ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
Информационно-справочные документы довольно часто служат основанием
для
создания
различных
распорядительных
документов
(приказы,
распоряжения). Так же с помощью их можно передавать информацию от одного
адресата к другому.
Но, в отличие, от распорядительных документов информационно-справочные
не требуют исполнения.
Они могут нести в себе исключительно информативный характер, а могут
побуждать
к
определенному
действию.
Информационно-справочная
документация, в основном, несет коммуникативный характер.
К средствам внутренних коммуникативных
связей относятся такие документы, как
•
•
•
•
•
•
объяснительные записки
докладные записки,
служебные записки
сводки,
справки
акты
1. Понятие информационно-справочных
документов и их особенности
• Информационно-справочные документы –
это документы, сообщающие определенные
сведения, которые побуждают принимать
какие-либо решения или доносят
информацию от одного адресата до другого.
• Особенность информационно-справочных
документов заключается в том, что они идут
снизу вверх по системе управления: от
работника к руководителю, от заместителя к
начальнику, от подведомственной
организации в вышестоящую.
Процесс принятия решений состоит
из 2-х этапов:
• Стадия «предрешения» и решение.
• И
стадия
«предрешения»
это
информационная подготовка решения, в
которую входит сбор информации, ее
анализ, классификация, обобщение и поиск
альтернатив.
• И информационно-справочные документы
как раз таки могут являться необходимой
информацией для «предрешения».
Назначение информационносправочной документации
Назначение информационно-справочной документации
заключается в том, чтобы доставлять в орган
управления фактическую информацию о положении
дел, о различных проблемам, сбоях в системе, о
определенных ситуациях, которые нуждаются в
корректировке посредством принятия решений.
Данная информация может поступать от различных
источников: от работников, от подразделения, от
сторонних
организаций,
от
подведомственных
организаций, от различных инстанций и других
источников.
Именно из-за этого и существует множество различных
видов информационно-справочных документов
2. Виды информационносправочных документов
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
- справки;
- заявление;
- сводки;
- телефонограммы;
- докладные (служебные) записки;
- письма;
- телеграммы;
- объяснительные записки;
- переписка;
- акты;
- факс;
- протокол:
- представление;
- заключение;
- перечень.
2.1. Внутренняя переписка
В делопроизводстве используется три вида
записок, которые различаются по назначению:
• служебная записка обычно направляется «по
горизонтали», например, от руководителя одного
подразделения руководителю другого;
• докладная записка направляется по вертикали (от
подчиненного вверх руководству);
• объяснительную составляют, как правило, когда у
работника требуют письменных объяснений какого-либо
инцидента (например, опоздания на работу, причиненного
ущерба
имуществу
работодателя
и
т.п.)
• Пожалуй, самой популярной из перечисленных является
служебная, несмотря на некоторые сложности в
определении ее статуса как документа.
• На практике очень многие организации поддерживают
довольно обширную внутреннюю переписку именно с
помощью служебных записок.
• Докладные записки менее популярны, т.е. в некоторых
организациях направляют служебные записки и «по
вертикали», и «по горизонтали» (и это несмотря на то,
что докладная записка в числе официальных
документов значится – имеет код по ОКУД, а служебная
– нет).
Служебная
записка
–
это информационно-справочный
документ, инструмент деловой
переписки внутри организации.
создается
по
вопросам
деятельности, относящимся к
компетенции
структурного
подразделения,,
Реквизиты:
08, 10,11,12,14,15,18,20,21,22
ФОРМУЛЯР СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
Наименование
структурного подразделения
Адресат
Должность
И.О.Ф.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Дата составления
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Заголовок к тексту («О….»)
Текст документа
Должность
И.О.Ф.
Служебные записки составляются от имени
руководителя одного структурного подразделения на
имя другого руководителя или от имени одного
заместителя руководителя другому.
Так же работником структурного подразделения
возможно
направление
служебной
записки
руководителю данного структурного подразделения
по вопросу деятельности подразделения.
Служебные записки составляются по любым
вопросам профессиональной деятельности, если их
решение составляет компетенцию подразделения и
не требует обращение к вышестоящему лицу
Текст служебной записки состоит из одной-двух
частей.
Первая часть – изложение основания составление
документа
(различные
мотивы,
причины,
события,
которые послужили написанию записки).
Вторая часть – выводы и предложения составителя о
возможных решениях.
Служебную записку подписывает ее составитель.
ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
Начальнику
отдела информационных технологий
М.И. Мамаевой
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
24.11.2012 № 05-24/96
На № 02-18/304 от 16.11.2011
О представлении списка работников
для участия в семинаре
Представляем список работников отдела для участия в семинаре,
проводимом
ООО
«Информсервис»
по
программе
«Эффективное
использование СЭД» с представлением ее функциональных возможностей:
1. Соколова М. С. – заместитель начальника отдела
2. Смирнова Е.П. – ведущий специалист
3. Акинфиева К.Н. – старший специалист
Начальник отдела
В.Н. Лесков
Объяснительная записка –
документ,
в
котором
работник
организации
объясняет причины невыполнения какого-либо
поручения,
нарушения
трудовой
или
производственной дисциплины.
Реквизиты:
Наименование структурного подразделения 08
Наименование вида документа 10
Дата -11
Заголовок к тексту- 18
Текст -20
Подпись -22
Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие
непосредственное
отношение
к
рассматриваемой
ситуации.
Затем излагают причины, приведшие к негативному
исходу.
Объяснительная записка может быть оформлена
рукописным способом на стандартном листе бумаги.
ФОРМУЛЯР ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
Наименование
структурного подразделения
Адресат подразделения
Должность
И.О.Ф.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Дата составления
Заголовок к тексту («О….»)
Текст документа
Должность
И.О.Ф.
ОБРАЗЕЦ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
Отдел рекламы
Директору «Маяк»
П.Г. Иванову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
27.11.2012
Об опоздании на работу
27.11.2012 я опоздала на работу на 1 час по причине аварии автобуса.
Справку, выданную автотранспортным предприятием прилагаю.
