La graduación se acerca rápidamente, usted necesita un empleo y tiene una expectativa
de éxito si utiliza Web.
Así es, usted es un sabio en la navegación y se encuentra en un directorio especializado
que ofrece muchas opciones y muy interesantes para buscar empleo en una base de datos.
Luego de utilizar los motores de búsqueda, localiza sitios donde puede publicar su currículo y/o buscar empleo en una base de datos.
Finalmente, sintetiza los resultados obtenidos e indica las diferencias (en caso de haberlas)
entre las distintas búsquedas realizadas.
1. Utilizar los diferentes motores de Búsqueda de Internet, como Google, Yahoo, Bing, etc.
2. Buscar diferentes páginas que permitan subir su currículo, para ingresar a una base de
datos que permitan ofrecer sus conocimientos para obtener un empleo.
3. Finalizada la búsqueda, presentar un resumen con las distintas páginas que encontró
con los diferentes motores de búsqueda, descripción de las páginas y las diferencias
que encontró entre ellas.
4. Indique y justifique cuál es la página (dirección web), que le pareció mejor para
publicar su currículo.
Además del motor de búsqueda más popular, Google, tenemos otras variantes, seleccione
alguna de ellas:
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actividad 3
Aseveraciones acerca de Internet
A los fines de recordar los conceptos teóricos concernientes a Internet, le sugiero la siguiente actividad en la que Ud. marcará la opción correcta para cada una de las preguntas que se presentan a continuación.
1. ¿Los documentos Web se crean en?
a) HTTP (Protocolo de Transferencia de Hipertexto)
b) HTML (Lenguaje de Marcado de Hipertexto)
c) TCP (Protocolo de Control de Transmisión)
d) IP (Protocolo Internet)
2. Una araña es un programa que:
a) Protege una computadora contra la infección producida por virus
b) Explora Web en busca de nuevas páginas para agregarla a la base de datos de un
motor de búsqueda
c) Busca documentos en Web, en respuesta a una consulta específica
d) Evita que se almacenen cookies en una PC
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3. ¿Cuál de las siguientes aseveraciones acerca de los hipervínculos que aparecen como
texto dentro de un documento Web es verdadera?
a) Se muestran en distintos colores, dependiendo de si éstos se han visitado anteriormente o no
b) Aparecen como texto subrayado para indicar que son hipervínculos
c) Pueden utilizar documentos de distintas computadoras
d) Todas las anteriores
cc
actividad 3 | Clave de corrección cc
1. b
2. b
3. d
actividad 4
Internet en las nubes
Le damos la Bienvenida a Internet en las nubes… y para poder adquirir los conocimientos
necesarios de crear en tiempo real archivos situados en la nube de OneDrive, usted debe
investigar los requerimientos necesarios.
Finalmente, complete la tabla… ¡A pensar!
A investigar sobre los siguientes
requerimientos…
Espacio Gratuito
Incrementar espacio gratuito
Tamaño máximo de archivo
Sistemas Operativos
Cuenta de correo electrónico
Compartir un archivo o carpeta con otros
Colaboración en tiempo real
Visualización de diferentes tipos de archivos
desde el navegador
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Velocidad de carga y descarga de un archivo
Velocidad de sincronización de un fichero de
50MB entre dos PC
Días que guarda un archivo tras ser borrado
o versiones antiguas
Propiedad de los archivos
(Términos y condiciones)
cc
actividad 4 | Clave de corrección cc
Para reflexionar …
Espacio Gratuito
5 GB
Incrementar espacio gratuito
No se puede incrementar espacio gratuito por
ahora
Tamaño máximo de archivo
10 GB
Sistemas Operativos
Windows, OS X, Android, iOS (en breve), Linux
(en breve)
Cuenta de correo electrónico
Se necesita cuenta de Hotmail o empresarial
(ej: UBP)
Compartir un archivo o carpeta con otros
Sólo disponible desde la aplicación web
Colaboración en tiempo real
Disponible crear y responder comentarios en
tiempo real
Visualización de diferentes tipos de
archivos desde el navegador
Disponible visualización online por medio de
herramientas de Office 365
Velocidad de carga y descarga de un archivo
Carga y descarga un archivo más rápidamente.
Pero no permite configurar el ancho de banda
disponible.
Velocidad de sincronización de un archivo
de 50MB entre dos PC
3 minutos en aparecer en nuestra PC
Días que guarda un archivo tras ser borrado
o versiones antiguas
30 días
Mantenemos la propiedad intelectual del
contenido de los archivos pero Microsoft
añade la reserva de usar el contenido para
Propiedad de los archivos (Términos y
mejorar el servicio al usuario, lo que quizás
condiciones)
deja la posibilidad de obtener información
sobre nosotros para hacer una publicidad
personalizada.
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actividad 5
Compartir en las nubes
A partir de lo visto en los contenidos de este Módulo, comparta documentos con usuarios
individualmente y documentos con un grupo de usuarios. Comience a utilizar la nube,
aprovechando todas las posibilidades que le ofrece y las herramientas colaborativas.
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Módulo 4
Microobjetivos
› Reconocer las distintas opciones que ofrece un procesador de texto para resolver situaciones de producciones escritas con el fin de utilizarlas según necesidades concretas.
› Desarrollar habilidades en el uso de las herramientas que ofrece un procesador de
texto para generar producciones escritas de manera eficiente y con calidad profesional.
Contenidos
Antes de iniciar el estudio, lo invitamos a ver el video de presentación del módulo.
Ofimática - procesador de texto
El término ofimática es una nueva palabra
que procede de la contracción de las palabras
oficinas e informática. Por tanto, ofimática se
puede definir como la aplicación de la informática en la oficina. Según el Diccionario de
la Real Academia Española Ofimática puede
definirse como “Automatización, mediante sistemas electrónicos, de las comunicaciones y procesos administrativos en las oficinas”.1
Énfasis
En un lenguaje menos formal, la ofimática hace referencia a todos los aspectos de la
informática que se usan o se pueden utilizar para simplificar o automatizar el trabajo
que se realiza en la oficina, o bien para aumentar la productividad de aquél. Lógicamente,
el término oficina se emplea de forma genérica, queriendo hacer referencia a todo tipo
de lugar de trabajo en el que se realiza un trabajo con “lápiz” y “papel”.
1 Usted puede consultar este término como tantos otros en la versión digital del Diccionario de la Real Academia Española,
disponible en http://www.rae.es
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Recursos
Recordemos que, como vimos en las unidades anteriores, para esta materia vamos a
trabajar en base al paquete de Office 365, del cual la UBP le otorga una licencia gratuita.
Las aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, Teams, y otras, se pueden usar online o
como aplicaciones descargadas en la Pc. La diferencia es que el programa online está
resumido para evitar lentitud, en cambio la aplicación de escritorio está completo, con
todas las opciones para trabajar. Es importante que descargue, desde el portal de Office 365, las aplicaciones de escritorio, como Word, Excel y PowerPoint, y trabajes desde el
escritorio.
En este material, vamos a centrarnos en los programas o aplicaciones de software, ya que
el hardware apropiado para cada oficina es muy particular.
Dentro de la gran cantidad de programas que se pueden considerar de ofimática, en los
módulos restantes nos abocaremos a aquellos que, por derecho propio, se han convertido
en los más populares y usados. Estos son:
› Procesador de textos.
› Hoja de Cálculos.
› Programa para realizar presentaciones a terceras personas.
A continuación, nos centraremos en el primero de ellos, el procesador de textos.
Procesador de Textos
¿Qué es un procesador de textos?
Un procesador de textos es un programa que sirve para crear textos de todo tipo. Comparado con una máquina de escribir tradicional, las ventajas del procesador de texto son ineludibles. En el módulo dedicado al procesador de textos conocerá qué son los
formatos y la manera de aplicarlos a las letras, las palabras, los párrafos y al texto en su
conjunto.
También verá la manera de crear encabezados y pies de página, así como la forma de
crear tablas en el documento para organizar datos o estructurar una aplicación. A continuación, se indicará cómo insertar gráficos y dibujos en el texto. Seguidamente, se
explicará la forma de crear cartas personalizadas, es decir, cartas que automáticamente
se adaptan a cada destinatario de una lista (por ejemplo, para circulares, propaganda,
etcétera). Por último, verá con qué sencillez se pueden crear páginas Web con el procesador Microsoft Word. Microsoft Word es el nombre comercial del procesador de textos
al que nos referiremos constantemente a lo largo del módulo y el cual tomaremos como
base para explicar el funcionamiento de los procesadores de texto.
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A los escritos o textos creados con un procesador de textos se los denomina con el término
genérico de documentos, y éste es el que emplearemos a partir de ahora.
Énfasis
Manejo de un documento
Una de las razones que explican la popularidad de los procesadores de texto es su facilidad
de uso. Para crear un documento sólo hay que ir al Menú Archivo, seleccionar Nuevo, o
hacer clic en Documento en blanco.
Word permite trabajar con varios documentos simultáneamente, sin necesidad de cerrar
el archivo actual.
Una vez que se ha terminado de trabajar con un documento, es necesario guardar el
documento en disco.
Para guardar el documento actual, se debe activar el Menú Archivo, seleccionar la opción
Guardar para que aparezca el cuadro de diálogo, en el recuadro Guardar en, seleccionar
la unidad y carpeta donde se desea guardar el archivo, en el recuadro Nombre de archivo,
escribir un nombre que lo identifique al archivo y confirmar con Guardar.
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Los documentos elaborados en Word, se guardan con extensión DOCX.
Si el documento no tiene nombre, se activa automáticamente la opción Guardar como...
Cuando el documento ya tiene nombre, se actualizan los cambios realizados directamente.
En ciertas ocasiones será necesario volver a utilizar un documento que ya está guardado,
para consultarlo, corregirlo o enviarlo a impresión.
Para abrir un documento que ya existe, se debe activar el Menú Archivo y seleccionar la
opción Abrir, para que aparezca el cuadro de diálogo, en el recuadro Examinar, seleccionar
la unidad y carpeta donde se encuentra el archivo, seleccionar el archivo que se desea
abrir; al encontrar el archivo deseado, ejecutar el botón Abrir.
Una vez que se ha terminado de utilizar un documento, es recomendable cerrarlo con el
fin de liberar espacio en memoria.
Para cerrar el documento actual, se debe activar el Menú Archivo y seleccionar la opción
Cerrar.
Si no se ha guardado el documento, Word presentará un mensaje de advertencia.
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Estructura de un documento
La estructura de cualquier documento Word tiene siempre los siguientes niveles:
› Caracteres: Son las letras y símbolos que componen el texto y representan la unidad
más pequeña de la estructura de los documentos de Word. Cada uno de los caracteres
que componen el documento se pueden tratar individualmente, especialmente en lo
referente a formatos, aunque lo normal es tratarlos agrupados en forma de palabras.
› Párrafo: Un párrafo es todo el texto comprendido entre dos retornos de carro (a estos
efectos, el principio y el final del documento y los saltos de sección se consideran
retorno de carro). Los párrafos están compuestos de una o más líneas, las cuales a su
vez están compuestas de palabras y éstas de letras y símbolos (caracteres).
› Sección: Las secciones son conjuntos de párrafos consecutivos que tienen el mismo
formato de página, es decir, que la página en la que aparecen tiene los mismos márgenes, orientación, etc. Al contrario que los caracteres (que aparecen cuando se teclea)
y que los párrafos (que aparecen en cuanto se pulsa la tecla Intro o Enter), las secciones
no aparecen automáticamente, sino que hay que crearlas manualmente con la inserción de saltos de sección en el documento. Cuando se comienza un documento nuevo
existe una sola sección que lo abarca por completo. Por tanto, si no se crea ninguna
sección más, la sección y el documento son una misma cosa y, en este caso, no se habla
de que exista una sección, sino de que existe un documento.
Formatos
Además de permitir guardar y recuperar los documentos escritos una y otra vez, los
procesadores de texto se caracterizan porque permiten aplicar todo tipo de formatos al
texto. El formato no es más que la apariencia externa de los textos, sin embargo, no modifica la “esencia” de éste en absoluto. Por ejemplo, el significado de la palabra tecnología
no cambia porque aparezca con el formato negrita (tecnología), o cursiva (tecnología), o
subrayada (tecnología), o con una mezcla de las anteriores (tecnología). Esta distinción
entre la apariencia (formato) y la esencia de la información es muy importante, y se aplica
a todos los programas ofimáticos.
En el apartado anterior usted ha visto los distintos niveles que componen la estructura de
cualquier documento de Word. Lo que determina la existencia de un nivel en esa estructura es la posibilidad de aplicar formatos individuales a los elementos que componen el
nivel. Así, por ejemplo, es posible aplicar formato a los caracteres, a los párrafos y a las
secciones, y eso determina que existan tales niveles. En los siguientes apartados vamos a
ver los formatos más importantes propios de cada nivel.
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Formato de caracteres
Los formatos de caracteres son aquellos que se pueden aplicar a caracteres individuales
(letras y números). Pero ocurre que, habitualmente, los caracteres aparecen agrupados
formando palabras, así que lo normal es que se aplique el mismo formato a todos los
caracteres que componen la palabra.
Para cambiar el formato de uno o varios caracteres, primero hay que seleccionarlos. Una vez
seleccionados los caracteres, pueden comenzar a aplicar los distintos formatos disponibles:
Tipografía
La tipografía es el proceso de seleccionar fuentes, estilos y tamaños de fuentes. Su importancia es evidente; el éxito de cualquier documento depende enormemente de su apariencia. Las fuentes deben reforzar el mensaje, no deben opacarlo y deben armonizar con
la información que usted desea comunicar.
Fuente
Una fuente es un conjunto completo de caracteres (letras mayúsculas y minúsculas,
números, signos de puntuación y símbolos especiales).
Este formato determina el aspecto general que tendrán los caracteres o, dicho de otro
modo, la forma de los mismos. Las fuentes se conocen por su nombre y se pueden agrupar en dos grandes grupos: las serif y las sans serif. La fuente serif por excelencia en
Windows es la que se denomina Times New Roman, mientras que la sans serif es la que
se denomina Arial.
Esta distinción entre las fuentes es importante desde el punto de vista de las normas
clásicas de composición de documentos. Según estas normas, es conveniente usar fuentes
sans serif en los títulos de los apartados o epígrafes (para resaltarlos del cuerpo del documento), y fuentes serif, que son más fáciles de leer, en el cuerpo del documento.
Para cambiar la fuente del texto, en primer lugar, seleccionar los caracteres o palabras
cuya fuente quieran cambiar. Luego desplegar la lista Fuente de la barra de herramientas.
Por último, debe hacer clic en un nombre de fuente.
Tamaño de la Fuente
El segundo formato que puede aplicarse a los caracteres es el tamaño de la fuente. Este tamaño se mide en puntos y determina si los caracteres serán más grandes o más pequeños.
Para el cuerpo de un documento se suele utilizar un tamaño de 11 o 12 puntos, mientras
que para los títulos de los epígrafes se suele utilizar un tamaño de entre 24 y 28 puntos.
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Para cambiar el tamaño del texto, en primer lugar, usted puede seleccionar los caracteres
o palabras cuyo tamaño quiera cambiar. Luego, seleccionar la opción- Fuente- Tamaño.
Por último, haga clic en un tamaño de la fuente.
Efectos
Con el término efectos se conoce a un conjunto de transformaciones que se pueden aplicar
sobre un texto que tenga una fuente y un tamaño determinado. Estos efectos tienen la
virtud de resaltar el texto de alguna manera. No es conveniente abusar de los efectos,
pero empleados con sobriedad aportan mucha riqueza al documento, pues consiguen
que el lector dirija su atención hacia las palabras o frases resaltadas.
Los efectos más comunes son negrita, cursiva y subrayado. Para aplicar cualquiera de estos
tres efectos sólo tienen que seleccionar el texto, y seleccionar la opción Fuente–Estilo de
Fuente
Para usar efectos menos comunes, seleccionar el texto, activar y seleccionar la opción
Fuente–Efectos, activar algunos de los efectos y por último Aceptar.
Color del Texto
Otro formato que pueden aplicar al texto es el color. Para cambiar el color al texto, primero
seleccionar el texto y seleccionar la opción -Fuente-Color de Fuente.
El resultado que conseguirá será que el color del texto pase de negro al color seleccionado,
pero el resto de los formatos de la fuente permanecerán igual (es decir, este es un formato
acumulativo).
Otra opción de color que tienen es la de resaltar palabras o frases del texto como si tuvieran
un rotulador fosforescente. Al contrario que el formato de color que hemos visto en el
párrafo anterior, y que está destinado, sobre todo, a imprimir documentos con distintos
colores, la opción de resaltado se emplea normalmente para resaltar partes de un documento que estamos estudiando (al igual que haríamos con un documento impreso y un
rotulador o marcador). Para aplicar este efecto, seleccionar el texto, y desplegar la lista
Resaltar de la barra de herramientas de Formato.
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Letra Capital
La letra capital es la primera letra de un párrafo que aparece en un tamaño y estilo diferente, para darle mayor realce. El uso de letra capital está muy difundido en libros de tipo
novela, revistas y periódicos.
Para aplicar una letra capital, deberán seleccionar la primera letra de un párrafo, activar
la pestaña Insertar y seleccionar el ícono Letra Capital.
Cuando ejecuten este comando aparecerá el cuadro
de diálogo Letra Capital para marcar los estilos de
la letra capital (posición, fuente, líneas que ocupa y
distancia desde el texto). A continuación, pulsar el
botón de comando Aceptar para finalizar.
La letra capital es una mayúscula inicial grande que se posiciona en un cuadro de texto.
Cuadro de Texto
Para crear un cuadro de texto, deben colocar el punto de inserción en el lugar del documento donde desean colocar el cuadro de texto y activar la pestaña Insertar y seleccionar
el ícono Cuadro de Texto.
Formato de Párrafos
Después del carácter, el siguiente elemento en tamaño que forma la estructura de un documento de Word es el párrafo. Un párrafo es todo el texto comprendido entre dos retornos de carro, y puede estar compuesto de una o más líneas. Desde el punto de vista de la
persona que lee el documento, el párrafo representa una unidad de comunicación que se
distingue de las demás (de otros párrafos).
Debido a esto, la utilización de formatos de párrafos puede perseguir dos objetivos: proporcionar una uniformidad al documento y utilizar esos formatos para acrecentar todavía más la independencia de cada párrafo.
El comando Párrafo se utiliza para especificar la alineación, la sangría, el interlineado y la
paginación del párrafo seleccionado. Todas estas características se implementan a nivel
de párrafo y tienen efecto en todos los párrafos seleccionados. Si no hay párrafos seleccionados, el comando tiene efecto en el párrafo actual (el que tiene el punto de inserción).
Alineación
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El primer aspecto que se debe considerar al dar formato a un párrafo es la alineación de
las líneas que lo componen. Si las líneas están alineadas con respecto al margen izquierdo,
se dice que el párrafo tiene alineación izquierda; esta es la alineación por omisión que
emplea Word. Si están alineadas con respecto al margen derecho, se dice que el párrafo
tiene alineación derecha. Si están alineadas con respecto a los dos márgenes, se dice que
el párrafo tiene alineación justificada. Y, por último, si las líneas del párrafo están alineadas
respecto al eje vertical de la página, se dice que el párrafo tiene alineación centrada.
Para cambiar la alineación de un párrafo solamente tienen que situar el cursor en cualquier
punto de ese párrafo y activar los íconos de la opción Párrafo-Alineación de la pestaña Inicio.
Sangría
Por sangría se conoce el espacio que hay entre el margen de la página y el comienzo del
texto. Un párrafo puede tener sangría izquierda, cuando hay espacio adicional entre el
margen izquierdo y el texto; sangría derecha, cuando hay espacio adicional entre el
margen derecho y el texto; o ambas. Por omisión los párrafos escritos en Word no tienen
sangría.
También pueden establecer dos sangrías especiales (que son adicionales a las anteriores,
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es decir, se pueden aplicar además de las anteriores).
La primera se denomina sangría de la primera línea y consiste en que sólo se sangra la
primera línea del párrafo.
La segunda se denomina sangría francesa y consiste en que sangran todas las líneas menos
la primera del párrafo (ésta se utiliza para las listas).
Para aplicar estos dos tipos de sangría deben situar el cursor en cualquier punto del párrafo.
Luego en la pestaña Inicio, seleccionar Párrafo para que aparezca el cuadro de dialogo
Párrafo, en el recuadro Especial, indicar el tipo de sangría y confirmar con Aceptar.
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Espaciado e Interlineado
El espaciado es el espacio en blanco que hay entre dos párrafos consecutivos. Por omisión,
Word no deja espacio en blanco entre los párrafos, pero sin duda, la adición de este espacio
ayuda a la legibilidad del documento.
Se puede añadir espacio en blanco por encima del párrafo, por debajo o por ambos lados,
y el espacio añadido se mide en puntos (igual que el tamaño de la fuente).
Para cambiar el espaciado de un párrafo situar el cursor en cualquier lugar del mismo y
activar cuadro de diálogo Párrafo. Cuando aparezca el cuadro de diálogo en Espaciado
Anterior y Posterior, indicar el espacio en puntos que quieren dejar por encima y por
debajo, y confirmar con Aceptar.
Al igual que el espaciado es el espacio en blanco existente entre dos párrafos, el interlineado determina el espacio entre las líneas de un párrafo.
Por omisión, los documentos de Word tienen un interlineado sencillo, es decir, que entre
dos líneas del mismo párrafo hay un espacio equivalente al que ocupa una línea.
Para cambiar el interlineado de un párrafo situar el cursor en cualquier lugar del mismo y activar el cuadro de diálogo Párrafo. Cuando aparezca el cuadro de diálogo en
Interlineado, indicar el tipo de interlineado (sencillo, doble, mínimo, exacto, etc.), y confirmar con Aceptar.
Listas
Las listas se utilizan para convertir en una lista a un grupo consecutivos de párrafos. Esta
conversión se realiza, simplemente, asignando una sangría francesa a todos los párrafos
seleccionados y anteponiendo al párrafo un carácter especial.
Dependiendo del carácter que se anteponga, la lista será una lista numerada (porque se
ha antepuesto un número) o una lista de viñetas (porque se ha antepuesto un carácter
cualquiera). Lo mejor de todo es que Word realiza el trabajo automáticamente, sin que
sea necesario que se preocupen de los detalles.
Para crear una lista, lo primero que deben hacer es seleccionar todos los párrafos que
quieren que la compongan. Luego desplegar y seleccionar Viñetas o Numeración o Lista
Multinivel.
