Machine Translated by Google
Mục 2
Bài 2
Xác định các đơn vị tổ chức trong
Tạp vụ
MỤC TIÊU BÀI HỌC
Sau khi hoàn thành bài học này, bạn sẽ có thể:
Giải thích cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với quy trình mua sắm
Tổng quan về các đơn vị tổ chức trong mua sắm và quản lý hàng tồn kho
Các đơn vị tổ chức trong hệ thống SAP đại diện cho cấu trúc của một công ty. Nói cách khác, chúng
tương ứng với các đơn vị pháp lý và/hoặc tổ chức của một doanh nghiệp. SAP cung cấp các đơn
vị tổ chức cho tất cả các lĩnh vực trong công ty của bạn (chẳng hạn như kế toán, mua hàng,
sản xuất và kho bãi). Chúng tôi sẽ tập trung vào các yếu tố có liên quan đến việc mua hàng và quản lý
hàng tồn kho.
SAP S/4HANA sử dụng hai đơn vị tổ chức được thiết kế dành riêng cho việc lập bản đồ quy trình mua
hàng: tổ chức mua hàng và nhóm mua hàng.
Các đơn vị tổ chức khác, chẳng hạn như mã công ty hoặc nhà máy, thuộc về các khu vực khác hoặc cũng
được sử dụng trong các quy trình bổ sung chứ không chỉ trong mua sắm bên ngoài.
Các đơn vị tổ chức được phác thảo trong hình là những đơn vị quan trọng nhất đối với các quy trình
mua sắm trong hệ thống.
Các cấp độ tổ chức được xác định và phân công trong việc tùy chỉnh cấu trúc doanh nghiệp.
© Bản quyền. Đã đăng ký Bản quyền.
21
Machine Translated by Google
Bài 2: Quy trình và Cấu trúc Doanh nghiệp trong Mua sắm
Hình 17: Các cấp độ tổ chức trong quy trình đấu thầu
Khách hàng
Máy khách là một đơn vị trong hệ thống SAP độc lập cả về mặt pháp lý và tổ chức, đồng thời được thể hiện dưới
dạng các bản ghi chính riêng biệt và một bộ bảng độc lập. Ví dụ: khách hàng có thể đại diện cho một nhóm công
ty.
Máy khách là cấp độ phân cấp cao nhất trong hệ thống SAP. Thông số kỹ thuật hoặc dữ liệu mà bạn tạo và nhập ở
cấp độ này áp dụng cho tất cả các mã công ty và các đơn vị tổ chức khác.
Do đó, bạn không phải nhập các thông số kỹ thuật và dữ liệu ở cấp độ máy khách nhiều lần vào hệ thống. Điều
này đảm bảo trạng thái dữ liệu thống nhất.
Ủy quyền truy cập được chỉ định trên cơ sở khách hàng cụ thể. Một bản ghi chính người dùng riêng biệt phải được
tạo giữa mỗi người dùng và máy khách. Nếu trường Máy khách chưa được điền trước, mỗi người dùng phải chỉ
định khóa máy khách khi đăng nhập vào hệ thống SAP. Tất cả đầu vào của người dùng được lưu trữ, xử lý
và đánh giá trên cơ sở dành riêng cho khách hàng.
Một khách hàng được xác định duy nhất trong hệ thống bằng một phím số gồm ba chữ số.
Ma cong ty
Mã công ty là đơn vị tổ chức nhỏ nhất trong hệ thống kế toán bên ngoài mà hệ thống sổ sách kế toán hoàn
chỉnh, độc lập có thể được duy trì.
Mã công ty đại diện cho một đơn vị độc lập tạo báo cáo tài chính của riêng mình, chẳng hạn như một công ty
trong nhóm công ty (khách hàng). Bạn có thể thiết lập một số mã công ty cho cùng một khách hàng để giữ các
bộ tài khoản riêng biệt.
Mã công ty được xác định trong hệ thống bằng khóa gồm bốn ký tự chữ và số duy nhất trong ứng dụng khách.
