E-Procurement Kelompok 7 Digital Bisnis AB-E Birgita Febbyani (152210115) Winda Hardita Sari (152210121) Tazkia Amalia (152210117) Della Aulia (152210118) E-Procurement Pengadaan (procurement) adalah proses yang digunakan oleh organisasi, perusahaan, atau pemerintah untuk memperoleh barang, jasa, atau sumber daya lainnya yang diperlukan untuk operasional mereka. Pengadaan dapat mencakup berbagai hal, mulai dari pembelian bahan baku untuk produksi hingga pengadaan layanan profesional seperti konsultasi. E-Procurement adalah Integrasi elektronik dan pengelolaan semua aktivitas pengadaan, termasuk pembelian permintaan, otorisasi, pemesanan, pengiriman dan pembayaran, antara pembeli dan pemasok. Melalui alat Elektronik pengadaan sistem (EPS) Sebuah sistem elektronik digunakan untuk mengotomatiskan seluruh atau sebagian fungsi pengadaan. Fokus EProcurement E-procurement harus diarahkan untuk meningkatkan kinerja masingmasing dari 'lima hak pembelian': -dengan harga yang tepat dikirimkan - pada waktu yang tepat dengan kualitas yang tepat - dalam jumlah yang tepat - dari sumber yang tepat Types of procurement • Pengadaan dibagi menjadi dua jenis besar: yang terkait dengan membuat produk (seperti bahan mentah) dan yang mendukung operasional bisnis (seperti perlengkapan kantor dan layanan). • Dalam bisnis, ada dua cara utama untuk membeli barang atau jasa: 1. Pembelian MRO (Maintenance, Repair, and Operations) untuk menjaga fasilitas pabrik. Ini sering melalui kontrak dengan pemasok tetap. 2. Pembelian segera untuk kebutuhan mendesak, seperti barang komoditas, di mana kredibilitas pemasoknya mungkin kurang penting. 1. Produsen Tradisional 5. Pakar Pengetahuan 2. 3. 4. Produsen Penjualan Langsung Mitra Pengadaan Hub Daring 6. 7. 8. Layanan Informasi Daring Pengecer Online Komunitas Portal Menurut Riggins dan Mitra (2007), dalam strategi e-procurement, terdapat delapan jenis perantara yang perlu diperhatikan: 1. E-sourcing 2. 3. E-tendering E-informing 4. 5. E-reverse auctions. E-MRO dan web-based ERP Knudsen (2003) dan Smart (2010) telah mengklasifikasikan jenis-jenis e-procurement dalam beberapa tipe utama: Faktor Pendorong • Kontrol : meningkatkan kepatuhan, mencapai sentralisasi, meningkatkan standar, mengoptimalkan strategi pengadaan, dan meningkatkan audit data. • Biaya : peningkatan leverage pembelian melalui peningkatan persaingan pemasok, pemantauan target penghematan dan pengurangan biaya transaksional. Faktor Pendorong • Proses : rasionalisasi dan standarisasi proses pengadaan secara elektronik sehingga mengurangi waktu siklus, meningkatkan visibilitas proses manajemen, dan penyelesaian faktur yang efisien. • Kinerja individu : berbagi pengetahuan, produktivitas bernilai tambah, dan peningkatan produktivitas. • Manajeen Pemasok : pengurangan jumlah pemasok, manajemen pemasok, serta seleksi dan integrasi. Manfaat E-Procurement • Efisiensi Proses • Memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dalam memesan barang dari pemasok yang berbeda berdasarkan nilai terbaik. • Mengubah peran pembeli di departemen pembelian Riggins dan Mitra (2007) manfaat potensial dalam hal efisiensi dan efektivitas proses serta manfaat strategis bagi perusahaan meliputi : • Perencanaan : sistem e-procurement untuk meningkatkan kualitas dan penyebaran informasi manajemen tentang eprocurement. • Perkembangan : sistem e-procurement berpotensi diterapkan sejak dini dalam pengembangan produk baru untuk mengidentifikasi biaya produksi; hal ini dapat membantu mempercepat pembangunan. • Masuk : ini adalah fokus utama pengadaan secara elektronik dengan peningkatan efisiensi dari transaksi tanpa kertas dan pengadaan yang lebih hemat biaya melalui hub atau pasar. • Produksi : integrasi sistem pengelolaan manufaktur dengan sistem pengadaan yang digunakan untuk memastikan bahwa manufaktur tidak dibatasi oleh rendahnya ketersediaan suku cadang. • Keluar : ini adalah manajemen pemenuhan produk kepada pelanggan. Hambatan dan Risiko Penerapan EProcurement CIPS (2008) mengidentifikasi permasalahan berikut bagi pemasok 1. 