Специалист
Т.Ю. Иванова
Докладная
записка
–
это
информационно-
справочный документ, адресованный руководителю. В ней
обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя и преследуется цель побудить
руководство к принятию определенного решения.
Целью
ее
написания
является
желание
побудить
руководителя принять некое решение. Данное решение
оформляется в виде резолюции руководителя. Но
иногда
докладная
записка
информационного характера.
может
быть
просто
Докладные записки бывают:
• внутренними, которые предназначены руководству
организации, где работает составитель;
• внешними,
направляемыми
в
вышестоящие
организации.
Текст докладной записки состоит из констатирующей
части, в которой излагаются факты, послужившие
причиной ее составления, и части, в которой приводятся
выводы,
предложения,
мнение
ее
автора.
Внутренние записки могут быть оформлены на
чистом листе бумаги в угловом варианте исполнения,
внешние оформляются на общем бланке формата А4.
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Адресат
наименование
должности адресата
с включением И.О. Фамилии
в дательном падеже
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000
№
Заголовок к тексту начинается
с предлога «О….»
Текст состоит из двух частей: излагается проблема, затем приводятся доводы и предложения. Не
рекомендуется текст начинать со слов: «Довожу до вашего сведения…».
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку
времени, то это время включается в заголовок.
Наименование должности лица,
подписавшего документ
(подпись)
И.О.Фамилия.
ФОРМА ВНЕШНЕЙ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование должности адресата
с включением наименования
организации в дательном падеже
И.О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000
№ 00
Место составления
Заголовок к тексту начинается
с предлога «О……………»
Излагается проблема, вопрос, ситуация. Не рекомендуется текст начинать со слов: «Довожу до вашего
сведения…».
Затем приводятся выводы и предложения.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это
время включается в заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть.
Приложение: 1. Наименование приложения, на ___л. в ___ экз.
.
Наименование должности лица,
подписавшего документ
(подпись) И.О.Фамилия.
В дело 00-00
(подпись), дата
Идентификатор
электронной
копии документа
ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ
Директору
ООО «Маяк»
И.Т. Иванову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.02.2012 № 10-25/158
О нарушении трудовой дисциплины
В ходе проверки установлено, что 18.02.2012 в течение 3-х часов с 13-00
и до 16-00 рабочего дня специалист отдела информационных технологий
Фирсов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.
Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности
причины отсутствия, Фирсовым Р.В. не представлено.
В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер,
предлагаю Фирсову Р.В. объявить выговор.
Начальник отдела
Е.С. Любимова
2.2. Акт –
документ,
(комиссией),
составленный
несколькими
подтверждающий
лицами
установленные
факты, события или действия.
Разновидности актов определяются их содержанием и
назначением:
• Сдачи-приемки;
• Обследования;
• Приема-передачи;
• Ревизии;
• Инвентаризации
Акты проверок, ревизий, обследований фиксируют установленные
факты и события и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально, состав утверждается
распорядительным документом руководителя организации.
Акт является основанием для издания администрацией предприятия
соответствующих распорядительных документов.
Комиссия должна ознакомить с актом заинтересованных лиц под
расписку.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Акт составляют в 3-х экземплярах: в вышестоящую организацию,
руководителю организации, в дело.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Вводная часть содержит:
1. Основание –
(распорядительный или нормативный документ,
устное распоряжение)
2. Состав
комиссии
комиссии,
присутствовавших.-
указывают
в
алфавитном
Фамилии
порядке,
членов
нумеруют
арабскими цифрами через 1,5 интервала.
В необходимых случаях включается реквизит утверждения.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, характер
проведенной
работы,
указываются
документы,
на
основании
которых проводилась работа, фиксируются установленные факты,
делаются выводы. Содержание акта может быть в форме таблицы и
быть разделено на пункты.
Формуляр-образец АКТА
2.3. Протокол – документ, содержащий запись хода
обсуждения
вопросов
и
собраниях,
заседаниях,
принятия
решений
на
совещаниях,
деловых
деятельность
временных
встречах
Протоколы
документируют
(собрания, заседания) постоянных (коллегии комитетов и
министерств, муниципальных органов управления, ученых,
методических и технических советов) коллегиальных органов.
Также могут протоколироваться совещания, которые проводят
руководители
структурных
подразделений,
генерального директора, директора
заместители
Виды протоколов
Протоколы подразделяются на несколько видов:
• Полный протокол (в нем фиксируются вопросы, которые
обсуждались на заседании, фамилии докладчиков,
подробное описание докладов и выступлений, принятые
решения).
• Стенографический протокол (он составляется на основе
стенографического отчета о заседании и дословно передает
процесс обсуждения каждого вопроса и решения по нему).
• Краткий протокол (в нем фиксируются вопросы, которые
обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и
принятые решения). Используется, если заседание носит
оперативных характер.
Решение о том, какую форму будет иметь протокол, принимает
руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Протоколы оформляются на основании черновых
записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписей,
материалов, подготовленных к заседанию, на бланках
организации.
Реквизиты протокола:
•
•
•
•
•
•
•
•
Наименование организации 08
Наименование вида документа - 10
Дата заседания и номер документа – 11, 12
Место составления -14
Заголовок к тексту -18
Текст -20
Подписи -22
Визы согласования -24
Заголовок
к
тексту
протокола
протоколируемого мероприятия.
–
название
Текст протокола состоит из двух частей:
Вводной части – указывается председатель, секретарь,
должностные лица, входящие в состав коллегиального
органа, присутствующие, приглашенные, повестка дня.
На заседаниях коллегиальных органов присутствует
большое количество участников. В этом случае
составляется отдельный список присутствовавших на
собрании (более 10 человек).
Основная
часть протокола состоит
из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого
раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ
00.00.0000
Форма заседания
Председатель
Секретарь
Присутствовали 00 чел.
ФОРМА ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА (продольное расположение реквизитов)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОТОКОЛ
№ 00
Место составления
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
(указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в
алфавитном порядке, столбцом).
Повестка дня:
1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогичное)
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого
лица).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность
выступающего).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указываются действие в неопределенной форме
(поручить, организовать и тому подобное.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок
исполнения .
