REPORTE
IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL
DE FACTURACIÓN EFICIENTE
PARA EL HOTEL MISIÓN LA MURALLA, AMEALCO.
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN DESARROLLO DE
NEGOCIOS, ÁREA MERCADOTECNIA
PRESENTA:
GARCÍA PÉREZ CRISTIAN FRANCISCO
AUTORIZACIÓN DEL
ASESOR DE EMPRESA
AUTORIZACIÓN DEL
ASESOR DE LA UTSJR
C. MARGARITA OLVERA
JARAMILLO
M. EN A. JESSICA BASTIDA
BONILLA
SAN JUAN DEL RÍO, QRO.
AGOSTO DE 2022
DEDICATORIAS
Este proyecto se lo dedico a mis padres: María Cristina y Juan Francisco, por los sacrificios
que hasta este momento han hecho por mí, gracias a ellos he logrado llegar hasta aquí, a base
de esfuerzo, amor, trabajo y paciencia. El trabajo que se presenta en este documento es la
culminación de todo lo que ellos han tenido que hacer por mí para poder seguirme apoyando
hasta el día de hoy.
A mis hermanas: Ámbar Astrid y Perla Mildred, por extenderme su mano cuando las
necesitaba, su compañía fue algo vital para no rendirme y seguir dando mi mejor esfuerzo en
cada intento, motivado por la inspiración que cada una me provoca.
Y en última instancia me gustaría dedicar este trabajo a Sara Estefanía, por sus palabras de
aliento que era un fuerte pilar en momentos realmente peliagudos, aclarando mi visión sobre
las metas que quiero cumplir, motivándome para poder mantenerme de pie ante las
dificultades imprevistas.
AGRADECIMIENTOS
Agradezco profundamente a todos los docentes que me impartieron clases que con
dedicación y paciencia me transmitían algo nuevo que aprender en cada una de las clases que
tomé durante los últimos 2 años, gracias a ellos no podría haber adquirido los valiosos
conocimientos pertinentes para poder concluir este proyecto de estadías.
Pero de especial manera tengo que agradecer a dos personas que me apoyaron a lo largo de
las estadías y del proyecto, a mi asesora de estadías la M. en A. Jessica Bastida Bonilla por
haberme guiado y apoyado no solamente en el transcurso de la elaboración del proyecto, en
la corrección de errores y aportación de ideas, sino también durante 2 cuatrimestres que tuve
el honor de ser su alumno, ella logró con inspirarme en varias ocasiones en clases por su
conocimiento y experiencia tener un dominio en los temas que imparte. De igual manera le
debo un enorme agradecimiento a el Hotel Misión La Muralla por darme la oportunidad de
realizar mis estadías en sus instalaciones, pero particularmente a la persona que rigió como
mi jefa en el marco de estos 4 meses quién fue C. Margarita Olvera Jaramillo, realmente fue
mi primera jefa, alguien que con sus conocimientos a través de los años pudo mostrarme de
manera clara y concisa cómo funciona la parte administraba del sector hotelero, brindándome
la información necesaria para concluir este trabajo, apoyándome en lo que necesitara para
poder concluir el proyecto de estadías.
A estas personas les agradezco abismalmente por ayudarme, aconsejarme y corregirme al
marco de este tiempo, gracias a ellas pude concluir un trabajo de 4 meses, donde también
ellas fueron participes, el proyecto que se presentará a continuación me permitirá avanzar en
mi carrera académica y con su ayuda lo logré. Gracias.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
7
CAPITULO 1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
9
1.1 Historia
9
1.2 Misión
9
1.3 Visión
9
1.4 Giro
9
1.5 Políticas de calidad
9
1.7 Estructura organizacional
11
1.8 Área donde se realizará el proyecto
12
CAPÍTULO 2. GENERALIDADES DEL PROYECTO
13
2.1 Nombre del proyecto
13
2.2 Objetivo del proyecto
13
2.3 Alcance
13
2.4 Justificación
13
2.5 Análisis FODA o Ishikawa
14
CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO
15
3.1 ¿Qué es la facturación?
15
3.2 ¿Qué elementos debe contener?
15
3.3 Periodos para la expedición de facturas
16
3.5 Facturación Electrónica
18
3.6 Facturación electrónica en México (CFDI)
19
3.7 Importancia de la facturación electrónica
21
3.8 Aplicación de impuestos en la facturación
22
3.9 Ley general de títulos y operaciones de crédito (facturación)
23
3.10 ¿Cómo funciona el control de facturación?
24
3.12 Controles de facturación aceptados por SHCP
25
3.13 Proceso de facturación
28
CAPÍTULO 4. DESARROLLO DEL PROYECTO Y SOLUCIONES PROPUESTAS
30
4.1 Introducción
30
4.2 Objetivo
30
4.3 Análisis del mercado
30
4.4 Propuesta
33
4.5 Planeación
35
4.6 Costo
47
CAPÍTULO 5. PRUEBAS Y RESULTADOS
50
CONCLUSIONES
51
REFERENCIAS
52
ANEXOS
54
ANEXOS
55
7
INTRODUCCIÓN
El proyecto de estadías lleva este nombre por la situación actual en el Hotel Misión La
Muralla, en esta institución se rigen por manuales de calidad, lo cuales se conforman por
parámetros, normas y seguimientos. Estos ocasionan que en la mayoría de los casos, se vean
atados al seguir al pie de la letra dicha información evitando modificar algo, cosas tan vitales
como lo es un control de facturación eficiente manteniéndola electrónicamente, no pueden
permitirse por estar comprometidos con estos manuales impartidos a todos los hoteles de la
cadena Misión, además de haber otras circunstancias externas al hotel que afectan al hotel,
como lo es la forma de facturación de los proveedores, usando indispensablemente facturas
físicas, dado que en estos tiempo cada uno de ellos ya podría tener un portal electrónico
donde se maneje todo este tipo de documentos por parte de ellos.
¿Objetivo? Por lo cuál se buscará una forma de tener un control de facturación eficiente para
el hotel, siendo este de forma digital para optimizar tiempo, además de ser más amigables
con el ambiente al reducir el uso del papel, además de brindar alternativas para otras carencias
que el hotel presenta, todo esto desarrollado en 5 capítulos que serán sintetizados a
continuación;
Capítulo 1: aquí se muestran los antecedentes de la empresa, la cual pertenece a la cadena
hotelera Hoteles Misión que fue fundada en el año 1974, durante este capítulo se incluye su
misión, visión valores dado que los cuales son ética, rentabilidad y compromiso, políticas de
calidad, entre otros.
Capítulo 2: durante este segundo capítulo se explicarán las generalidades del proyecto, el
porqué, sus objetivos, el alcance que queremos que tenga este.
Capitulo 3; planteamos la metodología usada para este proyecto, además de investigar sobre
los temas a tratar para poder apoyarnos fundamentalmente sobre la propuesta para la
empresa.
8
Capitulo 4: explicamos de manera detallada nuevamente el porqué para recordar que se
quiere lograr con este trabajo, mostramos dato y/o documentos actuales de la empresa para
empezar a plantear las propuestas de soluciones para la problemática inicial, en este caso se
sugieren algunas alternativas para mejorar el sistema de facturación actual.
Capítulo 5: en este último capitulo mostramos los resultados que obtuvimos al aplicar la
propuesta de proyecto, en este caso lamentablemente no se pudo aplicar por lo mencionado
actualmente, ellos se rigen por manuales de calidad, lo cual imposibilitó el intentar aplicar
algo de lo desarrollado a lo largo del proyecto, quedando este como solamente una propuesta.
9
CAPITULO 1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
1.1 Historia
En 1974 Roberto Zapata Gil, teniendo en mente las misiones de Fray Junípero Serra, quién
fundó iglesias y hostales para la estancia de frailes y visitantes, y reconociendo en el
campanario de estas un símbolo de remanso, hospitalidad y bienestar, no tuvo duda en hacer
realidad un sueño, fundar “Hoteles Misión, el arte de la hospitalidad”.
1.2 Misión
El arte de la hospitalidad
“Ofrecer servicios e instalaciones orientados al descanso, diversión y/o negocios con altos
estándares de calidad. Con un compromiso con México de generar riqueza, crear fuentes de
trabajo y fomentar el desarrollo turístico”.
1.3 Visión
“Ser una cadena hotelera mexicana de clase mundial, que tenga presencia internacional y en
los principales destinos de México.”
1.4 Giro
La empresa pertenece al sector hotelero, por lo cual su giro se enfoca principalmente en el
alojamiento y la gastronomía. Aunque la segmentación de mercados por lo regular es para
eventos corporativos y eventos sociales.
1.5 Políticas de calidad
“Estamos comprometidos a lograr la entera satisfacción de nuestros clientes, brindando una
atención personaliza y oportuna: contribuyendo en el control, prevención y disminución del
impacto ambiental en los servicios de hospedaje, alimentos y bebidas que cumplen con los
requisitos legales, mediante la mejora continua de nuestros Sistemas de Gestión de Calidad
y Ambiental”
10
Nuestra política
a) Es apropiada al propósito y contexto de Hoteles Misión y apoya su dirección estratégica;
b) Proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la
calidad;
c) Incluye un compromiso de cumplir los requisitos aplicables;
d) Incluye un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
1.6 Valores
Ética
• Ofrecer a nuestros clientes un trato honesto y con integridad basado en un servicio de alta
calidad.
• Dar a nuestros colaboradores un trato justo y respetuoso con oportunidades de crecimiento
en igualdad a las de la empresa.
• Manejar honesta, transparente y profesionalmente los recursos de nuestros inversionistas.
• Establecer y consolidar una relación de desarrollo mutuo de largo plazo, de respeto y
confianza con nuestros proveedores y la comunidad en general.
Rentabilidad
• Brindar la certeza a nuestros clientes de que el servicio contratado cumple sus expectativas
en relación al valor que pagó por él.
• Garantizar que el esfuerzo realizado por nuestros colaboradores será retribuido de una
manera interna equitativa y externamente competitiva no solo en el aspecto económico sino
también en el desarrollo personal y profesional.
• Ofrecer a nuestros inversionistas los mejores resultados sobre los recursos que ellos aportan
fortaleciendo también su patrimonio inmobiliario.
• Garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con nuestros proveedores y
acreedores.
• Fomentar el crecimiento de las fuentes de trabajo permanentes y de la economía regional
en las plazas que ocupa la cadena.
Compromiso
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• Garantizar a nuestros clientes calidad y satisfacción en los servicios ofrecidos.
• Fomentar la participación e involucramiento de nuestros colaboradores, brindándoles un
ambiente de trabajo seguro y estable.
• Lograr los objetivos planteados con nuestros inversionistas, bajo un sentido de
responsabilidad operativa y administrativa.
• Contribuir al desarrollo de los proveedores y de la comunidad aplicando los valores de la
organización.
1.7 Estructura organizacional
Organigrama No. 1
Organigrama No. 2
12
1.8 Área donde se realizará el proyecto
El desarrollo del proyecto a realizar está planeado para trabajarse en la parte
administrativa del Hotel Misión La Muralla, específicamente en el área de Compras,
donde se realizan diversas actividades esenciales para el buen funcionamiento y manejo
de distintas áreas del hotel, dichas actividades pueden ir desde el contactar proveedores,
facturación de compras, dar salida a requisiciones, hacer labor de compras, entre otras.
13
CAPÍTULO 2. GENERALIDADES DEL PROYECTO
2.1 Nombre del proyecto
“Implementación de un sistema de control de facturación eficiente para el Hotel Misión La
Muralla, Amealco.”
2.2 Objetivo del proyecto
Proponer un nuevo sistema en el control de la facturación con proveedores, siendo este de
manera digital en su mayor parte, con el fin de optimizar tiempos y ser más amigable con el
medio ambiente en estos procesos.
2.3 Alcance
El alcance visualizado para este proyecto es lograr implementarlo en los procesos de compra
en el Hotel, cumpliendo el objetivo planteado anteriormente, para simplificar procesos de
búsqueda, consiguiendo así optimizar tiempo. Dado estas circunstancias se deberá integrar a
la cartera de proveedores al nuevo sistema a implementar, sin embargo, hay que considerar
que no todos aceptarán el cambio, no obstante, se pretenderá abarcar al mayor número de
proveedores a este nuevo sistema. Además, se podrá implementar en hoteles de la misma
cadena como propuesta de mejora.
2.4 Justificación
Hoy por hoy existen alternativas para subyugar el uso del papel, por ejemplo, los materiales
digitales. Una facturación completamente física no solo es un gasto que puede evitarse, sino
que también la demanda constante del uso del papel llega a ser un problema a largo plazo.
Por lo mismo esta propuesta está enfocada en implementar un sistema de migración física a
digital, consiguiendo de esa manera la reducción constante en el uso de papel para este tipo
de documentos, lo cual si se realiza de una manera eficiente se podría tener una mejor gestión
del tiempo al reducir los periodos de búsqueda de cada factura, todo esto mediante el uso de
un espacio en la “nube” donde los documentos se almacenes ahí y se sigan manteniendo en
formato físico únicamente los que sean necesarios.
14
2.5 Análisis FODA o Ishikawa
Fortalezas

