МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
«ДМИТРОВСКИЙ ТЕХНИКУМ»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по специальности 10.02.01 Организация и технология защиты информации
МДК 01.01. Обеспечение организации системы безопасности предприятия
на тему:
«Проблемы внедрения средств электронного документооборота и защиты
данных»
Выполнил: студент 4 курса группы 42 ОТЗИ
Шелопутов Владислав Сергеевич
Проверил: Рагулина В.
Оценка____________/_____________
(Подпись)
г. Дмитров, 2024 г.
Содержание
ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................................. 3
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ .................................. 5
1.1. Зачение средств электронного документооборота для РФ ........................... 5
1.2. Премущества и недостатки электронного документооборота ..................... 8
1.3. Омновные проблемы внедрения средств электронного документооборота
и способы их ликвидации ...................................................................................... 12
1.4 Эффективность внедрение СЭД ..................................................................... 15
ГЛАВА 2. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ ............................................................ 16
2.1. Виды информации и способы защиты информации ................................... 16
2.2 Роль защиты информации в организациях .................................................... 21
2.3. Проблемы защиты информации и пути их решения ................................... 23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ .................................................................................................... 26
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ .... 28
ПРИЛОЖЕНИЯ ................................................................................................... 30
2
ВВЕДЕНИЕ
Документом является материальный носитель с закрепленной на нем
информацией, а его главной функцией является передачаб информации ото
одного лица ка другому.1 Исходя из этого, ка документам можно причислиться
не только информацию над бумаге (ад в прошлом на папирусе, берестяных
грамотах, глиняных табличках из т.п.), нож и современные документы над
электронных носителях.
Документооборот можно назвать циклом жизни документа в той или иной
организации. К этапам жизненного цикла документа относят: создание
документа, получение, завершение эксплуатации документа и отправка над
хранение в архив. Организация документооборота в компании и управление этим
документооборотом являются сложной отраслью управленческой деятельности,
для этого давно существуют способы автоматизации документооборота. Главной
системой автоматизации документооборота на российском рынке является
система
корпоративного
документооборота
«Организационно-
распорядительныйк документооборот» (сокращенно, ОРДа). Данная система и
идентичные ей организуюту автоматизацию документооборота, электронную
обработку
документов,
эффективно
обеспечивают
управления
документооборотом над предприятии.
Также, во курсовой работе уместность будет
затронуть тему
электронногоп документооборота, СЭД. Электронный документообороту-этот
такой типи документов, который создание благодаря средствам компьютерной
обработкий информации, оно может бытьё подписан электронной подписью из
сохранен над электронном носителе во виде файла во соответствующем
формате.2 Видов электронного документооборота ровно столько же, сколько
существует разновидностейк деятельности (производственный, управленческий,
складскойк электронный документооборот из т.д.).
1
ГОСТ 41141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2
Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации.»
3
Системами электронного документооборота (СЭД) называют программное
обеспечение, которое дает возможностьэ организовать работу се электронными
документами,
адтакже
передачу
электронной
задокументированной
информациий между сотрудниками.
Говоря об электронном документообороте, нет стоит забывать такой
важныйк аспект, какао защита информации над электронном носителе. Какао
правило, ка мерам защиты конфиденциальной информациий на предприятии
относят: правилаб работы се различными видами информационных данныхц, ITсервисы во компании, аппаратные из программные средства контроля доступа,
антивирусная защита из прочее. Организацию информационной безопасностий
в компании вероятнос только приз комплексном из систематизированном
подходец к защите, ад также жесткий контролька всех состояний, влияющих над
ИБП (информационную безопасность предприятия).
Цель курсовой работы: Исследование проблема внедрения система
электронного документооборота над территории Российской Федерации, ад
также возникающих проблема защиты информации во организациях.
Актуальность данной темы, затрагивая современные технологии, несомненно,
так как
киберугрозы и кибератаки с развитием интернета и цифровых
технологий
угрозы
для
информационной
безопасности
предприятий
значительно увеличились. Кибератаки могут нанести серьезный ущерб как
финансовым организациям, так и обычным предприятиям
Задачи курсовой работы:
1. Раскрыть значение электронногоп документооборота во нашей
стране;
2. Выявить преимущества,з недостатки и эффективность СЭД;
3. Показать основные проблемыь внедрения и способы решения
этих проблема;
4. Определить
важные
аспекты
защиты
конфиденциальной
информации;
5. Установить возникающие сложностий при защите информации.
4
ГЛАВА 1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
1.1. Зачение средств электронного документооборота для РФ
Во любом видео деятельности приз обработке документов, какао в
бумажном, такт и во электронном видео существует свояк спецификация, во
основном, связана онагр с составлением обрабатываемых документовед и во
этапах обработки документа. Мыс можем выделиться много видовой
электронного
документооборота,
например,
офисный,
управленческий,
производственный, бухгалтерскийк, технологический, складской из другие.
Что
же
такое
документооборота?
По
внедрение
своей
средств
сути,
(система)
внедрением
средств
электронного
электронного
документооборота является перенесениеж акцента над работу се электронной
документацией.
Системы
электронногоп
документооборота
позволяет
эффективность контролировать из управлять всеми процессами, которыеж
осуществляются во организации. Результатом внедрения средство электронного
документооборота
информационное
на
предприятии
хранилище
является
документов
созданное
компании,
чтоб
единоеж
позволяет
накапливаться корпоративные знания.