1.2.Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление вопроса повестки дня строится аналогично первому.
Председатель
Секретарь
В дело 00-00 (подпись), дата
(подпись)
(подпись)
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
Идентификатор
электронной копии
документа
ФОРМА ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА (угловое расположение реквизитов)
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000.
№____
Москва
Заголовок со строчной (маленькой) буквы в родительном падеже
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилия, имена и отчества членов коллегиального органа в алфавитном порядке
Приглашенные: фамилии, имена и отчества, должности и названия организаций, которые они представляют
Повестка дня:
1.О…_____________________________Доклад…
2.Об…____________________________Информация…
1.СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. (в родительном падеже) - о чем?
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. (в именительном падеже) – о чем?
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2.
1.3.
2.СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель
«личная подпись»
И.О.Фамилия
Секретарь
«личная подпись»
И.О.Фамилия
Краткий протокол
• Указываются
только
рассмотренные
вопросы,
фамилии участвовавших в обсуждении и принятые
решения.
Выписка из протокола
• Из основной части берутся только те элементы текста,
которые
необходимо
довести
заинтересованных должностных лиц.
до
сведения
ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
Наименование
предприятия
ПРОТОКОЛ
"__"______ 20__ г.
Nо.______________
Производственного совещания
Председатель - ______________________________________________________
Секретарь - ______________________________________________________
Присутствовали: _____________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
Рассмотренные вопросы:
1. _________________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________________________
Принятые решения:
1. ____________________________________________________________________________
2. ____________________________________________________________________________
Председатель
Секретарь
Визы ознакомления
заинтересованных лиц
В дело №00-00
Личная подпись 00.00.0000
Личная подпись
Личная подпись
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи
2.4. Справка –документ, который подтверждает
определенные факты и события.
Справки отражают основную деятельность организации.
Справки бывают:
• Личного характера;
• Служебного характера.
Справки с информацией о фактах и событиях
служебного характера составляют по запросу и
представляют в установленные сроки.
Справки, направляемые за пределы учреждения,
оформляют на общем бланке организации.
Заголовок справки может содержать период времени или
дату, на которую приходятся приводимые в справке
данные.
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
СПРАВКА
00.00.0000
№ 00
ТЕКСТ
Должность
подпись
И.О.Фамилия
Сводка –
Документ, содержащий обобщенные сведения по
какому-либо определенному вопросу.
В сводке концентрируется информация из различных
источников по заранее установленным параметрам,
связанным одной темой.
Является разновидностью служебной справки.
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СВОДКИ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
СВОДКА
00.00.0000
№ 00
Заголовок к тексту
ТЕКСТ
Должность
подпись
И.О.Фамилия
Заключение –
Документ, содержащий мнение, выводы организации,
комиссии или специалиста по какому-либо документу
или вопросу.
Заключение
составляют
на
проекты
положений,
постановлений, инструкций, на научные работы, проекты
стандартов.
Текст заключения состоит из двух частей:
В первой дается краткое изложение существа вопроса,
анализ основных положений или предложений и общая
оценка документа или вопроса.
Во второй – излагаются конкретные замечания по
существу рассматриваемого вопроса или документа,
выводы и предложения.
Оформляется на стандартном листе бумаги и
подписывается составителями.
Отзыв –
Документ, содержащий мнение, выводы организации,
комиссии или специалиста по поводу какой-либо
работы, поступившей на рассмотрение.
Порядок
составления
соответствует
порядку
и
оформления
подготовки
и
отзыва
оформления
заключения.
Текст отзыва состоит из двух частей:
Первая содержит существо вопроса, вторая – оценку
работы (заслуживает оценки «отлично»….).
Перечень –
Документ,
содержащий
систематизированное
перечисление предметов, лиц, объектов или работ.
Оформляется на общем бланке организации или на
стандартном листе бумаги в виде таблицы.
Подписывают перечни должностные лица, составившие
их.
Отдельные разновидности перечней требуют утверждения
руководителем организации или вышестоящим органом.
Список –
Документ,
содержащий
систематизированное
перечисление лиц, объектов или работ.
Составляют в целях регистрации или информирования.
Оформляется на стандартном листе бумаги. Подписывает
должностное лицо, составившее его, при необходимости или руководитель организации.
Формы деловой переписки:
•
•
•
•
•
письменная корреспонденция,
телеграмма,
телефонограмма,
факсограмма,
сообщение электронной почты.
Переписка – важнейший элемент делового общения
Подготовка деловых писем
Композиция текста письма
Композиция письма определяется его назначением и
конкретным содержанием
Служебное письмо может состоять только
из одной смысловой части, быть
одноаспектным по содержанию
пример
письмо-просьба
без обоснования:
Просим выслать календарный план проведения
семинаров по повышению квалификации работников служб
персонала на 2-е полугодие 2004 г. с указанием условий и
размера оплаты за обучение.
Композиция текста письма
пример
Служебное письмо может включать две, три и более
смысловых частей
Гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей формулировки просьбы и выражения гарантии
Сопроводительное письмо может состоять как из одной
части – сообщения о высылке каких-либо материалов, так и из
двух частей – сообщения о высылке материалов и просьбы
рассмотреть их и дать отзыв или заключение до определенного
срока
Представляем Вам на рассмотрение и утверждение первую редакцию
Типового
положения
и
Государственном
центре по
испытанию
оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного
комплекса.
Направляем Вам первую редакцию Типового положения о
Государственном центре по испытанию оборудования для
перерабатывающих
отраслей
аграрно-промышленного
комплекса (1-ая часть – сообщение о высылке документа) и
просим дать заключение до 20 ноября 2007 года (2 часть –
изложение просьбы).
Переписка – важнейший элемент делового общения
Письма
Простые письма
Сложные письма
Письма, состоящие из одной двух
смысловых
частей,
называются простыми
Письма, состоящие из трех и
более смысловых частей –
сложными
Простые письма составляются в
управленческих
ситуациях,
не
требующих изложения сложных в
административном и юридическом
отношении коллизий.
