Week 42 Bestuurskunde voorbereiding Voorbereidingsvragen: 1. Leg in eigen woorden uit wat de contingentietheorie en institutionele theorie (voor het begrijpen van de ontwikkeling van publieke organisaties) inhoudt. Eerst begrijpen wat een organisatie is. Een organisatie is een samenwerkingsverband tussen mensen dat wordt aangegaan om doelen te bereiken. *De contingentietheorie stelt dat de beste organisatievorm afhankelijk is van de omgeving waarin de organisatie opereert. Dit betekent dat publieke managers bezig moeten zijn met aansluiten van organisatie-kenmerken op omgevingskenmerken. De contingentietheorie zegt dat er niet 1 juiste organisatievorm is, maar dat deze afhangt van de omgevingskenmerken. *De institutionele theorie analyseert ook de wisselwerking tussen omgeving en organisatie. Maar deze theorie bestudeert niet wat de beste manier is voor organisaties om zich aan te passen. In plaats daarvan kijk je hoe organisaties zich daadwerkelijk aanpassen aan de omgeving. Een bepaalde aanpassing moet dus legitiem zijn: een manier van organiseren die geaccepteerd wordt door de omgeving. Hierin word onderscheid gemaakt tussen logic of consequenses en de logic of appropriatness. Logic of consequences verwijst naar de effecten van de keuze: is dit de beste strategie bij deze marktomstandigheden, werkt het? Logic of appropriatness kijkt juist naar de passendheid van de keuze: accepteren anderen deze keuze. Het wordt gedaan omdat het gewoon zo hoort. Dit is belangrijker bij de overheden dan bij bedrijven. Deze theorie laat ook zien dat organisaties in de loop van de tijd op elkaar gaan lijken: isoformisme. Een organisatie gaat steeds meer op organisaties lijken die in dezelfde omgeving werken. Komt vooral door logic of appropriatness. 3 soorten isomorfisme: - dwingend: druk op organisatie vanuit andere actoren waar de organisatie afhankelijk van is. Bijv scholen met examen. Moeten allemaal zelfde stof behandelen dus gaan scholen steeds meer op elkaar lijken -imitatie: komt voort uit standaard reacties op onzekerheid. Wanneer doelen van de organisatie ambigue zijn maar de eisen van de omgeving onduidelijk. Dan kunnen organisaties andere organisaties als voorbeeld nemen. Bijv universiteiten die bij andere unis online cursussen hebben gezien doen zij het ook maar. -normatief: de eisen die vanuit professionaliseringsdruk komen zorgen ervoor dat organisaties meer op elkaar gaan lijken. Proffesionalisering zorgt voor twee manieren tot isomorfisme> ten eerste omdat mensen dezelfde opleiding doen. Artsen hebben altijd geneeskunde gestudeerd. Hierdoor kunnen ze hetzelfde en gaan de ziekenhuizen dus op elkaar lijken. De tweede manier is via het selecteren van personeel. De criteria waaraan personeel moet voldoen zijn vaak hetzelfde waardoor organisaties op elkaar gaan lijken. 2. Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen de bureaucratische, professionele en projectmatige organisatievorm? *bureaucratie: drie typen van gezag waarmee het openbaar bestuur bestuurd kan worden: 1: rationale autoriteit: gezag gebaseerd op wetgeving en regels. 2.traditionele autoriteit: gebaseerd op tradities, zoals bij een absolute monarchie 3. charismatische autoriteit: gezag gebaseerd op persoonlijke kwaliteiten De bureaucratische organisatievorm gaat uit van rationaal-legale autoriteit. Structuur kenmerkt zich door: een hiërarchische opbouw, een vergaande splitsing van taken en werving op basis van deskundigheid. Kijk voor 7 diepgaande kenmerken p 157 openbaar bestuur. Formalisatie: hoe formeler een publieke organisatie, hoe meer regels, procedures, instructies en communicatie zijn opgeschreven. Voor de bureaucratie was de formalisatie 1 van de kernprincipes. Daardoor wordt het eerlijk, voorspelbaar en controleerbaar. De bottom line (winst maken) is minder belangrijk en de top line is