Liderazgo dirigido a la mejora
Debilidades

retención de talento
continua.

Gobierno corporativo, políticas,

objetivos y estrategias


Mejorar el reclutamiento y
Mejorar la relación productiva con
proveedores
Cultura de la Organización “El arte

Gestión proactiva de riesgos
de la hospitalidad”

Mejorar seguimiento y supervisión
Identidad que privilegia la
por mandos medios y superiores
Mexicanidad

Tecnología de punta aplicada en
diferentes procesos como Sistema
de Reservaciones

Empresa 100% mexicana

Comunicación directa y abierta con
los altos directivos de la empresa

Hospitalidad, servicio, calidez

Única y primera Cadena con ISO
9000, en Hoteles y Corporativo
Oportunidades
Amenazas

Aumentar la reputación de la marca

Desastres Naturales

Aumento de lealtad de los clientes

Ambientes inseguros

Cumplimiento legal y regulatorio

Políticas gubernamentales

Recertificación ISO 9001:2015

Inflación

Certificación ISO 14000

No tener una relación mutuamente

Fortalecer proyectos Sustentables

Trabajar en equipo, trabajar con
nuestros talentos

Expansión en sitios estratégicos
benéfica con los proveedores
15
CAPÍTULO 3. MARCO TEÓRICO
3.1 ¿Qué es la facturación?
De acuerdo a Juárez Jiménez (2015), la facturación es un medio que se ha usado desde el
principio de la historia para servir como comprobante de una actividad mercantil en la cual
hubo un intercambio de bienes o servicios. Desde el punto de vista conceptual Andersen
(1997) considera la factura como:
El documento o recibo entregado por el vendedor al comprador como prueba de que éste ha
adquirido una mercancía determinada o recibido un servicio a un precio dado, y que
representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor.
De igual manera desde el punto de vista mexicano en el Diccionario Jurídico Mexicano
Abascal (1994) lo define como:
Un documento privado, no negociable, de carácter exclusivamente probatorio, expedido por
empresarios, en el cual se hacen constar la mercancía o mercancías que han sido objeto de
una operación comercial y su importe. En la actualidad se facturan también servicios.
Contablemente es una cuenta que describe la operación y muestra el importe del adeudo
creado por ésta. El comprador, o quien recibe el servicio, comprueban el pago y el gasto
correspondiente cuando tienen en su poder la factura firmada.
Esto nos hace comprender que el concepto de factura es genérico y prácticamente muestra
desde diferentes puntos de vista el mismo significado, que la facturación es un comprobante
resultante de una actividad comercial. (Juárez Jiménez, 2015)
3.2 ¿Qué elementos debe contener?
Los elementos de la factura pueden ser variados dependiendo del sistema de facturación que
utiliza cada empresa, pero deben tener ciertos elementos de manera obligatoria.
Según lo recopilado por Támanes (2020) las partes fundamentales de la factura son:

Su número correlativo
16

Lugar y la fecha de emisión

Datos personales tanto del vendedor (emisor) como del comprador (destinatario)

N.I.F. (número de identificación fiscal) y domicilio del emisor y del destinatario

Descripción de la operación (concepto y desglose por partidas en su caso) y forma de
pago.

