المحاضرة الثالثة تنظيم إدارة اجلودة الشاملة ❑ حماور الفصل الثالث: ❖الشكل التنظيمي إلدارة اجلودة الشاملة. ❖تشكيل جملس اجلودة. ❖ بناء فرق العمل. 2 ❑ أوالً :الشكل التنظيمي إلدارة اجلودة الشاملة: هناك أربعة اجتاهات لتنظيم اجلودة يف الواليات املتحدة االمريكية: .1حتويل بعض مهام إدارة اجلودة من دائرة اجلودة اىل الدوائر األخرى. .2توسيع نطاق إدارة اجلودة من العمليات اىل كافة أنواع األنشطة. .3التوسع الكبري يف استخدام فرق العمل. 3 .4تفويض سلطة اختاذ القرارات اىل املستويات اإلدارية األقل. ❑ الشكل التنظيمي إلدارة اجلودة الشاملة: حجم املنظمة ال يوجد شكل تنظيمي أمثل إلدارة اجلودة الشاملة وخيضع ذلك اىل عدة عوامل: 4 اهتمام اإلدارة العليا ألنشطة اجلودة االنتشار اجلغرايف للمنظمة املوارد املالية والبشرية ❑ الشكل التنظيمي إلدارة اجلودة الشاملة: أ -انشاء دائرة للجودة (خاصة يف املنظمات الكبرية) من بني مهامها اآلتي: • ختطيط وتنفيذ أنظمة اجلودة. • متابعة وتقييم أنظمة اجلودة. • تنفيذ خطة التعليم والتدريب. • االشراف على مشاريع التحسينات املستمرة. 5 • تعزيز مفهوم الشراكة مع املوردين ومع العمالء. 6 ❑ الشكل التنظيمي إلدارة اجلودة الشاملة: ب -انشاء قسم للجودة: • يكون تابع إلحدى الدوائر مثل (اإلنتاج ،الشؤون االدارية). • تأثري القسم يكون ضعيفاً البتعاده عن مصدر اختاذ القرار ،حيث يكون هناك تأخر يف وصول املعلومات. 7 8 ❑ الشكل التنظيمي إلدارة اجلودة الشاملة: ج -عدم وجود وحدة خاصة باجلودة: • مدير احد الدوائر يقوم بأعمال اجلودة باإلضافة اىل عمله. • يطبق عادة يف املنظمات الصغرية ،ويستعان أحياناً مبستشار خارجي. مزايا االستعانة باملستشار اخلارجي • املوضوعية (البعد عن ضغوط اإلدارة) • اخلربة اجليدة • جتديد اآلراء واملقرتحات 9 • • • • • عيوب االستعانة باملستشار اخلارجي عدم ارتياح موظفي املنظمة صعوبة احلصول على املعلومات ارتفاع التكلفة عدم الوالء للمنظمة عدم إمكانية متابعة الربامج طويلة االمد ❑ ثانياً :تشكيل جملس اجلودة: ومن أجل تشكيل جملس اجلودة جيب أن يكون اآلتي: ❑أن يكون أعضاء اجمللس من اإلدارة العليا. ❑أن جيتمع اجمللس مرة واحدة يف الشهر على األقل. ❑يكون اجمللس مسؤول عن وضع اسرتاتيجيات اجلودة. 10 ❑ مهام جملس اجلودة: ▪ وضع سياسات اجلودة وأهدافها. ▪ متابعة وتقييم مشاريع التحسني. ▪ دعم وتوجيه إدارة اجلودة الشاملة يف ▪ املصادقة على تكلفة اجلودة املنظمة. 11 ومراقبتها. ▪ انشاء فرق اجلودة وتقييم النتائج. ▪ وضع خطة التدريب والتعليم. ▪ توفري املوارد لتطبيق إدارة اجلودة ▪ مراقبة أنظمة املكافآت املادية الشاملة. واحلوافز. ❑ ثالثاً :بناء فرق العمل: تعريف الفريق :وهو جمموعة من االفراد يعملون مع بعضهم ألجل حتقيق أهداف حمددة ومشرتكة ،ولكي يكون هذا الفريق فعاالً جيب مراعاة اآلتي: ▪ العدد املناسب من 10-3أفراد. ▪ التدريب والتطوير. ▪ تكون األهداف واضحة ودقيقة. ▪ توفر نظام معلومات. ▪ امتالك الصالحيات املناسبة للفريق ▪ .االستقاللية يف االعمال والقرارات. 12 ▪ نظام حوافز يعزز األداء. ❑ أنواع فرق العمل: فرق حتسني اجلودة فرق العمل املسرية ذاتياً حلقات اجلودة 13 فرق حل املشكالت -1فريق حتسني اجلودة: ▪ فريق حتسني اجلودة هو جمموعة من األفراد الذين يعملون معًا لتحسني اجلودة يف منظمة أو يف إطار مشروع حمدد .يتم تشكيل هذا الفريق بغرض حتقيق هدف حمدد فيما يتعلق بتحسني اجلودة ،مثل تقليل العيوب أو زيادة الكفاءة أو حتسني جتربة العمالء. ▪ يتم اختيار أعضاء الفريق بناءً على خرباتهم ومهاراتهم املتعلقة باجلودة وقدرتهم على التعاون والعمل اجلماعي .قد يتم تعيني قائد للفريق يتحمل املسؤولية الرئيسية لتوجيه أعضاء الفريق وحتقيق األهداف احملددة. 14 ▪ يقوم فريق حتسني اجلودة بتطبيق أدوات وتقنيات خمتلفة لتحليل املشاكل ،مثل حتليل األسباب اجلذرية وخمططات السيطرة اإلحصائية وحتليل االستجابة الفعلية .