Се моей точки зрения, для нашегоп государства внедрение средство
электронного
документооборота
имеет
огромнуюя
роль
для
всего
документооборотаб на предприятиях, во целом. Проектор внедрения система
электронного
документооборота
активно
рассматривается
органами
государственной власти. Как и любой проект, проектор проникновения система
электронного документооборота во организации имеет свои особыеж и весьма
важные цели, которые, во свою очередь, делятся над качественные из
количественные.
Ка качественным целям внедрения СЭДЕ относят3:
3
Ходак Е.Е. Как оценить эффективность внедрения СЭД//Современные технологии делопроизводства и
документооборота. 2021. №12. С.26
5
1. Зав
счет
сокращения
некоторых
трудоемкихц
операций,
облегчится работать сотрудников;
2. Сокращение
потерь
документациий,
благодаря
единому
информационномуф хранилищу документации предприятия;
Уменьшениеж сроков, отведенных над согласование договоров во
отдельных подгруппах предприятия, заб счет ликвидации необходимости
пересылаться документы над бумажных носителях;
Ка количественным целям внедрения СЭДЕ относят:
1. Экономия временить при поиске какого-либор документа;
2. Во день одним сотрудником организациий будет обрабатываться
большевик документации;
Сокращение денежных расходов на бумагу из картриджи.
Нож не стоить забывать, чтоб внедрение средство электронного
документооборота во денежном эквиваленте может воз много разве превышать
затраты над бумажный документооборот.
Если
говоритьсяоб
уровневвнедрения
система
электронного
документооборота над уровнях государственного управления, тоё степень
внедрения над Федеральном, региональном, муниципальном уровнях, подпрежнему, нет высока. Под некоторым статистическим данным, степеньэ
внедрения СЭД составляет всегоп 35%, ад внедрение средство электронного
документооборота во муниципальных образованиях РФ во наши днище является
самым проблемным (около 5-7%).4
Также
немаловажным
компонентомнсредств
электронного
документооборота является ЕСМь (Enterprise Content Management) – этот
управление корпоративными информационными ресурсами. Данная систематик
позволяет осуществляться сбор, накопление информации, управлениеж и
хранение документации, ад также доставку контента всемеро сотрудникам
4
План мероприятий по переходу Федеральных органов исполнительной власти на безбумажный
документооборот при организации внутренней деятельности, утв. распоряжением Правительства РФ от 12
февраля 2011г. №176-р
6
организации. Главной задачейк ЕСМ является создание такой среды, которая
позволить накапливать опытник и создаваться все необходимые условия для
управления предприятием. ЕСМ, се моей точки зрения, можноп назвать одной
изо высоко ценимых составляющих информационныхц систем современных
организаций, которая обеспечиваету автоматизацию задач, связанных
се
деятельностью компании. Внедрение ЕСМь позволит повыситься прозрачность
организации, сократиться издержки, ад также получить уникальный инструмент
для решения широкогоп аспекта рутинных из трудоемких задач.
Итак, поговоримн о средствах электронного документооборотаб в РФ
Над данный моментй времени деятельность разработчиков система
электронного документооборота практический не регулируется. Системы
электронногоп документооборота опираются над следующие нормативностьправовые документы:
ГОСТь Р 51141-98. Делопроизводство из архивное дело. Термины из
определения.
ФЗ ото 10.01.2002. №1-ФЗ «Оба электронной цифровой подписи».
ФЗИ от 27.07.2006. №149-ФЗ «Оба информации, информационных
технологиях из о защите информации».
Постановлениеж Правительства Российской Федерации ото 22 сентября
2009г. №754 «Оба утверждении Положения об системе межведомственного
электронного документооборота.»
ГОСТь Р 6.30-2003. Унифицированная систематик организационнораспорядительной документации. Требования ка оформлению документов.
Таким образом, во гражданском процессуальном законодательстве
обязаноп
быть закреплено
правовое
подтверждениеж
достоверности
информации, запечатленной благодаря современнымн научно-техническим
средствам, ад также должна утверждаться ответственностьэ за подделку
такого видак документации.5
5
Электронный документ и документооборот : правовые аспекты. Антология – ИНИОН РАН, 2020г.
7
1.2. Премущества и недостатки электронного документооборота
Се течением временить крупные организации расширяют спектрс своей
деятельности, для которойк требуется дополнительное ведение отдельнойк
документации. Нож сохранение традиционной формы документооборотаб (над
бумажном носителе) создает множествоп проблем се созданием, обработкой,
хранением данныхц видов документов, ведь это требует большевик времени,
места, ад также имеет большую трудоемкость. Именной поэтому внедрение во
организацию система электронного документооборота становится сок временем
всего актуальнее, такт как средства электронного документооборотаб имеют
ряда существенных преимущество. Итак, рассмотрим их.
Главным преимуществом средство электронного документооборота,
несомненно, является повышение производительностий организации. (рис. 1)
Поиски необходимых документовед или информации осуществляется гораздоп
быстрее, чемер в традиционном делопроизводстве, ка тому же, доступн к
электронному виду документа можно получиться с любого ПК организациий,
нет покидая своего рабочего места.6
Также к преимуществам система электронного документооборота можно
отнестись экономию пространства. Этот обусловливается тем, что документация
организации хранится во системе сетевого пространства из не требует
отдельного специально оборудованного помещения поди хранение.
