Mejora de los Flujos de Reposición de Mercadería Informe Final Integrantes: Antonio Berríos (20.483.770-8) Rodrigo Rocha (20.732.659-3) Cristian Yunusic (19.829.578-7) Alfredo Vargas (RUT) Joaquín Pinilla (20.694.328-9) Fecha 19-10-2023 UNIVERSIDAD ADOLFO IBÁÑEZ TABLA DE CONTENIDOS: 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 3 2. PROBLEMA .............................................................................................................................................. 4 2.1 3. OBJETIVOS ............................................................................................................................................... 7 3.1 3.2 3.3 4. ANÁLISIS DEL PROBLEMA: .................................................................................................................................6 OBJETIVO GENERAL .........................................................................................................................................7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................................................7 MEDIDA DE DESEMPEÑO ..................................................................................................................................7 ESTADO DEL ARTE ......................................................................................................................................... 8 4.1 MARCO TEÓRICO ...........................................................................................................................................8 4.1.3 ¿QUÉ HERRAMIENTAS Y /O MÉTODOS HAY PARA RESOLVER EL PROBLEMA ? .................................................................9 LOS MÉTODOS O HERRAMIENTAS VALORADOS PARA RESOLVER EL PROBLEMA SON LOS SIGUIENTES : ........................................9 4.2 ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN .........................................................................................................................10 5. SOLUCIÓN Y METODOLOGIA .................................................................................................................... 11 5.1 5.2 METODOLOGÍAS ...........................................................................................................................................11 SOLUCIÓN ALCANZADA ..................................................................................................................................11 6. RESULTADOS .............................................................................................................................................. 13 7. DISCUSIÓN .................................................................................................................................................. 14 8. REFERENCIAS .............................................................................................................................................. 15 2 1. INTRODUCCIÓN Ripley, con su fundación en 1956 y su ubicación en la calle Plaza Victoria 1646, Valparaíso, se ha consolidado como una empresa destacada en el sector del retail. Su dedicación a la venta minorista abarca una amplia gama de artículos que satisfacen las necesidades y los gustos de sus clientes. Ripley ofrece una diversidad de productos que incluyen ropa, calzado, electrónica, muebles, artículos para el hogar y mucho más. Con una impresionante presencia en la región, Ripley cuenta con 45 tiendas en Chile y 31 tiendas en Perú, y anteriormente tenía operaciones en Colombia entre 2014 y 2016, lo que demuestra su alcance y capacidad para atender a una amplia base de clientes. Por lo tanto, Ripley se destaca como una empresa de retail de renombre en América Latina, con una amplia oferta de productos, servicios financieros integrados y una sólida presencia en Chile y Perú. Su enfoque en la experiencia del cliente y la innovación le ha permitido mantener una posición destacada en la industria y ser una elección confiable para los consumidores en busca de calidad, variedad y conveniencia. El informe trata sobre como la empresa maneja actualmente problemas ocasionados en el sector de la bodega de la tienda, en la cual nos concentraremos en mejorar los tiempos de reposición de los productos. 