يتم حتليل البيانات واستخالص األسباب الرئيسية للمشاكل ومن ثم تطوير وتنفيذ خطط العمل لتحسني اجلودة. ▪ يتميز فريق حتسني اجلودة باملرونة والرتكيز على التحسني املستمر .يتعاون أعضاء الفريق مع بعضهم البعض ومع املوظفني اآلخرين يف املؤسسة لتبادل املعرفة واخلربات وتطبيق التحسينات املستمرة يف مجيع جوانب العملية. ▪ يهدف فريق حتسني اجلودة إىل حتقيق النتائج امللموسة يف حتسني اجلودة وزيادة الكفاءة وحتقيق األهداف احملددة .كما يساهم الفريق يف تعزيز ثقافة اجلودة يف املؤسسة وتعزيز التفاعل 15 واالبتكار فيما يتعلق بتحسني اجلودة وحتقيق النجاح املستدام. -2حلقات اجلودة: ❑ حلقات اجلودة ( )Quality Circlesهي نهج يهدف إىل حتسني اجلودة وزيادة اإلنتاجية وتعزيز املشاركة يف صناعة القرار يف املؤسسات .مت تطوير هذا النهج يف األصل يف اليابان يف الستينيات من قبل كاورو إيشيكاوا. ❑ تعد حلقات اجلودة جمموعات صغرية من املوظفني يف املؤسسة تلتقي بانتظام للتفكري ومناقشة وحل مشكالت اجلودة واإلنتاجية يف العمل. ❑ تهدف حلقات اجلودة إىل تعزيز مشاركة املوظفني ومتكينهم من املساهمة يف حتسني اجلودة والعملية والتعاون يف املؤسسة ،ويعزز هذا النهج الثقافة التنظيمية اليت تركز على اجلودة والتحسني املستمر وتعزيز الروح 16 الفريقية واالبتكار يف املؤسسة. -2حلقات اجلودة: ▪ تتضمن عملية حلقات اجلودة عادة اخلطوات التالية: ✓ حتديد املشكلة :يتم حتديد املشكلة أو التحسني احملتمل الذي سيتم الرتكيز عليه يف جلسة حلقة اجلودة. ✓ مجع البيانات :يتم مجع البيانات املتعلقة باملشكلة أو العملية احملسنة لتحليلها وفهمها بشكل أفضل. ✓ حتليل البيانات :تتم دراسة وحتليل البيانات اجملمعة لتحديد أسباب املشكلة واقرتاح احللول احملتملة. ✓ اقرتاح احللول :يتم توليد األفكار واقرتاح احللول احملتملة للتغلب على املشكلة أو حتسني العملية. ✓ التنفيذ والتقييم :يتم تنفيذ احللول املقرتحة وتقييم فعاليتها وتأثريها على اجلودة واإلنتاجية. ✓ املتابعة :يتم متابعة احللول املنفذة وتقييم نتائجها لضمان استمرارية التحسني وحتقيق األهداف املرجوة. 17 -2حلقات اجلودة: ▪ فوائد حلقات اجلودة: ✓ حتسني مهارات الفرد يف حل املشكالت. ✓ توسيع مدى إدراك الفرد وزيادة استعداده لتقبل آراء اآلخرين. ✓ اكتساب النظرة الشمولية من خالل املشاركة اجلماعية. ✓ تفعيل االتصاالت بني الرؤساء واملرؤوسني. ✓ املساهمة يف تغيري اجتاهات العاملني إىل اجتاهات أكثر إجيابية. ✓ إعداد املرؤوسني لتنبؤ مناصب أعلى يف املستقبل. 18 نشاط منزلي خلص الفرق بني فرق حتسني اجلودة وحلقات اجلودة؟ 19 -3فرق حل املشكالت: ❑ وهي فرق تتعلق بالوظائف اليت تؤديها املنظمة (وهي تركز على حل مشكالت تشغيلية وال يتعلق عملها بالنظم والسياسات واإلجراءات). ❑ إن اهتمام فرق حل املشكالت يكون جزئياً ،حيث يتعلق باملشكلة أو املشكالت اليت كلف الفريق بدراستها وحلها فقط. ❑ تقوم هذه الفرق بتقديم اقرتاحات وتوصيات حلل هذه املشكالت ،على عكس فرق حتسني اجلودة اليت تتخذ قرارات وتقوم بتنفيذها. 20 -4فرق العمل املسرية ذاتياً: ❑ وهي تقوم بتسيري أمورها بنفسها وخاصة يف أقسام خدمة العمالء والتعامل مع اجلمهور ،وجتتمع هذه الفرق على أساس يومي لتتخذ قرارات وتنفيذها باستقاللية تامة. ❑ من الضروري تفويض الصالحيات الالزمة إىل فرق العمل املسرية ذاتياً حيث أن سلطتها تنفيذية أما املديرين فتنحصر مهامهم يف تقديم االستشارات والتوجيه. مثال /فريق تطوير الربجميات .يتكون هذا الفريق من جمموعة من املطورين ومهندسي الربجميات الذين يعملون سويًا على تطوير تطبيق أو نظام برجمي .يتمتع أعضاء الفريق باخلربة واملعرفة يف جمال تطوير الربجميات وقادرين على حتديد املهام وتوزيعها بني أنفسهم بشكل فعال. 21