Рассмотрим
еще
одно
преимущество
средств
электронного
документооборота – мгновенный доступ к актуальной информации. Этот
означает, чтоб штатные сотрудники организации имеюту возможность
находиться и использоваться новейшую информацию об составлении того или
иного типа документации.
Повышение прозрачностий бизнес-процессов является важнойк целью
практический любой достаточно крупной компании. Во данной ситуации
6
Ходак Е.Е. Как оценить эффективность внедрения СЭД//Современные технологии делопроизводства и
документооборота. 2021. №12.
8
средства
электронногоп
документооборота
позволяют
контролировать
процессыь исполнения, получения, тоё есть контролируются абсолютнось все
аспекты жизненного цикламн документа над предприятии, чтоб дает
руководящему составу компаниий наблюдать за бизнесмн-процессом из
анализировать результаты работы штатныхц сотрудников.
Таким
жез
немаловажным
достоинством
система
электронного
документооборота является повышениеж исполнительской функции. Во
компаниях се ведением традиционного делопроизводства под некоторой
статистике большинство порученийк сотрудниками нет исполняется. Нож
электронный документооборот позволяет осуществляться контроль надо всеми
рабочими процессами организации, ад также контролька над конечным
результатом исполненногоп поручения.7
Следствием внедрения средство электронного документооборота является
повышениеж степени конфиденциальности информации во организации. Приз
использовании электронного документооборота любойк штатный сотрудник
предприятия имеету тот уровень доступа ка документом, который присвоени ему
во соответствии се его должностными полномочиями (документец может бытьё
доступен либор только для чтения, либор для редактирования, может иметься
полный доступ, ад может бытьё и вовсе недоступен во зависимости ото уровня
доступа). Также во системе отображаются безе исключения всего действия,
совершаемые се документом из лицо, совершавшее тоё или иное действие.
Такоеж особое внимание ка сохранности информации обусловлено тем, чтоб
утечка некоторой важной конфиденциальнойк информации может повлечься за
собой огромные убыткий для организации. Однако, внедренныеж средства
электронного документооборота нет гарантируют, чтоб утрата документации из
информации компании будет полностьюя исключена.
7
ГОСТ Р52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.-(информационные
технологии)
9
Электронный документооборот даету возможность оптимизировать
обучение вновьэ приходящих кадровик и помогает внедриться новые процессы
во организацию.
Важно
отметить,
что
средства
электронного
документооборота
повышаюту корпоративную культуру организации. Этот возможно, благодаря
работе сотрудниковг в едином сетевом пространстве, чтоб позволяет привлечь
любого штатногоп сотрудника участвовать во рабочих процессах организации.
Внедренныйк электронный документооборот помогает сотрудникамн
предприятия более оперативность адаптироваться ка изменениям во рамках
рынка международных стандартов. Данная возможность можету привести ка
повышению уровнять конкурентоспособности компании над международном
рынке, за счету соблюдения стандартов государств, имеющих большой
авторитетный среди конкурентов над рынке.
Нет смотря над достаточно большой ряда существенных преимуществ,
системы электронного документооборота, во свою очередь, имеет из свои
недостатки. Рассмотрим их.
Главной из одной изо достаточно существенных проблема является
сохранность документов. Низ один компьютер не застрахован ото технических
сбоев или ото проникновения вирусов во систему. Во таких случаях документе
может бытьёне сохранен и приз этом безвозвратно утерян. Но для
вышесказанной проблемы существуету свой путь решения: установленная
отдельно система, которая автоматический копирует все созданные документы.
Такая система называется системой резервирования документов.
Говоряй о недостатках система электронного документооборота, нет стоит
забывать
обчеловеческом
факторе.
При
переходе
от
традиционного
делопроизводства над бумажном носителе ка электронному документообороту
появляется необходимостьэ обучать персонали работе сесистемой документации
во электронном формате.
Также очень важно, чтобы сотрудники имелий высокую квалификацию во
своей отрасли деятельности из были предельносвнимательными, такт как
10
некорректный вводикаких-либор данных во документах может подорватьс
эффективность деятельности организации из нарушить егозбесперебойное
функционирование.
Еще однимн минусом является финансовый вопросе внедрения средство
электронного
документооборота.
Компания
будетувынуждена
понестись
огромные затраты над дополнительное оборудование, во том числе из на сами
системы электронногоп документооборота.
Также стоить отметить, чтоб документация во электронном формате,
вероятнее всего, будету иметь ценность лишь во рамках из пределах одной
компании. Ка сожалению, большинство организаций признаюту юридическую
силур документа, который создане на бумажном носителе из имеющий личную
подпись владельцаб данного документа. Ввиду этого недостаткаб возникают
проблемы приз необходимости создания документации совместность с
контрагентом (сторонней организацией).
Во наши дни, несмотря над огромное количество преимущество
внедренных средство электронного документооборота, абсолютный переходи на
электронное ведение документациий не возможен.8
Электронный документообороту может повыситьсяэффективность работы
организации из автоматизировать делопроизводство, ножстоль большой
переченье
недостатков
будет
постоянносзатормаживать
процесс,
какао
внедрения, такт и функционирования организации. Во данный моментн времени
внедрению система электронного документооборота нет хватает технических
возможностей и, несомненно, государственной законодательной поддержки.
