640-21 guruh. №19.Saidjonov Abdulaziz
Mavzu:Boshqaruv jaroyoniga kominikatsion to’siqlarning ta’siri,ularni
bartaraf etish yo’llari
Reja
1. Kommunikatsiya tushunchasi va uning tashkilot samaradorligiga tahsiri
2. Tashkilotlardagi kommunikatsiyalar turlari.
3. Kommunikatsiya jarayonining elementlari va bosqichlari.
4. Boshqarish jarayonlarini axborot bilan tahminlashni takomillashtirish yo’nalishlari.
Boshqaruv jarayoniga tizimlar nazariyasi nuqtai-nazaridan qaralganida, uni mahlum bir tizimni
muvozanatda saqlab turish yoki uni sifat jihatidan yangi shaklga keltirish uchun amalga
oshiriladigan tahsirlar yig’indisidir deyish mumkin.Bu tahsirlarni amalga oshirish uchun
boshqaruvchiqism, yahni boshqarish subhekti boshqariluvchi obhekt holati haqida yetarli
mahlumotga ega bo’lishi zarur."Informatsiya" (axborot) atamasi lotincha so’zdan kelib chiqib,
biron-bir voqea yoki kimningdir faoliyati haqidagi xabarni anglatadiLotin tili - hind-yevropa
tillari oilasining italiy tillari guruhiga mansub; Italiyaning oʻrta qismidagi Latsiy viloyatida
miloddan avvalgi 8-asrda yashagan lotin kabilasining tili. Lotin tilining asta-sekin Rim
hududidan tashqariga tarqalishi va qad.
Boshqarish jarayonini yetarli va haqqoniy mahlumotlarsiz amalga oshirish mumkin
emas.Boshqaruvchi tizim boshqariluvchi tizimning umumiy faoliyati to’g’risida mahlumotlar
oladi, ular asosida tizim holatiga baho beradi, boshqarishni takomillashtirish bo’yicha
ko’rsatmalar ishlab chiqadi va boshqariluvchi tizimga ijro uchun yuboradi. Bundan tashqari
tashkilot ochiq ijtimoiy-iqtisodiy tizim sifatida tashqi muhit bilan axborot almashish orqali
munosabatlarga kirishadi.
Tashkilot doirasida faoliyat ko’rsatuvchi insonlarni, mehnat taqsimotlari natijasida shakllanuvchi
ichki xo’jaliklar (bo’limlar)ni va boshqarish pog’onalarini yaxlit holatga olib keluvchi
jarayon kommunikatsiyadir.Klassik tahrif bo’yicha kommunikatsiya – bu odamlar orasidagi
informatsiya almashish jarayonidir.Bunda axborot ikki taraflama yo’nalishda, yahni, uzatuvchi
va qabul qiluvchilar tomon harakat kiladi.
Harakat - borliqnint ajralmas xususiyati boʻlgan oʻzgaruvchanlikni (q. Barqarorlik va
oʻzgaruvchanlik) ifodalovchi falsafiy kategoriya. H. tushunchasi imkoniyatlarning voqelikka
aylanishini, roʻy berayotgan hodisalarni, olamning betoʻxtov yangilanib borishini aks ettiradi.
Menejmentda kommunikatsiyalar odamlar, guruhlar (ichki xo’jaliklar), boshqarish pog’onalari
hamda tashkilot bilan tashqi muhit orasidagi informatsiya almashish jarayonidir.Boshqaruv
jarayonida aloqa shakllarini quyidagi chizma yordamida ifodalash mumkin:Murakkab va ko’p
qirrali korxona xo’jaligini boshqarish katta hajmdagi birlamchi axborotlarni ko’rib chiqishni
talab qiladi.Ularga quyidagi informatsiyalar kiradi: statistik, operativ-hisobot, reja-iqtisodiy,
buxgalterlik, moliyaviy, moddiy-texnika tahminoti, kapital qurilish, texnologik, konstruktorlik va
boshqalar.Axborotlar kelib chiqish manbalariga ko’ra tashqi va ichki axborotga ajratiladi.Tashqi
muammolalardan kelib chiquvchi axborotlar tashqi axborot hisoblanadi.Uning tarkibiga qonunlar
va mehyoriy xujjatlar, mahsulotga bo’lgan talablar, texnika taraqqiyotiga oid axborotlar, ilg’or
korxonalar ish tajribalari va boshqalar kiradi. O’z navbatida tashkilotdan tashqi muhitga ham
axborot chiqadi. Bu asosan hissadorlar va davlat muassasalariga hisobotlar, reklama va shunga
o’xshash axborotlar.Ichki axborotga ishlab chiqarish jarayoniga oid, rejaning bajarilishi, sex va
uchastkalarning ishlariga, mahsulotning sotilishi va tannarxini kamaytirishga oid axborotlar
kiradi.Texnika (techne - mahorat, sanʼat) - moddiy boylik olish hamda odamlar va jamiyatning
extiyojlarini qondirish maqsadida inson atrofdagi tabiatga taʼsir qilishiga imkon beradigan
vositalar va koʻnikmalar majmui.