Importe de esta (con desglose de IVA, si procede).
Desglosando los términos anteriormente citados el número correlativo es aquella manera de
seriación que se establece para identificar cada factura entre las otras, en cuanto al lugar y
fecha de emisión hay que tener en cuenta que estos pueden diferir del lugar y fecha en el cual
se realizó la operación y dependen de la empresa y de los tiempos de realización de facturas.
En el caso del Número de Identificación Fiscal este en México es emitido por el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) y lleva por nombre Registro Fiscal de Contribuyentes
(RFC).
Si bien estos son los datos fundamentales que deben aparecer en todas las facturas, existen
sistemas de facturación que solicitan datos extras que en muchos casos no son de carácter
obligatorio.
3.3 Periodos para la expedición de facturas
Según información obtenida del libro Operaciones administrativas de compraventa:
Si el destinatario no es empresario o profesional la factura se debe expedir al momento
posterior a la operación y si el destinatario es empresario o profesional las facturas tienen que
ser expedidas y remitidas al cliente antes del día 16 del mes siguiente a la fecha en que se
consideran entregados los bienes o prestados los servicios que se facturan. (Ruiz Otero &
López Barra, 2018) Esto coincide con lo contemplado en el artículo 29, primer párrafo del
Código Fiscal de la Federación (1981) donde versa que:
Los contribuyentes deberán remitir al Servicio de Administración Tributaria o al proveedor
de certificación de comprobantes fiscales digitales por Internet autorizados por dicho órgano
17
desconcentrado, según sea el caso, el comprobante fiscal digital por Internet, a más tardar
dentro de las veinticuatro horas siguientes a que haya tenido lugar la operación, acto o
actividad de la que derivó la obligación de expedirlo.
Entonces los establecimientos deberían por obligación expedir la factura en un plazo máximo
de 24 horas después de realizada la operación y enviarla inmediatamente después de expedida
la factura. (Juárez Jiménez, 2015)
3.4 Errores más comunes en la facturación
Según información emitida en el diario El Economista (2018) “en 14 de cada 100 facturas
electrónicas que emiten las empresas hay errores, lo que puede representar pérdidas
económicas o hasta multas en caso de ser el emisor”.
Los errores pueden generarse por distintos motivos, según el blog Holded (2016) los errores
más comunes son:
No rellenar los datos correctamente. Para que una factura sea válida se debe rellenar
correctamente los datos de ambas partes, es decir, el emisor y el receptor de la factura. Es
necesario incluir el NIF, dirección completa, nombre completo y razón social. Tampoco
tendrá valor ante la Agencia Tributaria si se olvida de incluir la fecha de emisión de la factura.
No detallar bien el concepto facturado El concepto debe estar correctamente descrito. En el
caso de que se vendan productos, esto no tiene mayor problema. Es suficiente con que
aparezca la mercancía vendida. El problema viene con la descripción de los servicios. Es
necesario especificar bien los servicios prestados, el número de horas, así como el importe.
No desglosar la factura. Lo recomendable es desglosar la factura al máximo para dejar todo
muy claro desde el principio.
No dejar claras las condiciones. Es recomendable que antes de enviar la factura, se hable con
el cliente de todos los aspectos importantes como cantidades, precios, descuentos, cláusulas,
etc.
18
No especificar la fecha de vencimiento. Habitualmente, si las facturas carecen de fecha de
vencimiento, el pago deberá efectuarse en los 30 días siguientes. Pero evita problemas e
incluye la fecha en que debe ser pagada.
No especificar el método de pago. Para que el procedimiento sea más sencillo y ágil, se debe
incluir un método de pago en cada una de las facturas que emitimos.
No guardar las facturas. Se deben guardar todas las facturas que realices ya que son uno de
los documentos más importantes de cualquier negocio. Haz copias de todas ellas. Quizás en
algún momento la Agencia Tributaria te las reclame y también podrás utilizarlas para
reclamar un impago.
Todos estos errores pueden suponer un riesgo monetario para la empresa e incurrir en
incumplimiento fiscales o legales para ambos involucrados.
3.5 Facturación Electrónica
Empleando las palabras de Rodríguez (2015) “la factura electrónica se la puede considerar
la versión digital de la factura tradicional, con la diferencia que la información contenida la
pueden obtener tanto la Administración Tributaria como los contribuyentes para fines de
control, análisis y toma de decisiones”.
Por su parte Barreix y Zambrano (2018) adjudican la conceptualización a su propio nombre
resaltando que:
Es una factura que existe electrónicamente y que cumple, en todas las situaciones y ante todos
los actores, los mismos propósitos que una factura en papel, tanto para los emisores y
receptores, como para terceros interesados; dicho de otra forma, es un documento que registra
operaciones comerciales de una entidad en forma electrónica, cumpliendo los principios de
autenticidad, integridad y legibilidad en todas las situaciones que aplique y ante todos los
actores del proceso, en los ámbitos comercial, civil, financiero, logístico y, ciertamente,
tributario.
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Esto coincide con el anterior concepto dejando en claro que al igual que la factura
convencional esta sirve como el comprobante de una operación comercial, únicamente con
los atributos que le da el hecho de ser realizada de manera digital.
La digitalización añade atributos únicos del formato tales como:
Que los documentos pueden ser almacenados y transmitidos por medios electrónicos, que no
existen diferencias entre originales y copias, ya que son idénticas, y que existe un conjunto
de reglas y procesos definidos que permiten interpretar esa estructura de datos como la
documentación de una transacción. (Barreix & Zambrano, 2018)
3.6 Facturación electrónica en México (CFDI)
En México la facturación digital es conocida como Comprobante Fiscal Digital por Internet
por sus siglas CFDI y este según Edicom (2019) es un “fichero estructurado en formato XML
para la declaración electrónica ante la autoridad fiscal mexicana (SAT) de distintos
documentos entre los que se encuentran, además de la factura, otros como los recibos de
nóminas o recibos de sueldo de empleados”.
Estos documentos cuentan con una seguridad extra ya que necesitan ser validados por un
PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) quien es la “persona moral que cuenta con la
autorización del Servicio de Administración Tributaria para generar y procesar fuera del
domicilio fiscal de quien lo contrate, los comprobantes para efectos fiscales por medios
electrónicos y de manera 100% digital” (Edicom, 2020). Además, estos documentos son
timbrados por el PAC “todo comprobante fiscal debe ser timbrado por un PAC de Facturación
Electrónica, quien reportará el documento al SAT en línea para que posteriormente el SAT
lo ponga a disposición del emisor y del receptor en su buzón tributario” (Edicom, 2019).
En los CFDI existen varios tipos según el comprobante que se genera; estos son:
●
Comprobante de Ingreso
●
Comprobante de Egreso
●
Comprobante de Traslado
●
Comprobante de Recepción de pagos
20
●
Comprobante de Nómina
●
Comprobantes de Retenciones e Información de pagos
Según el Sistema de Hacienda y Crédito Público (SHCP) estos se definen como:
●
Comprobante de Ingreso. Se emiten por los ingresos que obtienen los contribuyentes,
ejemplo: prestación de servicios, arrendamiento, honorarios, donativos recibidos,
enajenación de bienes y mercancías, incluyendo la enajenación que se realiza en
operaciones de comercio exterior, etc.
●
Comprobante de Egreso. Amparan devoluciones, descuentos y bonificaciones para
efectos de deducibilidad y también puede utilizarse para corregir o restar un comprobante
de ingresos en cuanto a los montos que documenta, cómo la aplicación de anticipos. Este
comprobante es conocido como nota de crédito.
●
Comprobante de Traslado. Sirve para amparar el transporte, la legal tenencia y estancia
de las mercancías objeto del transporte durante su trayecto en territorio nacional. También
puede usarse para documentar operaciones de transporte de mercancías al extranjero.
●
Comprobante de Recepción de pagos. Es un CFDI que incorpora un complemento para
recepción de pagos, el cual debe emitirse en los casos de operaciones con pago en
parcialidades o cuando al momento de expedir el CFDI no se reciba el pago de la
contraprestación y facilita la conciliación de las facturas contra pagos.
●
Comprobante de Nómina. Es un CFDI al que se incorpora el complemento recibo de pago
de nómina, el cual debe emitirse por los pagos realizados por concepto de remuneraciones
de sueldos, salarios y asimilados a estos, es una especie de una factura de egresos.
●
Comprobante de Retenciones e información de pagos. Se expiden en las operaciones en
las cuales se informa de la realización de retenciones de impuestos, incluyendo el caso
