인재개발원 엑셀 실무활용 예제1.xls ▣ 사용자 지정을 사용하여 자주 사용하는 아이콘 추가하기 행, 열 삽입과 삭제 아이콘 추가하기 ① [도구]-[사용자 지정]을 클릭한다. ② [사용자 지정] 창의 “명령” 탭을 클릭한다. ③ “명령” 탭의 왼쪽 ‘범주’에서 ‘삽입’을 선택 한 후 오른쪽 ‘명령’에서 행 아이콘 을 선택한다. ④ 행 아이콘을 마우스로 클릭한 후 ‘표준 도구모음’으로 드래그하여 놓는다. ⑤ 열 아이콘과 삭제 아이콘도 ④번 과정과 같은 방법으로 추가한다. ⑥ [사용자 지정]의 “닫기” 단추를 클릭한다. 행별로 셀 병합하기 아이콘 추가하기 ① [도구]-[사용자 지정]을 클릭한다. ② [사용자 지정] 창의 “명령” 탭을 클릭한다. ③ “명령” 탭의 왼쪽 ‘범주’에서 ‘서식’을 선택 한 후 오른쪽 ‘명령’에서 전체 병합 아이콘을 선택한다. ④ 전체 병합 아이콘을 마우스로 클릭한 후 ‘서식 도구모음’으로 드래그하여 놓는다. ⑤ [사용자 지정]의 “닫기” 단추를 클릭한다. 1 ▣ 텍스트를 숫자로 변환하기 사용 시트 : 숫자로 변경 조건 숫자처럼 보이는 텍스트 값을 계산 가능한 값으로 변경하기 숫자로 변경하기 ① 시트의 빈 셀에 숫자1을 입력한 후 복사한다. ② 숫자로 변경할 [B4:C8]을 블록 지정한 후 마우스 오른쪽을 클릭하고 단축 메뉴 중 “선택하여 붙여 넣기”를 클릭한다. ③ [선택하여 붙여 넣기] 대화상자에서 ‘값’, ‘곱하기’를 선택한 후 ‘확인’ 단추를 누른다. ▣ 화면에 보이는 셀만 복사하기 사용 시트 : 보이는셀만복사 조건 A4:D22셀의 내용 중 화면에 보여지는 부분만 복사함을 복사하기 ① A4:D22셀을 선택한 후 “Alt + ;” 을 누른다. ② 마우스 오른쪽을 클릭하고 단축 메뉴 중 ‘복사’를 선택한다 ③ 붙여 넣을 셀을 클릭한 후 마우스 오른쪽을 클릭하고 단축 메뉴 중 ‘붙여 넣기’ 를 선택한다. 2 ▣ 다섯 개의 기준으로 데이터 정렬하기 사용 시트 : 성적표 조건 평균이 높은 순으로 데이터 정렬하기 평균이 같으면 소속의 오름차순으로 소속이 같으면 인터넷, 엑셀, 워드 순서로 정렬하기 정렬 ① 데이터 위에 아무 셀이나 클릭하고 “Ctrl + *” 를 동시에 눌러 데이터 전체 를 범위 지정한다. ② [데이터]-[정렬]을 선택하고 “정렬” 창에서 첫 번째 기준을 인터넷, 두 번 째 기준을 엑셀, 세 번째 기준을 워드로 지정하고 각각의 정렬 속성을 내림차순 으로 지정하고 “확인”을 누른다. ③ 다시 [데이터]-[정렬]을 선택하고 “정렬” 창에서 첫 번째 기준을 평균, 내 림차순으로 두 번째 기준을 소속, 오름차순으로 지정하고 “확인”을 누른다. ④ 데이터들이 평균-소속-인터넷-엑셀-워드 순으로 정렬된 것을 확인할 수 있 다. 한번에 세 가지의 정렬 기준밖에 사용할 수 없으므로 역으로 정렬을 하여준다 3 ▣ 입력 데이터 제한하여 입력 오류 막기 사용 시트 : 입력데이터제한하기 조건 정수 : 정수로서 0에서 1000000 사이의 값만 입력 소수점 : 소수점으로 100보다 큰 값 입력 날짜 : 2006-1-1에서 2006-12-31사이의 데이터만 입력 시간 : 오전 9시에서 오후 6시 사이의 데이터만 입력 텍스트 길이 : 8글자 데이터만 입력 목록 : 영업부, 교육부, 총무부, 개발부만 목록으로 입력 유효성 검사 규칙 사용하기- 정수 ① B3:B16 셀을 범위 지정하고 [데이터]-[유효성 검사]를 선택한다. ② “데이터 유효성” 창의 ‘설명’ 탭에서 ‘제한 대상 – 정수, 제한방법 – 다음 값의 사이에 있음, 최소값 – 0, 최대값 – 1000000’을 지정하고 ‘확인’ 단추를 누른다. 유효성 검사 규칙 사용하기- 소수점 ① C3:C16 셀을 범위 지정하고 [데이터]-[유효성 검사]를 선택한다. ② “데이터 유효성” 창의 ‘설명’ 탭에서 ‘제한 대상 – 소수점, 제한방법 – 다음 값보다 크거나 같음, 최소값 – 100’을 지정하고 ‘확인’ 단추를 누른다. 유효성 검사 규칙 사용하기- 날짜 ① D3:D16 셀을 범위 지정하고 [데이터]-[유효성 검사]를 선택한다. ② “데이터 유효성” 창의 ‘설명’ 탭에서 ‘제한 대상 – 날짜, 제한방법 – 다음 값의 사이에 있음, 시작 날짜 – 2006-01-01, 끝 날짜 – 2006-12-31’을 지정하고 ‘확인’ 단추를 누른다. 유효성 검사 규칙 사용하기- 시간 ① E3:E16 셀을 범위 지정하고 [데이터]-[유효성 검사]를 선택한다. ② “데이터 유효성” 창의 ‘설명’ 탭에서 ‘제한 대상 – 시간, 제한방법 – 다음 값의 사이에 있음, 시작 시간 – 09:00, 종료 시간 – 18:00’를 지정하고 ‘확인’ 단추 를 누른다. 