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Bordes y sombreado
El comando Bordes y sombreado, de Párrafo, da los toques finales a un documento. Este
comando se aplica al texto seleccionado de un párrafo, a un párrafo completo, si no hay
texto seleccionado, o a toda la página.
Tablas
Las tablas son un mecanismo de Word que permiten distribuir el texto en el documento
de una manera mucho más flexible que la convencional.
Las tablas están compuestas por columnas (verticales) y filas (horizontales), y en la intersección de cada columna y cada fila hay una celda. Dentro de cada celda se puede escribir
el texto que se desee y aplicarle todos los formatos de caracteres y párrafos que hemos
visto como si fuera un documento en miniatura.
También se pueden insertar imágenes en la celda de una tabla para así controlar mejor
su ubicación en el documento.
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Para crear una tabla deben situar el punto de inserción al final del párrafo debajo del cual
quieren que aparezca la tabla. Luego, seleccionar la pestaña Insertar- tablas. Entonces
aparecerá el cuadro de diálogo Insertar tabla. Indicar el número de filas y columnas que
necesitan para confeccionar la tabla y hacer clic en Aceptar.
Word crea la tabla con las dimensiones especificadas y sitúa el punto de inserción en la
primera celda.
Para pasar de una celda de la tabla a otra pueden utilizar la tecla <Tab> o situar el puntero del mouse sobre la celda a la que quieren ir y hacer clic. Una vez en la celda deseada
sólo tienen que comenzar a escribir y aplicar formatos tal como lo harían si estuviesen
trabajando en el texto normal.
Bordes y sombreado de la tabla
Para aplicar bordes y/o diseño a la tabla, hay que seleccionar la tabla y activar la pestaña
Diseño, de la barra de herramientas de tablas, luego seleccionar sombreado y bordes. Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Bordes y Sombreado.
Énfasis
Lo primero que debe decidir es si quiere cambiar los bordes de toda la tabla o sólo de
la celda en la que esté el punto de inserción. Si elige esta última opción podrá controlar
individualmente todos los bordes de cada celda, mientras que si elige la primera controlará los bordes de las filas y columnas (bordes que afectan a más de una celda). Una vez
decidido desplegar la lista Estilo de Tablas y seleccionar el diseño correspondiente.
A continuación, puede quitar y agregar los bordes que desee haciendo clic en los botones
que rodean al cuadro Vista previa. También puede elegir el color de cada borde mediante
la lista desplegable Color, el grosor del borde mediante la lista desplegable Ancho, y el
tipo de borde mediante la lista Estilo (seleccionar el color, ancho y estilo antes de colocar
el borde).
Por otra parte, en el cuadro de diálogo Bordes y sombreado permite dar un color de relleno
a cada una de las celdas de la tabla individualmente o a todas las celdas de la tabla simul-
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táneamente. De nuevo, puede seleccionar la opción correspondiente en la lista desplegable Aplicar a: de esta ficha antes de proceder. Luego, elige el color de fondo en la zona
denominada Relleno y la intensidad del color en la lista desplegable Estilo.
A medida que realice cambios irán viendo el resultado en el panel Vista previa. Cuando
esté conforme con todos los cambios realizados hacer clic en el botón Aceptar.
Columnas
En ciertas ocasiones la mejor forma de expresar un texto es por medio de columnas.
Algunos estudios demuestran que el ancho de
las columnas de un periódico permiten leerlo con
más facilidad, ya que es una forma más atractiva
y legible.
La creación de columnas permite la elaboración
de documentos con una mejor presentación.
La creación de columnas permite la elaboración
de documentos con una mejor presentación.
Se pueden crear columnas en documento, ya sea
antes de comenzar a capturar el texto o en uno
previamente capturado.
Para convertir un documento previamente capturado en columnas, en primer lugar se
debe seleccionar el texto a convertir en columnas, luego activar la pestaña Disposición y
seleccionar el ícono Columnas. Entonces aparecerá el cuadro de diálogo Columnas.
Lo primero que debe indicar es el número de columnas, la separación entre columnas (ancho y espacio) y marcar si desean una línea de separación entre columnas.
Una vez decidido, es posible indicar la parte del documento que se desea convertir en
columnas y seleccionar la opción correspondiente.
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A medida que realice cambios irá viendo el resultado en el panel Vista previa. Cuando
esté conformes con todos los cambios realizados hacer clic en el botón Aceptar.
Cuando se crea un documento en columnas, Word define el mismo ancho para cada
columna, sin embargo, pueden modificarse de acuerdo a las necesidades del usuario.
Para modificar el ancho de una columna deberán colocar el punto de inserción en la
columna a modificar, observar que aparecen unas marcas en la regla que reflejan el
ancho de la columna. A continuación, mover las marcas (izquierda y derecha) de la columna con el puntero del mouse para ajustar el ancho de la columna.
Tomando como ejemplo una página de tres columnas, es posible que la segunda columna
termine con un encabezado o texto que debería estar en la parte superior de la tercera
columna, restando orden y presentación al documento.
En este caso, es conveniente insertar saltos de columnas en el lugar deseado para indicar
dónde debe iniciar una nueva columna.
Para aplicar salto de columna deben colocar el punto de inserción donde deseen insertar
el salto de columna. Luego activar la pestaña Disposición y seleccionar la opción Salto.
Cuando ejecuten este comando aparecerá el cuadro de diálogo Salto y marcar la opción
Salto de columna.
Formato de Secciones
Cuando se comienza un documento nuevo éste contiene una sola sección. En este caso,
los formatos de la sección coinciden con los formatos de la página. Cuando hay más de
una sección en el documento (porque la han creado mediante el Disposición- Configurar
Página–Saltos), los formatos de cada una de ellas permiten que los formatos de las distintas páginas que componen el documento sean distintos.
Para aplicar todos los formatos de sección deben utilizar la pestaña Disposición- Configurar
página.
En Configurar página le permite cambiar los márgenes, el tamaño del papel, la orientación
y el diseño.
Cuando ejecute este comando aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página.
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Si observa, en la parte inferior derecha se encuentra el recuadro Aplicar a: que permite
especificar a qué parte del documento quieren aplicar los formatos:
› A todo el documento: los formatos se aplicarán a todas las secciones del documento.
› De aquí en adelante: los formatos se aplicarán desde el lugar en el que se encuentra el
punto de inserción hasta el final.
› A esta sección: los formatos se aplicarán sólo a la sección del documento en la que se
encuentra el punto de inserción.
Márgenes
La opción Márgenes permite especificar el tamaño de los márgenes de la sección, es decir,
al espacio en blanco que habrá entre el borde del papel y el texto (no lo confunda con la
sangría, que es el espacio en blanco que hay desde el margen de la sección hasta el texto;
o sea, un espacio blanco adicional al margen).
Contador Público | Informática Aplicada
100
Pueden determinar los márgenes introduciendo su tamaño en centímetros en los respectivos cuadros. El cuadro Encuadernación permite agregar un margen adicional en el caso de
que deseen encuadernar tu documento.
Los márgenes Encabezado y Pie de página sirven para determinar el espacio que hay
desde el borde del papel hasta el respectivo encabezado y pie de página (si los hay). Por
último, el recuadro Márgenes simétricos sirve para indicar a Word que se va a imprimir el
documento por las dos caras del papel, de manera que deben invertir los márgenes dependiendo de que la página sea par o impar.
Otros formatos de las secciones
En el comando Tamaño del papel puede inzdicar a Word el tamaño del papel en el que van
a imprimir la sección.
Puede seleccionar un tamaño predeterminado de la lista Tamaño del papel o puede introducir las medidas personalizadas que desee en los cuadros Ancho y Alto.
En esta opción también puede determinar la orientación del papel: Vertical u Horizontal
(apaisada).
Por su parte, en la pestaña Disposición puede, entre otras muchas cosas, decidir dos aspectos muy importantes del documento: el comportamiento de los encabezados y pies
de página del documento y la alineación vertical del documento.
Si activa la casilla Pares e impares diferentes, los encabezados y pies de página de las páginas
pares serán diferentes a los de las páginas impares en esta sección.
Si activa la casilla Primera página diferente, la primera página de esta sección tendrá un
encabezado y un pie de página diferente a los de las demás páginas (que, normalmente,
se deja en blanco para que esa primera página no tenga encabezado ni pie de página).
Encabezados y Pies de páginas
Los encabezados y los pies de página son unos textos que se repiten en todas las páginas
de un mismo documento, respectivamente en la parte superior y en la parte inferior de
la misma.
Usualmente se utilizan para poner el nombre del documento, del capítulo, el número de
la página y datos similares.
En Word, cada sección del documento puede tener un encabezado y un pie de página
distintos a los demás. También es posible hacer que los encabezados y pies de página de
las páginas pares e impares sean diferentes. Y, por último, se puede hacer que la primera
página de la sección (o documento) sea diferente al resto de las páginas. Todos estos ajustes se realizan tal como hemos visto en el apartado “Otros formatos de las secciones”.
Contador Público | Informática Aplicada
101
Para crear un encabezado o un pie de página deben, en primer lugar, situar el punto de
inserción en cualquier punto de la sección correspondiente. Después activar la pestaña
Insertar y seleccionar Encabezado y Pie de página. Entonces la pantalla de Word cambiará
y verán una zona delimitada en la parte superior de la página. En esa zona es donde deben
crear el encabezado y luego aplicar los formatos de caracteres que vimos al comienzo del
módulo.
Además, verá que aparece una barra de herramientas flotante. Esa barra de herramientas
contiene botones específicos para la creación de encabezados y pies de página.
Si desea, dentro del encabezado puede insertar datos especiales como el número de la
página, la fecha, etc. Para ello debe usar los botones de la barra de herramienta flotante.
Por ejemplo, un encabezado puede contener el texto Página X de Y donde X es el número
de cada página e Y es el número total de páginas del documento.
Cuando termine de crear el encabezado pueden pasar a crear el pie de página; para ello
deben hacer clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie.
Por último, y para volver a la vista normal del documento, cuando termine haga clic en el
botón Cerrar, ubicado en la misma barra de herramientas flotante.
Recursos para mejorar un documento
Un documento de Word contiene principalmente texto, pero puede mejorarse agregándole objetos. Por ejemplo, imágenes prediseñadas, WordArt (texto decorativo) y dibujos
mediante la barra de herramientas Dibujos.
Imágenes
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102
Una de las funciones más interesantes de Word es la que nos permite insertar imágenes en el texto. Las fuentes de la que proceden esas imágenes pueden ser diversas, como
comprobará si activan la pestaña Insertar y selecciona el icono Imágenes.
Verá que se despliega un submenú con diversas opciones:
› Imágenes en línea: Esta opción permite insertar una imagen de las que vienen con el
propio Word.
› Desde archivo: Si tiene una imagen propia que quieran insertar (por ejemplo, el logotipo
de tu empresa), seleccionar esta opción.
› Formas: Si elige esta opción, Word permitirá insertar unas imágenes sencillas que
se pueden adaptar fácilmente a cualquier documento (flechas, diagramas de flujo,
estrellas, líneas, etc.)
› WordArt: Es una aplicación de Microsoft Office que crea texto decorativo que puede
agregar interés a un documento. Mediante esta opción pueden: crear letras y palabras,
girar el texto en cualquier dirección, agregar efectos tridimensionales, desplegar el
texto de manera vertical, arquearlo o incluso imprimirlo al revés.
WordArt es intuitivamente fácil de utilizar. En esencia,
primero se elige el estilo para el texto, y después se
introduce el texto en el cuadro de diálogo. El WordArt final es un objeto que se puede mover o al que
se le puede cambiar de tamaño, como cualquier otro
objeto.
› Desde escáner o cámara: Si dispone de un escáner o de una cámara digital (puede ser
incluso una WebCam), esta opción permitirá insertar directamente en Word la imagen
que estén digitalizando.
› Gráfico: Permite crear un gráfico e insertarlo en el documento. Como en el próximo
módulo van a estudiar Ms Excel, allí verá una manera distinta de hacer lo mismo.
A continuación, verá un ejemplo de procedimiento para poder aprovechar las posibilidades gráficas
de Word:
Activar la pestaña Insertar y activar el ícono Imágenes, Imágenes en Línea. Desplegar la
lista de categorías de imágenes hasta que encuentren una que le guste y hacer clic sobre
Contador Público | Informática Aplicada
103
ella. Entonces aparecerán todas las imágenes correspondientes a esa categoría. Luego
hacer clic en una de las imágenes y la imagen se insertará en el documento. Posiblemente
la imagen insertada no tendrá el tamaño deseado, así que situar el puntero del mouse
sobre uno de los controladores que aparecen a su alrededor, hacer clic y, manteniendo
pulsado el botón del mouse, arrastrar éste para cambiar el tamaño de la imagen. Luego
soltar el botón del mouse. Si quiere cambiar la posición de la imagen en la página sólo
tienen que hacer clic dentro de ella y arrastrarla a su nueva posición.
También podemos insertar imágenes almacenadas en nuestra Pc como archivos
Como vimos en el apartado dedicado a las tablas, es una buena idea insertar una imagen
(por ejemplo, un logotipo) dentro de una celda de una tabla. Si, por ejemplo, la inserta en
la celda izquierda de una fila, luego puede colocar los datos de la empresa en la celda de
la derecha, consiguiendo así un buen efecto.
Captura de Pantalla
Una opción de la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones que puede resultar útil es la de
Captura. La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en
la pantalla de tu ordenador. Los pasos para realizar una captura de pantalla, sin utilizar
este comando, son:
1. Pulsar la tecla Impr pant (Imprimir pantalla). Para hacer la “foto” (copia de lo que estamos visualizando) y que se guarde en el portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Word desde la pestaña Insertar y la opción Imagen desde archivo.
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A partir de Word 2013 podemos evitarnos todos estos pasos simplemente con un botón.
Insertar captura.
Al hacer clic sobre Captura, se despliega un menú que permite escoger qué pantalla
queremos capturar.
Se muestran cada una de las ventanas abiertas no minimizadas. Basta hacer clic sobre
una de ellas para que se copie en el documento de Word.
También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte
incluida en Windows 7. Le permite escoger con qué zona concreta de la ventana quiere
quedarse.
Después de pulsar sobre “Recorte de pantalla” dispone de tres segundos para colocarse en
la pantalla que desee, suponiendo que tiene varias abiertas, a continuación, basta mover
el cursor para capturar la zona de la pantalla elegida.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de Word no aparece en
la captura, se omite como si no existiera, de forma que puede disponer de las capturas sin
preocuparse porque Word tape zonas de la ventana o quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no se preocupe, porque podrá manipular
la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.
Combinación de Correspondencia
La combinación de correspondencia puede crear cualquier tipo de documento estandarizado, pero se utiliza con más frecuencia para un conjunto de cartas modelo. En esencia, la
combinación de correspondencia crea la misma carta muchas veces, pero en cada una de
ellas cambia el nombre, la dirección y otra información, que sea necesario. Puede utilizar
la combinación de correspondencia, por ejemplo, para buscar empleo o para enviar una
carta a todos sus clientes informándoles de alguna novedad o acontecimiento, en cuyo
caso enviará cartas a diferentes compañías.
Contador Público | Informática Aplicada
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A continuación, se ilustra este concepto, en el que Martín García describe sus aptitudes en
una carta modelo, y después combina esa carta con un conjunto de nombres y direcciones
para producir las cartas individuales.
Martín García
Calle Barcelona, Nº 2100
Barrio Maipú, Córdoba, Argentina
TE: 45432178
Marzo 2006-01-10
<<Título>> <<Nombre>> <<Apellido>>
<<Cargo>>>
<<Nombre Compañía>>
<<Dirección>>
<<Ciudad>> <<CP>>
Estimado <<Título>> <<Apellido>> <<Nombre>>
Me gustaría solicitar un puesto en vuestra Compañía <<Nombre Compañía>> como Jefe de área. Me gradué en la Universidad Blas Pascal y estoy muy
interesado en trabajar con usted. Manejo muy bien todas las aplicaciones de
Microsoft Office.
Estoy ansioso por poner en práctica mis habilidades y me gustaría tener la
oportunidad de hablar con usted lo más pronto posible. He adjuntado una
copia de mi currículo y me gustaría proporcionarle los nombres y direcciones
de mis referencias. Puede localizarme en la dirección y el número telefónico
antes mencionado. Espero una respuesta favorable.
Saluda Atte.
Martín García
El proceso de combinar correspondencia utiliza dos archivos como entrada: un documento
principal y un origen de datos. El resultado es un conjunto de cartas modelos. El documento
principal (por ejemplo, la carta) contiene texto estandarizado, junto con uno o más campos de combinación que sirven como marcadores de posición para los datos diversos que
se introducirán en las cartas individuales. El origen de datos (el conjunto de nombres y
direcciones) contiene la información que cambia de carta en carta.
Contador Público | Informática Aplicada
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La primera fila del origen de datos se llama fila de título e identifica los campos de las
filas restantes. Cada fila adicional contiene los datos para crear una carta y se llama registro de datos. Cada registro de datos contiene los mismos campos en el mismo orden- por
ejemplo, Título, Nombre, Apellido, etcétera.
El documento principal y el origen de datos trabajan en conjuntos; los campos de combinación del documento principal hacen referencia a los campos correspondientes del
origen de datos.
La implementación de la combinación de correspondencia se logra a través del Asistente
para combinar correspondencia (o el cuadro de diálogo Combinar Correspondencia), el
cual lo guiará a través de los diversos pasos del proceso de combinar correspondencia. En
conclusión, hay tres cosas que usted debe hacer:
1. Crear y guardar el documento principal (por ejemplo, escribir una carta como escribirían
cualquier otro documento) e incluirle campos variables.
2. Crear y guardar el origen de datos (por ejemplo, introducir en otro documento los
datos variables: Título, Nombre, Apellido, etcétera) de cada destinatario, con los que
estos datos resultan ser reutilizables para cualquier otra carta personalizada que
quieran escribir en el futuro.
3. Combinar el documento principal y el origen de datos para crear las cartas individuales.
En los siguientes apartados veremos brevemente la manera de utilizar el cuadro de diálogo
de Iniciar combinación de Correspondencia.
Todo el proceso de creación y gestión de cartas personalizadas se realiza mediante la pestaña Correspondencia y pulsar en Iniciar combinación de correspondencia y seleccionar la
opción paso a paso:
1. Se abre un panel en el lateral derecho. Marcar la opción Cartas y pulsar el enlace inferior
Siguiente: Inicie el documento;
2. En el paso 2 , tildar Utilizar el documento actual y pulsar Siguiente;
3. En el paso 3 , tildar Utilizar una lista existente y pulsar Examinar;
4. Se abre una ventana donde deben buscar el archivo que contiene los datos a combinar.
Localizarlo, seleccionarlo y pulsar Abrir;
5. Luego, seleccionar la lista de destinatarios. Para ello, hacer clic en el encabezado Categoría. De esta forma, todos los contactos quedarán uno tras otro;
6. De nuevo en el panel, pulsar Siguiente;
7. Ahora se muestran varios enlaces para incluir datos de la base en la carta. Hacer clic
en el documento. Insertar una coma y un espacio. Luego, pulsar sobre Más elementos;
Contador Público | Informática Aplicada
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8. Seleccionar Nombre y pulsar Insertar. Luego, pulsar Cerrar;
9. Pulsar siguiente, y observar que el panel dispone de unos botones <<y>>, para ir
moviéndonos por los distintos campos,
10.Pulsar siguiente. Este último paso permitirá imprimir la carta.
11.Cerrar el panel y el documento, guardando los cambios.
Al observar, este cuadro de diálogo tiene tres zonas:
› Zona del Documento Principal: sirve para crear o seleccionar (si la tiene creada) la
carta tipo.
› Zona Origen de Datos: sirve para crear o seleccionar el archivo que contiene los datos
variables que se tienen que incluir en cada carta, es decir, el nombre del destinatario,
su apellido o cualquier otra información.
› Zona Combinar: sirve para indicar a Word que combine los documentos anteriores
para crear las cartas personalizadas.
Word como editor de páginas Web
Ahora que vivimos en una época que se caracteriza por la popularización de las redes,
tanto mundiales (Internet) como corporativas (intranets de cualquier empresa), le alegrará saber que puede utilizar a Word para crear páginas Web con facilidad.
El procedimiento es el siguiente: En primer lugar, crear un documento de Word tal y
como harían normalmente. Si desea puede incluir tablas, gráficos, imágenes o cualquier
otro elemento. Luego, debe activar el Botón de Office, seleccionar la opción Guardar como
Otros Formatos, en el cuadro de diálogo Guardar como página Web, seleccionar la carpeta
en la que desean guardarlo y asignarle un nombre y, por último, pulsar Aceptar.
Un comando que resulta interesante cuando crean páginas Web con Word es el comando
Hipervínculos de la pestaña Insertar. Este comando permite crear enlaces en tu documento,
en tu página Web con otras páginas Web. Para utilizarlo sólo tienen que seleccionar una
palabra, frase o imagen del documento. Luego activar el comando Hipervínculo y en el
cuadro de diálogo Vincular al archivo o dirección URL y, por último, pulsar Aceptar.
Al finalizar, observará que la palabra o frase que seleccionaron adoptó la forma normal
de un enlace en una página Web: aparece en azul y subrayado.
Dando por finalizada esta exposición teórica, lo invitamos a trabajar con las actividades
pertenecientes al módulo.
Actividad
Tenga presente que estaremos disponibles a través del espacio tutorial para que Ud.
canalice sus dudas y comentarios.
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En esta instancia, usted se encuentra en condiciones de realizar la segunda parte de la
Evaluación Integradora. ¡Adelante!
Evaluación
Módulo 4 | Glosario
Abrir, comando: El comando Abrir permite que los usuarios recuperen archivos del disco
duro.
Alineación: En todas las aplicaciones, la alineación define la posición del texto de un
documento: alineado a la izquierda o a la derecha centrado o justificado, respecto al
margen.
Asistente: En varias aplicaciones, los asistentes formulan preguntas a los usuarios y,
cuando terminan, crean el documento deseado.
Encabezado: En Word, los encabezados son una o más líneas que se colocan en la parte
superior de cada página impresa.
Estilo: Combinación de las características de formato tales como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplica un estilo, todas
las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.
Estilo de carácter: Un estilo de carácter define el formato de todos los caracteres.
Estilo de párrafo: En Word, el estilo de párrafo contiene el formato de los párrafos, como
la alineación, las sangrías y el espaciado.