Axborotlar boshqarish jarayoniga o’xshab o’zining xajmi, tarkibi va kelib tushgan vaqti bo’yicha
boshqaruv darajasiga bevosita bog’liq bo’ladi.Bu daraja qanchalik yuqori bo’lsa, umumlashgan
va ishlov berilgan axborot uchun zarurat shunchalik ko’payib boradi.
Axborotlar shartli o’zgarmaydigan va o’zgaruvchi turlarga bo’linadi. SHartli o’zgarmaydigan
axborotlar tarkibiga nisbatan kam o’zgaruvchi axborotlar kiradi.Bular barcha turdagi mehyorlar,
reja ko’rsatkichlari va boshqalardir.Bunday axborotlar boshqaruv uchun zarur bo’lgan
axborotlarning 60-70 foizini tashkil qiladi.O’zgaruvchi axborotlar murakkab va muhim
axborotlardir.Bu turdagi axborotlar ishlab chiqarish va xo’jalik faoliyati jarayonining
o’zgarishini aks ettiradi. Bunday axborotlarni to’plash va ularga ishlov berish ancha murakkab
jarayondir.Ishlov berishda iloji boricha tezkorlik zarur, aks holda bunday axborotlar o’zining
muhim va kerakli ahamiyatini yo’qotishi mumkin.Axborotni qanchalik tez, to’liq va o’z vaqtida
yetkazilishi uning qiymatini shunchalik oshiradi. Boshqarish amaliyotida ikkilamchi
axborotlardan ham foydalaniladi.Bunday axborotlar shartli o’zgarmaydigan va o’zgaruvchi
axborotlarga berilgan dastur asosida ishlov berilganligi natijasida yuzaga keladi.Dastur - 1)
biron-bir faoliyat, ishning mazmuni va rejasi; 2) siyosiy partiyalar, tashkilotlar, alohida arboblar
faoliyatining asosiy qoidalari va maqsadlari bayoni; 3) oʻquv fani mazmunining qisqacha izohi;
4) teatr, konsertlar va b.
Ular boshqaruv jarayonida hamda qarorlar qabul qilish uchun yetuk va muhim axborot
hisoblanadi.Korxonani boshqarish uchun zarur bo’lgan barcha turdagi axborotlar
majmui axborot tizimini vujudga keltiradi. Boshqaruv va axborot tizimlari boshqaruvning har
qanday bosqichida bir butun tizim sifatida faoliyat ko’rsatadi.Ishlab chiqarish xajmining oshishi,
korxonaning ichki va tashqi aloqalarining kengayishi qaror qabul qilish va buyruq tayyorlashdan
oldin inson o’zlashtirishi zarur bo’lgan axborot xajmini va mazmunini juda ko’paytirib
yuboradi.Ushbu axborot o’z vaqtida va yetarli darajada yetkazilishi tashkilotning umumiy
xo’jalik va boshqaruv faoliyatining samaradorligiga bevosita tahsir etadi. Rahbarlar o’z ish
vaqtining 50 foizidan 90 foizigacha bo’lgan qismini kommunikatsiyalarga sarflaydilar.SHu
sababdan tashkilotlarda kommunikatsiyalarni to’g’ri va samarali tashkil qilish juda katta
ahamiyatga ega.
Tashkilotlardagi kommunikatsiyalar turlari.
Tashkilotlarda samarali kommunikatsiyalarni shakllantirish uchun ularning qaysi joylarda va
qanday ko’rinishda zarurligini ko’rib chiqish kerak.Avvalgi mavzularda ko’rib chiqilganidek,
tashkilot ochiq tizim bo’lib tashqi muhit omillari tahsiri ostida faoliyat ko’rsatadi.Tashkilotning
kommunikatsiya ehtiyojlari ushbu omillarga bog’liq.Bu sharoitlarda faoliyat ko’rsatish uchun
tashkilotlar tashqi muhit elementlari bilan kommunikatsiyalar o’rnatadilar va bunda turli
vositalardan foydalanadilar.Mavjud yoki potensial istehmolchilar bilan reklama va tovarlarni
yetkazishning boshqa dasturlari yordamida munosabatga kirishadilar.Jamoatchilik bilan
munosabatlar sohasida korxona haqida tasavvur (imidj) ni shakllantirishga ehtibor qaratiladi.