3 2. PROBLEMA El problema identificado es que el desorden acumulado, junto con las bajas políticas de orden, están causando molestias en los trabajadores y demoras en algunos procesos. Esta situación genera ineficiencias y tiene un impacto negativo en la comunicación con el área comercial. La causa de este problema radica principalmente en la cantidad excesiva de mercadería en el sector de bodega, donde se ha tenido que ir disponiendo de nuevos espacios para almacenar el inventario, lo que provoca un aumento del costo de inventario y demoras a la hora de realizar trabajos dentro de la bodega. Además, debido a la necesidad de almacenar más mercadería en la bodega impide fijar rutas de ubicación, extracción y recolección. Entonces será más difícil ordenar la bodega cuando haya más artículos en ella. La carga de bodega es la cantidad de mercadería que se mueve dentro de la bodega, medida en un volumen de ventas por un periodo de tiempo. Para ilustrar esto, si la bodega de la empresa se encuentra a la mitad de su capacidad y de acuerdo con la estimación de la demanda se estima que el inventario alcanza para 2 meses, la carga de bodega será de 2 meses. En consecuencia, la capacidad total de la bodega de Ripley alcanza una capacidad máxima de carga de 4 meses. Si la carga excede los 4 meses, podemos concluir que existe un sobre stock. Y la empresa ha tenido periodos con una carga de bodega para 6 meses, por lo que se ha recurrido a ubicar artículos en los pasillos o en el andén de descarga (ver Figura 1) de los camiones mientras estos no están. Los síntomas manifestados dentro de la bodega son: 1. Pronósticos de demanda incorrectos. 2. Carga de bodega sobrepasada. 3. Cuellos de botella en el flujo del inventario durante los cambios de temporada o eventos. 4. Demoras en los tiempos de reposición y almacenaje. 5. Malestar en el personal de la bodega por exceso de mercadería. 4 Figura 1: Estado de la sección de descarga de camiones días previos al día de la madre. Figura 2: Estado de la bodega días previos al día de la madre. 5 2.1 Análisis del Problema: Figura 3: Diagrama de Ishikawa De acuerdo con el diagrama (ver Figura 3), los pronósticos de demanda se creen incorrectos debido a que se ocupan medias móviles de 3 meses para ajustar la carga, lo cual supone un desfase en la demanda corregida. Dada la naturaleza del retail, con tendencias y estacionalidad, la teoría indica que el mejor método para el pronóstico de demanda debería ser según el método de suavizado exponencial triple (HoltWinters). Aun así, la decisión del ajuste pertenece a Santiago, central operativa, no a la sucursal de Valparaíso por lo que es inmodificable. Actualmente la carga máxima de la bodega es de 4 meses y se han observado datos que indican que la carga ha llegado a ser de 6 meses en algunos periodos, como el día de la madre o navidad. Otro aspecto por considerar es que la mano de obra de bodega suele ausentarse del trabajo repetitivamente, ya sea por falta de compromiso o por licencias médicas, lo que provoca que el escaso personal disponible tenga que realizar una mayor cantidad de labores, y que además se vean retrasadas algunas otras. También, el jefe de bodega manifiesta que los trabajadores no respetan normas básicas, como mantener los espacios ordenados luego de mover artículos. Debido a los síntomas encontrados dentro de la empresa, vemos limitado nuestro poder de actuar a encontrar una solución que involucre únicamente a la bodega de Ripley, por lo tanto, enfocamos nuestras soluciones en mejorar el desorden que se presenta y a establecer protocolos más claros de modo que sean cumplidos por los trabajadores. 6 3. 3.1 OBJETIVOS Objetivo General Reducir los espacios utilizados de la bodega en un 10% durante los próximos 3 meses, implementando un sistema de gestión de inventario más eficiente y mejorando la capacidad de respuesta al área comercial. 3.2 Objetivos Específicos - 3.3 Obtener datos medibles acorde a la medida de desempeño. Rediseñar el espacio de la bodega. Establecer procedimientos de recepción y almacenamiento. Implementar un sistema de ordenación lógica. Entregar una pauta al personal para mejorar protocolos de gestión de inventario. Recopilar datos para validar la reducción de los tiempos de reposición Realizar encuestas de satisfacción al personal. Medida de Desempeño Satisfacción de personal por el lugar de trabajo: Se realizará mediante una encuesta anónima con preguntas en una escala del 1-10. (1 = lo más malo; 10 = lo mas bueno). Espacio disponible dentro de la bodega: Se medirá en š2 los espacios disponibles que son dispuestos para el almacenaje del inventario. 