Formato, barra de herramientas: En cualquier aplicación de Microsoft, aparece debajo
de la barra de herramientas Estándar y proporciona acceso a las operaciones comunes de
formato, como negritas y cursivas.
Fuente: Es todo el grupo de letras mayúsculas y minúsculas, números, marcas de puntuación y símbolos utilizados en los documentos.
Fuente, comando: En varias aplicaciones el comando Fuente del menú Formato permite
que los usuarios modifiquen la fuente, el tamaño y estilo del texto de los documentos.
Guardar, comando: Este comando permite que los usuarios “guarden” documentos en
discos flexibles, CDs o en el disco duro.
Guardar como, comando: Este comando permite que los usuarios guarden con otro
nombre un archivo existente o que lo guarden en otro lugar.
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Módulo 4 | Actividades
actividad 1
Hamburguesas Argentinas S.A.
Usted, hoy en día, es el máximo responsable de Hamburguesas Argentinas S.A., cuyo lanzamiento se va a desarrollar la próxima temporada.
Podríamos decir que la empresa Hamburguesas Argentinas S.A. es un ratón entre elefantes, pero en su nicho de mercado, Argentina, Hamburguesas Argentinas S.A. acapara
el 40% del mercado de hamburguesas y un 60% del mercado de comida rápida en general.
Por supuesto que usted le da mucha importancia a la imagen de su empresa y a veces
invierte grandes sumas de dinero en costosas tarjetas, folletos y papelería comercial. Esta
vez, quiere bajar los costos y decide que por un tiempo realizará la folletería utilizando el
Microsoft Office.
Es así que, utilizando el logotipo (imagen) de la empresa y una dosis de creatividad se
pone a desarrollar los folletos.
Diseñe el logo de la empresa utilizando las herramientas de Word, desde el Menú Insertar,
opción Formas.
Utilizando el procesador de texto, diseñe un folleto de 1 página, donde presente las características de la empresa, productos y servicios que ofrece, todo basado en su ingenio.
Agregue el Logo diseñado anteriormente.
Utilice texto, imágenes, tablas, WordArt, todo lo que le parezca necesario para una presentación del folleto agradable.
actividad 2
Una búsqueda laboral
Hoy en día, hay importantes chances laborales -generalmente pasantías- que se ofrecen
en los matutinos más importantes de Argentina para estudiantes de carreras tales como:
contador, administración, recursos humanos y marketing, entre otras.
Para Ud. sería muy importante poder adquirir una experiencia en tal sentido, un excelente
antecedente para su currículo personal; por supuesto, su familia lo apoya además de estar
contenta por sus logros hasta el momento.
Uno de los requisitos para postularse como aspirante a la pasantía es disponer de su
currículo. El currículo o currículum vitae es de fundamental importancia en estas circunstancias, es su carta de presentación. Sin lugar a dudas, elaborarlo, no es una tarea sencilla,
de modo que deberá confeccionarlo con sumo cuidado teniendo en cuenta varios detalles.
Puede usar este formato de currículo como base para armar el suyo.
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DIRECCIÓN •
T E L É F O N O , FA X • C O R R E O E L E C T R Ó N I C O
APELLIDO-NOMBRE
INFORMACIÓN PERSONAL
Estado civil:
n Nacionalidad:
n Edad:
n Lugar de nacimiento:
n Familia:
n
RESUMEN DE CALIFICACIONES
19xx - 19xx
[ Nombre de la organización o institución ] [
Ciudad y provincia o estado ]
[ Puesto ]
[ Detalles del puesto, premios o logros. ]
EDUCACIÓN
19xx - 19xx
[ Nombre de la organización o institución ]
Ciudad y provincia o estado ]
[
[ Títulos ]
n [ Detalles del puesto, premios o logros. ]
EXPERIENCIA PROFESIONAL
19xx - 19xx
[ Nombre de la organización o institución ]
Ciudad y provincia o estado ]
[
[ Puesto ]
n [ Detalles del puesto, premios o logros. ]
ACTIVIDADES PROFESIONALES ADICIONALES
[ Haga clic aquí y escriba la información. ]
IDIOMAS
[ Haga clic aquí y escriba la información. ]
REFERENCIAS
[ Haga clic aquí y escriba la información. ]
OBJETIVO
[ Escriba aquí su objetivo ]
ANTECEDENTES
[ Haga clic aquí y escriba la información. ]
PREMIOS RECIBIDOS
[ Haga clic aquí y escriba la información. ]
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111
En primer lugar, usted debe: recopilar toda la información que incluirá en su documento,
como títulos obtenidos, certificados laborales o de cursos realizados y demás elementos
que usted crea conveniente dar a conocer. De esta manera, podrá armar un currículum
preciso, veraz e interesante.
1. Para diseñar su currículum, utilice el siguiente formato:
› Línea horizontal que separe cada ítem del currículo (para lograr este efecto seleccione
el primer párrafo y seleccione la opción Bordes y Sombreados del Menú Formato)
› Corrector Ortográfico.
› Encabezado y pie de página
› Una foto o imagen prediseñada
2. Luego, configure la página.
3. Finalmente, guarde el archivo con el nombre Actividad 2.
Usted se pone a trabajar en esta tarea, y una vez armado lo envía a quiénes corresponda
por correo.
Una vez que su currículo esté listo, usted debe crear los sobres para enviarlo por correo.
1. Para Generar los sobres, diríjase a [Correspondencia- Crear], elija [Sobres y etiquetas...]
y vaya a la pestaña [Sobres]
2. En el recuadro texto [Dirección:] escriba los datos del destinatario, como nombre,
apellido, dirección y código postal. Cuando termine pase al cuadro [Remitente:] e
ingrese su propia información personal.
3. Para configurar diversas opciones haga clic en el panel [Vista previa]. Despliegue la
lista [Tamaño de sobre] y seleccione la medida que corresponda. También puede
cambiar algunos aspectos referidos al texto como su formato o alineación.
4. En el área Dirección, oprima el botón [Fuente] y en el cuadro que se presenta seleccione
el tipo de letra que prefiera, alguno de los estilos disponibles y el tamaño adecuado.
Cuando termine presione [Aceptar]
A los fines de tener control de los envíos que realizará, diseña una tabla. Usted puede
inventar los datos que sean necesarios:
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1. Para crear una tabla de 4 Columnas y 4 Filas, utilice un Estilo de Tabla [Autoformato]
Fecha
Empresa
Dirección
CP
2. Luego, guarde el archivo con un nombre que lo identifique.
Éxito con su tarea!!
actividad 3
Anuncio Comercial para "Olivos de Traslasierra".
A través del mail y el chat, usted se hizo muy amigo de un compañero de estudios. Esta
relación los llevó a plantearse la creación de un desafío comercial: venta de aceite de oliva
proveniente de la fábrica de un tío suyo en la zona de Traslasierra (entre las provincias de
San Luis y Córdoba).
Surge así la necesidad de crear un anuncio comercial a bajo costo con la posibilidad de
publicarlo en la revista “Punto Final”. A tal efecto, usted confecciona su propio anuncio:
atractivo, funcional y práctico con Word, en el cual podrá incorporar WordArt, cuadros de
texto, autoformas e imágenes, entre otros recursos disponibles.
Finalmente, aunque pueda parecer una tarea compleja, también puede incluir en el dorso del anuncio pequeñas etiquetas con su información comercial para que los interesados no tengan que memorizarla.
A los fines de elaborar su publicidad tenga en cuenta:
1. El formato:
› Un estilo de Ms WordArt
› Tipo y tamaño de letra adecuado
› Letra Capital
› Cuadro de texto.
› Un color de relleno
› Imagen prediseñada.
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2. Luego, configure la página horizontalmente.
3. Finalmente, recuerde almacenar su trabajo periódicamente.
¡¡Éxito con su diseño!!
actividad 4
Captando clientes
La empresa Olivos de Traslasierra, que creó con su compañero de estudios, está funcionando
muy bien y necesitan continuar captando clientes. A fin de mes, usted debe enviar una
misma propuesta a numerosos clientes.
A tal efecto, usted ha confeccionado una carta atractiva, con distintas opciones de formato,
a partir de ellas, podrá hacer un “envío masivo de correspondencia”, es decir, enviar la misma carta, pero personalizada, a varias personas de manera rápida y sencilla.
A los fines de la redacción de la carta, puede inventar los datos que sean necesarios,
siempre teniendo en cuenta los aspectos formales para la redacción de la misma.
1. Para generar la Carta, utilice:
› Corrector ortográfico
› Párrafos Justificados
› Bordes y sombreados
› Interlineado de 1,5 cm
2. Luego, en el Encabezado o pie de página agregue los datos de la Empresa
3. Finalmente, guarde la Carta. [Para no perder el trabajo realizado, recuerde guardarlo
periódicamente]
Asimismo, una vez que la carta está lista, hay que generar el envío con sus etiquetas
correspondientes.
Y lo tiene que hacer lo antes posible para captar nuevos clientes.
¡¡A trabajar!!
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actividad 5
Industrias Metalúrgicas S.A.
Esta actividad consiste en realizar ejercicios para practicar lo visto en este módulo. Se
profundizará en las herramientas aprendidas de Word, desarrollando algunas tareas de
mucho uso en la vida privada y profesional.
Redacte una carta solicitando el uso de e-mail a la empresa.
Para desarrollar la misma, tenga en cuenta:
1. Abrir el archivo de Word Carta_texto.doc (disponible en plataforma)
2. En dicho documento va a encontrar el texto en bruto de la carta, sobre el cual va a
trabajar.
3. Abra el archivo de imagen Carta_modelo.jpg. (disponible en plataforma)
4. En base a este modelo, configure el texto de Word, para que quede lo más parecido
posible al modelo adjunto.
5. Prepare la página del documento [Diseño de página/ Configurar página- Márgenes
-Tamaño de papel-Orientación]
6. Seleccione tipo y tamaño de letra a su gusto.
7. Interlineado y espaciado entre párrafos.
8. No se olvide de actualizar la fecha de la carta.
9. Guarde el documento con un nombre que lo identifique.
Póngase un límite en el tiempo que pasa formateando el documento.
actividad 6
Conexión a Internet
Esta actividad consiste en realizar ejercicios para practicar lo visto en este módulo. Se
profundizará en las herramientas aprendidas de Word, desarrollando algunas tareas de
mucho uso en la vida privada y profesional.
Configure un documento donde se explica una conexión a internet. Recuerde darle una terminación profesional.
Para desarrollar su carta tenga en cuenta:
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1. Abra el siguiente archivo de Word denominado Internet (disponible en plataforma).
En dicho documento va a encontrar el texto en bruto, sobre el cual va a trabajar.
2. Abra el archivo de imagen Internet_modelo.jpg (disponible en plataforma). En base a
este modelo, configure el texto de Word, para que quede lo más parecido posible al
modelo de la imagen.
3. Prepare la página del documento [Diseño de página/ Configurar página- Márgenes
-Tamaño de papel-Orientación]
4. Encabezado: coloque el nombre de la materia y número de Actividad.
5. Pie de página: nombre del documento, número de página y fecha actualizada.
6. Seleccione tipo y tamaño de letra a su gusto, para que quede lo más parecido al modelo.
7. Interlineado y espaciado entre párrafos.
8. Párrafo a 3 columnas, con líneas entre columnas.
9. Bordes y sombreados.
10.Utilice viñetas.
11.Guarde el documento con un nombre que lo identifique.
Póngase un límite en el tiempo que pasa formateando el documento.
Recomendaciones
actividad 7
Internet
Esta actividad consiste en realizar ejercicios para practicar lo visto en este módulo. Se
profundizará en las herramientas aprendidas de Word, desarrollando algunas tareas de
mucho uso en la vida privada y profesional.
Configure un documento donde se explica una Internet.
Para desarrollar su carta tenga en cuenta:
1. Abra el siguiente archivo de Word denominado Gráficos (disponible en plataforma).
En dicho documento va a encontrar el texto en bruto, sobre el cual va a trabajar.
2. Abra los archivos de imagen Graficos_modelo_1.jpg y Graficos_modelo_2.jpg (disponible
en plataforma). En base a ellos, configure el texto de Word, para que quede lo más
parecido posible al modelo tanto de la página 1, como la página 2.
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3. Prepare la página del documento [Diseño de página/ Configurar página- Márgenes
-Tamaño de papel-Orientación]
4. Encabezado: coloque el nombre de la materia, número de actividad y una imagen que
elija acorde al tema.
5. Pie de página: nombre del documento, número de página y fecha actualizada.
6. Seleccione tipo y tamaño de letra a su gusto, para que quede lo más parecido al modelo.
7. Interlineado y espaciado entre párrafos.
8. Inserte imágenes a gusto, que estén relacionadas con el texto, pueden ser prediseñadas
o buscadas en Internet.
9. En la página 2, utilizando las herramientas de Dibujo, intente crear el dibujo que se
presenta en el modelo, recuerdo utilizar copiar y pegar para reproducir aquellos objetos que se repiten.
10.Inserte una forma con el texto, similar a lo que se muestra en el modelo_2.
11.Guarde el documento con un nombre que lo identifique.
Póngase un límite en el tiempo que pasa formateando el documento. Utilice imágenes y
recuerde darle una terminación profesional.
Recomendaciones
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Módulo 5
Microobjetivos
› Utilizar los principios básicos de jerarquización y ordenación de información en el
diseño de presentaciones, con el fin de que las mismas brinden apoyo real a sus exposiciones.
› Desarrollar habilidades en el uso de las herramientas que ofrece un software de
presentación, con el fin de diseñar y realizar presentaciones que contribuyan con sus
tareas profesionales.
Contenidos
Antes de iniciar el estudio, lo invitamos a ver el video de presentación del módulo.
Microsoft powerpoint
¿Qué es el PowerPoint?
Generalidades y Principios Básicos.
Microsoft PowerPoint es un programa que
nos permite crear aplicaciones visuales para
demostraciones y presentaciones. Esta herramienta ha reemplazado a las antiguas
filminas, de difícil edición y alto costo. Se
basa en el concepto de las diapositivas,
programando su secuencia manual o automáticamente, mostrando textos, imágenes,
tablas, gráficos, vídeos, sonido, etc. En su desempeño profesional sin duda el PowerPoint le será un aliado fundamental en las presentaciones de su empresa. Podrá utilizarlos, por ejemplo, para presentar nuevos productos,
planificaciones, para brindar asesoramiento. Esta herramienta permite la creación de
puestos de información interactivos, publicidad, cursos de aprendizaje, promociones, etc.
Pero no nos vayamos tan lejos, pensemos en las actividades académicas que usted se
encuentra llevando a cabo aquí en la universidad. Utilizando esta herramienta podrá
presentar, de una manera clara y dinámica, sus trabajos prácticos, actividades y trabajos
finales, como por ejemplo la tesis.
Contador Público | Informática Aplicada
118
PowerPoint tiene una serie de componentes fáciles de utilizar, que le permitirán crear
presentaciones vistosas y atractivas. Allí no termina todo, esta herramienta tiene una
ventaja adicional, ofrece la posibilidad de crear archivos especiales que se pueden ejecutar
en cualquier computadora sin la necesidad de contar con el programa original instalado.
Diapositivas: diseño, edición, recursos, configuración.
Comencemos a trabajar en una presentación. Para ello, tomemos como ejemplo una presentación donde se explicarán las características y herramientas de la aplicación del Microsoft PowerPoint para introducir en el tema a los empleados de una empresa.
Énfasis
Para iniciar este programa, vamos al menú Inicio en la barra de tareas, y seleccionamos el
programa PowerPoint o directamente podemos hacerlo desde el ícono de acceso directo
sobre el escritorio si existe.
Se nos presenta la siguiente ventana:
1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que
formarán la presentación. Una diapositiva es una pantalla de la presentación.
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2. El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su
número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su
pestaña
. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema
aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder
modificarla.
3. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en
mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el
área de trabajo.
› Puede pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el
tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
› O bien puede deslizar el marcador hacia los botones–o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
4. Con los botones de vistas
podemos elegir el tipo de Vista en la cual
queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo, podemos tener una vista
general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc.
5. El Área de notas es donde se añaden las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer
que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.
Comencemos trabajando con Vista Normal y que seleccionar la pestaña diapositiva
del área de esquema.
Se pueden añadir diapositivas de dos formas: Pulsando en el botón Nueva diapositiva
que se encuentra en la pestaña Inicio o con las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva
seleccionada.
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertará tras ella.
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Podemos escoger entre diferentes diseños, o cargar una diapositiva en blanco.
¿Cómo puedo seleccionar diapositivas?
Para realizar las acciones que veremos a continuación en ocasiones será necesario saber
seleccionar diapositivas. Por lo tanto, vamos a ver cómo hacerlo.
Desde la vista Normal, lo más adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se
muestran en el área de esquema, cuando se tiene activa la pestaña Diapositivas
. Aunque resulta más cómodo hacerlo desde la vista Clasificador de
diapositivas.
Para seleccionar una diapositiva, hacemos clic
sobre ella. Así, las acciones realizadas se aplicarán
a esta.
Para seleccionar varias diapositivas consecutivas,
hacemos clic sobre la primera de ellas y pulsamos
la tecla MAYÚS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic
en la última diapositiva del tramo a seleccionar.
Para seleccionar varias diapositivas no contiguas,
mantendremos la tecla Ctrl pulsada e iremos haciendo clic en cada una de ellas.
Las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las rodea.
Tal como usted podrá advertir, estamos haciendo uso aquí de una serie de términos que
deben comprenderse y diferenciarse. Para ello, le recomiendo, que vea en el glosario de
este módulo las definiciones de los siguientes: gráfico, imagen, imagen prediseñada y
dibujo. Estas expresiones hacen referencias a diferentes objetos en las aplicaciones de
Office.
¡A trabajar!
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Lo invitamos a continuación a trabajar en nuestra primera diapositiva. Seleccionemos el
primer diseño: Títulos, que generalmente es el tomado como inicial.
Comencemos por los textos
Haciendo clic sobre el recuadro Título, escribimos Presentaciones con PowerPoint y en el
recuadro Subtítulo escribimos nuestro nombre, apellido y Universidad.
Seleccionando cualquiera de los textos ingresados, podemos modificar su fuente, estilo,
color, tamaño, tal como se vio en Word y Excel.
¿Cómo podemos manejar los diferentes objetos?
Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es
saber cómo incluirlos en nuestra presentación. Podemos hacerlo, fundamentalmente, de
dos formas:
Aprovechando el diseño de la diapositiva
Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseño de entre los existentes. En
muchos casos, el diseño incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el recuadro inferior de la imagen siguiente.
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Una serie de imágenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar
el cursor sobre ellas aparecerá un pequeño globo informativo que nos ayudará a identificarlos. Lo único que necesitamos saber es que cada imagen es un botón que inserta el tipo
de objeto que representa: tablas, gráficos, SmartArt, imágenes, imágenes prediseñadas y
clips multimedia. En función del tipo de objeto seleccionado se ejecutará una acción u
otra que nos permitirá especificar las dimensiones de la tabla o qué imagen agregar, por
ejemplo.
Insertar objetos desde la pestaña Insertar
Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos
de objetos.
Tipos de objetos
Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son:
› Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer el número de filas y el
número de columnas.
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› Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras,
de líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel.
› SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva.
Tan sólo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá
sus elementos jerarquizados.
› Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro
ordenador.
› Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos
de Microsoft.
› Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado
en nuestro ordenador.
› Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas.
› Texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la caja de texto.
› En futuras unidades del curso iremos profundizando en cómo tratar cada uno de estos
objetos para personalizarlos o trabajar con ellos.
¿Cómo se puede modificar el tema de las diapositivas?
Una presentación de PowerPoint normalmente va a ser destinada para una presentación
ante público, por lo tanto, el aspecto estético y de diseño tienen mucha importancia, debemos concentrarnos para que sea agradable y fácil de entender.
Lo ideal es que el diseño no distraiga la atención de nuestro público, por lo tanto, es especialmente aconsejable que las presentaciones sean discretas y con colores adecuados. De
esta forma la audiencia será capaz de mantener la concentración en lo que decimos y en
el contenido de las diapositivas.
Aplicar un tema
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Existen dos formas básicas de aplicar un tema a nuestra presentación: hacerlo a la hora
de crearla o cambiarlo posteriormente. Siempre hay un tema aplicado. El tema que se
aplica al crear nuevas presentaciones es un tema por defecto llamado Office.
Mejoremos el fondo de la diapositiva
Haciendo clic en Estilos de Fondos, en la pestaña Diseño vemos las siguientes opciones:
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Sin embargo, también las podemos personalizar. Para ello, hacemos clic en el botón de la
esquina inferior derecha o seleccionamos la opción Formato de fondo en el menú Estilos
de fondo. El resultado será el mismo, la siguiente ventana:
En ella podremos escoger si queremos que el fondo tenga un relleno:
› Sólido: Es decir, un único color.
› Degradado: Una mezcla de uno o varios colores que van pasando de uno a otro con una
transición suave.
› Imagen o textura: Que nos permite escoger una imagen como fondo.
› Trama: Con la que podremos crear un fondo de líneas y formas simples.
Veamos ahora cómo va quedando nuestra presentación y cómo podríamos modificarla.
Al observar detenidamente la diapositiva, vemos que hay algunos detalles que nos gustarían modificar, por ejemplo subir el título principal un poco a los fines de ubicarlo en una
zona más clara para que se destaque mejor y bajar el subtítulo.
Seleccionemos el marco del título, haciendo clic sobre el mismo, luego con el Mouse lo
podemos arrastrar a la nueva ubicación desde el borde sombreado.
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¿Y si quiero agregar un logo o una imagen?
Desde la pestaña Insertar, seleccione Imagen -> Desde archivo, con lo cual podrá buscar
el archivo de la imagen que desea agregar, o desde Imágenes prediseñadas seleccionando
desde una galería ofrecida por Office.
Una vez insertada la imagen, se puede reubicar y modificar.
Veamos cómo quedaría nuestra primera diapositiva:
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Una cuestión clave: No olvidarse de guardar la presentación.
Seleccione de la pestaña Archivo, la opción Guardar. Si es la primera vez, le presentará
una ventana para darle el nombre al archivo y seleccionar la ubicación.
