LIBROS DEL REGISTRO MERCANTIL (LIBROS CONTABLES DE LOS
COMERCIANTES)
Marco Legal: Código de Comercio Venezolano
El fundamento legal para el uso de los libros del registro mercantil, tanto los contables,
como los accionistas, lo encontramos en el Código de Comercio venezolano. Vamos
a ver que establece este Código al respecto:
Artículo 32 (La contabilidad mercantil. Los libros Obligatorios): Todo comerciante
debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente,
el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.
Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimará conveniente para el
mayor orden y claridad de sus operaciones.
Comentario: Como bien lo señala el artículo, los tres primeros libros son de uso
obligatorio por los comerciantes y estos libros son requeridos por el registro mercantil
del lugar donde se encuentra registrada su empresa, es decir, deben ser llevados al
registro mercantil al momento del registro o creación de su empresa y luego
posteriormente cada cierto tiempo para actualizar los datos que posee, luego veremos
en qué momento han de llevarse al registro mercantil.
Los libros auxiliares, a diferencia de los tres primeros, no son de uso obligatorio por el
comerciante y por lo tanto no son requeridos por el Registro Mercantil, sin embargo,
como lo establece el artículo, el comerciante puede hacer uso de ellos si lo estima
conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.
A continuación, vamos a ver ahora que establece el Código de Comercio sobre cada uno
de los libros:
EL LIBRO DIARIO
Artículo 33 (Obligación): El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso
sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los
lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no
existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los
que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador
Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.
Artículo 34 (Contenido del Libro Diario): En el libro Diario se asentarán, día por día,
las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente
quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán
mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso,
se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por
día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan
al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este
artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al
contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de
éstas.
Comentario: Este libro, como bien lo dice el artículo, contiene las operaciones hechas
por el comerciante día por día. Estas operaciones deben respetar el orden cronológico
según las fechas en que se realizaron.
Este libro, también puede llevarse haciendo un resumen mensual con el total de las
operaciones realizadas y siempre deben conservarse los documentos o facturas que
permitan comprobar dichas operaciones realizadas día por día.
Los libros son importantes porque constituyen la evidencia o prueba principal de las
operaciones de una empresa respetando de esta forma los Principios de Partida Doble
y de Objetividad. Entre las características del libro diario podemos ver las siguientes:
1) Es un libro de dos (2) columnas. En él se trabaja en términos de cargo y abono, con
una columna del debe y otra columna del haber.
2) Debe ser llevado al registro mercantil de forma obligatoria para su uso en donde será
registrado, foliado y sellado.
3) Su uso se lleva con las operaciones realizadas día por día o también se puede hacer
un resumen mensual de dichas operaciones, siempre conservando cualquier documento
o factura que permita comprobar dichas operaciones.
4) Es llamado también Libro Principal o de Entrada Original
5) Debe conservarse durante 10 años al igual que el libro de inventario.
EL LIBRO DE INVENTARIOS
Artículo 35 (Uso del libro de inventarios): Todo comerciante, al comenzar su giro (su
actividad económica) y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción
estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos,
activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe
demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se
hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras
obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva
contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el
establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.
Comentario: Este libro al igual que el libro diario es de obligatoria presentación ante el
registro mercantil para que sea debidamente sellado en todas sus hojas y se le colocan
los datos de la empresa a la que pertenecen dichos libros y el uso de dicho libro, es decir,
si se trata del libro diario o del libro de inventario al cual nos estamos refiriendo, indicara
también la cantidad de folios del libro. Entre las características de este libro tenemos:
1) Este libro de detalle debido a que ahí se muestra la información del total de los activos,
pasivos y el patrimonio con que nace y cuenta el ente económico (la empresa).
2) Este es un libro que consta de tres columnas.
3) Debe llevarse obligatoriamente al registro mercantil antes de ponerse en uso para ser
foliado y sellado.
4) Únicamente se utiliza una (1) vez al año. Se debe llevar al registro junto con el Acta
Constitutiva en el momento en que se constituye la empresa para que sea foliado y
sellado y luego solo se llevara al registro una vez al ano cada vez que la empresa hace
el cierre de su ejercicio económico para registrar la información de los estados
financieros de la empresa.
