إستراتيجية إدارة المخاطر 2019-2017 دائرة الجمارك االردنية إعداد مديرية االستراتيجيات والتطوير المؤسسي إعتماد عطوفة المدير العام المحتويات المقدمة الرؤية والرسالة منهجية بناء إستراتيجية إدارة المخاطر أهداف إستراتيجية إدارة المخاطر التعريفات 1 3 3 3 4 4 منهجية إدارة المخاطر المهام والمسؤوليات أنواع المخاطر ملحق كشف بالمخاطر التي تواجه الدائرة 5 7 8 9 المقدمــة تعد دائرة الجمارك االردنية من أهم المؤسسات الحكومية التي تضطلع بدور بارز في الحد من االنشطة التجارية غير المشروعة ،ورفع كفاءة وتنافسية االقتصاد الوطني ،وحماية المجتمع المحلي مما يهدد سالمته وأمنه ،مما يستدعي توفير أعلى درجات الدقة واألمان في عملياتها واجراءاتها وانشطتها. وقد جاءت هذه اإلستراتيجية لضمان تحقيق األهداف اإلستراتيجية للدائرة بهدف الحد وتقليل اآلثار السلبية للمخاطر التي قد تحول دون تحقيق تلك االهداف من خالل مجموعة من االجراءات الوقائية والعالجية بما يمكن الدائرة من االستمرار في تقديم خدماتها بكفاءة وفاعلية وفي مختلف الظروف. المسوغات تؤثر مجموعة من المخاطر على الجهود المبذولة والهادفة إلى تطوير وتحسين عملياتها ومن هنا برزت أهمية بناء إستراتيجية إدارة المخاطر لألسباب اآلتية: يعد حصر المخاطر التي قد تؤثر في أداء الدائرة إجرا ًء وقائيا ً فعاالً في الحد من آثارها في حال وقوعها. إن تحديد اإلجراءات لتالفي حدوث المخااطر أو الحاد مان آثارهاا فاي وقام مبكار يسااعد فاي ابتكاار الحلاول المثلى واألكثر فاعلية ،بدالً من الحلول اآلنية التي قد تكون أكثر كلفة وأقل تأثيراً. الحاجة إلى منهجية علمية للتنبؤ بالمخاطر والتعامل معها. حاجة العاملين إلى توجيهات تضبط أداءهم أثناء وقوع المخاطر؛ وتساعد في المحافظة على مستوى الجودة في تقديم الخدمات. 2 الحاجة إلى توحيد المفاهيم والممارسات في مجال إدارة المخاطر . البيئة المتغيرة في العمل الجمركي. الحاجة الى نقل الخبرات والمعرفة بين مختلف المستويات االدارية. الرؤية :توفير بيئة عمل جمركية آمنة ومستقرة. الرسالة :استخدام الممارسات الفضلى في اإلدارة والتخطيط لتفادي المخااطر واالزماات والحاد مان اآلثاار الناجماة عنها. منهجية بناء استراتيجية ادارة المخاطر تهدف هذه المنهجية إلى تحديد المخاطر وتصنيفها حسب تأثيرها واحتمالياة وقوعهاا لضامان إتخاا القارارات التاي من شأنها تحويل هذه المخاطر إلى فرص أو الحد من أثرها في حالة وقوعها. إجراءات سير المنهجية: -1مراجعة تقرير المخاطر في الخطة اإلستراتيجية السابقة . -2مسح بيئة العمل (التحليل الرباعي لبيئة العمل الداخلية والخارجية) . -3مخاطبة المديريات والمراكز الجمركية لتحديد المخاطر التي قد تحاول دون تحقياق األهاداف اإلساتراتيجية او التشغيلية ووفق النمو ج المعتمد. -4تجميع الردود المتعلقة بالمخاطر ودراستها. -5إعداد مصفوفة المخاطر تتضمن البعدين األساسيين المتعلقين باحتمالية الحدوث ،ومدى تأثير الخطر. -6تحديد قيمة الخطر واالولويات . -7تحديد آليات الوقاية والعالج للمخاطر. -8اعتماااد إسااتراتيجية إدارة المخاااطر وتعميمهااا علااى كافااة الوحاادات التنظيميااة للعماال بموجبهااا وتزوياد مديريااة االستراتيجيات