TUGAS MATA KULIAH PERILAKU KEORGANISASIAN DAN KEPEMIMPINAN LAPORAN PENGAMATAN DI APOTEK INDOBAT Dosen Pengampu : Dr. Made Surya Putra, S.E., M.Si. Oleh : A. A. Ayu Tirtamara (NIM 2280611029) PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI & BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA 2023 LAPORAN PENGAMATAN PERILAKU KEORGANISASIAN DAN KEPEMIMPINAN DI APOTEK INDOBAT I. Perilaku Keorganisasian di Apotek Indobat a. Individu dalam Organisasi: Konsep ini mencakup studi tentang karakteristik individu seperti kepribadian, sikap, persepsi, motivasi, dan pengambilan keputusan dalam konteks organisasi. Individu dalam organisasi di Apotek Indobat terdiri dari setiap pegawai maupun pemilik dari Apotek Indobat. Sikap, persepsi, motivasi dan pengambilan keputusan di Apotek Indobat akan dibahas di sub bab selanjutnya. b. Kelompok dalam Organisasi: Konsep ini membahas bagaimana kelompok dalam organisasi terbentuk, berinteraksi, dan bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Kelompok di Apotek Indobat dibentuk berdasarkan masing-masing shift kerja yang dibadi menjadi shift pagi dan sore, dimana masing-masing kelompok tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan yaitu meningkatkan penjualan sehingga apotek Indobat mendapat keuntungan. c. Kepemimpinan dalam Organisasi: Konsep ini mempelajari bagaimana kepemimpinan mempengaruhi perilaku individu dan kelompok dalam organisasi. Kepemimpinan dari di Apotek Indobat sangat baik, ramah dan memperhatikan kebutuhan dari masing-masing pegawainya. d. Struktur Organisasi: Konsep ini membahas bagaimana struktur organisasi, seperti tata kelola, budaya organisasi, dan peran dan tanggung jawab, mempengaruhi perilaku individu dan kelompok dalam organisasi. Budaya organisasi di Apotek Indobat sangatlah mengedepankan kekeluargaan dan sangat gemar bercanda dengan pegawai yang lainnya, e. Konflik dan Negosiasi: Konsep ini membahas bagaimana konflik antara individu dan kelompok dapat diatasi melalui negosiasi dan manajemen konflik. Apotek Indobat selalu menerapkan diskusi untuk menyelesaikan apabila terjadi konflik di antara pegawainya. II. Keragaman dalam Organisasi di Apotek Indobat a. Surface-level diversity Umur dari pegawai maupun pemilik Apotek Indobat bervariasi dengan rentang 19-40 tahun dengan jenis kelamin laki-laki dan perempuan. Mayoritas pegawai di Apotek Indobat adalah orang Bali dan beragama Hindu, namun ada beberapa yang beragama Islam. Pendidikan dari pegawai nya pun beragam mulai dari diploma III farmasi hingga strata 1 apoteker. Untuk kualifikasi pendidikan sendiri disesuaikan dengan posisinya di apotek, jika staf biasanya SMA atau diploma III sudah boleh melamar, jika apoteker harus strata I apoteker. Untuk masa kerja nya sendiri beraneka ragam tergantung dari tanggal mulai dia bekerja. b. Deep-level diversity Kemampuan dalam organisasi di Apotek Indobat merujuk pada keterampilan, pengetahuan, dan keahlian yang dimiliki oleh karyawan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab mereka. Untuk pegawai di bagian pelayanan di depan sudah diberikan pelatihan sehingga memiliki keterampilan yang baik dan ramah dalam melayani pembeli. Pengetahuan dari masing-masing karyawan pun sudah di tes pada saat melamar pekerjaan dan memang sudah memiliki pengetahuan yang baik terkait obat-obatan karena sebelumnya sudah mengikuti pendidikan formal baik diploma III maupuun strata I. Kepribadian dalam organisasi mencakup karakteristik, sikap, dan perilaku karyawan dalam lingkungan kerja. Secara keseluruhan, sikap dan perilaku karyawan sangat baik dan ramah dalam melayani pembeli. Pembelajaran dalam organisasi merujuk pada proses dimana karyawan memperoleh keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman baru yang dapat membantu mereka meningkatkan