belangrijk: de eisen van de politici en het daarbij behorende beleid moet goed worden uitgevoerd. Administratieve lasten: de kosten om te voldoen aan informatie en verantwoordingsverplichtingen die voortkomen uit wet en regelgeving. Dus verzamelen, bewerken en beschikbaar stellen van informatie. Bijvoorbeeld administratieve dingen die zorgmedewerkers doen. We spreken van red tape of bureaucratisme als de formele regels onnodige administratieve lasten opleveren. Wel genuanceerd benaderen. Wanneer is iets onnodig, verschilt natuurlijk per persoon. Soms zijn dingen nou eenmaal nodig, hoe frustrerend ook. *professionele: Professionals verrichten ingewikkeld werk dat gespecialiseerde kennis en vaardigheden vereist. Professionals hebben een specialistische opleiding gedaan. Denk aan advocaten, psychiaters en wetenschappers. Kenmerkend voor de professionele organisatie zijn de langdurige scholing en de intensieve training van de mensen die er werkzaam zijn. De relatieve zelfstandigheid van de prof in vergelijking met de bureaucraat berust op het feit dat het werk zelf te ingewikkeld is om door managers gecontroleerd of door de staf gestandaardiseerd kunnen worden. Wel wat overeenkomsten: ook vergaande splitsing van taken, hiërarchische opbouw en positiebekleding op basis van deskundigheid. *projectmatige Prof en bureaucr. Organisaties functioneren niet goed wanneer ze worden geconfronteerd met problemen waarvoor geen bestaande oplossingen voorhanden zijn. Ook ondervinden zij moeilijkheden bij de aanpassing aan wisselende omstandigheden. Kenmerkend voor een projectmatige organisatievorm is dat de structuur ad hoc en flexibel is. Er is weinig formalisatie en hiërarchie. Met deze vorm beogen organisaties voor een in de tijd begrensde en scherp omschreven taak een structuur op maat te leveren. Dit vitale onderdelen zijn projectteams onder leiding van projectmanager. Om de afstemming tussen de groepen te waarborgen is er een stuurgroep, die de leiding heeft over de diverse deelprojecten die in deze organisatie worden uitgevoerd. Cultuur benadrukt betrokkenheid en toewijding; er moet namelijk in korte tijd en binnen strikte randvoorwaarden een belangrijke taak worden vervuld. 3. Presenteer hedendaagse voorbeelden uit de publieke sector van management via technische beheersing en van management via sociale beheersing. - management via technische beheersing betekent dat medewerkers versterkt kunnen worden door verbetering van formele aspecten van organisaties, via bijv. duidelijke structuren, regels en planning. Twee scholen die zich bezig hielden met de vraag hoe je zorgt voor betrokken en gemotiveerde medewerkers als je niet meer het volledig overzicht hebt. * scientific management: wil de arbeidsproductiviteit verbeteren. Is de productie van 1 arbeider per tijdseenheid. De opzet van een productieproces moest worden overgelaten aan managers en niet aan de domme arbeiders. Critici vonden dat er te weinig aandacht was voor de verschillende behoeften van medewerkers. Denk aan autonomie en verbondenheid. Hier had scientific management geen oog voor wat de arbeidsproductiviteit juist naar beneden kon halen. * administrative management: managementprincipes die zorgen voor succesvol management. Richtten zich meer op managementprincipes en minder op het zo efficiënt uitvoeren van specifieke taken. En meer oog voor de menselijke kant van organisaties. Vijf essentiële functies algemeen management: Plannen: vooruitzien Organiseren: taken verdelen Beheersen: mensen motiveren en ondersteunen Coordineren: de activiteiten harmoniseren via onder andere communicatie Controleren: feedback organiseren om te evalueren of de activiteiten goed verlopen. Voorbeeld van technische beheersing is de politie waarbij 1 politiekorps was met 1 doel en 1 missie onder leiding van duidelijk zichtbare koprsleiding. De