Thực vật
Nhà máy là một đơn vị tổ chức trong lĩnh vực hậu cần chia nhỏ doanh nghiệp theo quan điểm sản xuất, thu
mua, bảo trì nhà máy và lập kế hoạch nguyên vật liệu.
Một nhà máy có thể đại diện cho nhiều thực thể khác nhau trong một công ty, chẳng hạn như:
© Bản quyền. Đã đăng ký Bản quyền.
22
Machine Translated by Google
Bài học: Xác định các đơn vị tổ chức trong mua sắm
Cơ sở sản xuất
Văn phòng bán hàng khu vực
Trụ sở công ty
vị trí bảo trì
Một nhà máy được xác định trong hệ thống bằng một khóa chữ và số gồm bốn ký tự duy nhất cho nó trong máy
khách.
Khu vực lưu trữ
Vị trí lưu trữ là một đơn vị tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân biệt các kho nguyên vật
liệu trong nhà máy. Quản lý hàng tồn kho trên cơ sở số lượng được thực hiện trong nhà máy ở cấp địa
điểm lưu trữ. Việc kiểm kê vật chất cũng được thực hiện ở cấp độ này.
Một vị trí lưu trữ được xác định bởi một khóa gồm bốn ký tự chữ và số. Chìa khóa là duy nhất trong một
nhà máy.
Cấu trúc doanh nghiệp
Hình 18: Các cấp độ tổ chức trong quản lý hàng tồn kho
Cơ cấu doanh nghiệp được tạo ra bởi sự phân công các cấp tổ chức cho nhau.
Do đó, một khách hàng có thể chứa một số mã công ty và mã công ty có thể chứa một số nhà máy. Tuy
nhiên, một nhà máy chỉ có thể thuộc về một mã công ty.
Lưu
ý: Vì khóa của một nhà máy là duy nhất trong một máy khách và một nhà máy chỉ có thể thuộc
về một mã công ty, bằng cách chỉ định nhà máy, bạn đồng thời chỉ định mã công ty.
Một số địa điểm lưu trữ có thể được chỉ định cho một nhà máy, nhưng một địa điểm lưu trữ cụ thể chỉ
có thể thuộc về một nhà máy. Vị trí lưu trữ được xác định đặc biệt cho một nhà máy và do đó được
chỉ định cho nhà máy này. Chìa khóa của một vị trí lưu trữ chỉ cần là duy nhất trong một nhà máy. Ở trong
© Bản quyền. Đã đăng ký Bản quyền.
23
Machine Translated by Google
Bài 2: Quy trình và Cấu trúc Doanh nghiệp trong Mua sắm
một khách hàng, cùng một khóa có thể được sử dụng cho các vị trí lưu trữ khác nhau, vì khi bạn
chỉ định một vị trí lưu trữ, bạn luôn phải chỉ định nhà máy.
Đơn vị tổ chức trong mua hàng
Nhóm mua hàng và Tổ chức mua hàng
Nhóm mua hàng là chìa khóa để đại diện cho người mua hoặc nhóm người mua chịu trách nhiệm về
các hoạt động mua hàng nhất định. Nhóm mua hàng chịu trách nhiệm nội bộ về việc mua sắm vật liệu
hoặc loại vật liệu. Bên ngoài, nhóm mua hàng cung cấp người liên hệ cho các nhà cung cấp. Nhóm
mua hàng không được liên kết với các đơn vị khác trong cấu trúc công ty.
Một tổ chức mua hàng là một đơn vị tổ chức trong lĩnh vực hậu cần chia nhỏ doanh nghiệp
theo các yêu cầu mua hàng. Một tổ chức mua hàng mua nguyên vật liệu hoặc dịch vụ, đàm phán các
điều kiện mua hàng với các nhà cung cấp và chịu trách nhiệm về các giao dịch này.