Énfasis
Normalmente guardamos la presentación con el tipo de archivo Presentación, el cual
tiene la extensión pptx. Pero podemos seleccionar otros tipos, haciendo clic en la flecha de
Guardar como tipo, en la misma tendremos un listado de posibilidades, como por ejemplo
guardar con formato compatible con PowerPoint 2003, como plantilla de diseño extensión pot, o como Presentación con diapositivas de PowerPoint con la extensión ppsx. Ésta
última opción graba un documento con toda la presentación, para ser transportado a
cualquier PC, y utilizarla sin necesidad de tener la aplicación PowerPoint instalada.
Vea estas orientaciones sobre el Nombre de archivo y extensión (disponible en plataforma)
Recursos
¿Cómo podemos visualizar las diapositivas?
Para visualizar las diapositivas que hemos ido creando, tenemos varias alternativas, el
uso de cada una depende de lo que necesitamos hacer.
Podemos seleccionar las diferentes vistas desde el panel inferior:
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Vista Normal: permite ver una diapositiva en pantalla. Es el mejor modo para ajustar los
objetos del interior de la diapositiva.
Vista Clasificador de diapositivas: para ver en la pantalla todas las diapositivas en miniatura, de forma tal que pueda tener una visión general del contenido completo de la presentación.
Vista de lectura: le permitirá escribir notas y apuntes que le pueden ayudar al hacer una
presentación en público. Podrá observar en la parte superior la diapositiva y en la inferior
las notas.
Presentación con diapositivas: corre la presentación final, permitiendo observar el resultado final en la pantalla completa. Para volver al modo de edición, hacer clic con el botón
derecho del mouse y seleccionar Fin de la presentación o bien presionar la tecla Esc.
En el panel de la izquierda, se pueden seleccionar dos tipos de vistas, Esquema y Diapositiva, haciendo clic en la solapa correspondiente.
Vista Diapositiva: se pueden ver y seleccionar las diapositivas creadas
hasta el momento. Se muestran como si fuera una vista previa.
Vista Esquema: sólo se pueden ver los títulos y textos
de la diapositiva. Es adecuado para la escritura del
contenido en forma de esquema.
Vamos a agregar una diapositiva nueva
Continuando con nuestra presentación, vamos a ir agregando nuevas diapositivas con
diferentes objetos a los fines de aprender su uso.
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Recursos
Además de conocer el manejo de esta aplicación, es importante que tenga en cuenta
algunos consejos para el diseño de la presentación. Los invito a leer el siguiente artículo
de sugerencias, muy interesantes a tener en cuenta para cuando se proponga diseñar
una presentación:
› http://bit.ly/3ZXrCs2
Para agregar una diapositiva, seleccionamos Nueva diapositiva de la pestaña Inicio, seleccionando también el diseño.
¿Cómo trabajar con texto?
En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que
con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma,
podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc.
Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar el diseño de patrón
más adecuado al contenido que vayamos a introducir. Una vez seleccionado el diseño,
siga estos pasos para añadir texto:
Haga clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quiera insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar título) desaparecerá y aparecerá el
punto de inserción. Se ingresa el texto deseado, y para finalizar se hace clic en otra zona
de la diapositiva o doble ESC.
¿Si necesito agregar más texto?
Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no
sea suficiente, por lo que tendrá que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más
contenido a la diapositiva.
Para añadir un nuevo cuadro de texto haga clic en el botón Cuadro de texto de la pestaña
Insertar.
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Verá cómo el cursor toma este aspecto , donde quiera insertar el nuevo cuadro de texto
haga clic con el botón izquierdo del mouse, manteniéndolo pulsado arrástrelo para definir
el tamaño del cuadro de texto y suéltelo cuando tenga el tamaño deseado.
Le recomiendo realizar la actividad 1 para poner en práctica lo visto hasta este punto.
Actividad
¿Cómo puedo presentar la información en una tabla?
En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar
tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrá comprobar a
continuación, las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word
Para insertar una tabla en una diapositiva, despliegue el menú Tabla de la pestaña Insertar.
Puede definir la estructura de la tabla en la rejilla que se muestra. Al pasar el cursor sobre
los cuadros se irán coloreando un número de filas y columnas con un borde naranja y verá
escritas justo encima las proporciones de la tabla resultante.
También desde este menú podemos seleccionar la opción Insertar tabla, que mostrará
una ventana en la que podrá indicar directamente el número de columnas y filas. Para
que se inserte, pulsaremos Aceptar.
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Este es el mismo cuadro que se mostrará si crea la tabla desde un área de contenido
existente en el propio diseño de la diapositiva.
Mientras tengamos seleccionada una tabla o estemos trabajando con ella, aparecerá en
la cinta una nueva barra de herramientas especializada. Esta barra consta de las pestañas
Diseño y Disposición.
La pestaña Diseño contiene herramientas dedicadas a dar estilo y formato a la tabla.
La pestaña Disposición muestra las herramientas dedicadas a alterar la estructura de la
tabla y sus elementos: su tamaño, su alineación, etc.
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Practique con total libertad modificando y moviendo todos los objetos de la diapositiva
hasta que encuentre el diseño más adecuado.
¿Y si quiero ver los resultados en un gráfico?
Los gráficos se utilizan a menudo en las presentaciones porque condensan gran cantidad
de información y la muestran de forma muy visual.
Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tiene que pulsar en el botón Gráfico
de la pestaña Insertar.
Se abrirá un cuadro de diálogo para que escoja el tipo de gráfico que quiere mostrar. Seleccione uno y pulse Aceptar.
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En la lista de la izquierda seleccione el tipo de gráfico que más se adapte a sus necesidades.
Inmediatamente le aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la
ventana que están relacionados con el tipo genérico que ha elegido anteriormente.
PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y le mostrará la hoja Excel con los datos
de ejemplo que se han utilizado para crear el gráfico. Cualquier modificación en los datos
deberá realizarse desde la hoja Excel. El gráfico se actualizará automáticamente en la
presentación.
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Finalmente ¿Cómo quedó la diapositiva?
Trabajemos un poco con la Vista Clasificador de diapositivas
Para tener una vista general de la presentación, podemos utilizar unas de las Vistas que
ofrece PowerPoint. Seleccionamos Clasificador de diapositivas .
Esta vista muestra las diapositivas en miniatura, ubicadas según el orden de aparición,
para lo cual están numeradas en la parte inferior de cada una.
Es una vista que nos permite acceder fácilmente a cada una de las diapositivas, mover,
copiar, insertar y eliminar.
Para mover una diapositiva, la seleccionamos haciendo clic sobre ella y luego la arrastramos hasta ubicarla en la posición deseada.
Puede seleccionar una o varias diapositivas. Si son consecutivas puede hacer clic sobre
una de ellas y luego manteniendo presionada la tecla mayúscula hacer clic en la última,
si no son consecutivas usar la tecla control.
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Una vez seleccionadas, según las necesidades, puede mover, copiar o cortar, desde la
pestaña Inicio o utilizando las teclas Ctrl+c (copiar)–Ctrl+x (cortar).
Observe, que haciendo clic en el espacio que hay entre diapositivas, queda marcado el
cursor, indicando el lugar donde se insertará una nueva diapositiva, o la que Ud. decidió
pegar, desde la pestaña Inicio o con las teclas Ctrl+v.
Una forma rápida de volver a la Vista Normal, es haciendo doble clic sobre la diapositiva
deseada.
¿Cómo puedo insertar un diagrama?
Un organigrama, nos permite mostrar mediante una ilustración el orden jerárquico dentro
de una empresa. Por ejemplo, director, gerentes, jefes, operarios, etc.
Para crear un diagrama vamos a la pestaña Insertar y seleccionamos la opción SmartArt.
O bien seleccionamos su icono en la propia diapositiva si ésta incluye la posibilidad de
incorporar este tipo de contenido.
Aparecerá una ventana como la figura siguiente con los tipos de diagramas que ofrece
PowerPoint clasificados en categorías. Vamos a trabajar con un diagrama de Jerarquía en
los ejemplos.
Seleccione el tipo de diagrama que más se adapte a sus necesidades y pulse Aceptar. Se
insertará el diagrama en la diapositiva.
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¿Qué herramientas nos ofrece SmartArt?
Una vez insertado el diagrama aparecen las Herramientas de SmartArt en la ficha, que
contienen las pestañas Diseño y Formato:
Diseño: Contiene las herramientas más específicas.
› Desde el grupo Crear gráfico podemos incluir más elementos al diagrama, así como
cambiar su estructura y organización.
› El grupo Diseños permite escoger otro tipo de diagrama, siempre y cuando sea de la
misma categoría. En nuestro caso podríamos escoger entre los distintos diagramas
jerárquicos.
› Los Estilos SmartArt se preocupan del aspecto estético: colores y diseños rápidos que
nos facilitan el trabajo porque tan sólo debemos escoger aquel que más nos guste, sin
necesidad de perder el tiempo personalizándolo elemento a elemento. En cualquier
momento es posible recuperar el formato por defecto, pulsando Reestablecer gráfico.
Formato: Contiene las típicas herramientas de formato que ya hemos visto aplicadas a
otro tipo de objetos. En este caso el formato se aplica a las formas que contienen al texto,
y al texto en sí.
› El grupo Formas permite modificar la forma del contenedor del texto, así como aumentar o disminuir su tamaño.
› Dispondremos de los típicos grupos de Tamaño y Organización para redimensionar,
alinear, ordenar, etc.
› Y también de Estilos de forma y Estilos de WordArt para aplicar estilos rápidos, rellenos,
contornos y efectos a las formas y sus textos respectivamente.
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¿Cómo podemos agregar o eliminar formas?
Al insertar un diagrama en la presentación se crea con una estructura predeterminada.
Pero esta estructura rara vez nos servirá tal cual, de modo que necesitaremos incluir nuevas formas y eliminar otras para representar los datos como deseamos.
Eliminar formas:
› Hacer clic sobre su borde de modo que se muestre un contorno de selección representado por una línea continua. Después, pulsar la tecla SUPR.
› También podemos hacerlo desde el panel de texto, eliminando un punto del esquema
se eliminará su forma correspondiente.
Agregar formas nuevas:
› Desde la cinta, en la pestaña Diseño, desplegamos el menú Agregar forma. La forma
se agregará en la posición indicada, tomando como referencia aquella que esté
seleccionada.
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Agregar forma detrás y Agregar forma delante incluyen una forma al mismo nivel de la que
esté seleccionada. Detrás a su derecha y delante a su izquierda.
Agregar forma superior incluye una forma en el nivel superior al de la forma seleccionada.
Agregar forma debajo lo hará a un nivel inferior (dependiente).
Agregar asistente incluye una forma que no está exactamente al mismo nivel, pero tampoco es dependiente, es decir, un “ayudante”.
› También podremos crear formas nuevas desde el panel de texto. Al pulsar INTRO tras
introducir el texto de un elemento, se insertará un nuevo elemento.
Modificar nivel
Si queremos subir o bajar el nivel de una determinada forma, podemos hacerlo de dos
modos.
› Desde la pestaña Diseño, con las herramientas Promover y Disminuir nivel.
› Desde el panel de texto. Para aumentar su nivel pulsaremos la tecla Retroceso, posicionándonos justo delante de su texto. Para bajar su nivel pulsaremos la tecla Tabulador.
Ahora probemos nuestro ingenio agregando un dibujo
Para insertar un dibujo en la presentación, debemos seleccionar desde el ícono Formas,
en la pestaña Insertar, grupo Ilustraciones:
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O desde las formas del grupo Dibujo en la pestaña Inicio.
Una vez seleccionada la forma, hacemos clic en la diapositiva para incluirla. Si queremos
controlar el tamaño que adquirirá en el propio momento de la creación hacemos clic y sin
soltar arrastramos para darle las dimensiones adecuadas.
¿Y para incluir una película o sonido?
Podemos insertar en nuestra presentación, una película o un sonido, desde una galería
ofrecida por Office, o desde un archivo previamente grabado.
Insertar sonidos
Para insertar un sonido en una presentación vamos a la pestaña Insertar y en el grupo
Multimedia se despliega el menú Sonido.
Las distintas opciones te permitirán seleccionar el origen del sonido que deseas insertar.
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Audio de archivo... abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo de audio del disco
duro. Permite varios formatos distintos: midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3 y mp4.
Audio de imágenes prediseñadas... mostrará el panel de la galería multimedia que ya vimos
en la unidad de imágenes. La única diferencia será que en el desplegable Los resultados
deben ser estará seleccionado únicamente el tipo de archivos Audio. Es decir, que sólo se
mostrarán los audios de la galería. Como siempre, se incluirá en la diapositiva activa al
hacer clic en cualquiera de ellos.
Grabar audio... abre la grabadora de sonidos de Windows. Pulsando el botón Grabar
comienza a grabarse el sonido que perciba el micrófono.
Reproducción del sonido
Por defecto el sonido que insertamos se ubica en una diapositiva en concreto y se reproduce al hacer clic sobre su icono.
Cuando hacemos clic en el icono que representa al sonido en la diapositiva aparecerán
las Herramientas de audio. En la pestaña Reproducción podremos escoger el Volumen de
reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido durante la presentación.
Automáticamente reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva.
Al hacer clic, la opción por defecto, lo reproducirá al pulsar sobre su icono.
Reproducir en todas las diapositivas nos permite, por ejemplo, incluir una canción que vaya
reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, de fondo.
En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma automática o a lo largo de toda
la presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante la presentación.
Así no se mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es útil activar la opción
Repetir la reproducción hasta su interrupción, así no nos tendremos que preocupar si la
canción termina antes de que pasen las diapositivas.
¿Cómo puedo ver la presentación?
Desde la pestaña Presentación con diapositivas, hacemos clic en el icono Desde el principio,
o desde el ícono ubicado en el ángulo inferior izquierdo de la pantalla.
Así aparecerá en pantalla la primera diapositiva. Para pasar a la siguiente, pulse una tecla
cualquiera o un clic del mouse.
Observe que, si el programa se detiene en cualquier diapositiva, al mover el mouse
aparecen en la parte inferior izquierda los siguientes controles:
› Control de acciones de la diapositiva con el menú que vemos en la figura.
› Flechas para pasar a la diapositiva anterior o posterior.
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› Lapicera, con las opciones de obtener una flecha para indicar en pantalla, bolígrafo
para escribir durante la presentación, resaltador, etc.
Para finalizar la presentación puede pulsar el botón de control y elegir la opción Fin de la
presentación o bien pulsar la tecla Esc.
A fin de poner en práctica lo aprendido, lo invitamos a resolver la actividad 2.
Actividad
Sobre efectos especiales…
¿Puedo darle algún efecto especial a la presentación?
Seguramente, al ver correr la presentación, notó que algo le está faltando para ser más
atractiva y dinámica. El pasaje entre diapositivas es monótono, y la presentación de textos
y objetos se hace de una manera estática. ¿Qué podríamos hacer al respecto?
PowerPoint tiene dos herramientas muy útiles para lograr el cambio que necesitamos:
transición y animación. Veamos a continuación en qué consiste cada una de ellas.
Transición: es un conjunto de efectos especiales sobre el cambio entre una diapositiva y otra.
Animación: son efectos visuales o sonoros que se pueden agregar al texto o a cada objeto de
la diapositiva.
¡ATENCIÓN!
No abuse de estos efectos, ya que sobrecargan demasiado la presentación y el público
puede terminar aburriéndose.
Apliquemos Transición entre diapositivas
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una
diapositiva a la siguiente a fin de lograr efectos visuales más estéticos.
Para aplicar la transición a una diapositiva vamos a la pestaña Transiciones y seleccionamos
una de las opciones de Transición a esta diapositiva.
De acuerdo a la función de la transición seleccionada podremos modificar las Opciones de
efectos desde el correspondiente botón. También podemos configurar la forma en que se
ejecutará la transición desde el grupo Intervalos.
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› Definiremos si queremos que suene algún Sonido durante la transición de entre los
que se muestran en la lista.
› La duración del efecto.
› Y una característica muy importante, si la diapositiva cambiará a la siguiente Al hacer
clic con el Mouse o Después de un tiempo determinado.
El botón Aplicar a todo hace que la configuración escogida se aplique a todas las diapositivas de la presentación, independientemente del efecto de transición que se les asigne.
¿Cómo se aplican animaciones a los objetos?
Además de las buenas imágenes, tablas, gráficos y textos, es importante darle ciertos
efectos a estos objetos, para hacer la presentación más interesante, llamando la atención
del espectador sobre ciertos puntos del tema.
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continuación, ir a la pestaña Animaciones, grupo Animación y seleccionar cualquiera de los
que se muestran.
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En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos, que nos
permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si escogemos una
animación de desplazamiento, desde este botón podremos indicar en qué dirección se
desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto de color, podremos elegir qué
color utilizar, etc.
Una vez aplicada la animación, aparece en la diapositiva un pequeño número junto al
objeto.
Los números se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva.
Además, percibiremos que el fondo del número se muestra amarillo para aquel objeto que
esté seleccionado. Así, si utilizamos la pestaña de Animaciones para alterar algún efecto,
sabremos siempre sobre qué objeto estamos trabajando.
Desde el grupo de intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic, si se
iniciará a la vez que la anterior o después de ella. Incluso podremos establecer la duración
del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por defecto, el efecto
se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar una Vista previa desde la cinta.
Tipos de animaciones.
Si observa la vista previa de las animaciones verá que se representan con una estrella
que dibuja más o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores
distintos:
› Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar
o iniciar el objeto.
› Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el
objeto, hacerlo destacar sobre el resto.
› Rojo para las animaciones de salida. Éstas dan un efecto al objeto para dar la impresión
de que se va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con él.
Por último, encontramos las trayectorias de animación, que no se representan por una
estrella, sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el objeto. El punto verde
muestra dónde empieza el movimiento, y el rojo dónde termina.
Encontrará gran variedad de animaciones al desplegar el botón Más , sin embargo, aún
se pueden mostrar más haciendo clic en sus correspondientes opciones en el menú.
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¿Cómo puedo alterar la secuencia de la presentación?
Botones de acción
A veces, de acuerdo a cómo se desarrolla la exposición, según el interés del público, se
puede presentar la necesidad de alterar el orden de la secuencia de las diapositivas, o
tener un elemento que nos permita ir a una diapositiva determinada para luego seguir la
secuencia normal.
Esto se obtiene a través de Botones de acción.
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¿Cómo inserto un botón de acción?
1. Seleccione la diapositiva en la cual colocará el botón.
2. Desde la pestaña Insertar, elija Forma y a continuación, vamos hacia el final, seleccionamos el tipo de botón deseado, Inicio, Atrás o Anterior, Hacia delante o Siguiente,
Comienzo, Final o Volver.
3. Haga clic sobre la diapositiva o dibuje el botón como si fuera un cuadro de dibujo.
4. Verifique que la opción Hipervínculo a: esté seleccionada.
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5. Presione el botón Aceptar para aceptar el hipervínculo propuesto en la lista Hipervínculo
a o haga clic en la flecha y seleccione otro vínculo.
¿Cómo puede modificarse el hipervínculo del botón?
Presionando el botón derecho del Mouse sobre el botón de acción, en el menú contextual
seleccione Modificar hipervínculo, luego en el cuadro de diálogo puede optar por todas las
posibilidades que le ofrece la lista desplegable de Hipervínculo a:
¿Puedo crear un hipervínculo sobre otro objeto o texto?
Hipervínculos
Previo a continuar, posiblemente convenga hacer un alto y aclarar qué comprendemos
por hipervínculo en PowerPoint. Se trata de una conexión entre diapositivas, o a una
página Web o a un archivo. Se pueden utilizar para fijar un hipervínculo: un texto o
cualquier objeto de la diapositiva.
Se diferencia de un botón de acción, en que en este último se utiliza un objeto definido
para tal fin, en cambio para un hipervínculo, se puede utilizar cualquier texto, imagen,
gráfico, etc.
El hipervínculo se activa cuando se corre la presentación, si es un texto aparecerá subrayado
y con un color especial, los demás objetos no se alteran en cuanto a su formato. Cuando nos
ubicamos con el Mouse sobre el hipervínculo, el cursor se convierte en la típica manito que
seguramente observó cuando trabaja en Internet.
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¿Cómo inserto un hipervínculo desde un texto u objeto hacia una página Web o archivo?
1. Seleccione el texto u objeto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
2. Seleccione la pestaña Insertar, y haga clic en hipervínculo del grupo Vínculos
3. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.
4. Seleccione el archivo o la página Web a vincular, o escriba abajo la dirección correspondiente.
5. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.
¿Cómo inserto un hipervínculo desde texto u objeto hacia otra diapositiva?
1. Seleccione el texto u objeto que desea utilizar para representar el hipervínculo.
2. Seleccione en Vincular a: Lugar de este documento.
3. En el listado, seleccione la diapositiva a la cual se debe dirigir el vínculo.
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4. Finalmente haga clic en el botón Aceptar.
Ahora, pruebe de correr la presentación, y observe el funcionamiento de los botones de
acción y los hipervínculos.
Le recomendamos realizar las actividades 3 y 4 para poner en práctica lo visto hasta
este punto.
Actividad
Algunas consideraciones finales:
Nos encontramos finalizando el desarrollo del tema de PowerPoint. No tenemos dudas
de que en cuanto empiece a ponerlo en práctica, verá lo útil que resulta.
Le recomiendo utilizar esta aplicación en todos los eventos que se le presenten durante el
cursado de la carrera, lo cual le servirá para obtener buenos resultados en la presentación
de trabajos, y también servirá como práctica para el desempeño profesional.
Énfasis
Recuerde que el diseño de una presentación realizada con paciencia y esmero, y utilizando
los elementos que hemos aprendido, le servirá de base para ir creando una galería de
plantillas propias, ajustadas a su personalidad o a la de la eventual empresa.
En esta instancia usted se encuentra en condiciones de realizar la tercera parte de la
Evaluación Integradora. ¡Adelante!
Evaluación
Módulo 5 | Glosario
Animación: Son efectos visuales o sonoros que se pueden agregar al texto o a cada objeto
de la diapositiva.
Botón de acción: En PowerPoint es una conexión que permite saltar la secuencia de la
presentación hacia otra diapositiva, o a una página Web o a un archivo. Es un objeto que
se crea especialmente para esta acción, pudiendo tener diferentes tipos según el objetivo.
Dibujo: Ilustración realizada por medio de las herramientas de Dibujo ofrecidas por las
diferentes aplicaciones de Office.
Diseño: Es la forma de organizar los objetos en una diapositiva. Comprende los marcadores
de posición de los textos, listas con viñetas, tablas, gráficos e imágenes.
Estilo: Define la plantilla de diseño, la combinación de colores y animación de cada
diapositiva.