sociale kant van de medewerkers kreeg minder aandacht. - Sociale beheersing: hoe prestaties van medewerkers kunnen worden versterkt door verbetering van informele aspecten van organisaties, via bijv. meer sociale steun, identificatie met de organisatie en vrijheid voor medewerkers. Andere had te weinig aandacht voor de sociale en psychologische dimensies van het functioneren in organisaties. Twee scholen die ingaan op dit gebied: Human relations: Meer gericht op sociale en psychologische dimensies van het functioneren in organisaties en hun invloed op de productiviteit van organisaties. Voorloper van human resource. Het management kan de arbeidsmotivatie bevorderen door echte belangstelling te tonen voor wat zich op de lagere niveaus in de organisatie afspeelt. Revisionisme: Bekeek zowel scientific management als human relations. Tweede is te soft en eerste heeft een onjuist mensbeeld. Theorie x: managers denken dat medewerkers lui en passief zijn en gaan daarin ook door in hun regels. Niet te laat komen en aanwezigheid etc. hierdoor komt er ook druk op de medewerkers waardoor de productiviteit uiteindelijk echt naar beneden gaat. Dit is een selffulfilling prophecie. Als je medewerkers zo behandelt zullen ze zich zo gaan gedragen. Theorie Y is dat medewerkers werken graag, hebben ambitie en zijn geïnteresseerd in vernieuwing. Hierdoor geeft manager ruimte voor inspraak, autonomie en kiest voor aanmoediging. Hij beloont medewerkers i.p.v. te straffen. Dit helpt tot betere resultaten en meer tevredenheid bij werknemers. Dus sociale beheersing heeft te maken met het effectief motiveren van medewerkers. Voorbeeld bijv werken voor nederland, hierdoor hopen ze mensen met een hoog psm aan te spreken wat weer bijdraagt aan een betere arbeidsproductiviteit. 4. Leg uit wat Public Service Motivation inhoudt, en waarin ze verschilt van andere vorm van motivatie. Drie soorten motivatie: Extrinsieke motivatie is de reden voor handelen gelegen in beloningen of straffen die buiten de activiteit liggen. Prijzen of geld/cijfers. Intrinsieke motivatie is de tegenhanger van extrinsiek. Als je intrinsieke motivatie hoog is , dan voer je de activiteiten uit omwille van de activiteit zelf omdat je dat leuk vindt. Kind dat speelt omdat hij het leuk vind om te spelen, krijgt er niks voor. PSM (motivatie voor de publieke zaak) is de drang van mensen om zinvolle publieke diensten uit te voeren. Zij doen dit dus niet voor het geld maar omdat ze iets publieks willen bijdragen. Positief effect op het organiseren want mensen zullen dan sneller dingen uit zichzelf doen. 5. Presenteer voorbeelden van politiek-bestuurlijk, ambtelijk en maatschappelijk leiderschap van personen die momenteel actief zijn in de aanpak van de Corona crisis. Leiderschap is is het proces om mensen te beinvloeden om iets te denken of te doen wat ze anders niet of minder hadden gedaan. Management gaat over het omgaan met de complexiteit in het hier en nu. Leiderschap gaat over het omgaan met verandering en haar implicaties voor de toekomst. Management is operationeel: het gaat om ontwikkelen van een structuur van regels, straffen en beloningen die ervoor zorgen dat de organisatie goed kan blijven werken. Leiderschap is strategisch: het gaat om het bepalen van de richting van de organisatie. Publiek leiderschap gaat over het beinvloeden van de manier waarop de samenleving als geheel met sociale vraagstukken omgaat en welke mix van sturingsvormen – overheid, markt en zelforganisatiedaarbij tot stand moet komen. Bespreekvragen: kijk schema pagina 197 voor alle types leiderschap Hier zijn enkele voorbeelden van politiek-bestuurlijk, ambtelijk en maatschappelijk leiderschap van personen die actief zijn in de aanpak van de COVID-19-crisis in Nederland, gebaseerd op informatie tot mijn laatste kennisupdate in september 2021: Politiek-bestuurlijk