2. 3. Masalah persaingan, misalnya dalam pertukaran yang menggunakan pembelian kolaboratif Kemungkinan persepsi negatif dari pemasok, misalnya margin mereka semakin berkurang dari lelang elektronik Manfaat pengadaan yang dinegosiasikan dapat dibagi dengan pengguna bursa lain yang mungkin merupakan pesaing. 4. 5. Pembuatan katalog bisa menjadi proses yang panjang dan mahal bagi pemasok Profil budaya dalam organisasi, misalnya penolakan terhadap perubahan Menerapkan E-Procurement Penerapan e-procurement memiliki tantangan manajemen perubahan yang terkait dengan sistem 1. informasi. Jenis sistem tersebut sebagai berikut : Sistem pengendalian stok–hal ini terutama berkaitan dengan pengadaan yang berhubungan dengan produksi; sistem menyoroti bahwa pemesanan ulang diperlukan ketika jumlah stok berada di bawah ambang batas pemesanan ulang. 2. Katalog berbasis CD atau web–katalog kertas telah digantikan oleh formulir elektronik yang mempercepat pencarian pemasok. 3. Sistem alur kerja berbasis email atau databasemengintegrasikan pemasukan pesanan oleh pembuatnya, persetujuan oleh manajer, dan penempatan oleh pembeli. Pesanan dialihkan dari satu orang ke orang 4. berikutnya dan akan menunggu di kotak masuk mereka untuk ditindaklanjuti. Sistem pengendalian stok–hal ini terutama berkaitan dengan pengadaan yang Entri pesanan di situs web–pembeli sering kali mempunyai berhubungan dengan produksi; kesempatan untuk memesan langsung di situs sistem menyoroti bahwa pemesanan ulang diperlukan ketika jumlah stok berada di web pemasok, namun hal ini memerlukan penguncian ulang dan tidak ada integrasi bawah ambang batas dengan sistem pemesanan ulang. 5. permintaan atau akuntansi. Sistem akuntansi–sistem akuntansi jaringan memungkinkan staf dalam Katalog berbasis CD atau web–katalog kertas telah digantikan oleh departemen pembelian untuk formulir elektronik yang masukpesanan yang kemudian dapat digunakan oleh staf akuntansi untuk mempercepat pencarian pemasok. melakukan pembayaran Pasar B2B dkenal seagai pasar,bursa,atau hub yang merupakan bagian dari perantara ulang dan tidak bergantung pada pembeli dan pemasok. Namun, banyak yang mengalami kesulitan dalam mencapai model bisnis yang berkelanjutan ini. Banyak perusahaan yang kurang menyiapkan strategi promosi di ecommerce membuat banyak usaha yang gagal. Situs web yang diluncurkan tidak mampu bertahan sehingga hanya tersisa sedikit dan antusias semakin melemah.Pencarian 'B2B Exchanges' di Google menunjukkan bahwa hanya sedikit yang masih aktif. Alasan terbatasnya pasar elektronik : Terjadinya salah persepsi tentang manfaat, resiko, dan kepercayaan terhadap mitra. Pasar elektronik membebankan biaya yang sama kepada semua pemasok besar ataupun kecil yang membuat keberatan B2B Marketplaces Bursa B2B swasta Bursa ini biasanya dibuat oleh seorang individu produsen atau pemasok. Pemasok yang berpartisipasi dipastikan untuk menghindari keterlibatan pesaing. Alasan bursa swasta terbukti berhasil 1. Pemilik bursa swasta mengatur akses pemasok dan pelanggan, mengecualikan pesaing dan membuat pembagian informasi sensitif menjadi lebih mungkin terjadi. 2. Pemilik dapat mengarahkan pemasok dan pelanggan untuk menggunakan bursa melalui insentif harga atau dengan mengamanatkan perubahan dalam cara melakukan bisnis. 