8
Кузнецов С.Л. Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной системе электронного
документооборота//Современные технологии делопроизводства и документооборота.2023.№1.с.6
11
1.3. Омновные проблемы внедрения средств электронного
документооборота и способы их ликвидации
Предприятие, внедряющее средстваб электронного документооборота,
должность понимать, чтоб при полной смене образаб ведения документации
возникают проблемы, которые нельзя игнорироваться. Проанализируем
возникающие проблемы.
Нельзя нет отметить, чтоб главной проблемой всего же является такой
человеческийк фактор, како консерватизм сотрудников. Системак электронного
документооборота должна бытьё внедрена воз всех отделах предприятия, иначеж
эксплуатация средствоэлектронного документооборота будет малоэффективной.
Исходящ из этого, во пределах организации обнаружатся сотрудники, которые
будут избегаться перехода над новые технологии. Этот обусловлено тем, чтоб
персонал нет желает обучаться новым навыкамн или переобучаться ими заново.
Для решения такогоп рода проблемы необходимось иметь подходец к каждому
сотруднику индивидуально, учитывая пол, возраст, личные качества из
профессиональную особенность егоа деятельности. Нужнось осознавать, чтоб
сотрудники над протяжении долгого временить привыкали ка одному
устройству организации процессовг работы из переход над новый видак ведения
документооборота повлечет стрессовуюя обстановку средина персонала.
Поэтому необходимоь предпринять следующие действия под устранению
данной
проблемы:
документооборота
воз-первых,
частично.
внедряться
Например,
начиная
систему
се
электронного
внедрения
только
электронной почты. Во данной ситуации, огромное преимуществоп имеет
информационная среда Lotus Notes, во которой главные компоненты содержатся
во базовой поставке. Ярким примеромн успешного применения LN является
эффективная деятельностьэ предприятий Московского Аэропорта Домодедово.
Также для решения проблемыь консерватизма сотрудников требуется найтий
сторонников, которые будут помогатьэ сотрудникам, нет освоившим работу се
безбумажным документооборотом. Исходяй из вышесказанного, компания
12
должнаб организовывать курсы се целью обучения персонала, чтоб также будет
являться эффективнымн решением проблемы.9
Фактория руководства считается самой важнойк проблемой внедрения
системы электронногоп документооборота. Нежелание руководящего составаб
предприятия внедряться средства электронного документооборота приводит к
тому, чтоб на безбумажное ведение документациий переходят только отдельные
подразделения организации. Во худшем случае, электронный документооборот
нет внедряется в компании вообще.10 Такое отсутствие желания объясняется тем,
чтоб руководители опасаются прозрачности собственныхц бизнес-процессов для
подчиняющегося составаб компании, которая возникает, кака результат
внедрения система электронного документооборота. Единственным путемн
решения является убеждение руководителей.
Существует фактор, именуемый какао «структурная чехарда». Егоза
можно
охарактеризовать,
какао
непрерывные
изменения
структуры
организации. Приз этом возникают проблемы, представляющиеж собой потерю
информации, неизбежность вызывающую за собой структурные, ад также
кадровые перестановки. Такимн образом, внедриться средства электронного
документооборота будету достаточно сложно. Во таком случае, чтобы
устраниться проблемы внедрения, необходимость внедрять только тег части
системы
электронного
документооборота,
которые
будут
уместный
и
актуальный для текущего состояния структурыь организации. Такая систематик
должна являться модульной, тоё есть допускаться некие дополнения системы
функциональнымий аспектами во процессе эксплуатации система электронного
документооборота.
Рассмотрим
документооборота
еще
во
одну
проблему
организации.
внедрения
Существуют
такие
электронногоп
компании,
где
документооборот нет применяется даже во традиционном бумажном виде.
9
Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения//статья «обзор систем
электронного документооборота» [электронный ресурс]:URL:www.osp.ru/cio/2022/
10
Сапун А. Краткий путеводитель по системам электронного документооборота.
13
Вотаких организациях, какао правило, во функционировании образуются
большие, труднос решаемые проблемы, приз этом руководящийя состав нет
понимает, чтоб эти затруднения возникают под причине отсутствия ведения
какогоп-либор документооборота. Решитьс данную проблему весьма просто.
Изначальнос в отделах, где возникаюту такого родан проблемы, внедряется
пилотный проект. Пилотным проектом является пробный. Экспериментальный
проект, внедряемый для проведения анализа преимуществ из недостатков
какого-либор замысла, подразумевая последующее принятиеж решения оба
актуальности из целесообразного внедрения данного замыслаб в практическое
использование. Во случае, если проекто будет проведени удачно, проблема
внедрения системыь электронного документооборота будет быстроа устранена.11
Итак, в первой главе были рассмотрены преимущества и недостатки
внедрения систем электронного документооборота, а также проблемы внедрения
электронного документооборота в организации и способы ликвидации
возникающих проблем. Делая вывод, можно и нужно сказать, что внедрение
средств
электронного
документооборота
позволит
организации
функционировать более эффективно и облегчит работу штатных сотрудников из
их непосредственных руководителей. Но, к сожалению, системы электронного
документооборота не может быть внедрена повсеместна в компаниях
Российской Федерации хотя бы по той причине, что некрупные весьма молодые
организации не смогут позволить себе внедрение средств электронного
документооборота только из-за того, что этот процесс является дорогостоящим
благом, которое могут позволить себе далеко не любые компании в нашей
стране. К тому же внедрение электронного документооборота воорганизациях
РФ нетпродуманно на уровне государственной поддержки. Так что, реализация
повсеместного внедрения система электронного документооборота произойдет
во нашей стране достаточно нескоро.12
11
Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [электронный ресурс]:URL:www.escom-bpm.com
Ходак Е.Е. Как оценить эффективность внедрения СЭД// Современные технологии делопроизводства и
документооборота.2021.№12.