7 4. 4.1 ESTADO DEL ARTE Marco Teórico 4.1.1 ¿Cómo se está resolviendo actualmente el problema? Ripley actualmente subdivide la bodega y distribuye la mercadería en las subsecciones según la marca y genero del producto. Al ser la mayoría de los productos vestimenta, estos se almacenan en racks o estanterías de la altura de una persona promedio. Luego para el “picking” de los productos, es decir, la actividad de seleccionar el producto necesitado por el área comercial para llevarlo a la sala de ventas es realizado de la siguiente manera: un empleado recibe la indicación que debe llevar ciertos productos a la sala de venta y este se dirige a la bodega, una vez ahí selecciona un carro para llevar los productos a sala, luego busca los productos que indiquen su lista y los deja en el carro. Una vez el carro listo escanea los productos a través de la tecnología RFID para inventariar los productos e indicar que han salido de la bodega, finalmente se dirige al ascensor que lo lleva hasta la bodega. La tarea es simple, pero al realizarla los empleados no consiguen mantener un ambiente limpio por lo que al realizarla repetitivas veces complica su ejecución debido al desorden. Por lo que el encargado de bodega debe indicar reiteradas veces cada vez que se realiza la tarea para que dejen limpio y ordenado, en otras ocasiones utilizar más tiempo del debido ordenando y limpiando la zona de trabajo. 4.1.2 ¿Cómo se está resolviendo este tipo de problema en la industria y literatura?: Tanto en la industria como en la literatura hay bastantes formas de abordar la problemática, aunque en la literatura de la gestión de operaciones (Nahmias 2014)i no existe un enfoque en la industria del retail. Por lo que se decidió buscar literatura sobre el almacenaje directamente donde se obtuvo un denominador común en las soluciones al problema, en su mayoría las soluciones apuntan a la metodología de las 5s del sistema Lean, que ha dado resultados positivos en la industria. Los antecedentes demuestran que la metodología de las 5s aumenta la productividad: López (2013)ii, en la tesis de pregrado titulado “Implantación de la metodología 5S en el área de almacenamiento de materia prima y producto terminado de una empresa de fundición” de la Universidad Autónoma de Occidente, Santiago de Cali. Señaló, al implementar los pilares básicos de las 5S en áreas de almacenamiento de materias primas y productos terminados que se pueden crear espacios limpios y ordenados permanentemente para aumentar los niveles de productividad. En otro estudio de Baldarrago (2018)iii , se usó un tipo de diseño Preexperimental y se realizó bajo un enfoque de tipo cuantitativo empleando datos no paramétricos, con una muestra de 37 colaboradores de 7 distintas áreas, concluyeron que la instauración de las 5S en el almacén pudo mejorar la reposición de los productos por parte de los colaboradores dentro del establecimiento. Además, se sostiene que el éxito de 5S (Aybar, 2022)iv se debe en gran medida a la educación interna, algunas de las ideas para realizar la educación interna pueden ser el uso de carteles y eslogan, videos, lanzamiento de boletines sobre 5S entre los empleados. Así mismo llevar a cabo capacitaciones, desarrollo de actividades educativas como seminarios y cursos, es una forma de incorporación del personal. Sin embargo, la educación de 5S debe ser continua con el fin de construir disciplina hacia los cambios. Los 8 resultados obtenidos del proyecto piloto en el departamento de mantenimiento demostraron una mejora de la seguridad y mejora del entorno de trabajo. 4.1.3 ¿Qué herramientas y/o métodos hay para resolver el problema? Los métodos o herramientas valorados para resolver el problema son los siguientes: Sistema ABC: sistema para organizar en función de una ley económica, estableciendo que en el almacén el 20% de los artículos representa el 80% del valor total. Luego el sistema al promover el orden ayuda parcialmente a resolver el problema pues no cambia la cultura organizacional. Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, etc) de Deming: Planificar, hacer, verificar, actuar. Es una metodología de mejora a través de un ciclo cerrado con información sobre los resultados, de modo que cuando se completa la última fase (actuar) se debe volver a la primera (planificar) y repetir el ciclo. Grijalbo (2017) Método 5S: Mejora continua: orden y limpieza. Clasificar, organizar, limpiar, estandarizar, disciplina. Las actividades de orden y hábitos logran inculcar una cultura en la empresa de forma que aumenta la productividad de esta y produciendo un mejoramiento continuo. 