Davlat tartibot muassasalari bilan aloqalar turli xil hisobotlar orqali namoyon bo’ladi.SHuni
aytish kerakki, ko’p hollarda tashkilotlar ichida amalga oshirilayotgan kommunikatsiya tashqi
muhitdagi mavjud imkoniyat va taxdid (xavf-xatar) larning aks tahsiri
(reaksiyasi)dir.Tashkilotlar doirasida kommunikatsiyalar boshqarish pog’onalararo (vertikal) va
bo’limlararo (gorizontal) shakllarda amalga oshadi.Vertikal kommunikatsiyalar doirasida
axborot pog’onadan-pog’onaga yetkaziladi.Bunda u pastdan yuqoriga va yuqoridan pastga qarab
harakatlanishi mumkin.Birinchi holda axborot aniq ko’rsatmalar, masalalar, buyruq va
farmoyishlar kabi ko’rinishlarda uzatiladi.Masalan, korxonaning ishlab chiqarish bo’limi sex
boshlig’iga qaysi mahsulotni va qaysi muddatda tayyorlash to’g’risida ko’rsatma beradi, u o’z
navbatida uchastka boshlig’iga yoki ustaga bu haqida ko’rsatma beradi.Pastdan yuqoriga qarab
ketgan kommunikatsiyalarda axborot hisobot, mahlumot, ariza va boshqa ko’rinishlarda quyi
pog’onadan yuqori pog’onaga uzatiladi.Masalan, uchastka boshlig’i mahsulotni tayyor
bo’lganligini sex boshlig’iga, u o’z navbatida ishlab chiqarish boshlig’iga va nihoyat, korxona
direktoriga etkazadi.Vertikal kommunikatsiyalar rahbarlarga quyi pog’onalardagi holatni bilib
turishga va zaruriy o’zgartirishlar kiritishga imkon beradi.Tashkilotlar vertikal
kommunikatsiyalardan tashqari gorizontal kommunikatsiyalarga muxtoj. Tashkilot ko’plab ichki
xo’jaliklardan tashkil topgan. SHu sababli masalalarni va xatti-harakatlarni muvofiqlashtirish
uchun axborot almashish zarur. Rahbariyat tashkilotning ixtisoslashgan tarkibiy qismlarining
hamkorligi asosida umumiy maqsadga erishishni tahminlashi zarur. Buning uchun bo’limlar
orasidagi aloqalarni to’g’ri yo’lga qo’ymoq lozim. Gorizontal kommunikatsiyalarga misol qilib
institutimizning turli bo’limlari, fakulg’tetlari, kafedralari va guruhlari o’rtasidagi dars
jadvallarini tuzish, o’quv jarayonining borishi , bitiruvchilarga quyiladigan talablar darajasi kabi
ko’plab masalalar bo’yicha axborot almashishlar kiradi.Xuddi shunday qilib ishlab chiqarish
korxonalarida reja-iqtisod, ishlab chiqarish, marketing va moliya bo’limlari yangi turdagi
mahsulotni ishlab chiqarish, buning uchun zarur bo’lgan mablag’lar, narx belgilash, sotish
yo’llari va boshqa turdagi axborot bilan almashadilar.Gorizontal kommunikatsiyalarning
qo’shimcha afzalliklari - o’zaro teng huquqli munosabatlarni shakllantirishdadir. Bu narsa
xodimlarni ishdan qoniqishini oshiradi.Biz yuqorida ko’rib chiqqan kommunikatsiyalar
- tashkiliy kommunikatsiyalar, yahni tashkilotning ichki xo’jaliklari va boshqarish pog’onalari
orasida shakllangan aloqa turlaridir.Bu turdagi kommunikatsiyalardan tashqari tashkilotda
shaxslararo kommunikatsiyalar mavjud va ular tashkilot faoliyatiga juda katta tahsir
ko’rsatadi.SHaxslararo kommunikatsiyalarning asosiy ko’rinishlari: rahbar- bo’ysunuvchi
orasidagi, rahbar bilan ishchi guruh orasidagi va norasmiy kommunikatsiyalar.Rahbar