Việc tích hợp tổ chức mua hàng vào cơ cấu công ty được thực hiện bằng cách chỉ định một tổ chức
mua hàng để:
Một mã công ty (không bắt buộc)
Một hoặc nhiều cây
Bạn có thể sử dụng các bài tập tương ứng để cho biết việc mua hàng được tổ chức tập trung
hay không tập trung trong công ty của bạn.
Nếu một tổ chức thu mua hoạt động trên các mã công ty (mua hàng chiến lược, phi tập trung),
thì không có sự phân công giữa mã công ty và tổ chức mua hàng. Trong trường hợp này, các nhà máy
từ tất cả các mã công ty có thể được sử dụng cho nhiệm vụ "tổ chức mua hàng để trồng".
Tuy nhiên, nếu một tổ chức thu mua được gán cho một mã công ty, thì chỉ những cây từ mã công
ty đã chọn mới có thể được sử dụng cho nhiệm vụ "tổ chức thu mua để trồng".
Lưu ý rằng một tổ chức mua hàng chỉ có thể thuộc một mã công ty. Nhưng nếu được yêu cầu, một
số tổ chức mua hàng có thể được gán cho một mã công ty.
Có một mối quan hệ nhiều-nhiều giữa các tổ chức thu mua và các nhà máy. Nói cách khác, bạn có thể
chỉ định một số nhà máy cho một tổ chức mua hàng và một nhà máy cho một số tổ chức mua hàng. Việc
phân công tổ chức mua hàng của nhà máy là một bối cảnh cần thiết và không thể bỏ qua.
Các tùy chọn phân công khác nhau giữa mã công ty, nhà máy và tổ chức mua hàng mang lại các loại tổ
chức mua hàng sau:
Tổ chức mua hàng cụ thể của nhà máy
Tổ chức thu mua chéo nhà máy
Tổ chức mua mã công ty chéo
© Bản quyền. Đã đăng ký Bản quyền.
24
Machine Translated by Google
Bài học: Xác định các đơn vị tổ chức trong mua sắm
Tổ chức thu mua dành riêng cho nhà máy
Hình 19: Tổ chức mua hàng theo nhà máy cụ thể
Trong mua sắm dành riêng cho nhà máy, tổ chức mua hàng chịu trách nhiệm mua sắm nguyên
vật liệu cho chỉ một nhà máy. Bạn thực hiện các nhiệm vụ sau trong cơ cấu doanh nghiệp:
Chỉ định tổ chức mua hàng cho một mã công ty.
Chỉ định một nhà máy cho tổ chức mua hàng.
Tổ chức thu mua chéo nhà máy
Hình 20: Tổ chức thu mua giữa các nhà máy
© Bản quyền. Đã đăng ký Bản quyền.
25
Machine Translated by Google
Bài 2: Quy trình và Cấu trúc Doanh nghiệp trong Mua sắm
Nếu một tổ chức mua hàng phải mua nguyên liệu và dịch vụ cho một số nhà máy thuộc mã
công ty, bạn có thể thiết lập một tổ chức mua hàng giữa các nhà máy.
Bạn thực hiện các nhiệm vụ sau trong cấu trúc doanh nghiệp:
Chỉ định tổ chức mua hàng cho một mã công ty.
Chỉ định một số nhà máy (thuộc một mã công ty) cho tổ chức mua hàng.
Lưu
ý: Việc chuyển nhượng tổ chức thu mua để trồng cây luôn luôn cần thiết, ngay cả
khi tổ chức thu mua chịu trách nhiệm cho tất cả các nhà máy của mã công ty. Chỉ
thực hiện sự phân công giữa mã công ty và tổ chức mua hàng là không đủ.
Tổ chức mua hàng liên công ty
Hình 21: Tổ chức mua hàng liên công ty
Khi thiết lập mua mã công ty chéo, tổ chức mua hàng có thể không được chỉ định cho bất kỳ mã
công ty nào. Chỉ có sự phân công của các nhà máy là cần thiết.
TOM TĂT BAI HO
C
Bây giờ bạn sẽ có thể:
Giải thích cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với quy trình mua sắm
© Bản quyền. Đã đăng ký Bản quyền.
26