9 4.2 Alternativas de Solución En relación con el desafío planteado, se han identificado tres posibles soluciones. En primer lugar, se sugiere llevar a cabo una revisión y ajuste de los niveles de reorden de los productos almacenados en la bodega. Esto implica un análisis minucioso para determinar el punto óptimo en el cual se debe realizar un nuevo pedido, evitando tanto la falta como el exceso de inventario. Al realizar esta acción, se espera mejorar significativamente la gestión del stock y prevenir posibles interrupciones en el suministro. Otra solución propuesta es la implementación de un sistema de rotación de inventario, como el conocido método FIFO (primero en entrar, primero en salir). Dicha estrategia busca asegurar que los productos más antiguos sean utilizados o vendidos antes que los más recientes, con el objetivo de evitar la obsolescencia y minimizar la pérdida de valor. Mediante la adopción de este sistema, se espera mantener una adecuada rotación del inventario, evitando la acumulación excesiva y garantizando una gestión más eficiente. Por otra parte, se recomienda la redistribución estratégica de la disposición del inventario dentro de la bodega. Esta medida implica organizar los productos de manera planificada, con el propósito de facilitar su acceso y visibilidad. Mediante una reorganización efectiva, se busca optimizar la eficiencia en la ubicación de los artículos, especialmente aquellos con mayor demanda o rotación. Como resultado, se espera agilizar los procesos de selección y reducir los tiempos de búsqueda, mejorando así la productividad general de la bodega. Estas soluciones ofrecen una serie de enfoques prácticos y efectivos para abordar el desafío planteado, permitiendo una mejor gestión del inventario y optimización de los recursos en la bodega. Aplicación del método 5S: Clasificación – Organización – Limpieza – Estandarización – Mejora. Las 5S son una metodología efectiva para mejorar la productividad, seguridad y calidad en el trabajo.Se basan en cinco principios: Seiri (seleccionar), Seiton (organizar), Seiso (limpiar), Seiketsu (estandarizar) y Shitsuke (seguimiento). Para implementarlas de forma efectiva, se debe obtener el apoyo de la alta dirección, involucrar a todos los empleados, facilitar el aprendizaje, establecer objetivos claros y monitorear el progreso. Las 5S ayudan a las empresas a lograr la mejora continua en el lugar de trabajo. 10 5. SOLUCIÓN Y METODOLOGIA Metodologías 5.1 La metodología que se aplicará en función de poder desarrollar cada objetivo mencionado anteriormente es la metodología de las 5s, la cual consta de estas 5 etapas: 1. 2. 3. 4. 5. Seiri (clasificar) Seiton (ordenar) Seiso (limpiar) Seiketsu (estandarizar) Shitsuke (disciplina) La implementación de las 5S en la gestión de inventario de Ripley es una inversión que puede ofrecer un retorno significativo en términos de eficiencia, productividad y reducción de costos. En el siguiente punto, explicaremos como se ejecutará cada una de las 5 S etapas mencionadas, profundizando la parte técnica e ingenieril. 5.2 Solución alcanzada La solución mencionada deberá ser desarrollada de la siguiente manera: 1. Seiri (clasificar): El primer paso es identificar y clasificar los artículos que se encuentran en el almacén. Para ello, se pueden utilizar los siguientes criterios: Uso: ¿El artículo se utiliza actualmente? Valor: ¿El artículo tiene un valor comercial? Condiciones: ¿El artículo está en buen estado? Una vez que se han clasificado los artículos, se deben eliminar aquellos que no sean necesarios o que no se utilicen. Para ello, se pueden utilizar los siguientes métodos: Venta: Los artículos que aún tienen valor comercial se pueden vender a través de un outlet o de una plataforma online. Donación: Los artículos que no tienen valor comercial se pueden donar a organizaciones benéficas. Desecho: Los artículos que están en mal estado se deben desechar de forma responsable. 2. Seiton (ordenar): Una vez que se han eliminado los artículos innecesarios, se deben colocar los artículos restantes en su lugar correcto. Para ello, se deben utilizar los siguientes criterios: Frecuencia de uso: Los artículos que se utilizan con frecuencia se deben colocar en lugares de fácil acceso. Tamaño: Los artículos de mayor tamaño se deben colocar en lugares de mayor espacio. Peso: Los artículos pesados se deben colocar en lugares de fácil acceso para los trabajadores. 