유효성 검사 규칙 사용하기- 텍스트길이 ① F3:F16 셀을 범위 지정하고 [데이터]-[유효성 검사]를 선택한다. ② “데이터 유효성” 창의 ‘설명’ 탭에서 ‘제한 대상 – 텍스트 길이, 제한방법 – 다음 값과 같음, 길이 – 8’을 지정하고 ‘확인’ 단추를 누른다. 유효성 검사 규칙 사용하기- 목록 ① G3:G16 셀을 범위 지정하고 [데이터]-[유효성 검사]를 선택한다. ② “데이터 유효성” 창의 ‘설명’ 탭에서 ‘제한 대상 – 목록, 원본 – 영업부,교육부, 총무부,개발부’를 지정하고 ‘확인’ 단추를 누른다. 4 ▣ 셀에 입력할 한글 입력 모드 미리 지정하기 사용 시트 : 한영변환 조건 [B2:B11],[D2:E11]을 한글 입력 범위 설정하기 한글 입력 모드 지정 ① 한글이 입력될 범위를 ‘Ctrl’ 키를 누른 상태로 범위 지정한다. ② [데이터]-[유효성검사]를 클릭한다. ③ [데이터 유효성] 대화상자에서 “IME” 탭을 선택하고 모드를 ‘한글’로 지정 하고 ‘확인’ 단추를 누른다. ▣ 다른 시트의 데이터들의 합 구하기 사용 시트 : 서울, 부산, 광주, 지점합계 조건 합계 : 각 지점시트에서 제품별, 월별 합계를 구함 지점 시트별 합계를 사용하여 지점시트를 구함 각 지점 시트의 제품별, 월별 합계 구하기 ① 서울, 부산, 광주 시트를 “Shift” 를 사용하여 모두 선택한다. ② B5:F17셀을 마우스로 범위 지정하고 ‘서식’ 도구모음의 ‘자동합계 누른다. ’를 ③ 그룹 지어진 시트 위에서 마우스 오른쪽을 클릭하고 ‘시트 그룹 해제’를 선택 하여 시트 그룹을 해제한다. 지점합계 시트에 지점별 합계 구하기 ① B5셀을 선택하고 ‘=’기호를 입력하고 서울 시트의 B17셀을 클릭한 후 Enter 키를 누른다. ② B6셀을 선택하고 ‘=‘기호를 입력하고 부산 시트의 B17셀을 클릭한 후 Enter 키를 누른다. ③ B7셀을 선택하고 ‘=‘기호를 입력하고 광주 시트의 B17셀을 클릭한 후 Enter 키를 누른다. ④ B5:B7셀까지 범위 지정한 후 채우기 핸들을 사용하여 E열까지 드래그하여 수식을 복사한다. ⑤ B5:F8셀을 마우스로 범위 지정하고 ‘서식’ 도구모음의 ‘자동합계 누른다 ’를 5 ▣ 번호 매기기 사용 시트 : 일련번호매기기 조건 번호(1) : 1부터 10까지 숫자가 1씩 증가하게 번호 지정하기 번호(2) : 1부터 10까지 숫자가 1씩 증가하게 번호 지정하기 (행 번호와 Row 함수 사용) 번호(3) : 병합된 셀과 병합되지 않은 셀이 혼용되어 있을 때 일련번호 매기기 (Counta 함수 사용) 번호(1) ① B3셀에 ‘1’을 입력하고 채우기 핸들과 ‘Ctrl’을 함께 누르고 B12셀까지 수식 을 복사한다. 번호(2) ① [C3:C12]셀을 선택하고 함수마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ② 함수의 범주를 ‘찾기/참조 영역’으로 지정하고 ‘ROW’ 함수를 선택하고 “확인” 단추를 클릭한다. ③ [함수 인수] 창에서 C3셀을 클릭하고 수식 입력줄의 “=ROW(C3)”의 닫는 괄호 뒤를 클릭한다. ④ 선택 범위의 첫 번째 셀의 행 번호보다 하나 작은 수인 -2를 덧 붙여 식을 “=ROW(C3)-2”로 변경한 후 ‘Ctrl’ 키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. (row함수는 클릭한 셀의 행 번호를 추출하는 함수이다.) 6 ▣ 번호 매기기 사용 시트 : 일련번호매기기 조건 번호(1) : 1부터 10까지 숫자가 1씩 증가하게 번호 지정하기 번호(2) : 1부터 10까지 숫자가 1씩 증가하게 번호 지정하기 (행 번호와 Row 함수 사용) 번호(3) : 병합된 셀과 병합되지 않은 셀이 혼용되어 있을 때 일련번호 매기기 (Counta 함수 사용) 번호(3) ① [F3:F12]셀을 선택하고 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ② 함수의 범주를 ‘통계’로 지정하고 ‘COUNTA’ 함수를 선택하고 “확인” 단추 를 클릭한다. ③ [함수 인수] 창에서 E3셀을 클릭하고 “:(콜론)”을 입력한다. ④ Value1에 “E3:E3”이 표시되면 콜론 앞의 E3을 선택하고 절대참조( F4)를 지정한다. ‘=COUNTA($E$3:E3)’ ⑤ ‘Ctrl’ 키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. (row함수는 클릭한 셀의 행 번호를 추출하는 함수이다.) 7 ▣ 하나의 셀에 입력된 값을 여러 셀로 분리하기 사용 시트 : 입력값분리 조건 텍스트 나누기를 사용하여 전화번호와 지역번호 분리하기 텍스트 나누기 ① [C2:C4]를 범위로 지정한 후 [데이터]-[텍스트 나누기]를 클릭한다. ② [텍스트 마법사] 대화상자의 ‘1단계’ 에서 ‘너비가 일정함’을 선택한 후 ‘다음’ 단추를 누른다. ③ 마법사 2단계에서 화면에서 잘라내려 하는 전화번호 사이를 마우스로 클릭 하고 ‘다음’ 단추를 누른다. ④ 마법사 3단계에서 불필요한 부분은 가져오지 않도록 설정하고 국번 부분은 ‘열 데이터 서식 – 텍스트’로 지정하고 ‘마침’ 단추를 누른다 8 ▣ 여러 셀에 분리된 값을 하나의 셀로 분리하기 사용 시트 : 입력값합치기 조건 연결 연산자를 사용하여 여러 셀로 나누어져 있는 값을 하나의 셀로 합치기 함수를 사용하여 여러 셀로 나누어져 있는 값을 하나의 셀로 합치기 텍스트 합치기 – 연결연산자 사용 ① [E2:E10]셀을 선택하고 ‘=C2 & “ ” & D2’를 입력하고 ‘Ctrl + Enter’를 누른다. 텍스트 합치기 – 함수 사용 ① [E2:E10]셀을 선택하고 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ② 함수의 범주를 ‘텍스트’로 지정하고 ‘CONCATENATE’ 함수를 선택하고 “확인” 단추를 클릭한다. ③ [함수 인수] 창에서 ‘Text1에 C3, Text2에 “ ”, Text3에 D3”을 지정하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. (concatenate함수는 각 셀의 내용을 텍스트로 합쳐 한 셀에 표시하는 함수이다. ‘=CONCATENATE(C3,“ ”,D3)’, 많은 셀의 텍스트를 연결할 때 사용하는 것이 좋음) 9 ▣ 입력한 메일(웹) 주소 하이퍼링크 적용되지 않게 하기 사용 시트 : 입력값합치기 조건 셀에 입력된 메일 주소나 웹 주소의 하이퍼링크 자동 표시 기능 없애기 링크 적용 해제 하기 ① [도구]-[자동 고침 옵션]을 클릭한다. ② [자동 고침] 대화상자의 “입력할 때 자동서식” 탭을 선택하고 ‘인터넷과 네트 워크 경로를 하이퍼링크로 설정’ 항목의 체크를 해제하고 “확인” 단추를 누른 다. ▣ 병합하지 않고 입력 값을 여러 열의 가운데 정렬하기 ① 가운데 정렬하고자 하는 범위를 모두 선택한다 ② 마우스 오른쪽을 클릭하고 단축 메뉴 중 “셀 서식”을 클릭한다. ③ [셀 서식] 창에서 “맞춤” 탭을 선택한다. ④ ‘가로 – 선택 영영 가운데로’를 선택하고 “확인” 단추를 클릭한다. 10 ▣ 조건부 서식 사용하여 그룹 구분 선 자동 삽입하기 사용 시트 : 자동구분선 조건부 서식 사용하기 ① 조건을 설정할 셀 범위[A2:B16]를 선택한다. ② [서식]-[조건부 서식]을 선택한다. ③ [조건부 서식] 창이 나타나면 ‘조건-수식, ‘=$A2<>$A3’을 지정하고 “서식” 단추를 클릭한다. ④ “셀 서식” 창의 ‘테두리’ 탭을 선택하고 원하는 선 색과 스타일을 지정하고 아래쪽 선을 클릭한 후 “확인” 단추를 클릭한다. ⑤ [조건부 서식] 창에서 다시 “확인” 단추를 클릭한다. 11 ▣ 조건부 서식 사용하여 그룹 구분 선 자동 삽입하기 사용 시트 : 테두리선 조건부 서식 사용하기 ① 조건을 설정할 셀 범위[A2:G40]을 선택한다. ② [서식]-[조건부 서식]을 선택한다. ③ [조건부 서식] 창이 나타나면 ‘조건-수식, ‘ =$A2<>“” ’을 지정하고 “서식” 단추를 클릭한다. ④ “셀 서식” 창의 ‘테두리’ 탭을 선택하고 윤곽선을 클릭한 후 “확인” 단추를 클릭한다. ⑤ [조건부 서식] 창에서 다시 “확인” 단추를 클릭한다. 12 ▣ 문자열 추출함수인 LEFT와 MID함수를 사용하여 출장비 산출 내역 작성하기 사용 시트 : 출장비산출내역서 조건 숙박비 : 기간(D5:D11) 데이터를 사용하며 하루 숙박비를 40000원으로 계산함 교통비 : 기간(D5:D11) 데이터를 사용하며 1일 교통비를 25000원으로 계산함 출장영업비 : 기간(D5:D11) 데이터를 사용하며 1일 영업비를 50000원으로 계산함 합계 : ‘숙박비’, ‘교통비’, ‘출장영업비’에 대한 개인별 합계와 항목별 합계를 구함 숙박비 ① 숙박비는 LEFT함수를 사용하여 출장 기간 셀의 왼쪽 첫 번째 위치에 있는 글자를 추출하여 1일 숙박비 40000원을 곱하여 계산하여야 한다. ② [E5:E11] 셀을 선택하고 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ③ 함수의 범주를 ‘텍스트’로 지정하고 ‘LEFT’ 함수를 선택하고 “확인” 단추를 클릭한다. ④ [함수 인수] 창에서 ‘Text에 D5, Num_chars에 1”을 지정하고 수식 입력줄 의 식의 맨 뒤를 클릭한 후 *40000을 입력하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 “확인” 단추 를 클릭한다. ( ‘=LEFT(D5,1)*40000 ’) 교통비 ① 교통비는 MID함수를 사용하여 출장 기간 셀의 세 번째 위치에 