Сложные письма – в случаях,
когда необходимо детально описать
управленческую ситуацию, дать ее
анализ,
изложить
различные
мнения, обосновать свои выводы и
предложения.
Переписка – важнейший элемент делового общения
Письма
Как минимум, из двух смысловых частей должны состоять
письма-отказы: независимо от ситуации, послужившей темой
письма, отказ должен быть обоснован
пример
Наряду с этим желательно сообщить корреспонденту о
том, кто (какая организация или должностное лицо) может
решить данный вопрос или каким образом он может быть
решен
В связи с изданием Указа Президента Российской Федерации о
размещении в комплексе зданий Мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной
Думы Российской Федерации предоставить Вам помещение по указанному
адресу не представляется возможным.
На компенсационной основе Вам будут предоставлены
помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их
освобождения Администрацией Президента Российской
Федерации.
Переписка – важнейший элемент делового общения
Письма
Служебные письма, как простые, так и сложные, могут
начинаться с личного обращения к должностному лицу –
адресату письма, а заканчиваться формулой вежливости.
Смысловые части сложного письма
1. Обращение
2. Вступление
3. Основное содержание текста
(изложение, описание ситуации)
4. Заключение
5. Предупреждение
6. Заключительные
этикетные формулы
Обращение
Обращение – этикетная формула с выражением уважения
должностному лицу – адресату служебного письма
Наиболее официальный характер носит формула обращения по
должности, она используется при обращении к руководителям,
занимающим высокое должностное положение (президент, член
парламента, губернатор, посол, мэр и др.)
Уважаемый господин президент!
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый господин министр!
Официальный характер носит и формула обращения по
фамилии. Обращение по фамилии свидетельствует о наличии
некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма
Уважаемый господин Королев!
Уважаемая госпожа Смолякова!
Обращение
Менее официальный характер носит обращение по имени и
отчеству
Уважаемый Юрий Михайлович!
Уважаемая Ирина Николаевна!
Эта формула обращения свидетельствует о тесных контактах между автором
письма и адресатом, поэтому ее следует использовать в переписке между
организациями, входящими в одну систему органов власти и управления, а также в
письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях
При обращении к группе работников или всему коллективу
организации используется обращение
Уважаемые господа!
При обращении к лицам одного профессионального круга
используется обращение
Уважаемые коллеги!
Обращение
В практике ведения переписки за рубежом обращение является
обязательным элементом служебного письма, отсутствие обращения
свидетельствует о нарушении норм делового этикета.
У нас в стране традиция использования обращения в служебной переписке
окончательно не сложилась и обращение не является обязательным элементом
письма. Обращение целесообразно использовать в том случае, если письмо
адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении
изложенного в письме вопроса.
Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных
ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах
типового
содержания,
рассылаемых
широкому
кругу
организаций,
в
сопроводительных письмах, если в них одновременно не содержится просьбы,
требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.
Не следует в служебной переписке
использовать обращение
«Дорогой!...» или
«Дорогие!...»
Его используют только по отношению к близким людям. В
официальных отношениях, какими бы тесными они ни были, должна
соблюдаться определенная дистанция
Вступление
Вступление – это формулировка цели письма или
объяснение причины его написания
Назначение вступительной части – установить связь между тем, что уже
известно корреспонденту, и тем, что автор намерен ему сообщить
Ссылку на документ
(нормативный,
организационный,
распорядительный,
договорный и др.)
Вступление может
содержать
Констатацию факта,
описание события,
сложившейся ситуации
В соответствии с планом работы в ноябре 2007 года Контрольным
управлением
проведена
проверка
финансово-хозяйственной
деятельности Липовецкого машиностроительного завода.
Администрацией города 12 февраля 2006 года принято решение о
перерегистрации малых предприятий, действующих на территории
города.
Сбербанком Российской Федерации при участии крупнейших
зарубежных банков разработан план мероприятий по установлению
прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными
компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных о
клиентах.
Основное содержание письма
В этой части письма содержится описание ситуации,
послужившей
поводом
для
составления
письма;
высказываются
мнения,
приводятся
доказательства,
необходимые для формулировки заключительной части –
просьбы, предложения, требования, напоминания и др.
Если в основной части письма описываются какие-либо события,
факты излагаются в исторической последовательности – так, как они
происходили в действительности.
В этой же части письма приводятся при необходимости доказательства
– аргументы, логически подводящие к заключительной части
В Департаменте продовольственных ресурсов прошли
переговоры представителей Правительства Москвы с первым
секретарем Посольства Румынии, заместителем торгпреда и
другими официальными лицами, во время которых стороны
подробно обсудили возможности поставки в Москву румынских
продовольственных товаров, пользующихся у москвичей
большим спросом, в частности… Со своей стороны московские
организации подтвердили возможности поставки в Румынию
продукции ведущих московских предприятий.
Заключение
Заключение – это итог рассмотрения темы, которой
посвящено письмо
Заключение представляет собой выводы в виде предложений,
мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.
Просим направить письменную заявку в гостиницу «Россия» с
указанием количества необходимых мест и сроков пребывания
делегации.
Приглашаем сотрудников вашей организации принять
участие
в
семинаре
по
антикризисному
управлению,
проводимом Пензенским институтом экономического развития
в январе 2005 года.
Предлагаем провести переговоры по детальному обсуждению
условий
поставки
продовольственных
товаров
с
представителями вашей фирмы в Москве в период с 15 по 30
января 2006 года.
Заключение
Смысловое ядро заключения обычно выражается глаголом, по
которому определяется разновидность письма:
«просим»
- в письмах-просьбах и запросах (просим провести
переговоры, просим предоставить информацию, просим организовать
встречу…)
«предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие,
предлагаем выполнить взятые на себя обязательства…)
«представляем», «направляем», «высылаем» - в сопроводительных
письмах (представляем на рассмотрение и утверждение, высылаем для
сведения, направляем на отзыв…)
«напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении
срока исполнения договора, напоминаем о необходимости срочного
завершения работ…)
«сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что…, сообщаем
выводы комиссии по проверке…)
«поздравляем»
поздравлениях
- в письмах-
«приглашаем»
приглашениях
Заключение, содержащее отрицательный
вывод, формулируется как отказ от
сделанного предложения или просьбы:
-
в
письмах-
«не располагаем …»,
«не нуждаемся…», «не
считаем целесообразным…»,
«не можем обеспечить…»
Предупреждение
Предупреждение – часть текста, в которой содержится
угроза применения каких-либо санкций в отношении адресата,
если им не будут выполнены перечисленные в письме
условия.