3. Bursa swasta dapat diamankan dan disesuaikan untuk melayani proyek dan pelanggan tertentu. Jenis-Jenis Pasar Kaplan dan Sawhney (2000) mengembangkan pasar B2B dengan menerapkan yang ada, yaitu bagaimana bisnis membeli (pembelian sistematis atau pembelian spot) dan apa yang bisnis beli (input manufaktur atau sumber daya operasi) Masa Depan E-Procurement Agen perangkat lunak mencari pemasok dan produk yang sudah diatur sesuai ketentuan replikasi kecerdasan manusia. Agen ini bisa digunakan untuk pemasaran dengan menggunakan mesin pencari produk yang juga bisa digunakan untuk membeli produk. Teknologi ini dapat menciptakan konsumen yang akan melakukan fungsi pencarian pemasok, evaluasi produk berdasarkan harga, ketersediaan, pengiriman, dan pemilihan produk. Teknologi ini juga digunakan untuk melakukan investasi di pasar keuangan. THANK YOU Pertanyaan Raihan Aditya nim 064 izin bertanya, Menurut kelompok kalian, apakah ada risiko kesenjangan digital dalam penggunaan e-procurement, di mana individu tertentu dapat diuntungkan sementara yang lain tertinggal karena keterbatasan akses atau pemahaman teknologi? bagaimana menyikapinya? Jawab : Ya, ada risiko kesenjangan digital dalam penggunaan e-procurement di mana beberapa individu atau kelompok dapat diuntungkan sementara yang lain tertinggal karena keterbatasan akses atau pemahaman teknologi. Ini dapat memunculkan beberapa isu: 1. *Aksesibilitas*: Individu atau organisasi yang tidak memiliki akses internet yang stabil atau perangkat yang memadai mungkin kesulitan dalam berpartisipasi dalam e-procurement. 2. *Kemampuan Teknologi*: Orang-orang dengan pemahaman teknologi yang terbatas mungkin merasa canggung atau tidak mampu menggunakan sistem e-procurement yang rumit. 3. *Ketersediaan Sumber Daya*: Organisasi kecil atau non-profit mungkin tidak memiliki sumber daya untuk mengadopsi atau berinvestasi dalam teknologi e-procurement. Untuk mengatasi risiko ini, berikut beberapa tindakan yang dapat diambil: 1. *Pelatihan dan Pendidikan*: Menyediakan pelatihan dan pendidikan tentang e-procurement kepada pihak yang terlibat untuk meningkatkan pemahaman teknologi. 2. *Akses Universal*: Memastikan akses internet yang terjangkau dan stabil untuk semua, terutama di daerah pedesaan atau terpinggirkan. 3. *Sederhanakan Proses*: Upayakan agar sistem e-procurement lebih sederhana dan intuitif agar dapat diakses oleh berbagai tingkat pemahaman teknologi. 4. *Dukungan Teknis*: Menyediakan dukungan teknis bagi pengguna yang mengalami kesulitan. 5. *Kerja Sama dan Pengawasan*: Pemerintah, organisasi, dan sektor swasta dapat bekerja sama untuk mengidentifikasi masalah dan mengawasi implementasi e-procurement untuk meminimalkan kesenjangan. 6. *Penilaian Dampak Sosial*: Lakukan penilaian dampak sosial dan evaluasi secara berkala untuk memastikan bahwa e-procurement tidak meninggalkan pihak-pihak yang lebih rentan. Penting untuk memastikan bahwa e-procurement memberikan manfaat yang adil dan merata bagi semua pihak yang terlibat, sambil tetap memperhatikan tantangan kesenjangan digital. muhammad ikhsan dengan nim akhir 140 izin bertanya bagaimana keamanan data dijaga dalam sistem e-procurement? Jawab : Keamanan data dalam sistem e-procurement sangat penting karena melibatkan informasi sensitif dan transaksi bisnis. Berikut adalah beberapa cara untuk menjaga keamanan data dalam sistem e-procurement: 1.*Enkripsi Data*: Menggunakan enkripsi untuk melindungi data yang ditransmisikan melalui jaringan. Ini melindungi data dari akses yang tidak sah selama proses pengiriman. 2. *Otentikasi Ganda*: Memerlukan otentikasi ganda (misalnya, kata sandi dan kode verifikasi) untuk mengakses akun dan melindungi dari akses yang tidak sah. 3. *Kendali Akses*: Menerapkan sistem kendali akses yang ketat, yang memastikan bahwa hanya orang yang memiliki izin dapat mengakses data tertentu. 4. *Pemantauan Aktivitas*: Menggunakan alat pemantauan untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan atau akses yang tidak sah, yang dapat membantu mengidentifikasi potensi pelanggaran keamanan. 5. *Pemulihan Data*: Melakukan pencadangan data secara teratur dan memiliki rencana pemulihan bencana untuk menghadapi situasi darurat yang dapat mengancam data. 6. *Kepatuhan Regulasi*: Memastikan kepatuhan dengan peraturan data dan privasi yang berlaku, seperti GDPR (General Data Protection Regulation) di Eropa atau HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) di Amerika Serikat. 