있는 글자를 추출하여 1일 교통비 25000원을 곱하여 계산하여야 한다. ② [F5:F11] 셀을 선택하고 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ③ 함수의 범주를 ‘텍스트’로 지정하고 ‘MID’ 함수를 선택하고 “확인” 단추를 클릭한다. ④ [함수 인수] 창에서 ‘Text에 D5, Start_num에 3, Num_chars에 1”을 지정 하고 수식 입력줄의 식의 맨 뒤를 클릭한 후 *25000을 입력하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. ( ‘=mid(D5,3,1)*25000 ’) 13 ▣ 문자열 추출함수인 LEFT와 MID함수를 사용하여 출장비 산출 내역 작성하기 출장영업비 ① 출장영업비는 MID함수를 사용하여 출장 기간 셀의 세 번째 위치에 있는 글자를 추출하여 1일 영업비 50000원을 곱하여 계산하여야 한다. ② [G5:G11] 셀을 선택하고 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ③ 함수의 범주를 ‘텍스트’로 지정하고 ‘MID’ 함수를 선택하고 “확인” 단추를 클릭한다. ④ [함수 인수] 창에서 ‘Text에 D5, Start_num에 3, Num_chars에 1”을 지정 하고 수식 입력줄의 식의 맨 뒤를 클릭한 후 *50000을 입력하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. ( ‘=mid(D5,3,1)*50000 ’) 합계 ① [E5:H12]셀을 범위로 지정하고 ‘서식’ 도구 모음에서 ‘자동 합계 클릭한다. ’를 서식 변경 금액에 해당하는 데이터들인 [E5:H12]셀은 통화기호가 표시되도록 지정한다. ▣ 텍스트와 함께 입력된 숫자 계산하기 사용시트 : 텍스트입력숫자계산 조건 셀에 숫자와 텍스트가 함께 있을 때 함수를 사용하여 계산하기 금일합계 ① E1셀을 클릭하고 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ② 함수의 범주를 ‘수학삼각’ 로 지정하고 ‘SUMPRODUCT’ 함수를 선택하고 “확인” 단추를 클릭한다. ③ [함수 인수] 창에 Array1이 선택된 상태에서 함수추가를 사용하여 ‘범주 텍스트, 함수 – SUBSTITUTE’를 선택하고 “확인” 단추를 클릭한다. ④ [함수 인수] 창에서 ‘Text에 B2:B11, Old_text에 “EA”, New_text에 “” ’를 지정하고 수식 입력줄의 맨 뒤를 클릭한다. ⑤ [함수 인수] 창에서 Array1의 맨 뒤를 클릭하고 *1을 입력하고 “확인” 단추 를 클릭한다. (‘=SUMPRODUCT(SUBSTITUTE(B2:B11,”EA”, ””)*1)’) (SUBSTITUTE : 특정 문자를 다른 문자로 변경하는 함수, SUMPRODUCT : 범위의 대응되는 값끼리 곱해서 그 합을 구하는 함수) 14 ▣ 두 시간 값이 차이 계산하기 사용 시트 : 시간차이계산 조건 시간만 입력되어 있는 셀들을 함수를 사용하여 시간차 구하기 ① [D2:D10]셀을 선택하고 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ② 함수의 범주를 ‘논리’ 로 지정하고 ‘IF’ 함수를 선택하고 “확인” 단추를 클릭 한다. ③ [함수 인수] 창에 ‘Logical_test에 B2>C2, Value_if_true에 1+C2-B2, Value_if_false에 C2-B2’를 입력하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. (‘=IF(B2>C2, 1+C2-B2, C2-B2)’)를 입력하고 ‘Enter’를 누른다. (퇴근시간이 출근시간 앞이라면 퇴근시간에 1을 더한 다음 출근시간을 뺀다) ▣ 24시간 초과 시간 표시하기 사용 시트 : 24시간초과 조건 셀 서식을 사용하여 24시간이 넘는 시간을 표시하기 시간 표시 ① [D2:D7] 셀을 범위 지정한 후 마우스 오른쪽을 클릭하여 단축 메뉴 중 ‘셀 서식’을 클릭한다. ② [셀 서식] 대화상자의 ‘표시 형식’ 탭에서 ‘범주-사용자지정’을 선택한다. ③ 형식에 ‘[h]:mm’을 입력하고 ‘확인’ 단추를 누른다. (시(時)만 표시 하려면 형식에 [h]만 입력함) 15 예제2.xls ▣ 절대참조, Round 함수를 사용하여 연월차 휴가 연말 정산표 작성하기 사용 시트 : 휴가비보상 조건 연차일수 : 현재연도에서 입사 연도를 빼서 근속연수를 구한 후 1년이 지난 뒤부터 10일의 연차 휴가를 주도록 구함 합계 : 연차일수 와 월차일수의 합을 구함 미사용 : 합계에서 사용일수를 빼서 구함 휴가정산 : 월 평균임금을 25로 나눈 후 연월차 미사용 일수를 곱하여 사용 하지 않은 휴가를 임금으로 계산하고 반올림하여 십의 자리까지 값만 구함 셀 서식 변경 ① A4셀과 입사연도 데이터인 C6:C12셀까지 범위를 지정한다. ② 셀 위에서 마우스 오른쪽을 클릭하고 ‘셀 서식’을 선택한다. ③ ‘셀 서식’ 대화상자의 ‘표시형식’ 탭에서 ‘범주’-‘사용자 지정’의 ‘형식’ 입력 상자의 ‘G/표준’을 선택하고 “년”을 입력한 후 ‘확인’을 클릭한다. 