بالتغذية الراجعة وبشكل دوري. أهداف إستراتيجية إدارة المخاطر أوالً :مأسسة إدارة المخاطر في الدائرة من خالل نشر الوعي باهمية إدارة المخاطر. ثانيا ً :التنبؤ بالمخاطر واألزمات من خالل: تحديد المخاطر المحتملة. تقدير احتمالية حدوثها ودرجة تاثيرها. تحديد العوامل المسببة لها. ثالثا ً :إدارة المخاطر بفعالية وكفاءة من خالل: إعداد خطط لمواجهة المخاطر المحتملة. تحديد المهام والمسؤوليات إلدارة المخاطر . إستخدام الممارسات الفضلى في إدارة المخاطر. التعريفات الخطر :حدوث شيء ما قاد يكاون لاه أثار سالبي فاي تحقياق األهاداف االستراتيجية/التشاغيلية للادائرة ،أو ياؤدي إلاى خسائر بشرية/مادية/معنوية. األزمة :مجموعة من األخطار الكبيارة والمتتالياة بحياؤ تاؤثر سالبيا ً فاي أداء الادائرة وتاؤدي إلاى توقفهاا عان تقاديم الخدمة جزئيا ً أو كلياً. تقييم الخطر :عملية تحديد شدة الخطر من خالل تحديد احتمالية الحدوث وتأثير الخطر في حالة حدوثه. إدارة المخاطر :هي عملية تحديد المخاطر التي تواجه الدائرة وقياسها والسيطرة عليها وتخفيضها. 3 منهجية إدارة المخاطر ً تعااد إدارة المخاااطر جاازءا ماان اإلدارة اإلسااتراتيجية للاادائرة وتتمثاال فااي مجموعااة ماان اإلجااراءات التااي يااتم اتباعها بشكل منظم لمواجهة المخاطر المصاحبة لتنفيذ أنشطة الدائرة من خالل االساتخدام األمثال للماوارد المتاحاة (مادية وبشرية) في ظل وجود تلك المخاطر ،وبما يضمن تحقيق األهداف الموضوعة. وتم اعتماد آلية محددة إلعطاء كل خطر قيمة تعتمد بشكل رئيس على احتمالية حدوثه مان جهاة ،وتاأثيره مان جهاة أخرى. تقييم المخاطر: -1تحديد إحتمالية حدوث الخطر: الوزن المستوى عالي جدا ً عالي متوسط ضعيف نادر 5 4 3 2 1 -2تحديد تأثير الخطر: الوزن المستوى الوصف االحتمالية غالبا ً متأكد من حدوثه احتمال كبير لحدوثه احتمال متوسط لحدوثه احتمال بسيط لحدوثه نادر الحدوث %80فأكثر %79 - %60 %59 - %40 %39 - %10 أقل من %10 التأثير كبير جدا ً 5 %80فأكثر كبير 4 %79 - %60 متوسط 3 %59 - %40 منخفض 2 %39 - %10 ممكن إهماله 1 أقل من %10 الوصف تهديد للعمل الفاعل للدائرة والمرتبط باألهداف الوطنية واإلستراتجية وتتطلب تدخل اإلدارة العليا . تؤثر على األهداف اإلستراتيجية للدائرة ،وتسبب مشاكل رئيسة لمتلقي الخدمة وتتطلب تدخل اإلدارة العليا . تؤثر على األهداف التشغيلية والموجودات المعرفية لدى الدائرة ،وقد تتطلب مراجعة اإلدارة . تهدد فاعلية بعض النواحي وفاعلية األشخاص في الدائرة ،ولكن من الممكن التعامل معها داخليا ً . يتم التعامل مع تأثيرات الخطر من خالل األعمال الروتينية. 4 -3تحديد قيمة (شدة) الخطر= (االحتمالية xالتأثير): مدى التأثير االحتمالية عالي جدا عالي متوسط ضعيف نادر 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 كبير جدا كبير متوسط منخفض يمكن إهماله 25 S 20 VH 15 H 10 M 5 L 20 VH 16 VH 12 H 8 M 4 L 15 H 12 H 9 M 6 L 3 VL 10 M 8 M 6 L 4 L 2 VL 5 L 4 L 3 VL 2 VL 1 VL -4تحديد وصف قيمة أو شدة الخطر: مستوى الخطر الوصف S مخاطر بليغة للغاية بشكل غير مقبول ,من الممكن أن تنهي النشاط ،يجب مراقبتها بشكل مكثف ووضع اإلجراءات الوقائية