Rangkuman & Studi Kasus Quality and performance Manajemen Operasi Lanjutan_D Kelompok 13: - Hanum Nurul Khotimah (10090321195) - Isyfa Alana (10090321189) - Rizka Ameliani Putri (10090321184) Link Presentasi: https://youtu.be/BOB91oDGi6I Biaya Kualitas Banyak perusahaan menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya untuk sistem, pelatihan, dan perubahan organisasi untuk meningkatkan kualitas dan kinerja proses mereka. Mereka percaya bahwa penting untuk dapat mengukur tingkat kinerja saat ini sehingga setiap kesenjangan proses dapat ditentukan. Kesenjangan mencerminkan potensi pelanggan yang tidak puas dan biaya tambahan bagi perusahaan. Sebagian besar ahli memperkirakan bahwa biaya kualitas berkisar antara 20 – 30 % dari penjualan kotor. Biaya ini dapat dipecah menjadi empat kategori utama: (1) pencegahan, (2) penilaian, (3) kegagalan internal, dan (4) kegagalan eksternal. Selain itu, ada kategori biaya kelima yang terkait dengan perilaku tidak etis dalam membuat keputusan kualitas, dan yang bisa jauh lebih tinggi daripada gabungan keempat biaya lainnya. Biaya pencegahan, dikaitkan dengan pencegahan cacat sebelum terjadi. Termasuk biaya mendesain ulang proses untuk menghilangkan penyebab kinerja yang buruk, mendesain ulang layanan atau produk agar lebih mudah diproduksi, melatih karyawan dalam metode perbaikan berkelanjutan, dan bekerja dengan pemasok untuk meningkatkan kualitas barang yang dibeli atau dikontrak jasa. Contoh: persyaratan produk atau layanan, yang melibatkan penetapan spesifikasi untuk bahan baku, proses, produk jadi, dan layanan yang masuk. Biaya penilaian, terjadi ketika perusahaan menilai tingkat kinerja prosesnya. Ketika biaya pencegahan meningkat dan kinerja meningkat, biaya penilaian menurun karena lebih sedikit sumber daya yang dibutuhkan untuk pemeriksaan kualitas dan pencarian selanjutnya untuk penyebab masalah yang terdeteksi. Contoh: verifikasi, yang melibatkan pemeriksaan bahan masuk, pengaturan proses, dan produk terhadap spesifikasi yang disepakati. Biaya kegagalan internal, hasil dari cacat yang ditemukan selama produksi layanan atau produk. Biaya kegagalan eksternal, muncul ketika cacat ditemukan setelah pelanggan menerima layanan atau produk. Pelanggan yang tidak puas berbicara tentang layanan atau produk yang buruk kepada teman mereka, yang pada gilirannya akan memberi tahu orang lain. Biaya kegagalan etis, biaya sosial dan moneter yang terkait dengan pengiriman layanan atau produk cacat yang menipu kepada pelanggan internal atau eksternal sedemikian rupa sehingga membahayakan kesejahteraan pemegang saham, pelanggan, karyawan, mitra, dan kreditor. Total Quality Management dan Six Sigma Total Quality Management Manajemen kualitas total (TQM) adalah filosofi yang menekankan tiga prinsip untuk mencapai tingkat kinerja dan kualitas proses yang tinggi. Prinsip-prinsip tersebut terkait dengan (1) kepuasan pelanggan, (2) keterlibatan karyawan, dan (3) peningkatan kinerja secara terus menerus. 