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Published by Personal Growth Lab
Máxima Productividad
Cómo Ser Más Eficiente y
Conseguir Mejores Resultados en
Menos Tiempo
Escrito por Jari Roomer
Tabla de contenido
Introducción
P. 1
Capítulo 1: La base de la Productividad Óptima
P. 3
Metas orientadas a resultados vs. Metas basadas en el esfuerzo
P. 6
El Sistema de Definición de Objetivos en 3 Pasos.
P. 8
P. 13
Capítulo 2: Priorizar las tareas de alto impacto
El principio 80/20
P. 16
El Método EDAB
P. 20
Capítulo 3: The Daily Action Plan
P. 29
Priority-Management: The ABCDE Method
P. 31
Time-Management: The Time-Blocking Method
P. 35
Capítulo 4: Defeating Procrastination
P. 43
Lack of Clarity
P. 45Lack of Long-Term Thinking P. 48 Lack of Ambitious Social
Circle
P. 58Lack of Momentum P. 60
Capítulo 5: Hacking The ‘Flow State’
P. 70
The Flow State: Boost Productivity By 400%
P. 72
The 4 Requirements For Flow
P. 77
6 Neuro-Hacks To Boost Cognitive Performance
P. 88
Outro: How To Deal With Unproductive Days
P. 96
Introducción
En este libro descubrirás los hábitos, sistemas y estructuras mentales que te
ayudarán a alcanzar tu máximo potencial de productividad. Aquí se recopilan años
de investigación sobre los emprendedores, directores ejecutivos, autores y
científicos más efectivos, aquellos que parecen lograr más en 24 horas que
cualquier otra persona.
He escrito este libro porque la mayoría de las personas tienen dificultades para
llevar a cabo las tareas de manera eficiente, a pesar de que es uno de los pilares
del éxito profesional. Ya seas autónomo, estudiante, empresario, empleado o
creador de contenido, aquellos que producen mejores resultados a mayor ritmo
avanzan en la vida y en los negocios.
Incluso Cal Newport, el autor de Deep Work, afirmó que una de las habilidades
fundamentales para prosperar en la nueva economía es "la capacidad de producir a
un nivel de élite, tanto en calidad como en velocidad". Cuando aprendas a producir
a ese nivel de élite, tendrás una poderosa ventaja competitiva sobre la mayoría de la
sociedad, ahora más distraída que nunca:
● Un estudio realizado por Microsoft reveló que la capacidad de atención
promedio ha disminuido en un 33% desde el año 2000.
● Un estudio realizado por Vouchercloud mostró que la persona promedio solo
es productiva durante 2 horas y 53 minutos en una jornada laboral de 8
horas.
● Se estima que, en promedio, se destinan alrededor de 6 horas diarias a las
redes sociales, Netflix o la televisión.
● Según un estudio de RescueTime, de media un trabajador de oficina se
distrae cada 6 u 8.5 minutos debido a notificaciones o interrupciones.
● Un estudio realizado por Harvard reveló que el 47% de nuestros días se
caracterizan por una mente dispersa y desenfocada.
Llegar a ser una de las personas más productivas en tu campo no ocurre por
casualidad. Más bien, es una ciencia. Es una fórmula replicable. Como dijo el autor
Paul J. Meyer: "La productividad nunca es un accidente. Siempre es el resultado del
compromiso con la excelencia, una planificación inteligente y un esfuerzo enfocado".
A partir de mi investigación, he identificado cinco principios que comparten las
personas más productivas:
Máxima productividad
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1. Trabajan con una orientación clara y metas específicas (Capítulo 1).
2. Priorizan lo que es más importante y eliminan, delegan o automatizan el resto
(Capítulo 2).
3. Encaran sus jornadas laborales con un plan claro y estructurado (Capítulo 3).
4. Saben cómo superar la procrastinación (Capítulo 4).
5. Reservan al menos dos horas al día para trabajar en profundidad y con
enfoque (Capítulo 5).
Estos cinco principios son la base de la Productividad Óptima. Cada capítulo de este
libro explica detalladamente uno de estos principios utilizando investigaciones
científicas y técnicas prácticas de productividad, para que puedas convertirte en la
versión más productiva de ti mismo.
¿Estás listo? Bien, ¡vamos a ello!
Máxima productividad
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Capítulo 1:
La base de la
Productividad Óptima
Máxima productividad
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Capítulo 1: La base de la Productividad Óptima
El emprendedor e inversor Naval Ravikant afirmó: "La dirección en la que te diriges
es más importante que la velocidad a la que conduces"
La mayoría de las personas están obsesionadas con "conducir más rápido". Quieren
aprender a ser más eficientes, qué aplicaciones de productividad utilizar y qué
suplementos cerebrales tomar para mejorar su concentración. Pero nada de esto
importa si no estás avanzando en la dirección correcta. Nada de esto importa si
estás persiguiendo metas equivocadas.
Si la meta a la que te diriges no es la correcta, simplemente estarás conduciendo en
la dirección equivocada, pero a mayor velocidad. Y no hay una pérdida de tiempo y
energía mayor que esa. Por lo tanto, la base de la productividad radica en identificar
primero en qué dirección deseas avanzar con tu negocio, carrera y vida.
Una vez que sabes hacia dónde te diriges, puedes buscar formas de acelerar tu
progreso. Esa también es la estructura de este libro. Primero, en este capítulo,
analizaremos el establecimiento de metas a largo plazo. Luego, en los demás
capítulos, veremos los hábitos y sistemas para optimizar tu productividad, de modo
que puedas avanzar más rápido hacia estos objetivos.
Sin embargo, la meta a la que te diriges es mucho más importante que la velocidad
a la que te mueves. Avanzar lentamente en la dirección correcta es más productivo
que moverte rápidamente en la dirección equivocada.
Máxima productividad
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Aún así, las personas tienden a invertir más tiempo en investigar nuevas
aplicaciones de productividad y estimulantes cerebrales que en descubrir hacia
dónde desean dirigir su vida y carrera.
De hecho, los estudios han demostrado que solo el 3% de la población ha anotado
sus metas a largo plazo. Solo el 3% de la población sabe exactamente hacia dónde
se dirige.
Si no sabes hacia dónde te diriges, no deberías sorprenderte de sentirte confundido,
distraído y desmotivado en el camino. La falta de claridad conduce a la inacción. La
claridad conduce a la acción. Como dijo Elon Musk una vez: "Las personas trabajan
mejor cuando saben cuál es la meta y por qué".
La mayoría de las personas creen que no son productivas porque carecen de
motivación o disciplina personal. Se consideran perezosos o que se distraen
fácilmente. Sin embargo, la causa principal de la baja productividad rara vez es la
pereza. Más bien, es la falta de metas claras. Es la falta de dirección.
Como dijo James Clear en su libro "Hábitos Atómicos": "La mayoría de las personas
piensan que les falta motivación cuando en realidad les falta claridad. Si no sabes
hacia qué te diriges, ¿qué motivación tendrás para alcanzarlo? La claridad te brinda
una dirección, y una dirección te lleva a la motivación".
Esto no significa que debas tener toda tu vida planeada. No es necesario que
tengas todo resuelto. De hecho, tus sueños y aspiraciones probablemente cambien
a medida que avanzas en la vida, eso forma parte del crecimiento. Pero esto no
significa que no puedas establecer objetivos para los próximos doce meses. Puede
ser difícil prever más allá de ese plazo, pero la mayoría de nosotros tenemos una
idea general de lo que queremos (y no queremos) para el próximo año.
Transforma esta visión en metas específicas y sentirás más inspiración, enfoque y
determinación para ser productivo de forma natural. Ese es el poder del
establecimiento de propósitos. Como dijo Darren Hardy, autor de "El efecto
compuesto": "Si no estás logrando el progreso que te gustaría y eres capaz de
lograr, simplemente se debe a que tus metas no están claramente definidas". Dicho
eso, sumerjámonos directamente en el establecimiento de metas.
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Metas orientadas a resultados vs. Metas basadas en el
esfuerzo
No todos los objetivos son iguales. Puedes establecer metas basadas en resultados
o metas basadas en el esfuerzo. Saber la diferencia entre ambas es importante, ya
que necesitas utilizar unas u otras según la situación, además de necesitar plazos
distintos.
Las metas basadas en resultados son propósitos que se establecen con un
resultado específico en mente. Estos son los tipos de objetivos que la mayoría de
las personas se fijan. Algunos ejemplos de metas basadas en resultados son:
●
●
●
●
●
Quiero ganar 100,000€ como freelancer en un año.
Quiero aumentar 7 kg de masa muscular en 6 meses.
Quiero escribir un bestseller en un año.
Quiero construir una cartera de inversiones de 30,000€ en un año.
Quiero conseguir 25,000 suscriptores en mi canal de YouTube en 3 meses.
Cuando hablamos de metas basadas en el esfuerzo, nos referimos a aquellas
aspiraciones que estableces con una dedicación específica en mente, con el
objetivo de obtener un resultado determinado. A continuación, algunos ejemplos de
metas basadas en el esfuerzo (relacionadas con las metas basadas en resultados
mencionadas anteriormente):
● Cada semana, me pondré en contacto con al menos 3 posibles clientes
durante los próximos 3 meses.
● Iré al gimnasio 5 veces a la semana durante el próximo mes.
● Escribiré 1.000 palabras al día durante los próximos 2 meses.
● Destinaré 2.000€ al mes a mi cartera de acciones durante los próximos 6
meses.
● Subiré al menos 3 videos a YouTube por semana durante los próximos 3
meses.
Como puedes ver, las metas basadas en el esfuerzo se centran en una acción
altamente específica que, si se realiza, te llevará a los resultados deseados.
Mientras que las metas basadas en resultados te muestran lo que quieres, los
propósitos basados en el trabajo te indican qué acción debes tomar para conseguir
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lo que deseas. Puedes mirar fijamente el resultado deseado todo lo que quieras,
pero eso no hará avanzar las cosas. Para lograr objetivos basados en resultados,
tendrás que establecer y cumplir las metas basadas en el esfuerzo correctas. Sin
esfuerzo, no habrá ningún resultado.
Por lo tanto, aunque las metas focalizadas en resultados son ideales para
establecer una dirección clara a largo plazo, los propósitos que contemplan el
trabajo se utilizan mejor como un sistema para avanzar hacia el cumplimiento de los
objetivos centrados en los resultados. Como dijo James Clear, "Las metas son
buenas para establecer una dirección, pero los sistemas son lo mejor para avanzar".