5) Es llamado también libro de balances y debe ser conservado al menos por 10 años
como lo establece el Código de Comercio. (Graf. Ejemplo de un libro inventario).
EL LIBRO MAYOR
En cuanto al Libro Mayor, según el Código de Comercio, no es obligatorio llevarlo de
la misma forma a los dos anteriores, ni debe ser presentado en el registro mercantil.
En este libro, se recogen de manera cronológica todas las operaciones contables de la
empresa registradas en cada una de las cuentas (Hay un libro mayor por cada cuenta
utilizada en la contabilidad).
En el libro mayor, observamos el concepto de la operación registrada, el deber, el haber
y el saldo de la cuenta. Este documento permite ver de manera detallada los movimientos
que se han producido en cada cuenta. En él se detallan las entradas y salidas.
El procedimiento contable consiste en anotar la operación en el libro diario y, después,
traspasar el movimiento a las fichas de los libros mayores.
Hay que destacar que el libro mayor no es obligatorio, aunque sí que puede resultar de
gran utilidad en la gestión de la empresa, pues permite consultar cuenta por cuenta cada
uno de los movimientos que se han registrado en la empresa. Estas son las principales
funciones del libro mayor:
1) Controla los cargos y abonos recogidos en el libro diario.
2) Informa de las cantidades de los cargos y los abonos de las operaciones realizadas.
3) Sirve para tener de forma ordenada la información sobre los bienes y obligaciones.
El rellenado y la estructura general de un libro mayor es la siguiente:
1) Se introduce la fecha en la que haya tenido lugar la operación.
2) Se registra la contracuenta, es decir, el cargo o abono que figura en un asiento
contable.
3) Se anotará el folio del libro diario de donde se encuentra registrada la operación.
4) Se deberá especificar el importe del debe o cargo, o bien, el importe del haber o abono.
5) Habrá que ir registrando el importe de los cargos y abonos para obtener el saldo.
LIBROS AUXILIARES
Los libros auxiliares son libros únicamente para el uso de los comerciantes que lo
ayudan a llevar un mejor control y orden de la empresa. El uso de estos libros no es
obligatorio, así como tampoco es obligatorio llevarlos a registro mercantil para su sellado
y foliado.
Los libros auxiliares son aquellos en donde se detalla de forma analítica la información
registrada en los tres primeros libros principales. Por ejemplo, si una empresa maneja
varias cuentas bancarias, se recomienda llevar libros auxiliares para cada una de estas
cuentas bancarias para luego centralizarlas con una cuenta principal o de control que se
llama “Bancos”. Un ejemplo de estos libros auxiliares podría ser el de “Bancos, el de
“Cuentas por cobrar”, el de “Cuentas por Pagar”, el de “Libro Compras”, Libro de Ventas”.
Vamos a ver algunos de los libros auxiliare:
Libro de Compra y Venta: Es donde se lleva un registro cronológico de todas las
compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado (IVA).
PROHIBICIONES A LOS COMERCIANTES SOBRE LOS LIBROS
Artículo 36 (Prohibiciones a los libros): Se prohíbe a los comerciantes:
1) Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. (Esto se
refiere a que se debe asentar en el libro cualquier acto u operación realizado por el
comerciante, respetando siempre el orden y las fechas de los actos realizados, es decir,
la cronología, sin que se pueda altera este orden y tampoco las fechas de dichos actos
u operaciones).
2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. (Esto se
refiere a que no podemos dejar espacios en blanco en los asientos escritos de los libros
ni a continuación de ellos. Para que esto no ocurra, es importante tener previamente
ordenada la información definitiva en una hoja o borrador antes de colocarla en el libro
debido a que si no tenemos la información definitiva, no podremos dejar espacios en el
libro y poner la información después).
3) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
(Esto se refiere a que está prohibido hacer o colocar anotaciones al margen de los libros,
por ejemplo, anotaciones de cuentas u otros elementos fuera de los márgenes del libro.