연차일수 계산 ① F6셀을 선택한 후 =A4를 입력한 후 ‘F4’ 키를 눌러 현재연도의 값을 절대 참조 한 후 나머지 식 (=$A$4-C6-1+10)을 입력한 후 ‘Enter’ 를 누른다. ② F6셀을 선택하고 계산 결과를 채우기 핸들을 사용하여 F12셀까지 드래그 하여 수식 복사한다. 합계 계산 ① 마우스로 F6:G12셀을 범위로 지정하고 ‘서식’ 도구 모음에서 ‘자동 합계 ’를 클릭한다. 미사용 계산 ① J6셀을 선택하고 ‘=H6-I6’을 입력한 후 ‘Enter’ 를 누른다. ② J6셀을 선택하고 계산 결과를 채우기 핸들을 사용하여 J12셀까지 드래그하여 수식 복사한다. 16 ▣ 절대참조, Round 함수를 사용하여 연월차 휴가 연말 정산표 작성하기 사용 시트 : 휴가비보상 휴가정산 계산 ① [K6:K12]셀을 선택한 후 소수 첫째 자리에서 반올림을 하여야 하므로 Round 함수를 사용하여야 하므로 수식 입력줄 앞의 ‘fx’ 를 눌러 함수마법사 를 실행한다. ② 함수마법사 창에서 ‘범주’를 ‘수학삼각’으로 변경하고 목록 중에서 Round를 선택한다 . ③ [함수 인수] 창의 ‘Number에 J6*E6/25, num_digits 에 -1’을 입력하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. 17 ▣ Datedif 함수를 사용하여 근속기간 작성하기 사용 시트 : 근속기간구하기 조건 년, 월, 일, 총일수 : 오늘날짜와 입사일을 사용하여 구함 근속 년수 계산 ① [D6:D15]셀을 선택한 후 ‘=DATEDIF(C6,TODAY(),"y") ‘를 입력하고 ‘Ctrl’ 키를 누른 채 Enter를 누른다. 근속 월수 계산 ① [E6:E15]셀을 선택한 후 ‘=DATEDIF(C6,TODAY(),"ym") ‘를 입력하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 Enter를 누른다. 근속 일수 계산 ① [F6:F15]셀을 선택한 후 ‘=DATEDIF(C6,TODAY(),"md") ‘를 입력하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 Enter를 누른다. 총 일수 계산 ① [G6:G15]셀을 선택한 후 ‘=DATEDIF(C6,TODAY(),"d") ‘를 입력하고 ‘Ctrl’ 키를 누른 채 Enter를 누른다. • 형식 : DATEDIF(시작일, 종료일, “기간”) • 기간 : 총년수 – “Y” / 총월수 – “M” / 총일수 – “d” / 개월 – “ym” / 일 – “md” 18 ▣ Datedif, Vlookup 함수를 사용하여 연령, 기본 보험료, 보험료 총액 작성하기 사용 시트 : 보험료설계 조건 연령 : 오늘날짜와 생년월일을 사용하여 구함 기본 보험료 : 연령과 암보혐료책정표를 사용하여 구함 보험료 총액 : 기본 보험료에 특약을 더하여 구함 연령 계산 ① [C14:C20] 셀을 선택한 후 ‘=DATEDIF(B14,TODAY(),"y") ‘를 입력하고 ‘Ctrl’ 키를 누른 채 Enter를 누른다. 기본 보혐료 계산 ① [D14:D20] 셀을 선택한 후 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ② 함수마법사 창에서 ‘범주’를 ‘찾기/참조 영역’으로 변경하고 목록 중에서 VLOOKUP 함수를 선택한다 . ③ [함수 인수] 창의 ‘Lookup_value에 C14, Table_array 에 $A$3:$B$9, Col_index_num에 2’를 입력하고 ‘Ctrl’키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. (‘=VLOOKUP(C14,$A$3:$B$9,2)’) ( ‘암 보험료 책정표’을 참조하여 C14:C20 각 셀의 연령이 포함되는 범위의 기본 보험료를 표시함 ) 보험료 총액 계산 ① D14:H20 까지 범위 지정한 후 ‘서식’ 도구모음의 ‘자동합계 ’를 누른다. 19 ▣ 주민등록번호 서식변경하기 사용 시트 : 주민번호 조건 주민번호에서 앞의 4자리만 보여지고 나머지는 *표시가 되도록 함 서식변경 ① D열을 선택한 후 마우스 오른쪽 단추를 눌러 ‘셀 서식’을 선택한다. ② "셀 서식" 대화상자의 '표시형식' 탭의 '사용자 지정'을 선택한다. ③ '사용자 