7. *Pembaruan Perangkat Lunak*: Selalu menjaga perangkat lunak e-procurement dan sistem operasi agar tetap diperbarui dengan patch keamanan terbaru. 8. *Pelatihan Pengguna*: Memberikan pelatihan keamanan kepada pengguna sistem e-procurement untuk memastikan bahwa mereka memahami praktik terbaik dalam menjaga keamanan data. 9. *Pengujian Keamanan*: Melakukan pengujian penetrasi atau audit keamanan secara berkala untuk mengidentifikasi kerentanan dan memperbaikinya sebelum disalahgunakan. 10. *Kontrak dan Penyedia Layanan*: Pastikan bahwa kontrak dengan penyedia layanan e-procurement mengatur aspek keamanan data, termasuk kewajiban penyedia untuk menjaga keamanan data pelanggan. 11. *Keamanan Fisik*: Melindungi akses fisik ke pusat data atau server yang digunakan dalam sistem e-procurement. 12. *Keamanan Vendor*: Mengevaluasi dan memilih penyedia e-procurement yang memiliki kebijakan dan praktik keamanan yang kuat. Keamanan data harus menjadi perhatian utama dalam implementasi dan pengoperasian sistem e-procurement untuk melindungi informasi sensitif dan menjaga kepercayaan pelanggan serta mitra bisnis. Pertanyaan Muhammad Devris Alfian nim 073 izin bertanya. pada procurement basis online tersebut, apakah masih terdapat praktik kecurangan dalam proses pengadaan online dan jika ada bagaimana cara perusahaan untuk mengontrol praktik kecurangan seperti penggelapan dana pengadaan barang atau sejenis praktik korupsi? Jawab : Sampai saat ini Masih ada praktek kecurangan pada e procurement seperti penggelapan dana dan korupsi. Dan cara perusahaan mengontrol adalah dengan cara • Transparansi: Memastikan seluruh proses pengadaan terbuka dan transparan. Hal ini mencakup penyediaan akses publik ke informasi mengenai kontrak, penawaran, dan prosedur pengadaan. • Aturan dan Kebijakan yang Jelas: Sediakan aturan dan kebijakan yang jelas mengenai pengadaan dalam bentuk e-procurement. Pastikan bahwa setiap anggota tim pengadaan memahami dan mengikuti pedoman ini. • Verifikasi dan Validasi Vendor: Sebelum mengadakan transaksi dengan vendor, lakukan verifikasi dan validasi yang ketat untuk memastikan bahwa mereka adalah entitas yang sah. Ini dapat membantu mencegah penggelapan dana atau penipuan yang melibatkan vendor palsu. • Audit Internal dan Eksternal: Melakukan audit secara berkala terhadap proses pengadaan dan transaksi yang telah dilakukan. Audit internal dan eksternal dapat membantu mengidentifikasi potensi ketidakberesan dan kondisi. • Pelatihan dan Kesadaran: Memberikan pelatihan kepada karyawan yang terlibat dalam proses pengadaan tentang risiko kejadian dan melakukan praktik terbaik dalam pencegahan kecelakaan. • Penggunaan Teknologi: Memanfaatkan teknologi seperti analisis data dan kecerdasan buatan untuk menyatukan pola transaksi yang mencurigakan atau potensi kejadian. • Kebijakan Pelapor: Membuat kebijakan pelaporan pelanggaran (whistleblower policy) yang memungkinkan karyawan dan pihak luar melaporkan praktik-praktik kondisi tanpa takut represalias. • Kode Etik dan Integritas: Memiliki kode etik dan integritas yang kuat yang diterapkan oleh seluruh karyawan, termasuk manajemen tingkat atas. • Kerjasama dengan Pihak Ketiga: Melibatkan pihak ketiga yang independen, seperti auditor eksternal atau penyedia jasa keamanan siber, untuk mengawasi dan mengaudit proses pengadaan. • Hukuman yang Ketat: Tetapkan konsekuensi yang tegas untuk melakukan kondisi, seperti pemecatan karyawan yang terlibat atau mengeksekusi hukum terhadap pihak-pihak yang terlibat dalam kondisi. • Penting untuk diingat bahwa pencegahan kondisi dalam e-procurement adalah upaya berkelanjutan yang memerlukan komitmen kuat dari perusahaan. Melibatkan berbagai pemangku kepentingan dan menjalankan praktik terbaik dalam tata kelola bisnis adalah