1. Kepuasan pelanggan Pelanggan, internal atau eksternal, puas ketika harapan mereka mengenai layanan atau produk telah terpenuhi atau terlampaui. Seringkali, pelanggan menggunakan istilah umum kualitas untuk menggambarkan tingkat kepuasan mereka terhadap suatu layanan atau produk. Kualitas memiliki banyak dimensi dalam pikiran pelanggan, yang melintasi sembilan prioritas kompetitif. “Menggunakan Operasi untuk Menciptakan Nilai.” Satu atau lebih dari lima definisi berikut berlaku pada satu waktu. Kesesuaian dengan Spesifikasi. Meskipun pelanggan mengevaluasi layanan atau produk yang mereka terima, itu adalah proses yang menghasilkan layanan atau produk yang benar-benar dinilai. Kesesuaian dengan spesifikasi bisa jadi berhubungan dengan kualitas yang konsisten, pengiriman tepat waktu, atau kecepatan pengiriman. Value. Cara lain pelanggan mendefinisikan kualitas adalah melalui nilai, atau seberapa baik layanan atau produk melayani tujuan yang dimaksudkan dengan harga yang bersedia dibayar pelanggan. Fitness for Use. Saat menilai seberapa baik suatu layanan atau produk melakukan tujuan yang dimaksudkan, pelanggan dapat mempertimbangkan kenyamanan layanan, fitur mekanis suatu produk, atau aspek lain seperti penampilan, gaya, daya tahan, keandalan, keahlian, dan kemudahan servis. Support. Seringkali support layanan atau produk yang diberikan oleh perusahaan sama pentingnya bagi pelanggan dengan kualitas layanan atau produk itu sendiri. Pelanggan kecewa dengan perusahaan jika laporan keuangannya tidak benar, tanggapan atas klaim garansinya tertunda, iklannya menyesatkan, atau karyawannya tidak membantu saat timbul masalah. Support yang baik setelah penjualan dilakukan dapat mengurangi konsekuensi dari kegagalan kualitas. Psychological Impressions. Dalam penyediaan layanan di mana pelanggan berhubungan dekat dengan penyedia, penampilan dan tindakan penyedia sangat penting. Karyawan yang berpenampilan rapi, sopan, ramah, dan simpatik dapat mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap kualitas pelayanan. 2. Keterlibatan Karyawan Salah satu elemen penting TQM adalah keterlibatan karyawan, termasuk mengubah budaya organisasi dan mendorong kerja sama tim. Perubahan Budaya. Salah satu tantangan utama dalam mengembangkan budaya TQM yang tepat adalah mendefinisikan pelanggan untuk setiap karyawan. Dalam TQM, setiap orang dalam organisasi harus memiliki pandangan yang sama bahwa pengendalian kualitas adalah tujuan itu sendiri. Kesalahan atau cacat harus ditangkap dan diperbaiki pada sumbernya, tidak diteruskan ke pelanggan internal atau eksternal. Tim. Keterlibatan karyawan adalah taktik kunci untuk meningkatkan proses dan kualitas. Salah satu cara untuk mencapai keterlibatan karyawan adalah dengan menggunakan tim, yang merupakan kelompok kecil orang yang memiliki tujuan bersama, menetapkan tujuan dan pendekatan kinerja mereka sendiri, dan menganggap diri mereka bertanggung jawab untuk sukses. 3. Peningkatan Kerja Terus-menerus Berdasarkan konsep Jepang yang disebut kaizen, perbaikan berkelanjutan adalah filosofi terus mencari cara untuk meningkatkan proses. Peningkatan berkelanjutan melibatkan identifikasi tolak ukur praktik terbaik dan menanamkan rasa memiliki karyawan dalam proses tersebut. Fokus proyek peningkatan berkelanjutan adalah untuk mengurangi pemborosan, seperti mengurangi lamanya waktu yang diperlukan untuk memproses permintaan pinjaman di bank, jumlah skrap yang dihasilkan di mesin penggilingan, atau jumlah cedera karyawan di lokasi konstruksi. Six Sigma Filosofi Six Sigma memungkinkan manajer untuk berpikir analitis tentang proses dan kualitas yang mendasarinya. Six Sigma memiliki fokus yang berbeda dari TQM: Six Sigma didorong oleh pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan pelanggan; penggunaan fakta, data, dan analisis statistik secara disiplin; dan perhatian yang rajin untuk mengelola, meningkatkan, dan menemukan kembali proses bisnis. Pengambilan