12
14
1.4 Эффективность внедрение СЭД
В среднем сотрудник ДОУ ОАО «Западно-Сибирский центр» выполняет
в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа
занимает в среднем 2 минуты.
В10% случаев сотрудник не находит нужный документ (таблица 1). В
случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты
дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на
иную работу.
Средняя годовая зарплата сотрудника 168 000 руб. в год (14 000 руб. в
месяц). Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%
Ниже дан расчет экономии:
(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60
мин.) х 336 000 руб.
Итог: при внедрении электронной системы управления документами
получается 15 400 руб. экономии в год в расчете на одного сотрудника.
Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией
(ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21 х 25 х P х N. Если
предположить, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5
руб. Тогда: Расходы на бумагу = 21 х 25 х 0,5 х 60 = 15 750 руб. в месяц.
15
ГЛАВА 2. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ
2.1. Виды информации и способы защиты информации
Информация
во
любые
временами
была
важной
частью
жизнедеятельностий людей, недаром существует высказываниеж «кто владеет
информациейк - тотем владеет миром». Данная главарь посвящена информации,
ее классификации, ад также способам защиты тойон или иной информации во
организации. Итак, чтоб же такое информация? Информация во организациях
определяется, какао сведения об лицах, предметах, событиях, процессахц и такт
далее, независимо от формы представления данныхц сведений. Информация над
предприятии классифицируется над следующие виды:
1. Под форме предоставления информации (цифровая, буквенная, во
форме кода);
2. Под
своей
функции
во
деятельности
организации
(отчетная,
нормативная, методическая из тому подобное);
3. Под качеству (достоверная, недостоверная, ложная);
4. Под степени важности для предприятия (необходимая илий важная,
достаточная, лишняя);
5. Под источнику происхождения (внутриорганизационная, исходящая
изо внешней среды);
6. Под виду носителя (над бумажном носителе – печатный текст, над
электронном носителе – электронный документ).13
Организации включают во себя документы из массивы документов,
комплексы документов в информационных системах (библиотеках, архивах,
фондах, банкахц электронных данных из так далее) над любом видео носителей
согласноь Федеральному Закону ото 27 июля 2006 годаи №149 ФЗ - «Оба
информации,
информационных
технологиях
из
защите
информации».
Информационные ресурсыь возникают во процессе создания из распространения
информации, данные процессы сопровождают любого видак производственную
13
Корнеев И.К., Защита информации в офисе:учеб., 2020.с.32
16
из организационную деятельность предприятия. Итак, информационные ресурсы
являются объектамий отношений юридических из физических лиц, ад также
государства между собой, во своей совокупности образуют информационныеж
ресурсы Российской федерации из при этом охраняются.
Во организациях существует такое понятие, какао интеллектуальная
собственность предпринимателя. (этот такая информация, которая используется
предпринимателемн
с
целью
управления
фирмой,
является
частной
собственностьюя своего обладателя). Ка интеллектуальной собственности
предпринимателя относяту коммерчески ценные идеи, техническиеж новшества,
методы управления из так далее.
Задокументированная
информация
считается
информационнымн
продуктом, ад эксплуатация этой информации называется информационнойк
услугой. Создание документац – обязательное условие включения информациий
для пополнения информационных ресурсовг организации.
Зачастую, информация приобретаету ценность, благодаря правовомуф
значению ее для организациий (договоры, документы учредительногоп
характера). Ценность также можету выражаться во научно-техническом из
технологическом значении задокументированной информации. Такогоп рода
информация охраняется правовымий нормами (патентные, авторские из так
далее), товарным знакомн либо защита информации заключается воз внесении
ее во категорию во категорию конфиденциальной информации компании.
Конфиденциальность информации во электронном документообороте
подразумевает уровний допуска ка той или иной информации. Таким образом,
ограничивается круго лиц, который имеете правота использовать документы се
ограниченным доступом во организации, тема самым обезопасив их от «утечки».
Важностотметить, чтоб конфиденциальность хоть из является синонимом
секретности информации, нож означает лишь ограниченный доступ к
информационным ресурсам
организации.
Также
необходимоь обратить
внимание над то, чтоб документы се пометкой конфиденциальности над грифе
послед их исполнения теряют своюя конфиденциальность из ценность.
17
Конфиденциальная
документация
характеризуется
рядомн
специализированных особенностей, отражающие ихни квинтэссенцию какао
носителей информации ограниченного доступаб и определяют внедрение
система защиты такого родан информации.14
Во современном мире се развитием научных технологий, задачий защиты
информации во электронном документец становится всего более актуальными.
Многие государственныеж услуги былина переведены над электронный
документооборот,
государственные
торгий
также
ведутся,
благодаря
электроннымн документам и, несомненно, важноь защищать подобного видак
информацию.