والعالجية المناسبة ،وإعداد تقارير دورية عن سير العمل. VH مخاطر كبرى ،تتطلب القيام بإجراءات وقائية وعالجية فورية ومراقبة H مخاطر عالية ،تتطلب انتباه اإلدارة العليا ووضع اإلجراءات المناسبة. M مخاطر متوسطة ،تتطلب القيام بإجراءات متابعة لتبقى في أدنى مستوى عملي منطقي. L مخاطر منخفضة ،من الممكن إدارتها ضمن اإلجراءات الروتينية. VL مخاطر منخفضة جداً ،تتطلب مراقبة فقط ،دون الحاجة التخا إجراء ما لم يكن تصعيد الخطر ممكناً. إجراءات التعامل مع الخطر: .1التحكم في المخاطر :أي تحديد الطرق التي تستخدمها الدائرة لتقليل احتمال الخطر وآثاره ,ورصد مبلغ ضمن موازنة الدائرة للتعامل مع المخاطر من خالل: أ -نقل الخطر :وهو تحويل الخطار إلاى جهاات أخارى ,مثال تحويال العمال أو جازء مناه إلاى جهاات أخرى لتقوم بتنفيذه. ب -تقبل الخطر :إن اتخا إجراءات فعالة للحد من الخطر تكون محدودة في بعاض الحااالت ،أو تكلفاة اتخا هذه اإلجراءات قد تكون عالية ،أو مكلفة وفي هاذه الحالاة يكاون اإلجاراء اإلداري المطلاوب 5 هااو مراقبااة الخطاار والتأكااد ماان أن احتماليااة حدوثااه أو تااأثيره لاان تتغياار ،وقااد يكااون ماان المناسااب التعاماال مااع هااذا الخطاار فااي المسااتقبل بشااكل أفضاال عنااد تااوافر طاارق إداريااة مختلفااة إلدارة هااذا الخطر. ت -معالجة الخطر :معظم حاالت الخطر ستكون ضمن هذه الفئة ،حيؤ ياتم احتاواء الخطار مان خاالل اتخا إجراءات وقائية للتعامل معه أو للحد منه. ث -إنهاء الخطر :حيؤ يتم اتخا بعض اإلجراءات التي تزيل الخطر بشكل جذري ،مثل استخدام طرق مختلفة لتنفيذ العمل ،أو تكنولوجيا مختلفة ،والتي تجعل الخطر غير موجود. .2المراقبة والمتابعة الدورية؛ ليتم اكتشاف أي مصدر خطر جديد أو فشل التحكم في المخاطر السابقة. .3قياس فاعلية اإلجراءات المتخذة لتالفي المخاطر باستخدام نمو ج تقييم المخاطر . .4قياس فاعلية منهجية إدارة المخاطر والتعديل عليها بنا ًء على نتائج القياس . المهام والمسؤوليات المتعلقة بهذه اإلستراتيجية: .1الموظفون: ً معنيون في تقييم ومراجعة المخاطر ,ولكن يمكن أن يكونوا جميعا مشاركين في تحديد هذه المخاطر ،وفاي حااال معرفااة الموظااف بخطاار معااين فااي منطقااة عملااه ،ويكااون هااذا الخطاار غياار معااروف؛ يتوجااب علااى الموظف المشاركة بإدالء المعلومات حول هذا الخطر لمديره المباشر ،والتوجاه العاام يجاب أن يكاون بأناه ال يوجاااد خطااار يمكااان إهمالاااه ،وبعاااد مناقشاااة الخطااار وتاااأثيره ،ياااتم تحدياااد الحاجاااة إلاااى تساااجيل الخطااار واإلجراءات الكفيلة بالحد من آثاره ووضعه تحم السيطرة أم ال. .2المدراء: جميع المدراء مسؤولي ن عن التأكد من أن جميع ماوظفيهم علاى دراياة بأحادث المعلوماات حاول إدارة المخاااطر ،وعلاايهم القيااام بمااا يلاازم ماان أجاال إيصااال المعلومااات حااول أيااة مخاااطر معروفااة لااديهم لموظفيهم ،ليتم توضيحها ومناقشتها. .3متلقو الخدمة والشركاء: إن متلقي الخدمة و الشاركاء لاديهم دور مهام فاي إدارة المخااطر مان خاالل التواصال المجتمعاي علاى الرغم من أنه ال يوجد لديهم مسؤوليات واضحة في هيكل الدائرة. أنواع المخاطر مرتبة حسب احتمالية وقوعها: مخاطر مالية :درجة التقلبات التي تحدث للموازنة وعوامل داخلية عدة مثل عدم دقة تقدير الموازنة، وعدم كفاية المخصصات المالية التي تحول دون تحقيق أهداف الدائرة . مخاطر أعطال فنية :تهديدات تواجه شبكة الحاسوب وأمن المعلومات وسريتها للدائرة تحول دون تحقيق األهداف. مخاطر الحرائق :تهديدات قد تواجه الدائرة وتعرض حياة األفراد لإلصابات وتدمير المباني ،وإتالف المحتويات من وثائق وبيانات مهمة نتيجة حدوث الحريق. مخاطر الكوارث الطبيعية :تهديدات طبيعية تواجه الدائرة مثل الزالزل والفيضانات واالنزالقات واالنهيارات األرضية التي تحول دون تحقيق األهداف. مخاطر معرفية :التهديدات التي تواجه الدائرة في نقص الكوادر البشرية ،ونقص المهارات اإلدارية والجمركية ،وخرق االستقرار الوظيفي ماديا ومعنويا ،وعدم فعالية برامج التدريب...،الخ. مخاطر صحية :تهديدات تواجه الدائرة من إصابات عمل للموظفين في العمل الميداني الجمركي والحدودي ,وتهديدات بيئية وصحية كالتعرض للمواد المشعة والخطرة وغيرها. 6 مخاطر قانونية :تهديدات تواجه الدائرة بتدني مستوى الوعي والتشريعات الناظمة لعمل الدائرة ,وعدم المعرفة بكيفية تطبيق نصوصها وعدم تزويد المعنيين بالتعديالت الواجب إجراؤها لتفادي المخاطر المادية والفنية. مخاطر توعوية/إعالمية :تهديدات تتعلق بعدم تزويد المعنيين بالمعلومات بالدقة الكافية . الهدف اإلستراتيجي الرقم تعزيز المورد المالي ورفع كفاءة التحصيل .1 1 تنوع وتطور وسائل التهريب والتحايل والغش التجاري. .2 2 عدم وضوح التوجهات والسياسات الحكومية المستقبلية ذات العالقه بعمل الدائرة. 3 زيادة حجم االعفاءات الجمركية واستغالل التسهيالت الممنوحة بطرق غير شرعية. 2 3 3 3 9 .4 تعدد الجهات المعنية بتشجيع االستثمار وضعف التنسيق مع الدائرة. 3 3 9 M .1 1 ضعف وعي متلقي الخدمة بحدود مسؤولية الجمارك المتعلقة بالخدمات. 3 3 9 M التواصل مع متلقي الخدمة. -نشر االخبار على الموقع االلكتروني. .2 2 ضعف االستجابة والجاهزية االلكترونية لدى بعض الشركاء ومتلقي الخدمه . 3 6 2 L سياسة الحكومة في ضبط وترشيد النفقات ضعف الترويج االعالمي للدائرة 3 3 1 VL 3 6 2 L 4 12 3 H تزويد بعض الجهات بالمساعداتالفنية تدريب موظفي الدوائرة االخرى. عقد االجتماعات التنسيقية. التركيز على المبادرات التي ليس لهااثر مالي تفعيل الموقع االلكتروني للدائرة.– تنفيذ حمالت توعوية بدور الدائرة ورسالتها. تأهيل وتدريب الموظفين تبادل المعلومات مع دول الجوار ومعالشركاء تعزيز المسؤولية .1 المجتمعية . .2 تطوير عمليات االستخبار وادارة المخاطر تأثير الخطر 5 .3 زيادة رضا الشركاء ومتلقي الخدمة الخطر احتمالية الخطر مستوى الخطر االجراءات العالجية .1 1 تنوع وتطور وسائل التهريب والتحايل والغش التجاري. 15 3 7 H 6 L تبادل المعلومات المتعلقة بأساليبالتهريب والتحايل التجاري بين الدائرة وبين وجمارك دول اإلقليم (مكتب الريلو). التوسع باستخدام أجهـــزة X-RAYفي عمليات الفحص والمعاينة التوسع باستخدام نظام التتبعااللكتروني. تدريب وتاهيل الموظفين تفعيل عمليات المراقبة وعملياتالتدقيق الالحق. متابعة قيود البيانات الغير مسددة. مخاطبة الجهات المعنية والتنسيقمعها. M دراسة اوجه منح اإلعفاءات وكيقيةضبطها توضيح اآلثار المترتبة عن قراراتاإلعفاء الربط االلكتروني -التنسيق الفعال مع تلك الجهات. الهدف اإلستراتيجي تعزيز عمليات الضبط والرقابة الجمركية الرقم .2 2 تفاوت معايير االنتقائية بين الجمارك والدوائر االخرى 3 2 6 L .3 3 نقص في بعض المصادر االستخبارية 3 2 6 L .1 تنوع وتطور وسائل التهريب والتحايل والغش التجاري. 