de pagos realizados a residentes en el extranjero para efectos fiscales y las retenciones
que se les realicen; este tipo de comprobante no forma parte del Catálogo tipo de
comprobante porque éste se genera con el estándar contenido en el rubro II. del Anexo
20. (Sistema de Hacienda y Crédito Público, 2022)
En la última versión del Anexo 20 se incorporaron algunas cláusulas que ahora son
obligatorias en el proceso de facturación:
21
●
El campo “Nombre denominación o razón social del receptor” es un campo obligatorio. Se
incorporan los campos “Régimen fiscal del receptor” y “Domicilio fiscal del receptor”, los
cuales son de uso obligatorio.
●
Se incorpora el campo “Exportación”, donde deberá señalarse si el comprobante
corresponde a una operación de exportación definitiva o temporal.
●
Se incorporan los campos “Periodicidad”, “Meses” y “Año”, para efectos de la emisión de
las facturas globales.
●
Se adiciona el elemento A Cuenta Terceros, el cual sustituye al “Complemento Concepto
Por Cuenta de Terceros”
●
Se adiciona el campo “Objeto del impuesto”. (Sistema de Hacienda y Crédito Público, 2022)
3.7 Importancia de la facturación electrónica
De acuerdo con Posadas y Delfín (2014) “la facturación electrónica sería uno de los
elementos clave en la optimización de recursos de las empresas pues reducía los tiempos, los
costos y el esfuerzo humano en parte del cumplimiento de las obligaciones fiscales de los
contribuyentes”, esto genera ventajas para todos los contribuyentes ya sean empresas o
solicitantes de algún bien o servicio pues mejora la experiencia de compraventa y aumenta
la productividad de los tiempos empleados.
De igual manera las autoras listan los beneficios que acarrea la facturación electrónica, entre
ellos se encuentran:
●
Las facilidades que se tienen en cuanto a la comprobación de su veracidad y validez.
●
La no regeneración de facturas ya emitidas.
●
La corrupción de bases de datos que ocasionan pérdidas de comprobantes fiscales.
●
La inconsistencia en la información de los reportes que se le presentan al SAT.
●
Los retos para mantener un adecuado control de folios.
●
La emisión de resoluciones particulares a los contribuyentes.
●
El control que representa el enviar el reporte mensual de CFDI y otros comprobantes
emitidos.
●
Los procesos no automatizados para la validación de comprobantes fiscales.
22
●
El control en la emisión de facturas al hacer uso de CFDI. (Posadas Martínez & Delfín
Pozos, 2014)
3.8 Aplicación de impuestos en la facturación
Al ser la factura un documento de carácter legal este no está exento de la aplicación de
retenciones, mostradas como atributos fiscales. Los impuestos se pueden dividir en 2 grandes
tipos dentro del territorio mexicano, impuestos federales e impuestos locales.
Como plantea Hernández (2020) “los impuestos locales son aquellos que aplican a una
demarcación o zona geográfica a un sector en especial de la población” estos dependen de la
ubicación en la que se encuentre la empresa y pueden variar en nombre y porcentaje.
Por su parte:
Los impuestos federales son los instrumentos con los que cuenta el Estado para recaudar el
suficiente capital para el mantenimiento y crecimiento de la nación. En otras palabras, es una
tarifa que establecen los gobiernos a los ciudadanos por el hecho de vivir en un país.
En el caso de México, en el código fiscal de la federación, en el artículo décimo primero se
establecen la legitimidad, vigencia y aplicación de este tipo de aranceles. Actualmente
existen cuatro principales impuestos federales: Impuesto Sobre la Renta (ISR), Impuesto al
Valor Agregado (IVA), Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS) e Impuesto
Sobre Automóviles Nuevos (ISAN). (Hernández Aguilar, 2020)
El impuesto más común debido a que es aplicable en prácticamente todos los productos es el
IVA, Gastón (2018) lo define como:
Un tributo de naturaleza indirecta que grava al consumo. Es un incremento de un porcentaje
en el precio de cada artículo que se compra y de cada servicio que se recibe. Así, no se aplica
de forma directa sobre la renta de los contribuyentes (como es el caso del IRPF), sino que se
recauda cuando tiene lugar la transacción de compraventa de los productos y servicios.
Indirectamente todos pagamos el IVA en todos los productos y servicios que adquirimos,
pero al momento de facturar podemos ver este precio desglosado, cuánto es lo que pagamos
por el producto y cuánto estamos pagando de IVA, resultando así el total de la transacción.
23
3.9 Ley general de títulos y operaciones de crédito (facturación)
La Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito es una ley que se publicó y lleva vigente
desde el 27 de agosto de 1932, en esta se ven reflejados todo lo inherente a materias de
comercio y derecho procesal mercantil, y de crédito y moneda dentro del marco legal
mexicano, su objetivo es regir los derechos y obligaciones derivados de los actos de
comercio, considerando la emisión, expedición, el endoso, aval o aceptación y las demás
operaciones que en ellos se consignen.
Según el documento antes mencionado (1932) los títulos y operaciones de crédito son “los
documentos necesarios para ejercitar el derecho literal que en ellos se consigna” y de acuerdo
con López (2022)
En México, los títulos y operaciones de crédito permiten al acreedor tener un certificado de
pago sobre algún tipo de crédito otorgado, por otro lado, garantizan el cumplimiento de las
obligaciones que adquieren los acreditados. Son documentos mercantiles que contienen actos
de comercio y que conceden a su titular la facultad de ejercitar las acciones que deriven de
su literalidad. Dichos títulos tienen una función jurídica y económica que agilizan y facilitan
las transacciones mercantiles, ya que pueden ser una alternativa al dinero en efectivo.
Esta ley es de suma importancia para este tema ya que dentro del marco legal mexicano es la
que se encarga de la regulación de las facturas al ser estas un título de crédito llamado en el
documento como factoraje financiero. El factoraje financiero tiene cabida en la Ley general
de títulos y operaciones de crédito dentro del capítulo VII y consta de 13 artículos desde el
artículo 419 al 431.
Para garantizar el derecho a una factura la Ley general de títulos y operaciones de crédito
estipula en su artículo 421 que:
Podrán ser objeto del contrato de factoraje, cualquier derecho de crédito denominado en
moneda nacional o extranjera que se encuentren documentados en facturas, contra recibos,
títulos de crédito, mensajes de datos, en los términos del Título Segundo del Libro Segundo
del Código de Comercio, o cualesquier otros documentos, que acrediten la existencia de
24
dichos derechos de crédito. (Ley general de títulos y operaciones de crédito, Art. 421, Cap.
VII)
De igual manera expone algunas obligaciones que tienen los facturadores al momento de
expedir el factoraje financiero, entre estos especifica la importancia de la entrega y
notificación a los respectivos deudores.
El facturador deberá notificar al deudor respectivo la transmisión de los derechos de crédito
objeto de un contrato de factoraje financiero, excepto en el caso de factoraje en el que se
otorgue al facturado mandato de cobranza o se conceda a este último la facultad de llevar a
cabo la cobranza del crédito correspondiente. La notificación deberá hacerse a través de
cualquiera de las formas siguientes:
1. Entrega del documento o documentos comprobatorios del derecho de crédito en los que
conste el sello o leyenda relativa a la transmisión y acuse de recibo por el deudor
mediante contraseña, contra recibo o cualquier otro signo inequívoco de recepción;
2. Comunicación por correo certificado con acuse de recibo, telegrama, télex o tele
facsímil, contraseñados que deje evidencia de su recepción por parte del deudor;
3. Notificación realizada por fedatario público; y
4. Mensajes de datos, en los términos del Título Segundo del Libro Segundo del Código
de Comercio. (Camara de Diputados del Honorable Congreso de la Union, 1932)
3.10 ¿Cómo funciona el control de facturación?
Como uno de los pasos del proceso de control de facturación se tiene asegurar que estos
documentos están timbrados por un PAC.
Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) es la persona moral que cuenta con la
autorización del Servicio de Administración Tributaria para generar y procesar fuera del
domicilio fiscal de quien lo contrate, los comprobantes para efectos fiscales por medios
electrónicos y de manera 100% digital.
Una de las actividades que realizan son las validaciones que consisten en revisar la
integración del archivo XML, asegurándose que se observa con el estándar tecnológico
25
vigente definido por el SAT, así mismo tiene como obligación, enviar a la autoridad la copia
de los CFDI que validen de sus clientes.
Una vez que el PAC realiza todas las validaciones, timbra o certifica el archivo y así este se
convierte en una Factura Digital. (Sistema de Hacienda y Crédito Público, 2019)
Entre las obligaciones de los PAC’s autorizados se encuentran las siguientes:

Guardar absoluta reserva de la información de los CFDI que timbren, en términos de la
Ley Federal de Protección de Datos Personales.

Devolver al contribuyente el CFDI previamente validado, con folio asignado y con el
sello digital del SAT.

Declarar ante el SAT de forma síncrona, copia de los CFDI una vez que hayan sido
certificados.

Tener en todo momento a disposición del SAT, la posibilidad de que este realice el acceso
remoto o local a las bases de datos en donde se resguarde la información y copias de los
CFDI certificados.

Proporcionar al contribuyente emisor una herramienta web gratuita para la generación y
consulta de CFDIs.

Conservación de los CFDI certificados mediante un sistema electrónico por un término
de tres meses para posible consulta del SAT ante alguna situación excepcional. (Edicom,
2020)
3.12 Controles de facturación aceptados por SHCP
Aunque el SAT cuenta con la opción de generar facturas electrónicas con validez para
acreditarse y deducirse fiscalmente sin costo a través de su página, existen 77 proveedores
de certificación reconocidos para operar.
Además, existen más de 1,100 empresas que ofrecen servicios de facturación electrónica
trabajando en conjunto con las PAC, cada una con diferentes servicios adicionales.
Los PAC’s autorizados según el Sistema de Administración Tributaria (2022) son:
26
●
Digibox (Digibox, S.A. de C.V.)
●
DigiFact (Teledesic Broadband Networks, S.A. de C.V.)
●
Digital Factura (Impresos de Caber, S.A. de C.V.)
●
Diverza (Soluciones de Negocios FNX, S.A de C.V)
●
E CODEX (Desarrollo Corporativo de Negocios en Tecnología de la Información, S.A.
de C.V.)
●
Edicom (Edicomunicaciones México, S.A. de C.V.) *
●
EdiFactMx (EDIFACTMX, S.A. de C.V.) *
●
e-factura.net (Sociedad de Explotación de Redes Electrónicas y Servs. de México, S.A.
de C.V.) *
●
Ekomercio (Ekomercio Electrónico, S.A. de C.V.) *
●
Emite - Soluciones Fiscales Digitales (Emite Facturación, S.A. de C.V.)
●
Expidetufactura (CPA Control de Comprobantes Digitales, S. de R.L. de C.V.)
●
Fábrica de Jabón La Corona (Fábrica de Jabón La Corona, S.A. de C.V.)
●
Factrónica (Factrónica, S. de R.L. de C.V.)
●
Factura Fácilmente.com (Factura Fácilmente de México, S.A. de C.V.)
●
Factura Inteligente (Simplificando la Vida con Tecnología, S.A. de C.V.)
●
Facturadorelectronico.com (Dot Net Desarrollo de Sistemas, S.A. de C.V.)
●
Facturagepp (Servicios Administrativos Suma, S. de R.L. de C.V.)
●
FactureYa (Servicios Tecnológicos Avanzados en Facturación, S.A. de C.V.)
●
Facturizate - EDC Invoice (Carvajal Tecnología y Servicios, S.A. de C.V.)
●
Formas Digitales (Formas Continuas de Guadalajara, S.A. de C.V.)
●
INTERFACTURA (Interfactura, S.A.P.I. de C.V.) *
●
InvoiceOne (Sistemas de Emisión Digital, S.A. de C.V.)
●
iofacturo (Grupo Yacord Servicios Contables, S.A. de C.V.)
●
Konesh Soluciones (Aurorian, S.A. de C.V.) *
●
Masfactura (Masteredi, S.A. de C.V.)
●
MISE-FOLIOS (EDX-PAC Servicios Tecnológicos, S.A.P.I. de C.V.)
●
MY$uite (Mysuite Services, S.A. de C.V.)
●
NT Link Comunicaciones (NT Link Comunicaciones, S.A. de C.V.)
●
Pegaso Digital (Servicio y Soporte en Tecnología Informática, S.A. de C.V.) *
27
●
PRODIGIA (Prodigia Procesos Digitales Administrativos, S.A. de C.V.)
●
PRODITMA (Proditma, S.A. de C.V.)
●
Quadrum (Centro de Validación Digital CVDSA, S.A. de C.V.)*
●
Sovos (Advantage Security, S. de R.L. de C.V.) *
●
Sifei (Solución Integral de Facturación Electrónica e Informática SIFEI, S.A. de C.V.) *
●
Solución Factible (SFERP, S.C.) *
●
SOLUPAC (Teléfonos de México, S.A.B. de C.V.)
●
STOFactura (Servicios, Tecnología y Organización, S.A. de C.V.)
●
SW sapien-SmarterWEB (Luna Soft, S.A. de C.V.)
●
Timbox (IT & SW Development Solutions de México, S. de R.L. de C.V.)
●
Tralix (Tralix México, S. de R.L de C.V.)
●
TSYS (Total System Services de México, S.A. de C.V.)
●
TurboPac (Qrea-t Solutions, S.A. de C.V.)
●
Vital Sistemas (Vital Sistemas, S.A. de C.V.)
●
4G FACTOR SA DE CV (4G Factor, S.A. de C.V.)
●
Advans (Soluciones Advans, S.A. de C.V.)
●
ALLIAX (Alliax, S.A. de C.V.)
●
ASPEL (Total Solutions Provider, S.A. de C.V.)
●
ATEB (ATEB Servicios, S.A. de C.V.) *
●
B1SOFT Latinoamérica (Servicios Tecnológicos B1 Soft, S.A. de C.V.)
●
BanBajío (Banco del Bajío, SA, Institución de Banca Múltiple)
●
Buzón E (Buzón E, S.A. de C.V.)
●
CECOBAN (Cecoban, S.A. de C.V.)
●
Certifac (CER - Consultoría y Respuesta Estratégica, S.A. de C.V.)
●
Certificación CFDI (Certificación CFDI, S.A.P.I. de C.V.)
●
CertusFactureHoy.com (Certus Aplicaciones Digitales, S.A. de C.V.)
●
Comercio Digital (Sistemas de Comercio Digital, S. de R.L. de C.V.)
●
CONTPAQ i (Másfacturación, S. de R.L. de C.V.)
●
DETECNO (DETECNO, S.A. de C.V.) *
28
El proceso para solicitar formar parte de los Proveedores Autorizados de Certificación es
complejo en cuanto a los requisitos que se piden debido a que es un puesto con alta
responsabilidad y que de esa manera se debe ejecutar. Entre los requisitos se encuentran que
debe:
Ser persona moral del Régimen General de Ley; persona moral con fines no lucrativos (...)
que por ley estén obligadas a entregar al gobierno federal el importe íntegro de su remanente
u operación, siempre que el servicio se preste para certificación de las facturas electrónicas
de dichas dependencias o entidades.
No encontrarse sujetos al ejercicio de facultades de comprobación o se les haya determinado
contribuciones omitidas, sin que hayan corregido su situación fiscal. Contar con un capital
social suscrito y pagado de por lo menos $10’000,000.00 (diez millones de pesos 00/100
M.N.), al momento de solicitar la autorización respectiva (...). Que no hayan hecho uso de la
imagen, nombre, logo o algún otro distintivo del SAT sin contar con la autorización
correspondiente. (Sistema de Administración Tributaria, 2020)
3.13 Proceso de facturación
El proceso de facturación depende en muchos casos del sistema que se use para facturar, en
México a través del Sistema de Administración Tributaria todos los mexicanos pueden ser
capaces de generar la factura de sus compras. El proceso según el portal del SAT (s.f.) consta
de 5 pasos:
1. Ingresa al apartado Mis cuentas, Factura fácil, Generar factura.
2. Captura tu RFC y contraseña o tu e-firma.
3. Ingresa la información requerida.
4. Genera el comprobante fiscal.
5. Imprime, descarga o envía tu factura.
Esto según el sistema de facturación del SAT, pero en la generalidad según la Comisión
Económica de las Naciones Unidas para Europa (2012) un proceso de facturación típico
incluye los siguientes pasos:
29
1. El vendedor envía la factura (esto es, el beneficiario del pago) al comprador (esto es, al
pagador) ya sea de forma electrónica o manual.
2. La factura entonces se transmite del vendedor al banco del vendedor. El banco del
comprador recibe el aviso del banco del vendedor e informa al comprador.
3. En un intercambio electrónico, el comprador puede visualizar o descargar la factura a
través del portal bancario de Internet o de un canal de transferencia de archivos.
4. El comprador realiza entonces una conciliación entre los datos que aparecen en la factura
que le envió el vendedor y los datos que aparecen en la orden de compra que se envió