Sampel penerima Pengambilan sampel penerimaan yang merupakan teknik statistik untuk menentukan apakah sejumlah bahan dari pemasok harus diterima atau ditolak berdasarkan pemeriksaan atau pengujian satu atau lebih sampel, membatasi risiko pembeli menolak kualitas yang baik, bahan (dan tidak perlu dengan sengaja menunda produksi barang atau jasa) atau menerima bahan berkualitas buruk (dan menimbulkan waktu henti karena bahan rusak atau memberikan produk buruk kepada pelanggan). Prosedur dasarnya adalah: 1. Sampel acak diambil dari sejumlah besar item dan diuji atau diukur relatif terhadap spesifikasi atau ukuran kualitas yang diinginkan. 2. Jika sampel lulus uji (jumlah cacat rendah), seluruh kuantitas barang diterima. Jika sampel gagal dalam pengujian, (a) seluruh jumlah barang diperiksa 100 persen dan semua barang yang rusak diperbaiki atau diganti, atau (b) seluruh jumlah dikembalikan ke pemasok. Kontrol proses statistik Kontrol proses statistik (SPC) adalah penerapan teknik statistik untuk menentukan apakah suatu proses memberikan apa yang diinginkan pelanggan. Dalam SPC, alat yang disebut "bagan kendali" digunakan terutama untuk mendeteksi layanan atau produk yang rusak atau untuk menunjukkan bahwa proses telah berubah dan bahwa layanan atau produk akan menyimpang dari spesifikasi desainnya, kecuali dilakukan sesuatu untuk memperbaiki situasi. Contoh perubahan proses yang dapat dideteksi oleh SPC adalah sebagai berikut: Penurunan jumlah rata-rata keluhan per hari di sebuah hotel Peningkatan mendadak dalam proporsi kotak persneling yang rusak Peningkatan waktu untuk memproses aplikasi hipotek Penurunan jumlah unit yang dibuang pada mesin penggilingan Peningkatan jumlah penuntut yang menerima pembayaran terlambat dari perusahaan asuransi Pengukuran Kinerja Kinerja dapat dievaluasi dengan dua cara. Salah satu caranya adalah dengan mengukur variabel—yaitu, karakteristik layanan atau produk, seperti berat, panjang, volume, atau waktu, yang dapat diukur. Keuntungan menggunakan variabel kinerja adalah bahwa jika suatu layanan atau produk meleset dari spesifikasi kinerjanya, inspektur mengetahui seberapa banyak. Kerugiannya adalah bahwa pengukuran tersebut biasanya melibatkan peralatan khusus, keterampilan karyawan, prosedur yang teliti, serta waktu dan usaha. Cara lain untuk mengevaluasi kinerja adalah dengan mengukur atribut; karakteristik layanan atau produk yang dapat dihitung dengan cepat untuk kinerja yang dapat diterima. Distribusi Pengambilan Sampel Tujuan sampling, bagaimanapun, adalah untuk memperkirakan ukuran variabel atau atribut untuk output dari proses tanpa melakukan pemeriksaan lengkap. Ukuran itu kemudian digunakan untuk menilai kinerja proses itu sendiri. Dengan pengambilan sampel, kami mencoba memperkirakan parameter distribusi proses menggunakan statistik seperti rata-rata sampel dan rentang sampel atau standar deviasi. 1. Rata-rata sampel adalah jumlah pengamatan dibagi dengan jumlah total pengamatan: Di mana xi= pengamatan karakteristik kualitas (seperti waktu) N= jumlah observasi X= mean 2. Jangkauan adalah perbedaan antara pengamatan terbesar dalam sampel dan yang terkecil. Deviasi standar adalah akar kuadrat dari varians distribusi. Perkiraan standar deviasi proses berdasarkan sampel Dimana : S= standar deviasi sampel N= jumlah total pengamatan dalam sampel X= Mean xi= Pengamatan karakteristik kualitas Nilai yang relatif kecil untuk rentang atau standar deviasi menyiratkan