kinerja mereka di tempat kerja. Pegawai di Apotek Indobat mengasah keterampilannya melalui pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan oleh apotek maupun dari pengalaman baru saat melayani pembeli secara langsung. III. Sikap dan Kepuasan Kerja di Apotek Indobat a. Konsep Persepsi Persepsi adalah proses dengan mana para individu mengatur dan menginterpretasikan kesan - kesan sensoris mereka guna memberikan arti bagi lingkungannya. Karyawan apotek Indobat tentunya memiliki persepsi yang berbeda dalam menginterpretasikan kondisi kerja yang menyenangkan, pekerjaan yang menarik, gaji yang memadai, manajemen yang pengertian, dan sebagainya. Diantara pegawai yang sesama staf, bisa jadi yang satu menganggap gaji nya lebih dari cukup, sedangkan yang lainya bisa jadi merasa kurang karena kebutuhan hidupnya lebih banyak. Diantara pegawai yang sesama staf, bisa jadi yang satu menganggap kondisi lingkungan kerja sangat menyenangkan, sedangkan yang lainya bisa jadi merasa cepat bosan dengan rutinitas pekerjaan yang monoton. b. Konsep Sikap Sikap dan persepsi penting dalam mempelajari perilaku organisasi karena perilaku individu didasarkan pada persepsi mereka tentang kenyataan. Pegawai di Apotek Indobat yang menganggap kondisi lingkungan kerja sangat menyenangkan cenderung lebih semangat dalam bekerja, sedangkan pegawai yang menganggap kondisi lingkungan kerja nya biasa-biasa saja cenderung tidak begitu semangat dalam bekerja. c. Konsep Kepuasan Kerja Kepuasan kerja adalah perasaan positif mengenai pekerjaan seseorang sebagai hasil evaluasi dari karakteristik-karakteristiknya. Pegawai yang menganggap gaji nya lebih dari cukup merasakan kepuasan kerja yang lebih besar dibandingkan pegawai lainnya yang merasa gaji nya kurang banyak karena kebutuhan hidupnya lebih banyak. d. Konsep tentang Stres Penyebab stres (stressors) di tempat kerja bersumber dari: individu, kelompok, organisasi, maupun faktor di luar lingkungan kerja. Pengamatan yang dilakukan di apotek Indobat tidak ditemukan adanya stress kerja. IV. Motivasi di Apotek Indobat Motivasi menimbulkan semangat atau dorongan untuk mencapai tujuan tertentu. Motivasi itu sendiri bisa bersifat internal dan eksternal. Motivasi internal adalah motivasi yang berasal dari dalam diri individu dan biasanya bersifat lebih kekal, motivasi internal di pegawai Apotek Indobat berasal dari dalam diri pegawai itu sendiri dan motivasi eksternal adalah motivasi yang berasal dari luar diri individu yang bersifat sementara misalnya insentif dan tunjangan hari raya yang lebih besar diberikan oleh pemilik apotek jika pegawai mampu meningkatkan target penjualan di Apotek Indobat. Proses timbulnya motivasi seseorang merupakan gabungan dari konsep kebutuhan, dorongan, tujuan, dan imbalan. Jika dikaitkan dengan proses motivasi menurut Gibson, et.al (2012), proses motivasi di Apotek Indobat terdiri dari beberapa tahapan yakni : 1. Munculnya suatu kebutuhan yang belum terpenuhi dimana pegawai di Apotek Indobat merasa butuh penghasilan yang lebih banyak. 2. Pegawai di Apotek Indobat kemudian mencari cara-cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 3. Pegawai di Apotek Indobat mengarahkan perilakunya ke arah pencarian tujuan atau prestasi dengan cara-cara lebih rajin bekerja dan memberikan pelayanan dengan lebih baik agar pembeli yang membeli obat di apotek merasa puas dengan pelayanan yang diberikan yang menyebabkan pembeli akan balik lagi ke Apotek Indobat untuk membeli obat. Hal ini bisa membuat penjualan meningkat dan pegawai di Apotek Indobat diberikan insentif yang lebih besar. 4. Penilaian prestasi dilakukan oleh pemilik apotek Indobat atas keberhasilan menaikkan target penjualan. 