bo’ysunuvchi orasidagi kommunikatsiyalar asosan masalalarni oydinlashtirish; faoliyat
samaradorligining muhokamasi; rag’batlantirish maqsadida xizmatlarni tan olish va
mukofotlash; mavjud yoki ehtimol bo’lgan muammo haqida mahlumot yig’ish; taklif va
g’oyalarni qabul qilish kabilar bilan bog’liq.Rahbar bilan ishchi guruh o’rtasidagi
kommunikatsiyalar guruh harakatlarining (faoliyatining) samaradorligini oshirishga imkon
beradi. Axborot almashishda barcha guruh ahzolari qatnashganligi uchun har bir ahzo tashkilot
uchun muhim bo’lgan masalalar, ularni hal qilish yo’llari, birgalikda ishlash imkoniyatlari va
boshqa muammolarni hal qilishga o’z fikr va nuqtai-nazarlarini bildira oladi.Bahzi hollarda
ishchi guruh rahbarsiz yig’ilib, muammolarni, rivojlanishni yoki o’zgarishlarni muhokama
qiladi.Kommunikatsiyalarning yana bir turi norasmiy kommunikatsiyalar bo’lib, ularning
tarqalishi ko’pincha mish-mishlar deb ataladi.Bu turdagi kommunikatsiyalar odamlar
guruhlarga to’planib turgan joylarda mavjud bo’ladi. Bunda axborot norasmiy kanallar (yo’llar)
orqali etkaziladi va o’z harakati davomida mazmunini o’zgartirishi mumkin.SHuning uchun ko’p
hollarda noto’g’ri axborotni mish-mishlar deb atashadi.Lekin axborot norasmiy kanallar orqali
tez harakatlanishini hisobga olib, rahbar ayrim hollarda bu kanallardan tashkilot maqsadlariga
erishish yoki o’z manfaatlari yo’lida foydalanishadi.
Mish-mishlar paydo bo’lishining asosiy sababi - zarur informatsiyani bilish imkoniyati
(xodimlarda) yo’qligi yoki informatsiya ozligi, uning kechikishi tufaylidir.
Tashkilot samarali faoliyatini tahminlashning asosiy va muhim vazifalaridan biri – tashkilotdagi
barcha turdagi kommunikatsiyalarning samaradorligini oshirishdir.
7.3. Kommunikatsiya jarayonining elementlari va bosqichlari.
Yuqoridagilardan biz ko’rdikki, kommunikatsiyalar - tashkilotning ichki va tashqi muhitlari
elementlarini, boshqarish funksiyalarini, odamlar guruhlarini bir-birlari bilan munosabat
o’rnatishga yordam beruvchi boglovchi jarayon ekan. Kommunikatsiya jarayonida quyidagi
elementlar (tarkibiy qism)lar qatnashadilar:
1. Informatsiya uzatuvchi( informatsiya manbai). Bu odam (rahbar, mutaxassis, oddiy ishchi
xodim) guruh (ichki xo’jalik), boshqarish pog’onasi, tashkilotning o’zi, tashqi muhit omillari
ko’rinishida bo’lishi mumkin.Turli texnik qurilmalar, inshootlar, jarayonlar, kitoblar va
hokazolar ham informatsiya manbaidir.
2. Informatsiya. Tashkilotning ijtimoiy-iqtisodiy ko’rsatkichlari, qarorlari va buyruqlarining
mazmuni, loyihalar, hisobotlar, maslahatlar, turli tushunchalar kommunikatsiya jarayonida
qatnashuvchi asosiy elementlar (informatsiya birliklari) hisoblanadi.
3. Aloqa vositalari. Informatsiyani bir joydan ikkinchi joyga yetkazuvchi vositalarga xatlar, turli
xujjatlar, odamlar, texnik aloqa vositalari(telefon,telegraf va h.k.), kompyuterlarda
qo’llaniladigan magnitli informatsiya tashish vositalari kabilar kiradi.