3. Seiso (limpiar): El almacén debe mantenerse limpio y ordenado para garantizar la seguridad de los trabajadores y la calidad de los productos. Para ello, se deben realizar las siguientes tareas: Barrer y trapear: El suelo debe estar limpio y libre de residuos. Limpiar las paredes: Las paredes deben estar libres de polvo y suciedad. Limpiar los equipos: Los equipos deben estar limpios y en buen estado. 4. Seiketsu (estandarizar): Una vez que se han implementado los primeros tres principios, es importante establecer procedimientos para mantener el orden y la limpieza. Para ello, se pueden crear carteles, manuales o sistemas informáticos que detallen los pasos a seguir. 11 5. Shitsuke (disciplina): El último principio es cumplir con los procedimientos establecidos. Para ello, es importante capacitar a los trabajadores en los principios y procedimientos de las 5S y realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de los estándares. 12 6. RESULTADOS La implementación de las 5S en la gestión de inventario de Ripley esperamos tener los siguientes resultados esperados: 1. Reducción del espacio de almacenamiento: Al eliminar los artículos innecesarios, se liberaría espacio en el almacén, lo que podría utilizarse para almacenar más productos o para otros fines. 2. Reducción de los costos de mantenimiento: Un almacén ordenado y limpio requiere menos mantenimiento, lo que se traduce en una reducción de los costos. 3. Reducción del tiempo de búsqueda: La organización del inventario facilita la localización de los artículos, lo que reduce el tiempo de búsqueda. 4. Reducción de los errores: La organización y la limpieza reducen la probabilidad de cometer errores, lo que puede afectar a la calidad del producto. 5. Mejora de la seguridad: Un almacén limpio y ordenado es más seguro para los trabajadores, ya que reduce el riesgo de accidentes. Para garantizar el éxito de la implementación, es necesario cumplir los resultados esperados antes de la implementación, que son los siguientes: 1. Un diagnóstico del estado actual del inventario de Ripley para identificar los problemas que pueden ser resueltos con las 5S 2. Un plan de acción detallado que describa los pasos a seguir para implementar las 5S y la participación de todos los trabajadores del almacén en el proceso de implementación. Siguiendo estas recomendaciones, la implementación de las 5S tendrá una alta probabilidad de éxito. 13 7. DISCUSIÓN 7.1 ¿Cuáles son los mayores logros y el valor agregado de estos? Los mayores logros junto con el valor agregado de la implementación del método de las 5S, son principalmente encontrar una mayor satisfacción en los trabajadores que permita mejorar la productividad, disminuir riesgos de accidentes, etc. Asimismo, la adopción de una nueva cultura laboral puede significar un proceso difícil para los trabajadores, pero que, al momento de cumplirse los objetivos, se logran resultados que se veían impensados anteriormente. 7.2 ¿Qué dificultades tuvieron? Dentro de las dificultades de la solución, es que se requiere un apoyo fundamental de parte de todos los trabajadores, ya que en caso de que este no ocurra, es muy probable que no resulte exitoso el modelo. Así también, la dependencia de que muchas decisiones de tienda se decidan en un lugar externo al mismo sitio de trabajo, dificulta la toma de decisiones al buscar posibles soluciones. Por lo tanto, la búsqueda de soluciones a los eventuales problemas se debe desarrollar optando por cambios sencillos dentro del sector de la bodega, tal como es el caso del método escogido. 14 8. REFERENCIAS i Nahmias, S. (2014). Análisis de la producción y las operaciones (6a. ed. --.). México D. F.: McGraw-Hill. López Silva, L. (2014). Implementación de la metodología 5S en el área de almacenamiento de materia prima y producto terminado de una empresa de fundición. Universidad Autónoma de Occidente. ii Baldarrago (2018). Implementación de la Metodología de las 5S para mejorar la reposición de los Ítems en el almacén de Tottus – Bellavista. Universidad Cesar Vallejo. iii iv Aybar Arosi, Palacios Pando. (2022). Mejora en la gestión de almacén de una empresa retail implementando la metodología 5S. Universidad San Ignacio de Loyola. 15
