¡Hola!
Estamos felices de que leas esta pequeña
guía que sintetiza todo lo que hemos
aprendido en la gestión de más de 350
eventos de networking en nuestros
últimos 3 años.
¡Esto es oro puro! Ten por seguro que si
das prioridad a estos 8 pasos claves que te
explicaremos en este documento, tendrás
altas posibilidades de organizar un evento
de networking de gran calidad.
Sin más que agregar, ¡comencemos!
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8 pasos claves para organizar
tu evento de networking
¿Qué es un evento de networking?
Primero es lo primero. Debes tener claro que los eventos de networking son una gran cantidad
de reuniones cronometradas, organizadas con el objetivo de conectar a personas con
intereses comunes en el mundo empresarial, social o académico. Estos eventos pueden ser
presenciales, virtuales o híbridos, y permiten a los asistentes establecer contacto con otros
profesionales, empresarios o actores de su segmento. Con esto se busca mejorar sus redes
de contacto para aumentar las probabilidades de que hagan negocios.
¿Para qué organizar y/o participar de un evento de networking?
La importancia de los eventos de networking en el mundo de los negocios es incalculable. Las
relaciones entre empresas y profesionales son clave para el éxito en cualquier industria. Los
eventos de vinculación empresarial ofrecen una gran oportunidad para el intercambio de
ideas, la creación de alianzas y el establecimiento de relaciones duraderas. Además, son una
excelente plataforma para conocer a personas influyentes en su sector, acelerar el
crecimiento de los negocios y generar nuevas oportunidades, sean comerciales o de
construir lazos. Estos eventos son indispensables para cualquier profesional o empresario
que busque crecer y expandirse.
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8 pasos claves para organizar
tu evento de networking
Objetivos de un evento de networking
Establecer relaciones comerciales a corto, mediano y largo plazo.
Aumentar las ventas de un sector comercial específico.
Mejorar la economía en una región determinada.
Construir redes de contactos.
Conocer y actualizarse en nuevas tendencias/productos/tecnologías
Formatos de Eventos de Networking
Identificar el modelo de evento de networking perfecto para tus actividades es de vital
importancia para lograr los objetivos previstos. Cada uno de ellos responde a soluciones
específicas según las interacciones que se buscan generar en este tipo de espacios.
Rueda de Negocios o Ronda de Negocios. Se definen dos tipos de empresarios: Comprador
y Oferente. Las reuniones están 100% enfocadas en que una empresa le venda a la otra.
Rueda de Networking o Matchmaking B2B: Se define un sólo tipo de empresario. Las
reuniones se pueden hacer entre todos y a diferencia a las Ruedas de Negocios, se busca
generar ventas, alianzas y representaciones de marcas.
Rueda de Inversiones: Evento donde emprendedores y startups presentan sus proyectos a
inversionistas con el objetivo de obtener financiamiento para su negocio. Permite también
crear conexiones para futuros desarrollos.
Rueda de Proveedores: aquí una única empresa invita a varios proveedores a presentar sus
productos o servicios en un mismo lugar y tiempo. Es útil también para conocer las últimas
tendencias del mercado y comparar diferentes opciones antes de tomar una decisión de
compra.
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1. Define los objetivos
específicos de tu evento
de networking
Antes de hacer cualquier cosa, el primer paso es saber
por qué estás organizando tu evento. Los objetivos
darán foco a tu trabajo y te permitirán definir una
estrategia clara para ejecutar correctamente cada uno
de los siguientes pasos.
para que tu Evento
de Networking sea
un éxito
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Estas preguntas te ayudarán a definir los objetivos
específicos de tu evento de networking.
¿Qué quiero lograr con este evento?
¿Cuántos participantes deberían asistir?
¿Cuál será el alcance de mi evento de networking?
¿Qué tipo de empresas deberían participar?
¿Será para un segmento industrial particular?
¿El evento será presencial, virtual o híbrido?
¿Cuántos días durará el evento?
Si estoy pensando en un evento grande ¿Cuál es mi
presupuesto?
¿Cuento con el equipo organizador necesario para
el tamaño del evento?
2. Determina las
métricas claves
Así como los objetivos son fundamentales para
estructurar y planificar el proyecto, las métricas claves
son igual de importantes para poder evaluar el éxito
del evento una vez que ha finalizado.
Estas son algunas métricas que te podrían ayudar a
medir el resultado de tu evento:
3. Entiende la
segmentación de los
participantes
Número de inscripciones.
Para que tu evento de networking funcione,
Te ayudará a entender cuál fue el alcance de la
siempre deberás decidir primero que modelo
difusión de tu evento y a tomar acciones rápidas en el
de evento se ajusta más a tus objetivos.
caso de que estés recibiendo muy pocos interesados.