5. Imbalan berupa insentif yang lebih besar diterima oleh pegawai di Apotek Indobat yang berhasil menaikkan target penjualan. V. Kelompok dan Kohesifitas di Apotek Indobat Kelompok sebagai dua atau lebih individu, berinteraksi dan saling bergantung, yang datang bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Robbins & Judge, 2013). Kelompok formal di Apotek Indobat terdiri dari kelompok yang dibuat oleh keputusan manajerial yaitu : a. Kelompok komando (command group) adalah kelompok yang ditentukan oleh bagan organisasi, terdiri dari bawahan yang melapor langsung ke supervisor tertentu yaitu kelompok pegawai di Apotek Indobat. b. Kelompok tugas (task group) adalah kelompok yang dibentuk untuk menyelesaikan tugas atau proyek tertentu. Pegawai di apotek Indobat dibagi menjadi beberapa kelompok jaga yang terdiri dari shift pagi dan shift sore yang bertugas memberikan pelayanan kepada pembeli. Kelompok informal di apotek Indobat yaitu persahabatan di antara pegawai yang timbul karena seringnya berinteraksi di lingkungan kerja. Biasanya pegawai-pegawai ini sering makan bersama maupun jalan-jalan bersama. Tahapan perkembangan kelompok di apotek Indobat : 1) Tahap Membentuk Contohnya : pemilik membagi pegawai apotek Indobat menjadi beberapa kelompok shift kerja. 2) Tahap mempeributkan Adanya konflik terhadap perubahan jadwal shift kerja, dimana salah satu pegawai meminta menukar jadwal jaga karena ada kegiatan pribadi yang menyebabkan tidak bisa bekerja. 3) Tahap Menyusun Norma Pemilik menerapkan aturan bagi yang tukar shift jaga agar berdiskusi terlebih dahulu dengan teman yang diajak tukar jadwal, jika sudah sepakat maka wajib melapor di grup whatsapp yang telah dibuat, sehingga ada kejelasan siapa yang bertugas di hari itu. 4) Tahap mengerjakan Kelompok shift melakukan tugas dan kewajiban sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 5) Tahap membubarkan Pembubaran dengan cara menyusun ulang kelompok shift kerja dilakukan jika terdapat konflik atau ketidak cocokkan antara individu di kelompok shift kerja tersebut. Perilaku dan prestasi kelompok di apotek Indobat : a. Peran Apoteker penanggung jawab mampu berperan dalam mengontrol dan mengawasi dengan baik masing-masing kelompok shift jaga dalam menjalankan tugasnya. b. Norma Norma pada saat melayani pembeli, pegawai di apotek Indobat tidak boleh berkata kasar dan harus berpenampilan rapi dan bersih. c. Kekompakan Adanya hubungan baik antara pegawai yang satu dan lain, teman kerja yang saling mengerti akan memotivasi satu sama lain untuk bekerja menetap di apotek Indobat. Kohesifitas kelompok di apotek Indobat : a. Kesamaan tujuan : memiliki tujuan yang sama, yaitu meningkatkan target penjualan sehingga pegawai pun mendapat insentif dan tunjangan hari raya yang lebih besar. b. Ukuran kelompok : kelompok shift kerja terdiri dari 2-3 orang dimana sengaja dibuat tidak terlalu besar sesuai kebutuhan dan agar lebih kohesif dimana pegawai yang ada di satu kelompok shift sangat akrab dan dekat satu sama lain karena seringnya ngobrol di sela-sela pekerjaan. VI. Konsep Komunikasi, Hambatan, dan Solusinya di Apotek Indobat Komunikasi yang tejadi di Apotek Indobat dapat berlangsung di antara pemilik, karyawan, dan juga customer dari apotek tersebut. Proses komunikasi antara pemilik dan pegawai di apotek Indobat dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Proses komunikasi antara customer dan karyawan apotek Indobat dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Komunikasi antar individu dalam kelompok yang berlangsung di Apotek Indobat terdiri dari : a. Komunikasi lisan Komunikasi antara pegawai Apotek Indobat dengan customer saat memberikan pelayanan. Komunikasi lisan saat pemilik Apotek Indobat merekrut pegawai baru & menjelaskan tugas-tugas kepadanya. Komunikasi lisan antar pegawai saat melakukan operan shift di Apotek Indobat. b. Komunikasi