Por ejemplo, si tu meta basada en resultados es escribir un libro bestseller en un
año, el proceso que debes seguir (o, al menos, parte del proceso) implica escribir
1000 palabras al día durante los próximos dos meses. Esta meta basada en el
esfuerzo es el sistema necesario para lograr escribir un libro superventas.
Si tu aspiración final es aumentar 7 kg de masa muscular en seis meses, el proceso
que deberías seguir es levantar pesas en el gimnasio al menos 5 veces por semana
durante los próximos meses.
En resumen, no te limites a establecer metas basadas en resultados; establece
también metas basadas en el esfuerzo correspondientes para desarrollar un sistema
ganador. La mayoría de las personas solo se centran en los logros que quieren
(más dinero, un cuerpo mejor, un buen negocio) sin prestar mucha atención a las
acciones que llevan a esos resultados.
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El Sistema de Definición de Objetivos en 3 Pasos.
Ahora que conoces la diferencia entre metas basadas en resultados y metas
basadas en esfuerzo, pongamos en práctica la teoría y establezcamos algunas. He
desarrollado un sistema de establecimiento de objetivos en tres pasos, diseñado
expresamente para inclinar todas las probabilidades de éxito a tu favor.
Los tres pasos de este sistema de establecimiento de metas son:
1. Seleccionar las áreas en las que enfocarse.
2. Establecer metas a largo plazo (basadas en resultados).
3. Dividir las metas en propósitos a corto plazo (basadas en esfuerzo).
Paso 1: Elige en qué áreas centrarte
El primer paso para definir metas a largo plazo es elegir un área de tu vida en la que
desees lograr mejores resultados. Las principales "áreas de la vida" generalmente
se pueden clasificar en:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Bienestar
Salud Mental y Física
Finanzas
Carrera/Profesión
Relaciones
Pareja, Familia y Amigos
Espiritualidad
Aprendizaje
Diversión y Aventura
La mayoría de los libros de autoayuda sugieren establecer metas para cada una de
las áreas, pero esto lleva al fracaso. La vida diaria ya es lo suficientemente agitada
como para fijar tantas metas, sólo conseguirás abrumarte rápidamente. Yo lo he
intentado, y no funciona bien. En lugar de eso, selecciona un máximo de tres áreas
diferentes en las que centrar tus metas (una también es suficiente).
Si tienes problemas para decidir en qué áreas vitales centrarte, elige aquellas que
también tengan un impacto positivo en otras. Por ejemplo, si me enfoco en mejorar
mi salud, finanzas y negocio, tiendo a ser más feliz, disfrutar más de la vida,
acelerar mi aprendizaje y ser un mejor compañero para mi pareja. Es por eso que,
para mí, las principales áreas de enfoque son siempre la salud, las finanzas y el
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negocio.
Paso a Seguir:
Ahora, decide para qué áreas vitales vas a establecer metas (máximo tres).
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Paso 2: Definir Objetivos a Largo Plazo (Basados en Resultados)
Cuando hayas seleccionado en qué áreas enfocarte, es el momento de definir una
meta a largo plazo por cada una. Esto significa que, si has escogido tres áreas para
mejorar, establecerás un total de tres metas a largo plazo.
Cuando fijes metas a largo plazo, te recomiendo encarecidamente que establezcas
metas basadas en resultados, no en esfuerzos. Las metas a largo plazo sirven
principalmente para proporcionar una dirección. Quieres que te motiven e inspiren,
así que primero enfócate en definir cuáles son los resultados que más deseas.
Al fijar objetivos a largo plazo, sigue estas tres reglas:
1. Sé Específico
2. Establece un Periodo de Tiempo
3. Aclara el 'Por Qué'
Regla nº1 para Establecer Metas: Sé Específico.
Cuando estableces metas de manera muy vaga, estás preparándote para fracasar.
Por lo tanto, define exactamente lo que quieres. No dejes margen para
suposiciones. Cuanto más precisas definas tus metas, mejor podrás medir tu
progreso y más motivado te sentirás.
Ejemplos de objetivos poco claros frente a metas específicas:
● Quiero mejorar mi condición física → Quiero ganar 5 kg de masa muscular.
● Quiero ganar más dinero → Quiero ganar 10.000€ adicionales con un trabajo
extra.
● Quiero aprender más → Quiero leer 30 libros y seguir 8 cursos.
● Quiero ahorrar más dinero → Quiero ahorrar 15.000€.
Regla nº2 para Establecer Metas: Establece un Periodo de Tiempo para Lograrla.
Una meta sin un plazo es solo un deseo. Si no has establecido una fecha límite, no
sentirás la urgencia de empezar. Por lo tanto, determina exactamente para cuándo
necesitas lograr tus metas.
Ejemplos de cómo agregar una fecha límite a tus metas a largo plazo:
● Quiero ganar 5 kg de masa muscular en 6 meses.
● Quiero ganar 10.000€ con un trabajo extra en 12 meses.
● Quiero leer 30 libros y seguir 8 cursos en 12 meses.
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● Quiero ahorrar 15.000€ en 9 meses.
En mi opinión, cualquier meta con una duración de entre seis y doce meses se
considera una meta a largo plazo. Esto puede ser diferente en la mayoría de los
libros de superación personal, que promueven establecer metas de tres, cinco o
incluso diez años.
El inconveniente de las metas a tan largo plazo es que hay muchas incógnitas en un
período tan grande. Tres o diez años son mucho tiempo. La vida pasa. Los ciclos
económicos cambian. Tú cambias. Ocurren eventos globales inesperados que
sacuden todo (como el Covid-19, por ejemplo). Hay un sinfín de cosas que pueden
suceder (y probablemente sucederán) que hacen que establecer metas a largo
plazo sea inútil si se abarca tanto tiempo.
No me malinterpretes, creo que es útil pensar en el futuro y tener una visión a largo
plazo más allá de los próximos doce meses. Pero cuando se trata de definir metas
específicas, recomiendo mantener un plazo entre seis y doce meses. Este plazo te
permite ser ágil, planificar con mayor precisión y realizar ajustes rápidamente
cuando sea necesario.
Además, las metas de seis a doce meses generan más urgencia en comparación
con metas de tres, cinco o diez años. Créeme, te sentirás mucho más motivado
cuando persigas una meta que deba lograrse en unos pocos meses en lugar de en
años. Cuando la urgencia aumenta, también lo hace nuestro enfoque, motivación y
determinación.
Regla nº3 para Establecer Metas: Aclara el “Por qué”
La mayoría de la gente piensa que quiere alcanzar el objetivo, pero en realidad lo
que desean es lo que la meta les proporciona. La meta es solo la superficie, el 'por
qué' tiene un significado mucho más profundo.
Por ejemplo, ganar 5 kg de masa muscular está muy bien, pero en realidad lo haces
por la confianza, la energía y la vitalidad que te proporciona. Esto es tu 'por qué', tu
motivación.
Ganar 100.000€ en un año es impresionante, pero en realidad lo haces porque te
permite viajar por el mundo, renunciar a tu empleo, tener la casa de tus sueños o
ahorrar para una jubilación temprana. Estas son las razones más profundas (y
significativas) por las cuales ganar 100.000€ en un año es tan importante.
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En definitiva, aclara en profundidad las razones por las que quieres lograr una meta.
Cuando tengas claro por qué lograr cierto objetivo es tan importante para ti, estarás
mucho más decidido a lograrlo. En momentos en los que consideres abandonar, tu
'por qué' te dará la fuerza para seguir adelante.
Paso a Seguir:
Establece una meta a largo plazo (basada en resultados) para cada una de las
áreas elegidas. Formula estas metas de la manera más específica posible,
agrega una fecha límite para lograrlas (entre 6 y 12 meses) y aclara las razones
más profundas por las que alcanzar cada meta es tan importante para ti.
Escríbelas para que puedas revisarlas a diario.
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Paso 3: Divide Metas a Largo Plazo en logros a Corto Plazo (Basadas en el
Esfuerzo)
El tercer y último paso de este sistema de establecimiento de metas consiste en
desglosar tus metas a largo plazo (basadas en resultados) en metas a corto plazo
(basadas en el esfuerzo). Al dividir los objetivos a largo plazo en múltiples logros a
corto plazo, creamos un sistema para trabajar de manera constante para conseguir
nuestras metas a la larga.
A la hora de establecer objetivos a corto plazo, mi recomendación es utilizar metas
basadas en el esfuerzo en la medida de lo posible, ya que enfocarse en el futuro
cercano debe centrarse en llevar a cabo las acciones adecuadas para conseguir los
resultados que deseamos. De nuevo, no hay resultado sin acción.
En una ocasión, Henry Ford dijo: "Nada es particularmente difícil cuando lo divides
en trabajos pequeños". Y esa es una de las ventajas fundamentales de
descomponer metas a largo plazo en metas a corto plazo. Al dividir los objetivos a la
larga, se vuelven mucho más manejables y mucho menos abrumadores. Cada
objetivo inmediato logrado es un peldaño hacia el gran objetivo a largo plazo.
En concreto, divide cada una de tus metas a largo plazo en objetivos mensuales y
logros semanales. Para hacerlo, hazte las siguientes dos preguntas:
1. Para lograr mi meta a largo plazo, ¿qué tengo que hacer este mes?
2. Para conseguir este objetivo de un mes, ¿qué tengo que hacer esta semana?
Esto también implica que deberás hacer el establecimiento de metas semanal y
mensualmente. Al concluir cada semana, establece un nuevo objetivo semanal
(basado en tu meta para el mes). Y al concluir cada mes, establece una nueva meta
mensual (basada en tu meta de larga duración).
Por ejemplo, si una de tus metas a largo plazo es completar un maratón en menos
de 4 horas y 21 minutos antes de que termine este año, podrías dividirlo en los
siguientes objetivos a corto plazo:
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● Meta Mensual: Correr al menos 16 kilómetros 12 veces este mes (meta
basada en el esfuerzo)
● Meta Semanal: Correr al menos 16 kilómetros 3 veces esta semana (meta
basada en el esfuerzo)
En este ejemplo, queda claro cómo las metas a corto plazo son esenciales para
lograr el objetivo a largo plazo. Si te esfuerzas esta semana (corriendo al menos 16
kilómetros 3 veces), avanzarás hacia tu meta mensual de correr al menos 16
kilómetros 12 veces ese mes. Y al alcanzar este logro mensual, progresarás hacia
tu objetivo final de poder correr un maratón en menos de 4 horas y 21 minutos.