Предупреждение – обязательный элемент таких
писем,
в
которых
речь
идет
о
невыполнении
организацией-адресатом взятых на себя обязательств или
возложенных на нее функций.
Эта часть письма, как
правило,
начинается
языковыми формулами:
Примеры:
«в противном случае…»
«в случае невыполнения… »
«в случае отказа…» и т.п.,
В противном случае Вам будут предъявлены
штрафные санкции.
В случае невыполнения Вами договорных
обязательств
дело
будет
передано
в
арбитражный суд.
Заключительные этикетные фразы
К заключительным этикетным фразам относятся
устойчивые
в
языковом
отношении
фразы,
выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество,
развитие
отношений
или
сожаление
в
случае
ограниченных возможностей адресата
Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Надеемся на развитие наших отношений на взаимовыгодной основе.
Если
служебное
письмо
начинается
с
обращения
«Уважаемый…», оно должно заканчиваться заключительной
этикетной фразой «С уважением», которая печатается на 2 –
3 интервала ниже текста, с абзаца и отделяется от названия
должности запятой
С уважением,
Генеральный директор
личная подпись
О.Н.Крылов
Заключительные этикетные фразы
Обращение
и
заключительные
фразы
вежливости
составляют
так
называемую
этикетную
рамку.
Если
обращение
в
письме
отсутствует,
то
опускается
и
заключительная фраза «С уважением».
Формулируя заключительные этикетные фразы, следует помнить,
что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных
приоритетов.
В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно
воспринимается
демонстрация
преувеличенного
внимания,
подобострастие, уничижение, фамильярность и другие подобные
отношения, поэтому нежелательно вводить в заключительные
этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения,
имеющие экспрессивную окраску:
К счастью, наши опасения не подтвердились.
К сожалению, мы поздно получили Ваше приглашение.
Очень рады оказать Вам услугу.
Глубокоуважаемый господин N
С наилучшими пожеланиями.
Многоуважаемый господин N
Язык и стиль делового письма
В служебной переписке используется деловой стиль –
особая разновидность русского литературного языка,
предназначенный
для
общения
в
сфере
административного управления.
Специфика делового стиля определяется условиями,
которых протекает письменное деловое общение
участники делового общения –
преимущественно юридические лица;
характер и содержание информационных
взаимосвязей организаций достаточно жестко
регламентированы;
предметом переписки всегда является
деятельность предприятий;
большинство ситуаций, возникающих в
деятельности организаций и нуждающихся в
письменном оформлении, относятся к
повторяющимся, однотипным.
в
Язык и стиль делового письма
нейтральный тон изложения
констатирующе-предписывающий характер изложения
точность и ясность изложения
лаконичность
широкое использование общепринятых языковых формул
использование терминов
применение лексических и графических сокращений
преобладание страдательных конструкций над действительными
ограниченная сочетаемость слов
использование конструкций с последовательным подчинением
слов в родительном или творительном падеже
употребление словосочетаний с отглагольным существительным
вместо глагола
преобладание простых распространенных предложений
употребление сложных рубрицированных перечислений
Нейтральный тон изложения
Из языка документов исключаются слова, обладающие
ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской.
Служебное письмо не достигнет
своей цели, если будет лишено
эмоционального
подтекста,
однако эмоциональность, даже
экспрессивность должны быть
завуалированными.
Эмоциональность
служебного
письма должна быть не языковой,
а содержательной, она должна
быть
скрыта
за
внешне
спокойным, нейтральным тоном
изложения.
Констатирующе-предписывающий характер
изложения
Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет
использования
глаголов
в
форме
настоящего
времени,
является
в
действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или
обязательности действий
Комбинатом производится обработка, выделка, крашение
шкур крупного рогатого скота.
Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм.
Наниматель отвечает за вред, причиненный имуществу.
Точность и ясность изложения
Точность изложения текста обеспечивает однозначность его восприятия
адресатом, исключает всякого рода двусмысленностей
Лаконичность
Требование краткости заставляет более четко формулировать предмет письма,
экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие
необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности
Широкое использование общепринятых языковых
формул
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств,
используемых в однотипных, повторяющихся ситуациях.
Направляем Вам согласованный с…
Направляем на рассмотрение и утверждение…
Просим Вас изыскать возможность…
Гарантируем возврат кредита в сумме… до…
Сообщаем, что в период с… по…
Юридически
значимые
компоненты
текста
Установлено, что в период с…по…
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…
Претензии по гарантии следует предъявлять…
…в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…
Сообщаем, что по состоянию на…
Акт подготовлен комиссией в составе…
Использование терминов
При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить
за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату.
Если у автора возникает
сомнение по этому
поводу, необходимо
поступить одним из
следующих способов:
1. Дать официальное определение термина
2.
Расшифровать
значение
словами нейтральной лексики
термина
3.
Убрать
термин
и
заменить
его
общепонятным словом или выражением
Трудности в употреблении терминов связаны с тем, что терминосистема
находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих
понятий, возникают новые, один и тот же термин нередко получает новое значение.
Термины синонимы, как
правило,
различаются
сферой их
употребления.
«договор» - «контракт» - «соглашение»
В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре.
В гражданском – двух- и многосторонние сделки называются
договорами.
Во внешнеторговой деятельности более употребителен термин
«контракт».
Договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях
(«тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом
сотрудничестве»).
Применение лексических и графических сокращений
В текстах документов допускается употреблять только общепринятые
графические сокращения, зафиксированные в государственных
стандартах и словарях.