지정'의 형식 입력란에 '0000,,,**'입력 후 '확인'을 누른다. ▣ 주민등록번호 수식 입력줄에 나타나지 않게 하기 사용 시트 : 주민번호1 조건 주민번호가 들어간 셀을 선택하여도 수식 입력줄에 나타나지 않게 함 시트보호 ① D열을 선택한 후 마우스 오른쪽 단추를 눌러 ‘셀 서식’을 선택한다. ② "셀 서식" 대화상자의 ‘보호' 탭의 ‘숨김'을 체크하고 ‘확인’을 누른다. ③ [도구]-[보호]-[시트보호]를 선택한다. ④ “시트보호” 창에서 암호를 입력하고 ‘확인’을 누른다. 20 ▣ 고급 필터로 추출된 데이터 다른 시트에 복사하기 사용 시트 : 고급필터, 필터결과 조건 ‘고급필터’시트에 있는 공급업체를 ‘필터결과’시트에 나타내기 공급업체 명단 필터 하기 ①‘필터결과’ 시트의 A1셀을 클릭한 후 [데이터]-[필터]-[고급필터]를 클릭한다. ② [고급필터] 대화상자에서 ‘결과-다른 장소에 복사’, ‘목록범위:고급필터!$B$1:$B$11’, ‘복사위치 : A1’,‘동일한 레코드는 하나만’을 지정하고 ‘확인’ 단추를 클릭한다. ▣ 정렬과 부분합을 사용하여 직급별로 실수령액의 최대값과 평균 구하기 사용 시트 : 부분합 조건 직급 : 부장 – 과장 – 대리 - 주임 – 사원 순으로 사용자 정의 정렬함 부분합 : 직급별로 실수령액의 최대값과 평균을 구함 직급 정렬 ① [도구]-[옵션]-[사용자 지정 목록] 탭을 선택하고 목록항목의 입력란에 부장,과장,대리,주임,사원을 입력하고 ‘추가’ 단추를 누른 후 ‘확인’을 누른다. ② A3:G17셀을 범위 지정한 후 [데이터]-[정렬]을 선택한다. ③ “정렬” 창에서 첫째 기준을 직급으로 지정하고 ‘옵션’ 단추를 누른다. ④ “정렬 옵션” 창에서 ‘사용자 지정 정렬 순서’를 위에서 추가한 순서로 변경한 후 ‘확인’ 단추를 누른다. ⑤ “정렬” 창에서 ‘확인’ 단추를 누른다 부분합 ① A3:G17셀을 범위 지정한 후 [데이터]-[부분합]을 선택한다. ② “부분합” 창에서 ‘그룹화 할 항목 – 직급, 사용할 함수 – 평균, 부분합 계산 항목 – 실수령액’을 지정하고 ‘확인’을 누른다. ③ 다시 [데이터]-[부분합]을 선택한다. ④ “부분합” 창에서 ‘그룹화 할 항목 – 직급, 사용할 함수 – 최대값, 부분합 계산 항목 – 실수령액’을 지정하고 ‘새로운 값으로 대치’에 선택을 해제한 후 ‘확인’ 을 누른다. 21 ▣ 목표값을 사용하여 매출액을 높이려면 수량을 어떻게 변경해야 하는지 구하기 사용 시트 : 가전제품판매현황 조건 모델명이 S103인 김치 냉장고의 매출액이 7,360,000원인데 매출액이 10,000,000원이 되면 수량은 8개에서 몇 개로 변경되는지 목표값으로 알아봄 목표값 ① S103의 매출액인 G6셀을 선택하고 [도구]-[목표값 찾기]를 선택한다. ② “목표값 찾기” 창에서 ‘찾는 값 – 10000000, 값을 바꿀 셀 – F6’을 지정하고 ‘확인’을 누른다. ③ 시트의 F6셀과 G6셀의 값이 변경되었으며 이를 적용하려면 “목표값 찾기 상태” 창에서 ‘확인’을 누르면 된다. ▣ 시나리오를 사용하여 CPU원가 변화에 따른 공급가, 부가세, 실판매가 변화 구하기 사용 시트 : 가격분석 조건 시나리오 : CPU원가 변화에 따른 공급가, 부가세, 실판매가 변화를 구함 시나리오 ① C4셀을 선택한 후 [도구]-[시나리오]를 선택한다. ② “시나리오 관리자” 창에서 ‘추가’ 단추를 누른다. ③ “시나리오 추가” 창에서 ‘시나리오 이름-변경1’을 지정하고 ‘확인’ 단추를 누른다. ④ “시나리오 값” 창에서 ‘변경 값 - 380000’를 입력하고 ‘추가’ 단추를 누른다. ⑤ 다시 “시나리오 추가” 창이 나오면 ‘시나리오 이름-변경2’를 지정하고 ‘확인’ 단추를 누르고 ‘변경 값 – 400000’을 입력하고 ‘추가’ 단추를 누른다. 같은 방법으로 ‘변경3 , 변경 값- 420000’을 추가한다. ⑥ “시나리오 관리자” 창에서 ‘요약’ 단추를 누른다 ⑦ “시나리오 요약” 창에서 ‘결과 셀 – F4’를 지정하고 ‘확인’ 단추를 누른다. ▣ 데이터 통합 기능을 사용하여 사원별 인사점수와 포상현황 구하기 사용 시트 : 인사고가 조건 인사고과표와 포상표를 이용하여 사원별 인사점수와 포상현황을 구함 통합 ① G16:I27 셀을 범위 지정하고 [데이터]-[통합]을 선택한다. ② “통합” 창에서 참조 범위 지정란을 클릭하고 B2:H13셀을 범위 지정하고 ‘추가’를 누른다. ③ 다시 참조 범위 지정란에 B16:E27셀을 범위 지정하고 ‘추가’를 누른다. ④ “통합” 창에서 ‘사용할 레이블 - 첫 행, 왼쪽 열’에 체크한 후 ‘확인’을 누른다. (이름의 순서가 다르고 필드명이 다르기 때문에 G16:I27의 필드명과 동일한 데이터들의 계산을 위해 반드시 ‘첫 행’과 ‘왼쪽 