bahwa pengamatan dikelompokkan di dekat rata-rata. Control Chart Untuk menentukan apakah variasi yang diamati adalah abnormal, kita dapat mengukur dan memplot ukuran kinerja yang diambil dari sampel pada diagram urutan waktu yang disebut peta kendali. Kontrol bagan memiliki nilai nominal, atau garis tengah, yang dapat menjadi rata-rata historis proses atau target yang diinginkan manajer untuk dicapai oleh proses, dan dua batas kontrol berdasarkan pengambilan sampel distribusi ukuran kualitas. Batas kendali digunakan untuk menilai apakah tindakan diperlukan. Control chart untuk Variabel Bagan kendali untuk variabel digunakan untuk memantau rata-rata dan variabilitas distribusi proses. R-Chart Bagan rentang, atau R-chart, digunakan untuk memantau variabilitas proses. Untuk menghitung kisaran sekumpulan data sampel, analis mengurangi pengukuran terbesar dari yang terkecil di setiap sampel. Jika salah satu rentang berada di luar batas kendali, variabilitas proses tidak terkendali. Batas kendali untuk grafik tersebut adalah: Dimana : R = rata-rata beberapa nilai R masa lalu dan garis tengah peta kendali D3,D4 = konstanta yang memberikan 3 batas standar deviasi untuk ukuran sampel tertentu. X-chart Sebuah xchart digunakan untuk melihat apakah proses menghasilkan output, rata-rata, konsisten dengan nilai target yang ditetapkan oleh manajemen untuk proses tersebut atau apakah kinerja saat ini, sehubungan dengan rata-rata ukuran kinerja, konsisten dengan kinerja masa lalunya. Nilai target berguna ketika proses didesain ulang sepenuhnya dan kinerja masa lalu tidak lagi relevan. Ketika penyebab variabilitas proses yang dapat ditetapkan telah diidentifikasi dan variabilitas proses berada dalam kendali statistik, analis kemudian dapat membuat bagan x-. Batas kontrol untuk x-chart adalah: Di mana: X= garis tengah bagan, yang dapat berupa rata-rata rata-rata sampel masa lalu atau target nilai yang ditetapkan untuk proses A2 = konstan untuk memberikan batas tiga sigma untuk rata-rata sampel Control chart untuk Atribut Dua grafik yang biasa digunakan untuk ukuran kinerja berdasarkan ukuran atribut adalah p- dan c-chart. P-chart adalah peta kendali yang umum digunakan untuk atribut juga digunakan untuk mengontrol proporsi cacat yang dihasilkan oleh proses.. Karakteristik kinerja dihitung daripada diukur, dan seluruh layanan atau item dapat dinyatakan baik atau cacat. C-chart merupakan bagan yang digunakan untuk mengontrol jumlah cacat ketika lebih dari satu cacat dapat hadir di sebuah layanan atau produk. Proccess capability Kemampuan proses mengacu pada kemampuan proses untuk memenuhi spesifikasi desain untuk layanan atau produk. Spesifikasi desain seringkali dinyatakan sebagai nilai nominal, atau target, dan toleransi, atau kelonggaran di atas atau di bawah nilai nominal. Indeks kemampuan proses, didefinisikan sebagai berikut Dimana s = standar deviasi distribusi proses Indeks kapabilitas proses mengukur seberapa baik proses terpusat dan apakah variabilitas dapat diterima. Sebagai aturan umum, sebagian besar nilai dari setiap distribusi proses jatuhdi dalam 3standar deviasi rata-rata.Akibatnya, 3 standar deviasi digunakan sebagai patokan. International Quality Documentation Standards and Awards Sebuah perusahaan yang telah melalui upaya membuat prosesnya mampu, ia harus mendokumentasikan tingkat kualitasnya sehingga dapat memasarkan layanan atau produknya dengan lebih baik. Dokumentasi kualitas ini sangat penting dalam