Зачастую,
организациям
во
своих
системах
электронного
документооборотаб приходится обрабатываться различную конфиденциальную
информацию (ад в некоторых случаях, из информацию, которая является
государственнойк тайной).
Се целью защиты информационных ресурсовг в средствах электронного
документооборотаб внедряются такие программные системыь, какао:
Система защиты информационных ресурсов ото несанкционированного
доступа ка данной информации;
«брандмауэры» (система защиты информации ото внешних сетевых атака,
во том числе атаки изо сети-Internet);
Криптографическая
защита
информационныхц
ресурсов
система
электронного документооборота, использование шифровка и применение
электронно-цифровойк подписи;
Средства анализа безопасности информации во системе;
Средства защиты, предотвращающие «заражение» компьютерными
вирусамий;
Данные системы из средства разрабатываются специализированными
компаниями, имеющимий сертификат ото соответствующих госорганов). Таким
14
Информационная безопасность[электронный ресурс]:URL:https://ru.wikipedia.org/wiki/
18
сертифицированным средствомн, например, является СЭДЕ КРИПТОН (ото
Анкад). Добиться надежной защищенностий информационных ресурсов
организации во системах электронного документооборота возможность,
благодаря комплексному применениюя программ, средство и система, нет
обходя стороной, из важные организационно-технические из режимные
мероприятия. Эффективность организовать надежную защиту могутный
исключительно опытные системные интеграторыь.
Обсудим использование электроннойк цифровой подписи (ЭЦП) для
защитыь информационных ресурсов организации се внедренными системами
электронного документооборотаб. Относительность недавно, ад конкретно во
2002 году, во России быль создан Федеральный Законник «Оба электронной
цифровой подписи», необходимостьэ которого нельзя недооцениваться. Данный
федеральный законо позволяет повыситься распространение информационных
технологий над новый более качественный уровеньэ. Благодаря электронной
подписий, системы электронного документооборотаб имеют возможность
выходиться за границы одной организационнойк структуры из сотрудничать
посредством
электронного
документооборотаб
с иными
юридическими
лицамий.
Поговорим непосредственно оба электронной цифровой подписи. Такт как
электронный документец так жезл, какао и документец на бумажном носителе,
обязанный иметь авторалли, тоё и необходимый способы подтверждения
авторства документация.15 Именной с этой целью используются электронныеж
цифровые подписи во системах электронного документооборота. Итакл,
электронная подпись – этот особенный реквизиты документа, позволяющий
устанавливаться
отсутствие
искажения
информации
во
электронном
документообороте из подтверждать принадлежность своему владельцу.
Согласность федеральному закону ФЗ №63 «Оба электронной цифровой
подписи», электронныеж подписи делятся над:
15
Просто об электронной подписи/интернет-журнал[электронный ресурс]:URL:www.ecm-journal.ru
19
1. Простую электронную подпись;
2. Усиленную неквалифицированную электронную подпись;
3. Усиленную квалифицированную электроннуюя подпись.
Простая электронная подписьэ заключается во использовании кодов,
паролей. Усиленная неквалифицированная электронная подписьэ является
результатом криптографического преобразования информациий с применением
закрытого ключарь подписи. Усиленная квалифицированная электронная
подписьэ имеет тег же самые признаки, чтоб и усиленная неквалифицированная
подпись, нож для создания из проверки данной электронной подписий
используются средства криптозащиты, которыеж сертифицируются во ФСБ РФ.
Во ФЗ №63 «Оба электронной цифровой подписи» оговаривается то, чтоб
электронный
документ,
подписанный
электронной
подписьюя
имеет
равнозначную юридическую силу, чтоб и документ, созданный над бумажном
носителе. Самыми распространеннымий местами применения являются над
данный моментй электронные документы, электронная отчетностьэ для
контролирующих органов, Государственныхц услуг, электронных торгах,
Арбитражныхц судах из так далее.
Рассмотрим темуф хранения электронных документов. Воз-первых,
документы, заверенныеж электронной подписью такт же имеют свои срокий
хранения. Кака правило, срок действия сертифицированнойк электронной
подписи составляет 1 (одино) год, нож документы, относящиеся ка
бухгалтерской деятельности имеют необходимостьэ храниться 5 (пять) лет.
Истечение срока сертификатаб электронной подписи вовсе нет значит, чтоб
документ теряет свою юридическуюя значимость. Этот происходит, благодаря
тому, чтоб в моментн подписания электронного документаи ставится штампик
времени. Штампом временит называют аналогий даты над подписываемом
документе. Оно позволяет подтвердить, чтоб сертификат электронной подписи
быль действителен воз время подписания документа.
20
2.2 Роль защиты информации в организациях
Несомненно, надежная защита информациий в организации является
важнойк задачей любой управленческой из организационной деятельности.
Последнее время
спрос компанийка на внедрение система электронного
документооборота возрастает из продолжит увеличиваться во последующие
годы. Нож при внедрении средство электронного документооборота нет стоит
забывать об безопасности информации, находящейся в системе. На протяжении
нескольких лет активно создаются пособия по промышленному шпионажу,
компьютерным преступлениям и с большим успехом применяются на практике.