Gráfico: Los gráficos son representaciones de los datos de una tabla.
Contador Público | Informática Aplicada
149
Hipervínculo: En PowerPoint, es una conexión que permite saltar la secuencia de la
presentación hacia otra diapositiva, o a una página Web o a un archivo. Se aplica sobre un
texto o cualquier objeto de la diapositiva.
Imagen: Figuras almacenadas en archivos, obtenidas de diferentes medios como por
ejemplo desde páginas de Internet.
Imagen prediseñada: Imágenes obtenidas de una galería previamente almacenada por
Office.
Marcadores de posición: En el diseño de una diapositiva se presentan como cuadros con
bordes punteados o sombreados que contienen diferentes objetos como títulos, textos,
tablas, organigramas, imágenes, gráficos.
Multimedia: Hace referencia a un objeto que permite reproducir audio y o video.
Organigrama: Dibujo que ilustra las relaciones jerárquicas dentro de una organización.
Por ejemplo gerentes, jefes, empleados.
Patrón de diapositiva: Es un elemento de la plantilla de diseño que almacena información sobre la plantilla, estilos de fuente, ubicación y tamaño de los marcadores de posición, diseño del fondo y combinaciones de colores.
Plantilla de diseño: Es un archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido
el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de
posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional.
Tabla: Es una grilla organizada en filas y columnas, donde se almacenan los datos, similar
a una hoja de cálculos.
Título: Textos principales y destacados en una diapositiva.
Transición: Es un conjunto de efectos especiales sobre el cambio entre una diapositiva y
otra.
Módulo 5 | Actividades
actividad 1
Microsoft PowerPoint
Presentación Sistema “Cosmos” Base de datos.
Ha decidido presentar ante la Gerencia de una empresa de Software, llamada Cosmos, los
beneficios de tener toda la información almacenada en una Base de Datos.
Contador Público | Informática Aplicada
150
De acuerdo a lo conversado, la exposición contará con el apoyo de una presentación en
PowerPoint, conformada por 5 diapositivas con los siguientes elementos:
› Diapositiva 1: Base de datos Sistema Cosmos. Presentación del tema Base de Datos,
incluir el nombre del disertante.
› Diapositiva 2: Base de datos. Introducción. Definición de base de datos. Elementos
principales de una base de datos. Insertar una imagen alusiva. (busque estos datos en
Internet)
› Diapositiva 3: Base de datos “Cosmos”. Qué tipo de información sería interesante
almacenar, por ejemplo, datos de los clientes, datos de los empleados, software
desarrollado.
› Diapositiva 4: Base de datos “Cosmos” almacenamiento. La nube como medio de almacenamiento de la información. Qué es la nube, y que ventajas le puede proporcionar
a la empresa.
› Diapositiva 5: Cierre de la presentación. Bibliografía de referencia.
Para armar la presentación, piense que su exposición debe ser breve, y muy clara, frente a
personas que no tienen conocimientos básicos del tema.
Utilice toda la información desarrollada en los contenidos y actividades de los módulos
anteriores.
Inserte imágenes prediseñadas, u obtenidas de Internet o del contenido de la materia,
para que el diseño resulte atractivo.
Aproveche las diferentes fuentes, tamaños y estilos en los textos.
Defina el fondo de cada diapositiva a su gusto, pero recuerde que la presentación es ante
un grupo formal de personas.
Grabe la presentación con el nombre de “Base de datos Cosmos”, y cuando esté lista, verifique el resultado para detectar posibles errores de diseño, utilizando el Visor de diapositivas.
Contador Público | Informática Aplicada
151
actividad 2
Microsoft PowerPoint
Presentación Sistema “Cosmos” Base de datos (2)
Completemos nuestra presentación, agregando dos diapositivas:
Diapositiva 4: Empresa Cosmos Organigrama. En la cual se presentará el organigrama de
la empresa teniendo en cuenta los siguientes datos:
› La jerarquía máxima es el Director General, luego le siguen los gerentes, Gerente de
recursos Humanos, Gerente de Ventas, Gerente de Finanzas.
› Debajo del gerente de Recursos humanos, está el Jefe de personal, y los Asesores en el
mismo nivel.
› Debajo del gerente de Ventas, están el Jefe Sucursal A y Jefe Sucursal B.
› Finalmente, debajo del gerente de finanzas, está el Contador y debajo de éste el Cajero.
Diapositiva 5: Estadística de horas re-trabajadas. En la cual se presentará una tabla como
la mostrada abajo, en la cual se reflejarán las horas de re-trabajo en la operación del
sistema por errores de operación, durante las 3 primeras semanas de implementación.
Semana
Sem1
Sem 2
Sem 3
Horas
625
420
125
Agregar a la misma diapositiva el gráfico correspondiente de torta o circular, para poder
visualizar la tabla presentada.
actividad 3
Microsoft PowerPoint
Presentación Sistema “Cosmos” Base de datos (3)
Le daremos el último retoque a la presentación, dotándola de mayor dinamismo.
Agregue a las 7 diapositivas diseñadas en las actividades 1 y 2 los siguientes elementos:
Transición entre diapositivas a su elección, con pasaje
automático cada 6 segundos.
Animación a algunos objetos y textos, teniendo en
cuenta no sobrecargar cada diapositiva que impaciente
al orador y al público.
Contador Público | Informática Aplicada
152
Botones de acción, para pasar a la diapositiva siguiente, diapositiva anterior y uno para
volver a la primera diapositiva.
Un hipervínculo en la última diapositiva, para conectarse desde un texto con la página
del buscador Google: www.google.com.ar
Ya estamos listos, para ver nuestra presentación, corregirla, y finalmente concertar la fecha y hora de la exposición con nuestro cliente.
Mucha suerte.
actividad 4
Microsoft PowerPoint
Trabajo Colaborativo
Presentación Personal
Usted ha cumplimentado con lo solicitado exitosamente. No obstante, usted reconoce
que siempre se puede seguir aprendiendo y la semana siguiente a terminar lo solicitado
por la empresa Cosmos, se continúa capacitando en materia de presentaciones.
También ha decidido trabajar con su socio, para cual va a poner en práctica, no solamente
lo aprendido de PowerPoint, sino también el uso del trabajo colaborativo.
De esta forma, comienza a poner en práctica el diseño de una presentación utilizando
Plantilla de diseño. Usted realiza las siguientes actividades:
1. Seleccione un tema de su agrado, ya sea proveniente de su actividad universitaria o
profesional.
2. Diseñe una presentación de 5 a 7 diapositivas, utilizando Plantilla de diseño.
3. Complete cada diapositiva con los textos y objetos necesarios para la exposición.
4. Utilice imágenes de Internet, tablas, gráficos y organigramas.
5. Inserte botones de acción e hipervínculos.
6. Modifique el patrón de la diapositiva a su gusto
7. Agregue su nombre y apellido al pie de la diapositiva, para que aparezca en todas.
8. Aplique transición y animación.
9. Agregue algunas notas aclaratorias en el área de notas, debajo de cada diapositiva.
Contador Público | Informática Aplicada
153
10.Verifique su presentación, corrija, modifique, hasta que quede lista para su uso.
Recomendaciones
Para el trabajo colaborativo, le recomiendo guardar la presentación en su nube, y utilizar
la herramienta online de PowerPoint, que le ofrece Office 365. Puede compartir el trabajo
con algún compañero para que practique el trabajo colaborativo.ltimo retoque a la presentación, dotándola de mayor dinamismo.
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Módulo 6
Microobjetivos
› Comprender la estructura de las planillas de cálculo a los fines de realizar un uso profesional de las mismas.
› Desarrollar habilidad en la selección y combinación de funciones para resolver eficientemente los problemas propuestos.
› Seleccionar los recursos más adecuados para representar una determinada información.
Contenidos
Antes de iniciar el estudio, lo invitamos a ver el video de presentación del módulo.
Planilla de cálculo
La hoja de cálculo, tema que nos ocupa en este módulo, no
sólo demuestra un alto potencial para cálculos financieros,
contables, estadísticos, sino que su uso es más frecuente
que otras aplicaciones. Explicaremos de qué se trata la hoja
de cálculo y demostraremos cómo se aplica tomando como
ejemplo el programa Microsoft Excel.
Una herramienta informática, tal como Microsoft Excel, nos permite el ordenamiento de
la información de nuestros clientes, como así también mejorar el servicio que se presta
como profesional.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Los programas de hoja de cálculo son el caso típico de programas informáticos que,
partiendo de una idea sorprendentemente sencilla, se convierten en una herramienta
indispensable para una gran cantidad de tareas.
Una particularidad muy importante de las hojas de cálculos es que tienen un abanico
de usos posibles muy amplio. Al contrario de lo que sucede con otros tipos de programas,
las hojas de cálculo se pueden utilizar tanto para tomar notas como para mantener
una base de datos o para crear gráficos. Su facilidad de utilización y su versatilidad lo
convierten en uno de los programas básicos que debe conocer cualquier profesional
que disponga de una PC.
Contador Público | Informática Aplicada
155
Énfasis
Básicamente, una hoja de cálculo no es más
que una cuadrícula. Esta cuadrícula está
compuesta por columnas (verticales) y filas
(horizontales) que se entrecruzan. En la
intersección de cada fila con cada columna
hay una celda.
Para facilitar la identificación de cada una de las celdas, todas las columnas y todas las
filas tienen un nombre. Así, el nombre de la primera columna por la izquierda es A, el de
la segunda B y así sucesivamente.
Cuando hay más columnas que letras, el nombre de la columna que sigue a la columna Z
es AA, el siguiente AB y así sucesivamente hasta la columna IV que es la última que hay
en Excel. Por su parte, el nombre de la primera fila, empezando por arriba es 1, el de la
siguiente 2 y así sucesivamente. El nombre de la última fila de Excel es 65536.
Una vez que se conoce el nombre de las filas y de las columnas es muy sencillo nombrar a
una celda cualquiera de la hoja de cálculo, puesto que su nombre será el resultado de unir
los nombres de la columna y fila en cuya intersección se encuentra.
Libros de trabajo
En el apartado anterior hemos estado utilizando el término hoja de cálculo para referirnos,
en general, al documento propio de un programa de hoja de cálculo (al igual que el
documento de un procesador de textos se puede llamar carta o escrito).
Pero los documentos con los que trabaja Excel no se denominan hojas de cálculo sino
libros de trabajo. La distinción entre ambos términos es sutil pero importante: un libro de
trabajo contiene varias hojas de cálculo.
Por omisión, los libros de trabajo de Excel contienen tres hojas de cálculo distintas, aunque se puede hacer que contengan más o menos. Si observan en la parte inferior izquierda
de la pantalla de Excel, hay varios botones con forma de punta de flecha, seguidos de las
palabras Hoja1, Hoja2, Hoja3, y que cada una de ellas aparece en lo que se asemeja a una
ficha o pestaña. Para pasar de una a otra hoja de cálculo del libro de trabajo que tienen
abierto sólo deben hacer clic en esas palabras.
Es posible crear distintas hojas de cálculo
en el mismo documento, lo que es especialmente interesante cuando se trata de hojas
de cálculo que tratan el mismo tema o que
están relacionadas de alguna manera.
Contador Público | Informática Aplicada
156
Manejo de una hoja de cálculo
Una de las razones que explican la popularidad de las hojas de cálculo es su facilidad de
uso. Para crear un libro sólo hay que ejecutar el programa Microsoft Excel. Activar el Archivo
y seleccionar la opción Nuevo.
Una vez que se ha terminado de trabajar con un libro, es necesario guardar el archivo
en disco.
Para guardar el archivo actual, se debe activar el Menú Archivo, seleccionar la opción Guardar y luego Examinar, para que aparezca el cuadro de diálogo, en el recuadro seleccionar
la unidad y carpeta donde se desea guardar el archivo, en Nombre de archivo, escribir un
nombre que lo identifique al archivo y confirmar con Guardar.
Contador Público | Informática Aplicada
157
Los archivos elaborados en Excel, se guardan como libro de Microsoft Excel.
Si el archivo no tiene nombre, se activa automáticamente la opción Guardar como...
Cuando el archivo ya tiene nombre, se actualizan los cambios realizados directamente.
En ciertas ocasiones será necesario volver a utilizar un archivo que ya está guardado, para
consultarlo, corregirlo o enviarlo a impresión.
Para abrir un archivo que ya existe, se debe activar el Menú Archivo, seleccionar la opción
Abrir para que aparezca el cuadro de diálogo, en el recuadro Buscar en, seleccionar la unidad y carpeta donde se encuentra el archivo, seleccionar el archivo que se desea abrir, al
encontrar el archivo deseado, ejecutar el botón Abrir.
Una vez que se ha terminado de utilizar un archivo, es recomendable cerrarlo con el fin de
liberar espacio en memoria.
Para cerrar el archivo actual, se debe activar el Menú Abrir, seleccionar la opción Cerrar.
Si no se ha guardado el archivo, Excel presentará un mensaje de advertencia.
Fórmulas
En cada una de las celdas que componen una hoja de cálculo es posible introducir un
dato distinto.
Primero tiene que seleccionar la celda en que desea introducir el dato. Observar que
dicha celda seleccionada tiene un reborde más grueso que las demás. A ese reborde se la
denomina puntero de celda, e indica la celda en la que introducirá el dato, que a su vez se
llama celda activa. Para mover el puntero de celda deben utilizar la tecla <tab> o las teclas
del cursor.
Contador Público | Informática Aplicada
158
Introducir un dato en una celda es tan sencillo como escribirlo con el teclado. Una vez que
terminan de escribir, pulsar la tecla <Enter>. Ahora bien, ¿qué tipos de datos se pueden
introducir en una celda? Pues, en concreto, pueden introducir un texto, un número, una
fecha o una fórmula.
Utilizar Excel como una calculadora sencilla es uno de sus posibles usos, pero realmente
no aporta nada especial.
Énfasis
La verdadera potencia de Excel la constituyen sus fórmulas dinámicas, es decir, aquellas
que recalculan el resultado cada vez que cambian los operandos.
El procedimiento para crear una fórmula dinámica consiste en introducir las direcciones
de las celdas que contienen esos números. Por ejemplo, introducir en la celda A11 la
fórmula = A9+ A10. Al pulsar <Enter> Excel muestra el resultado de sumar los números
que hay en las celdas A9 y A10.
Además de las fórmulas estáticas y dinámicas hay otras que se llaman mixtas; como su
nombre lo indica, estas fórmulas contienen una parte dinámica y otra estática. Por ejemplo, suponiendo que desean calcular la media de los cuatro números que hay en las celdas A9, A10, A11, y A12. Para hacerlo debe introducir la fórmula =(A9+ A10+ A11+ A12)/4
es decir, sumar los cuatro números y dividir la suma por cuatro. En este caso, cuatro de los
operandos de la fórmula son dinámicos (los que hacen referencia a las cuatro celdas),
mientras que, el divisor, es estático.
Contador Público | Informática Aplicada
159
En las fórmulas de Excel pueden utilizar todos los operadores matemáticos usuales:
suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/) y también algunos otros como porcentaje
y exponentes. Es importante que conozcan, que cuando más de uno de estos operadores
aparecen en la misma fórmula, Excel ejecuta siempre las operaciones en un mismo orden.
Primero, las operaciones de exponenciación, luego las de multiplicación, división y porcentaje y, por último, las de suma y resta. Esa es la razón por la cual, en la fórmula que
hemos trabajado en el párrafo anterior, hemos colocado entre paréntesis la suma de las
cuatro celdas: los paréntesis obligan a Excel a que realice en primer lugar las operaciones que hay en su interior, y luego las demás. Si no hubiese colocado los paréntesis, Excel
hubiera seguido su orden normal en las operaciones; es decir, hubiese dividido B12 entre
cuatro y al resultado le hubiese sumado A9, A10, A11. Al colocar paréntesis, en primer lugar,
se ejecuta la suma de las cuatro celdas y, por último, el resultado de esa suma es dividido
entre cuatro.
Contador Público | Informática Aplicada
160
Ya ha visto que las fórmulas dinámicas de Excel, y también las mixtas, pueden contener
operandos variables, es decir, que en lugar de ser un número fijo hacen referencia a una
celda cuyo contenido pueden cambiar en cualquier momento que lo deseen.
Funciones
Gracias a que Excel recalcula los resultados de todas las fórmulas cada vez que se modifica
un dato, las hojas de cálculo pueden servir para plantear todo tipo de escenarios numéricos
y jugar al juego de qué pasaría si tan sólo se cambiaran determinados valores.
Lógicamente, para simplificar el trabajo, las funciones son fórmulas especiales que tienen
siempre una estructura similar y característica.
En concreto, las funciones siempre tienen:
› Un nombre, que suele estar relacionado con lo que hace la función. Entonces:
* la función que sirve para sumar un conjunto de números se llama SUMA;
* la función que se utiliza para obtener la media se llama PROMEDIO;
* y las funciones que calculan el valor más alto (máximo) y el más bajo (mínimo) de
una lista de números se denominan, respectivamente, MAX y MIN.
¿Cómo se construye la fórmula?
Colocar el signo igual, el nombre de la función y, entre paréntesis, los nombres de la
primera y de la última celda de la lista de celdas que desean calcular, separados por dos
puntos.
Por Ejemplo: =SUMA (A1:A4)
=PROMEDIO (A1:A4)
=MAX (A1:A4)
=MIN (A1:A4)
SumaPromedio
Contador Público | Informática Aplicada
161
Máximmo Mínimo
Se adjunta una planilla de Excel denominada {{Formulas}} con ejemplos y aclaratorias
para la creación de una fórmula.
Recursos
Seleccionar un rango
Hasta ahora hemos estado trabajando con celdas individuales, pero es muy frecuente
que se desee trabajar con varias celdas a la vez. Cuando nos referimos a un conjunto de
celdas lo hacemos con la palabra rango. Los rangos pueden ser de dos tipos: continuos
(cuando todas las celdas que lo componen son adyacentes) y discontinuos (cuando las
celdas que lo componen no son adyacentes).
Para seleccionar un rango, debe situar el puntero del mouse en la primera celda del mismo
y pulsar el botón izquierdo del mouse.
A continuación, seleccionar todas las celdas que deseen incluir en el rango, cuando hayan
terminado soltar el botón del mouse.
En caso de que desee seleccionar un rango discontinuo, sólo tienen que repetir el proceso
del párrafo anterior tantas veces como sea necesario, pero manteniendo pulsada la tecla
<Ctrl> durante todo el proceso.
Por último, para deseleccionar un rango sólo tienen que hacer clic con el mouse en
cualquier otro lugar de la hoja de cálculo.
Referencias de Celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica
a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en
una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de
cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También
puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las
referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.
Contador Público | Informática Aplicada
162
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere
a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números
(del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para
hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila.
Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.
Para hacer referencia a
Utilice
La celda de la columna A y la fila 10
A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.
A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.
B15:E15
Todas las celdas de la fila 5
5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10.
5:10
Todas las celdas de la columna H
H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J
H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.
A10:E20
Referencia a otra hoja de cálculo. En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo
Promedio calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada
Marketing del mismo libro.
Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro.
Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la
referencia de rango.
Los diferentes tipos de referencias a celdas son:
Énfasis
Referencias relativas: Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se
copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia
una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Fórmula copiada con referencia relativa
Contador Público | Informática Aplicada
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Referencias absolutas: Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la
celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la
fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3,
permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Fórmula copiada con referencia absoluta
Referencias mixtas. Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa,
o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta
la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si
cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y
la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Fórmula copiada con referencia mixta
Referencia de celda relativa: en una fórmula, es la dirección de una celda basada en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia.
Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa
toma la forma A1.
Referencia de celda absoluta: en una fórmula, es la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda
absoluta tiene la forma $A$1.
Alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas
1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.
2. En la barra de fórmulas
, seleccione la referencia que desee cambiar.
3. Presione F4 para alternar las combinaciones. La columna “Cambia a” refleja cómo se
actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la contiene se copia dos celdas hacia
abajo y dos hacia la derecha.
Fórmula que se copia
Contador Público | Informática Aplicada
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Referencia (Descripción)
Cambia a
$A$1 (columna absoluta y fila absoluta)
$A$1
A$1 (columna relativa y fila absoluta)
C$1
$A1 (columna absoluta y fila relativa)
$A3
A1 (columna relativa y fila relativa)
C3
Más Funciones
Excel dispone de cientos de funciones y de variados tipos. Para conocer todas las funciones
que usted puede aplicar con Excel, lo mejor es seleccionar una celda vacía de la hoja de
cálculo, ejecutar la pestaña Fórmulas y seleccionar la opción Insertar Función. Entonces
aparecerá el cuadro de diálogo buscar función.
Al observar, éste cuadro de diálogo, aparece una lista con todas las categorías de funciones disponibles en Excel (matemáticas, estadísticas, financieras, etcétera), seleccionar las
funciones correspondientes a la categoría que hayan seleccionado y por último Aceptar.
O bien trabajar con la Biblioteca de Funciones.
Funciones de Fecha y Hora
Función
Descripción
AHORA
Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales
AÑO
Convierte un número de serie en un valor de año
DIA
Convierte un número de serie en un valor de día del mes
DIA.LAB
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un
número determinado de días laborables
DIA.LAB.INTL
Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número
especificado de días laborables mediante parámetros para indicar cuáles y
cuántos días son días de fin de semana
DIAS.LAB
Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas
DIAS360
Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días
DIASEM
Convierte un número de serie en un valor de día de la semana
FECHA
Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada
FECHA.MES
Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de
meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
FECHANUMERO
Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie
Contador Público | Informática Aplicada
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FIN.MES
Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o
posterior a un número de meses especificado
FRAC.AÑO
Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes
entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
HORA
Convierte un número de serie en un valor de hora
HOY
Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
MES
Convierte un número de serie en un valor de mes
MINUTO
Convierte un número de serie en un valor de minuto
NSHORA
Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada
NUM.DE.SEMANA
Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico
correspondiente a una semana de un año
SEGUNDO
Convierte un número de serie en un valor de segundo
HORANUMERO
Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie
› Función Ahora ()
Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.
Ejemplo: =Ahora() devuelve 09/01/2023 11:50.
› Función Año (núm_de_serie)
Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año
entre el rango de 1900-9999.
Ejemplo: =Año(38300) devuelve 2004. En vez de un número de serie le podríamos pasar
la referencia de una celda que contenga una fecha: =Año(B12) devuelve también 2004 si
en la celda B12 tengo el valor 01/01/2004.
