Gestion des archives
Document préparé par Mr. Azennoud Othmane
Mars, 2023
Sommaire
IIIIIIIV-
Définition………………………………………………………………………………………………………………3
Intérêt et importance de la conservation et de la gestion des
archives………………………………………………………………………………………………………………..3
Raisons ou but de l'archivage………………………………………………………………………………..3
Les types d'archives ………………………………………………………………………………………………4
A - Classement selon la forme du document.
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Les archives physiques ou papiers
Les archives numériques
Les archives photographiques
B - Classement selon l'âge du document

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V-
Les archives courantes ou vivantes
Les archives intermédiaires
Les archives définitives
Gestion des archives………………………………………………………………………………………………5
A - Identification des documents papiers, électroniques et photographiques à conserver et à
archiver
B - Versement par les différents Services l'Institution des documents archivés au Service
chargé de l'archivage
C - Tri et classement des documents
D - Dématérialisation des documents papiers
E - Stockage et conservation des documents
F - Consultation des archives
G - Classement final, élimination ou destruction des archives définitives ou à valeur historique
VI-
Comment bien conserver ses archives ?.....................................................................7
A - Conditionnement
B - Locaux de conservation
VIIVIIIIXXXI-
Avantages et inconvénients de l'archivage physique et numérique…………………………9
Durée légale de conservation des archives……………………………………………………………10
Moyens matériels nécessaires à l'archivage…………………………………………………………10
Textes juridiques applicables aux archives……………………………………………………………11
Documents susceptibles d’être archivés au niveau du Centre National de Transfusion
Sanguine et d’Hématologie de Rabat…………………………………………………………………12
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I - Définition
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur nature, forme et leur
support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout Service ou
Organisme Public ou Privé, dans I ‘exercice de leurs activités (Article premier de la Loi 69-99 relative
aux archives).
Les archives retracent l'activité de l'Institution concernée et doivent par conséquent être
conservées durablement et en bon état, en leur évitant toute dégradation ou perte.
II - Intérêt et importance de la conservation et de la gestion des archives
Les archives constituent, pour toute Institution, une source d'informations capitale et
inestimable, pour assurer la gestion courante de ses Services et pour permettre une prise de décision
adéquate. Elles permettent pendant la durée d'utilité administrative des documents archivés, de
garantir les droits de l'Institution et des usagers et d'apporter les preuves en cas de litige ou de
contrôle financier. C'est pourquoi, la réglementation impose aux Administrations de garder certains
documents, notamment les documents comptables, pendant une durée déterminée.
L’archivage est aussi une opportunité de faire le point sur la valeur d’une Institution ou d’une
structure administrative. Il permet de savoir ce qu’elle a produit et ce qu’elle a accompli.
Les archives sont les témoins vivants du passé d'une Institution, elles apportent la preuve,
l'explication et la justification, à la fois des actions passées et des décisions actuelles.
Elles sont par ailleurs un moyen de conserver la mémoire de l'Institution, d'écrire son histoire,
de fonder son identité et d'assurer la préservation des éléments qui pourraient servir à
l'enseignement et à la recherche.
III - Raisons ou but de l'archivage.
De prime à bord, l’archivage est une obligation Légale. La Loi prescrit de conserver les
documents administratifs durant leur durée légale de conservation.
L'objectif de l'archivage aussi, étant de conserver et de garder les documents en bon état,
ordonnés, classés et accessibles, de manière à les retrouver facilement et à tout moment, ce qui
permet de les traiter de façon optimale.
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C'est pourquoi, l'archivage ne se réduit pas à un simple stockage des archives. Il consiste
davantage à l'organisation, la préservation et la pérennisation des documents précieux dont la perte
ou destruction en dehors des règles légales pourrait nuire à l'activité de l'Institution et peut
constituer également des fautes graves.
L'archivage des documents et la bonne gestion des archives sont nécessaires pour les
Institutions publiques et privées, comme pour les Entreprises, les Banques, les Assurances…etc.
IV - Les types d'archives
Les archives peuvent être classées selon leur forme, leur support, ou bien selon leur cycle de
vie.