perdagangan internasional. Systems Approach to Total Quality Management Gambar diatas mengintegrasikan dan meringkas komponen organisasi yang diperlukan untuk membangun budaya kualitas yang efektif yang mendukung filosofi manajemen kualitas total yang diuraikan sebelumnya. Fokus keseluruhan TQM selalu pada kebutuhan pelanggan melalui budaya peningkatan berkelanjutan dan keterlibatan aktif serta keterlibatan karyawan di semua tingkatan. Peningkatan berkelanjutan dan keterlibatan karyawan adalah dua pilar untuk kepuasan pelanggan. Namun ada dua pilar lain juga: (1) komitmen manajemen dan kepemimpinan yang mendorong fokus tanpa henti pada kualitas, dan (2) pemikiran proses analitis melalui penggunaan alat seperti sampling penerimaan, kontrol proses. , dan kemampuan proses. STUDI KASUS PT. ABCD (“ABCD”) merupakan salah satu produsen mie instan dengan merek dagang Mie Goreng, Mie Rebus, Mie Mangkok, Bihun Goreng, Bihun Rebus, dan Bihun Mangkok. Seluruh produk yang diproduksi ABCD sangat populer di masyarakat yang menjadikan ABCD sebagai market leader di pasar mi instan. ABCD menggunakan beberapa bahan baku dalam pembuatan mie instan. Bahan baku yang digunakan didatangkan dari beberapa perusahaan yang telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Bahan baku yang digunakan adalah tepung terigu, minyak goreng, bumbu, karton packing, dan etiket. NO Tabel 1. Pemasok ABCD PEMASO K PQR Flour Mills XYZ oil PT. RST FGH Pack Puri Nusa IJK NCT Makmur LMN Sukses OPQ Abadi BAHAN BAKU 1 2. 3. 4. Tepung terigu Minyak goreng Bumbu Karton packing 5. Etiket LOKAS I Jakarta Jakarta Cikampek Jakarta Bandung Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Tahun lalu ABCD mengeluarkan produk baru yaitu Mie Kecil, namun hingga saat ini telah menerima keluahan dari pelanggan utamanya. Berdasarkan hasil pengamatan, dapat disimpulkan bahwa terdapat 6 jenis kerusakan produk Mie Kecil yaitu cemaran, mie mentah, etiket rusak, mie gosong, mie hancur halus dan mie hancur patah. Berikut ini adalah data 10 kali produksi dalam waktu ±2 jam (2 batch) setiap kali produksinya: Tabel 2. Jenis Kerusakan Mie Kecil JENIS KERUSAKAN PRODUKSI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CEMARA N MIE MENTA H 35 22 34 46 27 48 34 30 36 29 6 8 7 9 13 8 9 16 6 8 ETIKE T RUSA K 32 13 38 42 26 38 41 44 32 13 MIE GOSONG MIE HANCUR HALUS MIE HANCU R PATAH 1 1 1 1 2 3 3 2 1 1 12 27 57 96 47 85 86 40 12 17 12 2 25 27 27 30 29 26 22 6 Manajer Operasi ABCD menganalisis ada beberapa penyebab terjadinya produk cacat diantaranya: Manajemen tidak fokus Kurangnya pelatihan karyawan Kontrol kualitas yang sembarangan Alat-alat produksi yang tidak optimal Produksi yang berantakan Pendidikan karyawan rendah Kualitas bahan baku yang tidak sesuai Kelompok kerja tidak solid Kontrol suhu selama produksi tidak stabil Mesin pendukung yang sering rusak Kapasitas yang kurang Dokumentasi/pencatatan berantakan Desain produk yang kurang bagus Manajer Operasi yakin walaupun ada kecacatan pada produknya, produk tersebut masih dalam kategori berkualitas karena kandungan gizi tidak mengalami penurunan. Untuk menambah keyakinanya, ia memutuskan melakukan pemeriksaan lini produksi per jam. Manajer mengambil ukuran sampel n = 6 dari mie kecil setiap 15 jam untuk menetapkan standar bagi batas grafik kendali. Manajer operasi menjaga kualitas dengan memberikan batas penyimpangan ± 3%. Sampel-sampel ini diperlihatkan dalam tabel berikut ini (DALAM RIBUAN): JAM PENGAMBILAN