previamente al vendedor. Las posibles controversias deben ser resueltas antes de que el
comprador entregue la orden de pago a su banco.
5. El pago se ejecuta a través del sistema de pagos del banco del comprador al banco del
vendedor. La cuenta del banco del comprador se carga por el monto equivalente.
6. La cuenta del vendedor se acredita con el pago y el vendedor concluye el proceso de
conciliación.
30
CAPÍTULO 4. DESARROLLO DEL PROYECTO Y
SOLUCIONES PROPUESTAS
4.1 Introducción
Hoy por hoy existen alternativas para subyugar el uso del papel, por ejemplo, los materiales
digitales. Una facturación completamente física no solo es un gasto que puede evitarse, sino
que también la demanda constante del uso del papel llega a ser un problema a largo plazo.
Por lo mismo esta propuesta está enfocada en implementar un sistema de migración física a
digital, consiguiendo de esa manera la reducción constante en el uso de papel para este tipo
de documentos, lo cual si se realiza de una manera eficiente se podría tener una mejor gestión
del tiempo al reducir los periodos de búsqueda de cada factura, todo esto mediante el uso de
un espacio en la “nube” donde los documentos se almacenes ahí y se sigan manteniendo en
formato físico únicamente los que sean necesarios.
4.2 Objetivo
Proponer un nuevo sistema en el control de la facturación con proveedores, siendo este de
manera digital en su mayor parte, con el fin de optimizar tiempos y ser más amigable con el
medio ambiente en estos procesos.
4.3 Análisis del mercado
4.3.1 Proveedores
Nombre Comercial y Razón
Social
Tipo de Producto
Periodo de
Pago
Aceite Vegetal
Contado
Berthalicia Ledezma
Tortillas
Contado
Cafiver, S.A de C.V.
Café
Crédito
Abarrotes
Aceites, Grasas y Derivados, S.A. de
C.V.
31
Comercial City Fresko, S. de R. L.
Abarrotes varios
Contado
Dulces
Contado
Tostadas
Contado
Hielo
Contado
Pan
Crédito
Material de repostería
Contado
Abarrotes varios
Contado
Abarrotes varios
Contado
Semillas
Contado
Pechuga de Pollo, Pierna y
muslo de pollo
Crédito
Cerveza
Contado
Licores Varios
Contado
Refresco
Contado
Alfredo Montes Hernández
Diversos tipos de cortes
Crédito
Iván Alexis Márquez Rosas
Cecina y Longaniza
Crédito
Carne al pastor
Contado
Arrachera
Contado
de C.V.
Dulcerías Querétaro, S.A. de C.V.
Grupo Bazros San Juan, S.A. de C.V.
Industrializadora Queretana de Hielo
S.A. de C.V.
J Felipe Maqueda Miranda
Materias Primas Plásticos y
Derivados, S.A. de C.V.
Mayoreo en Abarrotes La
Guadalupana, S.A. de C.V.
Nueva Walmart de México, S. de R.
L. de C. V.
Semillas el Paso de Hitomichi, S. de
R. L. de C. V.
Aves
Distribuidora de Pollo Nova, S. de
R.L. de C.V.
Bebidas
Cerveza Cuauhtémoc Moctezuma,
S.A de C.V.
MR & AB, S.A. de C.V.
Propimex, S. de R.L. de C.V.
Cárnicos
Onus Comercial, S.A. de C.V.
Su Karne, S.A. de C.V.
32
Lácteos y Embutidos
Grupo Zorro Abarrotero, S. de R.L.
de C.V.
Natural de Alimentos, S.A. de C.V.
Sigma Foodservice Comercial S. de
R.L. de C.V.
Lácteos varios
Contado
Lácteos varios
Crédito
Lácteos y embutidos
Crédito
Mariscos
Nueva Walmart de México, S. de R.
L. de C. V.
Onus Comercial, S.A. de C.V.
Camarón pacotilla, Sopa de
mariscos
Contado
Filete Tilapia
Contado
Material de oficina
Contado
Pinturas
Contado
Papelería
Office Depot de México S.A. de
C.V.
Pinturas
Pinturas Osel Oriente, S.A de C.V.
Productos congelados
Nueva Walmart de México, S. de R.
L. de C. V.
Onus Comercial, S.A. de C.V.
Verduras congeladas, Carne de
hamburguesa, Papas a la
Contado
francesa
Nuggets de Pollo
Contado
Productos líquidos de limpieza
Crédito
Suministros de Limpieza
Contado
Productos de papel
Crédito
Amenidades
Crédito
Frutas y Verduras varias
Crédito
Químicos
Martha Remedios Beltrán González
Suministros Generales
Don Máximo S.A. de C.V.
Ecodeli Comercial, S.A. de C.V.
Lappsa, S.A. de C.V.
Verduras y frutas
Ricardo Bastida Marín
33
Nota: Estos son 30 de los proveedores más frecuente, estos no simbolizan el total de todos
con los que el hotel cuenta.
4.4 Propuesta
La idea para este proyecto surgió a partir de un párrafo en el Manual de Administración
(Sección 5.2), respaldado por la Sección 8.4 del Manual de Calidad, ambos pertenecientes a
la cadena hotelera Hoteles Misión, estos documentos dictan;
“El encargado de Compras archiva en expedientes físicos por proveedor y por mes
los documentos que respaldan las compras que se ingresan en la evaluación de
proveedores. La copia de la Orden de Compra del Sistema Innsist Back, su requisición
del Sistema Innsist Back, copia de la factura, la(s) cotización(es) correspondiente(s),
y salidas no conformes GC-FO-11.”
Ejemplo de copia de la factura
Ejemplo de orden de compra
34
Ejemplo de requisición de compra
Para ver otro ejemplo de póliza de compras ver Anexos; 1.1 Ejemplos de otras pólizas de
compras que se almacenan físicamente en el hotel. (pág.54).
Por lo cual es bastante interesante que los hoteles de esta magnitud sigan manteniendo y
almacenados documentos de esta índole en formato físico, habiendo en estos últimos años
una transición bastante orgánica del material impreso a utilizarlo de manera digital, a menos
que sea de vital importancia conservarlo de forma impresa.
Al indagar sobre el tema de la facturación actual se manifestó que el hotel sigue
resguardando documentos de esta naturaleza desde el año 1998, teniendo un área específica
para almacenar carpetas completas con documentos oficinales, llama “archivo muerto”, esto
mismo nos puede decir la magnitud del problema, prácticamente y ambientalmente en estos
tiempos esto es un desperdicio de diversos recursos, cuando todo esto se podría mantener de
una manera más eficaz.
35
Por ende, la propuesta para dicha situación se centra en la migración de documentos físico al
formato electrónico alojando estos documentos en un espacio en la nube, optimizando tiempo
en la búsqueda de información específica, teniendo un mejor control de tiempo con el sistema
de facturación a proponer.
4.5 Planeación
Una vez detectado el problema desde raíz, se debe empezar a planear como se podría cambiar
la situación con el método y forma de allegar la facturación.
Consiguientemente hay que indagar más sobre los métodos que los proveedores hacer llegar
la facturaciones al área de compras, regularmente se entrega cuando dichos distribuidores
abastecen su producto en las instalaciones del hotel, aunque hay otros casos en el que
entregan sus respectivas facturas por medio del correo electrónico, y en un caso más
específico proporcionan la facturación por medio electrónico, pero en este caso es a través
de un portal de la misma empresa, donde la factura sé que alojada durante un par de semanas.
Conociendo esta información, la decisión fue enfocarse en los consignatarios que hacen uso
de algún tipo de portal electrónico para llevar la venta, en este caso se encontraron 3
diferentes proveedores; Propimex, S. de R.L. de C.V., Sigma Foodservice Comercial, S. de
R.L. de C.V. y Cerveza Cuauhtémoc Moctezuma, S.A de C.V.
Dos de estos distribuidores usan sitios web enfocados en la parte de la venta, son tiendas de
E-Commerce orientadas en los productos de cada una de las empresas, Sigma Foodservice
Comercial S. de R.L. de C.V. se enfoca en el segmento de lácteos y embutidos, mientras que,
