La conduite de Projet 1 GLOSSAIRE OBEA – L. Duriez – Gestion de projet Glossaire général Projet. Ensemble d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin, à définir, dans des délais à fixer et dans la limite d'une enveloppe budgétaire à allouer et/ou de moyens humains et matériels à préciser. Il est possible d’utiliser préalablement la grille du KIT pour déterminer si il convient de travailler en mode projet ou utiliser la méthode de résolution de problème (pour améliorer une situation). Planification. Découpage thématique et temporel d’un projet. En cas de projet complexe il est conseillé d’utiliser un GANTT Étape. Découpage temporel des phases d’un projet. Jalon. Point d’étape de planification ou événements importants d’un projet permettant de vérifier et/ou de valider les conditions nécessaires à la poursuite du projet Action. Ensemble de tâches à accomplir participant à la réalisation d’un objectif. 2 Glossaire général Pilotage: assuré par le Chef de Projet en lien avec le Directeur de Projet Actions consistant à - Animer l’équipe projet -s’assurer que le projet est conforme aux besoins formulés en termes d’objectifs et de moyens (enjeux, coûts, délais, cadre initial etc.), de la réalisation de la planification , de la communication en lien avec le Directeur de Projet et des différents acteurs du projet -prendre les décisions associées en lien avec la (les) Directions /pôles concerné (s) et le Directeur de Projet , nourrir les réunions du COPIL (présentation par le directeur de projet) La fiche projet précise le contenu des rôles entre DP et CP La fiche projet synthétise les objectifs du projet et ses conditions de réalisation. Elle est élaborée par le chef de projet, validée par le Directeur de Projet et formalise le lancement du projet. Le tableau de suivi des objectifs: intègre les modalités pratiques de réalisation (qui fait quoi) dont le planning et la structuration du projet. Livrable ou résultat attendu: production illustrant l'exécution d'une étape et matérialisant un jalon. 3 Glossaire des acteurs Revue de projets: au sein du CODIR du GH, vision globale de l’ensemble des projets transversaux, Points-projets: au sein du pôle/Direction ou en réunion de service suivi et pilotage spécifique par projet Directeur de projet commanditaire ou porteur institutionnel de projets prescrits dont il doit garantir l’exécution en lien avec ses chefs de projet. En cas de projet voulu/choisi il est souhaitable de le faire soutenir par un Directeur de Projet qui peut être le n+1 du Chef de projet qui est initiateur du projet. Chef de projet : Personne responsable opérationnelle de l’élaboration et de la mise en œuvre du projet ,dans le respect des objectifs fixés conformément au niveau de qualité, aux délais et au budget spécifiés. Cf détail dans KIT Pilote d’actions : Acteur permanent dans le projet, constituant l’équipe projet « noyau dur » en charge de la réalisation de certaines actions sur le projet qui lui sont attribuées cf fiche action dans KIT Contributeur: ressource humaine experte (interne/externe) ponctuelle affectée et participant à l’équipe projet, émanant souvent d’une Direction support , d’appui. Comité de pilotage (COPIL). Instance stratégique, le COPIL présidé par le Directeur de projet et animé par le chef de projet (ou non)est l’instance d’arbitrage et de validation du projet (pour projet complexe et/ou transversal) Comité technique (COTECH): Instance opérationnelle qui propose les solutions liées au projet , pour l’aide à la décision et intègre le « noyau dur » du projet: le chef de projet et les pilotes d’actions, voire le4 Directeur du projet et ponctuellement les contributeurs La phase de qualification du projet : Glossaire Étude d’opportunité. Étude permettant de déterminer l'intérêt du projet pour l’organisation. Elle est préalable à l'étude de faisabilité. Elle ne se réalise que pour les projets voulus, à l’initiative/ proposés par les services Etude de faisabilité: A réaliser systématiquement quelque soit le projet, permettant de croiser les moyens nécessaires et les moyens disponibles pour la réalisation du projet. Elle peut déboucher sur l’élaboration de propositions alternatives selon les moyens alloués (en tant qu’outil d’aide à la décision) Elle prépare l’impact et définit le scenario Étude d’impact. Étude visant à mettre en évidence les changements organisationnels et fonctionnels induits par le projet et aboutissant à la décision de faire ou non (GO/NO GO) Budget. Ensemble des ressources (financières, humaines…) affectées à la réalisation du projet. 5 La phase de clôture : Glossaire (1) Evaluation du projet : livrables et résultats obtenus et analyse des écarts (cf tableau objectifs) Prépare le Rex REx Retour d’expérience. Action visant à retracer le déroulement d’un projet pour en tirer un savoir faire. Cf grille d’auto-évaluation KIT Le ReX permet de capitaliser les enseignements transposables pour d’autres projets. On associe les membres de l’équipe projet (pilotes d’actions et contributeurs) et Directeur du Projet Clôture. Actée en réunion présente l’ évaluation du projet. Elle met fin au groupe projet. 6 La phase de conduite du changement : glossaire Accompagnement et conduite du changement. Processus support du projet visant à faire passer l’organisation d’un système existant à un système cible dans les meilleures conditions. C’est l’art d’anticiper et de traiter les obstacles qui pourraient compromettre la mise en œuvre du système cible. Elle doit se mener au travers d’une démarche structurée de changement qui s’appuie sur quatre axes en interactions les uns avec les autres : l’organisation, les modes de fonctionnement, les compétences et la communication interne et externe. Communication service/ pôle: au sujet du projet et des changements qu’il implique pour eux. Cf fiche plan de communication dans KIT Communication externe: globale CHU ou hors CHU ( cf service communication ) Communication interne au sein du projet. Information de l’équipe projet contributeur, Directeur Projet et COPIL 7