› Función Dia (núm_de_serie)
Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.
Ejemplo: =Dia(38300) devuelve 9.
› Función Dia.Lab.Intl (fecha_inicial; días_lab; [fin_de_semana]; [festivos])
Sólo son obligatorios la fecha inicial y los días laborales.
Ejemplo: =Dia.Lab.Intl(Fecha(2010;3;1);5) devuelve 8/03/2010.
› Función Dia.Lab (fecha_inicial; [días_lab]; [festivos])
Contador Público | Informática Aplicada
166
Sólo son obligatorios la fecha inicial y los días laborales. Calculará en qué fecha se cumplen
el número de días laborales indicados.
Ejemplo: =Dia.Lab(“1/5/2010”;30;”3/5/2010”) devuelve 14/06/2010.
› Función Dias360 (fecha_inicial; fecha_final; método)
Calcula el número de días entre las dos fechas proporcionadas basándose en años de 360
días. Los parámetros de fecha inicial y fecha final es mejor introducirlos mediante la función Fecha(año;mes;dia). El parámetro método es lógico (verdadero, falso), V —> método
Europeo, F u omitido—> método Americano.
Método Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes.
Método Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo
mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se
convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario, la fecha final se convierte en el 30 del
mismo mes.
Ejemplo: =Dias360(Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve 10440.
› Función Diasem (núm_de_serie; tipo)
Devuelve un número del 1 al 7 que identifica al día de la semana. El parámetro tipo permite especificar a partir de qué día empieza la semana. Si es al estilo americano pondremos
de tipo = 1 (domingo=1 y sábado=7); para estilo europeo pondremos tipo=2 (lunes=1 y
domingo=7).
Ejemplo: =Diasem(38300;2) devuelve 2.
› Función Fecha (año; mes; día)
Devuelve la fecha en formato fecha. Esta función sirve sobre todo por si queremos que
nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes
y año por separado.
Ejemplo: =Fecha(2004;2;15) devuelve 15/02/2004.
› Función Fecha.Mes (fecha_inicial; meses)
Suma el número de meses indicado a la fecha, devolviendo una fecha como resultado.
Ejemplo: =Fecha.Mes(“1/7/2010”;99) devuelve 01/10/2018.
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› Funciones de Texto
Función
Descripción
CARACTER
Devuelve el carácter especificado por el número de código
CODIGO
Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de
texto
CONCATENAR
Concatena varios elementos de texto en uno solo
DECIMAL
Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales
DERECHA, DERECHAB
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
ENCONTRAR, ENCONTRARB
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de
minúsculas)
EXTRAE, EXTRAEB
Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto
que comienza en la posición que se especifique
HALLAR, HALLARB
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de
minúsculas)
IGUAL
Comprueba si dos valores de texto son idénticos
IZQUIERDA, IZQUIERDAB
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
LARGO, LARGOB
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
LIMPIAR
Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
MAYUSC / MINUSC
Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas respectivamente
MONEDA
Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)
NOMPROPIO
Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto
REEMPLAZAR, REEMPLAZARB
Reemplaza caracteres de texto
REPETIR
Repite el texto un número determinado de veces
SUSTITUIR
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
T
Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una cadena vacía
TEXTO
Convierte un valor en texto, con un formato de número específico
TEXTOBAHT
Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht)
› Función Concatenar (texto1; texto2; ...; textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros.
Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puede ser el nombre completo
de una persona, pero dividido en distintas celdas y, en alguna ocasión, queremos fundir
el nombre completo en una sola celda.
Ejemplo: =Concatenar(“Estudio”;”Contable”;”Sarmiento”) devuelve Estudio Contable
Sarmiento
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168
› Función Decimal (número; decimales; no_separar_millares)
Redondea un número pasado como parámetro a los decimales indicados y devuelve el
resultado en formato de texto. La última opción es un parámetro lógico (VERDADERO,
FALSO). Si se omite, coge como valor FALSO, mostrando los puntos separadores de los
millares.
Ejemplo: = Decimal(3015,65;3) devuelve 3.015,650 y =Decimal(3015,65;3;verdadero) devuelve 3015,650
› Función DERECHA (texto; núm_de_caracteres)
Devuelve, de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a
contar desde el final del texto.
Ejemplo: =DERECHA(“Las funciones de textos”;12) devuelve “es de textos”
› Función ENCONTRAR (texto_buscado; dentro_del_texto; núm_inicial)
Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar
desde la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodines.
Ejemplo: =ENCONTRAR(“Wally”;”Siempre buscando nuevas aventuras este Wally y siempre perdido, ayúdame a encontrarlo”;1)
devuelve 40, que es la posición donde empieza la palabra Wally.
› Función EXTRAE (texto; posicion_inicial; núm_caracteres)
Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una posición inicial.
Ejemplo: =EXTRAE(“Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...”;12;3) devuelve “mar”
Funciones Lógicas
› Función SI (prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Énfasis
Realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro
valor si resulta falsa.
Ejemplo: =SI(5=5;”Es verdad”;”NO es verdad”) devuelve Es verdad
Ejemplo: =SI(A1>=0;A1;0) la celda que contenga esta fórmula contendrá el valor de la
celda A1 si este es positivo y un cero si este es negativo. Esta función es muy útil para
obtener valores dependiendo de alguna condición.
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169
› Función Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos los valores son verdaderos, en este caso devuelve VERDADERO. Si
no, devuelve FALSO. Esta función es de gran utilidad para evaluar si se cumplen varias
condiciones a la vez.
Ejemplo: =Y(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo y en
B3 un 5 y en C4 un negativo.
› Función O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si al menos algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO. Si todos
los valores son falsos devuelve FALSO.
Ejemplo: =O(A1>0;B3=5;C4<0) devuelve VERDADERO si en A1 hay un valor positivo o en
B3 un 5 o en C4 un negativo.
Formato
Excel nos permite no solo realizar cálculos, sino que también nos permite darle una
buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante,
de esta forma podremos visualizar la información más importante y así sacar conclusiones
de forma rápida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar las cuentas de nuestros gastos
y ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de
esta forma observaremos rápidamente si el año ha sido positivo o negativo.
A continuación, veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio
de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo
y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y formas de visualizar números
en las celdas.
Formato de Celdas
A las herramientas de presentación de Excel se las llama herramientas de formato, y casi
todas las opciones se encuentran en la pestaña Inicio. Seleccionar la opción deseada del
cuadro de dialogo Formato de Celdas, y por último confirmar con Aceptar
Bordes
Las líneas que delimitan las celdas de la hoja de cálculo aparecen en pantalla sólo a efectos de comodidad para el usuario, pero no forman parte de la hoja en sí. Pero la manera
más sencilla de comenzar a embellecer una hoja de cálculo consiste en introducir líneas
divisorias que separen unos datos de otros. A estas líneas se las denomina bordes en Excel.
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170
Si desean colocar borde, lo primero que tienen que hacer es seleccionar la tabla o la celda
o el rango. A continuación, activar la pestaña Inicio y seleccionar la opción Fuente para
que aparezca el cuadro de diálogo Formato de celdas; en la solapa Borde, seleccionar el
estilo del borde, color y confirmar con Aceptar.
Colores de celda
Vamos a continuar con la mejora de la apariencia de la tabla incluyendo otro elemento
que nos servirá para delimitar zonas: el color de fondo de las celdas.
Si desean color de relleno, lo primero que tienen
que hacer es seleccionar la tabla o la celda o el
rango. A continuación, activar la pestaña Inicio Fuente y seleccionar la pestaña Relleno para que
aparezca el cuadro de diálogo Color de fondo, seleccionar el sombreado de celda (color) y confirmar con Aceptar.
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Autoformato
Excel dispone del comando Dar Formato como tabla, el cual podemos utilizar siguiendo
estos pasos:
Seleccionar la tabla, activar la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, seleccionar la opción Dar
Formato como Tabla para que aparezca rápidamente un Estilo de tabla predefinido. Allí se
puede seleccionar un estilo y confirmar con Aceptar.
Formatos de texto
Con los colores que hemos incorporado, la tabla ya se ha vuelto mucho más legible. Sin
embargo, se presentan otros problemas como, por ejemplo, que el texto de las celdas
apenas se puede leer.
Afortunadamente, esto tiene fácil solución. Mediante las herramientas de la barra de
Fuente (y mediante los comandos de la pestaña Inicio) Excel puede usar todos los formatos
de texto que vieron en el módulo de Ms Word.
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Formatos de número
En la mayoría de los casos, lo que se introduce en una celda es el formato General. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato
General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica
para números grandes.
Para restablecer un formato de número seleccionar el rango a la que desean dar formato,
activar la pestaña Inicio y seleccionar la opción Números para que aparezca el cuadro de
diálogo Formato de celdas, en la solapa Número, seleccionar la Categoría y confirmar con
Aceptar.
Representación de la información mediante gráficos
¿Cómo podemos presentar la información?
La información puede ser presentada mediante Gráficos.
¿Qué es un gráfico?
Los gráficos son representaciones de los datos de una hoja de cálculo. Una representación
gráfica de los datos permite una fácil y rápida comprensión de los mismos, y puede ser
utilizada también para evaluar y comparar distintos datos.
Con Excel pueden realizarse gráficos de muchos tipos, como por ejemplo de barras,
circulares, lineales, en tres dimensiones, etc. Usted dispone de un Asistente para Gráficos,
que le permitirá realizar cualquier tipo de representación a partir de los datos que aparecen
en una hoja de cálculo.
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¿Cómo crear un gráfico?
Comenzamos con una tabla, a modo de ejemplo, en la cual nos muestra las Matrículas
Anuales de varias Carreras en una institución Universitaria. A su vez, supongamos que se
quieren tomar decisiones correctivas en cada carrera, según las altas o bajas producidas
a lo largo de cinco años.
Para lograr nuestro objetivo, vamos a realizar un gráfico comparativo, que nos permitirá
visualizar y analizar las alternativas que se nos presentan de una manera clara y rápida.
Entonces, para crear un gráfico a partir de un rango de celdas, primero debemos seleccionar el rango que desea utilizar. Preste especial atención para identificar cuáles son los
datos que desea graficar y tenga presente que es conveniente incluir los títulos, si éstos no
son consecutivos, selecciónelos manteniendo presionada la tecla [Ctrl].
Ahora bien, si deseamos graficar la evolución de una carrera debemos seleccionar de la
siguiente manera:
Primero seleccionamos la fila de títulos y luego, manteniendo presionada la tecla Ctrl,
seleccionamos la fila de la carrera Contador.
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174
Si queremos visualizar la evolución de todas las Carreras, seleccionamos las Carreras y las
columnas restantes.
Pueden crear gráficos tridimensionales siempre y cuando los datos a partir de los cuales
se va a crear el gráfico tengan dos tipos de información asociada al conjunto de valores
que se va a representar, tal como en nuestra tabla de matrículas.
También pueden ocultarse los datos que desee que no aparezcan en el gráfico y así
seleccionar todos los datos visibles.
1. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos. También puede seleccionarse haciendo
clic en el botón de Gráfico de la barra de herramientas, que está en el ángulo inferior
derecho del grupo.
2. Aparecerá una ventana de diálogo para Gráficos, para seleccionar el tipo de gráfico,
luego presione el botón Aceptar.
3. En la pestaña Presentación, las opciones, le permiten colocar título al gráfico, rótulos
a los ejes de coordenadas, leyendas, etiquetas de datos, etc. Si le parece que está todo
correcto, haga clic en la pestaña Diseño para modificar el diseño del gráfico, o de lo
contrario vuelva a la pestaña Presentación, para completar todos los accesorios de
nuestro gráfico. Comenzando con Títulos, en el campo Título del gráfico, se pone un
título general, luego en Eje de categorías (X) el texto que acompaña a eje horizontal,
y finalmente en Eje de valores (Y) el texto que identifica al eje vertical. Observamos el
siguiente ejemplo para aclarar este punto.
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Además, desde las herramientas de gráficos, le permite modificar, haciendo clic en las
restantes etiquetas, los Ejes, agregar o quitar líneas de división, reubicar la Leyenda, agregar: rótulos, imagen, formas, cuadros de texto y también incluir junto al gráfico la tabla
original.
4. Finalmente, desde la pestaña Diseño tiene la opción de mover el gráfico resultante en
una hoja nueva, o en una hoja existente a su elección, como por ejemplo en la misma
hoja de donde se toman los datos.
¿Cómo cambiar el aspecto de un gráfico?
1. Cualquier objeto del gráfico, se puede modificar haciendo clic sobre el mismo, de
manera tal que quede seleccionado.
2. Se puede modificar el tamaño mediante los indicadores de tamaño, y la posición de
cualquiera de los componentes haciendo clic sobre el mismo y arrastrando con el Mouse.
3. Finalmente, para editar cualquiera de los objetos del gráfico, haga doble clic sobre el
mismo, con lo cual habilitará una ventana de diálogo, que tendrá todas las opciones
necesarias para tal fin.
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Excel y Word
Una de las ventajas de los programas ofimáticos modernos es que permiten utilizar en
uno el trabajo realizado en otros. Por ejemplo, copiar un rango de celdas de Excel y
pegarlas en Word. Cuando pegan el rango en Word éste le dará la forma de una tabla la
cual podrán continuar trabajando con el formato de Word.
A partir del desarrollo teórico expuesto, usted podrá trabajar con las actividades 1 a 5
propuestas para estos contenidos.
Actividad
Bases de datos
Vamos a ver los elementos básicos que conforman una Base de Datos: datos e información,
estructura, y diseño. Todo esto nos será de gran utilidad para poder implementarlo en las
diferentes situaciones que se nos presenten en el desarrollo de la profesión.
Datos e información
Es importante poder tener en claro la diferencia entre el concepto de “datos” y el de “información”. Los datos se refieren generalmente a situaciones reales, que se pueden representar mediante símbolos. Cuando se los elabora e interpreta, adquieren un significado
por el cual se les llama información. Para obtener información de un conjunto de datos,
se debe conocer el contexto en el cual éstos adquieren significado.
En síntesis, podríamos decir que para poder obtener cierta información, se utilizan una
secuencia de símbolos y las reglas necesarias para su interpretación.
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177
Por ejemplo, cuando damos la información de un número telefónico, que podría ser la siguiente:
5451-156323148, tenemos una secuencia de símbolos correspondientes a los datos, pero nos están
faltando las reglas para su interpretación, por ejemplo, los dos primeros números corresponden al
código DDI de discado internacional para Argentina, luego sigue el código de ciudad y, finalmente,
el número telefónico. Con estas reglas, los datos cobran sentido y la información adquiere utilidad.
Podríamos decir que el dato es la base de la información y su procesamiento consta de las
siguientes etapas:
1. Ingreso al sistema: Entrada de Datos.
2. Procesamiento de los datos.
3. Obtención del resultado: Salida de la Información.
Tipos de datos, índices
Para resolver las situaciones menos complejas, vamos a utilizar una aplicación como Microsoft Excel, perteneciente al paquete de Office.
Excel puede manejar dos tipos de datos:
1. Valores constantes, los que se introducen directamente en la hoja y no
dependen de ningún otro valor. Nos damos cuenta de que una celda
contiene un valor constante si, estando activa, aparece su valor en la
Barra de Fórmulas.
› Dentro de los valores constantes tenemos:
› Números.
› Fechas y Horas.
› Textos.
› Valores lógicos y de error: los primeros se utilizan para trabajar con funciones lógicas y
sólo hay dos posibles: Verdadero o Falso; los valores de error se producirán cuando se
realice una operación no definida, como por ejemplo una división por cero.
2. Las fórmulas, que son un conjunto de valores, operaciones y referencias a las celdas
con las que debe operar. Estas operaciones dependen exclusivamente de los valores
de otras celdas. Al estar activa una celda que posee una fórmula, en la Barra de Fórmulas
se la puede visualizar.
Cuando uno de los datos de la Base de Datos se utiliza para ordenarla, se denomina índice.
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178
Estructura de almacenamiento: campos y registros.
Una base de datos es un formato estructurado para organizar y mantener informaciones
que pueden ser fácilmente recuperadas. Un ejemplo simple de base de datos es una
hoja de cálculo. Una base de datos completa, es como un contenedor, donde se guardan
diferentes objetos, como tablas, consultas, formularios, informes, etc. Contiene diferentes
objetos, la información primaria (datos sin procesar) se almacena en tablas, se organiza
en registros y, cada registro, está conformado por campos.
Un registro se refiere a toda la información sobre un individuo. Por ejemplo, todos los
datos de un alumno, legajo, edad, carrera, etc., conforman el registro. Por su parte, un
campo se refiere a un tipo o atributo de información. Por ejemplo, el campo edad, permite
almacenar la edad del individuo.
A continuación, le presentamos, tal como aparecen en la pantalla de su computadora, los
distintos elementos que conforman la estructura de almacenamiento
Bases de Datos: definición, características.
Como vimos en el punto anterior, una Base de Datos es una estructura ajustada a reglas, que
permite organizar y mantener los datos, permitiéndole al usuario acceder a la información
fácilmente.
Una hoja de cálculo, como Excel, es un ejemplo simple de base de datos, que nos permite manejar los datos y obtener la información. Una base de datos más compleja, es
Contador Público | Informática Aplicada
179
una especie de contenedor, donde se guardan diferentes objetos, como tablas, consultas,
formularios, informes, etc.
Las aplicaciones de hoja de cálculo como Microsoft Excel, nos ofrecen una serie de funciones, cálculos y gráficos a los fines de poder visualizar y manipular datos de tablas.
También se utilizan para almacenar listas de información, como listas de distribución de
correo o inventarios.
Es importante tener presente que, a medida que los requisitos y reglas de una lista se tornan
cada vez más complejos, estas aplicaciones pueden resultar insuficientes para su manejo.
Cuando se utiliza una tabla, y no es necesario relacionar datos de
ésta con otras, conviene utilizar una aplicación para Hojas de cálculos
como es Microsoft Excel.
Para Excel, una Base de Datos equivale a una Tabla.
Cuando se utilizan más de una tabla y es necesario relacionar datos de
una, con datos de la otra (Base de Datos Relacional), conviene utilizar
una aplicación específica para Base de Datos como es Microsoft
Access u otro gestor.
Para Access una Base de Datos es un contenedor de objetos.
Realizar la elección correcta es de suma importancia para poder acceder a la información,
actualizarla, y mantener su integridad, con eficiencia y precisión.
Implementación de una Base de Datos en Excel
En Excel, cuando diseñamos una tabla, si cumplimos con ciertas premisas, la misma es
reconocida como Base de Datos, y permite trabajar con todas las funciones orientadas a
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180
tal fin. Para ello, cuando diseñe una Base de Datos en Excel, tenga en cuenta los siguientes
consejos:
a) Cada columna de Excel corresponde a un campo. Escriba en la primera fila de cada
columna el nombre del campo correspondiente. Diferencie esta fila asignando el
estilo Negrita.
b) Cada fila corresponde a un registro. A partir de la fila que está debajo de los títulos,
comience a ingresar los datos de cada campo.
c) El conjunto comprendido por la fila de títulos y los registros corresponden a una
Tabla o Base de Datos.
d) Puede haber campos en blanco, pero no un registro completo en blanco. Es decir, al
menos un campo de cada registro debe tener dato. Para Excel el final de la base de
datos está cuando encuentra un registro totalmente en blanco.
e) Para activar la base de datos, se selecciona una sola celda que pertenezca a la
misma. Es importante este punto, ya que todas las opciones de Base de Datos,
requieren que la misma esté activada.
Para este punto, en una hoja de cálculo de Excel, creamos nuestra Base de datos, de acuerdo al diseño que especificamos en el punto 4, y cumpliendo con las reglas que vimos
bajo el título Implementación de una Base de datos en Excel.
Con lo visto hasta aquí, usted cuenta ya con las herramientas necesarias para implementar
una Base de Datos en Excel, actividades 6 y 7, justificando el uso de esta aplicación.
Actividad
A continuación, veremos su mantenimiento, y las funciones necesarias para extraer la
información que necesitamos.
Base de datos en excel
Veremos cómo manejar y administrar una Base de Datos, a los fines de obtener la información que necesitamos, pudiendo filtrar y extraer únicamente los datos que deseamos
y, a la vez, completar mediante funciones y fórmulas los cálculos pertinentes.
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
› Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista o Base de Datos.
› Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.
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181
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
Si nos hemos salteado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.
› Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
› Al final hacer clic en Aceptar.
Una manera fácil de manejar los datos: Formularios
Una vez diseñada la Base de Datos en Excel, siguiendo las reglas enunciadas en el módulo
anterior, el siguiente paso, sería ingresar los datos en la misma, es decir, completar los
campos para cada registro.
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los
nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Excel nos ofrece un formulario de datos -que nos muestra en una ventana-, y los rótulos
de cada columna –con un espacio en blanco junto a cada uno para ingresar los datos-. Se
pueden ingresar registros nuevos (alta), buscar filas por el contenido de celdas, actualizar
registros existentes (modificación) o eliminarlos (baja).
Para agregar la opción Formularios a la barra de Herramientas de acceso Rápido, proceda
de la siguiente manera:
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Haga clic sobre la flecha para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, (en
la figura siguiente donde indica la flecha).
Seleccione la opción más comandos….
Seleccione todos los comandos, luego busque alfabéticamente el comando Formulario, y
luego haga clic en Agregar y Aceptar.
Para el uso del formulario, usted deberá activar la Base de Datos haciendo clic sobre cualquier celda perteneciente a la misma, luego ir al Menú Datos, y elegir la opción Formulario:
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La función de cada objeto en el formulario es la siguiente:
› Nuevo: Permite ingresar un registro nuevo.
› Eliminar: Permite eliminar un registro.
› Restaurar: Permite deshacer las modificaciones que hicieron sobre el registro visible.
› Buscar anterior: Permite buscar el registro anterior que cumple con el criterio fijado.
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› Buscar siguiente: Permite buscar el registro siguiente que cumple con el criterio fijado.
› Criterios: Permite fijar condiciones en cada campo a los fines de buscar un registro en
particular.
› Barra de desplazamiento vertical: Mediante esta barra podemos pasar de un registro
a otro.
Con los formularios, ingresar los datos es más fácil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con más columnas de las que cabrían en la pantalla.
a) ¿Cómo puedo ordenar los registros?
Para una mejor presentación de la Base de Datos, generalmente se la ordena de acuerdo
a uno o varios campos (o columnas).