tertulis Customer membawa resep obat dari dokter untuk ditebus di Apotek Indobat Dalam situasi mendadak, terkadang komunikasi antar pegawai maupun komunikasi antara pemilik dan pegawainya dilakukan melalui pesan singkat di aplikasi whatsapp. Pelaporan hasil penjualan yang diketik oleh pegawai untuk disampaikan kepada pemilik Apotek Indobat. c. Komunikasi nonverbal Ekspresi dan intonasi saat berbicara dengan sesama pegawai Apotek Indobat maupun dengan atasan & customer mereka. Komunikasi keorganisasian di Apotek Indobat a. Komunikasi ke bawah (downward communication) Komunikasi antara pemilik dengan pegawai di Apotek Indobat Komunikasi antara apoteker dengan pegawai di Apotek Indobat b. Komunikasi ke atas (upward communication) Pegawai melapor ke apoteker mengenai stok obat yang habis Apoteker melaporkan laporan penjualan ke pemilik apotek c. Komunikasi ke samping (lateral communication) Komunikasi antar pegawai saat operan shift jaga di apotek Komunikasi antar pegawai saat menemukan kesulitan dalam bekerja Hambatan terhadap komunikasi di Apotek Indobat dan cara mengatasi nya : a. Emosi Pada customer yang kurang sabar terkadang meminta obat secara tergesa-gesa. Solusinya : biasa nya diberi pemahaman bahwa butuh waktu untuk mempersiapkan obatnya dengan pelan-pelan agar tidak terjadi kesalahan dalam pemberian obat. b. Bahasa Terkadang ada customer yang warga negara asing dan tidak bisa menggunakan Bahasa Indonesia, sedangkan pegawai di Apotek Indobat kurang lancar dalam menggunakan Bahasa Inggris. Solusinya : berkomunikasi dengan bantuan google translate. VII. Keputusan dalam Organisasi di Apotek Indobat Salah satu contoh pengambilan keputusan di apotek Indobat yaitu saat menentukan apakah apotek akan tetap buka atau tutup di saat hari raya agama Hindu. Berikut ini merupakan penjabaran proses pengambilan keputusannya : 1. Mendefinisikan masalah. Mengingat mayoritas pegawai di apotek Indobat beragama Hindu dimana pada saat hari raya pasti memiliki kegiatan ibadah maupun kegiatan pribadi. Hal ini menyebabkan kadang ada beberapa pegawai yang ingin ijin tidak bekerja. 2. Mengidentifikasi dan menimbang kriteria keputusan, misalnya menimbang langkahlangkah apa saja yang bisa diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. 3. Menghasilkan alternatif. Pemilik apotek Indobat memberikan alternatif untuk tukar shift jaga bagi pegawai yang berhalangan untuk bekerja di hari raya. Atau jika tidak bisa tukar shift jaga, maka pegawai yang mau bekerja di hari raya diberi insentif tambahan. 4. Menilai semua alternatif pada masing-masing kriteria. Pemilik apotek Indobat menganalisis dan menilai di antara semua alternatif di atas. 5. Menghitung keputusan optimal. Pemilik apotek Indobat menghitung seberapa optimal keputusan yang diambil dalam alternatif di atas. Berikut adalah beberapa tipologi pengambilan keputusan di apotek Indobat : 1. Pengambilan keputusan individual : Keputusan diambil oleh satu orang tanpa melibatkan orang lain dalam organisasi. Contohnya : saat pembeli datang ingin membeli obat batuk, pegawai di apotek Indobat memutuskan sendiri dalam memilih merk obat apa yang akan diberikan kepada pembeli. 2. Pengambilan keputusan kelompok : Keputusan diambil oleh sekelompok orang dalam organisasi melalui proses diskusi dan perdebatan. Contohnya : pada kasus tertentu, biasa nya pegawai di apotek Indobat meminta pendapat rekannya atau apoteker penanggung jawab dalam memilih obat yang akan diberikan ke pembeli. 3. Pengambilan keputusan partisipatif : Keputusan diambil melalui partisipasi dan kolaborasi antara para pemimpin dan anggota organisasi. Contohnya : dalam pengambilan keputusan apakah apotek Indobat akan tetap buka atau tutup di saat hari raya agama Hindu, pemilik menanyakan kepada pegawai apakah tetap bisa bekerja.