A - Classement selon la forme du document
Les documents à archiver concernent aussi bien les archives physiques ou papiers, les
archives numériques ou électroniques et les archives photographiques.
Les archives physiques ou papiers : Ce sont les archives qu’on peut toucher, ils
comprennent les documents divers produits ou reçus par l'Institution (courriers, notes, comptes
rendus, rapports… etc.)
Les archives numériques : regroupent quant à elles, les documents électrotoniques créés à
l'origine sur un support électronique (messages électroniques, formulaires en ligne, exposés sous
forme de PowerPoint…etc.) ainsi que les documents issus de la numérisation des archives papiers,
c'est-à-dire la création, à partir d'un document original au format papier, une copie numérique qui
sera accessible et exploitable en ligne. Ces documents sont lisibles depuis un ordinateur et stockés
sur un disque dur.
Les archives numériques sont l’équivalent des archives physiques pour les documents
numériques originaux ou provenant de la dématérialisation d’un document papier.
Les archives photographiques : c'est une banque de photos, plans, représentations,
illustrations …etc., prises par une Institution concernant un thème donné.
Les photographies deviennent parfois le témoignage essentiel, sans lesquelles le document
administratif perd toute sa valeur. Bien plus, les photographies jointes sont à la base de la procédure.
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Exemple : Photographies relatives à l’état d'avancement des travaux d'un projet d'infrastructures
ou le dossier d'un malade où les radiographies sont déterminantes pour le diagnostic et le
traitement. Ce sont des annexes aux autres types d'archives.
Les archives photographiques constituent le reflet en images de l'activité des individus et des
Institutions et fournissent une vision directe des événements présents et passés, d'où l'intérêt voire
même l'obligation de les conserver.
B - Classement selon l'âge du document
Les archives peuvent être classées selon leur âge, en trois catégories : les archives courantes
ou vivantes, les archives intermédiaires et les archives définitives.
Les archives courantes ou vivantes : ce sont les documents qui se trouvent dans la phase
d'utilité administrative et qui sont toujours utilisables. Ils doivent être conservés dans le bureau afin
de disposer des informations utiles au bon fonctionnement de l'Administration.
Les archives intermédiaires : ce sont des dossiers et documents clos qui ne sont plus
utilisés, mais qui sont à conserver dans un local d'archives tout au long de leur durée légale de
conservation, afin de les consulter en cas de besoin. Ils constituent des éléments de preuve en cas
de litige ou de contentieux et permettent ainsi de justifier les droits des personnes physiques et
morales.
Les archives définitives : sont constitués des documents qui ne sont plus utilisés par
l'Institution et qui sont à conserver sans limitation de durée, vu leur intérêt. Ils constituent les
instruments de l'histoire sauvegardée de l'Institution.
V - Gestion des archives :
La gestion des archives, en particulier courantes et intermédiaires, nécessite des outils et
méthodes spécifiques permettant de bien les traiter, de les identifier, de les conserver dans de
bonnes conditions, dans un endroit à l'abri de toute dégradation ou perte accidentelle, de les rendre
accessibles afin de les communiquer ou de les consulter en cas de besoin et enfin d'attribuer un sort
final à chaque archive comme la conservation pour une langue durée, leur destruction ou leur
versement à l'Institution ‘’Archives du Maroc’’.
Les grandes étapes de tout projet d'archivage sont :
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A - Identification des documents papier, électroniques et photographiques à
conserver et à archiver
Cette opération qui doit être exhaustive, permet de vérifier la valeur d'un document et de
fixer le délai de sa conservation, en fonction de la juste obligation légale.
B - Versement par les différents Services l'institution des documents archivés au Service
chargé de l'archivage
Afin de constituer un fonds d'archives à conserver, les Services concernés doivent procéder
au versement des archives, en particulier intermédiaires et définitives au Service chargé de la
gestion des archives, et ce à l'expiration de la durée d'utilité administrative des archives en question.
C - Tri et le classement des documents
Afin de repérer facilement les documents, il est impératif de mettre en place un plan de
classement, qui soit fonctionnel, créant ainsi des catégories de dossiers à archiver, allant du plus
général au particulier.