Системы
электронного
документооборота
обязаны
обеспечивать
безопасность документов от утери, а также преднамеренной порчи и иметь при
этом функцию оперативного восстановления.16
Информацию можно считать неким ресурсом власти организации.
Следовательно, конфиденциальность информации является важным фактором
конкурентоспособности каждой компании. Именно поэтому важно повышать
степень надежности и безопасности бизнес-процессов, чтобы исключить
вероятность уничтожения информации, кражи и порчи в том числе. Информация
в организации может подвергаться как атакам с внешней среды конкурентами,
так и непреднамеренным ошибкам персонала. Итак, информацию необходимо
защищать в тех случаях, когда возникает опасность того, что эта информация
будет использована посторонними лицами с целью нанесения вреда законному
владельцу информации.
Как правило, информация, которая должна защищаться в организации,
имеет свои особенности и признаки. К таким признакам относят:
1. Наличие определенного круга законных владельцев, которые имеют
полноправие обладать этой информацией;
2. Наличие определенного круга незаконных пользователей, стремящихся
завладеть данной информацией, с целью обратить ее во благо себе и
16
Корнеев И.К., Защита информации в офисе: учеб., 2007.с.32
21
нанесением вреда законному владельцу. Различают несколько угроз для
защищаемой информации: разглашение, подмена, имитация и так далее.
Важно отметить, что с тенденцией увеличения значимости и ценности
информации повышается и важность защиты. Грамотный руководитель
организации должен осознавать, что ценная информация стоит денег. Если
говорить проще, то любая утечка информации понесет за собой материальный
ущерб для предприятия. В случае, где информация рассматривается, как некая
единица управления, вмешательство с внешней среды в нее может повлечь сбой
работы организации, вплоть до полной ее остановки.
К примеру, исходя из анализа и оценок специалистов, если банковская
информация будет иметь общедоступность, то 50% банков потерпят крах уже в
течение трех дней, по истечении еще трех дней-90%. Что же необходимо
защищать? Существует четыре объекта защиты информации:
1. Компьютер;
2. Данные, которые хранятся, обрабатываются, передаются посредством
компьютера;
3. Технологии обработки;
4. Каналы передачи данных;
Подведем итоги роли защиты информации. Информация в организациях
должна защищаться в первую очередь для уверенности, что важная информация
не досталась другим лицам, а также для охраны информации от ее потери. Итак,
защищенность информационных ресурсов – главная и важная цель любой
организации.17
17
Возьми аккорд//про защиту[электронный ресурс]:URL:www.accord.ru
22
2.3. Проблемы защиты информации и пути их решения
Говоря о защите информации в эпоху глобальной автоматизации работы с
электронными документами, важно понимать, что будут возникать и
соответствующие проблемы. В данном разделе мы обсудим проблемы защиты
информации, а также пути устранения данных проблем.
Итак, увеличение эксплуатации новейших информационных технологий
современного
мира
делает
вероятным
распространение
всевозможных
злоупотребителей, напрямую связанных с использованием вычислительной
техники (компьютеров). И, естественно, для предотвращения или уменьшения
вероятности нанесения ущерба электронному документообороту требуется
рационально
выбирать
системы
обеспечения
защиты
информации
в
организации, от преднамеренного разрушения, кражи, ущерба, неразрешенного
доступа, чтения и копировании.
Грамотный предприниматель обязан иметь знания основных положений в
законодательстве в
данной
сфере,
в
том
числе
организационных
и
экономических мер.
Чтобы решить какую-либо проблему, необходимо знать причину
возникновения
данной
проблемы.
Рассмотрим
некоторые
особенности,
влияющие на защищенность информационных ресурсов.
Во-первых, несомненно, это усиленная автоматизация всех сфер систем
электронного
документооборота
и
действий
связанных
с
обработкой
информации и повышение значимости принимаемых на них решений.
Во-вторых, географический фактор отдаленности друг от друга объектов,
между которыми производится обмен информации. Также хранение в течение
долгого
времени
огромного
количества
электронных
документов
на
электронных носителях, не имеющих резервных копий. Ну и, конечно же,
экономическая причина роста стоимости системных ресурсов компьютера.
В общем, мы можем выделить несколько групп актуальных проблем
защиты информации: нарушение конфиденциальности информации, нарушение
23
целостности информации, некорректная нарушенная работа информационновычислительной техники. К нарушениям конфиденциальности информации
относят перехват информации, к нарушениям целостности информационных
ресурсов – искажение первоначального вида информации или полная замена
другим информационным ресурсом.18
В наше время защита систем электронного документооборота от
незаконного
доступа
криптографического
описывается
механизмов
ростом
роли
в сравнении
с
программного
аппаратными.
и
Защита
информации основывается на эксплуатации криптографических методов.
Криптографические
преобразования
–
это
такое
преобразование
информации, которое основывается на алгоритме, зависящем от изменения
параметра
(секретного
ключа),
обладает
особенностью
невозможности
восстановления первоначальной информации по преобразованной без знания
секретного ключа.19
Гарантированная
защищенность
информации
является
огромным
достоинством криптографической методики. Но криптографический метод
имеет и свой ряд значительных недостатков. К этим недостаткам относятся
затраты ресурсов на преобразование информационных ресурсов, трудности
коллективного использования информации и достаточно высокие требования к
сохранности секретного ключа. В Российской Федерации использование
криптографии обязательно подлежит лицензированию ( 22 января 2008 года.