4. Informatsiya qabul qiluvchi. Bunga odamlar, ichki xo’jaliklar, boshqarish pog’onalari,
tashkilotlar, tashqi muhit omillari misol bo’la oladi.Axborot almashishda uzatuvchi(manba) va
qabul qiluvchi bir necha bir-biriga bog’liq bosqichlardan o’tadilar.Ularning vazifasi - xabarni
ikkala tomon ham tushinib qabul qiladigan ko’rinishda tuzib, unga mos bo’lgan aloqa vositasini
tanlash.Bu qiyin vazifa, chunki har bir bosqichda xabarning mazmuni o’zgarishi yoki umuman
yo’qolishi mumkin.Kommunikatsiya bog’lovchi jarayon sifatida quyidagi bosqichlardan iborat:
1. Informatsiya (g’oya yoki fikr) ning shakllanishi.Maqsadlar, masalalar va ularni yechish
usullari, masalalar orasidagi bog’liqliklar, masalalarni yechish uchun zarur resurslarga talablar,
resurslarni masalalar bilan bog’lash (resurslarni masalalar bo’yicha taqsimlash), natijalarni
o’lchash va baholash usullari haqidagi bilimlarni shakllanishi.
2. Informatsiyani shifrlash. Fikrlar, bilimlar, loyihalar, qarorlar qabul qiluvchilarga yetkazilishi
uchun ular avvalo o’zaro munosabatlarga kirishuvchi (bog’lanuvchi)lar uchun tushinarli tilda
ifodalanishi zarur.Odamlar muomalaga kirishadigan tillar, belgilar, raqamlar informatsiyani
shifrlash usullariga misol bo’ladilar.Uzatilgan informatsiya ana shu tillar alifbosi, grammatikasi,
belgilar asosida shifrlanadi.Alifbo (arab A.sining boshlang‘ich ikki harfi - alif va bo nomidan
olingan) - biror tilning yozuviga qabul qilingan va maʼlum anʼanaviy tartib berilgan yozuv
belgilari (mas, arab A.si, lotin A.si) yoki bo‘g‘in belgilar (mas, hind A.si devanagari)Biznesmenlar asosiy iqtisodiy ko’rsatkichlar orqali, matematiklar arifmetik va
mantiqiy amallar va ifodalar orqali bir-birlarini tushunadilar va bog’lanadilar. So’zlashuvdagi
yuz ifodalari, qo’l va gavda harakatlari ham biror mahnoni ifodalovchi shifrlar hisoblanadi.
3. Informatsiyani uzatish. Fikrlar va bilimlarni bir joydan ikkinchi joyga bexato
uzatish "informatsiya nazariyasi" fanining asosiy muammolaridan biridir.Bu muammo asosan
uzatish vositalarining takomillashmaganligidan, uzatuvchi va qabul qiluvchilarning shifrlarini bir
xil tushunmasliklaridan, ularning uzatish va qabul qilish imkoniyatlari, saviyalari va bilim
darajalarining turlichaligidan, axborot va uni uzatish vositasi bir-biriga to’g’ri kelmasligidan va
shu kabi sabablardan kelib chiqadi.Informatsiya o’z harakati davomida mahnosini o’zgartirishi
kommunikatsiya jarayonidagi shovqin deyiladi.
4. Informatsiyani qabul qilish va qayd etish. qabul qilingan informatsiya eng avvalo xotiraga
yoki rasmiy qayd etish daftarchalariga qayd etilishi zarur. Bu qabul qilingan informatsiyani
hisobini yuritish uchun zarur.
5. qabul qilingan informatsiyani shifrsizlantirish(kodsizlantirish) va tushunish.
qabul qilingan informatsiyaning mahnosi, mazmuni, mohiyati uni shifrsizlantirilgandan
keyingina tushunarli bo’ladi.
shakllantiradi shifrlaydi va uzatish shifrsiz-yoki tanlaydi. aloqa vositasini lantirish tanlaydi.Agar
rahbarlar kommunikatsiyaning mazmuni va mohiyatini tushunmasalar va unga ahamiyat
bermasalar, tashkilotning strukturasida uzilishlar yuz berishi mumkin.SHu sababli
kommunikatsiya jarayonining har bir bosqichida informatsiya o’z mahnosini o’zgartirmay tezkor
harakat qilishini tahminlash zarur.