Podemos definir 2 formatos principales:
Reuniones realizadas.
Evento de Vinculación: todos los
Del total de reuniones agendadas en tu evento de
participantes tienen acceso a agendarse
networking,
reuniones entre sí.
¿cuántas realmente fueron concretadas?. Esta es la
métrica más importante, ya que indica si toda tu
Evento de Negocios: donde tendremos 2
gestión fomentó la vinculación comercial entre
grupos definidos, parte y contraparte siendo
empresas.
un grupo de participantes proveedores
(vendedores) y otro grupo de participantes en
Expectativas de negocios .
carácter de empresas demandantes
Preguntar a los empresarios algo tan simple como
(compradores).
“¿Fue de interés para ti esta reunión?” luego de cada
reunión concretada, te permitirá estimar si es que se
Conocer cuáles son los perfiles de los
generarán acuerdos comerciales posteriores a tu
participantes/profesionales /empresarios que
evento. Este número es tan relevante que en muchos
quieres en tu evento, te permitirá definir las
casos es el indicador de éxito más importante de un
estrategias de difusión, la confección de los
evento de networking.
formularios de inscripción y los tipos de filtros
de búsqueda para que puedan revisar perfiles
y encontrarse unos a otros durante el proceso
de agendamiento de reuniones, proceso que
se realiza previo a los días del evento.
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4.Cuida la regla de oro (Proporción 1:3)
En Koyag hemos gestionado cientos de eventos de networking. esta experiencia nos ha permitido
descubrir que es fundamental conseguir la proporción 1:3 entre empresas compradoras y empresas
oferentes para que el evento sea equilibrado y fluido.
Si el evento tiene 50 empresas compradoras, la recomendación es
tener como máximo 150 empresas oferentes.
Siguiendo esta lógica, la cantidad máxima posible de citas en tu evento de networking tendrá como limitante
la cantidad de empresas compradoras que lograste convocar. Si hay demasiadas empresas oferentes,
muchas no podrán agendar ni siquiera una reunión, provocando un descontento general muy negativo para
el prestigio de tu evento.
5. Busca proactivamente las empresas
compradoras (máxima prioridad)
Una de las tareas más difíciles que tendrás que gestionar
para tu evento de networking, es la búsqueda de
empresas compradoras. Ten por seguro que esto no lo
podrás resolver con una simple convocatoria y difusión en
medios de comunicación. Aquí un par de consejos claves:
Mapear el mercado
Debes realizar una investigación del mercado donde
enfocarás tu evento de networking, para tener claro
cuáles son esas empresas compradoras que podrían
interesarse en participar en tu evento.
Deberás salir a buscarlos “uno a uno”
No basta con enviar un correo, deberás llamarlos por
teléfono o reunirte con ellos si es necesario. Debes buscar
la forma de realmente convencer a esos empresarios para
que se comprometan en participar en las reuniones de tu
evento de networking.
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6. Estructura tu evento con
precisión
Convocatoria
Te recomendamos hacer la convocatoria de empresarios entre uno y dos meses antes de tu evento,
para que realices el proceso con calma y puedas alcanzar la cantidad de inscripciones que tienes
proyectadas.
Admisión
Tu evento de negocios debe tener selección de participantes para lograr una proporción adecuada
entre empresas compradoras y empresas oferentes. Además, un evento con admisibilidad eleva “el
nivel” de la actividad y genera la sensación de “exclusividad” entre los seleccionados.
Agendamiento de reuniones
Esta etapa es como el “cerebro” del evento, ya que es donde los empresarios hacen todo el análisis
para agendar sus reuniones de negocios unos con otros. Es muy importante que des el tiempo
suficiente antes del evento, para que los empresarios puedan revisar la información con calma. Te
recomendamos que esta etapa tenga una duración entre 1 y 3 semanas antes del evento.
Intenta que tu evento de networking dure sólo un par de días para lograr el factor “por tiempo
limitado” y así generar una sensación de urgencia. Esto es clave para que los empresarios se
comprometan con tu actividad y bloqueen su agenda por completo. En otras palabras, les dices “si
no asistes a mi evento ese día, te lo pierdes”.
Estructura del evento
Nunca dejes de lado la estructura de un evento de networking tradicional, ya que su formato es muy
estricto en los tiempos de duración y en el cumplimiento de los horarios. El no respetar esto puede
provocar el fracaso de la actividad.
Un evento de networking debería tener una duración como máximo de 5 días. Más días provocará
falta de interés y tendrás que invertir mucho tiempo en motivar a los empresarios a participar en la
actividad.
Las reuniones siempre deben realizarse a las horas que fueron agendadas. Por ningún motivo debe
moverse el horario de una cita, ya que tendrás muchas otras agendadas y el atraso de una sola de
ellas podría desencadenar que un empresario pierda todo un día de reuniones.
