PT. CANDI GUNA MANDIRI
MANAGEMENT OF CHANGE PROCEDURE
Doc. Number
: SOP-CGM-TM-02
Revision
: 00
Release date
Page
: 28-Aug- 2021
1 of 6
REVISION HISTORY
Rev.
No.
Effective Date
00
28-08-2021
Description of Change
Rilis awal / initial release
Originator
Rina A.
CGM Confidential. This document and the information herein is the property of CGM and are issued in strict confidence.
This document must not be copied, reproduced or disclosed to third parties without the express permission of CGM.
PT. CANDI GUNA MANDIRI
MANAGEMENT OF CHANGE PROCEDURE
Doc. Number
: SOP-CGM-TM-02
Revision
: 00
Release date
Page
: 28-Aug- 2021
2 of 6
1.0 TUJUAN / PURPOSE
1.1 Tujuan dari prosedur ini adalah untuk menentukan metode untuk mengelola perubahan
pada proses dan aspek lain dari sistem manajemen secara terkendali.
The purpose of this procedure is to define the methods for managing changes to
processes and other aspects of the management system in a controlled manner.
1.2 Prosedur ini digunakan untuk sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen
Kesehatan dan Keselamatan Kerja dilingkungan PT. Candi Guna Mandiri telah
diterapkan secara efektif sesuai dengan ISO 9001:2015 Sistim Manajemen Mutu dan
ISO 45001:2018 Sistim Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
This procedure will cover the quality management system and Occupational Health and
Safety Management System in PT. Candi Guna Mandiri has implemented according to
ISO 9001:2015 QMS and ISO 45001 OHS.
2.0 RUANG LINGKUP / SCOPE
2.1 Prosedur ini berlaku untuk semua perubahan yang dilakukan pada proses bisnis di PT.
Candi Guna Mandiri
This procedure shall be applicable to all changes made to the business processes in PT.
Candi Guna Mandiri.
3.0 REFERENSI / REFERENCE
3.1 ISO 9001:2015 Quality Management System
3.2 ISO 45001:2018 Occupational Health and Safety Management System
4.0 ALAT PELINDUNG DIRI / PPE
N/A
5.0 DEFENISI ISTILAH / DEFINITION OF TERMS
5.1 DCC – Pusat Pengendalian Dokumen / DCC – Document Control Center.
5.2 CAR – Permintaan Tindakan Perbaikan / CAR – Corrective Action Request
5.3 Proses Output – hasil dari setiap proses; ini biasanya didefenisikan dalam Defenisi
Proses untuk setiap proses ditingkat atas
5.4 Process Output – the result of any process; these are typically defined in the Process
Definition for each top-level process.
6.0 PROSEDUR / PROCEDURE
6.1 PERUBAHAN DOKUMENTASI / CHANGE TO DOCUMENTATION
6.1.1
Dokumen sistem manajemen mengalami perubahan bila ada kebutuhan untuk
merevisinya
CGM Confidential. This document and the information herein is the property of CGM and are issued in strict confidence.
This document must not be copied, reproduced or disclosed to third parties without the express permission of CGM.
PT. CANDI GUNA MANDIRI
MANAGEMENT OF CHANGE PROCEDURE
Doc. Number
: SOP-CGM-TM-02
Revision
: 00
Release date
Page
: 28-Aug- 2021
3 of 6
Management system documents undergo changes when there is a need to
revise them.
6.1.2
Perubahan dokumentasi dilakukan sesuai dengan prosedur Pengendalian
dokumen
Changes to documentation are done in accordance with the procedure
Documented Information Procedure.
6.2 PERUBAHAN PESANAN ATAU KONTRAK / CHANGES TO ORDERS OR CONTRACT
6.2.1 Perubahan pada pesanan atau kontrak aktif dapat terjadi bila pelanggan
mengubah persyaratan setelah pekerjaan dimulai, atau dapat diprakarsai oleh
Candi Guna Mandiri ketika keadaan yang tidak terduga ditemukan.