Para Ordenar por uno o más campos siga los siguientes pasos que detallamos a continuación:
1. Active la Base de Datos, haciendo clic en una celda perteneciente a la misma.
2. En la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por (se agregan niveles haciendo clic en agregar
nivel), seleccione el campo (o columna) por el cual desea ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
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Tenga en cuenta, que el cuadro Ordenar por, es el primer nivel de ordenamiento, los
restantes son subniveles. Por ejemplo, si selecciona Ordenar por “Curso”, y Luego por
“División”, y Luego por “Apellido”, primero ordenará todos los registros por curso, luego
a aquellos registros que tienen el mismo curso, los ordenarán por división, y finalmente
dentro los registros del mismo curso y división, los ordenará por Apellido, veamos el resultado de ejemplo anterior:
Si desea ordenar los registros por meses o días de la semana, siga los mismos pasos
indicados anteriormente, haga clic en Opciones, en Primer criterio de ordenación seleccione
el orden personalizado correspondiente.
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b) ¿Cómo puedo ver algunos registros?
Cuando necesito visualizar algunos registros de la Base de Datos según una condición o
criterio, se utiliza la opción Filtro.
Excel proporciona dos formas de filtrar una tabla:
1. Autofiltro
2. Filtro avanzado.
Autofiltro
El Autofiltro ayuda a administrar fácilmente la Base de Datos cuando se requieren filtros
con criterios simples. Para su uso, debemos seguir los siguientes pasos:
1. Activar la Base de Datos, haciendo clic en una celda que pertenezca a la misma.
2. En la pestaña Datos, hacemos clic sobre Filtro, para activar o desactivar Autofiltro.
3. Haga clic en la flecha que está a la derecha del nombre del campo que quiere usar
como filtro.
4. Podemos tildar todos los datos o solamente aquellos que deseamos ver, por ejemplo,
si deseamos ver los registros del curso 1, hacemos clic en la flecha del campo curso, y
solo marcamos el 1.
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5. Haciendo clic en Filtros de Números o Filtros de Textos, se despliega un menú con una
serie de opciones particulares para el autofiltro.
6. Puede personalizar el filtrado por un campo numérico, seleccionando Personalizado,
y luego la condición que se ajuste al criterio deseado como mayor que, menor o igual
que, y en el cuadro de la derecha el valor a comparar.
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7. Puede personalizar el filtrado por un campo de texto, seleccionando Personalizado, y
luego la condición que se ajuste al criterio deseado como igual o no igual, contiene o no
contiene, y en el cuadro de la derecha el texto a comparar.
Cuando necesite buscar valores de texto que comparten algunos caracteres, pero no
otros, se pueden utilizar los comodines ? y *.
El símbolo ? representa un carácter, en cambio el símbolo * representa varios caracteres.
Por ejemplo: si deseo buscar todos aquellos registros cuyos apellidos sean Sánchez o Sánches, puedo poner Sánche?, donde el símbolo indica cualquier carácter. O, si quiere todos
los apellidos que empiezan con G y terminan con ia ; puedo poner G*ia; me mostrará Garcia,
Gracia, Grecia, etc.
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Dará como resultado:
Puede aplicar filtros a varias columnas, las cuales se identificarán colocando un embudo
representativo del filtro en la flecha de autofiltro.
Filtro avanzado
Cuando los criterios que me ofrece Autofiltro no son suficientes, y necesito utilizar criterios
más complejos, se utiliza este tipo de filtros.
Recursos
Vamos a ver los pasos a seguir para utilizar este filtro mediante un nuevo ejemplo, en el libro
de Excel Hipermercado (disponible en plataforma), encontrará una tabla con los datos de
Ventas de las sucursales de un Hipermercado. Se desea obtener una tabla nueva con los
registros de las sucursales pertenecientes a la provincia Córdoba y con ventas superiores
a $11000.
1. Elaborar una Tabla de Criterios. Es una tabla reducida, donde se colocan los campos
sobre los cuales queremos filtrar, es decir aquellos campos que deberán cumplir
alguna condición o criterio. En nuestro ejemplo, serían los campos Provincia y Ventas.
Se debe tener especial atención en colocar los nombres de los campos tal cual aparecen
en la tabla principal. Para evitar posibles errores, le recomiendo copiar el nombre de
cada campo de la Base de Datos, y luego pegarlos en la tabla de Criterios. Esta tabla
puede estar ubicada en cualquier parte de la hoja, pero separada por lo menos de una
fila o columna de la principal.
2. Escribir los criterios necesarios en una “Tabla de Criterios”, utilizando la simbología de
comparación:
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Comparación
Símbolo
Ejemplo
Se escribe debajo del campo
Mayor que
>
Mayor que 25
> 30
Mayor o igual que
>=
Menor que
<
Menor que 15
< 15
Menor o igual que
<=
Distinto que
<>
Distinto que 1
<> 1
Igual que (valor)
Valor
Igual que 100
100
Igual que (texto)
“Texto”
Igual que Central
Central
En nuestro, ejemplo debemos poner, debajo del campo Provincia el texto Córdoba. Es importante poner especial atención en la ortografía de las palabras, si en la base de datos no
lleva acento, en nuestra tabla de criterios tampoco deberá hacerlo.
Para completar el segundo criterio, debajo del campo Ventas ponemos la condición >
11000 (mayor que 11000). En la siguiente figura podemos ver cómo quedaría nuestra
tabla de criterios.
3. Activar la Base de Datos, haciendo clic sobre alguna celda perteneciente a la misma.
4. En la pestaña Datos, Avanzadas, tal como se muestra en la figura anterior, Excel nos
mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
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¿Qué significa cada elemento del cuadro de diálogo Filtro avanzado?
Acción: En la ventana de diálogo, seleccionamos Copiar a otro lugar, si queremos obtener
una nueva tabla con los registros resultantes, de lo contrario el filtrado se hará sobre la
misma Base de Datos.
Rango de la lista: Si la base de datos fue creada correctamente y activada, en campo debería
aparecer el rango correspondiente. Si no es así, haciendo primero clic sobre el ícono de la
derecha
, seleccionamos todo el rango de la base de datos.
Rango de criterios: hacemos clic en el ícono de la derecha de este campo, y seleccionamos
la tabla de criterios.
Copiar a: Este campo se habilita si en Acción seleccionamos Copiar a otro lugar. Hacemos
clic en ícono de la derecha de este campo, y marcamos la primera celda de hoja de cálculos
donde queremos que se ubique la tabla resultante.
5. Finalmente, hacer clic en el botón Aceptar, si hemos cumplido con todos los pasos
correctamente, aparecerán los registros que cumplen con los criterios especificados
en una Tabla de Resultados, ubicada a partir de la celda que marcamos en Copiar a.
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Es importante tener presente que todos los criterios de diferentes campos, escritos en una
misma fila, se deben cumplir sí o sí para cada registro, corresponden al operador lógico Y.
Cuando un campo debe cumplir más de una condición, se deben escribir los criterios en
diferentes filas. Se mostrarán los registros que cumplan uno u otro criterio, correspondiendo así al operador lógico O.
En el siguiente ejemplo se presentan todos los registros que
pertenecen a la provincia de Córdoba o a la provincia de Salta.
c) ¿Qué sucederá cuando pida Ordenar sobre una Base de Datos filtrada?
Hay que prestar especial atención en este punto. Cuando usted tenga a Base de Datos
filtrada, por ejemplo con autofiltros, y se le solicita Ordenar, la función se aplicará únicamente sobre los registros visibles.
d) ¿Cómo puedo obtener los Subtotales de una Base de Datos?
Subtotales
En una Base de Datos, Excel permite calcular automáticamente valores de subtotales y de
totales generales. Una vez insertados, la tabla se esquematiza para que se puedan mostrar y ocultar los registros con los detalles de cada subtotal.
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Esto nos permite crear un resumen de los datos de una tabla mediante subtotales,
agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo si tenemos una
tabla de las ventas de artículos, con los campos código, artículo, sucursal y venta, podemos
obtener un resumen de ventas por sucursal.
Para insertar subtotales debemos seguir los siguientes pasos:
1. Ordenar la tabla para agrupar las filas por el campo cuyos subtotales se desea calcular.
2. Copiar la tabla (Base de Datos) en otro lugar u hoja.
3. Convertir la tabla copiada en un rango normal (deja de ser una Base de Datos para
poder trabajar con subtotales), activamos una celda de la tabla, y hacemos clic en
Convertir en rango, opción que se encuentra en la pestaña Diseño, grupo Herramientas.
4. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga
números.
5. Activamos una celda que pertenezca a la tabla, luego seleccionamos de la pestaña
Datos, en el grupo Esquema, la opción Subtotal.
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6. En la ventana de diálogos completamos lo siguiente:
Para cada cambio en: seleccionamos el campo por el cual queremos agrupar los subtotales,
en nuestro ejemplo Provincia.
Usar función: seleccionamos la función a utilizar como subtotal, la cual puede ser Suma,
Cuenta, Promedio, Máximo, Mínimo, etc.
Agregar subtotal a: seleccionar el o los campos a los cuales quiere calcular el subtotal, por
ejemplo, Ventas.
7. Completados los datos, hacemos clic en Aceptar.
Contador Público | Informática Aplicada
195
8. Veremos insertados en nuestra Base de Datos, los Subtotales para cada grupo, y el
Total General. Además, podremos ver a izquierda, tres botones numerados del 1 al
3, los cuales nos permiten ver con el 3 todos los registros, el 2 solamente las filas con
Subtotales y Total General, y el 1 solamente el Total General.
1. Para eliminar los subtotales, activamos una celda de la tabla, volvemos a la pestaña
Datos, en el grupo Esquema, la opción Subtotal, en el cuadro de diálogo, hacemos clic
en Quitar todos.
Representación de la información mediante gráficos
¿Cómo podemos presentar la información?
La información puede ser presentada mediante Gráficos.
¿Qué es un gráfico?
Los gráficos son representaciones de los datos de una hoja de cálculo. Una representación
gráfica de los datos permite una fácil y rápida comprensión de los mismos, y puede ser
utilizada también para evaluar y comparar distintos datos.
Contador Público | Informática Aplicada
196
Con Excel pueden realizarse gráficos de muchos tipos, como por ejemplo de barras,
circulares, lineales, en tres dimensiones, etc. Usted dispone de un Asistente para Gráficos,
que le permitirá realizar cualquier tipo de representación a partir de los datos que aparecen en una hoja de cálculo.
¿Cómo crear un gráfico?
Tomemos como ejemplo una Tabla en la cual se muestran las ventas (en miles de pesos)
para cada trimestre del año, en cada Área de nuestra empresa. A su vez, supongamos que
se quieren tomar decisiones correctivas en cada área, según las ventas producidas a lo
largo de un año. Para esto realizar un gráfico comparativo es una manera clara y rápida
de poder visualizar qué está sucediendo con cada área.
Vamos a seguir los siguientes pasos, para lograr nuestro objetivo y, en cada uno de ellos,
vamos a ver las alternativas que se nos presentan.
1. Para crear un gráfico a partir de un rango de celdas, primero debe seleccionar el rango
que desea utilizar. Preste especial atención para identificar cuáles son los datos que
desea graficar y tenga presente que es conveniente incluir los títulos, si éstos no son
consecutivos, selecciónelos manteniendo presionada la tecla [Ctrl].
Si deseamos graficar las ventas del Área TV-Audio debemos seleccionar de la siguiente
manera:
Para graficar el Área Computación, primero seleccionamos la fila de títulos y luego,
manteniendo presionada la tecla Ctrl, seleccionamos la fila de Computación.
Si queremos las tres Áreas juntas, pero sólo para comparar el Trimestre 2 y el Trimestre
4, seleccionamos la columna Área (A) y luego, manteniendo presionada la tecla Ctrl, las
columnas restantes.
Contador Público | Informática Aplicada
197
Pueden crear gráficos tridimensionales siempre y cuando los datos a partir de los cuales
se va a crear el gráfico tengan dos tipos de información asociada al conjunto de valores
que se va a representar, tal como en nuestra tabla de ventas.
También pueden ocultarse los datos que desee que no aparezcan en el gráfico y así
seleccionar todos los datos visibles.
2. Desde la pestaña Insertar, grupo Gráficos, seleccionamos el tipo de gráfico que
deseamos.
3. Aparecerá el gráfico deseado, y una pestaña nueva con herramientas para gráficos.
Contador Público | Informática Aplicada
198
¿Cómo cambiar el aspecto de un gráfico?
1. Cualquier objeto del gráfico, se puede modificar haciendo clic sobre el mismo, de manera
tal que quede seleccionado.
2. Se puede modificar el tamaño mediante los indicadores de tamaño, y la posición de
cualquiera de los componentes haciendo clic sobre el mismo y arrastrando con el Mouse.
3. Finalmente, para editar cualquiera de los objetos del gráfico, haga doble clic sobre el
mismo, con lo cual habilitará una ventana de diálogo, que tendrá todas las opciones
necesarias para tal fin.
Recuerde seleccionar el rango de datos a graficar, antes de insertar el gráfico, es más
fácil de trabajar.
Los invitamos a resolver las actividades 8 a 10. ¡Éxitos!
Actividad
e) Funciones de Base de Datos
Tenga en cuenta que existen funciones predefinidas que ejecutan cálculos utilizando
valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Dentro
de las funciones de Excel, existen un grupo especial, diseñadas especialmente para operar
con Base de Datos, y se identifican porque su nombre comienza con las siglas DB. Por
ejemplo, la función BDSUMA, que posibilita sumar los números en el campo (columna)
de los registros que coinciden con las condiciones especificadas.
El uso de cualquiera de ellas, involucra una serie de pasos, los cuales se pueden seguir
fácilmente mediante el asistente para funciones.
Contador Público | Informática Aplicada
199
Como ejemplo, vamos a calcular en nuestra Base de Datos, la suma del campo Ventas para
aquellos registros que pertenecen a la provincia de Córdoba, y Sector Jardín.
1. Lo primero que debemos diseñar, es la tabla de criterios, que ya hemos estudiado sobre
esta última cuando veíamos el “filtro avanzado”. Escribimos una tabla con los nombres
de los campos de nuestra Base de Datos, que deberán cumplir alguna condición, luego
debajo de cada uno de ellos escribimos la condición.
2. A continuación, nos ubicamos en la celda en la cual deseamos el resultado, y vamos
al asistente de funciones, en la barra de fórmulas como fx, o en el menú Insertar ->
Fórmulas.
En la ventana de diálogo del asistente, seleccione la categoría Base de Datos, y luego la
función deseada, para nuestro ejemplo BDSUMA. Haga clic en Aceptar.
Contador Público | Informática Aplicada
200
En la siguiente ventana, complete los cuadros requeridos, observe que al elegir cada uno
de ellos, debajo en la ventana, le aparece una breve descripción del mismo. Haciendo
clic en el ícono
de Base_de_datos, seleccionamos todo el rango de la Base de Datos.
Luego en el cuadro Nombre_de_campo, seleccionamos la celda que tiene el nombre del
campo donde están los valores que vamos a sumar, y en Criterios, seleccionamos el rango
de la tabla de criterios.
Al presionar Aceptar, se insertará la fórmula correspondiente en la celda seleccionada, y
podremos observar el resultado.
Contador Público | Informática Aplicada
201
Los invitamos a resolver la actividad 11. ¡Éxitos!
Actividad
Tabla dinámica
Las tablas dinámicas son un tipo especial de hojas de cálculo. Una tabla dinámica tiene
la particularidad de ser interactiva con el usuario; se utiliza para resumir rápidamente
grandes cantidades de datos, aplicándoles el formato y tipo de cálculo que usted defina.
Para crear una tabla dinámica deberá disponer de una Base de Datos, lista de datos o
simplemente un rango de celdas que contenga rótulos en cada columna.
¿Cómo crear una tabla dinámica?
Vamos a trabajar sobre el ejemplo de la Base de Datos que contiene las ventas de las
diferentes sucursales de un Supermercado. Se necesita una tabla resumen, en la cual
podamos ver el total de ventas por Sucursal y Sector, con la posibilidad de filtrar por
Provincia.
Para lograr este requerimiento, Excel cuenta con una opción que nos permite obtener
una tabla resumen, cuya información se actualiza dinámicamente y en forma interactiva
con el usuario. Para obtenerla, debemos cumplir con los siguientes pasos:
1. Activar la Base de Datos haciendo clic sobre alguna celda perteneciente a la misma, y
seleccionar de la pestaña Insertar, grupo Tablas, la opción Tabla dinámica.
Contador Público | Informática Aplicada
202
2. El asistente nos solicita que indiquemos el rango de la Base de Datos, lo cual si fue
correctamente diseñada, estará indicado automáticamente sin necesidad de ingresarlo. También debemos seleccionar si queremos la Tabla Dinámica en la misma hoja
o en una nueva, luego hacemos clic en Aceptar.
3. En este paso deberá diseñar la tabla, veremos a la derecha, la lista de campos, y un
cuadro donde ubicar los elementos de la tabla dinámica. Con el Mouse, arrastre la
etiqueta del campo que desea ubicar en las filas y columnas de la tabla, en nuestro
ejemplo arrastre el campo Sucursal y ubíquelo en Fila, y luego el campo Sector en
Columna. El campo Provincia en Filtro, y finalmente el campo sobre el cual se producirán los cálculos, campo Ventas en el recuadro Valores. Por defecto la operación seleccionada es Suma, pero si deseamos realizar otra operación como Promedio, Máximo,
Mínimo, etc., debemos hacer clic sobre la flecha de valores y seleccionar la operación
deseada.
Contador Público | Informática Aplicada
203
¿Cómo ocultar o mostrar una fila o columna de nuestra Tabla Dinámica?
Haciendo clic sobre las flechas que se encuentran a la derecha de los nombres de los campos, por ejemplo, Sucursal, podemos tildar o eliminar aquellos datos que nos interesan,
veamos que sucede en el ejemplo siguiente:
Obteniendo el siguiente resultado:
Los invitamos a resolver la actividad 12. ¡Éxitos!
Actividad
En esta instancia usted se encuentra en condiciones de realizar la cuarta parte de la
Evaluación Integradora.
Evaluación
Le proponemos ver el video de cierre para integrar todo lo trabajado.
Contador Público | Informática Aplicada
204
Módulo 6 | Glosario
Abrir, comando: El comando Abrir permite que los usuarios recuperen archivos del disco
duro.
Área de trabajo: En Excel, un área de trabajo permite que los usuarios abran varios libros
en un solo paso.
Asistente para gráficos: En Excel ayuda en la elaboración de gráficos.
Autosuma: El botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar provoca que se sumen los datos de varias celdas. Puede hacer clic en diversas filas y columnas, y también se
ejecutará la operación de suma.
Barra de desplazamiento: Las barras de desplazamiento vertical y horizontal se encuentran en cualquier ventana y se utilizan para ver partes no visibles de la misma.
Barra de estado: En Excel, la barra de estado se encuentra en la inferior de la hoja de cálculo
y permite que los usuarios sepan qué está sucediendo mientras trabajan.
Barra de fórmulas: Muestra el contenido de una fórmula de la hoja de cálculo, y se
encuentra en la parte superior de la ventana.
Barra de herramientas: En cualquier aplicación de Windows, una barra de herramientas
proporciona al usuario botones y opciones para la ejecución rápida de varias tareas,
mientras dicho usuario se encuentra trabajando en cada aplicación.
Barra de menús: La barra de menús proporciona a los usuarios acceso a los menús necesarios para ejecutar las tareas en cualquiera de los programas de Microsoft.
Celda: Una celda es la intersección de una fila y una columna.
Formato, barra de herramientas: En cualquier aplicación de Microsoft, aparece debajo
de la barra de herramientas Estándar y proporciona acceso a las operaciones comunes de
formato, como negritas y cursivas.
Fórmula: En una hoja de cálculo, secuencia de valores, referencia de celda, nombres,
funciones u operadores de una celda que juntos producen un valor nuevo. Una fórmula
siempre comienza con el signo igual (=).
Función: En Excel, una función indica una tarea computacional predefinida, como Suma
o Promedio.
Guardar, comando: Este comando permite que los usuarios “guarden” documentos en
discos flexibles, CDs o en el disco duro.
Guardar como, comando: Este comando permite que los usuarios guarden con otro
nombre un archivo existente o que lo guarden en otro lugar.
Contador Público | Informática Aplicada
205
Guardar como página Web, comando: En Excel, este comando permite convertir una
hoja de cálculo en una página Web. En otros programas de Microsoft, permite que los
documentos de Web se transporten a dichos programas para utilizarlos ahí.
Hoja de Cálculo: En Excel, una hoja de cálculo se compone de una cuadrícula de filas y
columnas que permiten que los usuarios organicen datos y realicen cálculos.
Imprimir, comando: En cualquier programa de Microsoft, este comando permite que los
usuarios impriman documentos, hojas de cálculo, etcétera.
Libro: En Excel, un libro se compone de más de una hoja de cálculo.
Lista: En Excel, los datos se almacenan en listas, que son filas de datos similares.
Lista filtrada: En Excel, las listas filtradas contienen registros que coinciden con un criterio
específico.
Portapapeles de Office: Permite que los usuarios corten, peguen, copien y muevan documentos, objetos o texto en un orden secuencial.
Registro: Conjunto de datos relativos a una persona, un lugar, un evento o algún otro
elemento. Los registros son los equivalentes lógicos de las filas de una tabla.
Zoom, comando: Este comando muestra un documento en pantalla con niveles de ampliación que van de 10 a 500 %.
Base de Datos: Una base de datos es un formato estructurado para organizar y mantener
informaciones que pueden ser fácilmente recuperadas. Un ejemplo simple de base de
datos es una hoja de cálculo. Una base de datos completa, es como un contenedor, donde
se guardan diferentes objetos, como tablas, consultas, formularios, informes, etc.
Campo: Un campo se refiere a un tipo o atributo de información. Por ejemplo el campo
edad, permite almacenar la edad del individuo.
Ciclo de vida: Etapas que se deben cumplir para diseñar e implementar una Base de Datos.
Criterio: Normalmente las bases de datos presentan la posibilidad de consultar datos,
bien los de un registro o los de una serie de registros que cumplan una condición.
Dato: Se refieren generalmente a situaciones reales, que se pueden representar mediante
símbolos.
Filtros: Herramienta que facilita la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de una
tabla o base de datos. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que
cumplen el criterio que se especifique para una o varias columnas.
Formulario de datos: Es un cuadro de diálogo que muestra un registro completo cada
vez. Puede utilizar formularios para agregar, cambiar y eliminar registros.