Tampoco se permite hacer interlineaciones, es decir, escribir entre líneas, por ejemplo,
si se me olvido una cuenta, no se puede colocar o agregarla entre líneas. Igualmente, no
se pueden realizar raspaduras o enmendaduras, es decir, no se pueden romper o dañar
los folios).
4) Borrar los asientos o partes de ellos. (Esto se refiere a que tampoco se pueden
borrar ni tachar los asientos con borrador o corrector líquido, esto porque es sabido que
los asientos de los libros se escriben de forma manual, en bolígrafo cuando se llevan de
forma manual).
5) Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de
los libros. (Aquí es explica muy claro que no debemos arrancar hojas del libro ni alterar
la encuadernación ni la foliatura, es decir, la numeración de las paginas no se pueden
borran ni arrancar o mutilar. Cada folio tiene un número y sobre ese número se coloca el
sello del registro y por lo tanto no pueden arrancarse ni alterar estos números o la
foliatura de ninguna manera).
ERRORES EN LOS ASIENTOS DE LOS LIBROS (LLENADO)
Artículo 37 (Procedencia ante errores y omisiones en los asientos de los libros):
Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro
distinto, en la fecha en que se notare la falta.
Comentario: Estamos en presencia de un error, cuando se trate, por ejemplo, de un
registro de una cuenta o de un monto que no correspondía, es decir, que era erróneo.
Estamos en presencia de una omisión, cuando se ha dejado de registrar una operación
o una cuenta dentro de un asiento.
En este caso, en el momento en que notemos el error u omisión y respetando siempre la
cronología de los asientos, vamos a hacer un asiento nuevo en donde eliminamos el
error cometido anteriormente y luego vamos a hacer otro asiento nuevo en donde lo
vamos a hacer correctamente.
LIBROS COMO INSTRUMENTO DE PRUEBA
Artículo 38 (Libros como Instrumento de prueba): Los libros llevados con arreglo a
los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio.
Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán
fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también
lo adverso que ellos contengan.
Artículo 39 (Instrumento de prueba en juicio. Requisitos): Para que los libros
auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en
juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los
libros necesarios.
PROHIBICION DE SOLICITUD DE LOS LIBROS
Artículo 40 (Prohibiciones a las autoridades. Pesquisa o revisión): No se podrá
hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes
llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código.
Comentarios: En este artículo podemos observar claramente que ninguna autoridad o
institución del Estado, incluso Tribunal, podrá solicitar los libros para revisarlos o hacer
pesquisa, ni inquirir al comerciante si los llevan o no ni si están realizados según este
Código. Esto es importante saberlo debido a casos en donde se observa algunos fiscales
del Seniat o recaudación de impuestos aplicar multas o inclusive extorsionar al
comerciante sobre la tenencia de estos libros. El artículo es claro, no pueden solicitarse
o imponer sanciones sobre si el comerciante los lleva o no.
Artículo 41 (Prohibición de solicitud de los libros y exámenes de los libros):
Tampoco podrá acordarse de oficio ni a instancia de parte, la manifestación y examen
general de los libros de comercio, sino en los casos de sucesión universal, comunidad
de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales y quiebra o atraso.
Comentario: En el presente artículo, se observa claramente cuáles son los únicos casos
en los que de oficio o solicitud de parte interesada se pueden requerir los libros de
comercio, es decir, se pueden solicitar solo en los casos de sucesión universal,
comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales y quiebra o
atraso.
Artículo 42 (Autoridad que puede solicitar la presentación de los libros): En el curso
de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de
comercio, sólo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que
se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse
a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse
el examen o compulsa, a un Juez del lugar donde se llevaren los libros.
Comentario: En el presente artículo, observamos claramente que, únicamente un Juez
es quien puede solicitar la revisión de los libros contables únicamente para el examen y
compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que se ventila. En este caso, los podría
solicitar el Juez en una causa relacionada con los casos del artículo anterior, es decir, en
los casos de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales
o convencionales y quiebra o atraso.
Artículo 43 (Oposición de un comerciante de presentar los libros en un juicio): Si
uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contender,
y éste se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el
Tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que
resulte de los libros de éste, si fuere comerciante y aquéllos estuvieren llevados en
debida forma.