Si tu meta a largo plazo es ganar 50.000€ como freelance en 12 meses, podrías
dividirla en las siguientes metas a corto plazo:
● Meta Mensual: Contactar con 50 posibles nuevos clientes (meta basada en
el esfuerzo)
● Meta Semanal: Practicar las estrategias de venta al menos 10 horas (meta
basada en el esfuerzo)
Una vez que hayas conseguido tu objetivo semanal, establece otro en función de tu
meta mensual. Luego de alcanzar el mensual, fija uno nuevo basado en tu objetivo
a largo plazo. Repite este proceso hasta lograr el resultado deseado (ganar
50.000€).
En definitiva, al dividir nuestras metas finales en metas a corto plazo, establecemos
un sistema real para lograr nuestras metas. Este sistema ofrece claridad, enfoque y
motivación. Hace que alcanzar metas grandes y desafiantes sea mucho más realista
y manejable.
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Paso a Seguir:
Divide tus metas a largo plazo en metas a corto plazo (basadas en el esfuerzo).
Ante cada objetivo final que tengas, plantea las siguientes preguntas:
- ¿Qué debería hacer este mes para estar más cerca de conseguir mi meta a
largo plazo?
- ¿Qué debería hacer esta semana para conseguir mi meta mensual?
Repaso Capítulo 1:
La dirección en la que vas es más importante que la velocidad a la que avanzas.
Asegúrate de conocer tu meta antes de preocuparte por los consejos de
productividad.
Moverse lentamente en la dirección correcta es más productivo que moverse
rápidamente en la dirección equivocada.
Las metas basadas en resultados reflejan un resultado específico que buscamos
y proporcionan una dirección clara a la que apuntar, mientras que las metas
basadas en el esfuerzo reflejan las acciones necesarias para conseguir ese
resultado.
Establece metas a largo plazo basadas en resultados y divídelas en metas a
corto plazo basadas en el esfuerzo (objetivos mensuales y semanales) para
desarrollar un sistema de logros.
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Capítulo 2:
Priorizar las tareas de
mayor impacto
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Capítulo 2: Priorizar las tareas de mayor impacto
Una vez establecidas nuestras metas, el siguiente paso hacia la máxima
productividad es identificar cuáles son las tareas de alto impacto fundamentales
para alcanzar estos objetivos. Ya hemos abordado esto brevemente al establecer
metas a corto plazo basadas en el esfuerzo. Sin embargo, en este capítulo
profundizaremos mucho más en la priorización, ya que es uno de los pasos más
importantes para aumentar tu eficacia.
La idea central de este capítulo es que solo unas pocas tareas, hábitos o
actividades son verdaderamente esenciales cuando se trata de alcanzar nuestras
metas. Estas tareas de alto impacto impulsan significativamente el avance hacia
nuestras metas. Cuanto mejor podamos identificar estas tareas, más tiempo,
energía y espacio mental podremos dedicar a ellas. Esto nos coloca en el camino
rápido hacia el éxito.
Por otro lado, la mayoría de las tareas y actividades no tienen un impacto
significativo. La mayor parte de lo que hacemos no impulsa realmente el avance
hacia nuestras metas. Simplemente nos mantiene ocupados. Agrega complejidad y
desorden. Ocupa nuestro valioso tiempo, energía y espacio mental.
Warren Buffett dijo: 'Existe una extraña característica humana que tiende a hacer
difíciles las cosas sencillas'. Es cierto, tendemos a complicarnos innecesariamente.
En lugar de enfocarnos en lo que realmente funciona, nos mantenemos ocupados
con modas pasajeras, objetos brillantes y trabajos insignificantes.
Como sociedad, parece que celebramos estar ocupados. Casi lo llevamos como una
medalla de honor. Incluso la palabra 'negocio' proviene de 'ocupación' en inglés
(business (negocio), busyness (ocupación)). Esto demuestra cómo nos han
programado para estar ocupados, ocupados, ocupados. Pero no importa cuán
ocupado estés, lo que importa es cuán productivo eres. Como dijo Henry David
Thoreau, 'No basta con estar ocupado; también lo están las hormigas. La pregunta
es: ¿En qué estamos ocupados?'
Estar ocupado implica hacer muchas cosas. Ser productivo implica hacer las cosas
bien. La diferencia entre ambos es como la noche y el día. Puedes ser productivo
incluso si no estás ocupado. De manera similar, puedes estar ocupado pero no ser
productivo. Estar ocupado es como correr en círculos. Te estás moviendo mucho,
pero no necesariamente estás avanzando. Ser productivo implica avanzar, obtener
resultados y progresar hacia tus metas a largo plazo.
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Como dijo el autor Brian Tracy: “Con frecuencia vemos a personas que parecen
estar ocupadas durante todo el día, pero parecen lograr muy poco. Esto ocurre casi
siempre porque están ocupadas trabajando en tareas de bajo valor mientras
posponen una o dos actividades que podrían marcar una verdadera diferencia en
sus empresas y en sus carreras.''
Las personas más efectivas tienden a lograr mejores resultados en una fracción de
tiempo en comparación con otros, porque se enfocan incansablemente en las tareas
de mayor impacto. Su rendimiento por hora es mucho más alto ya que eliminan el
desorden y se concentran en lo que realmente genera resultados. Cualquier otra
cosa se considera trabajo de poca importancia, que se elimina, delega o automatiza
siempre que sea posible.
Como dijo Gary Keller en 'El Único Elemento', 'Realizar cien tareas porque sí es un
pobre sustituto de hacer una tarea que sea significativa. No todo tiene la misma
importancia; el éxito no es algo que consiga quien hace más. Sin embargo, así es
precisamente cómo la mayor parte de la gente lo ve.'
Lee eso de nuevo: No todo tiene la misma importancia; el éxito no es algo que
consiga quien hace más. Sin embargo, nos han condicionado a pensar que el éxito
en cualquier empresa se reduce a hacer mucho. Pero no se trata de hacer más, se
trata de enfocarse en lo que realmente importa. Cuanto más puedas dirigir tu
tiempo, energía y espacio mental hacia esas pocas tareas o hábitos de alto impacto
que conducen a los mejores resultados, más rápido lograrás el éxito. Como ventaja
adicional, es posible que termines trabajando menos horas y estando menos
estresado que todos los que están ocupados, ocupados, ocupados.
En resumen, usando las palabras de Tim Ferriss, 'Enfócate en ser productivo en
lugar de estar ocupado'. Eso es lo que vamos a hacer en este capítulo. Una vez que
domines el arte de la priorización efectiva, tu productividad se disparará.
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El Principio 80/20: Identificando lo Esencial
Tu habilidad para despejar rápidamente el camino y reconocer lo esencial hará más
por tu productividad que cualquier otra habilidad. Por esta razón, el Principio 80/20
es el principio de productividad más importante a dominar.
El Principio 80/20 establece que el 20% de las acciones genera el 80% de los
resultados. En otras palabras, el 20% de lo que haces conduce al 80% de lo que
deseas. 'La mayoría de lo que deseas vendrá de la minoría de lo que haces',
mencionó Gary Keller en 'La Única Cosa'. Solo unas pocas tareas, hábitos o
actividades son esenciales para lograr los resultados que más anhelamos.
Igualmente relevante, no obstante, es que el Principio 80/20 establece que el 80%
de tus tareas/hábitos solo conducen al 20% de los resultados. Esto significa que la
mayoría de las cosas no tienen un impacto significativo. La mayoría de las tareas no
hacen avanzar mucho las cosas, si es que hacen algo en absoluto. A estas tareas
de bajo impacto se les llama 'trabajo insignificante'. Te mantienen ocupado, pero no
generan muchos resultados. No contribuyen mucho (o en absoluto) al progreso
hacia nuestros objetivos a largo plazo. No son esenciales para lograr los resultados
que más deseamos.
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Recuerda, la proporción 80/20 no es fija. En ocasiones, la proporción puede ser
90/10, 70/30 o incluso 99/1. Por lo tanto, utiliza el Principio 80/20 más como un
modelo mental, un método para tomar decisiones más acertadas, en lugar de
aplicarlo de manera demasiado literal.
Independientemente de la proporción, el concepto clave sigue siendo el mismo:
La mayoría de los resultados provienen de unas pocas tareas y hábitos. Solo
algunas cosas son esenciales, el resto no lo es. Cuanto más te enfoques en lo
esencial, más efectivo serás.
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En mis años estudiando el máximo rendimiento, he descubierto que las personas
más exitosas son pensadoras 80/20. Se enfocan implacablemente en lo esencial y
reservan la mayor parte de su tiempo, energía y espacio mental para estas
prioridades al eliminar, delegar y automatizar la mayoría de las tareas de bajo
impacto.
Por ejemplo, Elon Musk dijo: 'Enfócate en la marca por encima del ruido. No pierdas
tiempo en algo que en realidad no mejora las cosas.'
Warren Buffett afirmó: 'La diferencia entre las personas exitosas y las personas
realmente exitosas es que las personas realmente exitosas dicen no a casi todo.'
Y Steve Jobs dijo: 'La gente piensa que el enfoque implica decir sí a la cosa en la
que debes enfocarte. Pero eso no es en absoluto lo que significa. Significa decir no
a las cien otras buenas ideas que existen. Tienes que elegir con cuidado.'
Estas citas ilustran la manera en que estas tres personas extremadamente exitosas
piensan. Observa cómo priorizan el enfoque. No están diciendo que hagas más,
están diciendo que te enfoques en lo esencial. Y para lograrlo, debes hacer menos
de lo no fundamental. Este tipo de pensamiento 80/20 es esencial para alcanzar la
máxima productividad.
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Cómo el Enfoque 80/20 Dio Origen a una Empresa de Billones de Dólares
En 1996, Steve Jobs regresó a Apple como CEO interino porque la compañía
estaba al borde de la quiebra. En ese momento, la empresa vendía docenas de
productos diferentes. La mayoría de los analistas pensaban que Steve Jobs
desarrollaría más productos, y más avanzados, para salvar a la compañía de la
bancarrota.
Pero ¿adivina qué hizo en su lugar?
Steve Jobs redujo los modelos de escritorio ofertados de quince a uno. Redujo
todos los modelos portátiles y dispositivos móviles a un solo portátil. Eliminó por
completo todas las impresoras y otros periféricos. También redujo el desarrollo de
software.
