ORGANISASI, ADMINISTRASI, DAN
MANAJEMEN
MATA KULIAH
ORGANISASI DAN TATA KERJA
2015
PENGERTIAN ORGANISASI

ORGANISASI =ORGANON (YUNANI) = ALAT.

Chester I. Barnard dalam Kreitner dan Kinicki (2007:545) menyatakan bahwa
“Organisasi adalah suatu sistem kegiatan terkoordinasi secara sadar (koordinasi
atas hal-hal, seperti: upaya- upaya yang dilakukan, terhadap suatu tujuan
bersama, pembagian kerja, dan hirarki kewenangan), atau merupakan kekuatan
dari dua atau lebih orang.”
Jones (1999: 4) menyatakan bahwa ”Organisasi adalah suatu alat/wadah yang
digunakan oleh orang-orang untuk mengkoordinasikan kegiatan mereka dalam
rangka memperoleh sesuatu hal yang diinginkan atau yang memiliki nilai, yakni
mencapai sasaran/tujuan mereka”
James D. Mooney mengatakan bahwa : Organisasi adalah setiap bentuk
kerjasama untuk mencapai tujuan bersama
Gibson, et al (1991: 5) menyatakan bahwa “Organisasi adalah wadah yang
digunakan oleh masyarakat sehingga memungkinkan mereka untuk
melaksanakan pencapaian maksud/tujuan mereka, yang tidak mungkin dapat
dicapai oleh seorang individu secara sendiri”



Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
Dari pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa
setiap organisasi harus memiliki EMPAT unsur dasar, yaitu :
1.
2.
3.
4.
Orang-orang (sekumpulan orang);
Kerjasama;
Tujuan yang ingin dicapai; dan
Kepemimpinan.
Jadi, organisasi merupakan sarana untuk melakukan
kerjasama antara orang-orang dalam rangka
mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan
sumber daya yang dimiliki.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
PRINSIP-PRINSIP
ORGANISASI
ATAU
ASAS-ASAS
UTAMA
Henry Fayol dengan teori organisasi klasiknya, mengemukakan
adanya empat belas prinsip-prinsip atau asas-asas utama
organisasi, yakni:
1.
2.
La division du travail (division of work), atau asas pembagian kerja.
Untuk mencapai tujuan perlu dilakukan pembagian kerja dalam
menggunakan tenaga manusia dan faktor-faktor produksi lainnya. Prinsip
ini sangat penting mengingat adanya keterbatasan kemampuan manusia
dalam mengerjakan semua pekerjaan.
L’autorite/Responsabilite (authority and responsibility), atau asas
kekuasaan (kewenangan dan tanggung jawab). Setiap karyawan dilengkapi
dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang akan
diikuti dengan pertanggungjawaban.
wewenang memungkinkan karyawan/pimpinan memberi perintah dan
kekuasaan membuat dirinya ditaati. Semuanya akan diikuti dengan
tanggung jawab. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang.
PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI
3.
4.
5.
6.
La discipline (discipline), yaitu asas l’obeissance (ketaatan),
l’assiduite (kesungguhan hati dan keseksamaan), l’activite
(kerajinan, kesigapan), la tenue (sikap dan tingkah laku), les signes
exte’rieurs de respect (bukti sikap nyata menghormati) terhadap
segalanya yang menjadi conventions (peraturan, perjanjian,
persetujuan, kebiasaan, tatakrama) antara organisasi dengan
karyawannya.
L’unite de commandement (unity of command), atau kesatuan
perintah, adalah prinsip yang mengharuskan bahwa perintah yang
diterima oleh seseorang staf tidak boleh diberikan oleh lebih dari
seorang pemimpin di atasnya.
L’unite de direction (unity of direction), atau asas kesatuan
pengarahan. Perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat
wewenang untuk melaksanakan pekerjaan dan harus mengetahui
batas wewenang dan kepada siapa dia bertanggungjawab.
La subordination des interests particuliersa a l’interests general,
(subordination of individual interest to general interest) , atau asas
yang menjelaskan bahwa kepentingan pribadi di dalam organisasi
harus berada di bawah kepentingan umum organisasi.
PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI
7.
8.
9.
La remuneration (renumeration/pay of personnel), yaitu asas bahwa
karyawan harus mendapat penghargaan yang setimpal dengan jasajasa mereka kepada organisasi. Penghargaan itu harus adil, dan
sedapat-dapatnya memberikan kepuasan kepada karyawan/pegawai
dan organisasi, baik bagi manajer maupun pegawai secara
keseluruhan.
La centralisation/decentralisation (centralization/decentralization),
yaitu prinsip dimana setiap organisasi harus dapat menunjukkan
sampai batas mana wewenang itu dipusatkan (centralistis) atau dibagi
dalam sesuatu perusahaan (decentralistis).
Hierarchie, yaitu garis wewenang dalam organisasi dan sering
digambarkan dalam bentuk kotak-kotak dan garis pada bagan
organisasi berjalan menurut peringkat dari manajemen puncak ke
tingkat paling bawah di dalam organisasi. Hierarki ini diperlukan untuk
menjamin kelancaran komunikasi dan kesatuan pimpinan.
PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI
10.
11.
12.
L’ordre (Order), atau asas yang menyatakan bahwa dalam setiap
organisasi itu harus ada tertib (order). Setiap organisasi harus
menyediakan tempat (jabatan) untuk setiap orang pegawai, dan setiap
orang pegawai harus berada di tempat yang ditugaskan kepadanya.
Fayol menyatakan bahwa setiap orang harus berada di tempat yang
tepat dan pada waktu yang tepat ( the right man in the right place ).
L’equite (equity), atau asas “kewajaran,” yaitu para pegawai harus
diperlakukan secara bersahabat dan adil oleh manajernya.
La stabilite du personnel (stability of tenure of personnel), adalah asas
yang menyatakan bahwa dalam organisasi jangan terlalu sering
diadakan mutasi atau reorganisasi, karena menurut Fayol diperlukan
waktu bagi seseorang pegawai untuk menyesuaikan diri dengan
jabatan (fungsinya) yang baru agar dapat mencapai tingkat penunaian
tugas yang baik. Jikalau seorang pegawai sebelum mencapai tingkat
penyesuaian diri yang cukup, atau justru pada waktu dia telah
mencapai tingkat penyesuaian diri yang cukup dalam suatu jabatan
lalu dipindah, maka dia tidak akan pernah memperoleh kesempatan
untuk menunjukkan karyanya dan pada gilirannya dia tidak akan
mencapai kepuasan dalam karirnya.
PRINSIP-PRINSIP ATAU ASAS-ASAS UTAMA ORGANISASI
13.
14.
L’initiative (initiative), atau asas yang menyatakan bahwa manajer
harus pintar memberikan prakarsa (inisiatif) kepada bawahannya,
yaitu kesempatan untuk memikirkan, merencanakan sendiri suatu
karya, mengusulkannya kepada manajer, dan kemudian diberikan
kesempatan untuk melaksanakannya sendiri. Dengan demikian si
pegawai merasa puas dan bangga dalam pekerjaannya dan hal ini
sangat menguntungkan bagi organisasi.
L’union du personnel (esprit de corps – kesetiaan pada kelompok – jiwa
korsa), Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa
senasib sepenanggungan sehingga menimbulkan semangat kerja
sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap
karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti
bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh
dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu
melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan
manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan
melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa
bencana.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
ASAL USUL ISTILAH ADMINISTRASI
Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda,
“administratie” yang artinya segala kegiatan yang
meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi,
surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda
(pekerjaan –pekerjaan Tata Usaha kantor).
Kata administrasi lainnya berasal
dari bahasa
Yunani, “administrare” yang artinya Ad= pada,
ministrare= melayani, maka kata administrasi berarti
memberikan pelayanan.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
PROF.PRAJUDI ATMOSUDIRDJO, MEMBEDAKAN
ADMINISTRASI DALAM 2 PENGERTIAN, YAITU :
1.