SAMPLE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tabel 3. Sampel Produk dalam 15 Jam SAMPLE SAMPLE SAMPLE 1 2 3 6,6 6,5 6,4 6 6,2 6,2 6,5 5 6,3 7 8,5 6,5 8,4 5,3 7,9 7,4 7,7 5,5 5,1 4,8 6,4 6,5 8,2 6,8 5,9 6,7 6,1 8,5 6 6,5 7,2 6,9 7,7 7,1 6,9 6,2 9,1 8,5 10,2 6,7 7,3 5,5 7,2 8,3 6,7 SAMPLE 4 6,5 6,1 5,4 4,5 5,1 6,9 6,3 5,8 6,2 6,2 8,7 5,7 6 6,7 7,3 SAMPLE 5 6,5 5,1 6,2 6,6 6,2 7,9 7,1 5,5 5,9 5,6 5,1 7,7 8,5 6,1 7,4 SOAL 1. Gunakan pareto diagram untuk melihat akar permasalahan keluhan pelanggan! Jenis Kerusakan Mie Hancur Halus Cemaran Etiket Rusak Mie Hancur Patah Mie Mentah Mie Gosong Total Jumlah (dalam 10 kali produksi) 479 341 319 206 90 16 1451 Presentase (%) Kumulatif (%) 33% 24% 22% 14% 6% 1% 100% 33% 57% 79% 93% 99% 100% Chart Title 600 120% 500 100% 400 80% 300 60% 200 40% 100 20% 0 0% Mie Hancur Halus Cemaran Etiket Rusak Mie Hancur Patah Jumlah (dalam 10 kali produksi) Mie Mentah Mie Gosong Kumulatif (%) 2. Gambarkan ishikawa diagram untuk menunjukkan penyebab yang mungkin dari terjadinya kerusakan produk! Bagaimana solusi untuk memperbaiki masalah tersebut? Solusi: Untuk masalah pada metode, solusi yang tepat adalah: Jika kualitas kurang maka lakukan pengujian terhadap produk sebelum diluncurkan ke pasar. Produksi tidak teratur buat sistem produksi yang teratur dan terstruktur untuk menghindari kekacauan dalam produksi. Desain produk kurang baik maka kumpulkan umpan balik dari pelanggan mengenai produk dan gunakan umpan balik tersebut untuk memperbaiki desain produk. Dokumentasi/pencatatan yang berantakan maka buat sistem pencatatan yang terstruktur dan teratur. Untuk masalah pada man, solusi yang tepat adalah: Agar kelompok kerja menjadi solid buatlah program team building untuk membantu memperkuat hubungan di antara anggota kelompok kerja. Jika karyawan kurang pelatihan, berikan pelatihan secara berkala agar karyawan selalu memiliki pengetahuan dan keterampilan terbaru di bidangnya. Jika memang pendidikan karyawan rendah maka buat program pendidikan karyawan yang dapat membantu mereka meningkatkan kualifikasi dan kemampuan di bidangnya. Menggunakan alat manajemen proyek dan perangkat lunak yang dapat membantu memastikan fokus kerja yang tepat. Untuk masalah pada material, machine, dan environment solusi yang tepat adalah: Mengidentifikasi masalah kualitas bahan baku Mengganti pemasok bahan baku Lakukan riset pasar dan evaluasi terhadap bahan baku alternatif yang mungkin dapat menggantikan bahan baku yang bermasalah. Melakukan perawatan dan perbaikan yang teratur pada alat-alat produksi dan mesin pendukung. Untuk memperbaiki kontrol suhu selama produksi yang tidak stabil, perlu dilakukan perbaikan pada sistem kontrol suhu. 3. Apakah proses manufaktur masih dalam kendali? Bagaimana pola sampel pada peta kendali? Berikan analisisnya JAM PENGAMBILAN SAMPEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 UKURAN SAMPEL (n) 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 JUMLAH SAMPEL 32.5 29.6 29.4 33.1 32.9 35.4 29.7 32.8 30.8 32.8 35.6 33.6 42.3 32.3 36.9 499.7 C-bar 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 33.31 Rata-rata Standar deviasi UCL 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 43.27 LCL 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 23.36 33.31 3.32 Grafik kendali 50 40 30 20 10 0 1 2 3 4 5 6 JUMLAH SAMPEL 7 8 9 C-bar 10 11 UCL 12 13 14 15 LCL Proses manufaktur masih terkendali karena jumlah sampel tidak melewati UCL maupun LCL.