Changes to active orders or contracts may occur when the customer changes
the requirements after the work has begun, or may be initiated by Candi
Guna Mandiri when unforeseen circumstances are encountered.
6.2.2
Bila perubahan diprakarsai oleh pelanggan, persyaratan baru akan menjalani
tinjauan dan penerimaan yang sama sesuai prosedur Penawaran dan
Penerimaan Pesanan. Jika perubahan tidak dapat dtierima oleh PT. Candi
Guna Mandiri, solusi yang memuaskan akan dinegosiasikan dengan
pelanggan.
When changes are initiated by the customer, the new requirements will
undergo the same review and acceptance per the procedure Quoting and
Order Acceptance. If the changes cannot be accepted by
PT Candi Guna Mandiri, a satisfactory solution will be negotiated with the
customer.
6.2.3
Saat perubahan diprakarsai oleh PT. Candi Guna Mandiri, Commercial akan
memberitahu pelanggan dan menegosiasikan sebuah resolusi
When changes are initiated by PT Candi Guna Mandiri, the Commercial will
notify the customer and negotiate a resolution.
6.2.4
Dalam semua kasus, ketika perubahan disepakati, mereka harus dimulai
sesuai, memproses WO & WO Amended.
In all cases, when changes are agreed upon, they shall be initiated,
Processing WO & Amended WO.
6.3 PERUBAHAN PROSES DAN OUTPUT/CHANGE TO PROCESS AND OUTPUT
6.3.1
Proses manajemen sistem akan mengalami perubahan, biasanya bila:
Management system processes will undergo changes, typically when:
1. Peluang perbaikan telah diidentifikasi, biasanya untuk meningkatkan
efektifitas proses
CGM Confidential. This document and the information herein is the property of CGM and are issued in strict confidence.
This document must not be copied, reproduced or disclosed to third parties without the express permission of CGM.
PT. CANDI GUNA MANDIRI
MANAGEMENT OF CHANGE PROCEDURE
Doc. Number
: SOP-CGM-TM-02
Revision
: 00
Release date
Page
: 28-Aug- 2021
4 of 6
Improvement opportunities have been identified, typically to improve
process effectiveness
2. Ketidaksesuaian dalam suatu proses diidentifikasi dan memerlukan
tindakan perbaikan
Nonconformities within a process are identified and require corrective
action
3. Kondisi di industri atau perusahaan berubah, memerlukan proses yang
akan diperbarui
Conditions in the industry or company change, requiring a process to be
updated
4. Proses baru ditambahkan yang berdampak pada proses yang ada, yang
membutuhkan perubahan
New processes are added which impact on existing processes, requiring
changes
5. Persyaratan pelanggan menghasilkan kebutuhan untuk mengubah proses
Customer requirements result in a need to change processes
6. Alasan lain ditetapkan oleh manajemen
Any other reason determined by management
6.4 PERUBAHAN UNTUK PROSES DAN PROSES OUTPUT
CHANGES TO PROCESSES AND PROCESS OUTPUTS
6.4.1
Dalam kasus tersebut, prosesnya harus diubah secara terkendali untuk
memastikan otorisasi dan implementasi perubahan yang tepat.
In such cases, the process must be changed in a controlled manner to ensure
proper authorization and implementation of the changes.
6.4.2
Minimal, perubahan proses harus mencakup langkah – langkah berikut ini
At a minimum, process changes shall include the steps herein:
 Permintaan perubahan proses harus didokumentasikan, biasanya dalam tindakan
Perbaikan per prosedur Tindakan Perbaikan. Pembenaran untuk perubahan itu harus
dicatat.
The request for a process change shall be documented, typically in a Corrective Action
per the procedure Corrective Action. The justification for the change shall be recorded.