En otras palabras, en lugar de hacer mucho, Steve Jobs comprendió que Apple
tenía que enfocarse en hacerlo bien. Jobs entendía la importancia del enfoque, por
lo que redujo Apple a su esencia. Apple pasó de tener 300 productos diferentes a
solo tener diez, lo que les permitió concentrar todos sus esfuerzos (marketing, I+D,
etc.) en los pocos productos que se vendían muy bien. Como dijo Jobs, 'Decidir qué
no hacer es tan importante como decidir qué hacer.'
Con una línea de productos más simple, Apple no solo sobrevivió, sino que
prosperó. Aunque hicieron 'menos', pudieron enfocar todos sus recursos (dinero,
capital intelectual, marketing) en los productos que tenían un mejor desempeño, es
decir, el 20% de los productos que generaban el 80% de los ingresos.
Hoy en día, Apple vale más de un billón de dólares, y esto no habría sido posible sin
el enfoque 80/20 de Steve Jobs.
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Sin embargo, por más simple que parezca el Principio 80/20 en la teoría, puede ser
complicado aplicarlo en la vida real. Mantener las cosas simples no siempre es fácil.
Como dijo una vez Leonardo da Vinci, 'La simplicidad es la máxima sofisticación'.
Parece que tenemos una predisposición natural a complicar las cosas.
Por ejemplo, la mayoría de los emprendedores a los que asesoro ya saben qué es
lo más importante en su negocio. Lo único que tengo que hacer es despejar el
camino y ayudarles a enfocarse más en las tareas, productos y servicios que ya
generan la mayor cantidad de ingresos. No es que necesiten motivación para hacer
más o que necesiten ideas revolucionarias. Más bien, debo mantenerlos centrados
en lo que ya funciona mejor. Por lo general, esta es la manera más rápida de
duplicar o triplicar sus ingresos.
Una razón por la que a menudo complicamos las cosas es porque nos han
condicionado a creer que hacer más es la clave del éxito. La mayoría de las
personas piensa que el éxito va de cantidad, lo consiguen quién hacen más. Pero
no, no importa cuántas cosas hagas, lo que importa es si estás haciendo las cosas
correctas. Es preferible hacer pocas cosas muy bien que hacer muchas cosas
mediocres. Descubre qué genera los mejores resultados y enfoca tus esfuerzos en
ello.
Otra razón por la que la gente desperdician mucho tiempo en una lista de tareas
eterna es que no han definido claramente los resultados que quieren. Cuando no
sabes exactamente lo que quieres, ¿cómo sabes qué es lo esencial? Todo parece
importante cuando no has definido lo que buscas. Simplemente añadirás algunas
tareas a tu lista de cosas por hacer, pasarás por las actividades del día y
completarás lo que surja. Esto equivale a estar ocupado sin ser productivo, lo cual
es una pérdida de recursos total. Como dijo una vez el experto en gestión Peter
Drucker, "No hay nada tan inútil como hacer eficientemente aquello que no debería
hacerse en absoluto".
Por eso, el punto de partida del Principio 80/20 es definir claramente los resultados
que buscas. Una vez que hayas identificado los resultados que deseas lograr,
puedes hacer un proceso de ingeniería inversa para determinar qué tareas, hábitos
y actividades son las más esenciales para alcanzar esos resultados.
Ya tenemos claro los resultados que estamos persiguiendo porque, en el capítulo
uno, establecimos objetivos a largo plazo (basados en resultados). Ahora podemos
identificar cuáles son las tareas y hábitos más esenciales para alcanzar estos
resultados.
Máxima productividad
28
La mejor manera de identificar nuestras tareas de mayor impacto es haciendo las
preguntas adecuadas. Por lo tanto, para cada objetivo a largo plazo que hayas
establecido, sigue las cinco preguntas que se detallan a continuación:
● Si solo pudiera hacer cinco tareas (o seguir cinco hábitos) durante los
próximos 12 meses y aún necesitara alcanzar mi objetivo, ¿cuáles elegiría?
● ¿Cuáles son las cinco tareas que, si se realizan de manera constante, hacen
que todas las demás tareas sean más fáciles o incluso innecesarias para
lograr mi objetivo?
● ¿Cuáles son las cinco tareas que ofrecen el mayor rendimiento en términos
de tiempo y energía invertidos?
● ¿Qué tareas me mantienen ocupado, pero no contribuyen mucho (si es que
contribuyen en algo) al avance hacia mi objetivo a largo plazo?
● De todas las cosas que estoy haciendo, ¿cuáles están complicando las
cosas, generando caos o simplemente no están funcionando?
Al preguntarte esto para cada uno de tus objetivos, puedes identificar cuáles son las
cinco tareas/hábitos más esenciales para alcanzar tus metas, al mismo tiempo que
identificas cuáles no. Una vez que sepas qué es lo que realmente importa y qué no,
puedes organizar tus días y semanas en torno a estas tareas de alto impacto (más
sobre esto en el próximo capítulo).
Además, te sugiero que repases estas preguntas una vez al mes, ya que, con el
tiempo, tus prioridades cambiarán a medida que avances en tu vida y carrera. No es
identificar tus tareas de alta repercusión una vez en la vida. Es un proceso continuo
que necesita revisiones regulares.
Máxima productividad
29
Paso a Seguir:
Para cada objetivo a largo plazo que hayas establecido, identifica las cinco
tareas o hábitos más esenciales siguiendo las preguntas anteriores. Anota
estas tareas para que puedas revisar a diario esta lista de actividades con alta
repercusión.
Para cada objetivo, solo puedes elegir cinco tareas de gran impacto, no más.
Sé riguroso en esta elección, porque cuanto mejor priorices, mejor será tu
enfoque. Y el enfoque conduce a resultados.
Tómate el tiempo necesario para responder las preguntas de la mejor manera
posible. Es preferible pasar unas horas reflexionando sobre estas preguntas
que perder varios meses haciendo las tareas equivocadas.
Máxima productividad
30
El Método EDAB: Abriendo Espacio Para Tareas de Alto
Impacto
Cuanto más puedas enfocar tu tiempo, energía y espacio mental en tus tareas de
alto impacto, más rápido obtendrás resultados. En teoría, esto es sencillo. Sin
embargo, en la vida diaria, necesitas un sistema que garantice que las tareas menos
importantes no te roben tiempo y energía. Y ahí es donde entra el Método EDAB.
EDAB significa:
●
●
●
●
Eliminación
Delegación
Automatización
Producción en serie
Para cada tarea que no considere absolutamente esencial, sigo el flujo de toma de
decisiones del Método EDAB.
¿Puedo eliminar esta tarea? Si es posible, genial. Resuelto.
Si no puedo eliminar una tarea, ¿puede ser delegada o automatizada?
Y si eso no es factible, ¿puede la tarea ser producida en serie para ser más
eficiente?
En conclusión, el objetivo principal del Método EDAB es liberar la mayor cantidad
posible de tu tiempo, energía y espacio mental para que puedas centrarte mejor en
las tareas de mayor impacto.
Máxima productividad
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En palabras del autor y científico Johann Wolfgang von Goethe, "Las cosas que
importan más nunca deben estar a merced de las cosas que importan menos". El
Método EDAB garantiza que esto se cumpla. Ayuda a proteger nuestro tiempo,
energía y espacio mental para esas pocas tareas esenciales que realmente
impulsan el avance hacia nuestros objetivos.
Primer Paso del Método EDAB: Eliminación
Como dijo James Clear: "La forma definitiva de optimización es la eliminación. Nada
es más efectivo que quitar lo ineficaz". Por eso, el primer paso del Método EDAB es
la eliminación.
Por cada tarea que no esté en tus máximas prioridades, cuestiónate si el tiempo, la
energía y el espacio mental que le dedicas realmente merecen la pena. ¿Cuánto
tiempo te quita de las tareas de alta prioridad? ¿Cuánta energía te consume?
¿Cuánto desordena tu mente? ¿Cuánta complejidad agrega a tu vida o trabajo?
En realidad, una vez que hayas identificado lo esencial, la mayoría de las otras
cosas se vuelven innecesarias. Por lo tanto, en la medida de lo posible, elimina las
tareas de bajo impacto para crear más espacio para las tareas de alto impacto.
Segundo Paso del Método EDAB: Delegación + Automatización
Cuando no podemos eliminar una tarea, el siguiente paso del Método EDAB es
comprobar si la tarea puede ser delegada o automatizada. Si una tarea puede ser
Máxima productividad
32
delegada y automatizada, siempre elige la automatización, ya que te ahorrará más
dinero (especialmente a largo plazo). Como mencionó Tim Ferriss, "Nunca
automatices algo que pueda ser eliminado, y nunca delegues algo que pueda ser
automatizado".
Máxima productividad
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Delegación
La delegación es un auténtico superpoder de la productividad. La mayoría de las
personas intentan hacerlo todo por sí mismas, lo que dispersa su tiempo, energía y
atención. Cuando intentas hacerlo todo por ti mismo, terminarás sobrecargado y
rindiendo menos. Por eso Richard Branson dijo: "Si realmente quieres crecer como
emprendedor, tienes que aprender a delegar". Y por lo que John C. Maxwell, autor
de 21 Leyes Irrefutables del Liderazgo, dijo: "Si quieres hacer algunas cosas
pequeñas correctamente, hazlas tú mismo. Si quieres hacer cosas grandiosas y
tener un gran impacto, aprende a delegar".
Hace años, delegar tareas solo era posible para empresarios con empleados o
gerentes con un equipo. En la actualidad, con plataformas como Fiverr y Upwork,
delegar tareas está al alcance de cualquier persona y presupuesto. Ya seas un
freelance, creador de contenido, emprendedor individual o padre/madre que se
queda en casa, ahora es posible delegar tareas.
En mi caso, si una tarea no puede ser eliminada ni automatizada, delego estos dos
tipos de tareas:
1. Tareas que exigen habilidades y destrezas que no tengo.
2. Tareas que pueden ser realizadas por alguien a un costo menor al valor de
mi tiempo.
Tareas que requieren habilidades y capacidades únicas
Para incrementar tu productividad al máximo, dedica la mayor cantidad de tiempo
posible a tus fortalezas, habilidades y capacidades únicas. Cuanto más tiempo
pases en tu 'zona de genialidad', mejores serán los resultados que lograrás.