Contador Público | Informática Aplicada
206
Gestor de Base de Datos: Un sistema gestor de base de datos se define como el conjunto
de programas que administran y gestionan la información contenida en una base de datos.
Gráfico: Los gráficos son representaciones de los datos de una hoja de cálculo.
Índice: Campo de la Base de Datos por el cual se pueden ordenar los datos.
Información: Cuando a los datos se los elabora e interpreta, adquieren un significado por
el cual se les llama información.
Integridad: Métodos incorporados a la Base de Datos para asegurar el contenido, evitando
que se rompan las reglas establecidas.
Leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.
Ordenar: Reorganizar los registros de una tabla, a partir de uno o más campos de la misma,
en forma ascendente o descendente.
Registro: Un registro se refiere a toda la información sobre un individuo. Por ejemplo,
todos los datos de un alumno, legajo, edad, carrera, etc., conforman el registro.
Seguridad: Capacidad que pueden tener los usuarios para acceder a los datos y poder
modificarlos dentro de las reglas establecidas por la organización.
Tabla: Una base de datos, contiene diferentes objetos, la información primaria se almacena
en tablas, las que se organizan en registros, y cada registro está conformado por campos.
Tablas de criterio: Tabla donde se especifican las condiciones que deben cumplir ciertos
campos de la Base de Datos para trabajar con filtros o funciones.
Tablas dinámicas: Tabla donde se puede obtener un resumen en forma fácil y clara, sobre
una Base de Datos o lista con gran cantidad de información.
Validación: Son las reglas y limitaciones impuestas a los valores que se permiten ingresar
en un campo determinado de una Tabla.
Contador Público | Informática Aplicada
207
Módulo 6 | Actividades
actividad 1
Marketing para Sanders
Sanders es el propietario de Mundo Fiat en Argentina. El padre de Sanders fundó la agencia en 1960, y por más de 30 años vendieron exclusivamente automóviles Fiat. A principios
de la década de 1990, la salud del padre de Sanders comenzó a deteriorarse, y Sanders se
encargó de la operación diaria de la agencia. Al mismo tiempo, el negocio de automóviles
comenzó a cambiar- las agencias comenzaron a vender vehículos de distintas marcas- y
Sanders para tener un mejor panorama del negocio, decide trabajar con otras marcas
para ganar clientes.
Sanders lo contrata a usted para trabajar en la administración de la empresa.
En esta oportunidad, le solicita la confección de una planilla en Ms Excel para investigar
y analizar la diferencia de precios de vehículos de distintas marcas, disponibles en el
mercado. Como anticipo de su trabajo, usted elaboró la siguiente planilla y se la mostró a
Sanders. Conforme con lo que le ha presentado, Sanders le dice:
– Buen trabajo, termine de completarla, me interesan esos datos.
Planilla de Precios de Ventas de Vehículos
Enero
Febrero
Marca
Modelo
Año
Precio de Venta
Corsa
Wind
2006
$ 32,500
$33.700
Audi
Sport
2007
$65.000
$68.000
Fiat
Palio
2005
$31,500
$32.000
Ford
Escort
2006
$33.000
$34.500
Toyota
Sport
2008
$70.000
$69.500
Mayor Precio de Venta
Menor Precio de Venta
Promedio de Precio de Venta
Usted ingresa los datos y calcula cuál es el mayor y menor precio de venta de todas las
marcas. Asimismo, decide calcular el promedio de los precios de ventas.
cc
Contador Público | Informática Aplicada
208
actividad 1 | Clave de corrección cc
Planilla de Precios de Ventas de Vehículos
Marca
Audi
Corsa
Fiat
Ford
Toyota
Mayor Precio de Venta
Modelo
Sport
Wind
Palio
Escort
Sport
Año
2007
2006
2005
2006
2008
Enero
Febrero
Precio de Venta
$65.000,00
$68.000,00
$32.500,00
$33.700,00
$31.500,00
$32.000,00
$33.000,00
$34.500,00
$70.000,00
$69.500,00
$70.000,00
Menor Precio de Venta
$31.500,00
Promedio de Precio de Venta
$46.970,00
actividad 2
Mi Propia Pyme
Usted ha montado su propia Pyme y tiene a su cargo 5 empleados. A fin de mes, usted
debe abonarles el sueldo para lo cual debe realizar una liquidación de Sueldo.
A tal efecto, usted ha confeccionado la siguiente planilla en Ms Excel en donde constan
datos importantes de cada uno de sus empleados tales como: Nombre, Fecha de Ingreso,
Antigüedad, Horas trabajadas, Sueldo básico, Incentivo, Pago por Antigüedad, Aporte y
Sueldo Neto.
Sin embargo, hay acciones por completar en esta planilla porque lo exige el Ministerio de
Trabajo, y lo tiene que hacer lo antes posible para entregárselo al contador.
Planilla de Sueldos
Nombre
Fecha
Ingreso
Antigüedad
Horas
Trabajadas
Morales
12/01/93
11
180
Almeida
25/06/97
7
55
Pérez
06/11/89
15
135
Gómez
14/02/91
13
188
Santana
30/06/00
4
80
Sueldo
Básico
Incentivo
Pago por
Antigüedad
Aportes
Sueldo
Neto
Total
Promedio
Máximo
Mínimo
Valor
Hora
$500.00
Contador Público | Informática Aplicada
209
A partir de los datos, usted deberá:
1. Calcular mediante fórmulas y funciones:
a) Sueldo básico
b) Incentivo
c) Pago por Antigüedad.
d) Aportes
e) Sueldo Neto: Sueldo Bruto menos Aportes.
El contador le solicita agregar tales como: total, promedio, máximo y mínimo para obtener
mejor precisión en los resultados de la “Planilla de sueldos”
Para confeccionar dicha planilla debe tener en cuenta los siguientes datos:
a) Sueldo básico = Horas trabajadas x valor hora.
b) Incentivo es de $12000, si la cantidad de horas trabajadas supera las 100 horas,
caso contrario no tiene incentivo.
c) Pago por Antigüedad = Sueldo base x Antigüedad / 12.
d) Aportes es el 10% del Sueldo Bruto
e) Sueldo Neto = Sueldo Bruto - Aportes
¡Éxito con su tarea!
cc
actividad 2 | Clave de corrección cc
Contador Público | Informática Aplicada
210
actividad 3
Escuela de Negocios
La escuela de Negocios, es una entidad que estudia las distintas fluctuaciones financieras
de los sueldos del mercado y ante tan envergadura le solicitan que confeccione una planilla de Sueldo con proyección al año 2020, para publicarla en la revista UBP.
A tal efecto, usted debe completar los datos de la tabla sueldo (disponible en plataforma)
que se muestra a continuación, utilizando el programa Excel. Dicha proyección financiera,
la debe realizar en dos horas y entregársela a la Escuela de Negocios.
Usted deberá:
1. Completar la tabla Sueldo
2. Calcular mediante el asistente de funciones:
a) El Salario
b) La Antigüedad
c) El Descuento
d) El Sueldo Neto
e) El Total del:
i. Sueldo Básico
ii. Salario
iii. Antigüedad
iv. Descuento
v. Sueldo Neto
f) El valor Máximo, Mínimo y Promedio del Sueldo Neto
g) La proyección 2020 para la Escuela de Negocios.
3. Aplicar diseño para impactar a la Escuela de Negocios. Utilice encabezado y pie de
página a su criterio.
4. Configurar la hoja de cálculo en A4. Márgenes Normal y Orientación Horizontal.
5. Grabar y Cerrar la aplicación.
¡Éxito con su tarea!
cc
Contador Público | Informática Aplicada
211
actividad 3 | Clave de corrección cc
Liquidacion sueldo -Proyección al 2020
Tabla 2
Legajo
125
183
170
162
190
TOTAL
Maximo
Minimo
Promedio
Apellido
García
Perez
Romero
Suarez
Real
Categoría
3
1
3
2
1
Cant. de hijos
1
5
1
3
3
Antigüedad
10
5
3
6
8
5
1
2,6
10
3
6,4
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Básico
3.000
4.500
3.000
4.500
4.900
19.900
4.900
3.000
3.980
actividad 4
Sistema de Cuenta Corriente y Caja de Ahorro.
El Banco Argentino publica en la revista UBP Express, que necesitan alumnos de estudios avanzados para cubrir cargos vacantes en la Sucursal Pampa de Achala, en dicha
convocatoria uno de los requisitos es tener conocimiento de Excel para poder manejar el
sistema bancario de cuentas corrientes y caja de ahorro de sus clientes.
Usted, no lo duda y presenta su CV. Ante tal asombro es seleccionado y lo citan para
entrevistarlo y como su perfil armoniza con la persona que necesitan, inmediatamente
lo invitan a realizar una simulación en Excel para evaluar sus conocimientos.
A tal efecto, usted empieza a completar y resolver los datos de la tabla cuenta corriente
y caja de ahorro que se muestra a continuación. Dicho Examen, lo debe realizar en dos
horas y entregárselo al Coordinador de Recursos Humanos del Banco.
La actividad a realizar es la siguiente:
1. Completar la tabla de cuentas (disponible en plataforma)
a) Calcular las columnas
i. Saldo = Depósitos – Retiros
ii. Saldo $ = Depósitos – Retiros si la moneda es Pesos, y = (Depósitos – Retiros) x
Cotización del dólar, según el valor ingresado en la parte superior.
b) Completar las filas para la columna Saldo $
Contador Público | Informática Aplicada
212
iii. Sumatorias = Calcular la suma.
iv. Calcular el valor Máximo y Mínimo.
v. Promedio = Calcular el promedio.
c) Formato de presentación, bordes sombreados, etc. y cumplimiento de las consignas.
d) Cambiar el nombre de la Hoja 1 por Datos.
2. Utilice encabezado y pie de página a su criterio.
3. Configurar la hoja de cálculo e A4. Márgenes Normal y Orientación Horizontal.
4. Grabar y Cerrar la aplicación.
¡Felicitaciones por su logro!
cc
actividad 4 | Clave de corrección cc
BANCO ARGENTINO
Tabla 1
Cotización del Dólar
$ 278,00
Sistema de Cuentas Corrientes y Caja de Ahorro
Tabla 2
Cuenta
Q100
Q200
Q300
Q400
Q500
Q600
Q700
Q800
Q900
Código
1
1
2
1
2
1
2
2
1
Moneda
Dólar
Peso
Peso
Dólar
Peso
Peso
Dólar
Peso
Peso
Depositos
1.000
5.500
10.500
500
4.300
8.900
700
25.000
75.000
Retiros
550
2.000
4.500
150
4.000
900
350
1.700
60.000
Saldo
450
3.500
6.000
350
300
8.000
350
23.300
15.000
Sumatoria
Valor Max
Valor Min
Promedio
Saldo en $
125.100
3.500
6.000
97.300
300
8.000
97.300
23.300
15.000
375.800
125.100
300
41.756
actividad 5
Representación visual de los datos de la “Escuela de Negocios”.
Utilizando la tabla de la Actividad 3, usted debe representar gráficamente los Sueldos:
Básico y el de Proyección 2020 de cada uno de los empleados. Para este caso, el Gráfico de
Barra es el que mejor se adapta y, además, para completar la lectura del gráfico decide
agregar los rótulos en cada una de las series.
Algunas pautas para proceder en este trabajo:
Contador Público | Informática Aplicada
213
› Recuerde seleccionar exclusivamente las celdas que va a graficar, para ello utilice la
tecla de Control.
› Utilice las herramientas de dibujo, para destacar e indicar cada empleado.
› Ubique el gráfico en una hoja nueva, y configure la página para darle una presentación profesional.
¡Éxitos con su tarea!
cc
actividad 5 | Clave de corrección cc
Excel disponible en plataforma
actividad 6
Diseño de una Base de Datos
El equipo directivo de la empresa Cosmos S.A., cliente suyo
desde hace varios años, le solicita la implementación de
una base de datos, para poder comunicar la información
correspondiente a los empleados de la Empresa al Área de
“Recursos Humanos”
Manos a la obra…
Usted no deja afuera ningún dato de la empresa y emprende su tarea. Para ello tiene en
cuenta la información obtenida y comienza a diseñar una Base de Datos, para implementar
en Excel.
¿Cómo hacerlo? Usted cuenta con la posibilidad de utilizar su propio criterio y retomar la
información a partir de lo desarrollado anteriormente.
Comencemos, creando la carpeta del Proyecto, utilizando un archivo nuevo de Word.
A continuación, complete brevemente cada uno de los ítems que se presentan, los cuales
corresponden a algunos puntos del Ciclo de Vida.
1. Planificación del proyecto.
¿Qué tareas deberá realizar para lograr el objetivo, cómo y cuándo?
2. Definición del sistema.
¿Dónde y quién utilizará la Base de datos?
Contador Público | Informática Aplicada
214
Especificar el ámbito y las limitaciones de la aplicación.
3. Recolección y análisis de los requisitos.
Resumir los requisitos del proyecto.
4. Diseño de la base de datos.
Especificar los datos de la tabla (campos), que van a formar
parte de cada registro, aclarando qué tipo de información
requiere cada uno y si tiene validación. Se entiende por
validación limitaciones en sus valores.
5. Selección del programa para su desarrollo.
Justifique por qué realizaría esta base de datos con Excel.
6. Diseño de la aplicación.
Utilice una hoja de cálculo para desarrollar la Tabla solicitada, creando los campos correspondientes.
7.
Prueba.
Ingrese por lo menos los datos de 6 empleados, completando todos los
campos requeridos. Invente los mismos con todas las variantes posibles.
Por ejemplo con hijos o sin hijos, casado, soltero, viudo, divorciado, etc.
actividad 7
Estructura Definitiva de la Base de Datos
Usted ha venido trabajando varios días en la elaboración de la base de datos y decide
consultar al Gerente de Recursos Humanos de la Empresa Cosmos S.A., para recabar más
información a los fines de poder darle una estructura definitiva a la tabla de empleados.
Luego de un interesante intercambio, usted llega a un acuerdo con el Gerente de Recursos
Humanos, para definir los campos necesarios, basándose en lo que usted propuso.
Los campos de la Base de Datos han quedado definidos de la siguiente manera:
Contador Público | Informática Aplicada
215
Nombre del campo
Tipo
Descripción
Limitaciones
Legajo
Numérico
Número dado por la
empresa en forma
correlativa
Inicia valores desde el 1.001
Apellido
Texto
Nombre
Texto
Documento tipo
Texto
Puede ser DNI o Pasaporte
Documento Nro.
Numérico
Siempre positivo, es decir
mayor que cero.
Fecha Nacimiento
Fecha
Sexo
Texto
Domicilio
Texto
Ciudad
Texto
Teléfono
Numérico
Estado Civil
Texto
Hijos
Numérico
Categoría
Texto
Básico
Numérico
Fecha ingreso
Fecha
M (Masculino) F (Femenino)
Calle y Número
Solo permite C (casado),
S (soltero), V (viudo) o D
(divorciado).
Cantidad de hijos
0 o mayor
Adm. (administrativo) o Sup.
(supervisor)
Sueldo Básico
Mayor que 0
a) Como primera medida, usted se dispone a revisar la Tabla de empleados que diseñó
anteriormente. En función de ello, usted modifique los campos y los datos en función
de la versión definitiva.
b) Identifique aquellos aspectos comunes entre ambas tablas elaboradas y señale
las diferencias entre la tabla que usted elaboró originariamente y la acordada con
su cliente.
Algunos puntos a considerar para orientar la tarea:
Recomendaciones
Tal como usted podrá advertir, en la Base de Datos definitiva, podrá modificar los nombres de los campos e insertar nuevos campos (insertar columnas), utilizando los datos que se
proponen en este punto según la columna Nombre del Campo.
A cada nombre de campo, puede agregarle un comentario, con la descripción aquí propuesta
o lo que usted considere necesario para su aclaración. Para ello, utilice la opción Insertar
Comentarios del menú contextual que aparece al presionar el botón derecho del Mouse
sobre la celda correspondiente.
Contador Público | Informática Aplicada
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Todo esto le posibilitará modificar los datos de los empleados ingresados anteriormente
de acuerdo a los cambios realizados.
Es importante que usted tenga presente, que los datos a ingresar deberán respetar el Tipo
y la Limitación, según la columna correspondiente.
actividad 8
Actualización y Ordenamiento de la Base de Datos
Ha sido ardua la tarea, pero usted ha completado toda la etapa de diseño de la Base de
Datos para la empresa “Cosmos” e ingresado los datos de algunos empleados.
a) Ahora usted se ve ante la necesidad de agregar los siguientes empleados utilizando
la opción Formularios.
Se han eliminado algunos campos de la tabla respecto del diseño original, a los efectos
de simplificar el trabajo de ingreso.
b) Completado el ingreso de datos, organice mejor la información ordenando la tabla
por Apellido y luego por Nombre.
c) Luego de verificar los datos con las fichas originales, el Gerente le pide un listado de
los empleados, ordenado por Sexo, luego por Apellido, y luego por Nombre.
Para completar este dato, poder mantener las dos tablas y, a los fines de comparar, usted
tomó la decisión de copiar la tabla original en una segunda hoja y luego efectuó el ordenamiento solicitado. En la hoja 1 quedó la tabla original ordenada según el punto b,
cambiando el nombre de la etiqueta por Tabla Original, y en la segunda hoja la tabla para
imprimir ordenada según el punto c, con la etiqueta Orden Sexo.
Recomendaciones
¿Recuerda usted cómo se inserta una hoja nueva en el libro de Excel? Esto se puede obtener por medio del menú Insertar opción Hoja de cálculo. O bien con el botón derecho del
mouse sobre la etiqueta actual.
Para cambiar el nombre de la etiqueta podemos hacer clic con el botón derecho del mouse
sobre la etiqueta y seleccionar Cambiar Nombre, o haciendo doble clic sobre la misma.
En este punto, Ud. ha creado dos tablas, iguales pero ordenadas en forma diferente, es
importante que mantenga el concepto de que una de ellas es la original y la otra es
temporal, esto se debe a que si Ud. debe modificar o agregar datos a la tabla, estos cambios se producirán en una de ellas, y en la otra no.
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actividad 9
Selección de registros para capacitación del personal.
Usted cuenta ahora con la Base de Datos actualizada. De inmediato, comienza a trabajar
para obtener la información que nuestro cliente nos está requiriendo.
A los fines de organizar una serie de actividades de capacitación del personal nos solicita
la siguiente información:
1. Una tabla con todos los empleados de sexo Masculino.
Para la resolución de esta solicitud, se recomienda utilizar
Autofiltro, una vez filtrada la base de datos copiar los registros resultantes y pegar en una hoja nueva denominada
Masculino.
2. Una tabla con los registros de los empleados de la ciudad
de Córdoba y Rosario, que en ambos casos tengan hijos.
Para la resolución de esta solicitud, se recomienda utilizar Filtro Avanzado. La tabla de
criterios y la tabla de resultados deberán ubicarse debajo de la Base de Datos, en la
misma hoja.
3. La cantidad de empleados del sexo Masculino y la cantidad de empleados del sexo
Femenino.
Se recomienda copiar la Base de Datos en una hoja nueva, cambiar el nombre de la
etiqueta por Sexo, y luego hacer los cálculos mediante Subtotales.
actividad 10
Base de Datos Insumos de Computación
Este es un mes de mucho trabajo para usted. Recientemente, usted ha comenzado a realizar trabajos para un nuevo cliente.
Su cliente le solicita el diseño de una base de datos de acuerdo a la figura adjunta. Para
ello, tenemos una tabla original (disponible en plataforma), sobre la cual usted deberá
trabajar para completar todas las consignas indicadas a continuación.
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Usted comienza su tarea y se fija como prioritario lo siguiente:
1. Presentar la tabla Ordenada por el campo Descripción.
2. Insertar y completar las columnas faltantes con los títulos de los campos y las fórmulas necesarias de acuerdo a los siguientes datos:
a) Stock actual = Stock Inicial + Compras – Ventas
b) I. V. A. Valor = Costo Unitario * I. V. A.% / 100
c) Ganancia Valor = (Costo Unitario + I. V. A. valor) * Ganancia % / 100
d) Precio de Venta = Costo Unitario + I. V .A. valor + Ganancia Valor
3. Calcular en la fila Totales, la suma de las columnas Ventas, Compras, Stock Inicial y
Stock Actual.
4. Mediante filtros avanzados genere una segunda tabla con todos los productos que
tienen un Stock Actual mayor de 10 unidades y un Costo Unitario mayor de $100.
Ubique la Tabla de Criterios y Tabla Resultante debajo de la Base de Datos.
5. Cambie el nombre de la etiqueta de la Hoja por Stock, y configure la página para
obtener una presentación profesional, márgenes, encabezado y pie de página. Verifique con Vista Previa, que la presentación esté correcta, especialmente que no se
produzcan cortes de tabla que dificulten su lectura e interpretación. Si es necesario
utilice la página con orientación horizontal.
actividad 11
Funciones de una Base de Datos. Instituto Superior Belgrano
El “Instituto Superior Belgrano”, incorpora en su oferta educativa carreras de Nivel Terciario.
Tal como se muestra en la siguiente figura, esta institución tiene cargada una Base de
Datos con los datos de los alumnos:
Ahora bien, por una serie de actividades que están por realizarse, el equipo directivo
necesita conocer:
1. Los datos completos de un alumno ingresando el número de legajo.
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2. La cantidad de alumnos que pertenecen a un curso determinado.
3. Promedio de edades de los alumnos de acuerdo a una división.
Investigue el uso de las funciones de Base de Datos, como la BDEXTRAER, y BDPROMEDIO.
Trate de resolver esta actividad por su cuenta, y luego vea la solución propuesta en la tabla adjunta (disponible en palataforma).
actividad 12
Resumen de datos Empresa “Cosmos”
Usted atiende actualmente a un número importante de clientes. No obstante se esfuerza
a diario por brindar a cada uno de ellos el mejor servicio.
En la última reunión de la semana, el Gerente de Recursos Humanos de la empresa Cosmos,
manifestó la necesidad de contar con un resumen de la información de su Base de Datos.
Utilizando la Tabla que ya confeccionamos en el presente módulo, nos solicitan:
1. Diseñar una tabla donde se puedan tener en forma dinámica y actualizada, la suma
de los sueldos básicos (Datos) de los empleados calculados por Sector (Fila) y Estado
Civil (Columna). Con la posibilidad de seleccionar por Sexo (Página).
2. Representar gráficamente el resumen obtenido en la tabla del punto 1.
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