langkah-langkah yang penting dalam menjaga integritas dalam proses pengadaan. Putri Isnaini (152210051)menurut kelompok kalian, apakah e-procurement ini cocok untuk semua jenis bisnis atau apakah ada sektor tertentu yang cocok? dan menurut kalian contoh perusahaan apa yang telah sukses mengadopsi sistem e-procurement ini dan apa yang sudah perusahaan itu lakukan? Jawab : menurut kelompok kami E-Procurement cocok untuk digunakan di berbagai jenis sektor bisnis, karena dengan menerapkan E-Procurement dapat membantu mengurangi kerumitan, meningkatkan transparansi, dan memungkinkan pemantauan yang lebih baik.Di Indonesia, beberapa perusahaan telah berhasil mengadopsi sistem E-Procurement. Salah satu contoh perusahaan di Indonesia yang telah berhasil mengimplementasikan EProcurement adalah PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Telkom)Penggunaan Sistem E-Procurement: Telkom telah mengimplementasikan sistem E-Procurement yang memungkinkan mereka untuk mengelola seluruh proses pengadaan secara elektronik.Integrasi dengan Pemasok: Telkom telah mengintegrasikan sistem E-Procurement mereka dengan sejumlah pemasok mereka, termasuk pemasok teknologi dan layanan telekomunikasi. Ini memungkinkan pemasok untuk mengirimkan penawaran dan berpartisipasi dalam proses pengadaan secara elektronik.Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Pemasok: Telkom menggunakan sistem E-Procurement untuk memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok mereka Penanya Tazkiyatul Luthfiyah 152210077 izin bertanya, bagaimana cara mengubah peran pembeli di departemen pembelian? Jawab : Mengubah peran seorang pembeli dalam departemen pembelian bisa melibatkan beberapa langkah penting. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu dalam proses perubahan peran pembeli: 1. *Analisis Peran Saat Ini*: Pertama-tama, lakukan analisis mendalam terhadap peran pembeli saat ini. Pahami tugas dan tanggung jawab yang ada. 2. *Tentukan Tujuan Perubahan*: Tentukan alasan dan tujuan perubahan peran pembeli. Apa yang ingin dicapai dengan perubahan ini? Apakah ini untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, atau meningkatkan pengalaman pelanggan? 3. *Identifikasi Keterampilan Baru*: Tentukan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk peran yang baru. Ini bisa termasuk keterampilan teknis, kemampuan analitis, atau pemahaman pasar. 4. *Pelatihan dan Pengembangan*: Berikan pelatihan dan pengembangan kepada pembeli yang ada agar mereka dapat memenuhi persyaratan peran yang baru. Ini bisa termasuk pelatihan teknis, manajemen waktu, atau keterampilan interpersonal. 5. *Komunikasi yang Efektif*: Komunikasikan perubahan ini kepada tim pembelian dan seluruh organisasi. Pastikan semua orang memahami alasan di balik perubahan dan tujuannya. 6. *Pengukuran dan Evaluasi*: Tetapkan metrik kinerja yang jelas untuk mengukur keberhasilan perubahan. Lakukan evaluasi berkala dan perbaikan jika diperlukan. 7. *Mentoring dan Dukungan*: Berikan dukungan dan mentoring kepada pembeli yang ada saat mereka beradaptasi dengan peran baru. Ini bisa membantu mengurangi hambatan perubahan. 8. *Penghargaan dan Pengakuan*: Kenali pencapaian dan kontribusi pembeli yang sudah beradaptasi dengan peran baru. Ini dapat meningkatkan motivasi. 9. *Fleksibilitas dan Responsivitas*: Pastikan bahwa peran pembeli terus berkembang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pasar. Jadilah fleksibel dalam menyesuaikan peran saat diperlukan. 10. *Evaluasi Terus Menerus*: Lakukan evaluasi terus menerus terhadap peran pembeli dan rencana perubahan. Pastikan bahwa perubahan tersebut sesuai dengan tujuan dan memberikan hasil yang diinginkan. Perubahan peran pembeli dalam departemen pembelian dapat menjadi proses yang kompleks, tetapi dengan perencanaan yang baik dan komunikasi yang efektif, perubahan ini dapat membawa manfaat bagi organisasi dalam jangka panjang.