Sin embargo, algunos proyectos requieren que realices ciertas tareas en las que no
eres hábil. Tal vez requieran habilidades específicas que no has desarrollado. En
ese caso, podría ser inteligente pagar a alguien que ya haya desarrollado estas
habilidades para que haga esas tareas por ti. Esto no solo permitirá que el trabajo
se complete mucho más rápido, sino también mucho mejor.
Por ejemplo, uno de mis productos es la Agenda de Productividad Máxima. Es una
agenda física de productividad para estructurar eficazmente tus días y semanas.
Desarrollar esta agenda requería muchas habilidades de diseño. Mi 'zona de
genialidad' es la redacción, el marketing y la creación de contenido. El diseño
definitivamente no está en mi zona de genialidad. Soy pésimo en eso.
Máxima productividad
34
Entonces, en lugar de invertir una gran cantidad de tiempo y energía en desarrollar esta
habilidad por mí mismo, contraté a un diseñador freelance para que me ayudara con la
agenda. Hizo un trabajo fantástico y la agenda resultó mucho mejor de lo que yo podría
haber logrado solo. Los ingresos generados por este producto ya han cubierto el costo del
diseñador freelance muchas veces. Por eso, la delegación no es solo un gasto, sino una
inversión.
Aprender Habilidades vs. Delegar
Por supuesto, es positivo ampliar tus habilidades. Cuantas más habilidades
tengas, más valor podrás generar. No obstante, hay una cantidad limitada de
tiempo en una semana para adquirir habilidades, así que debes elegir con
prudencia. Puedes aprender cualquier cosa, pero no todo.
Por lo tanto, solo si creo que necesitaré cierta habilidad con más frecuencia,
optaré por aprenderla por mi cuenta. Pero si necesito una habilidad específica
solo para un proyecto, contrataré a alguien que ya la domine, que es un uso
mucho más eficiente de los recursos.
Ejemplos típicos de tareas que requieren habilidades y capacidades únicas que
podrías considerar externalizar o delegar son:
●
●
●
●
●
●
●
●
Crear sitios web
Programación/Desarrollo de software
Diseño
Publicidad
Branding
Optimización SEO
Contabilidad/Contabilidad
Edición de video/sonido
En resumen, trabaja tanto como sea posible en tu zona de especualización y
considera subcontratar aquellas tareas que requieren habilidades y capacidades
que no domines (y que no deseas desarrollar en un futuro cercano).
Máxima productividad
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Tareas Que Pueden Realizarse Por Menos De Lo Que Vale Tu Tiempo
El segundo tipo de tareas que delego son aquellas que pueden realizarse por
menos del valor de mi tiempo. Algunas personas creen que al hacer algo por sí
mismas, no les cuesta nada. Eso no es cierto. Cuando haces una tarea tú mismo,
estás pagando con tu tiempo. Y tu tiempo tiene un valor monetario (como dicen, el
tiempo es dinero).
No siempre está claro cuánto vale una hora de tu tiempo, pero incluso una
estimación puede ser suficiente para poner en perspectiva todas tus tareas. Si una
tarea en particular puede ser delegada a alguien que pueda hacerla por mucho
menos de lo que vale tu tiempo, deberías considerar seriamente esta opción. Es la
forma más sensata de utilizar tus recursos. "Si dedicas tu tiempo, que vale entre $20
y $25 por hora, a hacer algo que otro haría por $10 por hora, simplemente es un uso
ineficiente de los recursos", afirmó Tim Ferriss.
Algunos ejemplos típicos de tareas que normalmente pueden ser completadas por
mucho menos de lo que vale tu tiempo son:
●
●
●
●
●
●
●
Tareas administrativas
Embalaje de productos
Entrada de datos
Creación de contenido
Atención al cliente
Reservar citas
Recados personales
○ Limpieza (consulta Tidy)
○ Compras de alimentos (consulta Hello Fresh)
○ Pequeñas reparaciones en el hogar (consulta Handy)
(No estoy diciendo que debas delegar todas estas tareas, pero al menos vale la
pena considerarlo.)
De todas formas, todo se reduce a determinar cuánto vale tu tiempo. Por ejemplo,
sé que puedo redactar un artículo para Medium.com en aproximadamente tres
horas. El artículo promedio genera al menos 300€ en ingresos. Por lo tanto, puedo
decir que mi tiempo tiene un valor aproximado de 100€/hora. Por esta razón, he
contratado a un empleado a tiempo parcial a 20€/hora para delegar todas aquellas
tareas que no se acercan a generar 100€ la hora. Es la forma más sensata de
utilizar los recursos.
Pero nuevamente, incluso si no puedes calcular con precisión el valor de una hora
de tu tiempo, una estimación puede ser suficiente. Esto ya pone en perspectiva
Máxima productividad
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cuánto tiempo estás dedicando actualmente a tareas que alguien más podría hacer
mucho más barato, para que puedas emplearlo en tareas que valgan la pena.
Automatización
La automatización es aún más poderosa para aumentar la productividad que la
delegación. Para citar nuevamente a Tim Ferriss, "Utiliza la tecnología siempre que
sea posible en lugar de la fuerza bruta. Intenta automatizar tanto como sea posible
primero".
¿Por qué seguir realizando todo el trabajo manual y pesado tú mismo cuando
existen softwares inteligentes que pueden automatizar algunas de esas tareas
rutinarias y recurrentes?
Al automatizar cada tarea, liberas tiempo y espacio mental para tareas más
importantes. Puedes simplemente "configurarlo y olvidarlo", eliminando otra decisión
y momento de fricción de tu día. Cada tarea que automatizas, por pequeña que sea,
suma. En el transcurso de una semana completa, esto podría ahorrarte más de diez
horas de trabajo manual y rutinario.
Máxima productividad
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Algunos ejemplos habituales de tareas automatizables son:
● Soporte al cliente
○ Muchas empresas utilizan chatbots para resolver problemas simples
de atención al cliente
● Publicaciones en redes sociales
○ Utiliza herramientas de programación como Later para publicar
contenido automáticamente en tus canales de redes sociales
● Programar citas
○ Con herramientas de programación de calendario como Calendly, los
clientes pueden reservar una cita contigo sin necesidad de
comunicación repetitiva
● Inversiones
○ Con la mayoría de los corredores, puedes invertir automáticamente
una cantidad fija de dinero por semana/mes en fondos de índice
● Facturación
○ Herramientas como Quaderno generan (y envían) facturas
automáticamente a tus clientes
● Correo electrónico
○ Configura respuestas automáticas o crea ciertas reglas y filtros de
correo electrónico en tu proveedor de servicios de correo
● Marketing/Embudos de ventas
○ Usando el marketing por correo electrónico automatizado, puedes
automatizar tus embudos de ventas y generar ingresos pasivos
Máxima productividad
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Cómo Utilizo la Automatización Para Generar Ingresos Pasivos
Gran parte de mi negocio opera mediante la automatización. He creado una
secuencia de correo electrónico automatizada de 14 días a la que las personas
se unen después de descargar la guía gratuita "27 Trucos de Productividad".
En esta secuencia de correo electrónico automatizada, ofrezco mis productos
(como este ebook y la Agenda de Productividad Máxima) a los nuevos
suscriptores de correo electrónico. De esta manera, genero ingresos las 24
horas del día, los 7 días de la semana, en piloto automático. No importa si me
tomo unas semanas libres, el dinero sigue llegando debido al embudo de correo
electrónico automatizado.
Las herramientas de automatización que utilizo para generar ingresos pasivos:
- Leadpages (páginas de destino o landing page para generar suscriptores de
correo electrónico)
- ConvertKit (para el marketing automatizado por correo electrónico)
- Gumroad (página de venta de los productos, pasarela de pago y hosting)
- Zapier (conecta todas estas aplicaciones)
Si tienes un producto digital (o estás pensando en crear uno) y quieres aprender
cómo generar ingresos pasivos con él, al igual que yo, escríbeme en mensaje
directo en Twitter.
En conclusión, si te encuentras realizando las mismas tareas una y otra vez, busca
si hay alguna manera de automatizarlas (en la actualidad, hay software para todo).
Recuerda que cada tarea que automatizas libera tiempo, elimina el desorden y
disminuye la pesadez de tus días. Esto te permite enfocarte mejor en lo que es más
esencial.
Máxima productividad
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Tercer Paso del Método EDAB: Producción en serie
Si no puedes eliminar, delegar o automatizar una tarea, la última solución es
producirla en serie, que es el último paso del Método EDAB.
La producción en serie es la práctica de agrupar tareas similares para completarlas
en un flujo eficiente en lugar de cambiar de una tarea a otra a lo largo del día.
Según estudios, cuanto más cambias entre diferentes tareas durante el día, menos
productivo eres. Se estima que, en promedio, los costos de estar cambiando de
tarea disminuyen la productividad en un 40%. Agrupar tareas es el antídoto perfecto
porque reduce enormemente los costos de cambio.
La agrupación es tan efectiva porque las tareas similares requieren un proceso de
pensamiento similar, una configuración similar (equipo, software, etc.) y habilidades
similares. Por lo tanto, cuando agrupas tareas similares, puedes completarlas de
manera mucho más eficiente que si las abordaras dispersas en el día.
Por ejemplo, en lugar de responder correos electrónicos a lo largo del día
(reaccionando a cada correo electrónico según llega), reserva de 60 a 90 minutos al
final del día para responder a todos los correos electrónicos.
No solo mejora la eficiencia al completar tareas sin incurrir en costos de cambio,
sino que también crea más espacio en el día para concentrarse en las tareas de
mayor impacto.
Ejemplos típicos de tareas que se pueden producir en serie son:
● Responder correos electrónicos
○ Una o dos veces al día en lugar de docenas de veces al día
● Reuniones
○ Todas los lunes en lugar de repartidas a lo largo de la semana
○ Todas al final del día en lugar de repartidas durante todo el día
● Tareas administrativas
● Creación de contenido
○ Hacer 7 publicaciones para Instagram el lunes y programarlas para
toda la semana
○ Crear 10 tuits en una hora y programarlos para todo el día
○ Grabar todos los episodios de un podcast para el mes en solo uno o
dos días
● Tareas del hogar
○ Personalmente, hago todas las tareas del hogar (limpieza, lavandería,
basura) en una hora altamente eficiente cada sábado por la mañana
Máxima productividad
40
● Comprar alimentos
○ En un solo viaje, comprar lo suficiente para toda la semana
● Preparación de comidas
○ En una sesión de cocina, preparar suficientes comidas para varios
días
En resumen, la producción en serie es útil ya que minimiza la cantidad de veces que
tienes que cambiar entre diferentes tareas. En su lugar, tendrás más tiempo de
enfoque ininterrumpido para tus tareas más importantes.