por la parte de Cerveza Cuauhtémoc Moctezuma, S.A de C.V. es la venta de algunas bebidas
alcohólicas derivadas de la cebada, y por último el uso que Propimex, S. de R.L. de C.V. da
a su portal electrónico en la entrega de facturas sobre los pedidos que se vayan realizando en
cuestión de los productos que esta empresa comercializa, tales son bebidas como refrescos y
agua natural, como se exterioriza en la tabla del punto 4.3.
36
Una solución para hacer más llevadero los procesos de facturación con los diferentes
proveedores es el pedir que se adapten a la actualidad y también hagan uso de este tipo de
medios. Una propuesta de portal que logre fusionar las características más destacables de los
medios anteriormente mencionados, que a continuación serán mostrados y explicados.
Como primera instancia tenemos el correo de confirmación de Sigma Foodservice
Comercial, donde se proporcionan algunas de las indicaciones y explica con un video adjunto
como hacer el uso del sitio web para realizar los pedidos, además de dar a conocer el número
de cliente con el cuál se inicia sesión en dicha plataforma.
Al ingresar al enlace en el correo electrónico se nos presenta la primera pantalla donde bastará
con iniciar sesión en el apartado “Acceso a Clientes”, donde se introduce el número de cliente
que con anterioridad fue proporcionado o el correo electrónico registrado, además de la
37
contraseña que se eligió la primera vez que ingresamos a la página web. Este proceso es clave
para poder hacer el pedido de los productos correspondientes al distribuidor.
Después de los pasos anteriores, se encuentra uno de los procesos que las páginas de ECommecer comparten, la búsqueda y selección de productos por medio de una barra de
búsqueda, en esta página dicha barra se encuentra en la parte superior de la izquierdo de la
pantalla, donde bastará con escribir el producto con intención de adquirir para que se
despliegue un menú de selección entre todas las variables del mismo artículo.
38
Se selecciona el producto elegido con el botón de color rojo con el icono del carrito de
compras debajo de cada imagen.
A continuación, se desplegará la siguiente pantalla con la descripción sobre el articulo
seleccionado, además un selector de cantidades estará habilitado para aumentar o disminuir
las unidades del articulo a comprar. Para sumar estos artículos a la suma total bastará con
pulsar el botón debajo de la descripción con la leyenda “AGREGAR AL CARRITO”, se pulsa
y automáticamente se añadirá a la cuenta final.
39
Para mostrar la revisión final de los productos se debe pulsar el recuadro colocado en la
esquina superior derecha, aquí se podrá seguir modificando las cantidades a comprar de cada
uno de los productos seleccionados, además de eliminarlos si así se apetece. Si concuerda
con la cantidad a pagar y por los artículos en el carrito, para finalizar la compra y pasar a los
pasos para la realización del pago es cuestión se pulsa el botón rojo nuevamente, si no es así
y se desea agregar más productos a dicha lista el botón con la leyenda “CONTINUAR
COMPRANDO” será el indicado y se regresará al menú de búsqueda.
Se deberá volver a iniciar sesión con correo electrónico para continuar con los procesos para
llevar a cabo el pago de la mercancía.
40
Una vez la sesión se haya realizado nuevamente tendremos los siguientes elementos en la
pantalla, dicha pantalla nos muestra 3 pasos, el primer paso es “Indicaciones generales”;
donde se introducirá la referencia del pedido a pagar.
El segundo paso es “Métodos de envío” este paso consta sobre información para hacer llegar
el pedido, como la dirección, precio de envío, entre demás información, así como los horarios
de entrega de la mercancía comprada.
41
El tercer y último paso se resume básicamente en una revisión rápida de los gastos y el
aceptar términos y condiciones, por lo cual, al realizar esto se procesará el pedido y el
cobro.
Para finalizar con este portal electrónico se mostrará el siguiente mensaje de agradecimiento
por la preferencia y solo faltaría que la confirmación del pedido llegue a el correo electrónico
registrado.
42
Y con esta confinación de pedido en el correo electrónico se finalizaría todo el proceso de
compra en el portal de Sigma Foodservice Comercial
Para ver otro ejemplo de página web estilo E-Commerce ver Anexos; 1.2 Ejemplo de otro
portal de compra, proveedor Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma. (pag.55).
Por otro lado, Propimex hace uso de portal de una manera diferente, ellos lo usan grosso
modo como una base de datos que almacena las facturas de los pedidos realizados en un
periodo de tiempo en específico, ya que la forma en la que se levanta el pedido de mercancía
es a través de un agente de ventas perteneciente a la sucursal abastecedora.
En primera instancia se hace una lista en cualquier medio, en el caso de Hotel Misión La
Muralla, se crea dicha lista en una hoja de un libro en Excel, después se hace llegar esta
información a través de una imagen a el contacto de WhatsApp perteneciente al agente de
ventas.
43
De este modo, cuando el operador haya pasado por caja el pedido se generará el ticket de
compra, y este arribará de igual manera a través de un mensaje como respuesta a la imagen
anterior donde se daba a conocer el pedido en la aplicación WhatsApp.
44
Mientras tanto que, con anterioridad, hubo un contacto por correo electrónico de igual manera
le hizo llegar por este medio un número de cliente que opera como usuario para poder ingresar
al Portal de Clientes.
Al lograr acceder al Portal de Cliente se nos muestran 3 opciones, las cuales son “Ver y
Descargar Documentos” la cuál es donde se almacena la facturación de cada uno de los
pedidos que se hayan realizado durante un periodo en específico, “Cambio de Correo y
Contraseña” tiene la función de modificar la información relacionada con el número de
cliente, así como el poder asociarla a otro correo, y por último se encuentra “Cerrar Sesión”
que como su leyenda indica, cierra la sesión para poder inhabilitar el acceso a otras personas.
45
Al elegir el primer botón se redireccionará a el siguiente menú con multiples opciones que
servirán de forma de flitro para descargar la factura que se está buscando.
Una vez filtrados los datos de la factura se despliega esta pantalla, que contiene una lista de
factura en el periodo seleccionado con anterioridad, solo sería cuestión seleccionar que
factura se requiere y descargarla, hay dos opciones de descarga, con PDF o como un archivo
XML.
46
Ejemplo de Factura.
Una alternativa que se podría implementar para los proveedores sería que cada uno de los
distribuidores (Ver pág. 30, Análisis de Mercado 4.3), tenga su propio portal/página web que
contenga lo de los portales anteriormente visto, la sección estilo tienda E-Commerce y en la
misma página una base de datos con las facturas sobre los pedidos realizados en un periodo
específico, de esta manera el labor de compras sería más sencillo, y al mismo tiempo los
propios proveedores tendría más oportunidades de ventas al adaptarse a los nuevo mercados.
De esta forma el área de compras conseguiría optimizar tiempos al realizar su labor, ya que
esta labor se limitaría en únicamente hacer el pedido por medio de una página web, y en el