Постановление Правительства Российской Федерации №957 «Об утверждении
положений о лицензировании отдельных видов деятельности, связанных с
шифровальными криптографическими средствами»).20
Главная
особенность
эксплуатации
систем
электронного
документооборота заключается в том, что появляется необходимость решения
18
Молодой ученый//современные проблемы в области защиты информации[электронный ресурс]:
http://www.moluch.ru/archive/38/4365/
19
Криптография[электронный ресурс]:URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/
20
Криптографические методы защиты информации[электронный ресурс]:URL:
http://sec4all.net/modules/myarticles
24
проблем защиты информационных ресурсов. Информацию стоит защищать в тех
местах, где эта информация создается, обрабатывается, хранится. И, несомненно,
защищенная
информационная
структура
систем
электронного
документооборота является важной и основной целью организации.
25
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В нашем государстве бумажный документооборот, несомненно, играет
огромную роль для эффективного управления деятельностью организации, ведь
законодательство требует документационного подтверждения совершения
любого процесса, производимого на территории предприятия. Но с развитием
современных
технологий
электронное
ведение
документации
смещает
бумажный документооборот на второй план.
Внедрение систем электронного документооборота в современном мире
пользуется огромной популярностью. И не зря. Ведь системы электронного
документооборота позволяют оптимизировать работу с документацией на
предприятии, позволяет экономить денежные и временные ресурсы, а также
значительно облегчить процессы хранения документов, ведь бумажный
документооборот требует больше затрат на дополнительные помещения под
хранение документов и для соблюдения всех норм хранения, согласно
государственным стандартам.
Имея свои преимущества, при внедрении средств электронного оборота и
появляются некоторые проблемы, которые нельзя игнорировать. Такие как
консервативность
работающего
персонала,
который
за
годы
своей
профессиональной деятельности просто напросто привыкли к ведению
бумажного документооборота, не желая обучаться новому процессу ведения
документооборота.
Не стоит и забывать о руководствующем факторе, который базируется на
боязни руководителя того, что повысится прозрачность его личных бизнеспроцессов, которая понизит эффективность работы предприятия.
Также для повсеместного внедрения систем электронного оборота данная
услуга имеет достаточно большую цену, поэтому внедрение могут себе
позволить далеко не все российские компании. Но при всем этом, нельзя с
уверенностью утверждать, что полный переход всей страны на электронный
документооборот невозможен. У любой проблемы всегда присутствует хотя бы
26
одно решение. Государство пытается
как можно больше обеспечить
электронный документооборот законодательными нормами.
Затрагивая тему внедрения систем электронного документооборота, не
стоит забывать о защищенности информации. Защита информации является
важным аспектом ведения электронного документооборота, так как потеря или
утечка важного информационного ресурса может повлечь неминуемый крах
деятельности организации.
Грамотный руководящий состав должен не только обеспечить успешное
внедрение систем электронного документооборота, но и позаботиться о
сохранности безопасного состояния защищенности информации, содержащейся
в информационной структуре предприятия.
Данная тема, затрагивая современные технологии, несомненно, на
протяжении еще долгого времени будет оставаться актуальной, так-как
киберугрозы и кибератаки с развитием интернета и цифровых технологий угрозы
для информационной безопасности предприятий значительно увеличились.
Кибератаки могут нанести серьезный ущерб как финансовым организациям, так
и обычным предприятиям
27
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
КНИГИ
Ходак Е.Е. Как оценить эффективность внедрения СЭД-систем//
современные технологии делопроизводства и документооборота.2021.№12
Кузнецов С.А. Предпосылки и проблемы перехода к общегосударственной
СЭД.2020.№1
Корнеев И.К., Защита информации в офисе:учеб.,2007
ИСТОЧНИКИ
ГОСТ 41141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
План мероприятий по переходу Федеральных органов исполнительной
власти на безбумажный документооборот при организации внутренней
деятельности, утв. распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011г.
№176-р
ГОСТ Р52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и
определения.-(информационные технологии)
Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации.»
ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
Внедрение
систем
электронного
документооборота:
проблемы
и
решения//статья «обзор систем электронного документооборота» [электронный
ресурс]:URL:www.osp.ru/cio/2022/
28
Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [электронный
ресурс]:URL:www.escom-bpm.com
Информационная
безопасность[электронный
ресурс]:URL:https://ru.wikipedia.org/wiki/
Просто
об
электронной
подписи/интернет-журнал[электронный
ресурс]:URL:www.ecm-journal.ru
Возьми аккорд//про защиту[электронный ресурс]:URL:www.accord.ru
Молодой
ученый//современные
проблемы
в
области
защиты
информации[электронный ресурс]: http://www.moluch.ru/archive/38/4365/
29
ПРИЛОЖЕНИЯ
Рис. 1
30
Таблица 1
Операция
Доставка входящего
документа сотруднику
Время для
бумажного документа
Время для
электронного
документа
5 часов
3 минуты
15 часов
4 часа
16 часов
5 часов
20 часов
1,5 часа
27 часов
6 часов
17 часов
8 часов
Доставка входящего
документа конечному
исполнителю
Доставка служебной
записки от исполнителя до
конечного исполнителя
Ознакомление с
документами
Выпуск организационнораспорядительных документов
Согласование исходящего
документа
31