열’을 선택하여야 함) 22 ▣ 피벗테이블을 사용하여 정형외과를 이용하는 여성 환자들의 진료비 합계 구하기 사용 시트 : 병원기록카드 조건 피벗테이블 : 진료과목 중 정형외과를 이용한 여성 환자들의 진료비 합계를 구함 피벗테이블 ① A3:H16셀을 범위 지정한 후 [데이터]-[피벗테이블/피벗차트 보고서]를 선택한다. ② “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 3단계 중1단계” 창에서 ‘다음’을 누른다. ③ “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 3단계 중2단계” 창에서 ‘다음’을 누른다. ④ “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 3단계 중3단계” 창에서 ‘레이아웃’을 누른다. ⑤ “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 레이아웃” 창에서 오른쪽의 필드 중 ‘진료 과목 – 페이지, 환자성명 -행, 성별 – 열, 진료비 - 데이터’에 각각 드래그하여 위치시키고 ‘확인’을 누른다. ⑥ “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 3단계 중3단계” 창에서 ‘마침’을 누른다. ⑦ 추가된 시트에서 ‘진료과목 – 정형외과, 성별 -여’로 지정한다. ▣ 피벗테이블을 사용하여 연령대별 진료과목의 진료비 평균 구하기 사용 시트 : 병원기록카드1 조건 피벗테이블 : 각 진료과목의 연령대별 진료비 합계를 구함 피벗테이블 ① A3:H16셀을 범위 지정한 후 [데이터]-[피벗테이블/피벗차트 보고서]를 선택한다. ② “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 3단계 중1단계” 창에서 ‘다음’을 누른다. ③ “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 3단계 중2단계” 창에서 ‘다음’을 누른다. ④ “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 3단계 중3단계” 창에서 ‘레이아웃’을 누른다. ⑤ “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 레이아웃” 창에서 오른쪽의 필드 중 ‘나이 - 행, 진료과목 – 열, 진료비 - 데이터’에 각각 드래그하여 위치시키고 ‘진료비’를 평균으로 변경한 후 ‘확인’을 누른다. ⑥ “피벗테이블/피벗차트 마법사 – 3단계 중3단계” 창에서 ‘마침’을 누른다. ⑦ 추가된 시트에서 행 필드명 ‘나이’에서 마우스 오른쪽을 누르고 ‘그룹 및 하위수준 – 그룹’을 선택한다. ⑧ “그룹화” 창에서 ‘시작 – 1, 끝 – 80, 단위 – 20’을 지정하고 ‘확인’을 누른다 ⑨ B5:E9셀을 범위 지정한 후 천 단위 구분기호를 지정한다. 23 ▣ If함수와 수식을 사용하여 기본급, 성과수당, 세금, 지급수당 구하고 차트 만들기 사용 시트 : 인센티브지급 조건 기본급, 성과수당 : 근무년수와 기본급 지급표, 판매수량과 성과수당 지급표를 참고하여 구함. 세금 : 기본급과 성과수당의 합에 10% 지급수당 : 기본급과 성과수당의 합에서 세금을 빼서 구함 인센티브 지급 차트 : 성과수당, 기본급, 지급수당, 사원번호를 사용하여 작성함 기본급 ① [C10:C16]셀을 선택한 후 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ② 함수마법사 창에서 ‘범주’를 ‘조건’으로 변경하고 목록 중에서 IF 함수를 선택한다 . ③ [함수 인수] 창의 ‘Logical_test에 B10>=7, Value_if_true에 320000’을 입력하고 ‘Value_if_false’ 입력란을 클릭하고 IF함수를 추가한다. ④ [함수 인수] 창의 ‘Logical_test에 B10>=3, Value_if_true에 250000’을 입력하고 ‘Value_if_false’ 입력란을 클릭하고 IF함수를 추가한다.’‘Ctrl’ 키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. ⑤ [함수 인수] 창의 ‘Logical_test에 B10>=2, Value_if_true에 150000, Value_if_false에 120000’을 입력하고 ‘Ctrl’ 키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. (‘=IF(B10>=7,320000,IF(B10>=3,250000,IF(B10>=2,150000,120000)))’) 성과수당 ① [E10:E16]셀을 선택한 후 함수 마법사 아이콘(fx)을 클릭한다. ② 함수마법사 창에서 ‘범주’를 ‘조건’으로 변경하고 목록 중에서 IF 함수를 선택한다 . ③ [함수 인수] 창의 ‘Logical_test에 D10>=77, Value_if_true에 900000’을 입력하고 ‘Value_if_false’ 입력란을 클릭하고 IF함수를 추가한다. ④ [함수 인수] 창의 ‘Logical_test에 D10>=45, Value_if_true에 700000’을 입력하고 ‘Value_if_false’ 입력란을 클릭하고 IF함수를 추가한다.’