Le classement peut être effectué, selon le type d’activité de l'Institution (planification,
contrôle, gestion budgétaire, audit…etc.), selon son organisation (par Direction ou Département,
Division, Service…etc. ou bien selon le thème traité (classement thématique). Il peut être prévu
également un classement des documents par ordre alphabétique ou par ordre chronologique.
Les documents archivés doivent être en outre nommés, numérotés et inventoriés sur un
registre. La réussite d'un plan de classement dépendra de la connaissance parfaite des activités de
l'Institution.
D - Dématérialisation des documents papiers
Pour une gestion exhaustive et sécurisée des archives, il convient de dématérialiser les
documents papier c'est-à-dire les produire directement au format numérique à partir d'un système
d'information comme les fiches de paie et les autres documents des Ressources Humaines.
E - stockage et conservation des documents
La méthode de stockage doit maintenir le document dans des conditions optimales de
sécurité et de pérennité et doit permettre en outre l'accessibilité et faciliter la consultation des
documents archivés. Pour ce faire il convient de choisir un endroit approprié pour le classement et
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stockage des archives qui réunit les conditions requises notamment d'aération, de luminosité et de
protection contre la poussière.
F - Consultation des archives
Le système de gestion des archives ne doit permettre l'accès aux documents archivés qu'aux
personnes autorisées par la première responsable de l’Institution.
Dans ce cadre, une circulaire interne émise par l'Administration devra définir les règles
d'utilisation et d'accès aux fonds d'archives, avec la mise en place d'un registre, qu'il s'agisse
d'archives papiers ou numériques.
G - Classement final, élimination ou destruction des archives définitives ou à valeur
historique
Les documents qui ne se trouvent plus dans la phase d'utilité administrative ou ce qu'on
appelle les archives définitives sont, soit classées et conservées définitivement dans un local
sécurisé, soit éliminés ou détruites, selon le cas, soit versées à ‘’Archives du Maroc’’ (Article 11 de la
Loi 69.99 relative aux archives).
À signaler que ‘’Archives du Maroc’’ est un Etablissement Public, doté de la personnalité
morale et de l'autonomie financière. Il a été créé en vertu de la Loi 69.99 sus indiquée.
La gestion des archives est assuré en interne par les cadres de l’Administration, comme elle
peut être externalisée, en faisant appel à une société spécialisée, surtout lorsqu’il s’agit d’un volume
important d’archives.
VI - Comment bien conserver ses archives ?
Les principaux ennemis des archives sont la lumière, l'humidité et la poussière. Il existe des
recommandations de conservation qui permettent aux documents de mieux résister au temps. Elles
concernent à la fois le conditionnement mais aussi les locaux et matériels de conservation.
A - Conditionnement
Mettre les archives dans des boîtes d'archives, en fonction du format des dossiers, à
condition de ne pas trop remplir les boîtes, ce qui permet de ne pas les abîmer. Cette mise
en boîte permet en outre de les conserver et de les protéger de la lumière ;
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Choisir des boîtes d'archives moyennes qui ne soient pas grandes, car elles seront moins
faciles à manipuler ;
Eviter l'utilisation de certaines fournitures qui se dégradent dans le temps, comme les
chemises, les éléments métalliques qui sont affectés pas la rouille (trombones) et les
chemises plastiques, car les documents collent facilement au plastique…etc.
Veiller à ce que les documents soient rangés, de façon ni trop serrée, ni trop lâche, de
manière à assurer un minimum de circulation d'air pour les documents ;
Eviter d'entreposer les boîtes au sol et préférer un placement sur les rayonnages.
B - Locaux de conservation
Les greniers, caves ou sous-sol ne sont plus des lieux recommandés pour la conservation des
archives. Ils sont poussiéreux et souvent soumis à des variations importantes de température et
généralement peux accessibles.