Не допускается перегружать
текст
графическими
сокращениями,
не
рекомендуется
применять
несколько
графических
сокращений
в
коротком
отрезке текста
Произошло повторное КЗ на
1-й секции с.ш. п/ст. 44 и
отключение секционного ВМ.
Преобладание страдательных конструкций над
действительными
В русском языке существует два типа близких по смыслу глагольных
конструкций:
- действительный залог: Мы рассмотрели ваши предложения
- страдательный залог: Нами рассмотрены ваши предложения
Преобладание страдательных конструкций над
действительными
При действительном залоге акцент ставится на того, кто
осуществляет действие, при страдательном – на само действие
Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего
мировым стандартам
Московскими организациями будет поставлено в Венгрию
электротехническое оборудование
Возможность ликвидации совместного предприятия
прорабатывается Департаментом международных связей
В деловом стиле предпочтение отдается страдательным конструкциям,
которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях
независимо от того, кто их произвел.
Такая установка еще более реализуется в
безличных конструкциях.
Ограниченная сочетаемость слов
Ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетания к
языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность.
ЖЕЛАТЕЛЬНО
НЕЖЕЛАТЕЛЬНО
Направить на рассмотрение
Выслать на рассмотрение
Передать в управление
Передать для управления
Осуществлять контроль
Вести контроль
Вносить предложения
Давать предложения
Предоставить кредит
Выдать кредит
Пострадать в результате событий
Пострадать в событиях
Использование конструкций с последовательным подчинением
слов в родительном или творительном падеже
Употребление однотипных падежных форм имени существительного
специалисты называют нанизыванием падежей.
Предлагаем вам варианты решений реконструкции систем
отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых
и административных зданий.
Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения
конкретных аспектов возможного сотрудничества Правительства
Москвы и руководства финской столицы
Употребление словосочетаний с отглагольным
существительным вместо глагола
Чрезвычайно активно в деловой
речи вместо глаголов используются
конструкции
из
отглагольных
существительных
со
значением
действия с полузнаменательным
глаголом
Оказать содействие (вместо
посодействовать)
Оказать помощь (вместо
помочь)
Произвести уборку (вместо
убраться)
Провести учет (вместо
учесть)
Оказать поддержку (вместо
поддержать)
Произвести ремонт (вместо
отремонтировать)
Преобладание простых распространенных
предложений
Особенность делового стиля – преимущественное употребление
простых
распространенных
предложений
с
многочисленными
обособленными оборотами, вводными словами
В связи с крайне низкой эффективностью использования городской
собственности, внесенной в фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной
загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить
вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г.
зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному
управлению Мэрии.
Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов
Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального
подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким
сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным
использовать такие помещения под размещение федеральных структур по
решениям вышестоящих органов.
Сложных предложений в деловой речи меньше, чем простых. Из
сложных
наиболее
употребительны
сложные
бессоюзные
и
сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий,
цели, изъяснительные и определительные
Мэрия выражает надежду, что Посольство с пониманием отнесется к
принимаемы мерам и со своей стороны также окажет содействие
урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития отношений
Употребление сложных рубрицированных
перечислений
В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные
рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми
средствами формализовать передачу однотипной информации
При проработке данного вопроса редакцией были
сформулированы специфические требования к
выделяемому помещению:
- оно не должно располагаться на уровне одного
этажа;
- должно иметь не менее двух залов площадью 35
– 40 кв.м каждое для размещения компьютерной
техники;
- должно иметь не менее 16 кабинетов на 2 – 3
человека каждый и один зал заседаний;
- помещение не должно требовать ремонта;
- необходим ряд помещений технического
назначения.
Употребление сложных рубрицированных
перечислений
В сложных рубрицированных перечислениях каждый фрагмент текста
оформляется в виде абзаца.
Абзацное деление может сопровождаться нумерацией или выделением с
помощью знака «дефис» или специальных символов. В документах следует
использовать нумерацию арабскими цифрами. В основе нумерации документов
лежат следующие правила:
1. Каждая составная часть текста, соответствующая части,
разделу, главе, параграфу, пункту, подпункту, получает
свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой.
2. Номер каждой составной части включает все номера
соответствующих составных частей более высоких
ступеней деления.
Таким
образом,
номера
самых
крупных частей состоят из одного
знака, фрагменты текста второй
ступени деления состоят из двух
знаков и т.д. Использование этой
системы
нумерации
исключает
необходимость использовать слова
«раздел», «глава», «параграф», т.д.
1. Назначение и основные виды деловой
переписки
1.1 Нормативно-методическое обеспечение
деловой переписки
1.1.1. Структура нормативно-методического
обеспечения деловой переписки
Типичные языковые ошибки в деловой
переписке
Основные логические ошибки и способы их устранения
1.Нарушение причинно-следственных отношений
В районе в последние годы немало сделано для развития
жилищного строительства, однако многие жители страдают из-за
плохих квартирных условий, так как вопросы строительства жилья
пока решаются слабо.
Несмотря на то что в районе в последние годы немало
сделано
для
развития
жилищного
строительства,
предстоит еще большая работа по строительству жилья,
поскольку
многие
жители
страдают
из-за
плохих
квартирных условий.
В
то
время
как
определение
стратегических
целей организации
не
вызвало
разногласии соучредителей, выбор конкретных направлений их
реализации привел к расхождению их
во
взглядах. (автор
перепутал причину и следствие)
В то время как определение стратегических целей
организации не вызвало разногласий у соучредителей,
при выборе конкретных направлений их реализации
между ними возникли споры.
2.Сопоставление несопоставимых фактов
Сопоставление фактов возможно только при наличии у них
общего основания. Сопоставительные отношения выражаются
союзами А; если…, то, при этом простые предложения в составе
сопоставительного предложения обладают одинаковой структурой,
то есть характеризуются структурным параллелизмом
Широкая реклама продукции предприятия привела к
увеличению в последнем квартале 2006 года на 7%, а
в первом квартале этого года – на 10%.
Нарушение этого правила ведет к логической ошибке:
Если
рассчитывать
численность
делопроизводственного
персонала по существующим нормативам, то можно добиться
существенного улучшения в организации работы с документами.