caso que el proveedor no pueda hacer la entrega a domicilio se podría recogen en la sucursal
distribuidora, también otra ventaja de esto es no tener que tener facturas de forma física, ya
que estas se alojan en el portal y sería cuestión únicamente de descárgalas en el ordenador.
47
Esto conlleva a la última parte de la planeación del proyecto, la migración de la facturación
física a la digital, esto se lograría teniendo un espacio en la nube, aquí se podría mantener
carpetas con la información segmentada y al momento de buscar algo en específico bastaría
con una búsqueda rápida con la ayuda de la barra de búsqueda, una tarea que cuesta minutos
como lo sería el encontrar un documento en concreto entre papeleo, se podría lograr en unos
segundos.
En estas mismas carpetas se podría mantener todos estos formatos, obviamente con un orden
para que se logre tener la eficacia que se busca, podría ser una organización; 2022 > Enero –
Febrero – Marzo – Mayo - … > Semana 1 – Semana 2 – Semana 3 – Semana… > Día 01 –
Día 2 – Día 3 – Día…
De igual manera esto debería tener una nomenclatura muy particular y para conseguir los
resultados esperados en el menor tiempo posible.
Una opinión popular en la actualidad es sobre la eficacia y peso que es el usar Google G
Suite, que es un paquete de herramientas, pero nos enfocaremos en este caso en su servicio
de nube, ya que es muy intuitivo y las personas pueden adaptarse fácilmente a él.
4.6 Costo
El costo para esta propuesta seria muy variado, ya que hay varios servicios de nube en el
mercado, pero nos basaremos en los precios de Google G Suite maneja, ellos tienen varios
paquetes con diferentes beneficios dependiendo el precio, está desde el paquete más básico
hasta la cotización con un agente de ventas.
48
Estos paquetes son manejados por usuario, el paquete más acorde a la demanda del trabajo
es el Business Standard, en este caso como se requiere para una sola persona el precio sería
de US$10.80 mensuales, que en pesos mexicanos actualmente la conversión es de 215.28
pesos mexicanos, de esta forma si en un futuro se quisiera contratar dicho servicio para 10
personas el precio es de $2152.80 MXN al mes, aunque también está la posibilidad de hacer
una cotización con un agente de ventas para conseguir el mejor precio posible de acuerdo a
las necesidades de la empresa.
49
Simplemente es cuestión de seleccionar la 4ta opción de compra de la imagen anterior para
tener acceso a este formulario, y al terminar se comunicará con un agente de ventas para
empezar la cotización.
50
CAPÍTULO 5. PRUEBAS Y RESULTADOS
El proyecto realizado para el Hotel Misión La Muralla, no pudo ser implementado por el
mismo, ya que, al pertenecer a la cadena de Hoteles Misión, los cueles se rigen por manuales
de calidad, lo cuales se conforman de parámetros en específico, y cualquier cambio que se
quiera implementar debe ser aprobado por la dirección de la cadena.
Por esto mismo no se pudo poner a prueba el proyecto, porque al intentar ciertas prácticas se
podría quebrantar algunas normas establecidas desde la dirección de la cadena hotelera.
lamentablemente estas ideas para este proyecto se quedan únicamente como una propuesta,
ya que el Hotel Misión La Muralla, por lo cual no se pudo conseguir resultado alguno.
Además, factures externos como lo son proveedores, que siguen arraigados con la facturación
física inhabilitan algunas de las ideas planteadas para mejorar y/o cambiar el sistema actual.
En pocas palabras, a pesar de las investigaciones pertinente para conseguir un cambio este al
ser este un hotel perteneciente a una de las cadenas hoteleras más relevantes en el sector, no
se puede cambiar algo realmente relevante, por las normas, códigos, parámetros, entre otros
que se rigen.
51
CONCLUSIONES
Actualmente debe ser una realidad y un hecho que las empresas tengan un mejor sistema de
situación tanto para su creación y obtención como para el almacenamiento y resguardo de
este tipo de documentos, el formato físico a día de hoy no debe ser la prioridad para empresas
de esta magnitud, ya que el por el tamaño de la misma podría llegar a ser un problema, y el
problema viene desde la cabeza de la empresa, la sede de esta cadena hotelera con un gran
renombre entre los hoteles.
Por la forma en la operan puede llegar a ser un tanto extraño, que prefieran seguir
almacenando carpetas llenas de documentos con información de hace más de 20 años, en
lugar de hacer una migración de facturación física a una facturación electrónica, hay muchas
maneras de corregir esto, pero hasta que el director de la cadena se de cuenta lo necesaria y
vital que es esta alternativa lo implementará a las siguientes versiones delo manuales de
calidad de los Hoteles Misión.
Otro factor es la indiferencia que se puede percibir ante el tema en el mismo hotel, ya que no
se planea ni se destina recursos para la facturación electrónica, y los directivos de los hoteles
en general que se rigen bajo el mismo manual, no se ven presionados de migrar la
documentación a un formato digital, porque las auditorías internas y fiscales no les exigen
estos formatos, por lo cual no ve razón de ser a este acto.
Por otro lado, los proveedores se unen a la isma problemática, porque la mayor parte de ellos,
tampoco destinan recursos para tener un portal por el cuál se hagan llegar las facturas, en vez
de siempre entregarlas en físico, ellos no destinan recursos para mejorar esta área de
oportunidad.
Gracias a las propuestas señaladas en este proyecto de estadías las problemáticas señaladas
podrían corregirse para un futo más organizado y eficaz, no solo por parte del Hotel Misión
La Muralla, si no parar los demás hoteles de esta cadena hotelera, así como la mejora para
algunos de sus proveedores.
52
REFERENCIAS
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54
ANEXOS
1.1 Ejemplos de otras pólizas de compras que se almacenan físicamente
en el hotel.
Ejemplo de copia de factura.
Ejemplo de copia de orden de compra.
Ejemplo de copia de requisición de compra.
55
ANEXOS
1.2 Ejemplo de otro portal de compra, proveedor Cervecería Cuauhtémoc
Moctezuma.
I Pantalla de acceso al portal de
Cervecería
Cuauhtémoc
Moctezuma.
Las marcas aparecer en un
carrete de imágenes, por lo cual
hay que deslizar la marca de
nuestra preferencia
II Después de iniciar sesión, se
despliega el menú principal, por lo
tanto, se pulsa "Nuevo pedido"
para iniciar la compra de los
productos de dicho proveedor.
Una vez detectado el producto
al pulsar el botón "+" se añadirá
al carrito de compras. Para
proceder al pago basta con
pulsar el icono de carrito de
compras en la esquina superior
derecha.
II En la parte superior se
encuentran las marcas de
cerveza que se pueden comprar
de la distribuidora.
Es esta pantalla de proceso de
pago también se mostrará la
cantidad de botellas retornables
que se tendrá que regresar.
56
Seleccionamos el monto a pagar
por el producto comprado.
Se ingresará la dirección a donde
llegará dicha mercancía.
Pulsamos el botón verde para
confirmar el pedido y que se
procese el pago, así como el envío.
Una vez al haber pulsado el botón
con leyenda "Enviar pedido", nos
saltará
esta
pantalla
de
confimación.