Les archives doivent être conservées dans un environnement climatique sain. Le local des
archives doit répondre aux conditions ci-après :
Une surface suffisante pour bien entretenir et conserver le volume existant
d'archives ;
Bien aéré et ensoleillé ;
Consacré exclusivement à l'usage de conservation des archives ;
Fermé à clé et son accès réservé exclusivement au responsable de l'Administration et
à la personne chargée de leur gestion ;
Toute entrée ou sortie de la Salle d'archives doit recevoir l'accord de la Directrice et
notifié à la personne chargée de la gestion des archives ;
Le local d'archives ne doit pas être susceptible d'être sujet aux inondations ou aux
infiltrations d'eau ;
Il doit être loin de là chaudière et de tout stockage de matériel inflammable ou
explosif ;
L’archivage près des canalisations est aussi à éviter pour prévenir les fuites et les
dégâts des eaux ;
Par ailleurs, des dispositions doivent être prises pour permettre de prévenir les risques naturels,
entre autres, disposer des extincteurs, des alarmes incendie…etc.
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VII - Avantages et inconvénients de l'archivage physique et numérique.
Le classique archivage papier n’est aujourd’hui plus la seule option pour conserver ses
documents. Leur numérisation s’est largement développée, depuis que la Loi reconnait ces écrits
électroniques.
Cette tendance ne signifie pas pour autant que les archives papiers vont disparaitre. Les
archives physiques ont même tendance à augmenter, du fait de l’impression systématique des
documents numériques. Les originaux papiers des documents numériques sont également
conservés par précaution. En bref, chaque type d’archivage à ses avantages et ses inconvénients.
A - Archivage physique
Avantages : A aujourd'hui encore, la présentation d'un document papier a plus de valeur
que son équivalent numérique. Le document papier garantit l'authenticité et la fiabilité. De plus, les
archives physiques peuvent être conservées pour une longue durée.
Inconvénients : Le stockage sur des années nécessite beaucoup d'espace. En outre, les
archives papier peuvent être facilement détruites ou détériorées.
B - Archivage numérique
Avantages : L’archivage numérique favorise un gain de place, facilite le repérage et l'accès
instantané et à distance au document et permet de ce fait un gain de temps.
Il facilite la manipulation et le partage des informations, aussi bien en interne qu’en externe
et protège les documents en cas de sinistre (vol, incendie…etc.)
Inconvénients : Les supports électroniques ne sont pas aussi exempts de risque. En effet,
ils peuvent faire l'objet d'attaques informatiques, ne garantissant pas la pérennité, car certains
supports peuvent disparaître. En plus, un support électronique endommagé est dans la plupart des
cas irrécupérable.
Compte tenu de ce qui précède, il serait plus bénéfique d’opter pour une solution d'archivage
qui soit en mesure de gérer les flux de documents physiques et numériques.
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VIII - Durée légale de conservation des archives
L'archivage est une obligation légale. Différents textes juridiques prescrivent une durée légale
de conservation minimale, pendant laquelle l'Administration doit archiver et conserver tout
document émis ou reçu, ce qui permettra aux Instances concernées d'effectuer les contrôles à
posteriori.
Cette durée légale de conservation varie, selon la nature des documents à conserver et des
obligations légales qui s'y rapportent. En effet, l'Administration est en droit de mener des contrôles
à posteriori pendant tout le temps que court ce délai.
Les documents comptables et les pièces justificatives, par exemple comme les bons de
commande, les marchés, les bons de livraisons, les décomptes et les factures…etc. sont conservées
pendant une période de 10 ans, à compter de la clôture de l'exercice budgétaire. Ceci dit, rien
n’empêche l'Administration d'archiver un document plus longtemps que le délai prévu y compris les
documents comptables.
Les documents relatifs à la carrière du personnel, quant à eux revêtent une importance
capitale, c'est pourquoi, il est impératif de les garder pendant une durée illimitée. Il s'agit en
particulier des dossiers administratifs des fonctionnaires, comportant les décisions de recrutement,
de titularisation, d'avancement de grade et d'échelon, de détachement, de mise à la retraite…etc.
Les documents établis ou reçus sur support informatique doivent être eux aussi conservés
sous la forme électronique le plus longtemps possible.