Repaso Capítulo 2:
Estar ocupado implica realizar muchas actividades, ser productivo implica
realizar las actividades adecuadas. Enfócate en ser productivo en lugar de estar
ocupado.
Para cualquier objetivo que tengamos, por lo general solo hay algunas tareas o
hábitos esenciales para alcanzarlo. El resto es trabajo rutinario, que añade
desorden y complejidad.
Cuanto más nos centremos en dedicar nuestro tiempo, energía y espacio mental
a estas tareas de alto impacto, más rápido obtendremos resultados.
Aplica el Principio 80/20 como una herramienta mental para descubrir cuáles son
las cinco tareas más cruciales para lograr un objetivo a largo plazo.
Aplica el Método EDAB (eliminación, delegación, automatización y producción en
serie) para liberar tanto tiempo y energía como sea posible para esas tareas de
alto impacto.
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Capítulo 3:
El Plan de Acción Diario
Máxima productividad
42
Capítulo 3: El Plan de Acción Diario
Brian P. Moran, autor de "El Año de 12 Semanas", mencionó: "Para ser realmente
eficaz, tu actividad diaria debe estar en consonancia con tu visión a largo plazo,
estrategias y tácticas".
En el primer capítulo, establecimos nuestros objetivos y dirección. En el segundo
capítulo, identificamos cuáles son las tareas de alto impacto más esenciales para
alcanzar estos objetivos. Ahora, vamos a repasar el concepto de un Plan de Acción
Diaria, una práctica formidable para alinear nuestra actividad diaria con nuestros
objetivos a largo plazo y las tareas de alto impacto. Cuanto más organicemos
nuestros días de acuerdo con nuestros objetivos y prioridades, más rápido
obtendremos los resultados.
El Plan de Acción Diario está compuesto por dos elementos:
1. El Método ABCDE (Herramienta de Gestión de Tareas + Priorización)
2. El Método de Bloqueo de Tiempo (Herramienta de Gestión del Tiempo)
La productividad es un desafío para muchas personas porque no tienen un plan
definido para cada día. En lugar de crear activamente un plan diario para acercarse
a sus metas, reaccionan ante las ocupaciones del día. Se distraen con tareas
triviales que no son realmente importantes en lugar de reservar tiempo para sus
objetivos y tareas de mayor impacto.
Notarás que la mayoría de las personas dicen que quieren ganar más dinero, tener
mejores relaciones, tener un cuerpo más en forma, avanzar en sus carreras y
alcanzar otros objetivos importantes. Sin embargo, para la mayoría, esto queda solo
como una intención. En su día a día, no hacen mucho progreso hacia estos
objetivos. Esto se debe a que la mayoría no convierte sus intenciones en planes de
acción específicos.
No basta simplemente con tener la intención correcta, eso no es suficiente. Sentirse
motivado por uno mismo no es suficiente. Si deseas tener éxito, necesitas
planificarlo. Como dicen en el Ejército Británico, "Una planificación adecuada
previene un mal rendimiento". Por eso, formular un Plan de Acción Diario es uno de
los pilares de la máxima productividad. Sin este plan de acción, nuestras actividades
diarias no estarán alineadas con nuestros objetivos y prioridades a largo plazo. Y sin
esta alineación, no somos verdaderamente efectivos.
Máxima productividad
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Primera Parte del Plan de Acción Diario: El Método ABCDE
El Método ABCDE es una mezcla entre un sistema de gestión de tareas y una
herramienta de priorización. Básicamente, es una lista de tareas mejorada. La razón
por la que es mucho más efectivo que una lista de tareas común es que, con una
lista de tareas común, es fácil perderse en todo tipo de tareas triviales que no
contribuyen mucho al progreso.
Sin embargo, mediante el uso del Método ABCDE, formulamos una lista de tareas
diarias clasificadas por orden de prioridad. Esto nos ayuda a priorizar la tarea de
mayor impacto por encima del trabajo de relleno y otras tareas de bajo impacto.
Como ya sabes a estas alturas, cuanto más te concentres en las tareas de mayor
impacto, más rápido alcanzarás tus objetivos.
(Utilizo Todoist para crear mi lista diaria ABCDE. Es completamente gratuito.)
Tareas A:
Las tareas A son las más importantes del día. Ten en cuenta que el objetivo es
concordar nuestra actividad diaria con nuestros objetivos a largo plazo. Por lo tanto,
asegúrate de que al menos una de tus tareas A sea una de las tareas de alto
impacto que identificamos en el capítulo dos. Si cada día trabajas en algunas de tus
tareas de alto impacto, lograrás un progreso constante hacia tus objetivos a largo
plazo. Y eso es lo que buscamos.
Dado que las tareas A son las más fundamentales del día, convierte en tu misión
Máxima productividad
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completar estas tareas sin importar las circunstancias. Todas las demás tareas son
una distracción hasta que hayas completado estas tareas A. Como dijo el autor
Frank Sonnenberg, "Saber qué es lo que más te importa y estar dispuesto a no
comprometer esas prioridades a ningún precio".
No establezcas más de tres tareas A por día. Si tienes más de tres tareas A en tu
lista, has asumido más de lo que puedes abarcar diariamente (o no has diferenciado
lo suficiente entre lo que es más importante y lo que es menos importante).
En este caso, mis dos prioridades para el día son 1: escribir al menos 1500 palabras
para uno de mis próximos productos y 2: hacer ejercicio en el gimnasio. Estas dos
tareas contribuyen directamente a mis objetivos a largo plazo (ganar 100.000€ en un
año online + completar una carrera de obstáculos de 19 kilómetros en seis meses).
Por lo tanto, si todo lo que hice hoy fue cumplir con estas dos tareas, lo consideraría
un día muy exitoso.
Si quieres asegurarte de que una tarea es "digna" de ser una tarea A, aquí tienes
algunos criterios que he establecido:
● Es una de las tareas de alto impacto que has definido en el capítulo dos.
● Si esta fuera la única tarea que lograras hoy, aún considerarías que el día fue
productivo/exitoso.
● Es una tarea urgente con consecuencias graves a corto plazo si no se
completa (por ejemplo, perder una fecha límite crucial para un cliente
importante).
● Completar esta tarea tiene un impacto que perdura mucho más allá de unas
pocas semanas o meses (por ejemplo, crear un nuevo producto) en lugar de
ser importante solo para hoy (por ejemplo, limpiar tu bandeja de entrada del
correo electrónico).
Una vez que hayas seleccionado tus tareas A del día, priorízalas aún más
asignándoles números a cada una de estas tareas. Tu tarea más importante del día
es la A1, seguida de la tarea A2 y luego la A3.
Máxima productividad
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Tareas B:
Las tareas B son significativas, pero no tanto como las tareas A. Sería genial lograr
completar estas tareas, pero nunca deben interferir con la finalización de tus tareas
A. Siempre debes dar prioridad a tus tareas A sobre tus tareas B.
Del mismo modo, después de identificar tus tareas B para el día, priorízalas aún
más asignándoles números a cada una de ellas. B1 es más importante que B2, y B2
es más importante que B3.
Tareas C:
Las tareas C no son tan importantes para completar hoy sí o sí. Apenas hacen
avanzar las cosas ni tienen un impacto a largo plazo en tu vida, por lo que solo
deben hacerse una vez que se hayan completado todas las tareas A y B. Considera
un extra lograr completar estas tareas.
Dependiendo de tu estilo de vida, ejemplos comunes de tareas C podrían ser:
●
●
●
●
Tareas personales de baja relevancia (lavar los platos, sacar la basura, etc.)
Tener la bandeja de entrada del correo electrónico limpia
Hacer pequeños ajustes en tu sitio web, perfiles sociales, etc.
Elegir una nueva fuente para tu currículum
Las tareas C son el tipo de tareas en las que muchas personas (que no utilizan el
Método ABCDE) pierden el tiempo, porque son relativamente fáciles de completar y
hacen que la gente se sienta productiva. Sin embargo, sentirse productivo no es lo
mismo que ser productivo.
Si trabajas en las tareas C antes de que hayas completado tus tareas A o B, estás
incurriendo en una procrastinación productiva. Sí, estás ocupado haciendo cosas,
pero las tareas más importantes aún quedan pendientes. Sigues retrasando lo más
importante. Esta es una de las formas más sutiles de sabotear tu propio
rendimiento.
Máxima productividad
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Menos tareas > Muchas tareas
Es preferible tener menos tareas por realizar en un día, de modo que tengas
más tiempo para cada tarea individual (y especialmente, más tiempo para tus
tareas A). Recuerda, cuando estás haciendo lo correcto, no es necesario hacer
muchas cosas.
En lugar de hacer muchas cosas, céntrate mucho. Dedica tu tiempo y energía a
las pocas cosas que deben hacerse hoy. En general, intenta mantener tus
tareas A, B y C en un máximo de seis tareas en total.
Tareas D:
Las tareas D son tareas que Delegarás a otros para liberar más recursos y poder
dedicarte a las tareas A. Cuanto más puedas delegar, más tiempo y energía tendrás
para tus tareas de alto impacto. Es un auténtico superpoder de productividad.
Por ejemplo, podrías delegar tareas personales a un miembro de la familia (por
ejemplo, lavar los platos) o tareas laborales a un freelance en Fiverr o Upwork.
Sinceramente, si tienes demasiadas responsabilidades y poco tiempo para tus
tareas A, es probable que necesites delegar (o eliminar) más.
Si necesitas un recordatorio sobre cómo delegar de manera efectiva, regresa al
Método EDAB del capítulo dos.
Elementos E:
La letra 'E' en el Método ABCDE representa la Eliminación. Esta es tu lista de lo que
no debes hacer durante el día. Quieres evitar estos comportamientos porque son
contraproducentes. Piensa en todos los hábitos, pensamientos o comportamientos
que te distraen de tus prioridades, te hacen menos eficiente y reducen la calidad
general de tu vida.
¿Sueles pensar demasiado?
¿Consultas tu teléfono durante las horas de concentración?
¿Pasas demasiado tiempo en redes sociales?
¿Sueles procrastinar?
Máxima productividad
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¿Tienes dudas sobre ti mismo/a?
Estos son los tipos de cosas que debes apuntar en la lista de cosas que no debes
hacer. Al identificar estos comportamientos antes de empezar el día de trabajo, es
más probable que los evites.