‘Ctrl’ 키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. ⑤ [함수 인수] 창의 ‘Logical_test에 D10>=15, Value_if_true에 350000, Value_if_false에 200000’을 입력하고 ‘Ctrl’ 키를 누른 채 “확인” 단추를 클릭한다. (‘=IF(D10>=77,900000,IF(D10>=45,700000,IF(D10>=15,350000,200000)))’) 24 ▣ If함수와 수식을 사용하여 기본급, 성과수당, 세금, 지급수당 구하고 차트 만들기 사용 시트 : 인센티브지급 세금 ① [F10:F16]셀을 선택한 후 ‘=(C10+E10)*10%’ 를 입력한 후 ‘Ctrl’키를 누른 채 Enter를 누른다. 지급수당 ① [G10:G16]셀을 선택한 후 ‘=C10+E10-F10’ 를 입력한 후 ‘Ctrl’ 키를 누른 채 Enter를 누른다. 25 ▣ If함수와 수식을 사용하여 기본급, 성과수당, 세금, 지급수당 구하고 차트 만들기 차트 만들기 ① A9:A16, C9:C16, E9:E16, G9:G16셀을 다중 선택한 후 ‘표준’ 도구 모음의 ‘차트 마법사 ’를 선택한다 ② “차트 마법사 – 4단계 중 1단계 –차트 종류”에서 ‘누적세로막대형’을 선택 하고 ‘다음’을 누른다. ③ “차트 마법사 – 4단계 중 2단계 –차트 원본 데이터”에서 ‘다음’을 누른다. ④ “차트 마법사 – 4단계 중 3단계 –차트 옵션”에서 ‘차트 제목 – 인센티브 지급, X(항목) 축 – 사원번호’를 입력하고 ‘다음’을 누른다. ⑤ “차트 마법사 – 4단계 중 4단계 –차트 위치”에서 ‘새로운 시트로 – 인센티브 차트’ 지정하고 ‘마침’을 누른다 ⑥ ‘지급수당’ 계열에서 마우스 오른쪽을 누르고 ‘차트 종류’를 선택하여 차트의 종류를 꺽은선형으로 변경하고 ‘확인’을 누른다. ⑦ ‘지급수당’ 계열에서 마우스 오른쪽을 누르고 ‘데이터 계열 서식’을 선택하고 ‘무늬’ 탭에서 선 색, 표식, 표식 색을 변경하고 ‘데이터 레이블’ 탭에서 ‘값’에 체크한 후 ‘확인’을 누른다. ⑧ ‘성과수당’ 계열에서 마우스 오른쪽을 누르고 ‘데이터 계열 서식’을 선택하고 ‘무늬’ 탭에서 영역의 색을 바꾸고 ‘확인’을 누른다. ⑨ ‘Y’축에서 마우스 오른쪽을 누르고 ‘축 서식’을 선택하고 ‘눈금’ 탭에서 ‘최대값 – 1500000, 주눈금 – 500000’으로 변경하고 ‘확인’을 누른다. ⑩ 제목에서 마우스 오른쪽을 누르고 ‘제목 서식’을 선택하고 ‘글꼴’ 탭에서 크기를 18로 변경한 후 ‘확인’을 누른다 ⑪ ‘X”축 제목에서 마우스 오른쪽을 누르고 ‘축 제목 서식’을 선택하고 ‘글꼴’ 탭에서 크기를 14로 변경한 후 ‘확인’을 누른다. ⑫ 범례를 클릭하여 약간 위로 이동한다. 26 ▣ 엑셀 백업 파일 작성 백업 파일 생성을 원하는 파일을 열고 [파일]-[다른 이름으로 저장]을 클릭한다. [다른 이름으로 저장] 대화상자가 열리면 대화상자 우측 상단의 ‘도구’ 탭을 클릭 하고 ‘저장옵션(G)’ 을 클릭한다. [저장 옵션] 대화상자의 ‘백업 파일 항상 만들기’ 항목을 체크하고 [확인] 단추 누른다. [저장] 단추를 클릭하고 기존 파일에 덮어 쓸 것인지 묻는 메시지가 나타나면 <예>단추를 누른다 이와 같은 설정을 모두 마치면 ‘원 파일명의 백업.xlk' 파일이 생성된다. 27 ▣ 데이터를 웹에서 실시간으로 가져오기 [데이터]-[외부 데이터 가져오기]-[새 웹 쿼리]를 클릭한다. [새 웹 쿼리] 창에서 ‘주소(D) - http://bank.naver.com/index/exchange.nhn’를 입력하고 “이동” 단추를 클릭한다. 화면의 ‘환율 조회’ 표의 체크 박스를 체크한 다음 “가져오기” 단추를 클릭한다. [데이터 가져오기] 창에서 환율이 입력될 셀 주소를 지정하고 “확인” 단추를 클릭한다. 환율 데이터가 워크 시트에 표시되면 파일을 열 때마다 자동으로 웹 데이터가 갱신되도록 지정한다. 환율 데이터 범위 안의 아무 셀이나 선택하고 마우스 오른쪽 단추를 클릭하고 ‘데이터 범위 속성’ 메뉴를 선택한다. [외부 데이터 범위 속성] 창에서 ‘파일을 열 때마다 새로 고침’ 항목을 체크하고 “확인” 단추를 클릭한다. 28