IX - Moyens matériels nécessaires à l'archivage
Pour garantir une meilleure conservation des documents, il est impératif de prévoir d’abord
une salle dédiée aux archives. Il faut se munir ensuite de certains outils indispensables.
Il est forcément évident que les rayonnages métalliques, les boites d’archives pour classer les
documents, avec un large choix de format, les classeurs et les pochettes…etc. sont les équipements
d’archivage de base.
A cela, s’ajoutent les différents outils de marquage comme les feutres ou marqueurs pour
noter les numéros de dossiers sur chaque classeur, rayonnage ou armoire.
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L'important étant de pouvoir facilement ranger les documents, en les classant à l’aide d’un
code d'identification ou de numérotation, servant à retrouver et à accéder aisément aux documents
recherchés. Il existe également le matériel et produits pour désinfecter les archives et pour assurer
leur sécurité tels que les extincteurs.
Concernant l'archivage électronique, les équipements de base sont constitués d'ordinateurs
performants, de disques durs, de scanners…etc.
X - Textes juridiques applicables aux archives
Les premiers textes de Loi qui règlementent les archives sont très anciens, ils datent de 1913,
c'est-à-dire de la période du protectorat, cependant l'application n'a pas toujours suivi.
Vers la fin des années 60 et début des années 70, une note du Premier Ministre chargera
chaque Administration de gérer ses propres archives.
En 1980, un décret a été publié et relatif à la gestion des archives des Tribunaux du Royaume.
Ce n’est qu’en 1999 qu’une Loi va être adoptée concernant la gestion des archives. Il s'agit de
la Loi 69.99 publiée au Bulletin Officiel le 30 Novembre 2007.
C'est en vertu de cette Loi qu’a été créée l’Institution ‘’Archives du Maroc’’ dont le rôle est
de sauvegarder le patrimoine archivistique national, d'assurer la constitution, la conservation,
l'organisation et la communication des archives publiques à des fins administratives, scientifiques,
sociales ou culturelles.
Cette nouvelle Loi 69.99 donne une définition précise aux archives, comme étant l’ensemble
des documents produits, dans l’exercice de leurs fonctions, par l’Etat, les Communes et les
Institutions nationales. Elle définit le cycle de vie des archives et inclut également le document
électronique comme archive.
En plus de la Loi sus indiquée, un décret daté du 4 novembre 2015 a été adopté et qui fixe les
conditions et les procédures de gestion des archives. En vertu de ce décret, il doit être créé auprès
de chaque Administration, une structure administrative chargée de la gestion des archives (Article
1 de la Loi 69.99).
En résumé, on peut conclure, en disant que la Loi 69.99 le décret 2.14.267 daté de 2015
constituent la pierre angulaire de l'arsenal juridique archivistique.
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XI – Documents susceptibles d’être archivés au niveau du Centre
National de Transfusion Sanguine et d’Hématologie de Rabat
Les documents qui peuvent faire l'objet d'archivage au niveau du Centre National de
Transfusion Sanguine et d’Hématologie de Rabat sont les suivants :
Dossiers administratifs du personnel ;
Courriers arrivés et départ des années antérieures ;
Listes des besoins en moyens humains et matériels ;
Différentes circulaires et notes émanant du Ministère ainsi que des autres
Départements ;
Différents rapports des études lancées ;
Compte-rendu des réunions ;
Rapports d'audit et d’évaluation ;
Rapports d’inspection ;
Documents divers relatifs aux campagnes annuelles de collecte du sang ;
Documents budgétaires et comptables ;
 Bons de commande (devis concurrentiels, bons de livraison, factures…etc.)
 Marchés (dossiers d'appel d'offres, décomptes, ordres de service…etc.)
 Etat des frais de déplacement ;
 Etats de report des crédits et états de diminution ;
Registres d'inventaire du mobilier, matériel de bureau et du matériel médical ;
Registres et autres documents de gestion du stock des fournitures et mobilier de
bureau ;
Bons de sortie des fournitures, mobilier et matériels de bureau ;
Différentes situations de gestion du parc automobile (réparation, consommation du
carburant et autres) ;
Contrats de maintenance du matériel médical et matériel de bureau.
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