Paso a Seguir:
Prepara tu lista ABCDE para el día siguiente. Asegúrate de incluir al menos una
de tus tareas de alto impacto (del capítulo 2) para orientar tus acciones a tus
metas a largo plazo.
Máxima productividad
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Segunda Parte del Plan de Acción Diario: El Método de
Bloqueo de Tiempo
Ahora que sabemos exactamente qué tareas debemos realizar durante el día (y su
orden de prioridad), vamos a ver el Método de Bloqueo de Tiempo, que es la última
parte de nuestro Plan de Acción Diario.
El Bloqueo de Tiempo consiste en programar tu día en diferentes bloques de
tiempo. Cada bloque de tiempo (ya sea de treinta minutos o dos horas) se dedica a
una tarea específica de tu lista ABCDE. De esta manera, mientras que el Método
ABCDE te muestra qué hacer en el día para acercarte a tus objetivos, el Método de
Bloqueo de Tiempo te muestra cuándo hacerlo. Estos dos métodos combinados
forman nuestro Plan de Acción Diario.
Stephen Covey, uno de los padres fundadores del liderazgo personal, dijo: 'La clave
no está en priorizar lo que está en tu agenda, sino en programar tus prioridades'.
Esa es exactamente la forma de abordar el Bloqueo de Tiempo. Quieres crear un
horario orientado a objetivos para que tus actividades diarias estén orientadas a
conseguir tus metas a largo plazo.
Máxima productividad
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(Utilizo Google Calendar para mi rutina de Bloqueo de Tiempo diario y semanal.)
Máxima productividad
50
Tal como se muestra en la imagen anterior, planifico mi día utilizando un sistema de
codificación por colores. Cada color representa una área diferente de mi vida.
●
●
●
●
●
●
Amarillo = Trabajo (mis negocios y trabajos secundarios)
Verde Oscuro = Salud (ejercicios, preparación de comidas, sueño)
Verde Claro = Finanzas (gestión financiera, investigación de inversiones, etc.)
Rojo = Relaciones (citas con mi novia, por ejemplo)
Azul = Citas (tomar un café con amigos, noches divertidas, etc.)
Morado = Tareas domésticas (limpieza, compras, mantenimiento del hogar,
etc.)
"Tal vez estás viendo la imagen de arriba y te preguntas si esta práctica de Bloqueo
de Tiempo lleva a un estilo de vida robotizado. Entiendo eso. Sin embargo, en mi
experiencia, ocurre exactamente lo contrario. Cuanto mejor planifico mis días, más
libertad tengo en realidad. Cuanto mejor estructuro mi tiempo 'activo', más tiempo
'inactivo' tiendo a tener.
Como Cal Newport, un gran defensor del Bloqueo de Tiempo, dijo: 'A veces la gente
pregunta por qué me molesto con un nivel de planificación tan detallado. Mi
respuesta es simple: genera una cantidad masiva de productividad. Una semana
laboral de 40 horas con Bloqueo de Tiempo, estimo, produce la misma cantidad de
producción que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura.'"
"Puede que estés viendo la imagen de arriba y te preguntes si esta práctica de
Bloqueo de Tiempo conduce a un estilo de vida robotizado. Entiendo eso. Sin
embargo, en mi experiencia, ocurre exactamente lo contrario. Cuanto mejor planifico
mis días, más libertad tengo en realidad. Cuanto mejor estructuro mi tiempo 'activo',
más tiempo 'inactivo' tiendo a tener.
Como Cal Newport, un gran defensor del Bloqueo de Tiempo, dijo: 'A veces la gente
se pregunta por qué me molesto con un nivel de planificación tan detallado. Mi
respuesta es simple: genera una cantidad masiva de productividad. Estimo que una
semana laboral de 40 horas con Bloqueo de Tiempo produce la misma cantidad de
producción que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura.'"
"Tal vez, viendo la imagen de arriba, te preguntas si esta práctica de Bloqueo de
Tiempo lleva a un estilo de vida robotizado. Entiendo eso. Sin embargo, en mi
experiencia, ocurre exactamente lo contrario. Cuanto mejor planifico mis días, más
libertad tengo en realidad. Cuanto mejor estructuro mi tiempo 'activo', más tiempo
Máxima productividad
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'inactivo' tiendo a tener.
Como Cal Newport, un gran defensor del Bloqueo de Tiempo, dijo: 'A veces la gente
pregunta por qué me molesto a hacer un nivel de planificación tan detallado. Mi
respuesta es simple: genera una cantidad masiva de productividad. Estimo que una
semana laboral de 40 horas con Bloqueo de Tiempo produce la misma cantidad de
producción que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura.'
Administra Tu Activo Más Valioso.
Cada uno de nosotros tiene 24 horas al día. Las personas que han logrado cosas
notables tienen el mismo tiempo en un día que tú y yo. Ya sea Elon Musk, Steve
Jobs, Albert Einstein, Maya Angelou o Martin Luther King, todos tenían 24 horas por
día, al igual que cualquiera de nosotros.
Esto demuestra que la falta de tiempo (una excusa común para la mayoría de las
personas) rara vez es el problema real. En su lugar, el problema es la falta de
gestión del tiempo.
Las personas más efectivas comprenden el valor del tiempo y, por lo tanto,
gestionan su tiempo mejor que la mayoría. Verás, el tiempo es tu activo más valioso.
Siempre puedes ganar más dinero. Siempre puedes comprar más cosas. Pero
nunca puedes obtener más tiempo. Nunca. Una vez que un día pasa, se ha ido para
siempre. Una vez que una hora pasa, se ha ido para siempre. Como dijo Naval
Ravikant: 'Protege tu tiempo. Es todo lo que tienes.'
Desafortunadamente, la mayoría de las personas desperdician horas porque nunca
gestionan su tiempo. Y cuando el tiempo no se gestiona, se desperdicia. Como dijo
una vez el estoico filósofo Séneca: 'Las personas son tacañas en guardar sus
propiedades personales; pero en cuanto a malgastar el tiempo, son las más
derrochadoras cuando es lo único en lo que está bien ser tacaño.'
Por eso es tan importante el Bloqueo de Tiempo. Ayuda a utilizar tu tiempo, tu
recurso más valioso, de la manera más efectiva.
Máxima productividad
52
Además, el Bloqueo de Tiempo garantiza que cumplas tus intenciones. Un estudio
publicado en el British Journal of Health Psychology mostró que los participantes del
estudio que programaron sus tareas tenían aproximadamente 3 veces más
probabilidades de cumplir con sus planes que aquellos que simplemente tenían la
intención de realizar ciertas tareas.
En el estudio, se les pidió a los participantes que hicieran ejercicio durante 20
minutos cada día. Un grupo, que no incluyó el entrenamiento diario en su
calendario, solo tuvo una tasa de cumplimiento del 34%. El entrenamiento se omitía
casi dos de cada tres días del estudio.
El otro grupo, que recibió instrucciones de programar este entrenamiento de 20
minutos en su calendario cada día (por ejemplo, de 09:00 a 09:20, saldré a correr),
tuvo resultados considerablemente diferentes. En promedio, tenían una tasa de
cumplimiento del 91%. En otras palabras, al convertir las intenciones en un plan
específico, tienes casi 3 veces más probabilidades de llevarlo a cabo. Nuevamente,
una planificación adecuada evita un mal rendimiento.
Resulta que simplemente tener fuertes intenciones no es suficiente. Sentirse
motivado por sí solo no es suficiente. Si realmente quieres lograr algo, necesitas
planificarlo. No lo dejes al azar.
Máxima productividad
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● ¿Quieres aprender un idioma? Planifica exactamente cuándo practicarás
durante el día o la semana.
● ¿Quieres poner en marcha un nuevo negocio complementario? Toma tu
calendario y programa bloques de tiempo para trabajar en ello.
● ¿Quieres tener un mejor control de tus finanzas? Programa exactamente
cuándo trabajarás en ello.
● ¿Quieres hacer ejercicio con más frecuencia? Abre tu aplicación de
calendario y programa tus sesiones de entrenamiento.
● ¿Quieres tener un hogar limpio y organizado? Ya lo entiendes, programa
exactamente cuándo lo harás.
Sin embargo, a pesar de la efectividad y simplicidad del Bloqueo de Tiempo, la
mayoría de las personas no lo aprovecha lo suficiente. Según concluyó un estudio
de Harvard: 'Paradójicamente, las personas a menudo no planifican cuando
comienzan con intenciones fuertes. Erróneamente creen que sus intenciones son
suficientes para impulsarlos a realizar ciertos comportamientos, y esa creencia les
impide utilizar estrategias que podrían ayudar a traducir las intenciones en
acciones.'
El punto es simple. Si quieres hacer un progreso real hacia cualquiera de tus
objetivos, desarrolla el hábito de convertir tus intenciones en planes específicos.
Esto es por qué un Plan de Acción Diaria es tan poderoso. Podemos convertir
nuestras intenciones (trabajar hacia nuestros objetivos a largo plazo) en planes
diarios altamente específicos. En lugar de dejar nuestro progreso al azar, nos
aseguramos de que nuestra actividad diaria nos acerque más a nuestros objetivos a
largo plazo.
Planifica Según Tu Momento de Mayor Energía
Cuando planifiques tu día mediante el Bloqueo de Tiempo, no lo hagas de forma
aleatoria. Para optimizar tu productividad, planifica de acuerdo a tu 'Momento de
Mayor Energía'. Esta es una de las formas de conseguir más trabajando de manera
inteligente en lugar de trabajar 'más duro'.
La gente cree erróneamente que la productividad es lineal a lo largo del día, pero
eso no es cierto. La investigación muestra que nuestro rendimiento cognitivo, y por
lo tanto nuestra productividad, fluctúa a lo largo del día.
Máxima productividad
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Hay momentos en el día en los que, de forma natural, estás más enfocado,
productivo y lleno de energía, al igual que hay momentos en el día en los que
parece que no puedes hacer nada. La razón de esto es biológica.
A lo largo del día, nuestros cuerpos siguen un ritmo circadiano que afecta a la
producción de hormonas y a la actividad de las ondas cerebrales. Esto influye en
nuestro nivel de energía, alerta mental, rendimiento cognitivo y productividad. La
clave para un alto rendimiento es ser consciente de cuándo eres naturalmente más
productivo y utilizar esto a tu favor (en lugar de luchar contra ello, como la mayoría
de las personas).