Yuqoridagi chizmada ko’rsatilgan informatsiya almashish jarayoni to’liq emas deb hisoblanadi,
chunki, aslida teskari aloqa o’rnatilganidan keyingina tashkilotdagi kommunikatsiya jarayoni
to’liq hisoblanadi.Faqat teskari aloqa vositasi orqaligina rahbarlar tashkilotning turli bo’limlari,
quyi boshqarish pog’onalari, ishlab chiqarish jarayoni va umuman turli xil xatti harakatlar
to’g’risida informatsiyaga ega bo’ladilar.Bularsiz tashkilotning keyingi holatini aniqlab
bo’lmaydi.Teskari aloqada qabul qiluvchi va uzatuvchi o’z o’rinlari bilan almashadilar va bunda
qabul qiluvchi yetkazilgan informatsiyani qanday tushungani, unga munosabati (reaksiyasi)ni
bildiradi.Teskari aloqa yordamida informatsiya almashish jarayoni samaradorligi oshadi va
shovqinlar kamayadi.Yomon o’rnatilgan teskari aloqa va informatsiyani qabul qilishni bilmaslik
(masalan, tinglashni) samarali kommunikatsiyaga to’siq bo’ladi.Odatda kommunikatsiyalarning
samaradorligini oshirish uchun teskari aloqaning shakllanishi rag’batlantiriladi.Teskari aloqada
bo’ysunuvchilar rahbariyatning xatti-harakatlari, tashkilot maqsadlariga erishish yo’llari,
mahsulot sifatini oshirish, tarkibiy o’zgarishlar va boshqa masalalarga o’z fikr va
mulohazalarini yuqoriga bildirish imkoniga ega bo’lishlari kerak.
Mahsulot - iqtisodiy faoliyatning ashyolar va xizmatlarda mujassam etilgan natijasi. Uning
moddiy-buyum shakli moddiy M. koʻrinishiga ega. Maʼnaviyat sohasida gʻoya, ixtiro va
kashfiyotlar, yangi texnologiyalar, i.t.
Ichki xo’jaliklarning, boshqarish pog’onalarining ko’pligi kommunikatsiya jarayonini
murakkablashtiradi.CHunki, bular informatsiyani shunchaki qabul qilib yoki uzatibgina
qolmasdan, balki qayta ishlaydilar va tartiblashtiradilar. Informatsiyaning xususiyatlaridan biri
esa shundan iboratki, u qancha ko’p qayta ishlansa, shunchalik o’zining birlamchi mahnosini
yo’qotadi.Bu hodisa, yahni informatsiyaning
"filtrlanishi" vertikal kommunikatsiyalarda ko’p uchraydi va bir boshqarish pog’onasidan
ikkinchi pog’onaga o’tgani sayin informatsiya o’z mazmunini o’zgartira boradi.Bu esa tashkilot
doirasida turli tushunmovchiliklarni keltirib chiqaradi.
Tashkilot doirasida yoki tashqi muhitda shakllangan informatsiyani o’z vaqtida, "mishmishlar" tarqalmasdan ilgari zaruriy joylarga yetkazishlik tashkilotlar faoliyati samaradorligini
oshirishga imkon beradi.
Boshqarish jarayonlarini axborot bilan tahminlashni takomillashtirish yo’nalishlari.
Tashkilot faoliyatini umuman olib qaraganda, rahbarlar tashkilotning informatsiya markazi
hisoblanadilar.CHunki, ular turli miqdordagi va ko’rinishdagi informatsiyani qabul qiladilar,
qayta ishlaydilar, tartiblashtiradilar, saqlaydilar va uzatadilar.Bundan tashqari, ular faqat o’zlari
ishlab chiqqan informatsiya (turli qarorlar, loyihalar, maslahatlar va h.k.) orqali tashkilotni
boshqaradilar va tashqi muhitga tahsir ko’rsatadilar.Boshqarish esa munosabatlarga tahsir etish
demakdir.Munosabatlar o’z navbatida asosan informatsiya oqimi orqali o’rnatiladi.Demak,
tashkilot doirasida kommunikatsiyani yo’lga qo’yish har qanday boshqarish ishlari uchun muhim
bog’lovchi jarayondir, chunki boshqarish - turli munosabatlarni muvofiqlashtirish va
tartiblashtirishdan iborat.Tashkilot faoliyatining uzluksizligi va bir maromdaligini tahminlash
hamda boshqarish uchun zarur bo’lgan informatsiya tizimini tashkil qilishda iloji boricha
birlamchi (yahni ishlov berilmagan) axborotlarni kamaytirish, berilgan mahlumotlarni ko’proq
ishlatish, faqat boshqaruv uchun zarur bo’lgan, diqqatga sazovor va qaror qabul qilish uchun
kerakli axborotlarni berib borish zarur.Axborotlarni kamaytirish korxonaning hisoblash
markazida saqlanuvchi shartli o’zgarmaydigan axborotlar hisobiga amalga oshirilishi kerak.
Axborotlarning kamayishi avvalo shifr va kodlar kiritilishi hisobiga amalga oshiriladi. SHu bilan
birga bir xil mahlumotlar turli axborotlar olish maqsadida bir necha marta takror ishlatilishi
mumkin.