В
данном
случае
сравниваются
несопоставимые
положения. Исправить это предложение можно следующим
образом:
Если рассчитывать численность делопроизводственного
персонала по существующим нормативам, то можно
обосновать необходимость его увеличения (или сокращения).
3. Неразличение или пропуск субъекта и
объекта в речи
Такого рода ошибка возникает тогда, когда субъект
речи ставится в положение объекта
Надеяться на то, что мы накормим страну
одними фермерами нереально.
Надеяться, что страну накормят одни фермеры,
нереально.
4.Речевая недостаточность
Речевая недостаточность – это пропуск нужного слова или
словосочетания, которое понятно автору, но непонятно для
читателей. Такие ошибки порождают алогизм – нарушение
логики высказывания
Страховая
компания
приглашает
четвергам для получения травмы.
Вас
по
Речь в данном случае идет о получении
денег по условиям страхования от травмы.
Сравните показатели первой таблицы со второй.
Сравнивать можно только показатели с
показателями, а не показатели с таблицей
5.Нарушение закона исключенного третьего
Закон означает, что если имеются два противоречащих друг
другу суждения, то одно из них истинно, а другое ложно и
между ними не может быть ничего среднего, то есть такого
третьего суждения, которое одновременно истинно в то же
самое время в том же самом отношении.
Приведем в качестве примера нарушения этого закона
диалог:
- Находились ли на территории вашего предприятия посторонние
лица 18 февраля 2003 года?
- У нас прекрасно налажена работа службы охраны предприятия.
Ответ на поставленный вопрос может быть
только один: да или нет, находились или не
находились. Любой другой ответ нарушает
логику
высказывания
и
чаще
всего
свидетельствует о стремлении уйти от прямого
ответа на поставленный вопрос.
6. Нарушение закона противоречия
Закон противоречия означает, что не могут быть
одновременно истинными два высказывания об одном и
том же предмете, одно из которых что-либо утверждает о
предмете, а другое отрицает в то же самое время в том же
самом отношении,
По объемам продаж в 1-м квартале 2005 года
самые
высокие
показатели
у
отдела
электросилового оборудования, не менее высокие
показатели
у
отдела
строительного
оборудования.
Если один отдел имеет самые высокие показатели, то
другого отдела, имеющего такие же высокие показатели, не
может быть. Если оба отдела имеют действительно
одинаково высокие показатели,
По объемам продаж в 1-м квартале 2005 года самые
высокие показатели у отделов электросилового и
строительного оборудования.
Лингвистические ошибки
1.Неправильное употребление паронимов
Эффективный – эффектный
Экономичный – экономный – экономический
Проступок – поступок
Веский – весомый
Командировочный – командированный
Поправить - исправить
2. Речевая избыточность
А) Бесполезно пропадает
Беречь каждую минуту времени
Взаимная помощь друг другу
Совместное сотрудничество
Б) короткий брифинг
Интервал перерыва
Прейскурант цен
В) Незаконное растаскивание государственного имущества.
Успешно проводится обмен имеющимся опытом.
Ведущий лидер этой партии выступил с заявлением.
3.Тавтология
Достижения, которых достигло предприятие…
…наряду с достижениями был отмечен ряд недостатков…
Следует учитывать следующие факты…
Важным моментом является то, что в данный момент мы не
располагаем никакой информацией по данному вопросу.
4.Неоправданное употребление архаизмов и историзмов
Не «означенный» , а названный
Не «вышепоименованный», а вышеуказанный
Не «сего года», а текущего года
5. Неправильное употребление заимствованной лексики
ЖЕЛАТЕЛЬНО
НЕЖЕЛАТЕЛЬНО
Объявление
Анонс
Оздоровление
Санирование
Продлить
Пролонгировать
Исключительный
Эксклюзивный
законный
легитимный
6. Неправильное употребление стилистически
окрашенной лексики
Испрашивал вместо запрашивал
Увязывается вместо связывается
Незавершенка – незавершенное строительство
Безналичка – безналичный расчет
Загранка – заграничная командировка
Бегунок – обходной лист
7.Ошибки в употреблении предлогов
Для деловой речи характерны конструкции с предлогом ПО,
Меры по усовершенствованию
Опыты по разведению
Мероприятия по предупреждению
Центр по подготовке
Вместе с тем не допускается употребление предлога
ПО вместо предлога О:
Отчитаться о работе (не: по работе)
Доклад об итогах работы (не: по итогам работы)
Переговоры о новой сделке ( не: по новой сделке)
Предлог ПО не может указывать на цель действия и не
должен употребляться вместо предлога ДЛЯ,
В районе немало сделано для улучшения
торговли (не: по улучшению торговли)
Предлог ПО не должен употребляться вместо предлога
ИЗ-ЗА, если указывается такая причина, которая связана
с поведением, действиями кого-либо,
Новое оборудование не установлено из-за
нераспорядительности администрации (не: по
нераспорядительности администрации)
Исключением являются выражения «по
невниманию», «по небрежности», «по недосмотру».
Предлог В обязателен в тех случаях, когда речь идет
об объеме, размерах, количестве,
Под углом в 40 градусов
Высотой в 80 метров
Размером в 10 – 15 метров
Бригада в 20 человек
Аналогичные словосочетания, но без предлога
характерны для других стилей языка.
Предлог благодаря сочетается только с положительной
информацией.
Предлог СОГЛАСНО управляет дательным
падежом, а не родительным:
Согласно приказу, согласно
расписанию, согласно вашей просьбе.
8. Ошибки в построении предложений
Не допускается соединять как однородные члены
предложения причастные и деепричастные обороты с
придаточными предложениями,
Учитывая, что проект на Пушкинской площади
является одним из первых крупных проектов,
которые финансируются Европейским банком
реконструкции
и
развития,
просим
рассмотреть
вопрос
о
предоставлении
некоторых льгот турецким и российским
партнерам, осуществляющим этот проект.