4 12 3 H .2 نقص الكوادر البشرية المؤهلة. 3 9 3 M .3 تأخر الحكومة في تطوير التشريعات ذات العالقة بعمل الدائرة (قانون الجمارك المعدل) االوضاع االمنية والسياسية بالدول المجاورة نقص التمويل المالي 3 6 2 L تكثيف جهود دوريات المكافحة بزيادةحمالت التفتيش . تعزيز دوريات الترفيق. تقديم توصيات لتعديل التشريعات تنفيذ سياسة اإلحالل والتعاقب. تطوير وتحديث األنظمة المحوسبة. استخدام التكنولوجيا الحديثةللمساعدة في عمليات الرقابة االلكترونية. -تأهيل الموظفين بدورات متخصصة. مخاطبة الجهات ذات العالقة لتسريعاصدار التشريعات 3 9 3 M -لجنة ادارة االزمات. 3 9 3 M -البحث عن مصادر للتمويل .1 ضعف االستجابة لدى بعض الشركاء ومتلقي الخدمه النجاز االعمال. تأخر الحكومة في تطوير التشريعات ذات العالقة بعمل الدائرة نقص الكوادر البشرية المؤهلة 3 9 3 M 3 9 3 M 3 9 3 M توقيع مذكرات تفاهم مع الشركاء التنسيق مع الشركاء. مخاطبة الجهات ذات العالقة لتسريعاصدار التشريعات -تنفيذ دورات تخصصية للموظفين .4 تأخر تنفيذ العطاءات من قبل الجهات االخرى. 4 12 3 H .1 نقص الكوادر البشرية المؤهلة 4 12 3 H .2 عدم كفاية المخصصات المرصوده في الموازنه للمشلريع الراسماليه. 3 9 3 M .1 الكوارث الطبيعية والحروب 1 4 4 L التنسيق والمتابعة مع تلك الجهات. التبكير في طرح العطاءات وطلباالحتياجات. تحديد التاريخ المتوقع إلجراء العطاءمن خالل توثيقه في بطاقة المشروع ،وتزويده لمديرية الشؤون اإلدارية ومديرية الشؤون المالية. تنفيذ سياسة اإلحالل والتعاقب. تطوير وتحديث األنظمة المحوسبة. االنتداب من كادر االمن العام تأهيل الموظفين بدورات متخصصة. مخاطبة الجهات ذات العالقه لرصدالمخصصات الالزمه. تنفيذ المشاريع حسب اهميتها(االولوية) البحث عن مصادر تمويل خارجيه. -لجنة ادارة االزمات .1 .2 .3 زيادة فاعلية االداء والقدرات المؤسسية كافة االهداف تأثير الخطر تطوير التعاون مع الجهات المساندةلعمل الدائرة تطبيق مشروع النافذه الوطنية. -زيادة قاعدة المخبرين السريين .4 تعزيز االستدامة البيئية تسهيل اجراءات التخليص الجمركي الخطر احتمالية الخطر مستوى الخطر االجراءات العالجية 8 الهدف اإلستراتيجي االستراتيجية الرقم الخطر احتمالية الخطر تأثير الخطر مستوى الخطر .2 االعتصامات واالضراب عن العمل 1 3 3 VL .3 االعطال الفجائية لشبكات االتصال الوطنية و تعطل االنظمة االلكترونية التغير التكنولوجي المتسارع 1 4 4 L 1 4 4 L .5 ثقافة الواسطه والمحسوبية 2 6 3 L .4 9 االجراءات العالجية توفير شبكة احتياطية. وجود مناوبات على مدار 24ساعة. البحث عن مصادر تمويل خارجيه. مواكبة التطورات حسب االمكانياتالمتاحة. تطبيق االنظمة المحسوبة. تفعيل عمليات التدقيق والرقابهالداخلية. -تفعليات عمليات المسائله