Administrasi dalam arti sempit,
ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha
kantor (office work) seperti : tulis menulis,
pengetikan
surat
menyurat
(termasuk
menggunakan komputer), agenda, kearsipan,
pembukuan dan lain sebagainya.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
2.
Administrasi dalam arti luas, yang dapat
dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
a.
Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi
merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses
pemikiran,
proses
perencanaan,
proses
pengaturan,
proses penggerakan, proses
pengawasan sampai
dengan
pencapaian
tujuan.
Untuk mencapai suatu tujuan
orang
harus
memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan
bagaimana cara mencapainya serta sarana dan
prasana apa yang digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut serta kemampuan seseorang
untuk menjalankannya.
CONTOH:
Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke
Jayapura, maka orang tersebut sudah punya
tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian
bagaimana caranya ?, apakah menggunakan
kapal laut atau pesawat udara, lalu
tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak
kalah penting adalah mampukah orang itu
untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN PROSES
Proses
Pemikiran
Perencanaan
Pengaturan
Penggerakan
Tujuan
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
ADMINISTRASI DALAM ARTI LUAS
b.
Fungsi dan Tugas
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi
berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus
dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan
sebagai “administrator” (memegang jabatan dalam
manajemen suatu organisasi).
Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu
ada orang-orang yang menjalankan administrasi.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
CONTOH:
1.
2.
3.
4.
Orang-orang yang melaksanakan tugas
kepemimpinan (pemimpin);
Orang-orang yang melaksanakan tugas
perencanaan (perencana);
Orang-orang yang melaksanakan tugas
pengawasan /kontrol (pengawas);
Orang-orang yang mengorganisir (organisator),
dan lain sebagainya.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN
FUNGSI ATAU TUGAS
Pemimpin
Perencana
Integritas
Pengatur
Profesionalisme
Pengorganisir
Sinergi
Pelayanan
Pengawas
Kesempurnaan
ADMINISTRASI DALAM ARTI LUAS
c.
Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka
tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan
dalam suatu lembaga melakukan aktivitas
tertentu.
CONTOH:
1)
2)
Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang
melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga
itu.
Kantor Pos, maka ada orang-orang yang
melakukan kegiatan pelayanan pos (surat
menyurat, pengiriman barang, dan lain lain);
ILUSTRASI ALUR PEMIKIRAN KEPRANATAAN
(INSTITUSI)
Kantor Administrasi
Kantor Pelayanan
Pajak Pratama
Integritas
Profesionalisme
Kantor Imigrasi
Sinergi
Kantor Urusan
Agama
Pelayanan
Kesempurnaan
Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi dalam arti
luas mempunyai pengertian :”Aktivitas-aktivitas untuk
mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja
untuk mencapai tujuan”
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
MANAJEMEN
1.
2.
3.
Menurut Mary Parker Follett, manajemen adalah suatu
seni untuk mengerjakan sesuatu melalui orang lain
(the art of getting things done through the other
people).
Menurut Peter Drucker, manajemen merupakan
praktik spesifik yang mengubah sekumpulan orang
menjadi kelompok efektif, berorientasi pada tujuan,
dan produktif.
Menurut Stoner dan Freeman, manajemen adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin,
dan mengawasi pekerjaan anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi yang
tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang
dinyatakan secara jelas.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
FUNGSI MANAJEMEN:
1.
2.
Planning mencakup pendefinisian tujuan organisasi,
pengembangan strategi menyeluruh untuk mencapai tujuan,
dan pengembangan hierarki komprehensif dari rencana
untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan
dalam mencapai tujuan yang diharapkan.
Organizing merupakan tanggung jawab manajer untuk
mendesain struktur organisasi dan mengatur pembagian
pekerjaan, termasuk mempertimbangkan apa tugas yang
harus dilaksanakan, siapa melakukannya, bagaimana tugas
dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan di mana
keputusan harus dibuat.
Organizing yang dilakukan ini merupakan persiapan sebelum
pekerjaan sebenarnya dimulai.
3.
4.