Todos tienen un momento en el día en el que son naturalmente más enérgicos y
productivos. Esto se llama tu Momento de Mayor Energía (o Máximo Biológico).
Durante tu Momento de Mayor Energía, puedes pensar con más claridad,
concentrarte mejor, tomar decisiones más acertadas y resolver problemas durante
más tiempo. En otras palabras, tus horas de Mayor Energía tienen la mayor
rentabilidad cuando se trata de hacer cosas, mucho más alta que cualquier otra hora
del día.
Por lo tanto, tu Momento de Mayor Energía es el momento perfecto del día para
trabajar en tus tareas A. Por lo general, las tareas A son las que más tiempo y
energía requieren. Nos exigen estar en nuestro mejor momento, por lo que es
inteligente programarlas para cuando estamos en nuestro mejor momento de forma
natural.
Máxima productividad
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Como dijo Ron Friedman, fundador de Ignite80: 'Para aprovechar al máximo cada
día, debes proteger las horas en las que eres más productivo. Una vez que hayas
identificado las horas de alto potencial, considera tratarlas de manera diferente, por
ejemplo, bloqueándolas en tu calendario.'
Una vez que hayas identificado tu Momento de Mayor Energía, debes proteger
estas horas. No permitas que otras personas las roben y no las malgastes en tareas
de bajo impacto
El Momento Más Productivo del Día
Según la investigación, la mañana (de 9 a 11:30) tiende a ser el momento más
productivo del día para aproximadamente el 75% de los trabajadores (en lo que me
incluyo). Por la mañana, la energía para la toma de decisiones y la fuerza de
voluntad todavía están en pleno apogeo, y el rendimiento cognitivo está en su punto
máximo.
Sin embargo, a medida que avanza el día, estos recursos se agotan a medida que
tenemos que tomar docenas de decisiones, resistir muchas distracciones y resolver
problemas difíciles. Como dijo Gary Keller en su libro "La única cosa": 'Si quieres
obtener lo máximo de tu día, haz tu trabajo más importante temprano, antes de que
tu fuerza de voluntad se agote. Dado que tu autocontrol se verá agotado a lo largo
del día, úsalo cuando esté en su máxima fuerza en lo que más importa.'
Además, la mañana tiende a ser mucho más tranquila que el medio día. En
comparación con la tarde, las interrupciones por correo electrónico y smartphones
tienden a ser mínimas, lo que hace que la mañana sea uno de los mejores
momentos para concentrarse.
Creo que Gina Trapani, editora fundadora de Lifehacker.com, lo dijo mejor: 'A
primera hora de la mañana, tu mente está despejada, la oficina está en silencio y
aún no te han arrastrado en seis direcciones diferentes. Es tu única oportunidad
para priorizar lo que más te importa, antes de que tu teléfono empiece a sonar y tu
bandeja de entrada de correo electrónico comience a llenarse. Al completar algo
importante en tu lista de tareas pendientes antes que cualquier otra cosa, obtienes
tanto impulso como un sentido de logro antes de las 10 de la mañana.'
Dado que la mañana es un momento tan bueno para realizar trabajos importantes,
he establecido la siguiente regla de productividad: la mañana es para crear, la tarde
es para gestionar. Por la mañana, trabajo en tareas centradas en crear cosas
nuevas, ganar dinero y tener un impacto. Piensa en tareas como crear contenido,
escribir artículos/libros, desarrollar productos y trabajar en marketing. Estas tareas
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requieren que esté en mi mejor momento, por lo que las programo para cuando
estoy en él.
El Momento Menos Productivo Del Día
Estudios recientes han señalado que, en promedio, las personas se vuelven
considerablemente peores para absorber nueva información, planificar y resistir las
distracciones por la tarde. Como se mencionó anteriormente, esto se debe
principalmente a que nuestros recursos mentales se agotan a medida que
avanzamos en el día. Al igual que nuestros músculos se cansan por la actividad
física, nuestro cerebro se cansa por la actividad cognitiva.
Por lo tanto, la tarde es mejor utilizarla para tareas del tipo 'gestión', como responder
correos electrónicos, trabajo administrativo y reuniones. Estas tareas requieren
menos fuerza de voluntad y capacidad mental que las tareas de tipo 'creación'.
Dado que estas tareas no necesariamente requieren que estés en tu mejor
momento, sería un desperdicio usar tu Tiempo de Energía Máxima para ellas.
En resumen, reconoce tu Momento de Máxima Energía y planifica tus tareas en
consecuencia. Al organizar tu día por bloques de tiempo, utiliza las horas más
productivas para tus tareas A (por la mañana, en la mayoría de los casos) y
programa las tareas menos importantes para otras horas. Al aprovechar tu Momento
de Máxima Energía, trabajarás de manera más inteligente que el 95% de las
personas que programan sus tareas al azar durante el día.
Paso a Seguir:
Aplica el Método de Bloqueo de Tiempo para mañana al programar un período
de tiempo específico para cada una de las tareas en tu lista ABCDE.
Cuando planifiques tu día, ten en cuenta tu Momento de Máxima Energía y
úsalo para tus tareas más importantes y desafiantes (probablemente tus tareas
A).
Una vez que hayas creado un horario, síguelo al pie de la letra. Cumple con tus
compromisos. Como afirmó James Clear en alguna ocasión: 'Los profesionales
siguen el horario; los amateurs dejan que la vida se interponga.'
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Repaso Capítulo 3:
-
Para alinear tu actividad diaria con tus objetivos a largo plazo, crea un Plan de
Acción Diario. Este Plan de Acción Diario se compone del Método ABCDE y el
Método de Bloqueo de Tiempo.
-
Cada noche, genera un Plan de Acción Diario para el próximo día. Nunca
empieces un día de trabajo sin un Plan de Acción Diario.
-
El Método ABCDE es una herramienta de gestión y priorización de tareas (una
lista de tareas prioritarias, por así decirlo).
-
Las tareas A son tus tareas más importantes del día (máximo tres). Estas
tareas son esenciales y deben completarse sí o sí.
-
Las tareas B son importantes, pero no tanto como las tareas A. Quieres realizar
estas tareas, pero no a expensas de las tareas A.
-
Las tareas C no son realmente importantes. Es un extra si puedes completar
estas tareas hoy.
-
Las tareas D son tareas que debes Delegar a otros para liberar más tiempo y
energía para tus prioridades.
-
Los elementos E están en tu lista de cosas que no debes hacer. Son
comportamientos que deseas Eliminar de tu rutina diaria porque son
contraproducentes.
-
El Método de Bloqueo de Tiempo se utiliza para planificar tu día y programar
cada tarea de tu lista ABCDE. Muestra cuándo hacer qué.
-
Programa tus tareas más importantes (tareas A) durante tu Momento de
Máxima Energía tanto como sea posible para abordarlas cuando eres más
productivo.
-
Para la mayoría de las personas, la mañana es el momento más productivo del
día, ya que el rendimiento cognitivo, la fuerza de voluntad y la energía para la
toma de decisiones son más altos.
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Capítulo 4:
Vencer la Procrastinación
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Capítulo 4: Vencer la Procrastinación
Hasta ahora, hemos establecido metas a largo plazo, identificado las tareas más
importantes para alcanzar estos objetivos y repasado el concepto de un Plan de
Acción Diario. Pero todo este esfuerzo se va al traste si no tomas ninguna acción.
Puedes tener la mejor planificación y los objetivos más inspiradores del mundo, pero
sin una acción constante, no lo conseguirás. Por eso es fundamental aprender cómo
vencer la procrastinación. Una vez que lo hagas, perseguirás tus objetivos con una
consistencia increíble, y eso es una poderosa ventaja competitiva que pocas
personas poseen.
En este capítulo, discutiremos los cuatro principales 'disparadores' de la
procrastinación y los métodos correspondientes para solucionar estos problemas:
1.
2.
3.
4.
Falta de Claridad
Falta de Pensamiento a Largo Plazo
Falta de un Círculo Social Ambicioso
Falta de Ímpetu
Ten en cuenta que la 'falta de motivación' no está en esta lista, lo que podría
sorprender. La falta de motivación no es la raíz del problema de la procrastinación.
Más bien, es un síntoma de la falta de claridad, pensamiento a largo plazo, un
círculo social ambicioso e ímpetu. Una vez que soluciones estos aspectos,
automáticamente sentirás más motivación para tomar medidas.
Desencadenante de la Procrastinación nº1: Falta de Claridad
Como dijo el experto en hábitos James Clear en su libro "Hábitos Atómicos", 'La
mayoría de las personas piensan que carecen de motivación cuando en realidad
carecen de claridad. Si no sabes a qué apuntas, ¿qué motivación tendrás para
lograrlo? La claridad te da una dirección, y una dirección conduce a la motivación'.
El cerebro ama la claridad y odia la ambigüedad. Cuando no sabes exactamente en
qué trabajar, tanto a diario como en términos de tus metas a largo plazo,
comenzarás a desmotivarte y a procrastinar. Esto no tiene nada que ver con la
motivación, es la falta de claridad.
De hecho, la motivación es el resultado de la claridad. Cuando sabes exactamente
hacia qué metas a largo plazo debes trabajar y qué objetivos diarios abordar, esto
alimenta tu nivel de motivación.
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Generar claridad consta de tres elementos:
● ¿Cuáles son mis metas a largo plazo? (Capítulo 1 - Establecimiento de
objetivos)
● ¿Cuáles son las tareas y prioridades para hoy? (Capítulo 3 - Método ABCDE)
● ¿Cuándo abordaré cada una de estas tareas y objetivos? (Capítulo 3 Método de Bloqueo de Tiempo)
Como ves, ya hemos abordado en detalle estos componentes en los capítulos
anteriores. Por ejemplo, cuando has seguido el ejercicio de establecimiento de
objetivos del capítulo uno, sabes exactamente hacia qué metas a largo plazo estás
trabajando. Este nivel de claridad proporciona un impulso enorme en la motivación.
En el capítulo tres, hablamos de crear un Plan de Acción Diario. Este plan consta de
una lista de tareas específicas (clasificadas por orden de prioridad) para completar
hoy y un horario que muestra exactamente cuándo trabajar en cada tarea. Si sigues
estos hábitos de productividad, crearás un nivel de claridad y organización que muy
pocas personas lograrán.
No obstante, aún hay un método que no hemos discutido, el cual es útil para crear
más claridad y, por ende, sirve como una herramienta efectiva para evitar la
procrastinación.
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