leiderschap: Mark Rutte: Als minister-president van Nederland speelde Mark Rutte een cruciale rol in de coördinatie van de Nederlandse reactie op COVID-19. Hij was verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen met betrekking tot lockdowns, sociale beperkingen en vaccinatiestrategieën. Ambtelijk leiderschap: Jaap van Dissel: Als directeur van het Centrum Infectieziektebestrijding van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) heeft Jaap van Dissel belangrijke informatie en advies geleverd aan de Nederlandse regering en het publiek over de epidemiologische situatie en de te nemen maatregelen. Maatschappelijk leiderschap: André Rouvoet: Hij was de voorzitter van GGD GHOR Nederland, de koepelorganisatie van de Gemeentelijke Gezondheidsdiensten (GGD's) en Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties in de Regio (GHOR). Deze organisaties speelden een cruciale rol in het testen, traceren en vaccineren tegen COVID-19. 1. In hoeverre heeft de USBO een stabiele omgeving? En wat betekent dat voor de fit van de kenmerken tussen de organisatie en haar omgeving?\ De usbo heeft geen stabiele omgeving omdat studenten in de loop van de jaren veranderen en elke student wel iets anders nodig heeft. De organisatie moet daar dus flexibel mee kunnen omgaan. 2. In bureaucratische organisaties, zoals ministeries, wordt vaak gewerkt in projecten en door vele professionele (hoogopgeleide) medewerkers. Geef aan tot welke spanningen dat kan leiden. In een bureaucratische organisatie is gezag verbonden met status en positie. In een professionele organisatie met kennis en kunde. De beste prof is niet automatisch de beste manager. Dat kan in een bureaucratische organisatie spanning opleveren. Een ander probleem is te weinig clientgerichtheid. Dankzij de vrijheid van profs kunnen zij zich het veroorloven de behoeften van hun clienten te negeren. Ten slotte stuiten pogingen tot vernieuwing van werkwijze binnen professionele organisaties vaak op verzet, zeker als zij ingaan tegen routines die door jarenlange training en opleiding zijn verkregen. 3. Welke invloed hebben management via technische en via sociale beheersing op de motivatie van medewerkers? Technische beheersing dat er een selfforfilling prophesie kan ontstaan doordat managers inspelen op het feit dat mensen niet gemotiveerd zijn. Door de mensen niet sociaal te ondersteunen en te prikkelen zullen ze minder werkplezier hebben er daardoor zal de arbeidsproductiviteit ook naar beneden gaan. Bij sociale beheersing voelen medewerkers zich meer gehoord en zullen ze dus ook gemotiveerder raken omdat ze ook gemotiveerd worden door hun werkgevers en ze vaak meer werken omdat ze het leuk vinden en iets willen beteken ipv dat ze het alleen voor het geld doen. 4. Waarom is vanuit de principaal-agent theorie ambtelijk leiderschap 'problematisch'? Wanneer de ene partij( principaal ) een andere partij (agent) vraagt om acties uit te voeren. De agent weet vaak meer over de zaak dan de manager of principaal waardoor er dus sprake is van informatieassymetrie. Het risico is dus dat de medewerkers gedrag vertonen dat niet in lijn is met organisatiedoelstellingen. Oplossingen: - Transactioneel leiderschap: stimuleert de leidinggevende de medewerker via beloningen en straffen. Bijv ontslaan als er bepaalde doelen niet gehaald worden. Transformationeel leiderschap: de werknemer probeert de werkgever te veranderen (transformeren) zodat zij de organisatiebelangen boven hun eigen belangen plaatsen. Ambtenaren moeten niet alleen rekening houden met hun principaal maar ook met bijvoorbeeld cliënten of media. Hierdoor kunnen ze niet alleen luisteren naar wat bijv een manager te zeggen heeft. Hierdoor werkt een agent-principaal principe niet bij ambtelijk leiderschap omdat de werknemers ook met andere actoren te maken hebben.