Staffing merupakan pekerjaan manajer untuk mengisi
jabatan yang tersedia dalam organisasi. Kinerja seorang
manajer sangat dipengaruhi oleh kemampuan dari orangorang yang membantunya. Oleh karena itu, manajer harus
cermat dalam memilih orang untuk ditempatkan dalam
suatu jabatan agar dapat membantu dalam pencapaian
tujuan organisasi.
Leading atau memimpin merupakan fungsi manajer
untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan orang dalam
menjalankan pekerjaan agar tujuan dapat dicapai.
Manajer memotivasi pekerja, mengarahkan aktivitas
orang lain, memilih saluran komunikasi yang efektif, atau
menyelesaikan konflik di antara anggota organisasi, dan
mereka terikat untuk memimpin bawahan untuk
mewujudkan tujuan organisasi.
5.
6.
Actuating berkenaan dengan fungsi manajer untuk
menjalankan tindakan dan melaksanakan pekerjaan
yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang ingin
dicapai oleh organisasi. Actuating merupakan
implementasi dari apa yang telah direncanakan
dalam fungsi planning dengan memanfaatkan
persiapan yang sudah dilakukan dalam organizing.
Controlling merupakan aktifitas untuk meyakinkan
bahwa semua hal berjalan sebagaimana mestinya
dan memonitor kinerja organisasi. Kinerja aktual
harus dibandingkan dengan tujuan yang telah
ditetapkan
sebelumnya,
dan
jika
terdapat
penyimpangan signifikan, maka harus dilakukan
tindakan koreksi ke jalur yang tepat.
MODEL ORGANISASI MENURUT
STEPHEN P. ROBBIN:
Mekanistik (birokratik)
Organik (fleksibel)
Spesialisasi tinggi
Tim lintas fungsional
Departementalisasi kaku (rigid)
Tim lintas hierarki
Rantai perintah yang jelas
Arus informasi yang bebas
Rentang kendali yang sempit
Rentang kendali yang lebar
Sentralisasi
Desentralisasi
Formalisasi tinggi
Formalisasi rendah
Contoh:
Mekanistik : Kementerian
Organik
: Universitas
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
24
Kesempurnaan
BENTUK ORGANISASI BERDASARKAN SIFATNYA:
1.
2.
Organisasi informal, yaitu keseluruhan hubungan
serta interaksi perorangan dan penggolongan ke
dalam kelompok yang lebih kecil dari anggota
organisasi itu.
Organisasi
formal,
yaitu
suatu
bentuk
perkumpulan yang dibentuk secara sadar dan
mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya
tercakup sistem kerja sama dari dua orang atau
lebih.
Contoh : partai politik, perkumpulan sosial,
perusahaan, sekolah,dll.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
25
Kesempurnaan
ORGANISASI BERDASARKAN TUJUANNYA:
Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of
people” (yang berkenaan dengan masyarakat).
Sasaran organisasi publik ditujukan kepada
masyarakat umum.
 ORGANISASI PUBLIK adalah tipe organisasi
yang bertujuan menghasilkan pelayanan
kepada masyarakat, tanpa membedakan
status dan kedudukannya.

Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
ORGANISASI BERDASARKAN TUJUANNYA:
•
•
Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart”
(yang terpisah). Sasaran organisasi publik
ditujukan pada hal – hal yang ‘terpisah’ dari
masyarakat secara umum.
ORGANISASI PRIVAT atau bisnis adalah organisasi
yang ditujukan untuk menyediakan barang dan
jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari
kemampuanya membayar barang dan jasa
tersebut sesuai dengan hukum pasar.
Integritas
Profesionalisme
Sinergi
Pelayanan
Kesempurnaan
PERBEDAAN ORGANISASI PUBLIK-PRIVAT
ORGANISASI
NO.
INDIKATOR
1
Tujuan
Non laba
laba
2
Produk yang dihasilkan
Publics goods
Privat goods
3
Cara pengambilan
demokratis
Strategis bisnis
PUBLIK
ORGANISASI PRIVAT
keputusan
4
Ukuran kinerja
Social welfare
efisiensi
5
Misi organisasi
“melakukan
“untung rugi”
kebaikan”
6*
Sumber Pendanaan
( Biasanya
)APBN/D*
Pribadi/bersama