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Siempre debes establecer bloques horarios donde se realizarán todas las reuniones. Por
ejemplo, entre las 09:00 hrs y 14:00 hrs. Dentro de estos bloques horarios se agendarán todas
las reuniones que siempre deben tener la misma duración.
Todas las reuniones deben tener exactamente la misma duración y recomendamos que sea
entre 15 y 35 minutos. Esto permitirá que los participantes tengan el tiempo suficiente para
poder conversar sobre sus negocios, maximizando la eficiencia del evento.
7. No te confíes,
monitorea
constantemente
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Antes y durante el evento, hay dos actividades
en las que debes estar muy atento respecto a
la interacción de los empresarios.
Agendamiento
Si el empresario te dice que participará en tu evento, no es suficiente para que te relajes.
Deberás estar pendiente de él y verificar continuamente si está participando activamente en
la etapa de agendamiento de reuniones. Las empresas oferentes enviarán muchas
solicitudes de reuniones, pero si las empresas compradoras no aceptan esas solicitudes,
esas reuniones no se agendarán. Esto impactará directamente en tus métricas de reuniones
agendadas.
Realización de reuniones
Si ya tienes una gran cantidad de reuniones agendadas, eso no significa que todas se
realizarán. Durante el evento, deberás monitorear que efectivamente se realizan las reuniones,
ya que es posible que algún empresario no asista por una razón particular. En este caso,
deberás comunicarte con el empresario que no ha llegado y atender proactivamente al que
se quedó esperando en la reunión. Con esto evitas la molestia de los empresarios y que
además perjudique la imagen de tu evento.
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Recuerda
Debes estar en constante comunicación con los empresarios y hacer todo lo
posible por asegurar sus asistencias, incluso llamando por teléfono si es
necesario, para recordar que agenden y asistan a sus reuniones.
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8. Terminamos, ¿y ahora qué?
Medir los resultados
Felicidades, ha terminado tu evento luego de varias semanas de planificación, gestión y resolución de
problemas. Sabemos que hay agotamiento, pero debes saber que ahora es donde viene la parte más
importante de todo este proceso: medir los resultados. Si hiciste correctamente todo lo que te mencionamos,
este análisis no será complicado ya que tienes toda la información recolectada. Algunas preguntas que te
puedes hacer para determinar el alcance de tu evento, son las siguientes:
1 . ¿El segmento industrial seleccionado fue el correcto?
2. ¿Se logró conseguir la cantidad suficiente de empresas compradoras?
3. ¿Postularon o se inscribieron todas las empresas que esperaba?
4. ¿La cantidad de reuniones agendadas cumplió las expectativas?
5. De las reuniones agendadas, ¿Cuál fue el porcentaje de reuniones realmente realizadas?
6. ¿Las empresas compradoras quedaron conformes con las reuniones que tuvieron? ¿Vieron posibilidades
reales de negocios?
Hacer un análisis de este tipo te permite identificar los puntos fuertes y débiles de tu gestión. Esto te servirá en
próximas versiones de tu evento para mejorar los resultados y alcanzar lo que es el objetivo principal de tu
evento de networking: “generar vínculos empresariales que provoquen acuerdos comerciales en el corto,
mediano y largo plazo”.
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Ya que has entendido cuales son las actividades más importantes que debes
gestionar, te dejamos este super Checklist para que puedas avanzar
ordenadamente mientras trabajas en la organización de tu evento.
Checklist para organizar un evento de
networking exitoso
Definir los objetivos de “para qué” estás organizando tu evento de networking.
Determinar cuáles son las métricas que quieres medir una vez terminado el
evento.
Delimitar cuál es el segmento industrial en el que se enfocará tu actividad.
Definir cuál es el tipo de empresas compradoras y oferentes que saldrás a
buscar.
Estimar la cantidad total de empresas compradoras y oferentes que
participarán
Máxima prioridad: asignar recursos para la búsqueda de empresas
compradoras.
Lanzar una convocatoria pública para empresas oferentes.
Seleccionar a los empresarios que participarán en tu evento.
Realizar seguimiento a los empresarios que están agendando reuniones. Si es
necesario, comunícate con ellos para aclarar dudas y así agilizar el proceso.
Durante el evento, monitorea la realización de las reuniones de negocios y dar
soporte inmediato a los empresarios que puedan tener algún problema
durante la actividad.
Posterior al evento, analizar las métricas obtenidas para evaluar los
resultados y determinar las gestiones que podrían mejorarse en la
organización de un próximo evento de networking.
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Esperamos que este contenido te sea
de gran ayuda para organizar tu
evento de networking ¡te deseamos
el mayor de los éxitos!
Si estás pensando en
organizar un evento de
networking pronto, contacta
con uno de nuestros asesores
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