Учитывая, что проект на Пушкинской площади
является одним из первых крупных проектов,
финансируемых
Европейским
банком
реконструкции
и
развития,
просим
рассмотреть
вопрос
о
предоставлении
некоторых льгот турецким и российским
партнерам, осуществляющим этот проект.
Направленный на опытные испытания образец КУ-200,
который разработан нашим институтом, получил высокую
оценку.
Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200,
разработанный нашим институтом, получил высокую оценку.
При употреблении деепричастных оборотов следует помнить,
что
деепричастие
всегда
должно
быть
связано
с
существительным,
обозначающим
действующее
лицо
–
субъектом действия, и ни в коем случае не с объектом.
Деепричастный оборот может относиться к инфинитиву в
безличном предложении при условии отсутствия субъекта.
Говоря о городе, он развивается нормально.
Говоря о городе, я считаю, что он развивается
нормально.
Говоря о городе, следует отметить, что он
развивается нормально.
Оценивая результаты работы отдела, у него
отмечается
высокий
процент
внедренных
разработок.
Оценивая результаты работы
отмечаем
высокий
процент
разработок.
отдела, мы
внедренных
Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять
синонимичными причастными или деепричастными оборотами,
Здания, сооружения, оборудование и прилегающую
территорию растворного узла, которые находятся в
пользовании УС-2, просим передать отделу капитального
строительства.
Здания,
сооружения,
оборудование
и
прилегающую
территорию
растворного
узла, находящиеся в пользовании УС-2,
просим передать отделу капитального
строительства.
Этикет делового письма
Правила делового этикета логически вытекают из норм делового
общения, в основе которых лежит:
Вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;
Соблюдение определенной дистанции между работниками,
занимающими разное служебное положение;
Умение говорить «нет», не обижая партнера и не задевая
его самолюбия;
Терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;
Умение признавать ошибки, быть самокритичным;
Честность в деловых отношениях;
Умение принимать
выполнять;
решения и способность их
Умение вести спор, полемику.
Первое и основное правило переписки – не затягивайте с ответом, не
заставляйте вашего корреспондента ждать. В случае задержки извинитесь
и объясните её причину.
При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению реквизита
«адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ
нужно адресовать на его имя; если заместитель руководителя – отвечайте
ему.
Телеграмма –
Обобщенное название различных по содержанию
документов, передаваемых с помощью телеграфной
связи.
Телекс (телетайпограмма) –
Обобщенное название различных по содержанию
документов,
передаваемых
по
телетайпу
(телепринтеру)
• Телеграммы составляются в случаях, когда отправка
документов почтой не обеспечивает своевременного
решения вопросов.
• Телеграммы
составляются
на
специальных
типографских бланках или на обычной бумаге.
• Телеграмму печатают в 2-х экземплярах: первый – на
телетайп (телеграф), второй – подшивается в дело.
• Телеграмма визируется исполнителем, подписывается
руководителем организации и заверяется печатью.
Реквизиты телеграммы:
• Наименование организации;
• Указание категории;
•
Отметка о виде телеграммы;
• Телеграфный адрес получателя;
• Условный или полный текст;
• Подпись;
• Регистрационный делопроизводственный номер;
• Дата регистрации;
• Адрес и наименование отправителя.
Категории телеграммы (в зависимости от
приоритета обработки):
•
•
•
•
•
•
•
Вне категории;
Внеочередная;
Президент Российской Федерации;
Высшая правительственная;
Правительственная;
Срочная;
Обыкновенная.
Вид
телеграммы
(в
зависимости
от
назначения, оформления, подачи и доставки):
• С уведомлением о вручении телеграфом;
• С доставкой в срок, указанный отправителем;
• На художественном бланке (различной тематике);
• Заверенная оператором связи.
Требования к оформлению телеграммы:
• Адрес телеграммы часто является условным (ПЕРМЬ
АЛМАЗ)
• Текст телеграммы должен быть предельно кратким –
без союзов, предлогов, знаков препинания или
используют сокращения: ТЧК, ЗПТ.
• Исправления в тексте не допускаются.
• Цифры и числа пишут прописью.
• Текст печатается в двух экземплярах на одной стороне
листа и заверяется печатью.
• Текст ответной телеграммы начинать с индекса
(номера) документа, на который дается ответ. Текст
инициативной телеграммы, требующей ответа, должен
заканчиваться номером телеграммы.
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ
СРОЧНАЯ
ПЕРМЬ АЛМАЗ
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ
ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК
ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ НА ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВА 04/30
_____________________________
Тула, Речная, 55
Начальник ОТК
личная подпись
00.00.0000
печать
И.О.Фамилия
Телефонограмма –
Обобщенное название различных по содержанию
документов, передаваемых устно по каналам
телефонной связи и записываемые получателем
Реквизиты телефонограммы:
•
•
•
•
•
•
•
•
Наименование организации;
Вид документа;
Дата, номер;
Место составления;
Адресат;
Текст;
Подпись;
Отметка о времени передачи и приема и указание
должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и
передавших телефонограмму.
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Адресат:
Должность _________
И.О.Ф. _____________
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.0000
№ 00
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Должность
подпись
Передала: секретарь Ф.И.О.
Тел. 000 00 00
Время передачи: 00 час. 00 мин.
И.О.Фамилия
Приняла: секретарь Ф.И.О.
Тел. 000 00 00
Время приема: 00 час. 00 мин.
Требования к оформлению телефонограммы:
• Телефонограммы составляются в одном экземпляре,
подписываются
руководителем
организации
или
непосредственным руководителем.
• Текст телефонограммы не должен превышать более 50
слов.
• Если
телефонограмма
передается
нескольким
адресатам, в ней указывается список учрежденийадресатов и номеров телефонов.
Факсограмма (телефакс, факс) –
Получаемая на бумажном носителе копия документа
(письменного,
графического),
переданного
по
каналам факсимильной связи.
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ФАКСА
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
00.00.0000
№ 00
На № от 00.00.0000
Адресат: _______________________
Должность _____________________
И.О.Фамилия ___________________
Телефон _______________________
Факс __________________________
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ФАКСОГРАММЫ
Должность
подпись
И.О.Фамилия