 Perubahan yang diusulkan pertama – tama harus disetujui oleh tim silang fungsional dan
manajemen sebelum memulai dengan verifikasi dan validasi perubahan tersebut.
Persetujuan permintaan perubahan dijamin dengan mengisi PCR (Permintaan Perubahan
Produksi) sementara ECR untuk permintaan perubahan untuk desain dan bahan baku.
CGM Confidential. This document and the information herein is the property of CGM and are issued in strict confidence.
This document must not be copied, reproduced or disclosed to third parties without the express permission of CGM.
PT. CANDI GUNA MANDIRI
MANAGEMENT OF CHANGE PROCEDURE
Doc. Number
: SOP-CGM-TM-02
Revision
: 00
Release date
Page
: 28-Aug- 2021
5 of 6
The proposed change should be first approved by the cross functional team and
management before starting with the verification and validation of the change.
 Perubahan tersebut harus ditinjau oleh manajemen yang tepat, termasuk manajer senior
yang paling bertanggung jawab atas prosesnya. Perubahan harus disetujui sebelum
implementasi dan PCN (Pemberitahuan Perubahan Produksi) dan ECN (Pemberitahuan
Perubahan Engineering) harus diisi.
The change shall be reviewed by appropriate management, including the senior most
manager responsible for the process. Changes must be approved prior to
implementation and a PCN (Production Change Notice) and ECN (Engineering Change
Notice) shall be filled out.
 Tindak lanjut langkah verifikasi dari proses CAR harus berusaha memastikan perubahan
tersebut memiliki efek yang diinginkan, dan / atau telah memperbaiki prosesnya. Jika
tidak, perubahan tersebut mungkin akan diluncurkan kembali atau perubahan baru
dilakukan untuk memperbaiki setiap masalah baru yang timbul sebagai akibat dari
perubahan tertsebut.
The follow-up verification step of the CAR process shall seek to ensure the change has
had the intended effect, and / or has improved the process. If not, the change may be
rolled back or a new change made to correct any new issues that arise as a result of the
change.
 Perubahan formal untuk proses output akan digunakan saat perubahan itu signifikan dan
suatu ECR dan ECN harus dilengkapi. Perubahan kecil dapat dilakukan tanpa kontrol
formal, namun keputusan tentang perubahan konstanta vs minor harus disepakati oleh
mereka yang terlibat dalam perubahan tersebut. Jika pelanggan menunjukkan perubahan
yang signifikan, ini akan mengalahkan keputusan internal manapun.
Formal changes to process outputs will be used when the change is significant and an
ECR and ECN should be filled out. Minor changes may be made without formal control,
however the decision on what constitutes a significant vs minor change must be agreed
upon by those involved in the change. If a customer indicates a change is significant,
this will trump any internal decision.
6.5 Perubahan pada persyaratan hukum dan persyaratan lainnya. / changes to legal
requirements and other requirements.
6.6 Perubahan pengetahuan atau informasi tentang bahaya dan resiko K3 / Changes in
knowledge or information about hazards and OH&S risks.
6.7 Perkembangan pengetahuan dan teknologi. / Developments in knowledge and
technology.
6.8 Semua perubahan tersebut diatas akan dimonitoring di dalam formulir FM-CGM-TM-03
/ all the changes above will be monitoring in FM-CGM-TM-03
CGM Confidential. This document and the information herein is the property of CGM and are issued in strict confidence.
This document must not be copied, reproduced or disclosed to third parties without the express permission of CGM.
PT. CANDI GUNA MANDIRI
MANAGEMENT OF CHANGE PROCEDURE
Doc. Number
: SOP-CGM-TM-02
Revision
: 00
Release date
Page
: 28-Aug- 2021
6 of 6
7.0 LAMPIRAN / ATTACHMENT
N/A
CGM Confidential. This document and the information herein is the property of CGM and are issued in strict confidence.
This document must not be copied, reproduced or disclosed to third parties without the express permission of CGM.