Comentario: El presente artículo se refiere a que, si en el curso de un juicio, un abogado
litigante le solicita a la parte contraria la presentación de los libros para probar alguna
cuestión y el comerciante se negare a ello sin una causa justificada, entonces el Juez
podrá ofrecerle a la otra parte la presentación de dichos libros y decidir en base a lo que
ellos contengan siempre que estuviesen llevados en la forma debida.
TIEMPO DE CONSERVACION DE LOS LIBROS
Artículo 44 (Conservación de los libros y los comprobantes. Tiempo de
conservación): Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez
años, a partir del último asiento de cada libro.
Comentario: El presente artículo establece que deben conservarse los libros y todos los
comprobantes durante 10 años en un lugar seguro y donde no se deterioren toda vez
que así lo establece el presente Código de Comercio, aun cuando existan otras Leyes,
por ejemplo, el Código Orgánico Tributario que pueda establecer periodos menores de
tiempo de conservación, nos regiremos siempre por el Código de Comercio en cuanto a
los libros, soportes y comprobantes.
Ojo: Es importante saber que existen otras leyes que rigen la contabilidad en Venezuela
además del Código de Comercio como lo son El Código Orgánico Tributario, Ley de
Ejercicio de la Contaduría publica y su reglamento, la Ley de impuesto al Valor Agregado,
Ley de Impuesto Sobre la Renta, de Impuestos Municipales, etc.
LIBROS DEL REGISTRO MERCANTIL (LIBROS DE LOS ADMINISTRADORES)
Marco Legal: Código de Comercio Venezolano
Los comerciantes, además de los libros contables, también están obligados a llevar otros
libros, llamados Libros de los Administradores o de la Junta Directiva. Estos libros,
al igual que los contables, deben ser llevados al registro mercantil del lugar donde se
registro la empresa, a fin de ser debidamente sellados, foliados y firmados.
El Código de Comercio asigna la obligación de llevar los referidos libros a los
administradores, esto es, a los miembros de la junta directiva de la sociedad, lo cual debe
derivarse de los estatutos correspondientes. Por lo general, esa responsabilidad se suele
atribuir al presidente o presidenta ejecutivo de la empresa, según el caso.
El fundamento legal para el uso de ellos, lo encontramos en el Código de Comercio
venezolano. Vamos a ver que establece este Código al respecto:
Artículo 260 (Libros de los Administradores): Además de los libros prescritos a todo
comerciante, los administradores de la compañía deben llevar:
1) El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con
expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por
cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las
cesiones que haga.
2) El libro de actas de la asamblea.
3) El libro de actas de la Junta de administradores.
Cuando los administradores son varios se requiere, para la validez de sus deliberaciones,
la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no disponen otra cosa,
los presentes deciden por mayoría de número.
EL LIBRO DE ACCIONISTAS
En el libro de accionistas debe hacerse constar los datos de los accionistas, las acciones
suscritas y acciones pagadas por ellos, los valores que correspondan, en cada caso,
conforme al capital social de la empresa, entre otros.
Para cada accionista deben disponerse los folios que fueren necesarios, en los que
deben constar los datos antes indicados, así como los traspasos accionarios que
legalmente se realicen y su causa. El libro de accionistas debe ser llenado por el miembro
de la junta directiva responsable de ello y, en todo caso, debe ser firmado y suscrito por
él, así como por el accionista del cual se trate, en los folios respectivos.
LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA
El libro de actas de asamblea debe llevar una transcripción fiel y exacta de las sesiones
de las asambleas ordinarias o extraordinarias que realice la máxima instancia de la
sociedad mercantil. Dicho libro debe ser transcrito también, por el miembro de la junta
directiva, designado estatutariamente para ello y, cada acta allí reflejada, debe ser
suscrita, firmada o refrendada por los accionistas presentes en la asamblea.
LIBRO DE LA JUNTA DIRECTIVA
El libro de la junta directiva o de la junta de administradores, también es un libro de actas
que debe ser llenado por el miembro de la junta directiva designado para ello. Este libro
contiene las transcripciones fidedignas de las reuniones que realice la junta directiva de
la sociedad.